CHƯƠNG 3

ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM TRA

CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

tinyppt.com
 NỘI DUNG CHƯƠNG 3

1
Điều hành công việc hành chính văn phòng

2 Kiểm tra công việc hành chính văn phòng

tinyppt.com
 UN G 3 .1
N ỘI D
c ô n g v i ệ c
i ề u h à n h
Đ
ă n p h ò n g
h c h í nh v
hà n

tinyppt.com
3.1. Hoạch định công việc hành chính văn phòng

KHÁI NIỆM, PHƯƠNG

VAI TRÒ THỨC ĐIỀU
CỦA ĐIỀU HÀNH
HÀNH
CÔNG VIỆC 1
CÔNG VIỆC
HCVP
HCVP

1 2
2.1.1. Khái niệm, vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng

Điều hành trong quản trị kinh doanh

là quá trình khởi động và duy trì sự Điều hành công việc
hoạt động của doanh nghiệp theo kế hành chính văn phòng:
hoạch đã đề ra, thực chất của chức là việc áp dụng những
năng điều hành là tác động lên con
phương pháp, những cách
người, là phát huy yếu tố con người
thức chỉ huy, duy trì kỷ
luật nhằm bảo đảm thực
Chỉ huy là quá trình động viên, đôn hiện đúng những mục
đốc và thúc đẩy nhân viên thực hiện tiêu và nhiệm vụ của hệ
đúng và có hiệu quả mục tiêu công thống hành chính doanh
việc được giao. Quá trình chỉ huy nghiệp.
luôn gắn liền với công việc, khả
năng, lợi ích, tình cảm
tinyppt.com
3.1.1. Khái niệm, vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng

Vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng

1 Tạo điều kiện để các bộ phận trong văn phòng

liên kết lại với nhau

2 Giúp tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu

quả lao động

3 Đánh giá hiệu quả làm việc của người lao

động một cách khách quan
3.1.1. Phương thức điều hành công việc hành chính văn phòng

Hệ thống 01
“nguyên
tắc thủ
tục”
04
Hệ thống
Nhóm văn bản
“hoạt động”
02
Ủy quyền
và phân
quyền
03
 Nguyên Hệ thống “nguyên tắc thủ tục” 01
tắc
Ưu điểm

- Tạo tính nề nếp, trật tự

Quy - Tạo khả năng tự vận hành
Thủ tục - Thay đổi hoạt động nhanh chóng
trình
Điều hành bằng hệ thống nguyên tắc thủ
tục là quá trình thiết lập những nguyên tắc
Nhược điểm
và quy trình phù hợp nhằm giải quyết những
công việc. Khi giải quyết các công việc liên
quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục - Khả năng giải quyết sự cố kém
đã ban hành. - Dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ
 Đây là phương thức đặc trưng của hành
chính tinyppt.com
 Hệ thống văn bản 02

Điều hành bằng hệ thống văn bản là quá trình truyền đạt mệnh lệnh,
giải quyết công việc thông qua những văn bản viết chính thức và cụ
thể.
 Đây là phương thức mang tính đặc trưng của hành chính

Ưu điểm Nhược điểm

- Phạm vi rộng
- Cơ sở pháp lý tốt - Tâm lý chờ đợi văn bản
- Giải quyết sự cố tốt - Vấn đề giấy tờ gia tăng
tinyppt.com
 Ủy quyền và phân quyền 03
Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền là phương thức dựa
vào cơ cấu tổ chức bộ máy để phân quyền và phân trách nhiệm giải
quyết công việc.
 Khi phân quyền cần lưu ý đến các yếu tố sau:
-Mức độ phân quyền
-Trách nhiệm
-Kiểm soát phân quyền

Ưu điểm Nhược điểm

Dễ gây ra tình trạng không kiểm soát

Tạo ra tính linh hoạt cho hệ thống được trách nhiệm và mức độ khi phân
quyền
tinyppt.com
 Nhóm “hoạt động” 04

Điều hành thông qua nhóm “hoạt động” Là phương thức tạo nhóm
hoạt động giải quyết những vụ việc nhất định, khi công việc kết thúc
nhóm tự giải tán.
 Xu hướng điều hành thông qua nhóm hoạt động ngày càng được sử
dụng.

Ưu điểm Nhược điểm

- Mục tiêu rõ ràng Nhóm “hoạt động” thường tạo ra

- Trách nhiệm và độ tự quản cao trong thời gian ngắn nên khả năng kết
- Khai thác tiềm năng của nhân viên hợp trong công việc sẽ khó khăn hơn
tinyppt.com
 UN G 3 .2
N ỘI D
c ô n g v i ệ c
Ki ể m tr a
ă n p h ò n g
h c h í nh v
hà n

tinyppt.com
3.2. Tổ chức công việc hành chính văn phòng

Khái niệm, vai trò của

01 kiểm tra CVHCVP

02 Những nguyên tắc kiểm tra

trong hành chính

Các phương pháp kiểm

03 tra CVHCVP

04 Quy trình kiểm tra hoạt động

HCVP
Các công cụ kiểm tra
05 HCVP
3.2.1. Khái niệm, vai trò của kiểm tra công việc hành chính văn phòng
01
Kiểm tra công việc HCVP là đánh
giá nguyên tắc thủ tục, đo lường
kết quả thực hiện nhằm phát hiện
sai sót và nguyên nhân sai sót, tiến
hành những biện pháp điều chỉnh
thích hợp
02
Kiểm tra hành chính
Kiểm tra qua các công văn
giấy tờ. Nhà quản trị phải
tạo mọi sự thuận lợi cho việc
kiểm tra hành chính trong
toàn cơ quan
Kiểm tra tác nghiệp
Kiểm tra các nghiệp vụ
chuyên môn như sắp xếp hồ
sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc
và các hoạt động hành chính
khác xem có đúng tiêu chuẩn,
thủ tục không
3.2.1. Khái niệm, vai trò của kiểm tra công việc hành chính văn phòng

01 Kênh 02
Hiểu
truyền thông
biết đầy đủ
rõ ràng và
về nội dung
chính xác
kiểm tra
Phương Yêu cầu đối Quyền
tiện duy với NQT khi thiết lập, 03
06 duy trì,
trì các thực hiện
tiêu chuẩn kiểm tra xét duyệt
Phương
Mục tiêu và
tiện đo lường
tiêu chuẩn
so với tiêu
để đối phó
05 chuẩn 04
3.2.1. Khái niệm, vai trò của kiểm tra công việc hành chính văn phòng

Tìm ra các lỗi để sửa chữa và ngăn ngừa vi phạm

Nhu cầu cơ bản để hoàn thiện các quyết định

Vai trò của Xem xét tính phù hợp của các quy trình, nguyên tắc, thủ tục
kiểm tra công
việc HCVP Đảm bảo cho công việc được thực hiện đúng kế hoạch

Kiểm soát được các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của DN

Theo sát và đối phó với sự biến đổi của môi trường
3.2.2. Những nguyên tắc kiểm tra trong hành chính
NQT có hiểu biết đầy đủ về những
nội dung kiểm tra
Có những kênh truyền thông rõ ràng
chính xác
Có quyền thiết lập, duy trì và duyệt
xét lại các phương tiện kiểm tra khi
cần thiết
Có những mục tiêu và tiêu chuẩn để
đối phó
Phải căn cứ vào kế hoạch hoạt động
của tổ chức và cấp bậc của đối tượng
bị kiểm tra
Công việc kiểm tra phải được thiết
kế theo yêu cầu của NQT
Việc kiểm tra phải được thực hiện ở
những khâu trọng yếu
Kiểm tra phải khách quan
Kiểm tra cần tiết kiệm và đảm bảo
lợi ích kinh tế
Kiểm tra phải đưa đến hành động
3.2.3. Các phương thức kiểm tra công việc hành chính văn phòng

01 02

Kiểm tra theo quy Kiểm tra theo

trình công việc những kết quả
phản hồi
(Kiểm tra kết quả)

tinyppt.com
 Khái niệm
Là quá trình kiểm tra thiết kế
theo những bước công việc,
theo nguyên tắc phát hiện và
điều chỉnh ngay những sai
sót nảy sinh trong hoạt động.
 Phương pháp kiểm tra
này thích ứng với phương
thức điều hành bằng hệ
thống nguyên tắc thủ tục
Kiểm tra theo quy
trình công việc 01
Nội dung
- Nắm được quy trình công việc
- Thiết kế tiêu chuẩn cho các bước
công việc
- Gắn với hệ thống nguyên tắc thủ tục
đã ban hành
- Mỗi bộ phận cá nhân có trách nhiệm
tự kiểm tra theo tiêu chuẩn trước khi
chuyển công việc sang bộ phận khác
 Kiểm tra theo những kết
Khái niệm quả phản hồi 02
(Kiểm tra kết quả)
Là quá trình kiểm tra dựa
vào kết quả để so sánh và
đánh giá với những mục tiêu
đã đề ra để tìm sai lệch Nội dung
nguyên nhân và đề ra biện
pháp khắc phục.
- Xác định nội dung, đối tượng kiểm
 Phương pháp kiểm tra
tra, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá
này mang tính thụ động và
có độ trễ, thường gắn liền - Đo lường kết quả thực tế, so sánh với
với phương pháp điều hành tiêu chuẩn định trước
bằng văn bản - Tìm nguyên nhân và biện pháp khắc
phục
3.2.4. Quy trình kiểm tra hoạt động hành chính văn phòng
Xác định phạm vi kiểm tra

Thiết lập các tiêu chuẩn

Đo lường kết quả thực hiện

So sánh
Đạt hoặc vượt
Không đạt kết quả với
tiêu chuẩn
tiêu chuẩn

Công nhận kết

Sửa sai
quả

Điều chỉnh hệ thống tiêu chuẩn (nếu cần thiết)

3.2.5. Các công cụ kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp

0
1 tra
Kiểm
Kiểm ngân sách
0 tra qua Kiểm
tra biểu 0
hồ sơ,
5 văn bản mẫu 2
Kiểm tra Kiểm tra
chính sách máy móc
0 0
4 3
tinyppt.com
tinyppt.com
tinyppt.com
tinyppt.com