CHƯƠNG 6

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

NỘI DUNG CHƯƠNG 6
I. Khái niệm và nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
II. Một số cơ sở trong công tác tổ chức
III.Xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị
1. Khái niệm
2. Các yêu cầu
3. Các kiểu cơ cấu
I
KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG
CƠ CẤU TỔ CHỨC
I. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC

1. Khái niệm chức năng tổ chức

Tổ chức là quá trình sắp xếp bộ máy
và bố trí các công việc, giao quyền
hạn và phân phối các nguồn lực của
tổ chức sao cho chúng đóng góp 1
cách tích cực và có hiệu quả vào mục
tiêu chung của DN.
I. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC
1. Khái niệm chức năng tổ chức:
Trong đó cần xác định:
- Phân chia công việc
- Những người/nhóm người
- Ai chịu trách nhiệm
- Các công việc phải phối hợp với nhau
- Ai nhận lệnh và báo cáo cho ai
- Những quyết định được làm ra ở cấp hay
bộ phận nào?
 Cân đối
2. Các nguyên tắc tổ chức:
- Cân đối Linh Gắn với
hoạt Nguyên mục tiêu
- Gắn với mục tiêu tắc tổ
- Thống nhất chỉ huy chức
quản trị
- Hiệu quả
Thống
- Linh hoạt Hiệu
nhất chỉ
quả
huy
II. MỘT SỐ CƠ SỞ TRONG CTTC
1. Tầm (hạn) quản trị
2. Quyền hành – Quyền lực
3. Phân cấp trong quản trị
 II. MỘT SỐ CƠ SỞ
1. Tầm hạn quản trị

Khái niệm: Tầm hạn quản trị chỉ ra số nhân viên thuộc cấp mà
một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất.

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Phòng xử
Phòng Phòng Phòng
Phòng sức lý ô nhiễm
hành công nghệ dịch vụ Chi nhánh
khỏe môi và cải
chính tổng môi môi phía Nam
trường thiện môi
hợp trường trường
trường
 II. MỘT SỐ CƠ SỞ
1. Tầm hạn quản trị
1. Tầm (hạn) quản trị:
Phân loại: Tầm hạn quản trị

Rộng > < Hẹp

XXX

XXX XX1 XX2

xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx
 II. MỘT SỐ CƠ SỞ
1. Tầm hạn quản trị
Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8
C
1 1 1
Ấ
P 2 4 8
Q 3 16 64
U
4 64 512
Ả
N 5 256 4.096
T 6 1.024
R
Ị 4.096
SỐ NHÀ QT (1-6) SỐ NHÀ QT (1-4)
1.365 585
II. MỘT SỐ CƠ SỞ
1. Tầm hạn quản trị

Yếu tố ảnh hưởng:

- Quy mô tổ chức
- Năng lực nhà quản trị và khả năng các thuộc cấp
- Tính ổn định và mức độ phức tạp công việc
- Mức độ ủy quyền cho cấp dưới
- Chiến lược kinh doanh
- Công nghệ sử dụng
- Môi trường
- Kỹ thuật thông tin
TẦM HẠN QUẢN TRỊ HẸP
ƯU ĐIỂM:
Giám sát và kiểm soát chặt chẽ

NHƯỢC ĐIỂM:
- Tăng số cấp quản trị
- Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới
- Tốn kém nhiều chi phí quản trị
- Truyền đạt thông tin từ cấp cao nhất đến cấp dưới cùng thường
chậm và không chính xác
 TẦM HẠN QUẢN TRỊ RỘNG
ƯU ĐIỂM
Giảm số cấp quản trị Cấp dưới được ủy quyền nhiều

Có thể tiết kiệm chi phí quản trị Các chiến lược
và chính sách rõ ràng
Truyền đạt thông tin từ cấp cao nhất
đến cấp thấp nhất nhanh chóng Cấp dưới và nhà quản trị
có năng lực tốt

Có nguy cơ không kiểm soát nổi

Cần phải có những
Tình trạng quá tải ở cấp trên
NQT năng lực cao khó tuyển dụng
dẫn đến xử lý chậm
NHƯỢC ĐIỂM
BIỆN PHÁP GIA TĂNG TẦM HẠN QUẢN TRỊ

01 02 03

Nhà quản trị phải Chăm lo việc xây

nâng cao chất Chăm lo đến việc dựng kế hoạch,
lượng, trình độ đào tạo, bồi dưỡng áp dụng những
chuyên môn trình độ, tay nghề tiến bộ khoa học,
nghiệp vụ để đáp cho cấp dưới. kỹ thuật, công
ứng với các yêu nghệ, cải tiến quy
cầu của công việc. trình công việc.
II. MỘT SỐ CƠ SỞ
2. Quyền hành và quyền lực

Quyền hành: Là quyền đưa ra các quyết định và hành động.

Gắn liền với chức vụ hợp pháp trong tổ chức và với công việc.

Quyền lực: Liên quan đến khả năng của 1 cá nhân ảnh hưởng đến
các quyết định.
Gắn với vị trí cá nhân trong tổ chức và chỉ là phương tiện mà 1 cá nhân
có thể ảnh hưởng đến quyết định.
II. MỘT SỐ CƠ SỞ
2. Quyền hành và quyền lực
Nguồn gốc quyền hành:
• Quyền hành quản trị xuất phát từ chức vụ?
• Quyền hành quản trị xuất phát từ sự chấp nhận của cấp dưới
• Ý kiến của Max Webber cho rằng: nguồn gốc của quyền hành quản trị chỉ đày
đủ nếu nhà quản trị có đủ 3 yếu tố sau:
Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ
Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng
bản thân nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng
II. MỘT SỐ CƠ SỞ
3. Phân cấp trong quản trị

NGHĨA VỤ
Phân biệt: phân quyền >< ủy quyền
Phân quyền: là xu hướng phân tán các
quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ
chức
Ủy quyền: giao phó quyền hạn và trách
nhiệm cho người khác để họ thay quyền QUYỀN TRÁCH
thực hiện một hoạt động nhất định ( HÀNH NHIỆM
nhiệm vụ riêng biệt).
II. MỘT SỐ CƠ SỞ
3. Phân cấp trong quản trị
 Tiến trình giao phó quyền hạn: NGHĨA VỤ

1. Xác định các kết quả mong muốn;

2. Giao nhiệm vụ;
3. Giao quyền để thực hiện nhiệm vụ đó;
4. Yêu cầu người được thụ ủy ( được ủy QUYỀN TRÁCH
quyền) phải chịu trách nhiệm hoàn HÀNH NHIỆM
thành nhiệm vụ được giao.
II. MỘT SỐ CƠ SỞ
3. Phân cấp trong quản trị
Mức độ phân cấp ủy quyền:

Xu hướng về quyền lực

Tập quyền Phân quyền

 Mức độ phân cấp ủy quyền: Yếu tố ảnh hưởng
Tập quyền
- Môi trường ổn định
- Những nhà quản trị cấp thấp
hơn: thiếu khả năng, kinh
nghiệm ra quyết định, không
sẵn lòng tham gia quyết định
- Quyết định: rất quan trọng
- Tổ chức nhỏ hoặc đang đối mặt
với nguy cơ khủng hoảng/phá
sản
Phân quyền
- Môi trường phức tạp, biến động
- Những nhà quản trị cấp thấp hơn:
có khả năng và kinh nghiệm ra
quyết định, muốn tham gia làm
quyết định
- Quyết định: kém quan trọng
- Công ty phân tán rộng theo lãnh
thổ
 Ưu, nhược điểm của phân quyền

1.Ứng phó kịp thời khi môi

trường bên ngoài có thay đổi
1.Đôi khi có lợi ích cục bộ
2.Giảm công việc phụ, tập
2.Phụ thuộc vào trình độ
trung vào chiến lược và
của nhà quản trị cấp dưới
phương hướng.
3.Đội ngũ kế thừa

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

III
CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ
1. Khái niệm
2. Các yêu cầu
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

Đơn giản Trực tuyến Chức năng

Trực tuyến –
Ma trận Vùng (địa lý)
chức năng

Sản phẩm Khách hàng

 III. Cơ cấu tổ chức QT
1. Khái niệm:

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về

các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong
tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai
làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác
trong tổ chức như thế nào, nhằm tạo ra sự hợp
tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức.
 III. Cơ cấu tổ chức QT
2. Các yêu cầu:

Phù hợp Có
- Luật - Mục tiêu thống nhất
- Cơ chế quản lý - Chế độ trách nhiệm rõ ràng
- Ngành kinh doanh + quy mô - Tính tập trung thống nhất
- Kiểm soát hữu hiệu và hiệu
quả
III. Cơ cấu tổ chức QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:

Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng một trong các mô
hình cơ cấu tổ chức sau:

Đơn giản Trực tuyến Chức năng

Trực tuyến –
Ma trận Vùng (địa lý)
chức năng

Sản phẩm Khách hàng

III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị đơn giản:

GIÁM ĐỐC

Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên

………..
(công nhân) (công nhân) (công nhân) (công nhân)

Ưu điểm: Nhược điểm:

- Bộ máy đơn giản, gọn nhẹ - Chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ
- Chi phí quản trị thấp - Mạo hiểm cao
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.2 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến:

GIÁM ĐỐC

Quản đốc Quản đốc Quản đốc

PX 1 PX 2 PX 3

Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng

 III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.2 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến:

GIÁM ĐỐC

Quản đốc Quản đốc Quản đốc

PX 1 PX 2 PX 3

Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng

Ưu điểm: Nhược điểm:

- Đảm bảo chế độ 1 thủ trưởng - Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện
- Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ 1 - Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ
người lãnh đạo cấp trên trực tiếp - Dễ dẫn đến cách quản lí gia trưởng
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng - Thông tin ngang cấp phải đi theo đường vòng
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.3 Cơ cấu quản trị chức năng:

GIÁM ĐỐC

Quản trị Quản trị Quản trị

chức năng A chức năng B chức năng C

Quản đốc Quản đốc Quản đốc

PX 1 PX 2 PX 3
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.3 Cơ cấu quản trị chức năng:
Ưu điểm:
- Sử dụng được các chuyên gia giỏi
trong việc ra các quyết định quản trị
- Không đòi hỏi nhà quản trị phải có
kiến thức toàn diện
- Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị
Nhược điểm:
- Phạm vi, nguyên tắc thống nhất chỉ huy
- Chế độ trách nhiệm không rõ rang
- Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ
phận chức năng khó khăn
- Các bộ phận chức năng thường theo
đuổi mục tiêu riêng
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.4 Cơ cấu quản trị trực tuyến - chức năng:

GIÁM ĐỐC

Quản trị Quản trị Quản trị Quản trị

chức năng A chức năng B chức năng C chức năng D

Quản đốc Quản đốc Quản đốc

PX 1 PX 2 PX 3
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.4 Cơ cấu quản trị trực tuyến - chức năng:

Ưu điểm: Nhược điểm:

- Có được ưu điểm của cơ cấu trực
tuyến và cơ cấu chức năng
- Tạo điều kiện cho các giám đốc
trẻ
- Nhiều tranh luận vẫn xảy ra
- Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên
môn
- Vẫn có xu hướng can thiệp của các
đơn vị chức năng
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.5 Cơ cấu quản trị ma trận:

CHỦ TỊCH

P. chủ tịch P. chủ tịch P. chủ tịch P. chủ tịch P. chủ tịch
Marketing Sản xuất Kỹ thuật Cung ứng Nhân sự

Quản trị
dự án A
Quản trị
dự án B
Quản trị
dự án C
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.5 Cơ cấu quản trị ma trận:
Ưu điểm:
- Tổ chức linh động
- Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có
hiệu quả
- Đáp ứng được tình hình SXKD
nhiều biến động
- Hình thành và giải thể dễ dàng,
nhanh chóng
Nhược điểm:
- Dễ xảy ra tranh chấp giữa người
lãnh đạo dự án và các bộ phận
- Đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh
hưởng lớn
- Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì 1
trình độ nhất định
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.6 Cơ cấu theo vùng địa lý:

Giám đốc kinh

doanh

Quản lí khu vực Quản lí khu vực Quản lí khu vực

miền Bắc miền Trung miền …
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.5 Cơ cấu theo vùng địa lý:

Ưu điểm: Nhược điểm:

- Chú ý đến thị trường và những - Cần có nhiều người có năng lực
vấn đề địa phương quản lý chung
- Hiểu biết cao về nhu cầu khách - Tạo nên tình trạng trung lắp trong
hàng tổ chức
- Có thông tin trực tiếp tốt hơn với
những đại diện của địa phương
- Cung cấp cơ sở đào tạo những
nhà tổng quản trị
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.7 Cơ cấu theo sản phẩm:

Giám đốc

Tư vấn Tư vấn
Kiểm toán
Luật và thuế Quản trị
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.7 Cơ cấu quản sản phẩm:

Ưu điểm: Nhược điểm:

- Hiểu rõ sản phẩm/dịch vụ cung - Tạo nên tình trạng trùng lắp trong
ứng tổ chức
- Trách nhiệm về lợi nhuận đối với - Phát sinh sự tranh giành nguồn lực
sản phẩm rõ ràng giữa các bộ phận
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.7 Cơ cấu theo sản phẩm:

Giám đốc

Tư vấn Tư vấn
Kiểm toán
Luật và thuế Quản trị
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC QT
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
3.8 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng:

Ưu điểm: Nhược điểm:

- Hiểu rõ nhu cầu khách hàng - Cần có người quản lí và tham mưu
- Tác động tốt về tâm lí đối với về các vấn đề của khách hàng
khách hàng - Các nhóm khách hàng không phải
luôn xác định rõ ràng
THẢO LUẬN
Thank You!