BÀI GIẢNG

QUẢN TRỊ HỌC

CHƯƠNG 8
KIỂM SOÁT
KIỂM SOÁT
 CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ

HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC LÃNH ĐẠO KIỂM SOÁT Dẫn đến

Xác định mục Xác định Định hướng, Giám sát mọi Đạt được
tiêu, thiết lập những gì thúc đẩy tất họat động để mục tiêu
chiến lược và cần làm, cả các thành bảo đảm hoàn của tổ
triển khai các làm như viên có liên thành đúng kế chức đã
chương trình thế nào và quan và giải họach đã đề ra đề ra
chi tiết để phối ai làm quyết các
hợp các họat mâu thuẩn
động.
 MỤC TIÊU CHƯƠNG

1) Mô tả kiểm soát và vai trò của kiểm soát trong TC.

2) Thảo luận bản chất của kiểm soát trong HĐQT.
3) Phân tích các nguyên tắc của hoạt động kiểm soát.
4) Phân biệt mối quan hệ giữa kiểm soát và hoạch định.
5) Phân tích ưu và nhược điểm của kiểm soát quá trình.
6) Mô tả bốn bước của quá trình kiểm soát.
7) Giải thích các công cụ kiểm soát.
8) Mô tả quy trình thay đổi tổ chức.
 NỘI DUNG CHƯƠNG

1) Kiểm soát và các vấn đề liên quan.

2) Hệ thống và hình thức kiểm soát.

3) Quy trình kiểm soát.

4) Công cụ kiểm soát.

5) Thay đổi tổ chức.

 1. KIỂM SOÁT & VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để

đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với các
mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức.

Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh
hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch.

Kiểm soát là quá trình đo lường việc thực hiện và thực hiện hành
động để đảm bảo các kết quả mong muốn đạt được.

Kiểm soát là quá trình các nhà quản trị giám sát và điều chỉnh mức
độ hiệu quả và kết quả mà một tổ chức và các thành viên đang thực
hiện các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức.
 1. KIỂM SOÁT & VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

1.1. Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát là một quá trình.

Kiểm soát bao gồm các hoạt động đã xảy ra, đang
xảy ra và sẽ xảy ra.

Kiểm soát nhằm tìm ra sai lệch và nguy cơ dẫn đến

sai lệch.

Kiểm soát nhằm khắc phục những sai lệch.

 1. KIỂM SOÁT & VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

1.2. Bản chất kiểm soát

Kiểm soát là hệ thống phản hồi về kết quả của các
hoạt động.
 1. KIỂM SOÁT & VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

Kiểm soát là hệ thống phản hồi dự báo.

1. KIỂM SOÁT & VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

TỔNG QUÁT VỀ BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT

 1. KIỂM SOÁT & VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

1.3. Vai trò kiểm soát

Kiểm soát tạo tiền đề cho Kiểm soát là nhu cầu cơ bản
quá trình hoàn thiện và đổi nhằm hoàn thiện các quyết
mới định trong quản trị

VAI TRÒ
Kiểm soát giúp giảm thiểu CỦA KIỂM
các chi phí trong quá trình SOÁT Kiểm soát đảm bảo cho các
quản trị do có những sai kế hoạch được thực hiện với
sót được phát hiện sớm hiệu quả cao

Kiểm soát giúp tổ chức Kiểm soát đảm bảo việc

theo sát và đối phó với thực thi quyền lực của
sự thay đổi của môi các cấp quản trị trong tổ
trường chức
 1. KIỂM SOÁT & VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

1) Hệ thống kiểm soát cần được thiết kế theo các kế hoạch

1.4 2) Kiểm soát mang tính đồng bộ

NGUYÊN 3) Kiểm soát phải công khai, chính xác và khách

TẮC CỦA quan
KIỂM 4) Kiểm soát phù hợp với tổ chức, con người trong hệ thống
SOÁT
5) Kiểm soát cần linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý

6) Kiểm soát cần phải hiệu quả

7) Kiểm soát có trọng điểm

 KIỂM SOÁT VÀ CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

1.5. MQH giữa hoạch định và kiểm soát

HOẠCH MỐI QUAN HỆ KIỂM

ĐỊNH SOÁT

Hoạch định và kiểm soát luôn gắn liền, bổ sung

và tác động qua lại lẫn nhau.
 TỔNG KẾT VỀ KHÁI NIỆM KIỂM SOÁT

Khái niệm:
Quá trình, hoạt động, sai lệch, khắc phục.
Bản chất:
Hệ thống phản hồi kết quả.
Hệ thống phản hồi dự báo.
Vai trò:
6 vài trò.
Nguyên tắc:
7 nguyên tắc.
Mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát.
 2. HỆ THỐNG VÀ HÌNH THỨC KS

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

Là hệ thống chính thức về thiết lập mục tiêu, giám sát,

đánh giá và phản hồi, cung cấp cho các nhà quản trị thông tin về
việc chiến lược và cơ cấu tổ chức có đang hoạt động có kết quả và
hiệu quả hay không.

ĐẶC ĐIỂM
- Đủ linh hoạt.
- Cung cấp thông tin chính xác.
- Cung cấp thông tin kịp thời.
 2. HỆ THỐNG VÀ HÌNH THỨC KS

GIAI
GIAI GIAI
ĐOẠN
ĐOẠN ĐOẠN
CHUYỂN
ĐẦU VÀO ĐẦU RA
ĐỔI

Kiểm soát cảnh báo Kiểm soát đồng thời Kiểm soát phản hồi
(Dự báo các vấn đề (Quản trị các vấn đề khi (Quản trị các vấn đề sau
trước khi chúng xảy ra) chúng xảy ra) khi chúng xảy ra)

Kiểm soát Kiểm soát Kiểm soát

trước trong sau
 2. HỆ THỐNG VÀ HÌNH THỨC KS

2.1. Kiểm soát trước

Là hình thức kiểm soát ban đầu, diễn ra trước khi bắt đầu một
hoạt động, ngăn ngừa những gì không cho nó xảy ra.

TÁC DỤNG
Giúp cho doanh nghiệp chủ động đối phó với những bất trắc
trong tương lai, chủ động tránh sai lầm từ đầu.

CÂU HỎI ĐẶT RA

Điều gì cần làm trước khi bắt đầu?
 2. HỆ THỐNG VÀ HÌNH THỨC KS

KIỂM SOÁT TRƯỚC

KIỂM TRA VẬT TƯ THẨM ĐỊNH DỰ ÁN ĐẦU TƯ

DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

 2. HỆ THỐNG VÀ HÌNH THỨC KS

2.2. Kiểm soát trong

(kiểm soát trong khi thực hiện, kiểm soát hiện hành)
Là hình thức giám sát và các nhà quản trị đưa ra các hoạt động
điều chỉnh ngay khi giám sát.

TÁC DỤNG
Làm thay đổi những hành vi không mong muốn và đem lại hiệu
quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên tắc đã được vạch
ra.

CÂU HỎI ĐẶT RA

Chúng ta có thể làm gì để cải thiện những sự việc ngay
tức thời?
 2. HỆ THỐNG VÀ HÌNH THỨC KS

KIỂM SOÁT TRONG

KIỂM SOÁT KHÔNG LƯU THEO DÕI TIẾN ĐỘ SẢN XUẤT

THEO DÕI QUÁ TRÌNH

THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
 2. HỆ THỐNG VÀ HÌNH THỨC KS

2.3. Kiểm soát sau

(kiểm soát phản hồi, kiểm soát sau hoạt động)
Là hình thức đo lường kết quả cuối cùng của hoạt động

TÁC DỤNG
Xác định nguyên nhân của những sai lệch so với tiêu chuẩn, kế
hoạch đề ra và điều chỉnh cho những hoạt động tương tự trong
tương lai.

CÂU HỎI ĐẶT RA

Chúng ta đã hoàn thành tốt như thế nào?
 2. HỆ THỐNG VÀ HÌNH THỨC KS

KIỂM SOÁT SAU

PHÂN TÍCH BÁO CÁO TÀI CHÍNH KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG

VIỆC CỦA NHÂN VIÊN
 TỔNG KẾT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

Khái niệm:
Thiết lập mục tiêu, giám sát, đánh giá và phản hồi.
Chiến lược và cơ cấu tổ chức.
Có hiệu quả hay không.
Đặc điểm:
Linh hoạt, chính xác, kịp thời.
Kiểm soát trước:
Ngăn ngừa – Chủ động.
Kiểm soát trong:
Giám sát – Thay đổi
Kiểm soát sau:
 3. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

BƯỚC 1
Thiết lập các tiêu chuẩn về kết quả, mục tiêu chung hoặc mục tiêu cụ thể để
đánh giá hiệu quả hoạt động

BƯỚC 2
Đo lường kết quả thực tế

BƯỚC 3
So sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn kết quả được chọn

BƯỚC 4
Đánh giá kết quả thực tế và bắt đầu hành động điều chỉnh (nghĩa là thực hiện
thay đổi) nếu không đạt được tiêu chuẩn.
 3. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

3.1. Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát

Tiêu chuẩn kiểm soát là những điểm được lựa
chọn mà tại đó người ta đặt các phép đo để đánh giá
việc thực hiện kế hoạch.

Các nhà quản trị quyết định các tiêu chuẩn về

kết quả, mục tiêu chung để đánh giá kết quả của toàn
bộ tổ chức.
Các tiêu chuẩn về kết quả mà nhà quản trị chọn
lựa đo lường: hiệu quả, chất lượng, khả năng đáp ứng
khách hàng và đổi mới.
 3. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

3.2. Đo lường kết quả hoạt động thực tế

Nhà quản trị có thể đo lường hoặc đánh giá hai vấn đề:
(1) Đầu ra thực tế bắt nguồn từ hành vi của các thành viên.
(2) Chính các hành vi đó.
 3. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

3.3. So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn

KẾT QUẢ NHU CẦU

KẾT QUẢ
MONG HÀNH
THỰC TẾ
MUỐN ĐỘNG

Nếu kết quả thực tế cao hơn dự kiến

Nếu kết quả thực tế thấp và không đạt tiêu chuẩn
 3. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

3.4. Thực hiện hoạt động điều chỉnh

Khi phát hiện những sai lệch giữa thực tế so với kế
hoạch, các nhà quản lý cần phân tích các nguyên nhân có thể,
từ đó đề xuất biện pháp điều chỉnh.

Khi sai lệch là do tiêu chuẩn Sửa đổi tiêu chuẩn

Xem xét lại kế hoạch hoặc điều chỉnh các tiêu chuẩn

Khi sai lệch là do kết quả Điều chỉnh kết quả

Sử dụng các chức năng khác của quản trị để gia tăng hiệu quả công việc
 4. CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

KIỂM SOÁT THỜI GIAN KIỂM SOÁT NGÂN QUỸ

THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG

 4. CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

4.1. Kiểm soát thời gian

Là quá trình thực hiện kế hoạch và thực hành việc kiểm
soát một cách có ý thức sử dụng trong một hoạt động cụ thể, để
tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất.

Quản trị thời gian là việc xác định khung thời gian cho
công việc và biến những suy nghĩ, ý tưởng, kế hoạch thành
hành động cụ thể.

Sự trì hoãn sẽ tạo thành thói quen xấu dẫn đến quản trị
thời gian không hiệu quả.

Công cụ dùng để quản lý thời gian: Sơ đồ Gantt.

 4. CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

4.2. Kiểm soát ngân quỹ

Ngân quỹ chính là một kế hoạch tác nghiệp được thể
hiện bằng tiền để các tổ chức thực hiện trong kỳ kế hoạch.

Để kiểm soát ngân quỹ hiệu quả

- Việc lập và quản lý ngân quỹ phải thu hút được sự quan tâm
đặc biệt của nhà quản trị các cấp.
- Việc kiểm soát ngân quỹ phải được tiến hành định kỳ, tất cả
những biến động phải được phân tích và giải trình chi tiết.
- Nhà quản lý phải xác định được những tiêu chuẩn hợp lý.
 4. CÔNG CỤ KIỂM SOÁT
4.2. Kiểm soát ngân quỹ
 4. CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

4.3. Thẻ điểm cân bằng (BCS- Balanced Score Card)

Được giới thiệu vào năm 1992 bởi hai giáo sư đại học Harvard
là Robert S. Kaplan và David Norton.

PHƯƠNG DIỆN TÀI

CHÍNH

PHƯƠNG DIỆN CHIẾN LƯỢC TỔ PHƯƠNG DIỆN QUY

KHÁCH HÀNG CHỨC TRÌNH NỘI BỘ

PHƯƠNG DIỆN HỌC

HỎI VÀ PHÁT TRIỂN
 4.3.1. Viễn cảnh tài chính

Các giai đoạn chiến lược kinh doanh

- Giai đoạn tăng trưởng.
- Giai đoạn duy trì.
- Chiến lược đầu tư và khai thác tài sản đầu tư.

Các chiến lược có thể thực hiện

- Chiến lược tăng trưởng doanh thu.
- Chiến lược cắt giảm chi phí hoặc tăng năng suất.
- Chiến lược đầu tư và khai thác tài sản đầu tư.
 4.3.2. Viễn cảnh khách hàng

Các doanh nghiệp cần tập trung vào đo lường

hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trên phân khúc
thị trường mục tiêu và đo lường giá trị cung cấp cho
khách hàng.

Giá trị cung cấp cho khách hàng có thể chia thành:
- Các thuộc tính sản phẩm/dịch vụ.
- Quan hệ khách hàng.
- Hình ảnh và danh tiếng.
 4.3.3. Viễn cảnh quy trình nội bộ

Các quy trình nội bộ được coi là cốt lõi nếu nó giúp
doanh nghiệp:
- Cung cấp các giá trị cho khách hàng trên thị trường mục
tiêu; và
- Thỏa mãn kỳ vọng của khách hàng về tỷ suất lợi nhuận
cao.

Kaplan và Norton (1996) nhấn mạnh đến sự khác

biệt so với cách tiếp cận truyền thống đó là các quy
trình nội bộ được tích hợp thêm quy trình đổi mới
để thỏa mãn nhu cầu mới của khách hàng hiện tại và
tương lai.
 4.3.4. Viễn cảnh học hỏi & phát triển

Viễn cảnh Học hỏi và phát triển xác định nền

tảng mà doanh nghiệp phải xây dựng để tạo ra sự tăng
trưởng dài hạn, gồm ba nguồn chính: con người, các hệ
thống và các quy trình tổ chức.

- Đối với nguồn nhân lực là sự kết hợp của một loạt các yếu tố:
mức độ hài lòng của nhân viên, giữ chân nhân viên, đào tạo
nhân viên và kỹ năng nhân viên.
- Đối với hệ thống thông tin có thể đo lường bằng mức độ sẵn
có của các thông tin chính xác về khách hàng và quy trình nội
bộ dành cho nhân viên.
- Đối với quy trình và thủ tục tổ chức có thể đo lường bằng
mức độ cải thiện liên quan đến các quy trình nội bộ và khách
hàng.
 5. THAY ĐỔI TỔ CHỨC

QUYẾT
ĐÁNH GIÁ
ĐỊNH THAY THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ
NHU CẦU
ĐỔI CẦN THAY ĐỔI THAY ĐỔI
THAY ĐỔI
THỰC HIỆN

- Nhận ra - Quyết định - Quyết định - So sánh kết

rằng đang có trạng thái việc thay đổi quả trước và
một vấn đề. tương lai lý sẽ diễn ra từ sau thay đổi.
- Xác định tưởng của tổ trên xuống - Sử dụng đối
nguồn gốc chức. hay sánh.
của vấn đề. - Xác định từ dưới lên.
các rào cản - Giới thiệu
đối với sự và quản trị sự
thay đổi. thay đổi
 BÀI GIẢNG
QUẢN TRỊ HỌC
CHƯƠNG 8
KIỂM SOÁT