BÀI 7: KIỂM TRA

1
v2.0014101214
TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

Tình huống:
Bà Huyền là chủ tịch và trưởng ban quản trị của CTP đã nổi giận nói với ông
Hùng, phó chủ tịch tài chính và ông Dũng, kiểm tra viên như sau:
“Tại sao không có ai báo cáo cho tôi về các sự việc? Tại sao tôi không thể biết
cái gì đang xảy ra ở xung quanh đây? Tại sao tôi bị giữ trong bóng tối? Không
một ai thông báo cho tôi công ty đang hoạt động như thế nào và dường như
không bao giờ nghe biết được những vấn đề của chúng ta cho tới tận khi
chúng trở thành khủng hoảng. Bây giờ tôi muốn các vị đưa ra một hệ thống
mà tôi có thể giữ lại những gì được thông báo, và tôi muốn biết các vị sẽ thực
hiện điều này như thế nào trước thứ hai tuần sau. Tôi đang mệt mỏi vì bị
tách rời với mọi việc mà tôi cần phải biết nếu như tôi chịu trách nhiệm về công
ty này”.
Câu hỏi:
Có khả năng xảy ra việc bà Huyền đã nhận được thông tin rồi mà bà không
biết hay không? Ông Hùng hay ông Dũng sẽ phải làm gì để biết được điều này
và sẽ xử lý sự việc như thế nào?

2
v2.0014101214
MỤC TIÊU

Sau khi kết thúc bài học, học viên có khả năng:
• Trình bày khái niệm chức năng kiểm tra;
• Chỉ ra các vai trò của chức năng kiểm tra;
• Trình bày quy trình kiểm tra và các bước trong
quy trình kiểm tra;
• Phân biệt các hình thức kiểm tra;
• Trình bày các phương pháp kiểm tra;
• Giải thích các nguyên tắc kiểm tra.

3
v2.0014101214
NỘI DUNG

1. Khái niệm, vai trò chức năng kiểm tra;

2. Quy trình kiểm tra;

3. Các hình thức kiểm tra;

4. Các phương pháp kiểm tra.

4
v2.0014101214
HƯỚNG DẪN BÀI HỌC

Học viên cần tìm hiểu thêm các kiến thức về công tác kiểm tra bằng cách:
• Ôn lại Bài 1 – Tổng quan về quản lý/quản trị để có hiểu kỹ hơn về các khái
niệm tổ chức, hiệu quả, các chức năng quản lý, …
• Tìm đọc một số tài liệu: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bản thống
kê, 1998: Chương14 – Chức năng kiểm soát (từ trang 414-441); Những vấn
đề cốt yếu của quản lý, Vũ Thiếu, Nhà xuất bản khoa học, 1999: Chương
22: Hệ thống kiểm tra và quá trình kiểm tra (từ trang 545-567) để có thêm
các kiến thức về công tác kiểm tra của một tổ chức và để có thể hoàn
thành bài tập thực hành và trả lời các câu hỏi ôn tập của bài;
• Thảo luận với giáo viên và học viên về các vấn đề chưa nắm rõ.

5
v2.0014101214
1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CHỨC NĂNG KIỂM TRA

1.1. Khái niệm chức năng kiểm tra;

1.2. Vai trò của chức năng kiểm tra.

6
v2.0014101214
1.1. KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG KIỂM TRA

Khái niệm:
Kiểm tra là việc đo lường quá trình thực
hiện kế hoạch trên thực tế, qua đó phát
hiện những sai lệch nhằm đưa ra biện
pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo
rằng tổ chức sẽ thực hiện được các mục
tiêu kế hoạch đề ra.

7
v2.0014101214
1.2. VAI TRÒ CHỨC NĂNG KIỂM TRA

Xác định lại nguồn lực Đảm bảo cho các mục tiêu
của tổ chức (ở đâu, ai của kế hoạch được thực
sử dụng, như thế nào?). hiện với hiệu quả cao.
Đánh giá mức độ thực
hiện kế hoạch, tìm kiếm
nguyên nhân và biện
pháp khắc phục.
Giúp tổ chức theo sát
và ứng phó với sự thay
đổi của môi trường.
Đảm bảo thực thi quyền
lực quản lý.

8
v2.0014101214
2. QUY TRÌNH KIỂM TRA

Xây dựng Đo lường Điều chỉnh

các tiêu chuẩn việc thực hiện các sai lêch

9
v2.0014101214
2.1. XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN KIỂM TRA

• Tiêu chuẩn kiểm tra là những

điểm được lựa chọn mà tại đó người
ta đặt các phép đo để đánh giá việc
thực hiện kế hoạch.
• Phương pháp xây dựng tiêu
chuẩn kiểm tra:
 Thống kê kinh nghiệm;
 Phân tích toán;
 Chuyên gia.
Khi xây dựng các tiêu chuẩn cần chú ý:
• Các tiêu chuẩn cần đo lường được;
• Các tiêu chuẩn cần thống nhất với mục tiêu của tổ chức;
• Có thể biểu thị dưới dạng định tính hay định lượng (nên dưới dạng
định lượng).

10
v2.0014101214
2.2. ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN KIỂM TRA

• Dựa trên các tiêu chuẩn kiểm

tra, các nhà quản lý đo lường
việc thực hiện kế hoạch (thực
hiện các chỉ tiêu trên) tại các
điểm đã được lựa chọn trong
chương trình.
• Cần kết hợp các phương
pháp đo lường:
 Đối với các chỉ tiêu định
lượng: Đo trực tiếp;
 Đối với các chỉ tiêu định
tính: Quan sát cá nhân, báo
cáo miệng, báo cáo thống
kê, báo cáo viết.
11
v2.0014101214
2.3. ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH

• Khi phát hiện những sai lệch giữa thực tế so

với kế hoạch, các nhà quản lý cần phân tích
các nguyên nhân có thể, từ đó đề xuất biện
pháp điều chỉnh.
• Các nhà quản lý có thể điều chỉnh các sai
lệch bằng nhiều cách như:
 Sử dụng các chức năng khác của quản lý
như phân công lại công việc, tổ chức lại cơ
cấu quản lý, nhân sự, đào tạo lại nhân
viên, thay đổi phong cách lãnh đạo, v.v. để
gia tăng hiệu quả của công việc;
 Xem xét lại kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch
hoặc sửa đổi các mục tiêu.

12
v2.0014101214
3. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA

3 3.1. Kiểm tra lường trước

3 3.2 Kiểm tra trong quá trình

3 3.3 Kiểm tra phản hồi

Phản hồi

Đầu vào Quá trình Đầu ra

Kiểm tra lường trước Kiểm tra phản hồi

Dự đoán các vấn đề có
thể phát sinh để tìm ra
cách ngăn ngừa trước.
v2.0014101214
Kiểm tra đồng thời
Sửa chữa trục trặc
Điều chỉnh những sai
sau khi xuất hiện và
sót ngay khi xuất hiện.
đề ra biện pháp điều
chỉnh trong tương lai.
13
3.1. KIỂM TRA LƯỜNG TRƯỚC

Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra

được tiến hành trước khi hoạt động thực
sự. Kiểm tra lường trước theo tên gọi của
nó là dự đoán các vấn đề có thể phát
sinh để tìm cách ngăn ngừa trước.

14
v2.0014101214
3.2. KIỂM TRA ĐỒNG THỜI

• Kiểm tra đồng thời là loại kiểm tra

được tiến hành trong khi hoạt động
đang diễn ra để đảm bảo rằng các hoạt
động đó đều hướng đến các mục tiêu
đã đề ra.

• Hình thức kiểm tra đồng thời thông

dụng nhất là giám sát trực tiếp.

15
v2.0014101214
3.3. KIỂM TRA PHẢN HỒI

Kiểm tra phản hồi là loại kiểm tra

được thực hiện sau khi hoạt động đã
xảy ra. Kiểm tra phản hồi tập trung
vào những kết quả đã thực hiện, xác
định những trục trặc đã phát sinh để
sửa chữa những trục trặc đó hoặc đề
ra những biện pháp phòng ngừa trong
tương lai.

16
v2.0014101214
4. CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA

4.1 4.2

Các phương pháp Các phương pháp

kiểm tra ngân quỹ kiểm tra phi ngân quỹ

17
v2.0014101214
4.1. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ

• Sử dụng ngân quỹ như là một phương

tiện để kiểm tra.

• Khái niệm ngân quỹ: Ngân quỹ là

cách phát biểu các kế hoạch cho một
thời kỳ tương lai đã định theo các
quan hệ bằng con số.

18
v2.0014101214
4.1. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ (tiếp theo)

• Các dạng ngân quỹ:

 Ngân quỹ thu – chi;
 Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật
liệu, sản phẩm;
 Ngân quỹ chi tiêu cơ bản (nhà xưởng,
máy móc,...);
 Ngân quỹ tiền mặt;
• Mục đích: Quy về con số cho phép đo lường
kết quả nhanh chóng => Nhà quản lý có thể
phân giao quyền tự do hơn trong phạm vi có
hạn của ngân quỹ; Kiểm soát tốt hơn các bộ
phận của tổ chức thông qua việc tách ngân
quỹ của các bộ phận.

19
v2.0014101214
4.1. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ (tiếp theo)

Ưu, nhược điểm của việc lập ngân quỹ

• Ưu điểm:
 Tăng cường hiệu quả của kiểm tra;
 Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ
phận trong tổ chức;
 Là số liệu cơ sở cho việc lập kế hoạch;
• Nhược điểm:
 Có thể ảnh hưởng tới tiến độ hoạt động
nếu lập ngân quỹ quá cứng nhắc;
 Cần đầu tư thời gian;
 Có thể hạn chế đổi mới và cải tiến trong
tổ chức.

20
v2.0014101214
4.2. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA PHI NGÂN QUỸ

Nhóm phương pháp kiểm tra phi ngân quỹ:

• Kiểm tra bằng số liệu thống kê: Các phân tích và số liệu thống kê cho thấy
mức độ hoạt động của tổ chức thông qua mối liên hệ và xu thế biến đổi của
các số liệu;
• Kiểm tra bằng các báo cáo, phân tích chuyên môn: Sử dụng một nhóm
những người có chuyên môn để phân tích một về đề. Giúp đi sâu vào phân
tích các vấn đề riêng lẻ mà phương pháp thống kê không chỉ ra được;
• Kiểm tra tác nghiệp (kiểm tra nội bộ về chuyên môn: Kế toán, tài chính,..
Hoặc ktra việc thực hiện các thủ tục, chính sách);
• Kiểm tra bằng quan sát cá nhân: Thái độ làm việc, cách thức làm việc của
nhân viên=> thu thập được nhiều thông tin giúp phát hiện các vấn đề.

21
v2.0014101214
5. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA

• Thiết kế dựa trên kế hoạch hoạt động

và cấp bậc quản lý của đối tượng được
kiểm tra;
• Thiết kế theo ý đồ của các nhà quản lý
để đảm bảo rằng những thông tin thu
thập được trong quá trình kiểm tra sẽ
được các nhà quản lý hiểu và sử dụng;
• Thực hiện tại những điểm quan trọng;
• Tiến hành một cách khách quan;
• Phản ánh đúng thực tế;
• Hài hòa với văn hóa của tổ chức;
• Hiệu quả.

22
v2.0014101214
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

• Kiểm tra là việc đo lường quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế, qua
đó phát hiện những sai lệch nhằm đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời để
đảm bảo rằng tổ chức sẽ thực hiện được các mục tiêu kế hoạch đề ra;
• Quy trình kiểm tra về cơ bản gồm 3 bước: Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm
tra, đo lường việc thực hiện, điều chỉnh các sai lệch;
• Yêu cầu của công tác kiểm tra là phản ánh xác thực thực tế từ đó phát
hiện được những nguyên nhân dẫn tới các sai lệch so với kế hoạch và
ngăn ngừa những sai lệch đó bởi vậy cần kết hợp các hình thức, phương
pháp kiểm tra:
 Kết hợp giữa phương pháp kiểm tra ngân quỹ và phi ngân quỹ;
 Kết hợp giữa hình thức kiểm tra lường trước, đồng thời và phản hồi;
 Kết hợp giữa hình thức kiểm tra định kỳ, thường xuyên và đột xuất.

23
v2.0014101214