Professional Documents
Culture Documents
1. Control
2. Different types of control mechanism
3. Feedback and feed-forward controls
4. Harmful side-effects of controls
5. Management accounting control systems
6. The controllability principle
7. Setting performance targets and determining how
challenging they should be
8. Determining how much influence managers should have in
setting targets
9. Different approaches that managers use to evaluate
budgetees’ performance
10. Responsibility centres and the nature of management
accounting control systems
11. Contingency theory
12. Alternative uses of management accounting information
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Kiểm soát là một quy trình để đảm bảo các hoạt động tuân
Control theo kế hoạch và đạt được. Không thể có sự kiểm soát nếu
không có các mục tiêu và kế hoạch. Kiểm soát (control) có
nghĩa là định hướng, là một chức năng của quản trị.
Ví dụ
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu bao gồm tất cả các phương
thức và thủ tục hướng đến việc đạt được các mục tiêu của tổ
chức.
Giám sát chi phí nguyên vật liệu chỉ ra những khác biệt về chi
phí nguyên vật liệu xảy ra do một nguyên nhân nào đó gây
nên, cụ thể như mua nguyên vật liệu với giá cao.
Control Kiểm soát được áp dụng ở các cấp độ khác nhau trong một tổ chức.
Kiểm soát chiến lược và kiểm soát quản lý (Merchant và Van der
Stede, 2017)
Kiểm soát chiến lược: có trọng tâm liên quan đến các vấn đề ở bên
ngoài doanh nghiệp với mục tiêu là làm thế nào cho doanh nghiệp
với những điểm mạnh, điểm yếu và hạn chế có thể cạnh tranh với
các doanh nghiệp khác trong cùng ngành.
Kiểm soát quản lý: bao gồm một tập hợp các cơ chế kiểm soát chủ
yếu tập trung vào nội bộ doanh nghiệp có tính ngắn hạn với mục
đích là tác động đến các hành vi của nhân viên theo những cách
mong muốn để tăng khả năng đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Hệ thống kiểm soát trong quản lý thể hiện phạm vi rộng hơn hơn hệ
thống kiểm soát trong kế toán, hệ thống kiểm soát trong kế toán
quản trị.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Theo Ouchi (1979) và Merchant và Van der Stede (2017), có 3 loại kiểm soát:
1. Kiểm soát hành động hay hành vi [action (behavioural) controls];
2. Kiểm soát nhân sự, văn hóa và xã hội [personnel, cultural and social controls];
3. Kiểm soát kết quả hay đầu ra [results (output) controls].
Kiểm soát hành động thích hợp khi mối quan hệ nguyên nhân và kết quả
của hành động được nhận diện rõ ràng. Ví dụ, kiểm soát công nhân trên
dây chuyền lắp ráp.
Ràng buộc về hành động thể hiện qua các ràng buộc vật lý, các ràng buộc
hành chính.
Đánh giá trước hành động thể hiện qua xem xét kỹ lưỡng và phê duyệt kế
hoạch hành động của cá nhân bị kiểm soát trước khi họ có thể thực hiện.
Trách nhiệm giải trình hành động thể hiện qua xác định các hành động có
thể chấp nhận được hoặc không thể chấp nhận được, quan sát các hành
động này và khen thưởng, hạn chế các hành động.
Các biện pháp kiểm soát hành động tập trung chủ yếu vào ngăn chặn hành
động không mong muốn có thể xảy ra.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Kiểm soát nhân sự, văn hóa và xã hội (personnel, cultural and social controls)
Kiểm soát xã hội, văn hóa liên quan đến việc lựa
chọn người có những chuẩn mực, hành vi được
xã hội công nhận là cần thiết để đạt được các mục
tiêu của tổ chức. Kiểm soát xã hội, văn hóa thể
hiện một tập hợp các giá trị, chuẩn mực xã hội,
niềm tin được chia sẻ bởi các thành viên của tổ
chức và ảnh hưởng đến hành động của họ. Kiểm
soát xã hội, văn hóa được thực hiện bởi các cá
nhân với nhau.
Ưu điểm chính của kiểm soát kết quả là các nhà quản lý cấp cao không
cần phải hiểu biết về các phương tiện cần thiết để đạt được kết quả mong
muốn hoặc tham gia vào việc quan sát trực tiếp các hành động của cấp
dưới mà chỉ dựa vào các báo cáo kết quả để xác định việc đạt được các
kết quả mong muốn hay không.
Hệ thống kiểm soát trong kế toán quản trị được mô tả như một
dạng kiểm soát đầu ra, thể hiện bằng qua kiểm soát kết quả qua
các thước đo kết quả tài chính và thước đo kết quả phi tài chính
như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tỷ lệ lợi nhuận, số lượng đơn vị
sản xuất bị lỗi, số lượng khách hàng giao hàng đúng hạn, ….
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Giai đoạn thứ nhất: liên quan đến việc lựa chọn các giải
pháp thực hiện với các khía cạnh hoạt động mà tổ chức
muốn giám sát. Ví dụ, chọn giải pháp phù hợp với việc cải
thiện hiệu suất hoạt động…
Giai đoạn thứ hai: thiết lập rõ các mục tiêu hoạt động, ví dụ
các mục tiêu liên quan đến cải thiện hiệu suất hoạt động,
và thông báo cho từng các nhân trong tổ chức.
Giai đoạn thứ ba: xác lập các thước đo, hệ thống đo lường
thành quả (ví dụ, hệ thống đo lường hiệu suất hoạt động)
Giai đoạn thứ tư: là giai đoạn cuối cùng của kiểm soát kết
quả, giai đoạn này liên quan đến việc khuyến khích nhân
viên đạt được hoặc không đạt được các mục tiêu của tổ
chức bằng các phần thưởng (hoặc hình phạt) liên quan đến
thành công (hoặc thất bại) của họ với những bằng chứng
kết quả được đo lường.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Mặt trái của kiểm soát là dễ tác động hình thành các hoạt động của
nhân viên mà tổ chức không mong muốn.
Ví dụ,
Nếu hệ thống kiểm soát thiếu sự thống nhất về mục tiêu dễ dẫn
đến nhiều hoạt động của nhân viên ở những lĩnh vực khác nhau
mâu thuẩn nhau, hỗn loạn.
Nếu hệ thống kiểm soát chỉ chú trọng kết quả có thể dẫn đến
những hành động để cá nhân tối đa hóa hiệu suất của họ theo các
quy tắc của hệ thống kiểm soát mà bất kể hành động đó có đóng
góp vào mục tiêu của tổ chức hay không.
Hệ thống kiểm soát của kế toán quản trị đáp ứng được 3 vấn
đề căn bản trong quản lý.
Thứ nhất, tất cả các tổ chức cần thể hiện và tổng hợp kết quả
của các hoạt động khác nhau bằng một thước đo chung –
thước đo tiền tê.
Thứ hai, khả năng sinh lời, tính thanh khoản là các yếu tố
cần thiết cho sự thành công của các tổ chức, cần thiết cho
mục tiêu của các giải pháp tài chính, cần thiết cho mục tiêu
nhiều lĩnh vực khác liên quan được giám sát qua thước đo
tiền tệ.
Thứ ba, các giải pháp tài chính cho phép tất cả các nhà quản
lý áp dụng một quy tắc quyết định chung khi xem xét các
hướng hành động và việc đo lường kết quả về mặt tài chính
cho phép các nhà quản lý được tự chủ hơn.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Hệ thống kiểm soát của kế toán quản trị có hai yếu tố cốt lõi.
Thứ nhất là thiết lập quy trình chính thức về lập ngân sách và lập
kế hoạch, chiến lược. Các quy trình này được sử dụng để xác lập
các kỳ vọng làm cơ sở đánh giá thành quả.
Thứ hai là kế toán trách nhiệm, liên quan đến việc tạo ra và đánh
giá các trung tâm trách nhiệm.
Các trung tâm trách nhiệm cho phép phân bổ trách nhiệm giải trình
về kết quả, kết quả tài chính cho những người đứng đầu ở các
trung tâm trách nhiệm trong tổ chức.
Mục tiêu của kế toán trách nhiệm là ghi nhận chi phí, doanh thu, lợi
nhuận cho từng trung tâm trách nhiệm để từ đó các sai lệch so với
mục tiêu được nhận diện, xác lập rõ địa chỉ trách nhiệm.
Mỗi trung tâm trách nhiệm gắn liền với quy trình liên quan đến việc
thiết lập, đo lường, so sánh, phân tích các sai lệch và thực hiện
hành động kiểm soát khi có sự khác biệt giữa thực tế với mục tiêu.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Ứng phó với các tác động bóp méo những yếu tố không kiểm
soát được liên quan đến hoạt động trước khi đo lường
Có bằng chứng đáng kể từ số lượng lớn các nghiên cứu cho thấy
sự rõ ràng mục tiêu hay mục tiêu được xác định, định lượng cụ
thể có nhiều khả năng thúc đẩy thành quả tốt hơn so với trường
hợp không có mục tiêu, mục tiêu không rõ ràng, cụ thể.
Con người hoạt động tốt hơn khi họ nhận thấy được mục tiêu rõ
ràng để hướng tới và để nhận thức được các tiêu chuẩn mà họ
cần sử dụng để đạt được thành quả.
Một mục tiêu tài chính khi được định lượng cụ thể sẽ giúp mang
lại một tiềm năng, động lực mạnh mẽ, thành quả hoạt động tốt
hơn cho người thực hiện nhưng cần phải được sự chấp nhận,
thông hiểu của cả nhà quản lý và người thực hiện.
Không thể chỉ định chính xác mức độ tối ưu cho các mục tiêu tài
chính vì tính không chắc chắn của nhiệm vụ, các yếu tố văn hóa,
tổ chức, tính cách con người liên quan đều ảnh hưởng đến sự
phản ứng của họ với mục tiêu tài chính.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Sự tham gia của các thành viên vào xác định ngân sách tùy thuộc vào mô hình lập ngân
sách, từ dưới lên hay từ trên xuống.
Trách nhiệm của từng thành viên tùy thuộc vào quyền hạng, chức năng và nhiệm vụ
của họ trong sự phân cấp quản lý.
Các phương pháp đánh giá thành quả sử dụng ngân sách
1.Thiết lập một sự ràng buộc trong thực thi ngân sách – việc đánh giá thành
quả tập trung vào xem xét tình hình đáp ứng ngân sách của người thực hiện
trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của họ. Căn cứ để đánh giá giá là các
dữ liệu kế toán. Phương pháp đánh giá này có thể dẫn đến mặt trái của nó là
người thực thi luôn lo lắng, lo sợ vượt ngân sách và từ đó sẽ không có nhiều
cơ hội cho sự thay đổi, đổi mới, sáng tạo.
2.Hướng đến đạt mục tiêu kết quả, lợi nhuận - việc đánh giá thành quả tập
trung vào xem xét tình hình đạt được mục tiêu kết quả hay lợi nhuận mong
muốn của người thực hiện trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của họ.
Căn cứ để đánh giá cũng dựa trên các dữ liệu kế toán. Phương pháp đánh
giá này có tính linh hoạt hơn, gắn kết với mục tiêu dài hạn hơn (lợi nhuận)
nhưng mặt trái của nó là người thực thi khi chú trọng đến đích cuối cùng(lợi
nhuận) nên dễ bỏ qua các vấn đề khác liên quan đến thúc đẩy tạo nên kết
quả có thể tiềm ẩn sự suy giảm tiềm lực kinh tế, tài chính trong tương lai.
3.Đánh giá dựa trên những dữ liệu phí kế toán – Việc đánh giá này dựa vào
những quy chuẩn khác bên cạnh các dữ liệu kế toán về ngân sách, lợi nhuận.
Việc đánh giá này có những cải tiến nhất định của đánh giá qua sự ràng buộc
từ ngân sách, mục tiêu lợi nhuận.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Responsibility centres
and the nature of management accounting control systems
Ngày nay, môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp, mở rộng khiến
nhiều doanh nghiệp không thể được kiểm soát tập trung. Cụ thể, Ban
lãnh đạo không thể có tất cả các thông tin liên quan, có thời gian để
xác định các kế hoạch chi tiết cho toàn bộ tổ chức,…
Phân quyền là cần thiết cho việc kiểm soát, trừ các doanh nghiệp nhỏ.
Các doanh nghiệp phân quyền bằng cách tạo ra các trung tâm trách
nhiệm.
Trung tâm trách nhiệm có thể được định nghĩa là một đơn vị của
doanh nghiệp, chẳng hạn như một bộ phận phòng ban, nơi mà một
người quản lý chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của đơn vị.
Có bốn loại trung tâm trách nhiệm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh
thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư.
Việc tạo ra các trung tâm trách nhiệm là một phần cơ bản của hệ thống
kiểm soát trong kế toán quản trị. Do đó, điều quan trọng là phải phân
biệt được giữa các hình thức khác nhau của trung tâm trách nhiệm.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Responsibility centres
and the nature of management accounting control systems
Revenue centers
(Trung tâm doanh thu)
Profit Center
(Trung tâm lợi nhuận)
Investment Center
(Trung tâm đầu tư)
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Responsibility centres
and the nature of management accounting control systems
Responsibility centres
and the nature of management accounting control systems
Responsibility centres
and the nature of management accounting control systems
Không có hệ thống kiểm soát nào trong kế toán quản trị là tốt nhất, tối
ưu nhất có thể áp dụng cho tất cả các tổ chức.
Khả năng áp dụng hệ thống kiểm soát trong kế toán quản trị phụ
thuộc vào các yếu tố tình huống mà tổ chức phải đối mặt, các yếu tố
ngẩu nhiên.
Các yếu tố ngẩu nhiên có thể tiếp cận trong thiết kế hệ thống kiểm
soát quản lý lí liên quan đến các yếu tố từ môi trường kinh doanh bên
ngoài mà các tổ chức phải đối mặt; loại chiến lược cạnh tranh mà họ
áp dụng; cơ cấu tổ chức, nguồn lực và bản chất của hoạt động sản
xuất kinh doanh của họ.
Các khía cạnh của hệ thống kiểm soát trong kế toán quản trị theo góc
nhìn của lý thuyết dự phòng (lý thuyết ngẩu nhiên) thường bao gồm
các khía cạnh lập ngân sách (mức độ tham gia, tầm quan trọng của
ngân sách), sự phụ thuộc vào thông tin kế toán để đánh giá hiệu quả
hoạt động và các khía cạnh của thông tin (tính kịp thời và mức độ
tổng hợp).
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Người ta thường cho rằng một trong những mục đích chính của kế toán
quản trị là hỗ trợ việc ra quyết định kinh tế hợp lý; tuy nhiên, bạn cần phải
biết thông tin kế toán cũng có thể được sử dụng cho các mục đích khác.
Ngày nay, trong chiến lược, các nhà quản lý có thể tìm thấy giá trị của
thông tin kế toán quản trị cho các mục đích khác, ngay cả khi thông tin đó
có ít hoặc không liên quan đến việc ra quyết định, kiểm soát các vấn đề
kinh tế, tài chính.
Ví dụ,
Bên cạnh sử dụng thông tin kế toán quản trị cho mục đích ra quyết định
hoặc kiểm soát các vấn đề kinh tế tài chính thì nó có thể được sử dụng
như một phương tiện báo hiệu cho những người khác trong và ngoài tổ
chức biết rằng các quyết định đang được thực hiện một cách hợp lý và
các nhà quản lý trong tổ chức phải chịu trách nhiệm.
Bên cạnh sử dụng thông tin kế toán quản trị cho mục đích ra quyết định
hoặc kiểm soát các vấn đề kinh tế tài chính thì nó có thể được sử dụng
cho các bên có lợi ích liên quan dành lợi thế trong thương lượng.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
Xác lập và phân tích mối quan hệ của các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng
hệ thống kiểm soát quản lý theo hành động hay theo nhân sự, văn hóa, xã
hội hay theo kết quả.
Xác lập và phân tích mối quan hệ của các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng
hệ thống kiểm soát quản lý theo các trung tâm trách nhiệm