NHÓM 1

"
Liên hệ thực tiễn công tác quản lý,
giải quyết văn bản đến tại Đại học Y
Dược Thành phố Hồ Chí Minh
Nội dung
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN
PHẦN 1 VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN

PHẦN 2 GIỚI THIỆU VỀ ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ

HCM

CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI ĐẠI
PHẦN 3
HỌC Y DƯỢC TPHCM
Một số khái niệm có liên quan

Văn bản là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến
trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Văn bản đến Văn bản đi

Back to Agenda
Nguyên tắc
quản lý văn Văn bản đến phải được quản lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống
nhất. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
bản đến chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Step 1 Step 2 Step 3 Step 4

Các văn bản đến đều phải tập Văn bản đến có dấu chỉ mức độ Văn bản chỉ mức độ khẩn phải
trung tại bộ phận văn thư của mật phải người có trách nhiệm được đăng ký, trình và chuyển
doanh nghiệp mới được bóc và xử lý. giao ngay sau khi nhận được.
 1 Tiếp nhận văn bản đến

2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì

3 Đóng dấu "đến", ghi số và ngày đến

4 Đăng ký văn bản đến

5 Trình văn bản đến

6 Chuyển giao văn bản đến

7 Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Quản lý, giải quyết văn

bản đến 8 Sao văn bản đến
THỰC TRẠNG
QUẢN LÝ VĂN
BẢN ĐẾN TẠI
TRƯỜNG ĐẠI
HỌC Y DƯỢC
TP.HCM

Giới thiệu khái quát về đại học y dược TP.HCM

Lịch sử
Năm 1947
Trường Đại học Y khoa Sài Gòn, thường gọi là Y khoa Đại học đường
Sài Gòn, được thành lập, như một phân hiệu của trường Y khoa Hà

phát triển Nội

Năm 1954

Trường chính thức mang tên Trường Đại học Y Dược Sài Gòn

Năm 1990

Trường xây dựng định hướng chiến lược phát triển Trường Đại Học Y Dược
Thành phố Hồ Chí Minh thành trường đa ngành trong lĩnh vực khoa học sức
khỏe, mục tiêu là phát triển thêm 4 khoa mới và một bệnh viện thuộc
Trường.

18.06.2003

Trường Đại Học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh được đổi tên thành Đại
học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh
 THÀNH TỰU
Hợp tác quốc tế
Hiện nay trường có 60 thỏa
thuận hợp tác quốc tế còn
hiệu lực với các trường đại
học, tổ chức trên thế giới,
các hội chuyên khoa, và các
bệnh viện
Allen.
Nghiên cứu Khoaproject
học
Phục vụ cộng đồng
Tổng số lượng đề tài NCKH
là 6.695 công trình
Từ ngày thành lập đến nay
đã tiếp nhận và điều trị hơn
16 triệu lượt bệnh nhân
Bậc đào tạo đại học với 14
ngành chính quy
Đội ngũ Giảng viên và
cán bộ viên chức Bậc đào tạo sau đại học với
163 chuyên ngành
Năm 2018: khoảng 1800
giảng viên và cán bộ nhân
viên Giáo dục và đào tạo
Phân tích thực
trạng quản lý,
giải quyết văn
bản đến
tại đại học y dược
TP.HCM
QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN
BẢN ĐẾN
BƯỚC 1. TIẾP NHẬN
VĂN BẢN
• Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải
qua văn thư phòng HCTH làm thủ tục tiếp
nhận, đăng ký
• Văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào các
ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết thì nhân viên
thường trực - bảo vệ của Trường có trách
nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và bàn giao
đầy đủ cho văn thư phòng HCTH
BƯỚC 2. PHÂN LOẠI, BÓC
BÌ VĂN BẢN ĐẾN
• Các bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký hiệu
độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn bản
mật)
• Các bì văn bản gửi đích danh người nhận
được chuyển trực tiếp cho người nhận
• Tất cả các loại bì văn bản đến khác văn thư
được bóc bì, khi bóc phải lưu ý
 Bước 3. Đăng ký văn bản đến

Phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Căn
cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết văn thư phòng HCTH đăng ký tiếp và
chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo

Bước 4. Trình Ban Giám hiệu phê duyệt

Văn bản đến phải được văn thư phòng HCTH trình Phó Hiệu trưởng
phụ trách văn bản hành chính xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết. Thời gian giải quyết: trong ngày.
05 Ý kiến chỉ đạo của Ban Giám hiệu

Vào sổ, scan chuyển giao văn bản

06 văn thư phòng HCTH có trách nhiệm đăng ký những thông tin bổ sung vào sổ và phần mềm quản lý
văn bản đến, chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết trong ngày

Tiếp nhận, xử lý văn bản đến

07 Trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến của đơn vị mình và phối
hợp với các đơn vị khác giải quyết các văn bản đến có liên quan.
Bước 8. Thực hiện ý
kiến chỉ đạo của Lãnh đạo phòng HCTH có trách nhiệm giúp BGH theo dõi, đôn đốc việc giải
BGH quyết văn bản đến

Bước 9. Báo cáo kết Trưởng đơn vị có trách nhiệm báo cáo trực tiếp hoặc trong các buổi giao ban
quả giải quyết văn bản tuần, giao ban tháng về tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến cho BGH.
đến
 ƯU ĐIỂM

+50

THỐNG NHẤT KỊP THỜI TIẾT KIỆM

xây dựng được một hệ thống xử
lý và giải quyết văn bản đến rất
bài bản và rõ ràng, các công
đoạn đều có bộ phận và thời
hạn giải quyết rõ ràng
tiến độ giải quyết công việc được
báo cáo thường xuyên, minh
bạch để bộ phận quản lý có thể
đôn đốc hoặc hỗ trợ khi cần
thiếtstrations.
Một hệ thống thống công tác tốt
sẽ tiết kiệm được nhiều nguồn
lực: thời gian, công sức, chi phí
 NHƯỢC ĐIỂM

01 02 03
COTHIẾU SỰ CHẬM TRỄ CHƯA TẬN DỤNG
MINH BẠCHTENT TRONG VIỆC GIẢI TỐI ĐA CÔNG
ONE QUYẾT NGHỆ

04 05
THIẾU TÀI THIẾU SỰ PHỐI
NGUYÊN HỢP GIỮA CÁC
NHÂN LỰC ĐƠN VỊ
 01 Tăng cường minh bạch và rõ ràng

Phân công công việc rõ ràng

02

6gvbf
03 Tăng cường tương tác và phối hợp giữa các đơn vị
Đề xuất
giải pháp Tăng cường đáp ứng nhanh chóng và kịp thời 04

Nâng cao năng lực nhu cầu đào tạo của từng đơn vị và từng
05 nhóm nhân viên

Presentations are communication

Thank You