DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Nghĩa

BQP Bộ Quốc phòng

TCII Tổng cục II

BTM Bộ Tham mưu

P.KHTH Phòng Kế hoạch tổng hợp

B.VT - LT Ban Văn thư - Lưu trữ

TM - KH Tham mưu - Kế hoạch

CTVT Công tác văn thư

VB Văn bản

TN Tốt nghiệp

NV Nhân viên

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 LỜI NÓI ĐẦU

Công tác Văn thư là một bộ phận luôn gắn liền với hoạt động quản lý, điều
hành của các cơ quan, đơn vị. Hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả cao hay thấp phụ
thuộc một phần vào việc tổ chức công tác Văn thư của cơ quan tốt hay không tốt.
Do đó, công tác văn thư có vai trò hết sức quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến
hiệu quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan, đơn vị.

Qua 4 năm học tập tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn, với phương châm học đi đôi với hành, việc thực
tập cuối khóa cho sinh viên chuyên ngành lưu trữ học có ý nghĩa rất quan trọng
trong chương trình đào tạo bậc Đại học. Đây chính là điều kiện gắn kết giữa lý luận
nhà trường và thực tiễn của cơ quan, đơn vị một cách tốt nhất. Qua đó sinh viên có
thể củng cố kiến thức, rút kinh nghiệm, nâng cao khả năng vận dụng lý luận vào
thực tiễn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiêp vụ và tạo phong cách làm việc
khoa học ngày càng hiệu quả hơn. Được Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
trang bị cho lý luận và những kiến thức cơ bản về công tác văn thư, tôi ý thức được
tầm quan trọng và ý nghĩa sâu sắc của công tác văn thư, một lĩnh vực hoạt động
quản lý nhà nước, bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế, là mắt xích
không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy cơ quan, tổ chức, nhà nước và đặc biệt
trong lực lượng vũ trang lại càng phải chú trọng hơn. Nếu làm tốt công tác văn thư
thì hoạt động của cơ quan ngày càng nền nếp, chất lượng và có hiệu quả, làm tiền
đề tốt cho công tác lưu trữ của cơ quan. Qua quá trình học tập, tôi cũng nhận thức
được rằng, lý thuyết cần gắn liền với thực tiễn, học đi đôi với hành. Vì vậy, tôi đã
xác định, thời gian thực tập tốt nghiệp là một quá trình rất bổ ích và cần thiết để
củng cố kiến thức đã học tại trường, rèn luyện kỹ năng, giúp hiểu sâu rộng hơn về
hoạt động của cơ quan, tích lũy được kinh nghiệm thực tế, thu thập thêm tài liệu…
không những giúp tôi chuẩn bị tốt cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới mà còn trang bị
nhiều kiến thức và kinh nghiệm trong công tác văn thư sau này.

Như vậy, qua đợt thực tập tôi đã hoàn thành các nội dung của Khoa đề ra
và kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tế về công tác văn thư tại cơ quan Bộ Tham
mưu được thể hiện qua báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm các phần chính sau:
 2

Ngoài danh mục từ viết tắt, phụ lục, tài liệu tham khảo, báo cáo được chia
làm hai Phần:

Phần I: Kết quả khảo sát tình hình công tác văn thư tại Bộ Tham mưu-Tổng cục II;

Phần II: Nhận xét, kiến nghị.

Báo cáo thực tập là sản phẩm ghi nhận sự cố gắng tìm tòi và học hỏi của
bản thân trong quá trình thực tập tại cơ quan Bộ Tham mưu, nhưng do trình độ và
vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định, vì vậy báo cáo của tôi không tránh
khỏi có những thiếu sót, trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất, kiến nghị.
Cho nên, để báo cáo được hoàn thiện hơn, rất mong nhận được sự cảm thông và
những ý kiến đóng góp quý báu của các cán bộ, nhân viên trong Bộ Tham mưu;
các thầy, cô trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng để báo cáo thực tập
được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 3

Phần 1
KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI BỘ THAM MƯU - TỔNG CỤC II

Bộ Tham mưu (BTM) được thành lập ngày 14 tháng 4 năm 2006 theo Quyết
định số 64/QĐ-BQP của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm
vụ trong tình hình mới. Bộ Tham mưu là cơ quan tham mưu về công tác hành chính
quân sự trực thuộc Tổng cục II (TCII) - Bộ Quốc phòng, đặt dưới sự lãnh đạo tuyệt
đối, trực tiếp, toàn diện của Đảng ủy Tổng cục và sự quản lý, chỉ huy của Tổng cục
trưởng Tổng cục II.

1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Tham mưu và Phòng Kế
hoạch tổng hợp

1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Tham mưu

1.1.1.Chức năng

Tham mưu giúp Đảng ủy Tổng cục và Tổng cục trưởng về chủ trương, biện
pháp lãnh đạo, chỉ đạo, triển khai nhiệm vụ trên các mặt công tác: Kế hoạch tổng
hợp, Tổ chức lực lượng, Văn thư - Bảo mật, thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về lĩnh vực hành chính quân sự trong Tổng cục.

1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn

Chỉ đạo, hướng dẫn, xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch và
tổng hợp báo cáo về công tác hành chính quân sự của Tổng cục; tham mưu, đề xuất
xử lý văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng Tổng cục đối với
các đơn vị và thực hiện một số nhiệm vụ về công tác đối ngoại quân sự của Tổng cục.

Chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Tổng cục về công tác tổ chức biên
chế, chức danh; công tác quân số, chính sách cho các đối tượng thuộc diện Quân lực
quản lý.

Chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, bảo mật trong Tổng cục. Tổ chức thực
hiện công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ tại cơ quan Bộ Tham mưu. Tổ chức tập
huấn, huấn luyện bồi dưỡng nghiệp vụ; sơ, tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm các

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 4

chuyên ngành trong phạm vi nhiệm vụ được giao; theo dõi, quản lý nhà nước về
hoạt động hành chính quân sự trong Tổng cục.

Bảo đảm công tác hành chính, hậu cần, xăng, xe phục vụ Thủ trưởng Tổng
cục, các cơ quan tại Sở Chỉ huy Tổng cục và các đơn vị theo quy định.

Thực hiện công tác đảng, công tác chính trị; công tác tài chính, quản lý tài
sản được giao theo quy định của Nhà nước, Quân đội và Tổng cục.

1.1.3. Mối quan hệ công tác

Quan hệ với Đảng ủy, Thủ trưởng Tổng cục là quan hệ phục tùng sự lãnh
đạo, chỉ huy, chỉ đạo.

Quan hệ với các cơ quan chức năng của Bộ Quốc phòng và Bộ Tổng Tham
mưu là quan hệ chấp hành sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ.

Quan hệ với các cơ quan tham mưu và các đơn vị trong toàn quân là quan hệ
phối hợp, hiệp đồng trong thực hiện nhiệm vụ.

Quan hệ với các đơn vị trực thuộc Tổng cục là quan hệ phối hợp, hiệp đồng,
chỉ đạo, hướng dẫn và chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên ngành.

Quan hệ với các cấp uỷ, chính quyền địa phương là quan hệ phối hợp, hiệp
đồng theo quy định của Pháp luật, Bộ Quốc phòng và Tổng cục.

1.1.4. Cơ cấu tổ chức

- Tham mưu trưởng;

- Các Phó Tham mưu trưởng;
- Phòng Kế hoạch tổng hợp (P.KHTH);
- Phòng Hành chính;
- Phòng Quân lực;
- Phòng Hậu cần;
- Phòng Chính trị;
- Ban Tài chính.

Bộ Tham mưu với quân số là 270 đồng chí, trong đó trình độ Thạc sỹ là 13
đồng chí, Cử nhân là 148 đồng chí, Cao đẳng là 25 đồng chí, Trung cấp là 27 đồng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 5

chí, tốt nghiệp Trung học phổ thông là 55 đồng chí chủ yếu là các đồng chí chiến sỹ
nghĩa vụ quân sự làm nhiệm vụ cảnh vệ.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Bộ Tham mưu (Kèm theo phụ lục I)

1.2. Chức năng, nhiêm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Kế hoạch tổng hợp

1.2.1. Chức năng

Tham mưu giúp Thủ trưởng Tổng cục, Chỉ huy Bộ Tham mưu xây dựng,
triển khai và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện các chương trình, kế hoạch
công tác; chủ trì thực hiện các chế độ báo cáo về hành chính quân sự theo quy chế
làm việc của Tổng cục, Bộ Tham mưu.

Tham mưu cho Thủ trưởng Bộ Tham mưu giúp Tổng cục chỉ đạo, quản lý
nghiệp công tác văn thư, bảo mật các cơ quan, đơn vị, nhà trường trong Tổng cục.

Tham mưu, triển khai thực hiện một số nhiệm vụ về công tác đối ngoại quân
sự của Tổng cục.

Tổ chức thực hiện công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ tại cơ quan Bộ Tham
mưu và Tổng cục.

1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn

Thứ nhất, tham mưu xây dựng, triển khai thực hiện các chương trình, kế
hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm; các kế hoạch tổ chức hội nghị sơ, tổng kết,
các kế hoạch đột xuất của Tổng cục, Bộ Tham mưu và phối hợp hiệp đồng với các
cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện.

Thứ hai, nghiên cứu đề xuất xử lý các văn bản đến Tổng cục, Bộ Tham mưu;
thông báo, truyền đạt, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện.
Phối hợp nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng
Tổng cục, Chỉ huy Bộ Tham mưu đến các cơ quan đơn vị. Xây dựng sửa đổi, bổ
sung, ban hành các văn bản quy phạm nội bộ về công tác văn thư, bảo mật.

Thứ ba, phối hợp triển khai thủ tục các kế hoạch đoàn ra, đoàn vào của Tổng
cục và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục; các thủ tục phục vụ Thủ trưởng
Tổng cục đi công tác nước ngoài; thẩm định hồ sơ đi thăm, đi theo; phối hợp với

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 6

các cơ quan liên quan đề xuất cử cán bộ đi phiên dịch, hội thảo, tập huấn về công
tác đối ngoại trong và ngoài nước.

Thứ tư, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, nhà trường trong
Tổng cục thực hiện thống nhất các quy chế, quy định và nghiệp vụ công tác văn thư,
bảo mật. Tiếp nhận, phân loại, đăng ký công văn, tài liệu, văn kiện của các cơ quan
đơn vị trong và ngoài quân đội gửi đến Tổng cục, Bộ Tham mưu. Tiếp nhận, đăng
ký, in, sao, đóng dấu và phát hành các loại công văn, tài liệu của Tổng cục và Bộ
Tham mưu.

Thứ năm, thẩm định, đề nghị khắc, tiếp nhận, đăng ký, cấp phát, quản lý, thu
hồi các loại con dấu của cơ quan, đơn vị trong Tổng cục; tổ chức quản lý, sử dụng
các loại con dấu của Tổng cục và Bộ Tham mưu theo quy định.

Thứ sáu, xây dựng danh mục hồ sơ của các phòng, ban thuộc Bộ Tham mưu;
lập kế hoạch thu hồi, chỉnh lý, thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ chuyên dụng của Tổng cục. Phục vụ khai thác,
sử dụng hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan. Xây dựng kế hoạch, tổ chức hội thi, hội
thao, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán
bộ, nhân viên (NV) làm công tác văn thư, bảo mật trong Tổng cục.

Ngoài ra, Phòng Kế hoạch tổng hợp còn thực hiện một số nhiệm vụ khác do
Thủ trưởng Bộ Tham mưu giao.

1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Kế hoạch tổng hợp

1. Chỉ huy Phòng Kế hoạch tổng hợp

Trưởng phòng (phụ trách chung)
Phó Trưởng phòng (phụ trách chuyên môn)
Phó Trưởng phòng (phụ trách công tác đảng)
2. Ban Văn thư - Lưu trữ (Ban VT - LT)
Trưởng Ban Văn thư - Lưu trữ
Nhân viên Bảo mật
Nhân viên Văn thư
Nhân viên Lưu trữ
Nhân viên Phô tô
Nhân viên Quân bưu

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 7

3. Trợ lý Tổng hợp

4. Trợ lý Tham mưu kế hoạch
5. Trợ lý Đối ngoại
Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Kế hoạch tổng hợp (Kèm theo phụ lục II)

Tổng số biên chế cán bộ, nhân viên của Phòng KHTH gồm 20 người.

1.2.4. Quân số, trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên Phòng Kế hoạch tổng hợp

Về quân số:
Quân số theo biên chế: 20 đồng chí
Sỹ quan: 09 đồng chí
Quân nhân chuyên nghiệp: 11 đồng chí
Về trình độ:
Đại học: 13 đồng chí (01 đồng chí đang đào tạo sau Đại học)
Cao đẳng: 02 đồng chí
Trung cấp: 05 đồng chí (01 đ/c đang đào tạo Đại học)
Phần lớn đội ngũ cán bộ, nhân viên P.KHTH đều được đào tạo có trình độ
chuyên môn về quản lý hành chính nhà nước, văn thư bảo mật lưu trữ…Về trình độ
tin học đều sử dụng thành thạo máy vi tính phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản
và các phần mềm ứng dụng phục vụ công tác văn phòng.

1.2.5. Bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Phòng Kế
hoạch tổng hợp

* Bố trí nơi làm việc

Do đặc thù riêng của cơ quan quân sự, mô hình tổ chức bố trí nơi làm việc
của Phòng Kế hoạch tổng hợp được bố trí theo mô hình chung của Bộ Tham mưu
theo kiểu truyền thống (văn phòng kín) nhằm đảm bảo tính thống nhất bí mật quân
sự của ngành.

Phòng làm việc của Trưởng phòng, Phó phòng và các Trợ lý bố trí tại tầng 3
gần Thủ trưởng BTM để thuận tiện trong việc chỉ đạo, triển khai thực hiện nhiệm
vụ, đảm bảo nhanh chóng, kịp thời.

Phòng làm việc của Ban Văn thư - Lưu trữ được bố trí tại tầng 1 và 2. Tầng 1
(2 phòng) gồm: Phòng làm việc của Trưởng Ban Văn thư - Lưu trữ cùng với bộ

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 8

phận văn thư chuyên trách và quân bưu và phòng Photo nhân bản để tạo điều kiện
cho các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Tổng cục đến giao dịch và liên hệ công tác;
Thuận tiện cho đồng chí Trưởng ban bao quát, kiểm tra, đôn đốc điều hành thực
hiện nhiệm vụ của Ban được thông suốt.

Tầng 2: Bố trí kho lưu trữ cơ quan.

Kiểu văn phòng cổ điển rất phù hợp cho công việc có tính bảo mật, cần yên
tĩnh để tập trung tinh thần. Tuy nhiên hạn chế của việc bố trí này chiếm nhiều diện
tích, làm tăng chi phí ngay từ khi đầu tư xây dựng, tốn kém trong việc chi trả tiền
điện, nước, ngoài ra còn mất nhiều thời gian cho việc trao đổi công việc giữa các bộ
phận với nhau. Việc bao quát, kiểm tra, giám sát công việc của Chỉ huy Phòng đối
với các bộ phận, cá nhân gặp nhiều khó khăn.

* Tổ chức lao động

Việc tổ chức lao động của cán bộ, nhân viên Phòng Kế hoạch tổng hợp được
phân công trực tiếp đến từng bộ phận và thực hiện theo chức trách của từng cá
nhân. Mỗi thành viên, bộ phận đảm nhận một công việc cụ thể:

Trưởng phòng: Là người chỉ huy cao nhất của P.KHTH, chịu trách nhiệm
trước Đảng uỷ, Chỉ huy Bộ Tham mưu về toàn bộ các mặt công tác của phòng.
Trưởng phòng trực tiếp chỉ đạo, quản lý các mặt công tác: Công tác Văn thư bảo
mật; công tác tổng hợp; mua sắm trang thiết bị và thanh quyết toán tài chính. Được
phép thừa lệnh Tham mưu trưởng ký một số văn bản hành chính lưu hành trong nội
bộ Bộ Tham mưu liên quan đến công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ.

Phó Trưởng phòng: Phụ trách công tác chuyên môn như công tác tổng hợp, đối
ngoại, điều hành các hoạt động của Phòng khi Trưởng phòng vắng mặt.

Phó Trưởng phòng: Phụ trách CTĐ - CTCT, công tác chính sách và các
nhiệm vụ khác khi Trưởng phòng yêu cầu.

Trợ lý Tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp, báo cáo công tác tuần, tháng, quý,
năm của Bộ Tham mưu và Tổng cục. Thông báo, báo cáo phục vụ các Hội nghị của
Tổng cục, Bộ Tham mưu.

Trợ lý Tham mưu kế hoạch: Xây dựng, triển khai chương trình, kế hoạch
công tác tuần, quý, tháng, năm của Tổng cục, Thủ trưởng Tổng cục, Bộ Tham mưu.
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
 9

Xây dựng, triển khai kế hoạch những công tác chính, Hội nghị lớn của Tổng
cục, Bộ Tham mưu.

Triển khai các kế hoạch đột xuất, bổ sung chương trình, kế hoạch công tác
tuần, tháng, quý, năm.

Trợ lý Đối ngoại: Phối hợp bảo đảm phục vụ, xây dựng kế hoạch đoàn ra,
đoàn vào của Tổng cục.Theo dõi, tham mưu, hướng dẫn thực hiện công tác đối
ngoại song phương, đa phương.

Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác đối ngoại.

Ban Văn thư - Lưu trữ

Trưởng ban: Là người trực tiếp quản lý điều hành mọi công tác của Ban
Văn thư - Lưu trữ. Nghiên cứu đề xuất với Trưởng Phòng Kế hoạch tổng hợp tham
mưu cho Thủ trưởng Bộ Tham mưu, Thủ trưởng Tổng cục chỉ đạo, quản lý công tác
văn thư, bảo mật trong phạm vi toàn Tổng cục, tổ chức thực hiện công tác văn thư,
bảo mật, lưu trữ của cơ quan Bộ Tham mưu.

Nhân viên Bảo mật: Có nhiệm vụ đóng dấu, đăng ký, quản lý các thông tin của
văn bản chuyên ngành, nghiệp vụ. Quản lý, sử dụng con dấu của Tổng cục, Bộ Tham
mưu. Làm thủ tục cấp phát các loại giấy tờ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan.

Nhân viên Văn thư chuyên trách: Có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký, trình,
chuyển giao văn bản đến, theo dõi đôn đốc việc giải quyết bản đến; Tiếp nhận, kiểm
tra thể thức, hình thức văn bản và làm các thủ tục ban hành văn bản đi của Bộ Tham
mưu, Tổng cục. Sắp xếp bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu.

Nhân viên Lưu trữ cơ quan: Chịu trách nhiệm xây dựng danh mục hồ sơ,
hướng dẫn lập hồ sơ cho cán bộ, thu thập hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ, tổ chức sắp
xếp các hồ sơ phục vụ cho việc tra cứu sử dụng, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.

Nhân viên Phô tô: Chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký, đối chiếu,
tiến hành photocopy công văn, tài liệu khi đã được Trưởng Phòng Kế hoạch (hoặc
Trưởng Ban VT - LT) phê duyệt.

Nhân viên Quân bưu: Có nhiệm vụ chuyển, nhận công văn, tài liệu tới các
đơn vị trực thuộc Tổng cục và nội bộ Bộ Tham mưu.
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
 10

* Trang thiết bị văn phòng

Xác định được vị trí và tầm quan trọng của công tác văn phòng trong toàn
bộ hoạt động của Tổng cục, những năm gần đây, được sự quan tâm của cấp trên,
Phòng Kế hoạch tổng hợp được trang bị, đầu tư nâng cấp khá hiện đại đáp ứng yêu
cầu đòi hỏi ngày càng cao của công tác văn phòng. Các phòng làm việc đều được
lắp đặt điều hoà nhiệt độ kết nối với hệ thống điều hoà trung tâm của khu nhà, hệ
thống quạt thông gió, hệ thống chiếu sáng đạt tiêu chuẩn bảo đảm đủ ánh sáng và
thông thoáng. Việc đi lại giữa các tầng của toà nhà làm việc bằng hệ thống thang
máy. Mọi cán bộ, nhân viên đều được trang bị các trang thiết bị để làm việc như:
Bàn ghế làm việc, máy tính để bàn, máy in, tủ đựng tài liệu, văn phòng phẩm cần
thiết, phòng làm việc được trang bị máy điện thoại để bàn có nối mạng quân sự và
mạng dân sự để liên lạc phục vụ công tác. Tất cả các trang bị trên đều đúng quy
cách, thống nhất về chủng loại kiểu dáng tạo nên sự thống nhất, chính quy và tạo
điều kiện cho công tác quản lý.

2. Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan

2.1. Hệ thống văn bản đi

Bộ Tham mưu - TCII có chức năng tham mưu, tổng hợp về hành chính quân
sự; thực hiện công tác Văn thư của Tổng cục và của Bộ Tham mưu nên văn bản
được ban hành cả hai hệ thống văn bản của Tổng cục và của Bộ Tham mưu.

2.2. Hệ thống văn bản đến

Hàng năm, số lượng văn bản đến Tổng cục, Bộ Tham mưu rất lớn và đến từ
nhiều nguồn khác nhau. Các loại văn bản thường nhận được: Nghị định, thông tư,
hướng dẫn, chỉ thị, quyết định, kế hoạch, chương trình , báo cáo, thông báo, tờ trình,
công văn, lệnh,.....

2.3. Hệ thống văn bản chuyên môn

Là một đơn vị mang tính đặc thù, Tổng cục II ban được ban hành một số văn
bản nghiệp vụ đặc thù ngành….. được đăng ký theo hệ thống số riêng biệt và văn
thư chỉ lưu thông tin vào sổ còn văn bản được lưu và quản lý tại các đơn vị nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 11

vụ. Ngoài ra còn có các văn bản Lệnh (vận chuyển vũ khí trang bị), Chỉ lệnh (về
công tác hậu cần)…được quản lý theo hệ thống số văn bản hành chính quân sự.

3. Thực trạng công tác văn thư của Bộ Tham mưu

3.1. Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách

Trong bộ máy hoạt động của một cơ quan tổ chức công tác văn thư luôn phải
được tiến hành bởi vì hoạt động nào cũng sản sinh ra các loại văn bản, giấy tờ khác
nhau. Công tác văn thư dùng để chỉ toàn bộ công việc lên quan đến soạn thảo ban
hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản nhằm đảm bảo thông tin văn bản
cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tồ chức.

3.1.1. Bộ phận Văn thư chuyên trách

Với mô hình tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tham mưu, công tác
văn thư tại Bộ Tham mưu được tổ chức theo mô hình tập trung thống nhất và hoạt
động hiệu quả. Ban Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận thuộc Phòng Kế hoạch tổng
hợp và được biên chế 12 người. Có chức năng nghiên cứu, đề xuất Trưởng
P.KHTH tham mưu cho Thủ trưởng Bộ Tham mưu, Thủ trưởng Tổng cục chỉ đạo,
quản lý công tác văn thư, bảo mật các cơ quan, đơn vị, nhà trường trong Tổng cục
và thực hiện công tác Văn thư, bảo mật, lưu trữ của cơ quan Bộ Tham mưu.

3.1.2. Cán bộ văn thư chuyên trách

Số lượng, trình độ cán bộ là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên chất
lượng, hiệu quả hoạt động của một tổ chức. Tại Ban Văn thư - Lưu trữ đa phần đều
là cán bộ có tuổi đời từ 25 - 48 đều được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư lưu
trữ.Trình độ, số lượng, chất lượng của cán bộ thể hiện qua bảng sau:

Số
Chức vụ Nhiệm vụ Trình độ Ghi chú
lượng
Trưởng Ban Phụ trách chung - Sĩ quan 01
VT-LT về công tác Văn - Tốt nghiệp (TN) Đại học
thư, bảo mật, lưu chuyên ngành LTH &
trữ của cơ quan QTVP

NV Bảo mật Quản lý và sử dụng TN Đại học chuyên ngành 01 Trong quá trình
con dấu, các VB LTH & QTVP làm việc, 04

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 12

chuyên ngành nhân viên này

có thể phối hợp,
NV Văn thư Thực hiện quản lý - TN Cao đẳng chuyên 03 hỗ trợ nhau; có
chuyên trách văn bản đi, tiếp ngành Văn thư - LT (02) thể thay thế khi
nhận và giải quyết - TN Trung cấp chuyên vắng mặt để
văn bản đến của ngành VTLT (01) hoàn thành
Tổng cục và Bộ nhiệm vụ
Tham mưu

NV Lưu trữ Lưu trữ hiện hành - TN Đại học chuyên 02

ngành LTH & QTVP
- TN Trung cấp chuyên
ngành VTLT

NV Phô tô, Đánh máy, phô tô TN Đại học chuyên ngành 02

đánh máy tài liệu Văn thư - LT

NV Quân bưu Chuyển, nhận CV, TN Trung cấp Trinh sát 03

tài liệu tới các đơn đặc nhiệm
vị trong và ngoài
Tổng cục

3.2. Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư:

Công tác văn thư là công tác không thể thiếu được trong hoạt động quản lý
của các cơ quan, đơn vị quân đội. Công tác này có liên quan đến nhiều người, từ
lãnh đạo, chỉ huy đến cán bộ, nhân viên chuyên môn trực tiếp quản lý văn bản, tài
liệu và con dấu. Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho việc giải quyết. quản lý công
việc ở cơ quan đơn vị có hiệu quả.

3.2.1. Sự chỉ đạo của lãnh đạo và cán bộ về công tác văn thư

Trong những năm qua, Chỉ huy Bộ Tham mưu đã thường xuyên quan tâm,
chỉ đạo Phòng Kế hoạch tổng hợp, trực tiếp là Ban Văn thư - Lưu trữ cập nhật các
văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Nhà nước, Bộ Quốc phòng về nghiệp vụ Văn thư,
bảo mật để hướng dẫn, quán triệt cho các đơn vị trong toàn Tổng cục thực hiện
thống nhất. Đồng thời nghiên cứu cụ thể tập trung vào các văn bản sau:

Văn bản cấp Nhà nước:

1. Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về
công tác văn thư.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 13

2. Quyết định số 82/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm 2020 của Thủ tướng
Chính Phủ ban hành Danh mục bí mật nhà nước trong Bộ Quốc phòng.

Văn bản do Bộ Quốc phòng ban hành:

1. Thông tư số 217/2013TT-BQP ngày 16 tháng 01 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ

Quốc phòng Quy định về việc ban hành, quản lý, sử dụng, lưu trữ văn bàn điện tử trên
mạng truyền số liệu của Bộ Quốc phòng.

2. Thông tư số 166/2020/TT-BQP ngày 25 tháng 12 năm 2020 của Bộ

trưởng Bộ Quốc phòng Quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong Bộ
Quốc phòng.

3. Thông tư số 22/2021/TT-BQP ngày 06 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ

Quốc phòng ban hành Quy chế công tác văn thư trong Bộ Quốc phòng.

4. Thông tư số 30/2021/TT-BQP ngày 15 tháng 03 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ

Quốc phòng ban hành Quy chế công tác lưu trữ trong Bộ Quốc phòng.

5. Quyết định 3268/QĐ-BQP ngày 01 tháng 8 năm 2019 của Bộ Quốc phòng
ban hành quy chế gửi nhận văn bản điện tử và lập, nộp lưu hồ sơ điện tử và lưu trữ
cơ quan trong Bộ Quốc phòng.

3.2.2. Tình hình ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn về công tác
văn thư

Trên cơ sở các văn bản quy định của Chính phủ, Bộ Quốc phòng, Tổng cục
II và Bộ Tham mưu cũng đã ban hành một số văn bản quy định cụ thể hoá các quy
định của trên về công tác văn thư, bảo mật sát với tình hình thực tế của đơn vị như:

1. Quyết định số 210/QĐ-TCII ngày 10 tháng 3 năm 2021 của Tổng cục
trưởng Tổng cục II ban hành Quy chế công tác văn thư trong Tổng cục.

2. Quyết định số 209/QĐ-TCII ngày 10 tháng 3 năm 2021 của Tổng cục trưởng
Tổng cục II ban hành Quy chế về công tác Lưu trữ trong Tổng cục.

3. Quyết định số 211/QĐ-TCII ngày 10 tháng 3 năm 2021 của Tổng cục
trưởng Tổng cục II ban hành Quy định về công tác bảo vệ bí mật trong Tổng cục.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 14

4. TCVN ISO 9001:2021 về Quy trình Quản lý, ban hành văn bản đi của Bộ
Tham mưu.

5. TCVN ISO 9001:2021 về Quy trình Quản lý, chuyển giao văn bản đến của
Bộ Tham mưu.

7. Hướng dẫn số 36/HD-BTM ngày 20/1/2020 của Tham mưu trưởng về

quản lý, sử dụng thiết bị công nghệ thông tin và máy phô tô.

8. Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm của Bộ Tham mưu.

3.2.3. Tổ chức tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ

Trong những năm qua Thủ trưởng Bộ Tham mưu không chỉ thường xuyên
quan tâm chỉ đạo, lãnh đạo mà còn luôn tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ nhân viên
tham dự các lớp tập huấn, hội thi, hội thao hàng năm do Tổng cục tổ chức như: tập
huấn công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ; hội thao về công tác văn thư; hội thi kỹ
thuật soạn thảo văn bản; tập huấn công tác lập hồ sơ.

Đặc biệt năm 2021 Chính Phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư và Bộ Quốc phòng ban hành Thông tư số
22/2021/TT-BQP ngày 06 tháng 02 năm 2021 ban hành Quy chế công tác văn thư
trong Bộ Quốc phòng; Bộ Tham mưu xây dựng kế hoạch tổ chức tập huấn và mời
PGS, TS Vũ Thị Phụng, giảng viên cao cấp, Trường Đại học KHXH&NV đến tập
huấn cho toàn bộ đội ngũ làm công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ trong toàn Tổng
cục về công tác văn thư, lưu trữ. Qua tập huấn đã tạo được sự chuyển biến tích cực
về nhận thức về giá trị tài liệu lưu trữ, việc lập hồ sơ công việc và kỹ năng, phương
pháp soạn thảo VB....

Tạo điều kiện và cử nhân viên thuộc Ban Văn thư - Lưu trữ đi học tập, bồi
dưỡng tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ.
Qua đó không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ cũng như
luôn đảm bảo cho công tác văn thư của đơn vị được thực hiện theo đúng quy định
của Nhà nước nói chung của Bộ Quốc phòng và của Tổng cục nói riêng.

3.2.4. Đầu tư trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 15

Một văn phòng hiện đại thì cần có những trang thiết bị hiện đại, vì vậy các
trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư cũng cần được đầu tư một cách thích
đáng. Được sự quan tâm của Thủ trưởng các cấp Phòng Kế hoạch nói chung, Ban
Văn thư - Lưu trữ nói riêng được đầu tư các trang thiết bị để phục vụ công tác văn
thư như máy tính, máy scanner, máy photocopy, máy in, máy huỷ tài liệu, điện
thoại, két sắt, xe đẩy, máy hút ẩm, hệ thống giá, tủ bảo quản tài liệu…

Tổng số có 01 máy chủ và 05 máy trạm được kết nối mạng đường truyền số
liệu của Bộ Quốc phòng phục vụ cho việc đăng ký, quản lý, tra cứu công văn tài
liệu, tại bộ phận văn thư. Tuy nhiên các đơn vị trực thuộc chưa được kết nối, do đó,
việc chuyển giao văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt là
bộ phận Lưu trữ cơ quan rất khó khăn trong việc phục vụ khai thác, tra cứu các
thông tin tài liệu. Đường truyền số liệu của Bộ Quốc phòng mới chỉ thực hiện ở việc
quản lý và thực hiện đối với văn bản hành chính quân sự thông thường không có độ
mật nên cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định.

Các phần mềm đang được sử dụng phục vụ cho quản lý văn bản: Phần mềm
quản lý văn bản đi, phần mềm quản lý văn bản đến, phần mềm quản lý văn bản mật,
phần mềm công tác tham mưu kế hoạch phục vụ công tác chỉ huy và đều được phân
quyền khai thác sử dụng đến từng đối tượng cụ thể, các máy tính có thể truy cập khai
thác sử dụng chung như chương trình, kế hoạch công tác, ở phạm vi hẹp… Ngoài ra
còn trang bị 02 máy tính xách tay, 01 máy chiếu phục vụ hội thảo, tập huấn và 01
máy in nhanh phục vụ cho in văn bản chuyên ngành, tài liệu nghiệp vụ, 05 máy phô
tô dùng để sao chụp tài liệu.

Trình độ tin học của đội ngũ cán bộ nhân viên Phòng Kế hoạch tổng hợp nói
chung và Ban Văn thư - Lưu trữ nói riêng chưa được đào tạo cơ bản, chủ yếu là tự
học và bồi dưỡng cho nhau do đó việc khai thác triệt để các tính năng tác dụng của
máy tính phục vụ cho công tác chuyên môn đạt hiệu quả chưa cao, nhất là việc khai
thác sử dụng phần mềm. Do đó cần phải chú trọng nâng cao công tác đào tạo tin học
cho đội ngũ cán bộ, nhân viên hơn nữa.

3.3. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản:

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 16

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một
nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất quyết định đến việc hoàn thành nhiệm vụ.
Văn bản có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, là cơ sở pháp lý để tiến hành
giài quyết công việc và văn bản có đảm bảo chât lượng, đạt được mục đích yêu cầu
đề ra hay không chủ yếu được quyết định ở khâu soạn thảo nên trong hoạt động
quản lý của các cơ quan, cụ thể là Bộ Tham mưu - TCII luôn coi trọng đúng mức
công tác này. Do mô hình tổ chức tương đối lớn, khối lượng công việc nhiều nên
hàng ngày sản sinh ra rất nhiều các loại văn bản trong hoạt động của đơn vị. Việc
soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tham mưu được thực hiện theo đúng Nghị
định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ; Thông tư số
22/2021/TT-BQP của Bộ Quốc phòng và Quyết định số 210/QĐ-TCII ngày 10
tháng 3 năm 2021của Tổng cục trưởng Tổng cục II.

3.3.1. Thẩm quyền ban hành văn bản

Bộ Tham mưu - TCII có chức năng tham mưu, tổng hợp về hành chính quân
sự; thực hiện công tác Văn thư của Tổng cục và của Bộ Tham mưu nên khi xem xét
tình hình soạn thảo văn bản cần phải xem xét cả hai hệ thống văn bản của Tổng cục
và của Bộ Tham mưu.

* Đối với Tổng cục II là đơn vị lực lượng vũ trang trực thuộc Bộ Quốc phòng
không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ được phép ban
hành một số loại văn bản cá biệt như: Quyết định, chỉ thị, lệnh, chỉ lệnh

Những văn bản hành chính quân sự: Kế hoạch, chương trình, báo cáo, thông
báo, tờ trình, công văn, công điện, đề án, phương án, biên bản, hợp đồng, giấy giới
thiệu, giấy công tác, giấy ủy quyền, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy nghỉ phép, phiếu
chuyển, phiếu trình, phiếu gửi.

* Đối với Bộ Tham mưu có thẩm quyền ban hành những văn bản sau: Quyết
định, kế hoạch, chương trình, báo cáo, thông báo, tờ trình, công văn, công điện, biên
bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy công tác, giấy mời, giấy nghỉ phép, phiếu
chuyển, phiếu trình, phiếu gửi.

3.3.2. Số lượng, thể loại văn bản của Tổng cục và Bộ Tham mưu ban hành

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 17

Các văn bản của Tổng cục ban hành đều đúng thẩm quyền, quy định của Nhà
nước, Bộ Quốc phòng. Số lượng của các loại văn bản nhiều hay ít phụ thuộc và tính
chất, nhiệm vụ của cơ quan hàng năm.

3.3.3. Thể thức, thành phần và vị trí trình bày của văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày VB của Bộ Tham mưu luôn tuân thủ theo
đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ về công tác văn thư,Thông tư số 22/2021/TT-BQP của Bộ Quốc phòng ban
hành Quy chế công tác văn thư trong Bộ Quốc phòng.

Khi ban hành thể thức văn bản hành chính của cơ quan bắt buộc phải có đầy
đủ các thành phần thể thức như sau:

 Quốc hiệu và Tiêu ngữ;

 Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản;
 Số, ký hiệu của văn bản;
 Địa danh và thời gian ban hành văn bản;
 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
 Nội dung văn bản;
 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
 Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị;
 Nơi nhận
Ngoài các thành phần trên tuỳ theo loại văn bản có thể bổ sung các thành
phần khác như:

Phụ lục.

Dấu chỉ mức mật, khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

Khi giao dịch với các cơ quan, tổ chức ngoài Quân đội, nếu cần thiết, có thể ghi
thêm địa chỉ cơ quan, đơn vị, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số fax.

3.3.4. Quy trình soạn thảo văn bản

Căn cứ Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; Thông tư số 22/2021/TT-

BQP của Bộ Quốc phòng; Quyết định số 210/QĐ-TCII của Tổng cục II và tình hình
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
 18

thực tế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, Bộ Tham mưu đã xây dựng và
ban hành quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định tên loại, nội dung của văn bản;

Bước 2: Xác định độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

Bước 3: Xác định đối tượng nhận văn bản;

Bước 4: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan đến nội dung cần soạn thảo;

Bước 5: Soạn thảo văn bản theo quy định về hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày;

Bước 6: Trình ký văn bản xem xét, quyết định;

Bước 7: Trường hợp cần thiết, đề xuất với người có thẩm quyền xin ý kiến
của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để
hoàn chỉnh bản thảo văn bản.

Theo lý thuyết đã học quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, xác định đối tượng giải
quyết văn bản.

Bước 2: Chọn thể loại văn bản

Bước 3: Thu thập, xử lý thông tin

Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo

Bước 5: Duyệt bản thảo

Bước 6: Nhân bản văn bản

Bước 7: Hoàn thiện văn bản để ban hành

So với lý thuyết đã học các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của Bộ
Tham mưu cũng gồm 7 bước. Về nội dung các bước trong quy trình soạn thảo đa
phần là giống nhau nhưng về thứ tự các sắp xếp theo trật tự khác nhau. Các bước
trong quy trình thực hiện soạn thảo văn bản của Bộ Tham mưu có thêm phần xác
định độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Trường hợp cần thiết, đề xuất
với người có thẩm quyền xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 19

quan để hoàn chỉnh bản thảo văn bản. Nhưng trong quy trình soạn thảo của lý thuyết
đã học bước 1 được quy định cụ thể, rõ ràng hơn giúp ta làm sáng tỏ được mục đích
ban hành văn bản, khi mục đích đã được xác định sẽ có cơ sở để xác định được giới
hạn văn bản, tính chất của văn bàn giúp lựa chọn tên loại văn bản chuẩn xác.

Có thể nói, việc soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tham mưu được thực
hiện một cách khá chặt chẽ, có hiệu quả. Các văn bản được ban hành đảm bảo phản
ứng đúng chức năng, nhiệm vụ có cơ sở pháp lý vững chắc, phù hợp với luật pháp
hiện hành và quy định của các cơ quan cấp trên, không chồng chéo hoặc mâu thuẫn
với các văn bản liên quan khác và có hiệu lực thi hành cao. Một số văn bản đã được
mẫu hóa trong máy vi tính như: Giấy mời, giấy giới thiệu, giấy công tác đã tạo
thuận lợi rất nhiều cho cán bộ, nhân viên làm công tác soạn thảo và tiết kiệm được
thời gian khi làm việc.

Tuy nhiên trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tham mưu
còn một số hạn chế như:

Một số ít văn bản còn sai về thể thức như đặt lề, phông chữ, cỡ chữ chưa
đúng theo quy định; có văn bản còn thiếu nơi nhận, thiếu yếu tố số bản và chữ viết
tắt tên người soạn thảo. Cá biệt, có văn bản nội dung trình bày chưa khoa học, bố
cục chưa hợp lý, chọn tên loại văn bản chưa phù hợp, sử dụng từ ngữ, ngữ pháp,
dấu chấm, dấu phẩy chưa hợp lý và chưa sử dụng đúng văn phong hành chính.

Việc xác định độ mật, độ khẩn không theo quy định còn mang tính chủ quan,
chưa căn cứ vào danh mục bí mật đã được ban hành. Một số lỗi đã được kịp thời
phát hiện và một số lỗi sau khi ban hành mới phát hiện ra. Nhiều trường hợp khi đã
phát hiện thấy lỗi, đã nhanh chóng sửa chữa, xin trình ký lại sau đó văn thư mới ban
hành. Nguyên nhân là do trình độ của một số cán bộ, nhân viên soạn thảo văn bản
còn hạn chế, chưa nắm bắt được nguyên tắc, quy trình và kỹ thuật soạn thảo.

3.4. Khảo sát, tìm hiểu việc quản lý văn bản đi, đến

3.4.1. Tổ chức quản lý văn bản đi và đến

* Nguyên tắc chung quản lý văn bản đi, đến:

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 20

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ Tham mưu phải được quản lý tập
trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không
được đăng ký tại văn thư thì cơ quan văn thư không có trách nhiệm giải quyết.

Văn bản đi, phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức
độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được
đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn phải được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi được đăng ký.

3.4.2. Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do Tổng cục và Bộ Tham mưu ban hành
gửi tới các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan. Do đó, tất cả những văn
bản này đều phải tập trung ở bộ phận văn thư chuyên trách để kiểm tra lại về mặt
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản lần cuối để sửa chữa những sai sót kịp thời
trước khi trình Thủ trưởng cơ quan ký ban hành. Các văn bản sau khi được Thủ
trưởng cơ quan ký đều được Văn thư đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đi,
đóng dấu, đóng bì làm thủ tục gửi đi.

Đối với Bộ Tham mưu việc quản lý và đăng ký văn bản đi đều được thực hiện
trên phần mềm Quản lý văn bản do văn thư quản lý.

Giao diện phần mềm đăng ký, quản lý văn bản đi

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 21

(Nguồn: Nội bộ Ban VT-LT/TCII)

Việc quản lý văn bản đi cũng là một khâu vô cùng quan trọng để quy định
thống nhất trình tự và cách thức thực hiện việc đăng ký, quản lý, ban hành văn bản
hành chính, quân sự của Tổng cục và Bộ Tham mưu. Căn cứ vào Nghị định
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; Thông tư số 22/2021/TT-BQP của Bộ Quốc phòng
và thực hiện Quyết định số 210/QĐ-TCII của Tổng cục II, Bộ Tham mưu đã xây
dựng Quy trình Quản lý, ban hành văn bản đi theo TCVN ISO 9001: 2021 cụ thể
như sau:

Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra

Tiếp nhận văn bản đã được Thủ trưởng Tổng cục, Thủ trưởng Bộ Tham mưu
ký duyệt và kiểm tra kỹ lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký
văn bản (kiểm tra chữ ký bản gốc với chữ ký đã được đăng ký tại văn thư).

Nếu phát hiện sai sót yêu cầu đơn vị hoặc cán bộ soạn thảo văn bản sửa chữa
trước khi làm thủ tục ban hành.

Bước 2: Đăng ký, quản lý.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 22

Ghi số, thời gian ban hành văn bản

Nhập thông tin vào phần mềm quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc trên
mạng truyền số liệu quân sự theo đúng các cột mục (trừ văn bản Tuyệt mật).

Văn bản “Tuyệt mật”được nhập thông tin vào phần mềm quản lý văn bản đi
đến Tổng cục, Bộ Tham mưu riêng theo đúng các cột mục.

Bước 3: Photo nhân bản.

Photo nhân bản theo đúng số lượng được xác định tại phần nơi nhận, đăng ký
đầy đủ vào sổ photo nhân bản.

Bước 4: Đóng dấu

Đóng dấu chức danh, dấu cấp bậc họ và tên người ký; dẫu chỉ mức độ mật,
khẩn (nếu có) và dấu cơ quan ban hành văn bản vào văn bản.

Bước 5: Chuyển và theo dõi văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi (đối với văn bản cán bộ nhận trực tiếp đi gửi).

Đối với văn bản không có độ mật gửi các cơ quan đơn vị thuộc Bộ Quốc
phòng scanner văn bản gửi theo nơi nhận qua đường truyền số liệu quân sự và gửi
bản giấy quan đường quân bưu.

Đối với văn bản có độ mật “Tối mật và Mật” gửi các cơ quan đơn vị thuộc
Bộ Quốc phòng chỉ gửi phần trích yếu qua đường truyền số liệu quân sự và gửi bản
giấy qua đường quân bưu.

Kiểm tra văn bản lại lần cuối trước khi đóng bì.

Làm thủ tục đóng bì gửi đi theo địa chỉ nhận văn bản ngay trong ngày, chậm
nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Văn bản khẩn, hẹn giờ phải làm thủ tục trước, gửi đến nơi nhận trước giờ hẹn.

Văn bản “Tuyệt mật” phải làm 2 lần bì và gửi kèm theo phiếu gửi.

Vào sổ chuyển bì văn bản qua quân bưu Bộ Tư lệnh Thông tin hoặc đăng ký
chuyển bì văn bản đến nơi nhận.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 23

Nhân viên gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn bản đi và
giải quyết kịp thời các trường hợp phát sinh.

Bước 6: Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản:

Bản gốc tại văn thư.

Bản chính ở đơn vị soạn thảo.

Bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Quy trình quản lý văn bản đi tại Bộ Tham mưu được cán bộ văn thư thực hiện
đúng theo quy trình ISO 9001: 21 đã xây dựng. Làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác thanh, kiểm tra, thống kế hệ thống VB đi của cơ quan.

Như vậy việc chuyển văn bản đi tại BộTham mưu được thực hiện nhanh
chóng, kịp thời chính xác, đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền giải quyết công việc một
cách có hiệu quả.

Việc theo dõi văn bản đi cũng được cán bộ văn thư thực hiện khá tốt. Đối với
một số văn bản có nội dung quan trọng, thời gian gấp sau khi văn bản đi được chuyển
giao cán bộ Văn thư gọi điện báo cho các đơn vị nhận văn bản của cơ quan mình để
nắm bắt tình hình việc nhận và giải quyết văn bản. Đặc biệt có trường hợp phát
hiện ra sai sót cán bộ Văn thư thực hiện ngay các thủ tục để thu hồi văn bản, đồng
thời gọi điện xin lỗi cơ quan, đơn vị mình đã gửi văn bản tới.

Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế như:

Việc kiểm tra, đăng ký, đóng dấu văn bản còn thiếu sót nhất định như sơ xuất
khi kiểm tra thể thức văn bản, vẫn còn văn bản ban hành chưa đúng thể thức quy
định, cá biệt có những văn bản đóng sót dấu.

Nguyên nhân:

Trước khi trình ký văn bản, cán bộ soạn thảo không gửi qua Văn thư thẩm
định về thể thức văn bản, do đó các thành phần thể thức sai chủ yếu ở trích yếu văn
bản, nơi nhận và thẩm quyền đề ký của các văn bản Hội đồng, Ban Chỉ đạo dẫn đến
phải chỉnh sửa, hoàn thiện (phải trình ký lại) trước khi ban hành chính thức.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 24

Cán bộ văn thư có lúc còn thiếu thận trọng khi kiểm tra văn bản trước khi
phát hành, do số lượng văn bản ban hành tăng nhiều, yêu cầu ngày càng khẩn trương.

Sơ đồ Quy trình quản lý, ban hành văn bản đi

(Kèm theo phụ lục VI)
Mẫu sổ sách quản lý văn bản đi
(Kèm theo phụ lục VII)

3.4.3.Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là toàn bộ công văn, tài liệu… của các cơ quan, đơn vị, tổ chức,
cá nhân trong và ngoài Quân đội gửi đến Tổng cục II và Bộ Tham mưu theo đường
quân bưu hoặc gửi trực tiếp. Chủ yếu là văn bản của Bộ Quốc phòng; Bộ Tổng
Tham mưu; các cơ quan thuộc Bộ Quốc phòng; các cơ quan, đơn vị trực thuộc Tổng
cục; các cơ quan dân chính đảng bên ngoài có liên quan gửi tới.

Căn cứ vào Nghị định số 30/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 22/TT-
BQP của Bộ Quốc phòng, thực hiện Quyết định số 210/QĐ-TCII của Tổng cục II,
Bộ Tham mưu xây dựng Quy trình quản lý, chuyển giao văn bản đến của Tổng cục
và Bộ Tham mưu theo TCVN ISO 9001: 2021 gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra bì

Đối với văn bản giấy: Kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu
có), nơi gửi, đối chiếu số, ký hiệu, địa chỉ ghi trên phong bì với số, ký hiệu, địa chỉ
ghi trong sổ; ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc bì không còn nguyên vẹn, thời gian
đến muộn so với thời gian ghi trên bì, nhân viên văn thư báo ngay cho Trưởng ban
VT - LT giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản biết để xử lý kịp thời.

Bước 2: Vào sổ nhập, phân loại bì văn bản

Đăng ký vào sổ nhập bì văn bản đến đối với văn bản giấy

Phân loại bì văn bản (loại được bóc bì, không được bóc bì).

Những bì được bóc thì chuyển xuống Bước 3.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 25

Những bì không được bóc thì đăng ký các thông tin bên ngoài rồi chuyển cho
cơ quan đơn vị hoặc người có tên trên bì nhận và yêu cầu người nhận ký nhận vào
sổ chuyển giao văn bản.

Bước 3: Kiểm tra, đăng ký (giải quyết ngay VB đến hẹn giờ, hoả tốc).
Kiểm tra:
Đối với văn bản giấy: Đối chiếu số, ký hiệu văn bản, số lượng bản có trong
bì với ngoài bì hoặc phiếu gửi; đóng dấu đến vào văn bản đúng vị trí quy định.

Đối với văn bản đến qua đường truyền số liệu quân sự kiểm tra xem văn bản
có thời hạn giải quyết hoặc cơ quan không gửi bản giấy để in ra, đóng dấu đến như
đối với văn bản đến thông thường.

Đăng ký:
Đối với văn bản giấy (trừ văn bản Tuyệt mật) không gửi qua đường truyền số
liệu quân sự tiến hành nhập các thông tin vào phần mềm trên đường truyền số liệu
quân sự. Văn bản gửi qua đường truyền số liệu quân sự và văn bản giấy phải được
đối chiếu số, ký hiệu, cơ quan ban hành, văn bản trùng khớp thì cấp số đến đồng
thời ghi số đến đó vào bản giấy.

Đối với văn bản “Tuyệt mật” đăng ký riêng trên phần mềm quản lý văn bản
đi, đến Tổng cục và Bộ Tham mưu.

Đơn thư đến đăng ký vào sổ đăng ký riêng.

Bước 4: Đề xuất xử lý
Văn bản đến sau khi đã được đăng ký, nhập các thông tin vào phần mềm
xong, nhân viên văn thư chuyển Trưởng ban VT - LT để nghiên cứu, đề xuất đơn vị
xử lý (giải quyết ngay văn bản đến hẹn giờ, hoả tốc).

Văn bản đến thuộc thẩm quyền xử lý của Thủ trưởng Tổng cục, Trưởng ban
VT - LT để xuất chuyển Trưởng Phòng KHTH để đề xuất giải quyết.

Văn bản đến liên quan đến chức năng, nhiệm vụ các cơ quan tham mưu
chuyên ngành, Trưởng ban VT - LT để xuất Thủ trưởng Bộ Tham mưu chuyển văn
bản cho các cơ quan nghiên cứu xử lý.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 26

Văn bản đến để phổ biến, nghiên cứu, Trưởng ban VT - LT đề xuất sao, trình
Thủ trưởng Bộ Tham mưu ký sao gửi các cơ quan đơn vị có liên quan.

Những văn bản đến nội bộ thuộc thẩm quyền xử lý của Thủ trưởng BTM
chuyển Phòng KHTH nghiên cứu, đề xuất xử lý. Những văn bản để phổ biến,
nghiên cứu, Trưởng Phòng KHTH ký sao gửi các đơn vị thuộc Bộ Tham mưu.

Bước 5: Chuyển giao văn bản đến

Sau khi có ý kiến xử lý văn bản của Chỉ huy BTM, Chỉ huy Phòng KHTH và
Trưởng ban VT - LT, nhân viên văn thư phụ trách mảng văn bản đến chuyển giao
văn bản trên phần mềm đường truyền số liệu quân sự hoặc phần mềm quản lý văn
bản đi, đến Tổng cục, Bộ Tham mưu và làm thủ tục chuyển giao văn bản trong ngày
tới các cơ quan đơn vị có trách nhiệm xử lý Đối với văn bản sao gửi các cơ quan
đơn vị có liên quan, làm thủ tục sao, đóng bì chuyển trong ngày, chậm nhất là ngày
làm việc tiếp theo (giải quyết ngay văn bản đến hẹn giờ, hoả tốc).

Bước 6: Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
Trên cơ sở có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng Tổng cục, Chỉ huy BTM, Ban
VTLT phối hợp với các cơ quan đơn vị liên quan, theo dõi, đôn đóc việc giải
quyết văn bản đến (trước một ngày đối với văn bản có yêu cầu về thời gian).

Như vậy, qua 7 bước theo quy trình ISO 900: 2021 đối với Bộ Tham mưu
mọi văn bản đến thì đều phải được văn thư cơ quan làm các thủ tục cần thiết. Chính
vì vậy, đây là khâu đầu tiên trước khi nó được chuyển đến các đơn vị và cá nhân có
liên quan. Thông thường cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản từ nhiều nguồn khác
nhau như quân bưu, qua đường truyền số liệu, đi họp nhận trực tiếp… Nếu VB
chuyển qua đường quân bưu thì văn thư phụ trách mảng văn bản đến tiếp nhận,
kiểm tra và ký nhận, phân loại.. khi cán bộ chuyên trách xử lý văn bản đến vắng thì
cán bộ văn thư phụ trách mảng khác được ủy quyền nhận và ký thay. Đối với những
văn bản có dấu mức độ khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, hoả tốc hẹn giờ, nhân viên văn
thư nhanh chóng đăng ký, trình Thủ trưởng cho ý kiến chuyển tới các đối tượng giải
quyết sau khi tiếp nhận. Đối với văn bản thường sau khi làm các thủ tục đăng ký,
trình, nhân viên văn thư có trách nhiệm chuyển giao tới cá nhân trong ngày, chậm
nhất là ngày hôm sau.

Như vậy, trình tự quản lý văn bản đến được Văn thư Bộ Tham mưu thực hiện
tương đối chặt chẽ, nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan, đơn vị.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 27

Bên cạnh đó vẫn còn có một số hạn chế, như:

Việc tiếp nhận, kiểm tra không giữ lại bì đối với một số văn bản đính kèm
với văn bản khẩn để làm minh chứng và giúp cho cán bộ khi tiếp nhận giải quyết
VB được ưu tiên giải quyết trước.Việc đôn đốc cán bộ nhận bì ghi đích danh người
nhận mà văn bản có nội dung công việc chung của đơn vị mang đến văn thư đăng
ký nội dung có lúc thực hiện chưa kịp thời.

Việc theo dõi, đôn đốc và kiểm tra giải quyết văn bản đến do đơn vị, bộ phận
có trách nhiệm giải quyết vẫn còn sơ xuất nhất định, chưa có sự đôn đốc thường
xuyên đối với VB được xác định thời hạn giải quyết công việc dẫn đến chậm thời
hạn trả lời.

Giao diện phần mềm đăng ký , quản lý văn bản đến

(Nguồn: Nội bộ Ban VT-LT/TCII)

Sơ đồ hoá quy trình Quản lý văn bản đến
(Kèm theo phụ lục VII)
Mẫu dấu đến, sổ sách quản lý văn bản đến
(Kèm theo phụ lục IX)

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 28

3.4.4. Quản lý văn bản mật

Việc quản lý văn bản chứa đựng thông tin bí mật nhà nước, bí mật cơ quan là
một nhiệm vụ quan trọng. Đối với Bộ Tham mưu - TCII công tác bảo mật luôn
được coi trọng đặt lên hàng đầu. Ngày 10 tháng 3 năm 2021 Tổng cục trưởng Tổng
cục II ký Quyết định 211/QĐ-TCII ban hành Quy định về công tác bảo vệ bí mật
trong Tổng cục nhằm cụ thể hóa Thông tư số 166/2020/TT-BQP ngày 25 tháng 12
năm 2020 của BQP cho sát tình hình thực tế tại Tổng cục làm cơ sở pháp lý thực
hiện khoa học thống nhất trong toàn Tổng cục quy định cụ thể:

Đăng ký tài liệu mật

1. Tài liệu Tối mật, Tuyệt mật phải được nhân viên văn thư bảo mật chuyên trách
hoặc kiêm nhiệm đơn vị đăng ký vào sổ và quản lý theo chế độ riêng.

2. Những bì tài liệu có dấu chữ A hoặc ghi rõ họ, tên người nhận thì chỉ đăng
ký số, ngày tài liệu đến và các yếu tố khác ghi ngoài bì rồi chuyển cho người có tên
hoặc người được chỉ định mở.

3. Người nhận tài liệu mật phải ký nhận vào sổ của văn thư bảo mật và đăng
ký vào sổ quản lý tài liệu mật của cán bộ.

Quản lý tài liệu mật

1. Nghiêm cấm mọi hành vi thu thập, làm lộ, làm mất, chiếm đoạt, mua bán,
tiêu hủy trái phép tài liệu mật và lạm dụng bảo vệ bí mật để che dấu hành vi vi
phạm pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của đơn vị và cá nhân hoặc cản
trở việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.

2. Cán bộ, nhân viên quản lý tài liệu mật được trang bị tủ để bảo quản và được
cấp dấu si, sổ đăng ký tài liệu mật để đăng ký quản lý.

3. Khi nhận tài liệu mật, cán bộ phải đăng ký vào sổ đăng ký tài liệu mật, khi
chuyển cho người khác hay trả bảo mật yêu cầu ký xác nhận vào sổ.

4. Tài liệu mật chỉ để ở đơn vị, không được mang về nhà riêng. Tài liệu tối mật,
tuyệt mật phải để trong tủ, két sắt có khóa, niêm si và được quản lý theo chế độ riêng.

5. Cán bộ quản lý tài liệu mật có liên quan đến công việc của nhiều người, nếu rời
khỏi đơn vị trên một tuần phải cho vào cặp tài liệu, niêm si gửi vào bảo mật của đơn vị,
khi về làm thủ tục nhận lại.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 29

Mượn tài liệu mật

1. Cán bộ trong đơn vị được mượn tài liệu mật đang bảo quản ở văn thư, bảo
mật để nghiên cứu, sử dụng theo chuyên ngành; tài liệu tối mật, tuyệt mật phải được
sự đồng ý cho phép của chỉ huy đơn vị.

2. Cán bộ đơn vị khác đến mượn tài liệu mật phải có giấy giới thiệu và phải
được sự đồng ý của chỉ huy đơn vị đang quản lý tài liệu mật đó.

3. Khi cho mượn tài liệu mật phải đăng ký vào sổ cho mượn tài liệu mật và
làm phiếu thay thế vào đúng vị trí của tài liệu; người mượn phải ký nhận vào sổ
mượn tài liệu; phải trả đúng hạn và không cho người khác mượn lại.

4. Tài liệu Tối mật, tuyệt mật chỉ cho người mượn nghiên cứu tại chỗ, không
được đưa ra khỏi văn thư, bảo mật đơn vị.

5. Việc cho mượn tài liệu mật giữa cán bộ trong cùng đơn vị, thực hiện theo
nguyên tắc chỉ cho người có liên quan đến công việc cần giải quyết và phải ký nhận
vào sổ quản lý tài liệu mật của người giao.

Vận chuyển tài liệu mật

1. Văn bản, tài liệu mật chuyển trong nội bộ đơn vị do nhân viên văn thư bảo
mật chuyển và người nhận phải ký vào sổ đăng ký văn bản. Nếu nhân viên quân
bưu chuyển, văn thư phải đóng bì, người nhận phải ký vào sổ chuyển văn bản.

2. Văn bản, tài liệu mật chuyển ra ngoài đơn vị nhân viên văn thư bảo mật
phải làm bì gửi theo quy định, đăng ký vào sổ chuyển để nhân viên quân bưu
chuyển đi, khi chuyên đến nơi nhận, người nhận phải ký và ghi rõ họ, tên vào sổ
chuyển. Phương tiện vận chuyển tài liệu mật phải bảo đảm an toàn, nếu đi bằng xe
máy phải có 02 người.

* Qua triển khai thực hiện quy định trên, có một số điểm sau:

Văn thư Bộ Tham mưu thực hiện tốt quy định việc khai thác, sử dụng VB, tài
liệu mật đang quản lý. Khi cho cán bộ, nhân viên trong đơn vị mượn VB, tài liệu
mật đều được đăng ký vào sổ đăng ký sử dụng tài liệu và ghi rõ thời gian trả, có ký
nhận đầy đủ. Riêng tài liệu tối mật, tuyệt mật phải được Thủ trưởng Bộ Tham mưu
phê duyệt vào sổ đăng ký cho mượn thì mới phục vụ khai thác. Cán bộ, nhân viên
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
 30

trong đơn vị mượn đều chấp hành tốt quy định trả đầy đủ, đúng thời gian quy định.
Tuyệt đối không tự ý sao chép dưới mọi hình thức. Việc vận chuyển tài liệu mật ra
ngoài đơn vị được văn thư làm bì gửi theo quy định. Đối với VB mật đi, đến đều
được đăng ký thông tin trên phần mềm quản lý VB mật riêng, VB mật đi không gửi
chung với VB thường. Ngoài việc làm 2 lượt bì, kèm theo phiếu gửi, bì trong được
nhân viên văn thư dập ghim ở giữa 2 lớp bì và công văn, dán giấy niêm phong đóng
dấu Tối mật, Tuyệt mật, bì ngoài niêm phong đóng dấu A, B. Văn bản mật được
bảo quản trong tủ sắt có khoá số. Việc quản lý VB, tài liệu mật tại văn thư được
thực hiện đúng quy định, giúp cho việc đảm bảo an toàn thông tin tài liệu không bị
lộ lọt.

3.5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

3.5.1. Công tác lập hồ sơ

Công tác lập hồ sơ có một vị trí rất quan trọng trong công tác văn thư và
công tác lưu trữ vì lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư được thực hiện
sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong các văn bản đã giải quyết xong. Nó là mắt xích
gắn liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Thực hiện tốt thì công tác lưu
trữ mới có nguồn tài liệu giá trị để bổ sung.

Việc lập hồ sơ hiện hành sẽ giúp cho Văn thư cũng như các cán bộ chuyên
môn làm công tác công văn, giấy tờ sắp xếp tài liệu khoa học, tạo điều kiện thuận
lợi cho việc nghiên cứu, thống kê, tra tìm tài liệu. Giúp quản lý chặt chẽ được bí
mật thông tin trong tài liệu, nâng cao hiệu quả năng suất trong công việc, góp phần
quan trọng vào công tác lưu trữ.

Thực hiện Thông tư số 22/2021/TT-BQP ngày 06 tháng 02 năm 2021 và

Quyết định số số 209/QĐ-TCII ngày 10 tháng 3 năm 2021 của Tổng cục trưởng
Tổng cục II ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục vào quý IV hàng năm,
cán bộ văn thư căn cứ vào các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch
công tác năm của từng phòng, ban, danh mục hồ sơ năm trước để xây dựng danh
mục hồ sơ. Sau đó, lấy ý kiến của các cán bộ phòng, ban, bộ phận trong Bộ Tham
mưu để điều chỉnh, bổ sung; trình Thủ trưởng Bộ Tham mưu ký duyệt, ban hành.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 31

Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ đã được chỉ huy cơ quan, đơn vị phê duyệt
và số lượng hồ sơ được giao, cán bộ, nhân viên được phân công lập hồ sơ lấy một
số bìa hồ sơ, mục lục văn bản để mở hồ sơ.

Đồng thời hướng dẫn cho các cán bộ chuyên môn có liên quan đến công văn
giấy tờ về lập hồ sơ công việc. Phần đông các bộ phận nhận thức rõ tầm quan trọng
của việc lập hồ sơ nên cán bộ đã thực hiện việc lập hồ sơ. Riêng hồ sơ nguyên tắc
được cán bộ trong đơn vị lập rất tốt bởi nó phục vụ đắc lực cho công việc hàng ngày
của mỗi cán bộ.

Tuy nhiên, một số cán bộ chưa nhận thức được trách nhiệm lập hồ sơ của
mình mà còn coi nhẹ công tác lập hồ sơ và coi đó là công việc của nhân viên văn thư,
lưu trữ dẫn đến hồ sơ chưa được lập, văn bản còn bó gói cất tủ; hàng năm chỉ thống
kê theo đầu mục văn bản và bàn giao cho Lưu trữ cơ quan.

Những cán bộ đã lập được hồ sơ nhưng hồ sơ chưa đáp ứng với yêu cầu như:

+ Tài liệu trong một hồ sơ chưa đầy đủ, tài liệu còn thiếu.

+ Có văn bản trong hồ sơ là bản phô tô không có giá trị pháp lý.

+ Tài liệu trong hồ sơ không được sắp xếp theo một trật tự nhất định như:
Theo thời gian, theo trình tự diễn biến của sự việc mà còn để lộn xộn.

+ Hồ sơ được lập còn chưa có biên mục bên trong, bên ngoài. Một số đã có
nhưng viết bìa và biên mục nhưng chưa đúng.

3.5.2. Công tác nộp lưu hồ sơ

Hàng năm Phòng Kế hoạch tổng hợp triển khai xây dựng kế hoạch thu hồ sơ,
tài liệu sau một năm công việc kết thúc của các đơn vị trong Bộ Tham mưu, kế
hoạch được Thủ trưởng Bộ Tham mưu phê duyệt gửi cho các đơn vị tổ chức thực
hiện, thời gian thu được thông báo cụ thể trong giao ban Bộ Tham mưu. Về thời hạn
giao nộp hồ sơ: sau một năm, kể từ năm công việc kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu
trữ được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Tài liệu khi giao nộp phải được lập hồ sơ
hoàn chỉnh. Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ, lưu trữ cơ quan tiến hành kiểm tra
đối chiếu tài liệu thực tế với tờ thống kê tài liệu giao nộp và lập biên bản giao nhân
tài liệu (biên bản được lập thành 2 bản, bên giao 01 bản, bên nhận 01 bản).

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 32

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu của các đơn vị tương đối đúng thời gian quy định.

Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế:

Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu có đơn vị, cán bộ chuyên môn giao nộp
chưa tự giác chấp hành đúng quy định và kế hoạch đề ra, còn phải đôn đốc, nhắc
nhở. Tài liệu khi giao nộp vẫn chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh mà vẫn còn trong
tình trạng bó gói. Do vậy gây rất nhiều khó khăn cho nhân viên lưu trữ trong việc
chỉnh lý tài liệu.

Nguyên nhân hạn chế trên là do việc chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc lập hồ sơ
chưa được thực thường xuyên liên tục. Một bộ phận nhỏ cán bộ chuyên môn chưa
nhận thức được đầy đủ về tầm quan trọng của công tác văn thư, công tác lưu trữ.
Đơn vị cũng chưa có quy định, chế tài đối với những cán bộ không lập hồ sơ, không
giao nộp hồ sơ.

3.6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

3.6.1. Những quy định của cơ quan, về quản lý và sử dụng con dấu

Quản lý, sử dụng con dấu được thực hiện theo Quyết định số 210/QĐ-TCII
ngày 10 tháng 3 năm 2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục II ban hành Quy chế
công tác văn thư trong Tổng cục cụ thể như sau:

Trách nhiệm quản lý con dấu

1. Tất cả con dấu phải được quản lý tập trung tại văn thư, bảo mật và do nhân
viên văn thư quản lý. Nơi không có biên chế văn thư thì chỉ huy đơn vị giao cho
một người kiêm nhiệm quản lý. Các đơn vị có con dấu phải ban hành nội quy quản
lý, sử dụng con dấu của đơn vị mình.

2. Con dấu chỉ được sử dụng tại phòng làm việc của văn thư, bảo mật.
Trường hợp cần thiết phải mang con dấu ra khỏi phòng làm việc như: mang đi dã
ngoại, đi đổi con dấu phải được chỉ huy đơn vị cho phép. Khi không dùng, con dấu
phải để vào tủ, két sắt, khóa lại và niêm si. Ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ nếu có
nhu cầu sử dụng con dấu phải đăng ký vào sổ đăng ký sử dụng dấu ngoài giờ.

3. Người được giao quản lý con dấu phải thường xuyên bảo quản và không
làm biến dạng con dấu. Phát hiện kịp thời con dấu bị mất, con dấu cần phải khắc đổi
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
 33

để báo cáo chỉ huy. Phải chịu trách nhiệm trước chỉ huy và trước pháp luật về giữ
gìn và sử dụng con dấu.

Đối với Bộ Tham mưu - TCII tất cả con dấu phải được quản lý tập trung tại
văn thư, bảo mật và do nhân viên văn thư quản lý.

Con dấu chỉ được sử dụng tại phòng làm việc của văn thư, bảo mật. Khi
không dùng, con dấu cất vào tủ, két sắt, khóa lại và niêm si. Ngoài giờ làm việc,
ngày nghỉ nếu có nhu cầu sử dụng con dấu phải đăng ký vào sổ đăng ký sử dụng
dấu ngoài giờ.

3.6.2. Nguyên tắc đóng dấu và yêu cầu bảo quản con dấu

Người được giao quản lý và sử dụng con dấu phải tự tay đóng vào văn bản,
giấy tờ của đơn vị khi đã có nội dung rõ ràng, chữ ký hợp lệ. Dấu dược đóng vào
khoảng 1/3 về phía bên trái của chữ ký. Không đóng dấu vào giấy tờ chưa có nội
dung, chưa có chữ ký hoặc chữ ký không hợp lệ. Không giao con dấu cho người
khác khi chưa được chỉ huy đơn vị cho phép

Số lượng, loại hình con dấu bảo quản và sử dụng ở Bộ Tham mưu - TCII
tương đối nhiều gồm: dấu cơ quan Tổng cục II, dấu Bộ Tham mưu, dấu cơ quan
Đoàn thể, dấu chức danh, dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu chìm, dấu nổi,… Tất cả các
loại con dấu này đều được bảo quản trong két sắt có khoá số, sắp xếp theo trật tự nhất
định. Vào chiều thứ năm hàng tuần, cán bộ quản lý dấu có nhiệm vụ vệ sinh lau chùi,
bảo quản và không làm biến dạng con dấu.

Việc quản lý và bảo quản con dấu được nhân viên bảo mật của Bộ Tham
mưu duy trì rất chặt chẽ.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 34

KẾT LUẬN

Trong thời gian thực tập tại Bộ Tham mưu - Tổng cục II, bản thân tôi đã
khảo sát và tìm hiểu được về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, đánh
giá thực trạng công tác văn thư và kiến nghị, đề xuất một số giải pháp để nâng cao
hiệu quả tổ chức công tác văn thư tại Bộ Tham mưu. Đối với chức năng, nhiệm vụ,
cơ cấu tổ chức của Bộ Tham mưu và Phòng Kế hoạch tổng hợp tương đối đầy đủ, rõ
ràng không bị chồng chéo; công tác lãnh đạo, chỉ đạo về công tác văn thư, bảo mật
được Thủ trưởng Bộ Tham mưu và các cơ quan, đơn vị đặc biệt quan tâm. Đối với
cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư luôn yêu ngành, yêu nghề gắn bó với đơn vị,
nắm chắc về chuyên môn nghiệp vụ và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Qua quá trình khảo sát thực tế tại Ban Văn thư - Lưu trữ bản thân đã nỗ lực
tìm tòi học hỏi kinh nghiệm từ các đồng nghiệp và vận dụng những kiến thức đã
học ở nhà trường để thực hành các công việc cụ thể về nghề nghiệp công tác văn
thư. Từ đó, bản thân tôi có thể nâng cao nhận thức sâu sắc về lý luận, rèn luyện kỹ
năng nghiệp vụ được thuần thục, làm cơ sở quan trọng trong nhận xét, đánh giá
những ưu điểm, hạn chế và đưa ra được các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về
công tác văn thư tại Bộ Tham mưu trong thời gian tới được tốt hơn. Đồng thời rút ra
được bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân cần phải tích cực học hỏi, chủ động
hơn nữa trong học tập và công tác; giữa lý thuyết và thực hành phải luôn luôn song
hành cũng như công tác văn thư và hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị mối liên
hệ gắn kết chặt chẽ với nhau tạo nên một mắt xích quan trọng trong thúc đẩy hoạt
động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả ngày càng cao.
Kết thúc đợt thực tập tại Bộ Tham mưu một khoảng thời gian không dài
nhưng đã giúp tôi nắm chắc được thực tế và có cái nhìn toàn diện về công tác văn
thư, bảo mật tạo tiền đề quan trọng sau khi trở về cơ quan công tác bản thân sẽ tham
mưu, đề xuất cho lãnh đạo Ban Văn thư - Lưu trữ ngày càng hoàn thiện hơn về công
tác văn thư, đóng góp vào sự phát triển chung của Bộ Tham mưu - Tổng cục II
trong thời gian tới./.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 35

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về
công tác văn thư;

2. Quyết định số 82/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm 2020 của Thủ tướng
Chính phủ ban hành Danh mục bí mật nhà nước trong Bộ Quốc phòng;

3. PGS.Vương Đình Quyền(2011), Lý luận và phương pháp công tác Văn

thư,Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.

4. Thông tư số 217/2013/TT-BQP ngày 16 tháng 01 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ

Quốc phòng Quy định về việc ban hành, quản lý, sử dụng, lưu trữ văn bàn điện tử trên
mạng truyền số liệu của Bộ Quốc phòng.

5. Thông tư số 166/2020/TT-BQP ngày 25 tháng 12 năm 2020 của Bộ

trưởng Bộ Quốc phòng Quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong Bộ
Quốc phòng.

6. Thông tư số 22/2021/TT-BQP ngày 06 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ

Quốc phòng ban hành Quy chế công tác văn thư trong Bộ Quốc phòng.

7. Quyết định 3268/QĐ-BQP ngày 01 tháng 8 năm 2019 của Bộ Quốc phòng
ban hành quy chế gửi nhận văn bản điện tử và lập, nộp lưu hồ sơ điện tử và lưu trữ
cơ quan trong Bộ Quốc phòng.

8. Quyết định số 210/QĐ-TCII ngày 10 tháng 3 năm 2021 của Tổng cục
trưởng Tổng cục II ban hành Quy chế công tác văn thư trong Tổng cục.

09. Quyết định số 211/QĐ-TCII ngày 10 tháng 3 năm 2021 của Tổng cục trưởng
Tổng cục II ban hành Quy định về công tác bảo vệ bí mật trong Tổng cục.

10. TCVN ISO 9001:2021 về Quy trình Quản lý, ban hành văn bản đicủa Bộ
Tham mưu.

11. TCVN ISO 9001:2021 về Quy trình Quản lý, chuyển giao văn bản
đếncủa Bộ Tham mưu.

12. Hướng dẫn số 36/HD-BTM ngày 20/01/2020 của Tham mưu trưởng về
quản lý, sử dụng thiết bị công nghệ thông tin và máy phô tô.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 Phụ lục I
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ THAM MƯU

THAM MƯU TRƯỞNG

PHÓ THAM MƯU TRƯỞNG

Phòng Ban Tài

Phòng Phòng Phòng Phòng
Kế Hành Quân Chính Hậu chính
hoạch chính lực trị cần
tổng
hợp
 2

Phụ lục II
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

Ban Trợ lý Trợ lý Trợ lý

VT- Tổng TM- Đối
LT hợp KH ngoại

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 3

Phụ lục III

TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG KHTH

STT Trang bị Số lượng Ghi chú

1 Máy tính để bàn 20

2 Máy tính xách tay 02

3 Máy in 20

4 Máy in nhanh 01

5 Máy Scan 01

6 Máy Photo 05

7 Máy chiếu 01

8 Máy huỷ tài liệu 03

9 Máy hút ẩm 01

10 Tủ đựng tài liệu 10

11 Giá đựng tài liệu 25

12 Bàn làm việc + ghế xoay 20

13 Két sắt 01

14 Xe đẩy tài liệu 01

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 4

Phụ lục IV
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

25mm 11 15

2 1

3 4

5b 5a
35 mm15 mm
10a 9a

10b

20 mm 6

20 mm

20-25 mm
7a
9b
8
7c
12

13
7b

14

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 5

Chú giải:

Ô số Thành phần thể thức văn bản

1 Quốc hiệu và tiêu ngữ

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 Số, ký hiệu của văn bản

4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản

5a Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b Trích yếu nội dung công văn

6 Nội dung văn bản

7a, 7b, Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
7c

8 Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị

9a, 9b Nơi nhận

10a Dấu chỉ độ mật

10b Dấu chỉ mức độ khẩn

11 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

13 Vị trí dự kiến độ mật

Địa chỉ cơ quan, đơn vị; thư điện tử; trang thông tin điện tử;
14
số điện thoại, số Fax.

Chữ ký số của cơ quan, đơn vị cho bản sao văn bản sang định dạng
15
điện tử

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 6

Phụ lục V
MẪU SỔ SÁCH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Mẫu sổ sử dụng bản lưu

Ngày, Họ tên Số, ký Tên loại Số, ký Ký Ngày Người Ghi
tháng người hiệu và trích hiệu hồ nhận trả cho chú
sử dụng ngày, yếu nội sơ phép
tháng dung VB sử
VB dụng
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

Mẫu sổ chuyển bì văn bản qua quân bưu

Ngày Nơi nhận Số, ký hiệu Độ
Số lượng bì Ký nhận
chuyển văn bản văn bản mật
(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

 7

Phụ lục VI
MẪU DẤU ĐẾN, SỔ SÁCH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Mẫu dấu đến của Bộ Tham mưu

Bộ Tham mưu - TCII

Số:………………….
Đến
Ngày:…../…../…….
Chuyển: ………………………

Mẫu sổ nhập văn bản đến

Độ
Ngày Đơn vị nhận Đơn vị gửi Số, ký hiệu văn bản
mật
(1) (2) (3) (4) (5)

Mẫu sổ đăng ký đơn thư đến

Ngày Số đến Họ tên, địa Ngày Trích yếu Đơn vị hoặc Ký
đến chỉ người gửi tháng nội dung người nhân nhận
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến

Ngày
Đơn vị hoặc
chuyể Số đến Độ mật Ký nhận Ghi chú
người nhận
n
(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp