Bao Cao Luu Tru

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Nghĩa
TCII Tổng cục II
BTM Bộ Tham mưu
P.KHTH Phòng Kế hoạch tổng hợp
B.VT-LT Ban Văn thư-Lưu trữ
NV Nhân viên
LTCQ Lưu trữ cơ quan
TLLT Tài liệu lưu trữ
PCCN Phòng chống cháy nổ
HSQ-BS Hạ sĩ quan binh sĩ
CNTT Công nghệ thông tin
QPPL Quy phạm pháp luật
QPNB Quy phạm nội bộ
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản,
tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Tài liệu lưu trữ
đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục
vụ phát triển kinh tế xã hội, phản ánh toàn bộ lịch sử hình thànhcủa Đảng, Nhà nước
và các tổ chức chính trị, xã hội. Do đó, từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan,
đơn vị, doanh nghiệp trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra những văn bản, tài liệu
có giá trị để tổ chức, chỉ đạo, điều hành công việc của mình và đều được lưu giữ lại để
tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ có vai trò quan trọng không kém gì khâu soạn thảo, ban hành văn bản. Vì
vậy, khi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác lưu trữ sẽ tất yếu
được hình thành vì đó là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác lưu trữ vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật vừa có tính chính trị cao, nên chất
lượng công tác lưu trữ có hiệu quả hay không phụ thuộc trực tiếp vào đội ngũ cán bộ
làm công tác này. Nên việc đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ là một vấn đề
rất quan trọng.
Qua 4 năm học tập tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học
Khoa học xã hội và nhân văn, bản thân tôi được nhà trường trang bị lý luận và những
kiến thức cơ bản về công tác lưu trữ và ý thức được tầm quan trọng, ý nghĩa sâu sắc của
công tác lưu trữ một trong những lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước, bao gồm những
vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế, là mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ
máy cơ quan, tổ chức, nhà nước. Nếu làm tốt công tác lưu trữ sẽ giữ gìn được nguồn sử
liệu - tài sản quý giá của Đảng và Nhà nước, Quân đội trên các lĩnh vực, chính trị, văn
hóa - xã hội… góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn
bí mật và an ninh quốc gia. Qua đó giúp tôi áp dụng những kiến thức quý báu này vào
thực tế công táclưu trữ góp phần xây dựng công tác này ngày càng đi vào nền nếp, chất
lượng và có hiệu quả. Qua quá trình học tập, tôi cũng nhận thức được rằng, lý thuyết cần
gắn liền với thực tiễn, học đi đôi với hành. Vì vậy tôi đã xác định, thời gian thực tập tốt
nghiệp là một quá trình rất bổ ích và cần thiết để củng cố kiến thức đã học tại trường,
rèn luyện kỹ năng, giúp hiểu sâu rộng hơn về hoạt động của cơ quan, tích lũy thêm kinh

2
nghiệm thực tế, thu thập thêm tài liệu… không những giúp tôi chuẩn bị tốt cho kỳ thi tốt
nghiệp sắp tới mà còn trang bị cho tôi nhiều kiến thức và kinh nghiệm trong công tác
lưu trữ sau này.
Qua đợt thực tập tôi đã hoàn thành các nội dung của Khoa đề ra và kết quả
nghiên cứu, khảo sát thực tế về công tác Lưu trữ tại cơ quan Bộ Tham mưu được thể
hiện qua báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm các phần chính sau:
Phần I: Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan Bộ Tham
mưu-Tổng cục II;
Phần II: Thực hành nghiệp vụ lưu trữ;
Phần III: Đề xuất, kiến nghị.
Báo cáo thực tập là sản phẩm ghi nhận sự cố gắng tìm tòi và học hỏi của bản
thân trong quá trình thực tập tại cơ quan Bộ Tham mưu, nhưng dotrình độ và vốn kiến
thức còn có những hạn chế nhất định, vì vậy báo cáo của tôi không tránh khỏi có
những thiếu sót, trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất,kiến nghị. Để báo cáo
được hoàn thiện hơn, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các cán
bộ, nhân viên trong Bộ Tham mưu; các thầy, cô trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng để báo cáo thực tập được hoàn thiện tốt hơn.
.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!

3
Phần I
KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA CƠ QUAN BỘ THAM MƯU -TỔNG CỤC II
Bộ Tham mưu (BTM), Tổng cục II (TCII) được thành lập ngày 14 tháng 4
năm 2006 theo Quyết định số 64/QĐ-BQP của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng nhằm đáp
ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới. Dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp về
mọi mặt của Thường vụ, Đảng ủy, Chỉ huy Tổng cục,Bộ Tham mưu - Tổng cục II đã
có những bước phát triển mới, phát huy tinh thần phương châm: “Đổi mới, dân chủ,
đoàn kết, chuyên sâu, phát triển”; thực hiện tốt chức năng tham mưu, hướng dẫn, tổ
chức triển khai các mặt về công tác hành chính quân sự. Với quân số là 270 đồng chí,
trong đó trình độ Thạc sỹ là 13 đồng chí, Cử nhân là 148 đồng chí, Cao đẳng là 25
đồng chí, Trung cấp là 27 đồng chí, tốt nghiệp Trung học phổ thông là 55 đồng chí
chủ yếu là các đồng chí chiến sỹ nghĩa vụ quân sự làm nhiệm vụ cảnh vệ. Trong
những năm qua toàn thể cán bộ, nhân viên, chiến sỹ Bộ Tham mưu đã cùng nhau
đoàn kết, thống nhất hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị trung tâm, có mặt xuất sắc;
trận địa tư tưởng ổn định vun đắp xây dựng Đảng bộ trong sạch, vững mạnh, Bộ
Tham mưu vững mạnh toàn diện.
Là đơn vị thuộc lực lượng vũ trangnhân dân cho nên công tác lưu trữ của Bộ
Tham mưu có vị trí, vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, trong quá trình
hoạt động trên mọi lĩnh vực từ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện
đều sản sinh ravăn bảnphản ánh chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tham mưu, những văn
bản có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng phục vụ cho hoạt động của đơn
vị. Đây là những văn bản gốc, văn bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc, sự kiện đã
xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao.
Ngay từ những ngày đầu được thành lập, Đảng uỷ, Chỉ huy Bộ Tham mưu luôn
quan tâm, tạo điều kiện cho công tác văn thư-lưu trữ nói chung và cán bộ, nhân viên
làm công tác lưu trữ nói riêng,đã từng bước được củng cố và phát triển cả về lực lượng
và cơ sở vật chất, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao cả thường xuyên và đột
xuất. Trải qua 15 năm xây dựng, phát triển và trưởng thành Bộ Tham mưu đã từng
bước hoàn thiện về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức được cụ thể hóa qua các
nội dung sau:
4
1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Tham mưu và các đơn vị
trực thuộc Bộ Tham mưu
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Tham mưu
1.1.1.Chức năng
Tham mưu giúp Đảng ủy Tổng cục và Tổng cục trưởng về chủ trương, biện
pháp lãnh đạo, chỉ đạo, triển khai nhiệm vụ trên các mặt công tác: Kế hoạch tổng hợp,
Tổ chức lực lượng, Văn thư - Bảo mật, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh
vực hành chính quân sự trong Tổng cục.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Chỉ đạo, hướng dẫn, xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch và
tổng hợp báo cáo về công tác hành chính quân sự của Tổng cục; tham mưu, đề xuất xử
lý văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng Tổng cục đối với các
đơn vị và thực hiện một số nhiệm vụ về công tác đối ngoại quân sự của Tổng cục.
Chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Tổng cục về công tác tổ chức biên chế,
chức danh; công tác quân số, chính sách cho các đối tượng thuộc diện Quân lực quản lý.
Chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, bảo mật trong Tổng cục. Tổ chức thực
hiện công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ tại cơ quan Bộ Tham mưu. Tổ chức tập huấn,
huấn luyện bồi dưỡng nghiệp vụ; sơ, tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm các chuyên
ngành trong phạm vi nhiệm vụ được giao; theo dõi, quản lý nhà nước về hoạt động
hành chính quân sự trong Tổng cục.
Bảo đảm công tác hành chính, hậu cần, xăng, xe phục vụ Thủ trưởng Tổng cục,
các cơ quan tại Sở Chỉ huy Tổng cục và các đơn vị theo quy định.
Thực hiện công tác đảng, công tác chính trị; công tác tài chính, quản lý tài sản
được giao theo quy định của Nhà nước, Quân đội và Tổng cục.
1.1.3. Mối quan hệ công tác
Quan hệ với Đảng ủy, Thủ trưởng Tổng cục là quan hệ phục tùng sự lãnh đạo,
chỉ huy, chỉ đạo.
Quan hệ với các cơ quan chức năng của Bộ Quốc phòng và Bộ Tổng Tham
mưu là quan hệ chấp hành sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ.
Quan hệ với các cơ quan tham mưu và các đơn vị trong toàn quân là quan hệ
phối hợp, hiệp đồng trong thực hiện nhiệm vụ.
5
Quan hệ với các đơn vị trực thuộc Tổng cục là quan hệ phối hợp, hiệp đồng,
chỉ đạo, hướng dẫn và chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên ngành.
Quan hệ với các cấp uỷ, chính quyền địa phương là quan hệ phối hợp, hiệp
đồng theo quy định của Pháp luật, Bộ Quốc phòng và Tổng cục.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
- Tham mưu trưởng;
- Các Phó Tham mưu trưởng;
- Phòng Kế hoạch tổng hợp (P.KHTH);
- Phòng Hành chính;
- Phòng Quân lực;
- Phòng Hậu cần;
- Phòng Chính trị;
- Ban Tài chính.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Bộ Tham mưu (Kèm theo phụ lục I)
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Kế hoạch tổng hợp
1.2.1. Chức năng
Tham mưu giúp Thủ trưởng Tổng cục, Chỉ huy Bộ Tham mưu xây dựng, triển
khai và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác;
chủ trì thực hiện các chế độ báo cáo về hành chính quân sự theo quy chế làm việc của
Tổng cục, Bộ Tham mưu.
Tham mưu cho Thủ trưởng Bộ Tham mưu giúp Tổng cục chỉ đạo, quản lý
nghiệp công tác văn thư, bảo mật các cơ quan, đơn vị, nhà trường trong Tổng cục.
Tham mưu, triển khai thực hiện một số nhiệm vụ về công tác đối ngoại quân sự của Tổng cục.
Tổ chức thực hiện công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ tại cơ quan Bộ Tham mưu và Tổng cục.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Thammưu xây dựng, triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác
tuần, tháng, quý, năm; các kế hoạch tổ chức hội nghị sơ, tổng kết, các kế hoạch đột
xuất của Tổng cục, Bộ Tham mưu và phối hợp hiệp đồng với các cơ quan, đơn vị triển
khai thực hiện.
6
Nghiên cứu đề xuất xử lý các văn bản đến Tổng cục, Bộ Tham mưu; thông báo,
truyền đạt, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện. Phối hợp nghiên
cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng Tổng cục, Chỉ huy Bộ
Tham mưu đến các cơ quan đơn vị.
Phối hợp triển khai thủ tục các kế hoạch đoàn ra, đoàn vào của Tổng cục và các cơ
quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục; các thủ tục phục vụ Thủ trưởng Tổng cục đi công tác
nước ngoài; thẩm định hồ sơ đi thăm, đi theo; phối hợp với các cơ quan liên quan đề xuất
cử cán bộ đi phiên dịch, hội thảo, tập huấn về công tác đối ngoại trong và ngoài nước.
Tham mưu, đề xuất cho Thủ trưởng Bộ Tham mưu, Thủ trưởng Tổng cục quản
lý, chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra về nghiệp vụ công tác văn thư, bảo mật trong toàn
Tổng cục và công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của Bộ Tham mưu. Xây dựng sửa đổi,
bổ sung, ban hành các văn bản quy phạm nội bộ về công tác văn thư, bảo mật.
Ngoài ra, Phòng Kế hoạch tổng hợp còn thực hiện một số nhiệm vụ khác do
Thủ trưởng Tổng cục, Thủ trưởng Bộ Tham mưu giao.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Kế hoạch tổng hợp
1. Chỉ huy Phòng Kế hoạch tổng hợp
Trưởng phòng (phụ trách chung)
Phó Trưởng phòng (phụ trách chuyên môn)
Phó Trưởng phòng (phụ trách công tác đảng)
2. Ban Văn thư - Lưu trữ (Ban VT - LT)
Trưởng Ban Văn thư - Lưu trữ
Nhân viên Bảo mật
Nhân viên Văn thư
Nhân viên Lưu trữ
Nhân viên Phô tô
Nhân viên Quân bưu
3. Trợ lý Tổng hợp
4. Trợ lý Tham mưu kế hoạch
5. Trợ lý Đối ngoại
Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Kế hoạch tổng hợp (Kèm theo phụ lục II)
7
1.2.4. Chức năng, nhiệm vụ của Ban Văn thư - Lưu trữ
Chức năng:
Nghiên cứu, đề xuất với Chỉ huy Phòng Kế hoạch tổng hợp tham mưu giúp Chỉ
huy Bộ Tham mưu, Thủ trưởng Tổng cục chỉ đạo, quản lý nghiệp vụ công tác văn thư,
bảo mật các cơ quan, đơn vị, nhà trường trong Tổng cục.
Tổ chức thực hiện công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ tại cơ quan Bộ Tham mưu
Nhiệm vụ:
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, nhà trường trong Tổng cục
thực hiện thống nhất các quy chế, quy định và nghiệp vụ công tác văn thư, bảo mật.
Tiếp nhận, phân loại, đăng ký công văn, tài liệu, văn kiện của các cơ quan đơn vị trong
và ngoài quân đội gửi đến Tổng cục, Bộ Tham mưu. Tiếp nhận, đăng ký, in, sao, đóng
dấu và phát hành các loại công văn, tài liệu của Tổng cục và Bộ Tham mưu.
Thẩm định, đề nghị khắc, tiếp nhận, đăng ký, cấp phát, quản lý, thu hồi các loại
con dấu của cơ quan, đơn vị trong Tổng cục; tổ chức quản lý, sử dụng các loại con dấu
của Tổng cục và Bộ Tham mưu theo quy định.
Xây dựng kế hoạch, tổ chức hội thi, hội thao, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên (NV) làm công tác văn
thư, bảo mật trong Tổng cục.
Hàng năm xâydựng danh mục hồ sơ của các phòng, ban thuộc Bộ Tham mưu;
lập kế hoạch thu hồi, chỉnh lý, thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ chuyên dụng của Tổng cục. Phục vụ khai thác, sử dụng
hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan.
Tổ chức kiểm tra định kỳ việc lập hồ sơ và hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ
cho cán bộ thuộc Bộ Tham mưu.
2.Tổ chức bộ phận lưu trữ
Ngay từ ngày đầu được thành lập, Đảng uỷ, Chỉ huy BTM luôn quan tâm, tạo
điều kiện cho lực lượng làm công tác văn thư - lưu trữ nói chung và cán bộ, nhân viên
làm công tác lưu trữ nói riêng từng bước được củng cố và phát triển về lực lượng và cơ
sở vật chất.

8
Để lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc Bộ Tham
mưu thì cần phải tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ. Để thực hiện tốt chức năng tham
mưu cho các cấp lãnh đạo trong việc thực hiện công tác lưu trữ,“Lưu trữ cơ quan”
(LTCQ) ra đời với tên gọilà Bộ phận lưu trữ cơ quan thuộc Ban VT-LT, Phòng Kế
hoạch tổng hợp, Bộ Tham mưu. Với chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận LTCQ
Chức năng
Tham mưu cho Trưởng Ban VT-LT quản lý, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ cơ
quan Bộ Tham mưu.
Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ.
Nhiệm vụ
Tham mưu, hướng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ của các phòng, ban, cơ quan
thuộc Bộ Tham mưu.
Lập kế hoạch, tổ chứcthu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp vào kho lưu trữ.
Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu
nộp lưu.
Phối hợp với các cơ quan, đơn vị và cá nhân liên quan xác định những loại hồ
sơ, tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ.
Chuẩn bị kho và phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức phục vụ khai
thác, sử dụng có hiệu quả hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan.
Giao nộp tài liệu lưu trữ (TLLT) bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn
thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ chuyên dụng; tổ chức hủy tài liệu hết giá
trị theo quyết định của Thủ trưởng BTM.
2.2. Địa điểm, đầu tư trang thiết bị choLTCQ
* Vị trí, địa điểm:Bộ phận lưu trữ cơ quan Bộ Tham mưu được bố trí làm việc ở
tầng 2 của toà nhà 12 tầng với diện tích 50m 2 gồm có 2 phòng thông nhau hình chữ L,
không gian thoáng mát, sạch sẽ. Trong đó một phòng dùnglàm kho bảo quản tài liệu

9
với diện tích 30m2, một phòng diện tích 20m2 dùng cho nhân viên lưu trữ làm việc và
phục vụ khai thác tài liệu.
Nguồn kho LTCQ

Kho lưu trữ được đặt ở vị trí trung tâm kết nối giữa các bộ, phận phòng bancủa
Bộ Tham mưu tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, thu hồi, vận chuyển tài liệu
đảm bảo an toàn. Cửa ra vào có gắn camera,gần cửa chính của tòa nhà, bên cạnh kho
là cầu thang máy và cầu thang thoát hiểm rất thuận tiện đảm bảo vận chuyển tài liệu
khi có sự cố xảy ra.Kho được thiếtkế đủ độ sáng, thoáng với cửa sổ rộng4 cánh 2 lớp,
lớp trong là kính, lớp ngoài là cửa chớp bằng gỗ, bảo đảm ánh sáng không chiếu trực
tiếp vào kho làm hư hại tài liệu.
*Đầu tư trang thiết bị: Trang thiết bị là điều kiện cần thiết để đảm bảo cho công
tác lưu trữ hoạt động thường xuyên và hiệu quả vì vậy kho lưu trữ cơ quan BTM được
trang bị đầy đủ các thiết bị, vật dụng cần thiết cho công tác lưu trữ như: giá, tủ, hộp,

10
cặp đựng tài liệu, máy hút ẩm, máy điều hoà nhiệt độ, hệ thống báo cháy tự động,quạt
cây, bình cứu hoả…
Nguồn kho LTCQ

Phòng làm việc của nhân viên được trang bị bàn lớn phân loại tài liệu, máy tính
đồng bộ, máy huỷ tài liệu, hệ thống ánh sángđảm bảo cho thực hiện nhiệm vụ lưu trữ.
2.3.Số lượng, trình độ cán bộLTCQ
Số lượng, trình độ cán bộ là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên chất
lượng, hiệu quả hoạt động của một tổ chức. Với số lượng biên chế là hai đồng chí nhân
viên lưu trữ chuyên trách; một đồng chí đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành lưu trữ
học và quản trị văn phòng,một đồng chí trình độ Trung cấp. Cả hai đều có độ tuổitrên
40, gần 20 năm công tác trong nghề là đảng viên Đảng cộng sản Việt Nam, có lập
trường tư tưởng chính trị kiên định, vững vàng;phẩm chất đạo đức tốt, lối sống trung
thực, trong sạch, lành mạnh, đoàn kết; sẵn sàng nhận và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ
được giao;ý thức cảnh giác cách mạng, giữ gìn và bảo vệ bí mật quân sự, bí mật Nhà
nước; được đào tạo chuyên ngành nghiệp vụ lưu trữ.Có tinh thần trách nhiệm trong
công việcđặc biệt là được đào tạo và làm đúngchuyên ngành lưu trữ nên đã phát huy,
áp dụng được những kiến thức đã học vào trong thực tế công việc đáp ứng được yêu
cầu nhiệm vụ được giao.

11
3. Quy định của cơ quan về công tác lưu trữ

3.1. Nhận thức của thủ trưởng cơ quan về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ
3.1.1. Ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ
Nhận thức được vị trí, vai trò của công tác lưu trữ, để có cơ sở pháp lý để tổ chức
thực hiện công tác lưu trữ đúng nguyên tắc, quy định, giúp cho công tác quản lý, chỉ huy
điều hành công việc thuận lợi, phát huy được giá trị tài liệu lưu trữ. Thủ trưởng Bộ
Tham mưuluôn quan tâm chỉ đạo, quán triệt việc thực hiện nghiêm túc các văn bản Quy
định, hướng dẫn của Nhà nước, Bộ Quốc phòng về công tác lưu trữ cụ thể:
1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11tháng 11 năm 2011 của Quốc hội.
2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính Phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21 tháng 02 năm 2012 của Bộ Quốc phòng

Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, đơn vị Quân đội.
4. Thông tư số 217/2013/TT-BQP ngày 16 tháng 12 năm 2013 của Bộ Quốc
phòng Quy định về việc ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng
truyền số liệu của Bộ Quốc phòng.
Quy định về quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng trong Bộ Quốc phòng.
6. Thông tư số 30/2021/TT-BQP ngày 15 tháng 03 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ
Quốc phòng ban hành Quy chế công tác lưu trữ trong Bộ Quốc phòng.
7. Quyết định 3268/QĐ-BQP ngày 01 tháng 8 năm 2019 của Bộ Quốc phòng
ban hành quy chế gửi nhận văn bản điện tử và lập, nộp lưu hồ sơ điện tử và lưu trữ cơ
quan trong Bộ Quốc phòng.
Trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước, Bộ Quốc phòng, Tổng cục IIvà
tình hình thực tế công tác lưu trữ của cơ quan, Tổng cục II, BTM đã tham mưu cho Tổng
cục ban hành và trực tiếp ban hành một số văn bản chỉ đạo về nghiệp vụ lưu trữ sau:
1. Quyết định số 109/QĐ-TCII ngày 10 tháng 01 năm 2020 của Tổng cục trưởng
Tổng cục II ban hành Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Tổng cục II.

12
Tổng cục II ban hành Quy chế về công tác Lưu trữ trong Tổng cục.
3. Kế hoạch thu hồi hồ sơ tài liệu hàng năm của Bộ Tham mưu.
4. Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Bộ Tham mưu.
5. Nội quy sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Bộ Tham mưu.
Ngoài ra còn có hệ thống sổ như sổđăng ký đọc tài liệu lưu trữ, sổ cho mượn tài
liệu lưu trữ, phiếu đăng ký sao, chứng thực tài liệu lưu trữ, dấu chứng thực tài liệu lưu trữ
3.1.2.Tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ
Công tác lưu trữ vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật vừa có tính chính trị cao,
nên chất lượng công tác lưu trữ có hiệu quả hay không phụ thuộc trực tiếp vào đội ngũ
cán bộ làm công tác này, việc đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ đã từng
bước được Thủ trưởng các cấp quan tâm chỉ đạo, cơ bản nhân viên lưu trữ đã được cử
đi đào tạo, tập huấn ở các lớp chuyên môn nghiệp vụ do BQP mở và kết hợp đào tạo
chuyên ngành ở các trường ngoài quân đội như Trường Đại học KHXH&NV, Trường
Đại học Nội vụ.
Hai năm tổ chức tập huấn, 5 năm tổ chức hội thi, hội thao về nghiệp vụ công tác
văn thư - lưu trữ một lần cho cán bộ, nhân viênlàm công tác văn thư, lưu trữ thuộc các
đơn vị trong Tổng cục. Qua đó nhằm cập nhật, bồi dưỡng thêm các kiến thức, thông
tin về công tác lưu trữ cũng như những quy định mới của Nhà nước thuộc lĩnh vực
Ngành. Giúp cho cán bộ, nhân viên xác định rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ
nói chung, tài liệu lưu trữ nói riêng, đồng thời mỗi cá nhân hiểu và nâng cao thêm
trách nhiệm của mình góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của đơn vị.
Đặc biệt năm 2020 Chính Phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư và Bộ Quốc phòng ban hành Thông tư số
30/2021/TT-BQP ngày 15 tháng 3 năm 2021 ban hành Quy chế công tác lưu trữ trong
Bộ Quốc phòng; Bộ Tham mưu xây dựng kế hoạch tổ chức tập huấn và mời PGS, TS
Vũ Thị Phụng, giảng viên cao cấp, Trường Đại học KHXH&NV đến tập huấn cho toàn
bộ đội ngũ làm công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ trong toàn Tổng cục về công tác văn
thư, lưu trữ. Qua tập huấn đã tạo được sự chuyển biến tích cực nhận thức về giá trị tài
liệu lưu trữ, trách nhiệm lập hồ sơ công việc của mỗi cán bộ, nhân viên trong cơ quan.

13
3.2. Khối lượng, thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu LTCQ
3.2.1. Khối lượng tài liệu
Bộ Tham mưu là cơ quan đầu mối trực thuộc Tổng cục II có quyết định thành
lập của cấp có thẩm quyền, có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức biên chế văn thư, lưu
trữ riêng, có tài khoản riêng, con dấu riêng đáp ứng đầy đủ điều kiện để thành lập
phông lưu trữ độc lập.
Với chức năng nhiệm vụ Tham mưu giúp Đảng ủy Tổng cục và Tổng cục
trưởng về chủ trương, biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo, triển khai nhiệm vụ trên các mặt
công tác: Kế hoạch tổng hợp; Tổ chức lực lượng; Văn thư - Bảo mật, thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về lĩnh vực hành chính quân sự trong Tổng cục.Khối tài liệu
được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của đơn vị tương đối lớn.
Hiện tại kho lưu trữ cơ quan BTM đang bảo quản khối tài liệu của Phông lưu
trữ Bộ Tham mưu thời gian tài liệu từ năm 2011 đến năm 2020 (số tài liệu từ năm
2010 trở về trước đã được nộp lưu vào lưu trữ chuyên dụng của Tổng cục) với số
lượng cụ thể:
Phông lưu trữ của Bộ Tham mưulà toàn bộ tài liệu tiếp nhận từ văn thư, Thủ
trưởng BTM, các phòng, ban cơ quanthuộc BTM gồm: 112 hộp tài liệu quy ra mét giá là
11 mét.
3.2.2. Thành phần tài liệu
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và khối tài liệu thực tế tại kho lưu trữ của cơ
quan BTM, thành phần tài liệu lưu trữ gồm có tài liệuhình thành trong quá trình thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận và cá nhân trong cơ quan (tài liệu
do chính cơ quan ban hành, tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống, tài liệu của cấp
dưới gửi lên và tài liệu của cơ quan ngang cấp gửi đến).
* Về nội dung: Gồm các khối tài liệu phản ánh quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Bao gồm khối tài liệu hành chính, khối tài liệu
chuyên môn và khối tài liệu của các cơ quan tổ chức đảng, đoàn thể trong cơ quan.
* Về hình thức: Gồm các loại hình tài liệu khác nhau như tài liệu hành chính,
tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật.
Tài liệu hành chính (giấy):

14
Tài liệu về tổ chức bộ máy

Tài liệu về nhân sự
Kế hoạch, Báo cáo, ... công tác tháng, quý, năm
...
Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ (bản đồ)
Tài liệu khoa học kỹ thuật (tài liệu xây dựng cơ bản)
Tài liệu nghe, nhìn (ảnh)
3.2.3. Nội dungtài liệu
Nội dung tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của BTM và thể hiện rõ
chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
Tài liệu kế hoạch nội dung bao gồm tài liệu về công tác quản lý, chỉ đạo, điều
hành công tác kế hoạch năm, dài hạn, quy hoạch và chiến lược phát triển toàn diện,
bao gồm tất cả các lĩnh vực
Tài liệu bao gồm các tài liệu liên quan đến công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành
công tác đối ngoại quân sự, tổng hợp, văn thư, lưu trữ
Tài liệu liên quan đên công tác chỉ đạo, điều hành mua sắm, tiếp nhận, quản lý, cấp
phát và sử dụng trang thiết bị của BTM, công tác bảo vệ an ninh, huấn luyện -SSCĐ,
đóng quân canh phòng, phòngchống cháy nổ (PCCN) tại cơ quan, SCH Tổng cục.
Tài liệu về tổ chức nhân sự nội dung tài liệu liên quan đến công tác quản lý, chỉ
đạo, điều hành công tác tổ chức bộ máy, quân số, chế độ chính sách, lao động tiền
lương diện quân lực quản lý và Hạ sĩ quan - Binh sĩ (HSQ-BS).
Tài liệu vể tổ chức công tác chính trị,xây dựng đội ngũ cán bộ, khen thưởng, kỷ
luật, bảo vệ an ninh, các tổ chức quần chúng.
Tài liệu về tổ chức thực hiện bảo đảm hậu cần, chăm sóc sức khỏe, bảo đảm
xăng dầu, cải tạo các hạng mục công trình.
Tài liệu tài chính - kế toán
3.2.4. Đặc điểm tài liệu
Toàn bộ tài liệu đang được bảo quản tại lưu trữ cơ quan BTM cơ bản là tài liệu
giấy được đánh máy trên khổ giấy A4, thể hiện bằng ngôn ngữ tiếng Việt và một số
thể hiện bằng tiếng nước ngoài.Tài liệu còn nguyên vẹn, không rách nát, không bị mối
15
mọt và đầy đủ tính pháp lý, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của BTM trong quá trình
hình thành và phát triển.
Bên cạnh đó còn có các loại hình tài liệu khác như tài liệu ảnh, bản đồ (tài liệu
chuyên môn) và tài liệu khoa học kỹ thuật (tài liệu xây dựng cơ bản).
3.2.5. Giá trị của tài liệu
*Giá trị lịch sử:Mỗi tài liệu ngay từ khi hình thành, bản thân nó đã mang một
giá trị nhất định hay còn gọi là giá trị tự thân. Tài liệu được sinh ra phản ánh một cách
chân thực hoạt động của cơ quan BTM, phản ánh sâu sắc một phần lịch sử phát triển
của cơ quan. Do yêu cầu tài liệu lưu trữ phải là bản gốc, bản chính vì vậy nó còn mang
tính đảm bảo về mặt pháp lý vô cùng cao. Hiện nay được lưu trữ tại kho có khối lượng
lớn tài liệu với thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Đây là nguồn tài liệu lưu trữ có những
giá trị đặc biệt về tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học và cũng là nguồn sử liệu
chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử.
Thực tế đã chứng minh rằng: Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu đặc biệt có giá trị
và độ tin cậy cao nhất. Việc khai thác các tài liệu lưu trữ không chỉ giúp các nhà sử
học tái hiện lại lịch sử mà còn có giá trị đặc biệt trong việc xác minh tính chân thực,
chính xác của các sự kiện và nhân vật, là nguồn thông tin đáng tin cậy để các cơ quan,
tổ chức, tổng kết thành tựu, kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và phát triển. Đối
với Bộ Tham mưu tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu tổng kết, đánh giá về sự
hình thành phát triển trong những giai đoạn tiếp theo, vì đây là nguồn tư liệu chính
xác, tin cậy nhất trong nghiên cứu lịch sử truyền thống của Bộ Tham mưu.
*Giá trị thực tiễn: Tài liệu sau khi được thu thập trải qua rất nhiều khâu xử lý
về nghiệp vụ lưu trữ thì thành quả chính là tài liệu lưu trữ được sắp xếp một cách khoa
học, có công cụ tra cứu tiện lợi và nhanh chóng nhất giúp phục vụ nhu cầu khai thác sử
dụng của các tổ chức, cá nhân trong cơ quan, đơn vị giải quyết công việc của
mình.Đây là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý, chỉ huy điều hành, căn
cứ pháp lý giúp cơ quan, đơn vị trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm
trong quá trình hoạt động.
Đối với hoạt động quản lý ở BTM: Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể
thiếu trong quá trình hoạt động của cơ quan. Cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý tại cơ
quan, tổ chức thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ
16
để hoạch định các chương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù
hợp với đơn vị.
Trong lĩnh vực xây dựng: Tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử
dụng để phục vụ việc nâng cấp, tu bổ, sửa chữa, thiết kế mới các công trình xây dựng
cơ bản của cơ quan, đơn vị được chính xác nhất.
3.3. Việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại LTCQ BTM
Tổ chức các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ hay nói cách khác là tổ chức khoa học
tài liệu lưu trữ là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan
đến việc thu thập, phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, và sắp xếp tài liệu một cách
khoa học, bảo quản an toàn để phục vụ khai thác sử dụng tài liệu thuận lợi, nhanh
chóng, chính xác.
3.3.1. Thu thập tài liệu vào LTCQ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.Thực hiện Thông
tư số 30/2021/TT-BQP ngày 15 tháng 03 năm 2021 của Bộ Quốc phòng và Quyết định số
209/QĐ-TCII ngày 10 tháng 3 năm 2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục II ban hành Quy
chế về công tác Lưu trữ trong Tổng cục. Lưu trữ cơ quan BTM xây dựng kế hoạch thu
thập hồ sơ tài liệu cụ thể như sau:
* Xác định nguồn tài liệu cần thu thập bổ sung của LTCQ
LTCQ có nhiệm vụ bảo quản có thời hạn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan. Do đó nguồn tài liệu cần thu thập thường xuyên vào lưu trữ cơ quan
bảo quản là những tài liệu đã giải quyết xong ở giai đoạn văn thư. Trước hết là những tài
liệu hình thành trong hoạt động của các phòng, ban trong cơ quan và của các cán bộ được
giao trách nhiệm riêng biệt trong cơ quan. Ngoài ra còn có các nguồn tài liệu cũ còn để lại
ở các đơn vị.
*Nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào LTCQ
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường xuyên,
nhằm từng bước hoàn thiện Phông Lưu trữ cơ quan. Hàng năm, bộ phận LTCQ xây
dựng kế hoạch thu thập tài liệu thuộc các phòng, ban đơn vị thuộc BTM trình Thủ
trưởng BTM ký và gửi tới các phòng, ban đơn vị. Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ đã

17
được xây dựng vào quý IV của năm trước nhân viên LTCQ xác định phạm vi thu tài
liệu gồm các khối tài liệu phản ánh quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn của cơ quan, khối tài liệu hành chính, khối tài liệu chuyên môn và khối tài liệu của
các tổ chức đảng, đoàn thể trong cơ quan.
Phối hợp với các đơn vị và cá nhân liên quan, xác định những loại hồ sơ, tài
liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trong quá trình hoạt động của các
phòng, ban thuộc đơn vị đã giải quyết xong công việc và được lập thành hồ sơ; tài liệu
là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp; được thể hiện trên mọi vật liệu như giấy,
ảnh... nộp vào LTCQ. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao, nhận tài liệu.
*Thời hạn thu nộp hồ sơ, tài liệu vào LTCQ:
Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ, tài liệu
hành chính quân sự. Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài
liệu xây dựng công trình. Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học công nghệ sau 6 tháng
kể từ ngày được nghiệm thu.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp
lưu vào LTCQđể phục vụ công việc phải được chỉ huy đơn vị đồng ý và phải lập Mục
lục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi ở LTCQ; thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu không quá 2 năm
kể từ ngày đến hạn giao nộp vào LTCQ.
* Thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu vào LTCQ:
Hồ sơ, tài liệu khi giao nộp phải được lập thành hồ sơ, thống kê thành “Mục lục
hồ sơ, tài liệu”. Khi giao nhận, hồ sơ, tài liệu bên giao tài liệu phải lập biên bản; biên
bản giao, nhận được lập thành 02 bản, bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản.
Hoạt động nghiệp vụ quan trọng này của công tác lưu trữ được BTM triển khai
thực hiện cơ bản đúng quy định.Tuy nhiênkhối lượng tài liệu đã thu được hiện nay
chiếm khoảng 60% số lượng tài liệu của cơ quan hoạt động sản sinh ra. Hầu hết hồ sơ,
của các phòng, ban khi giao nộp chưa đạt yêu cầu (hồ sơ còn thiếu, cách sắp xếp tài
liệu trong hồ sơ chưa logic); có bộ phận chưa lập được hồ sơmà mới chỉ thống kê tài

18
liệu, mục lục văn bản theo từng năm để trả. Thời gian giao nộp có đơn vị thực hiện
chưa đúng quy định.
Nhìn chung, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào LTCQ đã được quy định rõ
ràng, cụ thể nhưng việc thực hiện chưa được tiến hành triệt để.
* Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Hồ sơ, tài liệu sau khi được thu thập về LTCQ thì được tiến tổ chức khoa học,
sắp xếp, bảo quản tại kho LTCQ trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.
Hết thời hạn 10 năm LTCQ tiến hành liên hệ, lập kế hoạchgiao nộp vào lưu trữ chuyên
dụng của Tổng cục.
3.3.2.Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức khoa học tài liệu là biện một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của
công tác lưu trữ như phân loại; xác định giá trị tài liệu; xây dựng công cụ thống kê,
công cụ tra cứu tài liệu nhằm mục đích bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
một cách có hiệu quả.
* Phân loại tài liệu lưu trữ
Công tác phân loại tài liệu của LTCQ Bộ Tham mưu trong giai đoạn này đã
được quan tâm và chú trọng. Sau khi tài liệu được thu thập đầy đủ về bước tiếp theo là
hoàn chỉnh hồ sơ và lập mục lục hồ sơ (vĩnh viễn và có thời hạn) nhằm mục đích bảo
quản tập trung an toàn và khoa học tài liệu đồng thời phục vụ cho việc khai thác sử
dụng tài liệu được thuận lợi.
Căn cứ tình hình thực tế phông lưu trữ của cơ quan, do cơ cấu tổ chức của đơn
vị hình thành phông trong quá trình hoạt động có thay đổi nhưng theo dõi được, có
chức năng, nhiệm vụ tương đối rõ ràng; đơn vị hình thành phông đang hoạt động. Vì
vậy phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức” được áp dụng để phân loại.
Việc phân loại tài liệu ở đây là phân loại tài liệu trong một phông lưu trữ. Do đó
cần phải đưa vào đặc trưng tức đặc điểm chung của tài liệu đề phân loại thành các
nhóm lớn, nhóm vừa và đến nhóm nhỏ tương đương với hồ sơ (đơn vị bảo quản).
* Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Công tác xác định giá trị tài liệu của BTM được thực hiện theo Điều 12, chương
III Thông tư số 30/2021/TT-BQP của Bộ Quốc phòng và Quyết định số 209/QĐ-TCII

19
của Tổng cục II về công tác lưu trữ.Qua triển khai thực hiện quy định trên, tại LTCQ Bộ
Tham mưu căn cứ tình hình hiện có của tài liệu và vận dụng các tiêu chuẩn cho phù
hợp để xác định giá trị tài liệu phông BTM;chủ yếu là vận dụng tiêu chuẩn nội dung
tài liệu, đây là tiêu chuẩn được vận dụng nhiều nhất, bởi vì nội dung tài liệu liên quan
đến một vấn đề, một sự việc, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của BTM; vị trí, vai trò
của đơn vị hình thành tài liệu, đây là tiêu chuẩn cơ quan BTM ưu tiên lựa chọn những
tài liệu do chính cơ quan BTM sản sinh ra, bởi vì phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ
quan BTM. Ngoài hai tiêu chuẩn trên kết hợp các tiêu khác như tiêu chuẩn hình thức
của tài liệu để xác định tài liệu có đầy đủ thể thức, hiệu lực pháp lý của văn bản.
Khối lượng tài liệu tồn đọng của BTM còn khá lớn. Cán bộ theo dõi, giải quyết
công việc chưa vận dụng kết hợp đồng bộ được các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài
liệu trong hồ sơ. Do vậy hồ sơ giao nộp vào LTCQ chưa được xác định giá trị tài liệu,
thời hạn bảo quản.Trong đó, tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa, tài liệu không thuộc
phông còn lẫn tạp rất nhiều, nhưng với sự nỗ lực của nhân viên LTCQ nên bước đầuđã
loại được một khối lớn những tài liệu đã hết giá trị ở giai đoạn văn thư chưa được loại
trước khi giao nộp vào kho.
*Loại hủy tài liệu hết giá trị
Tài liệu hết giá trị sau khi loại ra được sắp xếp theo thời gian, đơn vị tổ chức và
được thống kê đầy đủ, danh mục tài liệu được thông qua Hội đồng Xác định giá trị tài
liệu xem xét, trình Tham mưu trưởng(kèm bản thuyết minh tài liệu hết giá trị) để ra
quyết định hủy tài liệu hết giá trị. Sau khi có quyết định hủy tài liệu Bộ Tham
mưuthành lập Tổhủy tài liệu gồm 3 người có nhiệm vụ giám sát, vận chuyển tài liệu
đến cơ sởhủy. Toàn bộ tài liệu hết giá trị được đóng vào bao tải chuyển đến nơi xử lý.
Tại đây toàn bộ tài liệu được chuyển vào bể có ngâm hóa chất tẩy trắng, sau đó chuyển
sang để nghiền nhỏ. Toàn bộ quy trình ngâm, nghiền được Tổ hủy tài liệu giám sát
chặt chẽ.Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trịbao gồm:
Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
Biên bản họp Hội đồngxác định giá trị tài liệu;
Văn bảntham gia ý kiến của cơ quan, đơn vị có tài liệu hết giá trị;

20
Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan BTM ít nhất 20
năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Nhìn chung công tác tiêu hủy tài liệu tại BTM luôn được duy trì chặt chẽ, chấp hành
nghiêm quy chế, quy định của Nhà nước, BQP và Tổng cục về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
* Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là những phương tiện tìm tin trong các phòng,
kho lưu trữ nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ
quan, tổ chức và cá nhân. Dùng để tra cứu tài liệu lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện và
chính xác. Các loại công cụ tra cứu tài liệu gồm có: Mục lục hồ sơ, phần mềm, sách sơ
yếu TLLT, sách hướng dẫn kho lưu trữ, bộ thẻ.
Thực tếtại LTCQ BTMviệc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu trong lưu trữ
vẫn còn mang tính thủ công chủ yếu là Mục lục hồ sơ, Mục lục văn bản và Sổ đăng ký
văn bản đi, đến; các công cụ tra cứu khác chưa xây dựng được, dẫn đến việc khai thác
tài liệu phục vụ cho hoạt động của đơn vị còn hạn chế.
3.3.3.Thống kê tài liệu lưu trữ
Đây là một trong những nghiệp vụ không thể thiếu được trong các kho lưu trữ
tạo điều kiện cho việc quản lý, tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Đối
với khối tài liệu trong kho việc thống kê tài liệu cho thấy số lượng, nội dung, thành
phần tài liệu, tình hình và các phương tiện được bảo quản; đồng thời cũng đánh giá
được kết quả thu thập chỉnh lý tài liệu hàng năm để lập kế hoạch bổ sung những tài
liệu còn thiếu hoặc tài liệu bị hư hỏng.
Công tác thống kê tài liệu trong các kho lưu trữ dựa trên nguyên tắc tập trung,
thống nhất và bảo đảm tính kế thừa trong các giai đoạn công việc. Tất cả tài liệu bảo
quản trong kho lưu trữ đều phải được phản ánh vào các loại sổ sách thống kê; kể cả tài
liệu chưa được chỉnh lý, biên mục hoặc tài liệu không thuộc đối tượng quản lý của cơ
quan, đơn vị nhưng hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ.
3.3.4.Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là yếu tố quan trọng quyết định đến tuổi thọ của tài
liệu. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính:
21
*Bảo quản tình trạng vật lý của tài liệu

Tại kho LTCQ BTM cơ bản đã được trang bị các thiết bị chữa cháy, áp dụng
các biện pháp đảm bảo an toàn tài liệu như: Quán triệt và nâng cao ý thức của cán bộ,
nhân viên lưu trữ nói riêng và độc giả sử dụng tài liệu nói chung trong việc giữgìn, bảo
quản an toàn tài liệu. Xây dựng nội quy phòng cháy, chữa cháy, hệ thống báo cháy tự
động, đảm bảo các bình bọt chữa cháy, hệ thống nước chữa cháy; chống ẩm, mốc tài
liệu; phòng chống côn trùng và các loài gặm nhấm.
*Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ
Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị,
quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến
góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp
thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ.
Nhận thức được vấn đề đó Thủ trưởng các cấp đã đầu tư, trang bị hệ thống tủ,
két sắt, gắn si bảo mật cho toàn bộ tủ đựng tài liệu mật; sử dụng phần mềm quản lý
USBcho toàn bộ hệ thống máy tính của đơn vị nhằm quản lý chặt chẽ hệ thống thiết bị
công nghệ thông tin (CNTT).Tại kho LTCQ thực hiện đúng nguyên tắc quy định về
công tác bảo mật an toàn thông tin, chấp hành nghiêm quy định sử dụng trang thiết bị
CNTT của Tổng cục và quy chế quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ để đảm bảo an toàn
tuyệt đối thông tin tài liệu lưu trữ.
Tuy nhiên, việc trang bị kho tàng và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản khối
tài liệu khoa học kỹ thuật vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Tài liệu ảnh, tài liệu xây
dựng cơ bản, tài liệu chuyên ngành còn bảo quản chung với tài liệu giấy.
3.3.5.Tổ chức sử dụng tài liệu
Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu, mục đích cuối cùng
là đưa tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của đơn vị, cá nhân và các mục
đích chính đáng khác. Thực hiện những quy định của Tổng cục, BTM về công tác lưu
trữ bên cạnh việc quan tâm, chỉ đạo tổ chức tốt các nghiệp vụ lưu trữ, việc khai thác,
sử dụng tài liệu cũng đã được Thủ trưởng các cấp chú trọng, tạo điều kiện thuận lợi
cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài đơn vị đến tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại kho LTCQ dưới hình thức phòng đọc, cấp chứng thực lưu trữ, cho
mượn tài liệu.
22
* Hình thức phòng đọc: Đây là hình thức được áp dụng cho cá nhân, đơn vị có
nhu cầu sử dụng tài liệu khi đã có đầy đủ thủ tục theo quy định của Bộ Tham mưu,
nhân viên lưu trữ cơ quan sẽ phục vụ tài liệu và nghiên cứu tại chỗ. Đối với những tài
liệu “Tối mật”, “Tuyệt mật” người sử dụng nghiên cứu tại chỗ và ghi chép những
thông tin cần thiết vào sổ công tác của cán bộ, không được mang tài liệu ra khỏi phòng
đọc, không sao chụp và chứng thực bản sao.
* Hình thức cấp chứng thực lưu trữ:Áp dụng đối với những trường hợp người
khai thác, sử dụng tài liệu có nhu cầu sao chụp tài liệu thì phải đăng ký vào phiếu đăng
ký sao, chứng thực tài liệu theo mẫu in sẵn của Bộ Tham mưu. Nhân viên lưu trữ cơ
quan trìnhTrưởng Ban VT-LT,Thủ trưởng Bộ Tham mưu phê duyệt (đối với những tài
liệu quan trọng) đồng ý thì tiến hành sao chụp và chứng thực tài liệu.
* Hình thức cho mượn tài liệu: Được áp dụng chủ yếu nhất vì là LTCQnên các
cán bộ của các phòng, ban, bộ phận có nhu cầu khai thác, sử dụng nhiều để phục vụ
công tác chuyên môn, khi được sự đồng ý của Trưởng Ban VT-LT,Thủ trưởng BTM
phê duyệt thì nhân viên lưu trữ cơ quan sẽ cho mượn trong một thời gian nhất định.
Hình thức này chỉ áp dụng đối với người khai thác sử dụng là cán bộ, của cơ quan đơn
vị trong Tổng cục.
LTCQ đã thực hiện đúng quy chế, quy định, của Tổng cục, BTM về khai thác,
sử dụngtài liệu lưu trữ, đáp ứngđược yêu cầu sử dụng tài liệu, phục vụ cho hoạt động
thường xuyên của đơn vị và cá nhân trong đơn vị. Tuy nhiên cũng mới chỉ áp dụng
được các hình thức khai thác sử dụng tài liệu thông thường như: Khai thác tài liệu tại
bộ phận lưu trữ, cung cấp bản sao, cho mượn tài liệu (đối với cán bộ của đơn vị).
Qua khảo sát thực tế, trung bình mỗi năm có khoảng 200 lượt người đến nghiên
cứu, chủ yếu là các phòng, ban, trợ lý thuộc đơn vị, thỉnh thoảng có cán bộ đã nghỉ
hưu đến chứng thực tài liệu để làm chế độ, chính sách. Mục đích của người khai thác,
sử dụng tài liệu để viết biên niên sự kiện của đơn vị, phục vụ xây dựng kế hoạch, làm
báo cáo để có sự so sánh, phục vụ công tác chuyên môn hàng ngày của các đơn vị, xây
dựng những thước phim tư liệu về Ngành. Tất cả các hình thức khai thác tài liệu đã
nêu ở trên đều được LTCQ đăng ký, quản lý chặt chẽ bằng sổ đăng ký khai thác tài
liệu.
3.3.6. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
Ứng dụng công nghệ thông tin tại LTCQ BTM vẫn còn hạn chế. Hiện tại chưa
được triển khai cài đặt phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, các công cụ tra cứu tài liệu
23
còn thủ côngmới chỉ dừng ở Mục lục hồ sơ, sổ đăng ký văn bản...; các công cụ tra cứu
khác chưa xây dựng được.
*Nhìn chung trong thời gian qua việc tổ chức các nghiệp vụ lưu trữ tại LTCQ
BTM đã thực hiện đúng nguyên tắc, chất lượng các khâu nghiệp vụ cơ bản của công
tác lưu trữ liên quan đến việc thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và sắp xếp
khoa học tài liệu đã có nhiều cố gắng, trước mắt cơ bản đáp ứng được yêu cầu phục vụ
thông tin tài liệu cho hoạt động của đơn vị.

24
Phần II
THỰC HÀNH CÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Trong thời gian thực tập tại đơn vị, được sự cho phép của Thủ trưởng Bộ Tham
mưu, Phòng Kế hoạch tổng hợp đặc biệt là sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí
Trưởng Ban VT-LTcùng sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ. Tôi đã khảo sát và được phân
công chỉnh lý khối tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Bộ Tham mưu năm 2011.Để tiến hành
công tác chỉnh lý được thuận lợi và chính xác trước khi tiến hành chỉnh lý tôi tiến hành
làm các công việc cụ thể như sau:
1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Trước khi tiến hành chính lý tài liệu cần được thu thập đầy đủ tập trung vào một
chỗ. Đây là điều kiện đầu tiên quyết định đến việc hoàn chỉnh phông lưu trữ cơ quan.
Vì nếu việc thu thập và bổ sung tài liệu không tốt sẽ dẫn đến sự thiếu hụt tài liệu, ảnh
hưởng đến quá trình chỉnh lý tài liệu và không phản ánh đầy đủ chức năng nhiệm vụ
và hoạt động của cơ quan, làm mất đi mối quan hệ lịch sử của tài liệu.
Thực tế tài liệu năm 2011 của Phông lưu trữ BTM đã được thu hồi đầy đủ tại
kho lưu trữ khoảng 15 hộp tài liệu. Tình trạng tài liệu đã được phân chia theo năm, hồ
sơ chưa được lập hoàn chỉnh, công tác xác định giá trị tài liệu chưa chính xác vẫn còn tài
liệu hết giá trị và còn giá trị để chung nhau.
2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức khoa học tài liệu là tiền đề vật chất cho công tác lưu trữ, là công tác hết
sức quan trọng và cần thiết đối với các kho lưu trữ nói chung và kho LTCQ BTM nói
riêng. Nói cách khác, đó là công tác chuẩn thông tin đề phục vụ cho mục đích cuối
cùng của công tác lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả nhất.
Do đó, để có được những tài liệu chứa đựng những thông tin có giá trị, có chất lượng
phục vụ cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Loại ra những tài liệu hết giá
trị để tiêu hủy, điều đó đã tiết kiệm được diện tích kho tàng và trang thiết bị, phương
tiện bảo quản. Vì vậy việc tổ chức khoa học tài liệu phải được tiến hành thường xuyên,
khoa học, lợp lý.Theo lý thuyết được học việcthực hành tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ gồm các khâu nghiệp vụ: Phân loại; xác định giá trị; xây dựng công cụ tra cứu
khoa học tài liệu lưu trữ cụ thể như sau:

25
2.1. Phân loại tài liệu Phông LTCQ

Đối với công tác phân loại tài liệu được LTCQ xác định đây là một trong những
khâu nghiệp vụ quan trọng nhất của công tác lưu trữ. Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ có thuận lợi hay không phụthuộc rất lớn vào việc phân loại tài liệu.
Để tiến hành công tác chỉnh lý được thuận lợi và chính xác trước khi tiến hành
chỉnh lý phải tiến hành biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để
giúp chúng ta có có sở để phân phông và xác định giới hạn phông lưu trữ được đúng
đắn, chọn và xây dựng được phương án phân loại tài liệu hợp lý, chi tiết chính xác.
Đồng thời rất cần thiết khi thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ khác nhau như xác định giá
trị tài liệu, bổ sung, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu. Hiện tại LTCQ
BTMchưa biên soạn Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và Bản lịch sử phông.
2.1.1. Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông
Trước yêu cầu nhiệm vụ xây dựng bảo vệ Tổ quốc và cùng sự phát triển lớn mạnh
của Quân đội, ngày 14 tháng 4 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ký Quyết định số
64/QĐ-BQP thành lập Bộ Tham mưu - Tổng cục II; nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
trong tình hình mới của Tổng cục II. Qua nghiên cứu các quyết định quy định về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BTM, các văn bản liên quan và khảo sát
tình hình thực tế khối tài liệu, tôi đã nghiên cứu và biên soạn Bản lịch sử đơn vị hình
thành phông, Bản lịch sử phông Lưu trữ BTM.
(Kèm theo Phụ lục số III)
2.1.2. Xây dựng phương án phân loại tài liệu của phông lưu trữ
Lựa chọn phương án phân loại giúp cho việc tiến hành phân loại được nhanh
chóng, chính xác.Phương án phân loại tài liệu là bản kê các nhóm tài liệu trong phông
được sắp xếp theo một trình tự dùng làm cơ sở để sắp xếp tài liệu trong phông lưu trữ.
Mục đích của việc phân loại tài liệu là để tổ chức khoa học tài liệu trong phông
lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản, tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu.
Phân loại khoa học tài liệu cần phải thực hiện theo những nguyên tắc nhất định đó là
việc đảm bảo sự quản lý tập trung, thống nhất phản ánh được lịch sử hình thành và cơ cấu tổ
chức của cơ quan theo từng thời kỳ lịch sử. Khi phân loại tài liệu phải tôn trọng nguyên tắc xuất
xứ của tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ lịch sử của tài liệu trong phông.

26
Trong quá trình thực hiện việc phân loại khoa học tài liệu cần có sự thống nhất
với công tác thu thập bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu để tránh việc bỏ
sót tài liệu có giá trị hoặc lưu trữ những tài liệu không có giá trị gây lãng phí.
Khi xây dựng phương án phân loại khoa học tài liệu cần căn cứ vào những đặc
trưng cơ bản như: đặc trưng cơ cấu tổ chức; đặc trưng mặt hoạt động; đặc trưng thời
gian; đặc trưng địa danh; đặc trưng tác giả, đặc trưng tên loại văn bản. Trong đó có
những đặc trưng chủ yếu dùng làm căn cứ tiến hành phân loại tài liệu trong phạm vi
toàn phông và có những đặc trưng thứ yếu để phân chia tài liệu từ những nhóm lớn
thành các nhóm nhỏ.
Theo kiến thức được học việc xây dựng phương án phân loại khoa học tài liệu một
phông lưu trữ cơ quan thường được áp dụng một trong những phương án cơ bản sau:
Thứ nhất:“Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức”thích hợp với cơ quan có cơ
cấu ổn định, rõ ràng. Thu tài liệu theo từng năm.
Thứ hai: “Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian” thích hợp với cơ quan có cơ
cấu tổ chức ổn định, rõ ràng. Thu tài liệu theo từng đơn vị.
Thứ ba: “Phương án thời gian - mặt hoạt động” thích hợp với cơ quan có
chức năng, nhiệm vụ rõ ràng; cơ quan có quy mô nhỏ hoặc khó xác định cơ cấu tổ
chức; các bộ phận trong cơ quan có mối liên hệ chặt chẽ trong quá trình giải quyết
công việc. Thu tài liệu theo từng năm.
Thứ tư: “Phương án mặt hoạt động - thời gian” thích hợp với cơ quan có
chức năng, nhiệm vụ rõ ràng; cơ quan có quy mô nhỏ hoặc khó xác định được cơ cấu
tổ chức; các bộ phận trong cơ quan có mối liên hệ chặt chẽ trong quá trình giải quyết
công việc. Thu tài liệu theo từng mặt hoạt động.
Khi lựa chọn phương án phân loại tài liệu cho phông lưu trữ cơ quan cần căn cứ
vào bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; thực tế tài liệu của phông
lưu trữ để từ đó có cơ sở lựa chọn phương án phân loại phù hợp nhất.
* Lựa chọn phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ BTM
Trên cơ sở lý luận khoa học và cơ sở thực tiễn của phương án phân loại tài liệu.
Căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu của phông và cơ cấu tổ chức của đơn vị BTM, đặc
điểm tài liệu kết hợp với vận dụng một trong các phương án phân loại tài liệu đã được

27
học, tôi lựa chọn và xây dựng phương án phân loại “Thời gian -Cơ cấu tổ chức”làm
phương án phân loại cho tài liệu phông lưu trữ BTM.Vì cơ cấu tổ chức của đơn vị hình
thành phông trong quá trình hoạt động có thay đổi nhưng theo dõi được, có chức năng,
nhiệm vụ tương đối rõ ràng; đơn vị hình thành phông đang hoạt động. Do đó phương
án “Thời gian -Cơ cấu tổ chức” được áp dụng để phân loại cho phông lưu trữ BTM.
Lựa chọn phương án này là phương án tối ưu nhất vì tài liệu thuộc phông sẽ phản ánh
chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức theo từng thời gian nhất định, tạo điều
kiện cho việc thống kê, tra tìm nhanh chóng, chính xác.
Theo phương án phân loại “Thời gian -Cơ cấu tổ chức”, trước hết tài liệu của
phông lưu trữ BTM được chia theo thời gian (năm dương lịch). Tiếp theo tài liệu của
mỗi năm lại được chia theo cơ cấu tổ chức,có bao nhiêu đơn vị tổ chức thì chia thành
bấy nhiêu nhóm, sau đó kết hợp với một số đặc trưng phụ để tiếp tục chia tài liệu thành
các nhóm nhỏ hơn tương đương với một hồ sơ (đơn vị bảo quản). Cụ thể trong đợt
thực tập này bản thân tôi được giao nhiệm vụ làm tài liệu năm 2011thuộc phông lưu
trữ BTM cụ thể như sau:
Bước 1:Trước hết, toàn bộ tài liệu trong phông chia thành các nhóm cơ bản
(theo thời gian là năm).
I. Năm 2011
II. Năm 2012
…………..
V. Năm 2015
Căn cứ để phân chia tài liệu về các năm là dựa vào thời gian sản sinh ra tài liệu.
Sau khi phân chia tài liệu về các năm xong, tiến hành kiểm tra lại lần cuối xem việc
phân chia có chính xác không, sau đó mới chuyển sang bước thứ 2.
Bước 2:Từ các nhóm cơ bản ta tiếp tục chia tài liệu thành các nhóm vừa (theo
cơ cấu tổ chức của BTM).
I. Năm 2011
1.Phòng Kế hoạch tổng hợp
2. Phòng Hành chính
3. Phòng Quân lực
4. Phòng Chính trị

28
5. Phòng Hậu cần

6. Ban Tài chính
Bước 3:Từ các nhóm vừa ta tiêp tục phân chia tài liệu thành các nhóm nhỏ (theo
từng mặt hoạt động).
1.Phòng Kế hoạch tổng hợp
1.1. Tham mưu, kế hoạch
1.2. Tổng hợp
1.3. Đối ngoại quân sự
1.4. Văn thư, bảo mật, lưu trữ
2. Phòng Hành chính
2.1. Hành chính, bảo đảm
2.2. Huấn luyện, sẵn sàng chiến đấu
2.3. Quản lý giấy ra vào cơ quan BQP
3. Phòng Quân lực
3.1. Tổ chức
3.2. Quân số
3.3. Chính sách
4.1. Tổ chức xây dựng Đảng
4.2. Tuyên huấn
4.3. Cán bộ
4.4. Chính sách,dân vận, an ninh
4.5. Tổ chức quần chúng
5. Phòng Hậu cần
5.1. Bảo đảm hậu cần
5.2. Quân y
5.3. Xăng dầu
5.4. Xây dựng, cảitạo các hạng mục công trình

29
6. Ban Tài chính

6.1. Phân bổ, dự toán ngân sách
6.2. Bảo đảm chế độ, chính sách cho cán bộ, nhân viên
Bước 4:Từ các nhóm nhỏ ta tiếp tục chia tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn tương
đương với 1 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
4.1. Tổ chức xây dựng Đảng
4.1.1. Những vấn đề chung
4.1.2. Hồ sơ Đại hội Đảng bộ BTM
4.1.3. Hồ sơ về kiện toàn các tổ chức Đảng
4.1.4. Hồ sơ về quản lý hồ sơ đảng viên
4.1.5. Hồ sơ về quản lý thu, nộp đảng phí
4.1.6. Hồ sơ về khen thưởng Đảng
4.1.7. Hồ sơ về kỷ luật Đảng
4.2. Tuyên huấn
4.2.1. Hồ sơ tuyên truyền kỷ niệm các ngày lễ lớn
4.2.1. Hồ sơ về công tác thi đua khen thưởng
4.3. Cán bộ
4.3.1. Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ
4.3.2. Hồ sơ về nâng lương, thăng quân hàm
4.4. Chính sách, dân vận, an ninh
4.4.1. Hồ sơ về triển khai thực hiện công tác chính sách
4.4.2. Hồ sơ đề nghị xét tặng huân, huy chương niên hạn
4.4.3. Hồ sơ về rà soát chính trị nội bộ
4.5. Các Tổ chức quần chúng
4.5.1. Đoàn Thanh niên
4.5.2. Hội Phụ nữ
2.1.3. Lập hồ sơ(khôi phục/sửa chữa, hoàn thiện hồ sơ)

30
Tập hợp các văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu như vấn đề, tên gọi của
văn bản, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian,... thành hồ sơ đối với khối tài liệu còn ở
trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ.
* Lập hồ sơ phải bảo đảm các yêu cầu sau:
Thứ nhất: Hồ sơ được lập phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
đơn vị, cá nhân hình thành hồ sơ.
Thứ hai: Các tài liệu trong hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với nhau, có giá trị tương
đối đồng đều và phản ánh đúng trình tự giải quyết công việc hoặc diễn biến sự việc.
Thứ ba:Tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính, bản gốc.
Thứ tư: Tài liệu trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức.
Thứ năm: Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác.
Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng
còn chưa chính xác, đầy đủ.
* Dự kiến tiêu đề hồ sơ:
Khi vận dụng các đặc trưng để sơ bộ có được các hồ sơ thì đồng thời dự kiến
tiêu đề hồ sơ, tiêu đề hồ sơ sẽ được hoàn chỉnh thêm khi sắp xếp trật tự tài liệu trong
hồ sơ và lập tờ kết thúc. Tiêu đề dự kiến ghi trên sơ mi tạm thời để dễ chỉnh sửa, khi
điều chỉnh xong chỉ việc sao chép lại lên bìa hồ sơ chính thức.
Yêu cầu dự kiến tiêu đề hồ sơ phải phản ánh khái quát nội dung của văn bản, tài
liệu có trong hồ sơ, nhưng cần ngắn gọn, rõ ràng, chính xác giúp cho việc giới thiệu
nội dung hồ sơ tra tìm thuận lợi. Các thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường gồm:
Tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian; trật tự các yếu tố trên có thể
thay đổi tùy theo từng loại hồ sơ.Dự kiến tiêu đề hồ sơ của BTM có mấy dạng sau:
Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian áp dụng đối với các hồ sơ là
chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề.
Ví dụ: Kế hoạch, báo cáo của Bộ Tham mưu về công tác văn thư, bảo mật, lưu
trữ năm 2011.
Hồ sơ - vấn đề - thời gian áp dụng đối với hồ sơ phản ánh hoàn chỉnh một vấn
đề từ phát sinh cho đến phát triển, kết thúc.
Ví dụ: Hồ sơ thẩm định Tùy viên quốc phòng các nước năm 2011.
Hồ sơ -nội dung -tác giả -địa điểm - thời gian áp dụng với hồ sơ hội nghị, hội thảo.
31
Ví dụ: Hồ sơ Đoàn cán bộ Tổng cục II đi thăm và làm việc tại Australia năm 2011.
Hồ sơ - tên người áp dụng với hồ sơ nhân sự
Ví dụ: Hồ sơ đảng viên của đồng chí Nguyễn Thu Hiền.
* Biên mục hồ sơ:
Sau khi đã hệ thống hóa hồ sơ theo phương án phân loại cần tiến hành biên mục
hồ sơ. Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác lập hồ sơ, mục đích
chính là giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu trong hồ sơ và các yếu tố khác để tra
tìm, khai thác sử dụng được nhanh chóng, chính xác và thuận tiện, tạo điều kiện để bảo
quản tốt hồ sơ. Do đó, đòi hỏi người làm biên mục phải ghi chính xác và đầy đủ.Biên
mục hồ sơ gồm hai phần, biên mục bên trong hồ sơ và biên mục bên ngoài hồ sơ:
Biên mục bên trong hồ sơ: bao gồm sắp xếp tài liệu, đánh số tờ, viết mục lục
văn bản và viết tờ kết thúc.
Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ: Tùy theo từng loại hồ sơ mà biên soạn hướng dẫn
cụ thể về việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ theo trình tự nhất định,
bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công
việc trong thực tế trật tự hợp lý, logic. Tài liệu trong các hồ sơ của phông cơ quan
BTM được sắp xếp theo một số cách sau:
Theo thời gian diễn biễn của hội nghị, hội thảo; trình tự theo dõi, giải quyết
công việc: Đối vớihồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ công việc.
Ví dụ: Hồ sơ về Hội nghị quân chính BTM năm 2011 được sắp xếp như sau:
Kế hoạch tổ chức Hội nghị quân chính BTM năm 2011
Dự trù kinh phí bảo đảm Hội nghị quân chính năm 2011
Giấy mời dự Hội nghị quân chính Bộ Tham mưu năm 2011
Chương trình Hội nghị quân chính Bộ Tham mưu năm 2011
Báo cáo kết quả công tác của BTM năm 2011, phương hướng nhiệm vụ năm 2012
Bài diễn văn khai mạc Hội nghị quân chính BTM năm 2011
Các bài phát biểu tham luận của các Phòng
Bài phát biểu chỉ đạo của Thủ tưởng Tổng cục
Kết luận Hội nghị của Thủ trưởng Bộ Tham mưu
Biên bản Hội nghị quân chính năm 2011

32
Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: Đối với những hồ sơđược lập theo đặc
trưng chủ yếu là tên gọi văn bản (tập lưu văn bản đi).
Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC... tên gọi tác giả, tên địa
danh: Đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; của các tác giả
cùng một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng cấp nhưng thuộc
nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau.
Đánh số tờ: Sau khi đã kiểm tra trật tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thì tiến hành
đánh số tờ để cố định vị trí các tài liệu trong hồ sơ. Đánh số tờ còn tạo điều kiện thuận
lợi cho việc quản lý hồ sơ và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu. Số tờ được đánh bằng
bút chì và được ghi ở góc phải phía trên của mỗi tờ tài liệu. Mỗi tờ được đánh một số
theo chữ số ả rập và khi đánh số từ 1 đến 9 phải thêm số 0 vào đằng trước (01, 02 đến
09). Trường hợp tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim ở giữa được đánh 02 tờ. Nếu có
ảnh đánh số mặt sau ảnh (góc trên, bên trái) cho vào bì và đánh số tờ của ảnh lên bì.
Viết mục lục văn bản: Mục lục văn bản được in sẵn theo mẫu quy định, dùng để
thống kê các tài liệu có trong một hồ sơ giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh
chóng chính xác. Mục lục văn bản chỉ lập cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và
có thời hạn. Tuỳ theo tình hình tài liệu trong hồ sơ mà mỗi hồ sơ có thể có một hoặc
nhiều tờ mục lục tài liệu và được để ở phía trước một hồ sơ. Việc viết mục lục văn bản
phải bảo đảm chính xác các cột mục theo mẫu.
Mẫu mục lục văn bản (Kèm theo Phụ lục số V).
Viết chứng từ kết thúc: Tờ kết thúc được in sẵn theo mẫu quy định, là bản tổng
hợp đánh giá số lượng và chất lượng tài liệu trong một hồ sơ và ghi khái quát những
điều cần chú ý về hồ sơ đó nhằm phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ. Nội dung gồm có:
Số lượng tờ tài liệu: ghi bằng số và bằng chữ
Số tờ mục lục văn bản: ghi theo số tờ mục lục tài liệu thực tế đã lập ra.
Tình trạng tài liệu: ghi rõ tài liệu được viết tay, đánh máy hay sao chụp, tài liệu
nào bị mờ, rách, tiếng nước ngoài.
Biên mục bên ngoài:Biên mục bên ngoài hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết
lên bìa hồ sơ. Đây cũng là một phần việc quan trọng của biên mục hồ sơ nhằm tra tìm
và bảo quản thuận lợi, biên mục ngoài hồ sơ phải ghi đầy đủ những mục sau:

33
Tên phông:là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông.
Ví dụ: Bộ Tham mưu
Tên đơn vị tổ chức: là tên cơ quan đã trực tiếp hình thành hồ sơ đó.
Ví dụ: Phòng Kế hoạch Tổng hợp
Tiêu đề hồ sơ dựa vào sơ mi tạm thời để ghi tiêu đề hồ sơ đã được sửa chữa bảo
đảm chính xác nhất.
Ví dụ: “Hội nghị quân chính BTM năm 2011”
Ngày tháng bắt đầu và kết thúc thì căn cứ vào tài liệu có trong hồ sơ, tài liệu
nào có thời gian sớm nhất để ghi ngày tháng bắt đầu và tài liệu nào có thời gian muộn
nhất để ghi ngày tháng kết thúc.
Ví dụ: “Từ ngày 05/7/2006 đến 25/7/2006”
Phông số: ghi số 01 vì là lưu trữ cơ quan chỉ có một phông lưu trữ
Mục lục số: 01
Hồ sơ số: 02
Số tờ: Ghi số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ
Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc có thời hạn (70 năm,
30 năm, 20 năm...)
2.1.3. Hệ thống hóa hồ sơ
Là sắp xếp thứ tự các nhóm, các đơn vị bảo quản trong mỗi nhóm theo phương
án phân loại, bao gồm hệ thống hóa trực tiếp và hệ thống hóa bằng thẻ. Căn cứ vào
tình hình tài liệu lưu trữ của cơ quan BTM, việc hệ thống hóa tài liệu được áp dụng
theo phương pháp hệ thống hóa trực tiếp. Phương pháp này có ưu điểm là được sắp
xếp trực tiếp đối với tài liệu nên đạt được kết quả chính xác nhưng mất nhiều thời gian
và không gian gây trở ngại cho việc sử dụng tài liệu trong thời gian hệ thống hóa.
Dựa vào phương án phân loại của từng năm để sắp xếp thứ tự các hồ sơ, đơn vị
bảo quản từ các nhóm nhỏ nhất đến các nhóm lớn nhất của từng đơn vị tổ chức, sau đó
tiến hành sắp xếp thứ tự các đơn vị tổ chức để có một phông hoàn chỉnh. Các hồ sơ,
đơn vị bảo quản có giá trị vĩnh viễn, có thời hạn được hệ thống hoá riêng và hồ sơ có
thời hạn bảo quản tạm thời được hệ thống hóa riêng.

34
2.1.4. Nhập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Thực tế BTM chưa có phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Toàn bộ hồ sơ
sau khi được hệ thống hóa tiến hành nhập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữđầy đủ, chính
xác vào phương tiện máy tính theo Mục lục văn bản, Mục lục hồ sơ để quản lý và tra
tìm, khai thác sử dụng khi cần thiết.
2.2. Xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu là một công việc vô cùng quan trọng trong công tác tổ
chức khoa học tài liệu. Xác định giá trị tài liệu là lưu lại những tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn, có thời thời hạn và loại ra tài liệu hết giá trị. Do đó khi xác định giá trị tài
liệu cần phải vận dụng các nguyên tắc, phương pháp và các tiêu chuẩn để quyết định
lựa chọn hồ sơ, tài liệu hay đánh giá tài liệu hết giá trị phải rõ ràng, khách quan và nắm
được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định đúng giá trị tài liệu. Giữ được
những tài liệu quý, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị để giảm bớt chi phí
không cần thiết cho việc lưu trữ những tài liệu đó.
Nội dung chủ yếu của công tác xác định giá trị tài liệu kết hợp trong chỉnh lý
được tiến hành theo trình tự các giai đoạn và các bước tiến hành những công việc cụ thể
trong mỗi giai đoạn của quy trình chỉnh lý một phông lưu trữ. Vận dụng những kiến
thức đã học việc xác định giá trị đối với tài liệu lưu trữ của BTM được thực hiện như
sau:
Bước 1: Khi phân chia tài liệu ra các năm, chú ý loại những tài liệu ở những dạng
sau: tài liệu không thuộc phông, tài liệu tham khảo, mẫu biểu chưa ghi, tài liệu trùng
thừa hàng loạt, văn bản giấy tờ rách nát không thể khôi phục được, tài liệu bị mất đầu
mất cuối.
Bước 2: Kết hợp với việc phân chia tài liệu từ các năm ra các nhóm lớn, nhóm
nhỏ cho đến nhóm nhỏ nhất tương đương với 1 hồ sơ, tiếp tục loại những tài liệu mà
bước 1 còn sót lại và bắt đầu chú ý giữ lại những tài liệu có giá trị và loại những tài
liệu không có giá trị: tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của BTM, các bản
dự trù kinh phí mua sắm vật chất không được phê duyệt, danh sách trực các ngày lễ tết
hoặc ngày nghỉ, chương trình tuần...
Bước 3: Việc xác định giá trị tài liệu và hoàn chỉnh hồ sơ vừa loại tài liệu vừa
xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ. Trước khi xác định thời hạn bảo quản tiến hành
kiểm tra lại việc giữ và loại tài liệu ở bước 1 và bước 2, đồng thời loại những văn
35
bảntài liệu đã hết giá trị, những văn bản, tài liệu trùng thừa có từ 2 bản trở lên và
những tài liệu bị bao hàm như báo cáo tháng, báo cáo tuần...
Bước 4: Khi hệ thống hóa tài liệu theo phương án phân loại thì việc xác định
thời hạn bảo quản chủ yếu là lựa chọn những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và
có thời hạn để hệ thống hóa và lập mục lục hồ sơ riêng cho những hồ sơ có thời hạn
bảo quản thời tạm thời.
Thực hiện việc xác định giá trị tài liệu chính là xác định thời hạn bảo quản cho
tài liệu hay nhóm tài liệu tiêu biểu, chủ yếu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan BTM có thể chia các nhóm tài liệu theo hai mức độ. Một là thời hạn bảo quản
vĩnh viễn bao gồm những nhóm tài liệu có giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn, phản ánh
hoặc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Hai là bảo quản có thời hạn
(70 năm trở xuống) áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị nghiên cứu về mặt
nghiệp vụ, pháp lý, khoa học... có tác dụng phục vụ lâu dài trong công tác nghiệp vụ,
nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học của đơn vị và phục vụ lợi ích chính đáng của
cán bộ, chiến sĩ nhưng không thuộc danh mục tài liệu được bảo quản vĩnh viễn.
Tổng kết lại xem có bao nhiêu hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, có thời
hạn; có bao nhiêu tài liệu bị loại (không thuộc phông, không có giá trị, hết giá trị, tài
liệu tham khảo, trùng thừa...). Những tài liệu loại ra được sắp xếp riêng theo từng loại
và thống kê riêng theo từng năm sau đó đề nghị thành lập Hội đồng xác định giá trị tài
liệu nghiên cứu, cho ý kiến về danh mục tài liệu hết giá trị sử dụngvà thông qua văn
bản đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định tiêu hủy.
Qua thời gian thực hành chỉnh lý khoa học tài liệu phông lưu trữ BTM, kết quả
của đợt chỉnh lý tài liệu năm 2011 với khối tài liệu ban đầu có 15 hộp tài liệu, tôi đã
lập được 08 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 05 hồ sơ có thời hạn bảo quản 70
năm, 17 hồ sơ có thời hạn bảo quản 50 năm, 15 hồ sơ có thời hạn bảo quản 20 năm,
được hệ thống hóa trong 11 hộp và 15 hồ sơ có thời hạn bảo quản 05 năm hệ thống
hóa trong 03 hộp, sắp xếp đưa lên giá tủ.
Số lượng tài liệu loại ra:
Khác phông: 64 tài liệu
Tài liệu tham khảo: 137 tài liệu
Tài liệu trùng thừa, bị bao hàm và hết giá trị: 204 tài liệu
Các loại biểu mẫu chưa ghi: 01 tập

36
*Lập bảng kê về xác định giá trị tài liệu của phông
Trong quá trình chỉnh lý cho khối tài liệu, tôi đã vận dụng những lý thuyết đã
được học để thực hiện công việc, đặc biệt trong xác định giá trị tài liệu đã vận dụng
một cách linh hoạt các nguyên tắc, tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu và căn cứ vào
danh mục tài liệu mật để xây dựng bảng kê những tài liệu bảo quảnvĩnh viễn và có thời
hạn thuộc Phông Lưu trữ BTM.
(Kèm theo Phụ lục số VI)
Bản kê những tài liệu hết giá trị và tài liệu không thuộc Phông Lưu trữ BTM.
(Kèm theo Phụ lục số VII)
2.3. Xây dựng mục lục hồ sơ
Mục đích yêu cầu của việc lập mục lục hồ sơ là nhằm thống kê các hồ sơ đã
được lập trong mỗi phần phông và của cả toàn phông. Mục lục hồ sơ là công cụ tra
cứu cơ bản trong các lưu trữ có tác dụng giới thiệu thành phần, nội dung, số lượng tài
liệu và cố định trật tự sắp xếp của các hồ sơ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng.
(Kèm theo Phụ lục số VIII)
Trong đợt chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ BTM tuy chưa lập được hoàn chỉnh
cuốn mục lục hồ sơ nhưng tôi cũng đã lập được phần thống kê hồ sơlà một bước tiến
tới để lập mục lục đơn vị bảo quản. Riêng phần tra tìm bổ trợ của mục lục như tờ nhan
đề, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt và bảng chỉ dẫn, do thời gian có hạn nên sẽ được
hoàn chỉnh sau đợt chỉnh lý.
3. Thống kê tài liệu
Thống kê tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ, thực hiện
tốt nghiệp vụ công tác thống kê góp phần nâng cao chất lượng cho công tác báo cáo
thống kê.
Thống kê tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các công cụ thống kê nhằm mục đích
giúp cơ quan quản lý nắm được chính xác số lượng, thành phần, nội dung tài liệu, tinh
hình cán bộ và các phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.Giúp tra tìm tài liệu nhanh
chóng, chính xác. Lập kế hoạch bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc những tài liệu bị
hư hỏng.

37
Công tác thống kê tài liệu kho LTCQ BTMdựa trên nguyên tắc tập trung, thống
nhất và bảo đảm tính kế thừa trong các giai đoạn công việc. Hệ thống, phương tiện
thống kê, quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ bao gồm:
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu;
Mục lục văn bản;
Mục lục hồ sơ;
Sổ nhập tài liệu;
Sổ xuất tài liệu;
Sổ đăng ký đọc hồ sơ, tài liệu.
Trong đợt thực tập hồ sơ sau khi hệ thống hóa đánh số đơn vị bảo quản xong
tiến hành thống kê hồ sơ lên tờ mục lục hồ sơ. Khi thống kê đảm bảo theo đúng ký
hiệu của phương án hệ thống hóa toàn bộ các nhóm lớn đến nhóm vừa, nhóm nhỏ đều
ghi ở trong khung tờ thống kê. Sau khi đã đăng ký xong các tiêu đề hồ sơ vào mục lục
thì viết chứng từ kết thúc để phục vụ cho việc bảo quản và kiểm tra tình hình bảo quản
tài liệu.
Ví dụ: Chứng từ kết thúc của mục lục hồ sơ số 09
Mục lục hồ sơ này có 25 đơnvị bảo quản.
4. Bảo quản tài liệu:
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật
nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên
cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài.
Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tuỳ thuộc
vào điều kiện bảo quản chúng. Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị sờn,
rách, hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng
các biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ. Nội dung công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ gồm: xây dựng, cải tạo, bố trí kho lưu trữ; tổ chức, sắp xếp tài
liệu trong kho lưu trữ; xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ phục chế những tài liệu
đã bị hư hỏng.

38
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm được những tác nhân gây hại cho tài
liệu, mức độ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề ra và thực hiện các
chế độ quy định về bảo vệ, bảo quản tài liệu; áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật
nhằm hạn chế, ngăn chặn sự tác động của các nhân tố gây hại đối với tài liệu.
Kho LTCQ Bộ Tham mưu được bố trí ở tầng 2 với các trang thiết bị bảo quản
tài liệu như giá, tủ đựng tài liệu cố định. Hệ thống giữa các giá tài liệu được bố trí các
lối đi phù hợp đảm bảo cho việc tìm,khai thác sử dụng tài liệu (khoảng cách giữa các
giá tài liệu tối thiểu là 0,5m), đủ điều kiện cho phương tiện chữa cháy tiếp cận khi xảy
ra hoả hoạn.Cửa kho chắc chắn, có khoá tốt, có máy điều hoà, máy hút ẩm, quạt thông
gió, bình khí CO2; cửa sổ của kho 2 lớp chống ánh sáng chiếu trực tiếp và các loại côn
trùng xâm nhập vào kho.
* Những việc cụ thể đã làm đề bảo quản tài liệu:
Sắp xếp tài liệu lên giá theo các nguyên tắc được quy định: Tài liệu sau khi
được chỉnh lý sẽ được đưa vào các hộp. Dựa vào thông tin trên nhãn hộp, tài liệu được
xếp lên giá cố định theo trật tự của số ghi trên hộp. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái
qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp
quay mặt vào giá. Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ
trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
Nguồn kho LTCQ

Vệ sinh kho thường xuyên, vệ sinh tài liệu trước khi đưa vào kho và sắp xếp lên
giá tủnhằm chống nấm mốc xâm nhập.Thực hiện nghiêm quy định của cơ quan như:
39
không mang đồ ăn vào kho để tránh các loại côn trùng và vi sinh vật gây hại cho tài
liệu như: gián, chuột,.... Buổi sáng đến cơ quan bật quạt thông gió, mở cửa để thông
gió tự nhiên, sau đó bật điều hòa; bật máy hút ẩm khi thời tiết mưa nhiều, độ ẩm cao.
Buổi chiều trước khira về tắthết các thiết bị điện trong kho và ngắt cầu dao điện để
đềphòng xảy ra hoả hoạn.
5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cao nhất của công tác
lưu trữ, là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các phòng, kho lưu trữ. Muốn tổ
chức khai thác, sử dụng có hiệu quả đòi hỏi các phòng, kho lưu trữ phải có những biện
pháp tích cực áp dụng các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu để phát huy hết
giá trị của tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của
các cơ quan, đơn vị, cá nhân.
Kho LTCQ Bộ Tham mưu đã và đang áp dụng những hình thức tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ: hình thức phòng đọc, cấp chứng thực lưu trữ, cho mượn tài liệu.
Số lượng độc giả khai thác hàng năm trung bình khoảng 200 lượt người đến nghiên
cứu, chủ yếu là các phòng, ban, trợ lý trực thuộc BTM, đôi khi có các cán bộ đơn vị
bạn... Mục đích khai thác sử dụng tài liệu để viết biên niên sự kiện của đơn vị, phục vụ
xây dựng kế hoạch, làm báo cáo, phục vụ công tác thanh kiểm tra và giải quyết công
việc chuyên môn hàng ngày. Thỉnh thoảng có cán bộ đã nghỉ hưu đến chứng thực tài
liệu để giải quyết chế độ chính sách.
Sổ đăng ký khai thác tài liệu, Mẫu dấu chứng thực tài liệu (Kèm theo phụ lục số IX)
Trong thời gian thực tập tại bộ phận LTCQ Bộ Tham mưu tôi được tham gia
phục vụ cho 15 lượt cán bộ đến khai thác sử dụng tài liệu thôngqua hình thức cho
mượn tài liệu.
Hình thức này được áp dụng chủ yếu nhất vì là lưu trữ cơ quan nên các cán bộ
của các phòng, ban, bộ phận có nhu cầu khai thác, sử dụng nhiều để phục vụ công tác
chuyên môn. Cán bộ khi có nhu cầu mượn tài liệu, được sự đồng ý của Trưởng Ban
VT-LT và Thủ trưởng BTM phê duyệt thì nhân viên lưu trữ cơ quan sẽ tiến hành thủ
tục đăng ký vào sổ cho mượn trong một thời gian nhất định. Hình thức này chỉ áp dụng
đối với người khai thác sử dụng là cán bộ, của cơ quan đơn vị trong Tổng cục. Đặc
biệt đa phần người khai thác sử dụng chủ yếu là mượn tài liệu, có rất ít trường hợp là
40
mượn hồ sơ. Điều này cho thấy rằng người sử dụng không nắm bắt được nội dung hồ
sơ phản ánh mà chỉ nắm bát được một phần nội dung trong hồ sơ. Công cụ tra cứu tài
liệu chủ yếu là mục lục văn bản và mục lục hồ sơ.
Nhận xét, đánh giá:
Thuận lợi: Qua phần thực hành các nghiệp vụ lưu trữ tại LTCQ BTM,được sự
quan tâm của lãnh đạo, chỉ huycác cấp cùng sự giúp đỡ của đồng nghiệp. Đảm bảo cơ
sở vật chất đầy đủ cho công tác chỉnh lý tài liệu.
Khó khăn: Dothực tập ở đơn vị mình công tác nên vẫn phải hoàn thành thực
hiện công tác chuyên môn của đơn vị bên cạnh đó việc giãn cách xã hội theo Chỉ thị số
16 của Thủ tướng Chính phủ do dịch bệnh Covid-19 cũng ảnh hưởng không nhỏ đến
đến việc đảm bảo thời gian thực tập, việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu và
chuẩn bị thủ tục nộp tài liệu vào kho lưu trữ chuyên dụng.
Trong quá trình thực hiện chỉnh lý nhiều lúc thực hiện một mình nên cũng
không tránh khỏi những hạn chế nhất định.

41
KẾT LUẬN
Trong thời gian thực tập từ ngày 24 tháng 5 đến 04 tháng 8 năm 2021 tại Bộ
Tham mưu-Tổng cục II, tôi đã khảo sát, tìm hiểu được chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của Bộ Tham mưu, làm cơ sở để đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu
trữ của cơ quan, đồng thời tiến hành thực hành về nghiệp vụ lưu trữ và đưa ra được
nhận xét, kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của Bộ
Tham mưu trong thời gian tới. Đối với Bộ Tham mưu có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu
tổ chức đầy đủ, rõ ràng không bị chồng chéo; có tài khoản và con dấu riêng đây là điều
kiện tiên quyết để thành lập Phông lưu trữ Bộ Tham mưu; công tác lãnh đạo, chỉ đạo
về công tác lưu trữ thường xuyên được Thủ trưởng Bộ Tham mưu và Chỉ huy các
phòng, ban đặc biệt quan tâm. Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ luôn yêu
ngành, yêu nghề gắn bó với đơn vị, nắm chắc về chuyên môn nghiệp vụ và hoàn thành
tốt nhiệm vụ được giao, góp phần vào thành tích chung của Bộ Tham mưu trong xây
dựng đơn vị vững mạnh toàn diện.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại lưu trữ cơ quan Bộ Tham mưu, bản thân tôi
đã nỗ lực tìm tòi học hỏi kinh nghiệm từ các đồng nghiệp và vận dụng những kiến thức
đã được trang bị ở trường để thực hành các công việc cụ thể về nghiệp vụ công tác lưu
trữ của cơ quan. Từ đó nâng cao nhận thức sâu sắc của bản thân về lý luận, cũng như
rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ được thuần thục, làm cơ sở quan trọng trong nhận xét,
đánh giá báo cáo thực tập được toàn diện, đồng thời đưa ra được các giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cơ quan Bộ Tham mưu trong thời gian tới được tốt
hơn. Kết thúc đợt thực tập tôi đã rút ra được bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân
cần phải tích cực học hỏi, chủ động hơn nữa trong học tập và công tác; giữa lý thuyết
và thực hành phải luôn luôn song hành cùng nhau, cũng như công tác lưu trữ và hoạt
động quản lý của cơ quan, đơn vị có mối liên kết chặt chẽ với nhau tạo nên một móc
xích và làm minh chứng lịch sử quan trọng trong quá trình hình thành, phát triển của
cơ quan Bộ Tham mưu trong giai đoạn tiếp theo./.

42
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11tháng 11 năm 2011 của Quốc hội.
2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính Phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm
(1990) Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên
nghiệp, Hà Nội.

Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, đơn vị Quân đội.
5. Thông tư số 217/2013/TT-BQP ngày 16 tháng 12 năm 2013 của Bộ Quốc
phòng Quy định về việc ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng
truyền số liệu của Bộ Quốc phòng.
Quy định về quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng trong Bộ Quốc phòng.
7. Thông tư số 30/2021/TT-BQP ngày 15 tháng 03 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ
Quốc phòng ban hành Quy chế công tác lưu trữ trong Bộ Quốc phòng.
8. Quyết định 3268/QĐ-BQP ngày 01 tháng 8 năm 2019 của Bộ Quốc phòng
ban hành quy chế gửi nhận văn bản điện tử và lập, nộp lưu hồ sơ điện tử và lưu trữ cơ
quan trong Bộ Quốc phòng.
Tổng cục II ban hành Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Tổng cục II.
Tổng cục II ban hành Quy chế về công tác Lưu trữ trong Tổng cục.
11. Kế hoạch thu hồi hồ sơ tài liệu hàng năm của Bộ Tham mưu.
12. Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Bộ Tham mưu.
13. Nội quy sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Bộ Tham mưu.

43

Phụ lục I
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ THAM MƯU
THAM MƯU TRƯỞNG
PHÓ THAM MƯU

TRƯỞNG
Phòng
Kế Phòng Phòng Phòng Phòng Ban
hoạch Hành Quân Chính Hậu Tài
Tổng chính lực trị cần chính
hợp

Phụ lục II
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP
TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
Trợ lý
Ban Trợ lý Trợ lý
Tham
Văn thư - mưu - Tổng hợp Đối ngoại
Lưu trữ
Kế hoach

Phụ lục III
MỤC LỤC VĂN BẢN
Cơ quan,
Số Số, ký Ngày, Tờ Ghi
Trích yếu đơn vị ban
TT hiệu VB tháng, năm số chú
hành
1 789/NT1 22/8/2011 Về việc tham dự chương trình Cục Nhà 01 01 tờ
giao lưu học viên quốc tế với trường tiếng
Australia Anh
2 858/TB- 22/8/2011 Thông báo ý kiến chỉ đạo của Bộ Tham 03

BTM Tổng cục trưởng về việc cử cán mưu
bộ tham dự chương trình giao
lưu học viên quốc tế với
Australia.
3 1253/HV 29/8/2011 Về việc cử cán bộ tham dự Học viện 03

chương trình giao lưu học viên KHQS
quốc tế với Australia.
4 838/NT1 12/9/2011 Về việc tham dự chương trình Cục Nhà 05

giao lưu học viên quốc tế với trường
Australia.
5 2008/TCII- 15/9/2011 Về việc cử cán bộ tham dự Tổng cục II 06

BTM chương trình giao lưu học viên
6 1366/HV- 19/9/2011 Về việc cử cán bộ tham dự Học viện 17

CT chương trình giao lưu học viên KHQS
7 2205/TCII- 24/9/2011 Về việc cử cán bộ tham dự Tổng cục II 18

BTM chương trình giao lưu học viên
8 5854/VP- 07/11/2011 Về việc báo cáo kết quả VP BQP 19-

ĐN chương trình giao lưu học viên 22
Việt Nam –Australia.

Phụ lục IV
BẢNG KÊ NHỮNG TÀI LIỆU CHỦ YẾU CỦA PHÔNG LƯU TRỮ
CƠ QUAN BỘ THAM MƯU - TỔNG CỤC II
CẦN BẢO QUẢN VĨNH VIỄN VÀ CÓ THỜI HẠN
Thời
STT Tên loại tài liệu hạnbảo
quản
Tài liệu quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức,
01 biên chế của BTM; các phòng, ban trực thuộc BTM. Vĩnh viễn
Thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị tổ chức
Các quyết định, bổ nhiệm, miễn nhiệm đối với chức danh Thủ
02 Vĩnh viễn
trưởng BTM và Trưởng, Phó phòng các đơn vị trong BTM
Kế hoạch, báo cáo tổng kết (hàng năm, nhiều năm) các
03 Vĩnh viễn
mặt công tác của BTM
Chỉ thị, Quyêt định của Bộ Quốc phòng, Tổng cục chỉ đạo
04 Vĩnh viễn
trực tiếp các mặt công tác của BTM
05 Quy chế làm việc của BTM, phân công nhiệm vụ chỉ huy BTM Vĩnh viễn
06 Nhóm tài liệu về công tác chính sách, cán bộ nhân sự 70 năm
07 Các sổ sách, chứng từ thanh quyết toán ngân sách hàng năm Vĩnh viễn
08 Nhóm tài liệu về công tác đối ngoại Vĩnh viễn
09 Nhóm tài liệu về công tác thi đua khen thưởng 20 năm
Nhóm tài liệu về vũ khí trang bị, đầu tư tiềm lực, quản lý
10 Vĩnh viễn
tài sản cố định
Nhóm tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra, tập huấn, hội
11 20 năm
thi, hội thao về công tác Văn thư - Bảo mật

Phụ lục V
BẢNG KÊ TÀI LIỆU KHÔNG CÒN GIÁ TRỊ SỬ DỤNG VÀ TÀI LIỆU
KHÔNG THUỘC PHÔNG LƯU TRỮ BỘ THAM MƯU
1.Tài liệu không còn giá trị sử dụng

Tài liệu mất đầu, mất cuối, rách nát không xác định được;
Các bản dự trù kinh phí mua sắm không được phê duyệt;
Danh sách trực chỉ huy, trực ban, trực nghiệp vụ các ngày lễ, tết, ngày nghỉ;
Các loại giấy mời, thư mời;
Giấy tờ, mẫu biểu chưa ghi.
Các bản dự thảo đã có bản chính thay thế
2. Tài liệu tham khảo
3. Tài liệu trùng thừa
4. Tài liệu bị bao hàm
Các kế hoạch, báo cáo, chương trình công tác, hàng tuần, hàng tháng, quý
5. Tài liệu không thuộc phông
Tài liệu của các cơ quan, đơn vị gửi đến để thông báo, để biết nhưng không liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan.

Phụ lục VI
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ KHAI THÁCTÀI LIỆU VÀ
MẪU DẤU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ KHAI THÁC TÀI LIỆU
Số Ngày, tháng Tên người Chức vụ, Số ký hiệu Trích yếu Xác nhận của Xác nhận
TT mượn VB khai thác đơn vị VB nội dung chỉ huy đơn vị của người
khai thác
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
MẪU DẤU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU

* Dấu chứng thực bản sao từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.
Chứng thực bản sao đúng với

nguyên bản trong hồ sơ lưu trữ
Tài liệu được sao từ

Phông:..................................................
Mục lục số:.....Hồ sơ số:.....Tờ số:.......
Số chứng thực:.....................................
Hà Nội, ngày....tháng...năm...
CHỈ HUY CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CHỨNG THỰC
(Ký, đóng dấu)
* Dấu chứng thực bản sao một phần của tài liệu lưu trữ.
Chứng thực bản sao một phần của

văn bản, tài liệu trong hồ sơ lưu trữ
Nội dung văn bản, tài liệu được sao từ

Phông:..................................................
Mục lục số:.....Hồ sơ số:.....Tờ số:.......
Số chứng thực:.....................................
Hà Nội, ngày....tháng...năm...
CHỈ HUY CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CHỨNG THỰC
(Ký, đóng dấu)


Bao Cao Luu Tru

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Bao Cao Luu Tru

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Nghĩa

TCII Tổng cục II

BTM Bộ Tham mưu

P.KHTH Phòng Kế hoạch tổng hợp

B.VT-LT Ban Văn thư-Lưu trữ

LTCQ Lưu trữ cơ quan

TLLT Tài liệu lưu trữ

PCCN Phòng chống cháy nổ

HSQ-BS Hạ sĩ quan binh sĩ

CNTT Công nghệ thông tin

QPPL Quy phạm pháp luật

QPNB Quy phạm nội bộ

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Nguồn kho LTCQ

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Nguồn kho LTCQ

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

3. Quy định của cơ quan về công tác lưu trữ

3. Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21 tháng 02 năm 2012 của Bộ Quốc phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Tài liệu về tổ chức bộ máy

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

*Bảo quản tình trạng vật lý của tài liệu

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

2.1. Phân loại tài liệu Phông LTCQ

(Kèm theo Phụ lục số III)

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

5. Phòng Hậu cần

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

6. Ban Tài chính

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

2.1.3. Hệ thống hóa hồ sơ

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

2.1.4. Nhập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Nguồn kho LTCQ

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

4. Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21 tháng 02 năm 2012 của Bộ Quốc phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

THAM MƯU TRƯỞNG

PHÓ THAM MƯU

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp