Professional Documents
Culture Documents
Hành Chính Văn Phòng. Chương 5. Qu N Lý Tài S N & TTB VP-2021
Hành Chính Văn Phòng. Chương 5. Qu N Lý Tài S N & TTB VP-2021
LOGO
University of Finance and Marketing
3/07/2021
NỘI DUNG LOGO 5.1. Những nội dung quản lý t ài sản LOGO
1. Những nội dung quản trị tài sản: Bàn giao, điều chuyển tài sản, 5.1.1. Bàn giao tài sản
kiểm tra, kiểm kê tài sản; quản lý và sử dụng tài sản, thanh lý tài sản
Tài sản được bàn giao trong khi: tuyển dụng nhân viên
2. Quản lý mua sắm tài sản, trang thiết bị: Xác định mục đích, thủ
tục mua sắm, quy định trách nhiệm, quản lý quá trình sử dụng
mới hoặc thành lập bộ phận mới; bổ sung tài sản cho
nhu cầu sử dụng của các bộ phận, cá nhân; hoặc nhân
3. Quản lý quá trình bảo trì tài sản: Lập danh mục, lập kế hoạch
khảo sát, tiến hành khảo sát, lập lịch bảo trì viên nghỉ việc thì phải bàn giao lại tài sản cho quản lý
4. Quản lý văn phòng phẩm: Xây dựng tiêu chuẩn, xây dựng định
bộ phận đó.
mức sử dụng, quản lý quá trình cấp phát - Quy trình bàn giao như sau:
5. Quản lý việc sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thuê, mua bên ngoài
3/07/2021 3/07/2021
1
5.1. Những nội dung quản lý t ài sản LOGO 5.1. Những nội dung quản lý t ài sản LOGO
5.1. Những nội dung quản lý t ài sản LOGO 5.1. Những nội dung quản lý t ài sản LOGO
5.1.3. Kiểm tra tài sản 5.1.5. Quản lý và sử dụng tài sản
Phòng hành chính được quyền kiểm tra đột xuất tình a. Quy định trách nhiệm của người sử dụng
hình sử dụng tài sản của các bộ phận tối đa 2 lần/năm. b. Nguyên tắc quản lý và sử dụng tài sản như sau:
5.1.4. Kiểm kê tài sản - Khi xảy ra mất
Hàng năm, Phòng Kế toán (thiết bị) kết hợp Phòng - Nếu tài sản bị hư hỏng trước thời gian sử dụng
Hành chính tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ (số lượng, - Quản lý bộ phận chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám
chất lượng,giá trị). sát quá trình sử dụng
c. Quản lý quá trình sử dụng t ài sản, thiết bị văn
phòng
3/07/2021 3/07/2021
2
5.1. Những nội dung quản lý t ài sản LOGO 5.2. Quản lý mua sắm, sửa chữa t ài sản VP LOGO
3/07/2021 3/07/2021
5.2. Quản lý mua sắm, sửa chữa t ài sản VP LOGO 5.2. Quản lý mua sắm, sửa chữa t ài sản VP LOGO
3/07/2021 3/07/2021
3
5.2. Quản lý mua sắm, sửa chữa t ài sản VP LOGO 5.2. Quản lý mua sắm, sửa chữa t ài sản VP LOGO
Đối với thiết bị nhỏ lẻ Biểu mẫu 5.2. PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA VẬT TƯ, HÀNG HÓA,
Họ tên: ............................ Phòng, đơn vị: ...............
Việc quy định các thiết bị nhỏ lẻ cũng tuỳ thuộc vào Ngày: ..............................
từng doanh nghiệp, có doanh nghiệp quy về giá trị, ví Mục đích mua: .................
dụ thiết bị có giá trị dưới 10 triệu đồng hoặc quy định Theo kế hoạch đã được duyệt:
cụ thể như nhóm thiết bị nhỏ lẻ gồm máy in lẻ, máy Phát sinh ngoài kế hoạch :
scan lẻ, điện thoại bàn lẻ, máy tính lẻ... Thanh toán bằng tiền mặt:
Thanh toán bằng chuyển khoản:
Theo báo giá thi công dịch vụ:
3/07/2021 3/07/2021
5.2. Quản lý mua sắm, sửa chữa t ài sản VP LOGO 5.2. Quản lý mua sắm, sửa chữa t ài sản VP LOGO
Đối với những tài sản trang thiết bị cần phải qua một Biểu mẫu PHIẾU ĐỀ XUẤT SỬA CHỮA THIẾT BỊ
thời gian vận hành mới biết được tình trạng hoạt động TP.HCM, ngày …… tháng … Năm 2020
thì phải nghiệm thu sau một số ng ày nhất định Tên nhân viên: …….…………………
Biểu mẫu: BIÊN BẢN LẮP ĐẶT VÀ NGHIỆM THU Bộ phận: …….…………………
TÀI SẢN
Nội dung Tình trạng Ngày hoàn
STT SL Lý do
Biểu mẫu: BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN, TRANG yêu cầu hư thành
THIẾT BỊ 1
2
2. Hướng dẫn cách sử dụng
3
4
3/07/2021 3/07/2021
4
5.3. Quản lý quá trình bảo trì t ài sản LOGO 5.3. Quản lý quá trình bảo trì t ài sản LOGO
3/07/2021 3/07/2021
5.3. Quản lý quá trình bảo trì t ài sản LOGO 5.3. Quản lý quá trình bảo trì t ài sản LOGO
5.3.3. Tiến hành khảo sát 5.3.4. Lập lịch bảo trì
1. Thời gian đã sử dụng Biểu mẫu. Lịch bảo trì thiết bị
2. Thời gian bảo trì trước đó
3. Tình trạng hư hỏng trước đó Tên Tên Mã số Người Tháng
Stt Bộ
4. Hiện trạng của máy móc thiết bị thiết cụm Kí hiệu tài sử
phận 1 2 3 4 5 6
bị chi tiết sản dụng
5. Cần sửa chữa hay thay thế hoặc bảo dưỡng
6. Các chi tiết bị mất mát, hư hỏng
7. Nêu rõ số lượng, chủng loại thiết bị hiện có.
GHI CHÚ: O: Không phải bảo trì X: Bảo trì
3/07/2021 3/07/2021
5
5.3. Quản lý quá trình bảo trì t ài sản LOGO 5.3. Quản lý quá trình bảo trì t ài sản LOGO
3/07/2021 3/07/2021
5.3. Quản lý quá trình bảo trì t ài sản LOGO 5.4. Quản lý VPP, cước điện thoại, xe ô tô côngLOGO
3/07/2021 3/07/2021
6
5.4. Quản lý VPP, cước điện thoại, xe ô tô côngLOGO 5.4. Quản lý VPP, cước điện thoại, xe ô tô côngLOGO
5.4.1. Xây dựng tiêu chuẩn sử dụng 5.4.1. Xây dựng tiêu chuẩn sử dụng
Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm Tiêu chuẩn sử dụng cước phí điện thoại
- VPP: Giấy in, mực in, bút, kim bấm..., sẽ không xây - ĐT cố định phục vụ công việc, các các nhân, phòng
dựng tiêu chẩn cho từng chức danh. ban được cấp sử dụng chung, không phân biệt chức vụ,
- VPP: Sổ công tác, sổ điện thoại, bút máy …có thể trừ một số trường hợp đặc biệt phục vụ công tác, phòng
được phân cấp sử dụng tùy thuộc v ào chức danh quản lý hành chính nhân sự sẽ cấp đường dây v à mật khẩu riêng
hoặc chuyên viên quan trọng. để có thể gọi quốc tế.
- ĐT di động, tuỳ vào vị trí công vệc hoặc chức vụ lãnh
đạo, phòng hành chính sẽ đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể
về việc sử dụng điện thoại di động.
3/07/2021 3/07/2021
5.4. Quản lý VPP, cước điện thoại, xe ô tô côngLOGO 5.4. Quản lý VPP, cước điện thoại, xe ô tô côngLOGO
5.4.1. Xây dựng tiêu chuẩn sử dụng 5.4.2. Xây dựng định mức
Tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô công Định mức sử dụng văn phòng phẩm
Xe ô tô công chỉ phục vụ nhu cầu công tác chung của Mức khoán văn Mức
Tổng mức
các cá nhân, đơn vị; không phục vụ nhu cầu riêng. Các TT Đối tượng phòng phẩm khoán
khoán
(chưa gồm giấy in) giấy in
doanh nghiệp thường xây dựng quy định rõ r àng đối
tượng sử dụng xe ô tô. Ví dụ, Ban giám đốc được sử 1 Lãnh đạo 31.000 24.000 55.000
dụng xe phục vụ công tác; Các Trưởng (hoặc phụ trách
đơn vị) được sử dụng xe ô tô trong trường hợp cần thiết 2
CBNV phòng Chất lượng,
31.000 29.000 60.000
Tài chính
để phục vụ yêu cầu công tác
3 CBNV các phòng, ban khác 31.000 24.000 55.000
3/07/2021 3/07/2021
7
5.4. Quản lý VPP, cước điện thoại, xe ô tô côngLOGO 5.4. Quản lý VPP, cước điện thoại, xe ô tô côngLOGO
5.4.2. Xây dựng định mức 5.4.2. Xây dựng định mức
Định mức sử dụng cước điện thoại Định mức sử dụng mua sắm, sử dụng xe công
Ghi chú
- Đối với các cơ quan Nhà nước việc mua sắm, sử dụng
TT Đối tượng áp dụng Mức khoán
xe công phải theo định mức quy định của Nhà nước
1 Phòng Cục trưởng 180.000
- Đối với các doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào tình hình thực
2 Phòng Chất lượng 1 480.000
thực tế mà mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng các quy định
3 Phòng Quản lý Kiểm nghiệm 240.000
cụ thể về định mức mua sắm xe, định mức sử dụng
4 Phòng Kế hoạch Tổng hợp 290.000
nhiên liệu xe công.
5 Phòng Tài chính 240.000
6 Ban Quản lý dự án 80.000
3/07/2021 3/07/2021
5.4. Quản lý VPP, cước điện thoại, xe ô tô côngLOGO 5.5. QL việc sử dụng các sp/dv thuê, mua bên ngoài
LOGO
3/07/2021 3/07/2021
8
5.5. QL việc sử dụng các sp/dv thuê, mua bên ngoài
LOGO 5.5. QL việc sử dụng các sp/dv thuê, mua bên ngoài
LOGO
5. Xác định mục đích của quá trình đánh giá, lựa chọn NCC 4 Giá bán
5 Phương thức thanh toán
6. Thu thập thông tin về nhà cung ứng
6 Phương thức giao hàng
7 Các chương trình KM
8 Chương trình CSKH
9 Tên, địa chỉ người liên hệ
3/07/2021 3/07/2021
Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu Lập tiêu chí đánh giá
1. Tư cách pháp nhân của các nh à cung cấp
St Tên nhà Người liên Địa chỉ Dịch vụ/sản Giá PT PT giao Khuyến
t cung hệ phẩm bán thanh hàng mãi/CSK 2. Mối liên hệ giữa nhà cung cấp và nhà sản xuất: nhà cung cấp
ứng toán H chính, đại lý cấp 1, đại lý cấp 2 …
3. Năng lực cung cấp hàng hoá/ dịch vụ
4. Chất lượng
5. Phương thức thanh toán
6. Thời gian giao hàng
7. Uy tín
8. Kinh nghiệm
Ngày.. tháng…….năm
9. Giá cả
Trưởng phòng Người đánh giá
10. Chăm sóc khách hàng
3/07/2021 3/07/2021
9
Điểm LOGO 5.5. QL việc sử dụng các sp/dv thuê, mua bên ngoài
LOGO
STT Chỉ tiêu
8-10 5-7 0-4
10
5.5. QL việc sử dụng các sp/dv thuê, mua bên ngoài
LOGO Ví dụ LOGO
Đối với phương pháp cho điểm có trọng số, doanh nghiệp BGĐ cty X cần chọn một trong các nhà cung cấp DV văn
cần tiến hành theo các bước: phòng.
BGĐ cho rằng mức độ quan trọng của các yếu tố khi
B1. Lập hội đồng tư vấn để quyết định các tiêu chí đánh quyết định chọn các nhà cung ứng như sau:
giá, thang điểm và trọng số của từng tiêu chí 1. Uy tín
B2. Liệt kê các phương án và các yếu tố ảnh hưởng đến 2. Giá cả
việc lựa chọn phương án. 3. Phương thức thanh toán
B3. Tính trọng số 4. Chăm sóc KH
B4. Tính khung điểm Theo anh chị BGĐ nên chọn phương án nào? Tại sao?
B5. Tính khung điểm*trọng số
B6. Chọn phương án có tổng điểm cao nhất
3/07/2021 3/07/2021
Phương pháp cho điểm có trọng số LOGO Phương pháp cho điểm có trọng số LOGO
3/07/2021 3/07/2021
11
Phương pháp cho điểm có trọng số LOGO Phương pháp cho điểm có trọng số LOGO
-Xếp thứ tự các yếu tố theo mức độ quan trọng giảm dần
-Gán các số tự nhiên cho các yếu tố
-Tính tổng các số tự nhiên
-Trọng số = số thứ tự/tổng
=> Điền vào cột trọng số
3/07/2021 3/07/2021
Phương pháp cho điểm có trọng số LOGO Phương pháp cho điểm có trọng số LOGO
12
5.5. QL việc sử dụng các sp/dv thuê, mua bên ngoài
LOGO 5.5. QL việc sử dụng các sp/dv thuê, mua bên ngoài
LOGO
Quản lý danh mục nhà cung cấp Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
S Tên Sản Địa Tel Fax Người PT thanh Ngày Việc xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung
tt nhà phẩm ,dịc chỉ liên hệ toán đánh cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng giúp doanh nghiệp tiết
cung h vụ giá lại kiệm tài chính hoặc cải thiện chất lượng của hàng hóa,
ứng dịch vụ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của
doanh nghiệp.
3/07/2021 3/07/2021
13