KHOA QUẢN TRỊ KINH

DOANH

CHƯƠNG 3: THU MUA V À

HOẠ TĐỘNG DOA NH NGHIỆP
Chương 1 Giới thiệu về
Phiên

trình 2
Đăng ký nhóm và giải tỏa
sự ngại ngùng

3 Phân tích Cạnh

tranh

4 Tóm tắt và các mục hành

động
 I- Tầm q uan t r ọ ng của t hu mua t r o ng cấu t r úc
của doanh nghiệp

Người điều hành của

bạn
Cấu trúc doanh nghiệp là
gì? Minh Lan

Cấu trúc doanh nghiệp là việc thiết kế các hệ

thống của truyền thông, phân phối nhân sự,
phối hợp, kiểm soát, các cơ quan bộ phận
thẩm quyền và trách nhiệm, nhằm đạt được
mục tiêu của doanh nghiệp
I- Tầm q uan t r ọ ng của t hu mua t r o ng cấu t r úc của d o anh ng hiệ p
Cấu trúc doanh nghiệp ảnh hưởng
tới quản trị thu mua:
Vị t rí có ảnh hưởng chính t ới quyết định
a mua hàng
b Phân chia nhiệm vụ và hoạt động mua
hàng
c Phạm vi công việc trong bộ phận thu
mua
d Cách thức và quy trình làm
việc
Sự hài lòng về công việc của nhân viên
e bộ phận thu mua
f Hiệu suất của thu mua trong việc đáp
ứng các mục tiêu đặt ra
II- Vị trí của t hu mua t r o n g
c ấu t r úc c ủa d o anh ng hiệ p

Vị trí của chức năng thu mua trong cấu

trúc của doanh nghiệp rất quan trọng vì
nó chỉ ra cấp bậc của thu mua và sức
ảnh hưởng của thu mua trong tổ chức.

II- Vị trí của t hu mua t r o n g
c ấu t r úc c ủa d o anh ng hiệ p
Có 3 loại phân cấp của chức năng thu
mua trong cấu trúc của doanh
nghiệp:
1.Bộ phận thu mua báo cáo trực tiếp với
phó giám đốc điều hành
2.Bộ phận thu mua báo cáo cho một cấp
trung gian, dưới phó giám đốc điều hành
(đây là cấp báo cáo phổ biến)
3.Bộ phân thu mua báo cáo cho hai cấp
trung gian, dưới phó giám đốc điều hành
III – Phạm v i c ô ng v iệ c c ủa b ộ p hận t hu mua

Phạm vi công việc của bộ phận thu mua có 4 lĩnh

vực chính:

1.Tìm nguồn cung ứng, đàm phán hợp đồng, và quản

lý hợp đồng
2.Nghiên cứu t hị t rường và t hu t hập t hông t in
các nguồn cung ứng
3. Hỗ trợ vận hành và theo dõi quá trình vận hành
4. Quản trị và quản lý dữ liệu
III – Phạm v i cô ng v iệ c
của b ộ phận thu mua

1. Tìm nguồn cung ứng, đàm phán hợp đồng, và

quản lý hợp đồng

Nhiệm vụ này liên quan tới việc xác định khả năng
chi tiêu của công ty để tìm ra những nhà cung ứng
tiềm năng tốt nhất, đàm phán với các nhà cung ứng
được chọn, và quản lý hợp đồng. Bộ phận thu mua
sẽ được phân chia thành các nhóm với một mặt
hàng cụ thể nào đó, và chịu trách nhiệm đàm phán
hợp đồng đại diện cho toàn công ty.
III – Phạm v i cô ng v iệ c
của b ộ phận thu mua

2. Nghiên cứu thị trường và thu thập thông tin

các nguồn cung ứng

Nghiên cứu thị trường là việc quan sát có hê thống

thị trường cung ứng để đảm bảo luôn có sẵn nguồn
hàng hóa và dịch vụ. Nghiên cứu thị trường cho
phép công ty có những dự báo chính xác hơn, phân
tích giá trị hàng hóa, đánh giá khả năng của nhà
cung ứng tốt hơn, và cấu trúc chi phí cho việc thu
mua
III – Phạm v i cô ng v iệ c
của b ộ phận thu mua

3. Hỗ trợ vận hành và theo dõi quá trình vận hành

Đây là nhóm công việc hỗ trợ các hoạt động hàng

ngày của bộ phận thu mua. Một trong số các công
việc hỗ trợ vận hành đó là chuẩn bị và chuyển giao
các tài liệu về sản phẩm (thông tin sản phẩm, thông
số kỹ thuật) cho nhà cung ứng. Nhiều công việc hỗ
trợ vận hành đang được tự động hóa, đặc biệt là
việc ứng dụng hệ thống mua hàng điện tử. Do vậy,
nhu cầu nhân lực cần thiết cho nhóm công việc này
cũng giảm dần
 III – Phạm v i cô ng v iệc
của b ộ phận thu mua

4. Quản trị và quản lý dữ liệu

Hiện nay, dữ liệu về nguồn cung là vô cùng lớn. Do đó, các

công ty phải tìm cách để giảm chi phí lưu trữ dữ liệu bằng
cách quản lý hiệu quả. Đối với các công ty vừa và nhỏ, dữ
liệu được lưu trữ trên đám mây để tiết kiệm chi phí đầu tư
vào hệ thống máy chủ và công nghệ thông tin. Nhóm công
việc này chịu trách nhiệm trong việc xây dựng các chính
sách và quy trình mà nhân viên mua hàng phải tuân theo,
quản trị và duy trì hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu mua
hàng, xây dựng kế hoạch, tổ chức đào tạo huấn luyện, phát
triển hệ thống đo lường để đánh giá hiệu suất của nhà cung
ứng.
IV – Các nhiệm vụ công
việc của bộ phận thu mua

1. Mua hàng
Trách nhiệm chính của bộ phận thu mua vẫn là
mua hàng – nguyên liệu thô, linh kiện, thành
phẩm, hoặc dịch vụ từ nhà cung ứng, cũng có
thể là từ đơn vị khác trong cùng một công ty.
Quá trình mua hàng yêu cầu đánh giá nhà cung
cấp, đàm phán và lựa chọn.
IV – Các nh iệ m v ụ c ô ng
việc của b ộ phận thu mua

2. Xúc tiến
Xúc tiến là quá trình liên hệ các nhà cung ứng để xác
định lại các đơn hàng quá hạn hoặc gần quá hạn.
Nhiệm vụ này hiếm khi cung cấp thêm giá trị mới
trong quy trình mua hàng, nhưng lại tốn chi phí cao.
Thực tế, các nhà cung ứng không đáp ứng đúng yêu
cầu về thời hạn giao hàng là do không nhận được
lịch trình xuất hàng thực tế và ổn định. Do đó, công
ty sẽ cập nhật lịch xuất hàng thực tế và làm việc với
nhà cung cấp có khả năng đáp ứng đúng lịch trình
sản xuất.
IV – Các nhiệm vụ
c ô n g việc của b ộ phận
thu mua

3. Kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho là quản lý, kiểm soát

mỗi ngày hàng tồn kho đã mua và đang sử
dụng ở các bộ phận khác. Công việc này dựa
trên phương trình và thuật toán để cân bằng
nhu cầu sản phẩm với yêu cầu đầu vào của
từng bộ phận.
 4. Insourcing/Outsourcing
IV – Các nhiệm vụ
Bộ phận thu mua khi nhận được yêu cầu mua
c ô n g việc của b ộ phận hàng phải phân tích nên mua từ nhà cung ứng

thu mua nội bộ hay nguồn cung ứng bên ngoài. Một số
vật tư nguyên vật liệu hoặc dịch vụ thông
thường (hoặc tiêu chuẩn) không cần sự đánh
giá từ bên ngoài. Tuy nhiên, đối với một số mặt
hàng khác, bộ phận thu mua phải phân tích
make-or-buy (tự gia công hay mua hàng). Nếu
công ty quyết định outsourcing, bộ phận thu
mua phải xác định những nhà cung ứng chất
lượng trên thị trường, bằng cách đến tham
quan các nhà cung ứng, đàm phán và giám sát
hiệu suất của nhà cung ứng.
IV – Các nhiệm vụ
c ô n g việc của b ộ phận
thu mua

5. Phân tích giá trị

Giá trị đại diện mối quan hệ giữa chức năng và chi
phí. Mục đích của phân tích giá trị là gia tăng giá trị
bằng cách giảm chi phí của hàng hóa hoặc dịch vụ
mà không giảm chất lượng; gia tăng chức
năng/công năng mà không làm tăng chi phí. Phân
tích giá trị là thông qua nghiên cứu các nguyên vật
liệu, thông số kỹ thuật, và nhà cung ứng.
 6. Nghiên cứu mua hàng/Dự
IV – Các nhiệm vụ báo nguyên vật liệu

c ô n g việc của b ộ phận Bộ phận thu mua có nhiệm vụ đưa ra các dự

thu mua báo sự thay đổi về ngắn hạn và dài hạn
trong thị trường cung ứng. Các kế hoạch
ngắn hạn và dài hạn chi tiết là bắt buột đối
với các mặt hàng công nghệ, các dịch vụ có
liên quan tới sự thay đổi về kinh tế hay
chính trị. Những kế hoạch này bao gồm lịch
sử mua hàng và những kế hoạch sẽ mua
trong tương lai, mục tiêu mua hàng, đánh
giá thị trường cung ứng, phân tích chi phí,
đánh giá nhà cung ứng, các chiến lược thu
mua được đề xuất.
IV – Các nhiệm vụ
c ô n g việc của b ộ phận
thu mua

7. Quản trị cung ứng

Quản trị cung ứng liên quan tới mua hàng, kỹ thuật,
đảm bảo chất lượng nhà cung ứng, các bộ phân có
liên quan để phục vụ cho mục tiêu chung của công
ty. Quản trị cung ứng phải có mối quan hệ chặt chẽ
với các nhà cung ứng được lựa chọn, luôn hỗ trợ họ
để cải thiện hiệu suất cung ứng và duy trì mức giá
ưu đãi.
V – Xây d ự n g mô hình
d o anh ng hiệp t ương lai

Lựa chọn và xây dựng cấu trúc doanh nghiệp luôn

là một chủ đề lớn trong các công ty hiện nay, bao
gồm cả cấu trúc quản trị thu mua và quản trị chuỗi
cung ứng.

Có hai xu hướng quản lý: theo chiều dọc (vertical

focus), và theo chiều ngang (horizontal focus).

Quản lý theo chiều dọc là sự phân công công

việc và thông tin được quản lý từ trên xuống
dưới trong cùng một phòng ban.

Quản lý theo chiều ngang là sự phân công công

việc và thông tin được quản lý giữa các phòng
ban.
V – Xây d ự n g mô hình
d o anh ng hiệp t ương lai

Một cấu trúc doanh nghiệp lý tưởng

cho phép ra việc quyết định trở nên
nhanh chóng, cho phép những ý
tưởng tự do, cùng với sự phối hợp
làm việc giữa các thành viên chủ
chốt.

Việc luân chuyển nhân viên cấp quản

lý giữa các phòng ban sẽ mở rộng
kiến thức và chuyên môn
V – Xây d ự n g mô hình
d o anh ng hiệp t ương lai

Trong tương lai, cấu trúc doanh nghiệp đặc biệt là

quản trị thu mua sẽ phụ thuộc vào sự phát triển
của hệ thống thông tin để nâng cao chất lượng
quản lý nguồn thông tin và cải thiện quy trình làm
việc từ nhà cung ứng tới khách hàng cuối cùng.
Quản trị thu mua bằng công nghệ thông tin sẽ
cho phép tất cả các nhân viên truy cập mức tồn
kho, đơn đặt hàng, ngày đáo hạn, nhằm cải thiện
hoạt động nội bộ cũng như dịch vụ khách hàng.
V – Xây d ự n g mô hình
d o anh ng hiệp t ương lai

Một mô hình khác có thể ứng dụng ở các công ty

hiện nay là tập hợp một nhóm chuyên gia tư vấn
dưới hình thức ảo (virtual) để giải quyết vấn đề,
cung cấp giải pháp thay thế, đề xuất các giải pháp,
và sau đó giải tán nhóm
V – Xây d ự n g mô hình
d o anh ng hiệp t ương lai

Các kênh thông tin mở qua Internet, mạng nội bộ, và

hệ thống thông tin là những nguồn thông tin sẵn có
trong chuỗi cung ứng. Trước đây, bộ phận thu mua
chỉ có thể phát triển mạng lưới làm việc thông qua
liên hệ cá nhân với khách hàng. Ngày nay, với các
kênh thông tin qua Internet cho phép nhân viên mua
hàng tăng sức ảnh hưởng bằng cách chia sẻ thông
tin rộng rãi (mạng xã hội – social networking).
V – Xây d ự n g mô hình
d o anh ng hiệp t ương lai

Các mạng xã hội phổ biến hiện nay LinkedIn, Facebook,

and Twitter. Mạng xã hội có ảnh hưởng mạnh mẽ đến
người tiêu dùng cuối cùng, do đó hiện nay, doanh nghiệp
đang dựa vào mạng xã hội để lan tỏa sức ảnh hưởng
đến người tiêu dùng và làm họ phụ thuộc hơn vào
mạng xã hội bằng nội dung do chính người dùng tạo ra
(User Generated Content - UGC). Bằng cách này, các
quyết định mua sản phẩm và dịch vụ cũng phụ thuộc
vào nội dung trên mạng xã hội.
V – Xây d ự n g mô hình
d o anh ng hiệp t ương lai

Theo nghiên cứu của Research Group, 83%

người tiêu dùng ra quyết định về sử dụng
các dịch vụ tài chính và ngân hàng dựa vào
UGC.

Một nghiên cứu khác chỉ ra rằng người tiêu

dùng đánh giá UGC có ảnh hưởng gấp 3 lần
so với quảng cáo trên truyền hình
V – Xây d ự n g mô hình
d o anh ng hiệp t ương lai

Ví dụ: Một trong những mạng xã hội phổ

biến trong Mua hàng là LinkedIn. LinkedIn là
trang mạng xã hội dành cho các chuyên gia
kinh tế, người có nhu cầu tìm việc và người
có nhu cầu tuyển dụng. Trang này cho phép
kết nối và phát triển mạng lưới liên hệ giữa
những người cùng lĩnh vực, sở thích, và mối
quan tâm.
V – Xây d ự n g mô hình
d o anh ng hiệp t ương lai

Có một tổ chức gọi là Hội đồng cung ứng

toàn cầu (The Global Sourcing Council) trên
LinkedIn cung cấp cho các thành viên một
mạng lưới các chuyên gia trong việc tìm
nguồn cung ứng toàn cầu. Việc này sẽ giúp
doanh nghiệp tiết kiệm chi phí rất lớn trong
việc tiếp cận các nguồn cung trên phạm vi
toàn cầu và truy cập thông tin để nghiên
cứu các nhà cung ứng tiềm năng mới.
Xây dựng mô hình doanh nghiệp tương
lai