KHOA QUẢN TRỊ KINH

DOANH

CHƯƠNG 2
QUY TRÌNH THU MUA

Ths. Dương Hương Giang

 MỤC TIÊU
CỦA THU MUA
I III CÁC LOẠI
MUA HÀNG

NỘI
DUNG
VAI TRÒ VÀ TRÁCH
HOÀN
NHIỆM CỦA THU
MUA
II IV THIỆN
QUY TRÌNH
 I - MỤC TIÊU CỦA THU MUA

01 ĐẢM BẢO NGUỒN CUNG

QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH TÌM NGUỒN CUNG ỨNG MỘT

02
CÁCH HIỆU QUẢ
QUẢN LÝ HIỆU QUẢ NHÀ CUNG CẤP
03
(Supplier Performance Management - SPM)

04 PHÁT TRIỂN MỤC TIÊU CHUNG

05
PHÁT TRIỂN CÁC CHIẾN LƯỢC CUNG ỨNG NHẰM
ĐẠT ĐƯỢC MỤC TIÊU KINH DOANH
 MỤC TIÊU 1
ĐẢM BẢO
NGUỒN CUNG
MỤC TIÊU 1: ĐẢM BẢO NGUỒN CUNG

Mục tiêu truyền thống của thu mua là đáp

ứng các yêu cầu về vận hành của tổ chức,
các phòng ban, như là: thu mua các dịch
vụ, nguyên liệu thô, linh kiện, phụ tùng,
các vật dụng dùng cho sửa chữa và bảo trì.
MỤC TIÊU 1: ĐẢM BẢO NGUỒN CUNG

Thu mua cũng hỗ trợ các yêu cầu từ Thu mua còn hỗ trợ cho bộ phận kỹ
phía nhà phân phối cho lưu trữ hàng thuật (như CNTT), đặc biệt trong quá
hóa và cung cấp các bộ phận thay thế trình phát triển sản phẩm/dịch vụ mới,
hoặc thành phẩm cho khách hàng. và outsourcing các quy trình quan trọng.
MỤC TIÊU 1: ĐẢM BẢO NGUỒN CUNG

Outsourcing ngày càng gia tăng mạnh mẽ ở các

doanh nghiệp, do đó họ cũng phụ thuộc hơn vào
các nhà cung cấp bên ngoài, không chỉ vật liệu và
sản phẩm, mà còn là công nghệ thông tin, dịch
vụ, và các hoạt động thiết kế.
MỤC TIÊU 1: ĐẢM BẢO NGUỒN CUNG

Quản trị thu mua phải đảm bảo những yêu cầu sau:

• Nguồn sản phẩm và dịch vụ phải ở mức giá phù hợp

• Nguồn hàng phải từ những nguồn cung ứng thích hợp

• Nguồn hàng phải đúng các thông số kỹ thuật để đáp ứng yêu cầu của khách hàng

• Nguồn hàng phải đúng số lượng

• Sắp xếp giao hàng đúng lúc, đúng đối tượng khách hàng.
MỤC TIÊU 2
QUẢN LÝ QUÁ
TRÌNH
TÌM NGUỒN CUNG
ỨNG MỘT CÁCH
HIỆU QUẢ
 MỤC TIÊU 2: QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH TÌM NGUỒN CUNG ỨNG MỘT
CÁCH HIỆU QUẢ

01 03
Cung cấp những khóa huấn luyện
Xác định cấp độ nhân viên chuyên nghiệp và cơ hội phát triển
Quản lý quá trình tìm nguồn cung
nghề nghiệp cho nhân viên
ứng một cách hiệu quả bằng việc:

04
Giới thiệu các kênh mua hàng tiên
02 tiến tích hợp hệ thống thanh toán
Phát triển và tuân hiện đại, cho phép hiển thị mức chi
thủ ngân sách hành tiêu, thanh toán hóa đơn hiệu quả
chính để làm khách hàng hài lòng.
 MỤC TIÊU 2: QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH TÌM NGUỒN CUNG ỨNG MỘT
CÁCH HIỆU QUẢ
• Vấn đề của quản trị thu mua hiện nay là
sự hạn chế của các nguồn lực bao gồm:
nhân sự, đào tạo huấn luyện, hạn chế về
ngân sách, thời gian, thông tin và kiến
thức.

• Do đó, các doanh nghiệp luôn có nhu cầu

về nhân sự có kỹ năng và trình độ cao để
đối phó với nhiều nhiệm vụ khác nhau
trong quản trị thu mua, cải thiện hệ thống
thu mua hiệu quả để làm hài lòng nhà
cung cấp và khách hàng của doanh
nghiệp.
MỤC TIÊU 3
QUẢN LÝ HIỆU QUẢ NHÀ CUNG
CẤP
(Supplier Performance Management -
SPM)
 MỤC TIÊU 3: QUẢN LÝ HIỆU QUẢ NHÀ
CUNG CẤP
(Supplier Performance Management - SPM)
• Một trong những mục tiêu quan trọng
của quản trị thu mua là lựa chọn nhà
cung cấp, phát triển và duy trì mối quan
hệ cung ứng với doanh nghiệp. Quy
trình này được gọi là Quản trị hiệu suất
nhà cung ứng (Supplier Performance
Management - SPM).
MỤC TIÊU 3: QUẢN LÝ HIỆU QUẢ NHÀ
CUNG CẤP
(Supplier Performance Management - SPM)
• Quản trị thu mua phải phải đáp ứng các điều kiện:

(i)Lựa chọn nhà cung (iii) Cải thiện nâng cao những
ứng chất lượng nguồn cung ứng sẵn có

(ii) Xác định các nhà cung ứng tiềm năng để (iv)Phát triển những nhà cung ứng mới
phát triển mối quan hệ cung ứng lâu dài với nhưng không tạo ra cạnh tranh với
doanh nghiệp những nhà cung ứng hiện tại
MỤC TIÊU 3: QUẢN LÝ HIỆU QUẢ NHÀ
CUNG CẤP
(Supplier Performance Management - SPM)

• Mục tiêu của quản trị hiệu suất nhà

cung ứng là tạo các mối quan hệ tốt
hơn với các nhà cung ứng bên ngoài,
phát triển nguồn cung chất lượng cao,
đáng tin cậy bộ phận thu mua phải
làm việc trực tiếp với các nhà cung
ứng để cải thiện nguồn lực hiện có và
phát triển các nguồn lực mới.
 MỤC TIÊU 4
PHÁT TRIỂN MỤC TIÊU CHUNG
 MỤC TIÊU 4: PHÁT TRIỂN MỤC TIÊU
CHUNG
• Bộ phận thu mua phải có mối liên hệ chặt
chẽ với các nhóm chức năng đại diện cho
khách hàng nội bộ của doanh nghiệp.

• Khách hàng nội bộ có thể là nhóm cổ đông

của công ty, có ảnh hưởng đến các quyết
định trong quản trị thu mua. Do đó, hoạt
động của quản trị thu mua phải đáp ứng
nhu cầu của nhóm cổ đông này.
MỤC TIÊU 4: PHÁT TRIỂN MỤC TIÊU
CHUNG
• Ví dụ: Nếu một nhà cung cấp linh kiện của
bộ phận sản xuất bị lỗi, thì bộ phận thu
mua phải tìm cách cải thiện chất lượng nhà
cung ứng. Hay khi bộ phận marketing có
kế hoạch khởi động một chiến dịch quảng
cáo và khuyến mãi, thì bộ phận thu mua
phải làm việc trực tiếp để nắm bắt được
khả năng của nhà cung ứng và giúp hỗ trợ
các thỏa thuận về giá cả, và mức độ phục
vụ để đạt được hiệu quả.
MỤC TIÊU 4: PHÁT TRIỂN MỤC TIÊU
CHUNG
• Để đạt được mục tiêu này, bộ phận thu mua
phải phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên
quan trong doanh nghiệp, điều này yêu cầu
nguồn nhân lực chất lượng cao, các chuyên
gia trong các lĩnh vực liên quan tới
marketing, sản xuất, kỹ thuật, công nghệ
thông tin, nhân sự, và tài chính.
MỤC TIÊU 5
PHÁT TRIỂN CÁC CHIẾN
LƯỢC CUNG ỨNG NHẰM
ĐẠT ĐƯỢC MỤC TIÊU
KINH DOANH
MỤC TIÊU 5: PHÁT TRIỂN CÁC CHIẾN LƯỢC CUNG ỨNG NHẰM ĐẠT ĐƯỢC MỤC
TIÊU KINH DOANH
• Mục tiêu quan trọng nhất của quản trị
chuỗi cung ứng là hỗ trợ doanh nghiệp và
đạt được những mục tiêu trong kinh doanh.
• Tuy nhiên, không phải lúc nào mục tiêu
của thu mua cũng trùng khớp với mục tiêu
của doanh nghiệp.
• Điều này có nghĩa là, quản trị mua hàng có
thể ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu
cực) đến sự tăng trưởng dài hạn, lợi nhuận,
kết quả hoạt động, và kế hoạch của doanh
nghiệp và nhóm cổ đông.
MỤC TIÊU 5: PHÁT TRIỂN CÁC CHIẾN LƯỢC CUNG ỨNG NHẰM ĐẠT ĐƯỢC MỤC
TIÊU KINH DOANH

• Ví dụ: khi doanh nghiệp đặt ra mục tiêu

giảm lượng vốn lưu động trong chuỗi cung
ứng, khi đó bộ phận thu mua sẽ làm việc
với các nhà cung ứng giảm số lượng hàng,
dẫn đến tồn kho giảm, từ đó mức vốn lưu
động cũng thấp hơn.
MỤC TIÊU 5: PHÁT TRIỂN CÁC CHIẾN LƯỢC CUNG ỨNG NHẰM ĐẠT ĐƯỢC MỤC
TIÊU KINH DOANH
• Tuy nhiên, thường thì các chiến lược của
quản trị cung ứng sẽ ít phù hợp hay hỗ trợ
các chiến lược của các bộ phận chức năng
khác hay chiến lược của tổ chức doanh
nghiệp. Lý do:
 Bộ phận thu mua được xem như là bộ
phận hỗ trợ, do đó họ không được tham
gia vào việc thảo luận các kế hoạch kinh
doanh chiến lược cấp cao.
 Việc nhận ra vai trò quan trọng của bộ
phận thu mua ở các doanh nghiệp chưa
rõ ràng và kịp thời.
MỤC TIÊU 5: PHÁT TRIỂN CÁC CHIẾN LƯỢC CUNG ỨNG NHẰM ĐẠT ĐƯỢC MỤC
TIÊU KINH DOANH
• Các thông tin quan trọng về thị trường mà bộ
phận cung ứng có thể cung cấp để thảo luận về
các chiến lược kinh doanh bao gồm:

a.Thông tin cập nhật về thị trường cung
ứng và xu hướng hiện tại (ví dụ như
tăng/giảm giá nguyên vật liệu, thiếu hụt,
hay thay đổi nhà cung ứng) và diễn giải
những tác động có thể có đến kết quả
kinh doanh.
b. Xác định các loại vật liệu mới hoặc
công nghệ mới để hỗ trợ quá trình
phát triển sản phẩm mới của doanh
nghiệp.
MỤC TIÊU 5: PHÁT TRIỂN CÁC CHIẾN LƯỢC CUNG ỨNG NHẰM ĐẠT ĐƯỢC MỤC
TIÊU KINH DOANH
• Các thông tin quan trọng về thị trường mà bộ
phận cung ứng có thể cung cấp để thảo luận về
các chiến lược kinh doanh bao gồm:

c. Đưa ra những lựa chọn cung ứng và kế d. Hỗ trợ doanh nghiệp trong thị trường
hoạch dự phòng để giảm thiểu rủi ro cho cung ứng toàn cầu đầy cạnh tranh.
doanh nghiệp.
II - VAI TRÒ VÀ TRÁCH
NHIỆM CỦA THU MUA
 II - VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA
THU MUA
Quản trị thu mua có trách nhiệm và vai trò trong các chiến lược của công ty như:

1. Cung cấp thông tin về dự báo 2. Đánh giá các nhà cung 3. Chuẩn bị hợp đồng thu mua 4. Tổ chức thu mua và kiểm
bán hàng và lập kế hoạch sản ứng, xác định nhu cầu của tra chất lượng hàng hóa
xuất, từ đó thực hiện theo yêu công ty, và lựa chọn nhà
cầu từ các bộ phận liên quan cung ứng phù hợp
 II - VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA
THU MUA
Quản trị thu mua có trách nhiệm và vai trò trong các chiến lược của công ty như:

5. Thanh toán hóa đơn 6. Lập hồ sơ bảo dưỡng 7. Đo lường hiệu suất chất lượng 8. Cải thiện quy trình P2P
(máy móc, thiết bị) nhà cung ứng (Peer-to-peer)
III - CÁC LOẠI MUA
III - CÁC LOẠI MUA
HÀNG
• Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp rất phong
phú và đa dạng, tuy nhiên, luôn luôn có sự đánh
đổi giữa việc sản xuất để phục vụ nội bộ doanh
nghiệp hoặc mua hàng bên ngoài.
• Việc bắt buộc phải mua hàng bên ngoài là do
doanh nghiệp không có khả năng tự sản xuất
(văn phòng phẩm, thiết bị sản xuất, máy tính,
…) nhưng nhu cầu sử dụng thường xuyên và
không thể thiếu.
 III - CÁC LOẠI MUA
HÀNG
• Các loại mặt hàng mà bộ phận thu mua phải chịu trách nhiệm mua và thiết lập hệ thống theo
dõi lượng hàng hóa trong kho:

1. Nguyên vật liệu thô 4. Dịch vụ

2. Bán thành phẩm và linh kiện 5. Thiết bị chính

3. Linh kiện hỗ trợ sản xuất 6. Vận tải

IV - HOÀN THIỆN HỢP ĐỒNG MUA
IV - HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
MUA HÀNG
• Vấn đề các doanh nghiệp phải đối mặt hiện
nay là tốn thời gian và nguồn lực cho việc đặt
hàng, đặc biệt là hàng hóa có giá trị thấp.
 Một số bộ phận mua hàng dành 80% thời
gian để quản lý 20% tổng số tiền mua hàng.
 Một số nghiên cứu về bảo trì, sửa chữa, và
vận hành cho thấy tổng chi phí xử lý giao
dịch có thể gấp 3 lần hóa đơn mua hàng
trung bình.
IV - HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
MUA HÀNG
1.Hệ thống yêu cầu trực tuyến từ người dùng
đến thu mua:
• Đây là hệ thống giao tiếp hiệu quả và nhanh
chóng, khi khách hàng có yêu cầu được hỗ trợ
về linh kiện hay dịch vụ từ công ty.
• Thay vì dùng mail công ty hoặc gọi điện thoại
để nhận yêu cầu về đơn hàng có giá trị thấp từ
khách hàng, công ty sử dụng hệ thống điện tử
trực tuyến để khách hàng liên lạc trực tiếp với
nhà cung cấp mà không thông qua bộ phận thu
mua của công ty.
IV - HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
MUA HÀNG
2. Phát hành thẻ mua sắm cho người dùng
• Đây có thể được coi là thẻ tín dụng mà công ty
cung cấp cho khách hàng nội bộ
• Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng giá trị
thấp, họ chỉ việc liên lạc với nhà cung ứng và sử
dụng thẻ để mua hàng.
• Lợi ích của việc sử dụng thẻ bao gồm đáp ứng
nhanh nhu cầu của khách hàng, giảm chi phí
giao dịch và giảm tổng thời gian giao dịch
IV - HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
MUA HÀNG
3. Mua hàng thông qua thương mại điện tử
Thương mại điện tử sẽ giúp bộ phận thu mua
trong việc:
a. Chuyển đơn đặt hàng cho các nhà cung ứng
b. Theo dõi tình trạng đơn hàng
c. Gửi báo giá cho các nhà cung ứng
d. Đặt hàng
e. Thực hiện thanh toán chuyển tiền điện tử
f. Trao đổi dữ liệu
IV - HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
MUA HÀNG
4. Hợp đồng mua hàng dài hạn
• Hợp đồng dài hạn có thể có thể có thời hạn từ
1 đến 5 năm, tùy vào khả năng của nhà cung
ứng.
• Hợp đồng dài hạn có thể giúp doanh nghiệp
giảm chi phí và thời gian do loại bỏ sự gia
hạn hàng năm.