PHÒNG XÉT NGHIỆM VŨNG TÀU LAB 2

QUY ĐỊNH
LƯU TRỮ BÁO CÁO HỒ SƠ, TÀI LIỆU AN TOÀN SINH HỌC

I. MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn thực hiện lưu trữ, báo cáo hồ sơ, tài liệu An toàn sinh học tại
phòng xét nghiệm Vũng Tàu Lab.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

- Tất cả cán bộ nhân viên trong phòng xét nghiệm.
- Phụ trách phòng xét nghiệm chịu trách nhiệm giám sát.

III. NỘI DUNG QUY ĐỊNH

1. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ:
 Hồ sơ khách hàng: Thời gian lưu trữ: 5 năm bằng phần mềm. File data được
lưu trữ dự phòng bằng các upload lên Google driver định kỳ hằng tháng.
 Hồ sơ Quy trình xét nghiệm, hồ sơ Quy trình khử nhiễm, xử lý chất thải,
Biểu mẫu đánh giá nguy cơ và sự cố ATSH: được lưu trữ file cứng và file mềm.
Thời hạn cập nhật là 02 năm hoặc tùy theo điều kiện vận hành có thể cập nhật sớm
hơn.
 Báo cáo tai nạn sự cố được lưu trữ toàn thời gian hoạt động.

STT Tên hồ sơ lưu Nơi lưu Thời gian lưu

Hướng dẫn sử dụng Sổ tay An toàn sinh học Đến khi có sửa
1
thiết bị Dán trước thiết bị đổi

Sổ tay An toàn sinh học

2 Quy trình xét nghiệm
Dán trước khu vực thực hiện

3 Quy trình, Quy định Sổ tay An toàn sinh học Đến khi có quyết
 định sửa đổi hoặc
liên quan đến ATSH
cập nhật

Sổ tay An toàn sinh học Trong suốt quá

4 Báo cáo sự cố
Phụ trách PXN trình làm việc

2. Quy định giữ gìn bảo quản hồ sơ:

+ Các hồ sơ được lưu giữ theo quy định từng quy trình, các yêu cầu công
việc cụ thể và được bảo quản ở khu vực khô ráo, sạch sẽ.
+ Hồ sơ được để vào tủ giá, có biện pháp chống ống ẩm và chống cháy,
chống chuột, gián và các côn trùng khác.
+ Phân loại hồ sơ và đánh mã số theo hằng năm để tiện cho việc quản lý.
3. Quy định báo cáo:
- Lãnh đạo các phòng phân công cán bộ sắp xếp, bảo quản hồ sơ để thuận tiện cho
việc sử dụng, lưu trữ.
Ghi chép đầy đủ các thông tin vào các biểu mẫu liên quan dưới đây:
STT Nội dung Người/Nơi báo cáo Thời gian báo cáo
Thay đổi Quy trình xét Phụ trách Phòng xét Sau thay đổi 2 ngày
1
nghiệm nghiệm làm việc

Thay đổi Quy định, Phụ trách Phòng xét Sau thay đổi 2 ngày
3
Quy trình ATSH nghiệm làm việc

Phụ trách Phòng xét Ngày sau khi xảy ra sự

4 Báo cáo sự cố ATSH
nghiệm cố

Hủy hồ sơ
- Quy định thời gian lưu giữ hồ sơ:
Thời gian này tuỳ thuộc vào:
  Mức độ quan trọng của từng loại hồ sơ

 Quy định của nhà nước về từng loại hồ sơ

 Theo quy định của PXN

- Cách thức huỷ bỏ hồ sơ: xé, đốt, máy hủy…
- Những trường hợp tiến hành huỷ bỏ hồ sơ:

 Hồ sơ hết hiệu lực đối với hệ thống quản lý chất lượng

 Hồ sơ có sự thay đổi hoặc không rõ ràng thì sẽ bị huỷ bỏ

- Trước khi tiến hành huỷ bỏ, cán bộ được phân công phải viết phiếu đề nghị huỷ
bỏ hồ sơ và trình phụ trách PXN

IV. Theo dõi tình trạng sửa đổi

Vị trí Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi Ngày sửa đổi

Vũng Tàu, ngày tháng năm 2020

PHỤ TRÁCH PHÒNG XÉT NGHIỆM