Giang Thanh Phương

Bài viết quá sơ sài, đưa nội dung, phân tích chi tiết cụ thể
hơn.
Mục lục ( bổ sung)
Danh mục bảng biểu, hình vẽ ( bổ sung)
LỜI MỞ ĐẦU:
 Sắp xếp và bổ sung những nội dung các phần em đang viết vào những nội dung
dưới theo hướng dẫn.
1. Lý do chọn đề tài nghiên cứu ( Sự cần thiết của công tác văn thư lưu trữ đối với
QTVP nói riêng, hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung :......nói chi tiết nội
dung này………., qua quá trình nghiên cứu thấy công tác này ở DN đã đạt được
những thành tựu nhưng vẫn còn nhiều hạn chế, vì thế lựa chọn đề tài:………….làm
để tài nghiên cứu)
2. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu (…………..)
3. Đối tượng nghiên cứu (………………….)
4. Phạm vi nghiên cứu (…………………………….)
5. Cấu trúc của chuyên đề : ok
……………………….
Lời cầu thị (chi tiết hơn nữa)

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ

Thường ở chỗ tài liệu tham khảo đã đánh số thứ tự tài liệu tham khảo thì
phần nguồn ta ghi [tr4, 3] – tức là nội dung đó ở tài liệu số 3 trang số 4
1.1 Khái quát về công tác văn phòng
 Vai trò của công tác văn phòng chi tiết hơn nữa nhé
1.2 Khái niệm, vai trò, nội dung của công tác văn thư
1.2.1. Khái niệm công tác văn thư
1.2.2. Vai trò của công tác văn thư
1.2.3. Nội dung của công tác văn thư
1.2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản (tr7)
1.2.3.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản (tr7)
 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
 Một số nguyên tắc (bổ sung)
Nội dung giải quyết văn bản đến (chi tiết hơn nữa, viết theo các bước)
 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ( tr8)
Một số nguyên tắc (bổ sung)
Nội dung quản lý văn bản đi(chi tiết hơn nữa, viết theo các bước)
 Công tác tổ chức và quản lý văn bản mật (bổ sung)
 Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan- tr10, đưa lên đây.
1.2.3.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu ( tr9- chi tiết hơn nữa)
1.3 Khái niệm, vai trò, nội dung của công tác lưu trữ(Phần một số khái niệm cơ
bản về công tác lưu trữ -tr11,12 có thể bỏ.)
 Khái niệm
 Đặc điểm
 Yêu cầu
Phần 1.3.3: em viết thành các bước, làm nổi bật tên các bước lên.
 Cách thức lưu trữ: bổ sung
 Nội dung công tác lưu trữ
o Bước 1. Phân loại tài liệu lưu trữ
o Bước 2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
o Bước 3. Thống kê tài liệu lưu trữ
o Bước 4. Tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ
o Bước 5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1.4 Yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư lưu trữ
 Phân tích cụ thể, chi tiết xem các yếu tố đó ảnh hưởng như thế nào đến công tác
quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý con dấu, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
như thế nào?
1.5. Mối quan hệ của văn thư và lưu trữ.Viết theo các ý thể hiện mối quan hệ
giữa 2 nội dung này
1.6. Kinh nghiệm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ trong doanh
nghiệp hiện nay
 Đưa ra kinh nghiệm của một số doanh nghiệp cùng lĩnh vực ngành nghề trong
công tác văn thư lưu trữ để làm bài học cho doanh nghiệp em nghiên cứu.
1.7. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại doanh
nghiệp………….
 Nêu thêm lý do vì sao doanh nghiệp em nghiên cứu cần hoàn thiện công tác văn
thư, lưu trữ
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN …………………………………….
2.1. Tổng quan chung về công ty Cổ phần………………….
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ( đưa ra các thành tích mà
công ty đạt được qua từng năm, từng giai đoạn)
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ OK
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
 Doanh nghiệp đang sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức nào?Với mô hìn
đó ảnh hưởng như thế nào đến công tác văn thư, lưu trữ
 Bổ sung: chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận phòng ban trong sơ
đồ cơ cấu tổ chức
2.1.4. Tình hình lao động của công ty - chưa có, em bổ sung thêm
 Đưa ra bảng cơ cấu tổ chức lao động của công ty theo Trình độ, giới tính,
tính chất công việc, bộ phận phòng ban……
 Phân tích tăng giảm nhân sự qua các năm theo từng nội dung đó
 Phân tích ảnh hưởng của nhân sự đến công tác văn thư lưu trữ của công ty.
(số lượng nhiều, công việc nhiều, công tác văn thư lưu trữ càng khó khăn
phức tạp)
2.1.5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty – chi tiết hơn bảng kết
quả hoạt động sản xuất kinh doanh chứ không phải chỉ có 2 chỉ tiêu như thế
 Nhận xét về vốn, doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
 Nhận xét xem với kết quả kinh doanh như vậy, ảnh hưởng như thế nào đến công tác
văn thư, lưu trữ của công ty – chi tiết hơn nữa

2.2. Thực trạng công tác Văn thư, lưu trữ tại công tyCổ phần ………………
2.2.1. Nhiệm vụ của bộ phận văn phòng trong công tác văn thư lưu trữ
 Nếu thêm phần trình độ của những người làm công tác văn thư lưu trữ, kết quả
đánh giá công việc của những người này để xem họ có đáp ứng yêu cầu công
việc không? Có cần nâng cao năng lực, trình độ hay không?
Lưu ý: nội dung 2.2.2, 2.2.3 em viết không khác gì nội dung lý thuyết, em phải
đưa những hoạt động thực tế của công ty vào, đưa số liệu vào thì mới phân tích
được thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của công ty.
2.2.2. Thực trạng công tác văn thư tại công ty………..Phân tích thật chi tiết, thật
cụ thể cho cô nhé
2.2.2.1. Tổ chức xử lý và quản lý văn bản công văn, tài liệu đi
bổ sung các minh chứng cho từng bước trang 31-32
Ví dụ:
 Đưa ra một công văn cụ thể của doanh nghiệp;
 Đưa ra cụ thể các nội dung kiểm tra thể thức văn bản, kiểm tra nội dung của văn
bản. đánh giá xem văn bản đó đã đạt yêu cầu hay chưa;
 Liệt kê một số văn bản của công ty theo số, ngày, tháng văn bản để minh
chứng; đưa bảng số liệu về số lượng công văn, tài liệu được nhân bản trong năm
2019, 2020, 2021;
 Đưa ra hình ảnh văn bản được đóng dấu, văn bản thể hiện mức độ khẩn mật của
công ty để minh chứng;
 Đưa ra biểu mẫu, nội dung trong biểu mẫu của sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng
ký văn bản mật, số hiệu các văn bản đi………
 Đưa ra hình ảnh nội dung trên phòng bi, địa chỉ….của công văn được gửi đi đến
một cơ quan nào đó.
 Đưa ra biểu mẫu, chứng từ trong trường hợp công văn được gửi đi nhờ đơn vị
vận chuyển.
2.2.2.2. Tổ chức xử lý và quản lý văn bản công văn tài liệu đến
bổ sung các minh chứng cho từng bước trang 32-33
 Cách thức tiến hành tiếp nhận văn bản của công ty
 Hình ảnh văn bản được đóng dấu đến
 Sổ quản lý văn bản, tài liệu đến: đưa nội dung thông tin các văn bản đến vào sổ
 Phần trình văn bản đến: văn bản đến được trình cho ai, tên cụ thể
 Cách thức công ty chuyển giao văn bản đến
 Tương tự đưa các hình ảnh, nội dung thực tế của vào các nội dung trong phần
quản lý công văn tài liệu đến
2.2.2.3. Tổ chức xử lý và quản lý văn bản mật ( đưa biểu mẫu có nội dung vào
minh chứng) –trang 33
2.2.2.4. tổ chức công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ : đưa tên các hồ sơ thực tế của công
ty vào bài viết của em. – trang 35
2.2.2.5. Tổ chức công tác quản lý và sử dụng con dấu(đưa các hình ảnh để minh
chứng)- phân tích chi tiết
2.2.3.Thực trạng công tác lưu trữ tại ………………………………
2.2.3.1.Các nguồn lưu trữ
 Lưu trữ thủ công
 Đưa ra cụ thể những tài liệu nào trong công ty được lưu trữ thủ công, đưa hình
ảnh vào minh chứng…….
- Ví dụ:
Tài liệu nhân sự
Tài liệu phiếu xuất kho
Tài liệu phiếu nhập kho………….
Tài liệu mua hàng hóa
Tài liệu kế hoạch kinh doanh…..
 .Lưu trữ hiện đại
 Đưa ra cụ thể những tài liệu nào trong công ty được lưu trữ hiện đại, đưa hình
ảnh vào minh chứng
2.2.3.2.Tổ chức lưu trữ trong công ty.
 Phân loại tài liệu lưu trữ
Cách thức công ty phân loại tài liệu lưu trữ, lấy ví dụ một số cách thức cụ thể kèm
tên gọi, ngày tháng năm của các tài liệu lưu trữ.
 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ( công ty tiến hành xác định giá trị tài liệu
lưu trữ như thế nào, là của công ty chứ không phải theo nội dung chung
chung nhà nước ban hành)
  Thống kê tài liệu lưu trữ
Công ty sử dụng phương tiện gì để thống kê tài liệu lưu trữ
Bảng kết quả thống kê tài liệu lưu trữ
Chụp các file lưu trữ của công ty đưa vào nội dung này
 Tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ
 Em đưa các minh chứng cho công ty vào nội dung này, hình ảnh các file, các
cặp hộp
 Đưa biểu mẫu và nội dung biểu mẫu về sổ quản lý tài liệu hồ sơ lưu trữ stt, tên
hồ sơ/tài liệu , ngày ban hành, mã hiệu, thời hạn lưu, số lượng bản sao, ghi chú
 Các hình ảnh về phiếu yêu cầu sao lưu tài liệu đưa vào
 Bảo quản tài liệu lưu trữ
 Đưa hình ảnh về tủ đựng hồ sơ tài liệu của công ty
 Giá tài liệu của công ty
 Các loại hóa chất được sử dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ của công ty
 Bảng thống kê thời gian lưu trữ các loại hồ sơ, tài liệu của công ty
2.3. Nhận xét chung về công tác Văn thư- Lưu trữ tại ……em cũng nhận xét
chi tiết hơn, cụ thể hơn.
2.3.1 Hiệu quả công tác Văn thư- Lưu trữ tại …………………….
Em nhận xét theo từng bước của từng nội dung trong quản lý văn bản đến, quản lý
văn bản đi lưu trữ hồ sơ tài liệu, sử dụng con dấu
2.3.2 Hạn chế trong công tác Văn thư- Lưu trữ tại ……………..
Em nhận xét theo từng bước của từng nội dung trong quản lý văn bản đến, quản lý
văn bản đi lưu trữ hồ sơ tài liệu, sử dụng con dấu
2.3.3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VTLT TẠI CÔNG TY
……………….
3.1. Quan điểm, mục tiêu nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại công ty -
bổ sung thêm
3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại công ty……….
3.2.1. =3.1
3.2.2 = 3.2
………..tương tự
Tuy nhiên, các giải pháp đưa ra, em phải dựa vào phần đánh giá hạn chế ở mục
2.3.2. Mục đó có những hạn chế gì thì giải pháp gắn liền với hạn chế đó
Phần giải pháp cần chi tiết hơn nữa theo định hướng:
Hoàn thiện công tác văn thư ( trong đó hoàn thiện công tác tổ chức xử lý, quản lý
văn bản đến; hoàn thiện công tác tổ chức xử lý, quản lý văn bản đi; hoàn thiện
công tác tổ chức xử lý, quản lý văn bản mật; hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý
và sử dụng con dấu)
Hoàn thiện công tác lưu trữ ( Áp dụng cách thức lưu trữ hiện đại,…….hoàn thiện
quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu……….)
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO(chưa có, bổ sung thêm)