BÀI GIẢNG CHƯƠNG 3.

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

QUẢN LÝ & LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 3.
QUẢN LÝ & LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

27/06/2022

Mục tiêu chương NỘI DUNG CHƯƠNG 3

1) Giải thích được quy trình quản lý văn bản đến,
quản lý văn bản đi.
2) Vận dụng để xây dựng qui trình soạn thảo văn bản
lưu trữ hồ sơ.
3) Đánh giá được hiệu quả của công tác lưu trữ tài
liệu, hồ sơ đối với văn thư đến và văn đi.
3.1. Tổng quát về quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu
3.2. Tổ chức công tác quản lý hồ sơ
3.3. Quản lý văn bản đến và đi
3.4. Quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử

27/06/2022

1
3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu
3.1.1. Những khái niệm chung
- Hồ sơ là một tập văn bản có liên quan với nhau về
một vấn đề cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung
như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban h ành văn
bản…, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm
vụ của tổ chức hoặc của một cá nhân.
- Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế v à
xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức
27/06/2022
3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu
3.1.3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
1. Nguyên tắc thống nhất trong quản lý hồ sơ t ài liệu của
doanh nghiệp
2. Chuyên môn hóa
3. Nguyên tắc cụ thể, rõ ràng
4. Nguyên tắc đơn giản
5. Nguyên tắc linh động
6. Nguyên tắc tiết kiệm chi phí
7. Nguyên tắc an toàn
8. Hệ thống phải khoa học, thiết lập cẩm nang, sách hướng
dẫn về danh mục sắp xếp
27/06/2022
3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu
3.1.2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ
- Quản lý hồ sơ để cung cấp kịp thời, đầy đủ những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều h ành
- Đảm bảo thông tin hoạt động cho tổ chức, vừa có chức
năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản
- Góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác,
năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
bí mật, hạn chế giấy tờ
- Đảm bảo gìn giữ đầy đủ hồ sơ, t ài liệu. Tạo điều kiện
cho công tác lưu trữ
27/06/2022
3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu
3.1.4. Phân loại hồ sơ tài liệu
3.1.4.1. Phân loại theo chức năng của hồ sơ
1. Hồ sơ tác nghiệp: hợp đồng mua bán …
2. Hồ sơ hành chính: biên bản, công văn …
3. Hồ sơ nguyên tắc: điều lệ, nội quy …
4. Hồ sơ nhân sự: Lý lịch, khen thưởng …
5. Sách báo
27/06/2022
2
3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu
3.1.4.2. Phân loại theo trách nhiệm QL của từng bộ phận
1. Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng
2. Hồ sơ về tổ chức nhân sự
3. Hồ sơ về hoạt động sản xuất
4. Hồ sơ kinh doanh
5. Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật
6. Hồ sơ về tài chính kế toán
27/06/2022
3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu
3.1.5.2. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề
Theo phương pháp này các tài liệu sẽ được sắp xếp theo
phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề.
Ví dụ như những giấy tờ hồ sơ liên quan đến hoạt động
mua bán nhà đất sẽ được đặt chủ đề l à động sản, trong
nhóm chủ đề bất động sản sẽ có những nhóm như nhóm
đất, nhóm nhà…
Phương pháp sắp xếp theo chủ đề tạo sự dễ d àng và tiện
lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ
27/06/2022
3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu
3.1.5. Các phương pháp sắp xếp hồ sơ
3.1.5.1. Sắp xếp theo vần, mẫu tự
1. Hồ sơ có tên tiếng Việt được xếp theo tên, tên tiếng
nước ngoài sẽ xếp theo họ.
2. Hồ sơ hỗn hợp
3. Hồ sơ cùng một tên
4. Sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.
Đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu,
và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ t ài liệu
nào bị lưu trữ sai hay không
27/06/2022
3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu
3.1.5.3. Sắp xếp hồ sơ theo địa danh
Đối với phương pháp n ày, các hồ sơ sẽ được sắp
xếp theo các khu vực địa lý tỉnh, th ành phố, quận
huyện…. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ
hơn theo mẫu tự.
Phương pháp này dễ hiểu; và giúp người dùng truy
cập thuận tiện nếu biết địa điểm.
27/06/2022
3
3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu 3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu

3.1.5.4. Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số

3.1.5.5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo số sử dụng dãy số tự
nhiên để gán cho các hồ sơ v à sử dụng hệ thống lưu trữ
1. Hồ sơ có thể được sắp xếp theo ng ày, tuần, tháng,
bằng mã số - kết hợp chữ v à số, trong đó thông thường
quý, năm…
các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó
2. Phương pháp sắp xếp theo trình tự thời gian n ày
Ví dụ: hồ sơ nhân sự phát sinh trong năm 2020 được đặt
rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian, giúp quá
mã số là NS-2020
trình truy vấn diễn ra nhanh gọn.
Phương pháp sắp xếp theo số, mã sỗ giúp phân loại hồ
sơ một cách thuận tiện đối với các hồ sơ, t ài liệu đã
được đánh số
27/06/2022 27/06/2022

3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu 3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu

3.1.6. Lập danh mục hồ sơ 3.1.6. Lập danh mục hồ sơ

Bảng 3.1. DANH MỤC HỒ SƠ
Bộ phận:
Người Cách thức Ngày
ST Người Vị trí Ngày
TÊN HS được xem Dạng hồ sơ phân loại phát
T quản lý để HS cất HS
hồ sơ HS sinh HS

1 Văn Trong ổ CD,

bản vi tính USB
2

27/06/2022 27/06/2022

4
3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu
3.1.7. Phương tiện và thiết bị lưu trữ
1. Để lưu trữ những hồ sơ văn bản có thể dùng các tủ kệ
theo tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di
động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn,
tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe.
2. Các vật dụng bổ trợ cho quá trình lưu trữ hồ sơ như
nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ …
27/06/2022
3.2. Tổ chức công tác quản lý hồ sơ
3.2.1. Xác định chính sách quản lý hồ sơ
Quản lý hồ sơ được tiến h ành một cách thống nhất v à
khoa học. Quy định rõ thời gian lưu trữ của từng loại hồ
sơ (kể từ khi lưu) tuỳ theo quy định của pháp luật hoặc
yêu cầu của công việc. Trách nhiệm v à quyền hạn của
từng cá nhân và bộ phận trong việc sử dụng, bảo quản,
tiêu hủy hồ sơ cũng cần được quy định rõ. Các loại hồ
sơ mật, tuyệt mật cũng l à một nội dung quan trọng cần
được đề cập trong chính sách quản lý hồ sơ.
27/06/2022
3.1. Tổng quát về QL & lưu trữ hồ sơ, t ài liệu
3.1.8. Hủy hồ sơ
- Định kỳ hàng tháng, hoặc quý, mỗi bộ phận có trách
nhiệm kiểm tra danh mục hồ sơ, những hồ sơ đã hết hạn
lưu trữ sẽ tiến hành hủy theo quy định
- Việc tiến hành tiêu hủy các hồ sơ hết hạn phải được
lập thành biên bản ghi rõ thời gian, địa điểm tiến h ành
tiêu hủy, những hồ sơ bị tiêu hủy, người tiến h ành
27/06/2022
3.2. Tổ chức công tác quản lý hồ sơ
3.2.2. Quy định phương pháp quản lý hồ sơ
Việc sử dụng phương pháp sắp xếp hồ sơ n ào, hay kết
hợp các phương pháp cần được quy định rõ để tạo sự
thống nhất trong hệ thống lưu trữ hồ sơ của đơn vị.
Bên cạnh đó, việc lập các danh mục hồ sơ cũng cần
được quy định rõ về cách thức tiến h ành, các biểu mẫu
cần sử dụng. Ngoài ra, việc xây dựng quy trình sử dụng
hoặc hủy hồ sơ cũng là vấn đề quan trọng cần quy định
rõ ràng.
27/06/2022
5
3.2. Tổ chức công tác quản lý hồ sơ
3.2.3. Tổ chức huấn luyện NVQLHS
• Mỗi nhân viên cần nắm rõ các chính sách cũng như
các quy định về phương pháp quản lý hồ sơ trong
đơn vị
• Thường xuyên kiểm soát công tác quản lý hồ sơ của
nhân viên, thực hiện tái đ ào tạo nghiệp vụ quản lý
hồ sơ cho nhân viên nhằm đáp ứng kịp thời xu
hướng đổi mới.
27/06/2022
3.2. Tổ chức công tác quản lý hồ sơ
3.2.5. Tổ chức sử dụng hồ sơ lưu trữ
Việc tổ chức hồ sơ lưu trữ có thể tiến h ành theo những
hình thức sau:
1. Tổ chức phòng đọc;
2. Cấp các bản sao lục hoặc trích lục t ài liệu;
3. Thông báo hồ sơ lưu trữ: thông báo tên hồ sơ, cách
thức tra cứu…;
4. Triển lãm hồ sơ nhằm thực hiện tuyên truyền, giới
thiệu tài liệu hồ sơ;
5. Công bố tài liệu, hồ sơ: xuất bản, đăng báo …
27/06/2022
3.2. Tổ chức công tác quản lý hồ sơ
3.2.4. Tổ chức sắp xếp
Bước 1: Lập kế hoạch sắp xếp
Bước 2: Tổ chức sắp xếp
Bước 3: Đánh giá hiệu quả
27/06/2022
3.3. Quản lý văn bản đến v à đi
3.3.1. Quản lý văn bản đến
3.3.1.1. Khái niệm văn bản đến
- Văn bản, tài liệu thư từ do cơ quan tiếp nhận được của
các nơi khác được gọi là văn bản đến
- Văn bản đến bao gồm thư mời, hợp đồng, đơn h àng, hồ
sơ nhân sự…gửi đến các phòng ban hay cá nhân trong
doanh nghiệp, hoặc các văn bản pháp quy gửi đến DN
- Thư gửi đến văn phòng giám đốc như t ài liệu văn bản;
báo chí; thư mật, thư khẩn
27/06/2022
6
3.3. Quản lý văn bản đến v à đi 3.3. Quản lý văn bản đến v à đi

3.3.1.2. Thủ tục xử lý văn bản đến Tất cả các văn thư nếu lấy danh nghĩa của cơ quan đơn
1. Tiếp nhận văn bản đến vị gửi ra bên ngoài thì nhất thiết gửi qua bộ phận văn
thư để cho dấu, vào sổ.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
3. Đóng dấu Đến, ghi số và ngày đến
4. Đăng ký văn bản đến
5. Trình văn bản đến
6. Chuyển giao văn bản đến

27/06/2022 27/06/2022

3.3. Quản lý văn bản đến v à đi 3.3. Quản lý văn bản đến v à đi

v Kiểm tra lại trước khi trình giám đốc ký

v Soạn thảo văn bản § Kiểm tra thể thức, hình thức v à kỹ thuật trình bày vb
§ Giám đốc chỉ thị § Số, ký hiệu
§ Bộ phận chuyên môn soạn thảo § Nội dung văn bản có phù hợp chỉ thị giám đốc hay ko?
§ Đánh máy § Lỗi chính tả, lỗi trình bày, lỗi do vô ý khác
§ Trưởng bộ phận chuyên môn kiểm tra lại, ký tắt (ký § Giám đốc hay cấp có thẩm quyền ký
nháy) § Đóng dấu, đăng ký văn thư đi
§ Chuyển đến văn phòng giám đốc. § Đóng dấu tên chức vụ của người ký.

27/06/2022 27/06/2022

7
3.3. Quản lý văn bản đến v à đi 3.3. Quản lý văn bản đến v à đi

v Nhân bản v Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
§ Nhân bản theo đúng số lượng phát văn bản đi
§ Đối với văn bản bảo mật phải lưu ý các quy định về in, § Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản
sao chụp tài liệu theo quy định. § Phát hành văn bản
§ Chuyển phát văn bản đi

27/06/2022 27/06/2022

3.3. Quản lý văn bản đến v à đi 3.4. Quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử

v Lưu văn bản đi 3.4.1. Khái niệm

§ Lưu 2 bản chính (1 bản văn thư và 1 lưu hồ sơ) Tài liệu điện tử l à những đối tượng thông tin.
§ Việc lưu giữ văn bản đảm bảo theo các quy định Chúng cho phép thực hiện quá trình trao đổi thông
tin – truyền thông không cần sử dụng giấy m à
dưới dạng điện tử

27/06/2022 27/06/2022

8
3.4. Quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử
3.4.2. Đặc điểm của tài liệu điện tử
1. Tài liệu điện tử được ban h ành, xử lý, lưu giữ và sử
dụng ở giai đoạn hiện h ành trong môi trường thông tin
của hệ thống chu chuyển văn bản điện tử (CED)
2. Mỗi tài liệu điện tử - khi được đưa v ào hệ thống chu
chuyển văn bản điện tử, đều đi kèm với thẻ đăng ký (thẻ
điện tử) có chứa đựng thông tin về t ài liệu
27/06/2022
3.4. Quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử
3.4.2. Đặc điểm của tài liệu điện tử
7. Tài liệu điện tử có thể được tạo ra dưới dạng
điện tử, cũng có thể được tạo ra dưới dạng số hóa
(scan) tài liệu giấy.
27/06/2022
3.4. Quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử
3.4.2. Đặc điểm của tài liệu điện tử
3. Tài liệu điện tử từ thời điểm được tạo ra đến khi
kết thúc vòng đời của nó không tách rời cơ sở dữ liệu
4. Con người không thể nhận biết một cách trực tiếp
tài liệu điện tử
5. Để khẳng định giá trị pháp lý của t ài liệu điện tử
cần sử dụng chữ ký điện tử
6. Khái niệm “bản gốc”, “bản sao” (copy) không
được áp dụng đối với t ài liệu điện tử, bởi lẽ, t ài liệu
điện tử
27/06/2022
3.4. Quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử
3.4.3. Những nguyên tắc cơ bản quản lý TLĐT
1. Tài liệu điện tử, cũng như t ài liệu giấy, cần phải được
xác định giá trị. Thời hạn bảo quản t ài liệu được xác
định theo những tiêu chuẩn giống như t ài liệu giấy.
2. Xác định giá trị t ài liệu điện tử được thực hiện theo
đúng quy trình như thực hiện đối với t ài liệu giấy.
3. Tài liệu điện tử, giống như t ài liệu giấy, được đưa vào
danh mục hồ sơ của cơ quan.
4. Khi hết thời hạn bảo quản t ài liệu điện tử được tiêu
hủy theo đúng quy trình như với t ài liệu giấy.
27/06/2022
9
 3.4. Quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử BÀI TẬP 1
Phân loại những hồ sơ sau, cho biết tiêu chí phân loại.
3.4.3. Những nguyên tắc cơ bản quản lý TLĐT 1.Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
2.Hợp đồng mua bán đang chờ ký
5. Tài liệu điện tử, sau khi đã được thừa nhận l à văn bản 3.Hóa đơn GTGT
chính thức, được đưa vào thành phần hồ sơ điện tử - thư 4.Bảng kê hàng hóa
5.Thông báo nghỉ lễ đã ban hành
mục máy tính (danh bạ). Tên gọi v à số của hồ sơ điện tử 6.Thông báo tuyển dụng vừa soạn thảo xong
được thực hiện theo những qui định như với t ài liệu giấy. 7.Hợp đồng đã ký với đối tác QT
6. Tài liệu điện tử được đưa vào hồ sơ điện tử sau khi đã 8.Bảng mô tả công việc nhân viên kinh doanh
9.Bảng báo giá
được đăng ký tại hệ thống chu chuyển văn bản điện tử. 10.Nội quy lao động
11.Tờ khai thuế (đã khai, chờ nộp cq thuế)
12.Công văn khẩn chờ ký
13.Bằng sáng chế sp
14.Phiếu xuất kho
15.Báo cáo tồn kho
27/06/2022 27/06/2022

BÀI TẬP 2 BÀI TẬP 3

Bạn là thư ký phòng kinh doanh của khách sạn A. Bạn phải
quản lý những hồ sơ:
-Lịch công tác tuần, tháng, năm 2019, 2020
-Các văn bản: thông báo, công văn đi, CV đến … từ năm 2018
đến nay
-Các hợp đồng cung cấp dịch vụ với đối tác từ năm 2017 đến
nay
-Hợp đồng mua bán các mặt h àng: thực phẩm khô, thực phẩm
tươi, thức uống từ năm 2017 đến nay
-Bảng báo giá các mặt hàng: thực phẩm tươi, thực phẩm khô,
thức uống từ năm 2019 đến nay
=> Thiết kế mô hình, file lưu trữ hồ sơ
- Bạn là trưởng nhóm thu mua các ng ành hàng thuộc
phòng kinh doanh siêu thị X.
- Nhân viên mỗi ngành hàng quản lý khoảng 200 nhà
cung cấp và có khả năng tăng thêm do mỗi tháng
Siêu thị thường ký thêm hợp đồng với NCC
- Hợp đồng thường ký theo phương thức thanh toán:
chậm trả n ngày, mua đứt, ký gửi
Bạn hãy thiết kế files hồ sơ cụ thể để hướng dẫn NV
lưu hồ sơ 1 cách hợp lý.

27/06/2022 27/06/2022

10
 BÀI TẬP 4

Bạn là nhân viên văn thư, trong ng ày bạn nhận được văn
thư sau:
- Thư gửi Giám đốc BÀI GIẢNG
- Hợp đồng do nhà cung cấp gửi đến phòng kinh doanh QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
- Công văn khẩn của bộ tài chính gửi VĂN PHÒNG
- Thông báo nghỉ lễ do nhân viên h ành chính vừa soạn
thảo xong
-> Hãy cho biết cách thức bạn xử lý những văn thư trên.

XIN CÁM ƠN
27/06/2022

11