BÀI GIẢNG CHƯƠNG 4.

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG QUẢN TRỊ KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

CHƯƠNG 1
CHƯƠNG 4
QUẢN TRỊ KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

3/07/2022

Mục tiêu chương NỘI DUNG CHƯƠNG 4

4.1. Không gian làm việc - vai trò và nguyên tắc

1) Giải thích được các nguyên tắc bố trí không gian
4.2. Thiết kế không gian văn phòng
làm việc.
4.3. Các mô hình không gian l àm việc hiệu quả
2) Phân tích được các phương pháp tổ chức làm việc
cho các đối tượng.
3) Áp dụng các mô hình không gian làm việc tại một
đơn vị nhất định.

3/07/2022

1
 4.1. KG làm việc - vai trò và nguyên tắc
4.1.1. Vai trò
ü Không gian làm việc thực sự có ảnh hưởng đến năng
suất và hiệu quả công việc.
ü Không gian làm việc rất dễ tác động đến trạng thái
tâm lý của nhân viên.
ü Không gian làm việc tốt là nguồn động lực mạnh mẽ
giúp họ sáng tạo hay đưa ra những quyết định,
phương án và chiến lược đúng đắn.
4.1. KG làm việc - vai trò và nguyên tắc
4.1.2. Nguyên tắc bố trí không gian l àm việc
Một: Đáp ứng nhu cầu sử dụng
ü Xác định rõ nhu cầu sử dụng mặt bằng, máy móc, thiết
bị văn phòng
ü Thông thường các vị trí quản lý diện tích mặt bằng bố
trí nhiều hơn dành cho cá nhân
4.1. KG làm việc - vai trò và nguyên tắc
4.1.2. Nguyên tắc bố trí không gian l àm việc
Một: Đáp ứng nhu cầu sử dụng
Hai: Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận,
phòng ban
Ba: Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Bốn: Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh.
Năm: Không gian văn phòng mở
4.1. KG làm việc - vai trò và nguyên tắc
4.1.2. Nguyên tắc bố trí không gian l àm việc
Hai: Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận,
phòng ban
ü Vị trí cần dễ dàng thay đổi khi tổ chức phát triển
ü Các phòng ban có quan hệ mật thiết được sắp xếp gần
nhau
ü Bộ phận tiếp xúc khách hang bố trí nơi thuận tiện đi lại
ü Bộ phận bảo mật cần bố trí xa nơi công cộng
ü Bộ phận cần tập trung suy nghĩ bố trí nơi yên tĩnh
2
4.1. KG làm việc - vai trò và nguyên tắc
4.1.2. Nguyên tắc bố trí không gian l àm việc
Ba: Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng.
ü Bàn ghế phù hợp với từng loại công việc
ü Tính cơ động cao, dễ dàng điều chỉnh hoặc di chuyển
4.1. KG làm việc - vai trò và nguyên tắc
4.1.2. Nguyên tắc bố trí không gian l àm việc
Năm: Không gian văn phòng mở
ü Hạn chế sử dụng không gian riêng vì khó kiểm soát
công việc, chiếm nhiều diện tích, tốn chi phí
ü Sử dụng các vách ngăn vừa đảm bảo tính chất riêng
tư vừa thuận lợi cho việc kiểm tra, thuận lợi cho việc
giao tiếp trao đổi công việc.
4.1. KG làm việc - vai trò và nguyên tắc
4.1.2. Nguyên tắc bố trí không gian l àm việc
Bốn: Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh.
ü Đảm bảo nhiệt độ không quá lạnh, quá nóng
ü Ưu tiên sử dụng chiếu sáng tự nhiên
ü Màu sắc phù hợp với từng loại vị trí, những vị trí có
tính chất cá nhân bố trí theo sở thích.
ü Đảm bảo âm thanh không ảnh hưởng đến công việc
4.2. Thiết kế không gian văn phòng
4.2.1. Quyết định vị trí đặt văn phòng
1. Khối lượng công việc văn phòng
2. Số lượng vị trí làm việc
3. Tính sẵn có của nhân lực
4. Cơ sở hạ tầng xã hội
5. Cơ sở hạ tầng kinh tế
6. Khoảng trống để mở rộng văn phòng
7. Chi phí
3
4.2. Thiết kế không gian văn phòng 4.2. Thiết kế không gian văn phòng

4.2.2. Tổ chức không gian l àm việc 4.2.2. Tổ chức không gian làm việc
4.2.2.1. Nguyên tắc bố trí các phòng ban
4.2.2.2. Phương pháp bố trí các phòng ban
1. Phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng phòng ban
1. Bố trí phòng làm việc cho các nhân viên
2. Đảm bảo mối quan hệ giữa dòng công việc, người
làm việc và thiết bị hỗ trợ 2. Bố trí phòng làm việc cho cấp lãnh đạo
3. Lựa chọn trang thiết bị vp đáp ứng nhu cầu sử dụng 3. Bố trí góc thư giãn cho nhân viên
4. Chú ý đến các yếu tố môi trường

4.2. Thiết kế không gian văn phòng 4.2. Thiết kế không gian văn phòng

(1) Bố trí phòng làm việc cho nhân viên (1) Bố trí phòng làm việc cho nhân viên
• Văn phòng chia nhỏ • Văn phòng bố trí mở
Dạng truyền thống diện tích trung bình, có cửa ra vào Phù hợp xu thế làm việc nhóm
§ Ưu điểm § Ưu điểm
ü An ninh, an toàn ü Thuận lợi giao tiếp, Dễ giám sát
ü Riêng biệt, yên tĩnh
ü Trao đổi công việc nhanh chóng
ü Đảm bảo tính cá nhân
§ Nhược điểm
§ Nhược điểm
ü Chiếm nhiều diện tích ü Ồn ào, dễ bị phân tán
ü Lãnh phí nếu không sử dụng hết ü Không đảm bảo an ninh
ü Khó giám sát ü Không có tính cá nhân

4
4.2. Thiết kế không gian văn phòng 4.2. Thiết kế không gian văn phòng

(2) Bố trí phòng làm việc cho cấp lãnh đạo (3) Bố trí góc thư giãn cho nhân viên
ü Vị trí tốt,Tầm nhìn đẹp ü Giúp nhân viên thư giãn sau giờ làm việc
ü Không gian giúp cho việc suy nghĩ chiến lược ü Khuyến khích tinh thần làm việc

ü Diện tích rộng để có thể tiếp khách ü Vị trí thích hợp tránh gây ảnh hưởng đến công việc chung
ü Khu vực giải trí sạch đẹp, gọn gàng, bố trí đẹp mắt

4.2. Thiết kế không gian văn phòng 4.3. Các mô hình KG làm việc hiệu quả

4.2.2.3. Bố trí khu vực tiếp tân Mô hình tổ ong

ü Là nơi đầu tiên khách hàng tiếp xúc cần bố trí gây ấn
tượng
ü Vị trí thuận tiện đi lại
ü Phản ánh văn hoá công ty
ü Bố trí ghế ngồi, nước uống, tạp chí
ü Tuyển chọn nhân viên tiếp tân
Đây là kiểu văn phòng được sử dụng tại trụ sở của
Google

5
4.3. Các mô hình KG làm việc hiệu quả 4.3. Các mô hình KG làm việc hiệu quả
Mô hình cáp treo Mô hình bong bóng

Nó tạo ra cho nhân viên nảy sinh ra những ý tưởng vượt

trội mà nếu “ở dưới đất” bạn khó có cơ hội nghĩ ra. Kiểu Thiết kế của kiến ​trúc sư người Pháp, kiểu vòm Plexiglas
văn phòng này rất thích hợp với những công ty cần sự cảm giác riêng tư nhẹ nhàng, và họ cũng có thể cắt giảm
sáng tạo vượt trội. sự lây lan của vi trùng.

4.3. Các mô hình KG làm việc hiệu quả 4.3. Các mô hình KG làm việc hiệu quả
Mô hình đèn chụp Mô hình xương sườn

Được thiết kế bởi Jump Studios. nhân viên có thể tha hồ

tưởng tưởng mình đang ngồi trong chiếc cốc xoay, hay Tác động tổng thể mang lại sự ấn tượng, tập trung
nghĩ mình đang trong một quán c à phê có thiết kế đặc năng suất lao động và thắt chặt mối liên kết công việc
biệt… tạo cảm hứng làm việc tốt hơn văn phòng 4 bức rất hợp lý…
tường truyền thống.

6
 Câu hỏi thảo luận

1. Tại sao nhà quản trị hành chính văn phòng là người
phải có óc sáng kiến và trí tưởng tượng?
2.Theo Anh chị hành chính văn phòng có vai trò như
thế nào trong tổ chức và trong thực tế hoạt động hành
chính văn phòng diễn ra như thế nào?

Văn phòng
làm việc xanh
tại F-ville của
công ty FPT

BÀI GIẢNG
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG

XIN CÁM ƠN