CHÀO MỪNG CÔ

VÀ CÁC BẠN ĐẾN

VỚI BÀI THUYẾT
TRÌNH CỦA NHÓM
5
 Nguyên tắc lưu trữ
thông tin

Các phương tiện lưu trữ

thông tin truyền thống
Bài thuyết trình của nhóm
5
Lưu trữ thông tin
Các phương tiện lưu trữ thông
tin bán tự động

Các phương tiện lưu trữ

thông tin tự động hóa
 I. Nguyên tắc lưu trữ thông
tin
Việc lưu trữ thông tin được thực hiện trên các
vật mang tin khác nhau:

Các bộ phiếu truyền thông Các phiếu lỗ mép phiếu lỗ soi

(phương tiện thủ công) (phương tiện bán tự động)

Các biểu ghi trong các tệp dữ liệu

trên các đĩa từ, đĩa quang (phương
tiện tự động hóa)
 1. Các đặc trưng cơ bản của tài liệu

1.1 Đặc trưng hình thức

Thể hiện bằng các dữ liệu thư mục như tác giả, nhan đề, các yếu tố
xuất bản, dạng của tài liệu…..

Những dữ liệu này là những đặc điểm vốn có ở mỗi tài liệu, cho phép mô
tả tài liệu đó và nhận biết tài liệu này một cách chính xác.

Để nhận biết được tài liệu này ta chỉ cần dùng một mã số gán cho
mỗi tài liệu (thường là số kí hiệu nhập của tài liệu).
1.2 Đặc trưng nội
dung Từ
khóa

• Thể hiện bằng một chỉ số phân loại, một bản tóm tắt hay là
một bản chỉ mục

• Gồm các từ khóa hoặc từ chuẩn thể hiện nội dung chủ đề của
tài liệu đó

• Cho phép lưu trữ và tìm những thông tin có trong tài liệu
 Từ

Tài
liệu
khóa
2.Hai nguyên tắc lưu trữ thông t

• Lưu trữ theo nội dung chủ đề của tài liệu:

• Lưu trữ theo tài liệu:
• Cắt ma trận theo chiều dọc: mỗi từ khóa ứng với một
• Cắt ma trận theo chiều ngang: mỗi tài liệu ứng
phiếu ghi số hiệu của tất cả những tài liệu có nội dung
với một phiếu nêu lên những chủ đề của tài liệu.
đề cập tới chủ đề đó
• Tài liệu 1 ứng với t1={A,C,G}
• Chủ đề A ứng với dA={1,3,5,8}
• Tài liệu 2 ứng với t2={A,F,G,H }
• Chủ đề B ứng với dB={2,4,5,7,8}
• ....
 Đây chính là các bản chỉ mục của tài
Đây chính là các bảng đảo của tài liệu. Chúng lập
liệu,
thànhghi trên phiếu
bộ phiếu hay biểu
đảo (phiếu lỗ soi,ghi môuniterm,
phiếu tả thư biểu
mục của tệp
ghi trong tài đảo
liệu,của
ở mục
CSDL“Từ
thưkhoá”
mục)
 II. Các phương tiện lưu trữ
thông tin truyền thống

Phương tiện lưu trữ thông tin truyền thống là các bộ phiếu tra cứu hay
mục lục truyền thống.

Tác dụng của các bộ phiếu:

• Xác định tài liệu gốc.
• Tìm tài liệu gốc theo tên tác giả, theo chủ đề hoặc theo địa danh.
• Quản lý vốn tài liệu.

Mỗi đơn vị thông tin, tuỳ theo yêu cầu và đặc điểm của mình, phải xác định
xem cần xây dựng loại mục lục nào.
Hệ thống mục lục chính là bộ nhớ lưu trữ thông tin và chúng trở thành một
bộ phận của bộ máy tra cứu của các đơn vị thông tin.
 Mục lục tác giả

1 CÁC LOẠI MỤC

Trình bày theo thứ tự chữ cái các chỉ dẫn về tên tác giả hay tên tài
liệu( tác giả khuyết danh hay có từ 3 tác giả trở lên).

Mục lụcLỤC
chủ đề

2 Trình bày theo thứ tự chữ cái các chỉ dẫn về các tiêu đề hay các từ chuẩn mô tả nội dung tài
liệu( Sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên tác giả, tên sách, thứ tự nhập của tài liệu…)

Mục lục địa lý

3 Kể ra các chỉ dẫn liên quan đến tên của một đất nước, một khu vực hành chính hay một vùng
sinh thái tự nhiên mà tài liệu đề cập tới.

4
Mục lục thời gian
Trình bày các chỉ dẫn theo thời gian xuất bản của tài liệu, theo thời gian nhập của tài liệu, hay
theo số thứ tự bổ sung tài liệu.

5 Mục lục xếp kho

Sắp xếp các chỉ dẫn theo thứ tự sắp xếp các tài liệu trên giá..

Mục lục theo loại hình tài liệu

6 Cho phép tìm tài liệu theo bản chất. Ví dụ: Bản đồ, ấn phẩm định kỳ, tài liệu phát minh sáng chế…

Mục lục liên hợp

7 Tập hợp theo loại hình tài liệu hay theo chủ đề các mục lục của nhiều đơn vị thông tin.
III. Các phương tiện lưu trữ
thông tin bán tự động
1. Phiếu lỗ mép
Phiếu lỗ mép là một khâu quan trọng trong hệ thống lưu trữ
thông tin theo nguyên tắc lưu trữ theo tài liệu , tức là mỗi tài
liệu được trình bày bằng một phiếu .

Phiếu này là cơ cấu cơ bản của bộ nhớ và được chia làm hai
vùng :
- Vùng giữa của bộ phiếu dùng để mô tả thư mục, ghi những

!!
chỉ dẫn thư mục của tài liệu.
- Vùng xung quanh mép phiếu là vùng đục lỗ, từ đó theo
một mã số quy định, người ta có thể ghi dưới dạng các lỗ
Khuyết những đặc trưng nội dung và khái niệm của tài liệu,
giúp cho việc tìm kiếm tài liệu sau này.
2. Phiếu lỗ soi

Phiếu lỗ soi là các phiếu chồng lên nhau để chọn

soi và mỗi phiếu ứng với một từ khoá hoặc từ
chuẩn đặc trưng cho nội dung tài.

Phiếu lỗ soi làm bằng giấy Bristol nhẹ, có

nhiều loại kích thước khác nhau.

Mỗi tài liệu trước khi đưa vào hệ thống đều

được ghi một số đăng ký theo thời gian.

Việc đục lỗ có thể thực hiện dễ dàng bằng một

máy đục lỗ điện tử.
Thuận
lợi
Thời gian đưa vào bộ nhớ không phụ thuộc vào
số tài liệu cần nhớ, mà chỉ phụ thuộc vào số
lượng các phiếu chồng lên nhau.

Việc lựa chọn có thể thực hiện với nhiều khái
niệm cùng một lúc.
Tất cả các khái niệm chứa trong một tài liệu đều
lần lượt được tham dự việc tra tìm.
Khó khăn
Sự hạn chế về số lượng đăng ký.
Kết quả lựa chọn được không phải
là bản mô tả tài liệu trả lời câu hỏi
mà chỉ là chỉ dẫn về số thứ tự của
tài liệu đó mà thôi.
IV. Phương tiện lưu trữ thông tin tự động
hóa1.4.1. Lưu trữ thông tin trên máy tính điện tử
Trong các hệ thống thông tin tự động hoá, phương tiện lưu trữ
thông tin chính là các thiết bị nhớ của máy tính điện tử.
VD: băng từ, đĩa từ, đĩa quang…….

Dãy thông tin được biểu diễn bằng chữ số nhị phân là 0 và 1.
Mỗi yếu tố 0 và 1 ứng với đơn vị thông tin nhị phân gọi là bit. Một
dãy 8 bit gọi là byte. Mỗi byte biểu diễn một ký tự. Với q hệ thống
8 bit ta có thể biểu diễn 256 ký tự khác nhau.
Có 2 hệ thống mã quan trọng là :
-EBCDIC
-ASCII

*Quản lý tệp đến hệ thống quản trị dữ liệu.

• Tệp dữ liệu là đơn vị dữ liệu được lưu trữ, nó cung cấp thông tin
Quản trị dữ liệu chương trình máy tính chia làm hai dạng chương
liên quan tới một khía cạnh hay thuộc tính của thực thể được mô tả
trình: Các hệ thông quản lý tệp, Các hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu.
bởi tệp dữ liệu còn biểu ghi cho ta thông tin về một đối tượng của
Chức năng cơ bản của hệ quản lý tệp là xử lí các tệp cơ sở dữ liệu
thực thể.
gồm : tạo tệp mới, mở,đóng tệp, xoá tệp.
• Tệp kế tiếp là tệp được trình bày thành một dãy các biểu ghi liên
tiếp.quản lý tệp không tự trang bị mà nhờ hệ thống điều hành
Hệ thống
máy tính thực hiện các chức năng trên. Tuy nhiên sử dụng hệ
• Tệp
thống quảntruy nhập
lý tệp vẫntrực
còntiếp là một
nhiều hạn bộ sưu tập các biểu ghi có đánh số
chế:
1 . Tốnthứ tự. khi phải khai thác tệp chứa thông tin khác
time
2. Nhiều khi phải lưu trữ lặp lại dữ liệu
3.•Độ Tệp đảocủa
tin cậy là tệp
dữ chứa tất cả cao
liệu không các biểu ghi thư mục của CSDL.
2. LƯU TRỮ THÔNG TIN TRÊN CD-ROM

Công nghệ CD-ROM
CDRom là định dạng  cung cấp mọi thông
tin lưu trữ, các thông tin
phương tiện truyền th
tham khảo chéo với hình ảnh,
ông tuyệt vời cho phầ CDROM là thiết bị có khả n
âm thanh
n mền bán lẻ. ăng ghi nhận mọi thông
hay kết nối với các thông
tin nhiều lần với các thiết bị
tin khác chi tiết hơn.
 lưu trữ thông tin cao,
dung lượng lớn
CẢM ƠN CÔ VÀ CÁC BẠN
ĐÃ LẮNG NGHE BÀI
THUYẾT TRÌNH CỦA
NHÓM EM