ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN THANH TÙNG

HOÀN THIỆN
HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC

HÀ NỘI 12 - 2003
 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN THANH TÙNG

HOÀN THIỆN
HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC
Luận văn thạc sỹ khoa học
Chuyên ngành: Lƣu trữ và Tƣ liệu học
Mã số: 5 10 02

Người hướng dẫn khoa học

PGS. Vƣơng Đình Quyền

HÀ NỘI 12 - 2003
 MỤC LỤC
Phần mở đầu 01
1. Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài 01
2. Mục tiêu đề tài 03
3. Phạm vi nghiên cứu 05
4. Nhiệm vụ của đề tài 05
5. Các phương pháp nghiên cứu 05
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 06
7. Các nguồn sử liệu 07
8. Đóng góp của luận văn 08
9. Bố cục luận văn 09
Phần nội dung
Chƣơng 1: Tổng quan về hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc trong 11
giai đoạn hiện nay
1.1. Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước 12
1.2. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước 16
1.2.1. Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 16
1.2.2. Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu 27
1.2.3. Trung tâm Nghiên cứu khoa học 28
1.2.4. Trung tâm Tin học 29
1.2.5. Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 30
1.2.6. Các trường, cơ sở đào tạo cán bộ lưu trữ 31
1.3. Tổ chức lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan 33
trực thuộc Chính phủ
1.4. Tổ chức lưu trữ chuyên ngành 34
1.4.1. Lưu trữ Bộ Quốc phòng 34
1.4.2. Lưu trữ Bộ Công an 36
1.4.3. Lưu trữ Bộ Ngoại giao 36
1.5. Hệ thống tổ chức lưu trữ địa phương 37
Tiểu kết chương 1 39
 Chƣơng 2: Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ nhà 40
nƣớc và các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện
2.1. Lý do phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước 40
2.2. Các nguyên tắc và yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện hệ thống tổ chức 65
lưu trữ Nhà nước
2.2.1. Các nguyên tắc 65
2.2.2. Các yêu cầu 68
Tiểu kết chương 2 71
Chƣơng 3: Hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ nhà nƣớc 72
3.1. Mô hình tổ chức các cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước ở TW và địa 72
phương
3.1.1. Đối với cơ quan quản lý ngành ở TW 72
3.1.2. Đối với cơ quan quản lý lưu trữ địa phương 74
3.2. Đối tượng và nội dung cần hoàn thiện trong hệ thống tổ chức lưu trữ 75
Nhà nước
3.2.1. Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước 75
3.2.2. Các đơn vị sự nghiệp 80
3.2.3. Tổ chức lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực 91
thuộc Chính phủ
3.2.4. Tổ chức lưu trữ chuyên ngành 93
3.2.5. Hệ thống các cơ quan, tổ chức lưu trữ ở địa phương 97
Phần kết luận 104
Tài liệu tham khảo 107
Phụ lục 110
 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

CHXHCN: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa

CMT8: Cách mạng tháng 8

HĐBT: Hội đồng Bộ trưởng

HĐCP Hội đồng Chính phủ

HĐND: Hội đồng nhân dân

KHKT: Khoa học kỹ thuật

KHXN & NV: Khoa học xã hội và nhân văn

TW: Trung ương

UBND: Uỷ ban nhân dân

 PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài
Tài liệu lưu trữ là ký ức văn hoá có giá trị nhiều mặt của mỗi quốc gia,
mỗi dân tộc. Đó là di sản phản ánh một cách trực tiếp, chân thực, chính xác
những thành tựu trong quá trình đấu tranh, lao động sáng tạo cả về vật chất và
tinh thần của nhân loại qua các thời kỳ lịch sử.
Nhận thức được vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng của tài liệu lưu trữ, mỗi
quốc gia đều có những chủ trương biện pháp khác nhau nhằm tổ chức quản lý
tốt nhất đối với những di sản văn hoá đặc biệt này. Một trong những biện
pháp mang tính quyết định đó là xây dựng một hệ thống tổ chức lưu trữ hoàn
chỉnh, hoạt động có hiệu quả từ TW đến địa phương. Ở Việt Nam vấn đề tổ
chức, thiết lập các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ đã sớm được quan tâm.
Dưới triều Nguyễn, chính quyền Trung ương đã thiết lập cơ quan chuyên
trách lưu trữ tài liệu của Nội các như Bản Chương sở, xây dựng các kho lưu
trữ mang tính chất cố định như Tàng Thư lâu, kho Lưu trữ Thư viện Nội các,
Tụ khuê.v.vv...Dưới thời thuộc Pháp, với việc thành lập Nha Lưu trữ và Thư
viện Đông Dương, các kho lưu trữ có tính chất quốc gia và vùng lãnh thổ,
đã đưa công tác lưu trữ Việt Nam bước sang một trang mới, chấm dứt tình
trạng tự phát, bước sang thời kỳ quản lý tập trung.
Nhờ bước đầu thiết lập được một số cơ quan lưu trữ như vậy, mà chính
quyền trung ương triều Nguyễn đã để lại cho hậu thế một khối lượng tài liệu
quí giá bao gồm hàng trăm tập châu bản, hàng nghìn tấm mộc bản .v.v...và
cũng nhờ có sự quản lý của Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, cùng với
các kho lưu trữ, mà chính quyền thuộc Pháp đã giữ lại được một khối lượng
tài liệu lớn có giá trị về lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hoá ở Đông Dưong nói
chung và Việt Nam thời kỳ cận đại nói riêng. Nhưng do những hạn chế về
lịch sử, do những nguyên nhân chủ quan và khách quan, tổ chức lưu trữ
Việt Nam trong các thời kỳ lịch sử đó vẫn còn nhiều tồn tại và hạn chế.

1
 Từ sau Cách mạng tháng 8 năm 1945, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà
nước đã từng bước được xây dựng và kiện toàn. Ngày 8/9/1945, Chính
phủ Lâm thời đã ban hành Sắc lệnh số 21/SL bổ nhiệm Ngô Đình Nhu
làm Giám đốc Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc; ngày
3/1/1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 01/VP “ cấm không
được tự tiện huỷ bỏ hay bán các công văn hồ sơ cũ” và khẳng định những
công văn hồ sơ cũ đó là những tài liệu “có giá trị đặc biệt về phương diện
kiến thiết quốc gia” [33;257]. Nhưng do trong nhiều thập kỷ, toàn Đảng,
toàn dân phải dốc sức vào cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế
quốc Mỹ để giành độc lập dân tộc, nên đến năm 1962 cơ quan quản lý về
lưu trữ mới chính thức được thành lập (Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ
tướng được thành lập bởi Nghị định số 102/CP ngày 04/9/1962 của Hội
đồng Chính phủ) để quản lý tập trung thống nhất việc lưu trữ hồ sơ của
Nhà nước. Tiếp đó ngày 28.9.1963 Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị
định số 142 – CP ban hành Điều lệ về Công tác Công văn giấy tờ và Công
tác Lưu trữ. Theo đó, hệ thống tổ chức lưu trữ đã từng bước được xây
dựng.
Đến nay, sau hơn bốn mươi năm xây dựng và phát triển, bên cạnh
những thành tựu nổi bật đã đạt được như: đã hình thành một hệ thống tổ
chức lưu trữ từ TW đến cấp tỉnh, bao gồm cơ quan quản lý ngành, các
kho, Trung tâm lưu trữ, các cơ quan đào tạo và nghiên cứu khoa học. Tuy
nhiên, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước cũng đã bộc lộ một số hạn chế,
đặc biệt khi nền kinh tế chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang
nền kinh tế thị trường. Cụ thể như, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước chưa
hoàn chỉnh và chưa có sự ổn định cao, chức năng, nhiệm vụ của một số cơ
quan chưa được quy định đầy đủ và hợp lý, có sự chồng chéo v.v.. Thực trạng
của hệ thống tổ chức lưu trữ như vậy, đã làm cho tài liệu lưu trữ ở nhiều cơ
quan không được tập trung quản lý, hoặc quản lý thiếu khoa học, tình trạng tài
liệu bó gói, tích đống phổ biến ở mọi cấp, mọi ngành, hiệu quả phục vụ xã hội
của công tác lưu trữ chưa cao. Chính vì vậy, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu
2
trữ trong điều kiện mới luôn là nhiệm vụ quan trọng của ngành và là yêu cầu
có tính tất yếu để đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ và
công tác lưu trữ hiện nay. Mặt khác, đến nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước vẫn chưa xây dựng được quy hoạch hoàn chỉnh về phát triển ngành
trong tương lai. Đứng trước thực tế đó, chúng tôi đã chọn đề tài: “HOÀN
THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ CỦA NHÀ NƢỚC” làm luận văn cao

học của mình, mong góp tiếng nói nhỏ bé vào công tác xây dựng tổ chức của
ngành, dẫu biết rằng đây là vấn đề không chút đơn giản .
2. Mục tiêu của đề tài
Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được hai mục tiêu cơ
bản sau:
Một là, đưa ra bức tranh khái quát về hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước.
Qua đó, thấy được tính tất yếu và nhu cầu khách quan phải hoàn thiện hệ
thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trong giai đoạn hiện nay.
Hai là, trên cơ sở thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước
đề xuất những kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện chúng để công tác lưu trữ
của Nhà nước phục vụ có hiệu quả sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại
hóa đất nước.
3. Phạm vi nghiên cứu đề tài
Hệ thống tổ chức lưu trữ, là một mạng lưới các cơ quan, tổ chức lưu trữ
từ trung ương đến địa phương. Trong đó bao gồm, cơ quan quản lý ngành, các
Trung tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ chuyên ngành, lưu trữ các tỉnh, huyện, xã
phường, các tổ chức lưu trữ cơ quan từ TW đến địa phương. Ngoài ra, còn có
cơ quan nghiên cứu khoa học, các trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về lưu
trữ. Những cơ quan, tổ chức này muốn hoạt động có hiệu quả, đáp ứng kịp
thời những đòi hỏi của thực tiễn và sự phát triển của ngành ở hiện tại và trong
tương lai thì phải được tổ chức một cách khoa học, có chức năng, nhiệm vụ rõ
ràng, cụ thể, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ hợp lý, được xây dựng trên cơ sở
những căn cứ khoa học, những nguyên tắc và yêu cầu quản lý chặt chẽ.
3
 Hiện nay ở nước ta, có hai hệ thống tổ chức lưu trữ hoạt động độc lập.
Đó là hệ thống tổ chức lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và hệ thống tổ
chức lưu trữ của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tuy nhiên,
theo tinh thần của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH
ngày 04-4-2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội được công bố theo Lệnh số
03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001 của Chủ tịch nước (dưới đây được gọi tắt là
Pháp lệnh Lưu trữ năm 2001), hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam sẽ theo mô
hình tổ chức lưu trữ thống nhất. Cụ thể, tại điều 26 của Pháp lệnh quy định:
“cơ quan lưu trữ TW có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm
trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ”[33;269].
Điều này có nghĩa là, lưu trữ Đảng và lưu trữ Nhà nước đặt dưới sự quản lý
chung của một cơ quan. Đây là mô hình tổ chức có khả năng đáp ứng yêu
cầu tập trung quản lý thống nhất công tác lưu trữ và đảm bảo việc tinh
giản đầu mối tổ chức quản lý của các ngành theo yêu cầu của cải cách nền
hành chính Quốc gia. Thế nhưng, vì những lý do chủ quản và khách quan,
nên theo chúng tôi trong thời gian tới mô hình tổ chức này chưa thể thực thi.
Tổ chức lưu trữ Việt Nam vẫn tồn tại hai hệ thống độc lập là lưu trữ Đảng và
lưu trữ Nhà nước.
Ở đề tài này, chúng tôi chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong vấn đề
hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước CHXHCN Việt Nam chứ
không đề cập đến hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng. Sở dĩ như vậy là vì:
Do đặc điểm về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan Đảng,
nên tổ chức lưu trữ Đảng nhìn chung đơn giản, tương đối ổn định, hoạt động
có hiệu quả từ TW đến địa phương. Ngược lại, do hệ thống tổ chức lưu trữ
Nhà nước đa dạng và với quy mô lớn, tài liệu hình thành có thành phần nội
dung đa dạng, phức tạp, chiếm khối lượng lớn trong Phông Lưu trữ quốc gia,
nên nhiệm vụ quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan lưu
trữ Nhà nước rất phức tạp và nặng nề, đòi hỏi lưu trữ Nhà nước phải xây dựng
một hệ thống tổ chức tương ứng thì mới có thể bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ

4
quốc gia và phục vụ có hiệu quả cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá
đất nước. Vì vậy, vấn đề xây dựng và hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà
nước vẫn được coi là nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết của ngành. Đó cũng là
cơ sở để trong tương lai, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước sẽ là nòng cốt
trong mạng lưới tổ chức lưu trữ thống nhất ở Việt Nam.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước
được thể hiện trên các mặt về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ
cán bộ của từng cơ quan, đơn vị, bao gồm:
- Cơ quan quản lý ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
- Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia
- Lưu trữ của các cơ quan Nhà nước từ TW đến địa phương: từ tổ chức
lưu trữ của các Bộ ngành TW đến tổ chức lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực
thuộc TW, lưu trữ của quận, huyện, xã, phường thị trấn
- Các cơ quan nghiên cứu khoa học, đào tạo bồi dưỡng cán bộ về lưu trữ
Hiện nay, cơ quan quản lý ngành lưu trữ được giao thêm chức năng quản
lý Nhà nước về công tác văn thư. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là, hệ
thống tổ chức lưu trữ nhà nước đồng thời cũng là hệ thống tổ chức văn thư
lưu trữ Nhà nước. Vì trên thực tế, công tác văn thư tại các cơ quan TW và địa
phương vẫn là hai công tác độc lập, có tổ chức riêng. Ở các Bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, công tác văn thư do Phòng Hành
chính phụ trách, công tác lưu trữ do Phòng Lưu trữ phụ trách. Ở các tỉnh,
thành phố trực thuộc TW, công tác văn thư do Văn phòng UBND phụ trách,
công tác lưu trữ do Trung tâm Lưu trữ tỉnh phụ trách. Trong phạm vi nghiên
cứu của đề tài này, chúng tôi chỉ nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu
trữ Nhà nước mà không đề cập đến hoàn thiện tổ chức quản lý công tác văn
thư. Vì theo chúng tôi, việc quy định thẩm quyền quản lý nhà nước về công
tác văn thư ở các cơ quan TW và địa phương như hiện nay là hợp lý.
4. Nhiệm vụ của đề tài

5
 Một là, tìm hiểu toàn diện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trên các
mặt từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của từng cơ
quan, đơn vị, tổ chức. Qua đó, chỉ rõ tính tất yếu và các nguyên tắc, yêu
cầu để hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước ở Việt Nam, nhằm nâng
cao chất lượng quản lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống các cơ quan
lưu trữ từ TW đến địa phương.
Hai là, đề ra được những kiến nghị hợp lý dựa trên những căn cứ
khoa học, phù hợp với thực tiễn quản lý công tác lưu trữ ở Việt Nam
nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước, giúp cơ quan quản lý
xây dựng chiến lược phát triển ngành lưu trữ theo kế hoạch dài hơi hơn.
5. Các phương pháp nghiên cứu:
Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã dựa trên cơ sở phương pháp luận
của lưu trữ học, đó là nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc
toàn diện tổng hợp. Đồng thời trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi có sử
dụng các phương pháp nghiên cứu khác như phương pháp lịch sử, phương
pháp hệ thống, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, phân tích mô tả,
điều tra khảo sát để tổng hợp, xử lý các nguồn tư liệu đã thu thập được. Cụ
thể như, đối với phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, chúng tôi vận
dụng khi nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của mạng lưới tổ chức
lưu trữ Việt Nam. Phương pháp điều tra, khảo sát được chúng tôi vận dụng
khi cần thu thập những thông tin từ thực tế. Với phương pháp này, các số liệu,
nhận xét được đưa ra trong luận văn có tính thực tiễn cao hơn. Cũng bằng
phương pháp trên, chúng tôi đã thu thập được nhiều thông tin cần thiết mà
không thể thấy trong các nguồn tư liệu
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu vấn đề tổ chức lưu trữ không phải là hướng đề tài nghiên
cứu mới. Tuy nhiên, đây cũng không phải là hướng đề tài được nhiều nhà
khoa học và nhà quản lý ngành lưu trữ quan tâm. Cụ thể từ năm 1962 đến
nay, vấn đề tổ chức lưu trữ Việt nam mới chỉ có một đề tài cấp ngành được

6
nghiên cứu đó là “Lý luận và thực tiễn tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở
Việt Nam”. Đề tài được thực hiện bởi một nhóm các tác giả và do PGS.
Vương Đình Quyền làm chủ nhiệm, được thực hiện vào năm 1990. Đề tài là
một công trình nghiên cứu khoa học nghiêm túc có ý nghĩa lý luận và thực
tiễn cao đối với việc xây dựng mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam. Đề tài
đã tập trung lý giải những căn cứ, cơ sở khoa học để tổ chức thiết lập mạng
lưới các kho từ TW đến địa phương. Tuy nhiên, đề tài mới chỉ dừng lại ở việc
nghiên cứu mạng lưới các kho lưu trữ chứ chưa nghiên cứu một cách toàn
diện cơ sở lý luận nhằm tổ chức thiết lập và hoàn thiện mạng lưới tổ chức lưu
trữ từ trung ương đến địa phương bao gồm hệ thống các cơ quan quản lý, các
đơn vị sự nghiệp. Bên cạnh đề tài nghiên cứu trên, vấn đề tổ chức lưu trữ
cũng được đề cập từng phần trong các công trình nghiên cứu khác. Ví dụ
trong đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu
trữ” do TS Dương Văn Khảm (chủ nhiệm), được thực hiện năm 2001. Trong
đề tài này, tổ chức lưu trữ đã được tiếp cận theo hướng xây dựng các biện
pháp nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ chứ không nhằm mục đích hoàn
thiện hệ thống tổ chức lưu trữ.
Ngoài ra, vấn đề tổ chức lưu trữ cũng được một vài tác giả quan tâm
nghiên cứu. Tuy nhiên, đó mới chỉ là những bài viết đơn lẻ được đăng trên tạp
chí Lưu trữ Việt Nam. Ví dụ như bài viết của tác giả Hà Quảng “Bàn về tổ
chức lưu trữ cấp tỉnh”, Hà Huề: “Nên tổ chức lưu trữ cấp tỉnh như thế nào cho
hợp lý” (Tạp chí Lưu trữ Việt nam số 3 năm 1994 và số 4 năm 1995).
Song song với những đề tài nghiên cứu cấp ngành, những bài viết được
đăng trên các tạp chí chuyên ngành, một số sinh viên chuyên ngành Lưu trữ
lịch sử Khoa Lịch sử Trường Đại học Tổng hợp Hà nội nay là Khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học KHXH & NV cũng đã bước đầu
quan tâm nghiên cứu về vấn đề này. Cụ thể như luận văn tốt nghiệp của
Nguyễn Văn Nghiệp: “Một vài ý kiến về tổ chức hệ thống các Trung tâm lưu
trữ TW nước CHXHCNVN”, luận văn của Nguyễn Thị Lan Anh “Một vài ý

7
kiến bước đầu về tổ chức lưu trữ chuyên ngành ở nước ta hiện nay”. Báo cáo
tốt nghiệp của Nguyễn Thị Chinh “Mạng lưới các kho, trung tâm lưu trữ Nhà
nước qua chặng đường 40 năm hình thành và phát triển (1962 – 2002). Các
đề tài này, đã bước đầu nghiên cứu những cơ sở khoa học và tình hình thực tế
về xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ qua các thời kỳ lịch sử. Qua đó, đánh
giá những thành tựu và hạn chế trong tổ chức và hoạt động của ngành. Tuy
nhiên, những đề tài này vẫn mang tính chất tản mạn chưa nghiên cứu thành hệ
thống và cách tiếp cận chủ đề cũng có sự khác biệt. Nếu như luận văn của
Nguyễn Văn Nghiệp và Nguyễn Thị Lan Anh mang tính lý luận, và những
thông tin trong đề tài đã lạc hậu, thì luận văn của Nguyễn Thị Chinh có tính
mới mẻ hơn, nhưng đây là đề tài được triển khai theo hướng tổng kết lịch sử
chứ chưa đặt vấn đề nghiên cứu xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước
xuất phát từ những đòi hỏi thực tiễn quản lý.
7. Các nguồn tư liệu được sử dụng
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa vào các nguồn tài liệu chủ yếu sau:
- Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (do Bộ môn Lưu trữ Lịch sử –
Trường Đại học Tổng hợp biên soạn năm 1990)
- Các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy tờ
và công tác lưu trữ từ năm 1945 đến nay. Đây là nguồn tư liệu rất quan
trọng. Bởi vì, nó cung cấp cho chúng tôi những thông tin về c hủ trương
chính sách của Đảng và Nhà nước trong xây dựng, tổ chức công tác lưu
trữ nói chung và mạng lưới các cơ quan quản lý, sự nghiệp của ngành nói
riêng. Cụ thể như:
+ Nghị định số 142/CP ngày 28 – 9 – 1963 của Hội đồng Chính phủ
ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ
+ Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982
+ Thông tư số 40/1998/TT – TCCP ngày 24.01.1998 của Ban Tổ chức
Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp
+ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001
8
 + Quyết định số 177/2003/ QĐ - TTg ngày 1.9.2003 của Thủ tướng
Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước
+ Các báo cáo công tác của các cơ quan, đơn vị trong ngành lưu trữ.
Đây là nguồn tư liệu cung cấp cho chúng tôi những căn cứ thực tiễn, xác
định khối lượng công việc ở từng cơ quan đơn vị làm cơ sở xây dựng định
biên, thiết lập tổ chức.
- Các công trình nghiên cứu khoa học, các bài viết liên quan được đăng
tải trên các tạp chí chuyên ngành.
- Cuối cùng là một số luận văn tốt nghiệp của sinh viên khoa Sử và Khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
8. Đóng góp của luận văn
Đề tài nếu được triển khai và thực hiện tốt, sẽ có những đóng góp
nhất định:
Thứ nhất, về thực tiễn quản lý, đề tài cho chúng ta thấy toàn cảnh thực
trạng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức lưu trữ
Nhà nước. Qua đó, thấy được tính tất yếu khách quan phải tiến hành cải cách,
hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ.
Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài cả về mặt lý luận và thực tiễn có
thể giúp các cơ quan có thẩm quyền tham khảo để tiến hành hoàn thiện mạng
lưới tổ chức lưu trữ Nhà nước.
Đó là những đóng góp, lợi ích trước mắt. Về lâu dài với đề tài này, sẽ là
cơ sở, tạo tiền đề và điều kiện thuận lợi cho việc hợp nhất hai hệ thống tổ
chức. Vì khi chúng ta có hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước khoa học, hợp lý
thì khi hợp nhất hai hệ thống tổ chức sẽ không gây xáo trộn gì lớn.
9. Bố cục của luận văn:
Ngoài phần mở đầu nêu rõ mục đích, ý nghĩa nghiên cứu của đề tài.
Phần nội dung chính của đề tài được chia thành 3 chương
Chƣơng 1: Tổng quan về hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc trong
giai đoạn hiện nay
9
 Đây là chương mang tính dẫn luận cho phần nội dung chính ở các
chương sau. Qua chương này, bức tranh tổng quan về hệ thống tổ chức lưu trữ
Việt Nam được phác hoạ một cách chi tiết, cụ thể và đầy đủ. Qua đó, chúng ta
có căn cứ để đánh giá thực trạng, nhận thấy tính cấp thiết cần phải hoàn thiện
mạng lưới tổ chức nếu muốn ngành phát triển và hoạt động có hiệu quả, đáp
ứng nhu cầu của thực tiễn quản lý
Chƣơng 2: Tính tất yếu của việc hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ
Nhà nƣớc và các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện đó.
Đây là một trong hai chương chính của luận văn, tại chương này, chúng
tôi trình bày tính cấp thiết phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ, trên cơ sở
đánh giá, phân tích những nguyên nhân khách quan và chủ quan xuất phát từ
thực tiễn tổ chức của hệ thống lưu trữ Nhà nước. Qua đó, chúng tôi mạnh dạn
đưa ra những nguyên tắc, yêu cầu trong hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ.
Đây được coi là những cơ sở lý luận đảm bảo yêu cầu quản lý công tác lưu trữ
và tài liệu lưu trữ trong hoàn cảnh mới.
Chƣơng 3: Hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc
Tổng kết thực tiễn từ chương 1 và chương 2, trong chương này chúng tôi
đề xuất các phương án hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước từ việc
xây dựng mô hình tổ chức cơ quan quản lý lưu trữ ở TW và địa phương đến
những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ câú tổ chức, đội ngũ
cán bộ, của từng cơ quan, đơn vị tổ chức.
Phần cuối cùng của luận văn là phần kết luận. Trên cơ sở kết quả nghiên
cứu, chúng tôi đưa ra những nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn về tổ
chức lưu trữ nhà nước ở Việt nam.
Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi gặp rất nhiều khó khăn
trong việc tìm kiếm khai thác tư liệu. Đặc biệt là các tài liệu, tư liệu liên quan
đến tổ chức lưu trữ chuyên ngành của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại
giao. Bởi lẽ, đây là những tài liệu thuộc danh mục tài liệu mật của các cơ
quan. Ngoài ra do phạm vi nghiên cứu rộng đã không cho phép chúng tôi có
điều kiện thời gian và vật chất để khảo sát trực tiếp toàn bộ cơ cấu tổ chức,
10
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và đội ngũ cán bộ của tất cả các cơ quan.
Bên cạnh những khó khăn khách quan, về mặt chủ quan do trình độ bản thân
tác giả còn nhiều hạn chế, vì vậy, mặc dù đã rất cố gắng, nhưng do đây là một
đề tài khó và phức tạp nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót.
Chúng tôi rất mong nhận được những góp ý của các nhà nghiên cứu, bạn bè
và những người quan tâm để luận văn đạt chất lượng tốt hơn.
Nhân đây tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến nhà giáo ưu tú,
PGS Vương Đình Quyền, các cán bộ, công chức của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ một số bộ, ngành
TW.v.v.....đã hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành bản luận văn này.
Hà nội, ngày 24 tháng 12 năm 2003
Tác giả
Trần Thanh Tùng

11
 CHƢƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC TRONG

GIAI ĐOẠN HIỆN NAY

Ngay sau khi Cách mạng tháng 8 năm 1945 thành công, Đảng và Nhà
nước đã quan tâm đến công tác lưu trữ. Ngày 8/9/1945, thay mặt Chính phủ
lâm thời, Bộ trưởng Bộ Nội vụ, ông Võ Nguyên Giáp đã ký Sắc lệnh số 21/SL
bổ nhiệm ông Ngô Đình Nhu làm Giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư
viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục. Ngô Đình Nhu là người đã
tốt nghiệp Trường Lưu trữ và Cổ tự học ở Pháp và trước CMT8 là giám đốc
Lưu trữ và Thư viện Trung kỳ ở Thuận Hoá. Việc lựa chọn Ngô Đình Nhu
làm giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc đã thể hiện nhận
thức của Chính phủ trước yêu cầu phải có cán bộ có trình độ chuyên môn
trong quản lý đối với công tác lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động của Nha Lưu trữ
công văn và Thư viện toàn quốc rất mờ nhạt, không phát huy được hiệu quả
trong hoạt động quản lý. Vì ông Ngô Đình Nhu đã không ra Hà Nội để nhận
nhiệm sở và Chính phủ cũng không có quyết định bổ nhiệm người khác thay
thế. Do đó, Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc không có người lãnh
đạo cao nhất. Mặt khác, trong hoàn cảnh chiến tranh, hệ thống tổ chức lưu trữ
chưa được thiết lập, các cơ quan, tổ chức không có cán bộ chuyên trách hoặc
kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ. Thậm chí có những nơi chưa đặt công tác
lưu trữ thành một vấn đề trong công tác lãnh đạo hàng ngày, nên tài liệu bị
huỷ hoại, mất mát phân tán là hậu quả khó tránh khỏi.
Hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước chỉ thực sự được hình thành khi Cục
Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập theo Nghị định số 102/CP
của Hội Đồng Chính phủ ngày 4/9/1962 và khi Điều lệ về Công tác công văn
giấy tờ và Công tác Lưu trữ được ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP
ngày 28/9/1963 của Hội Đồng Bộ trưởng. Từ đó đến nay, hệ thống tổ chức
lưu trữ Nhà nước ngày càng được xây dựng và củng cố. Hiện nay, hệ thống tổ
chức lưu trữ Nhà nước bao gồm:

12
 1.1. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước:
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiền thân là Cục Lưu trữ trực thuộc
Phủ Thủ tướng được thành lập bởi Nghị định 102/CP ngày 4/9/1962 của Hội
đồng Chính phủ. Đến năm 1984, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng được nâng cấp
thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội Đồng Bộ trưởng với nhiệm vụ:
“giúp HĐBT quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ Quốc gia, xây dưng
và phát triển ngành lưu trữ trong cả nước” [7;16]. Năm 1991, với chủ trương
cải cách nền hành chính, tinh giản đầu mối các cơ quan trực thuộc Hội đồng
Chính phủ, ngày 27.10.1991 Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số
06/HĐCP chuyển Cục Lưu trữ Nhà nước thành cơ quan trực thuộc Ban Tổ
chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nôị vụ). Đến năm 2003, một lần nữa tổ
chức của Cục Lưu trữ Nhà nước lại có sự thay đổi. Trong Nghị định số
45/2003/NĐ - CP của Chính phủ ngày 9/5/2003 quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ đã có quy định, đổi tên cơ
quan quản lý ngành lưu trữ từ Cục Lưu trữ Nhà nước thành Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước và ngày 01.9.2003 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết
định số 177/2003/QĐ/TTg về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Theo Quyết định
này, chức năng, nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như sau:
Về vị trí, chức năng: “Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan của
Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ
và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt nam.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có con dấu có hình quốc huy” [28;1]
Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ “Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ các văn bản quy phạm pháp
luật về văn thư, lưu trữ; chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch hàng tháng
và hàng năm về văn thư, lưu trữ
+ Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ theo quy
định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra việc
thực hiện các quy định của nhà nước về văn thư, lưu trữ;
13
 +Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phát
luật về văn thư, lưu trữ;
+ Quản lý tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; thực hiện
thống kê nhà nước về lưu trữ;
+ Tổ chức, thực hiện kế hoạch, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ
trong công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện hợp tác quốc tế về văn thư, lưu
trữ theo phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
+ Quyết định và chỉ đạo thực hiện Chương trình cải cách hành chính các
tổ chức, đơn vị trực thuộc Cục theo phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
+ Quản lý biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và chế độ, chính sách
đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ
công chức thuộc quyền quản lý; quản lý tài chính, tài sản được giao theo chế
độ chung của nhà nước.” [28;2]
+ Cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được quy
định tại điều 3 của Quyết định 177/2003/ QĐ - TTg ngày 01/9/2003 như sau:
1, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có Cục trưởng và các Phó Cục
trưởng. Cục trưởng và các Phó Cục trưởng do Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm
2, Các tổ chức giúp Cục trưởng quản lý nhà nước:
- Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW: có nhiệm vụ hướng dẫn,
kiểm tra các cơ quan TW thực hiện các quy định của Nhà nước về nghiệp vụ
công tác văn thư lưu trữ; phối hợp với Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ
địa phương xây dựng và trình Bộ Nội vụ ban hành văn bản quy phạm pháp
luật về công tác văn thư - lưu trữ; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ ở các
Trung tâm lưu trữ Quốc gia; tham mưu giúp Cục trưởng trong việc giải quyết
các yêu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của người nước ngoài; phối
hợp với các đơn vị có liên quan để thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế, đào
tạo, bồi dưỡng và quản lý cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan
TW

14
 - Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương: cũng với những
nhiệm vụ như Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW. Nhưng giới hạn
phạm vi đối tượng là công tác văn thư lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực
thuộc TW
- Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: có nhiệm vụ thanh tra,
kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật nói chung đối với các cơ
quan, đơn vị, thuộc thẩm quyền quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ
- Phòng Tổ chức cán bộ: có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng cải tiến hệ
thống tổ chức của ngành lưu trữ, xây dựng tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ
tài liệu ở các ngành, các cấp; nghiên cứu xây dựng chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức bộ máy của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các
đơn vị trực thuộc phù hợp với xu thế phát triển chung của đất nước và của
ngành lưu trữ; tổ chức thực hiện quản lý và quy hoạch cán bộ lưu trữ theo
phân cấp quản lý; quản lý công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ theo tiêu
chuẩn ngạch công chức văn thư, lưu trữ, trực tiếp quản lý công tác đào tạo cán
bộ có trình độ trung học và đào tạo học nghề ở hai trường trung học lưu
trữ.v.v..
- Phòng Kế hoạch – Tài chính: “Nghiên cứu xây dựng quy hoạch tổng
thế phát triển ngành lưu trữ; hướng dẫn tổng hợp kế hoạch dài hạn, kế hoạch
ngắn hạn, kế hoạch hàng năm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; tổ chức
công tác thống kê và tổng hợp số liệu thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu
lưu trữ Quốc gia trong toàn quốc; quản lý công tác tài chính, hướng dẫn, theo
dõi, kiểm tra việc thực hiện các chế độ tài chính đối với các đơn vị thuộc Cục;
tham mưu giúp Cục trưởng quản lý công tác đầu tư xây dựng cơ bản và quản
lý vật tư, trang thiết bị tài sản của Cục ...”
- Văn phòng: có nhiệm vụ “theo dõi, tổng hợp điều hoà, phối hợp xử lý
thông tin các mặt hoạt động của Cục, quản lý công tác thi đua khen thưởng
của nhà nước”

15
 + Về biên chế cán bộ: Theo số liệu thống kê mới nhất do Phòng Tổ chức
Cán bộ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cung cấp tháng 8.2003, hiện nay
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có 41 cán bộ, được biên chế tại các phòng
ban như sau:

Tên phòng ban Số lượng Trình độ Ngạch bậc

SĐH ĐH TrC CVCC CVC CV NV

LT Kh PV

Lãnh đạo Cục 03 02 01 01 02

Phòng Tổ chức 05 01 04 05

P. NVVT-LTĐP 05 01 03 01 02 03

P.NVVT-LTTW 04 04 04

P. KH - TC 07 01 06 06 01

Thanh tra 01 01 01

Văn phòng 16 02 05 09

Tổng cộng 41

Bảng tổng hợp số lƣợng, trình độ chuyên môn, ngạch bậc của cán bộ
Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc tính đến hết tháng 8 năm 2003
1.2. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
1.2.1. Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia:
Hiện nay, lưu trữ Nhà nước có các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thực
hiện nhiệm vụ tập trung quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc của Nhà
nước. Đó là, Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II,
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
1.2.1.1. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
+ Trung tâm lưu trữ Quốc gia I tiền thân là Kho lưu trữ Hà Nội được
thành lập theo Nghị định ngày 26/12/1918 của Toàn quyền Đông Dương
Albert Saraut cùng với bốn Kho lưu trữ khác ở Đông Dương là: Kho lưu trữ
16
Phủ Thống Đốc Nam kỳ ở Sài gòn, Kho lưu trữ Phủ Khâm xứ Trung kỳ ở
Huế, Kho lưu trữ Phủ Khâm xứ Ai Lao ở Viên Chăn và Kho lưu trữ Phủ
Thống xứ Cao Miên ở Phnômpênh.
Sau CMT8 năm 1945, Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc trực
thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục, trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Hà Nội.
Trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp, Kho Lưu trữ Hà Nội thuộc
quyền quản lý của chính quyền Thực dân Pháp. Năm 1954, cuộc kháng chiến
chống Pháp giành thắng lợi, Kho Lưu trữ Hà Nội được giao cho Bộ Tuyên
truyền (nay là Bộ Văn hoá - Thông tin) quản lý. Ngày 04/9/1962 Cục Lưu trữ
trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập, Kho Lưu trữ Hà Nội đã được giao
lại cho Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và được đổi tên thành Kho Lưu trữ TW.
Đến ngày 01/3/1984 Hội Đồng Bộ trưởng, đã ban hành Nghị định số
34/HĐBT đổi tên Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước
thuộc HĐBT và trực tiếp quản lý Kho lưu trữ TW. Cũng căn cứ vào Nghị
định này, Kho Lưu trữ TW được đổi tên thành Kho lưu trữ Nhà nước TW Hà
Nội và trở thành đơn vị độc lập trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước.
Ngày 8/8/1988 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Quyết định số 223/CT
về các Trung tâm lưu trữ Quốc gia. Căn cứ vào Quyết định này, ngày
06.9.1988, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 385/QĐ - TC đổi
tên các Kho lưu trữ Nhà nước TW thành các Trung tâm lưu trữ Quốc gia.
Theo quyết định này, Kho Lưu trữ Nhà nước TW Hà Nội được đổi tên thành
Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, với nhiệm vụ: “hướng dẫn, kiểm tra hồ sơ của
các cơ quan có tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm; tổ chức
quản lý các Phông lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc thời kỳ trước và sau Cách
mạng tháng 8 năm 1945; phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu do Trung
tâm lưu trữ Quốc gia I bảo quản vào những mục đích chính đáng của xã hội
[25;1]
Năm 1995, sau khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập, Cục
Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 77/QĐ - TCCB ngày 17/7/1995

17
quy định lại chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm
lưu trữ Quốc gia I như sau:
*Chức năng: là đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng
thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc thời kỳ lịch
sử từ CMT8 năm 1945 trở về trước. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có tài
khoản và con dấu riêng
*Nhiệm vụ, quyền hạn
+ “Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ hình thành từ tháng 8 năm
1945 trở về trước của các cơ quan, tổ chức xã hội và cá nhân trong ngoài
nước.
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu đã
nộp vào Trung tâm, lập Phông bảo hiểm đối với tài liệu quý hiếm có giá
trị đặc biệt
+ Thống kê, kiểm tra xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra
cứu và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Lưu trữ Nhà nước.
+ Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng công nghệ mới và những thành
tựu khoa học vào thực tiễn của Trung tâm, tổ chức lao động khoa học nhằm
nâng cao hiệu quả công tác được giao
+ Quản lý tổ chức biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo đúng quy định của Nhà nước” [7; 28]
* Thẩm quyền quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I:
Trải qua nhiều lần tiếp nhận và bàn giao tài liệu, hiện nay Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia I đang quản lý tài liệu theo quy định tại Quyết định số
13/QĐ – LTNN của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 23/02/2001.
Theo Quyết định này, Trung tâm có thẩm quyền, thu thập và quản lý khối tài
liệu sau:

18
 + “Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc thời kỳ Phong kiến đã từng
tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam (trữ tài liệu Mộc bản)
+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng
trên lãnh thổ Bắc kỳ từ năm 1858 đến năm 1945 và Bắc Việt (1945 – 1954)
+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thân phát xít Nhật có trụ sở đóng trên
lãnh thổ Bắc kỳ từ năm 1940 đến 1945” [33;402]
* Cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Theo Quyết định số 22/BT ngày 23/3/1963 của Bộ trưởng Phủ Thủ
tướng thì Kho Lưu trữ Hà Nội là một đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ chưa có
quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức.
Sau khi đổi tên thành Kho Lưu trữ TW, ngày 23/3/1963 Cục Lưu trữ
Nhà nước đã ban hành Quyết định số 18/QĐ - TC quy định cơ cấu tổ chức
Kho lưu trữ TW gồm các bộ phận:
- Phòng Hành chính – Quản trị – Tổ chức
- Phòng Khai thác
- Phân Kho tài liệu trước Cách mạng tháng 8 năm 1945
- Phân Kho tài liệu sau Cách mạng tháng 8 năm 1945
Năm 1985, thành lập thêm ba bộ phận mới: phân Kho tài liệu Văn học -
Nghệ thuật, Tổ Bảo quản và Đội Bảo vệ. Năm 1986 thành lập thêm Tổ Khoa
học nghiệp vụ.
Sau khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập, ngày 17/7/1995
Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 77/QĐ - TCCB quy định lại
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I. Theo Quyết định này, tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
bao gồm:
- Phòng Thu thập – Chỉnh lý
- Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu
- Kho Bảo quản tài liệu
- Xưởng Tu bổ – Phục chế tài liệu

19
 - Phòng Hành chính – Quản trị – Tổ chức
Năm 1995, theo đề nghị của Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
I, ngày 11/11/1995, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ra Quyết định số 121/QĐ sát
nhập Kho Bảo quản tài liệu với Xưởng Tu bổ phục chế tài liệu thành Phòng
Bảo quản.
Ngày 05/01/2000 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 01/QĐ -
LTNN thành lập Phòng Lưu trữ tài liệu Hán Nôm. Hiện nay, tổ chức của Trung
tâm gồm 6 phòng trực thuộc:

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng

Thu thập Lƣu trữ Thống kê Tổ chức Bảo quản HC-
Chỉnh lý tài liệu và Công sử dụng tài liệu Quản trị –
TL tiếng HánNôm cụ tra cứu tài liệu Tổ chức
Pháp
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia I
* Biên chế cán bộ: Dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Giám đốc, Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia I đang hoạt động với 6 Phòng chức năng. Biên chế của
Trung tâm gồm 31 cán bộ. Trong đó, cán bộ có trình độ trên đại học về lưu
trữ 01, chiếm 3,2%, cán bộ có trình độ đại học lưu trữ 03 người (nhưng đều
tốt nghiệp tại chức), chiếm 9,6%, cán bộ có trình độ trung cấp lưu trữ 08
người chiếm 25,8%. Như vậy, trong tổng số 31 cán bộ của Trung tâm, chỉ có
12 cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ.
Trình độ cán bộ được thể hiện qua bảng tồng hợp sau:

Trình độ chuyên môn Số lượng

Trên đại học về lƣu trữ 01
Đại học
- Lưu trữ 03
- Sử 01
- Ngoại ngữ 08
- Văn hoá 01

20
 - Hán nôm 03
- Thư viện 01
- Kế toán 03
- Luật 01
Trung cấp và sơ cấp
- Lưu trữ 08
- Trình độ khác 11

1.2.1.2. Trung tâm lưu trữ Quốc gia II

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II tiền thân là Kho lưu trữ TW II Thành
phố Hồ Chí Minh được thành lập bởi Quyết định số 252/BT ngày 29/11/1976
của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng. Theo Nghị định số
34/CP ngày 01/3/1984, Kho Lưu trữ TW II được đổi tên thành Kho Lưu trữ
Nhà nước TW Thành phố Hồ Chí Minh. Cũng giống như Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I, Kho Lưu trữ Nhà nước TW thành phố Hồ Chí Minh được đổi tên
thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II bởi Quyết định số 358/ QĐ - TC ngày
06/9/1988 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước.
*Chức năng của Trung tâm là thu thập, bổ sung, sưu tầm tiếp nhận, bảo
quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu của Nha Văn khố cũ và
chính quyền Mỹ Nguỵ ở Sài gòn, kho lưu trữ tài liệu Mộc bản ở Đà lạt, tài
liệu của các cơ quan Nhà nước TW đóng tại địa bàn miền Nam và tài liệu của
Mặt trận Dân tộc Giải phóng miền Nam của cách mạng miền Nam trước đây.
Trung tâm lưu trữ Quốc gia II có nhiệm vụ:
+ “Hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra hồ sơ tài liệu của các cơ quan Nhà nước
là nguồn bổ sung vào Trung tâm
+ Bảo quản an toàn tuyệt đối tài liệu tại Trung tâm
+ Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu do Trung tâm bảo quản vào
các mục đích chính đáng của xã hội
+ Ứng dụng các tiến bộ KHKT vào công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

21
 + Thực hiện chế độ thống kê tài liệu lưu trữ, báo cáo định kỳ và đột xuất
về tình hình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với Cục Lưu trữ
Nhà nước
+ Xây dựng kết hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức tại
Trung tâm để đáp ứng yêu cầu công tác chuyên môn của Trung tâm
+ Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho tàng, mua sắm thiết bị,
dự trù kinh phí thường xuyên cho hoạt động của Trung tâm” [7; 31]

22
 * Thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu.
Theo Quyết định số 13/QĐ - LTNN ngày 23/02/2001 (đã nêu) thì Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia II có thẩm quyền quản lý, sưu tầm và thu thập những
khối tài liệu sau:
+ “Khối tài liệu Mộc bản;
+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng
trên lãnh thổ Trung kỳ, Nam kỳ từ năm 1858 đến năm 1945 và Trung Việt từ
năm 1945 đến năm 1954;
+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thân phát xít Nhật có trụ sở đóng trên
lãnh thổ Trung kỳ và Nam kỳ từ 1940 đến 1945;
+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức TW của Nguỵ quyền Sài Gòn từ năm
1954 đến 1975;
+ Khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức của đế quốc Mỹ và các nước chư
hầu có trụ sở đóng trên lãnh thổ miền Nam Việt Nam từ 1954 đến 1975;
+ Tài liệu của các cơ quan tổ chức TW của Mặt trận Dân tộc Giải phóng
miền Nam Việt Nam, Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hoà miền Nam
Việt Nam và các tổ chức cách mạng khác có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ
Quảng trị trở vào phía Nam trước tháng 4/1975
+ Khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức TW của nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hoà và Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên
lãnh thổ từ tỉnh Quảng trị trở vào phía Nam sau tháng 5/1975” [33;402]
* Cơ cấu tổ chức
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia II có cơ cấu tổ chức như sau:
Ban giám đốc: gồm 1 giám đốc và 02 phó giám đốc và 5 phòng trực
thuộc:

23
 BAN GIÁM ĐỐC

Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng

Chỉnh lý HC Quản
Thu thập – Tổ chức Bảo quản
tài liệu trị – Tổ
sử dụng tài liệu
Bổ sung chức
tài liệu
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia II
* Biên chế cán bộ: Trung tâm lưu trữ Quốc gia II được biên chế 42 cán
bộ, nhưng thực tế Trung tâm có 41 cán bộ, số cán bộ có trình độ đại học về
lưu trữ là 08 người, chiếm 19,5%, 12 người có trình độ trung học về lưu trữ,
chiếm 29%. Như vậy, nếu so với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, số lượng cán
bộ có trình độ nghiệp vụ về lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã nhiều
hơn, tổng số 20/41 chiếm gần 50%.
Trình độ cán bộ của Trung tâm được thể hiện qua biểu đồ sau

Trình độ chuyên môn Số lượng

Trên đại học 01
Đại học
- Lưu trữ 08
- Sử 01
- Ngoại ngữ 01
- Văn hoá 02
- Xây dựng 01
- Luật 01
Trung cấp và sơ cấp
- Lưu trữ 12
- Trình độ khác 15

24
 1.2.1.3. Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
Vào những năm 90 của thế kỷ XX, đất nước bước vào thời kỳ đổi mới,
xây dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa và tiến
hành công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, tài liệu sản sinh ra trong các cơ
quan, tổ chức ngày càng nhiều, kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
quá tải, không có khả năng thu thập, bảo quản tài liệu của các cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu. Khắc phục tình trạng đó, Trung tâm lưu trữ Quốc Gia III đã
được thành lập trên cơ sở tách bộ phận lưu trữ tài liệu thời kỳ sau Cánh mạng
tháng 8 năm 1945 từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, được thành lập bởi Quyết định 118
TC/CP ngày 10/6/1995 của Bộ trưởng Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ Chính
phủ. Tiếp đó, ngày 26/6/1995 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyết
định số 54/QĐ/TCCB quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
Trung tâm
* Chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Thu thập, bổ sung
bảo quản an toàn và tổ chức có hiệu quả tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ
CMT8 năm 1945 đến nay.
* Để thực hiện chức năng trên, Trung tâm có nhiệm vụ cụ thể là:
+ “Thu thập, bổ sung tài liệu từ các cơ quan, cá nhân là nguồn nộp lưu
vào Trung tâm.
+ Kiểm tra, đôn đốc hướng dẫn các cơ quan, cá nhân thuộc nguồn nộp
lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III theo
đúng quy định của Nhà nước.
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ các tài liệu đã nộp
vào Trung tâm, lập Phông bảo hiểm đối với tài liệu có giá trị đặc biệt.
+ Thống kê, kiểm tra, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu và
báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ lên Cục Lưu trữ Nhà nước.

25
 + Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng công nghệ mới và những
thành tựu khoa học đã nghiên cứu trong, ngoài nước vào thực tế công tác
của Trung tâm.
+ Quản lý tổ chức biên chế, cơ sở vật chất, kỹ thuật, vật tư tài sản và
kinh phí của Trung tâm theo đung quy định của Nhà nước và Cục Lưu trữ
Nhà nước [7; 33]
* Thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III
Theo Quyết định số 13/QĐ - LTNN (đã nêu) thì Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III có thẩm quyền thu thập, sưu tầm và quản lý các khối tài liệu sau:
+ “Tài liệu của các cơ quan, tổ chức TW của nước Việt nam Dân chủ
Cộng hoà và Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh
thổ từ Quảng Bình trở ra Bắc.
+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khi, khu của nước
Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã tồn tại từ năm 1945 đến năm 1976” [33;
403].
* Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Theo Quyết định số 54/QĐ - TCCB ngày 26/6/1995 của Cục Lưu trữ
Nhà nước thì Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có các Phòng, Ban chức năng
sau:
- Phòng Thu thập và Bổ sung
- Phòng Chỉnh lý
- Phòng Tổ chức sử dụng
- Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu
- Phòng Quản lý kho tài liệu
- Xưởng Tu bổ phục chế
- Phòng Hành chính – Quản trị – Tổ chức
Để kiện toàn tổ chức bộ máy theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm,
ngày 22/3/1999 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số
26
 22/ QĐ - LTNN giải thể Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu, bỏ Xưởng Tu
bổ phục chế tài liệu và thành lập Phòng Lưu trữ phim ảnh, ghi âm.
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III bao gồm
sáu phòng chức năng là: Phòng Thu thập – Bổ sung, Phòng Lưu trữ Phim ảnh
ghi âm; Phòng Chỉnh lý tài liệu, Phòng Tổ chức sử dụng, Phòng bảo quản,
Phòng Hành chính – Quản trị – Tổ chức và Phòng Tin học
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

Ban Giám đốc

Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng

Thu Chỉnh lý HC Quản Lưu trữ Tin
Tổ chức Bảo
thập - tài liệu trị – Tổ Phim ảnh học
sử dụng quản tài
Bổ chức ghi âm
tài liệu liệu
sung
* Đội ngũ cán bộ: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được giao 50 biên
chế, nhưng theo thống kê của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đến hết
tháng 8 năm 2003, Trung tâm thực có 41 cán bộ. Trình độ chuyên môn của
cán bộ Trung tâm được thể hiện qua biểu đồ sau:
Trình độ chuyên môn Số lượng
Trên đại học 0
Đại học
- Lưu trữ 22
- Sử 01
- Ngoại ngữ 01
- Văn hoá 02
- Xây dựng 01
- Luật 01
- Giao thông 01
Trung cấp
- Lưu trữ 08
- Trình độ khác 07

27
 1.1.1.4. Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia: được thành lập
theo Quyết định số 52/2001 – QĐ - BTCCBCP ngày 06/9/2001 của Bộ
trưởng, Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ.
* Chức năng của Trung tâm: tiếp nhận, bảo quản an toàn, phục vụ khai
thác sử dụng tài lliệu bảo hiểm của các Trung tâm lưu trữ Quốc gia và các tổ
chức lưu trữ khác
*Các nhiệm vụ chính của Trung tâm
+ “Lập quy hoạch, kế hoach dài hạn và ngắn hạn về bảo hiểm tài liệu lưu
trữ trình Cục duyệt;
+ Chủ trì và phối hợp với các Trung tâm lưu trữ Quốc gia và các đơn vị
chức năng đề xuất với Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước quyết định thành lập
những phông, những sưu tập tài liệu quý hiếm phải lập phông bảo hiểm;
+ Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ
chức khoa học, thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật để bảo quản an toàn, tổ chức
khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu của các phông bảo hiểm;
+ Quản lý cán bộ, công chức và tài sản kinh phí được Cục lưu trữ giao
theo chế độ hiện hành” [7; 36]
*Đội ngũ cán bộ Trung tâm: Theo thống kê của chúng tôi đến hết tháng
8 năm 2003, Trung tâm có 07 cán bộ, trong đó có 01 cán bộ có trình độ sau
đại học, và 01 cán bộ có trình độ đại học về lưu trữ
Trình độ cán bộ cụ thể của Trung tâm được thê hiện qua biểu bảng sau:
Chuyên môn đào tạo Số lượng
Trên đại học 01
Đại học
- Lưu trữ 01
- Văn hoá 01
- Kế toán 01
Trung và sơ cấp

28
 - Lưu trữ 03
- Trình độ khác
Cộng 07

1.2.2 Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ

Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu là một Trung tâm mới được thành lập
theo Quyết định số 63/2003/QĐ - BNV ngày 01/10/2003 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ. Hiện nay, Trung tâm được hoạt động trên cơ sở tiếp quản về cơ sở
vật chất, đội ngũ cán bộ của Xưởng Tu bổ phục chế tài liệu của Trung tâm
lưu trữ Quốc gia III. Chức năng của Trung tâm là tiếp nhận, tu bổ và p hục
chế tài liệu lưu trữ theo yêu cầu nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước và các tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu.
Việc thành lập một Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ là cần
thiết vì tài liệu lưu trữ của nước ta hiện bị lão hoá nhanh do môi trường khí
hậu nhiệt đới, nóng ẩm. Trước đây, các đơn vị tu bổ phục chế được thành lập
ở rải rác tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia nên việc đầu tư thiết bị tu bổ phục
chế tài liệu không tập trung, thiếu đồng bộ, gây lãng phí, kém hiệu quả. Trong
năm 2002, Chính phủ Nhật đã tài trợ 47 triệu Yên mua sắm các máy móc hiện
đại phục vụ công tác tu bổ và phục chế tài liệu. Để phát huy tối đa các tính
năng của máy móc và yêu cầu tu bổ phục chế tài liệu của các Trung tâm lưu
trữ Quốc gia, cần phải thành lập một trung tâm tu bổ phục chế riêng. Bên
cạnh việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ, Trung tâm Tu bổ phục chế còn có
nhiệm vụ tu bổ phục chế các sách, báo của các thư viện và các hiện vật của
bảo tàng
1.2.3. Trung tâm Nghiên cứu khoa học
Tiền thân của Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ là Phòng Khoa
học Kỹ thuật thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm nghiên cứu khoa học
Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 223/CT ngày 08.8.1988 của Chủ
tịch Hội đồng Bộ trưởng và ngày 29/9/1988 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà

29
nước đã ban hành Quyết định số 211/QĐ – TC quy định chức năng, nhiệm vụ
của Trung tâm như sau:
+ “Nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn thuộc lĩnh vực khoa học,
kỹ thuật văn thư, lưu trữ và các ngành khoa học có liên quan
+ Nghiên cứu ứng dụng và triển khai các thành tựu khoa học và tiến bộ
kỹ thuật trong và ngoài ngành, kể cả quốc tế, vào các mặt hoạt động của công
tác lưu trữ trong phạm vi cả nước
+ Quản lý công tác nghiên cứu khoa học, công tác tiên chuẩn hoá, đo
lường, chất lượng, sáng kiến, cải tiến trong ngành lưu trữ;
+ Xây dựng dự báo phát triển khoa học công nghệ, quản lý, tổ chức thực
hiện công tác thông tin khoa học công nghệ và phục vụ tư liệu về nghiệp vụ
văn thư lưu trữ;
+ Thực hiện và mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư
lưu trữ [7; 26]
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm có:
1. Phòng Hành chính – Quản trị – Tổ chức;
2. Ban Quản lý khoa học kỹ thuật;
3. Ban Nghiên cứu khoa học,
4. Ban Hợp tác quốc tế,
5. Trung tâm thông tin tư liệu
Đội ngũ cán bộ của Trung tâm: Theo thống kê do Cục Văn thư Lưu trữ
Nhà nước cung cấp, đến tháng 8 năm 2003, Trung tâm được biên chế 12 cán
bộ nhưng thực có 11 cán bộ với trình độ cán bộ như sau

Trình độ Số lượng
Trên đại học 02
Đại học
- Lưu trữ 03
- Văn học 01
- Văn hoá 01
30
- Đại học Sư phạm ngoại ngữ 01
- Đại học Tài chính 01
Trung học 02

1.2.4 Trung tâm Tin học: được thành lập theo Quyết định số 19/2002/
QĐ - BTCCBCP ngày 15/4/2002 của Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ
Chính phủ. Trung tâm Tin học là đơn vị sự nghiệp có chức năng giúp Cục
trưởng chỉ đạo, triển khai, ứng dụng và xây dựng dữ liệu thông tin theo các
nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước)
Các nhiệm vụ chính của Trung tâm: “Lập kế hoạch ứng dụng công nghệ
thông tin hàng năm và kế hoạch dài hạn trình Cục Lưu trữ Nhà nước phê
duyệt; xây dựng các phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ; xây
dựng, phát triển và duy trì mạng lưới nội bộ của Cục Lưu trữ Nhà nước và
Website của ngành; tham gia bồi dưỡng, tập huấn kiến thức tin học cho cán
bộ, công chức của ngành lưu trữ; quản lý các thiết bị công nghệ thông tin của
Cục Lưu trữ” „[7;44].
Hiện nay cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm:
- Phòng Công nghệ và Dữ liệu thông tin
- Phòng Hành chính – Quản trị
Biên chế cán bộ: Trung tâm có 01 giám đốc và 06 nghiên cứu viên. Tất
cả các cán bộ của Trung tâm đều đã tốt nghiệp đại học về tin học. Đó là một
thế mạnh rất quan trọng của Trung tâm. Nhưng cán bộ của Trung tâm lưu trữ
vẫn còn một hạn chế rất lớn đó là thiếu trình độ chuyên môn về lưu trữ.
1.2.5. Tạp chí Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Tạp chí Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiền thân là Tạp chí Lưu trữ Việt
Nam. Tạp chí đã trải qua một quá trình phát triển và thay đổi tên gọi: từ năm
1966 – 1969 là Nội san nghiên cứu Công tác Lưu trữ; từ năm 1970 – 1972 là
Tập san Công tác Lưu trữ Hồ sơ; từ năm 1973 – 1985 là Văn thư - Lưu trữ, từ
năm 1986 đến 2003 là Tạp chí Lưu trữ Việt nam, tháng 12 năm 2003 Bộ
31
trưởng Bộ Nội vụ đã ký Quyết định số 67/2003/QĐ - BNV đổi tên Tạp chí
Lưu trữ Việt Nam thành Tạp chí Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Trong suốt gần 40 năm xây dựng và phát triển, Tạp chí luôn trung thành
với tôn chỉ mục đích được giao, truyển tải đầy đủ các thông tin chủ yếu về
hoạt động của ngành đến với đông đảo bạn đọc trong cả nước và là diễn đàn
khoa học của cán bộ lưu trữ Việt Nam.
Đội ngũ cán bộ: hiện nay Tạp chí được biên chế 03 cán bộ bao gồm 01
Tổng biên tập do Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ đảm nhiệm, 02 chuyên
viên (trong đó 01 tốt nghiệp đại học lưu trữ , 01 tốt nghiệp đại học văn)
1.2.6. Các Trường đào tạo cán bộ lưu trữ
Hiện nay, trong hệ thống đào tạo cán bộ về lưu trữ, chúng ta có hệ đào
tạo trung cấp, đại học và trên đại học. Thế nhưng, nếu xét trong hệ thống các
cơ quan, tổ chức lưu trữ nhà nước thì hệ thống đào tạo đại học và trên đại học
không nằm trong hệ thống này. Nó thuộc hệ thống giáo dục đào tạo Quốc gia.
Như vậy, xét trên hệ thống chính thức, cơ quan đào tạo trực thuộc Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước chỉ có Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW I và
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW II
Tiền thân của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW I là Trường Trung
học Văn thư Lưu trữ, được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày
18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng và Trường được đổi tên thành
Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I theo Quyết định số
72/TCCP – TC ngày 25/4/1996 của Bộ trưởng Trưởng Ban Tổ chức – Cán bộ
Chính phủ, kể từ ngày 01 tháng 9 năm 2003, Trường lại được đổi tên thành
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW I, theo Quyết định số 177/2003/QĐ -
TTg của Thủ tướng Chính phủ
Tiền thân của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW II là Phân hiệu
Trường Trung học Văn thư - Lưu trữ tại Thành phố Hồ Chí Minh được thành
lập ngày 30/4/1977 theo Quyết định của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng. Từ năm
1992, Phân hiệu được nâng cấp thành Trường Trung học Văn thư - Lưu trữ
32
theo Quyết định số 01/QĐ ngày 8/01/1992 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà
nước. Đến năm 1996, Trường được đổi tên thành Trường Trung học Lưu trữ
và Nghiệp vụ Văn phòng II theo Quyết định số 72/TCCP – TC ngày
25/4/1996 của Bộ trưởng Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, kể từ
ngày 01/9/2003, Trường lại được đổi tên thành Trường Trung học Văn thư
Lưu trữ TW II theo Quyết định 177/2003/QĐ - TTg của Thủ tướng Chính
phủ.
Mặc dù, hai trường có sự thay đổi về tên gọi nhưng chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức vẫn được giữ nguyên theo Quyết định số
72/TCCP ngày 25/4/1996 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước.
Theo Quyết định này, hai Trường Trung học có nhiệm vụ: “đào tạo
trung học chuyên nghiệp và dạy nghề văn thư, lưu trữ, các nghiệp vụ văn
phòng cho mọi đối tượng đủ điều kiện làm việc tại văn phòng các cơ quan của
Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội
nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang từ TW đến địa phương” [7;39]
Cơ cấu ngành nghề:
Trường có hai hệ đào tạo: hệ trung học và hệ học nghề.
- Hệ trung học gồm có các chuyên ngành:
+ Trung học lưu trữ
+ Trung học hành chính văn thư
+ Trung học thư ký văn phòng
+ Trung học hành chính văn phòng
- Hệ học nghề
+ Nghề kỹ thuật viên đánh máy chữ, vi tính
+ Nghề văn thư đánh máy
+ Nghề thư ký
Với những chuyên ngành được đào tạo nói trên, cho thấy hai Trường đã
có sự phân ngành đào tạo khá cụ thể, không còn đào tạo cán bộ văn thư lưu
trữ chung chung như giai đoạn giữa thập kỳ 90 của thế kỷ XX trở về trước

33
 Hiện nay, cơ cấu tổ chức của hai Trường cơ bản giống nhau, gồm có
+ Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng
+ Phòng Đào tạo
+ Phòng Hành chính – Tổ chức
+ Phòng Tài chính – Kế toán
+ Phòng Quản trị - đời sống
+ Phòng Công tác học sinh
+ Khoa Lưu trữ
+ Khoa Văn thư
+ Khoa Hành chính – Văn phòng
+ Khoa Khoa học cơ bản
+ Tổ thư ký văn phòng
+ Trung tâm thực hành các nghiệp vụ văn phòng
Về đội ngũ cán bộ cán bộ giảng dạy của hai Trường:
Trình độ Trường VTLT TW 1 Trường VTLT TW2
Trên đại học 04 0
Đại học
- Lưu trữ 18 17
- Sử 02 01
- Sư phạm 04 03
- Thư viện 01 0
- Luật + Tài chính 02 02
- Tin học 02 0
- Ngoại ngữ 01 02
- Xây dựng 03 0
Trung cấp Lƣu trữ 06 06
Tổng 43 31

34
 1.3. Tổ chức lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ
quan trực thuộc Chính phủ.
Theo Thông tư số 40/1998/TT – TCCP ngày 24/1/1998 của Ban Tổ chức
cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) thì tổ chức lưu trữ của các Bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ (sau đây gọi tắt là các bộ) là các
Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng
Chức năng của phòng lưu trữ Bộ là giúp Chánh văn phòng và lãnh đạo
Bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
trong phạm vi bộ và các đơn vị trực thuộc
Nhiệm vụ của Phòng lưu trữ Bộ
+ “Căn cứ vào các văn bản của Nhà nước, chủ trương của bộ biên soạn
các văn bản chỉ thị công tác lưu trữ trình Bộ trưởng ban hành
+ Hướng dẫn kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện thống
nhất các chế độ, quy định về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
+ Tổ chức thu nhận tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn
nộp lưu vào các kho lưu trữ bộ, tổ chức bảo quản an toàn và sử dụng tài liệu
lưu trữ trong phạm vi kho lưu trữ bộ;
+ Thực hiện chế độ thống kê nhà nước và báo cáo định kỳ, đột xuất về
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp
kho tàng, mua sắm trang thiết bị cho hoạt động của phòng lưu trữ bộ và các
cơ quan đơn vị trực thuộc;
+ Thực hiện định kỳ nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia
theo quy định của Nhà nước” [33;549]
Về tổ chức và biên chế: Theo Thông tư số 40/1998/TT - TCCP, Phòng
Lưu trữ các bộ có một trưởng phòng, tuỳ theo khối lượng và yêu cầu công tác
có thể có phó trưởng phòng.
Biên chế của phòng lưu trữ bộ có tối thiểu là hai người có trình độ trung
học lưu trữ trở lên
1.4. Tổ chức lưu trữ chuyên ngành

35
 Như chúng ta đã biết, các kho lưu trữ chuyên ngành thực chất là kho lưu
trữ Nhà nước giao cho các ngành chủ quản trực tiếp quản lý, được áp dụng
đối với các cơ quan sản sinh ra tài liệu có những đặc trưng riêng và những cơ
quan có chế độ bảo mật đặc biệt. Theo điều 30 của Điều lệ về công tác công
văn giấy tờ và công tác lưu trữ thì các ngành có nhiều hồ sơ, tài liệu quan
trọng và bí mật như Công an, Quốc phòng, Ngoại giao được lập kho lưu trữ
riêng nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Lưu trữ
Nhà nước
Theo tinh thần của Điều lệ trên, hiện nay mới chỉ có ba kho lưu trữ
chuyên ngành được Nhà nước công nhận đó là lưu trữ Bộ Quốc phòng, Lưu
trữ Bộ Ngoại giao và Lưu trữ của Bộ Công an.
1.4.1. Lưu trữ Bộ Quốc phòng.
Lưu trữ Bộ Quốc phòng vừa thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về
công tác lưu trữ, vừa tổ chức bảo quản an toàn tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của ngành Quốc phòng từ sau CMT8 năm 1945.
Những năm trước đây, bộ phận lưu trữ của Bộ Quốc phòng nằm trong
Phòng Văn thư Bảo mật trực thuộc Văn phòng Bộ. Phòng Văn thư Bảo mật
có chức năng giúp Chánh Văn phòng Bộ quản lý công tác lưu trữ, văn thư,
khắc dấu. Hiện nay, lưu trữ Bộ Quốc phòng thành lập thêm Trung tâm Lưu
trữ trực thuộc Văn phòng Bộ
Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng có chức năng tập trung quản lý tài
liệu lưu trữ của Bộ và các cơ quan. đơn vị trực thuộc Bộ. Như vậy, việc quản
lý Nhà nước về công tác lưu trữ trong toàn quân vẫn do Phòng Văn thư Bảo
mật đảm nhiệm. Còn Trung tâm lưu trữ chỉ làm nhiệm vụ bảo quản cố định tài
liệu, giống như một lưu trữ lịch sử
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Bộ Quốc phòng: theo thống kê
mới nhất của chúng tôi, cơ cấu tổ chức của Trung tâm không được tổ chức
theo các tổ, bộ phận chức năng mà được quy định cụ thể theo từng chuyên

36
môn cho cán bộ. Cụ thể, ngoài ban giám đốc bao gồm có 01 giám đốc, 01 phó
giám đốc, còn lại các cán bộ của Trung tâm được biên chế thành:
- Cán bộ phụ trách công tác thu thâp tài liệu: 02 người
- Cán bộ phụ trách lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật: 04 người
- Cán bộ phụ trách bảo quản, phục chế: 04 người
- Cán bộ phục vụ khai thác: 10 người
- Nhân viên vi tính: 01 người
Theo thống kê tại Báo cáo số 403/BC – LTNN ngày 30/8/2002 tổng kết
5 năm thực hiện Chỉ thị 726/CT – Tgg của Thủ tướng Chính phủ, tính đến hết
tháng 6 năm 2002, Lưu trữ Bộ Quốc phòng đang bảo quản 16.022mét giá tài
liệu hành chính, 2.163 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật, 2046 cuốn băng,
140.352 bức ảnh tài liệu. Tuy nhiên, trong đó mới chỉ chỉnh lý được 7.023
mét giá. Như vậy có thể nói ở lưu trữ Bộ Quốc phòng tình trạng tài liệu bó gói
chưa chỉnh lý chiếm một khối lượng khá lớn.
Nguyên nhân của tình trạng trên là do tổ chức lưu trữ chưa đủ mạnh nên
việc tham mưu cho thủ trưởng và tổ chức thực hiện các văn bản còn yếu.
1.4.2. Lưu trữ Bộ Công an
Khi mới thành lập, đơn vị làm công tác lưu trữ của Bộ Công an có tên
gọi là Cục Hồ sơ. Cục được giao nhiệm vụ chỉ đạo thống nhất công tác hồ sơ
lưu trữ trong toàn ngành, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ hình thành từ các
cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ. Nhưng đến đầu thập kỷ 90 thế kỷ XX, Cục Hồ
sơ tách thành hai cục: Cục hồ sơ Tổng Cục an ninh và Cục hồ sơ Tổng cục
Cảnh sát. Ở Văn phòng Bộ, tổ chức lưu trữ chỉ là một tổ lưu trữ trực thuộc
Phòng Hành chính có chức năng bảo quản, quản lý các tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị chức năng thuộc Bộ. Như
vậy, hiện nay Bộ Công an đang thiếu một đầu mối để chỉ đạo và quản lý công
tác lưu trữ chung trong các cơ quan Bộ và của toàn ngành
Về tổ chức cán bộ, tổ lưu trữ thuộc Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ
được biên chế gồm 04 cán bộ, trong đó chỉ có một cán bộ có trình độ đại học
về lưu trữ, còn lại 03 cán bộ chỉ có nghiệp vụ chuyên ngành công an
37
 1.4.3. Lưu trữ Bộ Ngoại giao
Lưu trữ Bộ Ngoại giao được tổ chức thành Phòng Lưu trữ trực thuộc
Văn phòng Bộ, có chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và bảo
quản an toàn, tổ chức khai thác có hiệu quả khối tài liệu của Bộ. Nhiệm vụ
của Phòng Lưu trữ là lựa chọn bổ sung, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
của các cơ quan Bộ, của các đơn vị sự nghiệp độc lập trực thuộc Bộ và các đại
sứ quán của ta ở nước ngoài. Ngoài ra, Phòng còn có nhiệm vụ giúp Chánh
Văn phòng hướng dẫn công tác lưu trữ trong toàn ngành
Về biên chế cán bộ: hiện nay, Phòng Lưu trữ Bộ Ngoại giao được biên
chế 10 cán bộ. Trong đó có 5 người có trình độ đại học (02 người có trình độ
đại học về lưu trữ) 05 người có trình độ trung cấp (02 người có trình độ trung
cấp lưu trữ)
Tình hình tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao:
Hiện nay, Phòng lưu trữ của Văn phòng Bộ Ngoại giao hiện đang bảo
quản 1.168 mét giá tài liệu hành chính, 75 cuộn băng, 4.231 tấm ảnh. Trong
đó mới chỉnh lý được 227mét giá. Như vậy, có thể nói tình trạng tài liệu chưa
được chỉnh lý chiếm một khối lượng khá lớn. Điều này đã gây tổn thất đối với
tài liệu nói riêng và công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao nói chung.
1.5. Hệ thống tổ chức lưu trữ địa phương
Cũng theo Thông tư số 40/TT – TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ
chức Cán bộ Chính phủ thì ở các địa phương hệ thống tổ chức lưu trữ được
xây dựng thành các cấp:
+ Ở các tỉnh, thành phố trực thuộc TW thành lập các Trung tâm Lưu
trữ trực thuộc Văn phòng UBND, có chức năng giúp chánh văn phòng và giúp
UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
trong phạm vi tỉnh
Trung tâm lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ
+ “Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ, soạn thảo
các văn bản về quản lý công tác lưu trữ trình UBND tỉnh ban hành

38
 + Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan trực thuộc tỉnh và huyện thực hiện
thống nhất các chế độ, quy định, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ;
+Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước về công tác lưu trữ, báo cáo định
kỳ và đột xuất về tình hình quản lý công tác lưu trữ ;
+ Thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ tỉnh và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ của Trung tâm;
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ lưu trữ cho trung tâm, xây dựng
kho tàng, mua sắm trang thiết bị và dự trù kinh phí cho hoạt động thường
xuyên của Trung tâm và các cơ quan;
+ Tổ chức ứng dụng KHKT vào quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu
trữ ” [33;550]
*Cơ cấu tổ chức của Trung tâm: được tổ chức thành hai bộ phận:
+ Bộ phận quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, đây là bộ phận có
nhiệm vụ triển khai thực hiện các chủ trương, kế hoạch về công tác lưu
trữ do cấp trên giao cho Trung tâm. Căn cứ vào những chủ trương kế
hoạch đó, đề ra những biện pháp thực hiện cụ thể cho Trung tâm lưu trữ,
và tổ chức kiểm tra giám sát, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện công tác
lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc, chỉ đạo công tác lưu trữ đối với
các cơ quan cấp dưới.
+ Bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ của Trung tâm, đây là bộ phận trực
tiếp thực hiện các nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, bảo quản, xác định giá trị,
thống kê, tổ chức khai thác, sử dụng đối với tài liệu lưu trữ ở Trung tâm.
Với chức năng nhiệm vụ của các Trung tâm lưu trữ như đã nêu trên, có
thể thấy, đây là cơ quan lưu trữ địa phương có vai trò, vị trí rất quan trọng
trong mạng lưới tổ chức lưu trữ nhà nước. Dưới góc độ quản lý lưu trữ, Trung
tâm lưu trữ tỉnh là cơ quan giúp UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh thực
hiện các nhiệm vụ về quản lý nhà nước công tác lưu trữ ở địa phương. Dưới
góc độ quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, Trung tâm lưu trữ tỉnh là cơ quan trực
tiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ lịch sử phong phú và lớn nhất ở địa phương.
39
 Biên chế của Trung tâm lưu trữ có tối thiểu là 05 người có trình độ trung
học lưu trữ trở lên do chủ tịch UBND tỉnh quyết định trong tổng số biên chế
hành chính sự nghiệp được giao
Thực hiện Thông tư 40/TT – TCCP, cho đến nay 61/61 tỉnh, thành phố
trực thuộc TW đều đã thành lập Trung tâm lưu trữ. Hoạt động của các Trung
tâm đã đạt được kết quả bước đầu trong công tác tập trung quản lý tài liệu,
xây dựng cơ sở hạ tầng và đội ngũ cán bộ. Tuy nhiên, để thực hiện tốt các
chức năng, nhiệm vụ được giao, đưa công tác lưu trữ của các tỉnh đi vào nề
nếp và phục vụ có hiệu quả các yêu cầu về nghiên cứu sử dụng tài liệu, thì
còn phải tiếp tục hoàn thiện về nhiều mặt trong đó có tổ chức và cán bộ.
+ Lƣu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi tắt là
cấp huyện): chưa hình thành một tổ chức lưu trữ với tên gọi cụ thể, nhưng tại
Thông tư 40/TT – TCCP đã có quy định mỗi quận, huyện phải bố trí từ 1 –2
người có trình độ trung cấp lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách
thuộc văn phòng UBND huyện, có chức năng giúp chánh văn phòng và giúp
UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi
huyện và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND
huyện
+ Lƣu trữ ở xã, phƣờng thị trấn: (gọi tắt là xã) do cán bộ Văn phòng
UBND xã kiêm nhiệm. Cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ có nhiệm vụ thực
hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan nhà nước cấp trên,
bảo quản an toàn và phục vụ nhu cầu sử dụng của độc giả khối tài liệu hình
thành trong hoạt động của xã, phường, thị trấn.
Tiểu kết
Như vậy, sau hơn 50 năm xây dựng và phát triển, nhưng thực chất chỉ
hơn 40 năm (tính từ khi Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng được thành lập năm
1962), đến nay một hệ thống tổ chức lưu trữ đã được hình thành tương đối rõ
nét từ TW đến cấp tỉnh, với nhiều loại hình cơ quan tổ chức từ cơ quan quản
lý ngành ở TW đến những Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm lưu trữ
các tỉnh, các lưu trữ chuyên ngành, các phòng lưu trữ trực thuộc văn phòng
40
các bộ v.v.v. và hệ thống các trường đào tạo, trung tâm nghiên cứu khoa học.
Hệ thống các cơ quan, tổ chức lưu trữ đó đã góp phần quan trọng trong việc
xây dựng và phát triển uy tín chất lượng hoạt động của ngành lưu trữ. Tuy
nhiên, bên cạnh những thành tựu, hiện nay hệ thống tổ chức lưu trữ đó đã bộc
lộ những tồn tại và hạn chế cần phải được hoàn thiện, cũng cố. Đây là những
nội dung sẽ được chúng tôi phân tích cụ thể tại chương 2,

41
 CHƢƠNG 2
TÍNH TẤT YẾU PHẢI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHÀ
NƢỚC VÀ CÁC NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU ĐẶT RA CHO VIỆC HOÀN THIỆN

2.1. Lý do phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc
Trong hoạt động quản lý nhà nước, cũng như trong bất cứ lĩnh vực hoạt
động nào, hệ thống tổ chức là một yếu tố có ý nghĩa quyết định đến mục tiêu
và hiệu quả của hoạt động đó. Tuy nhiên, trong sự phát triển của đời sống xã
hội, hệ thống tổ chức thường được nhìn nhận là một yếu tố tĩnh so với sự vận
động và phát triển không ngừng của thực tiễn. Do vậy, hệ thống tổ chức rất dễ
trở nên lạc hậu, bảo thủ trước yêu cầu của sư phát triển. Ngày hôm qua hệ
thống tổ chức đó có thể rất hiệu quả và đầy sức mạnh, nhưng ngày mai có thể
trở nên lạc hậu và kìm hãm sự phát triển nếu như bản thân nó không được đổi
mới và hoàn thiện kịp thời. Đổi mới và hoàn thiện hệ thống tổ chức như là
một đòi hỏi có tính quy luật xuất phát từ yêu cầu khách quan và từ chính bản
thân nội tại của quá trình hình thành và phát triển của tổ chức. Hệ thống tổ
chức lưu trữ Nhà nước cũng không nằm ngoài những quy luật chung đó, điều
đó có nghĩa là, hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước cần được hoàn thiện để thực
hiện tốt nhất các nhiệm vụ chính trị đã được Đảng và Nhà nước giao phó. Lý
do hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước cần phải hoàn thiện được thể hiện ở các
điểm dưới đây:
1) Lý do thứ nhất: Xuất phát từ điều kiện kinh tế xã hội thay đổi, đòi
hỏi phải nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức lưu trữ.
+ Hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam từ năm 1945 đến nay được xây
dựng và phát triển trên nền tảng của cơ chế quản lý tập trung, quan liêu bao
cấp, mang nặng tính quản lý hành chính, thụ động và không tích cực tham gia
phục vụ các hoạt động kinh tế xã hội. Các cơ quan, tổ chức lưu trữ nghiêng về
xu hướng bảo quản kín tài liệu trong kho mà chưa có ý thức tổ chức khai thác
tài liệu như là một trong những nguồn lực thông tin to lớn phục vụ cho hoạt

42
động quản lý, xây dựng và phát triển kinh tế. Hạn chế này đã ảnh hưởng đến
hiệu quả hoạt động và đóng góp của các cơ quan tổ chức lưu trữ, đặt biệt khi
nền kinh tế của đất nước chuyển từ cơ chế tập trung, quan liêu bao cấp sang
nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, với chủ trương của
Đảng là công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước, xây dựng nước ta thành một
quốc gia giàu mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh. Trong điều kiện
hoàn cảnh mới, nhiệm vụ đặt ra cho ngành lưu trữ là phải tổ chức tốt công tác
lưu trữ, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc
gia. Để làm tốt được nhiệm vụ đó, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống tổ
chức lưu trữ Quốc gia nói chung, lưu trữ Nhà nước nói riêng là một yêu cầu
khách quan. Nói cách khác, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ là xu thế tất
yếu phù hợp với yêu cầu của sự phát triển.
Mặt khác, do công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong bộ
máy quản lý nhà nước, nên việc hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước
còn được đặt trong mối quan hệ với việc hoàn thiện các thiết chế khác của hệ
thống tổ chức bộ máy nhà nước, nhằm thực hiện cải cách nền hành chính
Quốc gia “nâng cao hiệu lực quản lý, tăng cường pháp quyền, xây dựng một
hệ thống hành chính và quản lý hành chính nhà nước thông suốt từ TW đến
địa phương” [12;14]
2) Lý do thứ hai: xuất phát từ những tồn tại của hệ thống tổ chức lưu
trữ nhà nước.
+ Hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước chưa tạo thành mạng lưới thống
nhất, hoàn chỉnh theo một thứ bậc chặt chẽ từ trung ương đến địa phương.
Thể hiện trên các mặt sau:
Một là về mô hình tổ chức: Cơ quan quản lý nhà nước TW tức Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước được đặt trực thuộc Bộ Nội vụ, nhưng cơ quan quản
lý lưu trữ ở các tỉnh, tức Trung tâm lưu trữ tỉnh lại đặt trực thuộc Văn phòng
UBND tỉnh. Đây là một điều bất hợp lý, vì không đảm bảo tính hệ thống theo
ngành dọc của cơ quan quản lý.

43
 Với mô hình tổ chức như hiện nay, cơ quan quản lý ngành không thể tự
mình chủ động chỉ đạo, hướng dẫn và đánh giá được hiệu quả hoạt động của
các cơ quan, tổ chức lưu trữ trong hệ thống theo ngành dọc mà phải lệ thuộc
vào quan hệ phối hợp với các ngành, cơ quan chủ quản khác nhau. Vì vậy,
trong thực tế đã tạo ra sự thiếu nghiêm túc trong ý thức chấp hành của các cơ
quan, tổ chức đối với các quyết định quản lý của cơ quan quản lý ngành cấp
trên. Cụ thể hàng năm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phải tiến hành
thanh, kiểm tra tình hình tài liệu và công tác lưu trữ ở các cơ quan TW và
địa phương. Tuy nhiên, theo thống kê của Phòng Nghiệp vụ Văn thư và
Lưu trữ TW và Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương số cơ
quan gửi báo báo chỉ đạt khoảng 40 - 50% một năm. Sự tuỳ tiện, thiếu
nguyên tắc của các cơ quan, tổ chức đã ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện
chức năng quản lý nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Nguyên nhân sâu xa của tình trạng này là vì hiệu lực quản lý nhà nước
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bị hạn chế do đặt trực thuộc Bộ Nội
Vụ.
Hiện nay, chúng ta không có căn cứ khoa học để xác định tại sao Cục
Lưu trữ Nhà nước từ là một cơ quan trực thuộc HĐBT năm 1984 thành cơ
quan trực thuộc Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ năm 1991 (nay là Bộ Nội
vụ). Một cơ quan có chức năng tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, tổ chức
chính quyền địa phương, quản lý địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên
chức nhà nước, các tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ. Trong lúc đó, công
tác lưu trữ là một công tác không chỉ mang tính chất hành chính mà còn mang
tính chất văn hoá và khoa học kỹ thuật. Nói đến công tác lưu trữ chủ yếu là
nói đến công tác tổ chức quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài
liệu có giá trị thực tiễn lâu dài và giá trị lịch sử- nguồn di sản văn hoá của dân
tộc cần được bảo tồn để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Mặt khác, công tác lưu trữ là một ngành của Nhà nước có hệ thống tổ chức từ
TW đến địa phương. Do vậy, nếu đặt cơ quan quản lý nhà nước về công tác

44
lưu trữ trực thuộc Bộ Nội vụ, xét về lâu dài, thì không thể không ảnh hưởng
đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển của ngành lưu trữ nước ta.
Nếu nhìn ra thế giới, theo tìm hiểu của chúng tôi, không một quốc gia
nào, cơ quan quản lý lưu trữ của Nhà nước lại đặt trực thuộc cơ quan quản lý
bộ máy hành chính Nhà nước. Ở Trung Quốc, Liên bang Nga cơ quan quản lý
lưu trữ nhà nước được đặt trực thuộc Chính phủ. Các nước Châu Âu như
Pháp, Bỉ cơ quan quản lý lưu trữ trực thuộc Bộ Văn hoá. Vì ở các nước này,
tài liệu lưu trữ vừa được coi là sản phẩm của hoạt động quản lý vừa được xác
định là đối tượng của luật di sản văn hoá quốc gia. Do vậy, khi cơ quan quản
lý ngành được cơ cấu trực thuộc cơ quan quản lý về văn hoá thì giá trị lịch sử,
giá trị văn hoá của tài liệu sẽ được khai thác triệt để và tài liệu lưu trữ sẽ được
tôn trọng và bảo tồn tốt hơn.
Cũng cần nói thêm rằng, ở Liên Xô cũ, từ năm 1938 cho đến sau khi
cuộc chiến tranh thế giới lần thứ II kết thúc, cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước,
tức Tổng cục quản lý lưu trữ Liên Xô được đặt dưới sự quản lý của Bộ Nội
vụ, tức bộ Công an Liên Xô. Như vậy là vì, kể từ cuối thập niên 30 của thế kỷ
XX, Liên Xô phải chuẩn bị đối phó với nguy cơ xâm lược của phát xít Đức,
tài liệu lưu trữ vừa chứa đựng nhiều bí mật quốc gia vừa là di sản văn hoá quý
giá cần được bảo vệ an toàn. Trong bối cảnh lịch sử đó, ngày 16 tháng 4 năm
1938, Chủ tịch đoàn Xô Viết tối cao Liên Xô đã ra Sắc lệnh chuyển Tổng cục
quản lý lưu trữ trực thuộc Xô Viết tối cao sang trực thuộc Bộ Nội vụ Liên Xô.
Bộ Nội vụ Liên Xô là cơ quan có chức năng bảo vệ an ninh đất nước Xô Viết
thời bấy giờ. Như vậy, sẽ có điều kiện tốt nhất để bảo vệ một cách an toàn tài
liệu lưu trữ. Sau khi cuộc chiến tranh vệ quốc vĩ đại của nhân dân Liên Xô
giành được thắng lợi vẻ vang, đất nước Xô Viết bước vào thời kỳ khôi phục
kinh tế bị chiến tranh tàn phá và xây dựng chủ nghĩa xã hội phát triển. Trong
tình hình mới, việc đặt cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước – một cơ quan quản
lý một ngành hoạt động mang nhiều tính chất văn hoá và khoa học kỹ thuật
dưới sự quản lý của Bộ Nội vụ không còn phù hợp nữa. Bởi vậy, Xô Viết tối

45
cao Liên Xô đã ra quyết định chuyển Tổng cục quản lý lưu trữ Liên Xô sang
trực thuộc Hội Đồng Bộ trưởng Liên Xô, tức Chính phủ Liên Xô.
Ở nước ta hiện nay, việc đặt cơ quan quản lý lưu trữ trực thuộc Bộ Nội
vụ chứng tỏ rằng công tác lưu trữ còn mang nặng tính chất hành chính, tài liệu
lưu trữ chủ yếu phục vụ cho quản lý hành chính, chứ chưa chú trọng đúng
mức đến phục vụ các nhu cầu nghiên cứu lịch sử và các mặt khác. Hơn nữa,
Bộ Nội vụ chỉ thuần tuý quản lý về tổ chức bộ máy, mà quản lý hành chính
thì bao gồm nhiều lĩnh vực, nên không thể không gặp khó khăn trong quản lý
công tác lưu trữ và cả công tác văn thư.
Hai là về tổ chức lưu trữ của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực
thuộc Chính phủ và những cơ quan trực thuộc các cơ quan trên tổ chức
lưu trữ còn nhiều bất cập
Đối với lưu trữ các Bộ: Mặc dù, tổ chức lưu trữ của cơ quan này đã
được quy định trong Thông tư 40/1998/TT –TCCP là thành lập các Phòng
Lưu trữ trực thuộc Văn phòng. Nhưng theo thống kê của Cục Lưu trữ nhà
nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đến hết tháng 6 năm 2002,
trong tổng số 14 Bộ (trừ 3 Bộ là Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại
giao), chỉ có 10 Bộ thành lập phòng lưu trữ còn lại 4 Bộ thiết lập tổ lưu trữ
trực thuộc Phòng Hành chính. Đó lại là những Bộ sản sinh và quản lý nhiều
khối tài liệu quan trọng như Bộ Lao động Thương binh - Xã hội, Bộ Tài
chính, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tư pháp. Đối với các Bộ,
khi chưa xây dựng được phòng lưu trữ đã hạn chế rất nhiều đến sự phát triển
của công tác lưu trữ nói chung và tổ chức lưu trữ nói riêng. Cụ thể ở các Bộ
trên, chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ không được thực thi
nghiêm túc, công tác tổ chức khoa học tài liệu hầu như chưa có gì. Ở Bộ Tài
chính, hiện có 639 mét giá tài liệu hành chính nhưng mới chỉnh lý được 41
mét giá, việc ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn công tác lưu trữ cho toàn
ngành còn nhiều hạn chế. Bộ Lao động Thương binh - Xã hội trong hơn 40
năm hoạt động chưa tiến hành thu thập, chỉnh lý một đợt tài liệu nào của các

46
vụ chức năng. Tài liệu thu thập vào kho lưu trữ Bộ chủ yếu là tài liệu của Văn
phòng Bộ và tài liệu của các Bộ tiền thân như Bộ Cứu tế, Bộ Nội vụ, Bộ Lao
động, Bộ Thương binh Xã hội, Ban Điều tra tội ác chiến tranh .v.v..và trong
tổng số 280 mét giá tài liệu hành chính, 28 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật
thì Bộ phận lưu trữ mới chỉnh lý được 120 mét giá với khoảng 13.638 đơn vị
bảo quản, số còn lại đang ở dạng thống kê bó gói.
Đối với lưu trữ các cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ
tỷ lệ các cơ quan thành lập phòng lưu trữ theo quy định của Thông tư số
40/TT – TCCP còn ít hơn, chỉ có khoảng 50-70% các cơ quan thành lập
Phòng lưu trữ còn lại thành lập các bộ phận, tổ lưu trữ trực thuộc Phòng Hành
chính. Sự hạn chế về quy mô tổ chức cũng đã ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu
quả hoạt động của tổ chức lưu trữ ở các cơ quan trên.
Đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ
quan trực thuộc Chính phủ chưa có quy định về việc thiết lập tổ chức lưu
trữ. Mặt dù, trong những cơ quan đó, có nhiều cơ quan có chức năng, nhiệm
vụ quan trọng, là nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ Quốc gia.
Theo Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào các
Trung tâm lưu trữ Quốc gia (được ban hành kèm theo Quyết định số 58/QĐ -
TCCP ngày 17/3/1995 của Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính
phủ) (từ nay gọi tắt là Danh mục số 1) trong tổng số 105 cơ quan là nguồn
nộp lưu tài liệu trực tiếp có tới gần một nửa là các cơ quan thuộc diện trên.
Vì chưa có quy định cụ thể tổ chức lưu trữ, nên hầu hết các cơ quan chưa thiết
lập bộ phận lưu trữ chuyên trách, chủ yếu là cử cán bộ kiêm nhiệm.
Ba là: tổ chức các lưu trữ chuyên ngành chưa được quan tâm đúng
mức
Hiện nay, Nhà nước mới chỉ có quy định cho phép Bộ Công an, Bộ Quốc
phòng, Bộ Ngoại giao thành lập các lưu trữ chuyên ngành. Nhưng trên thực
tế, đã tồn tại rất nhiều các kho lưu trữ có tính chất chuyên ngành như kho Lưu
trữ Địa chất thuộc Viện Thông tin Tư liệu địa chất – Cục Địa chất Khoáng sản

47
Bộ Công nghiệp, Kho Lưu trữ của Viện Thông tin và Tư liệu Khí tượng Thuỷ
văn thuộc Tổng cục Khí tượng Thuỷ văn, Phòng Tư liệu ảnh của Thông tấn xã
Việt nam, Trung tâm thông tin Tư liệu Dầu khí. Hiện nay, các kho lưu trữ của
những cơ quan trên đã và đang bảo quản một khối lượng tài liệu tương đối
lớn. Theo thống kê của chúng tôi, hiện nay, tại kho lưu trữ Địa chất bảo quản
khoảng 300 mét giá tài liệu, bao gồm các loại tài liệu về điều tra khảo sát địa
hình, tài liệu thiết kế các công trình, tổng kết đo đạc .v.v.... Kho lưu trữ của
Viện Thông tin và Tư liệu Khí tượng Thuỷ văn có khoảng 1460 mét giá,
thành phần tài liệu ở đây bao gồm loại tài liệu, tư liệu quan trắc bề mặt; loại
tài liệu, tư liệu quan trắc bức xạ; loại tư liệu, tài liệu cao không; loại tư liệu,
tài liệu nông nghiệp; loại tài liệu, tư liệu thuỷ văn biển; loại tài liệu, tư liệu
khảo sát khí tượng thuỷ văn .v.v...khối tài liệu trên được thu về từ 9 đài khu
vực. Mỗi đài phụ trách một số tỉnh có điều kiện thiên nhiên tương tự nhau.
Kho Lưu trữ của Thông tấn xã Việt Nam hiện đang lưu giữ số lượng phim và
ảnh bao gồm 570.000 phim và 1.300.000 ảnh. Kho Lưu trữ của Trung tâm
Thông tin Tư liệu Dầu khí của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam cũng đang
bảo quản một khối lượng tài liệu là: 25.000 tài liệu về mặt cắt địa chấn;
25.000 tài liệu mặt cắt bằng phim Sefia (phim đục); 30.000 băng đo địa lý
giếng khoan bằng giấy; 30.000 băng đo địa lý giếng khoan bằng Sefia và bằng
phim.
Sự thành lập các kho lưu trữ trên chủ yếu là xuất phát từ nhu cầu thực tế
về bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan đó. Tuy nhiên, nó
không nằm trong quy hoạch và kế hoạch xây dựng và phát triển các kho lưu
trữ chuyên ngành của nhà nước. Có thể thấy, số lượng các kho lưu trữ chuyên
ngành được nhà nước thành lập còn quá ít và đều được thành lập từ đầu
những thập niên 60 của thế kỷ trước, chủ yếu tập trung vào những cơ quan có
nhiều tài liệu chứa đựng bí mật quốc gia cần có chế độ bảo mật đặc biệt, mà
chưa chú ý đến các cơ quan hình thành ra những tài liệu đặc thù như, tài liệu
địa chất, địa chính, khí tượng thủy văn .v.v...Đây là những tài liệu có giá trị
thực tiễn kéo dài, được các cơ quan sử dụng với tần xuất cao. Trong quá trình
48
tổ chức khoa học tài liệu, đòi hỏi các cán bộ ngoài nghiệp vụ về lưu trữ phải
có trình độ chuyên môn của ngành. Chính vì vậy, đứng trước yêu cầu của
thực tế về quản lý và sử dụng tài liệu, những cơ quan trên đã tổ chức các lưu
trữ theo tính chất lưu trữ chuyên ngành khi chưa được phép của Nhà nước.
Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh sự tồn tại này là hợp lý, phù hợp với thực
tiễn hoạt động. Điều đáng nói là cho đến nay các cơ quan quản lý Nhà nước
vẫn chưa có ý kiến đối với sự tồn tại của các tổ chức lưu trữ trên.
Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức của các lưu trữ chuyên ngành Bộ Công an,
Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao cũng chưa được quy định cụ thể. Trong ba tổ
chức lưu trữ chuyên ngành, duy nhất có Bộ Ngoại giao, thành lập Phòng Lưu
trữ trực thuộc Văn phòng Bộ. Bộ Quốc phòng và Bộ Công an tổ chức lưu trữ
phân tán. Cụ thể, đối với lưu trữ Bộ Công an, thiết lập tổ chức lưu trữ độc lập
tại Tổng cục Cảnh sát và Tổng cục An ninh. Lưu trữ Bộ không chịu trách
nhiệm quản lý công tác văn thư lưu trữ tại hai cơ quan này. Tại Văn phòng Bộ
chỉ tổ chức bộ phận lưu trữ trực thuộc Phòng Hành chính. Đối với lưu trữ Bộ
Quốc phòng, Trung tâm lưu trữ trực thuộc Văn phòng Bộ chỉ có chức năng
tập trung quản lý tài liệu lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ, còn chức năng quản
lý nhà nước về công tác lưu trữ trong toàn ngành được giao cho Phòng Văn thư
Bảo mật. Với cơ chế tổ chức và hoạt động như vậy, các lưu trữ chuyên ngành
chưa đảm bảo tính thống nhất. Lưu trữ chuyên ngành hiện như một “vương
quốc riêng”, không có sự quản lý đầy đủ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Bốn là, Nhà nước chưa có chủ trương cụ thể về tổ chức lưu trữ tài
liệu nghe nhìn:
Như chúng ta đã biết, tài liệu nghe nhìn gồm ba loại: tài liệu ảnh, tài liệu
phim điện ảnh và tài liệu ghi âm, chúng được hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan văn hoá, thông tin tuyên truyền, các cơ quan quản lý
nhà nước, các cơ quan nghiên cứu khoa học và những người chụp ảnh, quy
phim, ghi âm, ghi hình nghiệp dư. Đặc điểm của loại tài liệu này là, được chế
tạo trên những vật mang tin khác nhau.

49
 Tài liệu nghe nhìn không chỉ có khả năng cung cấp thông tin như tài liệu
giấy, mà còn có khả năng làm tái hiện được các sự kiện, hiện tượng và âm
thanh đúng như nó đã xảy ra trong quá khứ.
Theo đà phát triển của khoa học và công nghệ, ở nước ta tài liệu nghe
nhìn hình thành ngày càng nhiều, phản ánh nhiều mặt của đời sống xã hội và
tự nhiên. Nó trở thành một thành phần quan trọng của Phông Lưu trữ quốc gia
Việt Nam. Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 đã chỉ rõ: “Tài liệu lưu trữ
quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh
băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác”
[33;259]. Ở nước ta hiện nay, tài liệu nghe nhìn chủ yếu được hình thành ở
các cơ quan thông tấn báo chí, các xưởng phim, đài phát thanh, đài truyền
hình từ TW đến địa phương.
Tài liệu nghe nhìn ở nước ta hiện nay đang trong tình trạng không có
sự quản lý tập trung của Nhà nước mà lưu trữ phân tán ở nhiều nơi, cụ thể
như sau:
Đối với tài liệu ảnh do cán bộ nhiếp ảnh của Thông tấn xã Việt Nam
chụp từ sau CMT8 năm 1945 đến nay, khối lượng rất lớn và có giá trị nhiều
mặt, hiện nay được bảo quản ở Thông tấn xã Việt Nam chưa hề giao nộp vào
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Còn tài liệu ảnh của các cơ quan báo chí và các
cơ quan khác chụp nói chung cũng nằm ngoài sự kiểm soát của cơ quan quản
lý lưu trữ Nhà nước. Hiện nay, theo thống kê Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
đã thu thập được trên 400.000 tấm ảnh do 32 cơ quan và cá nhân giao nộp
(không kể 215.000 tấm ảnh trong khối hồ sơ cán bộ đi B), trong đó có nhiều
ảnh có giá trị lịch sử. Tuy nhiên, nhìn chung tài liệu ảnh vẫn còn phân tán, tản
mạn, chưa được quản lý tập trung. Có thể nói, khối lượng tài liệu ảnh hiện nay
được bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là không đáng kể so với
khối lượng lại tài liệu này hình thành trong hoạt động của các cơ quan.
Đối với tài liệu ghi âm: hiện tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đang bảo
quản 6000 cuộn băng và đĩa ghi âm, tương đương 6000 giờ, bao gồm các loại:

50
băng ghi âm từ tính, băng ghi âm cassette, đĩa ghi âm CD. Loại tài liệu này
chủ yếu được thu thập từ Văn phòng Quốc hội, Đài phát thanh tiếng nói Việt
Nam, Cục Nghệ thuật sân khấu và một số cơ quan khác. Nội dung của tài liệu
có giá trị về nhiều mặt: chính trị, kinh tế, lịch sử, văn hoá, nghệ thuật. Tuy
nhiên, thiếu hoàn chỉnh do thu thập, bổ sung đã không được đặt ra thường
xuyên. Hiện tại, tài liệu ghi âm chủ yếu được bảo quản ở các cơ quan hình
thành ra chúng, cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước cũng chưa tiến hành khảo
sát, điều tra tình hình bảo quản và tổ chức sử dụng đối với loại tài liệu được
coi là đặc thù này.
Về tài liệu phim điện ảnh- một loại tài liệu quan trọng phản ánh nhiều
mặt khác nhau của đời sống xã hội, nhưng cho đến nay chưa có chủ trương cụ
thể về việc tập trung quản lý của Nhà nước. Ngoại trữ Viện Phim Việt Nam
trực thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin, có chức năng tổ chức lưu trữ tài liệu phim
điện ảnh của các cơ quan trực thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin, còn lại chưa có
một cơ quan lưu trữ nào của Nhà nước tập trung quản lý loại tài liệu này. Bởi
vậy, tài liệu điện ảnh hiện được bảo quản tại các cơ quan sản sinh ra chúng
như Đài Truyền hình Việt Nam, các Đài phát thanh và Truyền hình địa
phương .v.v..
Tóm lại, tài liệu nghe nhìn là một loại hình tài liệu đặc thù, một thành
phần quan trọng của Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, cần có sự quản lý của
Nhà nước. Nhưng hiện tại các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước chưa có
chủ trương cụ thể về tổ chức bảo quản tài liệu này. Vấn đề đặt ra là nên chăng
thành lập một Trung tâm lưu trữ mang tính chất quốc gia để tập trung bảo
quản chúng.
Năm là tổ chức lưu trữ địa phương chưa hoàn chỉnh:
Hiện nay, tổ chức lưu trữ địa phương mới được xây dựng đến cấp tỉnh,
thành phố trực thuộc TW, tức Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng
UBND tỉnh. Tuy nhiên, do mới thành lập và chưa có một quy hoạch tổng thể,
Trung tâm lưu trữ các tỉnh hoạt động ở mức độ khiêm tốn. Phần lớn các

51
Trung tâm lưu trữ tỉnh mới chỉ có khả năng làm nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ tài
liệu của UBND hoặc Văn phòng UBND tỉnh chứ chưa đủ sức để tập trung
quản lý tài liệu của các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức khác thuộc
thẩm quyền thu thập của Trung tâm. Một chức năng quan trọng khác của
Trung tâm là giúp UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ của các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và các
quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thế nhưng nhiều Trung tâm
chưa thực hiện được một cách thường xuyên. Sở dĩ như vậy là vì:
1) Theo thống kê của Cục Lưu trữ Nhà nước đến hết năm 2002, 100%
các tỉnh đã thành lập Trung tâm lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND nhưng
phần lớn các Trung tâm mới chỉ có tên mà chưa thật sự thay đổi về chất.
Trung tâm tuy có con dấu riêng, nhưng hiệu lực rất hạn chế do không có quy
định về thẩm quyền ban hành văn bản. Mặt khác, Trung tâm chỉ là một đơn vị
trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh, không có tài khoản riêng, do đó các khoản
chi trong quá trình hoạt động của Trung tâm vẫn nằm trong khoản chi phí
hành chính của Văn phòng. Một khi kinh phí hạn hẹp, Trung tâm không thể
làm được việc gì lớn. Điều này đã làm giảm vai trò vị trí của Trung tâm trong
hệ thống các cơ quan tổ chức ở địa phương
2) Hầu hết các Trung tâm lưu trữ tỉnh đều có khó khăn về biên chế cán
bộ, theo kết quả điều tra của Cục Lưu trữ Nhà nước, đến hết tháng 6 năm
2002 trong tổng số 51/61 báo cáo gửi về chỉ có 30 tỉnh có biên chế cán bộ ở
mức tối thiểu. Nhiều Trung tâm lưu trữ tỉnh chỉ có từ 1- 2 cán bộ lưu trữ như
Bắc Ninh, Tuyên Quang, Bắc Cạn, Lào Cai v.v.. Thậm chí có tỉnh chưa có
cán bộ chuyên trách về lưu trữ như Cà Mau, Hưng yên, Kontum, Quảng Trị,
Thái Bình, Yên Bái. Mặt khác trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ lưu
trữ ở các tỉnh còn nhiều hạn chế. Cũng theo thống kê trên, trong tổng số 214
cán bộ lưu trữ của các Trung tâm lưu trữ tỉnh, số cán bộ có trình độ đại học
lưu trữ 53 người, chiếm 24,7%, cán bộ có trình độ trung cấp lưu trữ 60 người
chiếm 28%, đại học khác 22 người chiếm 10,2%, còn lại 89 người chỉ được

52
đào tạo qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về lưu trữ chiếm 36,8%. Từ các số
liệu thống kê trên, chúng ta thấy rằng, hiện nay có tới hơn một phần ba
cán bộ lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ các tỉnh chưa được qua đào tạo về lưu
trữ. Thậm chí có nhiều tỉnh tỷ lệ này là 100%. Cụ thể như các tỉnh Khánh
Hoà, Bắc Cạn.v.v.. Với cơ cấu đội ngũ cán bộ quá mỏng trong khi khối
lượng công việc mà một Trung tâm lưu trữ tỉnh phải đảm nhận khá lớn,
cho thấy, các Trung tâm khó có thể thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ
của mình Tải bản FULL (120 trang): https://bit.ly/3fQM1u2
Dự phòng: fb.com/KhoTaiLieuAZ
Đối với các sở, ban, ngành là các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh có
chức năng giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về một hoặc một số lĩnh vực
công tác nhất định. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan
này có giá trị về nhiều mặt và là nguồn bổ sung quan trọng của Trung tâm
lưu trữ tỉnh. Ở mỗi tỉnh, có ít nhất trên 50 cơ quan sở, ban, ngành là
nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh(1). Thế nhưng, trong các
văn bản của Nhà nước về công tác lưu trữ chưa có văn bản nào quy định
việc tổ chức lưu trữ ở các sở, ban, ngành và các cơ quan khác thuộc
UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW. Mặt khác, biên chế của cán bộ lưu
trữ cho từng cơ quan này cũng không được quy định. Vì thiếu cơ sở pháp
lý và không có biên chế, nên nhiều sở, ban, ngành thuộc UBND các tỉnh
đã không bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách. Theo thống kê của Cục Lưu
trữ Nhà nước năm 2002, chỉ có một số sở, ban, ngành của một số tỉnh có
cán bộ lưu trữ chuyên trách. Được thể hiện trên biểu đồ sau:

Tỉnh Số cơ quan có cán bộ Tỉnh Số cơ quan có cán bộ

lưu trữ chuyên trách lưu trữ chuyên trách

Hà Nội 46 Bắc giang 06

Lai Châu 28 Cao Bằng 06

(1)
Danh mục mẫu các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ tỉnh (ban hành kèm theo văn bản số
330/NVĐP ngày 02.8.1996 của Cục Lưu trữ Nhà nước
53
Kiên Giang 15 Quảng Ngãi 06

Thanh hoá 13 Đồng Nai 06

Đà Nẵng 08 Thái nguyên 03

Bình Dương 07

Việc không chủ trương bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách ở các sở,
ban, ngành đã dẫn đến hậu quả là tài liệu hình thành ở các cơ quan này
nhìn chung không được thu về một mối, mà để phân tán ở các đơn vị, theo
từng bó, gói hoặc cặp ba dây, rất dễ mất mát và hư hỏng. Tình trạng này,
đã gây khó khăn không nhỏ cho Trung tâm lưu trữ các tỉnh trong việc thu
thập bổ sung tài liệu. Tải bản FULL (120 trang): https://bit.ly/3fQM1u2
Dự phòng: fb.com/KhoTaiLieuAZ
Không chỉ hạn chế về số lượng, trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ
tại các sở, ban, ngành cũng rất hạn chế, chủ yếu là trung học lưu trữ, một
số ít có trình độ đại học lưu trữ, số còn lại chỉ được bồi dưỡng ngắn hạn
về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ. Cụ thể theo số liệu thống kê tại thành
phố Hà Nội trong tổng số 55 sở, ban, ngành có 46 cơ quan đã bố trí cán
bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách và 9 cơ quan bố trí cán bộ kiêm
nhiện. Trong đó về trình độ:
Đại học: 25 người
Trung học: 22 người
Sơ cấp: 01 nguời
Tại Hà tây, có 22 sở, ban, ngành có cán bộ lưu trữ nhưng phần lớn là
kiêm nhiệm. Trong đó về trình độ:
Đại học: 05 người (01 đại học về lưu trữ)
Trung học: 12 người (05 trung học lưu trữ)
Sơ cấp: 04 người (02 sơ cấp lưu trữ)

54
 Tại tỉnh Lâm đồng, số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ ở các sở, ban,
ngành là trên 60 người, trong đó chỉ có 08 đại học lưu trữ, còn lại là các cán
bộ có trình độ đại học và trung cấp ngành khác.
Đối với lưu trữ quận, huyện, thị xã thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là
cấp huyện). Huyện cũng là một cấp hành chính quan trọng. Theo thống kê
mới nhất của Viện Nghiên cứu Nhà nước và Pháp luật, hiện nay cả nước có
604 quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Ở cấp hành chính này, bộ máy
nhà nước cũng được tổ chức khá hoàn chỉnh, bao gồm HĐND, UBND huyện
và các phòng, ban trực thuộc như Phòng Giáo dục Đào tạo, Phòng Tài chính,
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn .v.v.. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện chủ yếu phản ánh thành quả
đấu tranh, lao động sáng tạo của nhân dân trong huyện trên các lĩnh vực chính
trị, kinh tế, văn hoá v.v..dưới sự quản lý của Nhà nước và sự lãnh đạo của
Đảng mà trực tiếp là UBND huyện và Huyện uỷ. Do đó, là một bộ phận hợp
thành của Phông Lưu trữ Nhà nước, cần được tập trung quản lý thống nhất.
Thế nhưng, cho đến nay, Nhà nước vẫn chưa có chủ trương cụ thể về tổ chức
lưu trữ ở cấp huyện. Tức chưa xác định rõ ở cấp huyện có nên thành lập tổ
chức lưu trữ hay không; nếu thành lập thì gọi là Trung tâm lưu trữ hay kho
lưu trữ và đó là lưu trữ cố định hay lưu trữ trung chuyển, thẩm quyền thu thập
như thể nào. Như đã đề cập ở chương 1, Thông tư 40/TT – TCCP chỉ quy
định mỗi huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh bố trí từ 1 đến 2 người có
trình độ trung học trở lên làm công tác lưu trữ huyện, trực thuộc Văn phòng
UBND huyện để giúp Chánh Văn phòng UBND huyện thực hiện quản lý Nhà
nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện, trực tiếp quản lý kho lưu trữ
của huyện và tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan UBND huyện.
Như vậy, theo tinh thần của văn bản này “kho lưu trữ của huyện” chỉ thuần
tuý là một kho chứa tài liệu và tài liệu bảo quản trong kho chỉ duy nhất là tài
liệu hình thành trong hoạt động của UBND huyện. Có thể thấy, Thông tư
chưa quy định đầy đủ và cụ thể về tổ chức lưu trữ cấp huyện. Vì trong thực tế
chưa hình thành tổ chức lưu trữ cấp huyện, mà mới chỉ có quy định về biên
55
6796734