Phụ lục

Câu 1: Nêu và phân tích khái niệm văn phòng. Cho VD minh họa. 1

Câu 2: Trình bày cơ cấu tổ chức của văn phòng? Nêu mối quan hệ
giữa văn phòng với các đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan................2

Câu 3: Phân tích chức năng tham mưu, tổng hợp trong văn phòng
các cơ quan. Mối quan hệ tham mưu, tổng hợp của văn phòng.................3

Câu 4: Phân tích chức năng đảm bảo hậu cần trong văn phòng các
cơ quan nói chung............................................................................................4

Câu 5: Nêu nhiệm vụ của văn phòng các cơ quan nói chung. Nhiệm
vụ nào là quan trọng nhất? vì sao?................................................................5

Câu 6: Hiện nay văn phòng các cơ quan nói chung hoạt động theo
những nguyên tắc nào? Phân tích và cho ví dụ minh họa...........................8

Câu 7: Hiện nay có những loại hình văn phòng nào? nêu cơ cấu tổ
chức của các loại hình văn phòng đó............................................................9

Câu 8: Phân biệt điểm khác nhau giữa chức năng của văn phòng
với chức năng của các đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan. Cho ví dụ
minh họa.........................................................................................................14

Câu 9: So sánh sự giống nhau và khác nhau cơ bản giữa văn phòng
doanh nghiệp với các cơ quan hành chính nhà nước?...............................14

Câu 10: Phân tích khái niệm Quản trị văn phòng, nhà quản trị văn
phòng Cho ví dụ minh hoạ...........................................................................19

Câu 11: Phân tích vai trò của nhà quản trị văn phòng. Vai trò nào
là quan trọng nhất?.......................................................................................20
 Câu 12: Nhà Quản trị văn phòng cần đảm bảo những nhóm tiêu
chuẩn gì?........................................................................................................22

Câu 13: Trình bày các chức năng của quản trị văn phòng.............23

Câu 14: Phân tích khái niệm và ý nghĩa của hoạch định trong quản
trị văn phòng..................................................................................................24

Câu 15: Phân tích nội dung của hoạch định trong quản trị văn
phòng..............................................................................................................25

Câu 16: Phân tích khái niệm, mục đích, ý nghĩa của chức năng tổ
chức trong quản trị văn phòng.....................................................................28

Câu 17: Phân tích nội dung của chức năng tổ chức trong quản trị
văn phòng.......................................................................................................29

Câu 18: Phân tích khái niệm và nội dung của chức năng quản trị
nhân sự trong văn phòng..............................................................................31

Câu 19: Phân tích khái niệm và nội dung của chức năng kiểm tra,
giám sát trong quản trị văn phòng. Cho ví dụ minh họa...........................33

Câu 20: Phân tích khái niệm, ý nghĩa, nội dung của chức năng lãnh
đạo điều hành.................................................................................................35

Câu 21: Phân tích ý nghĩa và nguyên tắc của kiểm tra, trong quản
trị văn phòng..................................................................................................37

Câu 22: Phân tích các nhóm căn cứ hoạch định..............................40

Câu 23: Phân tích khái niệm nhà quản trị văn phòng. Nêu vai trò
của nhà quản trị văn phòng trong cơ quan tổ chức...................................41

Câu 24: Phân tích vai trò của cán bộ văn phòng trong việc tổ chức
quản lý văn bản.............................................................................................45
 Câu 25: Phân tích nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức hội
nghị, hội họp của cơ quan.............................................................................46

Câu 26: Phân tích vai trò, nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ
chức chuyến đi công tác................................................................................47

Câu 27: Phân tích vai trò, nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ.....................................................................50

Câu 28: Phân tích vai trò, nhiệm vụ của văn phòng trong việc xây
dựng chương trình công tác của cơ quan....................................................51

Câu 29: Phân tích vai trò của văn phòng trong việc tổ chức công
tác hậu cần.....................................................................................................53

Câu 30: Anh/ chị hiểu thế nào là cấu trúc 3 mặt của văn phòng.
Phân tích cấu trúc 3 mặt của văn phòng.....................................................55

Câu 31:Phân tích các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến năng xuất lao
động trong văn phòng...................................................................................56

Câu 32: Phân tích các yêu cầu của hiện đại hóa văn phòng. Trong
các yêu cầu trên yêu cầu nào là quan trọng nhất vì sao?...........................58

Câu 33: Phân tích các yếu tố dẫn đến sự ra đời của văn phòng hiện
đại? Trong các yếu tố trên, yếu tố nào tác động mạnh nhất đến sự ra đời
của văn phòng hiện đại.................................................................................60

Câu 34: Phân tích nội dung của hiện đại hoá văn phòng................60

Câu 35: Phân tích về bối cảnh và xu thế hiện đại hóa văn phòng
hiện nay..........................................................................................................63

Câu 36: Đánh giá tác động của việc hiện đại hóa văn phòng trong
các cơ quan hiện nay....................................................................................67
 Câu 37: Nhận xét, đánh giá về ưu nhược điểm của mô hình văn
phòng hiện đại và mô hình văn phòng truyền thống.................................67

Câu 39: Đối với văn phòng hiện đại, yếu tố nhân sự có tác động
như thế nào đến hiệu quả làm việc..............................................................69

Câu 40: Nguyên nhân gây cản trở hiệu quả làm việc của văn phòng
hiện đại...........................................................................................................70
 ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN
NHẬP MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Câu 1: Nêu và phân tích khái niệm văn phòng. Cho VD minh họa.
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức bao gồm các
yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ được giao theo
định hướng hoạt động chung của tổ chức
Theo nghĩa rộng: Văn phòng là một thực thể được hình thành để thực hiện
các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của nhà quản trị
Theo khái niệm tổng: Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của
lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
Ví dụ: Văn phòng UBND, văn phòng các Bộ, Sở ban ngành....
 Là bộ phận chuyên lo công tác thu thập,
xử lý, cung cấp và truyền đạt thông tin

VĂN PHÒ NG
Là bộ phận phụ trách công việc văn thư
hành chính trong 1 cơ quan

Là trụ sở làm việc của các cơ quan, đơn

vị

Là nơi làm việc của những người có chức

vụ

Câu 2: Trình bày cơ cấu tổ chức của văn phòng? Nêu mối quan hệ giữa
văn phòng với các đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng có quy mô lớn:
Cơ cấu tổ chức của văn phòng thuộc các cơ quan này thường có quy mô lớn
và tương đối hoàn chỉnh. Văn phòng được cơ cấu thành nhiều phòng, ban, bộ phận
với chức năng, nhiệm vụ khác nhau.
VD: VP Quốc Hội, VP Chính phủ…
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
Lãnh đạo văn phòng
Chánh văn phòng: Phụ trách chung, điều hành mọi hoạt động của văn phòng
Phó chánh văn phòng: Thường có 2 phó chánh VP, 1 phụ trách về chuyên
môn, 1 về công tác quản trị cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản.
Các phòng ban chuyên môn giúp việc: Phòng Hành chính, phòng văn thư lưu
trữ, phòng quản trị, phòng tổng hợp, phòng nhân sự, phòng tài chính kế toán, bộ
phận bảo về và lái xe.
1. Phòng hành chính: Quản lý điều hành hoạt động hành chính của cơ quan,
giúp lãnh đạo thực hiện các công tác lễ tân, khánh tiết, thường trực ra vào cơ quan.
 2. Phòng văn thư lưu trữ: Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ ở các đơn vị
chuyên môn trong cơ quan, trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ của cơ quan.
3. Phòng quản trị: Thực hiện công tác đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện,
kĩ thuật làm việc.
4. Phòng tổng hợp: Thực hiện các công tác tổ chức, tổng hợp như xây dựng
chương trình công tác, báo cáo thường kỳ.
5. Phòng nhân sự: Quản lý và thực hiện các chế độ chính sách với đội ngũ
cán bộ trong cơ quan, thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức tuyển dụng, bố trí, điều
động, bổ nhiệm…nhân sự theo sự chỉ đạo của cơ quan.
6. Phòng tài chính kế toán: Quản lý tài chính, kinh phí hoạt động của cơ
quan, xây dựng các quy định về tài chính.
Văn phòng cơ quan có quy mô nhỏ:
Cơ cấu bộ máy thường gọn nhẹ và mang tính kiêm nhiệm cao.
VD: VP các cơ quan tổ chức đoàn thể, VP trong các doanh nghiệp.
Cơ cấu của văn phòng thuộc các cơ quan có quy mô nhỏ thường được tổ
chức thành 1 phòng: Hành chính nhân sự, hành chính tổ chức, hành chính quản trị
hoặc cũng có khi chỉ là 1 bộ phận với 1 vài người đảm trách thuộc các phòng trên.

Câu 3: Phân tích chức năng tham mưu, tổng hợp trong văn phòng các
cơ quan. Mối quan hệ tham mưu, tổng hợp của văn phòng.
 tổ chức bộ
máy văn
tham mưu
lĩnh vực phòng
trong xây
khác: CSVC,
dựng các kế
nhân sự, hội
hoạch,
nghị, báo cáo
chương trình
tổng kết
CT

tham mưu
THAM trong xây
các thông
MƯU- dựng các quy
tin cần thu
TỔNG chế và TC
thập
HỢP thực hiện quy
chế

tổng hợp
tham mưu
thông tin
trong tổ chức
phục vụ công
QL công tác
tác QL điều
tham mưu văn thư - lưu
hành của lãnh
trong việc trữ
đạo
đảm bảo
công tác
hậu cần

Tham mưu: Tư vấn, đóng góp ý kiến mang tính chất chỉ đạo.
Tổng hợp: Thống kê, xử lý và tập hợp nhiều vấn đề
Chức năng tham mưu của văn phòng là tham vấn, đóng góp ý kiến cho lãnh
đạo về các nội dung thuộc công tác quản lý điều hành.
 Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là thống kê, phân tích
và xử lý nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý đê tham mưu
cho lãnh đạo.
 Câu 4: Phân tích chức năng đảm bảo hậu cần trong văn phòng các cơ
quan nói chung.

tổ chức, phục
vụ các cuộc
họp, hội nghị
đảm bảo của cơ quan phục vụ các
các vấn đề
chuyến đi
phúc lợi
công tác
cho cán bộ,
cho lãnh
nhân viên
đạo
trong CQ

mua sắm, ĐẢM

sửa chữa, BẢO
bảo dưỡng HẬU đảm bảo sự
định kì các CẦN liên lạc và
trang thiết bị, giao tiếp đối
QL tài sản, nội, đối
cơ sở VC ngoại

tiếp cận, giải xây dựng,

quyết các củng cố
công văn, giấy MQH với các
tờ của đơn vị đơn vị, tổ
và cá nhân chức trong và
theo quy chế ngoài CQ với
CQ công dân

Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật y tế, môi
trường và những yếu tố khác nhằm phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Chức năng hậu cần của VP cần đảm bảo yếu tố vật chất như nhà cửa, phương
tiện, tài chính, lễ tân, bảo vệ.
Yêu cầu chức năng hậu cần gồm:
 Nhanh chóng, kịp thời
 Phù hợp, tránh lãnh phí
 Chặt chẽ trong quản lý, hiệu quả trong sử dụng.
 Câu 5: Nêu nhiệm vụ của văn phòng các cơ quan nói chung. Nhiệm vụ
nào là quan trọng nhất? vì sao?
1. Tổ chức bộ máy của văn phòng
Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn
phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và hướng
dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi
cần thiết là nhiệm vụ số một của văn phòng.
2. Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của cơ
quan và của văn phòng
Trong mỗi cơ quan, đơn vị, các phòng ban đều phải xây dựng chương trình
kế hoạch công tác (quý, tháng, tuần, ngày) có nội dung khác nhau sao cho phù hợp
với chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban. Tuy nhiên, ngoài việc xây dựng kế
hoạch riêng, văn phòng còn là nơi tổng hợp kế hoạch của các phòng ban khác, xây
dựng thành kế hoạch công tác chung cho toàn cơ quan, đơn vị. Văn phòng theo dõi,
đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch chung của toàn cơ quan, nhắc việc cho lãnh
đạo và giúp lãnh đạo triển khai thực hiện.
3. Tổ chức thu thập xử lý và đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động
quản lý
Thông tin được ví như máu chạy khắp cơ thể và nuôi sống cơ quan, tổ chức.
Không có thông tin sẽ không có quyết định đúng đắn từ phía lãnh đạo cơ quan, đơn
vị. Văn phòng là đầu mối thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau (bên ngoài,
bên trong) của tổ chức. Mọi nguồn thông tin đến văn phòng đều được thu thập, xử
lý, chuyển phát và lưu trữ. Vì vậy văn phòng cần xây dựng và đôn đốc thực hiện các
quy định về văn thư, lưu trữ trong toàn cơ quan, đơn vị.
4. Tổ chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng
“Nước có phép nước, gia có gia quy”, “gia quy” của cơ quan, tổ chức nói
chung, văn phòng nói riêng chính là quy chế hoạt động. Quy chế hoạt động bao
gồm những quy định bắt buộc thực hiện dựa trên sự thống nhất tuân thủ của toàn cơ
quan, đơn vị. Quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đi vào nền nếp
và phù hợp với sứ mệnh, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan đơn vị xác
định. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia đóng góp, thông qua các cấp
lãnh đạo, bổ sung hoàn thiện, thông báo thi hành và giám sát việc thực hiện là
nhiệm vụ của văn phòng. Đây là nhiệm vụ đầu tiên khi tổ chức bắt đầu đi vào hoạt
động.
5. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu
Văn phòng là bộ phận đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, công
tác này có một vị trí quan trọng trong việc kiểm soát nguồn thông tin ra – vào cơ
quan, đơn vị. Thực hiện nhiệm vụ này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan
trong việc ban hành quy chế văn thư lưu trữ trong cơ quan và đôn đốc các đơn vị
thực hiện nghiêm túc quy chế đó.
6. Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng
Văn phòng luôn là bộ phận kiểm soát, đảm bảo các văn bản được ban hành
ra khỏi cơ quan, đơn vị luôn đầy đủ về nội dung, chính xác về thể thức, thẩm quyền
ban hành theo quy định của cơ quan, Nhà nước.
7. Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự
Văn phòng đảm nhận công tác lễ tân, đón tiếp khách khi tới cơ quan, đơn vị
làm việc. Ngoài ra, văn phòng còn đảm nhiệm công tác đối nội, đối ngoại, giữ gìn
mối quan hệ tốt đẹp với cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp cũng như đối tác.
Bên cạnh đó, công tác vệ sinh môi trường cảnh quan, an ninh trật tự, phòng chống
cháy nổ tại trụ sở làm việc cũng do bộ phận văn phòng phụ trách. Để thực hiện tốt
công tác này, văn phòng ban hành các quy chế phòng cháy chữa cháy, tổ chức tập
huấn công tác phòng chống cháy nổ theo định kỳ và hướng dẫn của đơn vị phòng
cháy chữa cháy chuyên nghiệp.
8. Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các cuộc họp
Văn phòng luôn đảm nhiệm chủ trì và ghi biên bản các cuộc hợp giao ban và
các cuộc hợp đột xuất có sự góp mặt của lãnh đạo và đại diện các phòng ban trong
cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó, văn phòng sẽ là đơn vị phối với các phòng ban
chuyên môn trong việc tổ chức các cuộc họp do phòng ban chuyên môn đó chủ trì
hoặc có sự yêu cầu phối hợp từ lãnh đạo cơ quan.
9. Phối hợp với các đơn vị tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo
Trong các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan và các đơn vị phòng ban,
văn phòng luôn là đơn vị đảm nhiệm công tác hậu cần (liên hệ công tác, dự trù kinh
phí, đặt phòng, chuẩn bị phương tiện….) đảm bảo chuyến công tác đạt hiệu quả cao
nhất.
10. Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan
Văn phòng luôn duy trì một nguồn kinh phí đảm bảo cho các hoạt động của
văn phòng diễn ra suôn sẻ. Văn phòng là bộ phận tiếp nhận những yêu cầu về mặt
cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng, không gian và điều kiện làm việc từ các
phòng ban, đơn vị trong cơ quan. Sau đó, văn phòng phải lập kế hoạch về nhu cầu,
dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm và quản lý việc sử dụng cơ sở vật chất sao cho đạt
hiệu quả cao nhất.
11. Tổ chức, đảm bảo công tác lễ tân, lễ nghi khánh tiết
12. Tổ chức, đảm bảo công tác an ninh, trật tự, phòng chống thiên tai,
cháy nổ
13. Thực hiện các nhiệm vụ khác.

 Theo ý kiến của cá nhân em thì nhiệm vụ “Tổ chức thu thập xử lý và
đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý” là nhiệm vụ quan
trọng nhất của văn phòng cơ quan. Bởi thông tin đóng vai trò quan
trọng góp phần xây dựng cơ cấu quản lý, tổ chức bộ máy quản lý, theo
dõi tiến trình làm việc…thông tin phải chính xác, chân thực thì mới có
thể tìm ra hướng giải quyết hay đề xuất thích hợp để phát triển, hiệu
quả, tối ưu hóa quá trình làm việc.

Câu 6: Hiện nay văn phòng các cơ quan nói chung hoạt động theo
những nguyên tắc nào? Phân tích và cho ví dụ minh họa.
 CVP đứng đầu và chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo CQ
CVP người có thẩm quyền
quyết định mọi công viêc của
Thủ VP
trưởng
CVP chịu trách nhiệm cao nhất
lãnh về hoạt động của văn phòng
đạo/
thứ
CVP giao quyền, ủy quyền,
bậc phân công công việc
hành
chính trưởng đơn vị trực tiếp QL,
NGUYÊN SD cán bộ thuộc quyền QL,
TẮC chịu trách nhiệm trước CVP
nhân viên VP tuân theo mọi
HOẠT ĐỘNG sự chỉ đạo, QL của lãnh đạo,
CỦA tuân thủ quyết định của CQ,
VĂN PHÒNG VP
phòng, ban cá nhân trong VP
liên kết với nhau để thực hiện
mục tiêu chung của VP
Quan
hệ nhiều trường hợp, cán bộ VP
liên hệ trực tiếp với lãnh đạo
phối CQ sau đó mới báo cáo CVP
hợp
phốI hợp các phòng chuyên
môn trong CQ để thực hiện
các nhiệm vụ chung của CQ

Câu 7: Hiện nay có những loại hình văn phòng nào? nêu cơ cấu tổ chức
của các loại hình văn phòng đó.
1. Văn phòng cấp Ủy đảng, các tổ chức chính trị xã hội
Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền, lãnh đạo nhân dân tiến hành
sự nghiệp cách mạng. Hệ thống tổ chức Đảng được thiết lập tương đương với hệ
thống tổ chức hành chính của Nhà nước từ Trung ương tới địa phương. Để thực
hiện tốt nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện, ở mỗi cấp ủy đều có các đơn vị giúp việc,
trong đó có văn phòng (gọi là văn phòng cấp ủy Đảng).
 Văn phòng cấp ủy là đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức của Đảng Cộng
sản Việt Nam từ Trung ương đến địa phương như: Văn phòng Trung ương, văn
phòng Tỉnh ủy (Thành ủy), văn phòng Huyện ủy (Quận ủy), văn phòng Đảng ủy xã.
Cơ cầu tổ chức văn phòng cấp ủy
Để thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ nêu trên, cơ cấu văn phòng cấp
ủy (trừ cấp xã) thường gồm các bộ phận sau:
 Bộ phận hành chính: Giúp lãnh đạo văn phòng quản lý và thực hiện
công tác văn thư, cơ yếu, in ấn tài liệu, thư từ, truyền thanh, quản lý
hồ sơ cán bộ văn phòng.
 Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ, có nhiệm vụ
nghiên cứu tổng hợp giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi, tổng hợp tình
hình phục vụ sự lãnh đạo của cấp ủy. Mỗi chuyên viên được phân
theo từng lĩnh vực công việc (Kinh tế, văn hóa, xã hội…) và theo dõi
các tổ chức cơ sở Đảng cấp dưới.
 Bộ phận quản trị: Giúp chánh văn phòng quản lý và thực hiện công
tác kế toán, thủ quỹ, thủ kho, tạp vụ, điện nước, lái xe, quản lý nhà
khách, công tác chăm lo đời sống vật chất và tình thần cho cán bộ
nhân viên cơ quan.
 Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động
của cơ quan để phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu
trữ các tài liệu theo quy định và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng
dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ
phận của cơ quan.
 Bộ phận tài vụ (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): Dự trù
kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát
và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
Để quản lý điều hành công tác văn phòng có chánh văn phòng và các phó
chánh văn phòng giúp việc. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Ban chấp
hành, Ban Thường vụ về lãnh đạo và điều hành toàn diện các mặt công tác của văn
phòng. Giúp việc cho chánh văn phòng về những việc được phân công và giải
quyết, một số công việc khi được sự ủy nhiệm của chánh văn phòng.
2. Văn phòng cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung
Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có chức năng
quản lý Nhà nước ở tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi cả
nước hoặc trên một đơn vị hành chính. Các cơ quan này bao gồm: Chính phủ,
UBND các cấp. Riêng với văn phòng Chính phủ có cơ cấu tổ chức rất lớn với các
vụ, phòng, ban…Sau đây là cơ cấu tổ chức của UBND cấp tỉnh, huyện.
Với chức năng, nhiệm vụ nêu trên, văn phòng của UBND cấp tỉnh, huyện
thường được tổ chức gồm các bộ phận sau:
- Bộ phận hành chính – tổ chức có nhiệm vụ:
+ Công tác văn thư.
+ Quản lý và cấp phát các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giây công tác
thuộc thẩm quyền được giao.
+ Công tác thông tin liên lạc.
+ Tổng đài điện thoại.
+ Công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy.
+ Công tác quản trị nhân sự cơ quan văn phòng.
- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp có nhiệm vụ: Theo dõi tổng hợp tình
hình hoạt động của các ngành, các lĩnh vực (công nghiệp, nông
nghiệp, văn hóa xã hội…), các cấp các đơn vị thuộc phạm vi quản
lý của UB; tổng hợp tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết với chánh
văn phòng và lãnh đạo cơ quan. Đề xuất ý kiến về nội dung
chương trình công tác giúp chánh văn phòng chuẩn bị báo cáo cho
lãnh đạo, chuẩn bị nội dung các cuộc họp, rà soát, chỉnh lý, sửa đổi
các dự thảo văn bản do các cơ quan chuyên môn và cấp dưới gửi
lên. Bộ phận này có thể chia thành các tổ, nhóm và cán bộ theo dõi
các lĩnh vực công tác của UBND. Cán bộ tổng hợp được dự các
 cuộc họp của lãnh đạo, các cuộc họp của các ban ngành, các
UBND cấp dưới trong phạm vi vấn đề được phân công theo dõi.
- Bộ phận quản trị - tài vụ có nhiệm vụ:
+ Thực hiện công tác tài vụ kế toán;
+ Lập kế hoạch mua sắm và quản lý sử dụng các trang thiết bị dụng cụ, nhà
cửa phục vụ cho các hoạt động của UB và văn phòng;
+ Bảo đảm các điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật cho lãnh đạo và các
bộ phận chức năng khi tổ chức các cuộc họp, các chuyến đi công tác;
+ Quản lý nhà khách;
+ Công tác y tế.
- Bộ phận lưu trữ: Có thể thành lập phòng hoặc trung tâm lưu trữ
đối với cấp tỉnh, thành phố; còn cấp huyện thì có thể bố trí cán bộ
chuyên trách làm công tác lưu trữ. Bộ phận này có nhiệm vụ:
+ Tổ chức công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu);
+ Tổ chức ứng dụng khoa học, công nghệ hiện đại vào công tác lưu trữ;
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ lưu trữ;
+ Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ sở vật chất cho công tác
lưu trữ;
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê Nhà nước về tài liệu lưu trữ lên cơ
quan lưu trữ cấp trên.
Lãnh đạo văn phòng UBND các cấp là chánh văn phòng. Chánh văn phòng
chịu trách nhiệm trước UBND về tổ chức điều hành toàn bộ công tác của văn
phòng. Chánh văn phòng có thể có một số cấp phó giúp việc được phân công theo
dõi một số lĩnh vực công tác.
3. Văn phòng của cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng
Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền riêng là những cơ quan có chức năng quản
lý Nhà nước trong phạm vi ngành, lĩnh vực như: Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ, các cơ quan chuyên môn của UBND các cấp.
 Về tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng, mỗi cơ quan nói trên đều có
văn phòng (hoặc phòng hành chính – quản trị) làm công tác văn phòng.
Tùy khối lượng công việc cụ thể, quy mô mà cơ cấu tổ chức của văn phòng
có thể khác nhau nhưng thường bao gồm các bộ phận:
- Bộ phận hành chính tổng hợp:
+ Công tác tổng hợp thi đua;
+ Công tác văn thư đánh máy;
+ Công tác lưu trữ;
+ Tiếp khách;
+ Tạp vụ;
+ Bảo vệ.
- Bộ phận quản trị:
+ Quản lý nhà cửa, cơ sở vật chất trang thiết bị;
+ Điện nước;
+ Phương tiện giao thông;
+ Kế toán, tài vụ.
Lãnh đạo văn phòng là chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm
trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác của văn phòng. Chánh văn phòng có
thể có một hoặc một số cấp phó giúp việc được phân công theo dõi một số công
việc của văn phòng.
4. Văn phòng doanh nghiệp
Doanh nghiệp là đơn vị được thành lập để thực hiện chức năng kinh doanh.
Để giúp cho HĐQT, giám đốc (tổng giám đốc) tổ chức, quản lý điều hành mọi hoạt
động của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải thiết lập một bộ máy quản trị phù
hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô và những điều kiện cụ thể của mỗi doanh
nghiệp. Trong cơ cấu bộ máy quản trị của doanh nghiệp, không thể thiếu một bộ
phận làm công tác văn phòng. Tùy theo tình hình cụ thể mà bộ phận này được tổ
chức với quy mô và tên gọi khác nhau như: văn phòng Tổng công ty, văn phòng
công ty, phòng Hành chính quản trị, phòng Hành chính – tổ chức… hoặc chỉ có một
hoặc một số nhân viên làm công tác văn phòng (đối với doanh nghiệp tư nhân có
quy mô nhỏ). Trong phần này, chúng tôi đề cập đến cơ cấu tổ chức của văn phòng ở
doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa.
Để thực hiện những nhiệm vụ trên, mô hình tổ chức của văn phòng các
doanh nghiệp cũng có thể khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chung nhất thường
gồm:
- Bộ phận hành chính tổng hợp có nhiệm vụ:
+ Công tác thông tin tổng hợp;
+ Công tác văn thư;
+Thi đua khen thưởng;
+Lễ tân khánh tiết;
+ Bảo vệ…
- Bộ phận quản trị có nhiệm vụ:
+ Công tác quản lý nhà cửa, phương tiện đi lại;
+Điện nước;
+Y tế;
+Phòng cháy chữa cháy…
Ngoài ra ở các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần, văn
phòng còn có thể bao gồm các phòng chuyên môn như: Phòng tài chính – kế toán,
phòng kế hoạch thống kê.
5. Văn phòng cơ quan hành chính sự nghiệp
Cơ quan hành chính sự nghiệp là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà
nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp
luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước (Điều
9 – Luật Viên chức). Các cơ quan này chủ yếu hoạt động trong các lĩnh vực y tế,
giáo dục, văn hóa, thể thao, khoa học công nghệ,…
 Câu 8: Phân biệt điểm khác nhau giữa chức năng của văn phòng với
chức năng của các đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan. Cho ví dụ minh
họa.
Chức năng của văn phòng: Tham mưu và tổng hợp; đảm bảo hậu cần
Chức năng của các đơn vị chuyên môn khác: Tham mưu và thực hiện đúng
chuyên môn lĩnh vực đảm nhận

Câu 9: So sánh sự giống nhau và khác nhau cơ bản giữa văn phòng
doanh nghiệp với các cơ quan hành chính nhà nước?
1. Văn phòng doanh nghiệp
Doanh nghiệp là đơn vị được thành lập để thực hiện chức năng kinh doanh.
Để giúp cho HĐQT, giám đốc (tổng giám đốc) tổ chức, quản lý điều hành mọi hoạt
động của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải thiết lập một bộ máy quản trị phù
hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô và những điều kiện cụ thể của mỗi doanh
nghiệp. Trong cơ cấu bộ máy quản trị của doanh nghiệp, không thể thiếu một bộ
phận làm công tác văn phòng. Tùy theo tình hình cụ thể mà bộ phận này được tổ
chức với quy mô và tên gọi khác nhau như: văn phòng Tổng công ty, văn phòng
công ty, phòng Hành chính quản trị, phòng Hành chính – tổ chức… hoặc chỉ có một
hoặc một số nhân viên làm công tác văn phòng (đối với doanh nghiệp tư nhân có
quy mô nhỏ). Trong phần này, chúng tôi đề cập đến cơ cấu tổ chức của văn phòng ở
doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa.
Chức năng, nhiệm vụ
Cơ sở để xác định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp là chức
năng nhiệm vụ của doanh nghiệp. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp là xử lý
thông tin yểm trợ hành chính giúp cho hội đồng quản trị và tổng giám đốc (giám
đốc) quản lý điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Với chức năng trên, văn phòng có những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của doanh
nghiệp. Xây dựng kế hoạch, lịch công tác của HĐQT, tổng giám
 đốc (giám đốc). Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương
trình kế hoạch công tác;
- Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời chính xác
phục vụ cho công tác quản lý điều hành của HĐQT và tổng giám
đốc (giám đốc);
- Truyền đạt các nghị quyết của HĐQT, các quyết định, các chỉ thị
của tổng giám đốc (giám đốc) đến mọi người, mọi bộ phận trong
doanh nghiệp;
- Biên tập các bản báo cáo thường kỳ của DN và các văn bản khác
được HĐQT và tổng giám đốc (giám đốc) giao;
- Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ;
- Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp của HĐQT, lãnh đạo doanh nghiệp,
các chuyến đi công tác của lãnh đạo;
- Thực hiện công tác bảo vệ, lễ tân, tạp vụ;
- Bảo đảm các yếu tố vật chất cho HĐQT, lãnh đạo DN và cơ quan
DN làm việc;
- Phối hợp với công đoàn chăm lo đời sống vật chất, văn hóa, tinh
thần cho cán bộ nhân viên, tuyên truyền giáo dục truyền thống cho
mọi người.
Ngoài những nhiệm vụ cơ bản trên, tùy theo đặc điểm cụ thể mà văn phòng
có thể được giao thêm những nhiệm vụ khác, Ví dụ với văn phòng của các tập đoàn
kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần còn phải thực hiện các nhiệm vụ như:
công tác kế toán, công tác tài chính, công tác kế hoạch, thống kê, công tác quản trị
nhân sự, quản lý cổ đông…
Cơ cấu tổ chức
Để thực hiện những nhiệm vụ trên, mô hình tổ chức của văn phòng các
doanh nghiệp cũng có thể khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chung nhất thường
gồm:
- Bộ phận hành chính tổng hợp có nhiệm vụ:
 + Công tác thông tin tổng hợp;
+ Công tác văn thư;
+Thi đua khen thưởng;
+Lễ tân khánh tiết;
+ Bảo vệ…
- Bộ phận quản trị có nhiệm vụ:
+ Công tác quản lý nhà cửa, phương tiện đi lại;
+Điện nước;
+Y tế:
+Phòng cháy chữa cháy…
Ngoài ra ở các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần, văn
phòng còn có thể bao gồm các phòng chuyên môn như: Phòng tài chính – kế toán,
phòng kế hoạch thống kê.
2. Văn phòng cơ quan Nhà nước
Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có chức năng
quản lý Nhà nước ở tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi cả
nước hoặc trên một đơn vị hành chính. Các cơ quan này bao gồm: Chính phủ,
UBND các cấp. Riêng với văn phòng Chính phủ có cơ cấu tổ chức rất lớn với các
vụ, phòng, ban…Sau đây là cơ cấu tổ chức của UBND cấp tỉnh, huyện.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND
Văn phòng UBND tỉnh và huyện là cơ quan tham mưu, phục vụ sự quản lý
tập trung, thống nhất mọi lĩnh vực của UBND trên địa bàn tỉnh, huyện. Với chức
năng trên, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của HĐND và UBND,
lịch công tác của thường trực UBND; giúp ủy ban theo dõi việc
thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị
trực thuộc;
 - Giúp UBND theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND
cấp dưới trong việc chuẩn bị các đề án, tham gia xây dựng các đề
án trình UB duyệt;
- Tổ chức truyền đạt các nghị quyết của HĐND, các quyết định của
HĐND cấp dưới trong việc chuẩn bị các đề án, tham gia xây dựng
các đề án trình UB duyệt;
- Đề xuất với Chủ tịch UBND những vấn đề về chủ trương, chính
sách, biện pháp quản lý cần giao cho các cơ quan chuyên môn
nghiên cứu. Trình Chủ tịch UBND xem xét quyết định;
- Tổ chức các cuộc họp của UB, Chủ tịch UBND.
- Tổ chức tiếp nhận đơn thư và giải quyết các khiếu nại tố cáo của
dân;
- Tổ chức công tác thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp
thời đầy đủ, chính xác các mặt công tác của địa phương, phục vụ
cho công tác quản lý, lãnh đạo của UBND;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UB, quản lý và
hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư ở các ngành, các cấp thuộc
quyền quản lý của UB; trực tiếp thực hiện công tác văn thư ở UB;
- Quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ ở các cấp ngành
thuộc quyền quản lý của UB. Trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ
ở cơ quan UB;
- Tổ chức thực hiện các mối quan hệ giữa UBND với các ban của
UBND, mặt trận Tổ quốc với các tổ chức quần chúng;
- Bảo đảm các điều kiện về vật chất cho hoạt động của HĐND và
UBND, quản lý lao động thuộc biên chế văn phòng, quản lý sử
dụng tài khoản, tài sản được giao.
Cơ cấu tổ chức
Với chức năng, nhiệm vụ nêu trên, văn phòng của UBND cấp tỉnh, huyện
thường được tổ chức gồm các bộ phận sau:
 - Bộ phận hành chính – tổ chức có nhiệm vụ:
+ Công tác văn thư.
+ Quản lý và cấp phát các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giây công tác
thuộc thẩm quyền được giao.
+ Công tác thông tin liên lạc.
+ Tổng đài điện thoại.
+ Công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy.
+ Công tác quản trị nhân sự cơ quan văn phòng.
- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp có nhiệm vụ: Theo dõi tổng hợp tình
hình hoạt động của các ngành, các lĩnh vực (công nghiệp, nông
nghiệp, văn hóa xã hội…), các cấp các đơn vị thuộc phạm vi quản
lý của UB; tổng hợp tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết với chánh
văn phòng và lãnh đạo cơ quan. Đề xuất ý kiến về nội dung
chương trình công tác giúp chánh văn phòng chuẩn bị báo cáo cho
lãnh đạo, chuẩn bị nội dung các cuộc họp, rà soát, chỉnh lý, sửa đổi
các dự thảo văn bản do các cơ quan chuyên môn và cấp dưới gửi
lên. Bộ phận này có thể chia thành các tổ, nhóm và cán bộ theo dõi
các lĩnh vực công tác của UBND. Cán bộ tổng hợp được dự các
cuộc họp của lãnh đạo, các cuộc họp của các ban ngành, các
UBND cấp dưới trong phạm vi vấn đề được phân công theo dõi.
- Bộ phận quản trị - tài vụ có nhiệm vụ:
+ Thực hiện công tác tài vụ kế toán;
+ Lập kế hoạch mua sắm và quản lý sử dụng các trang thiết bị dụng cụ, nhà
cửa phục vụ cho các hoạt động của UB và văn phòng;
+ Bảo đảm các điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật cho lãnh đạo và các
bộ phận chức năng khi tổ chức các cuộc họp, các chuyến đi công tác;
+ Quản lý nhà khách;
+ Công tác y tế.
 - Bộ phận lưu trữ: Có thể thành lập phòng hoặc trung tâm lưu trữ
đối với cấp tỉnh, thành phố; còn cấp huyện thì có thể bố trí cán bộ
chuyên trách làm công tác lưu trữ. Bộ phận này có nhiệm vụ:
+ Tổ chức công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu);
+ Tổ chức ứng dụng khoa học, công nghệ hiện đại vào công tác lưu trữ;
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ lưu trữ;
+ Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ sở vật chất cho công tác
lưu trữ;
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê Nhà nước về tài liệu lưu trữ lên cơ
quan lưu trữ cấp trên.
Lãnh đạo văn phòng UBND các cấp là chánh văn phòng. Chánh văn phòng
chịu trách nhiệm trước UBND về tổ chức điều hành toàn bộ công tác của văn
phòng. Chánh văn phòng có thể có một số cấp phó giúp việc được phân công theo
dõi một số lĩnh vực công tác.

Câu 10: Phân tích khái niệm Quản trị văn phòng, nhà quản trị văn
phòng Cho ví dụ minh hoạ.
Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ
thể quản trị đến đối tượng quản trị trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đề ra.
Từ định nghĩa quản trị văn phòng nêu trên, quản trị văn phòng bao hàm hai
nội dung: quản lý công tác văn phòng và lãnh đạo văn phòng trong cơ quan, đơn vị.
Ở mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều bộ phận mà mỗi bộ phận có chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn độc lập với nhau; song để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ
của mình, các bộ phận đểu phải thực hiện công tác văn phòng. Công tác văn phòng
có ở tất cả các nơi trong cơ quan, công tác đó phải được quản lý thực hiện thống
nhất trong toàn cơ quan để nâng cao hiệu quả.
Nhà quản trị văn phòng là người thực hiện chức năng quản trị các nghiệp vụ
hành chính cũng như các nguồn lực trong văn phòng nhằm hỗ trợ việc thực hiện các
mục tiêu chung của tổ chức.
 Trong mỗi đơn vị, tổ chức thường có một bộ phận làm công tác hành chính
văn phòng. Để điều hành bộ phận này, thủ trưởng đơn vị cần phải bổ nhiệm người
phụ trách, đó chính là chánh văn phòng.
Chánh văn phòng là người do thủ trưởng đơn vị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm
trước thủ trưởng về mọi hoạt động của văn phòng.
Chánh văn phòng điều hành mọi hoạt động của văn phòng theo chế độ một
thủ trưởng. Chánh văn phòng là đấu mối trong mối quan hệ giữa thủ trưởng với các
bộ phận khác trong đơn vị đảm bảo cho mọi hoạt động được thực hiện thông suốt.
Chánh văn phòng có vai trò, vị trí khác nhau tùy theo tổ chức của đơn vị và
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Văn phòng các đơn vị có thể có các phó chánh văn phòng để giúp việc cho
chánh văn phòng trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

Câu 11: Phân tích vai trò của nhà quản trị văn phòng. Vai trò nào là
quan trọng nhất?
1. Vai trò lãnh đạo
Lãnh đạo, điều hành là khả năng truyền cảm hứng, gây ảnh hưởng, lôi cuốn
của một người đến những người khác trong tổ chức, xã hội để nhận được sự đồng
thuận và tự nguyện làm theo những sắp đặt nhằm đạt được mục tiêu chung do tổ
chức, xã hội đã đặt ra”. Những hoạt động mà nhà quản trị hay áp dụng để lãnh đạo
là thuyết phục, động viên, chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh, uốn nắn bằng uy tín của bản
thân và gương mẫu đi đầu….Nói cách khác, chức năng lãnh đạo chính là việc ban
hành những quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh….của nhà quản trị văn phòng để điều
hành mọi hoạt động của văn phòng trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm
vụ đã được phân công. Nhà quản trị văn phòng lãnh đạo nhân viên bằng cách phân
công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức bằng động viên (motivation)
nhân viên, phối hợp thông tin sao cho hiệu quả.
Vai trò lãnh đạo của nhà quản trị văn phòng được thể hiện thông qua các
hoạt động:
 Vai trò người giải quyết các xáo trộn
  Vai trò người phân phối tài nguyên
 Vai trò đàm phán
2. Vai trò thông tin
Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn
ngữ, ký hiệu, hình ảnh…hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên
giác quan của con người”.
Trong mỗi cơ quan, đơn vị, thông tin được xem là mạch máu của tổ chức, nó
là chất keo đặc biệt để gắn kết những bộ phận của tổ chức lại với nhau.
Vai trò thông tin của nhà quản trị văn phòng thể hiện qua những nội dung
sau:
 Vai trò thu thập, theo dõi và xử lý các thông tin
 Vai trò truyền đạt thông tin: Truyền đạt thông tin nội bộ, truyền đạt
thông tin ra bên ngoài
3. Vai trò đại diện
Thực hiện nhiệm vụ là người phát ngôn căn cứ theo quyết định của của
Trưởng cơ quan, đơn vị, trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về hoạt động của
Trang tin điện tử của cơ quan. Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng còn thường xuyên
tham gia các trương trình, sự kiện với tư cách là người đại diện cơ quan, đơn vị.
Lãnh đạo văn phòng là người trực tiếp tham gia đón tiếp các vị khách quý, quan
trọng tới làm việc tại cơ quan đơn vị.
Được ký thừa lệnh Thủ trưởng để đôn đốc các đơn vị trong ngành, các phòng
ban thuộc cơ quan, đơn vị thực hiện một số công việc cụ thể sau khi có ý kiến chỉ
đạo của Thủ trưởng cơ quan.
4. Vai trò liên kết
Vai trò liên kết của lãnh đạo Văn phòng được thể hiện thông qua một số
công việc sau:

Văn phòng thường xuyên liên kết, phối hợp với các bộ phận chuyên môn
trong cơ quan, đơn vị để thực hiện công việc chung của cơ quan (xây dựng kế hoạch
làm việc; tổ chức hội họp; theo dõi, đôn đốc thực hiện công việc của Thủ trưởng
đơn vị giao…);
Lãnh đạo Văn phòng thường xuyên giữ mối liên hệ công việc với văn phòng
cơ quan cấp trên, cấp dưới tạo ra sự liên kết trong công việc giữa các cấp; Lãnh đạo
văn phòng thường xuyên phát động, chỉ đạo các hoạt động tập thể cho cán bộ, nhân
viên trong tổ chức nhằm tăng cường tình đoàn kết và hiểu biết lẫn nhau góp phần
tạo thuận lợi cho quá trình giải quyết công việc. Vai trò liên kết

Câu 12: Nhà Quản trị văn phòng cần đảm bảo những nhóm tiêu chuẩn
gì?
Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng là những quy định, yêu cầu về phẩm chất
đạo đức, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng dùng làm chuẩn để đánh giá toàn diện nhà
quản trị văn phòng nhằm nâng cao khả năng và hiệu quả công việc của nhà quản trị.
Mỗi cơ quan, đơn vị khác nhau xây dựng tiêu chuẩn khác nhau cho vị trí của nhà
quản trị văn phòng.
Nhà Quản trị văn phòng cần đảm bảo 4 nhóm tiêu chuẩn sau đây:
1. Nhóm tiêu chuẩn trình độ chuyên môn
Nhà quản trị hành chính văn phòng phải là người được đào tạo bài bản về
chuyên môn hành chính văn phòng; Là người am hiểu về chuyên sâu về nghiệp vụ
hành chính văn phòng nói chung, cụ thể của cơ quan, đơn vị đó nói riêng. Ngoài ra
cần phải trang bị những kiến thức chuyên môn khác phù hợp với chức năng và
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị (nhà quản trị văn phòng thường xuyên làm công tác
tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo cơ quan, theo dõi, đôn đốc các bộ phận trong việc
thực hiện nhiệm vụ chuyên môn).
2. Nhóm tiêu chuẩn về kỹ năng nghiệp vụ hành chính
Nhà quản trị văn phòng phải có các kỹ năng nghiệp vụ hành chính cơ bản
sau:
 Kỹ năng tham mưu tổng hợp
 Kỹ năng soạn thảo văn bản
 Kỹ năng thu thập và quản lý thông tin
  Kỹ năng kiểm tra, giám sát.
3. Nhóm tiêu chuẩn phẩm chất đạo đức
 Tôn trọng pháp luật và giá trị đạo đức dân tộc
 Luôn tôn trọng đồng nghiệp
 Công bằng, khách quan
 Trung thực
4. Nhóm tiêu chuẩn về các kỹ năng mềm
Kỹ năng mềm là nhóm kỹ năng ngoài những kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ
thuần túy. Kỹ năng mềm hỗ trợ nhà quản trị văn phòng thực hiện tốt nhất kỹ năng
chuyên môn, nghiệp vụ, đưa nhà quản trị văn phòng lên hai chữ chuyên nghiệp.
 Kỹ năng thuyết trình
 Kỹ năng giao tiếp
 Kỹ năng kiềm chế cảm xúc
 Kỹ năng ứng dụng tin học

Câu 13: Trình bày các chức năng của quản trị văn phòng.
Quản trị văn phòng có 5 chức năng cơ bản, thường những chức năng này
hoạt động lần lượt, tác động qua lại lẫn nhau:
 n đ
ạcứ
o
h ăg
h
ịn
g Q
n
tro P
V
T
ich tro
sák gểm
n căQ
a,ứ
Tgiám
P
V n V
ứ
ch
T
Q ổ g
ăg
n
ctro
ứ
P
n àn
cứ
h
iều
đ ,ăg
h tch rịn
ản
u
q căg
âứ
h
đ V
h
lãn
T
Q trn g
ạo
P sự V
T
Q g
n
tro
P

Câu 14: Phân tích khái niệm và ý nghĩa của hoạch định trong quản trị
văn phòng.
Hoạch định trong văn phòng là quá trình lập kế hoạch cho các công việc
hành chính văn phòng nhằm quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đó được
hiệu quả.
Nhận định trên cho thấy kế hoạch có vai trò sống còn trong quá trình hình
thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức. Việc hoạch định giúp cho tổ chức
xác định rõ ràng mục tiêu và cách thức, phương pháp, lộ trình để thực hiện mục
tiêu đó trong điều kiện có thực của cơ quan, đơn vị. Trong cơ quan đơn vị, bất kỳ
cấp quản trị nào cũng phải có hoạch định. Tuy nhiên, tùy vào cấp quản trị tính
chất của hoạch định là khác nhau (quản trị cấp cao hoạch định mang tính chất
chiến lược, quản trị cấp càng thấp hoạch định càng mang tính chất tác vụ, tác
nghiệp).
Ý nghĩa của hoạch định:
 Hoạch định giúp cho nhà quản trị văn phòng luôn chủ động trong việc quản
lý, điều hành và tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong mối
quan hệ tương tác với các phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức.
Hoạch định giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị. Thông qua hoạch
định, mục tiêu quản trị được xác định rõ ràng, các biện pháp thực hiện được đề ra
một cách hợp lý, các nguồn lực được chuẩn bị và tổ chức sử dụng một cách chặt chẽ
nhằm mục đích cuối cùng là hoàn thành nhiệm vụ. Vì vậy, kết quả của hoạch định
là tiền đề quan trọng cho việc thực hiện các chức năng: tổ chức thực hiện, điều hành
lãnh đạo và kiểm tra giám sát thực hiện.
Giúp nhà quản trị văn phòng tư duy một cách có hệ thống để dự đoán và đề
phòng những bất chắc, rủi ro hoặc những cơ hội để từ đó chủ động có những
phương án dự phòng hiệu quả.
Giúp nhà quả trị tổ chức sử dụng và phối hợp có hiệu quả các nguồn lực của
cơ quan đơn vị, góp phần tiết kiệm chi phí phát sinh đồng thời nâng cao hiệu quả
công việc.
Hoạch định giúp nhà quản trị xác định chính xác các mục tiêu quan trọng,
mục tiêu trọng điểm của văn phòng và của cơ quan. Tránh việc bị lạc hướng mục
tiêu hoặc tập trung nguồn lực vào mục tiêu thứ yếu.
Bản hoạch định công việc như một thước đo giúp nhà quản lý kiểm tra,
đánh giá tiến độ và mức độ hoàn thành công việc trên lộ trình hướng tới mục tiêu
của tổ chức. Hơn nữa, thông qua hoạch định giúp nhà quản lý có thể đánh giá được
năng lực làm việc của từng nhân sự trong văn phòng thông qua kết quả hoàn thành
công việc cá nhân so với kế hoạch đề ra.
Hoạch định là chức năng đầu tiên và cũng được coi là quan trọng nhất trong
hoạt động quản trị. Hoạch định giúp nhà quản lý thấy được mục tiêu của tổ chức,
các nguồn lực cần thiết và cách thức cũng như lộ trình thực hiện mục tiêu đó. Hoạch
định giúp tổ chức tiết kiệm và đạt được mục tiêu một cách nhanh và an toàn nhất.

Câu 15: Phân tích nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng.
1. Phân loại hoạch định:
 Hoạch định chiến lược (Strategic planning): Hoạch định chiến lược là
hoạch định tương lai cho một cơ quan, tổ chức, thường là 5 hay 10 năm. Quản trị
viên trước hết đặt vấn đề tổng quát, sau đó nghiên cứu môi trường bên ngoài, rồi
định hướng cho tổ chức. Hoạch định khởi đầu từ việc xác định sứ mạng của
tổ chức, sau đó mới đặt mục tiêu, khai triển kế hoạch thực hiện mục tiêu, lập kế
hoạch phụ để yểm trợ kế hoạch chủ yếu của tổ chức. Khi xác định sứ mạng của tổ
chức, quản trị viên cần lưu ý tới ba yếu tố qua trọng là lịch sử của tổ chức, sản phẩm
đặc trưng hay đặc thù của tổ chức và những ảnh hưởng của tổ chức trên môi trường.
Vì vậy, sứ mạng phải nhắm đến thị trường hoặc môi trường hơn là sản phẩm, sứ
mạng phải mang tính khả thi, động viên và đặc thù
Hoạch định chiến thuật (Tactical planning): Là kế hoạch tổng quát cho các
bộ phận chuyên môn, có tính chất trung hạn (từ 1 – 5 năm) do quản trị cấp trung
gian thực hiện.
Hoạch định tác vụ, tác nghiệp (Operation planning): Là kế hoạch cụ thể,
chi tiết cho mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất, dịch vụ (trong đó có hoạch định
HC-VP) do quản trị cấp cơ sở thực hiện, thời gian dưới một năm.
2. Căn cứ của hoạch định
Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước;
Các chỉ tiêu của nhà nước, quyết định của cấp trên trực tiếp;
Yêu cầu của thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức
năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan;

Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, cần quan tâm nghiên cứu các vấn đề sau:
 Tình hình giao dịch với các cơ quan khác;
 Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức, công sở, sự thay đổi nhân
sự (lãnh đạo, biên chế)
  Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
3. Nội dung của hoạch định trong hành chính văn phòng
 Xác định công việc cần thực hiện (what)
 Tại sao cần thực hiện công việc đó (why)
 Thời gian thực hiện (when)
 Địa điểm thực hiện (where)
 Biện pháp thực hiện (how)
 Đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện (who)
Khi tiến hành hoạch định, người chịu trách nhiệm cần xác định rõ ràng sáu
yếu tố trên và tính toán, cân nhắc những điểm hợp lý nhất, từ đó xây dựng được bản
kế hoạch có tính khả thi cao, dễ áp dụng, quản lý và kiểm soát cho việc hoàn thành
nhiệm vụ.
Hoạch định trong văn phòng tập trung vào các nội dung công việc sau:
 Xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan, của văn phòng;
 Xây dựng lịch công tác hàng tuần, tháng, quý năm trong nhiều năm;
 Lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp, hội nghị, lễ kỷ niệm …trong
doanh nghiệp;
 Lập kế hoạch tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo và các thành
viên trong doanh nghiệp;
 Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện cơ sở vật
chất phục vụ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
4. Quy trình lập kế hoạch trong văn phòng
Bước 1: Xác định mục đích hay những công việc cần giải quyết
Bước 2: Thu thập thông tin, khảo sát, đánh giá tình hình có liên quan. Đánh
giá các điều kiện thực thi
Bước 3: Dự thảo bản kế hoạch, xây dựng các phương án lựa chọn
Bước 4: Lấy ý kiến hoặc trình phê duyệt
 Bước 5: Hoàn chỉnh bản kế hoạch chính thức và trình ký phê duyệt chính
thức
Bước 6: Tổ chức thực hiện và theo dõi việc thi hành
Bước 7: Đánh giá kết quả thực hiện
5. Các công cụ hoạch định
Các công việc ghi trên giấy tờ đều là công việc hoạch định HCVP, dưới đây
là những công cụ hoạch định mà ai cũng phải thực hiện để lên kế hoạch và lịch công
tác hàng ngày.
Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay (things to do today) kèm theo
ô kiểm tra xem đã thực hiện được hay chưa.
Bảng kế hoạch công việc trong tuần (job task list) xếp theo thứ tự tầm quan
trọng và các ô cần phải làm ngay (must do) và nên làm (nice to do)
Lịch thời biểu hàng ngày (daily time log) bao gồm các cột ghi giờ (time),
hoạt động (activity), tầm quan trọng (importance), cột kiểm tra các gián đoạn
(interruption), cột đánh dấu đích thân mình thực hiện (personal) hay người khác
(other).
Bên cạnh các công cụ nêu trên, các công cụ hỗ trợ khác như: lịch treo tường,
lịch bàn, nhật ký, sổ tay…

Câu 16: Phân tích khái niệm, mục đích, ý nghĩa của chức năng tổ chức
trong quản trị văn phòng
Chức năng tổ chức trong văn phòng được hiểu theo nghĩa động từ, là việc
xây dựng và thiết kế cơ cấu tổ chức của văn phòng bao gồm các đơn vị, các cá nhân
với chức năng, nhiệm vụ khác nhau và cơ chế hoạt động nhằm thực hiện hiệu quả
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Chức năng tổ chức được thực hiện dựa trên những chức năng, nhiệm vụ và
nguồn nhân lực của văn phòng. Chức năng tổ chức của văn phòng được đánh giá là
có hiệu quả khi với nguồn lực con người, vật lực ít nhất, cơ cấu gọn nhẹ nhưng hiệu
suất và chất lượng công việc cao.
 Ý nghĩa: Tổ chức là chức năng thứ hai của quản trị văn phòng, đây là một
chức năng quan trọng. Chức năng tổ chức mang ý nghĩa là hoạt động chuẩn bị mọi
điều kiện để có thể thực hiện tốt nhất những mục tiêu mà chức năng hoạch định đã
chỉ ra. Chức năng tổ chức mang những ý nghĩa cụ thể sau:
 Tổ chức giúp cung cấp dịch vụ hành chính cho các bộ phận khác của
cơ quan một cách có hiệu quả và ít tốn kém nhất.
 Tổ chức giúp cho mỗi thành viên trong văn phòng thấy được vị trí, vai
trò và hiểu đúng bổn phận của mình trong phòng, tổ chức. Qua đó,
thấy được mối liên hệ của mình với các cấp quản trị cũng như các
phòng ban, nhân sự khác.
 Tổ chức giúp gắn kết một cách có hiệu quả các nguồn lực (nhân lực,
vật lực, tài lực, phương pháp) trong quá trình thực hiện công việc
nhằm đạt hiệu quả cao.
 Tổ chức giúp các văn phòng nói riêng, doanh nghiệp nói chung đáp
ứng được với sự biến động, thay đổi của môi trường kinh doanh.

 Tổ chức giúp nhà quản trị sử dụng đúng người đúng việc, phát huy sở
trường, năng lực cá nhân trong quá trình phân công công việc nhằm
đạt kết quả cao khi thực hiện nhiệm vụ.

Câu 17: Phân tích nội dung của chức năng tổ chức trong quản trị văn
phòng.
1. Các nguyên tắc tổ chức đối với nhà quản trị
 Nguyên tắc về mục tiêu
 Nguyên tắc về chức năng
 Nguyên tắc liên quan đến cá nhân
 Nguyên tắc về trách nhiệm
 Nguyên tắc về báo cáo
 Nguyên tắc về quyền hạn
  Nguyên tắc về ủy quyền
 Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát
 Nguyên tắc điều hành tổ chức
2. Các bước xây dựng tổ chức
B1: Xác định các hoạt động hành chính: Công tác hành chính phụ thuộc vào
quy mô và chiến lược phát triển cũng như ngành nghề hoạt động của mỗi cơ quan,
đơn vị. Việc xác định các hoạt động hành chính giúp nhà quản lý bao quát được
toàn bộ công việc hành chính của cơ quan cần tiến hành thực hiện.
B2: Đánh giá các hoạt động hành chính: Việc đánh giá các hoạt động hành
chính giúp nhà quản lý xác định được những công việc hành chính nào là cơ bản và
thường xuyên diễn ra, công việc hành chính nào là phụ và ít khi diễn ra. Từ đó,
phân chia thời gian thực hiện các công việc và xác định nguồn nhân lực thực hiện
các công việc sao cho đạt hiệu quả cao.
B3: Lập thành các nhóm hoạt động tương quan lại với nhau, gọi là phân chia
phòng ban: Từ việc xác định những hoạt động chính của văn phòng, nhà quản lý
nhóm các đầu công việc có tính chất liên quan và thành lập bộ phận trong văn
phòng có chức năng thực hiện những công việc đó. Các bộ phận được xác định rõ
ràng chức năng, nhiệm vụ cũng như cơ chế phối hợp thực hiện công việc với các bộ
phận chuyên môn khác.
B4: Xác định biên chế phù hợp cho từng bộ phận: Trong văn phòng nói
riêng, cơ quan tổ chức nói chung, con người được coi là nguồn lực có ý nghĩa quan
trọng nhất. Việc xác định nhân sự cho từng bộ phận đảm nhiệm các công việc hành
chính khác nhau của văn phòng có ý nghĩa then chốt. Bố trí nhân sự sao cho công
việc vừa sức và phù hợp với chuyên môn đào tạo, sở trường của từng cá nhân là
điều cần đạt được trong bước này.
B5: Theo dõi các hoạt động: Việc theo dõi các hoạt động hành chính sau khi
cơ cấu tổ chức được xây dựng là điều hết sức có ý nghĩa. Việc giám sát cho phép
nhà quản lý thấy được những thuận lợi, khó khăn cũng như thiếu sót trong việc tổ
chức cơ cấu, công tác hành chính văn phòng từ đó có sự điều chỉnh hợp lý. Các
công cụ hỗ trợ việc theo dõi giám sát có thể bằng trực quan, bảng đánh giá kết quả
hoàn thành công việc.

Câu 18: Phân tích khái niệm và nội dung của chức năng quản trị nhân
sự trong văn phòng.
Quản trị nhân sự được hiểu là quá trình tổ chức và sử dụng nguồn lao động
trong doanh nghiệp nói trung và đối với văn phòng nói riêng một cách có khoa học,
nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực thông qua phân tích công việc, tuyển dụng,
đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và đánh giá kết quả công việc.
Từ định nghĩa trên ta có thể thấy, quản trị nhân sự là một quá trình gồm
nhiều hoạt động có tích chất hệ thống, logic với nhau, hoạt động trước làm tiền đề
cho hoạt động sau. Việc sử khai thác sử dụng luôn luôn gắn liền với đào tạo và phát
triển nguồn nhân lực. Quá trình quản trị nhân lực được đánh giá là có hiệu quả khi
chất lượng công việc cũng như kỹ năng, trình độ của người lao động không ngừng
được nâng cao.
Nội dung:
1. Phân tích công việc: Là một quá trình xác định những công việc cần thực
hiện, tính chất và đặc điểm của mỗi công việc đó, quyền hạn, trách nhiệm và kỹ
năng thực hiện theo yêu cầu của công việc, khi tiến hành phân tích công việc cần
phải biết công việc đó là gì, nó phức tập hay đơn giản. Từ những tính chất của công
việc được xác định dẫn tới những đòi hỏi về chuyên môn, nghiệp vụ cũng như
những kỹ năng cần thiết của nhân sự khi thực hiện công việc đó.
2. Tuyển dụng nhân sự:
Quá trình này có thể được tiến hành theo các bước công việc và trở thành
những thủ tục trong công tác tuyển dụng như sau:
 Chuẩn bị tuyển dụng nhân sự cho công việc mà cơ quan, văn phòng
đang làm
  Tiến hành thông báo về việc tuyển dụng nhân sự (thông qua nhiều
kênh thông tin khác nhau, công cụ là bảng mô tả công việc và tiêu
chuẩn chức danh);
 Thu nhận hồ sơ và tiến hành nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên;
 Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển, sát hạch trình độ chuyên môn, kỹ năng
nghiệp vụ của các ứng viên;
 So sánh, đánh giá và đưa ra quyết định về việc tuyển dụng nhân sự.
3. Đào tạo và phát triển nhân sự:
Đào tạo và phát triển nhân sự vừa là nhu cầu của chính bản thân người lao
động mà còn là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp, tổ chức với những tổ chức
khác. Trong kỷ nguyên công nghệ thông tin toàn cầu phát triển nhanh như vũ bão,
hơn lúc nào hết yêu cầu đào tạo và phát triển nhân sự trở nên cấp thiết như hiện nay.
Đào tạo và phát triển giúp cho chất lượng nhân sự được nâng cao, bắt kịp với đà
phát triển của công nghệ, tránh tình trạng nguồn nhân lực lạc hậu. Những tổ chức
lớn mạnh là những tổ chức sở hữu nguồn nhân lực tài giỏi, đào tạo và phát triển là
một yếu tố quan trong đóng góp vào hai chữ tài giỏi đó.
4. Đãi ngộ nhân sự
Chính sách đãi ngộ về vật chất: Là việc thỏa mãn nhu cầu vật chất của người
lao động thông qua chính sách về lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi xã hội. Chính
sách đãi ngộ về vật chất giúp người lao động thỏa mãn được nhu cơ bản trong cuộc
sống.
Chính sách đãi ngộ về tình thần: Chính sách đãi ngộ về tinh thần có thể kế
đến như: có niềm vui trong công việc; môi trường làm việc hòa đồng vui vẻ; sự
thăng tiến trong công việc; sự chia sẻ niềm vui, nỗi bất hạnh trong cuộc sống; sự
quan tâm, chia sẻ và giúp đỡ khi cần thiết.
5. Đánh giá kết quả công việc:
Đánh giá kết quả công việc là việc so sánh kết quả thực hiện công việc của
nhân sự với chỉ tiêu kế hoạch đặt ra ban đầu. Điều này cho biết nhân sự đã hoàn
thành công việc hay chưa, nếu chưa thì hoàn thành được bao nhiêu %, sai sót ở
công đoạn nào và vì sao. Từ đó, nhà quản lý đưa ra các quyết định:
 Khen thưởng nếu nhân sự đạt thành tích tốt;
 Đào tạo nhân sự nếu nhân sự chưa đáp ứng tốt nhất công việc;
 Sa thải nhân sự nếu nhân sự hoàn toàn không đáp ứng được công việc

Câu 19: Phân tích khái niệm và nội dung của chức năng kiểm tra, giám
sát trong quản trị văn phòng. Cho ví dụ minh họa.
Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng là việc theo dõi, xem xét, đánh giá,
so sánh kết quả hoạt động nghiệp vụ, các cơ chế phối hợp hoạt động, các nguồn lực
của văn phòng với những tiêu chuẩn đã được xác lập nhằm làm cho các đối tượng
đó ngày càng hoàn thiện và góp phần vào thành tựu, mục tiêu chung của cơ quan, tổ
chức.
Theo các định nghĩa trên ta có thể hiểu, kiểm tra giám sát là cả một tiến trình,
không phải là một khâu cố định trong hoạt động quản trị. Tiến trình này được bắt
đầu từ khi kế hoạch công việc của cơ quan được tổ chức thực hiện cho tới khi kế
hoạch công việc kết thúc. Hoạt động kiểm tra, giám sát được thực hiện liên tục với
tất cả các đối tượng tham gia thực hiện kế hoạch của cơ quan, tổ chức.
Nhiệm vụ của kiểm tra hoạt động văn phòng là phải đánh giá, phát hiện được
những sai lệch trong hoạt động văn phòng so với mục tiêu, kế hoạch và tìm kiếm
các cơ hội, tiềm năng có thể khai thác để hoàn thiện, cải tiến, đổi mới không ngừng
mọi yếu tố của hệ thống. Việc thiết lập hệ thống kiểm tra có khả năng cung cấp đầy
đủ thông tin phản hồi về mọi hoạt động của hệ thống một cách nhanh chóng, kịp
thời là công việc rất khó khăn. Các nhà quản lý luôn phải đối mặt với những câu
hỏi: cần kiểm tra cái gì? Các cuộc kiểm tra cần tiến hành thường xuyên tới mức
nào? Trong hoạt động của hệ thống sai lệch, xảy ra ở những đâu sẽ có thể gây tổn
hại nghiêm trọng đến kết quả cuối cùng của hệ thống?
Vì sai lầm có thể sảy ra ở nhiều khâu, nhiều yếu tố, nhiều người trong hệ
thống nên có những nhà quản lý luôn cố gằng kiểm tra mọi yếu tố và hoạt động của
hệ thống một cách thường xuyên. Nếu kiểm tra tràn lan, tùy tiện có thể gây hoang
mang và làm nản lòng những người cấp dưới; làm giảm uy tín của nhà quản lý; gây
lãng phí thời gian, tiền bạc của tổ chức. Vì kiểm tra là phức tạp và tốn kém, có
những nhà quản lý chỉ quan tâm đến những yếu tố dễ đo lường mà bỏ qua những
yếu tố khó đo lường. Đồng thời một số sai lệch so với các tiêu chuẩn có ý nghĩa
tương đối nhỏ, một số khác có tầm quan trọng lớn hơn. Những sai lệch nhỏ trong
hoạt động hay khu vực nào đó có thể quan trọng hơn so với những sai lệch lớn trong
hoạt động hoặc khu vực khác.
Như vậy, xét về nội dung, công tác kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào những
khu vực, những con người có ảnh hưởng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển
tổ chức. Tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu hoạt động quản lý của đơn vị mà tiến
hành kiểm tra các nội dung cho phù hợp.
Kiểm tra số lượng, chất lượng hoạt động văn phòng: Kiểm tra số lượng, chất
lượng hoặt động văn phòng là kiểm tra về số lượng chất lượng công việc hoàn
thành. Đối với những công việc cụ thể cần kiểm tra thông qua các sản phầm làm ra,
thời hạn hoàn thành, những điều kiện dịch vụ, việc thực hiện chế độ, định mức quy
định trong đơn vị. Việc kiểm tra này được thực hiện qua kết quả thu được sau mỗi
quá trình hoạt động.
Kiểm tra về thực hiện cơ chế, trách nhiệm, quyền hạn trong quản trị văn
phòng: Kiểm tra việc thực hiện quyền hạn, trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận có
trong tổ chức đảm bảo điều kiện cho các tổ chức, cá nhân hoàn thành việc được
giao.
Kiểm tra việc thu thập, xử lý thông tin: Kiểm tra thông tin, nội quy, quy chế
là kiểm tra các nội dung định hướng, nội quy, quy chế và tình hình thực hiện chúng.
Đây là việc kiểm tra mang tính tổng quát vì các kế hoạch phát triển. Các nhà quản
lý cần thông tin để điều hành công việc, thiếu hay thông tin sai lệch, không kịp thời
cũng sẽ gây tổn thất cho hoạt động của đơn vị.
Kiểm tra nhân sự, tài chính: Kiểm tra nhân sự trong tổ chức nhằm đảm bảo
để tác động đúng đến nhân viên tổ chức trong mối quan hệ với các yếu tố của tổ
chức. Kiểm tra nhân sự của tổ chức nhằm đưa ra các hình thức kỷ luật, khen thưởng
hợp lý. Đồng thời cũng chính là những thông tin cần thiết để xây dựng các kế hoạch
phát triển sự nghiệp cho nhân viên.
Hiệu quả hoạt động của một tổ chức nói chung và của các doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh nói riêng phụ thuộc vào việc sử dụng vốn, ngân sách của tổ chức.
Tuy nhiên, các cấp tác nghiệp luôn gặp khó khăn để giải quyết mối quan hệ giữa
sản xuất và chi phí. Kiểm tra tài chính nhằm giúp cho các nhà quản lý tác nghiệp
cũng như tổ chức điều hành chi tiêu cho hoạt động sản xuất tốt hơn.

Câu 20: Phân tích khái niệm, ý nghĩa, nội dung của chức năng lãnh đạo
điều hành.
Lãnh đạo, điều hành là khả năng truyền cảm hứng, gây ảnh hưởng, lôi cuốn
của một người đến những người khác trong tổ chức, xã hội để nhận được sự đồng
thuận và tự nguyện làm theo những sắp đặt nhằm đạt được mục tiêu chung do tổ
chức, xã hội đã đặt ra.
Những hoạt động mà nhà quản trị hay áp dụng để lãnh đạo là thuyết phục,
động viên, chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh, uốn nắn bằng uy tín của bản thân và gương
mẫu đi đầu….Nói cách khác, chức năng lãnh đạo chính là việc ban hành những
quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh….của nhà quản trị văn phòng để điều hành mọi hoạt
động của văn phòng trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đã được
phân công.
Ý nghĩa lãnh đạo, điều hành:
 Xác định những định hướng lớn cho sự phát triển
 Tổ chức, điều hành, duy trì các hoạt động trong nội bộ đơn vị
 Kiểm tra, giám sát các hoạt động của đơn vị
Nội dung:
1. Nguyên tắc khi thực hiện chức năng lãnh đạo, điều hành
 Mệnh lệnh trong lãnh đạo, điều hành phải thống nhất và phù hợp với
thực tế
  Mệnh lệnh cần được truyền đạt kịp thời, chính xác, đúng đối tượng thi
hành
 Mệnh lệnh khi ban hành phải đảm bảo sự hài hòa và có thể hỗ trợ
trong khuôn khổ mục tiêu chung của văn phòng
 Thủ tục thực hiện các mệnh lệnh phải rõ ràng, dễ thực hiện
 Mệnh lệnh không được vi phạm thẩm quyền
 Nội dung công tác lãnh đạo, điều hành
 Mệnh lệnh cần đảm bảo tính dân chủ
2. Nội dung công tác lãnh đạo, điều hành
Xây dựng kế hoạch quản lý, điều hành đơn vị một cách khoa học: Người
lãnh đạo cần căn cứ vào chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà xây dựng kế
hoạch quản lý, lãnh đạo, điều hành của mình một cách có hiệu quả nhất. Kế hoạch
quản lý, điều hành cần được thể hiện thành một chương trình cụ thể trong từng năm,
từng quý, từng tháng… với các trọng tâm, trọng điểm rõ ràng để đảm bảo cho việc
thực hiện mọi quyết định trong đơn vị có kết quả (thời gian nào chú trọng tới mục
tiêu, kế hoạch, thời gian nào chú ý tới chấn chỉnh tổ chức…).
Điều hành, bố trí, phân công công việc cho từng tổ chức, cá nhân trong đơn
vị một cách hợp lý: Chương trình, kế hoạch, nội dung công tác trong đơn vị có
những mặt cần thay đổi hàng năm. Trước những yêu cầu công tác mới, người lãnh
đạo cần bố trí lại tổ chức, phân công, điều động nhân sự sao cho đúng người, đúng
việc, phát huy hết tính năng động, sáng tạo và sở trường của từng người. Đồng thời
cũng cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, chuẩn bị cho chương
trình kế hoạch của những năm sau.
Tạo môi trường và bầu không khí tâm lý thoải mái, xây dựng nếp sống văn
hóa, truyền thống trong đơn vị: Song song với lãnh đạo công việc, người lãnh đạo
cần luôn luôn quan tâm tới đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. Cần
bố trí người lao động đúng việc, đúng chỗ; động viên khuyền khích người lao động
chủ động tìm tòi, cải tiến, sáng tạo trong công việc; khen thưởng và kỷ luật đúng
đắn, thích đáng; tạo điều kiện để người lao động thăng tiến trong quá trình lao động.
 Đôn đốc, kiểm tra, giám sát công việc song song với việc phát hiện ra những
nhân tố mới, những con người tốt: Trong quy trình lãnh đạo, việc đôn đốc, giám sát,
kiểm tra rất được coi trọng.Ở đây, muốn nhấn mạnh thêm, người lãnh đạo cần đôn
đốc, kiểm tra…không chỉ công việc mà còn quan tâm tới việc kiểm tra, phát hiện ra
những con người tốt, xấu, nhất là những con người tốt, những nhân tố mới để bồi
dưỡng, đào tạo, đảm bảo cho việc sử dụng nguồn nhân lực ở đơn vị có hiệu quả
nhất.
Phối hợp hoạt động lãnh đạo, điều hành trong công tác văn phòng: Văn
phòng là một tổ chức có chức năng, quan trọng là đầu mối trợ giúp lãnh đạo trong
công tác: tham mưu, tổng hợp, hậu cần; giúp lãnh đạo trong cả bốn khâu trong quá
trình lãnh đạo (ra quyết định; tổ chức thực hiện quyết định; đôn đốc kiểm tra việc
thực hiện quyết định; tổng kết, đánh giá việc thực hiện quyết định).

Câu 21: Phân tích ý nghĩa và nguyên tắc của kiểm tra, trong quản trị
văn phòng.
Nội dung:
1. Các nguyên tắc kiểm tra
 Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu
 Nguyên tắc đảm bảo đúng thẩm quyền
 Nguyên tắc đảm bảo khách quan
 Nguyên tắc hợp lý
 Nguyên tắc tiết kiệm
2. Các phương pháp kiểm tra
Tùy theo mục đích, yêu cầu và nội dung kiểm tra mà chúng ta có thể lựa
chọn sử dụng các phương pháp kiểm tra khác nhau:
Kiểm tra trực tiếp: Là phương pháp quan sát trực tiếp các hoạt động của tổ
chức để đánh giá về tình hình hoạt động của tổ chức. Phương pháp này mang lại
một kết quả chính xác nhưng tốn kém về thời gian và công sức.
 Kiểm tra gián tiếp: Là phương pháp kiểm tra không cần đối diện với đối
tượng kiểm tra mà họ vẫn có thể đánh giá được thông qua thông tin. Là phương
pháp kiểm tra qua các văn bản báo cáo hoặc báo cáo miệng, những bảng số liệu
thống kê về các vấn đề, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị..
Tự kiểm tra, đánh giá: Là phương pháp đối tượng sẽ tự đánh giá về mình để
gửi kết quả đến người đánh giá.
3. Các hình thức kiểm tra
 Kiểm tra lường trước;
 Kiểm tra đồng thời;
 Kiểm tra phản hồi.
4. Các bước trong tiến trình kiểm tra
Lên kế hoạch: Lên kế hoạch cho mọi hoạt động hành chính trước nhất xác
định sẽ được thực hiện cái gì, thực hiện như thế nào, thực hiện ở đâu, ai sẽ thực hiện
và tại sao phải thực hiện. Khi kế hoạch lên văn bản (dưới hình thức bản hướng dẫn
cẩm nang…) cần phải ấn định công cụ theo dõi sự tiến bộ và thành quả.
Lên lịch công tác: nhằm xác định thời điểm (lúc nào) công việc được thực
hiện và lúc nào là cao điểm để kịp thời ứng phó khi cần thiết…Cụ thể như sau:
• Thời gian khi công việc hoàn tất.
• Thời gian đòi hỏi để làm công việc đó
• Mối tương quan thời điểm giữa các giai đoạn khác nhau của công việc.
• Thời gian sẵn có
• Thời gian chuẩn bị sẵn sàng.
• Thời gian đi lại.
• Ai sẽ làm công việc, khả năng của họ và trang bị họ cần sử dụng.
• Khối lượng công việc cần làm.
• Thủ tục sẽ được sử dụng.
• Những điều kiện mà công việc sẽ được thực hiện. Các trang thiết bị, dụng
cụ cần thiết và các cơ sở vật chất có sẵn chưa.
 • Lưu ý đến những trì hoãn và ngoại lệ có thể thấy trước hoặc không thể thấy
trước được.
Chuẩn bị: Đây là một chức năng của quản trị và không thể được thay thế
bằng sự may rủi. Việc chuẩn bị không chỉ giới hạn trong phạm vi xem đã có sẵn vật
dụng hay công cụ chưa mà còn xem đã có sẵn nhân sự đầy đủ kỹ năng và được
thông tin đầy đủ chưa. Việc này được thực hiện qua việc cung cấp các thông tin cần
thiết và các hướng dẫn cụ thể.
Phân công công tác: Là giao quyền hành. Công việc này đòi hỏi phải có hệ
thống thông tin liên lạc tốt, chính xác và được chuẩn bị kỹ.
Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra: Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu được sử dụng để
đo lường và đánh giá những kết quả đạt được của các hoạt động cần kiểm tra. Các
tiêu chuẩn cần xây dựng hợp lý với khả năng thực hiện trên thực tế của cơ quan, tổ
chức. Tương ứng với các mục tiêu định tính và định lượng, các tiêu chuẩn kiểm tra
cũng bao gồm tiêu chuẩn định tính và tiêu chuẩn định lượng. Tuy nhiên, trong kiểm
tra, việc sử dụng những tiêu chuẩn định lượng luôn được khuyến khích vì nó phản
ánh kết quả một cách chính xác, bên cạnh đó các tiêu chuẩn định tính cũng được ưu
tiêu sử dụng trong một số trường hợp cụ thể.
Đánh giá kết quả: Mối quan hệ giữa nhân viên và nhà quản trị văn phòng là
trực tiếp. Mối quan hệ đó buộc cấp trên phải luôn đánh giá công việc xem nó tiến
triển thế nào, có đi đúng kế hoạch đã phác họa hay không. Đôi khi cấp trên còn phải
giúp cho nhân viên của mình hoàn thành nhiệm vụ. Điều hành và kiểm tra liên hệ
chặt chẽ với nhau.
Lựa chọn phương pháp đo lường: Có nhiều phương pháp đo lường giúp nhà
quản trị nắm được các thông tin quản lý (tự quan sát, các báo cáo thống kế, các văn
bản báo cáo, báo cáo miệng).
Đo lường việc thực hiện và so sánh với các tiêu chuẩn: Hoạt động kiểm tra,
giám sát gắn liền với so sánh, đối chiếu. Đối chiếu là sự xác định mức độ việc hoàn
thành công việc trong thực tế và công việc đã vạch sẵn. Đối chiếu dựa trên tiêu
chuẩn để so sánh với thực tế về các mặt số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí.
Ví dụ, nhà quả lý so sánh kết quả công việc thực hiện được cho tới thời điểm đánh
giá xem có phù hợp với kết quả, tiến độ công việc cùng thời điểm được nêu trong
bản kế hoạch hay không. Trong nội dung này có thể xảy ra hai tình huống: thứ nhất,
đạt được tiêu chuẩn và thứ hai, có sự sai lệnh giữa kế hoạch và kết quả đạt được.
Trong trường hợp thứ nhất hoạt động kiểm tra tốt như mong đợi, trường hợp thứ hai
nhà quản trị cần xem xét sự sai lệch chấp nhận được hoặc không chấp nhận được.
Nhà quản trị cần phải xác định một phạm vi giới hạn cho cho phép của sự sai lệnh
giữa kết quả thực hiện và tiêu chuẩn.
Kết luận: Sau bước so sánh, đối chiếu hội đồng kiểm tra, đánh giá cần đưa ra
kết luận.
• Sửa sai nếu có sai sót: Sửa sai là nhằm sửa lại một sự chệch hướng nào đó
với kế hoạch. Mục tiêu của sửa sai là xóa bỏ các nguyên nhân dẫn đến sự thiếu nhất
quán. Sửa sai không nhất thiết phải mang tính phủ định hay trừng phạt. Trong
trường hợp cần sử dụng các biện pháp kỷ luật thì kỷ luật phải được làm sáng tỏ
trước cá nhân phạm lỗi và dựa vào các chứng lý xác đáng.
• Công nhận thành tích: Sau khi kiểm tra, đánh giá cho thấy kết quả công
việc hoàn toàn phù hợp và đáp ứng mục tiêu của kế hoạch đề ra, người tổ chức kiểm
tra, đánh giá cần công nhận thành tích của các cá nhân tham gia thực hiện công
việc. Việc công nhận thành tích có vai trò khích lệ tinh thần làm việc nghiêm túc và
kỷ luật của nhân sự văn phòng. Tuy nhiên, dù hoàn thành tốt nhiệm nhà quản lý
cũng cần có sự đánh giá các yếu tố đóng góp vào thành công chung để rút kinh
nghiệm và phát huy trong các công việc khác.

Câu 22: Phân tích các nhóm căn cứ hoạch định

Hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng là hoạch định tác nghiệp.
Đặc điểm của hoạch định hành chính văn phòng được thực hiện trong thời gian
ngắn hạn, rất chi tiết về các nội dung tiến hành và thường bị ảnh hưởng, tác động
bởi các điều kiện bên ngoài, chính vì vậy thường bị thay đổi và điều chỉnh cho phù
hợp với thực tiễn. Đây là một yếu tố mà nhà quản trị văn phòng cần lưu ý để quản
lý và tổ chức thực hiện được chặt chẽ.
 Hoạch định chiến lược (Strategic planning): Hoạch định chiến lược là
hoạch định tương lai cho một cơ quan, tổ chức, thường là 5 hay 10 năm. Quản trị
viên trước hết đặt vấn đề tổng quát, sau đó nghiên cứu môi trường bên ngoài, rồi
định hướng cho tổ chức. Hoạch định khởi đầu từ việc xác định sứ mạng của tổ chức,
sau đó mới đặt mục tiêu, khai triển kế hoạch thực hiện mục tiêu, lập kế hoạch phụ
để yểm trợ kế hoạch chủ yếu của tổ chức. Khi xác định sứ mạng của tổ chức, quản
trị viên cần lưu ý tới ba yếu tố qua trọng là lịch sử của tổ chức, sản phẩm đặc trưng
hay đặc thù của tổ chức và những ảnh hưởng của tổ chức trên môi trường. Vì vậy,
sứ mạng phải nhắm đến thị trường hoặc môi trường hơn là sản phẩm, sứ mạng phải
mang tính khả thi, động viên và đặc thù
Hoạch định chiến thuật (Tactical planning): Là kế hoạch tổng quát cho các
bộ phận chuyên môn, có tính chất trung hạn (từ 1 – 5 năm) do quản trị cấp trung
gian thực hiện.
Hoạch định tác vụ, tác nghiệp (Operation planning): Là kế hoạch cụ thể,
chi tiết cho mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất, dịch vụ (trong đó có hoạch định
HC-VP) do quản trị cấp cơ sở thực hiện, thời gian dưới một năm.

Câu 23: Phân tích khái niệm nhà quản trị văn phòng. Nêu vai trò của
nhà quản trị văn phòng trong cơ quan tổ chức.
Văn phòng: Là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức
năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ
trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho
hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
Quản trị: Là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra.
Nhà quản trị văn phòng là người thực hiện chức năng quản trị các nghiệp vụ
hành chính cũng như các nguồn lực trong văn phòng nhằm hỗ trợ việc thực hiện các
mục tiêu chung của tổ chức.
 là người giả quyết các xáo
trộn

Vai trò lãnh đạo người phân phối tài nguyên

VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VP

người đàm phán

thu thập, theo dõi, xử lý các

thông tin
Vai trò thông tin

truyền đạt thông tin

Vai trò đại diện

Vai trò liên kết

1. Vai trò lãnh đạo

Vai trò người giải quyết các xáo trộn: Nhà quản trị văn phòng phải kịp thời
nắm bắt mọi sự bất ổn, khác thường trong cơ quan nói chung và bộ phận văn phòng
nói riêng. Các tình huống bất ổn có thể diễn ra từ nhiều nguyên nhânvà đối tượng
khác nhau, nhà quản trị văn phòng phải bình tĩnh và đưa ra đối sách, phương án xử
lý tình huống nhanh và hiệu quả để kiểm soát tình hình và đưa hoạt động của cơ
quan trở về quỹ đạo.
 Vai trò người phân phối tài nguyên: Tài nguyên ở đây được hiểu là các
nguồn lực về cơ sở vật chất, trang thiết bị, thời gian, con người. Tại văn phòng các
cơ quan, đơn vị văn phòng là nơi tiếp nhận những yêu cầu về trang thiết bị,văn
phòng phẩm, thậm chí cả nhu cầu về nhân sự từ các phòng ban chuyên môn khác.
Văn phòng là nơi kiểm soát việc sử dụng và trình lãnh đạo phê duyệt các kế hoạch
mua sắm trang thiết bị của cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo văn phòng là người có quyền
thẩm định nhu cầu trang thiết bị từ các phòng ban và quán triệt tinh thần tiết kiệm –
hiệu quả trong việc sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất và là đơn vị tham gia trực
tiếp tuyển dụng nhân sự cho cơ quan hoặc chính văn phòng.
Vai trò đàm phán: Lãnh đạo văn phòng thường xuyên được lãnh đạo cơ
quan ủy quyền đại diện cho cơ quan, đơn vị tham gia các buổi làm việc mang tính
chất thương lượng, đàm phán về một số vấn đề, lĩnh vực không quá quantrọng.
2. Vai trò thông tin
Vai trò thu thập, theo dõi và xử lý các thông tin:
Văn phòng được coi là “cửa số” thông tin, là “bộ lọc” thông tin, lãnh đạo văn
phòng là người tổ chức công tác thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin nhằm phục vụ
hoạt động tham mưu cho lãnh đạo cơ quan;
Lãnh đạo văn phòng luôn nắm được các nguồn tin tổng hợp về tình hình
hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đốc thúc, giám sát quá trình thực hiện công
việc của các bộ phận chuyên môn.
Các nguồn thông tin mà văn phòng thu thập có thể từ việc kiểm soát văn
bản đi – đến của cơ quan, đơn vị; thông tin từ những cuộc họp; thông tin từ các
kênh truyền thông; thông tin từ tài liệu lưu trữ; thông tin từ hoạt động thống kê các
nội dung nằm trong chức năng quản lý của văn phòng
Vai trò truyền đạt thông tin
Truyền đạt thông tin nội bộ: Lãnh đạo văn phòng rất có thể được lựa chọn là
người phát ngôn, truyền đi nguồn thông tin chính thức từ lãnh đạo cơ quan đến các
bộ phận trong nội bộ cơ quan (cho bộ phận cấp trên, ngang cấp, cấp dưới). Những
thông tin mang tính chất thông báo, phối hợp triển khai thực hiện quyết định, chủ
trương của lãnh đạo cơ quan đơn vị hoặc tinh thần của cuộc họp.
Truyền đạt thông tin ra bên ngoài: Lãnh đạo văn phòng có thể là người được
giao trách nhiệm, quyền lực thaymặt lãnh đạo cơ quan, cơ quan phát ngôn những tin
tức ra bên ngoài với mục đích giải thích, bảo vệ các hoạt động của tổ chức hay tranh
thủ thêm sự ủng hộcho cơ quan, tổ chức.
3. Vai trò đại diện
Riêng đối với lãnh đạo Văn phòng thường được giao nhiệm vụ Thủ trưởng
cơ quan, được Thủ trưởng giao ký ủy quyền Chủ tài khoản của Cơ quan, đơn
vị;Thực hiện nhiệm vụ là người phát ngôn căn cứ theo quyết định của Trưởng cơ
quan, đơn vị, trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về hoạt động củaTrang tin điện
tử của cơ quan. Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng còn thường xuyên tham gia các
trương trình, sự kiện với tư cách là người đại diện cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo văn
phòng là người trực tiếp tham gia đón tiếp các vị khách quý, quan trọng tới làm việc
tại cơ quan đơn vị.
Được ký thừa lệnh Thủ trưởng để đôn đốc các đơn vị trong ngành, các phòng
ban thuộc cơ quan, đơn vị thực hiện một số công việc cụ thể sau khi có ý kiến chỉ
đạo của Thủ trưởng cơ quan.
4. Vai trò liên kết
Vai trò liên kết của lãnh đạo Văn phòng được thể hiện thông qua một số
công việc sau:
Văn phòng thường xuyên liên kết, phối hợp với các bộ phận chuyên môn
trong cơ quan, đơn vị để thực hiện công việc chung của cơ quan (xây dựng kế hoạch
làm việc; tổ chức hội họp; theo dõi, đôn đốc thực hiện công việc của Thủ trưởng
đơn vị giao…);
Lãnh đạo Văn phòng thường xuyên giữ mối liên hệ công việc với văn phòng
cơ quan cấp trên, cấp dưới tạo ra sự liên kết trong công việc giữa các cấp.
Lãnh đạo văn phòng thường xuyên phát động, chỉ đạo các hoạt động tập thể
cho cán bộ, nhân viên trong tổ chức nhằm tăng cường tình đoàn kết và hiểu biết lẫn
nhau góp phần tạo thuận lợi cho quá trình giải quyết công việc.

Câu 24: Phân tích vai trò của cán bộ văn phòng trong việc tổ chức quản
lý văn bản
1. Trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị: Hàng năm, lãnh đạo
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ
chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối
với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình (Khoản 1 Điều 27).
Như vậy, hàng năm người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải rà soát chức năng,
nhiệm vụ được phân công, phụ trách để ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn
vị; đồng thời, thường xuyên chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định của cán bộ, công
chức, viên chức được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc cụ thể.
2. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức: Cán bộ, công chức, viên
chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết; giao
nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định (Khoản 3 Điều 27).
Hồ sơ công việc và lập hồ sơ công việc được định nghĩa như sau: Hồ sơ là
một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ
thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Lập hồ sơ công việc là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành
hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (Khoản 12 Điều 2).
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu
trữ của cơ quan: Có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp vào
kho lưu trữ cơ quan, với một số nhiệm vụ cụ thể: a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài
liệu; b) Phối hợp với cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài
liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; c) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức
chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; d) Chuẩn bị kho và
các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; e) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và
lập biên bản giao nhận tài liệu; f) Vận hành phần mềm Lưu trữ cơ quan để tiếp nhận
tài liệu điện tử được đồng bộ từ Phần mềm Quản lý Văn bản và Điều hành (Điều
30).

Câu 25: Phân tích nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức hội nghị,
hội họp của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, văn phòng thường được
giao chủ trì tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các cuộc họp. Văn phòng thường được
giao chủ trì các cuộc họp nội bộ với sự có mặt của các phòng ban, đơn vị (họp giao
ban, họp phổ biến quy chế…). Ngoài ra, văn phòng thường xuyên phối hợp với các
bộ phận chuyên môn trong việc tổ chức các cuộc họp mang tính chất chuyên môn
(trong các cuộc họp này văn phòng được giao công tác lễ tân, hậu cần). Trong công
tác tổ chức hội họp được chia làm ba giai đoạn:
Trước cuộc họp: Nắm được mục đích, yêu cầu cuộc họp; thành phận dự họp;
thảo chương trình nghị sự được phê duyệt; in ấn tài liệu có liên quan; chuẩn bị công
tác thư ký, lễ tân; chuẩn bị bàn ghế, trang trí phòng họp; kiểm tra thiết bị và sự phối
hợp với các bộ phận.
Trong cuộc họp: Hỗ trợ khi có trục trặc trang thiết bị; thư ký cuộc họp; giữ
gìn an ninh, trật tự.
Sau cuộc họp: Kiểm tra hoặc trực tiếp dọn dẹp phòng họp; kiểm tra điện
nước và cảm ơn người tham gia; biên tập một số loại văn bản theo yêu cầu của lãnh
đạo; triển khai nội dung, thông báo các nội dung đã thông qua cho các phòng ban;
Hồ sơ cuộc họp gồm những văn bản sau: Giấy mới, triệu tập; danh sách đại
biểu; lời khai mạc; báo cáo tham luận, bài phát biểu; nghị quyết cuộc họp; biên bản;
lời bế mạc.
 Câu 26: Phân tích vai trò, nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức
chuyến đi công tác.
Các chuyến đi công tác nhằm thực hiện, giải quyết những công việc cụ thể đã
được hoạch định trong chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan. Từ đó, đòi hỏi
văn phòng phải chuẩn bị tốt các chuyến đi công tác cho người lãnh đạo trong 3 thời
điểm, cụ thể là: Trước khi đi công tác, trong khi đi công tác, sau khi đi công tác về.

Lập kế hoạch chuyến đi công tác

Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến đi công tác
Chuẩn bị tài liệu, giấy tờ
TRƯỚC KHI ĐI Chuẩn bị về phương tiện
CÔNG TÁC Chuẩn bị về kinh phí

Theo dõi tiến độ công việc

Trực điện thoại nếu cần liên lạc
Ghi lại nhật ký công tác
TRONG KHI ĐI Tóm tắt tin tức quan trọng trong thời gian người lãnh
CÔNG TÁC đạo đi công tác

Báo cáo tóm tắt, trình nhật ký công tác

Chỉnh lý, lập, phân loại hồ sơ trong quá trình công tác
Báo cáo tình hình thu chi tài chính
SAU KHI ĐI Gửi chứng từ, hóa đơn cho tài vụ
CÔNG TÁC VỀ

1. Trước khi đi công tác

1.1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác
 Khi làm bất kì 1 công việc gì cần phải lập ra 1 kế hoạch cụ thể, đây được
xem là nhiệm vụ đầu tiên và cần thiết. Bởi kế hoạch liệt kê được cụ thể những bước
cần phải làm để có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và không bị bỏ sót lại bất kì
công việc nào.
Việc lập kế hoạch cho chuyến đi công tác cần chú ý các mặt về: Mục đích
của chuyến đi là gì? Lịch trình cụ thể của từng chuyến đi và thời gian từng chặng
trong lịch trình. Nội dung của chuyến đi là nhằm giải quyết công việc gì? Gặp ai, ở
đâu? Thành phần tham gia trong chuyến đi, trưởng đoàn, phó đoàn, trách nhiệm
từng thành viên trong chuyến đi. Thời gian, địa điểm, phương tiện, nơi nghỉ của
đoàn. Tư liệu, tài liệu, giấy tờ cần thiết. Kinh phí để phục vụ cho buổi công tác đó.
1.2. Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến đi công tác
Việc liên hệ với nơi đoàn đến và làm việc rất quan trọng, tất cả mọi chuyến
đi công tác đều phải được liên hệ trước với nơi đến công tác. Đối với các chuyến đi
công tác quan trọng, dài ngày thì phải làm việc trước và đưa vào kế hoạch tiếp nhận
của cơ quan tiếp nhận công tác. Thông báo cho nơi đến công tác biết nội dung và
thời gian công tác một cách cụ thể như: Ngày giờ đến, phương tiện đi lại, số lượng
người tham gia, cấp gì, thời gian ở lại, điều kiện ăn ngủ…
Việc cung cấp thông tin cho nơi tiếp nhận chuyến đi công tác sẽ họ có thể
sắp xếp chỗ ăn, nghỉ phù hợp. Giúp cho bản thân người thư ký trở nên chuyên
nghiệp hơn trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
1.3. Chuẩn bị tài liệu, giấy tờ
 Tài liệu: Chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến công việc và các văn bản
pháp luật, pháp quy, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực
chuyên môn như: Hợp đồng, dự thảo hợp đồng, biên bản thỏa thuận,
bài phát biểu, tư liệu, số liệu tổng hợp, bảng tổng kết..
 Giấy tờ cá nhân: Chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận các chức
danh khoa học, hộ chiếu, giấy xuất nhập cảnh..
1.4. Chuẩn bị về phương tiện
 Tùy vào địa điểm, thời giân công tác mà có thể lựa chọn phương tiện phù
hợp và tiết kiệm. Ngoài ra còn phải căn cứ vào mục đích, tầm quan trọng của
chuyến đi công tác; căn cứ vào thành phần, từng chặng đường cụ thể của chuyến đi;
điều quan trọng nhất là căn cứ vào khả năng tài chính của cơ quan.
Người thư ký phải biết lựa chọn thông tin cẩn thiết về các phương tiện này,
như là giờ đến, giờ đi, độ dài đường đi, giá vé, chế độ tiêu chuẩn để người lãnh đạo
lựa chọn. Sau khi lựa chọn được phương tiện thích hợp thì báo cho văn phòng làm
nhiệm vụ mua vé hay chuẩn bị phương tiện.
1.5. Chuẩn bị về kinh phí
Kinh phí cho chuyến đi công tác là tiền tạm ứng của phòng tài vụ bao gồm:
Tiền vé xe, tiền ăn, tiền ở. Cơ sở để tạm ứng căn cứ vào chế độ quy định của Nhà
nước và điều kiện khả năng của cơ quan.
Ngoài ra còn phải bổ sung nguồn kinh phí dự phòng vào việc: Đóng góp cho
hội nghị, mở tiệc chiêu đãi, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính, tiền sao chụp tài
liệu, tiền mua quà cho đối tác…
2. Trong quá trình đi công tác
Trước tiên người thư ký cần phải tổ chức họp bàn giao công việc giữa lãnh
đạo với các cá nhân, phòng ban có liên quan.
Người thư ký phải thực hiện nhiệm vụ lãnh đạo giao cho; cần nhớ các trách
nhiệm, quyền hạn chuyển sang phó lãnh đạo chứ không phải thư ký, người thư ký
chỉ là giúp việc cho phó lãnh đạo. Theo dõi tiến độ công việc cùng hướng giải
quyết, chức năng của các phòng, ban, chuyên viên.
Ghi nhật ký công tác cơ quan, đặc biệt quan tâm đến những vấn đề nổi bật
trong cơ quan để báo cáo lại với lãnh đạo sau khi đi công tác về. Trong đó, tổng hợp
tin tức về những công việc quan trọng được giải quyết hoặc các vấn đề còn tồn
đọng.
Thu thập sách báo, thư từ, bản tin hàng ngày để chuyển cho lãnh đạo. Tóm
tắt những thông tin quan trọng để báo lãnh đạo sau chuyến đi công tác.
 Chỉ liên hệ với lãnh đạo những vấn đề thực sự cần thiết mà phó lãnh đạo
cũng không thể giải quyết được.
3. Sau khi đi công tác về
Báo cáo tóm tắt diễn biến trong cơ quan và trình nhật ký công tác, thư từ.
Trình những công văn, báo cáo kết quả công việc được giao hay tiến độ giải quyết
công việc đó.
Nhận lại những tài liệu về chuyến đi công tác để giúp lãnh đạo chỉnh lý, tập
hợp hồ sơ, phân loại thông tin, tính toán lại số liệu, kết quả đạt được của chuyến
công tác.
Chuẩn bị đề cương cho lãnh đạo báo cáo kết quả chuyến đi công tác với cơ
quan. Nếu cần, thông báo tình hìn thu chi tài chính và rút kinh nghiệm cho các lần
công tác sau.
Nhận giấy tờ, chứng từ, hóa đơn, các chi phí công tác để làm thủ tục chuyển
cho tài vụ hoàn tạm ứng cho chuyến đi và thanh toán với tài vụ.

Câu 27: Phân tích vai trò, nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp
thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất
lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
1. Vai trò
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn
cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công
việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá
nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có
hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là
những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức và các bí mật quốc gia.
2. Nhiệm vụ
Thứ nhất, xây dựng và ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản, duyệt văn bản.
Đối với văn bản quan trọng phải xin ý kiến các đơn vị liên quan hay phải hội thảo
đóng góp ý kiến. Đánh máy văn bản, trình ký văn bản, in ấn, ban hành văn bản.
Thứ hai, tổ chức và ban hành văn bản: Quản lý sổ sách, văn bản, giấy tờ nội
bộ. Tổ chức văn bản đến, văn bản đi. Tổ chức lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan.
Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu: Bảo quản và sử dụng con dấu đúng mục
đích. Thành thục nguyên tắc đóng dấu, sử dụng các loại dấu.

Câu 28: Phân tích vai trò, nhiệm vụ của văn phòng trong việc xây dựng
chương trình công tác của cơ quan.
1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác
Khi làm bất kì 1 công việc gì cần phải lập ra 1 kế hoạch cụ thể, đây được
xem là nhiệm vụ đầu tiên và cần thiết. Bởi kế hoạch liệt kê được cụ thể những bước
cần phải làm để có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và không bị bỏ sót lại bất kì
công việc nào.
Việc lập kế hoạch cho chuyến đi công tác cần chú ý các mặt về: Mục đích
của chuyến đi là gì? Lịch trình cụ thể của từng chuyến đi và thời gian từng chặng
trong lịch trình. Nội dung của chuyến đi là nhằm giải quyết công việc gì? Gặp ai, ở
đâu? Thành phần tham gia trong chuyến đi, trưởng đoàn, phó đoàn, trách nhiệm
từng thành viên trong chuyến đi. Thời gian, địa điểm, phương tiện, nơi nghỉ của
đoàn. Tư liệu, tài liệu, giấy tờ cần thiết. Kinh phí để phục vụ cho buổi công tác đó.
2. Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến đi công tác
Việc liên hệ với nơi đoàn đến và làm việc rất quan trọng, tất cả mọi chuyến
đi công tác đều phải được liên hệ trước với nơi đến công tác. Đối với các chuyến đi
công tác quan trọng, dài ngày thì phải làm việc trước và đưa vào kế hoạch tiếp nhận
của cơ quan tiếp nhận công tác. Thông báo cho nơi đến công tác biết nội dung và
thời gian công tác một cách cụ thể như: Ngày giờ đến, phương tiện đi lại, số lượng
người tham gia, cấp gì, thời gian ở lại, điều kiện ăn ngủ…
Việc cung cấp thông tin cho nơi tiếp nhận chuyến đi công tác sẽ họ có thể
sắp xếp chỗ ăn, nghỉ phù hợp. Giúp cho bản thân người thư ký trở nên chuyên
nghiệp hơn trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
3. Chuẩn bị tài liệu, giấy tờ
 Tài liệu: Chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến công việc và các văn bản
pháp luật, pháp quy, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực
chuyên môn như: Hợp đồng, dự thảo hợp đồng, biên bản thỏa thuận,
bài phát biểu, tư liệu, số liệu tổng hợp, bảng tổng kết..
 Giấy tờ cá nhân: Chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận các chức
danh khoa học, hộ chiếu, giấy xuất nhập cảnh..
4. Chuẩn bị về phương tiện
Tùy vào địa điểm, thời giân công tác mà có thể lựa chọn phương tiện phù
hợp và tiết kiệm. Ngoài ra còn phải căn cứ vào mục đích, tầm quan trọng của
chuyến đi công tác; căn cứ vào thành phần, từng chặng đường cụ thể của chuyến đi;
điều quan trọng nhất là căn cứ vào khả năng tài chính của cơ quan.
Người thư ký phải biết lựa chọn thông tin cẩn thiết về các phương tiện này,
như là giờ đến, giờ đi, độ dài đường đi, giá vé, chế độ tiêu chuẩn để người lãnh đạo
lựa chọn. Sau khi lựa chọn được phương tiện thích hợp thì báo cho văn phòng làm
nhiệm vụ mua vé hay chuẩn bị phương tiện.
5. Chuẩn bị về kinh phí
 Kinh phí cho chuyến đi công tác là tiền tạm ứng của phòng tài vụ bao gồm:
Tiền vé xe, tiền ăn, tiền ở. Cơ sở để tạm ứng căn cứ vào chế độ quy định của Nhà
nước và điều kiện khả năng của cơ quan.
Ngoài ra còn phải bổ sung nguồn kinh phí dự phòng vào việc: Đóng góp cho
hội nghị, mở tiệc chiêu đãi, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính, tiền sao chụp tài
liệu, tiền mua quà cho đối tác…

Câu 29: Phân tích vai trò của văn phòng trong việc tổ chức công tác hậu
cần
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị.
Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu
lực, hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức.
Quản lý tài sản
Tài sản nhà nước (tài sản được hình thành từ nguồn ngân sách nhà nước, có
nguồn gốc từ ngân sách nhà nước hoặc được xác lập quyền sở hữu của nhà nước
theo quy định của nhà nước), được giao cho các cơ quan, tổ chức mà văn phòng
trực tiếp quản lý hoặc tham gia quản lý gồm:
 Nhà đất thuộc trụ sở làm việc và các công trình xây dựng khác gắn
liền với đất;
 Phương tiện vận tải, đi lại phục vụ công tác;
 Máy móc, trang thiết bị làm việc và các tài sản khác phục vụ nhu cầu
công tác được xác định là tài sản cố định.
Tài sản nhà nước phải được mua sắm, quản lý, bảo quản, sử dụng theo đúng
tiêu chuẩn, định mức, mục đích như quy định của cấp có thẩm quyền đối với từng
loại tài sản cụ thể. Tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xưởng, các thiết bị
máy móc, phương tiện kỹ thuật và các phương tiện vận chuyển. Đó là những tài sản
có giá trị lớn quyết định khả năng hoạt động của cơ quan nên cần được quản lý, sử
dụng có hiệu quả nhất.
 Quản lý tài chính
Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân
phối hạn mức kinh phí; báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền
lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của
thủ trưởng. Kiểm soát chi tiêu và thực hiện chi tiêu theo đúng mục lục ngân sách và
các quy định hiện hành
Đảm bảo điều kiện làm việc cho cơ quan
+ Bố trí nơi làm việc cho công chức, nhân viên
Phòng làm việc cho cán bộ, nhân viên có thể bố trí theo nhiều kiểu. Có thể
bố trí riêng từ một đến hai người, có thể bố trí phòng làm việc cho nhiều người. Bố
trí phòng làm việc cho nhiều người là một hướng cải cách hành chính trong hoạt
động văn phòng hiện nay của nước ta. Diện tích phòng làm việc phụ thuộc vào đặc
điểm, tính chất công việc khác nhau của cán bộ, công chức.
Khi bố trí nơi làm việc cần tính đến khả năng phát sinh các bộ phận mới,
tăng thiết bị mới, khả năng mở rộng quy mô và tăng cường chất lượng hoạt động
của cơ quan.
+ Trang thiết bị nơi làm việc và phương tiện vận tải, bao gồm:
Các phương tiện vận tải phải được kiểm tra bảo dưỡng định kỳ và thường
xuyên, đảm bảo an toàn cho người sử dụng. Đặc biệt trước các chuyến công tác
đường dài phải tăng cường chú trọng về hệ thống an toàn của xe. Kịp thời phát hiện
các sự cố của xe để khắc phục sớm.
+ Dụng cụ và văn phòng phẩm.
Dụng cụ và văn phòng phẩm là nhu cầu thường xuyên của cán bộ, công chức
và lao động trong cơ quan. Công tác hậu cần văn phòng cần tổ chức trang bị đầy đủ
để giúp cho cán bộ, nhân viên tăng năng suất lao động, sử dụng có hiệu quả, đúng
mục đích và tiết kiệm.
+ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ
chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân và chính quyền
địa phương.
 + Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn
cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân,
tiếp khách một cách khoa học và văn minh.

Câu 30: Anh/ chị hiểu thế nào là cấu trúc 3 mặt của văn phòng. Phân
tích cấu trúc 3 mặt của văn phòng.
Văn phòng kiểu cũ hoặc kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc 3 mặt cơ bản là
trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng, con người làm Văn phòng và các nghiệp vụ hành
chính Văn phòng. Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với
nhau trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và do vậy
cần được phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào. Khi chuyển lên Văn
phòng hiện đại, ba mặt đó được nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng,
đảm bảo cho Văn phòng đủ thực hiện chức năng chủ động xử lý thông tin.
1. Về trang thiết bị văn phòng
Trang bị các thiết bị văn phòng hiện đại như phương tiện làm văn bản, sao
nhân văn bản, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn
như internet,.. cùng các thiết bị viễn thông;
Áp dụng mô hình Chính phủ điện tử (e-Government), văn phòng điện tử, hệ
thống quản lý chất lượng ISO, v.v..
Ứng dụng ngày càng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, công nghệ mới vào
công việc văn phòng như CNTT, kỹ thuật viễn thông; công thái học (ergonomics),
công nghệ 5S của Nhật Bản, v.v..
2. Về nghiệp vụ hành chính văn phòng
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay như xây dựng chương trình
công tác; soạn thảo, ban hành một văn bản; tổ chức một cuộc hội nghị; phân loại
một khối hồ sơ tài liệu, v.v.. được thiết lập với những quy trình chặt chẽ, hoàn chỉnh
theo các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật và với sự hỗ trợ đắc lực của các
trang thiết bị văn phòng hiện đại đã làm cho hoạt động hành chính văn phòng được
vận hành trôi chảy, thông suốt và hiệu quả ngày càng cao.
3. Về con người làm công tác văn phòng
 Con người làm văn phòng hiện đại cần được đào tạo theo yêu cầu của lao
động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao; có hoài bão
nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích của cơ quan, doanh nghiệp; có trình độ chuyên
môn nghiệp vụ, có kỹ năng làm việc, nhất là kỹ năng xử lý thông tin, chủ yếu là
thông tin văn bản và kỹ năng giao tiếp - ứng xử,…

Câu 31:Phân tích các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến năng xuất lao
động trong văn phòng
Mật độ thiết kế văn phòng
Tùy thuộc vào quy mô và thiết kế nội thất cùng chức năng văn phòng mà các
tỷ lệ, tiêu chuẩn phân phối diện tích văn phòng làm việc khác nhau.
Đối với lãnh đạo, diện tích trung bình là 10 m2 đến 18,5m2 và nên chọn kiểu
bàn giám đốc hiện đại. Nhân viên có vị trí cố định là những nhân viên làm việc tại
bàn làm việc trên 60% trong ngày, tiêu chuẩn diện tích trung bình là 4,5m2
Nhân viên vị trí linh hoạt với khoảng 40% thời gian trong ngày trên bàn nhân
viên thì diện tích văn phòng làm viêc cho họ trung bình 3,0m2. Nhân viên không
cần chỗ ngồi cố định như các chuyên gia dịch vụ khách hàng, chuyên gia tư vấn…
diện tích văn phòng cho họ trung bình là 1,5m2 mỗi người.
Ánh sáng trong thiết kế văn phòng làm việc
Ánh sáng trong thiết kế thi công văn phòng quyết định nhiều đến yếu tố năng
suất làm việc của nhân viên, qua đó thúc đấy sự phát triển của công ty. Ánh sáng
nơi làm việc phải nên kết hợp hài hoà giữa nguồn sáng tự nhiên và nguồn sáng nhân
tạo.
Theo đó, nguồn ánh sáng tự nhiên sẽ được bạn tận dụng bằng cách qua cửa
sổ, cửa chính hay toàn bộ khoảng trống không gian nội thất trong văn phòng, nhằm
đón ánh sáng vào phòng. Nguồn sáng càng gần với tự nhiên thì càng tốt cho mắt. Vì
vậy, bạn nên sắp xếp sao cho mọi nơi trong phòng làm việc đều có ánh sáng tự
nhiên. Tuy nhiên, toàn bộ ánh sáng tự nhiên cũng không đi được vào hết các vị trí
trong không gian văn phòng nên cần kết hợp với ánh sáng nhân tạo.
Những giải pháp ánh sáng nhân tạo để nâng cao năng suất lao động tối ưu
hiện nay:
– Sử dụng loại bóng đèn huỳnh quang đời mới như T8 – 36W, sáng hơn 20%
so với đèn huỳnh quang thông thường và 130% so với đèn nung sáng công suất
100W. Ngoài ra, loại đèn này cho màu sắc thật hơn, gần với ánh sáng tự nhiên.
– Đèn phải có chao chụp phản quang để tăng cường độ sáng, độ đồng đều
khi phân bố ánh sáng.
– Nên bố trí các dãy đèn song song với hướng nhìn và cửa để hạn chế phản
xạ lóa mắt.
– Ánh sáng của các nguồn sáng dài phải được bố trí chiếu trực tiếp từ trên
trần xuống.
– Số lượng đèn bố trí khi thi công văn phòng phải bảo đảm được độ rọi sáng
theo tiêu chuẩn. Mật độ công suất tiêu thụ điện dưới 10W mỗi mét vuông.
Nhiệt độ trong thiết kế văn phòng
Nếu nhiệt độ văn phòng quá thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí
không phải dùng làm việc mà để chống lạnh. Vì vậy, khả năng tập trung chú ý của
nhân viên giảm nhanh, làm năng suất lao động giảm theo. Còn khi làm việc ở nhiệt
độ cao, cơ thể sẽ mất thêm năng lượng để giữ nhiệt độ sinh học bình thường. Làm
cho hô hấp tăng nhanh, tăng sự bài tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối trong cơ thể.
Kết quả nhân viên làm việc uể oải, các động tác thực hiện lao động sẽ chậm,năng
suất lao động giảm
Trong mọi trường hợp, nhiệt độ khoảng từ 21 độ C đến 25 độ C là khoảng
nhiệt độ giúp con người đạt hiệu quả lao động cao nhất. Nhưng dù vào mùa hè hay
mùa đông, nhiệt độ trong phòng làm việc cũng không nên chênh lệch quá 5 độ C so
với nhiệt độ môi trường bên ngoài
Không khí và giải pháp không gian xanh văn phòng
 Chất lượng không khí trong văn phòng có thể làm giảm khả năng nhận thức
và hiệu suất công việc. Văn phòng thiếu oxi, nhiều CO2 làm cơ thể mệt mỏi, buồn
ngủ, mất khả năng làm việc cũng như sự sáng tạo của nhân viên. Theo nghiên cứu
nồng độ CO2 từ 350ppm đến 1.000ppm trong văn phòng là hợp lý.
Ngoài ra, các khí độc thường thấy trong môi trường văn phòng là các hợp
chất hữu cơ dễ bay hơi (VOCs) bao gồm formaldehyte, benzen, toluene, axetone.
Chúng phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau như từ thiết bị văn phòng gồm máy in,
máy tính, máy photocopy, bàn ghế, các chất tẩy rửa. Bên cạnh đó dân văn phòng
thường mắc các bệnh đau lưng, mỏi mắt, tình trạng căng thẳng, mệt mỏi kéo dài,
gây tác động xấu đến năng suất và chất lượng công việc.
Trong thực tế, nghiên cứu cho thấy cây xanh trên bàn ghế văn phòng có tác
dụng giảm căng thẳng, giúp tinh thần sảng khoái và hưng phấn nên năng suất làm
việc cũng cao hơn. Ngoài ra, cây xanh văn phòng còn góp phần cải thiện chất lượng
không khí.
Một số loại cây như thiết mộc lan, trầu bà, phất dụ xanh, kim tiền, phú quý,
phất lộc, đỗ quyên… còn có khả năng hấp thu các khí độc phát thải từ khói thuốc lá,
máy tính, máy photocopy, nước sơn, gỗ ván ép, chất khử mùi, băng keo – các nguồn
phát sinh khí độc thường thấy tại khu vực nhà ở hay các máy móc thiết bị văn
phòng.

Câu 32: Phân tích các yêu cầu của hiện đại hóa văn phòng. Trong các
yêu cầu trên yêu cầu nào là quan trọng nhất vì sao?
Hiện đại hóa văn phòng là quá trình hiện diện một cách toàn diện, đồng bộ
những thành tựu khoa học – kỹ thuật vào mục tiêu, nguồn lực và quy trình nghiệp
vụ hoạt động của văn phòng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn
phòng, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thời đại.
Đề hoạt động hiện đại hóa văn phòng đạt hiệu quả cao cũng như gặp nhiều
thuận lợi, hiện đại hóa văn phòng cần đáp ứng các yêu cầu sau:
 Yêu cầu về sự thiết thực
 Hiện đại hóa văn phòng là một quá trình lâu dài và có ảnh hưởng toàn diện
đến mọi nguồn lực, hoạt động của văn phòng. Nguồn kinh phí phục vụ cho hoạt
động hiện đại hóa và rất lớn, hơn nữa, thành tựu khoa học – kỹ thuật thay đổi từng
ngày. Chính vì thế, khi tiến hành hiện đại hóa văn phòng cần tập trung vào những
mảng, nội dung có ảnh hưởng tích cực, cần thiết trực tiếp tới chất lượng công việc.
Cần có sự sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nội dung, mặt hoạt động cần hiện đại hóa
và chỉ tập chung cho những mảng có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công việc.
Tính thiết thực thể hiện qua việc lợi ích thu được phải cao hơn chi phí bỏ ra cho
hiện đại hóa.
 Yêu cầu về sự minh bạch thông tin
Hiện đại hóa văn phòng là chủ trưởng của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo văn
phòng cùng với sự góp sức tham gia của toàn thể nhân sự trong cơ quan nói chung,
văn phòng nói riêng. Yêu cầu về sự minh bạch thông tin thể hiện thông qua việc:
Mọi nhân viên trong văn phòng nói riêng, cơ quan nói chung nắm bắt, thấu
hiểu được tinh thần cũng như mọi thông tin về hiện đại hóa.
Kết quả của công tác hiện đại hóa sẽ được công bố theo giai đoạn và công
khai cho toàn thể nhân viên trong văn phòng, cơ quan.
Mọi nhân viên đều có quyền đưa ra những sáng kiến, góp ý cho công tác
hiện đại hóa của văn phòng, cơ quan.
Yêu cầu minh bạch thông tin góp phần lôi kéo sự đồng thuận về mặt tư
tưởng của toàn thể nhân sự trong văn phòng, cơ quan. Để mọi cá nhân đều cảm
nhận được trách nhiệm, vai trò của mình trong hoạt động chung, nâng cao ý thức
thực hiện và chất lượng của hoạt động hiện đại hóa. Ngoài ra, sự minh bạch thông
tin giúp mọi người nắm bắt được kết quả công tác hiện đại hóa, thấy được những
điều đã làm được, những điều còn thiếu sót từ đó nâng cao ý thức cá nhân trong
việc thực hiện.
 Yêu cầu về sự tiết kiệm
Công tác văn phòng là công tác dán tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh
doanh. Chính vì vậy, việc sử dụng một lượng kinh phí lớn phục vụ cho hoạt động
hiện đại hóa văn phòng một cách toàn diện là điều khó diễn ra, đặc biệt đối với
những cơ quan, doanh nghiệp có nguồn kinh phí eo hẹp. Vì vậy, công tác hiện đại
hóa văn phòng cần có nhiều giai đoạn, ưu tiên những đối tượng cần thiết và đặc biệt
cần có sự nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đầu tư kinh phí. Không nên đầu tư dàn trải,
đầu tư cho những nội dung thứ yếu. Ví dụ, trong trường hợp không có nhiều kinh
phí, ta nên đầu tư hệ thống phần mềm quản lý văn bản trước hệ thống bàn ghế mới.
Các khoản đầu tư cần có sự phân tích và lựa chọn sao cho sát nhất với nhu cầu sử
dụng thực tế.
 Theo ý kiến của cá nhân em, nhận thấy: Yêu cầu về sự thiết thực là
quan trọng nhất. Bởi mỗi tổ chức, doanh nghiệp sinh ra với mục đích
là thu về lợi nhuận và tối giản chi phí sản xuất. Bởi vậy, những thứ
thật sự cần thiết mới đưa vào để có thể tiết kiệm kinh phí, tránh lãng
phí tiền của cũng như nguồn lực.
Câu 33: Phân tích các yếu tố dẫn đến sự ra đời của văn phòng hiện đại?
Trong các yếu tố trên, yếu tố nào tác động mạnh nhất đến sự ra đời của văn
phòng hiện đại.
1. Nội thất tác nghiệp
2. Không gia đa năng
3. Môi trường làm việc tương tác
4. Không gian mở
5. Khu vực nghỉ ngơi và giải trí
6. Ánh sáng
7. Tính động cơ trong trang trí

Câu 34: Phân tích nội dung của hiện đại hoá văn phòng.
Văn phòng kiểu cũ hay kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc ba mặt là trang thiết
bị kỹ thuật văn phòng, con người làm văn phòng và các nghiệp vụ hành chính văn
phòng. Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với nhau trong
quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và do vậy cần được
phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào. Khi chuyển lên văn phòng hiện
đại, ba mặt đó được nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng, đảm bảo cho
văn phòng đủ thực hiện chức năng chủ động xử lý thông tin.
1. Về trang thiết bị kỹ thuật.
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” nhất và
dễ đưa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng
loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Chỉ khoảng 10 – 15 năm lại đây,
trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sức nhanh
chóng.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã được nhanh
chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện
tử. Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh trang gay gắt
của nhiều hãng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được sử dụng ngày càng
rộng rãi trong công tác văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn
trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hoá và tra tìm các dữ liệu, làm
cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao.
Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn
nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc
nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi.
Các vật dụng thông thường trong Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp
đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong các của
hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.
Trang thiết bị cũng như môi trường Văn phòng được cải thiện rất đáng kể
nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật trong
hoạt động Văn phòng.
Các ngành khoa học - công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính,
kỹ thuật viễn thông đã giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin,
lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành,
cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.
 Nhóm ngành khoa học “công thái học”(ergonomies) được vận dụng vào Văn
phòng nhằm tối ưu hoá các mẫu thiết bị, môi trường Văn phòng, làm cho người làm
Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt được hiệu năng
công tác cao. Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L
hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên Văn phòng có thể ngồi một chỗ vẫn
thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn
phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn
thông...Môi trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt
độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường...thích hợp. Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ
những căn phòng khép kín với rất nhiều nhược điểm sang mô hình Văn phòng mặt
bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 - 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20
vị trí làm việc. Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho dây
chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của Văn
phòng được liên tục; người lãnh đạo Văn phòng; kiểm soát công việc Văn phòng
được dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho Văn
phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lãnh đạo Văn
phòng có những sáng kiến mới v.v...
2. Con người làm Văn phòng.
Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của
Văn phòng. Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại
hình lao động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm Văn
phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện,
chắp vá. Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ
hết. Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và
trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình
độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp -
ứng xử. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện
thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi
phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn,
phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị
trường sức lao động.
Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý
học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v...giúp người lao động có khả năng khẳng
định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý
chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp. Các ngành khoa học này cũng giúp
người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm
việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt
Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng
v.v..

3. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng.

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoàn
chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Văn
phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống
nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong Văn phòng
được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các Văn phòng không có được
những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao.
Mỗi công việc trong Văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây
dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân
loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v... đều phải đưa ra
những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý.
Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật
với con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng trở
nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể.

Câu 35: Phân tích về bối cảnh và xu thế hiện đại hóa văn phòng hiện
nay.
1. Bối cảnh trong nước
 Sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước do Đảng cộng
sản Việt Nam lãnh đạo trong hơn 15 năm qua đã đạt được những thành tựu quan
trọng về nhiều mặt.
Trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũng như những đòi hỏi, những xu
hướng phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hoá, phát triển mạng thông tin
toàn cầu, phát triển các ngành khoa học mũi nhọn điện tử - tin học, tiến tới hình
thành một nền kinh tế tri thức...thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội
không ngừng đổi mới và hiện đại hoá.
Văn phòng trong các cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, đoàn thể xã
hội...cũng ở trong bối cảnh chung đó và cần được chuyển nhanh sang Văn phòng
kiểu mới, hiện đại.
2. Bối cảnh thế giới
Vào những năm đầu của thập niên 80, trên phạm vi thế giới xuất hiện một
hiện tượng được gọi là bùng nổ thông tin bao gồm:
 Cách mạng khoa học - công nghệ phát triển như vũ bão, tạo nên một
hệ quả hết sức quan trọng, một nhân tố hàng đầu trong cạnh tranh
kinh tế và phát triển xã hội là rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ.
 Hình thành nhanh chóng quan hệ kinh tế - thương mại trong phạm vi
toàn cầu đã buộc mỗi nước phải mở cửa, gấp rút hội nhập thị trường
thế giới và cộng đồng quốc tế.
 Để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh trên quy mô toàn cầu, chính phủ các
nước đều phải ra sức tăng cường quản lý nhà nước trong công cuộc
phát triển kinh tế - xã hội trong nước và quan hệ kinh tế với thế giới.
 Trong thời đại mới, vai trò con người được nâng cao hơn bao giờ hết,
phản ánh tính nhân bản trong nền sản xuất hiện đại đồng thời cũng
phản ánh sự giác ngộ cao hơn của xã hội loài người và các vấn đề liên
quan đến con người và xã hội.
 Cuộc cách mạng thông tin với những thành tựu về công nghệ thông
tin phát triển đến chóng mặt, làm thay đổi khái niệm xử lý thông tin
 của chúng ta.
Hiện tượng bùng nổ thông tin làm cho các nhà quản lý, các chủ nhân của nền
sản xuất hiện đại, các chủ doanh nghiệp hiểu ra rằng: bên cạnh những nguồn lực
truyền thống như nguyên liệu, năng lượng, tiền vốn, nhân lực còn có một nguồn lực
được xác định là quan trọng nhất, vượt lên trên mọi nguồn lực khác là thông tin.
Văn phòng với cách hiểu truyền thống, thông thường là tổ chức chỉ làm công
việc giấy tờ, hành chính, sự vụ trong một cơ quan, một doanh nghiệp đã không còn
thích hợp nữa. Văn phòng phải hướng toàn bộ hoạt động của mình vào hoạt động
xử lý thông tin và trở thành một trung tâm xử lý thông tin để hoạt động xử lý thông
tin được nhanh chóng, chủ động, đầy đủ và chính xác nhất. Các nhà quản trị học đã
tập trung nghiên cứu, phối hợp cùng với các nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp đầu
tư tiền của, công sức, trí tuệ xây dựng Văn phòng trở thành Văn phòng kiểu mới với
tên gọi là Văn phòng hiện đại (modern office).
 XU THẾ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

VỀ TRANG THIẾT BỊ CON NGƯỜI LÀ VĂN CÁC NGHIỆP VỤ

KỸ THUẬT PHÒNG HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG
- Văn phòng được tổ - Luôn phải trang bị
chức dưới dạng mở, bố cho mình thêm những - Sử dụng nhiều thành
trí nhiều không gian thư kiến thức cần thiết, đặc tựu khoa học công nghệ
giãn biệt là kĩ năng tin học trong việc thực hiện các
- Nhiều loại hình văn và ngoại ngữ nghiệp vụ
phòng ra đời với sự góp - Xu thế hội nhập toàn - Nhiều nghiệp vụ được
mặt một cách toàn diện diện, các cộng đồng đơn giản hóa, được hỗ
của công nghệ kinh tế được hình trợ công nghệ
- Đầu tư các trang thiết thành, người lao động - Các nghiệp vụ hành
bị văn phòng hiện đại, có thể tự do tham gia chính văn phòng có vai
các thiết bị điện tử cá bất kỳ thị trường lao trò kết nối giữa con
nhân động nào người với trang thiết bị
- Sử dụng những thiết
bị văn phòng thông
minh mang trí tuệ nhân
tạo với công nghệ cảm
biến tự động, thay thế
sức lực con người.
 Câu 36: Đánh giá tác động của việc hiện đại hóa văn phòng trong các cơ
quan hiện nay
Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng hiện đại có không gian
thoáng mát, nội thất thông minh, thiết bị công nghệ tối ưu… tạo ra một không gian
làm việc thoải mái, giúp mọi người có thể phát huy năng lực của bản thân.
Khẳng định vị thế công ty, doanh nghiệp: Thiết kế văn phòng thành công sẽ
tạo dựng được ấn tượng tốt với khách hàng. Thông qua đó giúp doanh nghiệp khẳng
định vị trí của tổ chức.
Đặc biệt với những thiết kế xuất sắc, các doanh nghiệp sẽ ghi điểm tối đa
trong mắt khách hàng và đối tác. Nhờ vậy gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng
với doanh nghiệp. Thông qua đó có thể thể hiện sự uy tín của công ty, tập đoàn.
Nâng cao hiệu suất công việc: Văn phòng làm việc hiện đại được ứng dụng
công nghệ, các thiết bị nội thất hiện đại, thông minh giúp hỗ trợ, nâng cao hiệu quả
làm việc.
Tăng kết nối giữa các nhân viên: Không gian làm việc chung rộng rãi giúp
nhân viên dễ dàng trao đổi, tương tác với nhau trong công việc. Các nhân viên có
thể trao đổi nhanh và thông qua đấy đạt được hiệu quả công việc tốt hơn. Năng suất
làm việc sẽ gia tăng với kiểu văn phòng này.
Hiệu quả làm việc nhóm: Các nhóm cùng giải quyết công việc chung tại văn
phòng sẽ nhanh hơn vì có sự kết nối chặt chẽ.

Câu 37: Nhận xét, đánh giá về ưu nhược điểm của mô hình văn phòng
hiện đại và mô hình văn phòng truyền thống

VĂN PHÒNG TRUYỀN VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

THỐNG
  Văn phòng truyền thống  Văn phòng hiện đại
có tính ổn định giúp tăng thường hướng tới không
độ tin tưởng của khách gian mở, thông thoáng
hàng, đối tác bởi địa và thân thiện tạo cơ hội
điểm có trụ sở, thông tin tiếp thu, học hỏi không
liên lạc cụ thể. ngừng.
 Đảm bảo mọi hoạt động  Được thiết kế loại bỏ
trao đổi, hợp tác đều các bức tường kiên cố
được thực hiện tại đây. giữa các phòng ban.
Việc các hoạt động giao Phân chia công việc theo
dịch đều được diễn ra tại các phòng ban và giữa
văn phòng khiến khách các phòng ban được
hàng yên tâm, và tạo nên ngăn cách bởi các vách
độ tin tưởng, nâng cao kính. Điều này vừa đảm
hình ảnh, để lại ấn tượng bảo được sự thông
tốt trong mắt khách thoáng trong không gian
hàng, đối tác. vừa vẫn giữ được sự
 Thiết kế và bố trí mang riêng tư nhất định trong
dấu ấn riêng của doanh môi trường làm việc
nghiệp. Không chỉ vậy, hiện đại.
Ưu điểm
việc sở hữu văn phòng  Bàn ghế, các đồ nội thất
truyền thống cũng làm được bố trí linh hoạt, tối
nổi bật văn hóa riêng ưu hóa được không gian,
của doanh nghiệp đó. diện tích, ánh sáng và
 Đảm bảo tính riêng tư, không khí tự nhiên.
bảo mật, phù hợp với  Cho phép có nhiều
các công ty, doanh không gian phụ trợ như
nghiệp yêu cầu tính bảo phòng bếp, phòng đọc,
mật thông tin cao giữa khu tiếp khách hay khu
các bộ phận. vực nghỉ ngơi...
 Ngoài ra, văn phòng  Cho phép nhân viên
truyền thống cũng được được giao tiếp, trao đổi
đánh giá cao bởi các đặc nhiều hơn trong công
điểm về chi phí lâu dài, việc.
khả năng thay đổi.  Ngoài ra việc sử dụng
nhiều thiết bị, đồ dùng
hiện đại cũng góp phần
giúp cho công việc tại
các cơ quan này được xử
lý dễ dàng hơn.
Nhược điểm  Hạn chế cơ hội mở rộng  Mặc dù văn phòng hiện
mối quan hệ bởi được đại tạo cảm giác thoải
thiết kế gồm các phòng, mái hơn cho nhân viên
 các khu riêng biệt
 Chi phí thuê mặt bằng
dài hạn, xây dựng mới
cao
 Chi phí nội thất văn
phòng, dịch vụ
 Nhân viên làm việc
trong môi trường văn
phòng truyền thống
thường bị gò bó bởi
không gian làm việc
thiếu linh hoạt, ít sự giao
tiếp, trao đổi.
xong đối với các công
việc đòi hỏi tính riêng tư
hay sự tập trung cao thì
mô hình này lại chưa
hoàn toàn phù hợp.
 Trong nhiều trường hợp,
mang đến những bất cập
như không đảm bảo tính
chuyên nghiệp nhất định
cho các hoạt động hợp
tác, kinh doanh.
 Bên cạnh đó, các loại
hình văn phòng hiện đại
thường thích hợp với các
doanh nghiệp nhỏ và
vừa hơn là những doanh
nghiệp quy mô lớn.

Đánh giá: Việc lựa chọn văn phòng truyền thống hay hiện đại tùy thuộc vào
mục đích, định hướng phát triển, quy mô của doanh nghiệp.
Nếu mục đích, định hướng phát triển của doanh nghiệp thiên về tính ổn định,
bền vững, lâu dài và muốn xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín thì nên chọn kiểu
văn phòng truyền thống.
Nếu doanh nghiệp đề cao tính năng động, sáng tạo, xu hướng trẻ trung hiện
đại thì có thể tham khảo các loại văn phòng hiện đại.

Câu 39: Đối với văn phòng hiện đại, yếu tố nhân sự có tác động như thế
nào đến hiệu quả làm việc.
Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của
Văn phòng. Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại
hình lao động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm Văn
phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện,
chắp vá. Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ
hết. Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và
trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình
độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp -
ứng xử. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện
thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi
phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn,
phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị
trường sức lao động.
Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý
học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v...giúp người lao động có khả năng khẳng
định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý
chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp. Các ngành khoa học này cũng giúp
người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm
việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt
Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng…

Câu 40: Nguyên nhân gây cản trở hiệu quả làm việc của văn phòng hiện
đại
1. Sự ồn ào, gây mất tập trung
Đây là nhược điểm lớn nhất của văn phòng hiện đại. Khi văn phòng hiện đại
được thiết kế mở, có một số lượng nhân viên cùng làm việc trong một không gian
rất dễ tạo sự ồn ào, mất tập trung. Rất nhiều cuộc trò chuyện, thảo luận liên tục diễn
ra xung quanh chúng ta nên thật khó để tập trung 100% công việc.
Hơn thế nữa, ở trong môi trường ồn ào quá lâu có thể dẫn tới những vấn đề
sức khỏe và tâm sinh lý của sinh viên. Theo nghiên cứu của trường Cornell
University, khi ở trong môi trường ồn ào quá 3 giờ đồng hồ có thể khiến con người
sản sinh nhiều hormone căng thẳng hơn. Những căng thẳng này tác động tiêu cực
đến tâm lý, thậm chí dẫn đến các bệnh về tim, huyết áp cao, mất ngủ và suy giảm hệ
thống miễn dịch.
2. Thiếu không gian riêng tư
 Mặc dù không gian mở được thiết kế nhằm mang lại sự tương tác và cảm
hứng cho người sử dụng, nhưng không phải mọi người đều giống nhau vì sẽ có
người yêu thích sự yên tĩnh và chỉ có thể tập trung cao nhất trong những không gian
như vậy. Vì thế, những không gian mở, không có tính riêng tư là sự cản trở tương
đối lớn.
Đội khi, những văn phòng hiện đại thiết kế mở cũng tạo cảm giác “bị kiểm
soát” cho người dùng vì bất kì ai cũng có thể nhìn thấy những hoạt động của chúng
ta.
3. Tính cạnh tranh cao
Với một số người, có thể họ sẽ hứng khởi khi làm việc cùng không gian với
các công ty đối thủ trong cùng lĩnh vực và với số còn lại, họ có thể sẽ thấy phiền
phức. Do đó, nếu bạn và nhân viên, đồng nghiệp của bạn không phải là người có
động lực cạnh tranh lớn thì đây không phải là môi trường làm việc phù hợp với bạn.
Ngược lại, nếu bạn/đồng nghiệp của bạn thuộc tuýp người làm việc tốt hơn
khi ở một mình thì chính sự cạnh tranh lại khiến bạn mất tập trung và thêm khó
chịu. Vậy thì thật may mắn, làm việc tại văn phòng ảo không ép buộc bạn phải đến
công ty mỗi ngày, bạn có thể làm việc tại nhà miễn sao hoàn thành công việc được
giao. Bởi thực tế, văn phòng ảo sẽ đảm bảo tất cả các lợi ích cần có của văn phòng
chia sẻ nhưng chi phí lại tối ưu hơn rất nhiều.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Ths. Đặng Văn Phong , Tập bải giảng Quản trị văn phòng, Khoa Quản trị
văn phòng, ĐH Nội vụ Hà Nội.
2. Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị
Văn phòng, NXB Lao động- Xã hội, Hà Nội.
3. Trần Thị Thu Hương (2008), Nghiệp vụ Hành chính văn phòng, NXB
Tổng hợp TPHCM, TP Hồ Chí Minh.
 4. https://hoancauoffice.vn/uu-va-nhuoc-diem-cua-van-phong-chia-se-hien-
nay/
5. https://www.deco-crystal.com/blog/thiet-ke-van-phong-khong-gian-mo/
6. https://blog.okrs.vn/kien-thuc-quan-tri/cac-yeu-to-anh-huong-den-hieu-
qua-cong-viec.html
7. https://kqtkd.duytan.edu.vn/Home/ArticleDetail/vn/88/1792/nhung-yeu-to-
quyet-dinh-mot-van-phong-hien-dai