Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông là một bản tổng hợp những thông tin, bao gồm mục tiêu, đối
tượng, phương thức truyền thông, cùng các phương án cụ thể cho từng mục, từng giai
đoạn khác nhau. Mục tiêu lớn nhất của việc lập kế hoạch truyền thông là hướng dẫn thực
hiện mục tiêu mà chiến dịch đã đề ra với truyền thông.

Vì sao cần lập kế hoạch truyền thông?

Bất cứ việc gì muốn đạt được hiệu quả, chúng ta nên việc tạo ra một bản kế hoạch trước
khi thực hiện để đi đúng lộ trình, tiết kiệm thời gian và chi phí. Và truyền thông cũng
không ngoại lệ:

- Việc lập ra bảng kế hoạch truyền thông giúp chúng ta chia nhỏ được mục tiêu và xác
định được quy trình hướng đi để đạt được mục tiêu lớn đặt ra. Chúng ta đã có được bảng
kế hoạch, khi phân công công việc cũng sẽ dễ dàng và các bộ phận (hay ở CLB là các
ban) liên quan khác sẽ phối hợp hiệu quả hơn.

- Kế hoạch giúp người quản lý (ở CLB là thầy cô, ban chủ nhiệm, trưởng ban) giám sát
được công việc dễ dàng, kiểm tra được hiệu quả công việc.

- Có được một bản kế hoạch đầy đủ, sẽ làm cho công việc thực hiện đúng thứ tự các công
việc, giúp tiết kiệm thời gian và cả chi phí.

Cách lập một kế hoạch truyền thông:

Bước 1. Xác định mục đích, mục tiêu

Ở bước này giúp chúng ta trả lời câu hỏi vậy lập kế hoạch để làm gì? Nghĩa là phải xác
định được mục tiêu của bảng kế hoạch. Dù là làm một việc nhỏ hay lớn thì đều phải có
mục tiêu cụ thể để tìm ra hướng đi đúng đắn.

Bài tập: Mục đích lập kế hoạch truyền thông từng tháng của fanpage là gì? Mục tiêu của
kế hoạch truyền thông chương trình “Ấm tình xuân 2021” là gì?

Bước 2. Xác định đối tượng

Để kế hoạch truyền thông trở nên hiệu quả, chúng ta phải xác định được đối tượng chúng
ta cần hướng đến là ai? Đối tượng đó có nhu cầu gì?

Công chúng ta muốn hướng đến thuộc ngành nghề gì: trí thức, học sinh sinh viên hay lao
động tự do,… Họ có sở thích như thế nào, độ tuổi thuộc khoảng nào, hành vi sử dụng
mạng xã hội ra sao, trình độ học vấn thấp hay cao,… Xây dựng được 1 bảng chân dung
công chúng càng chi tiết thì càng dễ dàng chọn được phương thức tiếp cận dễ dàng, hiệu
quả cao.

Bài tập: Ai có thể phác họa cơ bản về chân dung công chúng của fanpage CLB mình?

Bước 3. Kênh truyền thông

Sau khi đã có một kế hoạch hoàn chỉnh, tiếp đến cần chọn phương thức truyền thông phù
hợp. Tùy theo từng nhóm đối tượng đã chia thì chúng ta có thể chọn kênh truyền thông
khác nhau như mạng xã hội facebook, google, youtube, instargram, tiktok, báo chí,…

Facebook, insta, tiktok hướng tới những đối tượng trẻ, năng động, luôn thích cái mới, bắt
trend nhanh, sử dụng các thiết bị công nghệ thành thạo,…

Báo chí công chúng của họ thường là những người có trình độ học vấn từ trung bình đến
cao, thường thuộc độ tuổi từ 30 đến 65, có nhu cầu thông tin cao,…

Hiểu được đối tượng công chúng của từng kênh truyền thông sẽ chọn được kênh truyền
thông phù hợp với đối tượng mình muốn hướng đến.

Bước 4. Tạo thời gian biểu - timeline

Một kế hoạch thì cần có thời gian để hoàn thành, thế nên chúng ta cần thiết lập một thời
gian cụ thể dành cho những giai đoạn trong kế hoạch, như vậy sẽ giúp tiết kiệm được thời
gian.

Sau đây là cách lên một timeline truyền thông trên các nền tảng mạng xã hội:

1. Nghiên cứu mục đích của chiến dịch, sự kiện:

Xác định rõ mục đích hướng tới của chiến dịch để mường tượng ra những nội dung sẽ có
trong timeline.

2. Tạo khung timeline

- Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho chiến dịch, sự kiện. Sau đó điền các giai
đoạn nhỏ vào khoảng thời gian đó.

- Đặt tiêu đề cho timeline: Timeline cần một cái tên để người đọc, người xem biết họ nên
đọc sắp phải xem gì.

- Tạo bảng, bao gồm đầy đủ các mục của 1 timeline truyền thông cơ bản như: STT, title,
ngày giờ đăng, link content, link ảnh, ghi chú,…

3. Điền thông tin timeline chi tiết

- Điền các nội dung từng bài viết vào timeline

- Từ chân dung công chúng trước đó đã nghiên cứu mà xác định ngày giờ đăng cho phù
hợp. Ví dụ như: Facebook ở Việt Nam, người ta nghiên cứu và chỉ ra rằng khung giờ
vàng để đăng bài là 12h – 12 rưỡi trưa, tối là từ 20h đến 20h30, và cuối tuần sẽ có lượng
tương tác cao hơn các ngày trong tuần đặc biệt là những ngày đầu tuần.

- Điền vào các mốc sự kiện quan trọng: Một khung timeline cần có nội dung chính của
từng sự kiện, từng giai đoạn. Lúc này các bạn nên điền các mốc sự kiện quan trọng vào
để tóm tắt lại nội dung chính cho timeline.

- Viết rõ ràng và súc tích: Một timeline không chỉ cần sự chi tiết mà còn cần sự rõ ràng,
dễ đọc dễ hiểu. Chi tiết không có nghĩa là dài dòng, hãy ngắn gọn, súc tích cô đọng lại
nội dung. Chỉ diễn giải những thông tin phù hợp với giai đoạn.

Bước 5. Tổng kết – đánh giá theo từng giai đoạn

Sau mỗi bước hay giai đoạn trong kế hoạch, chúng ta cần ngồi lại & có một bảng tổng kết
đánh giá lại những kết quả đạt được? Từ đó xác định kế hoạch có hiệu quả hay không?
Những bài học kinh nghiệm rút ra và có hướng đi cho những bước tiếp theo. Việc này
giúp chúng ta có những điều chỉnh kế hoạch kịp thời, tránh rủi ro, tổn thất nặng nề (nếu
có) và giúp cho kế hoạch truyền thông đi đúng hướng, đạt hiệu quả cao.