GIỚI THIỆU

Một kết quả nghiên cứu tại Đại học Yale (Mỹ) năm 1980, cho thấy sự khác
biệt về thu nhập giữa nhóm sinh viên học tập và làm việc có kế hoạch cụ thể
(chiếm 3%) và nhóm sinh viên học tập và làm việc không có kế hoạch (chiếm
97%). Thu nhập trung bình của nhóm thứ 1 cao gấp 10 lần thu nhập của nhóm thứ
2.
Trong cuộc sống hàng ngày, Bạn luôn phải đối diện với
những vấn đề hay các nhiệm vụ được giao phó. Nếu Bạn xác
định được mục tiêu tức là đã xác định được điểm đến cho
mình thì lập ra một kế hoạch tức là bạn đã vẽ ra được con
đường, cách thức để đi đến đó. Có một bản kế hoạch cũng
như bạn đã có một tấm bản đồ chỉ dẫn tới đích rồi đó.

Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó
gắn liền với việc xác lập các mục tiêu hợp lý và thiết kế chương trình hành động
trong tương lai, giúp cho nhà quản lý xác định được các chức năng khác còn lại
nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

Như vậy, Bạn muốn thành công trong học tập, trong công việc và trở thành
nhà quản lý trong tương lai thì điều đầu tiên là Bạn phải học kỹ năng xây dựng kế
hoạch. Môn học sẽ trang bị cho Bạn các kỹ năng để có thể xác lập mục tiêu hợp lý,
phân công và sắp xếp công việc phù hợp, lập dự toán kinh phí, thiết kế chương
trình hành động và tổ chức thực hiện, xây dựng phương pháp kiểm tra, kiểm soát và
đánh giá, phương pháp giải quyết vấn đề và các kỹ năng máy tính cần thiết để có
thể xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch.
CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH VÀ KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

Mục tiêu chương

Về kiến thức: cung cấp cho sinh viên các khái niệm và kiến thức tổng quan về kế
hoạch và kỹ năng xây dựng kế hoạch.

Về kỹ năng: rèn luyện cho sinh viên các kỹ năng máy tính cơ bản về cài đặt và sử
dụng các phần mềm hỗ trợ công tác xây dựng và quản lý kế hoạch

Về thái độ: rèn luyện cho sinh viên có thái độ chuẩn mực và tích cực trong học tập
và làm việc nhóm.
 Trong cuộc sống hàng ngày hay trong công việc, chúng ta thường tìm kiếm
các bí quyết thành công từ sự chia sẽ của những người thành công để trở nên thành
công như họ. Tuy nhiên, ít ai trong chúng ta biết được thực sự họ có được thành
công và sự giàu có bắt đầu như thế nào.
Để tìm hiểu về một vài bí mật mà hầu hết những người thành công đã từng
làm, chúng ta hãy bắt đầu đọc ba câu chuyện ngắn được chia sẻ ở dưới đây
(nguồn: Cafebiz.vn). Chúng ta sẽ nhận thấy đó chính là một trong những lý do tại
sao chỉ có một số rất ít những người thành công và giàu.
Câu chuyện thứ nhất: cuộc khảo sát tại đại học Yale
Những người có mục tiêu cụ thể cho cuộc đời mình là những người thành
công và giàu có nhất.
Cuộc khảo sát thực hiện tại trường đại học Yale ở Mỹ đã cho thấy sự khác
biệt rất lớn giữa những người biết rõ mục tiêu của đời mình và những người không
biết mình muốn gì trong cuộc sống.
Năm 1980, khi được hỏi về mục tiêu đặt ra cho cuộc đời, chỉ có 3% số sinh
viên tham gia khảo sát viết ra mục tiêu và kế hoạch thực hiện cụ thể. 13% sinh viên
có mục tiêu, nhưng không viết ra
giấy. 84% còn lại hoàn toàn không
biết (hoặc không có) mục tiêu hay
kế hoạch nào.
Kết quả của một cuộc sát sau
15 năm sau đó, cho thấy sự khác
biệt giữa nhóm có mục tiêu rõ ràng cho cuộc đời mình và 2 nhóm còn lại thật sự
gây bất ngờ. Số 13% sinh viên có mục tiêu nhưng không viết ra giấy có thu nhập
cao gấp 2 lần những sinh viên không biết mình muốn gì trong đời. Điều gây ngạc
nhiên lớn nhất nằm ở nhóm 3% sinh viên có mục tiêu và kế hoạch thực hiện chi
tiết: họ có thu nhập cao gấp 10 lần tổng thu nhập của 97% sinh viên còn lại
(nguồn: Never Eat Alone).
 Câu chuyện thứ hai: Thành viên HĐQT ABBank với kế
hoạch cuộc đời
TS.Nguyễn Trí Hiếu, thành viên HĐQT Ngân hàng An
Bình. “Một năm bắt đầu từ mùa xuân, một đời bắt đầu từ tuổi
trẻ. Tuổi trẻ là mùa xuân của xã hội”. Sinh thời, khi nói về thế
hệ trẻ, Hồ Chủ tịch đã có những so sánh như thế và thành
công luôn thuộc về ai biết lập kế hoạch cho cuộc đời mình.
Tâm đắc với kế hoạch cuộc đời, TS Nguyễn Trí Hiếu, thành viên HĐQT
Ngân hàng An Bình cho rằng, mỗi người đều có những kế hoạch cho cuộc đời
mình, dù dài hay ngắn và ông đã chia sẻ câu chuyện mang ý nghĩa sâu sắc về bản
kế hoạch cuộc đời của chính ông (nguồn: Cafebiz.vn).
Năm 29 tuổi, khi sắp hoàn tất luận án, giáo sư đỡ đầu gọi tôi vào, bảo: “Anh
Hiếu ơi, anh sắp xong luận án rồi, anh muốn làm cái gì trong cuộc đời? Tôi nói:
“Thưa thầy, tôi cũng như các bạn khác, muốn học xong trở thành chỗ dựa cho gia
đình và có một công việc cho thu nhập tốt để đến khi về hưu sống an toàn, thoải
mái”.
Vị giáo sư nói rằng: “Tôi muốn hỏi anh một điều anh muốn sống được bao
lâu trong cuộc đời của anh?” Tôi mới nói: “Thưa thầy, làm sao tôi biết được
chuyện sống chết. Ngày mai ra đường tôi có thể bị xe cán chết. Tôi không thể nghĩ
được tôi muốn sống bao nhiêu năm cả”. Ông ấy bảo: “Anh không hiểu ý của tôi”.
Cái tôi hỏi anh không phải là anh sẽ sống được bao lâu, mà anh muốn sống được
bao lâu”. Tôi bảo giáo sư cho tôi một tuần để trả lời. Một tuần sau, gặp ông ấy, tôi
nói: “Nếu Chúa thương cho tôi sức khỏe và mọi chuyện bình an, tôi muốn sống
100 tuổi. Ông bảo: “Tuyệt vời! Anh muốn sống 100 tuổi. Vậy anh về chia giùm tôi
cuộc sống của anh 10 năm một cho đến 100 tuổi. Cứ một giai đoạn, anh viết vào
cuối kỳ của 10 năm đó anh muốn có bao nhiêu tài sản, anh muốn ở vị trí nào và
anh đang ở trong tình trạng nào về sức khỏe, cũng như gia đình như thế nào. Ba
tháng sau cho tôi biết”. Lần đầu tiên trong đời, ông giáo sư đã cho tôi thấy thế nào
là kế hoạch cuộc đời. Nhưng từ ngày về Việt Nam tôi chưa thấy ai cho tôi biết họ
viết ra kế hoạch cho mấy chục năm về sau. Hãy dành thì giờ ngồi xuống viết cho
mình kế hoạch trong những năm tới mình sẽ ở đâu, làm gì và từ những con số về
tài sản và những mong muốn trong cuộc sống. Từ đó, cứ mỗi năm, tôi ngồi lại viết
ra giấy những kế hoạch, dự định cho năm mới và xem lại tất cả những gì tôi đã làm
được theo kế hoạch mà tôi đã nói chuyện với giáo sư.
Qua câu chuyện của TS. Nguyễn Trí Hiếu chúng ta có thể nhận thấy, đầu
tiên ông cũng giống như bất cứ ai như chúng ta, tuy nhiên sau khi ông được vị giáo
sư gợi ý ông về sự cần thiết trong việc lập kế hoạch cuộc đời, và chỉ đơn giản bằng
việc ông đã lập kế hoạch cho cuộc đời mình theo hướng dẫn của vị giáo sư, mà nhờ
đó ông có được những mục tiêu, sự định hướng và kế hoạch tổng thể để từng
bước trở thành người thành công & giàu có.
Bạn biết vì sao chúng ta phải lập kế hoạch hợp lý cho những mục tiêu của
mình chưa ? Vì nếu bạn có một mục tiêu mà không có một kế hoạch cụ thể để thực
hiện thì bạn sẽ chẳng thể nào đạt được mục tiêu đó và sẽ không có được điều mà
bạn mong muốn.
Khi những mục tiêu và kế hoạch bị trì trệ bạn sẽ chẳng thể nào làm được
điều bạn đang khao khát cả. Thế nên phải lập kế hoạch chi tiết để biết bạn cần phải
làm gì trong tương lai. Có như vậy bạn mới thực hiện được những kế hoạch của
mình. Thông thường bạn sẽ rất khó làm được nếu như không có một kế hoạch cụ
thể và chi tiết cho mục tiêu của mình.
1.1. KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Khái niệm Kế hoạch
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý, đó là:
lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan
trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và
chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức
năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra [1].
Theo từ điển Tiếng Việt thì lập kế hoạch là:
+ Một chương trình được sắp đặt trước, có tính toán, có yêu cầu cụ thể và có các
bước để tiến hình thực hiện một công việc.
+ Những việc dự định làm, được sắp xếp có hệ thống và quy trình, mục đích nhất
định với thời gian được xác định trước.
+ Một văn bản. Trong đó thực hiện mục tiêu và các giải pháp trong việc sử dụng
nguồn lực tài nguyên trong một thời gian xác định.
Mặc dù, có nhiều phát biểu khác nhau về lập kế hoạch của các tác giả như
theo Steyner thì “Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục
tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục
tiêu đã định. Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả
chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện
hơn nữa”.
Theo Ronner thì “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm tìm ra
con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có
hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh.”.
Theo Henrypayh thì “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản của
quá trình quản lý cấp công ty, xét về mặt bản chất thì hoạt động này nhằm mục
đích xem xét các mục tiêu, các phương án kinh doanh, bước đi trình tự và cách tiến
hành các hoạt động sản xuất kinh doanh”.
Từ những phát biểu trên, ta có thể khái niệm kế hoạch như sau:
Kế hoạch là một bản thảo gồm có tên kế hoạch, mục đích, các nhiệm vụ công
việc và mục tiêu, thời gian thực hiện để đạt được các mục tiêu và mục đích đã đề
ra.

Xây dựng kế hoạch là xác định mục đích và mục tiêu cần phải đạt được là
cái gì, phương pháp để đạt được các mục tiêu đó như thế nào. Tức là, kế hoạch
phải bao gồm việc xác định rõ mục đích và các mục tiêu cần đạt được, thiết kế các
chương trình hành động cụ thể thực hiện các nội dung công việc đảm bảo thời gian
đã dự tính để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
 Ví dụ: Lê Thị Mỹ Yến sinh viên ngành công nghệ thông tin đã khảo sát và
nghiên cứu kỹ về yêu cầu tuyển dụng của ngành mà Yến yêu thích, để xác định
mục tiêu cho nhiệm vụ học tập. Hay mục đích của “kế hoạch học tập và phát triển
cá nhân” của Yến như sơ đồ tư duy dưới đây (hình 1).
Hình 1: Mục đích của kế hoạch Học tập & phát triển cá nhân của Yến
1.1.2 Kỹ năng xây dựng kế hoạch
Kỹ năng xây dựng kế hoạch bao gồm:
+ Kiến thức cơ bản và sự hiểu biết về kế hoạch.
+ Các phương pháp khảo sát môi trường và xác lập mục tiêu hợp lý, phân công và
sắp xếp công việc phù hợp, dự toán kinh phí, thiết kế chương trình và tổ chức thực
hiện, phương pháp kiểm tra, kiểm soát và đánh giá, phương pháp giải quyết vấn
đề, các kỹ năng máy tính cần thiết để có thể xây dựng kế hoạch và tổ chức thực
hiện kế hoạch.

Một bản kế hoạch được cho là tốt khi các kết quả dự kiến (hay mục tiêu) của
nó sát với kết quả thực hiện thực tế. Sự chênh lệch giữa kết quả thực hiện so với kế
hoạch càng nhỏ, cho thấy năng lực của nhân viên xây dựng kế hoạch càng tốt. Cụ
thể người xây dựng kế hoạch có các phương pháp thu thập thông tin và dự báo
chuẩn xác về thị trường.
Để có thể đạt được mục đích và các mục tiêu đã đề ra thì công tác tổ chức
thực hiện kế hoạch đóng một vai trò rất quan trọng. Thể hiện qua việc phân công,
sắp xếp các công việc, các nhiệm vụ hợp lý và bố trí hay thiết kế một chương trình
hành động khoa học.
 Khi chạy chương trình để thực hiện kế hoạch sẽ không tránh khỏi những vấn
đề sai sót hoặc sự cố xảy ra trong hệ thống. Do đó, người xây dựng kế hoạch cần
thiết kế một chế độ kiểm tra, đánh giá các công việc hoặc các nhiệm vụ thực hiện,
nhằm kịp thời phát hiện ra những bất cập cần giải quyết hoặc hỗ trợ.
Để có thể xây dựng kế hoạch cho đơn vị hay doanh nghiệp, người xây dựng
kế hoạch còn phải có kỹ năng sử dụng máy tính, cụ thể biết sử dụng các phần mềm
hỗ trợ tính toán, lập dự toán cho kế hoạch như phần mềm MS Excel, phần mềm
khác và các phần mềm hỗ trợ lập, trình bày báo cáo.
Để có thể xây dựng được một bản kế hoạch tốt, người xây dựng kế hoạch
cần phải có kiến thức, kinh nghiệm và sự hiểu biết tổng quát. Người xây dựng kế
hoạch luôn làm việc có phương pháp khoa học và tư duy tốt.
Nếu bạn muốn trở thành người xây dựng kế hoạch tốt thì bắt đầu từ hôm
nay, bạn hãy sống và làm việc có mục tiêu và có kế hoạch cụ thể, rõ ràng.

1.2. PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH

Phân loại theo phạm vi hoạt động
Kế hoạch chiến lược: là một loại kế hoạch tổng thể, xác định các mục tiêu dài hạn,
các chính sách cũng như các giải pháp cần thiết để thực hiện các mục tiêu đã xác
định.
Kế hoạch tác nghiệp: Xác định các mục tiêu ngắn hạn, nội dung công việc, các
hoạt động cụ thể và thời gian để đạt được mục tiêu.
Mô hình ba giai đoạn quản trị chiến lược dưới đây thể hiện mối quan hệ giữa
kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp (Hình 1.1).

Giai đoạn Hoạt động

Nghiên cứu Kết hợp tham
Hình thành kế Đưa ra
môi trường bên khảo ý kiến
hoạch chiến lược quyết định
ngoài & bên trong chuyên gia

Tổ chức thực
Xác định mục tiêu Đề ra các Phân bổ
hiện
ngắn hạn chính sách nguồn lực
kế hoạch

Xem xét lại nhân

Đánh giá kế Đánh giá thực Thực hiện
tố bên trong &
hoạch hiện điều chỉnh
bên ngoài

Hình 1.1: Mô hình ba giai đoạn quản trị chiến lược [2].
 Phân loại theo theo thời gian hoạt động
Theo thời gian hoạt động thì kế hoạch phân thành ba loại là: kế hoạch ngắn hạn,
trung hạn và dài hạn.
 Kế hoạch dài hạn: Có thời gian từ 5 năm trờ lên (kế hoạch chiến lược).
 Kế hoạch trung hạn: Thời gian thực hiện tư 1 năm đến 5 năm.
 Kế hoạch ngắn hạn: Thời gian thực hiện dưới 1 năm [1].
Phân loại theo chức năng
Phân loại theo chức năng có các loại kế hoạch như sau:
 Kế hoạch nghiên cứu và phát triển thị trường
 Kế hoạch đào tạo
 Kế hoạch sản xuất
 Kế hoạch kinh doanh
 Kế hoạch tài chính
 Kế hoạch marketting
 Kế hoạch nhân sự
Một số kế hoạch khác
1.3. ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRÒ CỦA KẾ HOẠCH
1.3.1. Đặc điểm của Kế hoạch
Một bản kế hoạch thường có những đặc điểm như sau [1]:
Định hướng theo mục tiêu: Kế hoạch thực hiện để đạt được các mục tiêu đã
đề ra. Do đó, khi đã xác định được mục tiêu thì người thực hiện sẽ có những định
hướng rõ ràng và sẽ tập trung thực hiện các nội dung công việc có liên quan đến
mục tiêu.
Kế hoạch hướng về tương lai: Kế hoạch là một sản phẩm có được nhờ dựa
trên sự tổng hợp thông tin thị trường, phân tích và dự báo các chỉ tiêu trong tương
lai. Kế hoạch được lập là để thực hiện và cuối cùng đạt được các mục tiêu mong
muốn.
Kế hoạch là một sản phẩm trí tuệ: Lập kế hoạch là một quá trình liên quan
đến kiến thức, tư duy sáng tạo, trí tưởng tượng và sự phán xét. Nó không phải là
một phỏng đoán đơn thuần mà phải có sự nghiên cứu, phân tích, đánh giá, tầm nhìn
xa và trí tưởng tượng.
Kế hoạch là một chuỗi các quyết định: Khi lên kế hoạch thông thường người
ta phải họp nhóm và hội ý thảo luận các nội dung phù hợp với mục tiêu, lựa chọn
các phương án và quyết định phương án thực hiện.
Kế hoạch là chức năng cơ bản của quản lý, đó là: lập kế hoạch, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm tra. Kế hoạch làm nền tảng cho những chức năng khác của quản
lý. Nó hướng dẫn việc định hướng cho tổ chức, cho nhân viên, cho công tác lãnh
đạo và kiểm soát. Tất cả những chức năng của quản lý đều được thực hiện trong
khuôn khổ của kế hoạch đặt ra.
Kế hoạch là một quá trình liên tục: Lập kế hoạch là một chức năng không
bao giờ kết thúc vì do sự kinh doanh năng động, môi trường có nhiều thay đổi. Các
kế hoạch được lập trong một thời gian cụ thể và kết thúc trong khoảng thời gian
đó. Tuy nhiên, sau đó nó phải được đánh giá lại và thay đổi cho phù hợp với những
yêu cầu mới, những thay đổi của thị trường và môi trường của doanh nghiêp.
Kế hoạch cho tất cả các cấp trong tổ chức: Kế hoạch cần thiết ở tất cả các
cấp quản lý và tất cả bộ phận trong doanh nghiệp. Ở mỗi cấp khác nhau có chức
năng, vai trò khác nhau nên mục thiêu của kế hoạch sẽ khác nhau. Quản lý cấp cao
thường quan tâm nhiều đến kế hoạch tổng thể hay kế hoạch chiến lược, quản lý cấp
trung gian quan tâm đến kế hoạch cụ thể của bộ phận mình, cấp thấp hơn nữa quan
tâm đến kế hoạch để thi hành.
 Kế hoạch giúp đơn vị hoạt động có hiệu quả: Một kế hoạch được thiết kế
nhằm giúp cho đơn vị tránh lãng phí về chi phí, thời gian, tối ưu hóa được các
nguồn lực. Kế hoạch hướng các đơn vị đến việc sử dụng thích hợp các nguồn lực,
công sức, tiền bạc, vật liệu, máy móc và các phương pháp tối ưu.
Kế hoạch có sự linh hoạt: Kế hoạch là để thực hiện và đạt được các mục tiêu
trong tương lai, do đó sẽ phải đối mặt với những thay đổi không đoán trước về các
yếu tố môi trường, về sự cạnh tranh, chính sách và các yếu tố bên trong đơn vị. Do
đó kế hoạch phải được điều chỉnh một cách linh hoạt để phù hợp với những sự thay
đổi đó.
1.3.2. Vai trò của Kế hoạch
Trong phạm vi một doanh nghiệp hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu
đầu tiên, là chức năng quan trọng của quá trình quản lý, cho biết phương hướng
hoạt động trong tương lai, làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường,
tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực, và thiết lập nên những tiêu chuẩn
thuận tiện cho công tác kiểm tra và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh
doanh có hiệu quả cao, đạt được mục tiêu đề ra. Đối với cá nhân kế hoạch giúp cho
xác định được mục tiêu, hướng phấn đấu và những việc cần thực hiện để đạt được
mục tiêu của riêng mình [1].
Kế hoạch có các vai trò sau:
Kế hoạch là một công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp của các
thành viên trong một doanh nghiệp.
Lập kế hoạch cho biết mục tiêu, và cách thức đạt được mục tiêu của doanh
nghiệp. Khi tất cả nhân viên trong công ty đều biết được là công ty của mình đang
phấn đấu phát triển theo hướng nào và họ cần phải đóng góp gì để đạt được mục
tiêu đó, thì chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp làm việc một cách có tổ chức và
hiệu quả.
 Kế hoạch giúp cho tổ chức và cá nhân làm giảm tính bất ổn định và ứng phó
tốt hơn với những tình huống bất định.
Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở
thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi công ty, mỗi nhà quản lý. Lập kế hoạch
đòi hỏi người quản lý hoặc cá nhân phải có các dự báo về tương lai nên bản thân
quy trình lập kế hoạch đã giúp cho người quản lý thấy được các tình huống bất
định có thể xảy ra trong tương lai và chuẩn bị trước các giải pháp để khắc phục nếu
các tình huống đó xảy ra. Nếu như kế hoạch được xây dựng một cách linh hoạt thì
trước sự thay đổi trong tương lai, người quản lý hoặc cá nhân cũng có cơ sở để tìm
biện pháp phù hợp nhất nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kế hoạch giúp định hướng và làm giảm sự chồng chéo công việc của các
nhân viên trong tổ chức.
Bản thân việc lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu cho cá nhân, doanh
nghiệp, tổ chức cần phải thực hiện trong tương lai. Để đạt được mục tiêu đó thì cần
phải có sự tham gia của nhiều bộ phận, nhiều cá nhân khác nhau, mà mỗi bộ phận,
mỗi cá nhân này phải đảm nhận các chức năng khác nhau cho mỗi bộ phận và cá
nhân mình. Khi nhân viên biết được tổ chức sẽ đi về đâu và họ sẽ phải làm những
gì để đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu, họ có thể điều phối công việc của
mình, hợp tác với nhau, và thực hiện những công việc cần thiết. Nếu không lập kế
hoạch, các bộ phận phòng ban và các cá nhân có thể làm việc cho những mục đích
khác nhau hoặc làm những công việc chồng chéo nhau làm cho không đạt được các
mục tiêu như dự kiến ban đầu.
Lập kế hoạch giúp giảm thiểu những trùng lặp và lãng phí trong tổ chức.
Gắn với hệ thống mục tiêu nói trên, các bộ phận, các cá nhân khác nhau
trong doanh nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ khác nhau nhằm hoàn thiện
quá trình quản lý cho hoạt động sản xuất kinh doanh (các hoạt động tác nghiệp như
sản xuất, kinh doanh, tài chính, kế toán, tiền lương, thống kê). Khi các hoạt động
công việc được điều phối thì thời gian, các nguồn lực không cần thiết và sự trùng
lặp giữa các bộ phận được giảm tối đa. Hơn nữa, khi các phương thức thực hiện và
kết quả được làm rõ, sẽ dễ nhận thấy những bất hợp lý để khắc phục và loại bỏ.
Lập kế hoạch xây dựng các mục tiêu và các tiêu chuẩn được sử dụng
trong quá trình kiểm tra.
Hệ thống các mục tiêu cụ thể trong doanh nghiệp chính là tiêu chuẩn để
người quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh được hoạt động của các bộ
phận trong doanh nghiệp. Nếu chúng ta không biết chắc chúng ta sẽ đạt được gì,
làm cách nào chúng ta có thể biết được liệu mình có đạt được kết quả thực sự hay
không? Khi lập kế hoạch, chúng ta định ra các mục tiêu và kế hoạch. Sau đó, khi
kiểm tra, chúng ta so sánh những kết quả thực tế với những mục đích, xác định
những sai lệch trọng yếu, và thực hiện những hành động khắc phục cần thiết.
Không lập kế hoạch, không có cách nào để kiểm tra. Ví dụ khi quản lý hoạt động
bán hàng thì người ta phải so sánh số liệu mức bán thực tế với mức bán kế hoạch,
nếu mức tiêu thụ nhỏ hơn kế hoạch thì phải đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Như vậy, lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp,
mỗi nhà quản lý. Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ chức,
khai thác con người và các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách có hiệu quả,
thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác.
Không có kế hoạch, nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục
tiêu của mình, họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì.
Còn đối với mỗi cá nhân kế hoạch cũng đóng một vai trò rất quan trọng, nếu
chúng ta không biết tự lập kế hoạch cho bản thân mình thì chúng ta không thể xác
định được rõ mục tiêu của chúng ta cần phải đạt tới là gì? Với năng lực của mình
thì chúng ta cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó? Không có kế hoạch chúng ta
sẽ không có những thời gian biểu cho các hoạt động của mình, không có được sự
nỗ lực và cố gắng hết mình để đạt được mục tiêu. Vì thế mà chúng ta cứ để thời
gian trôi đi một cách vô ích và hành động một cách thụ động trước sự thay đổi của
môi trường xung quanh ta. Vì vậy, việc đạt được mục tiêu của mỗi cá nhân ta sẽ
không cao, thậm chí còn không thể đạt được mục tiêu mà mình mong muốn.

1.4. CẤU TRÚC CƠ BẢN CỦA MỘT BẢN KẾ HOẠCH

Kế hoạch là một sản phẩm trí tuệ, được xây dựng nhằm định hướng và
hướng dẫn cách thức thực hiện để đạt được các mục tiêu. Tùy từng loại kế hoạch
mà có những thành phần khác nhau. Tuy nhiên, bản kế hoạch thông thường gồm có
các thành phần cơ bản sau:
Tên kế hoạch: Một kế hoạch
được xây dựng phải có tên kế
hoạch, nó thể hiện nội dung
khái quát của kế hoạch.
Mục đích: cho biết thực hiện kế
hoạch này nhằm để làm gì.
Mục tiêu: trình bày các kết quả
cần phải đạt được sau khi thực
hiện kế hoạch.
Nội dung công việc: trình bày
những nội dung cơ bản của các
công việc cần thực hiện để đạt
được mục tiêu.
Người thực hiện: người phụ
trách và chịu trách nhiệm chính, người hỗ trợ và phối hợp.
Thời gian: khoảng thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc
Phương pháp: trình bày cách thức tiến hành để đạt được mục tiêu.
Ngoài ra tùy từng loại kế hoạch có thể trình bày thêm một số nội dung như:
kết quả thực hiện, phương tiện thực hiện, địa điểm thực hiện, kinh phí thực hiện....
Người lập KH/xác nhận.
1.5. PHẦN MỀM HỖ TRỢ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm hỗ trợ xây dựng kế hoạch,
có thể kể ra một số phần mềm như sau:
Phần mềm MS Excel là một công cụ phổ biến và thân thiện với hầu hết
người dùng, chúng ta có thể xây dựng một bản kế hoạch tổng thể và chi tiết trên
bảng tính Excel. Đặc biệt, Excel cung cấp các hàm toán học giúp người dùng có
thể thiết lập các công thức tính toán, điều đó có nghĩa là các dữ liệu của bản kế
hoạch được liên kết với nhau, đồng thời người dùng có thể thiết lập các kiểm tra tự
động về tiến độ, chất lượng và hiệu quả công việc.
Ví dụ: tại công ty dược phẩm TAK (Tân An Khang), nhân viên kế toán quản
trị đã vận dụng bảng tính Excel để lập kế hoạch kinh doanh và dự toán chi tiết như
hình dưới đây.
 Hình 1.2. Lập kế hoạch kinh doanh trên MS Excel
Phần mềm Edraw Mind Map giúp bạn dễ dàng lập một bản đồ tư duy, phác
thảo suy nghĩ, kế hoạch tương lai, phân tích SWOT,...bằng cách sử dụng các sơ đồ
có sẵn trong phần mềm. Đặc biệt, Edraw Mind Map cung cấp rất nhiều công cụ tùy
chỉnh sơ đồ tính năng tự động sắp xếp và chèn nhiều chủ đề cùng lúc, đồng thời in
ấn hoặc chia sẻ bản đồ với người khác.
Edraw Mind Map cung cấp nhiều tuỳ chọn để sắp xếp các ý tưởng của bạn
và tạo nhiều kiểu sơ đồ để bạn chia sẻ với
người dùng khác. Với tất cả các tính năng
chương trình cung cấp, bạn dễ dàng theo
dõi bất kỳ loại thông tin nào.
Edraw Mind Map kèm theo nhiều
template khác nhau, hỗ trợ bạn bắt đầu quá
trình tạo sơ đồ tư duy. Các tuỳ chọn bao
gồm Concept Map (Sơ đồ khái niệm), Bubble Diagram (Sơ đồ bong bóng) và
nhiều sơ đồ tư duy theo phong cách khác nhau. Bạn có thể tuỳ chỉnh sơ đồ bằng
cách lựa chọn nền, đường viền, màu sắc, vv...
Edraw Mind Map là ứng dụng giúp bạn tạo sơ đồ tư duy rất dễ dàng và
nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ xây dựng, lưu, chia sẻ, in ấn các sơ đồ được tạo.
Đây là cách thức để bạn thể hiện các ý tưởng hoặc phác thảo cấu trúc cơ bản của
một vấn đề, kế hoạch dự án mà mình đang thực hiện. Phần mềm này cung cấp hầu
hết các tính năng đáp ứng mọi yêu cầu mà bạn cần, xứng đang được gọi là một
chương trình hoàn hảo.
Ngoài ra, còn có các phần mềm chuyên dụng về lập kế hoạch công việc khác
như sau:
Microsoft To-Do giúp bạn tạo danh sách công việc cho các kế hoạch của
mình trong thời khóa biểu hằng ngày để có thể sắp xếp thời gian thực hiện. Đặc
biệt, dữ liệu được tạo ra trên ứng dụng này sẽ được đồng bộ giữa điện thoại và máy
tính nên bạn có thể truy cập mọi lúc mọi nơi.
Bossdesk-Calendar là ứng dụng với rất nhiều chức năng để tổ chức, lưu trữ,
theo dõi và phân tích tất cả các sự kiện quan trọng và các thông tin xung quanh có
liên quan. Ứng dụng sẽ bố trí các sự kiện diễn ra theo cấu trúc lịch như bạn muốn
cùng các hướng dẫn xây dựng báo cáo và kiểm tra tiến độ thực hiện mục tiêu của
bạn theo thời gian.
Organize Pro là ứng dụng vô cùng hữu ích có thể giúp bạn lập kế hoạch các
nhiệm vụ cần làm cho công việc của bạn một cách thông minh và tiêt kiệm thời
gian nhất. Bạn có thể tạo danh sách lớn các công việc với rất nhiều nhiệm vụ phải
làm, cung cấp giải pháp lý tưởng cho bạn để đạt được kết quả như ý những điều
bạn phải làm.
 Sherrod FTP là một ứng dụng đặc biệt thuận tiện cho những công việc hàng
ngày của bạn. Qua ứng dụng này, bạn có thê thiết kế lịch làm việc cũng như đặt
các kế hoạch hay giải quyết các vấn đề.
DayMate là một công cụ chuyên dụng được phát triển để có thể hoạch định
những công việc cần làm và sẽ được nhắc nhở hay thông báo với những hiệu ứng
âm thanh định sẵn hay tải từ bên ngoài và có thể xem lại theo định kỳ thời gian cụ
thể. Bạn có thể sử dụng để kiểm tra thư điện tử mới, tự động quay số điện thoại,
đồng bộ hoá hệ thống thời gian qua Internet, gửi thông điệp và mở trình duyệt web
đã định sẵn.

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1

Câu 1.1: Anh/Chị hãy sử dụng sơ đồ tư duy để thể hiện khái niệm Kế hoạch.
Câu 1.2: Anh/Chị hãy sử dụng sơ đồ tư duy để thể hiện Kỹ năng xây dựng kế
hoạch.
Câu 1.3: Anh/Chị hãy sử dụng sơ đồ tư duy để trình bày: phân loại kế hoạch và
cấu trúc cơ bản của một kế hoạch.
Câu 1.4: Anh/Chị hãy sử dụng sơ đồ tư duy để trình bày tóm tắt các phần mềm hỗ
trợ xây dựng kế hoạch.

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 1

Bài 1.1: Xác định niềm tin và Viết ra mục tiêu cuộc đời.
Bài 1.2: Khảo sát thị trường tuyển dụng & viết mục tiêu “học tập và phát triển cá
nhân”.
Bài 1.3: Thực hành kỹ năng sử dụng phần mềm hỗ trợ xây dựng kế hoạch - MS
Excel.
Bài 1.4: Thực hành kỹ năng sử dụng phần mềm hỗ trợ xây dựng kế hoạch - Edraw
Mind Map.