ĐẠI HỌC HUẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC CHUYÊN ĐỀ

“Kỹ năng quản lý”
LỚP BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ

Đề bài

Hãy phân tích một kĩ năng quản lý mà anh/chị thấy cần thiết nhất đối với
bản thân và vị trí công tác hiện tại của mình. Anh/chị sẽ vận dụng kỹ năng đó
trong quản lý và cải tiến chất lượng công việc như thế nào? Phân tích một ví dụ
để làm rõ.

Bài làm

Thời gian với chúng ta là hữu hạn, kỹ năng, chuyên môn, tiền bạc đều có
thể học hỏi, tích cóp nhưng quỹ thời gian thì không thể tăng lên mà sẽ mất đi. Vì
thế, cần phải biết cách quản lý và “chi tiêu” thời gian một cách hợp lý. Phung
phí thời gian là việc làm hết sức nguy hại. Khi tuổi đã lớn thì việc muốn làm lại
khó thực hiện hơn. Chính vì thế kỹ năng quản lý thời gian là cái phải học, phải
xây dựng ngay từ bây giờ càng sớm càng tốt. Bản thân tôi là một người giáo
viên đứng lớp, tôi càng tin rằng quản lý thời gian là một kỹ năng thật sự cần
thiết và rất quan trọng.
Quản lý thời gian phù hợp sẽ giúp tạo ra sự cân bằng trong cuộc sống.
Giữa tình cảm, công việc, gia đình và hạn chế việc căng thẳng do gấp rút xử lý
hay bỏ lỡ những sự kiện quan trọng. Bất cứ khi nào, việc sắp xếp lại quỹ thời
gian đều có tác dụng của nó. Cần có kế hoạch cụ thể và nghiêm túc thực hiện
theo.
Quản lý thời gian giúp tiết kiệm công sức.
Khi biết sắp xếp thời gian chắc chắn chúng ta sẽ làm được nhiều việc hơn
chúng ta nghĩ. Thay vì chỉ thấy việc gì làm việc nấy, tới đâu làm tới đó thì việc
vạch ra kế hoạch công việc phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất
định.
Tiếp đến cần làm việc gì sẽ rút ngắn thời gian bỏ phí lại. Tiết kiệm được
một giờ mỗi ngày thôi chúng ta đã có thêm 250 giờ/năm để dành cho công việc
khác.
Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để
chúng ta làm việc mà không tốn quá nhiều công sức. Thay vì làm không có kế
hoạch, không có phân chia nên làm gì trước sau sẽ khiến chúng ta phải bận bịu
cho sửa chữa và công việc bị đảo lộn, tốn nhiều thời gian hơn. Nó giống như
việc làm không có mục tiêu và hiệu quả chỉ nằm ở hữu hạn.
Quản lý thời gian giúp quyết định nhanh chóng hơn
Nếu không có quỹ thời gian khoa học, việc bất ngờ xảy ra một sự việc gì
đó buộc chúng ta phải quyết định là rất khó khăn. Bởi những công việc dở dang,
công việc nào chưa làm, còn bao nhiêu công việc đang chờ… Điều này sẽ lại
làm chúng ta tốn thêm nhiều thời gian hơn.
Thay vào đó, nếu có quyết định công việc thì hãy nhìn vào danh sách thời
gian chúng ta đã lên trong ngày. Khoảng thời gian nào còn trống chúng ta có thể
thực hiện nó và nhanh chóng giải quyết mà không cần lưỡng lự hay đắn đo
nhiều.
Quản lý thời gian giúp đạt được mục tiêu nhanh hơn.
Nếu chúng ta không hiểu tầm quan trọng của việc quản lý thời gian thì
những mục tiêu đã đặt ra không bao giờ có thể hoàn thành. Chúng ta cần có sự
sắp xếp từng bước một, hoàn thành những công việc cá nhân trước, phục vụ cho
cơm áo gạo tiền trước… Trước khi bắt tay vào hiện thực hóa ước mơ của mình.
Quản lý thời gian giúp nâng cao sự tự tin
Khi chúng ta có thể quản lý tốt những việc phải làm, phải làm gì trong
ngày thì việc chúng ta có thể tự tin là dĩ nhiên.
Bên cạnh đó, khi sống và sắp xếp thời gian khoa học chúng ta cũng sẽ có
thời gian chăm chút và quan tâm đến bản thân hơn. Nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý
cũng là cách giúp chúng ta sống lạc quan và tự tin hơn. Bên cạnh đó, việc hoàn
thành công việc kịp hay trước deadline cũng làm chúng ta “xịn” hơn trong mắt
đồng nghiệp và cấp trên.
Quản lý thời gian giúp chúng ta có nhiều năng lượng hơn trong cuộc
sống.
Chúng ta hãy nghĩ thử xem, nếu chúng ta có thể kiểm soát tốt mọi hoạt
động, công việc, giải trí trong ngày của mình cũng sẽ tăng chất lượng cuộc sống
lên. Với tinh thần hưng phấn và nắm rõ lịch trình trong ngày sẽ từng ngày giúp
chúng ta cảm thấy phấn chấn và dồi dào năng lượng hơn.
Quản lý thời gian giúp chúng ta cải thiện cuộc sống và sức khỏe.
Việc có thể phân chia rạch ròi công việc và cá nhân ra sẽ giúp chúng ta có
nhiều quỹ thời gian cho chăm sóc bản thân, làm điều mình thích, tăng tình cảm
gia đình hơn. Thay vì vừa làm vừa chơi bù đầu vào đống sổ sách, thì việc sắp
xếp chi tiết công việc chúng ta sẽ hoàn thành nhanh hơn dự kiến những điều
quan trong phải làm và dành nhiều thời gian cho bản thân.
Quản lý thời gian giúp giảm căng thẳng.
Rất nhiều người sử dụng quỹ thời gian trong ngày rất phung phí nhưng
luôn miệng nói bận rộn. Công việc ngập đầu và thường xuyên áp lực, căng
thẳng. Trong khi nếu sắp xếp công việc khoa học trong một bản kế hoạch, chắc
chắn chúng ta sẽ không phải đối mặt với tình trạng đâu đâu cũng công việc.
Quản lý thời gian giúp cuộc sống ý nghĩa hơn
Nếu không có mục tiêu và ra hạn cho thời gian làm việc. Chúng ta chỉ biết
hì hục làm, thậm chí vừa làm vừa chơi, hiệu quả công việc thấp và đôi khi chúng
ta chẳng có thời gian nghỉ ngơi thực sự hay dành thời gian cho những người yêu
thương, những sở thích cá nhân…
Cảm giác hoàn thành công việc với thời gian rút ngắn cũng giúp chúng ta
có động lực làm việc, phấn chấn và có ý tưởng thực hiện hóa nhiều dự định và
kế hoạch hơn. Bằng việc ý thức về cách sử dụng thời gian, chúng ta sẽ có nhiều
thời gian để nhìn nhận và tận hưởng cuộc sống hơn.
Tóm lại, quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn và đưa ra những
quyết định sáng suốt về cách chúng ta sử dụng thời gian.
 Vận dụng kỹ năng quản lý thời gian trong quản lý và cải tiến chất lượng
công việc.
Để vận dụng kỹ năng quản lý thời gian để cải tiến chất lượng công việc, tôi cho
rằng quan trọng nhất là phải có kế hoạch cụ thể, nhìn nhận và đánh giá những
việc sẽ phải làm. Cụ thể như sau:
Tôi sẽ lên kế hoạch trước các việc cần làm như: soạn giáo án, học bồi dưỡng
thường xuyên,….
Lên kế hoạch vào cuối ngày hôm nay sử dụng cho hôm sau hoặc cuối tuần là
việc nên làm ở mọi độ tuổi, lĩnh vực. Đồng thời viết ra tất cả mọi công việc cần
làm, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên, trước sau, xen kẽ là thời gian nghỉ ngơi, thời
gian phải hoàn thành công việc…
Điều này giúp tập trung cao độ vào giải quyết vấn đề, dành đúng và đủ thời gian
cho việc thực sự quan trọng. Có chế độ nghỉ ngơi và giải quyết công việc trình
tự, khoa học hơn. Tôi cho rằng đây là điều thiết yếu dù là giáo viên, học sinh,
sinh viên hay người đi làm đều cần có.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và lên thời gian cụ thể cho công việc
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, cần kiểm tra lại xem công việc nào
quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc
quan trọng, tôi đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành
đúng thời gian, sau đó tiếp tục làm những công việc còn lại.
Việc sắp xếp kiểu này giúp chúng ta không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ
quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được
giải quyết đúng thời hạn.
Để tiết kiệm thời gian, chúng ta nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như:
Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc
và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó chúng ta sẽ có
một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết
quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.
Tổng kết lại công việc
Trước khi kết thúc một ngày làm việc, chúng ta nên tổng kết lại công việc vào
cuối ngày để xem chúng ta đã làm được những gì và chưa làm được gì, chúng ta
đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay
không. Quỹ thời gian chúng ta dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học
chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần
làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.
Tính kỷ luật và thói quen
Để sử dụng thời gian một cách khoa học chúng ta cũng phải tập cho mình tính
kỷ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những
quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu chúng ta cảm
thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, chúng ta sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ
được theo ý và chắc chắn chúng ta sẽ thấy rằng chúng ta có nhiều thời gian hơn
cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội
vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được như ý.
Tập học cách nói “không”: Rất nhiều người có thói quen ai nhờ gì cũng làm, bảo
gì cũng gật đầu. Dù công việc ngập đầu giải quyết chưa xong nhưng vẫn không
dám từ chối ai cả. Từ đó ảnh hưởng rất nhiều vào cách quản lý thời gian của
bạn. Vì vậy đang bận không nên làm theo yêu cầu của người khác và sẽ giúp đỡ
khi hoàn thành xong công việc của mình.
Tập trung
Tập trung là cách rất tốt để chúng ta không lãng phí thời gian. Khi làm công việc
gì đó chúng ta hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó
không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp chúng ta tiết kiệm được rất
nhiều thời gian. Bởi khi tập trung chúng ta sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc
và có thời gian cho việc khác.
Sắp xếp nơi làm việc khoa học
Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp chúng ta không mất thời gian tìm kiếm
những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài
liệu mới - cũ, quan trọng - không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến chúng ta
cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi chúng ta cần tìm một
loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi
đó chúng ta sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho
những công việc vô bổ.
Khi chúng ta là người có mục tiêu, biết sắp xếp công việc một cách khoa học
chúng ta sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng hơn. Vì vậy, ngay bây giờ
chúng ta hãy tự kiểm lại bản thân một cách nghiêm khắc để xem mình đã quản
lý thời gian như thế nào, có hiệu quả hay không, đã bị lãng phí thời gian vì
những lý do gì… Khi đó chúng ta sẽ biết mình cần phải làm gì để không đánh
mất thời gian vàng ngọc nữa.
Phát triển bản thân
Tự mình nâng cao những kỹ năng cho bản thân giúp ích rất nhiều trong tiết kiệm
thời gian. Thay vì chờ đợi người khác làm một số việc chuyên môn, chờ thợ đến
thay mực máy tính,... thì tôi cố gắng tự học và rèn luyện những kỹ năng cần thiết
cho bản thân để giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Note lại nhật ký trong sổ
Hãy ghi chú những gì bạn đã đang và sẽ làm, có bị thâm hụt vào thời gian công
việc khác. Việc này giúp đánh giá được mục tiêu và quá trình thực hiện nó. Và
dùng để nhìn nhận lại, thay đổi, sửa chữa định kỳ đảm bảo quỹ thời gian bạn sẽ
là hợp lý nhất, đúng hướng nhất.
Ví dụ về việc quản lý thời gian.
Đầu tiên liệt kê các công việc cần thực hiện.
- Các công việc cần thực hiện như: Soạn kế hoạch dạy học tháng, soạn giáo
án, tự học bồi dưỡng thường xuyên, trả sổ liên lạc cho phụ huynh, làm đồ
dùng đồ chơi theo chủ đề, điểm danh bé hàng ngày
Thứ tự ưu tiên các công việc quan trọng cần thực hiện trước: điểm danh bé hàng
ngày, soạn kế hoạch tuần đầu tiên của tháng 08, soạn giáo án tuần, làm đồ dùng
trang trí các góc, viết sổ liên lạc để trả phụ huynh.
- Mỗi ngày cần điểm danh bé vào mỗi buổi sáng
- Mỗi buổi trưa tranh thủ cùng các cô ở trường làm đồ dùng trang trí.
- Buổi tối giữa tháng, soạn kế hoạch của tháng sau
 - Mỗi buổi tối soạn giáo án
- Mỗi chủ nhật tự đọc thêm sách để tự học bồi dưỡng.
Tập trung khi làm, không tán gẫu, tám chuyện
Ghi chú các công việc và thời gian vào sổ, để xem có thực hiện đúng không,
thiếu những công việc nào, tiêu tốn thời gian ra sao, để sắp xếp lại cho phù hợp.