CÂU 1 : Khái niệm quản trị thời gian? Tại sao cần phải quản trị thời gian?

Quản trị thời gian là kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian để đạt được mục tiêu và hoàn
thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Quản trị thời gian bao gồm việc lên kế hoạch, ưu
tiên công việc, phân chia thời gian cho các nhiệm vụ và kiểm soát tiến độ.
Lý do cần quản trị thời gian:
 Nâng cao hiệu suất công việc và học tập: khi quản trị thời gian tốt, ta có thể sắp
xếp công việc một cách khoa học, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và ưu
tiên, giúp đạt được mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng và hiệu quả, nâng cao
hiệu suất và năng suất làm việc. Đồng thời tránh lãng phí thời gian vào những việc
khác, gây sao nhãng.
 Giảm căng thẳng và lo lắng: quản trị thời gian giúp chủ động và kiểm soát được
công việc, hạn chế áp lực từ deadline. Từ đó có thể cân bằng giữa làm việc và giải
trí, giúp tâm trạng giảm căng thẳng và lo âu.
 Đưa ra quyết định đúng đắn: khi bị áp lực về thời gian, ta dễ đưa ra những quyết
định sai lầm, thiếu suy xét. Khi có đủ thời gian cũng như đã phân bổ hợp lí, các
quyết định được đưa ra sẽ được cân nhắc, suy nghĩ kĩ càng, chuẩn bị tỉ mỉ và chỉnh
chu hơn.
 Han chế hình thành thói quen xấu: quản trị thời gian tạo khuôn khổ và định
mức, giới hạn cho từng công việc giúp loại bỏ các thói quen xấu: trì hoãn, ngại từ
chối, tổ chức kém,...
 Có thời gian cho các hoạt động khác: thời gian cho các việc thiết yếu của ta: ăn,
ngủ, nghỉ,… và các hoạt động thể chất và tinh thần: tập thể dục, chơi thể thao, giải
trí, vui chơi, mua sắm,…
 Xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp: hoàn thành đúng thời hạn từ cách quản trị
thời gian giúp ta xây dựng chữ tín, lòng tin với người khác. Đồng thời, dành thời
gian cho gia đình, bạn bè, người thân yêu,…

CÂU 2. Hãy trình bày các nguyên nhân làm mất thời gian? Ngoài 15 nguyên
nhân kể trên, bạn còn có thể chỉ ra nguyên nhân nào nữa?
1. Làm việc không có kế hoạch
2. Các mục đích không rõ ràng
3. Đặt quá nhiều mục tiêu
4. Giám sát quá chặt chẽ
5. Lo lắng thái quá
6. Có quá nhiều công việc giấy tờ
7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo
8. Vòng vo
9. Sửa sai
10. Trì hoãn công việc
11. Mất thời gian chờ đợi
12. Dự các cuộc họp vô bổ
13. Nghỉ sớm
14. Tức giận
15. Có quá nhiều giao tiếp xã hội

Các nguyên nhân mất thời gian khác: sao nhãng (thiết bị điện tử, chuyện người khác),
thiếu tập trung, không có chủ kiến (ảnh hưởng từ lời nói của người khác), ngại từ
chối, môi trường làm việc không đảm bảo (không khí, âm thanh, thiết bị,…),…

Tình huống 1

- Đang có một nhiệm vụ quan trọng, khẩn cấp và không thể bị làm gián đọan:

Tập trung vào công việc đó. Nếu người khác nhờ vả thì từ chối hoặc có thể giúp đỡ
nếu đã hoàn thành xong công việc và trong khả năng của bản thân. Nói với người
khác mình đang có việc rất quan trọng và cần xử lí, phiền mọi người thông cảm cho
mình không gian riêng hoặc đi chỗ khác để tránh bị làm phiền.

- Đang làm một việc quan trọng, nhưng cũng không thể bỏ mặc việc khác quá lâu:

Nếu việc khác không mấy quan trọng thì cần ưu tiên thời gian, công sức trước cho
việc quan trọng, dành nhiều nguồn lực, tâm trí tập trung vào việc quan trọng, sau đó
quay lại công việc khác hoàn thành tiếp. Nếu việc khác không có thời gian chờ đợi
quá lâu, cần nhanh chóng hoàn thành công việc có tính cấp bách, quan trọng hơn. Cần
cân đối thời gian hợp lí cho cả hai nếu là công việc không thể đợi lâu
- Trong công việc cứ luôn luôn bị những đòi hỏi không mấy quan trọng làm gián
đọan:

Nếu những đòi hỏi đó không phải công việc của mình thì thẳng thừng từ chối vì đang
phải hoàn thành công việc, nếu được thì sau khi hoàn thành công việc, nếu có thời
gian sẽ giúp đỡ một phần. Tuy nhiên nếu công việc đó có liên quan đến bổn phận,
trách nhiệm của bản thân thì vẫn ưu tiên công việc hiện làm trước, sau khi hoàn thành
xong mới phân bổ, phân chia lại mức độ từng công việc hợp lí để hoàn thành