KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

1
Mục đích của quản lý thời gian

 SỰ TÀN KHỐC CỦA THỜI GIAN

 SỰ NGẮN NGỦI CỦA CUỘC ĐỜI
 SỰ MONG MANH CỦA SỰ SỐNG.
 Thời gian là tài nguyên hiếm, quý báu với bất kỳ ai
 Tự tổ chức và sắp xếp và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho
cá nhân hay trong công việc
 Muốn tổ chức với người khác, bạn phải biết tự tổ chức và
quản lý thời gian của chính mình.

2
Mục đích của quản lý thời gian

Lợi ích khi quản lý thời gian hiệu quả:

Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn
Giảm căng thẳng (stress)
Tăng hiệu quả
Tăng niềm vui trong công việc
Tăng năng suất của cá nhân và tập thể
Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng

3
Sơ đồ quản lý thời gian

AWARE

ANALYS
E

ATTACK ASSIGN

ARRANGE

SAVE TIME, BETTER USE

4
Sơ đồ quản lý thời gian

 AWARE : Nhận biết

• Trước hết cần phải hiểu rõ chính bạn
• Nghiêm túc xác định mục đích cá nhân và công việc
• Viết các mục tiêu ra để thấy rõ mức độ quan trọng.
Nghĩ về con người bạn muốn tạo nên. Bạn hướng sự
nghiệp về đâu ? Cơ quan bạn cần đạt được điều gì ?
 Không phải là chuyện dễ dàng.

5
Sơ đồ quản lý thời gian

 ANALYSE: Phân tích

Phân tích cách thức sử dụng thời gian: bạn phải biết dùng
nó thế nào ?
 Hãy mổ xẻ thời gian trong ngày và xem xét, tự hỏi : Tôi
dành bao lâu để làm 1 việc?
 Nghiêm túc ghi chép thời gian cần thiết để làm việc trong
1 ngày liên tục trong một thời gian ít nhất 3 ngày
 Phân tích công việc nào là quan trọng, công việc nào mất
nhiều thời gian? Công việc nào vô bổ chiếm nhiều thời

6 gian?
Sơ đồ quản lý thời gian

 ASSIGN: Lập trật tự ưu tiên

Sau khi lập thời gian biểu xong, bạn cần phân loại như sau :
1. Kiểm soát được/Chủ động
2. Sự quan trọng (nguyên tắc 80/20)
3. Khẩn trương: phân biệt được “khẩn trương” và “quan
trọng”.
 Xác định thứ tự các công việc cần làm theo thứ tự

7
Sơ đồ quản lý thời gian

 ATTACK: kẻ căp thời gian

Kẻ cắp bên ngoài:
 Điện thoại nói chuyện lê thê
 Khách dai dẳng
 Hội họp thiếu tổ chức
 Bất hòa cá nhân
 Chuyện phiếm.
 Giấy tờ, hồ sơ quá nhiều

8
Sơ đồ quản lý thời gian

 ATTACK: xử lý kẻ căp thời gian

Kẻ cắp bên trong:
 Chẳng biết nói “không”
 Do dự, dời lại công việc, lỗi lầm
 Tính cầu toàn
 Không kế hoạch
 Không biết giao việc

….

9
Sơ đồ quản lý thời gian

 ARRANGE : Lập kế hoạch

 Cần phải biết mình muốn gì và thời điểm thực hiện các
công việc.
 Lập trật tự ưu tiên. Công việc quan trọng, khẩn trương
thế nào? Có thể đánh số thứ tự hoặc phân loại 3 nhóm :
thật quan trọng, quan trọng, không quan trọng.
 Phải có sự công bằng giữa công việc và đời sống riêng
tư, gia đình, sức khỏe.
 Cần dành thời gian mỗi ngày cho những sự kiện đột xuất
bất thường nhưng không cần quá nhiều.
10
Sơ đồ quản lý thời gian

 ARRANGE : Lập kế hoạch

 Hãy dành 5 phút mỗi ngày để điều chỉnh những kế hoạch
trong ngày.
 Luôn tự nhắc nhở về những ưu tiên và mục tiêu đề ra.
 Cuối ngày, hãy vào những việc thêm vào đột xuất.
 Giữ bảng kế hoạch từng tháng hoặc tuần và thường
xuyên cập nhật thời gian biểu.

11
BÀI TẬP LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC

 Hãy viết ra các mục tiêu cá nhân/nhóm.

 Thảo luận và từ đó loại ra các mục tiêu không quan
trọng.
 Xắp xếp theo thứ tự ưu tiên các mục tiêu theo từng lĩnh
vực/khía cạnh.
 Xem xét đâu mới là mục tiêu quan trọng số 1
 Đặt thời hạn khi nào hoàn thành
 Liệt kê phương pháp để đạt được mục tiêu

12
BÀI TẬP XÁC ĐỊNH VIỆC CẦN LÀM

 Hãy liệt kê ra các công việc hàng ngày cá nhân/nhóm.

 Hãy cho điểm từ 1 (thấp nhất) đến 6 (cao nhất) về 02
tiêu chí: khả năng kiểm soát và tính chủ động
 Xắp xếp các công việc vào ma trận dưới để xác định việc
cần làm

13