KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

1
Mục tiêu buổi học

Biết được các thói quen gây lãng phí thời gian
Biết được một số phương pháp quản lý thời gian
Áp dụng để lập kế hoạch cho một công việc cụ thể.
Sử dụng các kĩ thuật làm việc nhóm.
Áp dụng các kĩ thuật trình bày một vấn đề.

2
Tài liệu tham khảo
Bài giảng về Kĩ năng quản lý thời gian
BEST:
http://best.edu.vn/news/hoc-ky-nang-quan-ly-th
oi-gian-hieu-qua.d-347.aspx
PACE:
http://www.pace.edu.vn/vn/dao-tao/ChuongTrin
h/6/ky-nang-quan-ly-thoi-gian

3
Nội dung
 Tìm hiểu các thói quen và nguyên nhân gây lãng
phí thời gian
 Các chiến lược quản lý thời gian
 Phương pháp lập kế hoạch

4
Thảo luận
Các nhóm tiến hành thảo luận 1 trong 3 chủ đề sau
trong 15 phút:
o Những thói quen gây lãng phí thời gian của sinh viên
CNTT. Nguyên nhân và Hậu quả.
o Các phương pháp để sử dụng thời gian hiệu quả của
sinh viên
o Lập kế hoạch thực hiện đồ án môn học cuối kỳ.

5
Yêu cầu trình bày:
Có bản giấy thể hiện nội dung (mindmap,
brainstorming, sơ đồ, …)
Sử dụng bất kì hình thức nào để trình bày nội dung
trong 5 phút.

6
Nguyên nhân gây lãng phí
thời gian

7
Không có kế hoạch.
Không có mục tiêu rõ ràng
Có quá nhiều mục tiêu

8
Dễ dãi với bản thân
Có quá nhiều mối giao tiếp xã hội

Chờ đợi
Các cuộc họp vô bổ
……..

9
Thói quen gây lãng phí thời
gian

10
Chọn việc biết cách làm trước
Chọn việc thích làm trước
Chọn việc tốn nhiều thời gian trước
Chọn việc có sẵn tài nguyên
Chọn việc gấp làm trước việc quan trọng
Chờ đến hạn cuối mới làm
…..

11
 Các chiến lược
quản lý thời gian

17
Khung quản lý thời gian
• Không hẳn là vấn đề quản lý thời gian mà là quản lý chính
04 chúng ta

• Xác định rõ các mục tiêu và độ ưu tiên

03 • Các công việc hàng ngày/ hàng tuần

• Sử dụng lịch và sổ lên kế hoạch

02 • Lên kế hoạch và lịch biểu

• Ghi chú và danh sách các công việc cần làm

01

18
Xác định mục tiêu

19
Mục tiêu

NGẮN HẠN
MUỐN CẦN ???

DÀI HẠN

20
The 3P
Positive: đặt mục tiêu lạc quan tạo động lực phấn đấu
Personal: mục tiêu của chính bản thân
Possible: trong ngưỡng thời gian nhất định có thể
hoàn thành.

21
Lập kế hoạch

22
Phân rã công việc
Mục đích

Mục tiêu Mục tiêu Mục tiêu

Hoạt Hoạt Hoạt

động động động

Công Công Công Công

việc việc việc việc

23
Xác định độ ưu tiên
Việc khẩn cấp hay quan trọng
Khẩn cấp và Quan trọng
quan trọng nhưng không
• Khủng hoảng
khẩn cấp
• Các cơ hội
• Các vấn đề phát
• Tiến trình
sinh
• Thời hạn

Khẩn cấp
nhưng không Không quan
quan trọng trọng cũng
• Bảo trì không khẩn
• Các công việc cấp
thường ngày

24
Xác định độ ưu tiên
Việc khẩn cấp hay quan trọng
HIGH

A B
QUAN TRỌNG

MUST DO SHOULD DO
Ưu tiên
B C
LOW
SHOULD DO COULD DO

NOW KHẨN CẤP LATER

25
Kế hoạch làm việc hàng ngày
STT CÔNG VIỆC ĐỘ ƯU TG BẮT TG THỰC ĐÚNG
TIÊN ĐẦU HIỆN HẠN?
1

…..

26
Lợi ích
Luôn biết phải làm gì, không lúng túng
Luôn biết đang ở đâu
Không nhầm lẫn
Không bỏ sót
Lường trước rủi ro
Không sa lầy vào việc không quan trọng

27
Các quy tắc

28
Xác định thời gian làm việc tốt
nhất

 Tinh thần sảng khoái

 Tập trung cao

 Sáng tạo

29
Giải quyết trì hoãn
Không có thời hạn rõ ràng
Không biết bắt đầu từ đâu
SỰ TRÌ
Thiếu đam mê
HOÃN
Sợ thất bại
Sợ thành công
Làm việc không có nguyên tắc

30
9 cách giải quyết trì hoãn
Hủy bỏ công việc
Chuyển cho người khác (đúng người đúng việc)
Làm ngay
Tìm lời khuyên
Chia nhỏ công việc -> giải quyết tuần tự
Luật 15 phút
Có thời hạn rõ ràng
Tự thưởng
Tránh sao nhãng

31
Quản lý cuộc họp – PAT
Purpose: Xác định mục tiêu và cấu trúc cuộc họp: cần
thiết ??
2 nhóm người trong cuộc họp: tham dự và quan sát ->
quyết định sự tham gia
Agenda: nội dung cuộc họp, để giữ cuộc họp luôn đi
đúng hướng.
Time frame: xác định thời gian tối đa cho cuộc họp/
cho từng vấn đề.

33
Quản lý cuộc họp
Vai trò:
Chủ trì
Nhắc nhở thời gian
Thư ký
Người tham dự - người quan sát
Trong cuộc họp:
Luôn đúng giờ
Giữ đúng các nguyên tắc
Giữ đúng mục tiêu
Ghi chú

34
Quản lý cuộc họp
Sau cuộc họp:
Gửi tóm tắt/ biên bản cuộc họp cho những người liên
quan
Mỗi công việc cần làm phải xác định rõ: thời gian hoàn
thành, ai chịu trách nhiệm
Thông báo rõ cuộc họp sắp tới nếu có.

35
Thận trọng

Time gobblers

36
Cân bằng

Time for
necessary things

37
Bài tập
Lập kế hoạch thực hiện cho một mục tiêu trong
tương lai của bản thân (từ 6 tháng đến 5 năm)
Sử dụng bất cứ hình thức thể hiện nào (Word, Excel,
MindMap, v.v…)
Yêu cầu:
 Có công việc cụ thể
 Thời gian thực hiện cho từng công việc
 Các quy tắc đặt ra trong quá trình thực hiện kế hoạch.

38