KN quản lý thời gian

(Effective Time Management)

1. Giá trị của thời gian (TG)

2. Bảng lượng giá việc sử dụng thời gian
3. Nhật ký thời gian
4. Nguyên nhân gây lãng phí thời gian
5. Nguyên tắc quản lý thời gian

1
 Giá trị của thời gian

• 60 phút / giờ; 24 giờ / ngày; 365 ngày / năm

• Trượt một kỳ thi quan trọng
• Nhỡ chuyến bay, chuyến tàu
• Một bệnh nhận chờ đợi
• Chờ một người lỡ hẹn 
• Một người thoát hiểm nguy trong gang tấc
• ….

 Cần làm chủ thời gian?

2
 Bảng lượng giá việc sử dụng thời gian

• Mỗi ngày tôi đều bỏ ra 1 khoảng thời gian nhất

định để lập kế hoạch làm việc cho ngày mai
• Tôi sẽ giải quyết những vấn đề lớn trước tiên
• Tôi có thể hoàn thành mọi việc trong kế hoạch
hàng ngày
• Tôi có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn
mà không vội vàng
• Góc học tập của Tôi luôn ngăn nắp, gọn gàng
• Tôi có thể tìm thấy những tài liệu đã cất giữ lâu
một cách nhanh chóng 3
 Bảng lượng giá việc sử dụng thời gian

• Tôi không gặp khó khăn trong việc quyết định

xem sẽ làm việc gì tiếp theo
• Tôi đã nộp bài tập theo đúng kế hoạch và yêu
cầu của giáo viên
• Tôi có vừa ăn vừa đọc sách/ báo/ xem tivi...
• Tôi có chỉnh lại thời gian đồng hồ đeo tay, đồng
hồ treo tường để thời gian được chính xác
Bài tập: Dùng một tờ giấy, viết ghi điểm và tính
tổng điểm đạt được với 10 câu hỏi gợi ý sau
4
 Bảng lượng giá việc sử dụng thời gian
Kết
Câu trả lời
quả
Câu hỏi
Thường Thỉnh Chưa
xuyên thoảng bao giờ
[1] Mỗi ngày tôi đều bỏ ra một khoảng thời gian
3 2 1
nhất định để lập kế hoạch cho việc ngày mai
[2] Tôi sẽ giải quyết những việc lớn trước tiên 3 2 1
[3] Tôi có thể hoàn thành mọi việc trong kế hoạch
3 2 1
hằng ngày
[4] Tôi có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn
3 2 1
mà không vội vàng
[5] Góc học tập của tôi luôn ngăn nắp, gọn gàng 3 2 1
[6] Tôi có thể tìm thấy những tài liệu đã cất giữ lâu
3 2 1
một cách nhanh chóng
[7] Tôi không gặp khó khăn trong việc quyết định
3 2 1
xem sẽ làm việc gì tiếp theo
[8] Tôi đã nộp bài tập theo đúng kế hoạch và yêu
3 2 1
cầu của giáo viên
[9] Tôi có vừa ăn vừa đọc sách báo hoặc xem tivi 3 2 1
[10] Tôi có chỉnh lại đồng hồ đeo tay và đồng hồ treo
3 2 1
tường để thời gian được chính xác 5
 Bảng lượng giá việc sử dụng thời gian

Đáp án cho việc sử dụng thời gian:

• 27-30: Tôi rất giỏi trong việc sắp xếp và sử
dụng thời gian
• 24-26: Tôi sắp xếp & sử dụng thời gian khá tốt
• 10-23: khả năng sắp xếp và sử dụng thời gian
hơi kém, hãy phân tích cẩn thận các nguyên
nhân gây lãng phí thời gian

6
 Nhật ký thời gian

Phân bổ thời gian:

• Học tập
• Lướt web
• Facebook, zalo
• Nhắn tin, chat
• Xem Tivi
• Cafe với Tôi
• Đi mua sắm
• .v.v..... 7
Nhật ký thời gian

8
 Phân tích nhật ký thời gian

• Bước 1. phân loại công Nhóm công việc

việc theo các nhóm CV 1: 25%
– CV 1. Nhu cầu cá nhân CV 2: 25%
(vệ sinh, ăn uống, giặt
là...) CV 3: 50%
– CV 2. Học tập, công tác BIỂU ĐỒ PHÂN BỔ THỜI GIAN LÝ TƯỞNG
Nhóm CV 1 Nhóm CV 2 Nhóm CV 3

– CV 3. Gia đình, xã hội,

sở thích
25% 25%

Tính tỉ lệ % phân chia

thời gian lý tưởng 50%

9
 Phân tích nhật ký thời gian

• Bước 2. Nhận định cách phân bổ thời gian

– Nhóm công việc nào tôi dành nhiều thời gian nhất
– Tôi có làm quá nhiều việc so với khả năng
– Bao nhiêu thời gian của tôi bị “đánh cắp”

10
 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian

• Thiếu mục tiêu

• Đặt quá nhiều mục tiêu
• Làm việc không có kế hoạch
• Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn
gàng
• Điện thoại, internet
• Tính trì hoãn
• Không có khả năng nói “KHÔNG”

11
 Nguyên tắc quản lý thời gian

1. Xác định mục tiêu 5. Lập kế hoạch thực hiện

2. Liệt kê những việc 6. Mang theo quyển sổ nhỏ

phải làm 7. Tận dụng TG “chết”
3. Sắp xếp thứ tự công 8. Tự tạo kỷ luật và thói
việc ưu tiên quen
4. Dành TG hiệu quả 9. Nhận ra thói quen xấu
nhất cho việc quan 10.Học cách nói “không”
trọng 11.Bỏ tư tưởng trì hoãn

12
 Lập kế hoạch

Ma trận quản lý
Không
thời gian của Cấp thiết
cấp thiết
Covey

Quan trọng I Làm ngay II Cólàmkế hợp

hoạch
lý

Không III Làm IV Làm

quan trọng càng sớm càng tốt sau cùng
13