Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian: Viện Nghiên Cứu Kinh Tế Ứng Dụng Bộ Môn Kỹ Năng Mềm

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG

BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM
KỸ NĂNG
QUẢN LÝ THỜI GIAN
(Bậc đại học chương trình Đại trà)
Chủ biên: ThS. Trần Hữu Trần Huy

Thành viên biên soạn:
ThS. Lại Thế Luyện
ThS. Lê Nữ Diễm Hương
ThS. Nguyễn Võ Huệ Anh
Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2021

Kỹ năng Quản lý thời gian
MỤC LỤC
MỤC LỤC .................................................................................................................. 1
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 4
CHƯƠNG 1: MỤC TIÊU .......................................................................................... 6
1. Mục tiêu chương ........................................................................................... 6
2. Xác định mục tiêu ......................................................................................... 6
2.1. Tại sao cần xác định mục tiêu? .............................................................. 6
2.2. Lập mục tiêu cho bản thân ..................................................................... 8
3. Mục tiêu và Ước mơ ................................................................................... 12
3.1. Khi khát vọng đủ lớn ........................................................................... 14
3.2. Sự khác biệt giữa ước mơ và mục tiêu................................................. 16
4. Mục tiêu mơ hồ sẽ cho kết quả mơ hồ ........................................................ 17
4.1. S.M.A.R.T là gì? .................................................................................. 17
4.2. Giải thích .............................................................................................. 18
5. Phân loại mục tiêu ...................................................................................... 23
5.1. Bạn chỉ có một mục tiêu duy nhất? ...................................................... 23
5.2. Mục tiêu chính / Mục tiêu hỗ trợ / Mục tiêu có thể ............................. 23
5.3. Mục tiêu dài hạn / trung hạn / ngắn hạn............................................... 24
6. Tóm tắt ........................................................................................................ 25
CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC ................................................ 27
1
Mục tiêu chương .................................................................................................. 27
1. Khái niệm.................................................................................................... 27
2. Lập kế hoạch: .............................................................................................. 29
2.1. Tại sao phải lập kế hoạch ..................................................................... 29
3. Làm thế nào để lập kế hoạch ...................................................................... 33
3.1. Khái niệm ............................................................................................. 33
3.2. Quy trình lập kế hoạch ......................................................................... 34
4. Tổ chức công việc ....................................................................................... 36
4.1. Phương pháp tổ chức công việc ........................................................... 36
4.2. Tổ chức công việc bộ phận .................................................................. 46
Tóm tắt ................................................................................................................. 62
CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN ................................................. 64
Mục tiêu chương .................................................................................................. 64
1. Quản lý thời gian ........................................................................................ 65
2. Năm chữ A trong quản lý thời gian hiệu quả ............................................ 71
2.1. Aware: Nhận biết ................................................................................. 73
2.2. Analyse: Phân tích ............................................................................... 76
2.3. Assign: Lập trật tự ưu tiên ................................................................... 83
2.4. Attack: Kẻ cắp thời gian ...................................................................... 85
2.5. Arrange: Lập kế hoạch ......................................................................... 96
2
Tóm tắt ............................................................................................................... 100
Phụ lục 1 – bài tập & tình huống............................................................................ 102
1. Xác định mục tiêu 1: ................................................................................. 102
2. Xác định mục tiêu 2: ................................................................................. 102
3. Lập mục tiêu theo SMART: ..................................................................... 103
4. Phân loại mục tiêu 1 ................................................................................. 104
7. Mục tiêu nghề nghiệp ............................................................................... 110
8. Những công việc yêu thích ....................................................................... 110
9. Xác định mức độ phù hợp của công việc với bạn..................................... 110
10. Kế hoạch cho công việc mơ ước............................................................... 110
11. Quan Trọng Và Khẩn Trương .................................................................. 110
12. Loại trừ kẻ cắp thời gian ........................................................................... 111
Tài liệu tham khảo .................................................................................................. 112
3
LỜI MỞ ĐẦU
Các bạn thân mến!
Trong những năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng tại đa số các doanh nghiệp
cho thấy hầu hết các sinh viên khi mới ra trường có tỉ lệ thành công khi xin việc là
rất thấp. Bên cạnh vấn đề về kiến thức chuyên ngành còn một số thiếu thốn nhất định,
lý do quan trọng phải kể đến đó chính là việc thiếu các kỹ năng mềm cần thiết để hòa
nhập và thành công trong công việc của các bạn. Đáp ứng nhu cầu lớn lao đó, Bộ môn
Kỹ năng mềm ra đời nhằm mục tiêu trang bị cho các bạn đầy đủ một số kỹ năng mềm
tối cần thiết ngay từ khi các bạn còn đang trong môi trường sinh viên, nhằm giúp cho
các bạn có được nhiều lợi thế cạnh tranh hơn trong quá trình học tập cũng như đi làm
sau này.
Trên tay bạn là tài liệu “Kỹ năng Tổ chức công việc và Quản lý thời gian”, được
đúc kết, biên soạn từ những kiến thức về quản lý hiện đại cùng với những kinh nghiệm
của các tác giả qua nhiều năm công tác và giảng dạy trong nhiều môi trường khác
nhau. Qua tài liệu này, nhóm biên soạn mong muốn chia sẻ với các bạn sinh viên
những kinh nghiệm của mình, những kiến thức được đúc kết, giúp khơi gợi những
hoài bão, khát vọng của bạn và chính bạn sẽ là người biến những hoài bão, ước mơ
đó của mình thành hiện thực trong tương lai. Không chỉ dừng lại ở đó, khi đọc và
thực hành theo tài liệu này bạn sẽ lĩnh hội được những kỹ năng, cách tự xác định được
cho mình những mục tiêu quan trọng nhất cho cuộc đời của mình. Bạn sẽ tự xây dựng
được cho mình một kế hoạch để tổ chức và triển khai công việc của bạn cũng như
quản lý thời gian của mình trong một ngày để đạt được hiệu quả cao nhất.
Với những mục tiêu này, những nội dung trong tài liệu “Kỹ năng Tổ chức công việc
và Quản lý thời gian” được tổ chức thành 4 phần nội dung lớn như sau:
- Chương 1: Mục tiêu – Nội dung chương này giúp bạn nhận biết được tầm
quan trọng của mục tiêu với bản thân mình. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về mục tiêu và
quan trọng hơn là bạn sẽ biết cách để lập một mục tiêu một cách hiệu quả nhất.
4
- Chương 2: Tổ chức công việc – Khi bạn đã có mục tiêu mà bạn khao khát
đạt được. Việc tiếp theo cần phải làm là tìm cách để đạt được mục tiêu đã định.
Lập kế hoạch, tổ chức công việc là những hoạt động bạn cần thực hiện, giúp
bạn luôn giữ được mục tiêu trong tầm ngắm của mình. Hơn thế nữa hoạt động
này còn giúp bạn biết được mình đang ngày càng gần mục tiêu mong muốn
như thế nào, cũng giúp bạn nhận biết lúc nào mình đang sao nhãng bởi những
việc không có nhiều ý nghĩa với bản thân để quay trở lại tiếp tục thực hiện
mục tiêu của mình.
- Chương 3: Quản lý thời gian – Bạn đã có mục tiêu mong muốn đạt được và
đã xây dựng kế hoạch, tổ chức công việc cho mình để đạt mục tiêu đó. Một
vấn đề khác phát sinh trong quá trình bạn thực hiện công việc của mình là Làm
thế nào để bạn có thể khai thác tốt nhất thời gian của mình. Nội dung chương
này sẽ hướng dẫn bạn cách thức bạn phân tích, đánh giá cách bạn đang sử dụng
thời gian hiện tại hiệu quả ra sao và làm thế nào để thay đổi, quản lý thời gian
và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất để nhanh chóng đạt
được mục tiêu của mình.
- Phụ lục – Trong phần này bạn sẽ có những bài làm để bạn luyện tập, rèn luyện
thành tạo những kỹ năng lập mục tiêu, tổ chức công việc và quản lý thời gian.
Nhóm biên soạn rất mong muốn nhận được những chia sẻ, đóng góp ý kiến của bạn
để tài liệu này ngày càng hoàn thiện hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu hoàn thiện kỹ năng
tổ chức công việc và quản lý thời gian của bạn trong những lần cập nhật sau. Thư từ
góp ý xin được gửi về Bộ môn Kỹ năng mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng.
Chúc các bạn thành công!
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2021
Nhóm biên soạn tài liệu
5
CHƯƠNG 1: MỤC TIÊU
1. Mục tiêu chương
Chúng tôi cũng như bạn, ai cũng có ước mơ của mình. Nhưng chúng ta đang sống
trong thế giới thực tại, và chắc rằng bạn không hề muốn suốt đời sống trong mơ mộng
mà không hề đạt được điều gì có ý nghĩa trong cuộc sống phải không nào.
Chương đầu tiên này giới thiệu cho bạn ý nghĩa của mục tiêu chứ không phải ước mơ
với cuộc sống của bạn. Khi bạn đọc, từng bước thực hành theo nội dung này, bạn sẽ
biết được cách lập những mục tiêu quan trọng cho cuộc đời của chính mình và xây
dựng được những mục tiêu nhỏ hơn, ngắn hạn hơn để luôn giúp bạn hướng đến những
mục tiêu to lớn của mình.
2. Xác định mục tiêu
2.1. Tại sao cần xác định mục tiêu?
Bạn đã từng thấy mình làm việc, học tập rất chăm chỉ, cực khổ nhưng dường nhưng
có cảm giác rằng mình không thấy chúng có giá trị hay không?
Bạn hãy ngẫm nghĩ về điều đó và chắc hẳn rằng bạn sẽ quan tâm, muốn biết tại sao
mình lại có cảm giác như thế và làm thế nào để không lặp lại chúng. Một lý do lớn
nhất chính là bạn đã không dành nhiều thời gian để suy nghĩ về điều bạn muốn trong
cuộc sống của mình, và bạn chưa đặt cho mình những mục tiêu cơ bản. Chính điều
đó dẫn đến bạn giống như con thuyền trôi vô định trên biển. Bạn sẽ tiêu tốn thời gian
và những nguồn lực quý giá của mình cho những việc không mang lại nhiều giá trị
cho bản thân mình.
Ví dụ:
Ta hãy thử xem một ví dụ sau và bạn hãy suy nghĩ về câu trả lời và lý do lựa
chọn của mình nhé:
6
Bạn đang học bài của môn học khó với bạn và ngày mai bạn đã phải thi môn
này rồi. Trong lúc bạn đang cố gắng tập trung để học thì chuông điện thoại
bỗng reng lên, người yêu của bạn đang gọi. Người yêu của bạn rủ đi xem phim
mà bạn rất thích và đã mong chờ bộ phim này từ lâu rồi.
Bạn sẽ làm gì trong trường hợp này? Bạn sẽ từ chối đi bộ phim mình thích để
học bài hay quyết định sẽ đi xem phim?
Khi đưa ra câu trả lời cho ví dụ trên bạn hãy chú ý cả lý do mình đưa ra để
hỗ trợ cho quyết định của mình nữa nhé.
Với ví dụ này, chắc bạn sẽ chọn là không đi xem phim và sẽ ngồi học bài tiếp, đúng
không nào. Nhưng bạn có chắc rằng câu trả lời của mình là đáp án đúng duy nhất hay
không? Thậm chí có thể là không câu trả lời nào của bạn là đúng cả? Bạn có thấy bất
ngờ với điều này hay không?
Trên đây là một ví dụ rất đơn giản mà bạn thường xuyên gặp trong cuộc sống của
mình, và quyết định của bạn sẽ phụ thuộc vào mục tiêu mà bạn đã đặt ra cho mình.
Chúng ta hãy thử cùng nhau lý giải ví dụ này nhé.
Ta hãy bắt đầu bằng lựa chọn học bài tiếp và không đi xem phim. Tại sao bạn lại chọn
như vậy? Đó có thể là vì môn học này khó và bạn cần nhiều thời gian học, bạn có thể
bị thi rớt nếu không học bài, bạn muốn được điểm cao, … Đây là những lý do bạn
thường thấy mình sử dụng khi đưa ra quyết định lựa chọn cho hành động của mình.
Nhưng thực tế rằng bạn vẫn chưa thực sự có câu trả lời đúng cho mình mà có thể bạn
vẫn đang trả lời theo thói quen, thông lệ và bạn vẫn cảm thấy “bứt rứt” với lựa chọn
này. Bạn sẽ thấy khó tập trung khi “học bài” và thường suy nghĩ về lựa chọn còn lại
là “đi xem phim” dẫn đến việc “học bài” của bạn không hiệu quả. Giả sử rằng ngày
mai bạn đi thi và đạt điểm không như mong đợi, bạn sẽ rút ra kết luận rằng “nếu biết
vậy thì mình đi xem phim chứ cần gì phải khổ sở đến như thế”. Cứ như vậy, bạn thấy
rằng bạn sẽ bị bối rối rằng quyết định của mình như vậy có đúng hay không, và sau
đó bạn sẽ quyết định thay đổi lựa chọn theo hướng “nuông chiều” bản thân hơn,
không hề có định hướng thống nhất nào cả và kết quả là bạn sẽ cảm thấy rằng bạn
7
không đạt được gì cả. Nếu bạn rơi vào trường hợp này thì bạn thấy rằng cho dù bạn
chọn bất kỳ câu trả lời nào cũng đều là câu trả lời sai cả.
Tại sao lại như vậy? Lý do đơn giản, cốt yếu nhất chính là mục tiêu của bạn là gì?
Khi bạn gắn kết câu trả lời tại sao ở ví dụ trên với mục tiêu của bạn thì bạn sẽ thấy
rằng bạn sẽ dễ dàng ra quyết định cho mình hơn.
Như vậy, nếu mục tiêu của bạn là “học giỏi” thì bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ dễ dàng chọn
“học bài và không đi xem phim”, còn nếu mục tiêu của bạn là “mối quan hệ tốt với
người yêu” thì bạn sẽ thấy mình sẽ chọn “đi xem phim”.
Qua ví dụ trên ta thấy rằng khi đặt mục tiêu cho mình, bạn sẽ nghĩ về tương lai lý
tưởng cho mình, mục tiêu đó sẽ giúp bạn biết mình muốn trở thành người như thế nào
trong cuộc sống. Một khi bạn biết chính xác mình muốn đạt được điều gì, bạn sẽ biết
mình cần tập trung nỗ lực vào những việc nào và phát hiện được những điều gì làm
bạn sao nhãng, mất tập trung. Với mục tiêu được xác định rõ ràng, bạn có thể đo
lường và tự hào về thành quả của mình, bạn sẽ thấy sự thay đổi, tiến triển của bản
thân và trở nên tự tin hơn khi đạt được những mục tiêu đã định.
2.2. Lập mục tiêu cho bản thân
Bây giờ bạn đã biết mục tiêu quan trọng với bản thân mình như thế nào rồi đúng
không nào. Bạn hãy tạm ngưng tại đây và suy nghĩ về mục tiêu cho bản thân mình
trong cuộc sống nhé. Bạn muốn đạt được điều gì trong cuộc sống? Bạn muốn trở
thành người như thế nào?
Bài tập:
Bạn hãy suy nghĩ và ghi ra mục tiêu bạn mong muốn đạt được trong cuộc sống của
mình
Chắc hẳn việc này không quá khó khăn với bạn phải không nào. Bạn hẳn cũng đã
từng mơ ước về tương lai của mình, về bản thân mình trong tương lai (xem thêm Mục
8
tiêu và Ước mơ). Việc đặt mục tiêu cho bản thân trong cuộc sống giống như bạn đang
vẽ một bức tranh toàn cảnh về việc bạn muốn đạt được những điều gì trong cuộc sống
của mình, hoặc trong 5, 10 năm tới.
Tiếp theo, bạn cần chia nhỏ những mục tiêu lớn đó thành những mục tiêu nhỏ hơn
mà bạn phải đạt được trong toàn bộ giai đoạn đó để hướng bạn đến những mục tiêu
quan trọng nhất của mình.
2.2.1. Lập mục tiêu cho cuộc sống
Bước đầu tiên khi bạn lập mục tiêu cho bản thân là việc bạn suy nghĩ, cân nhắc về
những gì bạn muốn đạt được trong cuộc sống, hoặc trong khoảng thời gian xác định
trong tương lai. Mục tiêu trong cuộc sống thường được lập ra là “tôi muốn trở thành
người giàu có”, “tôi muốn trở thành người được xã hội kính trọng”, và bạn thường
ghi ra một mục tiêu duy nhất cho mình. Một mục tiêu cho cuộc sống như vậy đã thực
sự cho bạn thấy một bức tranh toàn cảnh về bản thân trong tương lai, bao hàm được
tất cả những gì bạn muốn hay chưa? Bạn sẽ thấy rằng thực sự bạn muốn đạt được
nhiều thứ hơn như vậy, và chắc chắn rằng bạn sẽ thấy rằng có nhiều mục tiêu sẽ mâu
thuẫn nhau khi mình đặt ra.
Mục tiêu cho cuộc sống của bạn cần bao hàm các khía cạnh của cuộc sống của bạn
và sẽ định hình cho những quyết định của bạn. Để có thể nhìn nhận tổng quát về con
người mà bạn muốn trở thành trong tương lai, bạn hãy xác định những khía cạnh hoặc
phân chia những mong muốn của bạn thành những nhóm như sau, và chú ý rằng
những mục tiêu trong các nhóm cần phải hỗ trợ nhau:
- Học tập: Bạn muốn đạt bằng cấp gì? Bạn muốn lĩnh hội những kiến thức nào?
Bạn muốn có những kỹ năng nào?
- Nghề nghiệp: Bạn muốn đạt được chức vụ nghề nghiệp nào? Bạn muốn điều
gì với nghề nghiệp của mình?
- Tài chính: Bạn muốn nhận được bao nhiêu tiền? Bạn muốn nhận như thế nào?
- Gia đình: Bạn muốn có gia đình như thế nào? Bạn muốn các thành viên trong
gia đình nhìn nhận bạn như thế nào?
9
- Thái độ: Bạn muốn thay đổi những thái độ nào của mình? Có những thái độ
nào bạn thấy rằng sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến bản thân?
- Thể chất: Bạn muốn có sức khỏe tốt đến khi “đầu bạc răng long”? Bạn muốn
đạt mục tiêu thể thao nào cho mình?
- Sở thích: Bạn muốn làm gì để cảm thấy vui vẻ, hạnh phúc hơn?
Nếu bạn chưa định hình rõ ràng, những nhóm mục tiêu ở trên là điểm khởi đầu để
bạn thực hiện lập mục tiêu cho cuộc sống của mình. Ngoài ra nếu bạn có nhiều nhóm
mục tiêu khác, hãy ghi chúng ra.
Bài tập:
Bạn hãy xác định các mục tiêu trong cuộc sống của mình theo từng nhóm.
Khi bạn tổng hợp những mục tiêu này thành mục tiêu cho cuộc sống của mình, bạn
sẽ thấy có sự khác biệt với mục tiêu bạn đã ghi trong bài tập ở đầu mục này, đúng
không nào. Bạn có thể nhìn thấy bức tranh tổng thể con người của bạn trong tương
lai, người bạn muốn trở thành rõ ràng hơn rất nhiều.
Bạn nên dùng phương pháp não công (brainstorming) khi lập mục tiêu và lựa chọn một
hoặc vài mục tiêu phản ánh tốt nhất những gì bạn muốn. Sau đó bạn cần chọn lọc kỹ
những mục tiêu có ý nghĩa mà bạn thực sự muốn.
Hãy nhớ rằng đây là mục tiêu của chính bạn, là những gì bạn muốn chứ không phải là ý
muốn của người khác (tất nhiên bạn cũng cần cân nhắc những mong muốn của họ, nhưng
khi bạn chọn những mục tiêu như vậy, bạn cần chắc chắn rằng bạn cũng phải thực sự
muốn chúng)
2.2.2. Thiết lập những mục tiêu nhỏ hơn
10
Nếu bạn chỉ dừng lại ở hoạt động thiết lập mục tiêu chung cho cuộc sống của mình.
Đa phần bạn sẽ thấy rằng chúng vẫn còn rất mông lung, quyết tâm thực hiện mục tiêu
của bạn sẽ giảm dần theo thời gian do bạn không biết làm thế nào để đạt được chúng.
Việc đặt mục tiêu cho cuộc sống cũng giống như việc bạn muốn lên tầng cao nhất
của một tòa nhà không có thang vậy. Bạn không thể nào cố gắng hết sức để đạt mục
tiêu ngay một lúc được. Chính những bậc thang nho nhỏ giúp bạn đi lên dần dần từng
tầng một cho đến khi bạn lên được tầng thượng mà bạn muốn. Những bậc thang này
giống như những mục tiêu nhỏ hơn mà bạn cần phải đạt được để hướng bạn đến mục
tiêu quan trọng của mình.
Cũng như vậy với mục tiêu cuộc sống, bạn cần chia nhỏ mục tiêu lớn của mình thành
những mục tiêu nhỏ nối tiếp, kế thừa nhau, mà khi bạn đạt mục tiêu nhỏ này sẽ là bàn
đạp để bạn hướng đến mục tiêu tiếp theo. Cứ như vậy khi bạn đạt hết những mục tiêu
nhỏ đó thì mục tiêu lớn của bạn sẽ đạt được. Theo đó, mục tiêu lớn trong cuộc sống
cần được chia nhỏ thành những mục tiêu trong 10 năm, 5 năm, 1 năm, … Đây chính
là từng bậc thang nho nhỏ, từng tầng trong tòa nhà để bạn đạt được mục tiêu trong
cuộc sống.
Ví dụ:
Ta hãy xem qua ví dụ về cách đặt mục tiêu trong cuộc sống và chia nhỏ mục
tiêu sau:
Nhân dịp năm mới, Nam quyết định suy nghĩ về những điều mà mình muốn đạt
được trong cuộc sống.
Mục tiêu cuộc sống:
Nghề nghiệp: Trở thành giám đốc khu vực của công ty Nam đang làm
Học tập: Học lên thạc sỹ
Thể chất: Tham gia giải tennis thành phố mở rộng.
11
Sau khi Nam đã xác định được mục tiêu trong cuộc sống, Nam chia mục tiêu
lớn thành những mục tiêu nhỏ hơn. Ta tiếp tục xem thử mục tiêu trở thành
giám đốc khu vực của Nam được chia nhỏ thế nào.
Mục tiêu 5 năm: Trở thành Phó Giám đốc
Mục tiêu 2 năm: Trở thành Trưởng phòng
Mục tiêu 1 năm: Tình nguyện tham gia những dự án quan trọng mà Giám đốc
triển khai.
Mục tiêu 6 tháng: Thi tuyển để học lấy bằng thạc sỹ
Mục tiêu 3 tháng: Đăng ký học những kỹ năng cần thiết
Mục tiêu 1 tháng: Trao đổi với Giám đốc về những kỹ năng, kiến thức cần
thiết để làm việc được tốt
Mục tiêu 1 tuần: Lên lịch hẹn gặp với Giám đốc.
Qua ví dụ này, ta thấy được từ một mục tiêu to lớn ban đầu, Nam đã chuyển thành
những mục tiêu nhỏ hơn, dễ dàng đạt được hơn. Hơn nữa ta thấy rằng những mục
tiêu nhỏ này giúp Nam nhìn nhận được rõ ràng cách thức để đạt được mục tiêu lớn.
Ở ví dụ này ta cũng cần chú ý một điều rằng những hoạt động mà Nam thực hiện, nếu
không có mục tiêu lớn thì chúng có thể bị xem là những hoạt động tiêu tốn nguồn lực
và thời gian và ta sẽ không có động lực, cam kết và dễ dàng bị chi phối, phân tâm bởi
những những hoạt động khác.
3. Mục tiêu và Ước mơ
Chúng ta đã cùng nhau ghi ra được những mục tiêu cho cuộc đời của mình. Trước
khi ta có thể “biến ước mơ thành hiện thực”, ta cần chú ý nhận biết, phân biệt được
thế nào là ước mơ và mục tiêu. Chúng là gì, và chúng có điểm gì giống và khác nhau.
12
Ai cũng có mơ ước. Mơ ước với chúng ta rất dễ dàng, ta chỉ cần có trí tưởng tượng là
đã có thể mơ ước. Chắc hẳn từ thời thơ ấu bạn đã được nghe kể không ít về các câu
chuyện cổ tích như: Cô Tấm ở hiền, nàng lọ lem tốt bụng, … Tất cả những chuyện
đó đều kết thúc thật hậu, do con người tự vẽ ra cho mình một hình mẫu thật hoàn hảo
để từ đó ước mơ và có niềm tin vào tương lai tốt đẹp, là động lực để cho họ vượt qua
những khó khăn, thử thách trong đời thường. Nhà văn Pháp nổi tiếng Jules Verne,
được xem là cha đẻ của thể loại văn học Khoa học viễn tưởng, từ thế kỷ 19 đã thể
hiện những mơ ước của nhân loại về việc du hành lên mặt trăng. Việc du hành vũ trụ
này là mơ ước hay là mục tiêu của con người? Bạn có muốn được bay vào vũ trụ hay
không? Chắc bạn cũng biết rằng để bay vào vũ trụ, phi hành gia như Phạm Tuân phải
trải qua những cuộc tuyển chọn gắt gao, trải qua những đợt huấn luyện, luyện tập
khắt khe mới có đủ điều kiện để thực hiện. Thế thì những người bình thường như
chúng ta, không phải là những người được huấn luyện đặc biệt, muốn bay vào vũ trụ
là ước mơ hay là mục tiêu? Đối với đa số chúng ta, đây chỉ là ước mơ, còn với một
số ít người khác như Hiệp sĩ Richard Charles Nicholas Branson, nhà sáng lập công ty
âm nhạc Virgin và hãng hàng không Virgin, … ông đang biến ước mơ này thành hiện
thực với công ty Virgin Galactic, với mong muốn đưa du khách vào không gian.
Trước khi xem xét sự khác nhau giữa ước mơ và mục tiêu, ta hãy tìm hiểu xem ước
mơ và mục tiêu là gì.
Mục tiêu là gì? Chúng là những kế hoạch hay dự định cho tương lai. Chúng đại diện
cho những điều ta cố gắng đạt được. Ta dùng não trái để lên kế hoạch thực hiện chúng.
Đây là bán cầu não xử lí vấn đề suy luận, tính toán và ngôn ngữ. Những mục tiêu của
ta có thể dài hạn hay ngắn hạn, như là kế hoạch tốt nghiệp đại học và có việc làm (dài
hạn) hay đi mua sắm vào buổi trưa (ngắn hạn). Những đặc điểm khác nữa của mục
tiêu là chúng được hình thành khi ta hoàn toàn có ý thức. Tức là chúng là những quyết
định có ý thức.
Thế còn ước mơ? Đó không phải là những giấc mơ khi ta ngủ mà là những mong ước,
hi vọng, khát khao cho tương lai. Không như mục tiêu (những kế hoạch có kì hạn kết
thúc), ước mơ chỉ là những gì ta nghĩ là ta muốn làm, là khát vọng muốn trở thành
13
hay muốn sở hữu vào “một ngày nào đó”. Tại sao ước mơ lại là những gì ta nghĩ là ta
muốn? Vì nếu ta thật sự muốn chúng, chúng không phải đã trở thành mục tiêu rồi
sao? Chúng không phải đã trở thành những kế hoạch có kì hạn hoàn thành rồi sao?
3.1. Khi khát vọng đủ lớn
Nếu mục tiêu của ta là những gì ta muốn, tại sao thỉnh thoảng chúng lại “tan thành
mây khói”? Đây là vấn đề. Cho dù ta có ý thức lên kế hoạch một cách kĩ càng đến
đâu đi nữa, nó vẫn nằm trong tiềm thức của ta, cái mà xác định rõ những mặt nằm
ngoài sự điều khiển của ta.
Ví dụ:
Hãy tưởng tượng việc đón một chiếc tắc-xi và yêu cầu người tài xế đưa bạn
tới trung tâm thành phố. Nhưng ông ta lại chở bạn tới một nơi hoàn toàn khác
và nói: “Tới rồi. Anh có thể ra được rồi đó!” Và bạn bảo, “Nhưng tôi không
muốn tới đây. Sao lại chở tôi tới đây?” Và ông ta trả lời, “Tôi thấy là các khu
vực khác không mấy an toàn cho bạn, vì thế làm ơn ra khỏi xe đi.”
Đối với mỗi người, vị khách trong chiếc tắc-xi là ý thức và tài xế là tiềm thức. Tiềm
thức không được chỉ đạo bởi mục tiêu và những lời chỉ dẫn có chủ định; đúng hơn,
nó được chỉ đạo bởi niềm tin của nó. Ví dụ, nếu nó tin sự giàu sang có hại cho bạn
hoặc bạn không xứng đáng với giàu sang, thì cho dù bạn đặt ra bao nhiêu mục tiêu về
sự giàu sang đi nữa, tất cả đều kết thúc trong thất bại.
Niềm tin được tạo ra bởi tiềm thức hình thành trong những trải nghiệm thời thơ ấu và
chúng vẫn được cho là đúng đến khi nào chúng được thay thế bởi những trải nghiệm
dẫn tới một niềm tin mới. Ví dụ, nếu một đứa trẻ luôn bị xem thường, chế nhạo và
khinh miệt, tiềm thức của nó tin rằng nó đáng khinh. Nếu sau này, nhiều người khuyến
khích nó, truyền “lửa” cho nó, và khen ngợi nó, trải nghiệm mới sẽ tạo nên một niềm
tin mới tương ứng.
14
Chìa khoá để giải quyết vấn đề về những niềm tin tiêu cực trong tiềm thức nằm ở chỗ:
tiềm thức không thể phân biệt giữa những trải nghiệm có thật và tưởng tượng. Hãy
nhìn vào một ví dụ để xét xem ta có thể áp dụng nguyên tắc này như thế nào.
Ví dụ
An là một sinh viên, anh ta ngại nói trước công chúng. Ăn sâu vào tiềm thức
của anh ta là một niềm tin tiêu cực, cái mà là nguyên nhân cho sự thiếu tự tin
của mình. Anh ta không cần phải khám phá hay tìm hiểu những trải nghiệm
thơ ấu của mình đã gây ra vấn đề này. Tất cả những gì anh ta phải làm là
dành ra 10 phút một ngày để tưởng tượng mình trở thành một diễn giả tài ba.
Khi niềm tin mới đã hình thành, An có thể dễ dàng nói trước công chúng, có
thể sẽ gặp khó khăn lúc đầu bởi vì anh ta thiếu kinh nghiệm thực tế, nhưng
anh ta sẽ có thể nói, và sẽ trở nên điêu luyện hơn sau mỗi lần cố gắng.
Trí tưởng tượng là có tác động rất lớn, và nó còn mạnh hơn cả lí trí và sự
quyết tâm. Nó có thể trở thành bạn đồng minh tuyệt vời nhất hoặc kẻ thù tồi tệ
nhất. Sinh viên khác là Tuấn tưởng tượng cảnh mọi người trong lớp cười cợt
khi anh ta nói. Không gì có thể xua tan sự lo ngại của anh ta. Hãy lưu ý sự
khác nhau giữa An và Tuấn. Trí tưởng tượng của Tuấn không có kế hoạch,
không thể điều khiển, và ngoài tầm kiểm soát. Nó như một gánh nặng, nó điều
khiển Tuấn. Nhưng trí tưởng tượng của An được anh ta quản lí và nằm trong
tầm kiểm soát của mình. Anh ta dành ra 10 phút 1 ngày để khai thác triệt để
sức mạnh của nó.
Sự điều khiển trí tưởng tượng có chủ đích của ta được gọi là sự hình dung hoá hoặc
hình ảnh hoá. Ta cũng có thể gọi nó là sự mơ mộng. Nhưng có 2 dạng: ý thức và vô
thức. Mơ mộng vô thức là không chủ tâm; nó không được lên kế hoạch; ta lệ thuộc
vào nó một cách vô thức. Nó khá phổ biến và cũng rất nguy hiểm vì nó có thể gợi lại
những trải nghiệm tiêu cực như là: người ta cười cợt ta. Và tiềm thức của ta sẽ giải
mã những điều tưởng tượng này thành như những điều có thật, củng cố thêm những
niềm tin tiêu cực của ta, và biến nó thành một vết sẹo tâm hồn. Vì thế, ta cần nhận
thức rõ về sự mơ mộng và sử dụng chúng một cách thông minh.
15
Vì thành công của sự thiết lập mục tiêu lệ thuộc vào niềm tin của tiềm thức, ta cần
chú ý nhiều hơn tới việc xây đắp ước mơ. Nghĩa là, rèn luyện cách ta mơ mộng có
thể giúp củng cố mục tiêu của ta, thay đổi niềm tin, và chạm đến những ước mơ. Ước
mơ có thể trở thành khát vọng của ta hoặc làm bừng cháy khao khát đạt được điều gì
đó. Và khi khát vọng đó đủ lớn thì ta hoàn toàn có thể “biến ước mơ thành hiện thực”
(xem thêm Làm thế nào để có khát vọng lớn).Ví dụ, khi còn là một đứa trẻ, Tiger
Woods đã có ước mơ trở thành một tay gôn đẳng cấp, vì thế ông đã tập luyện hằng
ngày.
3.2. Sự khác biệt giữa ước mơ và mục tiêu
Ta hãy xem qua 10 điểm khác nhau giữa ước mơ và mục tiêu.
1. Mục tiêu là điều mà bạn có những hành động để đạt được nó. Ước mơ là
điều mà bạn chỉ suy nghĩ về nó. Mục tiêu đòi hỏi bạn phải có những hành
động, còn ước mơ không đòi hỏi bạn phải làm gì cả, thậm chí còn xuất hiện cả
trong giấc ngủ của bạn.
2. Mục tiêu có thời hạn, còn ước mơ thì không. Mục tiêu bắt buộc phải có hạn
định, giới hạn về thời gian. Giấc mơ có thể là mãi mãi. Ta có thể thấy rằng rất
nhiều người sống với mơ ước của mình suốt đời mà không bao giờ đạt được
chúng.
3. Mục tiêu đòi hỏi bạn phải có sự trả giá, còn Ước mơ không tốn kém gì cả.
Bạn hoàn toàn có thể tự do mơ ước mà không phải tốn kém bất kỳ thứ gì của
mình cả. Trong khi đó mục tiêu sẽ có giá của nó, đòi hỏi bạn tiêu tốn thời gian,
tài lực, nỗ lực của bạn, thậm chí có thể là mồ hôi, nước mắt nữa. Bạn có sẵn
sàng trả giá như thế nào cho những mục tiêu của mình?
4. Mục tiêu mang đến kết quả, ước mơ thì không. Bạn muốn thay đổi cuộc
sống của mình? Công việc? Vị trí trong xã hội? Với mục tiêu bạn có thể đạt
được.
5. Mục tiêu có nền tảng là hiện thực, ước mơ là trí tưởng tượng. Bạn hoàn
toàn có thể mơ ước trở thành siêu nhân, nhưng có lẽ là sẽ không xảy ra. Mục
16
tiêu là những thứ mà bạn thực sự có thể đạt được. Mục tiêu nên to lớn nhưng
không siêu thực.
6. Mục tiêu có điểm đích của nó, ước mơ thì vô tận. Ước mơ không cần phải
có điểm kết thúc, còn mục tiêu phải có kết quả cụ thể.
7. Mục tiêu có thể thay đổi cuộc đời bạn, ước mơ có thể tạo cảm hứng cho
bạn. Ước mơ có thể cho bạn động lực, khơi nguồn cảm hứng trong bạn, nhưng
mục tiêu có thể giúp bạn thay đổi cuộc đời hoàn toàn.
8. Mục tiêu có trọng tâm, ước mơ thì không. Mục tiêu có thể vô định, là suy
nghĩ bất định. Mục tiêu cần phải có sự tập trung cao, chúng phải rõ ràng và
bạn cần luôn suy nghĩ về chúng.
9. Mục tiêu đòi hỏi bạn phải lao động vất vả, mục tiêu chỉ cần trí tưởng
tượng của bạn. Để mơ ước rất dễ dàng. Ai cũng đều có ước mơ, nhưng ít
người có mục tiêu.
10. Mục tiêu thử thách bản thân bạn, ước mơ thử thách trí tưởng của bạn.
Mơ ước sẽ dẫn đến những ước mơ to lớn hơn. Chúng thử thách giới hạn của
trí tưởng tượng. Còn mục tiêu sẽ thử thách chính bản thân bạn. Chúng làm
tăng cường những kỹ năng, khả năng của bạn và thay đổi bạn vĩnh viễn.
4. Mục tiêu mơ hồ sẽ cho kết quả mơ hồ
Nhà giáo dục Jack Canfield đã viết trong cuốn sách "Nguyên tắc thành công": Mục
tiêu mơ hồ sẽ cho kết quả mơ hồ. Để các bạn đạt được một mục tiêu, bạn cần phải hết
sức rõ ràng và chính xác những gì bạn muốn. SMART là chữ viết tắt thú vị cho việc
thiết lập các tiêu chí mà một mục tiêu khả thi phải có để mục tiêu đó sẽ được thực
hiện được. Nguyên tắc SMART là nguyên tắc THÔNG MINH giúp bạn định hình và
nắm giữ được mục tiêu của mình trong tương lai. Bạn sẽ biết được khả năng của mình
có thể làm được gì và xây dựng kế hoạch cho chúng.
4.1. S.M.A.R.T là gì?
Năm chữ cái trong chữ SMART đại diện cho một tiêu chí khi bạn đặt mục tiêu cá
nhân. Chúng ta có thể kể đến năm tiêu chí sau đây:
17
1. Specific: Cụ thể
2. Measurable: Có thể đo lường được
3. Attainable/Achievable: Có thể đạt được
4. Realistic/Relevant: Thực tế, liên quan
5. Time-bound: Có hạn định
4.2. Giải thích
4.2.1. Specific: Cụ thể, dễ hiểu:
Mục tiêu phải được cá nhân hóa. Mục tiêu phải phản ánh ước mơ và các giá trị của
riêng bạn, không phải của bạn bè, gia đình. Khi nêu mục tiêu của bạn, luôn luôn sử
dụng từ "tôi" trong câu để dấu hiệu đó như là của riêng bạn. Khi mục tiêu của bạn có
tính cá nhân, bạn sẽ có thêm động lực để thành công và tự hào nhiều hơn trong thành
tựu của bạn
Mục tiêu phải cụ thể, rõ ràng. Thường thì khi bắt đầu đặt mục tiêu cá nhân khá
nhiều bạn thích đặt những mục tiêu khó hình dung như “trở thành giám đốc”, “trở
thành người thành đạt”. Trong khi đó các bạn lại chưa có một khái niệm hay định
nghĩa cụ thể cho việc thành đạt là gì? Trở thành giám đốc là gì? Điều này sẽ hạn chế
khả năng đạt được mục tiêu của bạn. Mục tiêu của bạn cần phải rõ ràng, cụ thể và dễ
hiểu.
Ta hãy xem xét ví dụ về mục tiêu sau để thấy rõ hơn điều này.
Ví dụ:
Nga đặt mục tiêu cho mình như sau: “Có được bằng đại học loại khá trở lên”.
Bạn có thấy mục tiêu trên có rõ ràng, cụ thể hay không? Ở đây ta sẽ thấy có
sự không rõ ràng trong mục tiêu này. Khi Nga phát biểu muốn tốt nghiệp “loại
khá trở lên” thì thực sự Nga đang muốn đạt được bằng đại học loại gì? Khá,
Giỏi, hay Xuất sắc? Bạn có thấy như vậy là Nga thực sự đang muốn gì không?
18
Bạn vẫn có thể biện luận rằng tôi đang đặt mục tiêu tối thiểu phải đạt được
bằng tốt nghiệp loại khá, và nếu được cao hơn thì càng tốt. Nhưng vấn đề sẽ
phát sinh khi ta phát biểu như vậy. Chắc hẳn bạn biết rằng nỗ lực mà bạn phải
bỏ ra để có được bằng loại Xuất sắc hoặc loại Giỏi lớn hơn rất nhiều so với
bằng loại Khá đúng không nào. Hơn nữa, thực sự khi bạn đặt mục tiêu như
vậy, trong thâm tâm của mình, bạn muốn nhận được bằng tốt nghiệp cao hơn
loại khá, chứ không phải là khá. Thế tại sao mình không đặt mục tiêu một cách
rõ ràng, chính xác về điều mình muốn “Tôi muốn tốt nghiệp đại học với bằng
Giỏi”?
Ngoài ra, khi đặt mục tiêu như vậy, bạn sẽ thấy bạn có thể mất động lực để
theo đuổi mục tiêu của mình.
Trả lời được câu hỏi tại sao. Một vấn đề khác bạn cần lưu ý khi xác định mục tiêu
là bạn cần phải thực sự trả lời được câu hỏi “Tại sao bạn muốn đạt được điều đó”.
Một khi câu trả lời của bạn cho câu hỏi này rõ ràng, thuyết phục với chính bản thân
bạn, bạn sẽ thấy rằng nó sẽ tạo ra sự cam kết của bạn với mục tiêu đó, đồng thời tạo
nên động lực để bạn đạt được mục tiêu. Khi đó bạn thấy rằng bạn dễ dàng đạt mục
tiêu hơn nhiều. Trong ví dụ trên Nga trả lời cho câu hỏi “Tại sao tôi muốn tốt nghiệp
với bằng loại Giỏi?” là “tạo điều kiện thuận lợi cho tôi có được công việc làm theo
đúng sở thích ở những tập đoàn kinh tế lớn”. Bạn có thấy mình sẽ có động lực hơn
khi bạn giải thích, thuyết phục được mình là tại sao mình lại muốn điều đó, đúng
không nào.
Hình tượng hóa mục tiêu. Việc tiếp theo bạn cần thực hiện để tạo cảm xúc cho bạn
về mục tiêu đã định là bạn cần hình tượng hóa (visualization) viễn cảnh đó cho mình.
Cảm xúc và hình dung mục tiêu của bạn sẽ giúp bạn tạo ra những mong muốn để cụ
thể hoá nó vào cuộc sống của bạn. Một trong những công cụ trực quan tốt nhất là một
bản tầm nhìn (visionboard). Đơn giản chỉ cần tìm một tạp chí, cắt ra hình ảnh cộng
hưởng với mục tiêu mà bạn muốn đạt được, dán chúng lên một mảnh poster và để ở
một nơi nào đó mà bạn có thể xem nó vài lần một ngày.
19
Để trực quan để làm việc, đó là cần thiết rằng bạn hình dung (emotionalize) mục tiêu
của bạn càng nhiều càng tốt. Tạo một danh sách các lợi ích mà bạn sẽ thấy khi bạn
đạt được mục tiêu và tập trung vào việc làm thế nào để điều đó xảy ra
4.2.2. Measurable: Đo lường được
Khi bạn đặt mục tiêu cá nhân bạn phải biết được mục tiêu của mình có đo lường được
hay không, bạn có cân, đong, đo đếm được hay không.
Tiêu chí này sẽ giúp bạn biết được khi nào bạn sẽ đạt được mục tiêu. Bạn sẽ thấy rằng
những từ ngữ mang tính khái niệm để chỉ sự việc, hiện tượng, … như giàu có, tốt,
khá, ổn định, hạnh phúc, khỏe mạnh, … sẽ không giúp bạn biết được chính xác mình
thực sự muốn điều gì.
Ví dụ:
Trong ví dụ trên của Nga, ta thấy khi đặt mục tiêu đạt bằng đại học loại Giỏi, Nga
sẽ biết được trong quá trình thực hiện, mình có đạt được mục tiêu hay không.
Ví dụ:
Một ví dụ khác về mục tiêu thường thấy là “Tôi muốn trở nên giàu có” là dạng
mục tiêu mà ta thấy rằng vừa không đảm bảo được tiêu chí Cụ thể (Specific) ở
trên và không thể đo lường được.
“Giàu có” – Nếu để nói chuyện, trao đổi với nhau, ta đều hiểu ý nghĩa của nó
phải không nào. Nhưng khi ta đưa vào mục tiêu ta cần phải xác định chính xác từ
này. Bạn muốn “giàu có” như thế nào? Làm thế nào để bạn có thể biết được rằng
mình đã “giàu có”? Ta xem xét sự “giàu có” kỹ hơn ở khía cạnh tài chính là “có
nhiều tiền”, bạn sẽ thấy phát sinh thêm vấn đề là “Thế nào là nhiều tiền? Bao
nhiêu tiền là nhiều?
Như thế bạn thấy ta cần phải chú ý cả yếu tố đo lường được của mục tiêu nữa.
Phát biểu mục tiêu đảm bảo tiêu chí đo lường được tốt hơn sẽ là “Tôi muốn có
10 tỷ đồng”
20
4.2.3. Attainable/Achievable: Có thể đạt được
Mục tiêu cần phải nằm trong khả năng của bạn. Đồng ý rằng khi bạn đặt mục tiêu to
lớn, vĩ đại có thể sẽ tạo cho bạn khát vọng lớn, động lực, nhưng bạn cũng cần chú ý
rằng đặt mục tiêu quá cao có thể làm cho bạn mệt mỏi và chán nản khi không đạt
được điều đó. Thế nên bạn hãy đặt mục tiêu vừa với khả năng và tiềm lực của bạn.
Ví dụ
Ta tiếp tục với ví dụ của Nga. Lúc này Nga cần xem xét thực lực hiện tại của mình
là việc đạt điểm Giỏi cho tất cả các môn học để nhận được bằng loại Giỏi là có
thể thực hiện được hay không.
Ví dụ:
Bạn muốn trở nên khỏe mạnh hơn và bạn đặt mục tiêu “mỗi ngày tập thể thao
trong 2 tiếng” trong khi từ trước đến nay bạn chưa hề tập luyện gì cả.
Trong điều kiện đó bạn sẽ thấy rằng đây là mục tiêu quá tham vọng và bạn sẽ dễ
dàng bị thất bại. Chỉ qua buổi tập trong 2 tiếng đầu tiên đã là quá sức với thể lực
của bạn, chưa kể đến bạn sẽ bị đau nhức các cơ bắp trong vài ngày tới. Với tình
hình như vậy thì việc bạn cố gắng thực hiện mục tiêu là tiếp tục tập thể thao trong
2 tiếng vào ngày hôm sau là điều gần như không thể thực hiện được.
Khi thiết lập mục tiêu bạn phải bảo đảm chúng này nằm trong khả năng của bạn. Ban
đầu phải đi từ dễ đến khó, không đặt ra những mục tiêu thật khó vì nó sẽ dễ làm bạn
chán nản.
Mặt khác, bạn cũng cần chú ý là đừng thiết lập những mục tiêu quá dễ dàng. Mục tiêu
quá dễ là một con dao hai lưỡi, nó giúp bạn dễ dàng đạt được nhưng cũng dễ làm bạn
mất đi động lực.
Khi bạn lập mục tiêu đủ khó, đủ thách thức cho mình bạn sẽ thấy có sự thay đổi tích
cực về những kỹ năng, khả năng trong bản thân bạn.
21
4.2.4. Realistic/Relevant: Thực tiễn/Liên quan đến tầm nhìn chung
Mục tiêu của bạn cần phải thực tiễn, liên quan đến mục tiêu dài hạn của bạn. Mục
tiêu bạn đặt ra phải phù hợp và cùng hướng đến mục tiêu lâu dài của bạn.
Ví dụ:
Bạn đặt cho mình mục tiêu mua xe mới. Bạn cần xác định rằng bạn cần mua xe
mới để làm gì? Việc mua xe có liên quan đến công việc của bạn hay không? Hay
mua xe chỉ để thỏa mãn sở thích cá nhân của bạn?
Việc bạn xác định mục tiêu thực tiễn, liên quan đến tầm nhìn lớn hơn của mình sẽ
giúp bạn tập trung được nguồn lực hạn chế của mình để hoàn thành mục tiêu của
mình nhanh hơn. Lúc này bạn thấy rằng một lần nữa bạn gặp lại câu hỏi “Tại sao bạn
muốn điều đó” và cần phải trả lời rõ ràng, thuyết phục trong bối cảnh bạn nhìn nhận
mục tiêu đó trong mối tương quan với mục tiêu lớn hơn của mình.
4.2.5. Time-bound: Hạn định
Một mục tiêu mà không bị giới hạn thời gian sẽ không phải là mục tiêu. Nếu không
thiết lập thời hạn cho các mục tiêu của bạn, bạn sẽ không có lý do hay động lực thực
sự hấp dẫn để bắt đầu thực hiện chúng.
Ví dụ
Trong ví dụ ở trên Nga đã đặt cho mình mục tiêu có được bằng đại học loại Giỏi.
Bạn hãy xem xét 2 trường hợp sau để thấy sự khác biệt khi có và không có hạn
định cho mục tiêu.
- Trường hợp 1: “Tôi muốn nhận được bằng đại học loại Giỏi”
- Trường hợp 2: “Tôi muốn nhận được bằng đại học loại Giỏi sau 4 năm học
đại học”
Nếu Nga nhận được bằng đại học loại Giỏi của mình vào năm Nga 40 tuổi thì,
trong từng trường hợp ở trên, Nga có đạt được mục tiêu của mình hay không?
22
Quan trọng hơn là việc Nga đạt mục tiêu như vậy thực sự có còn ý nghĩa, có giá
trị gì hay không.
Bạn hãy giới hạn cho mục tiêu của mình trong thời gian là bao lâu ví dụ như trong 1
tháng, 1 năm hay lâu hơn một chút…. Khi ta giới hạn cho những mục tiêu chúng ta
sẽ hoàn thành nhanh hơn và có kỷ luật hơn để hoàn thành mọi việc đúng hạn.
Bài tập:
Bạn hãy viết lại mục tiêu đã lập ở trên theo nguyên tắc SMART
5. Phân loại mục tiêu
5.1. Bạn chỉ có một mục tiêu duy nhất?
Trong phần xác định mục tiêu trên, ta đã cùng xem xét qua cách thức để thiết lập một
mục tiêu một cách hiệu quả nhất cho mình. Nhưng bạn cũng thấy rằng trong cuộc
sống của mình, bạn không chỉ muốn đạt được một mục tiêu duy nhất, phải không nào.
Trong từng khía cạnh cuộc sống của mình, ta đều có những mục tiêu riêng để hướng
đến. Hơn nữa khi đã lập những mục tiêu như vậy, ta còn phân nhỏ những mục tiêu
đó thành nhiều mục tiêu nhỏ hơn. Đến đây bạn có thể thấy rằng bạn có rất, rất nhiều
mục tiêu cần phải đạt được.
Làm thế nào mình có thể quản lý, kiểm soát được những mục tiêu nhiều như thế? Lúc
này bạn cần phải tiến hành phân loại các mục tiêu đã định thành những nhóm để xác
định.
5.2. Mục tiêu chính / Mục tiêu hỗ trợ / Mục tiêu có thể
- Mục tiêu chính (mục tiêu rất quan trọng): là mục tiêu chung, tổng quát mà
bạn muốn đạt được
- Mục tiêu hỗ trợ (mục tiêu quan trọng): là những mục tiêu bạn cần phải đạt
được chúng, giúp bạn dần đạt được mục tiêu chính ở trên.
23
- Mục tiêu có thể (mục tiêu không quan trọng): là những mục tiêu mà nếu
bạn không đạt được cũng không ảnh hưởng đến mục tiêu chính của bạn.
Trước khi bạn thực hiện phân loại các mục tiêu của mình, hãy lưu ý rằng ta đang phân
loại cho một mục tiêu chính. Lúc đó bạn sẽ thấy có thể xuất hiện những mục tiêu có
thể mà mình nên có đối với mục tiêu chính đó. Với một mục tiêu chính cụ thể thì đó
có thể là mục tiêu có thể, nhưng khi bạn xem xét mục tiêu chính khác của bạn thì
những mục tiêu có thể đó có thể lại được phân loại thành mục tiêu hỗ trợ cho mục
tiêu chính khác.
Bài tập
Bạn hãy phân loại các mục tiêu trong cuộc sống của bạn đã lập theo từng nhóm:
1. Mục tiêu chính
2. Mục tiêu hỗ trợ
3. Mục tiêu có thể
Khi bạn đã phân loại những mục tiêu thành từng nhóm bạn có thể thấy rằng bạn nhìn
nhận được tốt hơn về những mục tiêu mà mình muốn đạt được.
5.3. Mục tiêu dài hạn / trung hạn / ngắn hạn
Sau khi thực hiện bước phân loại trên, bạn có thể vẫn còn mơ hồ về việc ta cần phải
bắt đầu theo đuổi mục tiêu nào, thực hiện việc gì trước tiên. Bước tiếp theo này ta sẽ
đưa thời gian thực hiện cho mục tiêu.
- Mục tiêu dài hạn: Những mục tiêu lớn, quan trọng mà bạn không thể đạt được
ngay. Thông thường đó là những mục tiêu mà bạn đang nhắm đến trong thời
hạn từ 5 năm trở lên.
24
- Mục tiêu trung hạn: Là những mục tiêu bạn cũng không thể đạt được ngay,
nhưng bạn cần phải đạt được chúng để mục tiêu lớn, quan trọng của bạn trong
dài hạn có thể đạt được. Thông thường là những mục tiêu bạn cần đạt được
trong vòng 1-5 năm.
- Mục tiêu ngắn hạn: Là những mục tiêu mà bạn cần phải bắt đầu thực hiện
ngay hay trong tương lai gần. Thông thường là những mục tiêu bạn đặt thời
hạn dưới 1 năm.
Bài tập
1. Mục tiêu dài hạn
2. Mục tiêu trung hạn
3. Mục tiêu ngắn hạn
Khi bạn thực hiện phân loại các mục tiêu, bạn sẽ nhận thấy có nhiều mục
tiêu sẽ giống nhau, hoặc bạn có quá nhiều mục tiêu. Khi đó bạn nên gom
các mục tiêu tương tự nhau thành một mục tiêu. Nếu bạn có quá nhiều
mục tiêu thì cần phải xem xét, cân nhắc lại những mục tiêu đó và rút gọn
lại danh sách mục tiêu có ý nghĩa nhất, quan trọng nhất với bản thân bạn.
6. Tóm tắt
Bạn vừa xem qua nội dung về mục tiêu. Lúc này hẳn bạn vẫn còn nhớ ý nghĩa của
mục tiêu với cuộc sống của mình là như thế nào. Bạn hãy xem lại những kết quả bạn
đã đạt được đến thời điểm này để một lần nữa ghi nhớ kỹ những gì bạn muốn đạt
được trong cuộc đời của mình nhé, và bạn hãy luôn nhớ rằng khi đặt bất kỳ mục tiêu
25
nào cho mình thì mục tiêu đó cần đáp ứng được nguyên tắc SMART nhé. Những mục
tiêu này hiện tại đang rất xa vời, bạn cũng đã từng bước hiện thực hóa những mục
tiêu đó bằng cách chia chúng thành những mục tiêu nhỏ hơn, dễ đạt được và đã định
thời điểm để thực hiện và hoàn thành. Bạn hãy dành thêm thời gian để xem và ghi
nhớ chúng lại trước khi tiếp tục xem tiếp những nội dung tiếp theo nhé.
26
CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Con người chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại; chỉ đơn giản là họ đã thất
bại trong việc lên kế hoạch để thành công.
(Men never plan to be failures; they simply fail to plan to be successful.)
William Arthur Ward
Mục tiêu chương
Thông qua việc nghiên cứu phần này, sẽ giúp bạn thực hiện được:
• Tổ chức công việc được giao.
• Tổ chức mạng lưới công việc.
• Sắp xếp hồ sơ.
• Sắp xếp vị trí làm việc.
• Xác định thứ tự ưu tiên công việc.
• Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…
1. Khái niệm
Một khi mục tiêu, các chiến lược và kế hoạch của tổ chức đã được xác định, nhà quản
trị cần phải xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm hỗ trợ cho việc đạt được
mục tiêu. Chức năng tổ chức đứng ở vị trí thứ hai trong tiến trình quản trị, nhưng nó
có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của tổ chức. Nói cách khác, tổ chức là một trong
những hoạt động quan trọng nhất của quản trị. Thật vậy, nhiều công trình nghiên cứu
khoa học đã cho thấy 70 – 80% những khiếm khuyết trong việc thực hiện các mục
tiêu là do yếu kém của công tác tổ chức. Nhưng chức năng tổ chức được định nghĩa
như thế nào? Trong thực tiễn có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này.
Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây:
27
• Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức
năng nhất định
• Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được
một hiệu quả lớn nhất.
• Làm công tác tổ chức cán bộ.
Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên một quan
điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống”.
Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của
hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc
nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi
nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo
điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.
Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điều quan trọng là vấn
đề bạn cần xem xét bản chất của chức năng tổ chức từ góc độ của khoa học quản trị.
Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, bạn có thể hiểu bản
chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo
cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó. Nói cách khác, chức năng tổ
chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm,
những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết
quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai
và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào.
Từ đó, có thể rút ra khái niệm cô bản về tổ chức côn việc cụ thể như sau:
- Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm
và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối
quan hệ ngang dọc trong nội bộ Doanh nghiệp.
- Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao.
28
- Trong tài liệu này, tổ chức công việc được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa
trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.
2. Lập kế hoạch:
2.1. Tại sao phải lập kế hoạch
2.1.1. Lập kế hoạch cho cuộc sống bản thân
Khi còn nhỏ bạn luôn có những ước mơ bay bổng về tương lai. Bạn đã từng mơ ước
được làm bác sỹ, lính cứu hoả, ngôi sao điện ảnh hay những anh hùng. Thật đáng tiếc,
khi lớn lên, phần lớn chúng ta lại từ bỏ mục tiêu của mình và không màng tới việc
đặt ra kế hoạch mới cho cuộc sống của mình. Lý do của việc đó là do họ không tự tin,
họ không tin vào sức mạnh của việc lập kế hoạch, họ sợ thất bại và sợ xấu hổ. Để né
tránh thất bại, người ta thường không bao giờ dám xác định mục tiêu và lên kế hoạch
cuộc sống. Bạn thường nghĩ: “Nếu bạn không xác định mục tiêu và lập kế hoạch, bạn
không bao giờ thất bại”, đúng không? Nhưng thật sự, bạn đang thất bại. Thêm vào
đó, nếu bạn không lập kế hoạch chi tiết cho cuốc sống của mình, bạn cũng chẳng bao
giờ thành công cả.
Những người thành công họ bao giờ cũng xác định mục tiêu to lớn và lên kế hoạch
cho cuộc sống của mình trong từng giai đoạn cuộc đời và họ không tin vào thất bại.
Khi họ không đạt được mục tiêu, họ không nghĩ đó là thất bại, thay vào đó, họ xem
đó là một kinh nghiệm cần học hỏi. Kết quả là họ không cảm thấy xấu hổ về việc này.
Họ biết rằng miễn là họ học hỏi kinh nghiệm và liên tục hành động, cuối cùng họ
cũng sẽ đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra.
Tại sao mục tiêu lại có tác động mạnh đến như vậy, tại sao lập kế hoạch lại thúc đẩy
chúng ta đi đến thành công? Chúng ta hãy cũng lý giải theo những đặc tính sau đây.
a) Mục tiêu, kế hoạch dẫn đường cho quyết định và hành động của chúng ta.
Mục tiêu, kế hoạch mà bạn xác định sẽ luôn hướng dẫn cuộc sống của bạn từng giây
từng phút. Xác định mục tiêu và lập kế hoạch là bạn đã tự chỉ dẫn cho mình một con
29
đường cho những lựa chọn và hành động của mình. Nếu bạn lên kế hoạch trở thành
một nhân viên kinh doanh giỏi, bạn sẽ lựa chọn và hành động như thế nào? Bạn sẽ
lựa chọn ngành học về kinh doanh, bạn sẽ lựa chọn việc làm quen với môi trường
kinh doanh, thậm chí bạn lựa chọn việc mạo hiểm là học kinh doanh một lĩnh vực
nào đó mà cần ít vốn…. Bạn thấy không, kế hoạch sẽ quyết định những việc bạn làm,
quyết định những lựa chọn trong cuộc sống của bạn.
Nguy hiểm nhất là khi bạn không có kế hoạch. Khi bạn không có kế hoạch, bạn không
biết tập trung vào việc gì, và bạn sẽ có khuynh hướng làm những việc mà bạn cảm
thấy quan tâm vào thời điểm đó. Bạn sẽ di chuyển khắp mọi hướng để rồi có khi lại
bị quay lại chính chỗ cũ thay vì tiến lên theo một hướng nhất định. Nói đơn giản, bạn
chỉ hành động theo đám đông như một con cừu không hơn không kém.
Một nguy hiểm nữa từ việc không xác định kế hoạch rõ ràng là trong tiềm thức của
bạn sẽ tự tạo ra những mục tiêu nguy hại. Ví dụ như khi bạn bước vào một kỳ thi, bạn
xác định chỉ là “ráng đừng để thi rớt là được”. Không có gì bất ngờ khi bạn nhận được
những kết quả chỉ ở mức trung bình, nếu không muốn nói là tệ hại. Vì những mục
tiêu nguy hại này sẽ hướng bạn ra khỏi con đường đến thành công và tiến thẳng tới
thất bại. Vậy thì xin bạn ghi nhớ rằng, nếu bạn không quyết định và lên kế hoạch về
những gì bạn muốn, tiềm thức của bạn sẽ quyết định những mục tiêu nguy hại thay
bạn.
b) Kế hoạch thúc đẩy chúng ta.
Có bao giờ bạn tự hỏi, tại sao những người thành đạt họ lại có đủ năng lượng và động
lực để làm rất nhiều công việc trong khi họ có cùng một khoảng thời gian như chúng
ta. Bạn có biết bí quyết chính là ở những mục tiêu, những kế hoạch mà họ xác định
hay không? Kế hoạch sẽ thúc đẩy chúng ta hành động, sẽ tiếp thêm năng lượng và
sức mạnh cho chúng ta, không có kế hoạch chúng ta cảm thấy lười biếng và làm
những việc mà thậm chí chẳng có ích gì nếu không muốn nói là “vi bất thiện”.
Có bao giờ bạn lý giải điều này: Bạn cảm thấy mệt mỏi và buồn ngủ khi bạn đọc một
chương sách nào đó, nhưng cùng lúc đó, nếu bạn được chơi một trò chơi điện tử yêu
thích của bạn, bạn lại cảm thấy dồi dào năng lượng và có thể chơi hàng giờ liền không
30
biết mệt đúng không? Vậy mà ngay khi bạn vừa cầm quyển sách lên đọc, bạn lại ngáp
ngắn ngáp dài và cảm thấy hết sức buồn ngủ. Tại sao lại như vậy? Vấn đề là khi chúng
ta đọc sách, đa số chúng ta thường không có mục tiêu rõ ràng, do đó não bộ chúng ta
ngưng hoạt động và làm chúng ta mất năng lượng. Ngay khi bạn xác định những mục
tiêu hào hứng trong công việc, bạn sẽ tìm thấy nguồn năng lượng thúc đẩy bạn vượt
qua sự lười biếng.
c) Mục tiêu, kế hoạch giải phóng tiềm năng của chúng ta.
Một lý do khác của việc xác định kế hoạch là nó giúp chúng ta vượt xa hơn khả năng
bình thường để đạt kết quả tuyệt vời. Một khi bạn có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ huy
động hết các năng lực tiềm ẩn của mình để hoàn thành tốt những kế hoạch đó. Có thể
nói, có lúc nào đó nhìn lại, bạn sẽ thấy biết ơn vì với việc lập kế hoạch, bạn khám phá
thêm nhiều tiềm năng của mình.
Tất cả chúng ta đều biết rằng công nhân là người xây dựng nên những căn nhà. Nhưng
trước khi bắt đầu xây dựng, họ cần những người kiến trúc sư thiết kế ngôi nhà. Tại
sao vậy. Bởi vì việc thiết kế này giúp họ biết được mái nhà cao bao nhiêu, có bao
nhiêu cửa ra vào, có bao nhiêu cột nhà, … Họ sẽ làm theo đúng thiết kế và xây nên
những ngôi nhà hoàn chỉnh.
Các công nhân có xây được nhà mà không cần bản thiết kế không? Điều này nghe có
vẻ nực cười. Nếu không có bản thiết kế cụ thể, họ chỉ có thể xây dựng một cách vô
tội vạ đến khi không còn gạch mà vẫn không biết hình thù ngôi nhà ra sao. Chuyện
gì sẽ xảy ra? Sản phẩm của họ sẽ chỉ là một ngôi nhà siêu vẹo, xấu xí với hình thù kỳ
quái.
Bạn có thể cho rằng việc xây nhà mà không có bản thiết kế là vô lý. Vậy bạn có nhận
ra việc chúng ta sống cũng giống như việc chúng ta xây một căn nhà. Ấy thế mà,
nhiều người sống mà không hề có kế hoạch nào về cuộc sống tương lai sau này. Sống
mỗi ngày cũng giống như việc đặt từng viên gạch xây nhà. Nếu bạn cứ lien tiếp xây
từng viên gạch mà không biết bạn đang xây gì, cuối cùng bạn sẽ xây được một cuộc
sống không như ý chút nào. Thật đáng tiếc, nhiều người không nhận ra đươc điều này
31
cho đến khi họ phải gánh chịu một cuộc sống tồi tệ. Lúc ấy họ mới nhận ra rằng lẽ ra,
họ có thể có một cuộc sống tốt đẹp hơn nhiều nếu họ biết thiết kế cuộc sống của họ.
Sáu bước gợi ý để bạn có thể thực hiện các kế hoạch của mình
một cách có hiệu quả:
1. Viết ra những gì bạn muốn một cách cụ thể
2. Liệt kê tất cả những lợi ích và những lý do cho việc đạt

được các kế hoạch đó.
3. Lên kế hoạch hành động
4. Xác định thời hạn
5. Tiếp thêm cảm xúc cho kế hoạch của bạn
6. Lấy đà bằng việc hành động ngay tức khắc.
2.1.2. Biết lập kế hoạch trong kinh doanh
Biết cách lập kế hoạch kinh doanh giúp bạn có được một bản kế hoạch kinh doanh
thật hoàn hảo. Điều này sẽ giúp công việc kinh doanh khả thi hơn, rõ ràng hơn. Một
kế hoạch kinh doanh tốt cũng cho thấy trước được những rủi ro, thử thách trước khi
nó trỏ nên quá muộn. Từ đó, bạn có thể tìm ra giải pháp để giải quyết hoạch ngăn
ngừa ngay từ bước còn đang trên giấy. Cách lập kế hoạch kinh doanh của bạn quyết
định điều này.
Có 3 lý do chính làm bạn phải biết cách lập kế hoạch kinh doanh, và áp dụng kế hoạch
kinh doanh này vào doanh nghiệp của bạn:
- Quá trình nghiên cứu để có được bản kế hoạch kinh doanh buộc bạn phải suy nghĩ
cẩn thận trước khi đặt bút viết. Nhìn chung, công việc này đòi hỏi người lập kế
hoạch kinh doanh phải có một cái nhìn khách quan, thận trọng. Điều quan trọng
là mỗi người không được theo cảm tính về tất cả những gì trong công việc kinh
32
doanh của mình. Kinh doanh không phải là một cuộc chơi dễ dàng, biết cách lập
kế hoạch kinh doanh sẽ giúp bạn kiểm soát được toàn bộ quá trình kinh doanh của
mình.
- Công trình của bạn là một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh. Đây chính là một
trong những công cụ tốt nhất điều hành việc kinh doanh của bạn. Nó giúp bạn
quản lý công việc và đi đến chỗ thành công. Mọi công việc của bạn đều đã có mục
tiêu rõ ràng, bạn cần cố gắng để đạt mục tiêu đó. Nếu ngẫu hứng hơn, bạn cũng
có thể vượt qua mục tiêu mà bạn đã đề ra trong kế hoạch kinh doanh của bạn.
- Biết cách lập kế hoạch kinh doanh giúp bạn truyền đạt ý tưởng đến các đồng
nghiệp, đến những nhà đầu tư. Bản kế hoạch đó là cơ sở cho mọi dự định về tài
chính của bạn. Bạn thấy không, chỉ cần làm xong một bản kế hoạch kinh doanh,
trong nháy mắt bạn đã phân bố xong số tiền trong tương lại của bạn một cách
không thể hợp lý hơn.
Cách lập kế hoạch kinh doanh của bạn sẽ quyết định sự thành công của những dự án.
Sản phẩm của công việc này có thể ngăn ngừa bạn không đi vào một dự án kinh doanh
mà thất bại đã thấy rõ.
Có thể bạn sẽ mắc lỗi khi trong khi lập một kế hoạch, bạn có thể tham khảo bài
viết tám lỗi cơ bản thường gặp khi lập một kế hoạch kinh doanh để tránh nhé.
3. Làm thế nào để lập kế hoạch
3.1. Khái niệm
Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh sách, sơ đồ, bảng
biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời
gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện
pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được
đề ra. Thông thường kế hoạch được hiểu như là một khoảng thời gian cho những dự
định sẽ hành động và thông qua đó ta hy vọng sẽ đạt được mục tiêu. Nói đến kế hoạch
33
là nói đến những người vạch ra mà không làm nhưng họ góp phần vào kết quả đạt
được như bản kế hoạch đề ra.
Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc không chính thức, bằng văn
bản, văn kiện hoặc bất thành văn, công khai minh bạch hoặc bí mật (đối với các kế
hoạch tác chiến, tình báo, chính trị, đối ngoại hay tội phạm, gây án, hãm hại, trả
thù hoặc một phần trong kế hoạch kinh doanh, làm ăn, tài chính…). Kế hoạch chính
thức được phổ biến và áp dụng cho nhiều người, có nhiều khả năng xảy ra trong các
dự án ví dụ như ngoại giao, công tác, phát triển kinh tế, các kế hoạch về thể thao, trò
chơi, hoặc trong việc tiến hành kinh doanh khác
3.2. Quy trình lập kế hoạch
Lập Kế hoạch hay lên kế hoạch, xây dựng kế hoạch, viết một bản kế hoạch thể là
khâu đầu tiên. Ngày nay, người ta dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu
tố sau:
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc: Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn
sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
Xác định nội dung công việc: Công việc đó là gì và các bước, công đoạn thể thực
hiện công việc đó. Cốt lõi của nội dung công việc là tác động vào đối tượng như thế
nào thông qua việc xác định 3W (where, when, who). Trong đó:
- Where: Địa điểm, không gian thực hiện kế hoạch, nơi bố trí, tập kết nguồn
lực thực hiện kế hoạch
- When: Thời gian thực hiện kế hoạch - Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc,
thời gian điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Cần xác định được mức độ khẩn cấp
và mức độ quan trọng của từng công việc như công việc quan trọng và khẩn
cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng
không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
- Who: Chủ thể, đối tượng thực hiện kế hoạch - Gồm chủ thể thực hiện kế
hoạch, chủ thể phối hợp, hỗ trợ thực hiện kế hoạch, chủ thể kiểm tra, giám sát,
34
báo cáo thực hiện kế hoạch và chủ thể chịu trách nhiệm cho kế hoạch. Cùng
với việc lập kế hoạch, thì cần phải theo dõi kế hoạch đã đặt ra nhất là đối với
kế hoạch có sự tham gia của nhiều người, nhiều bộ phận thì phải có người theo
dõi và kết nối từng đơn vị lại với nhau.
Xác định phương thức, cách thức tiến hành kế hoạch: Gồm tài liệu, cẩm nang hướng
dẫn, chỉ dẫn thực hiện cho từng công việc, từng bước. Tiêu chuẩn của công việc, cách
thức vận hành máy móc. Điều quan trọng là phải có dữ liệu, thông tin để xây dựng
kế hoạch. Có thể là:
- Các công việc trong kế hoạch dài hạn trước đó
- Các công việc còn tồn cần phải giải quyết
- Các công việc mới phát sinh, giao thêm
Xác định việc tổ chức thực hiện, phân bổ nguồn lực gồm: xác định phương pháp kiểm
soát và kiểm tra và đặc biệt là phải xác định cho được nguồn lực thực hiện gồm
nguồn nhân lực, tài lực (tiền bạc), vật lực (nguyên liệu, hệ thống cung ứng, hệ
thống máy móc, công nghệ) và phương thức, phương pháp làm việc (những nguyên
tắc, quy trình, quy cách tiến hành).
Một số loại kế hoạch:

- Kế hoạch cá nhân: Được đặc trưng bởi các hình thức như dự định của cá nhân
về một công việc, dành thời gian cho một công việc, học tập, vui chơi, giải trí...
thể hiện như thời gian biểu, thời khóa biểu, lịch công tác cá nhân
- Kế hoạch gia đình hay kế hoạch hóa gia đình
- Kế hoạch công tác: Là phương hướng, công việc thực hiện có thời hạn và tiến
độ của một tổ chức, cơ quan, công ty
- Kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch tiếp thị
- Kế hoạch quân sự hay kế hoạch tác chiến
- Kế hoạch theo niên độ như Kế hoạch 05 năm (lần thứ nhất, lần thứ hai), kế
hoạch năm, kế hoạch tháng..
35
4. Tổ chức công việc
4.1. Phương pháp tổ chức công việc
4.1.1. Phương pháp 5W1H2C5M
Để thực hiện tốt công tác tổ chức, đương nhiên ngay từ đầu bạn phải làm tốt công tác
hoạch định kế hoạch. Một công cụ hiệu quả sẽ giúp bạn có được những bước đi vững
chắc ngay từ ban đầu và xuyên suốt cả quá trình thực hiện công việc. Đó chính là
phương pháp 5W1H2C5M được mô tả như sau:
5W 1H 2C 5M
What How Control Manpower
Why Check Money
Where Material
When Machines
Who Methods
Các yếu tố trên chính là các câu hỏi gợi ý để giúp bạn hoàn thành tốt công tác tổ chức
công việc. Cụ thể là bạn sẽ phải trả lời thật rõ cho các câu hỏi sau:
• What: Công việc gì mà bạn phải làm (càng cụ thể càng tốt)?
• Why: Mục đích/Mục tiêu của công việc đó?
• Where: Công việc này sẽ được tiến hành cụ thể ở đâu?
• When: Khi nào thì bạn bắt đầu làm và hạn chót hoàn thành của công việc?
• Who: Ai sẽ làm người chịu trách nhiệm thực hiện chính và ai sẽ là người chịu
trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện công việc này?
• How: Công việc này sẽ được thực hiện như thế nào? Bằng cách nào?
36
• Control: Bạn sẽ đặt ra hình thức nào để kiểm soát tiến độ công việc?
• Check: Bạn sẽ dùng cách nào và khi nào để kiểm tra kết quả công việc?
• Manpower: Những ai sẽ được huy động thêm để hỗ trợ thực hiện công việc?
• Money: Ngân sách dành cho việc thực hiện công việc là bao nhiêu?
• Material: Những nguyên vật liệu nào được phép sử dụng?
• Machines: Các loại máy móc, phương tiện nào được dùng?
• Methods: Gợi ý hoặc chỉ định phương pháp thực hiện công việc?
Lưu ý: Tất cả những yếu tố liên quan đến con người nên trình bày cụ thể bằng tên,
chức danh, vị trí công tác, tránh trường hợp ghi chung chung …
4.1.2. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên
bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.
Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào
mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
4.1.3. Xác định nội dung công việc (What?)
1W = what? Nội dung công việc đó là gi?
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
37
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng, là bước kế thừa kết quả của bước công
việc trước.
4.1.4. Xác định 3W
• Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Kiểm tra những công đoạn nào?…
• When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được
mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau:
§ Công việc quan trọng và khẩn cấp,
§ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
§ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
§ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
• Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
- Ai sẽ là người làm việc đó
- Ai sẽ là người kiểm tra
- Ai sẽ là người hỗ trợ.
38
- Ai sẽ là người chịu trách nhiệm, …
4.1.5. Xác định phương pháp 1H
H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
4.1.6. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
(Nếu bạn muốn biết kỹ hơn chi tiết, bạn hãy đọc thêm những tài liệu khác nói về MBP
– Management By Process: Phương pháp quản lý theo quá trình)
4.1.7. Xác định phương pháp kiểm tra (check)
Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao
nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường
xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
39
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất
cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng
yếu (quan trọng nhất).
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những
điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối
lượng sai sót.
4.1.8. Xác định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các
nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Man - nguồn nhân lực.
- Money - Tiền bạc.
- Material - nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
- Machine - máy móc/công nghệ.
- Method - phương pháp làm việc.
Ta hãy xem xét từng yếu tố cụ thể:
• Man, bao gồm các nội dung:
- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng,
phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
40
• Material, nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
- Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu.
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương thức cung cấp dịch vụ
- Thời hạn hoàn tất công việc.
• Machine, máy móc/công nghệ
- Máy móc có tốt không, có được bảo dưỡng thường xuyên không.
- Máy có được kiểm tra, hiệu chỉnh định kỳ không.
- Thông số máy có phù hợp không.
• Method, phương pháp làm việc
- Có tiêu chuẩn làm việc không.
- Tiêu chuẩn công việc hay hướng dẫn công việc có phê duyệt chưa.
- Có làm theo phương pháp hay tiêu chuẩn công việc không.
Bài tập ghi nhớ: (làm theo nhóm)
Bạn hãy sử dụng công cụ 5W1H2C5M nêu trên để lập kế hoạch tổ chức công việc
cụ thể cho đợt tuyển dụng nhân sự sắp tới của công ty mình.
4.1.9. Giao việc, Phân công công việc
Theo các chuyên gia quản trị, việc “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” là yếu tố cực
kỳ quan trọng, nó quyết định 50% thành công trong công việc, 50% thành công còn
lại sẽ phụ thuộc vào “cách đặt” và sự nỗ lực của “người được đặt”; Ngược lại, nếu ta
41
“không đặt đúng người” hoặc “không giao đúng việc” thì 99% là công việc đó sẽ thất
bại, tiềm năng nhân sự đó sẽ hao tổn, ý chí & niềm tin sẽ bị sụt giảm!
Vậy, làm thế nào để có thể “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” và “đúng cách”? Làm
thế nào để “người được đặt” luôn phấn đấu và nỗ lực hết mình cho mục tiêu công
việc được giao?...
Câu trả lời nằm ở kỹ năng “phân công phân nhiệm” và “ủy thác công việc” cho nhân
viên. “Phân công phân nhiệm” và “ủy thác công việc” phù hợp thì sẽ tạo được hiệu
quả công việc rất cao. Vì thế, kỹ năng phân công phân nhiệm và ủy thác công việc
luôn được xem là kỹ năng quan trọng của bất cứ một nhà quản lý nào, cho dù chỉ
“nắm” trong tay một vài nhân viên hay điều hành “thiên binh vạn tướng”
a) Phân công công việc là: Giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện
công việc nào đó
Song song với phân công công việc, người quản lý cần cung cấp những phương
tiện*, nguồn lực** cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được
phân công hoàn thành công việc.
b) Lợi ích của việc phân công công việc
Đối với người được phân công:
- Cơ hội phát triển chuyên môn
- Cơ hội phát triển các kỹ năng: xử lý tình huống, giải quyết vấn đề, thương
lượng và thuyết phục, quản lý thời gian, giao tiếp, ra quyết định, …
- Tạo cho họ sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành công việc
- Nâng cao giá trị của họ với doanh nghiệp
- Cơ hội thử thách và chinh phục
- Tính tham gia cao hơn, dẫn đến sự tinh thần làm việc ngày càng tốt hơn
42
- Điều hòa được công việc của phòng ban
- Có thêm nhiều thời gian hơn cho việc quản lý và kiểm soát công việc
- Củng cố được quyền hạn và trách nhiệm trong việc quản lý, giám sát, đánh giá
Đối với doanh nghiệp:
- Tăng năng suất lao động
- Tiết kiệm chi phí
- Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm
- Tập thể có năng lực
c) Nguyên tắc giao việc:
Khi giao việc ta cần chý ý những nguyên tắc cơ bản sau:
- Đúng người, đúng việc, đúng thời điểm
- Rõ ràng, công khai, minh bạch
- Công bằng, hợp lý
- Có công tác giám sát
- Yêu cầu báo báo phản hồi kết quả
d) Cách thức giao việc:
Bước 1: Nhận dạng công việc
- Sổ tay công việc
- Dành 5-15 phút đầu để hình dung tất cả công việc phải làm
- Sắp xếp trình tự công việc theo tính chất ưu tiên và quan trọng
43
- Nhóm công việc theo các tiêu chí đặc thù
Bước 2: Đối chiếu năng lực
- Phải nắm vững thông tin về tay nghề, năng lực của nhân sự
- Phải nắm rõ tính tình, cách hành xử của từng của nhân sự
- Nắm rõ mảng công việc chính của từng người
- Nắm rõ lượng công việc hiện tại của từng người
Bước 3: Ráp nối công việc và con người
- Xác định công việc gì cần phải phân công
- Ai là người phù hợp để giao việc
- Giao việc với việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết
- Nêu rõ yêu cầu, mong đợi và ước lượng thời gian hoàn thành
e) 4 điều cần lưu ý khi phân công công việc:

- Bạn phải là một “người nói” tập trung
Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ rằng mình làm tốt việc phân công nhiệm vụ cho nhân
viên nhưng cuối cùng nhân viên đó lại không thành công; và sau đó, khi mổ xẻ
nguyên nhân thất bại, bạn nhận ra rằng đó là do nhân viên không thực sự hiểu
hết những kỳ vọng của bạn. Bạn có từng vừa nói chuyện với đồng sự vừa vội
vàng chạy đến một cuộc họp khác, hay làm nhiều việc cùng một lúc, thậm chí
là kiểm tra email và nhắn tin trong buổi họp không? Người nói phải luôn tập
trung vào người nghe và gạt đi mọi thứ khác để có thể truyền tải thông điệp
hiệu quả. Nếu việc bạn đang nói tới có rủi ro cao hay ngược lại, có thể mang
lại lợi ích lớn thì bạn càng cần phải ngưng lại mọi thứ khác để TẬP TRUNG
vào vai trò của mình là người truyền đạt và giao nhiệm vụ.
- Lắng nghe nhiệt tình
44
Hãy đọc qua phần trước với quan điểm của người nhận thông tin. Nhân viên có
tập trung vào những gì bạn hỏi không? Họ có đang vội và không thực sự lắng
nghe bạn không? Thế nhưng có một vấn đề quan trọng hơn cả khả năng tập
trung – Họ có đủ trình độ, có đáng tin cậy và có khả năng hoàn thành nhiệm vụ
không?
- Trình độ: Họ có đủ trình độ cho công việc này không?
- Mức độ tin cậy: Họ có đáng tin hay không?
- Khả năng: Họ có sẵn sàng học hỏi không?
Hãy nghĩ đến 3 yếu tố này khi quyết định nên giao công việc cho nhân viên
nào. Đã bao nhiêu lần bạn giao nhiệm vụ cho những người không đủ độ tin cậy
hoặc không đủ khả năng để hoàn thành công việc?
- Truyền đạt rõ ràng thời gian thực hiện công việc
Giả sử bạn đã hoàn thành những điều trên, bước kế tiếp là hãy đảm bảo rằng
bạn truyền đạt rõ khung thời gian và thời hạn hoàn thành. Gợi ý cho bước này
là: Nếu đó là việc không khẩn cấp, hãy nói rõ với nhân viên nhưng vẫn phải
cho họ biết ngày kiểm tra tiến độ hay thời hạn hoàn tất công việc. Bên cạnh đó,
hãy ghi chú vào lịch làm việc của bạn để tiện kiểm tra và theo dõi. Việc theo
dõi sẽ bảo đảm trách nhiệm đối với công việc của cả đôi bên.
- Thông báo điều kiện hoàn thành công việc
Kết quả đạt được là gì? Cần đạt được những thành quả như thế nào? Phải như
thế nào mới gọi là thành công? Kinh nghiệm của tôi cho thấy bạn hãy cố gắng
hết sức, hãy vẽ ra cho nhận viên thấy những kết quả bạn muốn đạt được và yêu
cầu nhân viên diễn tả những kết quả họ muốn đạt được bằng chính từ ngữ của
họ. Trong bước cuối cùng này, lượng thời gian mà hai bên phải bỏ ra cho việc
đối thoại sẽ tỉ lệ thuận với mức độ phức tạp của công việc. Và cũng như ở bước
45
đầu tiên, mức độ rủi ro hay lợi ích của công việc càng cao thì bạn càng phải
thảo luận kĩ lưỡng về vấn đề và nhất trí về những yêu cầu thành công
4.2. Tổ chức công việc bộ phận
4.2.1. Xác định chức năng nhiệm vụ
Hiện nay vẫn còn khá nhiều Doanh nghiệp nhầm lẫn giữa khái niệm chức năng và
nhiệm vụ. Vì vậy chúng ta vẫn thường thấy cụm từ “chức năng nhiệm vụ” đi chung
với nhau khi người ta muốn nói về những việc mà một bộ phận nào đó trong Doanh
nghiệp cần phải đảm bảo việc thực hiện nó theo những tiêu chuẩn được đặt ra từ ban
đầu.
Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. Vậy còn
nhiệm vụ: đó chính là những tác vụ cụ thể mà bộ phận đó phải thực hiện trong phạm
vi chuyên môn mà mình đảm trách để hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể.
Chức năng có thể hiểu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi
hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản
phẩm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn.
Ví dụ:
Bộ phận Quản trị Nguồn Nhân lực có chức năng chính là tìm kiếm, đào tạo và duy
trì nguồn nhân lực cho Doanh nghiệp. Trong phạm vi chức năng đó họ sẽ thực hiện
những nhiệm vụ cụ thể như:
- Lập kế hoạch tuyển dụng
- Thực hiện tuyển dụng
- Định biên nhân sự
- Xây dựng mô tả công việc
- Tính toán tiền lương và phụ cấp
- Đưa ra những biện pháp để giữ chân nhân tài
- Xây dựng quan hệ lao động trong Doanh nghiệp ….
46
Từ những chức năng đó, bạn sẽ đặt câu hỏi: Làm thế nào để thực hiện được nó một
cách hoàn hảo? Dĩ nhiên kiến thức cơ bản của nhà quản trị sẽ cho bạn biết rằng qui
trình để thực hiện sẽ phải trải qua 4 bước tuần tự:
Xác định mục tiêu và

quyết định cách tốt nhất Hoạch Định
để đạt được mục tiêu
Kiểm Soát Tổ Chức

Phân bổ và sắp xếp
Kiểm tra việc thực hiện các nguồn lực
so với những mục tiêu đã
đề ra của tổ chức
Lãnh Đạo
Tác động đến người
khác để đảm bảo đạt
được mục tiêu
Để thực hiện bước này được hoàn hảo, bạn đừng quên đặt ra mục tiêu cho nhiệm vụ.
Một mục tiêu tốt phải là một mục tiêu thỏa mãn tiêu chí SMART:
• Specify – Cụ thể
• Measurable – Đo lường được
• Achievable – Có tính khả thi
• Realistic – Có thể thực hiện được (trong nguồn lực cho phép)
• Time-bound – Có giới hạn thời gian
4.2.2. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện công việc
Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để thực hiện được nó.
Ví dụ:
47
Bạn có nhiệm vụ phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy làm thế nào để tuyển dụng: Bạn
có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì?
Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi
LÀM GÌ VỚI HOW?
theo phương pháp 5W1H.
Bạn cần chú ý kỹ hơn với
- Who: Ai làm việc đó? HOW, có thể mở rộng ý nghĩa
của nó là:
- Where: Làm việc đó ở đâu?
Bằng cách nào? Với câu hỏi
- When: Làm việc đó khi nào? này bạn xây dựng các hướng
dẫn công việc hay hướng dẫn
- How: Làm bằng cách nào? vận hành cho máy móc..
Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và Đo lường như thế nào? Bạn
hãy xây dựng tiêu chuẩn cho
why: tại sao?
từng công việc trong quy trình
4.2.3. Định biên công việc:
Bây giờ bạn hãy lập một danh sách các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện.
- Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức
– lãnh đạo – kiểm tra.
- Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm
- Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm. Bạn sẽ biết
mình cần bao nhiêu người.
- Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc.
- Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức
danh.
- Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều này giúp bạn tạo
sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này.
Ví dụ:
Các công việc cần làm để bạn có thể tổ chức kinh doanh 1 quán ăn, nhà hàng hay
tiệm cà phê:
48
Thị trường mục tiêu
Không có một nhà hàng nào đủ sức hấp dẫn với tất cả mọi người. Đó là một thực tế
mà nhiều người mới bước vào kinh doanh khó chấp nhận. Vì thế, hãy chỉ nhắm vào
5 hay 10% thị trường và phục vụ tốt, thế là bạn đã thành công.
Bạn có thể phân đoạn thị trường theo độ tuổi, theo thu nhập, sở thích hay nhà hàng
đặc thù (nhà hàng dinh dưỡng, nhà hàng ăn chay…). Tuỳ từng cách phân đoạn, bạn
tìm hiểu đặc điểm của từng đối tượng để có cách thức kinh doanh phù hợp. Ví dụ
phân đoạn theo độ tuổi:
- Thế hệ Y: thế hệ này, còn được gọi là thế hệ thiên niên kỷ, sinh từ năm 1980 trở về
sau. Thế hệ này rất năng động, thích cái mới, dễ cuốn vào trào lưu, muốn khẳng định
mình và khá độc lập.
- Thế hệ X: là những người đã trưởng thành trẻ tuổi, được sinh ra trong khoảng 1965-
1977. Họ bắt đầu trầm hơn, không thích bị chú ý, chín chắn và quan tâm tới thực
chất.
- Thế hệ sinh từ năm 1946-1964: ở lứa tuổi này họ đã có một sự nghiệp ổn định, ưa
thích sự sang trọng…
Cần phân tích đặc điểm của từng khách hàng để lựa chọn khách hàng mục tiêu nhằm
phục vụ một cách hiệu quả nhất.
Lựa chọn địa điểm
Tuỳ thuộc vào số tiền bạn có thể đầu tư vào việc mở nhà hàng và loại hình nhà hàng
mà bạn lựa chọn để có hướng tìm địa điểm phù hợp.
Không phải hầu hết các nhà hàng đều cần gần nơi đông dân cư, tuy nhiên đối với
những nhà hàng phụ thuộc vào đặc điểm này, cần lưu ý một số điểm khi lựa chọn nơi
kinh doanh:
49
- Lượng bán hàng dự kiến. Địa điểm bán hàng ảnh hưởng như thế nào tới khối lượng
bán của bạn?
- Giao thông. Xem xét lưu lượng người đi bộ và đi xe. Có khoảng bao nhiêu lượt
người đi bộ và đi xe qua lại mỗi ngày? Địa điểm có thuận lợi cho việc dừng chân của
khách hàng hay không?
- Nhân khẩu học. Những người sống và làm việc gần địa điểm đó có phù hợp với
khách hàng mục tiêu của bạn không?
- Khả năng thanh toán tiền thuê địa điểm. Nếu bạn đã tính toán lỗ lãi trong năm đầu
kinh doanh, bạn sẽ biết con số gần chính xác doanh thu bạn sẽ đạt được là bao nhiêu
và dùng con số này để quyết định nên thuê địa điểm với mức bao nhiêu thì vừa.
- Thuận lợi dừng đỗ xe. Địa điểm phải đảm bảo có chỗ để xe cho khách và dễ dừng
đỗ.
- Gần các cửa hàng khác. Những cửa hàng gần kề có thể ảnh hưởng tới doanh số của
bạn, sự có mặt của họ tác động bất lợi hay có lợi?
- Lịch sử của địa điểm. Tìm hiểu lịch sử trước khi quyết định thuê hay không. Ai là
người thuê trước đó và tại sao họ lại không thuê nữa?
- Phát triển trong tương lai. Tìm hiểu chiến lược quy hoạch của địa phương để biết
trước liệu có sự thay đổi nào liên quan đến địa điểm bạn định thuê hay không?
- Các điều khoản thuê. Tìm hiểu kỹ hợp đồng thuê để có những thoả thuận hợp lý
nhất.
Bố trí, sắp đặt
Sắp đặt và thiết kế là những yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của nhà
hàng. Bạn cần thiết kế hợp lý cho khu chế biến, khu bếp, khu trữ hàng, khu văn phòng
và khu dành cho khách. Thông thường, khu dành cho khách ăn chiếm từ 40-60% diện
50
tích nhà hàng, 30% dành cho khu chế biến và nấu nướng, phần còn lại là khu trữ
hàng và khu văn phòng.
- Khu dành cho khách: đây là khu giúp bạn kiếm tiền, chính vì thế đừng cắt xén nó
khi thiết kế. Hãy dành thời gian thăm càng nhiều nhà hàng càng tốt để phân tích cách
bài trí của những nhà hàng đó. Hãy quan sát thái độ của những khách hàng tới ăn,
họ phản ứng ra sao với những cách bài trí đó? Chúng tiện lợi hay không? Phân tích
những cái hay và dở để rút kinh nghiệm.
Cách thiết kế khu dành cho khách phụ thuộc vào quan niệm của bạn. Thống kê cho
thấy 40 đến 50% khách hàng tới theo đôi, 30% đi một mình hoặc nhóm 3 người, 20%
đi theo nhóm từ 4 người trở lên. Để đáp ứng từng nhóm khách khác nhau, hãy dùng
bàn cho 2 người và dùng loại có thể di chuyển để lắp ghép thành bàn rộng hơn. Cách
này giúp bạn linh hoạt hơn trong việc phục vụ từng nhóm khách hàng khác nhau.
- Khu chế biến. Các khu chế biến trong nhà hàng thường rơi vào tình trạng thiết kế
không hiệu quả. Hãy nắm rõ thực đơn trong đầu để xác định từng yếu tố trong khu
vực chế biến. Bạn cũng cần khu vực dành cho việc nhận, cất giữ nguyên liệu, sơ chế,
nấu, rửa chén bát, khu đựng rác, thuận lợi cho nhân viên và khu dành cho văn phòng.
Hãy sắp xếp khu chế biến thức ăn sao cho chỉ cách khu nấu nướng vài bước chân.
Cách thiết kế của bạn cũng nên cho phép hai đầu bếp hoặc nhiều hơn cùng làm khi
có nhiều khách.
Lên thực đơn
Thực đơn là danh sách các món ăn hay đồ uống mà nhà hàng của bạn hiện có, được
đưa ra để khách hàng lựa chọn. Khi lên thực đơn, bạn cần lưu ý đến trẻ em nếu khách
hàng mục tiêu của bạn bao gồm cả đối tượng này, ví dụ như thiết kế một số món với
khẩu phần nhỏ hơn để hấp dẫn các em nhỏ.
Thực đơn có xu hướng ngày càng dài và điều này chỉ khiến cho khách hàng thêm rối
trí. Hãy sắp xếp các món theo mục, cố gắng cung cấp cho khách hàng nhiều sự lựa
chọn nhất nhưng với thực đơn ngắn gọn nhất.
51
Những quy định về an toàn thực phẩm
An toàn thực phẩm cần được đặt lên hàng đầu khi bạn dấn thân vào việc kinh doanh
nhà hàng. Bạn cần tìm hiểu về những quy định an toàn thực phẩm mà các nhà chức
trách đã đưa ra để thực hiện cho đúng. Uy tín của nhà hàng sẽ rất khó lấy lại nếu
bạn để khách hàng của mình bị ngộ độc, ngoài ra bạn còn phải trả chi phí điều trị
không nhỏ cho khách hàng.
Tuyển nhân viên
Bước đầu tiên trong chương trình tuyển dụng nhân viên là quyết định chính xác bạn
muốn nhân viên làm gì. Bảng mô tả công việc không nhất thiết phải quy mô như của
các công ty lớn, điều quan trọng là nó phải liệt kê được trách nhiệm và phận sự của
từng công việc.
Tiếp theo bạn cần lập bảng quy định mức lương. Để đạt hiệu quả tối ưu, bạn nên
nghiên cứu mức lương chung trong ngành, sau đó đặt ra mức lương tối đa và tối thiểu
đối với từng vị trí để việc trả lương dựa vào năng lực được linh hoạt hơn.
Có một số vị trí đặc biệt bạn cần lưu tâm:
- Người quản lý: Vị trí quan trọng nhất trong hầu hết các nhà hàng là người quản lý.
Tốt nhất là người đó phải đã từng quản lý một hay nhiều nhà hàng và có mối quan
hệ với các nhà cung cấp thực phẩm. Chắc chắn bạn cũng muốn có được một người
quản lý có kỹ năng và khả năng giám sát nhân viên đồng thời vẫn làm toát lên phong
cách và cá tính của nhà hàng. Để có được người quản lý như thế bạn cần phải trả
mức lương tương xứng và nên tuyển trước khi mở cửa hàng ít nhất 1 tháng để họ có
thể tư vấn cho bạn.
- Bếp trưởng và đầu bếp: khi mới bắt đầu bạn có thể cần 3 đầu bếp, 2 người làm toàn
thời gian và 1-bán thời gian, giờ làm việc từ 10 h sáng đến 4 h chiều hoặc từ 4 h
chiều tới lúc đóng cửa. Người làm bán thời gian được bố trí vào những giờ cao điểm,
cuối tuần hoặc ngày lễ.
52
- Người phục vụ: họ là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng của bạn, vì thế
họ cần phải tạo ra ấn tượng dễ chịu và có thể làm việc tốt dưới áp lực lớn, cùng lúc
phục vụ nhiều bàn mà vẫn giữ được vẻ tươi tỉnh.
Đối với bất kì nhân viên nào bạn cũng nên cho họ biết triết lý của nhà hàng cũng như
hình ảnh mà bạn muốn xây dựng để cùng nhau phấn đấu.
Chiến lược marketing và quảng bá
Bất cứ công ty nào cũng cần có một kế hoạch marketing và loại hình kinh doanh nhà
hàng không phải là ngoại lệ. Tuy nhiên dù áp dụng chiến lược marketing nào đi chăng
nữa bạn cũng không nên bỏ qua phương pháp marketing truyền miệng bởi theo
nghiên cứu, đây là phương pháp quảng cáo tốt nhất đối với ngành kinh doanh thực
phẩm.
Khi khai trương nhà hàng bạn có thể gửi giấy mời dùng bữa miễn phí tới những nhân
vật tiêu biểu trong tập khách hàng mà bạn nhắm tới. Đăng kí tên trên danh sách các
địa chỉ ẩm thực, sách hướng dẫn du lịch, quảng cáo trên các phương tiện thông tin
hoặc giới thiệu cách chế biến một vài món ăn đặc trưng của nhà hàng trên tạp chí...
4.2.4. Lập các bản mô tả công việc:
Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh.
- Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc (mã số, chức
danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm
vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.
- Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.
- Sử dụng định biên nhân sự để điều chỉnh sơ đồ tổ chức cho phù hợp.
a) Bản mô tả công việc mang đến lợi ích gì cho tổ chức?
53
- Hoạch định nguồn nhân lực: Việc sử dụng các thông tin trong quá trình phân
tích công việc có thể giúp tổ chức xác định dược nguồn cung và cầu của nguồn
nhân lực.
- Kế hoạch kế cận: Bằng việc so sánh mức độ chệch về trách nhiệm và năng lực
giữa một vị trí công việc và vị trí kế cận, Bản mô tả công việc giúp xác định
lộ trình phát triển đội ngũ kế cận cho tổ chức.
- Tuyển dụng: Bản mô tả công việc là cơ sở để xác định ngay từ đầu các yêu
cầu tuyển chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu của vị trí khuyết.
- Đào tạo vào phát triển: Thông tin chi tiết về các yêu cầu năng lực (kiến thức,
kỹ năng, thái độ) trên Bản mô tả công việc chính là cơ sở để xác định nhu cầu
đào tạo và phát triển cho nhân viên.
- Lương và phúc lợi: Mỗi Bản mô tả công việc cũng có thể được đánh giá và
quy ra điểm số. Điểm số của từng Bản mô tả công việc cũng có thể làm cơ sở
để tính lương và phúc lợi cho vị trí công việc đó.
- Đánh giá hiệu quả làm việc: Bản đánh giá hiệu quả làm việc luôn dựa vào mục
tiêu cá nhân trong kỳ cùng với trách nhiệm trên Bản mô tả công việc của người
nhân viên đảm nhận vị trí đó.
- Ngoài các lợi ích phục vụ cho các 6 chức năng chính của quản trị nguồn nhân
lực như trên, Bản mô tả công việc cũng giúp tổ chức xác định các thông tin
liên quan đến tình trạng an toàn và sức khỏe cho từng vị trí công việc để có
những biện pháp ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro trong lao động cho nhân
viên. Bản mô tả công việc cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc thực hành luật lao
động trong DN. Chính các Bản mô tả công việc cũng góp phần vào việc xây
dựng các quy trình, chính sách để định hướng các hoạt động mang tính khách
quan liên quan đến con người như đề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm...
b) Nội dung Bản mô tả công việc gồm có những yếu tố nào?
54
- Chức danh vị trí công việc.
- Bộ phận của vị trí công việc.
- Mục đích vị trí công việc (lý do tồn tại)
- Cấp báo cáo trên và dưới.
- Mối quan hệ trong và ngoài tổ chức.
- Trách nhiệm, tác vụ.
- Yêu cầu về bằng cấp, năng lực, kinh nghiệm.
c) Khi nào tổ chức cần phải xây dựng điều chỉnh Bản mô tả công việc?
Trong nhiều trường hợp ta thấy rằng bản mô tả công việc trong doanh nghiệp có thể
được thay đổi. Sự thay đổi về nội dung bảng mô tả công việc xảy ra khi:
- Có sự sắp xếp cơ cấu lại tổ chức
- Có sự xuất hiện công việc mới, phương pháp mới, công nghệ mới.
- Có sự thay đổi về công việc, về phương pháp, về công nghệ.
- Có sự gia tăng các khiếu nại về nội dung công việc, điều kiện làm việc.
- Có sự bất đồng ý kiến giữa cấp trên và cấp dưới về sự hoàn thành công việc.
- Có sự thay thế những nhân sự đã phục vụ tại một vị trí lâu năm, do đó phải
điều chỉnh lại công việc khi các nhân sự này thực hiện nhiều hay ít hơn vị trí
hiện tại.
d) Quy trình cơ bản trong xây dựng Bản mô tả công việc:
Chuyên gia Quản trị nguồn nhân lực William J Rothwell giới thiệu về mức độ khối
lượng đầu tư cho việc phân tích vị trí công việc bằng một kim tự tháp ngược DACUM
như hình minh họa, theo đó:
55
- Mức 1: Chức danh vị

trí công việc (JD Name)
- Mức 2: Lý do tồn tại
của vị trí công việc (JD
Reason)
- Mức 3: Các vị trí có
liên quan trong cấu trúc tổ
chức (Table of organisation)
- Mức 4: Nghĩa vụ, bổn
phận của vị trí công việc
(Duties)
- Mức 5: Các trách nhiệm chính (Tasks)
- Mức 6: Hội đồng phê duyệt đánh giá (Management review panel)
- Mức 7: Các nhiệm vụ chi tiết của vị trí công việc (Sub Tasks)
e) Các phương pháp thu thập thông tin liên quan đến vị trí công việc:
Quan sát.
- Ưu điểm: Chỉ thích hợp khi công việc đã chuẩn hóa theo dây chuyền, công
nghệ hay các công việc được lặp đi lặp lại; đặc biệt với các công việc tay chân
hay vận hành máy móc.
- Khuyết điểm: Khi các công nhân biết mình bị theo dõi, họ có thể sẽ là việc với
nhịp độ, cách thức và năng suất khác với lúc bình thường.
Phỏng vấn vị trí công việc và trưởng bộ phận.
- Ưu điểm: Rất hiệu quả khi xác định giá trị công việc hay nhu cầu đào tạo cho
người giữ vị trí.
- Khuyết điểm: Tốn nhiều thời gian công sức để sắp xếp gặp gỡ phỏng vấn người
giữ vị trí hay trưởng bộ phận. Có thể nhận được những thông tin sai lệch do
người phỏng vấn tự đánh giá cao.
56
Bảng câu hỏi mẫu để phân tích công việc.
- Ưu điểm: Được áp dụng rộng rãi cho tất cả các vị trí cùng một lúc nên tiết
kiệm thời gian.
- Khuyết điểm: Có thể bị hiểu sai câu hỏi do tâm lý e dè lo ngại cung cấp thông
tin sơ hở của mình cho Ban Nhân sự.
Bảng ghi chép các công việc đã thực hiện trong ngày.
- Ưu điểm: Bảng ghi chép này nhằm giúp cho người giữ vị trí kiểm soát được
việc sử dụng thời gian thực sự đối với từng công việc. Bảng ghi chép có thể
đơn giản chỉ là một lịch bố trí tiến độ làm việc được soạn bởi phần mềm
Microsoft Project.
- Khuyết điểm: Chỉ dành riêng cho các vị trí không thể quan sát được như cấp
quản lý, chuyên gia hoặc các công việc được thực hiện ngoài giờ, ngoài văn
phòng, không thường xuyên.
Các chuyên gia Quản trị nguồn nhân lực khuyến cáo việc kết hợp các phương
pháp trên sẽ đem lại hiệu quả hơn khi chỉ sử dụng một phương pháp đơn lẻ. Các
phương pháp sẽ bổ sung lẫn nhau để hình thành các thông tin chính xác và đầy đủ
nhất cho một vị trí công việc đặc biệt trong cách tiến hành xây dựng Bản Mô tả
Công việc từ ngọn trước.
- Bước 1: Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của DN

- Bước 2: Xác định chức năng nhiệm vụ của bộ phận
- Bước 3: Xác định các nhiệm vụ của vị trí công việc
- Bước 4: Thu thập các thông tin liên quan đến vị trí công việc
- Bước 5: Tổng hợp thông tin để tạo lập Bản mô tả công việc
- Bước 6: Phê duyệt, ban hành áp dụng chính thức
b) Lưu ý:
57
Tránh những điều chung chung: Khi mô tả những nhiệm vụ và trách nhiệm mà
bạn cần người khác thực hiện thì cố gắng càng chi tiết càng tốt. Cân nhắc về những
lợi ích mà người khác sẽ mang lại cho tổ chức của bạn. Ví dụ đừng miêu tả một
nhân viên cửa hàng video chỉ đơn giản là người sẽ "cho khách hàng thuê video".
Thay vào đó, bạn sử dụng những từ như "sẽ trợ giúp khách hàng trong việc chọn
các bộ phim, chia sẻ những hiểu biết của mình về các bộ phim đương đại hoặc cổ
điển", bạn sẽ biết bạn cần một người yêu thích phim và có thể truyền sự ham thích
của mình cho các khách hàng của bạn.
Đặt thứ tự ưu tiên: Khi mà bạn đã tạo ra một danh sách các trách nhiệm và nhiệm
vụ, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng. Hãy bắt đầu với các kỹ năng cơ bản
của công việc sẽ được thực hiện. Bằng cách này bạn sẽ biết những kỹ năng nào
cần cho việc thực hiện thành công công việc, điều gì cần thiết và điều gì trên thực
tế có thể không thích hợp. Giao việc thường là công việc đòi hỏi phải có sự đánh
đổi, vì thế việc đặt thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn quyết định cái mà bạn có thể chấp
nhận hoặc không thể chấp nhận được.
Sử dụng các tiêu chí có thể đo được: Hãy nói rõ cách thực hiện công việc mà
bạn trông đợi ở người khác và tìm cách để định lượng các tiêu chí này bằng các
con số và thời gian ngay khi có thể. Nếu không, bạn có thể đã thuê một người có
thể thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu nhưng với hiệu suất không cao hoặc làm
không đến nơi đên chốn. Ví dụ, liệu một kế toán trưởng có phải quản lý một, bốn
hoặc mười tài khoản cùng một lúc hay không? Một kế toán viên có cần phải cập
nhật tài khoản phải thu hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng hay không?
4.2.5. Sắp xếp công việc cho nhân viên:
Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việc không thường
xuyên.
- Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong
bản mô tả công việc. Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại.
- Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện.
58
a) Đối với công việc thường xuyên:
Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho
nhân viên thực hiện, bao gồm:
- Cách thức thực hiện (How).
- Nguồn lực để thực hiện (5M).
- Tần suất thực hiện.
Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế
hoạch làm việc tuần của họ.
b) Công việc không thường xuyên
Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc.
- Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (Why).
- Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (When) của công ty.
- Giải thích phương pháp thực hiện (How).
Khi phát sinh công việc không thường xuyên, bạn hãy lưu ý
- Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không?
- Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho nhân
viên khi nó xuất hiện trong tương lai.
- Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc
thường xuyên. Và như vậy lần sau nếu có gặp lại công việc đó thì mọi việc
sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
4.2.6. Phương pháp tổ chức công việc:
a) Phương pháp tổ chức theo tổ đội lao động chuyên nghiệp:
59
Phương pháp tổ chức theo tổ đội lao động chuyên nghiệp là phương thức tổ chức
việc thực hiện công việc trong một dự án có nhiều gói công việc tương tự nhau,
trong mỗi gói công việc đó đều gồm có các công tác chuyên môn giống nhau. Các
công tác chuyên môn này được tổ chức thực hiện bởi các tổ đội chuyên nghiệp có
chuyên môn chuyên sâu tương ứng với từng loại công tác. Những tổ đội chuyên
nghiệp này phải bắt buộc có biên chế ổn định (tính định biên), không được thay
đổi trong quá trình thực hiện công việc chuyên môn từ phân đoạn công việc trọn
gói này sang phân đoạn công việc trọn gói khác. Tuy nhiên, quá trình thực hiện
mỗi công tác chuyên môn tuần tự từ phân đoạn này sang phân đoạn khác có thể
là gián đoạn về thời gian hoặc liên tục về thời gian.
Nếu liên tục về thời gian, thì quá trình thực hiện công việc chuyên môn của mỗi
tổ đội chuyên nghiệp biên chế cố định sẽ hợp thành một dây chuyên đơn vị chuyên
môn, khi đó phương pháp tổ chức theo tổ đội chuyên nghiệp trở thành phương
pháp tổ chức thực hiện công việc theo dây chuyền.
Phương pháp tổ chức theo tổ đội chuyên nghiệp thường được áp dụng trong các
dự án xây dựng, có nhiều gói công việc chứa các công việc chuyên môn giống
nhau. Gói công việc, hay công việc trọn gói, hoặc công việc khoán gọn, là cách
phân chia công việc theo phạm vi (tức là theo quy mô, hay là theo chiều ngang).
Trong dự án xây dựng, gói công việc có thể là các cấp: toàn bộ dự án, một hạng
mục công trình (phần ngầm, phần kết cấu thô, phần hoàn thiện,...), một tầng công
trình (bao gồm cả phần kết cấu thô, phần hoàn thiện, phần dịch vụ kỹ thuật,...),
một phân đoạn thi công (bao gồm cả phần kết cấu thô, phần hoàn thiện, phần dịch
vụ kỹ thuật,...). Trong mỗi gói công việc đều có một số các công tác chuyên môn
giống nhau, ví dụ như: trên mỗi phân đoạn của một tầng, gói công việc phần kết
cấu thô đều bao gồm các công tác: lắp cốt thép cột, lắp cốp pha cột, đổ bê tông
cột, tháo cốp pha cột, lắp cốp pha dầm sàn, lắp cốt thép dầm sàn, đổ bê tông dầm
sàn.
Tính cố định biên chế của tổ đội chuyên nghiệp (tính định biên) ở Phương pháp
tổ chức theo tổ đội chuyên nghiệp, làm cho thời lượng thực hiện của các công tác
60
chuyên môn trên từng phân đoạn bị cố định (tỷ lệ nghịch với biên chế tổ đổi) ngay
từ khi bắt đầu lập kế hoạch tiến độ mà không thay đổi được.
b) Phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo dây chuyền:
Phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo dây chuyền là trường hợp đặc biệt
của Phương pháp tổ chức theo tổ đội lao động chuyên nghiệp khi mà các công
việc chuyên môn dành riêng cho mỗi tổ đội lao động chuyên nghiệp (với biên chế
cố định) có thể sắp xếp thành một chuỗi dây chuyền liên tục về thời gian, gọi là
dây chuyền đơn vị (chuyên môn), lần lượt tuần tự thực hiện trên các sản phẩm
(hoặc phân đoạn công việc trọn gói) cùng loại. Mỗi một sản phẩm trong một dây
chuyền sản xuất công nghiệp có thể coi là một công việc trọn gói, nó cũng phải
trải qua nhiều công đoạn sản xuất khác nhau mà mỗi công đoạn là một chuyên
môn riêng do một tổ đội chuyên nghiệp có biên chế cố định thực hiện. Phương
pháp tổ chức theo dây chuyền được áp dụng trong sản xuất công nghiệp và trong
thi công xây dựng, nơi mà mỗi công việc chuyên môn được lặp đi lặp lại và liên
tục theo thời gian, trên số lượng sản phẩm rất lớn (xây dựng theo dây chuyền) hay
thậm trí là vô hạn (sản xuất theo dây chuyền).
Phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo dây chuyền là một phương pháp tổ
chức chú trọng tới tính kết nối theo chiều dọc (theo chuyên môn), khác biệt rõ rệt
với tổ chức theo sơ đồ mạng, chú trọng nhiều tới kết nối công việc theo chiều
ngang thành các công việc trọn gói, mà không xem xét tới tính chuyên môn (công
việc chuyên môn).
Tính cố định biên chế của tổ đội chuyên nghiệp (tính định biên), đặc tính cũng có
ở phương pháp tổ chức thực hiện công việc bao trùm của nó là phương pháp tổ
chức theo tổ đội chuyên nghiệp, làm cho thời lượng thực hiện của các công tác
chuyên môn trên từng phân đoạn bị cố định (tỷ lệ nghịch với biên chế tổ đổi) ngay
từ khi bắt đầu lập kế hoạch tiến độ mà không thay đổiđược. Ngoài ra, ở Phương
pháp tổ chức thực hiện công việc theo dây chuyền, các công tác chuyên môn trên
mỗi phân đoạn còn bị cố định thời điểm bắt đầu hay kết thúc trên trục thời gian
bởi mối liên hệ theo chiều dọc với các công tác cùng chuyên môn trên phân đoạn
61
được thực hiện trước nó. Nếu thay đổi các thời điểm này của các công tác chuyên
môn trên mỗi phân đoạn thì tính liên tục của dây chuyền đơn vị chuyên môn sẽ bị
phá vỡ, tức là cũng phá vỡ dây chuyền.
Phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo dây chuyền hoàn toàn có thể biểu
diễn dưới dạng sơ đồ mạng. Nhưng do bị cố định cứng như vậy (về thời điểm bắt
đầu, thời lượng thực hiện, thời điểm kết thúc), việc chuyển phương pháp này sang
dạng thể hiện sơ đồ mạng không đem lại nhiều ý nghĩa về mặt tổ chức dây chuyền,
vì dù có thể tìm ra được đường găng thì các công tác găng và không găng đều
không thể điều chỉnh được trên trục thời gian (do bị ghim cố định lại bởi tính dây
chuyền). Các công tác không găng có dự trữ, nhưng các dự trữ đó là không thể
dùng để điều chỉnh việc tổ chức thực hiện công việc, nếu điều chỉnh chúng sẽ làm
phá vỡ dây chuyền và khi đó phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo dây
chuyền bị phá vỡ biến thành phương pháp tổ chức theo tổ đội chuyên nghiệp.
c) Phương pháp tổ chức thực hiện công việc trọn gói
Tổ chức thi công nhà cao tầng theo phương pháp tổ chức theo công việc tron gói.
(Các công tác nằm trên đường găng thì trong phần danh mục công việc (WBS)
được tô mầu vàng đậm, còn trong sơ đồ ngang Gantt của Microsoft Project được
vẽ bằng đường ngang đôi đỏ/đen.) Trong tiến độ này không có các mối quan hệ
theo chiều dọc (chiều công việc chuyên môn) giữa các công tác cùng chuyên môn
nhưng nằm ở các phân đoạn khác nhau.
Tóm tắt
Phần nội dung này đã giới thiệu cho bạn những khái niệm cơ bản của hoạt động tổ
chức công việc và cách thức bạn có thể sử dụng để bạn trau dồi kỹ năng tổ chức công
việc không chỉ cho bản thân bạn mà còn có thể áp dụng tại nơi bạn làm việc. Bạn đã
tiến hành việc nghiên cứu, đánh giá bản thân mình một cách nghiêm túc, xác định các
công việc bạn yêu thích, xác định mức độ phù hợp của bạn với công việc đó và lập
lên kế hoạch để thực hiện được công việc đó. Bạn hãy tiếp tục luyện tập những kỹ
năng này để hiểu mình rõ hơn nhé.
62
Bên cạnh đó, bạn cũng đã có những trải nghiệm với hoạt động lập kế hoạch và tổ
chức công việc cho mình ở trong một tổ chức, điều này không chỉ sẽ giúp bạn không
còn bỡ ngỡ khi chính thức làm việc sau khi tốt nghiệp mà bạn còn có thể áp dụng
ngay những kỹ năng này vào những hoạt động nhóm của bạn trong hiện tại. Để làm
giàu thêm hiểu biết, kiến thức về hoạt động tổ chức công việc trong tổ chức, bạn hãy
tiếp tục tham khảo thêm những thông tin, kiến thức từ nguồn khác nhé.
63
CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
Anh có yêu cuộc sống không? Vậy đừng lãng phí thời gian, vì đó là vật liệu của cuộc
sống.
Benjamin Franklin
Hãy có thời gian cho cả công việc và hưởng thụ; khiến mỗi ngày vừa hữu ích vừa thoải
mái, và chứng tỏ rằng bạn hiểu giá trị của thời gian bằng cách sử dụng nó thật tốt. Và
rồi tuổi trẻ sẽ tươi vui, tuổi già không có nhiều hối tiếc, và cuộc đời sẽ là một thành
công tươi đẹp.
Louisa May Alcott
Mục tiêu chương
Trong phần trước, bạn đã biết cách thức xác định mục tiêu và tổ chức công việc cho
mình. Tuy nhiên vẫn còn một yếu tố quan trọng khác mà bạn cần phải chú ý để có
thể đạt được mục tiêu mình mong muốn, đó chính là vấn đề bạn cần phải biết tự tổ
chức, sắp xếp thời gian cho bản thân mình.
Thời gian là tài nguyên hiếm hoi. Cho dù bạn là ai, một ngày của bạn cũng chỉ có
đúng 24 giờ, một tuần có 7 ngày và một năm có 365 ngày. Vấn đề quan trọng ở đây
là bạn sẽ sử dụng thời gian của mình như thế nào? Tâm điểm của hoạt động quản lý
thời gian là tập trung vào mục tiêu chứ không phải là sự bận rộn. Trong cuộc sống
của bạn có rất nhiều mục tiêu mà bạn muốn đạt được và bạn luôn phải phân chia thời
gian để thực hiện chúng. Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và
sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay trong công việc, bạn cần xây dựng
cho mình một chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ,
ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan trọng hơn. Bạn cần phải
thích ứng để xác định đúng đắn, thận trọng những điều quan trọng thật sự cho dù cá
nhân hay trong công việc. Bạn phải suy tính như vậy trước khi bắt đầu chương trình
hành động nào để tận dụng tối đa thời gian có được.
64
1. Quản lý thời gian
Bạn cần xác định và phân tích việc

sử dụng thời gian của bạn hiện nay.
Chúng tôi đề nghị hãy giảm thiểu
những điều ngăn trở thời gian của
bạn và đây là vài ý kiến thực tế có
thể giúp bạn khắc phục. Sau cùng,
đề nghị bạn lập ra một phương án
riêng, trong đó bạn sẽ quản lý thời
gian của mình một cách đều đặn.
Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức

cùng với người khác. Phần lớn thời
gian bạn đã dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên. Muốn tổ chức với
người khác, bạn phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình.
Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thuyết phục
- Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn
- Giảm căng thẳng (stress)
- Tăng hiệu quả công việc
- Tăng niềm vui trong công việc
- Tăng năng suất của cá nhân và tập thể
- Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng và thì
giờ giải trí.
65
7 Sai lầm cần tránh trong Quản lý thời gian
Quản lý thời gian thiếu hiệu quả có thể dẫn đến stress và mất cân bằng trong công
việc lẫn cuộc sống. Để cải thiện kỹ năng này, bạn cần khắc phục 7 sai lầm thường
gặp trong quản lý thời gian. Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng
áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc chắc chắn được cải thiện. Khi đó, bạn có
thể dành nhiều thời gian cho những ý tưởng mới hứa hẹn đem lại những bước tiến
mới trong sự nghiệp. Nói một cách ngắn gọn, bạn sẽ hạnh phúc và thành công hơn
với công việc của mình.
Sai lầm thứ 1: Không đặt mục tiêu cho bản thân
Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những
mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi
muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng
giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây
xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART mà chúng ta đã nói đến trong
phần 1 của tài liệu này.
66
Sai lầm thứ 2: Không lên danh sách

những việc cần làm
Đã bao giờ bạn quên không làm một việc

quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn
đã không sử dụng một To-Do List – danh
sách những việc cần làm – để kiểm soát
công việc. Để lập To-Do List, hãy viết ra
tất cả những việc bạn cần phải hoàn tất
trong ngày. Đối với những dự án có khối
lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo
từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn
càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và
không cảm thấy nặng nề với những công
việc lớn. Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch bán hàng cho quý 4”, bạn nên viết chi tiết
như “Xem lại danh sách khách hàng” “Đánh giá tình hình doanh số”… Sau khi đã
có danh sách, bạn có thể dùng hệ thống ký hiệu từ A-D: A cho những việc có độ ưu
tiên cao còn D cho những việc không cần nhiều ưu tiên.
Sai lầm thứ 3: Không dành quyền ưu tiên
Bí quyết để sử dụng To-Do List hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công
việc. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương
đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp.
Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc
dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp
bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn
xác định được việc nào cần ưu tiên:
- Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được muc tiêu
của mình.
67
- Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc
đạt được mục tiêu của một ai đó khác.
Sai lầm thứ 4: Không thể

kiểm soát những yếu tố gây
xao lãng
Sự phân tâm có thể tiêu tốn của

chúng ta đến hai giờ đồng hồ
mỗi ngày. Đó có thể là những
email không liên quan đến công
việc, chat, đồng nghiệp cần tâm
sự…
68
Hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này! Ví dụ, hãy cương quyết tắt các cửa
sổ IM chat khi bạn cần tập trung, và nếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừng ngại nói
với họ điều đó. Bạn cũng cần học cách nâng cao khả năng tập trung, bắt đầu bằng
một bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng và uống thật nhiều nước trong ngày. Đừng ôm đồm
quá nhiều việc một lúc, đóng cửa phòng lại và nghe một chút âm nhạc nếu điều này
giúp bạn thấy tập trung.
Sai lầm thứ 5: Ôm đồm quá nhiều việc
Bạn có phải là người khó nói “không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang
đối mặt với cả núi những dự án và cam kết. Chính điều này khiến bạn giảm hiệu suất
làm việc, stress và suy sụp tinh thần. Trước khi nhận một công việc, bạn hãy tự đặt
cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:
- Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi
không?
- Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất không?
- Tôi có thời gian để làm việc này không?
Nếu câu trả lời của bạn là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên
nói “không” với công việc ấy. Mặt khác, sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối một công
việc chỉ vì bạn không muốn làm, bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn
69
nhiều thời gian của bạn, hay công việc thật rối rắm và phức tạp. Vì vậy, 3 câu hỏi trên
sẽ giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối.
Sai lầm thứ 6: Làm nhiều việc cùng lúc
Để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, bạn Hoa thường vừa viết email vừa trò
chuyện điện thoại với khách hàng. Hoa nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả,
sự thật là khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời
gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Kết quả là Hoa không
làm tốt cả hai việc – email thì đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì sự kém
tập trung của Hoa. Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như
thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.
Sai lầm thứ 7: Không dành vài phút giải lao

70
Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay nếu mình có thể làm việc liên tục 8-10 giờ đồng hồ không
ngừng nghỉ, nhất là khi đang cận kề với deadline. Tuy nhiên, không ai có thể tập trung
làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để
nghỉ ngơi và nạp năng lượng.
Vì vậy, bạn đừng bỏ qua những phút giải lao và cho đó là “lãng phí thời gian”. Giờ
giải lao đem lại cho bạn thời gian nghỉ ngơi quý giá, nhờ đó bạn có thể tư duy sáng
tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể đi dạo nhanh một vòng, pha một tách
cà phê, hay chỉ đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng
thu xếp giải lao khoảng 5 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc. Và cũng đừng quên tự cho
mình quỹ thời gian rộng rãi để ăn trưa và nghỉ ngơi.
Hãy thử áp dụng những cách trên, bạn sẽ thấy những thay đổi rõ rệt trong công việc,
giảm stress, tăng hiệu suất, thăng chức, tăng lương! Chúc bạn thành công.
2. Năm chữ A trong quản lý thời gian hiệu quả
SƠ ĐỒ ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN TỐT HƠN
71
1) AWARE
2) ANALYSE
3) ATTACK 4) ASSIGN
5) ARRANGE
6) SAVE TIME,
BETTER USE
1. Awareness: Nhận biết
Nhận biết: để đề ra mục tiêu cho cá nhân & công việc. Sau đó sắp xếp ưu tiên
Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc. Giai đoạn đầu tiên này
giúp xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên. Bạn phải coi trọng các yếu tố liên
quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách
nhiệm công việc của bạn.
2. Analysis: Phân tích điều cần làm.
Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian
hiện tại và những điều làm mất thời gian. Phân tích như vậy giúp bạn sẽ xác định
được cần làm gì để tốt hơn.
3. Attack: Ăn cắp thời gian
72
Có nhiều điều làm mất thời gian của bạn. Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại
bỏ khi bạn chú tâm vào những điều cần yếu.
4. Asignment: Lập trật tự ưu tiên
Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian'', bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc đang dang
dở.
Cần làm những việc này một cách đều đặn.
5. Arrangement: Sắp đặt kế hoạch
Giai đoạn cuối cùng là bạn phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng. Nhớ đều
đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất. Bạn
cần phải có kế hoạch thông minh.
Bây giờ chúng ta cùng xem kỹ hơn năm giai đoạn này:
2.1. Aware: Nhận biết
Trước hết cần phải hiểu rõ chính bạn để có thể hoàn thiện việc quản lý thời gian. Một,
bạn nghiêm túc xác định mục đích cá nhân và công việc (hay các trọng điểm): sẽ đi
đâu và muốn thế nào. Hãy viết các mục tiêu ra để thấy rõ mức độ quan trọng ở đó.
Hiệu quả quản lý thời gian có được từ hai cách kiểm soát: tự kiểm soát và kiểm soát
công việc. Tự kiểm soát là do hiểu biết chính mình: ưu điểm, khuyết điểm, nhân cách,
cách nhìn sự việc theo tổng quan hay chi tiết. Kiểm soát công việc là hiểu rõ công
việc tức là tổ chức và vai trò trong tổ chức ấy. Vì là lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ mục
đích chính của cơ quan. Người ta sẽ đánh giá bạn qua sự hiểu biết này.
Khi đề ra mục đích và trọng tâm, bạn đã thấy đâu là điều quan trọng thật sự. Hãy nghĩ
về con người bạn muốn tạo nên. Bạn hướng sự nghiệp về đâu? Cơ quan bạn cần đạt
được điều gì?
Để làm rõ mục đích không phải là chuyện dễ dàng. Bạn biết sơ qua những liên quan
đến mục tiêu. Nhưng còn phải đưa ý tưởng mình ra ánh sáng. Hãy làm như sau:
73
• Quan trong / Ưu tiên:
Hãy tách riêng mục tiêu của gia đình với mục đích cá nhân và công việc (sự nghiệp
/ kinh doanh). Nhớ phải giữ thế cân bằng. Nếu bạn quyết định lấy bằng đại học,
cùng lúc muốn dạy con bạn bơi lội và chơi lướt ván buồm tất cả các thứ một lúc
thì xin bạn hãy suy xét lại. Mọi mục tiêu đều quan trọng nhưng phải xác định cái
nào quan trọng hơn trong thời điểm hiên tại.
Mức độ quan trọng tạm thời có thể hoán chuyển khi một vài trọng điểm đã hoàn
tất / các ưu tiên có thay đổi.
• Kinh nghiệm quá khứ:
Hãy nhớ lại những chuyện đã làm hoặc xảy ra mà bạn cảm thấy “hài lòng”: lúc
nào bạn đã thành công. Có lẽ bạn mừng cho sự thăng chức trong vị trí hiện nay.
Về cá nhân, khi mua nhà mới hoặc đi nghỉ hè với bạn thân đều đem lại niềm sung
sướng. Nếu cảm nhận sự hài lòng ở đâu thì điều quan trọng cũng ở ngay đó vậy.
• Thực tế: (khi xác định mục tiêu)
Mục đích phải thực tế. Nếu chỉ cao 1,45 m mà ước mong là ngôi sao trong đội
bóng rổ chuyên nghiệp thì bạn viễn vông lắm đấy.
• Rõ ràng:
Mục đích cần rõ ràng, hợp lý và có hạn định. Hãy nghĩ làm thế nào đạt mục đích
và lên kế hoạch thực hiện.
• Viết ra giấy: (để hệ thống hóa, tránh sai sót)
Hãy viết ra giấy những ý tưởng của bạn. Đừng lừa dối chính mình khi cho là có
thể nhớ trong đầu các mục đích đa dạng của bạn.
Chúng ta đang nói đến những mục tiêu dài lâu cả đời người.
Hơn nữa, khi ghi chép các mục đích, bạn sẽ chú tâm đến những điều mình tin tưởng.
Khi viết ra giấy, các mục tiêu thường khác đi so với khi chúng còn nằm trong trí não.
74
Bảng sau đây sẽ cho bạn biết về các điều trên. Bạn sẽ học cách thiết lập, sắp xếp ưu
tiên, làm việc tích cực, hướng về mục đích đề ra.
Còn những điều khác ảnh hưởng đến quỹ thời gian của bạn: tư cách, thói quen và
giao tiếp Nếu bạn hay truyền miệng để liên lạc với nhân viên thì có ảnh hưởng đến
thời gian của bạn là: bạn có thể đã nói đi nói lại mười lần cùng một thứ cho mười
người khác nhau. Thực ra chỉ cần một lời nhắn ngắn gọn là đủ.
Khó làm thay đổi thói quen nhưng làm vẫn được. Còn có trách nhiệm công việc liên
quan đến thời gian của bạn. Những trách nhiệm này không hằn là điều bạn phải tin là
quan trọng. Có khi là những yêu cầu đòi hỏi trong công việc mà chúng ta không thích
lắm nhưng phải chịu đựng. Đó là những điều không quan trọng lắm nhưng lại không
thể tránh được. Bạn hãy giữ cho quân bình giữa điều quan trọng trong công việc và
những bổn phận áp đặt lên bạn. Hãy làm rõ trách nhiệm của bạn.
TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN:
- Chịu trách nhiệm về những ai?
- Mức độ trách nhiệm đối với họ?
- Tôi có nắm nguồn lực và kinh phí riêng?
- Tôi làm việc trong môi trường chính yếu nào?
- Tôi chịu trách nhiệm hành chính nào?
- Tôi có phải tiếp xúc với khách hàng bên ngoài?
- Tôi có phải phát huy sáng kiến?
- Tôi được quyền hạn gì?
- Nhân viên của tôi trách nhiệm ra sao?
- Đồng nghiệp của tôi có trách nhiệm nào?
75
- Nhiệm vụ của cơ quan tôi là gì?
- Trong công việc, có nguyện vọng gì tôi chưa đưa ra?
Có thể liệt kê thêm nữa nhưng khi trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp bạn định hình
được trách nhiệm của mình.
2.2. Analyse: Phân tích
Khi đã đề ra mục tiêu rồi, bạn phải làm một bước thực tế phân tích cách thức sử dụng
thời gian. Để kiểm soát được thời gian của mình, bạn phải biết dùng nó thế nào?
Có vẻ như đơn giản, nhưng phần lớn các lãnh đạo lại không thể nói cho bạn biết chi
tiết họ đã dùng thời gian trong ngày hay trong tuần như thế nào.
Bạn cần sử dụng thời gian của mình. Cần phân tích rõ cách sử dụng sau khi biết rõ
mình phải làm gì. Hãy mổ xẻ thì giờ trong ngày và xem xét, tự hỏi: Tôi dành thời
gian bao lâu để họp hành? Tôi đã làm công việc của người khác mất bao lâu? Hãy
biết rõ thực sự bạn đang làm điều gì?
Nhật ký / Tự đánh giá:
Phương pháp này, để bạn tự đánh giá theo mẫu “Ngày của Dũng” như ở đây / có
mẫu khác rõ ràng hơn. Hãy sắp xếp công đoạn làm việc theo từng 5, 10, 15 / 30 phút.
Ví dụ
Mẫu tự đánh giá
THỨ HAI
Giờ Công việc
7h30 - 8h00 .........................................................................................................
8h00 – 8h30 .........................................................................................................
8h30 – 9h00 .........................................................................................................
76
9h00 – 9h30 .........................................................................................................
9h30 – 10h00 .........................................................................................................
10h00 – 10h30 .........................................................................................................
10h30 – 11h00 .........................................................................................................
11h00 – 11h30 .........................................................................................................
11h30 – 12h00 .........................................................................................................
12h00 – 12h30 .........................................................................................................
12h30 – 13h00 .........................................................................................................
13h00 – 13h30 .........................................................................................................
13h30 – 14h00 .........................................................................................................
14h00 – 14h30 .........................................................................................................
14h30 – 15h00 .........................................................................................................
15h00 – 15h30 .........................................................................................................
15h30 – 16h00 .........................................................................................................
16h00 – 16h30 .........................................................................................................
16h30 – 17h00 .........................................................................................................
17h00 – 17h30 .........................................................................................................
17h30 – 18h00 .........................................................................................................
Khoảng thời gian dự tính tùy theo bạn sắp đặt. Cần nhất là bạn phải biết mình đang
thực sự làm điều gì lúc này. Đề nghị bạn theo dõi thời gian biểu trong vài ngày liền
ít nhất 3 lần trong năm. Bạn hãy tập ghi chép lại công việc của mình. Làm như thế,
77
bạn sẽ biết rõ mình đang làm gì và đặt điều quan trọng nhất bạn muốn làm để hướng
gần đến mục tiêu.
Tự xem xét xong, bạn hãy sang phần phân tích. Để có ích lợi hơn, chúng ta hãy thực
hiện một khoảng thời gian biểu trọn ngày. Bạn càng chi tiết càng tốt và liệt kê công
việc và thời gian thực hiện.
Ví dụ:
“Ngày của Dũng” là một mẫu tham khảo như sau:
Ngày của Dũng
Ngày thứ ba, 23/7/2013
Giờ Công việc Tham gia
7.30-7.41 Uống cà phê, đọc báo Tôi
7.41-7.44 Điện thoại từ chi nhánh số 5, đòi số liệu cho báo cáo Lý
7.44-7.50 Đến phòng thư ký tìm tư liệu Tôi
7.50-7.53 Hiền (thư ký) đến tìm tư liệu Hiền
7.53-7.56 Sơn ghé vào xác nhận cuộc họp Sơn
7.56-8.00 Giải thích xong cho Hiền điều cần thiết Hiền
8.00-8.02 Điện thoại từ nhà gọi đến Lan (vợ tôi)
8.02-8.16 Làm việc về bản báo cáo năm Tôi
8.16-8.18 Điện thoại từ chi nhánh số 5. Nhắc lấy dữ liệu. Lý
Nhắc Hiền đưa dữ liệu cho Lý
8.18-8.23 Nhận điện thoại từ Hiền Hiền
78
8.23-8.29 Làm tiếp bản báo cáo Tôi
8.29-8.47 Tuấn ghé vào mời mọi người dùng cơm trưa Tuấn
8.47-8.49 Điện thoại yêu cầu của Bộ Bộ
8.49-8.54 Hai gặp Tuấn và đề nghị dùng cơm trưa ở số 94. Hai, Tuấn
8.54-9.01 Làm tiếp bản báo cáo Tôi
9.01-9.07 Minh (ông chủ) gọi điện báo thay đổi lịch Minh
9.07-9.21 Xem lại kế hoạch cho năm sau Tôi
9.21-9.23 Phòng máy tính gọi đến đề nghị nâng cấp trang thiết Phúc
bị
9.23-9.30 Lập chương trình họp Tôi
9.30-9.34 Hùng ghé vào để kiểm tra số ngày nghỉ còn tồn đọng Hùng
và than phiền về cấp trên. Buổi gặp mặt được sắp
xếp với anh ta cho buổi chiều.
9.34-9.52 Nghỉ giải lao và dùng cà phê Những người khác
9.52-l0.01 Chuẩn bị lịch trình cho buổi họp Tôi
10.01-10.20 Đi đến phòng họp, ngừng lại tán chuyện với đồng Những người khác
nghiệp
l0.20-10.25 Chờ mọi người đến dự họp Những người khác
10.25-11.32 Điều hành cuộc họp về kế hoạch phát triển năm tới Những người khác
11.32-13.05 Ăn trưa Những người khác
13.05-13.20 Đi dạo tán gẫu với các đồng nghiệp
79
13.20-13.30 Chuẩn bị cho cuộc họp với Hùng Tôi
13.30-13.37 Hùng đến, buổi họp bắt đầu Hùng
13.37-13.41 Thư ký của phó chủ tịch hội đồng điện thoại về việc Thư ký phó chủ
chậm trễ trả lời thư. tịch hội đồng
13.41-13.44 Gọi điện cho Kim nhắc đến lá thư. Kim
13.44-13.52 Tiếp tục cuộc thảo luận với Hùng Hùng
13.52-13.55 Điện thoại từ phân xưởng báo Thắng đang cãi nhau Người khác
với người quản đốc. Tôi
13.55-14.00 Bảo Hùng quay trở lại sau và đi xuống phân xưởng Hùng
14.00-14.24 Nói chuyện với Thắng và với quản đốc của anh ta để Thắng và người
giúp họ giải quyết vấn đề. Sắp xếp buổi gặp mặt. quản đốc
14.24-14.35 Ký, các lá thư cho Hiền và đọc đánh máy bản thông Hiền
báo nội bộ.
14.35-14.39 Điện thoại của con hỏi xin tiền Hiếu
14.39-14.47 Chấm dứt việc đọc đánh máy, ký vài lá thư Hiền
14.47-15.15 Dùng cà phê giải lao Người khác
15.15-15.36 Thảo luận về những số liệu cho năm tới với các quản Các quản đốc
đốc.
15.36-15.38 Hai gọi điện báo cô ấy phải về nhà vì bệnh Hai
15.38-15.46 Tiếp tục cuộc thảo luận Các quản đốc
15.46-15.49 Ở nhà gọi điện bảo lúc về đón con gái Mai ở trường Lan (vợ)
80
15.49-16.07 Phi ghé vào nói về việc đề bạt thăng chức Phi
Dời phần còn lại của cuộc thảo luận cho đến ngày Các quản đốc
mai
16.07-16.20 Thảo luận việc đề bạt thăng chức với Phi Phi
16.20-16.22 Lan gọi điện hẹn gặp ngày mai Lan
16.22-16.32 Thu dọn đồ: số liệu năm sau, bản báo cáo và dụng
cụ chơi tennis.
Bài tập:
Bạn là đồng nghiệp và là một người bạn thân của ông Dũng. Ông Dũng rất không hài
lòng với một ngày làm việc như vậy. Không may là những ngày làm việc lộn xộn như
vậy lại xảy ra rất thường xuyên. Ông ta yêu cầu bạn cho một vài lời khuyên nhằm cải
thiện việc sắp xếp thời gian của ông ta. Bước đầu bạn nên phân tích việc ông Dũng
đã sử dụng thời gian của mình như thế nào và tại sao lại như vậy. Sau đó, bạn hãy đề
nghị phương pháp để quản lí thời gian tốt hơn. Bạn có thể đặt vài câu hỏi quan trọng
với ông Dũng để giúp ông ta.
Khi phân tích thời gian biểu hãy nhớ những điểm sau:
1) Công việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất?
2) Công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian nhất?
3) Công việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian?
4) Công việc nào cần thời gian nhiều hơn?
5) Lúc nào trong ngày thì bận rộn nhất?
Ngày của Dũng
(Sau khi phân tích)
81
Loại công việc Động tác Thời lượng % Tổng số

(phút) thời gian
Chuyên môn 7 139 27,5%
Cấp bách 5 41 8,1%
Thường xuyên 25 165 32,6%
Cá nhân 11 161 31,8%
Dũng sắp xếp công việc của mình như sau:
Chuyên môn (C): Công việc nghiệp vụ như lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ nhân viên,
xem xét báo cáo.
Cấp bách (không dự báo trước được) (CB): Việc cần làm ngay như bất đồng cá nhân,
quyết định cấp bách.
Thường xuyên (T): Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở nhân viên.
Cá nhân (CN): Việc riêng như gia đình, giải lao.
Trong mỗi phần, Dung ghi rõ C, CB, T, CN. Sau đó cộng hết thảy động tác của từng
loại.
Nhìn chung sẽ thấy Dũng mất nhiều thời gian cho những việc không quan trọng. Việc
hành chánh và cá nhân chiếm quá nhiều thời gian trong một ngày làm việc. Nếu bạn
cũng thế thì hãy biết còn nhiều người cũng vậy lắm. Các nghiên cứu cho thấy người
lãnh đạo thường bị lôi cuốn vào những chuyện lung tung, nhất thời và giai đoạn hoặc
mất liên tục trong công việc.
Nói thực, bạn sẽ khó tìm được cách giải quyết thỏa đáng cho những điều quan trọng.
Có khi bạn bận rộn (hay cảm thấy như vậy) vì cứ phải trả lời điện thoại, khách không
82
hẹn trước hoặc giải quyết bất đồng cá nhân. Có nhiều người lãnh đạo và tổ chức cho
“sự bận rộn” là đồng nghĩa với hiệu suất và cho như vậy là làm việc siêng năng.
Không phải thế đâu! Nếu như có ai đó cứ loay hoay bận bịu, lúc nào cũng căng thẳng,
ấy là vì họ đã có thể không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.
Nếu bạn giống như họ, bạn sẽ mất nhiều thời gian lệ thuộc vào tác động của người
khác thay vì đã có thể lên chương trình làm việc chú tâm vào những điểm cần thiết
quan trọng hơn. Bạn đang mất nhiều thời gian cho những điều ít hiệu quả.
2.3. Assign: Lập trật tự ưu tiên
Lập thời gian biểu xong, bạn cần biết phân loại như sau:
- Kiểm soát được / Chủ động
- Quan trọng
- Khẩn trương
- Giao cho ai khác
• Kiểm soát được / chủ động:
Hãy tự hỏi mình có thể tự kiểm soát được bao nhiêu công việc? Cần bổ sung gì
cho công việc. Nếu bạn chú tâm vào những việc không liên quan trực tiếp hoặc
của người khác đang làm tốt hơn thì bạn đã mất thời gian.
Công việc nào tự bạn làm lấy? Việc nào do người khác đề nghị? Hãy xem lại khung
thời gian biểu của mình và chọn ra. Tính điểm khả năng chủ động của bạn theo
cách sau:
(điểm 0 đến 6)
0: Không kiểm soát được trong công việc
3: Bạn có kiểm soát một phần trong công việc
6: Kiểm soát hoàn toàn trong công việc
83
Từ đó suy ra bạn ở mức độ kiểm soát thế nào trong khung thời gian của mình.
Cũng tính như vậy cho “chủ động”
0: Bạn bị động hoàn toàn trong công việc
3: Bạn có linh động trong công việc
6: Chủ động hoàn toàn trong công việc
Từ đó suy ra khả năng chủ động của bạn
• Sự quan trọng:
Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng “Có” và “Không”. Nghĩa là phải nghỉ
đến hậu quả của các quyết định và hành động. Sẽ phí thời gian nếu bị kẹt vào những
điều không quan trọng so với mục tiêu đề ra và trách nhiệm chính.
Theo Pareto’s Law, còn gọi là “Luật 80/20” thì người lãnh đạo chỉ dành được 20%
thời gian cho kết quả tốt. Còn lại 80% là chuyện “bỏ đi”.
• Sự khẩn trương:
Công việc có khẩn trương và cần làm ngay không?
Cần điều kiện thời gian đủ để hoàn tất công việc ngay. Liệu có thể để lúc khác được
không?
Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”.
Việc “khẩn” nhiều thì không quan trọng nhưng lại chiếm chỗ trước việc “quan trọng”.
Việc quan trọng gắn liền với kết quả phải có. Việc “khẩn” thường do người khác tác
động. Bạn hãy kiểm soát lượng thời gian dành cho việc “khẩn”. Cũng phải biết xếp
thứ tự công việc. Đó là sự ưu tiên.
Nhớ chú ý tới hai ảnh quan trọng và khẩn trương được trình bày trong sơ đồ sau đây:
84
- Khi thật quan trọng và thật khẩn, hãy làm ngay đi. Không thể do dự vì đúng
là công việc quá quan trọng.
- Khi thật quan trọng nhưng chưa thật khẩn trương thì bạn vẫn còn thời gian sắp
xếp và giao phó cho ai một phần để bắt đầu công việc. Dù sao cũng đừng để
lâu quá. Bởi vì đó là việc quan trọng liên quan đến kết quả.
Ví dụ:
Khi phải báo cáo trong hai tháng tới với Ban Giám đốc, bạn phải làm
nghiêm túc vì có ảnh hưởng đến vị trí công tác và phòng ban trong cơ
quan.
- Nếu thật khẩn nhưng không mấy quan trọng, bạn có hai giải pháp:
1) Làm ngay nhưng đừng kéo dài thời gian, chấm dứt sớm.
2) Chuyển giao cho ai khác
Ví dụ:
Giám đốc cần danh sách nhân viên nghỉ phép trong một giờ tới. Hãy
làm cho xong vì đó chỉ là hành chánh.
- Nếu chẳng khẩn cũng chẳng quan trọng lắm, bạn hãy tự hỏi có nên làm không?
Loại việc này có thể bỏ qua, quên đi hoặc giao cho ai khác.
Ví dụ:
Người trợ lý hỏi bạn màu xanh hay màu đỏ thì hợp cho bìa bản báo
cáo.
2.4. Attack: Kẻ cắp thời gian
Có nhiều thứ làm tiêu hao thời gian. Cần phải biết rõ chúng để loại trừ. Có hai loại
bạn phải thanh toán. Một là kẻ cắp bên ngoài: điện thoại nói chuyện lê thê, khách dai
dẳng, hội họp thiếu tổ chức, bất hòa cá nhân và chuyện phiếm. Hai là kẻ cắp bên
85
trong: chẳng biết nói ''không'', do dự, dời lại công việc, lỗi lầm, không kế hoạch,
không biết giao việc.
Bạn chắc đã gặp các thứ này rồi.
Kẻ cắp thời gian tiêu biểu:
1) Không biết nói “không”
2) Nói chuyện điện thoại lâu quá
3) Khách thăm thình nịnh
4) Nơi làm việc kém tổ chức
5) Dời việc lại sau
6) Cầu toàn
7) Giấy tờ nhiều quá
8) Giao tiếp kém
9) Không biết giao việc (không chịu ủy quyền cho người khác)
10) Không biết tổ chức buổi họp
KẺ CẮP 1: KHÔNG BIẾT NÓI “KHÔNG”
Chúng ta khó mà nói “không” với ai đó vì muốn giúp họ hơn là làm buồn lòng họ.
Có khi bạn khó nói “không” vì đã tham gia nhiều dự án hiệu quả làm cho bạn cảm
thấy quan trọng và cần thiết. Nói “có” dễ làm bạn cảm thấy bận rộn và được yêu
thích. Hãy coi chừng! Nếu bạn cứ nhận đại mọi thứ mọi lúc thì người ta sẽ coi như
bạn chắc chắn trả lời “có” bất cứ khi nào.
Đối phó: Sắp xếp ưu tiên cho công việc
Xem xét mọi đề nghị dựa trên mức độ quan trọng đối với bạn và đối với cơ quan. Nếu
không thấy quan trọng và không liên quan đến trách nhiệm của bạn, hãy từ chối nhẹ
86
nhàng. Nếu ai đó nhờ bạn làm một phần việc của họ, chẳng có lợi lộc gì khi bạn nói
“có”.
“Để ngày mai”, “lúc khác thuận tiện hơn” là một cách để nói “không”.
TÓM TẮT
Để nói “không”
Ø Sắp xếp ưu tiên công việc
Ø Nói “không” khi việc chẳng quan trọng lắm
Ø Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn
Ø Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ
Ø Hãy hỏi “Có ai khác làm được việc đó không?”
Ø Tìm cách nói “không” một cách lịch sự
KẺ CẮP 2: NÓI LÂU TRÊN ĐIỆN THOẠI
Bạn nói chuyện điện thoại bao lâu? Thời gian cần thiết là bao lâu? Chúng ta thường
nói lâu hơn cần thiết.
Có nhiều lý do giải thích như sau:
ü Kéo dài câu chuyện
ü Kể lể chuyện này chuyện kia
ü Không chịu dừng đúng lúc
ü Trả lời mọi cuộc điện thoại
ü Không sử dụng đúng thư ký / Không có thư ký
Đối phó: Hãy tách riêng chuyện phiếm với công việc.
Lời chào “Thật tốt khi nói chuyện với bạn, các con bạn thế nào?” thì vô hại nếu
không kéo dài sang chuyện khác. Hãy viết ra giấy trước những gì bạn cần bàn qua
87
điện thoại. Chú tâm vào đó và đừng lạc đề. Có nhiều lãnh đạo không làm sao biết
dừng một cuộc điện.
Có 2 cách thức liên quan tới nhau. Nếu tự trả lời điện thoại hoặc “tự do mở cửa” cho
mọi cuộc điện thoại thì bạn đang mất thời gian của mình. Nếu có thư ký, hãy dặn dò
họ sàng lọc hoặc giới hạn điện thoại. Chỉ nên nhận những cuộc điện thoại thật sự
quan trọng. Hãy sắp xếp những mức độ ưu tiên với thư ký. Nếu không có thư ký, bạn
cần nhấc ống nghe ra hoặc chuyển tự động sang máy khác để dễ tập trung làm việc.
Sẽ mà làm việc nếu để điện thoại kiểm soát ngày làm việc của bạn.
TÓM TẮT
Giải quyết nói chuyện điện thoại lâu
Ø Phân biệt chuyện phiếm với công việc
Ø Sắp xếp các ý tưởng cần bàn
Ø Học cách dùng cuộc điện thoại
Ø Lấy ống nghe ra khỏi máy
KẺ CẮP 3: BẬN RỘN VÌ KHÁCH THĂM DAI DẲNG
“Tôi chỉ ghé qua chào bạn. Tôi hơi làm biếng. Liệu tôi có làm phiền khi xin một tách
cà phê không?” Chuyện như vậy cứ hay xảy đến với mỗi chúng ta, chắc chắn là vậy.
Nhất là khi bạn đang chú tâm vào một việc quan trọng. Đôi khi chính là lỗi của bạn.
Có nhiều lãnh đạo thích “mở cửa tự do”. Họ cho phép nhân viên gặp họ bất cứ khi
nào muốn nói chuyện chơi hoặc khi có khó khăn bất kỳ. Dường như họ nói: “Thời
gian của tôi không quan trọng lắm, hãy cứ đến mà lấy đi”.
Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng với nhiều
kiểu lý do khác nhau. Nhiều người chẳng làm gì để hạn chế sự việc này.
Người khác lại chẳng biết chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là cộc cằn.
88
Đối phó:
1- Cho nhân viên biết khi nào bạn tiếp khách được. Hãy lập một chính sách “mở
cửa” giới hạn. Thí dụ: Mỗi trưa thứ tư từ 14.00 - 17.00. Tuy nhiên, nên đề nghị
gặp gỡ chỉ khi thật sự cần thiết kể cả việc riêng tư. Hãy dành cho mình các khối
thời gian để làm việc quan trọng hơn.
2- Cùng soạn với thư ký một mẫu sàng lọc để lựa chọn cho đúng người cần gặp.
Không có thư ký thì bạn phải đề nghị hẹn trước để sắp xếp.
3- Nếu khách đến bất chợt không hẹn thì bạn đứng dậy hoặc ngồi trên bàn làm việc
tiếp họ và nói rằng “Hiện tôi khá bận rộn?”. Hãy giới hạn thời gian và đề nghị họ
sớm chấm dứt. Hãy nghiêm túc, nhưng đừng cộc cằn. Nếu được, bạn hãy ở văn
phòng người khác để cho bạn chấm dứt câu chuyện và đi ra. Phương pháp trên
cũng được dùng được với cấp trên.
4- Nghiêm khắc với thời gian biểu của bạn nhưng từ tốn với các bạn đồng nghiệp.
Đó là điều tốt vì bạn còn làm việc cùng nhau. Nhờ vậy cũng tránh được xáo trộn
ngoài ý muốn có khi lại còn chiếm dụng thời gian nhiều hơn. Nếu có ai xông vào
văn phòng bạn, hãy nhớ những cách xử sự sau:
- Không tỏ vẻ bối rối
- Lắng nghe cẩn thận
- Đừng ngắt lời
- Vào thẳng vấn đề và nói

“không” khi cần thiết
- Làm tiếp công việc dở

dang sau khi gián đoạn
89
TÓM TẮT
Giải quyết gián đoạn:
Ø Giới hạn thời gian tiếp khách
Ø Cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được
Ø Đưa ra một phương cách chọn lọc
Ø Đừng làm phật lòng khách không mời
Ø Làm chủ tình hình gián đoạn nhưng hãy từ tốn
KẺ CẮP 4: VĂN PHÒNG BỪA BỘN
Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bừa bãi chúng tỏ bạn không có tổ chức.
Đối phó:
1. Chỉ để ít đồ trên bàn thôi. Dành chỗ cho đồ dùng cần thiết như điện thoại, khay
hồ sơ “ĐI”, “ĐẾN”, bút viết. Như vậy, bạn sẽ có chỗ để làm việc. Chỉ nên để
việc đang làm trên bàn. Đừng chồng chất giấy tờ hồ sơ, làm choán chỗ và phân
tâm trong công việc.
2. Hãy để mọi thứ trong tầm tay: hồ sơ, tủ hồ sơ, vi tính, máy tính... mọi thứ bạn
hay thường dùng.
3. Đặt mỗi thứ theo một chỗ nhất định. Sẽ tránh được những lúc bực mình chỉ vì
không tìm được những thứ mình cần ngay lúc mình cần nó nhất.
4. Nên có một cách sắp xếp hồ sơ hợp lý. Có thể dùng nhiều cách: đánh số thứ
tự, dùng màu làm dấu, thứ tự a, b, c...Soạn lại thường xuyên để lọc bớt dư thừa.
Ngay lúc này, bạn có dọn sạch một nửa tủ hồ sơ của bạn nếu chịu loại bỏ đi
những thứ dư thừa.
TÓM TẮT
Giải quyết văn phòng bừa bộn
90
Ø Chỉ để thứ cần dùng trên bàn
Ø Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay
Ø Chỉ định chỗ cho từng vật dụng
Ø Hồ sơ sắp xếp hợp lý
Ø Tìm cho bạn cách quản lý thích hợp
KẺ CẮP 5:: DỜI VIỆC LẠI
Kẻ cắp này quá quen thuộc, nhất là lúc chúng ta cần giải quyết việc quan trọng hoặc
phải làm điều không thích hoặc cần quyết định ngay việc chi. Nó ít khi xuất hiện khi
chúng ta chỉ có việc lặt vặt tầm thường không quan trọng trước mắt.
Có thể thấy kẻ cắp này trong những chuyện phiếm, đọc thư lại 2-3 lần, xếp tài liệu
hoặc dọn bàn làm việc. Thời gian của bạn bị gặm nhấm dần dần.
Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ: “Tôi sẽ làm ngày mai, hôm nay không có thì giờ”.
Đối phó:
1. Nếu phải làm một việc tẻ nhạt, không thích thú, bạn hãy làm chút ít thôi. Hãy
chia nhỏ nó ra và làm từng chút một. Dù chỉ có 10 phút, cứ làm cho xong.
2. Đừng đặt ưu tiên thấp lên trên ưu tiên cao. Thường chúng ta thích làm việc dễ
trước. Có lẽ nó làm cho bạn có vẻ như bận rộn để từ chối những việc cần thiết
hơn.
3. Tự dạy cho mình “Cần làm ngay”. Khi không muốn, hãy nhắc nhở chính mình.
Làm ngay và quên đi. Chuyển thái độ “Cần làm ngay” thay vào thói quen dời
việc.
4. Ghi nhớ và lập lại những mục đích đề ra để tránh sự dời việc. Chú tâm vào
mục đích để thấy các mức độ quan trọng của từng việc.
5. Hãy chuẩn bị thì giờ bắt đầu công việc, đừng chờ đến cuối mới lo. Hãy ghi
nhớ giờ “bắt đầu” cùng với giờ “kết thúc”.
91
TÓM TẮT
Giải quyết thói quen dời việc
Ø Làm từng chút một
Ø Làm việc quan trọng trước
Ø LÀM NGAY ĐI
Ø Tự nhắc nhở mục đích đề ra
Ø Đặt giờ “bắt đầu” và giờ “kết thúc”
KẺ CẮP 6: TÍNH CẦU TOÀN
Ai cũng thích một việc làm hoàn hảo. Nhưng có lãnh đạo quá lo lắng hoàn thiện công
tác nên mất thời gian vô ích. Khi hướng tới sự quá hoàn mỹ, bạn sẽ quên đi sự giao
việc ủy quyền vì sẽ nghĩ rằng không có việc làm tốt nếu không giám sát chặt chẽ. Bạn
cũng không biết nhờ giúp đỡ vì sợ phạm sai lầm. Có lẽ bạn sẽ có ý nghĩ lùi thời hạn
lại để bảo đảm mọi việc được hoàn hảo hơn.
Nếu cứ lục soát hồ sơ xem xét cái hoàn mỹ, thì liệu bạn còn thời gian cho việc quan
trọng khác không? Có nhà lãnh đạo kia tự hào về khả năng soi mói được cả những
lỗi nhỏ nhất trong các giấy tờ: lỗi văn phạm, từ vựng, đánh máy.
Đối phó:
Hãy sắp đặt ưu tiên cho từng việc. Đừng phí thời gian làm quá tốt những việc thứ
yếu. Bạn hãy tự hỏi: “Liệu thời gian bỏ ra có xứng đáng cho chất lượng đạt được
không?”
Để ý chi tiết cũng tốt nhưng sẽ không tốt nếu điều đó làm cho chúng ta không nhìn
toàn cảnh: bạn làm gì trong công việc này. Hãy ghi nhớ đến các ưu tiên. Tốc độ cũng
hiệu lực như sự chuẩn xác. Hãy sắp xếp ưu tiên cho công việc.
92
TÓM TẮT
Giải quyết sự cầu toàn
ü Sắp xếp ưu tiên cho từng việc
ü Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu
ü Ghi nhớ “toàn cảnh”
ü Không để phân tâm vì những việc lặt vặt
ü Hãy tin cậy giao việc cho người khác
KẺ CẮP 7: GIẤY TỜ NHIỀU QUÁ
Trong thời đại vi tính ngày nay, chúng ta vẫn gặp vấn đề với hàng đống giấy tờ hồ
sơ, báo cáo, ghi chú, thư từ, quảng cáo, đơn xin...không kể hết. Bạn làm gì với hàng
đống giấy tờ trên mỗi ngày?
Bạn xếp chúng thành đống rồi chờ chúng tự biến mất? Hay bạn cất hết chờ khi có lúc
dùng đến?
Ngoài việc nhận hàng đống giấy tờ, các nhà lãnh đạo cũng sản sinh ra chúng nữa. Có
một vị giám đốc kia thích liên hệ với đồng sự và các trưởng phòng bằng tờ ghi chú
có khi 2 tờ mỗi ngày. Vậy mà phòng phó giám đốc chỉ ngay sát bên! Có nhiều lý do
khiến chúng ta hay viết như sau:
1. Tự bảo vệ nếu có điều bất trắc
2. Để cho người ta chú ý
3. Để giám đốc chú ý
4. Để cho biết mình hiện hữu
5. Để cho vui
93
Bạn có thích một trong các lý do kể trên không? Nếu có thì bạn đã gây ra hàng đống
giấy tờ vô ích mà không có lý do chính đáng. Quá nhiều giấy tờ có 2 ý nghĩa: mình
nhận quá nhiều và cũng sản sinh ra thừa thải.
Đối phó:
Khi nhận hồ sơ, thư từ hãy dành thời gian xử lý trong ngày. Nhớ để giỏ rác gần bạn.
Và bắt đầu xem xét. Lướt qua những gì đã nhận và thực hiện ngay một trong các động
tác sau đây:
1. Vứt bỏ
2. Chuyển giao
3. Làm theo
4. Lưu: a) dài hạn
b) chờ
Cần biết rằng 80% thư từ có thể xử lý tức thời. Khi sàng lọc xong, giỏ rác của bạn
chắc phải đầy ắp. Hãy cố gắng xử lý một lần đủ cả. Sau khi xử lý xong thứ nào thì
vứt bỏ đi. Có hồ sơ cần lưu lâu hơn hoặc tạm thời. Nhớ xác định thời hạn lưu giữ.
Ghi chú hạn định trên hồ sơ đó để đến lúc cần loại bỏ thì có thể làm ngay.
Hồ sơ lưu phải dễ lấy và ghi chép đầy đủ. Xem lại mỗi chu kỳ 6 tháng để loại bớt
những hồ sơ không cần thiết nữa.
Bạn đừng sản sinh ra số lượng giấy tờ quá mức cần thiết. Truyền miệng tiết kiệm thời
gian và có lợi khi làm công việc thứ yếu. Nếu phải viết, hãy viết đơn giản. Dùng mẫu
có sẵn và vào đề ngay. Để sắp xếp lại giấy tờ, hãy phân loại theo đề tài đã có trước.
TÓM TẮT
Giải quyết ĐỐNG GIẤY TỜ
ü Dành thời gian mỗi ngày để xử lý
94
ü Sắp xếp ưu tiên và phân loại
ü Chỉ trả lời trên giấy khi cần thiết
ü Dùng điện thoại khi tiện lợi
ü Chỉ xử lý một lần đủ cả
ü Thông tin bằng truyền miệng
ü Nếu phải viết, hãy viết đơn giản và thẳng thắn
KẺ CẮP 8: GIAO TIẾP KÉM
Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin giao tiếp nội bộ còn kém. Nếu nhân viên
không hiểu rõ công việc, họ sẽ liên tục làm phiền bạn để làm rõ hoặc tệ hơn, họ chẳng
chịu làm công việc cần làm. Nhiều khi chúng ta giao tiếp với nhân viên bằng những
cách không thích hợp.
Nếu viết ghi chú cho đồng nghiệp ở ngay phòng bên thì thật là vô bổ trừ khi việc cần
hồ sơ lưu lại. Trách nhiệm lãnh đạo yêu cầu bạn phải tổ chức thông tin giao tiếp nội
bộ xuyên suốt để khỏi phải lặp đi lặp lại mãi chỉ một chỉ thị.
Đối phó:
Hãy nghĩ về điều cần thông báo và chọn phương tiện thích hợp nhất:: họp, điện thoại,
bảng biểu, ghi chú... Nhớ đưa thông tin sao cho thích nghi với từng cá nhân chịu trách
nhiệm. Coi chừng thông tin dư thừa. Nếu muốn ai làm việc gì cụ thể, chỉ cần đưa yêu
cầu cần thiết cho họ mà thôi.
Hãy đảm bảo mọi thông tin đều được

hiểu rõ ràng. Bạn phải biết truyền đạt
qua hệ thống thông tin nội bộ nhanh
gọn dễ dàng để người nhận có được
thông tin rõ ràng nhất. Chỉ nên viết
hoặc gặp mặt khi trao đổi các nhóm.
95
Ngôn ngữ phải dễ hiểu và được mọi tiếp nhận dễ dàng.
TÓM TẮT
Giải quyết Giao tiếp kém
ü Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp
ü Thông tin thích hợp với mức độ phức tạp
ü Đừng thông tin dư thừa
ü Đảm bảo thông kênh truyền đạt nội bộ
ü Dùng ngôn ngữ đơn giản
2.5. Arrange: Lập kế hoạch
Không thu xếp thời gian thì mọi thứ kể trên đều vô ích. Cần phải biết mình muốn gì
và thời điểm thực hiện các công việc. Sau đây là hai mẫu kế hoạch thời gian. Kế
hoạch của cả năm và kế hoạch ngày / tuần.
a) Kế hoạch cho cả năm:
Bản kế hoạch phải được gắn trên tường và dễ dàng xếp lại mang đi. Cần ghi chép
nhiều thứ trên đó. Hãy dùng các loại màu để đánh dấu. Màu xanh lục để cho ngày
phép, điều bạn mong chờ. Màu đỏ để nhắc nhở về các báo cáo quan trọng đến hạn,
các báo cáo thường niên, hai năm, quảng cáo. Đánh dấu khung các buổi họp thường
lệ và chuyến đi công tác định sẵn.
Bảng biểu này cần được sao lại để treo ở phòng thư ký cho nhân viên đều biết và lịch
làm việc của bạn cũng vậy để họ xin hẹn gặp. Như vậy, có hai điều ích lợi. Mọi người
biết bạn đang làm gì và lúc nào bạn rảnh hoặc không rảnh để tiếp khách. Nhớ cập
nhật thường xuyên. Nếu bất tiện, bạn có thể lập lịch làm việc chung cho mỗi tháng
một lần.
b) Kế hoạch ngày / tuần:
96
Hãy xác định điều cần làm trong tuần và sắp xếp ưu tiên. Truởc đó bạn nhớ đem một
số chi tiết sang từ bảng kế hoạch năm. Bởi vậy, có thể lịch làm việc trong tuần đã khá
đầy đủ rồi.
Kế hoạch tuần / ngày:
Tuần: Ngày: Đến: Tên:

Thứ hai Thứ ba Thứ tư Thứ năm Thứ sáu
9.00
9.30
10.00
10.30
11.00
11.30
12.00
12.30
ĂNTRƯA
13.00
13.30
14.00
14.30
15.00
15.30
97
16.00
16.30
17.00
17.30
18.00
Giờ phụ trội Thứ bảy
Chủ nhật
Công việc Thư từ Hẹn Điều khác
Việc cần làm trong tuần:
1. Xong ngày: Báo cáo:
Ghi chú: (đem qua tuần sau)
Bây giờ hãy liệt kê thêm những việc phải làm trong tuần. Thí dụ:
- Họp với Tuyết

- Xem xét yêu cầu thêm nhân viên
- Kiểm tra khu vực mỗi ngày
- Gặp Lan hỏi về thương lượng dự án quốc tế
- Kiểm tra máy móc thiết bị lần 2
- Gặp Doanh bàn chuyện ánh sáng văn phòng
- Đề ra kế hoạch cung cấp năm tới
98
- Kiểm tra hoá đơn cho việc thanh tra hàng năm
- Mời Hương dự tiệc chia tay
- Trả lời thư Dũng và Vân
- Chuẩn bị họp với Giám đốc
- Mời trưởng phòng đi họp ngày 12
- Xem xét bồi dưỡng đào tạo nhân viên
- Sinh nhật Thanh 16.00 - Thứ năm.
Lịch đã có, bây giờ sắp xếp ưu tiên các công việc và nhiệm vụ. Xem xét từng việc
một để sắp xếp ưu tiên. Lập trật tự ưu tiên. Công việc quan trọng, khẩn trương thế
nào? Có thể đánh số thứ tự hoặc phân loại 3 nhóm: thật quan trọng, quan trọng, không
quan trọng. (thật khẩn trương, khẩn trương, không khẩn trương).
Bây giờ hãy ghi công việc vào bảng kế hoạch Ngày / Tuần. Nhớ tính thời gian rộng
rãi để không bị hụt hẩng. Nếu bạn tính 20 phút thì hãy cho 30 phút để khi làm xong
sớm hơn, bạn coi như được thưởng.
Đừng ghi chép lung tung. Bạn đang sắp xếp ưu tiên cho công việc chứ không chỉ ghi
ra việc cần làm. Hãy, suy nghĩ kỹ. Những việc quan trọng nhất, cần suy nghĩ nhiều
nhất phải ghi vào thời gian “riêng tư”. Ghi thư từ và điện thoại vào chỗ thích hợp như
khoảng thời gian linh động được giữa hai phần công việc. Nếu quan trọng thì đặt vào
thời gian đặc biệt.
Cũng vậy, hãy ghi các cuộc hẹn và việc bình thường khác vào chỗ thích hợp dưới
bảng biểu. Sau đó đặt thời hạn tùy theo mức độ quan trọng và khẩn trương. Cuộc hẹn
với nhân viên có thể xếp vào khoảng thời gian thích hợp dành cho cuộc gặp đồng
nghiệp. Hãy thông báo các khoảng thời gian này và từ chối gặp gỡ vào các khoảng
thời gian khác Nếu nhân viên không cần thì có thể dùng các khoảng thời gian này dể
làm những việc bình thường như sắp xếp hồ sơ không lo gián đoạn coi như được lợi.
Có thể dùng bảng này để sắp xếp đời sống riêng tư hàng ngày. Công việc không phải
là tất cả. Phải có sự công bằng giữa công việc và đời sống riêng tư, gia đình, sức khỏe.
99
Cần dành thời gian mỗi ngày cho những sự kiện đột xuất bất thường nhưng không
cần quá nhiều. Những khó khăn có thể xảy ra và bạn có thể tạm gác qua mọi sự để
giải quyết Đây cũng là một phần trọng công việc. Bạn cần phải linh động. Hãy cố
gắng theo sát mục tiêu đề ra, nhưng chớ lo lắng, bối rối hoặc quá căng thẳng nếu có
điều bất thường ngăn trở kế hoạch của bạn. Nhờ đã chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng, bạn
đã giảm đi nhiều căng thẳng. Hãy dành 5 phút mỗi ngày để điều chỉnh những kế hoạch
trong ngày. Luôn tự nhắc nhở về những ưu tiên và mục tiêu đề ra.
Nhớ lên kế hoạch và soạn thảo thời gian biểu, (gắn liền với mục tiêu và trách nhiệm
của bạn), bạn đã khẳng định mức độ quan trọng của thời gian đối với bạn.
Luôn luôn nhắm mục tiêu đề ra, những điều cần thiết nhất trong suốt quá trình lập kế
hoạch.
Nhờ đó, bạn có động lực để sử dụng thời gian hiệu quả. Khi lên kế hoạch thời gian,
bạn sẽ có thể phân tích, nghiên cứu bảng kế hoạch Năm và Tuần / Ngày một cách đều
đặn. Nhờ vậy, mới thắng hơn những “Kẻ cắp thời gian”. Cuối ngày, hãy vào những
việc thêm vào đột xuất. Giữ bảng kế hoạch từng tháng hoặc 6 tuần và nghiên cứu nội
dung như một thời gian biểu. Nếu bạn thấy lãng phí nhiều thời gian cho điện thoại thì
bạn phải giải quyết ngay một cách nghiêm chỉnh.
Tóm tắt
Bạn đã trải qua nhiều trắc nghiệm và bài tập để đánh giá và cải thiện khả năng quản
lý thời gian của mình. Chúng tôi xin tóm tắt lại những nội dung quản lý thời gian cơ
bản qua 10 bí quyết quản lý thời gian sau:
1. Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không cần phải làm phần
còn lại.
2. Kiên trì và nhẫn nại ® tiến hành công việc từ đầu đến cuối.
3. Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần đủ cả ® chỉ đọc và giải quyết 1 lần.
4. Dọn bàn sạch sẽ và để thứ cần thiết ngay giữa.
100
5. Sắp xếp chỗ cho từng vật dụng.
6. Gom những vặt'vãnh cho những kỳ họp 3 giờ trong tháng. ® giành 1 khoảng
thời gian trong tháng để sắp xếp lại công việc.
7. Tự thưởng một cách đặc biệt khi làm công việc quan trọng.
8. Nhận biết có lúc mất kiểm soát thời gian vô ích ® đừng sợ.
9. Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận.
10. Luôn tự hỏi: Ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất?
101
Phụ lục 1 – bài tập & tình huống
1. Xác định mục tiêu 1:
Bạn hãy suy nghĩ và ghi ra mục tiêu bạn mong muốn đạt được trong cuộc sống của
mình
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
2. Xác định mục tiêu 2:
Bạn hãy xác định các mục tiêu trong cuộc sống của mình theo từng nhóm.
Học tập: ........................................................................................................................
......................................................................................................................................
Nghề nghiệp: ................................................................................................................
......................................................................................................................................
Tài chính: .....................................................................................................................
......................................................................................................................................
Gia đình: .......................................................................................................................
......................................................................................................................................
102
Thái độ: ........................................................................................................................
......................................................................................................................................
Thể chất: .......................................................................................................................
......................................................................................................................................
Sở thích: .......................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
3. Lập mục tiêu theo SMART:
- Bạn hãy viết lại mục tiêu đã lập ở trên theo nguyên tắc SMART.
- Sau khi hoàn thành, hãy để danh sách một bên khoảng vài ngày nếu được. Sau
đó xem lại danh sách, thay đổi, sửa chữa, hoàn thiện.
- Tiếp theo hãy sắp xếp ưu tiên trong từng lĩnh vực
Học tập: ........................................................................................................................
......................................................................................................................................
Nghề nghiệp: ................................................................................................................
......................................................................................................................................
Tài chính: .....................................................................................................................
......................................................................................................................................
103
Gia đình: .......................................................................................................................
......................................................................................................................................
Thái độ: ........................................................................................................................
......................................................................................................................................
Thể chất: .......................................................................................................................
......................................................................................................................................
Sở thích: .......................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
4. Phân loại mục tiêu 1
Hãy xét kỹ từng mục tiêu một và xem xét đâu là điểm thực sự quan trọng nhất. Sắp
xếp mục tiêu theo 3 nhóm:
1. Mục tiêu chính (rất quan trọng)
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
104
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
2. Mục tiêu hỗ trợ (quan trọng)
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
3. Mục tiêu có thể (không quan trọng)
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
105
1. Mục tiêu dài hạn
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
2. Mục tiêu trung hạn
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
106
3. Mục tiêu ngắn hạn
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
- Hãy xét kỹ từng mục đích một và xem xét đâu là điểm thực sự quan trọng nhất.
Sắp xếp theo số từ 1.
- Đặt hạn định thử (khi nào xong?). Có mục tiêu ngắn hạn, có mục tiêu dài hạn.
- Liệt kê vài phương pháp bạn dùng để đạt mục tiêu. Bạn có thể làm gì để thực
hiện mục tiêu của mình?
CÁ NHÂN
Ưu tiên Lĩnh vực Mục tiêu Khi nào Cách nào?

trên hết ưu tiên
107
CÔNG VIỆC

108
GIA ĐÌNH

Đây là một ví dụ:

3 2 Đạt danh hiệu người 6/1993 Liên hệ với hai khách hàng mỗi
bán hàng giỏi nhất tuần. Giữ liên lạc với khách.
trong năm Tăng thêm đơn đặt hàng
109
7. Mục tiêu nghề nghiệp
Bạn hãy xác định mục tiêu nghề nghiệp của mình.
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
8. Những công việc yêu thích
Bạn hãy tự tiến hành nghiên cứu thông tin về những công việc yêu thích của bạn
9. Xác định mức độ phù hợp của công việc với bạn
Dựa trên đánh giá cá nhân, mục tiêu nghề nghiệp và thông tin về các công việc yêu
thích, bạn hãy xác định mức độ phù hợp của công việc với bạn
10. Kế hoạch cho công việc mơ ước
Bạn hãy lập kế hoạch để giúp bạn có được công việc phù hợp với mình
11. Quan Trọng Và Khẩn Trương
Hãy xem xét vài việc trong thời gian biểu của bạn. Việc nào quan trọng? Việc nào
khẩn? Đánh giá theo khung sau đây.
Bạn sẽ hình dung ra được cần phải ưu tiên việc nào.
Ø Giao phó:
Hãy tự hỏi xem bạn có cần tự làm hay có thể giao việc cho người khác. Nếu giao phó
được, vì quyền lợi của cơ quan hay đồng nghiệp, bạn cần gì phải tự làm mất thời gian
của mình.
110
12. Loại trừ kẻ cắp thời gian
Kẻ cắp 1:
1. Làm gì để giải quyết vấn đề?
2. Người khác giúp đỡ tôi thế nào?
3. Lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Đặt ra hạn định
Kẻ cắp 2:
Kẻ cắp 3:
111
Tài liệu tham khảo
1. Stephen P. Robbins, Mary Coulter, Management, Tenth edition, New

Jersey, Pearson, 2009
2. Wallace D. Wattles, The science of getting rich, Tucson, Ariz, Iceni Books,
2002.
3. Lawrence J. Gitman, Carl McDaniel. The future of business, 6th edition,

Mason, Ohio, Thomson/South-Western, 2005
4. Richard Templar, Những quy tắc trong công việc: Những chỉ dẫn cụ thể để
mang lại thành công cá nhân; Trung Kiên dịch ; Hồng Duyên hiệu đính, Hà
Nội, NXB Tri thức, 2008
5. David Nive. Bí quyết của những người thành công, Nguyễn Văn Phước tổng
hợp và biên dịch, TP. Hồ Chí Minh, NXB Trẻ, 2006.
6. Cẩm nang kinh doanh Harvard: Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên,
Trần thị Bích Nga, Phạm Ngọc Sáu dịch, TP. HồChí Minh, NXB Tổng Hợp
TP. HồChí Minh, 2007
7. Henry Mintzberg, Nghề quản lý, Kim Ngọc dịch, Hà Nội, NXB Thế giới,
2010
8. Nguyễn Quốc Tuấn, Nguyễn Thị Loan, Phát triển kỹ năng quản trị, Hà Nội,
NXB Tài chính, 2008
112

Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian: Viện Nghiên Cứu Kinh Tế Ứng Dụng Bộ Môn Kỹ Năng Mềm

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian: Viện Nghiên Cứu Kinh Tế Ứng Dụng Bộ Môn Kỹ Năng Mềm

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG

Chủ biên: ThS. Trần Hữu Trần Huy

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2021

MỤC LỤC .................................................................................................................. 1

LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 4

CHƯƠNG 1: MỤC TIÊU .......................................................................................... 6

1. Mục tiêu chương ........................................................................................... 6

2. Xác định mục tiêu ......................................................................................... 6

2.1. Tại sao cần xác định mục tiêu? .............................................................. 6

2.2. Lập mục tiêu cho bản thân ..................................................................... 8

3. Mục tiêu và Ước mơ ................................................................................... 12

3.1. Khi khát vọng đủ lớn ........................................................................... 14

3.2. Sự khác biệt giữa ước mơ và mục tiêu................................................. 16

4. Mục tiêu mơ hồ sẽ cho kết quả mơ hồ ........................................................ 17

4.1. S.M.A.R.T là gì? .................................................................................. 17

4.2. Giải thích .............................................................................................. 18

5. Phân loại mục tiêu ...................................................................................... 23

5.1. Bạn chỉ có một mục tiêu duy nhất? ...................................................... 23

5.3. Mục tiêu dài hạn / trung hạn / ngắn hạn............................................... 24

6. Tóm tắt ........................................................................................................ 25

CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC ................................................ 27

Mục tiêu chương .................................................................................................. 27

2. Lập kế hoạch: .............................................................................................. 29

2.1. Tại sao phải lập kế hoạch ..................................................................... 29

3. Làm thế nào để lập kế hoạch ...................................................................... 33

3.1. Khái niệm ............................................................................................. 33

3.2. Quy trình lập kế hoạch ......................................................................... 34

4. Tổ chức công việc ....................................................................................... 36

4.1. Phương pháp tổ chức công việc ........................................................... 36

4.2. Tổ chức công việc bộ phận .................................................................. 46

Tóm tắt ................................................................................................................. 62

CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN ................................................. 64

Mục tiêu chương .................................................................................................. 64

1. Quản lý thời gian ........................................................................................ 65

2. Năm chữ A trong quản lý thời gian hiệu quả ............................................ 71

2.1. Aware: Nhận biết ................................................................................. 73

2.2. Analyse: Phân tích ............................................................................... 76

2.3. Assign: Lập trật tự ưu tiên ................................................................... 83

2.4. Attack: Kẻ cắp thời gian ...................................................................... 85

2.5. Arrange: Lập kế hoạch ......................................................................... 96

Tóm tắt ............................................................................................................... 100

Phụ lục 1 – bài tập & tình huống............................................................................ 102

1. Xác định mục tiêu 1: ................................................................................. 102

2. Xác định mục tiêu 2: ................................................................................. 102

3. Lập mục tiêu theo SMART: ..................................................................... 103

4. Phân loại mục tiêu 1 ................................................................................. 104

5. Phân loại mục tiêu 2 ................................................................................. 106

6. Phân loại mục tiêu 3 ................................................................................. 107

7. Mục tiêu nghề nghiệp ............................................................................... 110

8. Những công việc yêu thích ....................................................................... 110

10. Kế hoạch cho công việc mơ ước............................................................... 110

11. Quan Trọng Và Khẩn Trương .................................................................. 110

12. Loại trừ kẻ cắp thời gian ........................................................................... 111

Tài liệu tham khảo .................................................................................................. 112

Các bạn thân mến!

Chúc các bạn thành công!

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2021

Nhóm biên soạn tài liệu

CHƯƠNG 1: MỤC TIÊU

1. Mục tiêu chương

2. Xác định mục tiêu