Ky Nang Thuyet Trinh Va Lam Viec Theo Nhom

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG

BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ

LÀM VIỆC NHÓM
(Bậc cao đẳng chương trình Đại trà, Chất lượng cao)
Chủ biên: ThS. Lại Thế Luyện

Thành viên biên soạn:
ThS. Trần Hữu Trần Huy
ThS. Lê Thị Thúy Hà
ThS. Nguyễn Võ Huệ Anh
ThS. Trần Thị Thảo
ThS. Lê Nữ Diễm Hương
ThS. Nguyễn Kim Vui
TP. HCM – NĂM 2021

Kỹ năng Thuyết trình và Làm việc nhóm
MỤC LỤC
Trang
LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................................................... 3
PHẦN 1 .............................................................................................................................................. 4
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH.......................................................................................................... 4
CHƯƠNG 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH ........................................................... 4
1.1. THUYẾT TRÌNH LÀ GÌ ? ................................................................................................... 4
1.2. BÍ QUYẾT ĐỂ TỰ TIN TRONG THUYẾT TRÌNH ......................................................... 6
1.3. CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH ....................................................................... 7
1.3.1.PHÁC THẢO BÀI THUYẾT TRÌNH ............................................................................................... 7
1.3.2. HOÀN CHỈNH BÀI THUYẾT TRÌNH ........................................................................................... 8
1.3.3.THỬ NGHIỆM VÀ TẬP DƯỢT BÀI THUYẾT TRÌNH ....................................................................... 8
1.4.TÌM HIỂU THÍNH GIẢ ............................................................................................................ 9
1.5.XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH .............................................................. 11
1.6.CẤU TRÚC NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH .................................................................. 14
1.7.CÁC DẠNG MÔ HÌNH CẤU TRÚC PHẦN THÂN BÀI THUYẾT TRÌNH .................... 16
CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ............................................................ 21
CÁCH MỞ ĐẦU BÀI THUYẾT TRÌNH .......................................................................... 21
PHẦN KẾT BÀI THUYẾT TRÌNH ................................................................................... 22
KỸ THUẬT THIẾT KẾ TRANG CHIẾU ......................................................................... 23
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢNG KHI THUYẾT TRÌNH ............................................... 25
KỸ THUẬT THIẾT KẾ TÀI LIỆU PHÁT TAY ............................................................... 26
NGÔN NGỮ CƠ THỂ TRONG THUYẾT TRÌNH ........................................................... 26
QUY TRÌNH HỒI ĐÁP THÍNH GIẢ ................................................................................ 30
KỸ NĂNG ỨNG XỬ VỚI CÁC TÌNH HUỐNG KHÓ TRONG THUYẾT TRÌNH ......... 32
PHẦN 2 ............................................................................................................................................ 34
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM .................................................................................................... 34
CHƯƠNG 3 ..................................................................................................................................... 34
TỔNG QUAN VỀ LÀM VIỆC NHÓM ........................................................................................ 34
3.1. TÍNH TẤT YẾU CỦA SỰ HỢP TÁC TRONG LÀM VIỆC NHÓM ................................ 34
3.2. BỐN YẾU TỐ NỀN TẢNG CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC ........................................... 35
3.2.1. Mục tiêu chung ........................................................................................................... 35
3.2.2. Tầm nhìn ..................................................................................................................... 36
3.2.3. Sứ mệnh ...................................................................................................................... 36
3.2.4. Giá trị cốt lõi .............................................................................................................. 36
3.3. CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC .................................. 36
1
3.3.1. Giai đoạn hình thành .................................................................................................. 37

3.3.2. Giai đoạn sóng gió...................................................................................................... 38
3.3.3. Giai đoạn ổn định hay xây dựng các chuẩn mực ....................................................... 39
3.3.4. Giai đoạn trưởng thành và hoạt động thành công ..................................................... 39
3.3.5. Giai đoạn kết thúc / trì hoãn ....................................................................................... 39
CHƯƠNG 4: KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM
4.1.VAI TRÒ LÃNH ĐẠO NHÓM ............................................................................................... 42
4.1.1.THÚC ĐẨY SỰ TẬN TÂM CỦA CÁC THÀNH VIÊN ...................................................................... 42
4.1.2.XÁC ĐỊNH ĐIỀU QUAN TRỌNG NHẤT TRONG THỜI ĐIỂM HIỆN TẠI ........................................... 43
4.1.3. XÂY DỰNG MỘT TINH THẦN CHUNG CHO NHÓM .................................................................. 43
4.2.KỸ NĂNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG NHÓM ................................................... 44
4.2.1. VAI TRÒ TỪNG CÁ NHÂN TRONG NHÓM ............................................................................... 44
4.2.2.NHIỆM VỤ CỦA MỖI THÀNH VIÊN........................................................................................... 45
4.3.KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM .................................................... 47
4.3.1.CÁCH GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM: ......................................................................... 48
4.3.2.CÁC BƯỚC GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT: ....................................................................................... 49
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................................. 51
2
LỜI NÓI ĐẦU
Các bạn sinh viên thân mến!

Trong những năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng tại đa số doanh nghiệp
cho thấy: hầu hết các sinh viên khi mới ra trường có tỉ lệ thành công khi xin việc là rất
thấp. Bên cạnh vấn đề về kiến thức chuyên ngành còn một số thiếu thốn nhất định, lý
do quan trọng phải kể đến đó chính là việc thiếu các kỹ năng mềm cần thiết để hòa
nhập và thành công trong công việc của các bạn. Đáp ứng nhu cầu thực tế đó, Bộ môn
Kỹ năng mềm nỗ lực trang bị cho các bạn một số kỹ năng mềm tối cần thiết ngay từ
khi các bạn còn đang trong môi trường sinh viên, nhằm giúp cho các bạn có được nhiều
lợi thế cạnh tranh hơn trong quá trình học tập cũng như trong thực tế làm việc sau này.
Với những kiến thức được chuyển đạt bằng ngôn từ gần gũi, dễ hiểu, những ví
dụ sinh động và tình huống thực tế để xử lý và tham khảo, chúng tôi hy vọng sinh viên
sẽ cảm thấy thật sự ý nghĩa và thú vị với tập tài liệu này.
Tập bài giảng này là kết quả làm việc nghiêm túc và tâm huyết của nhóm biên
soạn. Tuy nhiên, do lần đầu ra mắt nên chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót.
Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận những ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy cô, các
bạn sinh viên để kịp thời chỉnh sửa, hoàn thiện trước khi tập bài giảng này được được
nâng lên thành giáo trình.
Mọi ý kiến đóng góp của các bạn sẽ giúp cho tài liệu này hoàn thiện hơn trong
những lần cập nhật sau này. Thư từ góp ý xin gửi về: Bộ môn Kỹ năng mềm - Viện
Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng trường Đại học Tài chính - Marketing.
Chúc các bạn thành công!
NHÓM BIÊN SOẠN
3
Phần 1
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Chương 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH
Mục tiêu chương:
Sau khi học xong chương này, sinh viên sẽ:
• Hiểu và trình bày được các khái niệm về thuyết trình

• Giải thích được lợi ích của việc thuyết trình và tầm quan trọng của việc học kỹ
năng thuyết trình
• Trình bày được những yêu cầu của một bài thuyết trình hiệu quả.
• Trình bày được các bước cơ bản để xây dựng được một bài thuyết trình hiệu
quả.
• Chỉ ra được các kỹ năng liên quan cần rèn luyện để thuyết trình thành công
Nói đến thuyết trình, có lẽ bạn sẽ liên tưởng đến công việc của doanh nhân,
chính trị gia hay một diễn giả nào đó. Tuy nhiên, trên thực tế tất cả chúng ta đều thường
xuyên phải thuyết trình về các vấn đề trong học tập, cuộc sống và công việc…
1.1. THUYẾT TRÌNH LÀ GÌ ?
Thuyết trình là trình bày một cách hệ thống và sáng rõ một vấn đề trước đông
người, nghiên cứu khái niệm thuyết trình là gì và dựa trên định nghĩa của từng chữ thì
ta có thế hiểu “Thuyết” là Nói, “Trình” là trình bày.
Thuyết trình là chia sẻ, trình bày về một chủ đề cụ thể nào đó trước nhiều
người. Thuyết trình nhằm mục đích truyền đạt thông tin, chia sẻ, giới thiệu nhằm đạt
được những mục tiêu cụ thể nào đó.
Thuyết trình được hiểu một cách đơn giản nhất là diễn đạt để cho người khác
hiểu rõ được nội dung mình muốn truyền tải. Một người thuyết trình hiệu quả là người
mất ít thời gian nhất để truyền tải thông tin, nhưng người khác vẫn hiểu được cặn kẽ
và rõ ràng thông tin được truyền tải.
Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người nghe về một vấn đề nào
đó, nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe.
Thông thường có hai hình thức thuyết trình chính (Dựa vào mục tiêu của bài
thuyết trình) đó là cung cấp thông tin và thuyết phục
4
* Hiểu theo nghĩa rộng, thuyết trình là một dạng hoạt động của con người,
nhằm trình bày, giải thích, thuyết minh một vấn đề, chủ yếu bằng lời nói, sao cho người
khác hiểu, đồng thuận, tự điều chỉnh nhận thức, hành vi hoặc thực hiện, làm theo. Hiểu
theo cách này, bất cứ ai cũng có thể là người thuyết trình và thuyết trình là hoạt động
bình thường của mọi người.
* Hiểu theo nghĩa hẹp, thuyết trình là hoạt động diễn thuyết trước đám đông.
Người thuyết trình thường là các chính trị gia, các nhà khoa học, các chuyên gia về
từng lĩnh vực. Người nghe thường là đông đảo công chúng hoặc những người cùng chí
hướng, cùng chuyên môn.
Kỹ năng thuyết trình, thực chất là khả năng vận dụng những kiến thức, kỹ năng
cần thiết vào quá trình trình bày, để diễn đạt vấn đề, giúp người khác dễ dàng hiểu
được nội dung muốn trình bày.
Ngày nay, kỹ năng thyết trình không chỉ là một “điểm cộng” trong giới kinh
doanh - nó đã trở thành một yêu cầu thiết yếu. Vị trí của một người trong công ty càng
cao, thì kĩ năng này lại càng trở nên cần thiết. Ngày nay, nói trước công chúng được
xem như một tiêu chuẩn để đánh giá các nhà điều hành cao cấp.
Tuy nhiên, ngay cả khi bạn không phải là một nhà điều hành cao cấp đứng diễn
giải về một cuộc khủng hoảng trước các nhà quản lý hay các nhà đầu tư, bạn cũng sẽ
vẫn thường xuyên phải nói trước các đồng nghiệp của mình về những nhiệm vụ hàng
ngày của bản thân. Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ phải nói chuyện với
các khách hàng để bán được các sản phẩm hay dịch vụ của mình.
Chúng ta đều hiểu rõ ai là người có khả năng gây ấn tượng mạnh với khách
hàng tiềm năng của mình, không nhất thiết là người thông minh nhất, hay có năng lực
nhất - sẽ là những người đi đầu trong vấn đề này. Những người có kỹ năng thuyết trình
tốt thường được đánh giá cao hơn, dễ được người khác biết đến hơn và sẽ được chan
trọng hơn so với những người khác.
Kỹ năng thuyết trình một cách hiệu quả không còn đơn thuần chỉ là một điều
"có thì càng hay" nữa - nó đã thực sự là một kỹ năng không thể thiếu đối với những
người thành công, đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp thành đạt.
Thuyết trình là một công việc đòi hỏi tính nghiêm túc tìm tòi kiến thức, đáp
ứng nhu cầu, mong đợi của khán giả. Người thuyết trình không nên nghĩ đơn giản rằng
việc trình bày một vấn đề trước công chúng chỉ để hoàn thành một nhiệm vụ, mà ý
nghĩa hơn, đó chính là thể hiện trình độ, thái độ của mình trong học tập và làm việc.
Vì vậy, người thuyết trình cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Thuyết trình là một nghệ thuật, người
thuyết trình được ví như là một nghệ sĩ hay diễn viên đứng trước công chúng. Thuyết
trình là một kỹ năng được phát triển thông qua kinh nghiệm và đào tạo.
Do đó, kỹ năng thuyết trình chính là một bước không thể thiếu trên con đường
thành công sự nghiệp. Mỗi chúng ta không thể được gọi là thành công khi không thể
5
làm cho mọi người nhận ra thành công của mình. Kỹ năng thuyết trình là một kỹ năng
khó nhưng hoàn toàn có thể rèn luyện được.
Hãy rèn luyện kỹ năng thuyết trình cho mình để rút ngắn con đường đi đến
thành công của bạn. Và điều quan trọng 2.là, Tìm
bạn 5. Thửthính giả
1. thuyết
Xác địnhtrình
chủ đềgiỏi sẽ chuyển tải được
hiểu khán
nghiệm
nội dung và đạt được mục tiêu thuyết trình, bạn sẽ lôi cuốn người nghe cùng tham gia
“tương tác”, bạn sẽ tăng sự tự tin, tạo dựng được hình ảnh của bản thân và bạn càng
dễ thuyết phục người khác.
1.2. BÍ QUYẾT ĐỂ TỰ TIN TRONG THUYẾT TRÌNH
Hầu hết những người thuyết trình đều đã từng trải qua tâm trạng bồn chồn lo
lắng trong quá trình thuyết trình, khi họ không biết cách thực hiện buổi thuyết trình
một cách chuyên nghiệp.
Để có thể tự tin khi thuyết trình, bạn nên hình dung về sự thành công trước,
trong và sau phần thuyết trình của bạn. Mặc dù bạn nên khiêm tốn, không nên quá tự
cao, nhưng hãy luôn hình dung trước về sự thành công của buổi thuyết trình. Đừng để
những ý nghĩ thất bại xâm lấn tâm trí của bạn.
Bạn hãy hồi tưởng lại cách bạn tự tin nói chuyện, trình bày gần gũi với một
người đồng nghiệp hoặc một người bạn của bạn như thế nào. Lúc đó, bạn đã tin vào
khả năng truyền đạt và thuyết phục ra sao? Khi bạn tự tin, bạn biết bạn là ai và bạn
hiểu người khác đánh giá bạn ra sao, bạn sẽ không sợ hãi đám đông. Khi bạn đặt niềm
tin vào người nghe, bạn có thể thoải mái thể hiện ý tưởng của bản thân, đó là tự tin.
Nói cách khác, nếu bạn luôn nghĩ mọi thứ về bản thân mình tích cực và bạn tin rằng
người khác cũng sẽ nhìn thấy được những điều tốt đẹp đó thì bạn sẽ nâng cao được
lòng tự tin.
Bạn nên tìm hiểu về đối tượng sẽ tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn mặc
ấn tượng và phù hợp, cũng như chuẩn bị về tâm lý, tác phong giao tiếp và nội dung
cuộc nói chuyện sao cho phù hợp với lứa tuổi, chủ đề mà người nghe quan tâm,..
Bạn nên luyện tập ở công ty hay ở nhà, trước một tấm gương lớn hoặc nhờ bạn
bè, đồng nghiệp nghe và góp ý. Điều đó sẽ giúp bạn có phong cách tự tin và cuốn hút
hơn cũng như nắm vững những nội dung cần thuyết trình, đặc biệt là điều khiển tốc độ
nói để ước lượng thời gian và kiểm soát giọng nói của mình cho phù hợp với không
khí của buổi nói chuyện. Hơn nữa, việc luyện tập trước ở nhà sẽ giúp bạn tránh được
những sai sót có thể mắc phải trong buổi thuyết trình.
Trước khi thuyết trình, bạn phải chắc chắn rằng tất cả những nội dung mình
trình bày đã nằm trong đầu của bạn. Như đã đề cập ở trên, chúng ta không học thuộc
lòng mà là nắm vững một cách có hệ thống, theo đó, bất cứ câu hỏi nào đặt ra, bạn
cũng có thể ứng phó tốt. Bạn có thể sử dụng mindmap (bản đồ tư duy) để làm hiệu quả
hơn việc này. Từ đây, áp dụng những công cụ giọng nói và ngôn ngữ cơ thể, bạn sẽ có
thể ngày một nâng cao khả năng trình bày tốt và truyền đạt được cảm xúc tự nhiên.
Sự tự tin của bạn cũng quan trọng như thông tin mà bạn truyền tải. Bạn cố gắng
không đưa thông tin sai hoặc thực hiện nhiều nghiên cứu, nhưng phần mà bạn được
chấm điểm cao và các bạn học khác cũng muốn có chính là sự tự tin. Hơn nữa, nếu tự
tin, bạn sẽ thoải mái trao đổi ý tưởng với cả lớp.
6
Nếu bạn muốn tăng thêm sự tự tin, hãy hình dung một bức tranh tổng thể. Sau
10 hoặc 15 phút, bạn sẽ hoàn tất bài thuyết trình. Phần thuyết trình sẽ để lại ảnh hưởng
gì? Chắc là không nhiều. Hãy cố gắng làm hết sức có thể, nhưng nếu bạn hồi hộp thì
nên nhớ rằng vẫn còn rất nhiều khoảnh khắc quan trọng khác trong cuộc sống.
Nếu bạn làm tốt những điều này thì dần dần không chỉ kỹ năng thuyết trình trước
thính giả của bạn được nâng lên, mà bạn còn gây dựng được thương hiệu cá nhân trong
mắt người khác. Một khi bạn đã xây dựng hình ảnh cá nhân tốt trong mắt người khác,
bạn cũng sẽ xây dựng cho mình những mối quan hệ tốt đẹp.
Có thể nói, trạng thái tâm lý bình tĩnh và tự tin sẽ giúp bạn làm chủ được bản
thân để thực hiện buổi thuyết trình thành công. Chỉ với 15 phút, thậm chí 5 phút ngắn
ngủi đứng trên bục thuyết trình nhưng bạn đã góp phần giúp công ty bạn đạt được một
hợp đồng kinh doanh lớn, nâng cao uy tín của công ty, đồng thời tạo được ấn tượng
cho lãnh đạo về năng lực làm việc của bạn.
1.3. CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH
Trước khi chuẩn bị buổi thuyết trình, bạn cần xác định thật rõ ràng đâu là mục
tiêu bạn muốn đạt được. Việc xác định rõ mục tiêu giúp bạn hình thành nội dung và
cách truyền đạt đến người nghe một cách có hiệu quả nhất. Điều này lại có liên quan
đến các yếu tố: những thông tin bạn muốn truyền đạt là gì, người nghe là ai và bầu
không khí tại địa điểm thuyết trình như thế nào. Thông thường mục tiêu bài thuyết
trình có thể là:
- Cung cấp thông tin: trình bày một thông tin mới, một kế hoạch kinh doanh
mới, đưa sản phẩm mới ra thị trường,… những dạng thuyết trình này rất phổ biến
- Thuyết phục, huấn luyện, bán hàng: trong môi trường kinh doanh, mục tiêu
không chỉ dừng lại ở chỗ làm cho cử tọa hiểu vấn đề mà còn phải thúc đẩy họ hành
động để đạt được mục tiêu, những buổi giới thiệu bán hàng là điển hình
- Truyền cảm hứng: những diễn giả chuyên nghiệp hay những nhà lãnh đạo cấp
cao thường phải thực hiện những bài thuyết trình để truyền cảm hứng cho người nghe
Người thuyết trình cần chọn một đề tài phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm
của bản thân. Không nên chọn thuyết trình một vấn đề mà bạn chưa nắm vững.
1.3.1.Phác thảo bài thuyết trình
Mọi ý tưởng nên được viết ra nhằm kiểm soát được nội dung và tính hệ thống
logic của tất cả các ý tưởng. Các ý tưởng cũng nên được thảo luận với nhóm, bằng
những gợi ý như sau:
- Liệt kê tất cả ý tưởng liên quan đến chủ đề và mục đích thuyết trình.
- Chọn lựa lại các ý tưởng chính yếu, có thể giải quyết được mục đích thuyết
trình và đáp ứng mong đợi, đặc trưng khán giả.
- Sắp xếp các ý tưởng theo chiều từ tổng quan đến cụ thể hoặc theo trật tự
ngược lại.
- Tìm kiếm các chứng cứ quan trọng, thuyết phục, thời sự liên quan đến các ý
tưởng.
7
- Tìm kiếm sự kết nối, chuyển ý, đảm bảo tính logic cho bài thuyết trình.
- Xây dựng cấu trúc bài thuyết trình, gồm 3 phần Mở đầu – Nội dung – Kết
thúc.
1.3.2. Hoàn chỉnh bài thuyết trình
Sau khi phác thảo, để tiếp tục hoàn chỉnh bài thuyết trình, người thuyết trình nên
đảm bảo tất cả các ý tưởng của mình đều được chính mình hoặc nhóm “trông thấy”
trên giấy hoặc máy tính. Sau đó, tổng thể nội dung thuyết trình cần được trả lời cho
những câu hỏi sau:
- Bài thuyết trình đã có đầy đủ 3 phần Mở đầu – Nội dung – Kết thúc chưa? Ba
phần này có đảm bảo được chức năng của nó không?
- Bố cục bài thuyết trình có bị lệch (phần quá ít/ quá nhiều) ở một nội dung cụ
thể nào không?
- Các ý chính có được sắp xếp hệ thống, logic với nhau không? Có cần bổ sung
ý gì để đảm bảo và hay hơn cho bài thuyết trình?
- Các chứng cứ có phù hợp không? Có thông tin nào mới xảy ra gần nhất liên
quan đến nội dung không?
- Tất cả các ý tưởng này liệu có kết nối, phù hợp với khán giả không?
- Tổ chức thời gian đã phù hợp với nội dung của bài thuyết trình chưa?
- Những tình huống nào có thể xảy ra trong phần thuyết trình?
- …
Thực tế mà nói, không có một dự trù nào sẵn có và khuôn mẫu cho phần thuyết
trình. Tuy nhiên, càng chuẩn bị kỹ lưỡng bằng cách tự đặt ra câu hỏi, tưởng tượng về
diễn biến sẽ xảy ra cũng như tự đặt mình vào tâm trạng và nhu cầu của khán giả, người
thuyết trình càng hoàn chỉnh được phần làm việc của mình một cách hiệu quả.
1.3.3.Thử nghiệm và tập dượt bài thuyết trình
Đây là giai đoạn rất quan trong nếu sinh viên thực hiện bài thuyết trình theo
nhóm. Nhóm có thể tập dượt bằng cách phân vai, trong đó có người thuyết trình, có
người làm thính giả. Đối với những bạn đang đóng vai thính giả, chúng ta có thể đảm
nhiệm các vai trò khác nhau như:
- Thính giả chuyên đặt câu hỏi, trong đó có thính giả “khó tính”, đặt những câu
hỏi khó đối với người thuyết trình.
- Thính giả lắng nghe, hợp tác
- Thính giả ít tập trung, có thể khiến người thuyết trình phân tâm,…
Đối diện với những đối tượng thính giả trên, người thuyết trình nên tập luyện
các kỹ năng sau đây:
- Diễn đạt dễ hiểu, lưu loát
- Quan sát khán giả nhằm kết nối, tương tác, từ đó xử lý các tình huống.
8
- Kiểm soát ngôn ngữ cơ thể của bản thân trong khi thuyết trình.
- Tập cách di chuyển phù hợp, tăng tính kết nối giữa khán giả với nội dung
trình bày trên màn hình trình chiếu, đặc biệt trong trường hợp phân tích sơ đồ, giới
thiệu hình ảnh hoặc phân tích các số liệu.
- Xử lý các câu hỏi hoặc các sự cố có thể xảy ra trong phần thuyết trình.
- Đặc biệt, nếu phần thuyết trình được tổ chức theo nhóm, nghĩa là từ 2 người
trở lên cùng đảm nhiệm thuyết trình, nhóm cần rèn luyện, thử nghiệm tình liên kết giữa
người trước và người sau, tránh lặp lại dài dòng những gì người trước đã trình bày.
- Khi nhóm cùng nhau thuyết trình, cần đảm bảo hỗ trợ lẫn nhau, không nên để
nội dung đang trình chiếu trên màn hình không liên quan với những gì người thuyết
trình đang chia sẻ với thính giả.
1.4.TÌM HIỂU THÍNH GIẢ
Đối tượng thính giả khác nhau sẽ quyết định đến phần lớn nội dung cũng như
phong cách trình bày của người thuyết trình. Chẳng hạn, khi chúng ta thuyết trình chủ
đề về Khởi nghiệp cho sinh viên năm 2 bậc Đại học sẽ cần đề cập đến những thông
tin, minh hoạ phù hợp với đặc điểm lứa tuổi 18 – 19 tuổi, khác hoàn toàn so với đối
tượng khán giả là những người đã đi lam 2 – 3 năm và có nhu cầu khởi nghiệp rõ ràng,
sau thời gian làm nhân viên tại một công ty. Hoặc, khi muốn thuyết trình cho khán giả
về chủ đề du lịch, chúng ta nhất thiết phải biết được khán giả đã từng có kinh nghiệm
du lịch như thế nào, mức độ quan tâm của họ đối với thông tin về du lịch là gì. Về cơ
bản, những thông tin về khán thính giả mà người thuyết trình cần hiểu trước khi chọn
chủ đề và xây dựng nội dung cụ thể là:
- Thính giả của bạn là ai? Số lượng, Trình độ, Tuổi tác, văn hoá?
- Họ là người chưa có kinh nghiệm hay đã từng có kinh nghiệm liên quan đến
chủ đề?
- Họ có mong đợi gì khi nghe bài thuyết trình? Những nội dung nào sẽ phù hợp
và đáp ứng được những mong đợi của họ?
Để có một bài thuyết trình hấp dẫn, trước hết phải đảm bảo yếu tố phù hợp. Bạn
không thể có số đông khán giả phấn khích, hào hứng với bài thuyết trình khi nội dung
của nó không hướng đến người nghe. Ví dụ, đứng trước những người trẻ tuổi, mạnh
khỏe và đầy nhiệt huyết mà bạn thuyết trình về những vấn đề của tuổi già và những
lời khuyên về giữ gìn sức khỏe khi về già sẽ ít tạo được sự hứng khởi từ họ. Bạn nói
chuyện về vấn đề thời sự quốc tế, những tranh chấp về lợi ích kinh tế cho các em thiếu
nhi thì khán giả của bạn sẽ hiểu được bao nhiêu phần trong bài nói chuyện của bạn?
Phù hợp với gián giả sẽ bao gồm tất cả những yếu tố sau:
• Trình độ văn hóa (những kiến thức phổ thông)
• Tuổi tác, giới tính (lý do họ đến nghe báo cáo?). Bài thuyết trình của bạn có
thích hợp cho đối tượng nghe về tuổi tác, giới tính hay không? Bạn có đang trình bày
về những kỹ năng để có thể chăm sóc con cái, gia đình một cách hiệu quả nhất cho các
nam thanh niên độc thân hay không?
9
• Họ đã biết gì về vấn đề sắp được trình bày?

• Thái độ của họ đối với báo cáo
- Thân thiện
- Trung tính
- Đối kháng
• Số lượng người nghe
• Công việc cuối cùng trong giai đoạn xác định thông tin cử tọa, hãy chắc chắn
bạn đã làm tốt những câu hỏi dưới đây:
- Họ là ai? Nội dung thuyết trình phải xoay quanh người nghe à cần xác định
khán thính giả là ai
- Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết trình?
- “Vấn đề này có lợi ích gì cho tôi?” – câu hỏi mà người nghe sẽ đặt ra trong
suốt quá trình tham dự.
Càng có nhiều thông tin về khán giả, người thuyết trình càng kết nối được chính
xác thông điệp bài thuyết trình với khán giả của mình.
- Để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả, cần lưu ý trình độ văn hóa và
quan điểm của người nghe. Đồng thời, bạn phải tính đến phản ứng của người nghe
trước khi bạn định đề cập đến một vấn đề nhạy cảm, vì điều này có thể ảnh hưởng
đến bầu không khí của buổi thuyết trình. Nếu bạn biết một số người nghe có quan
điểm cứng rắn, hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi khi trong
tay mình đã có những chứng cứ, lập luận tốt.
- Bạn phải đặt mình vào thính giả để trả lời câu hỏi: “Tại sao mình phải quan
tâm đến bài thuyết trình”. Trả lời câu hỏi ấy ngay từ đầu sẽ gây sự chú ý của thính
giả và làm cho họ tiếp tục quan tâm. Do vậy, nhiệm vụ của bạn là phải “trả lời câu
hỏi quan trọng nhất” đó. Nếu không trả lời tốt câu hỏi mà khán thính giả đặt ra,
buổi thuyết trình của bạn sẽ thất bại vì không đáp ứng đúng nhu cầu cũng như sự
quan tâm hứng thú từ thính giả. Một khi hiểu rõ mối quan tâm của khán thính giả,
bạn sẽ chọn được nội dung trọng tâm cần truyền tải “Mình muốn nói gì với họ?”.
Như vậy, cả người nói lẫn người nghe đều đạt được mục đích của mình.
- Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu của bài thuyết trình. Nếu
chỉ có ít người nghe, bạn có thể trả lời câu hỏi của người nghe một cách cụ thể,
hoặc đề nghị người nghe cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Còn đối với
trường hợp có nhiều người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều.
Trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng
để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. Quy mô người nghe
cũng giúp bạn có được quyết định lựa chọn địa điểm thuyết trình và bố trí các
phương tiện hỗ trợ cho phù hợp và như vậy khả năng thành công cũng sẽ cao hơn.
- Và cuối cùng, bạn muốn họ làm những gì sau khi nghe bài thuyết trình của
bạn. Thông thường thì thính giả thuộc nhiều kiểu khác nhau:
10
v Người phản ứng mạnh: sẵn sàng chống lại bạn, họ kêu gọi mọi người chống
đối bạn, vì thế hãy cẩn thận, bạn sẽ gặp thách thức với họ
v Người không thân thiện: không đồng ý với quan điểm của người thuyết trình
nhưng chưa hẳn là chống đối lại; họ không ủng hộ cũng như không có hành động
gì chống đối lại bạn
v Người trung lập: họ hiểu vai trò của bạn nhưng không ủng hộ cũng như không
chống đối lại bạn một cách rõ ràng
v Người do dự: họ băn khoăn giữa việc chống lại hay ủng hộ bạn, chưa tìm ra cơ
sở để có được quyết định của mình
v Người ngoài cuộc: không có ý kiến rõ ràng về vai trò của bạn vì họ không biết
những gì bạn đang trình bày
v Người ủng hộ: hơi hiểu vai trò của bạn và ủng hộ bạn nhưng họ chưa hành động
v Người ủng hộ mạnh mẽ: họ không chỉ hiểu rõ vai trò của bạn mà còn sẵn sàng
hành động để ủng hộ bạn.
Để có thể xác định được đối tượng nghe của buổi thuyết trình là ai, bạn có thể
nói chuyện với họ, nói chuyện với những người quen biết họ và cần có sự quan sát
tổng thể cũng như một cách tỉ mỉ.
1.5.XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH
Sau khi hiểu được khán giả, chúng ta có thể xây dựng được chủ đề phù hợp
với nhu cầu và mong muốn của họ. Tuy nhiên, bên cạnh đó, có thể sẽ được giao một
chủ đề được chỉ định, nhưng việc hiểu khán giả vẫn khiến chúng ta có được những
nội dung thật sự cần thiết.
Công việc tiếp theo cũng rất quan trọng cho một bài thuyết trình hấp dẫn, sau
khi bạn đã xác định được đối tượng khán giả của mình. Đó là việc xác định chủ đề
bài nói chuyện và những nội dung mà bạn sẽ nói với họ. bạn sẽ làm tốt bước này khi
bạn tuân thủ những yêu cầu này:
• Nên chọn một đề tài phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của bản
thân.
• Không nên thuyết trình một vấn đề không nắm vững hoặc không ngang tầm
với bạn
• Vận dụng quy tắc ABC để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình
A Analyse – Phân tích, so sánh những tên đề tài có liên quan đến chủ đề cần
thuyết trình . Trên cơ sở đó, lựa chọn đề tài thích hợp
B Brainstorm: động não suy nghĩ về nội dung cần thuyết trình, những điểm cần
nhấn mạnh và nguồn tài liệu cần thiết
Có thể thu thập thông tin bằng cách:
- Tìm tòi, tham khảo các nghiên cứu, giáo trình, tài liệu…
- Vận dụng kinh nghiệm và kiến thức của bản thân
11
- Học hỏi kinh nghiệm từ những chuyên gia có am hiểu

- Nghiên cứu các ấn phẩm đã xuất bản
- Tham khảo những đề tài đã được trình bày có liên quan
- Tìm hiểu thông tin từ thực tế
- Tìm kiếm thông tin trên internet…
C Choose – lựa chọn. Trên cơ sở những số liệu, tài liệu có được, bạn hãy lựa
chọn những thông tin tốt nhất, thích hợp nhất
Với những chủ đề được lựa chọn, hãy hướng đến những chủ đề bạn thật sự hiểu
biết, nắm rõ nội dung, có nhiều câu chuyện để chia sẻ, đảm bảo tính khoa học của chủ
đề và kết nối được các vấn đề về lý luận với thực tiễn, để trả lời những câu hỏi, thắc
mắc của khán giả. Từ đó, chúng ta có thể trả lời những câu hỏi sau:
- Chủ đề là phù hợp với khán giả?
- Thông điệp chính từ chủ đề này là gì?
- Nội dung nào và được sắp xếp ra sao để đảm bảo đạt được mục đích?
- Có những tài liệu nào hỗ trợ cho bài thuyết trình?
Xác định chủ đề luôn đi kèm với thông điệp mà bạn hướng đến là gì, bạn muốn
giải quyết điều gì cho nhu cầu của khán giả. Việc tìm kiếm thông điệp nên được thảo
luận với những người cộng sự (làm việc nhóm) hoặc hỏi ý kiến mọi người (thầy cô,
anh chị, bạn bè, báo chí) nhằm hiểu được thấu đáo những gì chúng ta cần phải thực
hiện cho bài thuyết trình. Bên cạnh đó, sử dụng sơ đồ tư duy là một phương pháp tốt
để xác định chủ đề, kết nối với nhu cầu khán giả, đảm bảo giải quyết được vấn đề.
Ví dụ sơ đồ tư duy về môi trường có thể gợi mở cho chúng ta chủ đề và hướng
giải quyết cho bài thuyết trình, chằng hạn như: Tiết kiệm năng lượng để bảo vệ môi
trường, Kêu gọi trồng nhiều cây xanh, Du lịch “xanh”,…
12
Nguồn Internet
Công thức FIRES được viết tắt từ 5 chữ cái F – I – R – E – S sẽ giúp bạn tóm
gọn lại thang đánh giá của bất kỳ đối tượng khán giả nào cũng sẽ hướng tới.
- F (Fresh): Mới mẻ.
- I (Informative): Cung cấp thông tin.
- R (Relevant): Có liên quan.
- E (Enthusiastic): Nhiệt tình.
- S (Story): Nội dung.
v Các lưu ý trong việc thu thập và chọn lựa thông tin:
Khi gặp bất kỳ ý nào liên kết với vấn đề, bạn nên ghi chú lại, cho đến khi đầy
đủ thì bắt đầu gạn lọc. Khi đó, bạn cần chú ý những quy tắc sau:
- Rõ ràng. Bạn ý thức được việc tìm kiếm chứng cứ khoa học cho vấn đề mình
trình bày, bằng cách tìm nguồn gốc, hay nói cách khác là sự minh bạch cho
thông tin. Nếu bạn không giải quyết được, ngay lập tức hãy tìm kiếm sự giúp
đỡ của các chuyên gia. Trong trường hợp xác minh lại thông tin là khó khăn,
nằm ngoài khả năng của bạn thì hãy nghĩ đến việc sử dụng chúng như một
cách thức đặt vấn đề với khán giả và thay thế bằng những thông tin chính xác
khác để cung cấp cho người nghe.
13
- Thành thật. Hãy thành thật với những thông tin bạn tìm kiếm được các tài
liệu khác và thành thật với chính mình trong việc chia sẻ thông tin. Chỉ con
số nào chắc chắn và uy tín mới đưa ra, còn nghi ngờ, có thể bỏ qua hoặc thành
thật xem nó là một cách đặt vấn đề mà thôi.
- Sử dụng nhiều chứng cứ, ví dụ minh họa. Thuyết phục đám đông là nhiệm
vụ của người thuyết trình. Không có gì tạo được niềm tin to lớn hơn việc bạn đưa ra
được sự cụ thể của nó, dựa trên nền tảng lý thuyết.
- Đặc sắc. Một vấn đề có thể có rất nhiều ý tưởng trình bày, tuy nhiên khả năng
ghi nhớ của từng thính giả là có giới hạn. Vậy hãy đưa ra những thông tin đáng giá
nhất, trình bày dễ hiểu nhất để đạt được hiệu quả cao trong thuyết trình.
Khi thu thập, đọc và chọn lọc tài liệu cũng là lúc các ý tưởng được hình thành.
Hãy tìm cách lưu giữ lại mạch suy nghĩ của mình bằng các gợi ý như sau:
- Lập tức ghi lại khi một ý tưởng nào đó xuất hiện trong đầu.
- Liên tục bổ sung nó và tốt nhất là hãy ghi chép các ý tưởng vào cùng một
nơi (sổ tay, điện thoại, máy tính,…)
- Sơ đồ hóa, mô hình hóa bằng các kỹ thuật tư duy nhằm phân loại và tổng
hợp được vấn đề.
- Lưu giữ các sơ đồ, mô hình này để tái sử dụng cho các cơ hội sau này.
- Liên tục bổ sung các ý phụ khi nảy sinh trong suy nghĩ của bạn.
1.6.CẤU TRÚC NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH

Cũng tương tự làm văn hay trình bày bất cứ vấn đề nào đó thì cần phải có bố
cục rõ ràng. Và trong bài thuyết trình hay cũng cần phải có bố cục rõ ràng mạch lạc
như vậy. Tuy nhiên bố cục của bài thuyết trình cần có những gì:
Phần mở đầu: Gồm có phần giới thiệu, và chủ đề bạn đang chuẩn bị trình bày.
Phần khá quan trọng để dẫn dụ người theo dõi chú ý và quan tấm tới bài thuyết trình
của bạn.
Phần nội dung: Phần này chắc cũng không thắc mắc gì nhiều vì nó chứa toàn
bộ nội dung trong bài thuyết trình hay và ấn tượng của bạn. Hãy trình bày nó sao cho
thật thu hút và hấp dẫn.
Phần tổng kết: Trong phần này bạn có thể tổng kết lại nội dung bài thuyết trình
cũng như đưa ra ý kiến hay điều cần lưu ý với vấn đề bạn đã trình bày.
*
Để soạn thảo nội dung cho bài thuyết trình, trước hết bạn cần lưu ý các bước
sau đây:
• Bước 1: Lựa chọn vấn đề trình bày.
• Bước 2: Thu thập thông tin liên quan cho vấn đề bạn sắp trình bày.
• Bước 3: Xây dựng đề cương cho đề tài.
14
• Bước 4: Soạn nội dung chi tiết cho đề tài.

• Bước 5: Soạn “kịch bản” trình bày trước khán giả.
Thông thường, đây là 5 bước căn bản để đưa một ý tưởng trở thành bài thuyết
trình, đảm bảo được tính hệ thống. Tuy nhiên, nếu trong nhiều trường hợp người thuyết
trình chưa có sẵn một vấn đề để trình bày, chúng ta có thể hoán chuyển bước thứ 2 và
bước 1 với nhau. Có nghĩa là, hãy dành thời gian thật nhiều cho việc thu thập và tìm
kiếm tài liệu khác nhau, đa dạng. Đọc và suy nghĩ để tìm một ý tưởng tốt cho bản thân
mình và có ý nghĩa với khán giả. Từ đó, bạn tiếp tục hoàn thành các bước còn lại như
gợi ý trên đây.
Bí quyết thành công của một buổi thuyết trình là chọn một chủ đề thu hút được
đông đảo người tham dự. Việc chọn lựa này là kết quả của sự tổng hợp giữa kiến thức
chuyên môn và sở trường của bạn với các nhu cầu và mối quan tâm của khán thính
giả.
Nếu bạn không có nội dung nào hấp dẫn và được chuẩn bị tốt, bạn không thể
có một buổi thuyết trình thành công. -Richard Hall
Trước khi đưa ra quyết định chính xác bạn sẽ thuyết trình chủ đề gì, hãy trả lời
2 câu hỏi như sau: - Bạn có thuyết trình một vấn đề thuộc về chuyên môn của bạn
không? - Bạn có thật sự yêu thích/ hứng thú với chủ đề thuyết trình của bạn không?
Câu trả lời của bạn có thể sẽ “Có” hoặc “Không” cho một trong hai câu hỏi trên. Nghĩa
là, bạn rất am hiểu về đề tài này hoặc bạn chưa am hiểu nhưng bạn rất hứng thú với
nó. Tuy nhiên, lý tưởng nhất là đề tài bạn đang làm việc được hình thành từ sự kết hợp
của cả hai câu trả lời “Có” với cả hai câu hỏi trên. Bạn am hiểu và yêu thích nó.
Tiếp theo, có hai giả thuyết đặt ra ở bước đầu tiên này mà bạn cũng cần phải xác
định.
Một là, đề tài bạn chuẩn bị thuyết trình được quy định trước bởi những người
có trách nhiệm trong hoạt động diễn thuyết của bạn. Với giả thuyết này, bạn không có
ưu tiên được “lựa chọn” vấn đề nhưng quyền giải quyết vấn đề đó như thế nào là hoàn
toàn do bạn quyết định. Như vậy, bạn có thể lựa chọn một cách thức tiếp cận vấn đề,
lựa chọn các nội dung để xây dựng thành một hệ thống hoàn chỉnh, lựa chọn các chứng
cứ minh họa sao cho thuyết phục nhất, lựa chọn cách thức trình bày, tương tác với
người nghe. Đó là lựa chọn vấn đề, dựa trên ý tưởng bạn đã được “đặt hàng” trước.
Tuy nhiên, vấn đề bạn sắp trình bày chỉ đáp ứng một trong hai câu hỏi trên thì sao?
Chắc chắn việc đọc thêm và tìm kiếm thông tin là điều bắt buộc và vô cùng hữu ích
với bạn trong việc hoàn thiện thêm kiến thức đang còn thiếu sót của bạn. Cũng như
vậy, tìm kiếm thông tin từ sách vở, internet và chính cuộc sống xung quanh cũng có
thể trở thành nguồn hứng thú cho bạn khi đối diện với vấn đề.
Hai là, đề tài thuyết trình do bạn chủ động chọn lựa. Vậy hãy quay lại câu hỏi
đầu tiên đã được đặt ra cho phần nội dung này. Bạn có hiểu biết tường tận về chủ đề
đó không? Bạn có hứng thú với nó để chia sẻ với nhiều người khác không? Và xin
nhắc lại, lý tưởng nhất, hãy là kết hợp cả hai. Còn nếu chỉ là một trong hai thì sao?
Nếu bạn sở hữu những kiến thức về chủ đề nhưng sự hứng thú về nó là hạn hữu, trách
nhiệm chia sẻ thông tin một cách chính xác và khoa học, tin cậy là ở bạn, hãy thực
15
hiện vai trò của người thuyết trình có trách nhiệm với kiến thức của mình và với những
người đang cần thông tin đó từ bạn.
Nếu kiến thức về chủ đề thuyết trình của bạn là hạn hữu và hơn cả là sự đam mê
của bạn về nó, hãy dùng tâm huyết của mình cho việc tìm kiếm thông tin, tài liệu, các
chứng cứ khoa học, ví dụ minh họa hoặc ý kiến chuyên gia để phần trình bày của bạn
đạt đến sự thuyết phục ở mức cao nhất. Và đương nhiên, bạn cũng cần phải chuẩn bị
cách thức “truyền lửa” đến người nghe. Đối với người thuyết trình, hãy chắc chắn là
những kiến thức của bạn truyền đạt đến người nghe là khoa học và đáng tin cậy. Điều
này khiến khán giả tôn trọng bạn và cũng là con đường tạo dựng uy tín cho công việc
của mình. Như vậy, là người thuyết trình, chúng ta nên biết từ chối những chủ đề nằm
ngoài khả năng chuyên môn của mình.
Tóm lại, lựa chọn chủ đề thuyết trình một cách có trách nhiệm là yêu cầu đầu
tiên. Bạn hãy hoàn thành nhiệm vụ này cho uy tín của chính bản thân và tính trách
nhiệm đối với khán giả. Xác định được vấn đề chính là xác định được mục đích lớn
nhất của bạn khi truyền đi một thông điệp. Mục đích này sẽ chi phối toàn bộ nội dung
cụ thể sau đó của bạn.
Chẳng hạn, khi bạn xác định được chủ đề của mình sắp trình bày là “Không kỳ
thị người có HIV/ AIDS” thì thông điệp đó chính là mục tiêu rõ ràng nhất trong phần
trình bày của bạn. Do đó, những lập luận đưa ra, những hình ảnh được trình chiếu,
những câu chuyện bạn kể lại, những con số thống kê, các nghiên cứu khoa học trong
nước và thế giới mà bạn sử dụng trong bài thuyết trình của mình phải nhằm phục vụ
cho mục tiêu, cũng là vấn đề mà bạn đã lựa chọn, đó là “Không kỳ thị người có HIV/
AIDS”. Tính nhất quán của nội dung bài thuyết trình phải được đảm bảo. Sau khi đã
lựa chọn được chủ đề, hãy đảm bảo nội dung bạn sắp thuyết trình đáp ứng các tiêu chí
sau:
- Thú vị
- Có liên quan đến chủ đề
- Chính xác
- Thu hút sự chú ý của thính giả
- Rõ ràng
- Có bố cục chặt chẽ
- Đáng nhớ
Đặt ra yêu cầu cho khán giả - bạn muốn họ làm điều gì đó sau khi bạn đưa ra
một thông điệp qua phần trình bày của mình?
1.7.CÁC DẠNG MÔ HÌNH CẤU TRÚC PHẦN THÂN BÀI THUYẾT TRÌNH
Phần thân bài thuyết trình hay còn gọi là phần nội dung cần được trình bày theo
cấu trúc hặt chẽ. Thực tế cho thấy, có rất nhiều mô hình cấu trúc, trong khuôn khổ nội
dung tài liệu này nhóm tác giả chỉ giới thiệu một vài mô hình giúp người học từng
bước xây dựng nội dung bài thuyết trình thành công.
16
Mục tiêu của phần thân bài thuyết trình phải đạt được những nội dung như: cung
cấp kiến thức, các mô hình, mô thức, lý thuyết, diễn giả các luận điểm, đưa ra các ví
dụ minh họa, các bài tập thảo luận hoặc thực hành … Nội dung đó phải đảm bảo được
sự rõ ràng, chi tiết, đúng trọng tâm, cân bằng giữa lý thuyết và thực hành…Vì vậy, nội
dung phần thân vừa phải đảm bảo đúng và đủ kiến thức, dữ liệu phải ngắn gọn có tính
chứng minh và thuyết phục cao.
Các dạng mô hình một bài thuyết trình mà bạn có thể vận dụng theo một
trong các mô hình dưới đây:
v Đối với cách thức xây dựng đề cương thuyết trình theo các chữ cái đầu tiên, đây
là cách thức giúp người nghe hệ thống kiến thức một cách nhanh chóng và dễ
ghi nhớ.
Ví dụ: Bạn muốn trình bày các nguyên tắc cơ bản khi giao tiếp. Thay vì giải
thích dài dòng, bạn có thể giới thiệu nguyên tắc ABC, được sắp xếp từ những chữ cái
đầu của các từ tiếng Anh thể hiện nội dung của việc giao tiếp như sau:
- A (Accuracy – chính xác): Thông tin giao tiếp phải chính xác.
- B (Brief – Ngắn gọn): Thông tin nên được truyền đạt một cách ngắn gọn, dễ
hiểu.
- C (Clarity – rõ ràng, sáng sủa): Thông tin không được mập mờ, khiến người
nghe có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau.
Vậy, những chữ cái ABC sẽ giúp người nghe tiếp thu kiến thức nhanh chóng và
người thuyết trình hệ thống được kiến thức, dễ dàng cho việc truyền đạt và chia sẻ
thông tin.
v Đối với cách thức xây dựng đề cương theo kiểu tăng dần hoặc giảm dần cũng
phụ thuộc vào dụng ý của người trình bày.
Ví dụ, khi thuyết trình về tác hại của việc hút thuốc lá đối với sức khỏe con
người, bạn có thể xây dựng kết cấu tính năng của sản phẩm đó trong phần trình bày
theo mức độ từ ít quan trọng đến rất quan trọng, hoặc ngược lại từ rất quan trọng đến
ít quan trọng nhất.
17
- Nếu phát triển theo chiều tăng dần: bạn có thể đưa những tác hại bên ngoài con
người do thuốc lá mang lại đến những tác hại bên trong cơ thể, không nhìn thấy
được. Như vậy mức độ nguy hiểm được phác họa theo chiều hướng đi lên, nhằm
tác động mạnh đến ý thức của người nghe.
- Nếu phát triển theo chiều hướng giảm dần: Bạn có thể đưa ra những con số
thống kê cho thấy khi con người nhả ra khói thuốc lá thì sẽ ảnh hưởng như thế
nào đến bầu không khí của một cộng đồng, rồi giảm dần đến những tác hại trực
tiếp mang lại cho những người xung quanh và giới hạn lại đối với chính bản
thân người đó. Như vậy, những con số và dữ liệu ban đầu có thể khiến người
nghe “sốc” và tập trung chú ý cho đến những thông tin rất cụ thể sau đó.
v Đối với cách thức xây dựng đề cương theo So sánh và Đối chiếu, cùng một lúc
bạn sẽ đánh giá được 2 vấn đề đang trình bày để nhằm đạt được mục đích cụ
thể.
Ví dụ: Công ty máy ảnh XYZ vừa tung ra thị trường sản phẩm A với những tính
năng vượt trội. Để thể hiện rõ nét tính hiện đại về mẫu mã và chất lượng tối ưu của
nó, người thuyết trình sử dụng cách so sánh đối chiếu với dòng sản phẩm B – đã từng
là sản phẩm hàng đầu trên thị trường cách đây 1 năm. Việc so sánh này khiến khách
hàng dễ hình dung ra sự “vượt trội” của sản phẩm vì trước đó họ đã dùng hoặc nghe
nói về tính năng của sản phẩm B.
v Đối với cách thức xây dựng đề cương theo trình tự thời gian hoặc không gian,
giúp người nghe dễ hình dung về chiều hướng thay đổi của một vấn đề cụ thể.
Ví dụ: Bạn muốn đưa ra thông điệp Chấp hành luật an toàn giao thông đường
bộ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và người nghe của các bạn là học sinh, sinh
viên. Bạn có thể sắp xếp sự gia tăng các vụ việc tai nạn giao thông, mức độ nguy hiểm,
số người thương tích hoặc tử vong qua các cột mốc từ năm 2010 – 2011 – 2012 –
2013.
Như vậy, nếu mở rộng vấn đề, bạn có thể so sánh vấn đề này, qua các mốc thời
gian này nhưng được tính trên địa bàn cả nước, bao gồm thành phố Hồ Chí Minh,
thành phố Hà Nội, thành phố Đà Nẵng,… để làm rõ tính nghiêm trọng của tình hình
và mong đợi sự thay đổi trong ý thức, hành vi của khán giả về chấp hành luật an toàn
giao thông.
v Đối với cách thức xây dựng đề cương theo chiều hướng từ cụ thể đến tổng quát
hoặc ngược lại, từ tổng quát đến cụ thể cũng đều xuất phát từ ý tưởng trình bày
của người thuyết trình.
Ví dụ: Ban muốn chứng minh quan điểm của mình về mặt tích cực của Facebook
đối với đời sống giới trẻ. Bạn có thể bắt đầu bằng việc đưa ra những chứng cứ, hình
ảnh, câu chuyện, con số cho thấy trang mạng xã hội này mang lại nhiều lợi ích cho
các công việc học tập, làm việc, vui chơi của giới trẻ. Đó là cách trình bày đi từ cụ thể
đến tổng quát.
Nhưng ngay sau đó, bạn muốn khẳng định mặt ngược lại – những tác hại của
Facebook. Sau lời khẳng định tính hai mặt của vấn đề, bạn đưa ra những lý lẽ, ví dụ
18
để chứng minh mệnh đề ngược lại này. Đó là cách trình bày đi từ tổng quát đến cụ
thể.
Trong một bài thuyết trình không nhất thiết chúng ta chỉ nên trình bày theo một
kiểu. Vì vậy, khi xây dựng đề cương, người thuyết trình hoàn toàn chủ động phối hợp
nhiều cách thức khác nhau để phần trình bày của mình thêm sinh động, phong phú.
Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý đến những lỗi cần tránh khi xây dựng đề cương
như sau:
- Các ý trùng lắp do sắp đặt
- Bố cục thiếu cân đối giữa tính chất của các vấn đề trong một bài thuyết trình.
- Các ý tưởng không liền mạch, thiếu sự liên kết lẫn nhau để tạo nên bài thuyết
trình logic, chặt chẽ.
Sau khi đề cương thuyết trình đã được phác thảo, bạn hãy bắt tay vào soạn thảo
chi tiết. Hãy cố gắng hình dung ra những từ mà bạn muốn cử tọa nghe. Dành thời gian
để suy ngẫm về những điều sẽ viết và sau đó bắt đầu soạn bản thảo, trước tiên bằng
cách viết lại tất cả những gì bạn muốn đưa vào. Cố gắng nghĩ ra nhiều cách khác nhau
để diễn tả cùng một ý, sau đó hãy chọn cách nào mà bạn thấy mình có thể áp dụng một
cách tự nhiên nhất. Nếu bạn chưa nắm chắc cách viết một bài diễn văn thì cần xác định
sự khác biệt giữa văn nói và văn viết.
CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH
1. Anh chị hãy xây dựng nội dung thuyết trình về một chủ đề bất kỳ trong khoảng 15
phút. Quay clip lại và gửi cho giảng viên để phân tích.
2. Giảng viên giao chủ đề theo nhóm yêu cầu sinh viên sử dụng một trong các mô hình
trên để xây dựng nội dung thuyết trình.
3. Phân tích các tình huống sau đây. Hãy xác định rõ tên đề tài và những nội dung
trọng tâm của bài thuyết trình:
• Là sinh viên năm thứ ba, bạn được mời đến báo cáo tại Hội thảo khoa học “Sinh
viên và phương pháp học đại học”, bạn hãy chọn tên đề tài và những nội dung
chủ yếu sẽ trình bày trong hội thảo.
• Là sinh viên năm cuối, bạn được mời đến báo cáo tại Hội thảo khoa học “Sinh
viên và kỹ năng mềm”, bạn hãy chọn tên đề tài và những nội dung chủ yếu sẽ
trình bày trong hội thảo.
• Là sinh viên Trường Đại học Tài chính – Marketing, bạn (hoặc nhóm bạn) được
mời đến báo cáo tại hội thảo “Sinh viên và sống thử trước hôn nhân”, bạn hãy
chọn tên đề tài và những nội dung chủ yếu sẽ trình bày trong hội thảo.
• Bạn là trưởng nhóm marketing cho sản phẩm mới “Cơm cháy gạo lức”, nhóm
bạn sẽ trình bày dự án tung sản mới này ra thị trường trước Ban Giám đốc công
ty, Bạn hãy xác định tên đề tài và nội dung chính trình bày trước BGĐ
• Bạn là một doanh nhân thành công, bạn được mời đến một buổi giao lưu, chia
sẻ kinh nghiệm “Doanh nhân- công việc cuộc sống”, nêu tên đề tài mà bạn chọn,
và xác định nội dung chính sẽ trình bày.
19
4. Chọn chủ đề và nội dung, cho phần thuyết trình sau:

• Giới thiệu một bộ phim mà bạn yêu thích
• Giới thiệu một quyển sách mà bạn say mê
• Giới thiệu một gương vượt khó mà bạn ngưỡng mộ
• Trình bày quan điểm cá nhân về “hạnh phúc”
• v.v…
20
Chương 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ
Mục tiêu chương:

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:
- Hiểu rõ cấu trúc một bài thuyết trình. Từ đó xây dựng được bài thuyết trình đầy
đủ, rõ ràng và hiệu quả.
- Nắm vững các cách trình bày phần mở đầu, nội dung và kết thúc. Từ đó trình
bày bài thuyết trình ấn tượng, lôi cuốn, thuyết phục và hiệu quả.
- Có thái độ học tập cách xây dựng bài thuyết trình một cách tích cực và thường
xuyên luyện tập, trau dồi khả năng thuyết trình.
Sau khi đề cương thuyết trình đã được phác thảo, bạn hãy bắt tay vào soạn thảo
chi tiết nội dung của bài thuyết trình. Hãy cố gắng hình dung ra những từ mà bạn muốn
cử tọa nghe. Dành thời gian để suy ngẫm về những điều sẽ viết và sau đó bắt đầu soạn
bản thảo, trước tiên bằng cách viết lại tất cả những gì bạn muốn trình bày trong bài
thuyết trình. Bạn có thể nghĩ đến nhiều cách khác nhau để diễn tả cùng một ý, sau đó
hãy chọn cách nào mà bạn thấy mình có thể diễn đạt một cách tự nhiên nhất. Nếu bạn
chưa nắm chắc cách viết một bài thuyết trình, thì cần xác định sự khác biệt giữa văn
nói và văn viết.
Cấu trúc của một bài thuyết trình luôn phải được chia thành 3 phần, cho dù phần
trình bày của bạn rất ngắn hay kéo dài. Với từng phần, người thuyết trình phải nắm
được những nội dung cốt lõi mình phải trình bày. Đáp ứng được điều đó, bạn đã đạt
được phần thuyết trình ở mức độ đơn giản. Tuy nhiên, hãy luôn xác định một buổi làm
việc của chúng ta nên linh hoạt và thường xuyên thay đổi cách thức dẫn dắt, đặt vấn
đề sao cho thú hút được sự chú ý của khán giả. Vì vậy, những mong đợi cụ thể cho
từng phần được thể hiện như sau:
CÁCH MỞ ĐẦU BÀI THUYẾT TRÌNH
Thuyết trình là một kỹ năng không thể thiếu đối với các bạn trẻ trong môi trường
học tập và làm việc ngày nay. Trong đó, việc dẫn dắt và tạo ấn tượng ban đầu là một
bước quan trọng để thu hút sự quan tâm của người nghe.
Trước tiên, cần đảm bảo rằng bạn được giới thiệu với người nghe một cách ấn
tượng. Lời giới thiệu tốt sẽ tạo uy tín cho bạn, đồng thời kích thích người nghe có cảm
giác quan tâm, mong đợi vào những điều bạn sắp trình bày. Bạn hãy tìm hiểu ai là
người dẫn chương trình và cung cấp những thông tin cần thiết về bạn cho người đó.
Ngoài ra bạn có thể yêu cầu người đó giới thiệu trình độ chuyên môn và kinh nghiệm
thực tế của bạn trong mối liên quan với chủ đề của bài thuyết trình. Bạn hãy bắt đầu
phần mở đầu một cách tự tin, to rõ, với tốc độ bình thường và cố gắng không nhìn vào
21
bài thuyết trình. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng không khí tự tin, cởi mở và lôi cuốn.
Trước tiên, bạn nên cố gắng nhìn bao quát toàn bộ người nghe để thu hút mọi người
chú ý vào bài thuyết trình.
Làm thế nào để có thể mở đầu bài thuyết trình ấn tượng? Đây có lẽ là câu hỏi
được rất nhiều người quan tâm. Thế nhưng, không phải ai cũng được trời “thiên phú”
cho một tài năng thuyết trình ấn tượng ngay thuở ban đầu. Sau đây là 5 cách mở đầu
bài thuyết trình ấn tượng, thu hút người nghe đến chủ đề bạn muốn nói:
- Mở đầu bằng cách giới thiệu chủ đề và người thuyết trình
- Kể một câu chuyện có liên quan đến chủ đề và dẫn vào bài thuyết trình
- Sử dụng các con số thống kê gây ấn tượng
- Đặt câu hỏi và yêu cầu thính giả giơ tay
- Sử dụng các câu danh ngôn hoặc ca dao, tục ngữ,…
Thông thường, khi bắt đầu vào bất cứ một buổi thuyết trình nào dù đơn giản hay
trang trọng, người nghe vẫn chưa thực sự chuẩn bị tâm lý sẵn sàng cho bài nói của bạn.
Một mở đầu bài thuyết trình hiệu quả, ấn tượng của bạn sẽ giúp người nghe gạt bỏ mọi
yếu tố gây nhiễu bên ngoài và cuốn hút họ vào nội dung bài thuyết trình của bạn.
PHẦN KẾT BÀI THUYẾT TRÌNH
Kết thúc bài thuyết trình sao cho thật hiệu quả cũng không phải là một việc dễ
làm. Phần kết thúc không chỉ đơn giản là tóm tắt lại bài thuyết trình của bạn và nói lời
cảm ơn thính giả. Ở phần kết bài thuyết trình, bạn đừng quên đặt những câu hỏi cho
người nghe về cảm nhận của họ cũng như dành thời gian để họ đặt câu hỏi về những
vấn đề họ chưa hiểu hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn.
Khi chúng ta tham dự một buổi thuyết trình của người nào đó, chúng ta vẫn
mong đợi sẽ đạt được điều gì, nhận được những kiến thức, kinh nghiệm nào cho cuộc
sống. Với vai trò là người thuyết trình, với mục tiêu ban đầu đặt ra, đây là lúc phải trả
lời. Đây chính là giai đoạn mà bạn phải tóm tắt được các ý chính trong nội dung bài
thuyết trình của mình một cách rõ ràng, nhưng quan trọng hơn là bạn mang lại thông
điệp gì và thông điệp đó có được chuyên tải một cách phù hợp đến thính giả hay không.
Tục ngữ có câu: “Lời nói gió bay” - đây chính là sự khác biệt giữa văn nói và
văn viết. Vì vậy trong thuyết trình luôn phải có kết luận. Trong khoảng thời gian tập
trung vào phần thân bài, người nghe có thể mất tập trung nên có thể không tiếp thu
được toàn bộ thông tin mà ta thuyết trình. Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại những
ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết luận chính là thông điệp cuối cùng ta gửi đến
thính giả. Với thông điệp cốt lõi này, thính giả có thể liên tưởng đến toàn bộ phần nội
dung của bài thuyết trình.
Có lẽ bạn đã từng nghe bài thuyết trình có phần kết thúc chẳng đâu vào đâu. Tuy
nhiên, phần kết thúc sẽ để lại ấn tượng cho người nghe, trong đó có thầy cô. Hãy làm
cho phần kết luận trở nên thú vị hơn bằng cách đưa ra số liệu cuối cùng hoặc một nội
dung sáng tạo. Phần kết luận phải được thể hiện sao cho người nghe biết bạn đã hoàn
tất bài thuyết trình. Sau đây là cách trình bày phần kết luận:
22
• Chuẩn bị kết bài: có nhiều cách để chuyển ý và chuẩn bị, chú ý nhất là tránh
để khán giả cảm giác hụt hẫng do “kết đột ngột”.
• Tóm lược lại các nội dung chính yếu, liên kết với hiệu quả mong đợi của khán
giả
• Kết bằng một câu nói thông điệp chính và lời kêu gọi hành động (call to
action). Chú ý đến tính phù hợp của lứa tuổi và văn hóa của người nghe.
KỸ THUẬT THIẾT KẾ TRANG CHIẾU
PowerPoint là một tiêu chuẩn để tạo ra những bài thuyết trình vì một lý do tốt
đẹp, đó là: phần mềm này có đủ các công cụ để có thể tạo ra những bài thuyết trình
chuyên nghiệp. Những công cụ này giúp tạo ra các bài thuyết trình mà không cần thực
hiện lại các công đoạn mỗi khi bạn làm bài thuyết trình. Những công cụ đó có thể là
những chủ đề, hiệu ứng chuyển động, và những bố cục slide để đẩy nhanh tiến độ xây
dựng các bài thuyết trình.
Dưới đây là nguyên tắc thiết kế trang chiếu sử dụng trong khi thuyết trình:
- Mỗi slide cần phải có một tựa đề: Tựa đề trên mỗi slide cũng giống như bảng
chỉ đường. Bảng chỉ đường dẫn dắt câu chuyện một cách logic và lí thú. Do đó, bạn
cần phải suy nghĩ cách đặt tựa đề cho mỗi slide sao cho đơn giản nhưng đủ để khán
giả biết mình đang ở đâu trong câu chuyện.
- Mỗi slide chỉ nên trình bày một ý tưởng: một slide chỉ nên trình bày một ý tưởng,
không nên nhồi nhét hơn một ý tưởng vào một slide. Do đó, tất cả những bullet, dữ
liệu, hoặc biểu đồ trong slide chỉ nên dùng để hỗ trợ cho ý tưởng chính.Ý tưởng của
slide có thể thể hiện qua tựa đề của slide. Nếu tựa đề slide không chuyển tải được ý
tưởng một cách nhanh chóng, thì diễn giả sẽ phải tốn thời gian giải thích, hoặc có thể
làm cho khán giả sao lãng vấn đề.
- Slide trình bày theo công thức n x n: Một slides có quá nhiều chữ sẽ làm khán
giả khó theo dõi và ý tưởng bị loãng. Mỗi slide, nếu chỉ có chữ, thì nên tuân thủ theo
công thức “n by n”. Công thức này có nghĩa là nếu quyết định mỗi slide có 5 dòng
chữ thì mỗi dòng chỉ nên có 5 chữ. Bạn cũng cần lưu ý rằng, một slide không nên có
quá 6 dòng chữ (n < 7).
- Viết slide theo công thức telegraphic: Telegraphic là cách viết kiểu điện tín,
giống như cách phóng viên viết tiêu đề bài báo. Cách viết telegraphic có hiệu quả giảm
số chữ trong mỗi slide, giúp diễn giả tập trung vào cách diễn giải vấn đề hơn là đọc.
Bạn hãy trả lời câu hỏi sau: “Giữa đọc và nghe, cái nào làm cho khán giả dễ theo dõi
hơn?” Câu trả lời là đọc, bởi vì đọc ít đòi hỏi nỗ lực như nghe. Nếu diễn giả soạn slide
với quá nhiều chữ, thì khán giả sẽ đọc chứ không nghe. Tuy nhiên, diễn giả cần khán
giả phải nghe hơn là đọc (vì họ có thể đọc bài báo hay báo cáo khoa học chi tiết
hơn). Do đó, soạn slide ngắn gọn sẽ giúp khán thính giả dùng ít thời gian đọc và dành
nhiều thời gian lắng nghe.Cách viết slide tốt nhất là cách viết telegraphic. Đó là cách
viết ngắn gọn, như phóng viên đặt tựa đề bản tin. Nói cách khác, đó là cách viết không
tuân theo văn phạm, không cần phải có một câu văn hoàn chỉnh. Cụ thể: viết ngắn và
lượt bỏ những chữ không cần thiết.
23
- Dùng biểu đồ và hình ảnh: Người xưa có câu “một hình có giá trị bằng hàng vạn
chữ” để nói lên tầm quan trọng của biểu đồ. Thật vậy, chúng ta thường nhớ biểu đồ
hơn là nhớ những bảng số liệu chi chít. Chúng ta cũng dễ cảm nhận và có ấn tượng
với biểu đồ hơn là con số. Biểu đồ có giá trị ghi nhớ rất lâu, và người ta thường dùng
biểu đồ trong các hội nghị khoa học. Do đó, cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ về
cách trình bày biểu đồ một cách có ý nghĩa.
Trong mỗi biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải chú ý định danh và đơn vị của
trục hoành và trục tung. Biểu đồ hay bảng số liệu nên được thiết kế một cách đơn giản
và “chiến lược” (tức nhắm vào điểm cần trình bày), không nên quá tham lam và làm
loãng chủ đề hay điểm chính của bài thuyết trình.
Nên tránh dùng hình hoạt họa, vì những hình ảnh này có thể làm giảm sự trang
trọng của bài thuyết trình. Hình hoạt họa dùng không đúng chỗ và đúng cách cũng
làm cho người xem cảm thấy khó theo dõi thông điệp chính của bài thuyết trình.
- Font và cỡ chữ:
Hiện nay, trong soạn thảo văn bản người ta thường sử dụng font chữ Times
New Roman, Arial, hay các font tương tự.
Về cỡ chữ (size), phần lớn các chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size) từ 24
trở lên. Nếu dùng cỡ chữ nhỏ hơn 24 khán giả sẽ khó đọc, nhất là trong các hội trường
rộng. Riêng phần tựa đề, cỡ chữ phải từ 30 đến 40.
Tuy nhiên, trong trường hợp phải trình bày tài liệu tham khảo thì cỡ chữ 12-14
có thể chấp nhận được.
Không bao giờ dùng chữ viết in hoa trong nội dung slide. Chữ in hoa được hiểu
là la hét, mất lịch sự. Ngoài ra, chữ in hoa cũng khó đọc và khó theo dõi. Tuy nhiên,
có thể viết nghiêng hay tô đậm, nhưng đừng nên lạm dụng những cách viết này. Chỉ
dùng gạch dưới khi cần nhấn mạnh một điều gì quan trọng; nếu không thì nên tránh sử
dụng kiểu trình bày này.
- Màu sắc: Chọn màu cho chữ cũng là một nghệ thuật. Màu đỏ và màu cam là màu
“nóng” nên khó tập trung. Màu xanh lá cây, xanh nước biển, và nâu là những màu
“ngọt dịu” nhưng khó gây chú ý. Màu đỏ và xanh lá cây có thể khó thấy đối với
những người với hội chứng mù màu.
Cách chọn màu còn tùy vào bối cảnh và môi trường. Cũng cần phân biệt màu chữ
(text color) và màu nền (background color). Tựu trung lại, kinh nghiệm cho thấy:
- Nếu hội trường nhỏ hay giảng dạy: chọn chữ màu tối trên nền sáng. Ví dụ như
chữ màu đen hay màu xanh đậm và nền trắng;
- Nếu hội trường rộng lớn: chọn chữ sáng trên nền tối, như chữ màu trắng / vàng
trên nền xanh đậm.
Tránh dùng slide với chữ màu xanh lá cây và màu nền đỏ (hay chữ màu đỏ trên
nền màu xanh lá cây) vì rất nhiều người bị mù màu với sự kết hợp này. Nói chung
tránh chọn màu nền đỏ vì đây là loại màu “nóng” dễ làm cho mắt bị mệt và khó theo
dõi.
Một lời khuyên khá quan trọng là bạn nên sử dụng Slide Master trong khi soạn
thảo Powerpoint, chức năng này sẽ giúp chúng ta dễ dàng định dạng và thay đổi Font
24
chữ hàng loạt một cách dễ dàng. Bài thuyết trình đã chuẩn bị sẵn, nhưng đối tượng
người nghe có sự thay đổi và nội dung soạn sẵn của chúng ta không còn phù hợp như:
bị trùng, đối tượng thay đổi, hoặc bị thay đổi “quỹ thời gian”. Khi đó, chúng ta sẽ có
một cách giải quyết khá hoàn chỉnh đó là sử dụng chức năng Custom Show để chỉ chọn
lọc một số Slide chúng ta cần thuyết trình, ẩn bớt slide đã không còn phù hợp.
Ngoài ra, khi soạn Slide thuyết trình theo nhóm, Google đã cung cấp một ứng
dụng tương tự như Powerpoint thông thường và cộng thêm nhiều ưu điểm như: cho
phép cùng lúc nhiều người tác động bài thuyết trình, làm việc tại bất cứ đâu chỉ với
một tài khoản Gmail và internet, trình chiếu online khi máy tính cài đặt thêm Skype.
Phần chuẩn bị chúng ta đã lựa chọn được phương tiện hỗ trợ phù hợp, quan trọng
hơn là việc sử dụng các phương tiện đó thế nào để hỗ trợ tốt cho bài thuyết trình. Nói
tóm lại, khi sử dụng phương tiện hỗ trợ, chúng ta cần chú ý:
- Đảm bảo tất cả thính giả đều nhìn thấy được một cách rõ ràng;
- Thông tin viết không mâu thuẫn với thông tin nói;
- Thu hút thính giả bằng cách sử dụng màu sắc: Cần chú ý rằng việc trang trí
này nhằm hỗ trợ chứ không được làm sao lãng các thông tin;
- Thông tin trình bày trên các phương tiện hỗ trợ phải rõ nghĩa, chính xác, cô
đọng và trình bày đẹp;
- Cần phải nhấn mạnh được các điểm chính;
- Phải có tiêu đề cho từng trang chiếu.
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢNG KHI THUYẾT TRÌNH
Một trong số những yếu tố quyết định tới sự thành công khi thuyết trình của bạn
là kỹ năng trình bày bảng. Thông tin trên bảng không được trình bày sẵn mà xuất hiện
từ từ theo tiến trình bài thuyết trình của bạn. Những thông tin trình bày trên bảng
thường cô đọng, súc tích và chặt chẽ hơn trong tài liệu. Chính vì thế, bảng sẽ giúp
thính giả ghi nhớ nhanh và chắc chắn hơn để theo dõi, ghi chép, ít nhầm lẫn.
Đối với người thuyết trình, cần nắm vững một số quy tắc về cách trình bày bảng
như sau:
- Trình bày bảng viết từ trái qua phải nếu có hình thành kiến thức mới thì bắt
đầu ghi nội dung cần vào cột đầu tiên bên trái bảng.
- Lựa chọn nội dung ngắn gọn, cụ thể để viết vào các phần được chia, treo tranh
ảnh cho phù hợp.
- Không viết quá ít sẽ làm bảng không cần phần chữ và phần cảng hoặc quá
nhiều sẽ làm bảng rối và khó nhìn.
- Thường xuyên rèn viết chữ trên bảng viết đúng mẫu chữ không quá to và
không quá nhỏ sẽ khiến thính giả khó nhìn.
- Viết thẳng hàng không lên, xuống dốc. Viết đủ đậm để thính giả đủ nhìn thấy.
- Không vẽ dày đặc, chi chít trên bảng, trình bày cả những thông tin vụn vặt.
- Kiểm tra đúng loại bút viết bảng và bút phải có mực;
- Đậy nắp bút ngay sau khi sử dụng;
25
- Có khăn lau bảng, tránh dùng giấy để lau;

- Chữ viết rõ ràng và đủ lớn để mọi người có thể nhìn thấy…
KỸ THUẬT THIẾT KẾ TÀI LIỆU PHÁT TAY
Trong khi thuyết trình, tài liệu phát tay (handout) cần thiết cho thính giả khi:
- Cần cập nhật những thông tin mới không có trong các tài liệu khác.
- Những thông tin trình bày phức tạp hoặc quá chi tiết.
- Hệ thống hoặc tóm tắt thông tin chính của bài thuyết trình.
- Thính giả gặp khó khăn trong việc ghi nhớ và rèn luyện kĩ năng.
Khi thính giả của bạn nhìn vào tài liệu phát tay mà họ nhận được lúc trước khi
chương trình bắt đầu, họ sẽ đánh giá tầm quan trọng của bài thuyết trình của bạn. Tất
nhiên, họ sẽ làm như vậy! Đó chính là lý do bạn cần phải liệt kê ra các lợi ích ở trên
tài liệu phát tay của bạn. Một vài lưu ý khi sử dụng tài liệu phát tay trong thuyết trình:
- Xác định rõ mục đích sử dụng của tài liệu phát tay
- Thu thập thông tin có liên quan đến tài liệu phát tay
- Đặt mục tiêu đề rõ ràng cho tài liệu phát tay
- Sử dụng ngôn ngữ từ rõ ràng và đơn giản
- Định nghĩa các thuật ngữ mới nếu có
- Minh hoạ rõ lời nói bằng các sơ đồ phác hoạ, tranh minh hoạ và các biểu đồ
thích hợp
- Tránh viết dày đặc trên trang giấy, hãy để lề phù hợp
- Sử dụng gạch chân hoặc chữ in đậm, đánh số hoặc gạch đầu dòng để nhấn
mạnh hoặc phân biệt các tiêu đề, phụ đề và nội dung
- Sử dụng thuật ngữ nhất quán
- Cung cấp tài liệu tham khảo nếu có, để những thính giả quan tâm có thể đọc
thêm.
NGÔN NGỮ CƠ THỂ TRONG THUYẾT TRÌNH
Lâu nay, khi chuẩn bị bài thuyết trình, chúng ta tập trung vào đâu? Phần lớn
tất cả chúng ta đều tập chung vào phần nội dung, nhưng đó chỉ là 7% của sức mạnh
thông điệp mà thôi. Đã bao giờ ta quan tâm tới giọng nói của mình chưa? Bạn sẽ tập
giọng của mình như thế nào, bạn sẽ nhấn giọng như thế nào bạn sẽ thay đổi tốc độ bài
nói như thế nào, bên cạnh đó cách diễn tả tình cảm của mình qua bài nói như thế nào,
trang phục như thế nào, mặt diễn tả cảm xúc như thế nào.
Ngôn ngữ cơ thể được coi là một dạng giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm các cử
chỉ, hành động, biểu cảm trên khuôn mặt của người nói. Ngôn ngữ cơ thể từ rất lâu đã
được coi là một phần rất quan trọng trong giao tiếp, đặc biệt là khi bạn muốn thành
công trong thuyết trình. Vậy bước đầu bạn đã hiểu về ngôn ngữ cơ thể và cách vận
dụng ngôn ngữ cơ thể trong thuyết trình? Dưới đây là một số ngôn ngữ cơ thể mà bạn
có thể vận dụng khi thuyết trình:
26
Ánh mắt
Người thuyết trình khi đứng trước thính giả gặp rất nhiều khó khăn trong việc
quan sát thính giả như ánh đèn chiếu lên sân khấu, hội trường, mặc dù đôi lúc không
quan sát thấy nhưng ta vẫn phải nhìn. Ta không nhìn rõ thính giả nhưng mọi hành vi,
thái độ, biểu hiện của ta đều được thính giả để ý. Người thuyết trình luôn phải nhớ một
nguyên tắc “Ta không quan tâm đến hội trường hội trường sẽ không quan tâm đến bài
nói của ta”
Giao tiếp bằng mắt cũng là một phần quan trọng trong cách thuyết trình. Sử
dụng mắt trong khi thuyết trình là một động tác quan trọng trong việc chuyển tải thông
tin đến người nghe. Thật vậy, đôi khi chỉ cần một cái nhìn cũng đủ nói lên một câu
chuyện hay một ý tưởng. Cần phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả để tăng
sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng có thể nhận ra được
sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài thuyết trình của mình. Các bạn cần phải duy
trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung
nơi khán giả, và bạn cũng có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với
bài thuyết trình của mình. Nếu số lượng khán giả đông, hãy nhìn lướt một lượt.
Liên tục quan sát hội trường giúp diễn giả điều chỉnh đựợc bài nói của mình,
khi thuyết trình nhìn biểu hiện của thính giả ta có thể biết được được sự chú tâm của
thính giả cũng như đo lường được mức độ thành công của bài nói để kịp thời điều
chỉnh . Thấy mắt thính giả chăm chú lắng nghe ta biết được nội dung bài nói của ta
đang cuốn hút người nghe, trong trường hợp này nếu thính giả thất sự chăm chú và
tham gia đặt câu hỏi ta có thể nói kỹ hơn, sâu hơn mặc dù đây chỉ là những ý phụ trong
bài nói của mình.Ngược lại, mặc dù ta đang nói những nội dung cốt lõi của bài nói
nhưng quan sát thấy thính giả không chú tâm, mắt nhìn đi chỗ khác hoặc bắt đầu nói
chuyện riêng thì nếu cần ta điều chỉnh ngay nội dung bài nói vì có thể vấn đề ta đang
đề cập hội trường không hứng thú hoặc đã biết. Bài thuyết trình thành công khi đảm
bảo nguyên tắc “ Nói cái hội trường cần chứ không phải nói cái mình có”.
Nét mặt khi thuyết trình
Trong thuyết trình, không yêu cầu ta phải xinh đẹp hoặc ngoại hình hoàn hảo
như diễn viên, nhưng bề ngoài nhìn vào phải gây được thiện cảm. Ta nên giữ cho mình
khuôn mặt thoải mái, thân thiện và tươi cười. Nhưng quan trọng nhất của khuôn mặt
là biểu cảm. Máy đo được trên khuôn mặt của chúng ta thể hiện 250.000 cảm xúc.
Trong một cuộc giao tiếp hay trong cùng một bài nói khi thuyết trình, ta không chỉ thể
hiện một chất giọng hay một nét mặt, với nội dung diễn đạt khác nhau sự biểu cảm của
khuôn mặt cũng phải khác nhau.
Khuôn mặt ta phải thay đổi được theo nội dung thông điệp cần chuyển tải.
Thường trong các hội nghị, hội thảo hay các buổi họp, khuôn mặt sẽ khá nghiêm túc,
tuy nhiên sẽ chẳng vấn đề gì nếu ta thêm một chút hài hước, thoải mái. Mặt căng thẳng,
giọng nói sẽ căng thẳng, mặt thoải mái tự nhiên, giọng nói sẽ vui tươi thoải mái.
Nét mặt biểu hiện thái độ, cảm xúc của con người như: Vui, buồn, ngạc nhiên,
sợ hãi, tức giận, hoài nghi…Do đó, khi thuyết trình, nét mặt phải thể hiện được cảm
xúc phù hợp với hoàn cảnh, tạo dựng uy tín cho mình và mang lại niềm tin và sự hứng
thú cho người nghe. Nụ cười cũng đem lại cho người nghe cảm giác thoải mái, tự tin
27
và tín hiệu của sự tốt lành, của tình hữu hảo và lòng chân thành, biểu hiện sự thân thiện
cao nhất.
Giữ nét mặt thân thiện, cởi mở. Kể cả khi bạn căng thẳng, nhờ nụ cười đó mà
khán giả cũng sẽ đánh giá cao thái độ tích cực của bạn, và bạn sẽ cảm thấy thư giãn
hơn. Đừng để quá nghiêm nghị hay cứng nhắc từ đầu đến cuối. Hãy dùng nét mặt để
thể hiện sự quan tâm, lòng nhiệt tình, sự thấu cảm và sự hiểu biết của bạn. Những biểu
hiện thích hợp sẽ giúp bạn trở nên đáng tin cậy hơn đối với người nghe. Hãy thành
thật! Tốt nhất bạn nên tự kiểm tra trước gương trước khi thực hành nét mặt.
Hãy thường xuyên mỉm cười một cách tự nhiên.
Bàn tay hình kim tự tháp: thể hiện sự thư giãn, tự tin.
Cử chỉ bàn tay trở thành một phần quan trọng không thể thiếu trong khi chúng
ta thuyết trình. Có thể nói, nhiều khi việc kết hợp nhiều cử chỉ tay khác nhau lại tạo
cho ta dáng vẻ thân thiện và tăng hiệu quả thuyết phục người nghe hơn. Thực tế mà
nói, nếu biết cách diễn tả bằng tay, đó sẽ là “vũ khí” lợi hại trong thuyết trình nói riêng
và trong giao tiếp nói chung. Ngoài tác dụng bổ trợ cho lời nói, ngôn ngữ của đôi tay
còn khiến cho bài thuyết trình trình của bạn trở nên sinh động, hấp dẫn hơn. Khi thuyết
trình, nếu đôi tay bị thừa thãi thì trông sẽ rất thiếu chuyên nghiệp. Động tác tay tự
nhiên và ổn định có thể giúp trình bày vấn đề một cách bình tĩnh; động tác tay nhanh
và mạnh có thể giúp cho tình cảm diễn giả thăng hoa, bay bổng hòa mình vào bài
thuyết trình.
Bạn có hay để ý quan sát mọi người xung quanh, không chỉ với người khác
ngay chính bạn cũng không biết rằng khi bạn hồi hộp, bàn tay của bạn thường động
đậy không yên. Nhưng khi tự tin, bàn tay của bạn sẽ để yên hai bàn tay cài vào nhau
theo kiểu hình kim tự tháp. Rất nhiều nhà quản trị sử dụng cử chỉ ngôn ngữ cơ thể này
trong giao tiếp tuy nhiên với bạn không nên lạm dụng hoặc nếu song hành với nó là vẻ
mặt kiêu ngạo, độc đoán thì không nên. Ý tưởng ở đây là bạn cần thư giãn, chứ không
phải thể hiện sự tự mãn.
Lòng bàn tay ngửa lên: Thể hiện sự trung thực, cởi mở
Cử chỉ này bày tỏ sự cởi mở và trung thực. Oprah Winfrey là một diễn giả
giỏi sử dụng “lòng bàn tay ngửa lên”. Bà thể hiện một hình ảnh mạnh mẽ, có sức ảnh
hưởng nhưng cũng sẵn sàng kết nối một cách chân thành với những người mà mình
đang trò chuyện, dù đó là một người hay đám đông hàng ngàn người.
Tuy nhiên không phải vận dụng tay lúc nào cũng đem lại hiệu quả, không
được lạm dụng mà phải sử dụng đúng mực. Không nên sử dụng quá nhiều động tác
tay dẫn đến huơ tay, vung tay, biên độ của hai tay cũng không được quá lớn. Động tác
tay cũng tạo ấn tượng như ánh mắt, nếu lặp đi lặp lại nhiều lần thì sẽ mất đi sức mạnh
truyền cảm của nó. Nói chung, động tác tay tự nhiên và ổn định, có thể giúp cho người
nói thuyết minh vấn đề một cách bình tĩnh; động tác tay nhanh và mạnh có thể giúp
cho kỹ năng thuyết trình hiệu quả hơn.
Nói chung, cử động của tay là một trong những ngôn ngữ cơ thể trong kỹ năng
thuyết trình. Khi nói trước đám đông, đừng bao giờ để đôi tay mình thừa thãi, hãy biết
kết hợp giữa giọng nói, nét mặt và cử chỉ đôi tay,… để giúp bài thuyết trình của mình
thật hoàn hảo. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là hãy đặt xúc cảm và sự chân thành
28
của mình vào bài nói, như thế mới có thể chạm được vào trái tim của người nghe, khiến
người nghe có cùng cảm xúc với mình thì bài thuyết trình đó mới thực sự là thành
công.
Thế đứng rộng: Thể hiện sự Tự tin, tự chủ.
Đây là ngôn ngữ cơ thể, cho bạn thấy sự mạnh mẽ trong tư duy của người giao
tiếp. Khi bạn có thể đứng vững vàng, với hai bàn chân cách nhau rộng bằng vai, thì đó
là dấu hiệu thể hiện rằng bạn cảm thấy mình đang kiểm soát tình hình.
Ngoài cử chỉ tay, biểu cảm, trang phục thì dáng đứng, tư thế thuyết trình và
cách di chuyển cũng là yếu tố quan trọng để thuyết trình thành công. Tư thế, dáng đứng
tốt sẽ tạo ra sự tự tin, ấn tượng và sự tích cực cho người thuyết trình. Ngoài ra nên
tránh những tư thế xấu có thể phá hỏng bài thuyết trình của bạn.
Lần tới khi bạn có thuyết trình, thử ghi hình và xem lại video không cần có
tiếng, chỉ nhìn ngôn ngữ cơ thể của bạn. Bạn đứng như thế nào và cử chỉ ra sao? Bên
cạnh đó, hãy chú ý di chuyển trong khi trình bày bài thuyết trình. Di chuyển linh hoạt,
lên xuống, nhịp độ theo từng hoàn cảnh… chắc chắn sẽ giúp bạn thu hút được sự chú
ý của khán giả. Bạn đã sử dụng những cử chỉ vừa đề cập chưa? Nếu chưa, hãy nghĩ về
cách mà bạn có thể thực hành vào lần sau trước khán giả của mình, hoặc thậm chí là
lúc nói chuyện với sếp hoặc một khách hàng lớn. Thực hành trước gương, sau đó là
với bạn bè, cho tới khi họ cảm thấy tự nhiên.
Trang phục, trang điểm
Khi ta đứng xa thính giả thì cái đầu tiên họ thây là dáng đứng. Khi lại gần
thính giả sẽ thấy trang phục ta mặc. “Gần nể bụng nể dạ, lạ nể áo nể quần”, thính giả
sẽ có ngay ấn tượng ban đầu về ta thông qua dáng đứng và trang phục. Thông qua
trang phục chúng ta biết được địa vị xã hội, khả năng kinh tế, và chuẩn mực đạo đức
cũng như thẩm mĩ cá nhân của từng người. Nếu trang phục không phù hợp thì sẽ tạo
sự khó chịu và mất tự tin cho chính người nói.
Tốt nhất khi thuyết trình ta nên chọn lễ phục. Với nam thì lễ phục là Comple;
với nữ là Áo dài, Vest hoặc Váy ngắn. Ngày nay xu hướng chung của trang phục là
đơn giản nhưng có một số lưu ý ta phải biết khi chọn trang phục. Nam giới khi mặc
Comple phải có Caravat, nữ giới khi mặc Áo dài nên có đồ Trang sức. Nếu thiếu những
thứ đó thì bộ trang phục của chúng ta dù đẹp hay đắt tiền đến đâu vẫn chưa được gọi
là lễ phục.
Điều quan trọng khi chọn trang phục là chúng ta phải mặc sang hơn thính giả
một bậc. Tại sao lại như vậy? Thứ nhất, đó là bày tỏ sự tôn trọng thính giả và cũng là
để tạo sự tôn trọng cho chính mình. Thứ hai, nếu ta đến một hội trường mà thính giả
mặc giản dị thì ta có thể bỏ bớt đồ ra nhưng nếu hội trường mặc toàn lễ phục thì ta lấy
gì mà mặc thêm vào? Chỉ nên mặc sang hơn một bậc. Nếu sang quá so với thính giả
thì sẽ tạo khoảng cách giữa người thuyết trình với thính giả, khó thu hút được sự đồng
cảm của thính giả.
Một nguyên tắc nữa vô cùng quan trọng mà chúng ta không thể bỏ qua, đó là:
kiểm tra trang phục. Trước khi thuyết trình ta nên chải lại đầu tóc, chỉnh trang từ trên
xuống dưới, đằng trước đằng sau. Cẩn thận không bao giờ thừa, không ai dám chắc là
29
một bề ngoài hoàn hảo khi ta bước ra khỏi nhà lại được giữ nguyên cho tới giờ thuyết
trình. Sơ suất có thể xảy ra bất cứ lúc nào! Hãy luôn luôn nhớ rằng: Không có cơ hội
thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Hãy chuẩn bị để ta ra mắt thính giả với một ấn tượng
tốt nhất.
Như phân tích ở trên, để một bài thuyết trình thành công thì yếu tố phi ngôn từ
chiếm vị thế khá quan trọng. Một khi các bạn hiểu và nắm rõ sức mạnh tuyệt vời của
phi ngôn ngữ, các bạn sẽ có kỹ năng thuyết trình hiệu quả và trở thành một thuyết
trình viên giỏi nhất.
QUY TRÌNH HỒI ĐÁP THÍNH GIẢ
Sau mỗi bài thuyết trình, chúng ta thường giải đáp các thắc mắc của khán giả để
giúp khán giả hiểu rõ hơn về nội dung. Vì thế, kỹ năng trả lời các câu hỏi sau khi thuyết
trình cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của buổi thuyết trình. Đã có những
bài thuyết trình thất bại vì diễn giả không giải đáp thỏa đáng các câu hỏi của người
nghe.
Phần đặt và trả lời câu hỏi sau bài thuyết trình có khi còn quan trọng hơn chính
bài thuyết trình. Để chủ động, người thuyết trình nên suy nghĩ trước những tình huống
có thể sẽ bị hỏi hoặc đề nghị làm rõ. Nếu không, khi bị hỏi những vấn đề không chuẩn
bị trước, có thể sẽ không trả lời được và rơi vào tình trạng lúng túng, không lối thoát,
đặc biệt là với những người mới thuyết trình.
Khi đứng ở vị trí của người thuyết trình thì câu trả lời của ta thể hiện sự am hiểu
về những gì bạn đang trình diền, không những thế câu trả lời đó còn nói lên trình độ
văn hóa của chính bản thân người thuyết trình. Qua đó người nghe sẽ đánh giá về người
thuyết trình. Khi bạn thuyết trình tất cả các ánh mắt đều tập trung vào bạn nếu như bạn
trả lời sai haylung túng thì chuyện gì xảy ra?
Để không rơi vào trường hợp trên, ngay từ bây giờ, bạn nên rèn luyện cho mình
phong thái và cách trả lời các câu hỏi thật tự tin và chuyên nghiệp. Bạn phải xem bài
thuyết trình thật nhiều và đặt mình vào vị trí người nghe thì bạn sẽ nhìn thấy được câu
hỏi mà người nghe sẽ hỏi. Nếu bạn không thể nhìn thấy được câu hỏi của người nghe
sẽ đặt ra thì bạn nên tìm trước một vài người có mặt trong buổi thuyết trình của bạn,
nói cho họ sơ lược về những gì mình sắp nói và hỏi họ có câu hỏi gì không? Điều quan
trọng nhất là bạn phải hiểu rõ người nghe đang ở trình độ nào, để dự đoán được những
thắc mắc của họ.
Trước hết, để thuyết trình đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cần giúp mọi người
có sự chuẩn bị tốt bằng việc nói với họ rằng sau buổi thuyết trình sẽ có quãng thời gian
để mọi người đặt câu hỏi và bạn trả lời. Nếu bạn có một người giới thiệu, hãy nói với
người này đề cập việc bạn sẵn lòng trả lời mọi câu hỏi từ phía người nghe. Mọi người
sẽ đặt ra nhiều câu hỏi hơn nếu ngay từ đầu họ được thông báo về điều này.
Đôi khi, người nghe nêu ra những câu hỏi rất mơ hồ, vì thế người diễn thuyết
nên hỏi lại cho rõ chứ đừng hỏi lại bằng những câu như "ý của bạn có phải là... hay
không", hoặc "ý của bạn là..." Những câu nói kiểu như vậy chỉ khiến bạn bị động hơn
mà thôi, người nghe cũng sẽ vì thế mà trở nên không thể kiên nhẫn, cho nên đừng bao
30
giờ trao đổi thương lượng với người đặt ra câu hỏi cho bạn. Nếu như bạn không hiểu
câu hỏi mà người nghe đưa ra thì hãy đề nghị họ hỏi lại một lần nữa.
Những câu trả lời ngắn gọn và có trọng điểm sẽ đem lại sự thoả mãn nhiều nhất
cho người nghe. Đừng tiếp tục một bài diễn thuyết mới. Mọi người sẽ cảm thấy nhàm
chán nếu bạn mất quá nhiều thời gian trả lời câu hỏi. Không những vậy, rất có thể chỉ
có duy nhất người đặt ra câu hỏi mới thực sự quan tâm tới những gì bạn đang nói! Nếu
bạn có thể trả lời “có” hay “không”, hãy làm như vậy. Hành động này giữ vững sự chú
ý của mọi người tới bạn.
Cần lưu ý đối với những câu hỏi được chuẩn bị sẵn nhằm mục đích chỉ ra những
điểm yếu trong lập luận, nhằm hạ thấp uy tín của bạn và hạ thấp uy tín bài thuyết trình.
Đối với những câu hỏi kiểu này, bạn hãy chuẩn bị sẵn một số câu trả lới như: “Hôm
nay, tôi không định đề cập đến cả khía cạnh đó của vấn đề…”, hay “Đây là vấn đề
hoàn toàn tách biệt với chủ đề thuyết trình nên tôi không có đủ thời gian để thảo luận
nó, tôi sẽ trả lời riêng cho ….”. Những câu trả lời như vậy, tuy có vẻ lẩn tránh nhưng
sẽ giảm bớt áp lực lên bạn.
Dưới đây là quy trình hồi đáp thính giả:
• Thank- Cảm ơn câu hỏi
• Repeat- Lặp lại câu hỏi
• Answer- Trả lời
• Control- Kiểm soát thời gian
Sau đây là một số lời khuyên khi xử lý các câu hỏi:
- Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thông tin liên quan sẽ giúp bạn lường
trước những vấn đề được hỏi.
- Sự căng thẳng có thể khiến bạn vội vã trả lời. Vì thế, hãy bình tĩnh suy nghĩ
trước khi đưa ra câu trả lời.
- Nếu cần, hãy đề nghị người hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi.
- Nên trả lời từng câu hỏi một.
- Cho dù giọng điệu hay ý định của người hỏi thiếu thiện chí. Bạn cũng nên cố
gắng giữ bình tĩnh và tạo sự ôn hòa.
- Nếu người đặt câu hỏi tỏ ra rụt rè, bạn hãy khen ngợi và khích lệ họ.
- Chú ý tránh bị lôi kéo vào những cuộc tranh cãi với người hỏi, mặc dù ý kiến
của họ không hoàn toàn được chấp nhận.
Sau mỗi bài thuyết trình, chúng ta thường giải đáp các thắc mắc của khán giả
để giúp khán giả hiểu rõ hơn về nội dung. Vì thế, kỹ năng trả lời các câu hỏi sau khi
thuyết trình cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của buổi thuyết trình. Đã có
những bài thuyết trình thất bại vì diễn giả không giải đáp thỏa đáng các câu hỏi của
người nghe. Để không rơi vào trường hợp trên, ngay từ bây giờ, bạn nên rèn luyện cho
mình phong thái và cách trả lời các câu hỏi thật tự tin và chuyên nghiệp. Hãy đảm bảo
thành công trọn vẹn cho buổi thuyết trình của bạn bằng việc sử dụng các kỹ thuật trên
trong quãng thời gian trả lời các câu hỏi từ phía người nghe.
31
KỸ NĂNG ỨNG XỬ VỚI CÁC TÌNH HUỐNG KHÓ TRONG THUYẾT

TRÌNH
Một trong những thách thức khi thuyết trình chính là trả lời câu hỏi của người
nghe. Tuy nhiên một nhà diễn thuyết xuất sắc sẽ biết cách làm chủ tình hình, biến
những câu hỏi khó thành cơ hội khẳng định thêm những điều mình muốn nói. Trong
vai trò người thuyết trình, các tình huống, thậm chí là sự cố xảy ra trong quá trình
thuyết trình là điều phổ biến, đòi hỏi kỹ năng xử lý tình huống và hơn hết là sự đầu tư,
chuẩn bị kỹ lưỡng. Vì vậy, ngay từ giai đoạn xác định chủ đề, người thuyết trình nên
lựa chọn phù hợp với năng lực, sự hiểu biết của bản thân. Ngoài ra, hứng thú với chủ
đề cũng khiến cho mỗi người có động cơ tìm hiểu thêm nhiều thông tin cho chủ đề.
Sau cùng, người thuyết trình đầu tư bằng cách thảo luận, cùng làm việc với nhóm nhằm
đặt ra nhiều giả định, tình huống là điều vô cùng cần thiết để đối diện với những tình
huống khó trong quá trình thuyết trình.
- Với những tình huống thật sự khó, khi khán giả đặt ra những câu hỏi khó và
người thuyết trình chắc chắc không thể giải quyết được, hãy chân thành xin lỗi vì điều
này nằm ngoài tầm hiểu biết, ghi nhận thiếu sót, cảm ơn và cam kết với họ về sự khắc
phục, tìm hiểu ngay sau phần làm việc.
- Ngoài ra, người thuyết trình có thể cam kết cung cấp kiến thức về điều này
bằng cách xin email của khán giả và có trách nhiệm phản hồi như đã cam kết.
- Với những tình huống khán giả đặt ra rất nhiều câu hỏi và người thuyết trình
không đảm bảo thời gian để giải quyết, hãy nhóm các câu hỏi chung vấn đề và trả lời
chung, đồng thời xin lỗi vì buộc phải bỏ qua một số câu hỏi và tỏ thái độ kỳ vọng cho
một phần làm việc tiếp theo.
- Riêng với những tình huống khán giả ít hợp tác, không tham gia tích cực vào
phần làm việc chung, người thuyết trình có thể thực hiện một số gợi ý sau:
• Trước tiên, tập trung vào nhóm đối tượng hợp tác hơn như những người ngồi
ở hàng ghế đầu tiên, những người đang chăm chú lắng nghe. Điều này giúp người
thuyết trình giữ sự bình tĩnh và cân đối nội dung thuyết trình.
• Người thuyết trình nên đặt ra nhiều câu hỏi từ dễ đến khó, câu chuyện kể thú
vị, gây tò mò để tăng tính tương tác với khán giả (đang không chú ý).
• Người thuyết trình nên di chuyển gần hơn với nhóm khán giả ít chú ý, đặt
những câu hỏi mở, câu hỏi dễ nhằm gia tăng sự kết nối giữa bản thân mình và thính
giả. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tăng thêm sự khen ngợi và cảm ơn vì họ đã hợp tác,
thể hiện nhiều hơn sự mong đợi được làm việc chung và được nghe họ trả lời.
• Người thuyết trình có thể sử dụng một số trò chơi hoặc hoạt động liên quan
để thu hút sự tham gia của họ (có thể là vận động, rời khỏi chỗ ngồi, hoặc đơn giản là
cử động giơ tay đồng tình hoặc không). Đôi khi vì mệt mỏi do phải lắng nghe, ngồi
một chỗ trong thời gian dài khiến khán giả không thể tập trung, từ đó ít hợp tác.
• Linh động thay đổi một số nội dung để phù hợp với đặc điểm tâm lý của khán
giả lúc bấy giờ.
32
Để giải quyết tốt tất cả những những tình huống khó này, người thuyết trình nên
đảm bảo thực hiện tốt ở bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình, đặc biệt là các phương
án dự phòng, trong đó, bao gồm các trò chơi, hoạt động vận động nhẹ, các câu hỏi,
video clip,… làm phong phú nội dung của buổi thuyết trình và thu hút người nghe.
33
Phần 2
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
CHƯƠNG 3
TỔNG QUAN VỀ LÀM VIỆC NHÓM
Mục tiêu của chương:

- Hiểu được các khái niệm cơ bản về làm việc nhóm
- Thay đổi nhận thức về sự hợp tác và tinh thần đồng đội
- Trang bị cho bản thân các kỹ năng cần thiết để làm việc đồng đội hiệu quả
- Có thái độ tích cực trong làm việc đồng đội, để thành công trong học tập và
công việc
Trong những năm gần đây, hẳn bạn cũng thường nghe nói rất nhiều đến các
thuật ngữ “làm việc đồng đội”, “xây dựng tinh thần đồng đội”, hoặc các thuật ngữ
tương ứng của tiếng Anh như “team building”, “teamwork skills”,… Ngày nay, khái
niệm “làm việc đồng đội” ngày càng trở nên phổ biến và được sử dụng nhiều ở các
công ty, tổ chức. Trên thực tế, có thể rất nhiều người chúng ta nghe nói đến kỹ năng
làm việc đồng đội, nhưng không phải ai cũng được trang bị những hiểu biết cơ bản về
làm việc đồng đội, tại sao phải làm việc đồng đội và nhất là làm thế nào để nâng cao
tinh thần làm việc đồng đội, xây dựng những đội làm việc hiệu quả trong các doanh
nghiệp?
3.1. TÍNH TẤT YẾU CỦA SỰ HỢP TÁC TRONG LÀM VIỆC NHÓM
Chắc chắn là tất cả chúng ta đều ngưỡng mộ những người thành đạt, những
người tiên phong, những cá nhân dũng cảm và những nhà khoa học đã làm thay đổi cả
thế giới bằng sức mạnh của trí óc.
Dù rất ngưỡng mộ những thành tựu cá nhân, nhưng sự thật là không có thành
tựu nào được tạo ra bởi một cá nhân riêng lẻ. Một cá nhân đơn lẻ có thể tự mình làm
nên điều vĩ đại chỉ có trong thần thoại. Rambo hay những vị anh hùng một mình chiến
đấu chống lại kẻ thù chỉ là những nhân vật hư cấu, không có thực.
Những thành tựu cá nhân thực chất là kết quả làm việc của cả một nhóm. Ngay
cả Elbert Einstein, người đã tạo ra bước đột phá về khoa học thế giới với thuyết tương
đối cũng không làm việc một mình. Chính ông cũng khẳng định điều đó: “Cuộc sống
của tôi và những thành tựu mà tôi đạt được ngày hôm nay là nhờ sự đóng góp của rất
34
nhiều người. Do đó, tôi phải sống và làm việc sao cho xứng đáng với những gì họ đã
làm cho tôi.” Lịch sử đã được đánh dấu bởi những thành tựu của những nhà lãnh đạo
tài ba và những cá nhân có tư duy đổi mới. Và họ luôn là thành viên của nhóm.
Điều đó cho thấy làm việc nhóm không chỉ có tầm quan trọng đối với sự phát
triển của từng cá nhân, từng nhóm riêng lẻ mà còn với cả một đất nước, một dân tộc
và nói rộng ra là cả thế giới.
Nếu muốn khai thác tiềm năng của mình hoặc đạt một thành tựu nào đó, thì bạn
nên làm việc theo nhóm.
3.2. BỐN YẾU TỐ NỀN TẢNG CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC
Một nhóm làm việc được gọi là một nhóm thì phải đảm bảo đủ 4 yếu tố như sau:
(1) có mục tiêu chung; (2) có tầm nhìn ; (3) có sứ mệnh; (4) có các giá trị cốt lõi.
3.2.1. Mục tiêu chung
Mục tiêu chung là điểm quy tụ các các thành viên trong nhóm làm việc và họ
phải cùng chia sẻ trách nhiệm để đạt được điều đó. Vì vậy, nếu mục tiêu càng rõ ràng,
khiến mỗi thành viên đều hiểu rõ và hiểu giống nhau, thì sự thống nhất hay tính liên
kết trong nhóm sẽ tăng lên mạnh mẽ. Trái lại, mục tiêu càng mông lung, hay thay đổi
càng dễ dẫn đến việc nhóm trở nên rời rạc, chia rẽ, thậm chí là các thành viên trở nên
mất đoàn kết, nghi ngờ hay nhiệm vụ chồng chéo lên nhau.
Ví dụ, một số trường đại học gần đây thành lập “Câu lạc bộ tiếng Anh” nhằm
cải thiện khả năng nói và nghe của sinh viên qua những giờ thực hành ngoại khóa. Có
một thực tế là để duy trì Câu lạc bộ rất khó vì thành viên thường xuyên thay đổi hoặc
sinh hoạt không đều đặn, thường xuyên. Trong khi những khó khăn về tài chính, nguồn
hỗ trợ, người quản lý là hoàn toàn có thể giải quyết được thì khó khăn về duy trì mục
đích chính trong từng thành viên lại khó vô cùng. Thời gian đầu, sinh viên khi đến
tham gia Câu lạc bộ Tiếng Anh có rất nhiều mục đích khác nhau như cải thiện kỹ năng
nghe, kỹ năng nói, tăng cường sự tự tin, tìm kiếm cơ hội thực hành trình bày hay đơn
giản chỉ là tìm kiếm bạn bè, thử sức … Tuy nhiên, để Câu lạc bộ đi vào hoạt động một
cách hiệu quả, những người tổ chức phải xác định được mục tiêu chung cho tất cả các
thành viên tham dự. Và điều này phải được duy trì thường xuyên để cho mọi người
xác định lại mục tiêu cá nhân của mình. Từ đó củng cố và phát triển được mục tiêu
chung của nhóm. Sau một thời gian đi vào hoạt động, với số lượng gần 100 người ban
đầu tham gia, chỉ còn lại hơn 20 thành viên. Tuy số lượng thành viên tham gia ít đi rất
nhiều nhưng bạn hoàn toàn có thể yên tâm vào những người này, vì mục tiêu chung
của Câu lạc bộ đã được xác định rất cụ thể trong họ. Những người tổ chức còn có
nhiệm vụ không kém phần quan trọng đó chính là tiếp tục phát triển để duy trì mục
tiêu chung cho cả nhóm.
Do đó điều quan trọng là làm sao cho mục tiêu chung của nhóm và mục tiêu
của từng cá nhân “ăn khớp” với nhau. Mục tiêu là điểm quy tụ ban đầu nhưng cần
được rà soát suốt quá trình sinh hoạt nhóm vì cuộc sống thay đổi, nảy sinh những vấn
đề mới, nhu cầu mới.
35
3.2.2. Tầm nhìn

Tầm nhìn tập trung vào tương lai. Nó là nguồn cảm hứng và động lực. Tầm nhìn
giúp thành viên trong nhóm không ngừng nỗ lực để hoàn thành mục tiêu chung. Ngoài
ra, mỗi cá nhân sẽ có định hướng nâng cao năng lực bản thân, phát triển toàn diện để
ngày càng thành công hơn.
3.2.3. Sứ mệnh
Sứ mệnh mô tả hành động mà các thành viên trong nhóm cần thực hiện ra sao
để đạt được Tầm nhìn.
Sứ mệnh tập trung vào những việc làm trong hiện tại, trong khi tầm nhìn hướng
về tương lai.
Những thông báo và phát ngôn về sứ mệnh và tầm nhìn sứ mệnh đóng vai trò
trong việc cố định mục tiêu và nhắm đến kết quả hướng tới trong tương lai. Bởi những
điều này đã được xác định rõ nên những nhân viên có thể làm việc hướng tới đúng
mục tiêu và kết quả hơn.
3.2.4. Giá trị cốt lõi
Giá trị cốt lõi (Core Values) có thể hiểu là tập hợp các quan niệm và nguyên
tắc cơ bản, thiết yếu, mang tính lâu dài của một nhóm. Giá trị cốt lõi là tuyên bố xác
định điều gì có ý nghĩa quan trọng đối với nhóm và điều chỉnh cách thức nhóm hoạt
động.
Việc xác định tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi là nền tảng của nhóm, là một
sự trăn trở để thiết kế, xây dựng chứ không phải chỉ là câu chữ đơn thuần, chỉ để phát
biểu cho hay.
3.3. CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC
Bất kỳ nhóm nào cũng sẽ trải qua các giai đoạn hình thành, lớn lên, trưởng thành
và kết thúc. Khi bạn bước chân vào một môi trường đại học hoàn toàn mới và gặp gỡ
những người bạn xa lạ. Từ những người chưa quen biết nhau, bạn và mọi người trong
lớp được sinh hoạt và học tập cùng nhau. Ban đầu, có thể mọi người chưa hiểu nhau,
hiểu lầm nhau, thậm chí có những xung đột. Dần dần, các bạn biết cách cùng hợp tác,
giúp đỡ nhau học tập và hoàn thành những mục tiêu chung của lớp. Hết bốn năm học,
các bạn có tình cảm với nhau sâu nặng lắm, nhưng đó lại là điểm kết thúc của nhóm
(lớp) đại học. Các bạn ra trường, tìm việc làm, vào các công ty khác nhau - tức là gia
nhập vào những nhóm mới, không chỉ một nhóm mà sẽ có rất nhiều nhóm sau đó mà
chăc chắn để đạt được thánh công, bạn phải tham gia.
Biết được quy luật phát triển của nhóm, người phụ trách sẽ có những sách lược
can thiệp phù hợp cho từng giai đoạn. Theo nhà Tâm lý học Tổ chức và Công nghiệp
Bruce Tuckman (Hoa Kỳ), bất kỳ một nhóm nào cũng trải qua 5 giai đoạn như sau:
36
(1) Giai đoạn hình thành hay thành lập (forming);

(2) Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn (storming);
(3) Giai đoạn ổn định hay xây dựng các chuẩn mực (norming);
(4) Giai đoạn trưởng thành hay hoạt động/ thực thi (performing);
(5) Giai đoạn kết thúc/ trì hoãn (adjourning).
3.3.1. Giai đoạn hình thành
Hình thành là giai đoạn nhóm tập hợp các thành viên lại. Mọi người đều rất giữ
gìn và có thể có thái độ rụt rè. Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực
tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới
nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép
kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá. Nhóm
phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo.
Trong giai đoạn này, các thành viên tỏ ra giữ ý, khiêm nhường và có phần hơi
lạnh nhạt. Mâu thuẫn hiếm khi bùng phát do chủ yếu mọi hoạt động còn mang tính
chất cá nhân. Mỗi cá nhân sẽ đều có ý kiến riêng và nhìn chung đều dè dặt. Dường như
không ai chứng tỏ được khả năng làm lãnh đạo của nhóm
Ở giai đoạn này, hai vấn đề chủ yếu là làm sao xác định được mục đích và tạo
ra đồng thuận cao của toàn nhóm về mục đích. Kế đó là xác định những thành viên
phù hợp nhất cho mục đích. Việc khởi đầu này không dễ vì nếu cuộc tranh cãi về mục
đích không đi tới đâu và kết nạp những thành viên không phù hợp thì nhóm có thể tan
rã, giống như là “chết yểu”.
Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều lúc nhóm không hình thành theo kiểu này. Khi
các bạn bước chân vào một công ty hay một lớp học, tức là khi đó bạn đã bước chân
37
vào một nhóm đã có sẵn. Lúc này, mục đích của nhóm, đôi khi không được các thành
viên ý thức một cách rõ ràng. Cùng trong một lớp học, mỗi người chúng ta sẽ có những
mục đích rất khác nhau: có người đến lớp chỉ vì ba mẹ muốn thế; người khác thì chỉ
mong “có tấm bằng đại học” là được và cũng không ít bạn muốn có tri thức vững vàng,
kỹ năng nghề nghiệp tinh thông để có thể thành công trong sự nghiệp sau này…. Đối
với các nhóm có sẵn kiểu này thì khi có người lãnh đạo mới, sự thay đổi của nhiều
thành viên hay sự thay đổi của mục đích thì nhóm cũng bàn bạc như khởi đầu lại.
Người lãnh đạo mới cũng phải thẩm định tình hình chung, làm quen với nhóm viên,
v.v .....
3.3.2. Giai đoạn sóng gió
Ở giai đoạn này, các thành viên trong nhóm đã có thời gian hiểu được nhau ở
nhiều khía cạnh: kiểu cư xử, tính cách, các giá trị, năng lực,… và chính những điều
này dẫn đến có rất nhiều sự khác nhau trong nhu cầu, động cơ, mục đích, quyền lợi và
cả cách thức làm việc. Và như vậy mâu thuẫn xảy ra, hoặc đơn giản là những hiềm
khích đủ để cản trở công việc như chính tên gọi.
Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu tìm kiếm tự do trong sự quản lý của cấp trên và
các thành viên trong nhóm bắt đầu bày tỏ những ý kiến khác nhau về mục tiêu chung
của nhóm và tìm cách giải quyết vấn đề thế nào cho tốt. Nhiệm vụ của nhóm làm việc
trong giai đoạn này là phát triển mục tiêu chung, thống nhất giá trị và chương trình
hành động. Các cuộc tranh luận nảy lửa không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc
và mâu thuẫn thường xảy ra ở giai đoạn này.
Vấn đề mấu chốt là gia tăng sự đóng góp của các thành viên cho mục tiêu chung
của cả nhóm. Chính vì vậy, sự trao đổi, liên lạc phải chuyển chiều từ trên xuống dưới
sang đối thoại bình đẳng giữa các cấp độ với nhau. Sự chuyển tiếp lên giai đoạn 2 có
thể được xem là giai đoạn khó khăn, thách thức nhất đối với người lãnh đạo nhóm.
Cách cư xử lịch sự và sự tôn trọng trong các buổi họp nhóm trước đây nhường chỗ cho
những tranh cãi về sự bất đồng quan điểm, dường như không có hồi kết. Mọi người có
vẻ như không còn hợp tác với nhiều thách thức cũng đặt ra cho người lãnh đạo nhóm.
Do đó, người lãnh đạo nhó phải có các kỹ năng giải quyết xung đột hơn là cố thiết lập
một bầu không khí tin tưởng giả tạo trong sự bất đồng ý kiến của các thành viên trong
nhóm. Nếu mọi chuyện đều suôn sẻ, thuận lợi, giai đoạn này sẽ kéo dài vài tháng.
Đây là thời kỳ bắt đầu hình thành bè phái, có sự xung đột giữa các tính cách trái
ngược nhau, không ai chấp nhận ý kiến của người khác mà chưa có cuộc tranh cãi gay
gắt trước đó. Đặc biệt là có rất ít sự giao tiếp giữa các thành viên, vì không ai sẵn sàng
nghe người khác nói cũng như không chịu mở lòng với người khác. Cuộc "chiến tranh
ngầm" này mang tính cực đoan với những lời châm chọc, công kích có ý nghĩa sâu xa.
Sau giai đoạn làm quen, các thành viên nhóm bắt đầu bộc lộ ý nghĩ và cảm xúc
của mình. Va chạm khó tránh vì mỗi người một ý, với cá tính thái độ và những giá trị
sống khác nhau...Mục tiêu chung tiếp tục được tranh cãi và các phương tiện để đạt tới
mục đích phải chi tiết và khả thi hơn. Truyền thông trong nhóm chưa suôn sẻ, người
ta chưa hiểu nhau đầy đủ. Một số cá nhân muốn tự khẳng định có thể nổi lên với xu
hướng thống trị. Những người này có thể được xem như lãnh đạo giả hiệu của thời kỳ
đầu.
38
Ở giai đoạn này, nếu người lãnh đạo nhóm không cương quyết hoặc ít “độc
đoán” thì nhóm sẽ lâu ổn định để bước vào giai đoạn phát triển tiếp sau. Đây là một
giai đoạn phát triển tất yếu, nhóm tuyệt đối không nên nản lòng hoặc nôn nóng đốt
cháy giai đoạn.
3.3.3. Giai đoạn ổn định hay xây dựng các chuẩn mực
Nếu một nhóm được quản lý tốt, vượt qua được những xung đột không thể tránh
khỏi trong giai đoạn 2, các thành viên tin tưởng nhau thì sự hợp tác, gắn bó giữa các
thành viên ngày càng tăng lên. Các cuộc đối thoại, tranh luận sẽ cởi mở hơn và hướng
đến công việc nhiều hơn. Sự xung đột sẽ giảm xuống khi các thành viên của nhóm tập
trung vào công việc và giảm bớt sự quan tâm vào địa vị, quyền lực và sự ảnh hưởng
lẫn nhau. Giai đoạn phát triển thứ 3 của một nhóm được định hình bởi các cuộc thương
lượng, đàm phán nghiêm túc hơn về vai trò của từng cá nhân trong nhóm, cách thức tổ
chức nhóm và quy trình làm việc. Đây cũng là giai đoạn các thành viên trong nhóm
củng cố mối quan hệ với nhau.
Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng
với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi
thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những
vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là các
thành viên của nhóm có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc
hiệu quả được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.
3.3.4. Giai đoạn trưởng thành và hoạt động thành công
Đây là giai đoạn mà mọi thành viên trong nhóm yêu thích nhất - giai đoạn đạt
năng suất và hiệu quả cao nhất. Những tồn đọng của các giai đoạn trước còn sót lại
đều có thể được giải quyết và cả nhóm tập trung toàn bộ sức lực để hoàn thành mục
tiêu chung. Các thành viên rất phấn khích khi làm việc với nhau để cùng đạt mục tiêu
chung và tinh thần đồng đội tăng cao hơn bao giờ hết.
Một khi ổn định về tổ chức, nhóm bắt đầu làm việc có hiệu quả để thực hiện kế
hoạch đã đề ra. Những mâu thuẫn giờ đây đã giảm nhiều. Các nhóm viên tập trung vào
vai trò và nhiệm vụ của mình. Họ chí thú với mục đích chung. Mọi thành viên tham
gia vào việc xây dựng nhóm. Các vấn đề nảy sinh được giải quyết trên cơ sở của sự
đồng lòng nhất trí, có khi chưa cần đến qui tắc, luật lệ. Đây là giai đoạn lý tưởng nhất
của tập thể/nhóm. Mọi người tự giác làm việc và đều cảm thấy thoải mái. Lãnh đạo
nhóm cũng bớt “cực khổ” hơn các giai đoạn trước vì không phải lo giải quyết mâu
thuẫn và “đau đầu” vì lo sắp xếp công việc. Tuy nhiên, ở giai đoạn này, lãnh đạo “áp
đặt”, “độc đoán” với các thành viên thì sẽ lại làm không khí trong tập thể nặng nề,
không vui vẻ, thoải mái. Tốt nhất là duy trì chế độ “dân chủ” trong nhóm/tập thể.
Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho
phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm
đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm.
3.3.5. Giai đoạn kết thúc / trì hoãn
Mục tiêu chung mà cả nhóm đề ra cũng đến lúc hoàn thành. Chẳng hạn, nhóm
sinh hoạt hè sau mấy tuần vui chơi kết thúc để chuẩn bị năm học mới; nhóm nghiên
39
cứu sản phẩm nước giải khát mới của hãng Coca Cola cũng phải hoàn thành nhiệm vụ
đúng thời hạn; tổ lao động hoàn thành một đợt sản xuất. Nhìn chung, mọi hoạt động
đều phải kết thúc với một cuộc lượng giải để rút ra kinh nghiệm hay chuẩn bị cho một
giai đoạn mới. Một nhóm hoạt động không hiệu quả có thể tuyên bố giải thể để bắt đầu
lại với những con người mới, chương trình mới.
Như vậy, theo quy trình 5 giai đoạn này, không phải nhóm nào lần lượt rồi cũng
sẽ kết thúc theo kiểu giải tán. Thực tế cho thấy, có rất nhiều nhóm sau khi kết thúc ở
mức độ này, họ quay lại giai đoạn hình thành ban đầu để thiết lập một nhóm mới với
cách thức làm việc chuyên nghiệp hơn, tổ chức lại nhân sự sao cho phù hợp với mục
tiêu chung mới, những chuẩn mực, quy tắc mới mang tính thiết thực hơn cho phù hợp
với đặc điểm của nhóm lúc bấy giờ. Cần lưu ý là, các giai đoạn nói trên không phải
lúc nào cũng diễn ra một cách quá rạch ròi mà trên thực tế sẽ tiến triển theo khả năng
riêng của từng nhóm làm việc.
BÀI TẬP THỰC HÀNH 1
Sau buổi họp với ban giám đốc, nhóm của Thành được phân công tổ chức
chương trình “Tri ân khách hàng” nhân dịp kỷ niệm 10 năm thành lập công ty. Mọi
người bắt đầu đưa ý tưởng, lập kế hoạch, phân bổ công việc cho từng thành viên trong
nhóm. Thành không muốn đảm nhận nhiệm vụ tổ chức và theo dõi bộ phận hậu cần
mà chỉ muốn chịu trách nhiệm đón tiếp khách mời. Tuy nhiên, anh Kha - trưởng nhóm
- lại cho rằng Mai thích hợp hơn với nhiệm vụ đó.
Trong ngày diễn ra sự kiện, Thành không tập trung vào nhiệm vụ được giao mà
thường chạy ra sảnh để đón tiếp khách cùng với Mai dẫn đến việc hậu cần chậm trễ.
Kết thúc chương trình, công ty nhận rất nhiều lời than phiền qua những tờ góp ý gửi
về hộp thư khiến Ban Giám đốc rất tức giận và đưa ra lời khiển trách cho cả nhóm.
Theo bạn, nguyên nhân nào đã dẫn đến sự không thành công trong chương trình
“Tri ân khách hàng” của công ty trong tình huống trên? Giải thích?
Nếu giữ vai trò là trưởng nhóm, bạn sẽ làm gì để tránh gây ra những xung đột
vai trò của từng thành viên trong nhóm?
40
BÀI TẬP THỰC HÀNH 2
Công ty thành lập dự án phát triển sản phẩm sữa rửa mặt mới. Các thành viên
trong nhóm đến từ các phòng ban khác nhau và bạn được giao nhiệm vụ là trưởng dự
án. Trước khi nhóm hoạt động, bạn hãy cùng nhóm xây dựng chuẩn mực (quy tắc) làm
việc của nhóm trên các phạm vi:
- Chuẩn mực ứng xử xã hội
- Chuẩn mực thực thi công việc
- Chuẩn mực thời gian
- Chuẩn mực hỗ trợ qua lại
- Chuẩn mực thưởng phạt
41
CHƯƠNG 4
KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM
Mục tiêu của chương:

- Hiểu được vai trò của người lãnh đạo nhóm
- Rèn luyện các kỹ năng và phẩm chất của người lãnh đạo nhóm
- Có thái độ tích cực trong làm việc nhóm và lãnh đạo nhóm
Kỹ năng lãnh đạo nhóm là gì? Đó là những kỹ năng không thể thiếu được để
trở thành một nhà quản lý, lãnh đạo tài ba. Kỹ năng lãnh đạo nhóm được hiểu đơn giản
là khả năng dẫn dắt, khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên làm việc, tạo ảnh hưởng
đến cách làm việc và môi trường, thúc đẩy và nâng cao tinh thần làm việc hiệu quả,
nhanh chóng đạt mục tiêu. Vì vậy, kỹ năng lãnh đạo nhóm là rất quan trọng.
4.1.VAI TRÒ LÃNH ĐẠO NHÓM
Ngày nay, bất kỳ hình thức tổ chức nào cũng không thể hoạt động tốt mà không
có đội mạnh. Các đội mạnh chỉ trở nên thực sự mạnh nếu họ có khả năng lãnh đạo
nhóm mạnh. Kỹ năng lãnh đạo nhóm rất cần thiết cho các công việc kinh doanh hiện
nay, đặc biệt là khi các công việc thường được thực hiện theo nhóm. Kỹ năng lãnh đạo
nhóm là khả năng dẫn dắt, khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên làm việc, tạo ảnh
hưởng đến cách làm việc và thúc đẩy, nâng cao tinh thần làm việc hiệu quả, nhanh
chóng đạt mục tiêu. Nhóm là một tập hợp nhiều thành viên khác biệt, vì vậy để thống
nhất nhóm và thúc đẩy nhóm đạt mục tiêu được giao là một nhiệm vụ đòi hỏi người
lãnh đạo nhóm phải có nhiều kỹ năng và phẩm chất khác nhau; trong đó, quan trọng
nhất là kỹ năng lãnh đạo nhóm.
Khi lãnh đạo nhóm, người nhóm trưởng cần lưu ý thực hiện các hoạt động sau:
4.1.1.Thúc đẩy sự tận tâm của các thành viên
Để làm việc nhóm hiệu quả, điều quan trọng là tạo nên được sự tận tâm đối với
công việc của các thành viên trong nhóm. Trách nhiệm có thể được phân định rõ ràng
và đánh giá cụ thể, nhưng sự tận tâm của mỗi thành viên là điều rất khó kiểm soát. Vì
vậy, người lãnh đạo cần biết cách khéo léo thúc đẩy sự tận tâm của các thành viên
trong nhóm. Những phương pháp gây dựng sự tận tâm đó có thể là những yếu tố sau:
Luôn khuyến khích động viên: Sự động viên của người quản lý là động lực làm
việc mạnh mẽ của người thực hiện bởi họ cảm nhận được sự quan tâm và khích lệ của
người giám sát công việc của mình. Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần mời gọi sự tham
gia và đóng góp của mọi người trong mọi trường hợp cụ thể; động viên họ học hỏi
thêm những kỹ năng mới nếu cần thiết để phát huy những điểm mạnh ở mỗi người;
42
kêu gọi tinh thần trách nhiệm ở từng thành viên; nhận biết ưu thế của từng cá nhân và
sẵn sàng hỗ trợ những khi cần thiết.
Đề cao tinh thần đồng đội: Một nhóm hoạt động hiệu quả khi tinh thần đồng
đội được chú trọng phát triển, ở đó tất cả các thành viên đều hướng sự quan tâm đến
cái chung của nhóm. Vì vậy, để xây dựng và phát triển tinh thần đồng đội, người lãnh
đạo cần: thường xuyên tổ chức các hoạt động mang tính tập thể; khen thưởng thành
tích chung chứ không phải của một cá nhân nào đó; loại bỏ tính vị kỷ cá nhân trong
công việc; luôn xác định sức mạnh tính đồng đội, đánh giá cao những thành công cũng
như sự cống hiến của toàn bộ các thành viên trong nhóm mang lại cho công ty.
Nuôi dưỡng sự hăng hái, nhiệt tình: Trong hoạt động nhóm, sự hăng say nhiệt
tình của người này rất dễ tác động đến người kia. Người lãnh đạo nhóm cần nhận ra
điều này và nắm bắt để khuấy động nên sự hăng hái nhiệt tình cho toàn đội. Niềm tin
của người lãnh đạo dành cho thành viên trong nhóm cũng là tác nhân tạo sự tích cực,
nhiệt tình hoạt động của các thành viên. Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần làm cho các
thành viên nhận thấy rõ sự tin tưởng họ được nhận thông qua các nhiệm vụ được giao
và những mong đợi về kết quả cụ thể sẽ đạt được.
Tạo không khí vui vẻ: Sức mạnh tập thể có thể mang đến những hiệu quả bất
ngờ. Bầu không khí vui vẻ, cởi mở sẽ củng cố mối quan hệ giữa các thành viên và góp
phần tạo nên sức mạnh tập thể. Người lãnh đạo cần có kỹ năng giao tiếp hiệu quả để
có thể dẫn dắt và xây dựng một bầu không khí tích cực trong nhóm. Khi ấy, mỗi người
trong nhóm sẽ cảm thấy tất cả họ là những cá nhân không thể thiếu của một tập thể,
họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăng say làm việc hơn.
4.1.2.Xác định điều quan trọng nhất trong thời điểm hiện tại
Trưởng nhóm luôn là người hướng các thành viên của mình vào những điều
quan trọng nhất để tạo nên thành công. Trong các giai đoạn hoạt động của nhóm, sẽ
không ít lần các thành viên nhóm đi xa rời mục tiêu ban đầu hoặc lung lay ý chí do tác
động bởi các yếu tố bên ngoài. Trưởng nhóm phải là người tỉnh táo để loại trừ được
các hoạt động không cần thiết và là chỗ dựa cho cả nhóm tránh những sao lãng từ bên
ngoài.
4.1.3. Xây dựng một tinh thần chung cho nhóm
Làm việc theo nhóm là hoạt động luôn được công nhận và đánh giá cao. Sự công
nhận, thăng tiến và tiền thưởng ...phụ thuộc vào thực tế mức độ hợp tác cũng như đóng
góp và thành tựu đạt được của từng cá nhân. Những vấn đề và nghiên cứu quan trọng
được thảo luận trong các công ty đều nhấn mạnh hoạt động đội nhóm.
Cơ cấu quản lý hoạt động rất chú trọng và đánh giá cao tầm quan trọng của
những đội nhóm. Thường thì các thông tin phản hồi thống nhất trong toàn bộ hệ thống;
tất cả các phản hồi từ đồng nghiệp, từ các báo cáo trực tiếp và từ cấp lãnh đạo đều có
những ảnh hưởng mạnh mẽ đối với những hành xử trong công việc của mỗi thành viên.
Làm việc theo nhóm là một xu thế làm việc rất phát triển và hiệu quả trong các
doanh nghiệp hiện nay. Để nhóm hoạt động tích cực, vai trò của việc xây dựng một
tinh thần chung cho nhóm là vô cùng quan trọng. Trước khi triển khai công việc, mọi
thành viên trong nhóm đều phải hiểu rõ mục tiêu mà nhóm hướng đến, cách thức quản
43
lý và hoạt động cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên. Có như vậy, tất cả
thành viên mới có cùng đích đến và biết cách định hướng cho việc thực hiện nhiệm vụ
của mình.
Trong quá trình phân công nhiệm vụ, người lãnh đạo nhóm cần lưu ý phân công
phù hợp với khả năng và động cơ của từng thành viên. Đó là một sự đảm bảo chắc
chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất. Khi đặt một người vào đúng vị
trí của họ, trao cho họ nhiệm vụ đúng với sở trường, thì công việc đảm bảo sẽ được
thực hiện rất xuất sắc.
Người lãnh đạo nhóm cần phải sâu sát mọi hoạt động của nhóm để có những
điều chỉnh hợp lý. Không chỉ điều chỉnh công việc, trưởng nhóm còn phải điều chỉnh
mối quan hệ giữa các nhóm viên, kịp thời phát hiện những mâu thuẫn nội bộ để hóa
giải, không để chúng ảnh hưởng đến công việc. Sự minh bạch, rõ ràng trong việc
truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện rất quan trọng để thành công. Tập thể
nhóm cần được thông tin về bất kỳ một sự thay đổi nào, từ đó có thể tránh những va
chạm làm ảnh hưởng đến công việc và nhiệm vụ của họ. Người lãnh đạo nhóm cần
chắc chắn rằng các thành viên có sự nhận thức đầy đủ như nhau về những gì cần hoàn
thành và mọi người luôn gắn kết với nhau. Bên cạnh đó, trưởng nhóm luôn phải cập
nhật những thông tin phản hồi từ các thành viên khác để kịp thời điều chỉnh. Có như
vậy, hoạt động của nhóm mới thực sự mang lại hiệu quả tối ưu.
4.2.KỸ NĂNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG NHÓM
4.2.1. Vai trò từng cá nhân trong nhóm
• Trách nhiệm của mỗi người
Nhóm cần có sự tổ chức chặt chẽ nên cá nhân thường cảm thấy bị ràng buộc
trong một số hoàn cảnh;
Đôi khi cá nhân phải “hy sinh” những lợi ích, ham muốn của riêng mình vì lợi
ích chung của tập thể. Trường hợp có một số cá nhân “quá hiền” và nhóm trưởng thiếu
quan tâm thì cá nhân này sẽ chịu thiệt thòi;
Trong hoạt động nhóm, nếu không khéo quản lý thường dễ phát sinh chia bè
phái;
Các vấn đề riêng tư của cá nhân
thường bị tiết lộ vì mỗi thành viên thường
chia sẽ thông tin cho nhau, nếu vì mục
đích không lành mạnh thì những thông
tin ấy sẽ gây nên những chuyện không
hay, làm phát sinh mâu thuẫn nội bộ của
nhóm
Ví dụ: thông tin về việc một bạn trong nhóm đã có gia đình và có con, chỉ trong
nhóm biết, nhưng lại được truyền ra bên ngoài từ đó gây mất đoàn kết không đáng có.
Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều nhóm khác nhau, sẽ có mục tiêu khác nhau,
đồng thời cũng có những thuận lợi và khó khăn riêng. Chính vì vậy, từng cá nhân phải
44
tìm hiểu về nhau trong nhóm, tìm hiểu điểm mạnh - yếu của nhau để từ đó cùng nhau
thoả thuận quy tắc hoạt động chung cho phù hợp.
Tìm hiểu nhau - chấp nhận nhau:
• Tìm hiểu nhau là giai đoạn các thành viên tìm những thông tin của tất cả các
thành viên trong nhóm, tạo sự gần gũi trong công việc, tạo sự dễ dàng trong liên
lạc…nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm.
• Các thông tin cần tìm hiểu: Nhóm gì? Xác định mục tiêu/tiêu chí hoạt động
chính của nhóm. Thành viên nhóm là ai? Tìm hiểu những thông tin về giới tính,
tuổi, học vấn, trình độ chuyên môn, tôn giáo, cá tính…Các quy định/ nội quy
của nhóm? Quan điểm của nhóm là gì? Phương thức hoạt động của nhóm?
• Mỗi cá nhân đều có mặt mạnh và yếu khác nhau nên chúng ta không nên cầu
toàn mà phải chấp nhận. Đừng quá quan tâm đến cá tính, nên tập trung vào mục
tiêu chính hoạt động của nhóm. Nên chú trọng vào điểm mạnh của người khác
để hợp tác và làm việc.
4.2.2.Nhiệm vụ của mỗi thành viên
o Người lãnh đạo nhóm
Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành
viên mới và nâng cao tinh thần làm việc
Khả năng phán đoán tuyệt vời
những năng lực và cá tính của các thành
viên trong nhóm. Giỏi tìm ra các cách
vượt qua những điểm yếu. Có khả năng
thông tri hai chiều. Biết tạo bầu không
khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm.
Người ta mong đợi rất nhiều ở người lãnh đạo. Nếu bạn đã từng là người lãnh
đạo thì bạn sẽ hiểu rằng mọi người mong muốn bạn là người có tài xoay xở và làm
việc độc lập. Khi công việc không thuận lợi, bạn phải gánh lấy trách nhiệm và khi
thành công thì các thành viên trong nhóm phải được khen thưởng.
Trách nhiệm thứ 1: đối với công việc
Đạt được mục tiêu công việc là nhiệm vụ hàng đầu của người lãnh đạo nhóm,
bởi vì công việc được phân công là lý do để các tổ nhóm tồn tại: tất cả những yếu tố
khác chỉ là yếu tố phụ.
Trách nhiệm thứ 2: đối với từng cá nhân
Hỗ trợ và khuyến khích mỗi cá nhân trong nhóm. Khi bạn là thành viên của một
nhóm, một trong những điều quan trọng nhất là bạn không đơn độc. Trong một nhóm
họat động tốt, mỗi thành viên trong nhóm có thể mong đợi sự hỗ trợ và khích lệ từ
những thành viên khác. Nói một cách rõ hơn, người lãnh đạo nhóm luôn sẵn sàng và
có thể giúp đỡ, hướng dẫn và hỗ trợ các cá nhân trong nhóm. Điều này đòi hỏi cách
tiếp cận tích cực và chia sẻ hơn bất kỳ kỹ năng quản lý nào khác.
45
Phân công công việc phù hợp với khả năng của từng cá nhân. Một công việc
quá dễ sẽ dẫn đến cảm giác nhàm chán và thái độ xem nhẹ công việc. Một công việc
quá khó vượt quá khả năng của mình thì lại làm người ta mất tự tin và không vui với
công việc. Một công việc lý tưởng sẽ thử thách cá nhân, và mang lại cho cá nhân cảm
giác hưng phấn và chiến thắng khi đạt được thành công trong công việc
Giải thích rõ vai trò của từng cá nhân đối với công việc chung của nhóm. “Tôi
là ai? Vị trí nào phù hợp với tôi? Tôi sẽ phải làm gì? Theo hướng nào?" Đó là những
câu hỏi mà các cá nhân trong nhóm sẽ đặt ra khi bản thân họ chưa biết rõ vai trò của
mình trong nhóm.
Đánh giá cách thực hiện công việc của từng cá nhân: Việc đánh giá có thể xem
là công việc chính của người lãnh đạo.
Bảo vệ (khi cần thiết) mỗi cá nhân trong nhóm trước người khác, hoặc ngay cả
trước các cá nhân khác trong nhóm, và đôi khi là trước chính bản thân họ. Hạn chế các
lời nói làm tổn thương người khác. Xóa bỏ việc phân chia bè phái. Bảo vệ các cá nhân
trong nhóm trước các chỉ trích từ bên ngoài. Khuyến khích những cá nhân có kinh
nghiệm giúp đỡ và hướng dẫn cho những cá nhân đang cố gắng tự lực.
Trách nhiệm thứ 3: đối với cả nhóm
Bày tỏ những tâm huyết với nhóm. Lập ra và thỏa thuận các mục đích, mục tiêu
chung và cụ thể để mọi người biết được những gì cần phải làm. Bảo đảm các tiêu chuẩn
và chuân mực chung của nhóm luôn được duy trì.
Hỗ trợ cho nhóm khi gặp khó khăn. Ngoài ra người lãnh đạo còn có trách nhiệm
liên quan đến mối quan hệ của nhóm vớí các nhóm khác. Thông thường là: đại diện
cho cả nhóm trước lãnh đạo cấp trên; đại diện cho lãnh đạo cấp trên trước nhóm. Phối
hợp với các nhóm khác hoặc các bộ phận khác.
o Người góp ý
Nhiệm vụ: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm.
Người góp ý là người không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu quả.
Là một chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó. Họ
luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm. Đồng thời họ biết tạo phương sách chỉnh lý
khả thi
o Người bổ sung
Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy
Người bổ sung là người suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian;
Đồng thời có khả năng lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc
nhằm tránh chúng đi; Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc; Có khả
năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại.
o Người giao dịch
Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm
Người giao dịch là người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của
người khác. Người này biết gây được sự an tâm và am hiểu. Họ biết nắm bắt đúng mức
46
toàn cảnh hoạt động của nhóm. Họ rất chín chắn khi xử lý thông tin, và rất đáng tin
cậy.
o Người điều phối
Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết
Người điều phối là người hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ.
Họ cảm nhận được những ưu tiên. Người này cón có khả năng nắm bắt các vấn đề
cùng lúc và có tài giải quyết những rắc rối.
o Người tham gia ý kiến
Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm
Người tham gia ý kiến là người luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú
vị. Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác. Họ nhìn các vấn đề như
những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ.
o Người giám sát
Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao
Người giám sát là người luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn. Họ rất
nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực. Người này biết phán đoán tốt
về kết quả công việc của mọi người, không chần chừ đưa vấn đề ra. Họ có khả năng
khen lao và tìm ra sai sót.
4.3.KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM
Trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày chúng ta sẽ không tránh khỏi
những ý kiến trái ngược. Điều cần thiết là phải làm thế nào để giải quyết xung đột một
cách nhanh chóng, liên kết mọi người lại cùng hướng về một mục tiêu. Vậy xung đột
là gì và làm thế nào để giải quyết xung đột?
Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm.
Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình
hình. Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói
lên hướng khắc phục.
Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử. Coi những vấn đề liên quan đến công
việc như những cơ hội để cả nhóm học hỏi và cải thiện. Hãy diễn giải vấn đề để cả
nhóm nhận ra chúng và học hỏi. Trước hết, hãy thử tìm hiểu những nguyên nhân gây
ra mâu thuẫn trong nhóm:
- Mâu thuẫn trong nhóm phát sinh do sự khác nhau về tư tưởng, quan điểm, văn
hóa...
- Xung đột là sự bất đồng giữa các cá nhân, giữa các nhóm do những khác biệt
về mục tiêu, quyền lợi, nguồn lực, nhiệm vụ...
- Xung đột có thể là yếu tố cản trở, cũng có thể là yếu tố tích cực
- Nếu biết mời gọi mọi người cùng tìm giải pháp giải quyết thì xung đột mang
tính tích cực. Nếu làm chệch mục tiêu, chia rẽ nội bộ thì mang tính tiêu cực.
47
- Hiểu biết về xung đột để quản lý và giải quyết xung đột có lợi cho hoạt động
nhóm.
4.3.1.Cách giải quyết xung đột trong nhóm:
Tranh cãi trong môi trường công sở không phải lúc nào cũng xấu, tuy nhiên dù
cuộc xung đột có mang lại lợi ích cho cá nhân, tập thể cũng cần phải tìm cách tháo gỡ.
Bởi nếu để lâu xung đột sẽ càng lớn và nó sẽ trở thành một điều không tốt cho cả cá
nhân lẫn tập thể.
Trên thực tế, có nhiều lý do có thể dẫn đến xung đột trong khi làm việc nhóm,
vì vậy để kỹ năng giải quyết xung đầu tiên bạn cần phải tìm hiểu nguyên nhân chính
của nó. Việc xác định được nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn là vấn đề quan trọng đầu
tiên bạn phải làm, bởi nếu không biết được nguyên nhân bạn sẽ không biết phải bắt
đầu từ đâu, phải giải quyết vấn đề gì và làm thế nào để các bên cùng cảm thấy được
đối xử công bằng, không thiên vị.
Khi đã xác định được nguyên nhân của xung đột, bạn cần tiếp tục tìm ra chủ
nhân tạo ra mâu thuẫn trong môi trường công sở này là ai. Bởi xung đột là do những
tranh cãi cá nhân hoặc tập thể về vấn đề gì đó nhưng không tìm được tiếng nói chung,
lâu ngày mối quan hệ giữa các thành viên càng bị đẩy ra xa, dẫn đến những hiểu nhầm
giữa người này với người kia, tập thể này với tập thể kia. Do vậy, để giải quyết được
xung đột bạn cần phải tìm được nút thắt chính của nó và tìm cách thảo gỡ.
Dù bạn đã bắt đúng bệnh, nhân vật chính của cuộc tranh cãi nhưng cũng đừng
vội vàng kết luận hay cố gắng tìm cách giải quyết mà trước tin bạn hãy lắng nghe ý
kiến, suy nghĩ của những người trong cuộc. Khi đã hiểu được mong muốn, nguyện
vọng của họ bạn hãy bắt đầu tìm cách để giải quyết xung đột, xóa tan đi sự hiểu nhầm
để các thành viên siết lại gần nhau hơn.
Khi đã có những mâu thuẫn nghĩa là do các bên không đồng nhất về quan điểm,
vấn đề nào đó. Vì vậy, để giải quyết được vấn đề này bạn không thể chỉ đưa ra một lựa
chọn duy nhất và bắt các bên phải làm theo mà hãy đưa nhiều lựa chọn để họ có thể
thảo luận và cùng chọn ra phương án tốt nhất, tránh đẩy các bên vào sự gượng ép, như
vậy không chỉ tháo gỡ được sự khó chịu của mà mà sẽ khiến cho xung đột tăng cao
hơn.
Để giải quyết xung đột một cách có hiệu quả, cần:
- Giải quyết xung đột nhỏ trước khi trở thành lớn.
- Tăng cường giao tiếp, tìm nguyên nhân trước khi tìm giải pháp.
- Linh hoạt tìm những giải pháp khác nhau cho một nguyên nhân.
- Công bằng và minh bạch trong giải pháp.
- Tìm giải pháp giải quyết xung đột, không tìm cách chống nhau
- Mọi người tôn trọng, thông cảm với nhau, muốn người khác xem vấn đề của
mình thì mình cần xem vấn đề của người khác trước
- Nhìn thẳng vào vấn đề, nói ra sự thật tránh im lặng ngấm ngầm.
- Quản lý xung đột chứ không đàn áp hay tiêu diệt xung đột.
48
4.3.2.Các bước giải quyết xung đột:

Khi bạn là trọng tài, bạn cần phải gạt bỏ cái tôi cá nhân ra khỏi cuộc phân xử.
Bạn cần phải biết rằng, khi một vấn đề căng thẳng dẫn đến xung đột nghĩa là khi đó
cái tôi cá nhân của những người trong cuộc đều lớn, họ không muốn nhượng nhịn
nhau. Vì thế, nếu lúc này bạn cũng đề cao cái tôi cá nhân chắc chắn bạn sẽ nhận được
thất bại thảm hại. Hãy suy nghĩ mình vì mọi người chứ không phải vì bản thân mình,
như vậy bạn mới có thể giải quyết xung đột một cách sáng suốt và hiệu quả nhất. Muốn
quản lý tốt xung đột thường đi theo 4 bước.
1) Nhìn nhận ra xung đột, coi nó là vấn đề cần được giải quyết, xác định rõ nội
dung chi tiết của xung đột, không quy kết, gán gép, tố cáo.
2) Biết lắng nghe nhau, sẵn sàng thay đổi quan điểm của chính mình, phát hiện
những khác biệt giữa hai bên. Sẵn sàng hợp tác, xây dựng mối quan hệ tốt vì mục đích
chung và vì lợi ích của cả các bên.
3) Tìm hiểu hoàn cảnh và điều kiện của bên có xung đột với mình để hiểu quan
điểm của họ.
4) Cố gắng tiến dần đến sự thỏa thuận giữa hai bên.
Nhóm trưởng cần khách quan, công bằng, vì mục đích chung.
Kỹ năng giải quyết xung đột tốt nhất là bạn hãy đặt mình vào vị trí của người
trọng tài, phân xử công minh, không thiên vị, bênh vực bên nào. Bởi lúc này các bên
đều muốn mình là người đúng và được người khác ủng hộ. Nếu vô tình bạn bênh vực
bên nào đó sẽ khiến họ nghĩ bạn là người không công bằng, áp đặt và mâu thuẫn chắc
chắn sẽ không thể nào tháo gỡ được. Nhìn chung, cách giải quyết phải linh hoạt, nhẹ
nhàng với cả hai bên, dựa vào các thành viên tích cực để quản lý và giải quyết mâu
thuẫn.
49
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
1. Thế nào là nhóm làm việc? Phân biệt nhóm chính thức và nhóm không chính
thức?
2. Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc?
3. Các yếu tố nền tảng của một nhóm làm việc?
4. Các chuẩn mực trong làm việc nhóm?
5. Làm thế nào để tổ chức một cuộc họp nhóm hiệu quả?
6. Những khó khăn mà anh / chị thường gặp khi làm việc nhóm?
7. Làm thế nào để phát huy sức mạnh tổng hợp của nhóm khi làm việc nhóm?
8. Các đặc điểm của một nhóm làm việc hiệu quả?
9. Làm thế nào để xây dựng và phát triển nhóm ?
10. Trong một nhóm làm việc, thường có các vai trò nào do các thành viên trong
nhóm đảm nhận?
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bạn là trưởng nhóm thực hiện dự án xã hội từ 4 nhóm nhỏ ghép lại với sự tham
gia của 26 thành viên trong lớp. Đã 2 tuần trôi qua sau khi bạn và các trưởng bộ phận
thống nhất mục tiêu cũng như cách thức hoạt động của dự án nhưng bạn nhận thấy dự
án không tiến triển. Khi kiểm tra, bạn nhận thấy các nhiệm vụ không được thực hiện
theo thời hạn; nhiều thành viên không hiểu vai trò của bộ phận mình trong chuỗi hoạt
động chung của dự án; những thông tin quan trọng như mục đích và tinh thần cốt lõi
của dự án không được các trưởng bộ phận giải thích đầy đủ cho các thành viên. Bạn
cho rằng rằng nếu tình hình này tiếp tục kéo dài, dự án có nguy cơ thất bại. Bạn cần
phải làm gì để lãnh đạo nhóm hoàn thành mục tiêu trong thời gian 1,5 tháng còn lại?
50
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Kỹ năng thuyết trình

1. Angela Murray (2002), Thuyết trình chuyên nghiệp trong kinh doanh, NXB Thanh
Niên.
2. Carmine Gallo, biên dịch Trung An – Việt Hà (2008), 10 Bí quyết thành công của
những diễn giả MC tài năng nhất thế giới, NXB Trẻ.
3. Carmine Gallo, Nguyễn Thọ Nhân dịch (2011), Bí quyết thuyết trình của Steve
Jobs, Nxb Tổng Hợp TP.HCM.
4. Hà Nam Khánh Giao (2004), Diễn thuyết trước công chúng, NXB Thống Kê.
5. Tim Hindle (2006), Kỹ năng thuyết trình, Nhà xuất bản Tổng hợp TP.HCM.
6. Đoàn Thị Hồng Vân (chủ biên) (2006), Giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống,
NXB Thống kê.
7. Richard Zeoli (2008), The 7 principles of Public Speaking: Proven methods from a
PR professional, Skyhorse.
Kỹ năng làm việc nhóm

1. Steven H. Carney, The Teamwork Chronicles: A Startling Look Inside the
Workplace for Those Who Want Better Teamwork. Austin, TX: Greenleaf Book
Group, LLC, 2003.
2. Gregory E. Huszczo, Tools for Team Excellence: Getting Your Team into High
Gear and Keeping It There. Palo Alto, CA: Davies-Black Publishing, 1996.
3. Eric Garner, Teambuilding: How to turn uncohesive groups into product teams,
ISBN 978-87-7681-995-8, 2012.
4. Frances A.Kennedy, Successful Strategies for Teams, Clemson University, 2008.
5. Jill Nemiro, Creativity in Virtual Teams: Key Components for Success. San
Francisco, CA: Pfeiffer, 2004.
6. Greg L. Stewart, Charles C. Manz, and Henry P. Sims, Teamwork and Group
Dynamics. New York, NY: John Wiley & Sons, 2000.
7. W.H. Weiss, "Team Management." SuperVision 65 no. 11 (November 2004): 19–
21.
51

Ky Nang Thuyet Trinh Va Lam Viec Theo Nhom

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Ky Nang Thuyet Trinh Va Lam Viec Theo Nhom

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ

Chủ biên: ThS. Lại Thế Luyện

TP. HCM – NĂM 2021

3.3.1. Giai đoạn hình thành .................................................................................................. 37

LỜI NÓI ĐẦU

Các bạn sinh viên thân mến!

NHÓM BIÊN SOẠN

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Chương 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH

Mục tiêu chương:

Sau khi học xong chương này, sinh viên sẽ:

• Hiểu và trình bày được các khái niệm về thuyết trình

• Họ đã biết gì về vấn đề sắp được trình bày?

- Học hỏi kinh nghiệm từ những chuyên gia có am hiểu

1.6.CẤU TRÚC NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH

• Bước 4: Soạn nội dung chi tiết cho đề tài.

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH

4. Chọn chủ đề và nội dung, cho phần thuyết trình sau:

Chương 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ

Mục tiêu chương:

- Có khăn lau bảng, tránh dùng giấy để lau;

KỸ NĂNG ỨNG XỬ VỚI CÁC TÌNH HUỐNG KHÓ TRONG THUYẾT

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

TỔNG QUAN VỀ LÀM VIỆC NHÓM

Mục tiêu của chương:

3.2.2. Tầm nhìn

(1) Giai đoạn hình thành hay thành lập (forming);

BÀI TẬP THỰC HÀNH 1

BÀI TẬP THỰC HÀNH 2

Mục tiêu của chương:

4.3.2.Các bước giải quyết xung đột:

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

BÀI TẬP THỰC HÀNH

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Kỹ năng thuyết trình

Kỹ năng làm việc nhóm

You might also like