Huong Dan ATT2008

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ATT 2008
Chương 1
CÀI ĐẶT VÀ GỠ BỎ CHƯƠNG TRÌNH .......................................................... 3
1.1 Cài đặt chương trình: ........................................................................ 3
1.2 Gỡ bỏ chương trình: ......................................................................... 6
1.3 Quy trình vận hành phần mềm:.......................................................... 7
Chương 2 .............................................................................................. 8
QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH ........................................................................... 8
2.1 Thiết lập hệ thống - Maintained/Setting .............................................. 8
2.1.1 Quản lý phòng ban - Department List ..................................... 8
2.1.2 Quản lý nhân viên - Employee Maintenance ......................... 10
2.1.3 Thiết lập quyền quản trị - Administrator Setting ..................... 16
2.1.4 Quản lý thời gian biểu - Maintenance Timetables.................. 19
2.1.5 Quản lý ca kíp - Shift Management....................................... 24
2.1.6 Đăng ký ca làm việc - Assign Staff Shift ................................ 25
2.1.7 Quản lý ngày nghỉ lễ - Holidays............................................. 27
2.1.8 Quản lý các loại phép - Leave setting ................................... 28
2.1.9 Quy tắc chấm công - Attendance Rule ................................. 29
2.1.10 Tùy chọn dữ liệu - Database Option ................................... 31
2.1.11 Tùy chọn hệ thống - System Option.................................... 33
2.2 Quản lý chấm công - Handle Attendance ........................................ 33
2.2.1 Nghỉ phép - Công tác: .......................................................... 33
2.2.2 Bổ sung dữ liệu chấm công ................................................. 34
2.2.3 Theo dõi đi sớm về trễ ......................................................... 35
2.3 Tìm kiếm - in ấn .............................................................................. 36
2.3.1 Tìm kiếm dữ liệu chấm công ................................................ 36
2.3.2 Xem - Xuất kết quả chấm công: ........................................... 37
2.3.3 Kiểm tra thông tin tác nghiệp ................................................ 40
I
Nguyễn Văn Tần – 0918880456 Version 3.6.6
2.4 Quản lý dữ liệu ............................................................................... 41

2.4.1 Khởi tạo hệ thống ................................................................ 41
2.4.2 Xóa bỏ dữ liệu “rác” ............................................................. 41
2.4.3 Lưu trữ dữ liệu .................................................................... 42
2.4.4 Cập nhật dữ liệu ngoài ......................................................... 43
2.4.5 Kết xuất dữ liệu chấm công ................................................. 43
Chương 3 ......................................................................................... 44
PHỤ LỤC ..................................................................................................... 45
3.1 Tùy chọn khi kết xuất dữ liệu ........................................................... 45
3.2 Nâng cao ........................................................................................ 46
II
Nguyễn Văn Tần – 091.888.0456 Version 3.6.6
Chương 1
CÀI ĐẶT VÀ GỠ BỎ CHƯƠNG TRÌNH
1.1 Cài đặt chương trình:
Tốt nhất nên đóng tất cả các ứng dụng khác trước khi thực hiện cài
đặt chương trình để tránh các xung đột trong quá trình cài đặt.
Ngay khi CD chƣơng trình được sử dụng, việc cài đặt sẽ tự động
kích hoạt:
Chọn ngôn ngữ hiển thị của chương trình, bấm “OK” để tiếp tục:
Bấm (Next) để tiếp tục:
3
Nguyễn văn Tần - 0918880456 Version 3.6.6
Đọc kỹ phần quy định về việc sử dụng phần mềm. Chọn ( I accept
the agreement) và bấm “Next” để tiếp tục.
Các thao tác được thiết lập để bạn có thể tùy chọn việc cài đặt
chương trình. Tuy nhiên bạn nên duy trì các thông số mặc định, Bấm
(Next) để tiếp tục:
4
Nguyễn văn Tần – 0918880456 Version 3.6.6
5
Đến bước này, chương trình cài đặt đã sẵn sàng. Nếu bạn cần thay đổi
các thông số, bấm (Back); ngƣợc lại bấm (Install) để tiến hành cài đặt
chương trình vào máy tính. Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt, bấm
(Finish) để kết thúc.
Ngay khi hoàn tất, biểu tƣợng chương trình sẽ hiển thị trên màn hình
Desktop bạn có thể kích hoạt chương trình thông qua biểu
tượng này.
1.2 Gỡ bỏ chương trình:

Trong trường hợp bạn muốn: Cập nhật chương trình mới / Không sử
dụng hệ thống chấm công, bạn có thể tiến hành việc gỡ bỏ chương
trình này trên máy tính. Thao tác thực hiện như sau:
Bấm Start  Control panel  Add or Remove Programs, chọn
chương trình quản lý chấm công (Attendance Management) và bấm
(Remove) để tiến hành gỡ bỏ chương trình.
6
1.3 Quy trình vận hành phần mềm:

Quy trình Minh họa
1. Tải thông tin nhân viên (vân tay hoặc
thẻ cảm ứng) từ máy chấm công vào
phần mềm (Chọn máy chấm công 
Kết nối  Tải thông tin và vân tay
nhân viên)
2. Thay đổi thông tin nhân viên (Nhân

viên) và cập nhật vào máy (Kết nối 
Cập nhật thông tin và vân tay NV)
3. Tổ chức và sắp xếp phòng ban cho

nhân viên tại công ty (Phòng Ban).
4. Thiết lập hệ thống thời gian làm việc

tại công ty (Quản lý thời gian biểu).
5. Thiết lập hệ thống ca làm việc tại

công ty (Quản lý ca kíp)
6. Sắp ca làm việc cho từng phòng ban,

nhân viên (Sắp ca cho NV)
7. Tải dữ liệu chấm công từ máy vào

phần mềm (Tải dữ liệu chấm công)
8. Kiểm tra, chấm công (Báo cáo)
7
Chương 2
QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH
2.1 Thiết lập hệ thống - Maintained/Setting
Để thu được kết quả chấm công chính xác, bạn phải thiết lập các
thông số hệ thống trong phần Maintained/Setting:
- Thiết lập phòng ban, và sắp xếp nhân viên vào phòng ban
tương ứng.
- Thiết lập danh mục các ngày nghỉ, các loại phép, các quy tắt
chấm công (đi sớm / về trễ / vắng mặt / tăng ca) và cuối cùng
là thiết lập các thời gian biểu, ca kíp làm việc, sắp ca làm việc
cho nhân viên.
 Lưu ý：Nếu một nhân viên không được sắp ca thì không thể
xem được kết quả chấm công mặc dù người này có chấm công.
2.1.1 Quản lý phòng ban - Department List

Chức năng cung cấp khả năng quản lý phòng ban (thêm / xóa / sửa
tên) và quản lý nhân viên trong phòng ban (ngừng việc / vô làm lại) chi
tiết như sau:
Bấm vào mục “Department list” trong mục “Maintenance/Options”,
trong danh mục thao tác bên tay phải (hình minh họa 1.3):
8
Đề thêm một phòng ban, bạn phải chọn phòng ban cấp trên trực tiếp,
sau đó bấm “Add”. Đặt tên cho phòng ban mới. Bấm “OK” để hoàn
tất.
Nếu bạn muốn thay đổi quan hệ giữa phòng ban con và phòng ban
trực thuộc, bấm chọn phòng ban con và kéo - thả vào phòng ban
trực thuộc tương ứng.
Trong trường hợp muốn xóa phòng ban thì bấm “Delete” và bấm
“Rename” nếu muốn sửa tên.
Tạm ngừng công tác:

Để cho một nhân viên ngừng công tác (áp dụng trong trường hợp
không muốn hiển thị nhân viên trong danh sách chấm công trong một
khoảng thời gian do người này đang nghỉ phép / tạm thôi việc / đi
công tác . . .)
9
Chọn tên nhân viên trong danh sách bên phải (Our Department’s
Employees), bấm “Remove <<” để cho tạm nghỉ.
Nếu muốn khôi phục lại chế độ làm việc như cũ thì chọn nhân viên
trong danh sách bên trái (Employee) và bấm “Add >>”
Sau khi hoàn tất thì bấm “Close” để đóng cửa sổ này và quay về cửa sổ
quản lý phòng ban.
2.1.2 Quản lý nhân viên - Employee Maintenance
Trong danh mục “Maintenance/Options”, bấm chọn “Employee” để
mở cửa sổ quản lý nhân viên. Các chức năng quản lý gồm:
- Quản lý, sắp xếp phòng ban cho nhân viên.
- Quản lý công tác, hiện diện tại công ty.
- Thay cập nhật thông tin: Mã số, họ tên, chức danh, thông tin
liên lạc, ngày vào làm…
- Sắp ca cho nhân viên
- Tùy chọn quy tắc chấm công.
10
Nguyễn Văn Tần - 0918880456 Version 3.6.6
 Lưu ý：Đối với nhân viên đăng ký chấm công bằng vân tay,
tuyệt đối không được thay đổi giá trị trong ô “AC No.”. Đối với
nhân viên chấm công bằng thẻ, tuyết đối không được thay đổi ô
“Card Number”
1. Sắp xếp nhân viên vào phòng ban:
Bấm để chuyển một nhân viên từ phòng ban này sau phòng ban
khác. Và chọn phòng ban tương ứng cho nhân viên này:
2. Cho tạm ngưng công tác: Thực tế có một số nhân viên đang
trong chế độ nghỉ / công tác . . . không chấm công trong công ty
11
nhưng họ vẫn là nhân viên. Khi đó bạn sẽ chọn chế độ “Lay Off” để
không hiển thị tên NV này trong danh sách chấm công. Chọn nhân
viên và bấm nút , bấm “OK” để thực hiện.
3. Thông tin phụ liên quan: bấm vào thẻ Addition trong cửa sổ
quản lý thông tin nhân viên.
Tại đây cho phép quản lý các thông tin quan trọng liên quan đến nhân viên:
(quá trình công tác, đào tạo …).
4. Tùy chọn chấm công:
Bấm vào thẻ “AC Options” để vào màn hình tùy chọn chấm công cho
nhân viên bên dưới:
12
13
Active AC: Chọn vào ô này để kích hoạt việc chấm công ngược lại
nếu không chọn thì nhân viên này không được chấm công và các lần
chấm công sẽ không hiển thị trong báo cáo.
Count OT: Chọn ô này để kích hoạt việc tính tăng ca cho nhân viên.
Việc tính tăng ca sẽ được quy định cụ thể trong chức năng
(Attendance Rule)
Reset Holiday: Chọn ô này để cho phép nhân viên được nghỉ vào
các ngày lễ do công ty quy định (Holiday List). Nếu ngày đó nhân
viên này đi làm sẽ được tính thành tăng ca. Nếu không, nhân viên
này phải đi làm và nếu anh ta nghỉ sẽ bị xem nhƣ vắng mặt.
On duty check-in/off duty check-out: mục này dùng để quản lý việc
chấm công khi đi làm của nhân viên. Các thiết lập này có tác dụng
cao hơn so với các thiết lập trong mục “Schedule AC”
Schedule AC: (thiết lập ca làm việc cho riêng nhân viên)
Bấm nút “Schedule AC” để thực hiện việc sắp ca làm việc cho nhân
viên:
Trong cửa sổ này, bạn có thể tùy chọn chấm công cho nhân viên này
(tương tư như phần trên). Các thiết lập mở rộng của phần này là cho
phép sắp ca làm việc cụ thể cho nhân viên (đi ca nào, áp dụng ca làm
việc này trong khoảng thời gian nào, cho phép chấm công linh hoạt theo
các bảng giờ làm việc của công ty …). Để thêm một ca làm việc cho
nhân viên này, bấm (+). Trong trƣờng hợp bạn muốn hủy bỏ thì bấm nút
(-)
14
Chọn một ca làm việc, xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Bấm
“OK” khi hoàn tất. Bấm “Cancel” nếu không muốn áp dụng ca này.
Khi đăng ký ca, bạn có thể đăng ký nhiều ca cùng một lúc:
Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Ca làm việc
03-3-1 03-5-30 Ca 1
03-6-1 03-9-1 Ca 2
Sau khi hoàn tất việc sắp ca, cửa sổ sau sẽ hiển thị để bạn kiểm tra kết
quả đã thực hiện:
Đối với trường hợp nhân viên phải thay đổi ca thường xuyên / không
cần báo trước / đổi ca lẫn nhau / ca kíp thay đổi linh hoạt thì bạn cần
kích hoạt chức năng này để việc quản lý dễ dàng hơn.
Least time for Auto-assign: khoảng thời gian được thiết lập sẽ
15
được dùng để chương trình tự động xác định thời gian biểu tương
ứng cho việc chấm công. Ví dụ: nếu thiết lập là 1 ngày, thì khi nhân
viên làm việc quá 1 ngày thì sẽ được chương trình chọn ca làm việc
tương ứng dùng cho việc quản lý chấm công.
Used timetable: danh mục các thời gian biểu được dùng khi chương
trình tự động chọn căn cứ vào thiết lập phần trên tương ứng với nhân
viên này. Bạn có thể thêm (+) hoặc hủy bỏ (-) một thời gian biểu tùy ý.
Sau khi hoàn tất, bấm “OK” để áp dụng quy tắc này, hoặc “Cancel” nếu
bạn không muốn dùng nữa.
2.1.3 Thiết lập quyền quản trị - Administrator Setting
16
Bấm nút (Administrator), danh mục các cấp độ quản trị sẽ gồm:
Chọn một cấp quản trị theo yêu cầu, chọn nhân viên được cấp
quyền:
17
Nguyễn văn Tần - 0918880456 Version 3.0
Cấp cao nhất là “Super”: người này toàn quyền thao tác trong
chương trình.
“Department Administrator”: người này chỉ có quyền thao tác đối với các
nhân viên trong phòng ban mà họ thuộc về.
Mật khẩu mặc định của người này là SỐ THỨ TỰ CHẤM CÔNG của
họ. Bấm “OK” để tiếp tục bước phân quyền các tác vụ được phép
truy cập.
Lưu ý: chỉ ngƣời quản trị cấp cao hơn mới có quyền thay đổi các
thiết lập của ngƣời cấp dưới.
Sau khi chế độ phân quyền này được thiết lập, chỉ những nhân viên có
quyền mới có thể truy cập vào hệ thống:
18
Để thay đổi mật khẩu, bạn phải đăng nhập với quyền của người có
quyền cao nhất, sau đó thực hiện:
Addministrator  Chọn người quản trị cần đổi PWD  “Modify
Password”
2.1.4 Quản lý thời gian biểu - Maintenance Timetables
Trước khi thực hiện việc tạo lập ca kíp trong công ty, các thời gian
biểu làm việc phải được xác định một cách hoàn chỉnh cho tất cả các
khoảng thời gian làm việc tại công ty.
Maintenance/Options  Maintenance Timetables
Nếu bạn không thiết lập ca làm việc ngay khi thiết lập thời gian biểu thì
hệ thống sẽ tự động kích hoạt chức năng tạo ca làm việc cùng với các
thiết lập thời gian biểu như sau:
19
Nếu bạn đồng ý sử dụng cơ chế tự động của hệ thống thì bấm nút
“OK” nếu không thì bấm “Cancel” để thực hiện các thiết lập riêng của
công ty bạn. Khi đó, màn hình thiết lập thời gian biểu sẽ như sau:
Trong trường hợp sử dụng việc thiết lập ca tự động thì sẽ có những
thao tác sau:
Tùy chọn thời gian biểu làm việc trong ngày: (làm một ca hoặc hai ca
trong ngày)
20
Thiết lập thời gian vào ca và ra ca tương ứng. Khi đó nhân viên
phải thực hiện chấm công đúng với khoảng thời gian quy định:
Quy định thời gian cho phép đi trễ / về sớm:
21
Tùy chọn cho việc có áp dụng ca làm việc này cho các nhân viên
chưa được sắp ca hay không (Assign this schedule shift to
employees who has not assigned any schedule) hoặc là có đăng
ký ca làm việc này cho tất cả phòng ban trong công ty hay không
(Assign this schedule to every department as default
schedule)
Sau cùng khi hoàn tất thì bấm (Finish) để kết thúc và màn hình hiển thị
kết quả thiết lập thời gian biểu như sau:
22
Danh mục các thời gian biểu trong công ty sẽ được hiển thị trong
danh sách bên trái. Các thông số bên phải là chi tiết của thời gian
biểu
 Thêm mới: bấm nút ( Add) và đặt tên cho thời gian biểu.
 Xóa: chọn thời gian biểu cần xóa và bấm nút ( Delete) . Bạn
chỉ có thể xóa một thời gian biểu khi không có ca làm việc nào sử
dụng đến thời gian biểu này.
 Lưu: bấm nút ( Post) để cập nhật / thực thi các thiết lập bên
dƣới của một thời gian biểu.
 Cho phép đi trễ “Late time (Mins)”: với ví dụ trên, giá trị này là 5
phút, có nghĩa là nếu nhân viên này vào ca trước 8:35 thì sẽ
không bị tính trễ giờ mặc dù đi trễ hơn giờ quy định là 8:30.
 Cho phép về sớm “Leave Early Time (Mins)“: tương tự như trên
 Begining /Ending in: khoảng thời gian đƣợc tính cho việc chấm
công lúc vào ca.
 Begining/Ending out: khoảng thời gian ra ca.
 Count as Workday: giá trị quy thành ngày công làm việc.
 Count as minute: giá trị tính theo phút của một thời gian biểu làm
việc. Ví dụ: một thời gian biểu làm việc thực tế là 9 giờ, nhưng
chỉ tính thành 8 giờ.
 Must checking in/out: tùy chọn cho việc có cần phải chấm công
hay không.
 Changes the Display: chọn màu hiển thị của thời gian biểu.
23
2.1.5 Quản lý ca kíp - Shift Management

Sau khi thiết lập thời gian biểu, kế tiếp bạn cần thiết lập hệ thống ca
làm việc tại công ty, như sau:
Maintenance/Options  Maintenance Shift Schedule
Cửa sổ quản lý chia thành 2 phần: danh mục ca và thời gian làm việc.
Trong danh mục ca làm việc, gồm có: tên ca (không được trùng
nhau), thời gian bắt đầu, số lần lập lại của chu kỳ chấm công, đơn vị chu
kỳ (ngày, tuần, tháng…).
Các thao tác liên quan:
Add: Thêm một ca làm việc mới.

Save: Lưu lại các thiết lập của một ca.
Edit: Cho phép thay đổi các thiết lập của một ca.
Delete: xóa ca làm việc được chọn.
Sau khi chọn một ca làm việc, bạn có thể thêm/xóa/sửa lịch làm
việc của ca tùy theo chu kỳ chấm công đã thiết lập:
Chi tiết việc thực hiện như sau:
24
Bạn có thể thiết lập lịch làm việc cho từng ngày cụ thể căn cứ chu kỳ đã
tạo. Đồng thời có thể đăng ký tăng ca cho lịch làm việc của ngày tương
ứng.
2.1.6 Đăng ký ca làm việc - Assign Staff Shift

Nếu không thực hiện đăng ký ca làm việc cho nhân viên thì chương
trình không thể tính công cho nhân viên này được. Sau khi đã khai báo
thời gian biểu, ca kíp thì bạn mới có thể đăng ký ca làm việc cho một
nhân viên. Có hai cách:
1. Maintenance/Options  Employee Schedule
2. Employees  AC Option  Schedule AC
25
Bấm nút “Arrange Shifts“ để thực hiện việc sắp ca, tương tự mục
2.1.2 (phần 4) cho từng nhân viên / cho cả phòng (bấm để chọn
tất các nhân viên trong phòng).
Clock in/out: Cho phép nhân viên được quyền miễn chấm công khi đi
làm hay không. Thiết lập này được ưu tiên hơn so với thiết lập trong
các thời gian biểu cụ thể.
Attendance active: cho phép một nhân viên không cần chấm công khi
đi làm. Trong trường hợp áp dụng cho các vị lãnh đạo công ty. Count
OT: Có tính tăng ca khi đi làm ca này không.
Holiday: tùy chọn cho việc đi làm / nghỉ vào ngày lễ.
Thiết lập ca tạm thời - Employee Temporary shifts

Trong trường hợp nhân viên có nhu cầu phải thay đổi ca làm việc
trong một vài ngày thì bạn cần thực hiện việc đăng ký ca tạm thời cho
nhân viên này:
Quy trình thực hiện:

1. Chọn thời gian muốn áp dụng: From ___ to ___
2. Bấm “Temporary Shifts” để bắt đầu thực hiện. Bấm “OK”
26
3. Bấm nút (+) để thêm mới. Bấm OK khi hoàn tất
4. Bấm nút “Save” để lƣu lại và bắt đầu áp dụng.
Nếu bạn muốn hủy thì bấm . Bấm nút ( ) để xóa tất cả lịch
làm việc tạm thời. Hoặc bấm để hủy chế độ này.

2.1.7 Quản lý ngày nghỉ lễ - Holidays
Tùy quy định của công ty, bộ phận nhân sự có thể khai báo danh mục các
ngày nghỉ được áp dụng tại công ty:
27
Các thao tác:
Duyệt qua từng ngày nghỉ phép:
Thêm / Xóa / Sửa:
Lƣu / Hủy:
Cập nhật các thay đổi:
2.1.8 Quản lý các loại phép - Leave setting

Chƣơng trình cho phép quản lý việc nghỉ phép của nhân viên. Do vậy
bạn phải khai báo tất cả các loại phép hiện đang áp dụng tại công ty
vào khai báo đầy đủ cho nhân viên khi học xin nghỉ. Khi đó chương
trình sẽ thống kê việc nghỉ phép cho bạn khi thực hiện báo cáo vào
cuối kỳ:
28
Chƣơng trình có sẵn 3 loại phép mà bạn không thể xóa: sick leave
(nghỉ ốm), Vacation (nghỉ mát), Other (tùy chọn cho bạn). bạn có thể
thực hiện khai báo các loại phép tùy ý.
2.1.9 Quy tắc chấm công - Attendance Rule

Tất cả quy tắc chấm công đều được quy định tại mục này:
Maintenance /Options  Attendance rules
29
1. Basic settings - Thiết lập hệ thống:

The longest time zone under (mins): khoảng thời gian tối đa cho phép của
một ca làm việc.
The shortest time zone exceed (mins): khoảng thời gian tối thiểu
Least minutes of shift interval: khoảng thời gian phân cách tối thiểu
giữa hai ca làm việc liên tiếp nhau.
Out state: quy định cách tính toán cho việc ra ca:
Ignore state: hệ thống sẽ không xem xét việc ra ca. As
Out: Xem như là ra ca.
As Business Out: Xem như di công tác
Audit it: cho người dùng tự xét.
Over time (OT) state: tùy chọn cho việc tính tăng ca:
Ignore the state: Không tính tăng ca
As OT directly: không cần xem xét, chương trình sẽ tự tính
tăng ca
30
Audit it: tùy chọn do người dùng thực hiện.

2. Calculation - Quy tắc tính công:
One work day as: bao nhiêu phút sẽ được tính là 1 ngày công
Clock-in over (mins) count as late: vô làm trễ mấy phút là đi trễ.
Clock-out over (mins) count as early: về trước mấy phút là về sớm
If no Clock in / If no Clock out….: nếu không chấm công lúc vào thì
tính là đi trễ / xem như vắng mặt.
As late…/As early…: đi trễ / về sớm quá mấy phút thì bị xem
như vắng.
After (mins), leaving count as OT: ra về sau bao nhiêu phút
được xem như làm tăng ca.
2.1.10 Tùy chọn dữ liệu - Database Option

Việc thực hiện chỉnh sửa thông tin này cần phải thật cẩn thận vì toàn bộ
dữ liệu của bạn sẽ bị thay đổi.
1. Thay đổi loại dữ liệu (Access - SQL server):
31
Chọn các thông số: Provider, Connection, Advance. Tùy theo từng loại
CSDL mà sẽ có tùy chọn khác nhau.
2. Chia sẽ dữ liệu cho nhiều máy trong hệ thống:
Máy CHÍNH: ví dụ dữ liệu là file Access (C:\Program Files\Att
2008\att2000.mdb)  Share file nay và cho phép READ/WRITE
Máy PHỤ: vào phần Database Option, chọn dữ liệu là file

att2000.mdb của máy CHÍNH.
Với mô hình này, bạn có thể thực hiện cho nhiều máy, cho nhiều
người quản trị thuộc các phòng ban trong công ty.
32
2.1.11 Tùy chọn hệ thống - System Option

Khai báo các chức năng hoạt động của hệ thống (kiểm soát ra vào, tin
nhắn, tự động cập nhật dữ liệu,…)
2.2 Quản lý chấm công - Handle Attendance
2.2.1 Nghỉ phép - Công tác:

Khi nhân viên nghỉ phép hay đi công tác, bạn phải khai báo các
trường hợp này để chương trình có thể thống kê:
Attendance  Employee leaving on Business/Ask for leave
33
Sau khi chọn nhân viên cần đăng ký và thời gian nghỉ của nhân viên
này, bạn sẽ thực hiện việc thêm / xóa / sửa / thống kê / kết xuất số
ngày nghỉ / xem báo cáo các ngày nghỉ của nhân viên tương ứng.
2.2.2 Bổ sung dữ liệu chấm công

Trong trường hợp muốn bổ sung thêm ngày công cho nhân viên
(thêm giờ, đi công tác nên không chấm công được…) bạn sẽ cần đến tác
vụ này:
Attendance  Fogetting to Clock In/Out
34
Đầu tiên bạn sẽ chọn phòng ban  chọn nhân viên (chọn tất cả thì
bấm ) chọn trạng thái chấm công (ra ca / vào ca)  chọn thời gian 
Add.
2.2.3 Theo dõi đi sớm về trễ

Attendance  Coming late collectively
If part or all of the staff of one department come late, this function can
be used to modify staff clock-in time, click (Coming late collectively)
on the down drag menu, and the following dialog box will pop up:
Bạn cần phải xác định phòng ban  chọn nhân viên (hay cả phòng)
 chọn muốn xem những nhân viên đi trễ (Coming Late) hay những
nhân viên về sớm (Leaving Early)  chọn thời gian muốn xem  OK
35
2.3 Tìm kiếm - in ấn
2.3.1 Tìm kiếm dữ liệu chấm công
1、Tìm kiếm - (Search/ Print  Attendance record)
MODIFY LOG:
Chương trình có một chức năng rất mạnh dùng cho người quản trị
chung (Super Administrator) đó là kiểm kê tính chính xác của dữ liệu
chấm công do cấp dưới thực hiện. Bất kỳ một sự thay đổi nào trên dữ liệu
chấm công đều được lưu lại. Bạn sẽ xem được các thông tin khi bấm nút
“Modify Log“. Chương trình sẽ ghi nhận: ai đã thực hiện thay đổi này,
vào thời điểm nào, như thế nào, thay đổi trên dữ liệu của nhân nào...
Nếu muốn bạn có thể (Restore records) để khôi phục lại hệ thống như
trước khi thay đổi.
36
2.3.2 Xem - Xuất kết quả chấm công:

Sau cùng thì kết quả chấm công cũng được thực hiện:
Search/Print  Attendance Calculating and Reports (Ctrl+R)
a）Chọn phòng ban:
b）Chọn nhân viên:
37
c）Xác định thời gian (Ngày / Tuần / Tháng / Quý / Năm):
d）Bấm Calculate để xem kết quả:
Chương trình cung cấp 4 tùy chọn đối với việc xem kết quả chấm
công:
1. Clock in/out Log Exception: toàn dữ liệu chấm công thực tế
của nhân viên sẽ được hiển thị tại đây.
2. Shift Exception: kết quả chấm công chi tiết của nhân viên.
Theo từng ngày cho từng nhân viên.
38
Bạn có thể thay đổi việc hiển thị kết quả này nhằm đáp ứng tốt nhất nhu
cầu chấm công bằng cách thay đổi các thiết lập sau
Change color: đổi màu cho các sự kiện để dễ theo dõi

Filter by Exception: chọn các trạng thái cần theo dõi. Chỉ
những trạng thái chấm công này được chọn mới được hiển thị.
39
Filter by timetable: chỉ hiển thị các thời gian biểu nào được
chọn.
Maintanance AL/BL: đăng ký các ngày nghỉ phép của nhân
viên.
Append Clock In/Out: thêm dữ liệu chấm công cho nhân viên
nếu như nhân viên quên chấm công và được sự cho phép của cấp
quản lý.
3. Misc Exception: xem việc đi công tác trong ngày, tăng ca...
4. Calculated items: thống kê kết quả chấm công.
Xem báo cáo chấm công

Chƣơng trình cung cấp sẵn 6 mẫu báo cáo. Tùy theo yêu cầu
chấm công, bạn có thể chọn một mẫu báo cáo để xem kết quả.
Xuất dữ liệu chấm công ra các định dạng khác

Dữ liệu chấm công sau khi đƣợc tính toán có thể được dùng cho các
mục đích khác. Chương trình cho phép bạn kết xuất dữ liệu ra các định
dạng dữ liệu phổ biến: XLS, TXT, DBF, CSV
2.3.3 Kiểm tra thông tin tác nghiệp

Bất kỳ một thao tác này của ngƣời dùng đều được ghi nhận trong
mục Search/Print  System Operate Log:
40
2.4 Quản lý dữ liệu
2.4.1 Khởi tạo hệ thống

Bạn phải cân nhắc kỹ trước khi thực hiện thao tác này. Toàn bộ dữ liệu
hiện tại sẽ bị mất!!!
2.4.2 Xóa bỏ dữ liệu “rác”

Sau một thời gian sử dụng, hệ thống sẽ phát sinh các dữ liệu tạm
dùng cho việc thao tác trong hệ thống. Các dữ liệu này có thể làm
giảm hiệu suất hoạt động của hệ thống. Bạn có thể xóa bớt chúng
bằng cách sau: Data  Clear Obsolete Data
41
Sau khi thiết lập các thông tin cần thiết, bạn bấm “Compact Database
File” để thực hiện.
2.4.3 Lưu trữ dữ liệu

Định kỳ, bạn nên lưu trữ dữ liệu bằng cách: Data  Backup Data
42
2.4.4 Cập nhật dữ liệu ngoài
1、Cập nhật từ USB Flash disk
2、Cập nhật từ file dữ liệu ngoài.
2.4.5 Kết xuất dữ liệu chấm công

Chức năng cũng được dùng để Back up dữ liệu
43
CHƯƠNG 3
44
PHỤ LỤC
3.1 Tùy chọn khi kết xuất dữ liệu
Trong tất cả các cửa sổ cho phép kết xuất dữ liệu, bạn bấm “Export” để
xuất dữ liệu ra các định dạng khác:
Khi đó bạn có thể tùy chọn những thông tin nào cần xem bằng cách
bấm vào ô tương ứng để chọn / hủy. Vào bấm OK để xem.
Sau khi đã xác định các thông tin cần thiết, bạn nên đặt tên cho danh
sách này trong ô “Predefined Items List” để có thể dùng lại cho lần kế
tiếp:
45
Tùy chọn địng dạng theo yêu cầu của bạn.
3.2 Nâng cao

Trong khi thực hiện việc kết xuất báo cáo, bạn có thể tùy chọn mở
rộng cho việc này: bấm phím phải trong khi đang ở cửa sổ Report,
chọn “Advance Export”.
Sau khi thực hiện các tùy chọn, bạn có thể lưu lại để dùng cho các
46
lần sau (Save Export Options).

Cuối cùng, bấm Start Export để có kết quả như ý!!!
----------------------------------------------------------------------------
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:
Nguyễn Văn Tần
Phone: 0918880456.
Yahoo: 0918880456.
47

Huong Dan ATT2008

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Huong Dan ATT2008

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ATT 2008

2.4 Quản lý dữ liệu ............................................................................... 41

Bấm (Next) để tiếp tục:

Bấm (Next) để tiếp tục:

Bấm (Next) để tiếp tục:

1.2 Gỡ bỏ chương trình:

1.3 Quy trình vận hành phần mềm:

2. Thay đổi thông tin nhân viên (Nhân

3. Tổ chức và sắp xếp phòng ban cho

4. Thiết lập hệ thống thời gian làm việc

5. Thiết lập hệ thống ca làm việc tại

6. Sắp ca làm việc cho từng phòng ban,

7. Tải dữ liệu chấm công từ máy vào

8. Kiểm tra, chấm công (Báo cáo)

2.1.1 Quản lý phòng ban - Department List

Tạm ngừng công tác:

1. Sắp xếp nhân viên vào phòng ban:

viên và bấm nút , bấm “OK” để thực hiện.

Maintenance/Options  Maintenance Timetables

Quy định thời gian cho phép đi trễ / về sớm:

2.1.5 Quản lý ca kíp - Shift Management

Add: Thêm một ca làm việc mới.

Chi tiết việc thực hiện như sau:

2.1.6 Đăng ký ca làm việc - Assign Staff Shift

Thiết lập ca tạm thời - Employee Temporary shifts

Quy trình thực hiện:

3. Bấm nút (+) để thêm mới. Bấm OK khi hoàn tất

4. Bấm nút “Save” để lƣu lại và bắt đầu áp dụng.

làm việc tạm thời. Hoặc bấm để hủy chế độ này.

Các thao tác:

Duyệt qua từng ngày nghỉ phép:

Thêm / Xóa / Sửa:

Cập nhật các thay đổi:

2.1.8 Quản lý các loại phép - Leave setting

2.1.9 Quy tắc chấm công - Attendance Rule

1. Basic settings - Thiết lập hệ thống:

Audit it: tùy chọn do người dùng thực hiện.

2.1.10 Tùy chọn dữ liệu - Database Option

Máy PHỤ: vào phần Database Option, chọn dữ liệu là file

2.1.11 Tùy chọn hệ thống - System Option

2.2 Quản lý chấm công - Handle Attendance

2.2.1 Nghỉ phép - Công tác:

2.2.2 Bổ sung dữ liệu chấm công

2.2.3 Theo dõi đi sớm về trễ

2.3 Tìm kiếm - in ấn

2.3.1 Tìm kiếm dữ liệu chấm công

1、Tìm kiếm - (Search/ Print  Attendance record)

2.3.2 Xem - Xuất kết quả chấm công:

a）Chọn phòng ban:

b）Chọn nhân viên:

c）Xác định thời gian (Ngày / Tuần / Tháng / Quý / Năm):

d）Bấm Calculate để xem kết quả:

Change color: đổi màu cho các sự kiện để dễ theo dõi

Xem báo cáo chấm công

Xuất dữ liệu chấm công ra các định dạng khác

2.3.3 Kiểm tra thông tin tác nghiệp

2.4 Quản lý dữ liệu

2.4.1 Khởi tạo hệ thống

2.4.2 Xóa bỏ dữ liệu “rác”

2.4.3 Lưu trữ dữ liệu

2.4.4 Cập nhật dữ liệu ngoài

1、Cập nhật từ USB Flash disk

2、Cập nhật từ file dữ liệu ngoài.