BỘ CÔNG THƢƠNG

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH
----------

BÁO CÁO
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Giảng viên hƣớng dẫn : TS. Cao Văn Trƣờng

Sinh viên thực hiện : Cao Thị Linh Chi

Lớp : 20221BM6015001
Mã sinh viên : 2020602734

HÀ NỘI – 12/2022
 ỜI Ở ĐẦU
Trong các nguồn lực của doanh nghiệp, ngoài nguồn lực con người, máy móc thiết bị,
nguyên vật liệu,... thì thông tin được xem là một nguồn lực tối quan trọng và được ví
như là máu của tổ chức, nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với
nhau. Ngày nay, mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói
riêng đều cần có thông tin.
Hệ thống thông tin là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và
cung cấp thông tin hỗ trợ việc đưa ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề phức
tạp trong tổ chức. Vai trò của hệ thống thông tin quản lý được thể hiện trong mọi
ngành nghề, lĩnh vực từ dịch vụ, sản xuất, giáo dục, y tế,...
Trong thực tế, môi trường diễn biến khá phức tạp và thay đổi nhanh, một quyết định
quản trị phù hợp ở thời điểm này nhưng có thể không còn phù hợp ở giai đoạn sau. Vì
vậy, hệ thống thông tin quản lý sẽ giúp cho các nhà quản trị có thông tin để điều chỉnh
hoặc bổ sung các quyết định kịp thời. Các doanh nghiệp có thể chủ động hình thành
các chiến lược tấn công hay tác động ngược vào các yếu tố của môi trường để tạo ra
các cơ hội hay giảm bớt đi rủi ro doanh nghiệp.
 MỤC LỤC
1. Hãy cho biết các thông tin mà anh chị nắm giữ có vai trò như thế nào với công ty? ..........................1
2. Hãy liệt kê một số loại thông tin mà anh chị kiểm soát? .....................................................................1
3. Những thông tin mà anh chị đang kiểm soát được lưu trữ dưới các hình thức nào? ......................2
4. Các thiết bị công nghệ giúp anh chị lưu trữ thông tin?........................................................................2
5. Anh chị hãy trình bày một mẫu (tự thiết kế) cho việc yêu cầu thông tin?...........................................2
6. Sử dụng bảng sau và liệt kê một số loại tài liệu, thông tin cần lưu trữ để tham khảo của tổ chức của
bạn............................................................................................................................................................4
7. Anh/chị được yêu cầu thu thập và cung cấp một số tài liệu:...............................................................4
8. Anh/chị đang trong tình trạng rất vội và được yêu cầu cung cấp thông tin và đã quên mất ghi chép
lại nội dung yêu cầu đó. Sau đó Anh/chị lại được giao một vài công việc khác nên bạn đã hoàn toàn
quên mất ai đã yêu cầu bạn cung cấp thông tin và nội dung của thông tin đó là gì. Trong trường hợp
này, Anh/chị sẽ làm gì? ............................................................................................................................5
9. Hãy liệt kê một số tài liệu hồ sơ của công ty, tổ chức của bạn mà anh/chị cho là hồ sơ tài liệu cần
được giữ bí mật. .......................................................................................................................................6
10. Hãy cho biết những biện pháp hạn chế tiếp cận với tài liệu hồ sơ mật mà anh/chị sẽ áp dụng cho
tổ chức, công ty của anh/chị. Biện pháp được sử dụng để hạn chế tiếp cận với tài liệu hồ sơ mật là
đặt mật khẩu bảo vệ. ...............................................................................................................................6
11. Bạn sẽ làm gì nếu bạn thấy mình bị phân biệt đối xử một cách không công bằng tại nơi làm việc? 6
12. Hãy liệt kê một số loại trang thiết bị và công nghệ mà bạn được yêu cầu sử dụng khi xử lý thông
tin. Mỗi loại, hãy lấy ví dụ về cách xử lý thông tin như thế nào. .............................................................7
13. Hãy liệt kê ít nhất 3 tài liệu mà bạn cho rằng nên lưu trữ bằng văn bản...........................................7
14. Khi bạn được yêu cầu lưu trữ tài liệu bạn sẽ làm gì nếu: ..................................................................8
15. Anh/chị có rất nhiều tài liệu cần sắp xếp trong hệ thống lưu trữ bằng văn bản. Anh/chị đang xử lý
văn bản rất tốt và khi đã sắp xếp được một nửa số tài liệu đó anh/chị thấy một bức thư mời giám đốc
tới dự và phát biểu tại hội thảo sắp tới. Tuy nhiên, trong hệ thống hiện tại chưa có tập tài liệu nào có
chủ đề thư mời. ........................................................................................................................................9
16. Anh/chị làm gì để duy trì hệ thống thông tin của anh chị luôn ở trạng thái tốt. ........................... 10
 Anh/chị là nhân viên phụ trách phòng marketing tại một công ty. Hãy mô tả
vắn tắt về công ty, tổ chức:
Giới thiệu chung về công ty:
Tên công ty: Công ty TNHH Sunword
Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh những mặt hàng văn phòng phẩm
Ngành nghề kinh doanh: Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng
chuyên doanh.
Bây giờ, hãy thể hiện năng lực xử lý và duy trì hệ thống thông tin theo các yêu
cầu sau đây:
1. Hãy cho biết các thông tin mà anh chị nắm giữ có vai trò nhƣ thế nào với công
ty?
- Thông tin giữ vai trò quan trọng trong công tác l nh đạo và quản lý.
- hông tin là cơ sở tiền đề của các quyết định
- hông tin là công cụ của các quyết định
- Nghiên cứu và phân tích dữ liệu bán hàng, sự phát triển của thị trường để tìm kiếm
các cơ hội marketing mới.
- Cập nhật kiến thức ngành nghề bằng cách tham dự các buổi hội thảo đào tạo; xem
các ấn phẩm chuyên ngành; thiết lập mạng lưới quan hệ cá nhân…
- Phát triển kênh phân phối sản phẩm.
- Dự báo nhu cầu, theo dõi ngân sách marketing, lập kế hoạch chi tiêu marketing phân
tích các biến động của thị trường để hoàn thành các mục tiêu tài chính của hoạt động
kinh doanh và marketing.
- Xây dựng mối quan hệ với khách hàng, phát triển tệp khách hàng trung thành; khám
phá insight người tiêu dùng, dự đoán những cơ hội kinh doanh mới, nghiên cứu và
phát triển sản phẩm.
- Mức doanh thu do Marketing đóng góp vào tổng doanh thu của doanh nghiệp là bao
nhiêu?
- Chi phí trên một khách hàng tiềm năng tối đa
- Giá trị vòng đời khách hàng
Vòng đời khách hàng (customer life cycle) là hành trình bao gồm tất cả các bước
mà khách hàng đã thực hiện kể từ khi nhận thức được nhu cầu của bản thân về
việc sử dụng sản phẩm cho đến các hoạt động mua hàng và sau mua hàng.
- Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu của chiến dịch…
2. Hãy liệt kê một số loại thông tin mà anh chị kiểm soát?
- Nghiên cứu và phân tích dữ liệu bán hàng, sự phát triển của thị trường để tìm
kiếm các cơ hội marketing mới.

1
 - Cập nhật kiến thức ngành nghề bằng cách tham dự các buổi hội thảo đào tạo;
xem các ấn phẩm chuyên ngành; thiết lập mạng lưới quan hệ cá nhân…
- Phát triển kênh phân phối sản phẩm.
- Dự báo nhu cầu, theo dõi ngân sách marketing, lập kế hoạch chi tiêu marketing,
phân tích các biến động của thị trường để hoàn thành các mục tiêu tài chính của
hoạt động kinh doanh và marketing.
- Xây dựng mối quan hệ với khách hàng, phát triển tệp khách hàng trung thành;
khám phá nhu cầu người tiêu dùng, dự đoán những cơ hội kinh doanh mới,
nghiên cứu và phát triển sản phẩm
3. Những thông tin mà anh chị đang kiểm soát đƣợc lƣu trữ dƣới các hình thức
nào?
Văn bản và điện tử
4. Các thiết bị công nghệ giúp anh chị lƣu trữ thông tin?
Máy tính, USB, đĩa mềm, đĩa CD/DVD, dữ liệu đám mây…
5. Anh chị hãy trình bày một mẫu (tự thiết kế) cho việc yêu cầu thông tin?
Thông tin trong kinh doanh phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Tính chính xác:
- Tính kịp thời/phù hợp:
- ính đầy đủ, tính hệ thống, tính tổng hợp
- Tính pháp lý:
- Tính có ích.
- Tính có thẩm quyền
- Tính tối ưu, tính đầy đủ:
- Tính bảo mật.

Công ty TNHH Sunword

Phòng lưu trữ thông tin
Tên tài liệu:………………………….. Ngày:………….
Số tài liệu:……………………………
Người yêu cầu:………………………. Bộ phận:…………………..
Người cung cấp:……………………… Ngày:………......

2
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
………., ngày …... tháng ...... năm ……
PHIẾU YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN
(Dành cho công dân yêu cầu cung cấp thông tin thông qua tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp)
Kính gửi: ………………………………………………………………
1. Tên tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp:............................................................................
2. Người đại diện của tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp:...................................................
3. Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu………………….................................
cấp ngày …../….../........tại ................................................................................................
4. Địa chỉ trụ sở của tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp:……………….............................
5. Số điện thoại ………………; Fax …………………; E-mail: .....................................
6. ên văn bản/hồ sơ/tài liệu yêu cầu cung cấp:................................................................
7. Mục đích yêu cầu cung cấp thông tin:...........................................................................
8. Yêu cầu cung cấp thông tin này lần thứ:
a) Lần đầu
b) Khác:………(ghi rõ số lần đ yêu cầu cung cấp thông tin có nội dung nêu trên)
9. Số lượng bản in, sao, chụp văn bản, hồ sơ, tài liệu:…………………………………..
10. Phương thức nhận văn bản, hồ sơ, tài liệu:
□ Nhận tại nơi yêu cầu cung cấp thông tin
□ Nhận qua bưu điện (ghi rõ địa chỉ nhận):......................................................................
□ Fax (ghi rõ số fax):.........................................................................................................
□ Nhận qua mạng điện tử (ghi rõ địa chỉ nhận):...............................................................
□ Hình thức khác (ghi rõ):................................................................................................
11. Ngân quỹ và thời gian thực hiện.
12. Văn bản kèm theo (trong trường hợp tiếp cận thông tin có điều kiện):…..

NGƢỜI YÊU CẦU

(Ký, ghi rõ họ tên)

3
6. Sử dụng bảng sau và liệt kê một số loại tài liệu, thông tin cần lƣu trữ để tham
khảo của tổ chức của bạn.

Loại tài liệu Cách lƣu trữ Vị trí lƣu trữ

Catalog giới thiệu sản Tài liệu Bản cứng Ngăn đựng tài liệu ở bộ phận lễ
phẩm tân

Thông tin khách hàng Bản mềm Các tệp, File

Chương trình khuyến Điện tử Máy tính

mãi

Poster quảng cáo Tài liệu Kệ để tài liệu

Đội ngũ nhân viên Tài liệu Máy tính

7. Anh/chị đƣợc yêu cầu thu thập và cung cấp một số tài liệu:
- Trong buổi sáng, cấp trên của Anh/chị yêu cầu cung cấp các tài liệu cho bản báo cáo
mà chỗ ấy đang viết
- Nhân viên lễ tân yêu cầu Anh/chị cung cấp và sao chép một số thông tin về sản phẩm
để cô ấy gửi đi cùng với thư vào buổi chiều
- Một người khác muốn Anh/chị in ra những ghi chép về một khách hàng quan trọng
vào ngày mai
- Sau bữa trưa, Giám đốc yêu cầu Anh/chị cung cấp gấp tài liệu về tình hình khuyến
mãi của Công ty để chuẩn bị cho cuộc họp vào 2h30 chiều.
Anh/chị sẽ sắp xếp thứ tự ưu tiên như thế nào cho những yêu cầu đó? ( rong câu trả
lời hãy nêu ngắn gọn những lý do cho việc sắp xếp đó). Đối với mỗi yêu cầu, Anh/chị
cho biết cách chuyển thông tin phù hợp nhất?
Trả lời
Sắp xếp thứ tự ưu tiên khi thu thập và cung cấp một số tài liệu:
Đầu tiên là cung cấp các tài liệu cho bản báo cáo mà chỗ ấy đang viết trong buổi sáng.
Sau đó sẽ cung cấp gấp tài liệu về tình hình khuyến mãi của Công ty để chuẩn bị cho
cuộc họp vào 2h30 chiều. Tiếp theo nữa tôi sẽ cung cấp và sao chép một số thông tin
về sản phẩm để cô ấy gửi đi cùng với thư vào buổi chiều. Và cuối cùng là in ra những
ghi chép về một khách hàng quan trọng vào ngày mai
4
Lý do cho việc sắp xếp đó là ưu tiên sắp xếp theo thứ tự thời gian đó là thời gian cần
cung cấp thông tin, thông tin nào quan trọng và cần gửi trước sẽ được sắp xếp trước.
Cách chuyển thông tin phù hợp nhất : Dùng mạng nội bộ để gửi các tài liệu cho bản
báo cáo đang viết. Dùng mạng nội bộ để cung cấp và sao chép một số thông tin về sản
phẩm để gửi đi cùng thư vào buổi chiều. Trao tận tay tài liệu về tình hình khuyến mãi
của Công ty để chuẩn bị cho cuộc họp vào 2h30 chiều. In ra và trao tận tay tài liệu
quan quan trọng cho khách hàng về những ghi chép của một khách hàng quan trọng
vào ngày mai
8. Anh/chị đang trong tình trạng rất vội và đƣợc yêu cầu cung cấp thông tin và
đã quên mất ghi chép lại nội dung yêu cầu đó. Sau đó Anh/chị lại đƣợc giao một
vài công việc khác nên bạn đã hoàn toàn quên mất ai đã yêu cầu bạn cung cấp
thông tin và nội dung của thông tin đó là gì. Trong trƣờng hợp này, Anh/chị sẽ
làm gì?
- Liên hệ trực tiếp cho cấp trên để xác định lại yêu cầu thông tin mà mình đ quên ghi
chép để xử lý kịp thời, tránh tình trạng quá thời hạn đặc biệt là đối với các yêu cầu
thông tin quan trọng
- Xác định thông tin cần ghi chép:
+ Ai là người yêu cầu thông tin đó gồm : họ, tên; nơi cư trú, địa chỉ
+ Thời gian yêu cầu cung cấp thông tin : ngày, tháng, năm
+ hông tin được yêu cầu cung cấp là gì, trong đó chỉ rõ tên văn bản, hồ sơ, tài
liệu;
+ Hình thức cung cấp thông tin
+ Lý do, mục đích yêu cầu cung cấp thông tin.
+ Những vấn đề phát sinh khác
- Cần có cuốn sổ tay ghi chép : Đầu tiên, bạn nên biết khi nào thì nên take note. Khi
nói chuyện với khách hàng, việc ghi chép lại thông tin sẽ giúp họ thấy được bạn quan
tâm tới những gì họ nói. Hãy ghi lại những chi tiết quan trọng như: yêu cầu, thời gian,
địa điểm, câu hỏi của khách hàng,....Tiếp theo, hãy ghi chép lại những ý chính thay vì
ghi chép mọi thứ. Bạn sẽ dễ dàng xem lại những thông tin quan trọng và nhớ lâu hơn.
Bạn cũng có thể sử dụng những từ ngữ viết tắt hoặc những ký hiệu của mình để việc
ghi chú trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.Bạn cũng nên ghi lại những câu hỏi của
khách hàng, hoặc câu hỏi của chính bạn khi tham gia buổi họp tại công ty.. Chỉ 15
phút là đủ để bạn có thể đọc lại tất cả những ghi chép của mình. Điều này sẽ giúp bạn
sắp xếp công việc hợp lý hơn.
- Đặt chế độ nhắc nhở, sử dụng các phương tiện công nghệ để lên lịch cho những đầu
việc định kỳ, phải đặt chế độ nhắc việc trước thời điểm phải làm một việc nào đó một
khoảng thời gian để suy nghĩ và rà soát lại

5
- Sử dụng lịch làm việc được đặt trên bàn hoặc treo tường, việc này có thể giúp bạn
bao quát công việc của mình một cách tổng thể hơn, từ đó kiểm soát được thông tin mà
mình phải cung cấp

9. Hãy liệt kê một số tài liệu hồ sơ của công ty, tổ chức của bạn mà anh/chị cho là
hồ sơ tài liệu cần đƣợc giữ bí mật.
- Những thông tin mật về khách hàng, như các công ty bảo hiểm, các công ty luật..
- Các tổ chức thường xuyên phát triển sản phẩm mới, nêu thông tin bị tiết lộ cho đối
thủ cạnh tranh sẽ gây thiệt hại cho tổ chức.
- Những tổ chức mà các hoạt động mang tính nhạy cảm với chính trị.

10. Hãy cho biết những biện pháp hạn chế tiếp cận với tài liệu hồ sơ mật mà
anh/chị sẽ áp dụng cho tổ chức, công ty của anh/chị. Biện pháp đƣợc sử dụng để
hạn chế tiếp cận với tài liệu hồ sơ mật là đặt mật khẩu bảo vệ.
Một số biện pháp bảo mật tài liệu và hạn chế lưu hành rộng rãi:
- Lưu trữ những tài liệu bằng trong một tủ được khoá, thậm chí tại một phòng riêng
được khoá.
- Yêu cầu có chữ ký của người có thẩm quyền như Giám đốc để được tiếp cận tài liệu
- Sử dụng mật khẩu để tiếp cận những tài liệu trong máy tính
- Nên lưu trữ các tài liệu mật trong máy dưới dạng đĩa mềm hay các dụng cụ khác hơn
là lưu trong ổ cứng (các đĩa mềm, hay dụng cụ lưu trữ khác có thể được đặt trong tủ có
khoá)
- Sử dụng mã hoá dữ liệu (giống như một mã bí mật), khi các tài liệu được mã hoá và
sẽ yêu cầu phải giải m để mở và chuyển đổi thông tin.
Bạn cũng luôn phải giữ gìn tài liệu lưu trữ của tổ chức khi sử dụng chúng. Khi tài liệu
được lấy ra khỏi hệ thống lưu trữ, chúng cần được để ở một nơi an toàn và giữ cẩn
thận. Tài liệu hồ sơ phải không bị hư hại hay lấy ra khỏi hệ thống lưu trữ mà không
ghi chép lại. Nếu tài liệu cần được lấy tạm thời để sử dụng như sao chép lại, nó cần
được ghi chép trong thẻ mượn tài liệu hay sổ theo dõi và phải được trả lại đúng vị trí
cũ.

11. Bạn sẽ làm gì nếu bạn thấy mình bị phân biệt đối xử một cách không công
bằng tại nơi làm việc?
Đầu tiên bạn phải suy nghĩ về thái độ, cách làm việc, cách ứng xử của bản thân để tự
tìm ra lý do khi bị đối xử thiếu công bằng
Bày tỏ, nêu quan điểm của mình về việc bị phân biệt đối xử với người đó sẽ phần nào
giúp họ thấu hiểu mình và giải quyết vấn đề của cả hai
Nếu bạn bị phân biệt đối, bạn có thể báo cáo để đòi bồi thường cho những tổn hại mà
hành vi phân biệt đối xử đ gây ra cho bạn.

6
 rong trường hợp người phân biệt đối xử là sếp của bạn .Tất nhiên, việc phản hồi cho
sếp không phải dễ dàng gì.Nếu Bạn có thể nói trực tiếp với sếp hoặc dựa vào chính
sách hoặc quy trình sẵn có của cơ quan (ví dụ như công đoàn hoặc Ban chuyên trách
xử lý các vấn đề về phân biệt đối xử).Quan trọng là chia sẻ rõ ràng, và chân thành.
rong trường hợp tiếp xúc cá nhân không giải quyết được, bạn nên nghiên cứu rõ
chính sách của công ty và luật pháp liên quan, trước khi sử dụng các cơ chế chính
thức.

12. Hãy liệt kê một số loại trang thiết bị và công nghệ mà bạn đƣợc yêu cầu sử
dụng khi xử lý thông tin. Mỗi loại, hãy lấy ví dụ về cách xử lý thông tin nhƣ thế
nào.

Thiết bị/ công nghệ Dùng để xử lý thông tin nhƣ thế

nào

Phần mềm thư điện tử Chuyển tin qua thư điện tử cho nhiều
người

Máy vi tính Chỉnh sửa và định dạng văn bản, gửi

thư điện tử

Máy in Sao chép văn bản ra

Hệ thống lưu trữ Cập nhật, chỉnh sửa và lưu trữ thông
tin

Máy fax Fax văn bản

Điện thoại Chuyển tải thông tin

Máy điện thoại trả lời tự động Chuyển tin nhắn

Máy dập ghim Sắp xếp thông tin và đính lại với nhau

13. Hãy liệt kê ít nhất 3 tài liệu mà bạn cho rằng nên lƣu trữ bằng văn bản.
- Báo cáo
- Hợp đồng
- Biên bản họp
- Các biểu mẫu
- Sách
7
 Hãy liệt kê các cách chuyển thông tin.
- Dùng mạng nội bộ để gửi thư
- Đặt tài liệu vào khay tài liệu của mỗi người
- Trao tận tay đối với những tài liệu mật và cần đảm bảo an ninh
- Chuyển qua dịch vụ bưu điện
- Chuyển qua fax
- Chuyển qua dịch vụ chuyển phát nhanh
- Chuyển qua thư điện tử
- Chuyển qua đĩa vi tính (gửi bưu điện, trao tay, gửi qua dịch vụ giao nhận)
14. Khi bạn đƣợc yêu cầu lƣu trữ tài liệu bạn sẽ làm gì nếu:
- Tài liệu bị mất?
Xác định những tài liệu bị mất và tìm lại chúng ngay nếu còn có thể. Khi tài lieuj mất
là tài liệu mật của công ty thì cần nhanh chóng váo với cấp có thẩm quyền để được xử
lý theo đúng pháp luật và hạn chế nhát tổn hại cho công ty
Có nhận thức bảo mật rõ đối với những tài liệu quan trọng ngay từ đầu để phòng tránh
và cần có bản sao về tài liệu đó khi bất trắc xảy ra
- Một số biện pháp bảo mật tài liệu
+ Lưu trữ những tài liệu bằng văn bản trong một tủ khóa, thậm chí một phòng
riêng được khóa
+ Yêu cầu có chữ ký của người có thẩm quyền như Giám đốc để được tiếp cận
tài liệu
+ Sử dụng mật khẩu để tiếp cận những tài liệu trong máy tính
+ Nên lưu trữ các tài liệu mật trong máy dưới dạng đĩa mềm hay các dụng cụ
khác hơn là lưu trong ổ cứng (các đĩa mềm, hay dụng cụ lưu trữ khác có thể
được đặt trong tủ có khoá)
+ Sử dụng mã hoá dữ liệu (giống như một mã bí mật), khi các tài liệu được mã
hoá và sẽ yêu cầu phải giải m để mở và chuyển đổi thông tin.
+ Tạo bản sao kỹ thuật số: Sao lưu tài liệu và lưu trữ dưới hình thức đám mây.
Bạn không phải lo lắng về các tệp trong trường hợp xảy ra thảm họa tự nhiên,
hỏa hoạn, trộm cắp hoặc nếu ổ cứng máy tính của bạn gặp sự cố. Hầu hết các
dịch vụ lưu trữ kinh doanh dựa trên đám mây cũng cho phép bạn theo dõi cách
dữ liệu người truy cập tệp nếu thông tin được chia sẻ.
+ Tạo mật khẩu: Đối với các tập tin được lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc
máy tập thể, khả năng làm lộ thông tin nhạy cảm nếu bị mất hoặc đánh cắp
thông tin rất cao. Việc cài đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu của bạn như một mức độ
bảo mật bổ sung tăng tính an toàn.Sử dụng tính năng bảo vệ mật khẩu trong
Microsoft Word và Excel để hạn chế người dùng trái phép mở hoặc thực hiện
8
 thay đổi. Trong Adobe Acrobat, bạn có thể bảo vệ các tệp PDF để ngăn mở, in,
chỉnh sửa và sao chép tệp. Bảo vệ tài liệu PDF khỏi các chỉnh sửa khi gửi hợp
đồng.
- Bạn gặp khó khăn trong việc phân loại tài liệu và không biết nên xếp những tài
liệu đó vào đâu?
+ Những tổ chức khác nhau thì có cách phân loại thông tin của họ khác nhau, vì
vậy cần nghiên cứu và trao đổi với các nhân viên có kinh nghiệm trong công ty,
doanh nghiệp để tìm sự trợ giúp.
+ Tài liệu lưu trữ có thể được sắp xếp hay phân loại theo:
+ Thứ tự bảng chữ cái, ví dụ: thông tin về khách hàng được lưu trữ theo tên
+ Thứ tự chữ số, ví dụ: mỗi người có một tài khoản trong ngân hàng
+ Từ chính (thường là chủ đề bao quát cả tập tài liệu)
+ Khu vực hay vị trí địa lý, ví dụ, phân loại bất động sản theo khu vực tại một
văn phòng bất động sản
+ Thứ tự thời gian hay ngày tháng, ví dụ: khi lưu những thư điện tử, biên bản
họp hay thư đi và đến từ khách hàng (thứ tự thời gian nghĩa là tài liệu được
phân loại và lưu theo ngày, các tài liệu mới nhận được xếp lên trên)
+ Theo chủ đề tức là sắp xếp những tài liệu có cùng chủ đề với nhau

15. Anh/chị có rất nhiều tài liệu cần sắp xếp trong hệ thống lƣu trữ bằng văn bản.
Anh/chị đang xử lý văn bản rất tốt và khi đã sắp xếp đƣợc một nửa số tài liệu đó
anh/chị thấy một bức thƣ mời giám đốc tới dự và phát biểu tại hội thảo sắp tới.
Tuy nhiên, trong hệ thống hiện tại chƣa có tập tài liệu nào có chủ đề thƣ mời.
a. Anh/chị phải sắp xếp tài liệu này ở chỗ nào?
Nếu trong hệ thống chưa có tập tài liệu chứa chủ đề đó thì chúng ta cần phải bổ sung
file mới. Với trường hợp như trong đề bài, khi nhận được bức thư mời giám đốc tới dự
và phát biểu tại hội thảo sắp tới thì chúng ta cần tạo một file “ hư mời” vào hồ sơ văn
bản đến và đánh số, ghi đầy đủ thông tin của thư mời theo quy định và ghi các nội
dung quan trọng.
Tiếp đó, chúng ta cần chuyển thư mời tới giám đốc và ghi chép sự kiện vào lịch trình
của giám đốc. hư ký có trách nhiệm thông báo cũng như sắp xếp lịch phù hợp để
giám đốc tham gia.
b. Anh/chị đã gần nhƣ kết thúc việc sắp xếp và khi Anh/chị chuyển sang
sắp xếp các báo cáo nghiên cứu xu hƣớng marketing nƣớc ngoài thì tập tài
liệu có chủ đề nghiên cứu không còn ở trong hệ thống nữa. Anh/chị nên tìm
kiếm tập tài liệu này ở đâu?
Khi nhận thấy tập tài liệu không còn trong hệ thống, chúng ta nên xử lý như sau:
- Mỗi tài liệu khi di chuyển khỏi hệ thống đều được theo dõi, giám sát. Chúng ta có thể
xem xét lại bản ghi. Tại nơi lưu trữ tài liệu có sổ theo dõi, ghi chép chi tiết ghi lại
9
(ngày di chuyển, nơi di chuyển đến,...). Từ đó chúng ta có thể tìm được nơi đang lưu
trưc tài liệu.
- Bạn có thể nhớ lại xem tệp tài liệu này đ từng được gửi cho cá nhân hay tổ chức nào
chưa để kiểm tra qua hòm điện tử.
16. Anh/chị làm gì để duy trì hệ thống thông tin của anh chị luôn ở trạng thái tốt.
16.1. Duy trì cập nhật hồ sơ tài liệu
Cập nhật thông tin tài liệu là một phần của hoạt động hàng ngày của bất kỳ một tổ
chức nào. Mỗi tổ chức đều có những quy định riêng về quy trình cập nhật thông tin.
Cập nhật thông tin có thể bao gồm việc chỉnh sửa những tài liệu cụ thể bằng việc thay
đổi hoặc bổ sung thông tin cho các tập dữ liệu đó. Ví dụ:
- Cập nhật thông tin về hàng hoá để đảm bảo số lượng trên văn bản đúng với số
lượng hàng hóa trên thực tế.
- Cập nhật số liệu kinh doanh, bán hàng để khớp với số lượng bán thực tế.
- Cập nhật chi tiết địa chỉ của khách hàng để đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu về
khách hàng luôn chính xác.
- Cập nhật chi tiết tài khoản để đảm bảo rằng chúng khớp với số tiền thực tế
trong tài khoản
Một số thông tin cần được cập nhật do những thay đổi về quy định, quy trình của tổ
chức hay những quy định của luật pháp. Một phần công việc của bạn có thể là thay thế
những thông tin cũ trong hồ sơ tài liệu của tổ chức bằng những thông tin cập nhật.
Điều quan trong là công việc đó phải được thực hiện đúng để cho tổ chức có thể dễ
dàng truy cập được những thông tin mới nhất và tiến hành các hoạt động theo đúng
quy định của luật pháp.
Việc lưu trữ thiếu chính xác cũng được coi như không lưu trữ bất cứ thông tin nào.
H y tưởng tượng điều gì sẽ xảy ra nếu:
- Địa chỉ khách hàng hay số điện thoại bị lưu trữ không chính xác trong cơ sở dữ liệu
- Hoá đơn gửi đến cho tổ chức của bạn bị ghi sai ngày.
- Số liệu ghi chép sổ sách về khoản nợ của khách hàng trong công ty khác với số liệu
thể hiện trên hoá đơn.
-Tên tập tài liệu bị ghi sai trên danh mục tài liệu.
Việc ghi chép, lưu trữ không chính xác sẽ gây ra sự nhầm lẫn và nhiều vấn đề rắc rối
khác. Nếu một người nào đó xem hồ sơ lưu trữ để tìm kiếm thông tin, nhưng thông tin
bị sai hay mất, tốt nhất nên phân loại thông tin nào là thông tin chính xác. Trong
trường hợp xấu nhất, nó có thể ảnh hưởng tới tổ chức, ví dụ, nó làm cho khách hàng
có thể lo lắng hay các khoản nợ không được trả đúng thời hạn.
Khi cập nhật các tập tin phải kiểm tra hai lần:
- Mã tài liệu
10
- Danh mục hệ thống tài liệu
- Ngày cập nhật
- Các con số thể hiện tiền mặt
- Tên, chức danh và địa chỉ
- Số điện thoại, số fax, số điện thoại di động, số máy nhắn tin, địa chỉ email và
địa chỉ Website.
16.2. Duy trì hệ thống tài liệu lƣu trữ
Trong các tổ chức khác nhau, hệ thống lưu trữ tài liệu không bao giờ giống nhau. Một
tập dữ liệu mới được tạo ra để theo dõi những khách hàng mới, các dự án mới hay các
hoạt động mới, những tập tin cũ được loại bỏ khi chúng không cần được dùng đến.
Nếu các hệ thống lưu trữ thông tin hữu ích cho tổ chức chúng phải được duy trì, bảo
quản cẩn thận để mọi người có thể tìm kiếm thông tin khi họ cần dùng đến chúng.
16.2.1. Loại bỏ hoặc sắp xếp lại các tập tài liệu lƣu trữ
Nếu một tổ chức giữ lại tất cả những tài liệu được tạo ra thì hệ thống quản lý thông tin
dữ liệu sẽ sớm bị quá tải. Để lưu trữ tài liệu ngày càng cần nhiều không gian hơn và
việc lưu và tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn và tốn thời gian hơn.
Để đảm bảo có đủ không gian lưu trữ thông tin trong hệ thống lưu trữ và duy trì hệ
thống một các hiệu quả, những hồ sơ, tài liệu khác mà không cần dùng đến đôi khi
phải được loại bỏ. Một số tài liệu có thể nên di chuyển hoặc huỷ hoàn toàn; những tài
liệu khác phải được giữ trong một thời gian dài.
Duy trì đủ không gian lưu trữ trong hệ thống lưu trữ điện tử cũng quan trọng như lưu
trữ bằng văn bản. Các thông tin điện tử có thể được nén lại thành một tập tin với dung
lượng nhỏ hơn rất nhiều so với lưu trữ bằng văn bản (tài liệu lưu trong đĩa mềm, ổ
cứng, đĩa nén, đĩa CD hoặc băng). uy nhiên các các thông tin lưu trữ điện tử trên
dưới dạng đĩa sẽ bảo vệ và sao lưu dữ liệu được lâu hơn.
16.2.2. Xử lý những tài liệu cần lƣu trữ trong thời gian dài
Những tài liệu cần lưu trữ trong thời gian dài bao gồm những thông tin hiện tại chưa
cần sử dụng nhưng nó cũng không thể bị huỷ bỏ vì nó có thể được sử dụng trong
tương lai. Ví dụ, tài liệu về một khách hàng hiện tại không còn giao dịch với tổ chức
được coi là tài liệu cần lưu trữ lâu. Tuy nhiên, bạn cũng không muốn huỷ bỏ nó bởi vì
khách hàng có thể sẽ liên lạc lại với bạn trong tương lai. ài liệu này được coi là tài
liệu lưu trữ cấp hai.
16.2.3. Những tài liệu đã hoàn chỉnh
Tài liệu hoàn chỉnh là loại tài liệu đ kết thúc (trong đó bao gồm tất cả các thông tin về
hoạt động của tổ chức đ được xử lý hoàn chỉnh), nhưng những tài liệu đó vẫn phải
được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định. Đó là những yêu cầu về pháp lý
đối với một tổ chức trong việc lưu trữ thông tin trong một khoảng thời gian nhất định
(thường là 7 năm) như các chứng từ thuế và các tài liệu kinh về kinh doanh. Một số tài

11
liệu được lưu lại nhằm mục đích nghiên cứu hay cho những mục đích mang tính tư
liệu.
Mỗi tổ chức đều có quy định riêng của mình về việc di chuyển những thông tin lưu trữ
đ cũ một cách hệ thống. Ví dụ những thông tin tài liệu về một vụ án luật, hồ sơ trích
ngang theo dõi sinh viên hay những tài liệu về dự án xây dựng. Sau khi vụ án kết thúc,
sinh viên ra trường hay dự án kết thúc thì nhu cầu sử dụng những tài liệu đó không
nhiều do vậy chúng được chuyển vào dưới dạng lưu trữ cấp hai.
Các thông tin tài liệu có thể được di chuyển theo thời kỳ thường là một năm. Hình
thức lưu trữ này thường hữu ích đối với những tài liệu, hồ sơ liên quan đến một
khoảng thời gian xác định như năm tài chính. Những tài liệu đó sẽ được chuyển lưu
trữ cấp hai và những tập tài liệu mới được tạo ra cho khoảng thời gian hiện tại. Những
tài liệu, thông tin trên máy vi tính mà không được sử dụng trong một thời gian nhất
định, ví dụ 3 năm, có thể huỷ bỏ hoặc lưu trữ. Những tài liệu cá nhân của nhân sự đ
rời khỏi tổ chức có thể được huỷ bỏ sau một thời gian theo quy định của luật pháp.
Bản sao chương trình cuộc họp có thể được chuyển vào lưu trữ khi cuộc họp đ diễn
ra.
Bạn không nên tự ý di chuyển tài liệu lưu trữ từ hệ thống trừ khi được hướng dẫn làm
như vậy. Khi di chuyển những thông tin lưu trữ, bạn phải tuân theo những quy trình,
quy định của tổ chức. Nếu bạn chưa chắc chắn về những quy định đó, h y hỏi người
giám sát, người hướng dẫn hay đồng nghiệp của bạn.
16.2.4. Xử lý những thông tin lƣu trữ điện tử
Điều cần thiết là bạn phải chuyển những tài liệu lưu trữ cần lưu trong thời gian dài ra
khỏi hệ thống lưu trữ điện tử, đặc biệt khi tổ chức lưu giữ nhiều loại thông tin điện tử.
Bởi vì nếu có quá nhiều thông tin lưu trữ trên ổ cứng, máy tính sẽ không thể hoạt động
nhanh do bộ nhớ đ được sử dụng để lưu trữ và do đó nó không thể sử dụng để chạy
các chương trình khác.
Những tài liệu lưu trữ trong máy vi tính có thể được chuyển khỏi hệ thống lưu trữ theo
phương pháp chuyển liên tục hay chuyển theo thời kỳ như đ mô tả ở trên. Các tập tài
liệu lưu trên máy vi tính có thể được nén lại hay sử dụng phần mềm dồn tài liệu
“winzip” nhằm làm cho những tập tài liệu đó không chiếm nhiều bộ nhớ của ổ cứng.
Nén tài liệu là phương pháp thông thường được sử dụng trước khi lưu trữ.
16.3. Lập những thƣ mục tài liệu mới
Khi những tài liệu hay thông tin không còn phù hợp một cách logic với hệ thống tài
liệu điện tử hay văn bản hoặc khi những thông tin lưu trữ cần một khu vực mới, lúc
này chúng ta cần tạo một thư mục tài liệu mới. Nếu công việc của bạn là tạo thư mục
tài liệu mới, hãy nhớ tuân theo những quy trình, quy định của tổ chức. Nếu không có
những hướng dẫn bằng văn bản, bạn có thể hỏi người hướng dẫn hay đồng nghiệp để
họ giải thích những quy định đó cho bạn.
Các lý do để tạo thư mục tài liệu mới:
- Lập một thư mục tài liệu mới theo dõi một khách hàng mới.

12
- Khi bắt đầu một dự án mới.
- Khi bắt đầu một giai đoạn mới, ví dụ, năm tài chính mới.
- Sắp xếp lại tài liệu từ hệ thống đang tồn tại
- Thực hiện theo yêu cầu tạo thư mục mới của cấp trên.
Khi thực hiện việc tạo thư mục mới, bạn cần chắc chắn rằng hệ thống vẫn được duy trì
một cách logic và dễ sử dụng và phải đảm bảo rằng tất các thông tin cần thiết phải
được đưa vào trong thư mục mới.
Quy trình tạo một thư mục tài liệu mới bao gồm:
- Tạo hoặc đặt tên hay số cho thư mục
- Lập danh mục cho thư mục tài liệu mới nếu cần
Khi tạo một thư mục mới bạn cần phải quyết định cách phân loại nội dung một cách
hữu ích nhất. H y nghĩ đến lúc bạn cần phải tìm lại những tài liệu đó để sắp xếp nội
dung sao cho dễ tìm nhất.
Việc đặt tên cho thư mục tài liệu mới phụ thuộc vào:
- Hệ thống phân loại đang được áp dụng tại tổ chức của bạn.
- Quy trình, quy định của tổ chức về việc đặt tên thư mục mới.
- Cách đặt tên nào là dễ nhất cho mọi người sử dụng hệ thống tài liệu lưu trữ.
16.4. Phân loại và lập bảng chú dẫn cho các thƣ mục
Nếu bạn có nhiệm vụ tạo thư mục mới, bạn cần phải phân loại hay lập chú dẫn cho tập
tài liệu đó. ức là việc quyết định xem bạn định sắp xếp tài liệu như thế nào. Điều
quan trọng là tài liệu phải được sắp xếp một cách logic để chúng có thể được tìm kiếm
một cách dễ dàng và nhanh nhất.
Ví dụ, nếu bạn đang phân loại hay lập chú dẫn cho bánh sôcôla, tài liệu có thể được
sắp xếp như sau:
- iêu đề thư mục “Hướng dẫn chế biến”
- Bên trong thư mục đó có thư mục con có tên “Bánh”
- rong thư mục “Bánh” , các loại bánh được xếp theo thứ tự chữ cái, ví dụ, bánh
cà rốt (carrot cake) được xếp trước bánh trà là ( date loaf).
Trong ví dụ này, có hai cấp chú dẫn: theo chủ đề và theo thứ tự chữ cái.
Nói chung, khi bạn đang lập chú dẫn cho một tài liệu, bước đầu tiên là bạn phải xác
định chủ đề của tài liệu. Điều này sẽ định hướng cho bạn cho việc lựa chọn khu vực
thích hợp nhất trong hệ thống lưu trữ. Sau đó bạn phải phân loại chi tiết hơn các tài
liệu, ví dụ sắp xếp nó theo thứ tự chữ cái hay thứ tự số.
Khi bạn đang suy nghĩ về việc lập chú dẫn cho một tài liệu, bạn nên nghĩ xem mình sẽ
tìm kiếm nó ở đâu nếu bạn là người đang có nhu cầu sử dụng tài liệu đó và đang cố
gắng tìm kiếm trong hệ thống lưu trữ. H y nghĩ tới một nơi lưu trữ logic nhất. Khi bạn

13
đ quen với hệ thống lưu trữ của tổ chức, bạn sẽ thay việc lập chú dẫn, lưu trữ và sắp
xếp tài liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Đôi khi cũng có những đồng nghiệp đang sử dụng tài liệu sẽ nói cho bạn biết tài liệu
nên được lưu ở đâu khi họ chuyển trả lại tài liệu để lưu trữ.
Những thông tin được sử dụng để lập chú dẫn (như tên công ty hay chủ đề) thường
được gọi là đầu đề hay đơn vị chú dẫn. hông tin trong đầu đề có thể bao gồm:
- Từ chính, ví dụ, tên, chủ đề, vị trí địa lý….
- Số, ví dụ, ngày, số hiệu khách hàng, số tài liệu
- hông tin được sử dụng để sắp xếp các tài liệu theo thứ tự chữ cái.
16.5. Lập chú dẫn theo thứ tự chữ cái
Khi sử dụng những chú dẫn theo thứ tự chữ cái, bạn nên thực hiện theo các quy tắc
sau:
- ên được ghi theo thứ tự tên gọi, tên họ, tên đệm, ví dụ, Nguyễn Văn Hưng sẽ được
ghi chú dẫn là Hưng, Nguyễn Văn.
- Danh xưng không nên được đề cập tới khi chú dẫn, ví dụ, ông, bà
- Những từ nối phụ như của, tại, Khối không cần ghi. Ví dụ, khi chú dẫn „Lý lịch khoa
học của Phòng nhân sự”, ta chỉ cần ghi „„Lý lịch khoa học- Phòng nhân sự”‟.
- Những chữ viết tắt được phổ biến có thể sử dụng

14