BEFORE SOLE ARBITRATOR 

Arb.O.P.No. /2015 

Mr.P.Suryanarayanan 
BHEL 
Company registered under the  
Companies Act, 1956 
Having its office at Thiruverambur, Trichy 
Rep. by its Sr.Deputy General Manager, 
Works contract Management .. Claimant 
 
Vs. 
 
TVS Logistics Services Ltd., 
Company registered under the  
Companies Act, 1956 
Having its office at TVS Building, 
7-B, West Veli Street, Madurai – 625 001 
Rep. by its Managing Director, 
Works Contract Management .. Respondent  
 
PETITION FILED BY THE CLAIMANT 

1. The  claimant  BHEL  is  a  public  sector  undertaking  registered  as 

a  Public  Limited  company  under  the  Companies  act,  1956.  The 

Claimant  floated  a  tender  of  All  India  Road  Transportation  Rate 

Contract,  2013-2015  in  a  reference No.LOG/CCC/13-14 / AITRC 2013-15 

on 17-07-2013. 

2. The  respondent  is  a  Public  Limited  Company  registered  under 

the  Companies  Act,  1956  submitting  a  bid  in  respect  of  the  aforesaid 

of  All  India  Road  Transportation  Rate  Contract  2013-15.  The 

respondent  was  awarded  the  contract  vide  form  of  Letter  of  Intent 

dated  09-11-2013.  The  respondent is a L1 bidder in respect of some of 

the  schedules  and  in  respect  of  bidders,  they  have  accepted  the 
counter  and  the  details  of  the  same  are  as  found  in  the  Annexure 

No.1. 

: 2 : 

3. The  Claimant  in  pursuance  of  the bid and as per the form Letter 

of  Intent  dated  09-11-2013  placed  an  order  on  this  point  for  lifting  of 

the  consignment  initially  on  the  basis  of  orders  placed  by  the 

Claimant,  the  respondent  lifted  the  consignments.  The  tender  bid 

document  form  of  Letter  of  Intent  dated  09-11-2013  and  lifting  of  the 

consignments  by  the  respondent  would  show  that  there  is  a 

concluded  contract  between  the  parties.  The  tender  comprises  of 

two  bids  viz.  Techno  Commercial  Bid  and  Price  bid.  Every 

participant,  the  respondent  may  have  to  submit  both  the  bids. 

However  the  Techno  Commercial  Bid  will  be  evaluated  first,  those 

who  have  qualified  under  the Techno Commercial Bid will be eligible 

to  participate  in  the  price  bid.  The  respondent  fulfilled  the  Techno 

commercial  requirement  and  therefore this price bid also considered 

on  an  evaluation  of  the  price  bid  in  respect  of  some of the schedules. 

The  respondent  became  a  L1  bidder  and  whereas  in  respect  of  some 

other  schedules.  However  as  per  the  contract,  the  counter  offer  was 

made  in  respect  of  those  schedules  where  the  respondent  is  not  a  L1 

bidder.  The  respondent  accepted  the  counter  offer  in  respect  of  the 

others.  The  details  of  L1  bidder  of  the  respondent  and  their 

acceptance of the counter offer are detailed in the annexure. 

3. The  Techno  Commercial  bid  sometimes  in  Clause  No.6  about 

the  branch  office.  IN  that  clause  the  participant  shall  have  a  branch 

at 3 places, Trichy, Chennai and Bangalore as follows: 

: 4 : 

Type Clause – 6 

Under the aforesaid clause No.6, a bidder must have  

1. One branch at Trichy 

2. One branch at Chennai 

3. One  branch  either  in  Bangalore  or  Hyderabad  or  in  the 

Northern state 

Even  if  the  bidder  does  not  have  the  branch  office,  they  shall 

open  the  branch  officer  as  per  the  tender  conditions  within  30  days 

from  the  date  of  issue  of  LOI.  The  respondent  at  the  time  of 

submitting  the  bid.  At  the  time  of  submitting  his  techno  commercial 

bid,  gave  a  declaration  under  Annexure  8  that  they  have  a  branch 

office  at  No.1,  TVS  Sons  Ltd.,  new  Madras  Highways 

Subramaniapuram,  Tolgate,  Trichy.  During  the  evaluation  of  the 

Techno  Commercial  Bid  submitted  by  the  respondent,  the 

respondent  was  requested  to  submit  the  proof  with  regard  to  the 

branch  office  at  Trichy  and  the  respondent  also  submitted  the  lease 

agreement  and  the  letter  with  TVS  Sons  Ltd.  And  letter  from  TVS 

Sons  Ltd.  Stating  that  the  respondent  is  a  sister  concern and they are 

operating  their  branch  from  TVS & sons Ltd., Subramaniapuram, and 

another  lease  agreement  only  when  the  bid  submitted  by  the 

respondent  was  satisfactory.  The  evaluation  Techno  Commercial  bid 

the respondent’s price before considered.   

: 4 : 

The  respondent  had  a branch office at Trichy even before the form of 

Letter of Intent was issued.   

5. On  16-09-2013,  the  respondent  informed  the  Claimant  that  they 

are  operating  from  their  parent  company,  T.V.Sundaram  Iyengar 

premises  at Trichy.  Under the general conditions, it is enough for the 

respondent  to  have  branch  office  at  Trichy  either of their own or any 

other  arrangement.  The  tender  condition  is  therefore  fulfilled by the 

respondent and the Letter of Intent was specifically issued. 

6. The  Form  Letter  of  Intent  dated  17-07-2013  was accepted by the 

respondent  as  e-mail  dated  17-07-2013,  a  copy  of  the  same  is  filed 

herewith.  Immediately  after  the  issuance  of the form Letter of Intent 

on  09-11-2013,  the  claimant  placed  an  order  by  way  of  demand 

through  system  as  B  to  B  system  namely  business  to  business. 

Therefore  any  demand  made  by  payment  through  the  system  is 

visible  to  respondent.  The  respondent  initially  acted  on  the  basis  of 

the  demand  made  by  the  Claimant  through  the system.  However the 

respondent  could  not  fulfill  their  contractual  obligations  especially 

placing of trailer at Durgapur.   

7. On  05-12-2013,  the  Claimant  sent  an  e-mail  bringing  to  the 

notice  of  the  respondent  that  they  failed  to  honor  their  commitment 

and  therefore  BHEL is very option but to go ahead with their dispatch 

through  other  carriers  under  the  risk  purchase  clause  under  the 

contract. The respondent by way of e-mail dated 06-12- 

: 5 : 

2013  requested  more  time  to  make  operating  arrangements  as  their 

new transport contractor. The e-mail copy is filed herewith. 

8. On  11-12-2013,  the  claim  respondent  by  way  of  e-mail  giving 

option  to  the  respondent  to  place  at  three  vehicles  of  35  M.Ts 

capacity  organized  the  dispatches.  The  e-mail  is  also  disburse  that 

for  3  days  prior,  the  claimant  could  not  establish  any  contract  to  the 

respondent  and  irrefutable  and  irresistible  conclusion  would  be  the 

respondent  is  not  interested  for  performing  the  contractor 

obligations.  The  respondent vide his e-mail dated 12-12-2013 assured 

BHEL  that  there  were  on  the  job  and  the  job  for  movement  of  35 

M.Ts.  from  ALSTOM.  The  respondent  subsequent  to  the  mail  dated 

12.12.2013,  the  claimant  requested  the  respondent  along  with  other 

successful  bidders  to  submit  bank  guarantee  on  or  before 23.12.2013. 

Even  in  an  earlier  mail  dated  11.12.213,  it  was  brought  to  the  notice  of 

the  respondent  about  the  failure  to  fulfill  the  contractual  obligation 

and  also  the  performance  in  the  70  ft  trailer  is  not  at  all  satisfactory 

and  also  bringing  to  the  notice  of  the respondent that inability to face 

Taurus  category  vehicle  for  transportation  from  Faridabad  to 

Banaras  and  Nagpur  to  Sandrapur.  Needless  to  point  out  that  SOS 

call from the Claimant had fallen to deaf ears.   

9. On  17-12-2013,  the  respondent  gave  an  e-mail  stating  as  though 

the  performance  in  respect  of schedule SF 64 was that pure intention 

of  support  to  the  claimant.  It  was  brought  to  the  notice  of  the 

respondent  that  schedule  SF  62  is part of the contract.  The averment 

in  the  said  mail  that  the  respondent  did  not  receive  orders in respect 

of  O.S.No.42,  O.S.No.43  and  S.F.No.41,  S.F.No.42,  S.F.No.43,  S.F.No.63, 

T.A.No.31,  T.A.No.32  and  T.A.No.33  (  10  nos  –  schedules  were  not 

received  with  respondent.  In  respect  of  the  aforesaid  schedules,  the 

respondent  is  not  a  L1  bidder;  he  is  accepted  only  a  counter  offer.  In 

a  business  practice,  the  claimant  is  issue  a  Letter  of  Intent 

immediately  on  finalization  in  respect  of  L1  bidder  and  in  respect  of 

counter  offer  being  admitted.  Thereafter another Letter of Intent will 

be  issued  in  the  case  on  hand  also,  the  2​nd  letter  of  LOI  was  issued  to 

the  respondent  in  respect  of  the  aforesaid  terms  under  the  contract. 

BHEL  is  bound  to  give  preference  to  the  L1  bidder  and subsequent to 

thereafter alone successfully counter offers will be given the orders. 

10. On  20.12.2013,  the claimant informed the respondent that as per 

the  tender  conditions,  the  respondent  was  awarded  schedules  SF 

No.41,  S.f.No.42,  SF  No.43,  S.F.No.62  and  RS  schedule  TA  61  as  L1 

bidder  in  respect  of  schedule  TA  31,  32  and  33  as  counter  offers. 

Even  after  1  month  from  the  date  of  LOI,  the  respondent  failed  to 

perform  as  per  contractual  obligations  which  result  in  bringing  the 

operation  of  the  claim  is  stand  still.  The  e-mail  also  informed  the 
respondent  that  the  risk  purchase  tender  would  be  released  soon  as 

the  respondent  failed  to  demand  as  per  terms  and  conditions  of  the 

contract. 

11. On  20-02-2015,  the  claimant  sent  a  e-mail  and  brought  to  the 

notice of the respondent about the discussion which have taken place 

about  the  vehicle  placement  and  the  consequences  of not placing the 

vehicle in time.   

12. On  24-02-2015,  the  respondent  sent  an  e-mail  stating  that  LOI 

cancelled  automatically  and  eliminated from the RC.  The respondent 

by  their  mail  dated  24-02-2014  have  made  their  intention  clear  that 

due  to  certain  administrative  reason  that  they  are unable to fulfill the 

respondent  of  the  Claimant.  The  respondent  by  citing  some 

extraneous  reasons  wants  to  wriggle  out  of  the  contract.  During  the 

discussions,  the  chamber  of  GM/Logistics,  BHEL  the  respondents 

cited  that  the  rates  were  wrongly  quoted  without  assigning  the 

market  conditions.  Knowing  full  well  that  the  same  cannot  be  done 

to  wriggle  out  of the contract, the respondent stated some extraneous 

reasons is a purely an afterthought.   

13. On  27.12.2014,  BHEL  Sanghvi,  the  respondent  bringing  to  the 

notice  the  contractual  obligations  on  04-03-2014,  the  respondent 

replied  that  opening  of  a  branch  within  30  days  from  the  date  of  LOI 

is  mandatory  and  unilaterally  declared  that  the  automatically  seized 

to  be  a  contractor,  the  claimant  would  bring  to the notice that even at 

the  time  of  submitting  the  respondent  had  stated  emphatically  and 
equivocally  that  they  have  a  branch  office  at  Trichy  and  for  which 

they  have  also  submitted  the  proof  it’s  too  late  for  the  respondent  to 

wriggle  out  of  the  contract  by  citing  that  they  do  not have the branch 

office.  Needless  to  point  out  that  the  contract  mandates  that  the 

bidder  shall  have  the  branch  office  and  he  need  not  be  on  their  own. 

The  respondent  having  fresh  detail  about  the  branch  office  at  Trichy 

is  borne  by  the  contractor  even  otherwise  the  close  only  for  the 

benefit  of  BHEL  and  the  fact  that  BHEL  placed  orders.  The  claimant 

having  accepted  this  submission  of  the  respondent  at  Branch  Office 

at  Trichy  awarded  the contract and therefore the question of contract 

cease  automatically  does  not  arise.  The  respondent  having 

voluntarily  disclosed  that  they  have  the  branch  office  and  having 

furnished  necessary  documents  in  proof  of  the  same  is  principles  of 

estoppels.  The  respondent  vide  his  mail  dated  6-03-2014  and 

communicated  that  they  are  not  nolonger  interested  in  contract. 

Having  participated  in  the  bid  and  having  commenced  the  work  has 

contemplated  under  the  contract  bullying  out  of  the  contract  by  the 

respondent  without  any  justifiable  cause  and  therefore  the  claimant 

is entitled to invoke the risk purchase cause. 

14. The  respondent  did  not  fulfill  the  obligations  and  as  per  the 

contract  and  after  very  many  correspondences  with  the  respondent 

BHEL  was  forced  to  float  the  risk  purchase  tender  afresh.  BHEL 

arose  out  of  the  transportation  contract  No.  All  India  Road 

Transportation  Road  Contract  2013-14  due  to  the  failure  of  the 

respondent.  In  that  process  BHEL  has  incurred  expenses  over  and 
above  were  intended  on  every  contract  with  respondent,  the  details 

are  as  found  in  the  Annexure  2.  The  respondent  having  not  placed 

the  vehicles  as  per  the  contract  is  liable  for  the  penalty  as 

contemplated  under  Clause  11.2  of  the  Special  Conditions  of  the 

contract. 

Type 11.2 

Under  the  aforesaid  clause,  the  penalty  will  be  deducted  on  per  day 

basis till particular consignment is lifted from the other consignment. 

The  aforesaid  tabular  column  such  as  the  penalty  which  can  be 

includes  on  the  defaulting  contractor  to  the  respondent.  The 

respondent under the penalty from no placement of vehicles clause it 

is  liable  to  pay  a  sum  of  Rs………………to  the  claimant.  The  calculation 

holds  the  same  as  per  Annexure  3.  The  claimant  because  of  the 

unilaterally  and  arbitrary  withdrawal  the  claimant  has  no  other 

alternative  but  to  perform  the  contract  by  floating  by  a  fresh  tender. 

Therefore  the  claim is entitled to invoke risk purchase clause.  Clause 

14 of the Special Conditions of the contract. 

Type 14 

Under  the  aforesaid  clause,  the  claim  is  liable  for  all  the  BHEL 

incurred  huge  rays  by  floating  tender  afresh.  The details of the same 

are  as  per  Annexure  2.  The  respondent  is  liable  to  pay  a  sum  of 

Rs…………….under  the  risk  purchase  clause  of  the  contract.  The 

respondent  is  therefore  liable  to  pay  to  the  claimant  under  both  the 
heads  viz.  the  penalty  for placement of vehicles and for invoking risk 

purchase clause as both of them are on two different facts. 

It  is  prayed  that  the  Hon’ble  Arbitration  Tribunal  by  passing  in 

favour of the Claimant as against the respondent  

a) Directing  the  respondent  pay  a  sum  of  Rs………..with subsequent 

interest  @  18%  p.a.  towards  penalty  for  the  non-placement  of 

orders 

b) Directing  the  respondent  to  pay  a  sum  of  Rs……….  with 

subsequent interest @ 18% p.a. towards rick purchase clause 

c) For cost 

d) for  such  other  relief  which  this  Hon’ble  Court may deem fit and 

necessary, pass suitable order and thus render justice. 

Advocate for Petitioner Petitioner  

VERIFICATION 

  I,  the  above  named  petitioner  herein  do  hereby  solemnly 

state  that  the  above  stated  facts  are  all  true  and  correct  to  the  best 

of  my  own  knowledge, belief and information and that I signed the 

same at Trichy on . 

Petitioner 

**  Under  Clause  17  of  the  Special  Conditions  of  the  Contract  which  is 

a  non-availability  by  purchase  /  Franchisee  office  will  not  found 

criteria  for  non  leaving  of  any  consignment  obviously  the opening of 

a  branch  is  for  the  benefit  of  BHEL.  The  respondent opened office at 

the  time  of  tender  and  having  lifted  the  consignment  under  the 

contract.  He  is  not  entitled  to  wriggle  out  of  the  contract  by  saying 

that  they  do  not  have  any  branch  at  the  time  of  participating  in  the 

tender.  That  clause  did  not  quite  to  the  respondent  as  they  were 

already in the contract.