, que. deactesxpresamente ios seniioe pretadce 0 bienes adquirides, las obligaciones, et monto, forma de pago y conceptos. por los cuales se puede recibie dicho pago; Ill, Que el acuerdo 0 vincule contractual contenga clausulas de ética y cumplimiento; 1V, Que el tercero, sus trebajadores y/o subcontralistas entienden y se comprometen @ cumplir con les leyes antisobomo y anticorrupcién nacionales y las extranjeras que nos aplican, ast como con los, finearnientos y principios de este Cédigo de Elica y. Conducta: V. Que toda factura refleje claramente los servicios prestados 0 bienes adiitidos y que la aprobacién y ago de ta misma cumple cai los controles intemos de Hacol Integridad de 1a contabilidad Hosol cuenta con un Sistema de Control Intemo que, en materia contable, asegura qué los activos de. ta compatila se manejent y administren en debida forma y que, con un detalie razonable, refleje de manera precisa y correcta las transacciones y disposiciones de los activos de la empresa, Cada uno de los tabajadores de Hocol hace parte del Sistema de Control Intemno, por-esto es critico que def cumplimiento éstricto a los controles a su cargo, de tal manera que se pueda certifcar la precision de log estados financieros frente a auditores y autoridades gubemamentales en Colombia y el extranjero, 10.1 gQué debe hacer? + Toda transaccién debe realizarse segtin fos procedimientos y facultades corréspondientes y registrerse de manera precisa y correcta en los libros, + Espectficamente, como trabajador de Hocol, usted debe asegurar que la informacién contable adoja los siguientes lineamientos: + Cumpla con los controles internos, + Cuente con informacion completa y detallada de la transaction. ‘+ La transeccién sea autorizada en debida forma y registrada con precision en los libros o sistemas correspondientes. + El acceso y gestién de los recursos, actives y registros de Hocol sea limitado a tas persones autorizadas, + Los actives registrados se comparen con la periodicidad exigida en la reglamentacién interna, a fin de que se remedien les discrepancies respectivas,i6n:3 HOCOL | COMOCEETOAY Peasant ae ‘etomereeS CONDUCTA Pagina: 8 de 18 Sefiales de alerta + _Dificultad én obtener o verificar informacién de una contraparte, + Inconsistencia entre ia informacién suministrada por fa contraparte y la informacion de otras fuentes + Actividad de la contraparte que no tiene justificacion obvia de manera comercial o i parece extrafia en un coniexto de negocios normales. ‘+ Presencia de contraparte en pais catalogao como no caoperante en la lucha contra el lavado de activos y la financiacion del terrorismo. +_Transacciones que parecen haber sido estucturadas para evadir requerimientos. 41. Actuamos en contra do! lavado de activos y-la financiacién del terrorismo (LA/FT) Estos son trechos que vulneran los principios de integridad y responsabilidad del Cédigo de ica y Conducta or consttuir medios para faciitar trensacciones. que apoyan al ocultamlento 6 uso de dincros de oxigen criminal © del terrorismo, Por eso, eS prohibide aceptar fondos o realizar transacciones @ sabiendas 0 con sospecha de que (os mismos provienen de una actividad ilegal. 11.1 ZQué es lavado de activos? Es el proceso mediante ‘el cual los ingresos Ue actividades ilegales se mieven a través de negocios legitimos. y el sistema bancario mundial para eliminar u ocullar su fuente. Corresponde a las actividades de adquirir, resguardar, invertir, transportar, transformar, custodiar.o admtinistrar bienes de origen ilcito, Es pertinente tener en cusnta que en el evento que Hocol sus trebajadores partcipen en una transaccién ‘con un tercero involucrado en un pago Inaproplado pueden ser considerads responsables aun cuando no sean los autorizadores directos de! pago indebido. 11.2 2Qué es financiacién del terrorismo? Cortesponde a les acciones de recoleccién, provision, entréga, récibo, administracién, aporte o custodia de fondos o bienes.0 recursos que tengan por objeto fa promocién, organizacion, apoyo, mantenimiento, financiacion o sostenimiento de grupos al margen de fa ley, tercristas 0 de delincuencia organizada. Para que se configure la financiacion dei terrorismo no se requiere que los recursos de faclitacién hayan sido obtenides én forma ilegal 11.3 gQué debe hacer? Es necesario evaluar cuidadosamente toda transaccién financiera en la cual particlpe Hocol, siendo imperieso realizar una debida diligencia sobre toda contraparte para asegurar que no esté incluida en listas resirictvas y que no existe ninguna otra sefial de alerta Hocol debe acatar las sanciones y restricciones econdmicas que impone la Oficina de Control de Activos Exiranjeros (OFAC) del Departamento del Tesoro de los Estacios Unidos, que centengan prohibiciones 0 limitaciones 2 negocios y transacciones con ciertos paises, incluyendo personas y entidades, por tanto su analisis 9s indispensable antes de proceder a realizar un acuerdo. Para ef efecto, debe consultar la notmatividad de Hocol sobre lavado de activos, financlacién del terrorism y debida diligencia,6 E Versién:3, OMDCOL | SoMSoPEETNY |e Rc ste tae oBeuet CONDUCTA 5 12. Regalos, atenciones y hospitalidades Log tabajadores de Hoco! no estan autorizados para dar, ofrecer, exigit, solicitar o aceptar regalos, atehciones, cortesias, comidas, viajes. u otros beneficios fuera de los ‘parémetros definidds en la normatividad intema.” Esta prohibicion s@ extiende a los’ miembros de fa familia del trabajador y contrapartes. Por tanto, es un daber conocer y aplicar las disposiciones correspondienites. Hocol reconoce que pueden darse situaciones en las que culluraimente es. adecuado aceptar 0 dar regalos u otras formas de atenciones de 0 a un cliente 0 proveedor. Sin embargo, esta practica es de alto.riesgo bajo teyes anticorrupcion, por tanto deben-sequirse estrictamente los lineamientas previstos en la reglamentacién interna. En general, en todos los casos, para la recepci6n ui otorgamiento de regalos, atenciones y hospitalidades deben analizarse los siguientés aspectos ‘UEsta directamente rélacjonado con una actividad promocional y es modlerado? ZEs razonable, consistente con la, costumbre, apropiado en naturaleza y valor con la ocasién erie que 5 offecido, y con la posicién’ y circunstancias del receptor en el contexto (tales como regalos de naturaleza promocicnal que se encuentren identificados con el nombre de una marca, servicio 0 producto de una organizacion}? + (Esté permitido por la fey colombiana y de cada pafs donde la actividad oourre, y por la reglamentacion, interna? + GHe sido recibido u otorgado de manera transparente, sin esfuerzo de esconder y estar en Concordancia con las practices comerciales habituales? + gNo hay una probabilidad razonable de ser considerado de alguna manera o tener ia apariencia dé Soborno, un pago de faciltacién o un pago impropio? + @Seha soportado con documentacién precisa y adecuada? + GFue regisirado yfo reportado correctamente en los sistemas o formates de informacion que se establezcan, segtin los procedimientos internos? En todos los casos est4 prohibido que la recepcién u otorgamiento de regalos, atenciones, hospitalidades otros beneficios: ‘+ Ocurra para influir en cualquier tipo de decision 0 para obtener una ventaja inapropiada, ‘+ Genere un sentido de obligacion 0 compromiso en el receptor. Sea lujoso, excesivo o frecuente. + Sea oftecida o dado @ miembros de fa familia de un trabjador, contralista, socio, aliado, cliente proveedor. + Seadinero en efectivo o instrumento comercial convertible en efectivo (titules, valores, "gift card de crédito, letras de cambio, ete.) + Sea solicitado por un trabajador de Hocol pera diréccionar un beneficio 0. ventaja, 0 dado a alguien que oftece un beneficio 0 ventaja a Hocol, * Sea solicitado 0. entregado a un trabajador de Ecopetrol a cambio de cumplir con une obligacion que legal o funcionalmente le corresponda, "varias Sino esid ss debe consular a ta 13, Proteccién y uso de-los recursos de Hocol En Hocol se’propende por evitar el mal uso de los recursos propiedad de ta compaiiia, incluso los activos fisicos, informacion y propiedad intelectual14. 0 Version:3 CODIGO DE ETICA Y | Herr probacin: Jullo 12 de 2018 CONDUCTA Pagina: 10 de 48 SeHOcoL Le préctica inadecuada puede incluir: + Uso persdnal y excesivo de seryicies, sistemasy equipes de tecnologia de Ia informacion. * Uso personal de equipos o materiales de ofcira. Divukyacion de informacién de la empresa, Tramite, Uso u obtencién indabida de beneficios. + Sustraccion de estos en cualquier forma. + Uso inadecuado de los bienes servicios entregados. No proteger ia integridad de los equipos de Hocol. Celebracién de.contratos sobre bienes o servicios no requeridos. * Pago de bienes 0 servicios no recibidos o que ro cumplan las especificaciones técnicas, * Compras.o contrataciones de servicios por valo:es que no s@ ajustan a los precios reales de mercado. Manejo y seguridad cle-la Informacion Hocel y el Grupo Empresarial Ecopetrol da un uso apropiado @ los datos personales y sensibles, al liempo que protege la informacion que registra en sus bases de datos, acorde con las disposiciones legales que regulan Id materia en tanto sean aplicables, especialmente la Ley Estatutarla de Proteccién de Datos Personales, la Ley de Transparencia y demas que las modifiquen. Todo colaborador que maneje o adquiera acceso a informacion personal debe protegerla y solo podra compartila con base en las reglas aplicables. 3s due en ol uso dela formation de identaacion personal pueden vari Sina std sequ _ fa obtener orieniacion. De Igual manera, todo trabajador tiene la responsabilidad de proteger la informacion y fos recursos tecnologicos que le entrego Hocol (airecciones elestronicas, acceso. internet, computadores, alsposiivos méviles, efc.}, los cuales estan destinados de forma Unica y exclusiva al desemperio de sus funciones y/o tareas, y no deben ser usados para otros fines, conforme con los reglamentos internos, Esta prohibida la divulgacién de informacién reservada 0 clasificada de la empresa por cualquier medio, salvo obligacién tegal 0 requerimiento de autoridad competente. Igualments; esta prohibido hacer uso de. informacién institucional para fines personales o en beneficio de un tercero. Hocol, como dueo de la informacién contenida en los equipos, dispostives y servidores que asigna a sus colaboradores puede, a través de las areas de control o de cumplimiento, asegurar, acceder, captar, revisar, tratar, transferir, utilzar © montorear. en cualquier momento, la informacion que sea cteada, generada, ‘administrada, custodiada, enviada, recibida 0. ammacenada en dichos equipos, dispositivos moviles y servidores, para fines institucionales. Para més datalle sobre las obligaciones de los colaboradores de Hocol consulte los_maniales, procedimientos, guias e instactivos que refieran los temas de seguridad de la informacion ‘y manejo adecuado del ‘correo electrénico y de las redes sociales, asi como las demas normativas internas relacionadas con el manejo de la.informacion. En Hocol se tratan tos datos personales acdrde con los parametros y principios establecidos en la Ley 4681 de 2012, sus rormas reglamentarias y las demas que les modifiquen y/o complementen. ¥ contamos con un Formato para Ejercer Derechos de Proteccién de Datos disponibie en la seccién de Canal Etico de nuestra pagina web.0 E Versién:3 CODIGO DE ETICA Y Fecha “Aprobactén: Julio 12 de CONDUCTA 48. Actuar con responsabilidad social y respeto por los Derechos Humanos EI éxito de Hocol y él Grupo Emprésarial Ecopetrol se basa en la generacién de relaciones constructivas, dindmicas y confiables con sus contrapartes y grupos de interés, Estas rolaciones crecen y prosperan & ‘través del Cuidado mutuo, ta comprension y el respeto, Igualmente, Hocol realiza acciones de entendimiento y apoyo-al desarrollo de’fas comunidades. que son ‘consideradas aliadas de la gestién y reconoce los derechos humanos de sus grupos de interés. En particular, los principios de respeto y compromiso con la vida obligan a la compafila. a garantizar ta defensa y promocién de los derechos humanos, a prevenir la discriminacién y a cumplir con fas normas de HSE. Ademds, este Codigo exige el cumplimiento de la ley, lo cul significa que la empresa se comprométe @ seguir las nonmas locales € internacionales aplicables relatives a las practicas laborales justas y ios derechos humanos, incluidas les prohibiciones de trabajo forzose o infant, En ese sentido, Hocol ha suscrite de forma voluntaria el Pacto Global de fas Naciones Unidas, una iniciativa que: promueve el compromiso del sector privado, el sector publico y la sociedad civil para alinear sus estrategias y operaciones con diez principios universalmente aceptados en cuatro areas temélicas: derechos huménos, esténdares laborales, medio ambiente y anticofrupcion. El Pacto Global se considera unt marco'de accién que facta la legititnacion social de los negocios y los mercados. Las orgenizaciones que 8 adhieren comparten la convicoidn de que las practicas empresariale’, basadas en principios universales, contribuyen @ lz generacion de un mercado global mas estable, equitativo, incluyente y que fomenta soviedades mas prosperas. Estos principios y hormativas reflejan el compromiso de prevenir y, cuando sea necesario, remediar los Impactos nogativos que genere la operacién sobre los. derechos humanos. Igualmente, aseguran ia icentificacion efectiva de los riesgos asociados a derechos humanos en las operaciones con él propésito de melorar continuamente los proceses. Para ello, se daben realizar las acciones de debida diligencia, involucrarnos con nuestros grupos de interés y comunicar nuestras expectativas a los socios comerciales, Hocol también se ha comprometido realizer acclones tendientes’a proteger el medio ambiente en los lugares donde tiene operaciones. Lo anterior inoluye la reduccién de las emisiones y el manejo de residuos, siguiendo todas Jas polticas ambientales, ias normas, los procedimientos y leyos y reglamentos aplicables. lta empresa prioriza la seguridad en el trebajo y en el medio ambiente, para proteccién de la integridad de las, personas, de fas instelaciones y de las éreas en donde se hace intervencion. Por tanto, es imperioso detener ualquier trabajo considerado inseguro o dafino, sin temor ¢ represalias 1Reporte los hechos que transgreden este Codigo! Si usted conoce © sospecha de una situacién gue involucra a algun trabajador o destinatario de este Codigo y que conlleva a su violacion, esté obligado a reportar ei asunto en la linea ética:16. 7 Version:3 Fecha Aprobacién: Julio 12-de 2018 Pagina: 12 de 48 CODIGO DE-ETICA Y CONDUCTA zGémo debe denunciar? Toda denuncia se debe presentar de manera inmediata, con buena fe y con suficiente detalle para permitir 2 la emprosa realizar una venficacion y dar una respuesta efectiva. Por lo anterior, al denunciar tenga en ‘venta lo siguiente: + Puede reportar a fa linea etica en forma anénima la situacion y la informacion de fa denuntia serd tratada de manera confidencial ‘+ Dobe indicar las condiciones de modo, tiempo y lugar de fos hechos 0 del conocimiento.de los mismios. ‘+ La denuncia, la identificacion del.denunciante, ef material, elementos y evidenclas recaudadas en el tramite de la misma som confidenciates, salvo que ef asunto deba ser remitide @ las autoridades competentes para la adopcién de decisiones, que exista requerimiento emitido por autoridad Competente 0 que sea necesario revelar informacion para poder realizar una veriicacion completa. ‘+ Esiar dispuesto a colaborer con la gestion de los asuntos denunciedos, respondiendo las solicitudes de ampliacién de informacion que se efectien a tavés do la herramienta o medios. de contacto ‘suministrados por el denunciante y remitiendo las évidencias correspondientes, © Se requiere respetar [a dignidad humana’y el buen nombre de los denunciados; por tanto no pueden hacerse acusaciones que jalten a la verdad 0 con fines de venganza o retaliacion. Recuerde-que hacer una denuncia con canocimiento de qlie.no corresponde con Id realidad constituye una vulheracion a los principios de integridad y responsabilidad. Treandase de contististas, la denuncia irreal constituye una vulneracién a este Cédigo y aa cléusula de integridad contractual. + Emel trémite de Une verificacién, es un deber Fablar siempre con la verdad y sin intenciones particulares ‘© subjetivas, que tengan por objeto causar dafio 0 afectar a alguna persone, + Presentar una denuncia o participar en une verincacion no puisde ser la base para represalias. Si cree. ue alguien ha vulnerado esta regla, deniincielo inmediatamente. + Recuerde que también puede consultar o plantear dilemas. Conductas éticas Las conductas son las acciones y comportamientos que materializan los principios éticos Hocol y el Grupo ‘empresarial Ecopetrol. En este aparte se descrien algunas de las conductas esperadas frente a los prinoipias del Cédigo, 17.1 Integridad Actlo con iritegridad cuando: + Obro con rectitud, lealtad, justicia, honestidad y transparencia. + Actilo en forma coherente y consistente con lo que pienso, hablo y hago. ‘+ Mis dacisiones y actuaciones son imparciaies y objetivas. No prelendd la busqueda de privilagios, ni beneficios personales indebicos, ni realizo gestiones por favoritismo, nepotisma o clientelismo. + Ni mi familia, niyo. mantenemos relaciones comerciales privadas con trabajadores de Hovol, proveedores, contralistas, clientes, compefieios de trabajo, ni con ta competencia, de les cuales podamos obtener algin beneficio indebido con acasién del cargo, funcién 0 actividad que realizo con 0 Para la empresa, + Revorte los conflctos de interés, inhabilidaces e incompatibiidades y las situaciones en las que se observe falta de objetividad, Independencia o imparcialidad y los dilerias’ asociados, siguiendo loS procedimientos internos. Me abstengo de actuar cuando se presente Una circunstancia que puedaVersion:3 Fecha Aprobacién: Julio 12 de 2018 Pagina: 13 de 18 CODIGO DE ETICAY CONDUCTA constituir un conflicto de interés, ético 0 que vulnere ef régimen de inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones. * No acepio, solicito, offezco, apruebo.o pago sobomos. No pide favores ni beneficios.a contratistas, proveedores, clientes y trabajadores de Hocol. - No hago tratos u offezco o recibo regalos, atenciones ni hospitalidades de los grupos de interés que uadan afectar fa reputacién de Hocol o que vulneren la reglamentacién interna, No utiizo los ‘bienes, recurso, elementos o materiales que me asignan para temas ajenos a la labor correspondiente ni para provecho propio o de un tercero, + Previo 2 gestionar, realizar, autorizer 0 consentir un pago; asegura los controles.respectivos y que se ‘cumplan fos requisites para el mismo, sin realizar acciones tendientes a fevorecer indebidamente a un tercero o 2 obtener un beneficio impropio, No presento denuncias falsas y malintencionadas con el fin.de perjudiear a tarceros, Toda la informacién y documentacion gestionada ha sido verificada y respecto da élla no conozeo que correspondan a hechos falsos. Habla siempre con la verdad, que esta por encima en tadas fas actuaciones y retaciones. Educo con el ejemplo. Mi actuar responde a los imperativos del bien comtin, por encima de los Intereses particulares. No tolero los hechos que constitiyen riesgos de cumplimiento (fraude, scborno, corrupcién, lavado de actives, financiacién del terrorismo, violaciones a la Ley FCPA) y promuevo acciones para fomentar la transparencia, 17.2 Responsabilidad Actio con responsabilidad cuando: + Enlrego oportunamente los trabajos asignados y con ta calidad exigida, Si algo sale mal no culpo a otros. Identifca los errores y causas, tomo las acciones correctivas y trasimito las lecciones aprendidas, promavienda el mejoramiento'continuo. + Soy responsable de mis acolones y omisiones, asi como del conocimiento y cumplimiento de la normativa nacional ¢ internacional y disposiciones intemas aplicables 2 los asuntos a mi cargo. + Me hago responsable por la falta de debida diligencia y'cuidado en mis actuaciones, asi como por la gestion de asuntos o desarrollo de funciones sin conocer y aplicar los lineamientos interos, manuales, rocedimientos, gulas ¢ instructivos, ‘+ Realizo mi trabajo de manera eficiente-y effcaz. Cuido de la informacién, los bienes y los recursos de Hocol. Hago uso racional de los elementos asigtiados, garantizo su proteccién y respondo por la omisién de estos deberes, Cumpio mis promesas, deberes y compromisos. Soy consciente que todos los destinatarios de este Cédigo nos identificamos por nuestre relacién con Hocol, por tanto evito cualquier conducta laboral o personal.que deteriore en buen nombre y reputacion dela competi Conozco y cumpla la reglamentacién intema y externa aplicable @ mi trabajo 0 actividad, el reglamento interna de trabajo, los principios de la cultura y las obligacionies pactadas, y hago que:s® cumplan, Me preacupo de contar.con las compstencias requeridas para realizar las funciones 0 actividades asignadas, No vuinero los deberes y prohibiciones establecidas en a Constitucién, en los respectives contrates, en el marco legal y disposiciones intemas que sean aplicables. Soy responsable de mitigar los riesgos empresariales y de la actividad asignada, siguiando los controles cortespondientes y ejécutando los que estén a mi cargo. ‘+ Soy responsable del fertalecimiento y mejoramiento del Sistema de Control interno.cl Versién:3 ODIGO.DE ETICAY Feohe ‘Aprobacién: Julio t2de CONDUCTA Pagina: 14 de 18 + Fomento la segutidad de a informacién, por tanto prevengo la fuga de informecién estratégica o de caracter conidencial, reservada 0 clasificade, segtin fa normativa intema, asi como la difusion lrasmisién de datos que puedan generar alauin deneficic indebido. + No divulgo por ningtin medio, ya sea electréinco, impreso 0 audiovisual, informacion indebida, legal, pornografica o racista, Conservo, protejo y uso de manera racional, austera y eficionte los recursos que me son asignados. Conezco que os equipos asighados son propiedad de Mosel, asi come fa informacién alli consignada, Comparto mis conocimientos y experiencia, trabajo.en equipo, soy colaborativo y creativo, promoviendo el mejor desarrollo de: las funciones y actividades. 17.3. Respeto Actlo con respeto cuando: ‘+ No discrimino acoso-a mis compatieros por ser de diferente sexo, orlantacion, taza, origen nacional o familiar, Jengua, género, religion, opinidn poltica o filosofica, condicién econémica, fisica o mental Respeto y hago veler las clferencias. Promuevo la iqualdad entre mis companeros. No agredo ni realizo burlas a las personas con las cuales me relaciono, soy cordial en las relaciones. No utlizo palabras despectivas u ofensivas sobre terceros. + Evito publicar por cualquier medio, informacion falsa 0 imprecisa, 0 realizar cualquier accidn de irrespeto © difamacign que pueda afectar la imagen de Hocol, de sus trabajadores 0 de las personas o empresas que tienen relacién con la compaiia y el grupo, que puede perjudicar su reputacién 0 la confianza inversionista. + Avepto diferencias de opiniones y promuevo la discusién de ideas que propendan mejores précticas en ¢1 desarrollo de las actividades, ‘+ Trato a todos con respete sin importar su condicién o posicion en la empresa + Reconozco que como trabajader o parte ralacionada con Hosol represento a esta en todo momento, Fazén por la cual tengo.un comportamiento apropiado y respetuoso en el trabajo y en la sociedad + Reconozco y no vuinero la propiedad intelectual y 10s derechos de autor. * Rechazo la competencia desieal y por tanto no emito juicios dé valor, descalifica o divuiga comentarios negatives y que puedan afectar a otras empresas. + Por ningtin medio realizo, civulgo 0 publico ofensas 0 amenazas contra la empresa, nisus trabajadores, + Soy cortés y cordial en las relaciones con mis comipafieros, los clientes, proveedores y con todas fas peisonas en general + Ni mi familia niyo tilzames mi posicién de empleado de Hocol como mecanisine pate exigir referencias o tratos diferentes, ni especiales 2 los de otras ciudadanos, ni damos malos tratos a las: personas con las cuales nos interrelacionamos.o de las cuales recibimos los beneficios de Hocol. Respeto ol tiempo de los demas, soy puntual con las.cltas, entrevistas y reuniones de trabajo. Reconozco y acepte los usos, tradiciones y cos:umbres de las comunidades con las que interactio. Acoje y promuevo un ambiente cordial y positive, expresando con responsabilidad y respeto mis desacuierdos. Me preocupo por el mejoramiento de la comunicacién interpersonal y el ambiente laboral. 17.4 Compromiso con fa vida Actte compromatido con Ia vida cuando:6 Version:3 CODIGO DE ETICAY | peri robacién: Julio 12 de CONDUCTA 018 Pagina: 45 de 18 Respeto y promuevo ef respeto a los derechos humanos. Realizo mis labores con autocuidado, Cumplo y hago cumplirlas reglas de HSE. Doy priofidad a mi salud y soguridad y la de mis colaboradores. Cuido el medio ambiente. Procuro que mis actuaciones preserven y mejoren el ambiente y el entomo social que me rodea. Reporto incidentes relacionados con el cumplimients de las regles internas HSE. * Actio sia vielencia en:todos los ambitos de la Vida, tanto laboral como personel, para proteger la vida, Ia salud e integridad de las personas. + Las actividades que realizo en beneficio de la comunidad estan alineadas con las direclrices de gestién de entomia y ta estrategia emipresarial + Ubico la basura y los reciolables en los recipientes designados. * Respeta y hago cumplir as normas de seguridad intemas y las condiciones o lineamisntos establecides'en materia de ingreso, permanencia y salida de las instalaciones de las sedes dela compatiia, 18, Conductas contrarias @ la ética, con repercusion Inmediata y global para los contratistas de Hocol y el Grupo Empresarial Ecopetrot El representante legal, apederado, gerente de contrato @ quien actiie en nombre y por cuenta de Hocol para la contratacién hard efectiva la facultad de terminacién de los contratos o convenios celebrados con el conttatista en Hocol y las empresas del Grupo Empresarial Ecopetrol, con independencia de la calided de-contratista singular o plural (sin consideracién de ta forma asociativa), una vez se agoten los procedimientos contractuales establecidos y pactados, y previo dictamen de la Gerencia de Cumplimiento de Hocol en el que se consiate la comisién de una varias de las conductas descitas @ continuacién: + Se presente alguna de las situaciones descritas en la dectaraci6n contenida en el registro de proveedores (Declaracién de Prevencién del LAIFT). ‘+ Toda accién u-omisién que coresponda a actos de fraude, sobomo y comupcién, violeciones a la fey FCPA, regalos y atenciones, conflictos de interés 0 éticos, de conformidad con lo establecida en este Cadigo y demas normatividad aplicable. 18.1 Procedimiento Una vez se ponga en conocimienta de la linea ética empreseral la denuncia, la dependencia competente procederd a evaluar el mérito de la informacion. Para el efecto, podrd solicitar informiacién'o cualquier tipo de elemento de juicio que permita confirmar la existencia de la conducta, Dentro del plazo que se estime’en funcién de la complejidad del caso ético, el drea competente convocaré al contratista implicado para’ que rinéa sus explicaciones, soliite -o aporte pruebas que sustenten su defensa y contradiga los elementos o pruebas existentes. ; Una vez.se hayan valorado tas explicaciones del contratista implicado, los elementos de juicio aportados y aquellos recaudados por ol area competente en funtién de sus conducencia, pertinencia y validez, se evaluara ‘el mérita de la actuacion. ‘Agotado ol proceso anterior, en caso de que existe mérito que demuestre la existencia de: cualquiera de las ‘conductas contrarias.a la €ta que tengan repercusion inmediata y global y que dé lugar a la terminacion de los ‘contratos, la Gerencia de Curplimiento de Hocal revisaré 0 rendira dictarnen confirmatorio desfavorable, segtin el caso, el cual remitiré al representante legal, apoderado, gerente de contrato o quien actué en nombre y por cuenta de Hocol, para el agotamiento de los procesos requeridos para la terminacién de los contratos 0 convenios cotrespondientes. En caso de que los elementos de juicio no leven a fa conviccién razonable de que se ‘ha incurrido en alguna de las conductas contrarias a la étice para la finalizacion de los contratos suscritos con Hocol y el Grupo Empresarial19. ©. CODIGODEETICAY | Yersion:3 ; QHOCOL | OTE [BeBe ame Pagina: 18 de 18 Ecopetrol, se progederé a cerrar la denuncia. En el evento de sobrevenir nuevos elementos que acrediten fa existencia de alguna de las conductas antes descritas y teniendo en cuenta las explicaciones del contratista, en caso de ser procedente, la Gerencia de Cumplimiento rendira-el dictamen correspondiente. Las dems conductas que falten al presente Cédigo se impulseran conforme.a los trémites previstos y a.las demés previsiones legales y contractuales que resulten aplicables. Lo anterior, sin perjuicio de las facultades que tiene Hocol para invitar y seleccionar a los diferentes proveedores'y contratistas, ast como para evakiar el desempetio de los mismos. Preguntas frecuentes Codigo de Etica y Conducta 2Quighes son beneficiarios de Hocol? Son beneficiarios todos aquellos que reciban servicios de la empresa, por o con ocasién de un vinculo con Hocol o el de sus familiares, tales como pensionados, ustiarios del servicio de salud, de educacién o cualquier otro servicio, auxilio 0 retribucion que implique uso de bienes o recursos de Ecopetrol. ZEI Cédigo de Etica y Conducta aplica a los tratajadores y contratistas del Grupo Empresarial de Ecopetrol? Si, Reovistde que el Cédigo de Etica y Conducta 8s aptcable a Ecopetrol, a las: companies del Grupo Empresarial y a las personas que, sin importar su naturaleza jurdice o natural, tengan cualquier relaciéa con Ecopetrol, incluvendo @ trabajadores, beneficiarios, miembros de Juntas Directivas, accionistas, contratistas, proveedores, agentes, socios, aliados y clientes, asi como para el personal’y firmas que los contratistes vinculen en la ejecucién de las actividades contratadas, en lo que corresponde. EI Cédigo de Etica y Conducta aplica a los beneficiarios de ios trabajadores de Ecopetrol!? Si. Aplica en.lo correspondiente a quienes estén registiados en calidad de beneficiarios, esto es, quienes reciban servicios por 0 con ocasién su vinculo con Hocol y/o el Grupo Empresarial Ecopetrol, tales come pensionados, usuarios de fos servicios de'satud y de educacién, o cualquier otra forma que implique-uso de bienies o recursos de laempresa ¢Dénde debo reportar posibles situaciones que puedan constituir una. violacién al Cédigo de’ Etica y Conducta? Registre sui denuncia en la linea ética de Hocol, ingresando a htip:/lineaetica.ecopetroi.com.co. O # 0 a www. hocol.com.co/nosotros/canal-stica éQué es una denuncia? Es el mecanismo © accién de cualquier persona para dara conocer, por medio de la linea ética, fos hechos conductas inadecuadas que puedan constituir violacién al Cédigo de Etica y Conducta y que requieren ser verificados. Las denuncias pueden ser éticas 0 de cumplimianto, segtin lo establezte la normativa interna, 2Qué es un dilema? Son dudas que: se pueden suscitar on ol actiar de los destinatarios dal Cadige’ de Etica y Conducta sobje los pincipios del Cédigo y sus. lineemientes en materia de conflctos de interés o éticos, regalos, alenciones u hospitalidades, ‘corrupcion, sobomno, fraude, lavado de activos, financiasién del terrorismo, FCPA, derechos fhumenos, responsabilidad social, uso de bienes y manejo de inforimacidn, entre otros, que tienen por objeto recibir tuna otfentacion para no incurrir en actos indebidos que falten a la ética de la ofganizacion.0 Version: CODIGO DE ETICA Y fecha Aprobacion: Julio 12 de Pagina: 17 de 18 CONDUCTA £Qué es una consulta? ‘Son requerimientos relacionados con los procedimientos de debida diligencia, asociados a la prevencién de actos de fraude, corrupcién, sobomo, lavado de’activos, financiacién del terrorismo y violaciones a Ley FCPA. A través de estas consultas se revisan posibles sefiales de alerta respecio de. contratistas, proveedores, socios o trabajadores, entre otros, y se emiten recomendaciones pare mitigar las sefiales de alerta detectadas. Hocol es sucursal colombiana de una sociedad constituida en Cayman. ¢Por qué tenemos que cumplir con leyes estadunidenses? Hocol S.A. gs filial de Ecopetrol, la oval se encuentra registrada en el mercada de valores de los Estados Unidos, ademas liene oficinas y negocios en dicho pals. Por esos’ vinculos esta sujeta a la aplicacion de clertas leyes estadunidenses, incluyendo la Ley de Practicas Corruptas en ol Extranjero’- FCPA. Esta riorma contiene una'serie de prohibiciones en materia de corrupcidn, scbomo'y controles internos que se deben acoger por parte de la compatiia, Yo soy ciudadano colombiano. ¢Por qué me aplica la FCPA? La FOPA le aplica a usted por ser trabajador de una filial def Grupo Empresafial Ecopetrol,.siendo esta una ‘orgenizacién con negocios en dicho pais, inscrita en a bolsa de valores, segtin lo indicado antefiormente. Por e80 usted puede ser sancionado en los Estados Unidos si ofrece, promete, da’o autoriza pagos 0 cualquier cosa de valor 28 funcionarios piblicos 0 personas politicamente expuestas, directa 0 indirectamente-a través de lerceres, con la intencién de mantener u obtener ventajas inapropiadas. Igualmente, por vuinerar las prohibiciones orientadas a ‘exigir a aceptar cualquier cosa de valor para genierar un beneficio indebido. ¢La'ley FCPA prohibe extenderle atenciones 0 darlos regalos a amigos que son funcionarios piiblicos?. La FOPA prohibe darle “cualquier cosa de valor’ a un funcionario pablicd. Esto inctuye atenciones y regatos. Aunque Su relacion con el funcionario es personal, el que usted lo invite a cenar o le dé un regalo puede crear nesgo para Hocol. Por eso, antes de extenderle Una atencién 0 darie un regalo, debe consultar'con la normativa interha o af Area, de cumplimiento-respectiva, a través de la linea ética de Hocol. £Qué requiiere la FCPA en relacién con terceros? La FCPA requiere que: (1) realice debida diligencia antes de contretar a un tercero; (2) requiera a todo tercero certficar que entiende las obligaciones de la FCPA y se compromete.a cumplir con elias; (3) tado contrato con un tercero incluya la obligacién de curnplir la FCPA, seguin fas normas internas; y (4) se monitoree el cumplimiento del tercero con las obligacioneside la LeyFCPA, | 2Qué hago si uno de mis trabajadores me reporta un contlicto de interés o ético? Es obligacién de todo jefe remitic copia del conficte a la Gerencia de Cumplinlent de Ecopetrol Hocol con la respuesta 0 tramite dado a dicha manifestaoién. Iqualmente, es su deber adoptar medidas para que el canflicto no se ‘coricrete en elejercicio de as actividades asignadas al trabajador. Tengo conocimiento de.una situacién que puede vulnerar el Cédigo de Etica y Conducta pero siento temor ‘de reportar la situacion a fa tinea ética, porque mi jefe inmediato puede tomar represalias en mi contra. ¢ Qué debo hacer? Usted tiene el deber de reportar 2 la linea ética los hechos feferides. No hay lugar a temores, denunciar es una obligacién que no genera represalias contra ¢| denunciante, En todo caso, es.pertinente tener en cuenta que no se pueden hacer denuncias con #| conocimiento-de que se trate de informacion falsa, pues se pueden vulnerar los principios de integridad y responsabilidad de este Cédigo.QHOCOL | COTE [Eitan at Pagina: 18 de 18 El gerente de la companiia contratista respecto de ia cual ejerzo actividades de supervision me invita a dictar una charla en un hotel en Canciin (México) para que asista con mi esposa y mis hijos. En'las mafianas se desarrotfan las jornadas académicas'y on jas tardes nos invitan a las actividacies recreatives programadas 0 ‘nos dan tardes libres. zPuedo aceptar Ia.invitacién? Reporie el caso ante su jefe inmediato y. presente un dilema en la linea ética. De acuerdo con lo establecida en los- procedimientos internos, no se deben aceptar invitaciones extra laboralas a trabejadores y familiares de personas ‘gue tengan un interés comercial con la empresa, Por tanto, debe abstenerse de aceptar la invitacion y esperar aque se emita el concepto ético correspondiente. Actualmente me desempefio en fa Vicepresidencia XX’ y dentro de mis fitnciones debo recibir reportes, informes y diferentes entregables de la firma ZZ, en 1a cual trabaja un cufiado como miembro del equipo que presenta los productos del contrato. ¢Qué debo hacer? Debe separarse de las funciones que esté desemperiando que se relacionen con las labores que realiza su ‘cuflado © con fas actividades a cargo del coniratistz que lo emplea, toda vez que esta cifcunstancia genera conflcto.de interés. Usted debe informar la situacién'a su superior y@ la Gerencia de Cumplimiento de Hocol Trabajé durante cuatro afios en fa firma XYZ. Hace sels meses me vinculé a Hocol y hoy me designaron para hacer parte del equipo planeador en un proceso de seleccién relacionado con el ramo de dicha empresa y probablemente seré designado para evaluar las ofertas. La firma en mencién podria estar interesada en presentar oferta, segun fa informacion que me han trasmitido mis excompaferos de trabejo con quienes tengo una refacion de amistad. ¢Qué debo hacer? Toda vez que puede materializarse un conflicto ético, debe informer inmediatamente a su superior a fin de.que sea asignado a otros procesos o proyectos en los que nc vaya a fener ‘elacién con su anterior empleador 0 con sus, ‘amigos: Esta situacién dabe informarse a la Gerencia de Cumplimiento de Hocol Dentro de! desarrollo de mis funciones debo revisat y aprobar los reportes entregados por la empresa contratista’ YY. Con ocasion de fa interaccion con esa firma desarrolié una amistad con dos de sus trabajadores, cuyas labores son supervisadas por mi. Entre estos nacié una relacion sentimental, decidieron casarse y me eligieron como su padrino matrimonial. ¢Qué debo hacer? ‘Teniendo en cueiita que usted debe veriticar y aprobar los reportes entregados por el empleador de las personas con quienes tiene una relacien de amistad y ha sido su padrino de matrimonio, se. configura un confiicto étco, r@z6n por la cual debe informar a su jefe inmediato dicha situacién, seperarse Inmedietamente de las labores relacionadas con el contratista YY e informar a ta Gerencia de Gumplimiento de Hocol. Ingresa tus Consultas, Dilemas y Denuncias al Canal ‘www hocol.com.c3/nosotras/eanal-etico: http:iMineaetica ecopetrol.com.co Linea Telefénica Intemacional: 01 800 912 1073 Linea Telefénica Bogota: 234 39.00