Analisa Kasus NW Supplies

Audit Forensik

Oleh :

Juppa Saroha Purba 041711333212

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS AIRLANGGA

SURABAYA

2020
 Background
NW Supplies, Inc. Sales Fraud

An allegation recently surfaced against NW Supplies, Inc. (“The Company”), a supplier of office
supplies and equipment, which claimed that management has been pushing their salesmen to
close deals by quarter end with sales contracts allowing for weak return policies. Your
colleagues at Zeus LLP (“Zeus”), a boutique forensic accounting firm located in Washington,
D.C., have already started reviewing the allegation to see if it has any merit. Thus far, the team
has begun collecting hard drives, reviewing emails, requesting documentation from the client,
and analysing financials. In doing so, they have identified a transaction which could substantiate
the allegation. The transaction occurred near the close of the 3rd quarter, with MDJ Sales– one
of the company’s largest retail purchasers. To date, the team has found the following support
related to the sale to MDJ:

1. Emails (Appendix 1) – After utilizing Zeus’s data keyword search tool, the team discovered
a couple “Hot Doc” emails. The emails identified include 1) an email between the sales
manager and salesman, and 2) an email thread between the controller and the CFO.
2. Journal Entry Screenshot (Appendix 2) – The team received access to the accounting system
and located the journal entry for the MDJ transaction.
3. Sales Invoice (Appendix 3) – The team found a copy of the invoice for the sale in question
with a sales date of 9/27/12.

Assignment

Known for your investigative skills, your Partner at Zeus has requested that you analyze the
support found and prepare a report that includes the following:

1. Prepare an interview outline for a meeting with John Hunter (see his background
below), Chief Financial Officer of the company and include 10 questions you will want
to ask Mr. Hunter.
Pertanyaan yang digunakan dalam wawancara dapat berupa: (1) pengantar, (2) informasi,
(3) penutupan, (4) penilaian, atau (5) pencarian penerimaan. Para ahli sepakat bahwa
pertanyaan terbuka jauh lebih unggul daripada pertanyaan yang dapat dijawab dengan
sederhana ‘‘ ya ’atau‘ ‘tidak’. Pilihan yang lebih baik adalah dengan mengajukan
pertanyaan yang tidak sampai ke gravamen (masalah utama) kejahatan sama sekali -
pertanyaan tentang perasaan dan emosi tersangka:
- bagaimana perasaanmu?
- Dapatkah saya mendapatkan sesuatu untukAnda?
- Apakah Anda ingin berbicara?
- Dapatkah saya menghubungi siapa pun untuk Anda?
Tujuan dari pertanyaan-pertanyaan yang tidak berbahaya ini adalah untuk membangun
hubungan, pertama pada tingkat emosional dan kemudian pada tingkat rasional. Tidak
semua tersangka kriminal merasa terdorong untuk membicarakan kejahatan mereka, tetapi
kebanyakan melakukannya, jika seorang interogator dapat menjalin hubungan dengan
mereka. Dan hubungan dapat dibangun bahkan setelah mereka dinasihati tentang hak
mereka untuk tetap diam. Seorang tersangka yang ditangkap, atau hanya diwawancarai
secara informal sebelum ditangkap, berada di bawah tekanan emosional yang besar.
Ketakutan akan hukuman dan penahanan diperburuk. Ketakutan ini harus diatasi sebelum
percakapan cerdas dapat dicapai.
Wawancara saya mulai dengan memperkenalkan diri dan memberitahukan maksud
wawancara, kemudian memberikan pertanyaan terbuka terkait pengalaman bekerja dan
kondisinya baik dalam perusahaan maupun keluarganya. Selang beberapa pertanyaan yang
disampaikan, saya akan mengaitkan pertanyaan tentang pertemanan antara John dan Lisa,
sehingga saya dapat memanggil Lisa dan ikut bergabung dalam wawancara ini. Setelah itu,
saya mulai menanyakan terkait kejadian yang dicurigai sebagai kecurangan ini. Berikut
pertanyaan yang saya ajukan pada John selaku CFO NW Supplies, Inc :
1) Apakah suka dan duka anda selama bekerja 10 tahun di perusahaan ini?
2) Apakah anda menemui kesulitan berarti selama menjadi corporate controller?
3) Dapatkah anda menceritakan bagaimana kondisi keuangan keluarga anda
semenjak anda bekerja sebagai controller hingga menjadi CFO saat ini? apakah
terjadi peningkatan finansial?
4) Apa saja tugas dan wewenang anda sebagai CFO?
5) Harapan apa yang ingin anda capai untuk perusahaan ini saat menjabat sebagai
CFO?
6) Saya dengar anda berteman dengan Lisa sudah sejak sekolah menengah, apakah
itu benar? Bagaimana pertemanan anda hingga saat ini?
7) Menurut pendapat anda apakah Lisa baik dalam melakukan pekerjaaanya sebagai
corporate controller?
8) Saat Lisa menjadi corporate controller, Apakah anda merasa senang dapat
bekerja bersama dengan Lisa?
9) Menurut anda, bagaimana pengendalian internal yang baik? Lantas, bagaimana
 pengendalian internal dalam perusahaan ini khususnya yang berkaitan dengan
penjualan?
10) Berdasarkan dokumen lampiran entri jurnal yang saya dapatkan, anda
memberikan approve terkait penjualan dan retur penjualan. Berdasarkan
informasi ini terdapat angka yang cukup besar dan saya melihat anda telah
memberikan approve atas retur penjualan sebesar 1.200.000 pada transaksi
mendekati akhir kuartal ketiga. Apakah dasar alasan pemberian approve
tersebut?
2. What anomalies were detected during your review of the transaction
documents?
1) Invoice penjualan baru dikeluarkan dan dikirimkan kepada pelanggan pada
tanggal 27 September 2012, tetapi Sales Manager sudah mengetahui jika ada
transaksi penjualan pada 19 September 2012, dibuktikan pada email yang
dikirimkan Sales Manager kepada Salesman
2) Salesman mengirimkan email yang berisi perintah untuk menutup akun
transaksi penjualan pada tanggal 19 September 2012, tetapi penjualan baru
dicatat pada tanggal 27 September 2012
3) Tidak ada kejelasan perusahaan menggunakan FOB Shipping Point atau
FOB Destination.
4) Salesman mencatat penutupan akun pada tanggal 14 Oktober 2012 yang
tidak diketahui oleh Controller, dibuktikan dengan tidak adanya email
konfirmasi yang biasanya dikirimkan oleh Controller kepada CFO.
3. Why would the actions taken by the NW Supplies sales team be considered fraud? Are
there any circumstances under which similar actions may not be considered fraud?
Dikarenakan tim penjualan NW Supplies melakukan penjualan fiktif untuk menaikan
laba penjalan kuartal 3. Penjualan fiktif tersebut di setujui oleh Lisa sebagai corporate
controller dan John sebagai CFO. Kecurangan tersebut dilakukan dengan cara menutup
transaksi pada akhir kuartal dengan kontrak penjualan yang memungkinkan kebijakan
pengembalian yang lemah. Penjualan fiktif ini dilakukan dengan cara Smith, selaku manajer
penjualan mengirim email kepada Terry selaku salesman untuk membuat transaksi dengan
MDJ Retailer, sebagai pembeli ritel terbesar perusahaan. Transaksi ini menawarkan diskon
30% dengan harga net sebesar $1.200.000, transaksi ini disertai kebijakan pengembalian
longgar sehingga mereka dapat mengembalikannya jika mereka tidak membutuhkan
sehingga perusahaan dapat menutup penjualan untuk keuangan kuartal ketiga. Email ini
juga disalin pada John selaku CFO perusahaan. Yang dimana John ikut dalam lingkaran
kecurangan ini tujuannya agar lebih mudah dalam hal mendapatkan otorisasi.
Selain itu, tindakan yang dilakukan oleh tim penjualan NW Supplies dianggap
 kecurangan karena tim penjualan NW Supplies mencatat retur penjualan, tetapi tim
penjualan tidak mampu membuktikan memo kredit yang dikirimkan kepada pelanggan yang
seharusnya ada di setiap aktivitas retur penjualan.
4. Provide 3 suggestions on how the company can prevent this issue from
reoccurring.
1) Perusahaan memperhatikan perekrutan karyawan agar tindakan seperti
korupsi, kolusi dan nepotisme dapat dihindari.
2) Perusahaan harus mengirim memo kredit pada pelanggan.
3) Sebelum diterima pelanggan, memo harus diotorisasi oleh CFO.
4) Memperbaiki internal kontrol perusahaan menjadi yang lebih baik.
5. Name 3 benefits to effective interviewing and interrogation skills?
1) Dapat memperoleh informasi yang cukup untuk membantu memunculkan bukti-
bukti pendukung yang lain terkait kecurangan yang terjadi.
2) Dapat membangun hubungan dan suasana yang baik dengan narasumber
sehingga mendorongn arasumber untuk berkata jujurm eskipun ada niatan untuk
melakukan kebohongan.
3) Dapat mendeteksi secara cepat jika perusahaan terindikasi melakukan
kecurangan sehingga auditor forensik dapat memberikan saran bagi pihakyang
diwawancarai agar tidak mengulangi fraud lagi.

John Hunter
Background:

• John Hunter is the CFO of NW Supplies, Inc.

• He has been with the company for 10 years and in his role as CFO for the past 6.
Previously, he was the corporate controller.
• He has two 2 children.
• He and Lisa are a good friend since a high school. Lisa is the current controller for the
past 2 years. It is believed that Lisa got the controller job because of their friendship.
• He is not a very warm and friendly character.
• If he feels like he is being threatened, he gets very defensive and hostile.
• He is typically matter of fact but if he feels threatened, he will provide inadequate
answers to even the simplest of questions.
• He has two mannerisms that stand out when he is nervous: 1) he bounces his foot up
and down; and he twirls his pen.
• John will not admit fault for any fraud, but he can provide subtle hints if asked the
proper questions.
Appendix 1 (Hot Doc Emails)
Appendix 2
Appendix 3
Appendix 4