9/24/2016 8 Best Reasons to Migrate to SharePoint 2013 & Office 365 | Sharegate

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8 et Reaon to Migrate to
harePoint 2013 & Office 365
Y NJAMIN NIAULIN

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If SharePoint is associated to one thing in our industry, it's as
a collaboration platform. You may be wondering what's new
in SharePoint 2013 or Office 365 that makes it worth
upgrading from the version you have (http://en.share­
gate.com/sharepoint­migration). It's clear that the new
version of SharePoint upgrades the collaboration features,
but which ones and how?

New collaoration feature in harePoint &
Office 365 are aweome

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With the eBook on 111 Hot new SharePoint 2013 Features
(http://yourock.share­gate.com/111­new­hot­features­in­
sharepoint­2013/), I look at a high level what new features
are for collaboration in SharePoint 2013 and of course Office
365. If you are planning to upgrade, you're probably
wondering if the changes to collaboration are worth it. To be
honest, it can't be limited to just the collaboration as it
involves many other factors like browser support, UX and
many more. However, I will try to quickly point out the ones
that make a difference specifically in terms of collaboration.

1. Drag & Drop in Lirarie
There in't one particular feature in harePoint 2013 for
collaoration that will make ou jump out of our eat. However,
there are man little change that in the end make it worth it.
You'll notice for example that now, uer will eail e ale to Drag
and Drop document into a Document Lirar from an rower or
computer. There i one down ide though, when ulk uploading
document into harePoint, well it never ak for Metadata. If ou

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had required field, thee document will e checked out until ou
find the time to edit the required propertie and check them in.

2. Office We App
One of my favorite additions in SharePoint 2013 and a good
reason to migrate in my opinion is the integration of Office
Web Apps in the libraries. Once Office Web Apps is installed
and configured to be used with your SharePoint, the
documents hover panel will change. The Hover Panel is a
window that pops up once you click on the ellipsis for the
document properties. Now, it will show a document preview
from which you are actually able to navigate through without
ever opening the document. Imagine going through all the
slides in a PowerPoint File without ever actually opening the
file itself.

3. New wa to view file

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Other improvements include the number of views for the
document as well as a way to print the document to PDF if it
is a word file.

The new Quick Edit View is a replacement to the Edit in
Datasheet view that usually left us wanting a little more. The
problem I had with it in the past is that most of the fields I
wanted to edit are actually in Read Only when using the Edit
in Datasheet View. In SharePoint 2013, there is support for
even more columns and the Quick Edit also lets you created
columns straight from that view.

4. haring and xternal haring a harePoint
Permiion
Another great reason to migrate to SharePoint 2013 or Office
365 is the changes to Permissions management. Though there
is still room for improvement, it is now reinvented with the
concept of "Sharing" a site, library, document or any other
SharePoint objects to which permissions can be modified.
External Sharing as well as Sharing with a link is now
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available for those on Office 365. Making it easier than ever
for the users to collaborate with others, either in the
organization or externally with emails or directly with a
hyperlink.

5. Co-Authoring on harePoint Document
I have alread covered what co­authoring looks like in
SharePoint 2013 (http://en.share­gate.com/blog/co­
authoring­documents­sharepoint­2013). ut compared to
harePoint 2010, there i definitel a tronger et of feature to
allow co-authoring on Office document tored in harePoint.
Uing either Office for Mac, Office We App or Window Office,
anone from our team will e ale to join in on the document
collaoration without having to wait for the document to ecome
availale.

6. ite Mailox and ite OneNote Workook
to collaorate a team

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Though only for those with Exchange 2013, the Site Mailbox
offers some interesting possibilities and shows promise in
SharePoint 2013. A Site Mailbox is essentially the use of a
SharePoint Site in association with a regular Exchange
Mailbox. The site will be able to send and receive emails as
well as explore the documents stored in the Document
Library. Great feature for those sharing an email address as a
team like "Support" or "Sales" as examples.

Now if you have the chance to have Office Web Apps installed
and configured, creating a SharePoint 2013 team site will also
create a OneNote workbook that belongs to the site. This
means it will inherit the site's permissions. OneNote is a great
note taking tool and allows multiple users to be working in it
at the same time.

7. Geolocation Column now availale in
harePoint 2013
A new column tpe, though hidden, i now availale after ou
upgrade to harePoint 2013. The geolocation column let the uer
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enter latitude and longitude information for a lit item or
document in a lirar and pinpoint it on a ing Map. To e ale to
ue thi new column, ome configuration are necear to ue
ing Map ut alo to make the column availale in harePoint.

8. OneDrive for uine in harePoint 2013
M article on what is OneDrive for Business in SharePoint
2013 (http://en.share­gate.com/blog/what­is­onedrive­for­
business) explain it all in great detail. entiall thi i the new
name given to Groove or harePoint Workpace 2010. It allow
ou to nchronize a Document Lirar with our computer for
poile offline uage. The tool ha once again changed it' name
to OneDrive for uine, which ha nothing to do with the pulic
offering called "OneDrive".

All thee collaoration feature worth
upgrading harePoint?

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In all honesty, we can't simply look at one category like
"Collaboration" and say these are the features I want and why
I need to upgrade. It's usually going to be a combination of
some of these features along others in Search, Branding and
much more. But if I focus on the SharePoint 2013
Collaboration features, I would say that yes, there are enough
changes to make a difference on the users day to day
activities. Not to mention it now works much better for those
not using the latest and greatest browser on a Windows
Desktop. You will have to look at your business needs and see
if these new features make enough of a difference for you to
justify an upgrade.

Migration. ecurit. Reporting.
Get our free 15-da trial and implif our everda management tak
in harePoint & Office 365.

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tart M Free Trial (http://en.hare-

gate.com/download)

AOUT TH AUTHOR
enjamin Niaulin
Well known a the harePoint Geek, enjamin
ha een helping people all around the gloe
reach their goal  implifing harePoint
olution. You haven’t met enjamin et? Look
for him at harePoint conference and event!
 @niaulin (http://twitter.com/niaulin)
 enjamin Niaulin
(http://plu.google.com/+enjaminNiaulin?
rel=author)

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(http://en.hare- (http://en.hare- (http://en.hare- (http://en.hare-

gate.com/log/harepoint-
gate.com/log/prepare-
gate.com/log/wh- gate.com/log/file-
inventor-tool) file-hare- migrate-file- hare-migration-
migration-to- erver-to- to-harepoint-
Plan Ahead with
harepoint) harepoint) powerhell)
Our harePoint
Inventor Tool Preparing for a Wh You hould Automating Your
(http://en.hare- File hare to Migrate from File File hare
gate.com/log/harepoint-
harePoint erver to Migration to
inventor-tool) Migration harePoint harePoint with
(http://en.hare- (http://en.hare- Powerhell
gate.com/log/prepare-
gate.com/log/wh- (http://en.hare-
file-hare- migrate-file- gate.com/log/file-
migration-to- erver-to- hare-migration-
harepoint) harepoint) to-harepoint-
powerhell)

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