2.

0 MASALAH KETIDAKHADIRAN KAKITANGAN DALAM ORGANISASI

Ketidakhadiran merujuk kepada kegagalan seseorang pekerja menghadirkan diri di tempat
kerja dalam tempoh masa yang ditetapkan. Masalah ini adalah masalah asas yang kerap
berlaku dalam organisasi. Ketidakhadiran merupakan satu masalah yang serius kerana ia
boleh memberi kesan yang buruk kepada pihak pengurusan seperti pengurus, majikan,
pekerja, kerajaan dan pelbagai institusi sosial lain, mengganggu kelancaran kerja, kesukaran
5

8. merancang penggunaan tenaga manusia secara efektif serta boleh membawa kerugian
kepada organisasi kerana terpaksa menanggung kos pekerja yang tidak hadir. 2.1 Faktor-
Faktor Ketidakhadiran Setiap organisasi perlu mengenal pasti faktor-faktor yang
menyumbang kepada masalah ketidakhadiran dan mengambil tindakan yang segera untuk
mengurangkan masalah ini kerana ia boleh menjejaskan produktiviti dan ekonomi organisasi.
Antara faktor-faktor ketidakhadiran kakitangan ialah: 2.1.1 Masalah Peribadi Sebab-sebab
ketidakhadiran yang terangkum dalam masalah peribadi ialah cuti kecemasan, cuti rehat, cuti
bersalin, menyambung pelajaran, menghantar anak ke institusi pengajian tinggi dan
menunaikan haji. Selain itu, pekerja yang mempunyai masalah kesihatan yang kronik seperti
jantung, leukemia, lumpuh, batuk kering atau penyakit- penyakit lain perlu memohon cuti
yang panjang bagi mendapatkan rawatan dan rehat yang secukupnya. Tahap kesihatan
mereka akan menjadi lebih teruk sekiranya mereka terus bekerja. Masalah peribadi lain
berpunca daripada sikap pekerja itu sendiri. Sikap malas untuk bekerja mendorong mereka
untuk ponteng. Apabila sikap negatif wujud dalam diri, pekerja cenderung menunjukkan
potensi dan prestasi kerja yang kurang memberangsangkan. Mereka menjadi tidak
bermotivasi dan tidak bersungguh-sungguh dalam melaksanakan tugas. Pekerja sebegini
biasanya terpaksa memilih kerja yang ada untuk menyara hidup disebabkan oleh kesukaran
mendapat kerja yang diidamkan serta bagi mengelak daripada menganggur. Selain itu, gaji
yang rendah juga menyumbang kepada masalah ini. Mereka berpendapat gaji yang diperoleh
adalah cukup untuk makan dan perbelanjaan harian dan tidak dapat memberi kemewahan
kepada mereka. 6

9. 2.1.2 Tekanan Tekanan kerja berlaku apabila pekerja terpaksa memenuhi kehendak dua
atau lebih peranan yang bercanggah. Contohnya, terpaksa melakukan tugasan dengan cara
berlainan, tidak cukup kakitangan, menghadapi pelbagai permintaan, kekurangan sumber dan
melaksanakan perkara yang tidak diperlukan (Robbins, 2000). Tekanan kerja juga berlaku
apabila pekerja terpaksa bekerja lebih masa kerana perlu mengejar tarikh akhir tugasan serta
melakukan tugasan orang lain. Selain daripada itu, masalah keluarga seperti perselisihan
faham antara suami isteri, penjagaan anak-anak, perbelanjaan rumah dan perceraian turut
menyumbang kepada tekanan. Pekerja terpaksa memikirkan jalan penyelesaian berkaitan hal
rumah tangga walaupun mereka sudah dibebani dengan masalah di tempat kerja. Hal ini
bukan sahaja boleh mengganggu emosi malah mereka mungkin mengalami gangguan mental.
Di samping itu juga, kelewatan ke tempat kerja akibat terperangkap dalam lalu lintas
mendorong pekerja untuk tidak hadir ke pejabat. Ini kerana mereka tetap dikenakan tindakan
disiplin walaupun memberi alasan yang jujur. Disebabkan oleh punca-punca inilah yang
membuatkan mereka tidak hadir bekerja dan cuba lari daripada masalah. Tambahan pula,
tekanan kerja yang berterusan boleh mendatangkan kesan-kesan negatif kepada kesihatan,
psikologi dan tingkah laku pekerja yang seterusnya memberi kesan kepada prestasi kerja
mereka. . 2.1.3 Kepuasan Kerja Faktor lain yang menyumbang kepada ketidakhadiran ialah
kepuasan kerja. Kepuasan kerja merujuk kepada jangkaan individu terhadap tindakan yang
dibuat sama ada mencapai hasil yang diingini atau tidak (Vroom, 1964). 7

10. Kepuasan kerja adalah elemen penting setiap pekerja. Hal ini ini kerana pekerja yang
mempunyai tahap kepuasan kerja yang tinggi akan lebih produktif dan menghasilkan kerja
yang bermutu (Smith 1980; Schultz, 1982, Nash, 1985; Mullins, 1989) manakala pekerja
dengan tahap kepuasan kerja yang rendah pula cenderung untuk menimbulkan masalah
seperti datang lambat, ponteng kerja dan masalah disiplin (Lussier, 1990). Kurangnya minat
terhadap kerja yang dilakukan juga mempengaruhi tahap kepuasan kerja kakitangan. Hal ini
berlaku apabila kerja yang dipertanggungjawabkan kepadanya dirasakan tidak sesuai, remeh
atau berada di luar bidangnya. Akibatnya, mereka tidak bersungguh-sungguh melaksanakan
kerja atau tidak melakukan tugas tersebut, seterusnya meletakkan beban kerja ke atas pekerja
lain. Perkara ini boleh menyumbang kepada masalah disiplin dan konflik kerja. Selain itu,
kesamaran peranan juga mempengaruhi tahap kepuasan kerja. Kesamaran peranan berlaku
apabila pekerja kurang faham atau tidak pasti dengan tugas dan tanggungjawab mereka.
Perkara ini wujud apabila pekerja tidak mendapat diskripsi dan penerangan yang jelas tentang
kerja yang perlu dilakukan. Ketidakpastian tentang aspek pekerjaan ini juga boleh
menyebabkan kesukaran untuk mengatur masa bagi melakukan tugas-tugas yang lain (Sutton,
1984). Masalah ini memberi kesan kepada tahap kepuasan kerja dan penglibatan kerja yang
rendah dan ketidakhadiran yang tinggi. 2.1.4 Hubungan dan Pengurusan dalam Organisasi
Hubungan dalam organisasi terbahagi kepada hubungan antara kakitangan dan hubungan
antara majikan. Masalah yang berlaku daripada hubungan antara kakitangan berpunca
daripada sikap pekerja itu sendiri. Ada di antara mereka yang sombong, berlagak pandai,
merendahkan pekerja lain, menjadi batu api dan meletakkan tugasan sendiri kepada pekerja
lain. Manakala masalah hubungan antara 8

11. individu dengan majikan pula berpunca daripada sikap berat sebelah majikan dengan
kakitangan lain akibat daripada bodekan, diskriminasi jantina ataupun perbezaan taraf
pendidikan. Tambahan pula, ada kakitangan yang dinaikkan pangkat secara tidak adil dan ini
menimbulkan perasaan cemburu dan tidak puas dalam kalangan pekerja. Apabila berlakunya
konflik antara kakitangan, secara automatiknya komunikasi dalam organisasi menjadi lemah.
Pelbagai masalah lain yang timbul seperti percanggahan arahan, pertelingkahan pendapat dan
konflik keperluan tugas, menyukarkan lagi perjalanan operasi organisasi. Hal ini boleh
mengakibatkan prestasi pekerja semakin merosot. Perubahan struktur organisasi dilakukan
bertujuan untuk memperbaiki kelicinan kerja melalui pelaksanaan sistem atau prosedur baru.
Perubahan yang berlaku menyebabkan ada di antara pekerja ditempatkan di jabatan lain,
diturunkan atau dinaikkan pangkat, dipindahkan ke cawangan lain atau memegang jawatan
lain. Perubahan ini sedikit sebanyak memberi kesan kepada pekerja kerana ada di antara
mereka yang tidak suka bekerja di bawah majikan baru, melaksanakan tugas di luar bidang
mereka, berpisah dengan rakan setugas dan bertukar lokasi tempat kerja. Situasi ini boleh
mengakibatkan kemurungan, tekanan, penurunan prestasi dan produktiviti kerja serta
peningkatan ketidakhadiran. 2.1.5 Persekitaran Kerja Pekerja memperuntukkan masa sekitar
lapan jam sehari di tempat kerja. Oleh itu, sudah pasti ruang kerja yang selesa dan teratur
diperlukan supaya mereka dapat menumpukan sepenuh perhatian ke atas pekerjaan mereka.
Faktor-faktor fizikal seperti tahap kecerahan, keadaan suhu, tahap kebisingan serta ciri-ciri
aesthetik seperti warna dinding, bangunan dan susun atur pejabat turut mempengaruhi
prestasi dan tingkah laku pekerja. Contohnya, suasana bising boleh mengganggu 9

12. konsentrasi pekerja kerana ia akan menyukarkan penyelarasan aktiviti kerja,

perbincangan penting, mengurangkan interaksi sosial serta boleh menyebabkan berlakunya
kesilapan dalam sesuatu pekerjaan. Manakala, suasana tempat kerja yang suram, berselerak,
kotor dan tidak terurus bukan sahaja boleh menurunkan produktiviti kerja malah membuat
mereka hilang semangat untuk bekerja. Keselamatan di tempat kerja juga mempengaruhi
masalah ketidakhadiran. Sebagai contoh, pekerja yang mengendalikan peralatan- peralatan
dan bahan-bahan kimia terdedah kepada bahaya sekiranya mereka tersilap langkah. Ini kerana
bahan-bahan kimia yang kuat boleh menyebabkan kecederaan teruk dan boleh mengancam
nyawa. Selain itu juga, terdapat sesetengah bahan yang berbahaya digunakan di kawasan
tertutup seperti cecair pembersih serta bahan yang boleh mencemarkan persekitaran kerja
seperti pelekat, bahan binaan dan plastik tiruan. Pekerja yang bertugas di lapangan atau
kawasan projek juga terdedah kepada bahaya. Kesilapan dan kecuaian pekerja boleh
menyebabkan kemalangan. Tambahan pula, penggunaan mesin dan peralatan yang berat dan
menyebabkan getaran boleh mengundang masalah kesihatan seperti sakit belakang dan sendi-
sendi anggota badan mereka. Tambahan lagi, pendedahan kepada habuk, cuaca, pencahayaan
dan suhu sekitar boleh menyebabkan batuk, pening kepala, demam, dehidrasi serta radang
paru-paru dan ini boleh menjejaskan konsentrasi kepada pekerjaan mereka. Sementara itu,
peralatan yang rosak dan tidak diservis seperti komputer, telefon, mesin fotostat dan mesin
faks menambahkan lagi permasalahan pekerja. Keadaan ini membuatkan pekerjaan mereka
tergendala dan perlu dilakukan secara manual. Jika kerosakan besar berlaku, kerja harian
mereka terpaksa dilakukan keesokan hari dalam keadaan tergesa-gesa, lebih-lebih lagi jika ia
melibatkan urusan penting. 10

13. Situasi sebegini boleh menyebabkan tekanan emosi dan hilang semangat kerja kepada
mereka. 2.2 Strategi-Strategi Kreatif Mengurangkan Masalah Ketidakhadiran Sebarang
masalah boleh diselesaikan dengan menggunakan strategi, kaedah atau cara yang betul.
Manusia hanya perlu bijak memilih langkah yang sesuai dan berkesan bagi mengatasinya.
Terdapat enam metode kreatif yang boleh digunakan untuk menyelesaikan masalah iaitu; i.
Mengambil pendekatan inovatif dan baru. ii. Mencipta atau mengubah suatu proses atau
sistem. iii. Menghasilkan produk atau servis baru. iv. Mencari kegunaan baru untuk perkara-
perkara sedia ada. v. Menambahbaik perkara-perkara sedia ada. vi. Menemui atau
mendefinisi semula konsep. Bagi mengurangkan masalah ketidakhadiran dalam organisasi,
penulis mencadangkan tiga strategi berdasarkan metode kreatif di atas. Tiga metode tersebut
adalah: 2.2.1 Mencipta atau Mengubah Proses atau Sistem Memperkemaskan Sistem
Kehadiran Organisasi. Masih banyak organisasi yang masih menggunakan sistem buku atau
kad perakam waktu untuk mencatat rekod kehadiran pekerja. Sudah tiba masanya sistem ini
dihentikan penggunaannya kerana ia tidak dapat merekodkan kehadiran pekerja dengan tepat.
Buktinya, pekerja lain boleh menggunakan sistem ini untuk merekod keluar masuk pejabat
bagi pihak rakannya. Hal ini menunjukkan sikap tidak jujur pekerja dalam melaksanakan
tugas. Selaras dengan teknologi masa kini, setiap organisasi sepatutnya membangunkan
sistem yang boleh merekod dan menyimpan maklumat kehadiran kakitangan dengan tepat.
Contohnya, memasang pengesahan 11
14. cap jari di pintu masuk pejabat. Pekerja perlu membuat dua kali pengesahan iaitu pada
waktu masuk kerja dan waktu tamat kerja. Cara ini membolehkan sistem mengira jumlah jam
bekerja dan mengelakkan penipuan kerana setiap manusia mempunyai corak cap jari yang
berbeza. Selain itu, pihak pengurusan perlu menyimpan rekod-rekod lain seperti cuti,
kesihatan, prestasi kerja, bilangan jam bekerja dan sebagainya supaya penilaian boleh dibuat
sama ada perkhidmatan pekerja tertentu diperlukan atau tidak. 2.2.2 Menambahbaik Perkara-
Perkara Sedia Ada Mempertingkatkan dan Membaikpulih Kelemahan Organisasi. Pihak
pengurusan harus memandang serius dengan persekitaran kerja kakitangan bagi mengelakkan
berlakunya kemalangan di tempat kerja. Sebarang peralatan kerja atau mesin, ruang kerja,
bangunan atau alat- alat kecemasan yang rosak, tidak sesuai digunakan atau boleh
mendatangkan bahaya kepada keselamatan dan kesihatan pekerja perlu dibuang, dibaiki,
diganti serta dibaikpulih supaya pekerja tidak lagi berasa bimbang dan takut akan
keselamatan pekerjaannya. Penurunan kadar kemalangan dapat mengurangkan kerosakan dan
risiko menanggung kerugian. Suasana dan budaya tempat kerja yang kurang mesra dan suram
perlu diubah. Majikan seharusnya peka dan mengambil inisiatif bagi menjernihkan hubungan
sesama kakitangan. Langkah utama yang perlu dilakukan ialah mengubah gaya pengurusan
yang tidak adil dan kurang cekap. Situasi ini berlaku kerana kepimpinan majikan yang lemah.
Kurangnya komunikasi dengan pekerja bawahan, tidak mempedulikan permasalahan pekerja,
tidak berupaya mengawal pekerja dan kurang mengambil bahagian dalam membuat
keputusan adalah antara contoh kepimpinan yang lemah. Sebagai pemimpin, majikan perlu
menunjukkan contoh dan sikap-sikap yang baik kepada kakitangannya. 12

15. Pemimpin yang boleh memberi nasihat, pandangan dan tunjuk ajar serta tidak bersikap
berat sebelah dapat mendorong pekerja untuk bekerja bersungguh-sungguh. Selain itu,
masalah di tempat kerja boleh diatasi dengan tiga elemen penting iaitu penerangan dan
perbincangan berkaitan perkara yang sering berlaku, mengenal pasti punca yang
menyebabkan perkara itu kerap berlaku dan mengawal gelagat yang berlaku dalam
organisasi. Cara ini boleh mengelakkan pertelingkahan dan perselisihan faham di antara
mereka, mengurangkan tekanan masalah, meningkatkan prestasi dan produktiviti kerja dan
seterusnya mewujudkan suasana yang harmoni di tempat kerja. 2.2.3 Menemui atau
Mendefinisi Semula Konsep Pendekatan Pencegahan. Pencegahan adalah langkah yang
terbaik dalam setiap masalah. Masalah ketidakhadiran boleh dicegah pada peringkat awal
pemilihan kerja dibuat di sesebuah organisasi itu. Pihak pengurusan perlu memastikan rekod
perkhidmatan pekerja yang ingin diambil bersih daripada sebarang masalah disiplin dan salah
laku, berpengalaman dalam bidang-bidang tertentu, boleh bekerja secara berkumpulan dan
berkemampuan melaksanakan kerja tanpa pengawasan. Selain itu juga, setiap kakitangan
perlu diberi taklimat dan penerangan yang jelas berkaitan keburukan masalah ketidakhadiran.
Mereka perlu didedahkan dengan peraturan dan polisi syarikat serta tindakan yang akan
diambil sekiranya masalah ini berlaku kepada mereka. Di samping itu juga, pihak pengurusan
perlu menjalankan seminar, kursus dan ceramah berkaitan cara mempertingkatkan prestasi
dan produktiviti kakitangan. Pekerja yang kurang mahir dan tidak mempunyai pengalaman
berkaitan kerja pula perlu dihantar menjalani 13

16. latihan bagi mempertingkatkan kemahiran mereka. Secara tidak langsung, pekerja akan
berkhidmat dengan lebih efektif apabila organisasi sedar dan mengambil berat tentang
keperluan mereka di tempat kerja. 3.0 KESIMPULAN Berdasarkan penulisan di atas, jelas
menunjukkan masalah ketidakhadiran adalah masalah yang perlu ditangani dengan segera
supaya tidak memberi kesan buruk kepada individu dan organisasi. Disebabkan faktor-faktor
seperti masalah peribadi, tekanan, kepuasan kerja, hubungan dan pengurusan dalam
organisasi serta persekitaran kerja inilah yang mempengaruhi kehadiran setiap kakitangan
dalam organisasi. Strategi kreatif yang boleh diambil bagi mengatasi masalah ini ialah
memperkemaskan sistem kehadiran organisasi, mempertingkatkan dan membaikpulih
kelemahan organisasi dan pendekatan pencegahan. Penulis berharap perbincangan ini sedikit
sebanyak boleh mengurangkan masalah ketidakhadiran kakitangan di tempat kerja. (2998
patah perkataan) 14

17. RUJUKAN Azlena Zainal, & Munir Shuib. (2007). Meningkatkan Potensi Minda. Kuala
Lumpur: PTS Professional. Fong, W. P. (n.d). Faktor-Faktor Mempengaruhi Ketidakhadiran
Pekerja Eksekutif di Kilang Proton, Shah Alam. UNIMAS: Fakulti Sains Kognitif dan
Pembangunan Manusia. Ghazali Hasan, & Turiman Suandi. (1995). Kepuasan Kerja di
Kalangan Pengawal Keselamatan Universiti Pertanian Malaysia. Selangor: UPM. Mardzelah
Makhsin. (2006). Sains Pemikiran & Etika. Kuala Lumpur: PTS Professional. Mohd. Azhar
Abdul Hamid. (2004). Meningkatkan Daya Fikir (2nd ed). Pahang: PTS Publications &
Distributors. Mohd Fauzwadi Mat Ali, Abu Bakar Hamed, & Hishamuddin Fitri Abu Hasan.
(2008). Hubungan Antara Stres Peranan, Ganjaran, Etika Kerja dan Kepuasan Kerja. Jurnal
Pengurusan Awam. Mohd Sapuan Salit et al. (2003). Pengurusan, Gelagat dan Keselamatan
Pekerja dalam Industri. Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors. Nasaruddin
Yunos, Abdul Salam Yussof, & Mohamad Mohsin. (2012). Menjana Pemikiran Kreatif &
Kritis. Selangor: Utusan Publications & Distributors. Analisis SWOT (n.d). [Online].
Available: http://cheabdrani.tripod.com/swot.html. [2014, November 28]. Penanda Aras
(2013, Mac 9). [Online]. Available: http://ms.wikipedia.org/wiki/Penanda_aras [2014,
November 28]. Persekitaran Kerja (2000, Mei 10). [Online]. Available:
http://ekonomy.tripod.com/u2/ sekitar.htm. [2014, November 30]. 15