Nama : Reynaldi Zulvaryan

NPM : 1806178822

Mata Kuliah : Praktikum Pengelolaan Arsip Vital

Vital Records Protection Program Guide in University of Missouri System

A vital records program identifies and protects records containing vital information
necessary for an organization to continue its key functions and activities in case of an
emergency/disaster.

This document was developed as a guide and is designed to be a tool you can use to
help you:

 Develop a plan for identifying and protecting vital information

 Conduct an analysis of threats and risks
 Select protection methods
 Implement and maintain a vital records protection program for your department or
program

The objectives of a vital records program are to:

 Identify records needed to conduct business under emergency operating conditions

(first 72 hours following a disaster)
 Identify records needed to perform or reconstruct the organization's most mission-
critical functions
 Identify records protecting the legal and financial rights of the
organization/institution, its employees, and the people it serves
 Develop and implement cost effective methods, including off-site storage and the
application of technology, to protect and safeguard those records identified as vital
from loss, misuse, and unauthorized access or modification
 Develop policies, procedures, and a plan of action to assess damage and to begin
recovery of any records that may be affected by an emergency or disaster, regardless
of the storage medium
 There are two types of vital records:

 Emergency operating records - Records essential to the continued functioning of an

organization during (emergency response activities) and after an emergency to ensure
the continuation of the organization, and
 Rights and interests records - Records essential to the protection of the legal and
financial rights of an organization and of the individuals directly affected by the
organization's activities.

Establishing and maintaining a vital records program takes time, labor, and money.
Vital records should be restricted to those records that really are crucial for start-up of
operations after a disaster occurs.
 Panduan Program Perlindungan Arsip Vital di University of Missouri System

Arsip vital adalah arsip yang berisi informasi penting yang diperlukan bagi organisasi
untuk melakukan fungsi dan kegiatan utama. Program ini dibuat untuk melindungi dan
mengidentifikasi arsip apabila terjadi keadaan darurat/bencana.

Dokumen ini dibuat dan dikembangkan sebagai panduan yang dapat digunakan untuk
membantu anda, seperti:

 Mengembangkan rencana kedepan untuk mengidentifikasi dan melindungi arsip vital

 Melakukan analisis ancaman dan risiko
 Memilih metode perlindungan
 Menerapkan dan memelihara arsip vital untuk departemen/bagian anda

Tujuan dari program arsip vital adalah untuk:

 Mengidentifikasi arsip yang diperlukan dalam proses bisnis dalam keadaan darurat
(72 jam pertama setelah bencana)
 Mengidentifikasi arsip yang diperlukan untuk fungsi organisasi yang paling kritis
 Mengidentifikasi arsip-arsip yang berkaitan dengan hukum dan keuangan organisasi,
pegawai, dan pengguna jasa/klien
 Mengembangkan dan menerapkan metode yang hemat biaya, penyimpanan arsip,
penerapan teknologi, untuk melindungi dan menjaga arsip-arsip dari kehilangan,
penyalahgunaan, dan akses yang tidak sah
 Mengembangkan kebijakan, prosedur, dan rencana tindakan untuk menilai tingkat
kerusakan dan melakukan pemulihan arsip yang terdampak bencana
 Terdapat dua jenis arsip vital, yaitu:

 Arsip darurat – Arsip penting untuk kelanjutan fungsi suatu organisasi selama dalam
keadaan darurat dan setelah keadaan darurat untuk memastikan kelanjutan dari
jalannya organisasi
 Arsip hak dan kepentingan – Arsip-arsip penting dalam perlindungan hukum dan
keuangan/finansial dari suatu organisasi maupun seseorang yang berpengaruh dalam
jalannya kegiatan organisasi

Membangun dan memelihara program arsip vital membutuhkan waktu, tenaga, dan
uang. Arsip vital harus dibatasi pada arsip yang benar-benar penting dalam proses jalannya
organisasi terutama setelah terjadi bencana