Hello students 

 
Today I am going to discuss technical communication since this class is about communication skills. All 
the information related to this course can be found in slide 1. My e mail id is also given there. In case of 
any problem you can directly contact me.  
Before I get into technical writing, let me explain what we mean by communication. The term 
communication originates in a Latin word called ‘communicare’ which means ‘to share’. We share our 
knowledge, ideas etc. with others while we communicate. In case of technical communication we share 
technical knowledge with others. And since you are budding you need to know about technical writing—
its definition, characteristics or different ways of writing it. 
 
Go to slide no 2. You can see that technical communication is defined in terms of purpose and audience.  
The purpose of technical communication is to provide technical knowledge on a given subject matter 
and the audience is those who like to be informed of such knowledge on a professional level. As you can 
see, I have given a few examples of technical writing which are your textbooks, manuals, websites etc. 
Let me explain this issue of specific purpose and specific audience with an example. Your text book is 
not for general audience and it is so specific to your field that it cannot be shared even by students of 
other engineering fields. Only a student of electrical engineering is the perfect audience for this specific 
book. 
 
In slide 3, I have discussed the difference between technical communication or writing and non technical 
ones. In slide 2, I have talked about specific purpose and audience for a technical writing. Can we say the 
same thing for non technical writing? Not really. A novel or a poem is written for everybody whoever is 
interested in it. There is no specific audience here. There is no specific purpose either since a writer 
writes a poem or a novel because he feels like writing. Technical writing is objective while non technical 
one is subjective. Now, what do we mean by this? By objectivity we mean free of one’s emotions and 
feelings. A technical writer emphasizes on the subject matter instead of expressing his feeling about it. 
On the other hand, a poet or a novelist expresses his own feelings through his writing. He does not have 
any responsibility to prove the veracity of his statements. But a technical writer is responsible for what 
he writes and therefore, his writing should be more authentic. 
 
Go to slide 4.  In this slide I am discussing a few purposes of technical writing and mentioning the 
audiences too. You could write a technical document for providing information. Your text book is 
written to inform you of a certain technical knowledge. And the audience here is you. You could also 
write a technical document like a sales letter to persuade a client to purchase something. The purpose 
here is to persuade a customer to buy a product and the audience is of course your customer. Similarly, 
you might like to collaborate with a company and write a proposal. The purpose is to collaborate and 
the audience here is the said organization. Or, you might write a report for your boss , the report being 
technical document, the audience being your boss and the purpose is to inform him about some issue. 
 
In slide no 5, I have discussed how technical documents are different from non technical ones in terms 
of style, format and language. Since the purpose of a technical document is to give a clear picture on a 
given topic, it should not be written in a complicated style. The non technical writers, on the other hand 
can adopt any style they want. Unlike in literature, the language in a technical document should be 
straightforward and simple. There is no need to use literary expressions here and it should not confuse 
readers. A technical document is always written following a certain format. For example, when you 
write an official email or a cover letter you should always follow a certain guideline which is not the case 
in non technical writing. 
Go to slide no 6. The importance of technical writing cannot be denied in today’s era of technology. You 
could see form this slide how the employers stress on the communication skill and on written 
communication. As students of technology you should therefore, be skillful in technical writing. 
 
Side 7 too discusses the importance of technical writing. To start with, you can see how important it is to 
write a technical document like a cover letter or a resume or a SOP. A badly written application letter 
does not give you any chance to get an interview call. Before you enter a job, your writing skill is tested 
through your recruitment process. Once you enter a job this skill is tested almost every day since you 
have to show your expertise on writing e mails, reports or memos. Poor performance in writing such 
documents might go against your survival in the company you’ve joined. You can say both hiring and 
firing can depend on technical writing capability. 
 
Now, go to slide no 8. Here, I’ve given examples of written communication between different 
organizations. A company A can communicate with a company B through a sales letter if the former 
wants to sell something to the latter or a company can write an inquiry letter to ask for something from 
another company. Websites which you go through so many times are also examples of technical 
writings. If a website is written poorly, nobody will show interest to go through it. You could write a 
research proposal from your company to another with an aspiration to get funded by the latter. 
Technical writing like a tv manual helps you solve problems; a well written technical document coming 
from an organization reflects its goal in a clear way. You could enhance the readability of a technical 
document by adding images, graphics etc. 
 
Slide no 9. The success of a technical document lies in its honest presentation. You should not mislead 
your reader by lying to them. For example, when you are writing a sales letter to a prospective client, 
you should not give any false information about the product just for the sake of selling it. Your technical 
document should be so clear that your reader knows exactly what you are trying to say. For example, if 
you write a simple and clear cover letter, there is high probability that it will be read by your employer. 
You should also be accurate while providing any information; do your homework properly and always 
write an impartial and objective document. You should also provide all the possible information needed 
by your reader and write a comprehensive technical document. But don’t get carried away while 
offering such information and be precise and rite to the point and offer a compact document. Your 
document should not look shabby; it must have a professional look and last but not the least, your 
document should be free of all grammatical errors. 
 
Let me recapitulate.  We can see that we can’t do without technical communication in the modern era 
of technology and how this communication is different from non technical one in terms of language, 
format, style, purpose and audience. A successful technical document is simple, precise, accurate, 
professional in appearance and grammatically correct.