GUIDLINE & CHECKLISK THIẾT LẬP CƠ CẤU TỔ CHỨC
STT Loại tài liêụ
Chiến lược Công ty, chiến
1
lược Kinh doanh
- Lợi thế cạnh tranh
- Phạm vi cạnh tranh
- Năng lực cốt lõi DN
- Hệ thống mục tiêu chiến
lược
- Chuỗi hoạt động chiến lược
chính
2 Cơ cấu tổ chức của DN
2.1 Lựa chọn mô hình quản lý
2.2 Sơ đồ tổ chức
2.3 Ma trận chức năng Công ty
Danh mục chức danh, Cơ cấu
2.4
tổ chức Phòng/ đơn vị/ ban
Ma trận chức năng cấp Phòng/
2.5
Ban/ Đơn vị
Phân nhóm nhân lực, xác định chiến lược của doanh nghiệp và tính duy nhất
2.6
vị trí cốt lõi (key position) của nguồn nhân lực – mức độ các kiến thức và
2.7 Mô tả công việc
Hướng dẫn Người thực hiện Vấn đề DN thường gặp Giải pháp Ghi chú
- Cần làm rõ các nội dung trên với Ban Lãnh đạo
- Nhiều DN vừa và nhỏ chưa xây dựng chiến lược
Công ty, bởi thiết kế Cấu trúc quản trị và Cơ cấu tổ
Kinh doanh, hoặc chưa có định hướng chiến lược rõ
- Thu thập các thông tin trên của Doanh nghiệp chức là hoạt động triển khai chiến lược sau giai đoạn
- Ban Lãnh đạo DN ràng đã xây dựng cơ cấu tổ chức -> không hiệu quả
- Thiết lập và phân tích Chuỗi giá trị của Doanh hoạch định chiến lược của Doanh nghiệp
- Nhân sự trong triển khai.
nghiệp: xác định các chức năng chính và chức - Doanh nghiệp cần thực hiện các bước xác định cấu
- Các CBQL cấp trung - Với DN quy mô tập đoàn đa ngành nghề (Holdings)
năng phụ trợ cho hoạt động của DN trúc quản trị hoặc tái cấu trúc để đảm bảo hiệu quả
không xác định được cấu trúc quản trị và mô hình
đầu tư, hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro trước
quản lý kiểm soát tập trung
khi thực hiện Thiết lập cơ cấu tổ chức
- Doanh nghiệp xây dựng Cơ cấu tổ chức theo thói
quen và thường phân chức năng theo mô hình truyền
thống, không có sự phân tích theo các bước. - DN cần tìm hiểu và được tư vấn về cách thức phân
- Phân tích 6 vấn đề then chốt thành văn bản - Một số DN xây dựng cơ cấu rõ ràng, nhưng việc áp tích Mô hình quản trị theo 6 yếu tố then chốt.
- Ban Lãnh đạo DN
trước khi thiết lập Cơ cấu tổ chức và Sơ đồ tổ dụng chưa trơn tru do chưa phân tích và kết nối các - Đảm bảo không có sự can thiệp cơ học vào Cơ cấu
- Nhân sự
chức yếu tố, đa phần trường hợp mâu thuẫn xảy ra đều cần và Chức năng nhiệm vụ đơn vị nhằm tránh phá vỡ cấu
có sự can thiệp cá nhân của các cấp lãnh đạo để bảo trúc quản trị của DN
đảm/vãn hồi hiệu quả. Sự can thiệp này, đến lượt nó,
phá vỡ quy định của cấu trúc
- DN cần tìm hiểu và được tư vấn về thiết lập cơ cấu
- Lựa chọn sai mô hình cơ cấu tổ chức
tổ chức
- Theo mô hình quản lý đã phân tích và theo - Một số DN có SĐTC nhưng trong quá trình vận
- Xây dựng ma trận phân nhiệm RACI
chuỗi giá trị của Doanh nghiệp, thiết kế cơ cấu tổ - Ban Lãnh đạo DN hành bộ máy tổ chức xuất hiện thêm chức năng hoặc
- Khi có thay đổi trong chiến lược, thêm hoặc bớt
chức theo các mô hình truyền thống hoặc hiện - Nhân sự đơn vị, vị trí nhưng lại thiếu sự kết nối phân tích theo
chức năng, đơn vị hay vị trí, DN cần đảm bảo phân
đại - Ban chiến lược ban đầu dẫn đến cơ cấu và chức năng nhiệm vụ không
tích liên kết với quá trình xây dựng ban đầu để tránh
rõ ràng ->hoạt động kém hiệu quả, hoặc rối cơ cấu tổ
tùy tiện thay đổi cơ cấu làm giảm hiệu quả hoạt động,
chức
chồng chéo chức năng..
- Mô tả phân bổ chức năng từ Chuỗi giá trị cho
các bộ phận vào ma trận. Đảm bảo: hợp lý về
phân bổ luồng công việc của một chức năng giữa
các bộ phận (hàng ngang), sự tiện lợi cho khách
hàng (không quá nhiều đầu mối trong 1 giao - Ban Lãnh đạo DN
- DN cần tìm hiểu và được tư vấn về phương pháp
dịch) đồng thời tạo sự nhất quán về thông tin, ít - Nhân sự - Vi phạm nguyên tắc thiết lập ma trận chức năng
xây dựng Ma trận chức năng
nhất về rủi ro (tài chính, thương hiệu, v.v) – có - Các CBQL cấp trung
thực hiện và kiểm tra chéo, tránh tình trạng “vừa
đá bóng vừa thổi còi», tạo sự chủ động cho một
bộ phận hoặc chức danh (nếu chủ trì thì cần
được quyết định để chịu trách nhiệm về kết quả)
- Thiết lập Danh mục chức danh các vị trí trong
Công ty/ phòng/ ban/ đơn vị
- Hợp lý hóa và chuẩn hóa các vị trí theo bản - Hiện trạng tại nhiều Doanh nghiệp: hệ thống chức - Thiết lập hệ thống phân cấp Job level trong Doanh
chất quản lý doanh nghiệp (xây dựng hệ thống vị - Ban Lãnh đạo DN danh: đã có nhưng chưa được tinh gọn và sắp xếp nghiệp
trí chuẩn) - Nhân sự theo từng job level rõ ràng - Khi phát sinh các vị trí công việc, chức năng mới thì
- Lưu ý: Đặt tên chức danh công việc cho gần sát - Các CBQL cấp trung - Nhiều chức danh công việc chưa được chuẩn hoá và cần chuẩn hóa và thực hiện theo đúng phương pháp
với CHỨC NĂNG công việc đảm nhận và gọi ban hành tuỳ tiện xây dựng ban đầu
tên thống nhất đối với cùng một chức danh công
việc
- Phân bổ chức năng của Đơn vị cho các chức - Ban Lãnh đạo DN
- DN cần tìm hiểu và được tư vấn về phương pháp
danh theo nguyên tắc như thiết lập Ma trận chức - Nhân sự - Vi phạm nguyên tắc thiết lập ma trận chức năng
xây dựng Ma trận chức năng
năng Công ty cho các Phòng/ ban/ đơn vị - Các CBQL cấp trung
Sử dụng mô hình ma trận giá trị để phân chia - DN chưa xây dựng chiến lược kinh doanh để có cơ
nguồn nhân lực của doanh nghiệp thành 04 sở xác định chuỗi giá trị, quy trình hoạt động cốt lõi,
- Ban Lãnh đạo DN: phê
nhóm dựa trên thuộc tính giá trị đóng góp vào năng lực cốt lõi -> xác định nhóm nhân sự chiến lược
duyệt
cốt lõi (key position) - DN cần tìm hiểu và được tư vấn về phương pháp xác
- Nhân sự: chủ trì
- DN không phân tích thị trường lao động và ngành để định nhóm nhân lực chiến lược
- Các CBQL cấp trung:
kỹ năng của nguồn nhân lực được chuyên môn xác định chính xác mức độ duy nhất hoặc hiếm của
tham gia
hóa hoặc gắn với đặc thù của doanh nghiệp: cốt nguồn nhân lực, đặc biệt là với những năng lực gắn
lõi, thiết yếu, liên kết và hỗ trợ với năng lực cốt lõi của DN
DN thường mắc một số lỗi cơ bản khi thiết lập hệ
thống Mô tả công việc do không xây dựng theo
- Căn cứ trên Ma trận chức năng bộ phận, các
phương pháp chuẩn:
chức năng mà chức danh/vị trí giữ vai trò “chủ
- Mô tả những việc không làm trong thực tế
trì” sẽ là các chức năng chính để đưa vào Mô tả - Ban Lãnh đạo DN: phê
- Mô tả quá chi tiết và/hoặc có quá nhiều thông tin
công việc duyệt
- Mô tả các kiến thức, kỹ năng… mà người lao động - DN cần tìm hiểu và được tư vấn về phương pháp
- Liệt kê các nhiệm vụ để cụ thể hóa chức năng - Nhân sự: chủ trì
đang có xây dựng hệ thống Mô tả công việc
- Ngoài ra các chức năng, nhiệm vụ mà chức - Các CBQL cấp trung:
- Mô tả với mục đích ép công việc vào các hạng, bậc
danh/vị trí chỉ giữ vai trò là tham gia, hỗ trợ, gộp thực hiện cho đơn vị
lương mong muốn
hoặc ghép thành 1 chức năng liên quan nếu có
- Mô tả công việc quá cao và ít người có khả năng đáp
thể
ứng
- Mô tả công việc trùng lắp, chồng chéo giữa các vị trí