10/18/2018 Components & Role of MIS (Management Information System)

(https://www.guru99.com/)

Home (/) Testing

SAP Web Must Learn! Big Data

Live Projects Blog (/blog/)

Job (/become­an­instructor.html)

Components & Role of MIS (Management
Information System)
Facebook is one of the most profitable businesses in

m
er as
the world, and its entire existence depends on the use

co
of information technology and information systems.

eH w
o.
Other successful companies such as Google,
rs e Amazon, eBay, and Financial Institutions­ most of their
ou urc
success is due to technology.
o

This tutorial will look at the roles of MIS in the
aC s

organization and how an organization can take
vi y re

advantage of MIS to gain competitive advantage.  
 
 
ed d

 
ar stu

In this tutorial, you will learn­
sh is

Definition of data and information and characteristics of good information
Th

Competitive advantage of information and MIS

Components of MIS and their relationship

Porter's Value chain

Influence of IT on organizational goals

Definition of data and information and characteristics of
good information
https://www.coursehero.com/file/34457900/Components-Role-of-MIS-Management-Information-Systempdf/

https://www.guru99.com/rol-component-mis.html 1/8
 Data refers to raw basic facts i.e. price of a product, the number of products purchased, etc.
10/18/2018 Components & Role of MIS (Management Information System)

that haven't yet been processed.

For example, a price of $6 and a quantity of 10 do not convey any meaning to a customer at a
point of sale till. Information should be processed data that conveys meaning to the recipient.

For example, multiplying $6 by 10 gives us $60, which is the total bill that the customer should
pay.

Good information should be timely and available when it is needed.

The following are the characteristics of good information.

Accurate – information must be free from errors and mistakes. This is achieved by following
strict set standards for processing data into information. For example, adding $6 + 10 would

m
give us inaccurate information. Accurate information for our example is multiplying $6 by 10.

er as
Complete – all the information needed to make a good decision must be available. Nothing

co
eH w
should be missing. If TAX is an application to the computation of the total amount that the
customer should pay then, it should be included as well. Leaving it out can mislead the

o.
rs e
customer to think they should pay $60 only when in actual fact, they must pay tax as well.
ou urc
Cost Effective – the cost of obtaining information must not exceed the benefit of the
information in monetary terms.
User­focused – the information must be presented in such a way that it should address the
o
aC s

information requirements of the target user. For example, operational managers required
vi y re

very detailed information, and this should be considered when presenting information to
operational managers. The same information would not be appropriate for senior managers
because they would have to process it again. To them, it would be data and not information.
ed d

Relevant – the information must be relevant to the recipient. The information must be
ar stu

directly related to the problem that the intended recipient is facing. If the ICT department
wants to buy a new server, information that talks about a 35% discount on laptops would not
be relevant in such a scenario.
sh is

Authoritative – the information must come from a reliable source. Let's say you have a
Th

bank account and you would like to transfer money to another bank account that uses a
different currency from yours. Using the exchange rate from a bureau de change would not
be considered authoritative compared to getting the exchange rate directly from your bank.
Timely – information should be available when it is needed. Let's say your company wants
to merge with another company. Information that evaluates the other company that you want
to merge with must be provided before the merger, and you must have sufficient time to
verify the information.

Competitive advantage of information and MIS
https://www.coursehero.com/file/34457900/Components-Role-of-MIS-Management-Information-Systempdf/

https://www.guru99.com/rol-component-mis.html 2/8
 Competitive advantage is a position that makes a business more profitable than its competitors.
10/18/2018 Components & Role of MIS (Management Information System)

For example, producing products at a lower cost than your competitors makes you more
profitable.

Information systems have the capacity to help an organization into such a position. They do so
in the following ways

Operational excellence – operational excellence seeks to improve the operations of the
business. Let's take an example of a retail store. A retail store can use information systems to
automatically place an order with a supplier once the inventory level reaches the re­order limit.
This ensures that the retail store never runs out of inventory and customers can always count
on it to find what they need.

New business models, products, and services – let's continue with the example of a retail
store. The retail store can develop a web based order system or smartphone application that

m
clients can use to buy items from the comfort of their homes or wherever they are. The order

er as
system can be linked to a delivery business and have support for online payments. This is a

co
eH w
new business model compared to customers walking in to make purchases vs doing it from web
based or smartphone apps.

o.
rs e
ou urc
Improved supplier and customer relations – historical data is used to understand the needs
of the customers and suppliers. This data is then used to create services and products that
address the needs. This leads to long­term relationships with customers and business which
o

puts an organization in a more profitable position.
aC s
vi y re

Improved decision making – information is critical when making decisions. Information
systems if designed and operated efficiently, output information that has all the characteristic of
ed d

good information described in the above section. This enables an organization to make
ar stu

decisions that will profit the organizations.
sh is
Th

Components of MIS and their relationship
A management information system is made up of five major components namely people,
business processes, data, hardware, and software. All of these components must work together
to achieve business objects.

People – these are the users who use the information system to record the day to day business
transactions. The users are usually qualified professionals such as accountants, human
resource managers, etc. The ICT department usually has the support staff who ensure that the
system is running properly.
https://www.coursehero.com/file/34457900/Components-Role-of-MIS-Management-Information-Systempdf/

https://www.guru99.com/rol-component-mis.html 3/8
 Business Procedures – these are agreed upon best practices that guide the users and all
10/18/2018 Components & Role of MIS (Management Information System)

other components on how to work efficiently. Business procedures are developed by the people
i.e. users, consultants, etc.

Data – the recorded day to day business transactions. For a bank, data is collected from
activities such as deposits, withdrawals, etc.

Hardware – hardware is made up of the computers, printers, networking devices, etc. The
hardware provides the computing power for processing data. It also provides networking and
printing capabilities. The hardware speeds up the processing of data into information.

Software – these are programs that run on the hardware. The software is broken down into two
major categories namely system software and applications software. System software refers to
the operating system i.e. Windows, Mac OS, and Ubuntu, etc. Applications software refers to
specialized software for accomplishing business tasks such as a Payroll (/sap­

m
payroll.html)program, banking system, point of sale system, etc.

er as
co
eH w
Porter's Value chain

o.
rs e
Think of a company such as Apple Inc. Why are they successful? Why do customers love and
ou urc
buy the iPhone? It is because the iPhone adds value to their lives. This is why Apple Inc. is a
successful business. Value chain refers to activities that a company performs to create value for
o

its customers.
aC s
vi y re

The concept of a value chain was developed by Michael Porter. Porter's value chain has two
activities namely;
ed d

Primary activities – these are activities that are related to the creating products/services,
ar stu

marketing and sales, and support. Primary activities consist of inbound logistics, operations,
outbound logistics, marketing and sales, and service.
Support activities – these are activities that support the primary activities. Support activities
sh is

consist of procurement (purchasing), human resource management, technological
Th

development and infrastructure.

The following diagram depicts the value chain

https://www.coursehero.com/file/34457900/Components-Role-of-MIS-Management-Information-Systempdf/

https://www.guru99.com/rol-component-mis.html 4/8
10/18/2018 Components & Role of MIS (Management Information System)

m
(/images/MIS/012316_0742_RoleofManag1.jpg)

er as
co
The following illustration shows the value chain for Apple Inc.

eH w
o.
rs e
ou urc
o
aC s
vi y re
ed d
ar stu
sh is
Th

(/images/MIS/012316_0742_RoleofManag2.jpg)

The overall goal of the value chain is to help a business gain competitive advantage.
Competitive advantage is a business's position in a market that makes it to be more profitable
than its direct competitors.
https://www.coursehero.com/file/34457900/Components-Role-of-MIS-Management-Information-Systempdf/

https://www.guru99.com/rol-component-mis.html 5/8
10/18/2018 Components & Role of MIS (Management Information System)
Influence of IT on organizational goals
Organizational goals refer to objectives and the mission of the organization, especially in the
long term. Regardless of the type of business that an organization engages in, the overall goal
is to create value for the customers or clients as stated in the above section.

Business Information Technology alignment is concerned with using information technology to
effectively achieve business goals.

Two of the most common ways that an organization can provide value is by offering a quality
product at a lower price than the competitor or at a high price but with more features that add
value to the customers.

Information technology enables businesses to process and analyze large amounts of data at a
cheaper cost and within the shortest possible time. This enables organizations to provide

m
er as
quality products at a cheaper price.

co
eH w
Let's take a bank example. A bank can use ATM to allow the clients to withdraw money and

o.
other automated means to deposit money. Customers with queries can be directed to a website
rs e
that has frequently asked questions. Both individuals and businesses can view the statements
ou urc
online if they subscribe to internet banking.
o

The above IT business practices lead to reduced costs of doing business and creating new
aC s

products and services. Reduced cost of doing business enables a bank to reduce the bank
vi y re

charges, therefore, offering a quality product or service at a cheaper rate.

Summary:
ed d
ar stu

Business entities exist to make profits. Not for profit organizations exist to deliver quality
services or products cost effectively.
sh is

Regardless of the type of organization, MIS has a major role to play in achieving the objectives.
Th

MIS enables organizations to make sound decisions by providing decision makers with
information.

  Prev (/mis­definition.html) Report a Bug
Next    (/mis­types­information­system.html)
https://www.coursehero.com/file/34457900/Components-Role-of-MIS-Management-Information-Systempdf/

https://www.guru99.com/rol-component-mis.html 6/8
 YOU MIGHT LIKE:
10/18/2018 Components & Role of MIS (Management Information System)

MIS MIS MIS

(/mis­objectives­ (/mis­demo­retail­ (/mis­ethical­social­

needs.html) (/mis­ store.html) (/mis­ issue.html) (/mis­
objectives­ demo­retail­ ethical­social­
needs.html) store.html) issue.html)
Objectives & Needs of Decision Support System Ethical & Security Issues
MIS (Management (DSS): Demo PoS for a in Information System
Information System) Retail Store (/mis­ethical­social­
(/mis­objectives­needs.html) (/mis­demo­retail­store.html) issue.html)

COURSE MIS MIS

(/mis­tutorial.html) (/mis­microsoft­certified­ (/mis­definition.html)

m
(/mis­tutorial.html) solutions.html) (/mis­ (/mis­definition.html)

er as
microsoft­certified­

co
MIS (Management What is MIS? Intoduction

eH w
Information System) solutions.html) & Definition

o.
Tutorial Microsoft MCSA (/mis­definition.html)
(/mis­tutorial.html) rs e Certification Exam
ou urc
Tutorial
(/mis­microsoft­certified­
o

solutions.html)
aC s
vi y re

MIS Tutorial
ed d

1) What is MIS & MIS Definition (/mis­definition.html)
ar stu

2) Role & Component of MIS (/rol­component­mis.html)
sh is

3) Objectives & Needs (/mis­objectives­needs.html)
Th

4) Types of Information System (/mis­types­information­system.html)

5) MIS Development Process: SDLC (/mis­development­process.html)

6) Ethical and Social issue (/mis­ethical­social­issue.html)

7) Microsoft Certified Solutions (/mis­microsoft­certified­solutions.html)

8) MIS Demo for Retail Store (/mis­demo­retail­store.html)

https://www.coursehero.com/file/34457900/Components-Role-of-MIS-Management-Information-Systempdf/

https://www.guru99.com/rol-component-mis.html 7/8
 10/18/2018
About Components & Role of MIS (Management Information System)

About US (/about­us.html) 
Advertise with Us (/advertise­us.html) 
Write For Us (/become­an­instructor.html) 
Contact US (/contact­us.html) 

Career Suggestion
SAP Career Suggestion Tool (/best­sap­module.html) 
Software Testing as a Career (/software­testing­career­
complete­guide.html) 
Certificates (/certificate­it­professional.html) 
 
Interesting
Books to Read! (/books.html) 

m
er as
Suggest a Tutorial 

co
Blog (/blog/) 

eH w
Quiz (/tests.html) 

o.
Review (/best­ergonomic­mouse.html) 
rs e
ou urc
 
 
Execute online
o
aC s

Execute Java Online (/try­java­editor.html) 
vi y re

Execute Javascript (/execute­javascript­online.html) 
Execute HTML (/execute­html­online.html) 
Execute Python (/execute­python­online.html) 
ed d
ar stu

 
sh is

© Copyright ­ Guru99 2018 
        Privacy Policy (/privacy­policy.html)
Th

https://www.coursehero.com/file/34457900/Components-Role-of-MIS-Management-Information-Systempdf/

https://www.guru99.com/rol-component-mis.html 8/8
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)