1/27/2015 ES­2: 

Lesson 3. FINANCE AND ACCOUNTING

FINANCIAL MANAGEMENT & COST ACCOUNTING
  ◄ Jump to... ►

B. Tech. (Dairy Technology) ► ES­2 ► Resources ► Lesson 3. FINANCE AND ACCOUNTING  

Module 1. Introduction to financial management

Lesson 3
Finance and Accounting

3.1 Definition of Accounting
3.2 Functions of Accounting
3.3 Users of Accounting Information

3.1 Definition of Accounting

Accounting  may  be  defined  as  the  process  of  recording,  classifying,  summarizing,  analyzing  and
interpreting the financial transactions of firm. It also includes the communication of the results there
of  to  all  the  persons  interested  in  such  information.  From  the  above  definition,  two  points  become
important: (a) what are the various functions performed / served by accounting? And, (b) who are the
persons  /  entities  interested  in  such  accounting  information?  Answers  to  these  questions  lie  in  the
following paragraphs.

3.2 Functions of Accounting

a) Maintaining systematic records of all financial transactions :­
It is one of the primary functions of accounting to systematically record each and every financial
transactions  of  a  firm.  Hence,  care  is  taken  to  ensure  that  no  financial  transaction  escapes
accounting.  Accounting  ensures  this  by  maintaining  records  in  a  chronological  order  in  the
original / subsidiary books of entry, posting to ledgers and preparation of Trial balance and final
accounts.
b) To ascertain the results of operations i.e. Profit or Loss
Other  primary  function  of  accounting  is  to  correctly  measure  the  profit  earned  or  loss  incurred
during the given period (accounting period), Correct profit can be measured only when each and
every financial transaction of the firm is considered, recorded and classified systematically.
c) To ascertain the Financial position of the firm :
Accounting facilitates the preparation of a financial statement called balance sheet. It shows the
assets and liabilities of the firm. The liabilities include "owner’s capital". From the balance sheet
important information regarding the fixed assets, current assets, long term liabilities, short – term
liabilities, working capital, liquidity of the firm can be gathered.
http://ecourses.ndri.res.in/moodle/mod/resource/view.php?id=7253 1/3
1/27/2015 ES­2: Lesson 3. FINANCE AND ACCOUNTING

d) Meeting legal requirements :
It is mandatory for joint stock Company to prepare the financial accounts in a prescribed form for
various returns to be filed – income tax and sales tax department are prepared with the help of
financial accounts.
e) Protection and safe guarding business assets :­
Records  (prepared  and  maintained  by  accounting)  serve  as  evidence  in  the  event  of  disputes
regarding the title of ownership, of any plant and machinery, property etc.
f) Helps in Rational Decision Making:­
Decision making becomes more rational in the light of correct and complete data regarding costs,
sales revenues, growth patterns etc.
g) Communication and Reporting:­
The financial transactions so recorded and processed are given certain concrete form to convey
some information to others. The economic information contained in the financial statements and
other reports is actually meant to be used by the firm itself or by different groups who are directly
or indirectly interested or associated with the business enterprise.

3.3 Users of Accounting Information 

Users refer to the entities who are interested in such information. The financial statements are used by
the management owners (share holders, partners, and proprietors), lenders, investors, government etc
for different purposes.
a) Owners (Share Holders, Partners, Proprietors):
They are very much interested in the performance of the firm. They want to know about the profit
earned and the overall financial position of the firm. Their interest in accounting information is
very high because they have invested their money in the business.
b) Management:
It also uses accounting information for
1. Analyzing the previous year's performance
2. Corrective action plants
3. Future planning (sales budget, purchase budget cash budget, new investment, etc.)
4. Overall achievement of the long – term organization goal.
c) Creditors :
This  category  may  include  commercial  banks,  financial  institutions,  suppliers,  or  any  other
person / entity that has (or may) extend credit to the organization. These creditors study the
financial statements of the firm to take a decision regarding whether to extend or not to extend
credit to the firm. They gather the data regarding profitability of the firm and soundness of its
financial position. They check the ability of the firm to repay the capital as well as the interest
charges.
http://ecourses.ndri.res.in/moodle/mod/resource/view.php?id=7253 2/3
1/27/2015 ES­2: Lesson 3. FINANCE AND ACCOUNTING

d) Employees:
Employees of the firm are interested in financial statements because their growth depends upon
the  firm's  growth.  Moreover,  accounting  information  creates  healthier  relationship  between
employer and employee. It can avoid unjustified strikes, salary and wages hikes, bonus demand
etc.  If  the  company  is  growing  fast  then  it  is  possible  that  employees  may  also  purchase  the
shares of the company.
e) Investors:
This  category  includes  persons  /  institutes  /  financial  organizations  /  funds  etc  which  have
invested their money in the shares of the given firm. It also includes potential investors. These
investors generally look for capital protection and sufficient capital gains.
f) Government:
Primarily  the  government  is  interested  in  the  financial  statements  of  firm  for  the  purpose  of
taxation,  labour  and  corporate  laws.  It  may  also  verify  whether  the  financial  statements  are
correctly prepared or not.
g) Others:
These are the residuary classes which use the accounting information for different purposes. This
class includes
1. Researchers 4. Economist
2. Consumers 5. Press and Public in general
3. Stock Exchanges

Last modified: Wednesday, 15 May 2013, 11:04 AM

 
You are logged in as e­Course NAIP (Logout)

ES­2

http://ecourses.ndri.res.in/moodle/mod/resource/view.php?id=7253 3/3