Melinh QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ, HÀNG HÓA

TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI MELINH PLAZA HÀ ĐÔNG

Plaza
Soạn thảo Kiểm tra Xem xét Phê Duyệt

BAN QUẢN LÝ
TRUNG TÂM
THƯƠNG MẠI

Nguyễn Thị Kim Dung. Nguyễn Ngọc Long. Phan Ngọc Linh. Nguyễn Cảnh Hồng
KSNB GĐTTTM KTT TGĐ

QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ, HÀNG HÓA

TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI MEELINH PLAZA

Vă n phò ng Chủ Tịch □

Vă n phò ng Tổ ng giám đố c □
Phò ng HC – NS cô ng ty □
Phò ng Kế toá n Cô ng ty □
Phò ng KSDA EWH □
Phân phát
Vă n phò ng GĐTTTM □
Bộ phậ n HC – KT BQL TTTM □
Bộ phậ n Marketing – TTTM □
Bộ phậ n Kỹ thuậ t – TTTM □
Bộ phậ n KSNB - TTTM □

NỘI DUNG

I. MỤ C ĐÍCH
II. YÊ U CẦ U
III. PHẠ M VI Á P DỤ NG
IV. NỘ I DUNG

1
 A. THỦ TỤ C NHẬ P VẬ T TƯ, HÀ NG HOÁ
B. THỦ TỤ C XUẤ T VẬ T TƯ, HÀ NG HOÁ
C. KIỂ M KÊ KHO VẬ T TƯ, HÀ NG HOÁ – BÁ O CÁ O NHÂ P – XUẤ T – TỒ N KHO VẬ T TƯ, HÀ NG HÓ A.
D. LƯU GIỮ CHỨ NG TỪ
E. CÁ C MẪ U BIỂ U VÀ SỔ NHẬ P - XUÁ T VẬ T TƯ, HÀ NG HÓ A

I. MỤC ĐÍCH:

1) Hướ ng dẫ n quy trình nghiệp vụ cho Cá n bộ , Nhâ n viên quả n lý kho vậ t tư, hà ng hó a củ a cá c bộ
phậ n Ban quả n lý Trung tâ m Thương mại Melinh Plaza.
2) Quy định nguyên tắc, thủ tụ c quả n lý nhậ p – xuấ t – tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a.
3) Quy định về chế độ chứ ng từ , sổ sách, bá o cá o kho vậ t tư, hà ng hó a.
4) Quy định trá ch nhiệm cá nhâ n trong quả n lý vậ t tư, hà ng hó a.
5) Ngă n chặ n thấ t thoá t, lã ng phí vậ t tư, hà ng hó a.
6) Cụ thể hó a Quy trình Kiểm soá t nộ i bộ về nghiệp vụ quả n lý kho vậ t tư, hà ng hó a.

II. YÊU CẦU

Quy trình nghiệp vụ rõ rà ng vớ i cá c thủ tụ c kiểm soá t phù hợ p, nhằm nâ ng cao chấ t lượ ng quả n
lý củ a các cấp.
Đẩ y nhanh tiến độ hoà n thà nh cô ng việc bằ ng trá ch nhiệm và lỗ lự c củ a mỗ i cá nhâ n trong hệ
thố ng quả n lý.

III. PHẠM VI ÁP DỤNG:

Ban quả n lý Trung tâ m thương mại Melinh Plaza

IV. NỘI DUNG:

A. THỦ TỤC NHẬP VẬT TƯ, HÀNG HÓA

a) Că n cứ và o nhu cầ u sử dụ ng, hoặc chủ trương dự trữ dự phò ng vậ t tư, hà ng hó a, Trưở ng Bộ phậ n
quả n lý kho lậ p kế hoạ ch sử dụ ng, hay dự phò ng vậ t tư, hà ng hó a và yêu cầu Thủ kho kiểm tra,
câ n đố i vậ t tư, hà ng hó a trong kho, nếu thiếu so vớ i kế hoạ ch, Thủ kho lậ p Đề nghị cấ p vậ t tư,
hà ng hó a để Trưở ng Bộ phậ n ký duyệt và chuyển đến:

1) Bộ phậ n Kiểm soá t nộ i bộ kiểm tra thự c tế phá t sinh.

2) Giám đố c Trung tâ m Thương mại duyệt thự c hiện theo ủ y quyền. Hoặc
Tổ ng Giá m đố c phê duyệt nếu vậ t tư, hà ng hó a thuộ c quyền hạ n củ a Tổ ng Giá m đố c
phê duyệt.

b) Vậ t tư, hà ng hoá khi mua về phả i làm thủ tụ c nhậ p kho.

Thủ tụ c nhậ p kho vậ t tư, hà ng hoá gồ m:

1) Hoá đơn bá n hà ng củ a Ngườ i bá n (Nhà cung cấ p):

Hoá đơn Tài chính hợ p lệ hoặ c hoá đơn bá n lẻ (trườ ng hợ p vậ t tư, hà ng hoá có giá trị
nhỏ dướ i 100 ngà n đồ ng) Trườ ng hợ p nà y phả i lậ p bả ng kê theo mẫu…...
2) Phiếu nhậ p kho.( Mẫ u số 01-VT/HH)
Phiếu nhậ p kho do Thủ kho lậ p có (5) chữ ký:
1) Thủ kho ký – Xá c nhậ n nhậ n đú ng loại và đủ số lượ ng vậ t tư, hà ng hó a theo Hó a đơn bá n
hà ng củ a Nhà cung cấ p
2) Ngườ i bá n ký – xác nhậ n đã giao đú ng loạ i và đủ số lượ ng vậ t tư, hà ng hó a theo Hó a đơn
bá n hà ng /hoặ c nhâ n viên vậ t tư ký – xá c nhậ n đã giao đú ng loạ i và đủ số lượ ng vậ t, hà ng
hó a theo Hó a đơn bá n hà ng củ a Nhà cung cấ p
3) Bả o vệ nộ i bộ ký – là m chứ ng
4) Trưở ng Bộ phậ n quả n lý kho ký – quả n lý, theo dõ i
2
 5) Kế toá n TTTM ký – theo dõ i, thanh toá n

Phiếu nhậ p kho vậ t tư, hà ng hó a có (2) liên:

1) Mộ t liên lưu Thủ kho – ghi sổ , đố i chiếu. Lậ p Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n kho vậ t tư, hà ng
hó a.
2) Bộ phậ n Kế toá n TTTM – lưu bả n copy là m chứ ng từ ghi sổ , theo dõ i, quả n lý. Lậ p Bá o cá o
nhậ p – xuấ t – tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a.
3) Mộ t liên là m chứ ng từ thanh toá n mua vậ t tư, hà ng hó a, và gử i về Phò ng Kế toá n Cô ng ty,
theo dõ i, hạch toá n.

 Khi nhậ p vậ t tư, hà ng hoá, Thủ kho phả i kiểm, đếm vậ t tư, hà ng hoá về chủ ng loại, quy
cách, số lượ ng, chấ t lượ ng, (Chỉ nhậ n vậ t tư, hà ng hoá đú ng chủ ng loại, quy cá ch, chấ t
lượ ng. Vậ t tư, hà ng hoá khô ng đú ng chủ ng loạ i, quy cách, Thủ kho trả lại ngay cho Ngườ i
bá n, hoặ c Nhâ n viên mua vậ t tư, hà ng hoá đó ).
 Trong trườ ng hợ p vậ t tư, hà ng hó a nhậ p mộ t lầ n khô ng hết theo Đề nghị cấ p vậ t tư, hà ng
hó a thì trên Phiếu nhậ p ghi rõ số lượ ng vậ t tư, hà ng hó a cò n thiếu (phải nhậ p tiếp) là bao
nhiêu so vớ i Đề nghị cấ p vậ t tư, hà ng hó a đã đề nghị.
 Ngoà i ra khi nhậ p bổ sung, thì trên Phiếu nhậ p kho củ a lầ n nhậ p bổ sung cũ ng ghi rõ là
nhậ p bổ sung cho Đề nghị cấ p vậ t tư, hà ng hó a cho lầ n nhậ p trướ c (ghi rõ lầ n trướ c nhậ p
bao nhiêu)
 Thủ kho phải mở Sổ kho cho từ ng vậ t tư, hà ng hó a. Sổ kho phả i đượ c ghi chép đầ y đủ và
chính xá c thờ i điểm xuấ t, nhậ p vậ t tư…và số lượ ng xuấ t/nhậ p/tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a.
 Vậ t tư, hà ng hoá nhậ p kho phải đượ c đá nh số thứ tự và ghi mã số cố định từ (01) đến hết,
xếp đặ t theo từ ng loại để dễ kiểm, dễ thấ y, dễ lấ y, và bả o quả n an toà n, vệ sinh. Kho phả i
đượ c đó ng khoá , ngườ i khô ng có nhiệm vụ khô ng đượ c và o kho.
 Thủ kho mở sổ ghi chép theo dõ i hà ng hoá nhậ p kho và hà ng ngà y kiểm tra chấ t lượ ng, số
lượ ng, sự biến độ ng củ a hà ng hoá trong kho; phá t hiện nhữ ng nguy cơ, bấ t thườ ng bá o
ngay cho Trưở ng Bộ phậ n quả n lý kho, Giá m đố c Trung tâm Thương mạ i biết chỉ đạ o kịp
thờ i.
 Thủ kho là ngườ i chịu trá ch nhiệm về nhữ ng thiệt hại về vậ t tư, hà ng hoá trong kho do lỗ i
củ a mình gâ y ra, hoặc do sự chậm trễ khô ng bá o cá o kịp thờ i nhữ ng nguy cơ dẫ n đến
nhữ ng thiệt hạ i đó .

B. THỦ TỤC XUẤT VẬT TƯ, HÀNG HÓA

Khi xuấ t kho vậ t tư, hà ng hoá , Thủ kho phả i làm thủ tụ c xuấ t kho.

Thủ tụ c xuấ t kho gồ m:

Phiếu đề nghị xuấ t kho ( Mẫu 02-VT/HH) có 3 chữ ký:
1) Ngườ i đề nghị.
2) Trưở ng bộ phậ n.
3) BP KSNB

Phiếu xuấ t kho (Mẫ u số 03-VT/HH). Phiếu xuấ t kho do Thủ kho lậ p có (5) chữ
ký:

4) Thủ kho ký - xá c nhậ n xuấ t đú ng loạ i và đủ số lượ ng vậ t tư, hà ng hó a theo Phiếu xuấ t kho.
5) Ngườ i nhậ n ký – xác nhậ n đã nhậ n đú ng loạ i và đủ số lượ ng vậ t tư, hà ng hó a
theo Phiếu xuấ t kho
6) Bả o vệ nộ i bộ ký – là m chứ ng
7) Trưở ng Bộ phậ n quả n lý kho ký – quả n lý, theo dõ i
3
 8) Kế toá n ký – theo dõ i, thanh toá n.

Phiếu xuấ t kho có (2) liên:

1) Mộ t liên lưu Thủ kho – ghi sổ , đố i chiếu

2) Bộ phậ n Kế toá n lưu bả n copy – là m chứ ng từ ghi sổ , theo dõ i, lậ p Bá o cá o nhậ p – xuấ t –
tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a.
3) Mộ t liên là m chứ ng từ thanh toá n mua vậ t tư, hà ng hó a, và chuyển về Phò ng Kế toá n Cô ng
ty, theo dõ i, hạ ch toá n.

Khi làm thủ tụ c xuấ t kho, Thủ kho phả i kiểm tra trướ c đề nghị cấ p vậ t tư, hà ng hó a và o việc gì,
địa điểm lắ p đặ t, sử a chữ a, thay thế ở đâ u, lý do phả i thay thế. Đề nghị cấ p vậ t tư, hà ng hó a phả i
có đủ các chữ ký theo quy định (chữ ký củ a ngườ i đề nghị, Trưở ng Bộ phậ n đề nghị cấ p vậ t tư,
Kiểm soá t nộ i bộ , Giá m đố c Trung tâ m Thương mại).

 Trong quá trình xuấ t kho phải có Bả o vệ nộ i bộ giám sá t.

 Sau khi thay thế hoặc sử a chữ a xong, yêu cầ u ngườ i lĩnh vậ t tư mớ i đi thay thế mang vậ t tư
cũ hỏ ng đã đượ c thay thế về nhậ p kho.
 Thủ kho lậ p Sổ kho để theo dõ i riêng vậ t tư cũ hỏ ng đượ c nhậ p về kho và quả n lý như vậ t
tư mớ i đến khi có lệnh hủ y, hoặc thanh lý.
 Vậ t tư cũ hỏ ng đượ c thay thế, khi nhậ p trở lạ i kho phải cò n nguyên kết cấu. Ngườ i nhậ p
kho phải chịu trá ch nhiệm về kết cấ u củ a vậ t tư cũ hỏ ng khô ng đầ y đủ .
 Khi xuấ t kho vậ t tư, hà ng hoá, Thủ kho phả i kiểm, đếm vậ t tư, hà ng hoá về chủ ng loại, quy
cách, số lượ ng, chấ t lượ ng.
 Thủ kho phải mở sổ ghi chép theo dõ i vậ t tư, hà ng hoá xuấ t kho.

C. KIỂM KÊ VẬT TƯ, HÀNG HÓA

3.1 Kiểm kê định kỳ hàng tháng:

3.1.1 Kiểm kê tháng

a) Thờ i điểm kiểm kê thá ng

Định kỳ từ ngà y 25 đến 30 hà ng thá ng, Bộ phậ n quả n lý kho vậ t tư, hà ng hó a lậ p kế hoạ ch kiểm
kê kho, và bá o cá o:

Giá m đố c Trung tâm Trương mại – Theo dõ i, chỉ đạ o.

Đồ ng thờ i thô ng bá o:

1) Bộ phậ n HC-KT tham gia kiểm kê

2) Bộ phậ n Bả o vệ nộ i bộ giám sá t.
3) Bộ phậ n Kiểm soá t nộ i bộ – Phố i hợ p, giá m sá t.

b) Thà nh phầ n tham gia kiểm kê thá ng gồ m

1) Thủ kho
2) Kế toá n TTTM
3) Kiểm soá t nộ i bộ .
4) Bả o vệ nộ i bộ

c) Nộ i dung kiểm kê thá ng

4
 1) Kiểm tra, đá nh giá chấ t lượ ng vậ t tư, hà ng hoá mớ i chưa qua sử dụ ng.
2) Lậ p Biên bả n ghi nhậ n số lượ ng vậ t tư, hà ng hoá mớ i chưa qua sử dụ ng hiện có tại thờ i
điểm kiểm kê
3) Kiểm đếm vậ t tư, hà ng hó a cũ hỏ ng.
4) Lậ p Biên bả n đề nghị thanh lý, hoặ c hủ y bỏ vậ t tư, hà ng hó a cũ hỏ ng (khi cầ n thiết)
5) Ghi nhậ n và phả n á nh các thiệt hạ i (nếu có )

Biên bả n kiểm kê kho do Bả o vệ nộ i bộ lậ p và có (5) chữ ký:

1) Thủ kho ký – xác nhậ n
2) Trưở ng Bộ phậ n quả n lý kho ký – theo dõ i, quả n lý
3) Bả o vệ nộ i bộ ký – là m chứ ng
4) Kế toá n Ký – Theo dõ i & làm bá o cá o nhậ p- xuấ t – tồ n kho
5) Kiểm soá t nộ i bộ ký kiểm tra.

Biên bả n kiểm kê đượ c gử i về Bộ phậ n HC-KT (2) ngà y sau kiểm kê hoà n thà nh.

Bộ phậ n Kế toá n TTTM gử i Biên bả n kiểm kê về Phò ng Kế toá n Cô ng ty cù ng vớ i Bá o cá o nhậ p –

xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a theo yêu cầu củ a Phò ng Kế toá n.
Bộ phậ n Kế toá n TTTM lưu bả n copy.

3.1.2 Lập báo cáo tháng Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư, hàng hóa.

 Că n cứ để lậ p Bá o cá o tổ ng hợ p nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a thá ng

1) Că n cứ kết quả kiểm kê cuố i thá ng nà y.
2) Că n cứ kết quả kiểm kê cuố i thá ng trướ c.
3) Că n cứ chứ ng từ nhậ p/xuấ t vậ t tư, hà ng hó a trong thá ng.

3.1.2.1 Thủ kho lập Báo cáo nhập/xuất/tồn vật tư, hàng hoá tháng
a) Nộ i dung Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a thá ng
Phả n á nh tình hình biến độ ng củ a vậ t tư, hà ng hoá trong thá ng.
b) Biểu mẫ u á p dụ ng: [Mẫ u 04-VT/HH]
Yêu cầu: Số liệu đầ y đủ , chính xác, sử dụ ng biểu mẫu đú ng quy định.
Bá o cá o lậ p xong, Thủ kho chuyển đến Trưở ng Bộ phậ n quả n lý kho kiểm tra, ký xá c nhậ n, và
chuyển Bá o cá o đến Bộ phậ n HC-KT và Bộ phậ n KSNB
Thờ i hạ n để Thủ kho hoà n thà nh Bá o cá o nhậ p/xuấ t/tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a thá ng và gử i Bá o
cá o về Bộ phậ n HC-Kế toá n ngà y (5) hà ng thá ng.
3.1.2.2 Nhân viên Kế toán theo dõi kho thuộc Bộ phận HC-KT, lập
Báo cáo nhập – xuất – tồn vật tư, hàng hóa hàng tháng
Nộ i dung Bá o cá o, Biểu mẫ u á p dụ ng, yêu cầ u nộ i dung Bá o cá o như Mụ c 3.1.2.1.
Ngoà i ra yêu cầ u nhâ n viên Kế toá n theo dõ i kho phả i lậ p Bá o cá o độ c lậ p (chỉ că n cứ và o chứ ng
từ hợ p lệ) để lậ p Bá o cá o. Bá o cá o Kế toá n là că n cứ để so sá nh, kiểm tra Bá o cá o củ a Thủ kho,
và làm sơ sở để xem xét các bá o cá o, giải trình, kế hoạch củ a các Bộ phậ n khác liên quan và làm
cơ sở hạch toá n kế toá n.
Bá o cá o nhậ p – xuấ t - tồ n kho có đủ chữ ký : Ngườ i lậ p, trưở ng bộ phậ n HC-KT, trưở ng Bộ phậ n
Kiểm soá t nộ i, chuyển Giám đố c TTTM duyệt.
Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, đượ c BP HC-KT chuyển về Phò ng Kế toá n Cô ng ty cù ng vớ i
Biên bả n kiểm kê củ a thá ng bá o cá o.
Thờ i hạ n để nhâ n viên Kế toá n hoà n thà nh Bá o cá o nhậ p/xuấ t/tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a thá ng
và gử i Bá o cá o về Phò ng Kế toá n Cô ng ty và o ngà y (10) thá ng sau khi kiểm kê.
5
3.2 Kiểm kê định kỳ 6 tháng đầu năm
3.2.1 Kiểm kê định kỳ 6 tháng đầu năm
a) Thờ i điểm kiểm kê định kỳ 6 thá ng đầ u nă m
Thá ng 6, và o các ngà y từ 25 đến 30, cá c Bộ phậ n quả n lý kho vậ t tư, hà ng hó a lậ p kế hoạch
kiểm kê 6 thá ng đầ u nă m, bá o cá o:
Giám đố c Trung tâm Thương mạ i – theo dõ i chỉ đạ o.
Đồ ng thờ i thô ng bá o:
1) Bộ phậ n Hà nh chính – KT phố i hợ p thự c hiện
2) Bả o vệ nộ i bộ giám sá t
3) KSNB giá m sá t
4) Phò ng Kế toá n Cô ng ty – phố i hợ p, kiểm tra

b) Thà nh phầ n tham gia kiểm kê định kỳ 6 thá ng đầ u nă m

1) Thủ kho
2) Kế toá n TTTM
3) KSNB
4) Bả o vệ nộ i bộ
5) Kế toá n Cô ng ty
c) Nộ i dung kiểm kê định kỳ 6 thá ng đầ u nă m
1) Kiểm tra, đá nh giá chấ t lượ ng vậ t tư, hà ng hoá mớ i chưa qua sử dụ ng.
2) Lậ p Biên bả n ghi nhậ n số lượ ng vậ t tư, hà ng hoá mớ i chưa qua sử dụ ng hiện có tại thờ i
điểm kiểm kê.
3) Kiểm đếm vậ t tư, hà ng hó a cũ hỏ ng.
4) Lậ p Biên bả n đề nghị thanh lý, hoặ c hủ y bỏ vậ t tư, hà ng hó a cũ hỏ ng (nếu cầ n thiết)
5) Ghi nhậ n và phả n á nh các thiệt hạ i (nếu có )

Khi kiểm kê kho theo kế hoạch định kỳ 6 tháng đầu năm, phải lập Biên bản kiểm kê để ghi
nhận số lượng vật tư, hàng hoá còn tồn đến thời điểm kiểm kê, phản ánh chất lượng của
vật tư, hàng hoá hiện có.

Biên bả n kiểm kê kho do Kế toá n TTTM lậ p và có (5) chữ ký:

1) Thủ kho ký – xác nhậ n
2) Trưở ng Bộ phậ n quả n lý kho ký – theo dõ i
3) Bả o vệ nộ i bộ ký – là m chứ ng
4) Kế toá n TTTM ký – theo dõ i và là m bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a.
5) KSNB ký kiểm tra
6) Kế toá n Cô ng ty ký – theo dõ i, hạch toá n.

Biên bả n kiểm kê 6 thá ng đầ u nă m đượ c gử i về: Bộ phậ n Kế toá n TTTM lưu giữ bả n coppy và
chuyển Bả n gố c về Phò ng Kế toá n Cô ng ty theo dõ i, hạ ch toá n.

3.2.2 Lập báo cáo tháng (6) Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư, hàng hóa.

 Că n cứ để lậ p Bá o cá o:
1) Biên bả n kiểm kê cuố i thá ng 5 (kiểm kê 6 thá ng).
2) Biên bả n kiểm kê cuố i thá ng 6.
3) Că n cứ chứ ng từ nhậ p/xuấ t vậ t tư, hà ng hó a thá ng 6

3.2.2.1 Thủ kho lập Báo cáo nhập/xuất/tồn kho vật tư, hàng hoá tháng 6

6
 a) Nộ i dung Bá o cá o:
Phả n á nh tình hình biến độ ng củ a vậ t tư, hà ng hoá thá ng (6)
b) Biểu mẫ u á p dụ ng: [Mẫ u 04-VT/HH]
Yêu cầu: Số liệu đầ y đủ , chính xác, sử dụ ng biểu mẫu đú ng quy định.
Bá o cá o lậ p xong, Thủ kho chuyển đến Trưở ng Bộ phậ n quả n lý kho kiểm tra, ký xá c nhậ n, và
chuyển Bá o cá o đến Bộ phậ n HC-KT TTTM.
Thờ i hạ n để Thủ kho hoà n thà nh Bá o cá o nhậ p/xuấ t/tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a thá ng 6 và gử i
Bá o cá o về Bộ phậ n Kế toá n ngà y (5) hà ng thá ng.
3.2.2.2 Nhân viên Kế toán theo dõi kho thuộc Bộ phận HC-KT toán lập Báo cáo nhập – xuất –
tồn vật tư, hàng hóa tháng 6.
Nộ i dung Bá o cá o, Biểu mẫ u á p dụ ng, yêu cầ u nộ i dung Bá o cá o như Mụ c 3.1.2.2
Ngoà i ra yêu cầ u nhâ n viên Kế toá n theo dõ i kho phả i lậ p Bá o cá o độ c lậ p (chỉ că n cứ và o chứ ng
từ hợ p lệ) để lậ p Bá o cá o. Bá o cá o Kế toá n là că n cứ để so sá nh, kiểm tra Bá o cá o củ a Thủ kho,
và là m sơ sở để xem xét cá c bá o cá o, giải trình, kế hoạ ch củ a cá c bộ phậ n khác liên quan và làm
cơ sở hạch toá n kế toá n.
Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a thá ng 6 đầ u nă m, sau khi đượ c ký cá c bộ phậ n: HC-
KT, KSNB, GĐTTTM. BP HC-KT chuyển về Phò ng Kế toá n Cô ng ty.
Thờ i hạ n để nhâ n viên Kế toá n hoà n thà nh Bá o cá o nhậ p/xuấ t/tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a thá ng
6, và gử i Bá o cá o về Phò ng Kế toá n Cô ng ty và o ngà y (10) thá ng 7.
3.2.3 Lập báo cáo 6 tháng đầu năm Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư, hàng hóa (6)
tháng.

 Că n cứ để lậ p Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a 6 thá ng đầ u nă m

1) Biên bả n kiểm kê cuố i thá ng 6 (kiểm kê 6 thá ng).
2) Biên bả n kiểm kê ngà y 31/12 nă m trướ c.
3) Că n cứ chứ ng từ nhậ p/xuấ t vậ t tư, hà ng hó a từ 01/01 đến 30/6 nă m bá o cá o

3.2.3.1 Thủ kho lập Báo cáo nhập/xuất/tồn kho vật tư, hàng hóa 6 tháng đầu năm (từ 01/01
đến 30/6)
a) Nộ i dung Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a 6 thá ng đầ u nă m
Khác vớ i Bá o cá o định kỳ hà ng thá ng, Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a 6 thá ng đầu
nă m là Bá o cá o tổ ng hợ p tình hình nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a củ a 6 thá ng đầ u nă m (từ
ngà y 01/01 đến ngà y 31/06 năm bá o cá o)
Phả n á nh tình hình biến độ ng củ a vậ t tư, hà ng hoá trong 6 thá ng đầ u củ a nă m bá o cá o.
c) Biểu mẫ u á p dụ ng: [Mẫ u 04-VT/HH]
Yêu cầu: Số liệu đầ y đủ , chính xá c, sử dụ ng biểu mẫ u đú ng quy định.
Bá o cá o lậ p xong, Thủ kho chuyển đến Trưở ng Bộ phậ n quả n lý kho kiểm tra, ký xá c nhậ n, và
chuyển Bá o cá o đến Bộ phậ n HC-KT.
Thờ i hạ n để Thủ kho hoà n thà nh Bá o cá o nhậ p/xuấ t/tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a 6 thá ng đầu nă m
và gử i Bá o cá o về Bộ phậ n HC-KTngà y (15) thá ng 7.
3.2.3.2 Nhân viên Kế toán theo dõi kho thuộc Bộ phận HC-KT lập Báo cáo nhập – xuất – tồn vật
tư, hàng hóa 6 tháng đầu năm.
Nộ i dung Bá o cá o, Biểu mẫ u á p dụ ng, yêu cầ u nộ i dung Bá o cá o như Mụ c 3.1.2.2

7
 Ngoà i ra yêu cầ u nhâ n viên Kế toá n theo dõ i kho phả i lậ p Bá o cá o độ c lậ p (chỉ că n cứ và o chứ ng
từ hợ p lệ) để lậ p Bá o cá o. Bá o cá o Kế toá n là că n cứ để so sá nh, kiểm tra Bá o cá o củ a Thủ kho,
và làm sơ sở để xem xét các bá o cá o, giải trình, kế hoạch củ a các Bộ phậ n khác liên quan và làm
cơ sở hạch toá n kế toá n.
Bá o cá o lậ p xong, nhâ n viên Kế toá n chuyển Bá o cá o đến BPKSNB kiểm tra, và chuyển đến Giám
đố c TTTM.
Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a 6 thá ng đầ u nă m, sau khi Giám đố c TTTM duyệt,
nhâ n viên Kế toá n theo dõ i kho chuyển về Phò ng Kế toá n Cô ng ty theo yêu cầu củ a Phò ng Kế
toá n.
Thờ i hạ n để nhâ n viên Kế toá n hoà n thà nh Bá o cá o nhậ p/xuấ t/tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a thá ng 6
đầ u nă m, và gử i Bá o cá o về Phò ng Kế toá n Cô ng ty và o ngà y (20) thá ng 7 năm bá o cá o.
3.3 Kiểm kê định kỳ 1 năm
3.3.1 Kiểm kê định kỳ năm
a) Thờ i điểm kiểm kê định kỳ năm
Thá ng 12, và o ngà y 31, các Bộ phậ n quả n lý kho vậ t tư, hà ng hó a lậ p kế hoạ ch kiểm kê (01)
nă m, bá o cá o:
Giá m đố c Trung tâ m Thương mại – theo dõ i chỉ đạ o.
Đồ ng thờ i thô ng bá o:
1) Bộ phậ n HC-KT – Phố i hợ p, giám sá t.
2) Bộ phậ n Bả o vệ nộ i bộ giám sá t
3) BP KSNB kiểm soá t.
4) Phò ng Kế toá n Cô ng ty – phố i hợ p, kiểm tra

b) Thà nh phầ n tham gia kiểm kê định kỳ năm

1) Thủ kho
2) BP HC-KT.
3) Bả o vệ nộ i bộ
4) BP KSNB
5) Kế toá n Cô ng ty
c) Nộ i dung kiểm kê định kỳ nă m
1) Kiểm tra, đá nh giá chấ t lượ ng vậ t tư, hà ng hoá mớ i chưa qua sử dụ ng.
2) Lậ p Biên bả n ghi nhậ n số lượ ng vậ t tư, hà ng hoá mớ i chưa qua sử dụ ng hiện có tại thờ i
điểm kiểm kê.
3) Kiểm đếm vậ t tư, hà ng hó a cũ hỏ ng.

4) Lậ p Biên bả n kiểm kê vậ t tư, hà ng hó a cũ hỏ ng, đề nghị thanh lý, hoặ c hủ y bỏ vậ t tư, hà ng

hó a cũ hỏ ng (nếu cầ n thiết).
5) Ghi nhậ n và phả n á nh các thiệt hạ i (nếu có )

Khi kiểm kê kho theo kế hoạch định kỳ năm, phải lập Biên bản kiểm kê để ghi nhận số
lượng vật tư, hàng hoá còn tồn đến thời điểm kiểm kê, phản ánh chất lượng của vật tư,
hàng hoá hiện có.

Biên bả n kiểm kê kho do Bả o vệ nộ i bộ lậ p và có (5) chữ ký:

1) Thủ kho ký – xác nhậ n
2) Trưở ng Bộ phậ n quả n lý kho ký – theo dõ i
3) Bả o vệ nộ i bộ ký – là m chứ ng

8
 4) HC-KT theo dõ i và là m bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a.
5) Kế toá n Cô ng ty ký – theo dõ i, hạch toá n.

Biên bả n kiểm kê nă m đượ c gử i về:

Bộ phậ n Kiểm soá t nộ i bộ _Kế toá n (2) ngà y sau kiểm kê hoà n thà nh. Bộ phậ n HC-KT lưu giữ
bả n copy và chuyển Bả n gố c về Phò ng Kế toá n Cô ng ty theo dõ i, hạch toá n.

3.3.2 Lập Báo cáo tháng 12 Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư, hàng hóa.

 Că n cứ để lậ p Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a thá ng 12 năm bá o cá o

1) Biên bả n kiểm kê thá ng 12 (kiểm kê năm bá o cá o)
2) Biên bả n kiểm kê thá ng trướ c (thá ng 11 năm bá o cá o )
3) Că n cứ chứ ng từ nhậ p/xuấ t vậ t tư, hà ng hó a thá ng 12

3.3.2.1 Thủ kho lập Báo cáo nhập/xuất/tồn kho vật tư, hàng hoá tháng 12
Nộ i dung Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a thá ng 12:
Phả n á nh tình hình biến độ ng củ a vậ t tư, hà ng hó a thá ng 12.
Biểu mẫ u á p dụ ng: [Mẫ u 04-VT/HH]
Yêu cầu: Số liệu đầ y đủ , chính xác, sử dụ ng biểu mẫu đú ng quy định.
Bá o cá o lậ p xong, Thủ kho chuyển đến Trưở ng Bộ phậ n quả n lý kho kiểm tra, ký xá c nhậ n, và
chuyển Bá o cá o đến Bộ phậ n HC-KT.
Thờ i hạ n để Thủ kho hoà n thà nh Bá o cá o nhậ p/xuấ t/tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a thá ng 12 và gử i
Bá o cá o về Bộ phậ n HC-KT ngà y (5) thá ng sau
3.3.2.2 Nhân viên Kế toán theo dõi kho thuộc Bộ phận HC-KT lập Báo cáo nhập – xuất – tồn
vật tư, hàng hóa tháng 12.
Nộ i dung Bá o cá o, Biểu mẫ u á p dụ ng, yêu cầ u nộ i dung Bá o cá o như Mụ c 3.1.2.2
Ngoà i ra yêu cầ u nhâ n viên Kế toá n theo dõ i kho phả i lậ p Bá o cá o độ c lậ p (chỉ că n cứ và o chứ ng
từ hợ p lệ) để lậ p Bá o cá o. Bá o cá o Kế toá n là că n cứ để so sá nh, kiểm tra Bá o cá o củ a Thủ kho,
và là m sơ sở để xem xét cá c bá o cá o, giải trình, kế hoạ ch củ a cá c bộ phậ n khác liên quan và làm
cơ sở hạch toá n kế toá n.
Bá o cá o lậ p xong, nhâ n viên Kế toá n chuyển Bá o cá o đến Trưở ng Bộ phậ n HC-KT ký, và chuyển
đến BP KSNB kiểm tra trình GĐTTTM ký duyệt.
Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a thá ng 12, sau khi Giám đố c TTTM duyệt, nhâ n viên
Kế toá n theo dõ i kho chuyển về Phò ng Kế toá n Cô ng ty.
Thờ i hạ n để nhâ n viên Kế toá n hoà n thà nh Bá o cá o nhậ p/xuấ t/tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a thá ng
12, và gử i Bá o cá o về Phò ng Kế toá n Cô ng ty và o ngà y (10) thá ng sau.
3.3.3 Lập báo cáo năm Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư, hàng hóa.

 Că n cứ để lậ p Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a năm

1) Biên bả n kiểm kê ngà y 31 thá ng 12 nă m bá o cá o.
2) Biên bả n kiểm kê ngà y 31 thá ng 12 nă m trướ c.
3) Că n cứ chứ ng từ nhậ p/xuấ t vậ t tư, hà ng hó a từ ngà y 01 thá ng 01 đến ngà y 31 thá ng 12
nă m bá o cá o

3.3.3.1 Thủ kho lập Báo cáo nhập/xuất/tồn kho vật tư, hàng hóa năm (từ 01/01 đến 31/12
năm báo cáo)
a) Nộ i dung Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a năm

9
 Khác vớ i Bá o cá o định kỳ hà ng thá ng, và 6 thá ng, Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a
nă m là Bá o cá o tổ ng hợ p tình hình nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a củ a cả năm bá o cá o (từ
ngà y 01 thá ng 01 đến ngà y 31 thá ng 12 năm bá o cá o)
Phả n á nh tình hình biến độ ng củ a vậ t tư, hà ng hoá củ a cả nă m bá o cá o.
d) Biểu mẫ u á p dụ ng: [Mẫ u 04-VT/HH]
Yêu cầu: Số liệu đầ y đủ , chính xác, sử dụ ng biểu mẫu đú ng quy định.
Bá o cá o lậ p xong, Thủ kho chuyển đến Trưở ng Bộ phậ n quả n lý kho kiểm tra, ký xá c nhậ n, và
chuyển Bá o cá o đến Bộ phậ n HC-KT.
Thờ i hạ n để Thủ kho hoà n thà nh Bá o cá o nhậ p/xuấ t/tồ n kho vậ t tư, hà ng hó a năm và gử i Bá o
cá o về Bộ phậ n HC-KT ngà y (10) thá ng sau.
3.3.3.2 Nhân viên Kế toán theo dõi kho thuộc Bộ phận HC-KT lập Báo cáo nhập – xuất – tồn vật
tư, hàng hóa năm.
Nộ i dung Bá o cá o, Biểu mẫ u á p dụ ng, yêu cầ u nộ i dung Bá o cá o như Mụ c 3.2.3.2
Ngoà i ra yêu cầ u nhâ n viên Kế toá n theo dõ i kho phả i lậ p Bá o cá o độ c lậ p (chỉ că n cứ và o chứ ng
từ hợ p lệ) để lậ p Bá o cá o. Bá o cá o Kế toá n là kết qủ a ghi chép, cậ p nhậ t chứ ng từ tỷ mỉ, chính
xá c, là kết quả kiểm tra, so sá nh, đố i chiếu cá c tài liệu liên quan trên nguyên tắc thố ng kê, kế
toá n và cá c chế độ thố ng kê, kế toá n. Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a củ a Kế toá n
nă m phả n á nh tình hình nhậ p – xuấ t và biến độ ng vậ t tư, hà ng hó a củ a cả mộ t nă m bá o cá o. Bá o
cá o Kế toá n là că n cứ để so sá nh, kiểm tra Bá o cá o củ a Thủ kho, và làm sơ sở để xem xét các bá o
cá o, giả i trình, kế hoạch củ a cá c bộ phậ n khác liên quan và làm cơ sở hạ ch toá n kế toá n.
Că n cứ và o kết quả bá o cá o, Kế toá n nêu cá c nhậ n xét về tình hình quả n lý, sử dụ ng, mua bá n
vậ t tư, hà ng hó a trong nă m và cá c đề xuấ t, kiến nghị về quả n lý, sử dụ ng vậ t tư có hiệu quả ,
giảm thiểu thấ t thoá t, hao hụ t vậ t, hà ng hó a nếu có .
Bá o cá o lậ p xong, nhâ n viên Kế toá n chuyển Bá o cá o đến Trưở ng Bộ phậ n ký và chuyển đến BP
KSNB Kiểm tra , Giám đố c TTTTM phê duyệt. BP HC-KT chuyển phò ng KT Cô ng ty.
Thờ i hạ n để nhâ n viên Kế toá n hoà n thà nh Bá o cá o nhậ p/xuấ t/tồ n vậ t tư, hà ng hó a nă m, và
gử i Bá o cá o về Phò ng Kế toá n Cô ng ty và o ngà y (20) thá ng sau.

3.4 Kiểm kê đột xuất kho vật tư, hàng hoá:

 Khi có yêu cầu kiểm kê độ t xuấ t củ a lã nh đạ o, củ a Kiểm soá t nộ i bộ , yêu cầ u Thủ kho và Trưở ng
Bộ phậ n quả n lý kho phải nhanh chó ng tiến hà nh tổ chứ c kiểm kê kho theo kế hoạch củ a Kiểm
soá t nộ i bộ , như quy định củ a Quy trình kiểm soá t nộ i bộ .

D) LƯU GIỮ CHỨNG TỪ

Ban Quan lý Trung tâm Thương mạ i là mộ t Bộ phậ n kinh doanh. Các chứ ng từ phá t sinh từ Trung
tâ m Thương mại là các chứ ng từ kế toá n đượ c lưu giữ theo chế độ kế toá n hiện hà nh.
Bộ phậ n HC-KT TTTM phả i lưu giữ toà n bộ chứ ng từ :
1) Nhậ p, xuấ t vậ t tư, hà ng hó a cù ng vớ i Sổ nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư hà ng hó a;
2) Bá o cá o nhậ p – xuấ t – tồ n vậ t tư, hà ng hó a;
3) Các tài liệu liên quan đến nhậ p – xuấ t vậ t tư, hà ng hó a;
4) Các biên bả n thanh lý, hủ y vậ t tư, hà ng hó a.
5) Các chứ ng từ thanh toá n.
6) Các hợ p đồ ng kinh tế.
7) Các biên bả n thỏ a thuậ n.
8) Các cô ng vă n thô ng bá o cô ng nợ .

10
 9) Các cô ng vă n và chứ ng từ kinh tế khá c.

Mụ c đích:
1) Phụ c vụ cho cô ng tá c quả n lý,
2) Thố ng kê,
3) Lậ p các kế hoạch phá t triển kinh doanh củ a Trung tâm Thương mạ i,
4) Các hoạ t độ ng kiểm tra, kiểm soá t

E) MẪU BIỂU:
1. Mẫu số 01-VT/HH: Phiếu nhậ p kho.
2. Mẫu số 02-VT/HH: Phiếu đề nghị xuấ t kho
3. Mẫu số 03-VT/HH: Phiếu xuấ t kho.
4. Mẫu số 04-VT/HH: Bá o cá o nhậ p- xuấ t – tồ n kho Vậ t tư , hà ng hó a.

Hà Đô ng, thá ng 7 năm 2013

11