QUY TRÌNH BÀN GIAO MẶT BẰNG SAU KHI KÝ THƯ MỜI THUÊ

MÃ SỐ : MIPEC RIVERSIDE/V0/2015
NGÀY PHÁT HÀNH : 30/07/2015
BỘ PHẬN ÁP DỤNG : Ban quản lý TTTM Mipec Riverside

Bước công Thực Thẩm Nhận Mẫu

STT Hướng dẫn thực hiện Thời hạn Hỗ trợ
việc hiện định thông tin biểu
01 ngày GĐ
Gửi Thư đề mời thuê (MoU) và thông tin mặt bằng, vị trí gian
Nhận thông sau khi ký NVKD BQL/TB
hàng (bản vẽ CAD và PDF) cho Ban quản lý
tin và các MoU P CSKH
1.
chứng từ liên GĐ
Kiểm tra & chuyển thông tin đến NV CSKH NV
quan 04 giờ BQL/TB
CSKH
P MKT-
CSKH
Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật (KT) kiểm tra tình trạng mặt
bằng (vách dựng, kẻ vạch, kiểm tra hệ thống M&E) theo bản
Khảo sát sơ bộ
vẽ đã phát hành và đảm bảo đáp ứng các điều kiện đặc biệt
mặt bằng, dọn
khác so với điều kiện bàn giao mặt bằng tiêu chuẩn
vệ sinh và CV NVKT
Thông báo cho bộ phận DV để dọn vệ sinh nếu cần thiết (lưu GĐ BQL
2. nhận chìa 1 ngày CSKH GS DV
ý hệ thống hút mùi, thoát sàn đối với gian hàng ẩm thực). TBP
khóa từ bảo NVBV
Trường hợp mặt bằng bàn giao là gian hàng đóng: nhận chìa CSKH
vệ (nếu cần)
khóa từ Bảo vệ
 Nếu tình trạng mặt bằng đã có thể bàn giao cho khách:
chuyển sang bước 4.
 Bước công Thực Thẩm Nhận Mẫu
STT Hướng dẫn thực hiện Thời hạn Hỗ trợ
việc hiện định thông tin biểu
 Nếu tình trạng mặt bằng không thể bàn giao cho khách và
sau khi thương thảo, khách đồng ý nhận mặt bằng:
chuyển sang bước 4.
 Nếu tình trạng mặt bằng không thể bàn giao cho khách và
sau khi thương thảo, khách không đồng ý nhận mặt bằng:
đến bước 3.
Bộ phận Kỹ thuật phối hợp QLDA để hoàn thiện mặt bằng hoặc Trước
NVKT
phối hợp với các bộ phận liên quan khác để hỗ trợ hoàn thiện. thời hạn
Thống nhất và
bàn giao
thông báo đến
Trường hợp ảnh hưởng đến thời gian bàn giao mặt bằng và GĐ BQL
3. NV KD thời NV KD
không thể giao theo thời hạn đã ký trên MoU, các phòng TBP
gian có thể NV
ban liên quan phản hồi thời gian dự tính bàn giao mặt bằng 1 ngày CSKH
giao mặt bằng CSKH
mới đến NV CSKH để thông báo đến NV KD để thông báo
và thống nhất với khách thuê.
Gửi Hướng Trường hợp có thể bàn giao mặt bằng, gửi Hướng dẫn thi công
dẫn thi công đến khách thuê. Hồ sơ hướng dẫn thi công bao gồm: Hướng Trước
NV GĐ BQL
4. và thống nhất dẫn thiết kế, nội quy thi công, tiêu chuẩn lựa chọn nhà thầu thi thời hạn
CSKH TBP
ngày bàn giao công, sổ tay khách hàng… bàn giao CSKH
mặt bằng Thống nhất ngày nhận mặt bằng với khách.
Tiến hành đo đạc theo Hướng dẫn đo đạc mặt bằng dưới sự Ngày bàn NVKT
Bàn giao mặt
chứng kiến của khách thuê. giao theo
5. bằng cho
Giám sát và hỗ trợ quá trình bàn giao đối với khách thuê lớn/ thỏa
khách thuê NVKD
chuỗi thuận
Hoàn thiện Lập Biên bản bàn giao/ nhận lại mặt bằng (4 bản) có đầy đủ Ngay khi BBBG
NV NVKD
6. Biên bản bàn chữ ký xác nhận của các bên tham gia (NV CSKH, NVKT và kết thúc mặt
CSKH NVKT
giao (BBBG) khách thuê) bàn giao bằng
 Bước công Thực Thẩm Nhận Mẫu
STT Hướng dẫn thực hiện Thời hạn Hỗ trợ
việc hiện định thông tin biểu
Sau khi lấy chữ ký của các bên liên quan, gửi Hồ sơ gồm:
 Biên bản bàn giao mặt bằng.
Kế toán
 Bản vẽ kích thước chi tiết của gian hàng.
Gửi Biên bản NV KT
7.  Ảnh chụp hiện trạng gian hàng. 1 ngày
CSKH NVKD
đến khách thuê (1 bộ hồ sơ – bản gốc), Kế toán (1 bộ hồ sơ –
bản gốc), HCNS (1 bộ hồ sơ – bản gốc), KT và Phòng Kinh
doanh (1 bộ hồ sơ – bản scan).
Lưu Biên bản (bản gốc) và cập nhật tình trạng gian hàng vào NV
8. Lưu Biên bản 1 ngày
hệ thống phần mềm (nếu có). CSKH

Bộ phận soan thảo Thẩm định Phê duyệt

BP DV BP KT BP MKT/CSKH

PHỤ LỤC: QUY TRÌNH BÀN GIAO MẶT BẰNG SAU KHI KÝ THƯ MỜI THUÊ
1. LƯU ĐỒ QUY TRÌNH

3.1. Quản lý dịch vụ sau bán hàng cho khách thuê Trang 1/1
3.1.1. Bàn giao mặt bằng sau khi ký MoU
 thuêđốc BQL
thuê
Giám
1. Nhận thông tin và các chứng từ liên quan từ phòng
Ký kết Kinh doanh

Khách
Thư mời thuê

sócKhách
Chămsóc
2. Phối hợp với các phòng 4. Gửi Hướng dẫn thi 7. Gửi Biên bản đến
viênChăm
Bắt đầu liên quan khảo sát sơ bộ mặt 8. Lưu Biên bản và cập
công đến khách 5. Chụp hình mặt bằng khách thuê, Kế toán
bằng, dọn vệ sinh và nhận Có thể bàn giao nhật tình trạng gian hàng
Có thuê và thống nhất ngày và tiến hành bàn giao TTTM, KT và HCNS
chìa khóa từ bảo vệ (nếu mặt bằng? 1 vào hệ thống
cần) bàn giao mặt
1
phòng

bằng với khách

Không mềm
Nhân

Tham chiếu QT
3. Phối hợp phòng ban liên quan hoàn thiện mặt 6. Lập và lấy chữ Quản
ký củalýcáchoạtbên
TTTM/ Trưởng

bằng và thông báo đến NVKD thời gian có thể bàn độngBiên
liên quan trên thi công
giao mặt bằng bản bàn giao/
fit-out của
nhận lại khách
mặt bằngthuê mới
1

Kết thúc
Nhân viên KD

5. Giám sát và hỗ trợ quá trình bàn giao đối với khách thuê lớn/
chuỗi

5. Tiến hành đo đạc dưới sự chứng kiến của khách

DANH SÁCH BIỂU MẪU/TÀI LIỆU

1. Biên bản bàn giao/ nhận lại mặt bằng

Nhân viên
Kỹ thuật
 2. DIỄN GIẢI CHI TIẾT
Bước thực Người chịu Hệ thống/
Mô tả Đầu vào Đầu ra
hiện trách nhiệm Công cụ
Bắt đầu Quy trình được thực hiện sau khi Thư mời thuê được ký kết – đầu ra
của quy trình Ký kết Thư mời thuê (MoU).
1. Nhận thông tin và các chứng từ liên quan từ phòng Kinh doanh Thư đề Thư đề nghị Giám đốc
Tiếp nhận Thư đề mời thuê (MoU) từ phòng Kinh doanh và thông tin nghị thuê thuê và BQL TTTM/
mặt bằng, vị trí gian hàng (bản vẽ CAD và PDF): và thông thông tin TBP CSKH
 Thông tin khách thuê tin mặt mặt bằng vị
 Vị trí, diện tích thuê bằng vị trí được tiếp
 Phí dịch vụ trí nhận
 Thời hạn hợp đồng/ thời hạn bàn giao mặt bằng cho khách thuê/
thời hạn thi công
 Lệ phí thi công
 Các điều khoản đặc biệt khác (nếu có)
Gửi thông tin đến NV CSKH để sắp xếp bàn giao mặt bằng cho khách.
2. Phối hợp với các phòng ban liên quan khảo sát sơ bộ mặt bằng, Thư đề Thông tin NV CSKH
dọn vệ sinh và nhận chìa khóa từ bảo vệ (nếu cần) nghị thuê về thời hạn
Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật kiểm tra tình trạng mặt bằng (vách và thông bàn giao
dựng, kẻ vạch, kiểm tra hệ thống M&E) theo bản vẽ đã phát hành và tin mặt mặt bằng
đảm bảo đáp ứng các điều kiện đặc biệt (các điều kiện khác so với bằng vị
điều kiện bàn giao mặt bằng tiêu chuẩn). trí được
Đồng thời, thông báo cho bộ phận DV để dọn vệ sinh nếu cần thiết tiếp nhận
(lưu ý hệ thống hút mùi, thoát sàn đối với gian hàng ẩm thực).
Trường hợp mặt bằng bàn giao là gian hàng đóng: nhận chìa khóa từ
Bảo vệ
Bước thực Người chịu Hệ thống/
Mô tả Đầu vào Đầu ra
hiện trách nhiệm Công cụ
 Nếu tình trạng mặt bằng đã có thể bàn giao cho khách: chuyển
sang bước 4.
 Nếu tình trạng mặt bằng không thể bàn giao cho khách và sau khi
thương thảo, khách đồng ý nhận mặt bằng: chuyển sang bước 4.
 Nếu tình trạng mặt bằng không thể bàn giao cho khách và sau khi
thương thảo, khách không đồng ý nhận mặt bằng: đến bước 3.
3. Phối hợp phòng ban liên quan hoàn thiện mặt bằng và thông báo Thông tin Mặt bằng Chuyên viên
đến Chuyên viên Kinh doanh thời gian có thể giao mặt bằng về thời được hoàn CSKH
Trường hợp không thể giao mặt bằng, bộ phận Kỹ thuật phối hợp với hạn bàn thiện và
Công ty xây dựng để hoàn thiện mặt bằng hoặc phối hợp với các bộ giao mặt thời gian
phận liên quan khác để hỗ trợ hoàn thiện. bằng bàn giao
Trường hợp ảnh hưởng đến thời gian bàn giao mặt bằng và không thể được thông
giao theo thời hạn đã ký trên MoU, các phòng ban liên quan phản hồi báo đến
thời gian dự tính bàn giao mặt bằng mới đến NV CSKH để thông báo Khách thuê
đến NV KD để thông báo và thống nhất với khách thuê.
Đến bước 4.

4. Gửi Hướng dẫn thi công đến khách thuê và thống nhất ngày bàn Thông tin Ngày giao Chuyên viên
giao mặt bằng với khách về thời mặt bằng CSKH
Trường hợp có thể bàn giao mặt bằng, gửi Hướng dẫn thi công đến hạn bàn được thống
khách thuê. Hồ sơ hướng dẫn thi công bao gồm: Hướng dẫn thiết kế, giao mặt nhất với
nội quy thi công, tiêu chuẩn lựa chọn nhà thầu thi công, sổ tay khách bằng khách thuê
hàng… Hướng
Đồng thời thống nhất ngày nhận mặt bằng với khách thuê. dẫn thi
công
Bước thực Người chịu Hệ thống/
Mô tả Đầu vào Đầu ra
hiện trách nhiệm Công cụ
5. Tiến hành đo đạc và bàn giao mặt bằng cho khách thuê Hướng Mặt bằng NV CSKH
Đến ngày bàn giao, NV CSKH chụp hình mặt bằng để gửi cho dẫn bàn được đo đạc NVKT
N VKD
khách thuê và bàn giao mặt bằng cho khách thuê dưới sự chứng giao mặt và thông tin
kiến của NV KT và NV KD. bằng mặt bằng
Nhân viên Kỹ thuật tiến hành đo đạc theo Hướng dẫn đo đạc mặt bằng Hướng được thống
dưới sự chứng kiến của khách thuê. dẫn đo nhất
NV KD giám sát và hỗ trợ quá trình bàn giao đối với khách thuê lớn/ đạc mặt
chuỗi. bằng
6. Lập và lấy chữ ký của các bên liên quan trên Biên bản bàn giao/ Thông tin Biên bản NV CSKH
nhận lại mặt bằng về mặt bàn
Lập Biên bản bàn giao/ nhận lại mặt bằng (4 bản) và ký xác nhận. bằng giao/nhận
Lấy chữ ký của N VKD, Nhân viên Kỹ thuật và khách thuê trên Biểu mẫu lại mặt bằng
Biên bản bàn giao/ nhận lại mặt bằng. Biên bản được các
bàn giao/ bên liên
nhận lại quan ký xác
mặt bằng nhận
7. Gửi Biên bản đến khách thuê, Kế toán TTTM và HCNS Biên bản Biên bản NV CSKH
Sau khi lấy chữ ký của các bên liên quan, gửi Hồ sơ gồm: bàn bàn
 Biên bản bàn giao mặt bằng giao/nhận giao/nhận
 Bản vẽ kích thước chi tiết của gian hàng. lại mặt lại mặt
 Hình chụp hiện trạng gian hàng. bằng bằng, Bản
đến khách thuê (1 bộ hồ sơ – bản gốc), Kế toán (1 bộ hồ sơ – bản được các vẽ kích
gốc), HCNS (1 bộ hồ sơ – bản gốc), KT và Phòng Kinh doanh (1 bộ bên liên thước chi
hồ sơ – bản scan). quan ký tiết gian
nhận hàng, hình
Bước thực Người chịu Hệ thống/
Mô tả Đầu vào Đầu ra
hiện trách nhiệm Công cụ
Bản vẽ hiện trạng
kích của gian
thước chi hàng được
tiết của gửi đến các
gian hàng bên liên
Hình hiện quan
trạng của
gian hàng
(nếu có)
8. Lưu Biên bản và cập nhật tình trạng gian hàng vào hệ thống phần Biên bản Biên bản NV CSKH SAP/BMS
mềm (nếu có) bàn giao/ bàn giao (nếu có)
Lưu Biên bản (bản gốc) và cập nhật tình trạng gian hàng vào hệ thống nhận lại được lưu và
SAP/BMS (nếu có). mặt bằng tình trạng
được các gian hàng
bên liên được ghi
quan ký nhận vào hệ
nhận thống
Kết thúc Tham chiếu quy trình Quản lý hoạt động thi công fit – out của khách
thuê mới.
Quy trình kết thúc.
 3. CÁC RỦI RO VÀ KIỂM SOÁT

Phân loại Rủi ro Kiểm soát Chủ kiểm Tần suất Loại kiểm
rủi ro soát kiểm soát soát
Hoạt động Bàn giao mặt bằng thực tế không 1. Sau khi tiến hành bàn giao mặt NV KD, Kỹ Theo giao Thủ công
được theo dõi và không tuân thủ bằng, Biên bản bàn giao được thuật, CSKH dịch
theo Hướng dẫn của BQL ký xác nhận bởi các bên liên
TTTM. quan nhằm xác nhận tham gia
vào quá trình bàn giao mặt
bằng và sử dụng làm đối
chứng khi cần thiết
Hoạt động Thông tin gian hàng không được 1. Sau khi hoàn tất bàn giao mặt NV CSKH Theo giao Bán tự
cập nhật thường xuyên trên hệ bằng cho khách thuê, tình dịch động
thống hoặc bằng phương pháp thủ trạng gian hàng được cập nhật
công bằng file Excel, dẫn đến khó vào hệ thống hoặc bằng file
khăn trong công tác quản lý diện Excel để các bên liên quan có
tích thuê và gian hàng thể theo dõi và cập nhật thông
tin khi cần thiết.
2. Dữ liệu cập nhật đầy đủ trên GĐ BQL Hàng năm Thủ công
hệ thống hoặc bằng file Excel. TTTM