.

 
   

SAGE ACCPAC

Sage Accpac ERP™

Return Material Authorizations 5.5A

Update Notice

Sage Accpac International, Inc. Confidential

 RMUP‐ttl.doc, printed on 6/19/2008, at 5:49:49 PM. Last saved on 5/20/2008 11:36:00 AM.

 
   

©2008 Sage Software, Inc. All rights reserved.  
 
Sage Software, Sage Software logos, and all Sage Accpac product and service names are registered 
trademarks or trademarks of Sage Software, Inc., or its affiliated entities. All other trademarks are 
the property of their respective owners. 
 
Sage Software, Inc.  
Publisher 
 
No part of this documentation may be copied, photocopied, reproduced, translated, microfilmed, 
or otherwise duplicated on any medium without written consent of Sage Software, Inc.  
 
Use of the software programs described herein and this documentation is subject to the Sage 
Software License Agreement enclosed in the software package. 

Sage Accpac International, Inc. Confidential

 RMA_Update_55.doc, printed on 6/20/2008, at 7:54:38 PM. Last saved on 6/20/2008 
7:54:00 PM. 
 
   

Contents
 

Return Material Authorization Documentation ...................................... 1
Installing Return Material Authorization 5.5 ........................................ 2
Program Requirements........................................................ 2
Changes in Return Material Authorization 5.5A ..................................... 2
Enhanced Multicurrency Support .............................................. 3
Integration with Project and Job Costing ........................................ 5
Additional Changes .............................................................. 8

Update Notice iii

Sage Software Confidential

RMA_Update_55.doc, printed on 6/20/2008, at 7:58:05 PM. Last saved on 6/20/2008 7:54:00 PM.

Return Material Authorization

Version 5.5A Update Notice
This Update Notice outlines the improvements and new features in
Sage Accpac Return Material Authorization version 5.5A.

Return Material Authorization Documentation

The Sage Accpac ERP 5.5 DVD includes the following Return
Material Authorization 5.5 documentation in the \DOCS folder:

• Return Material Authorization Update Notice.

• Return Material Authorization Getting Started.

• Return Material Authorization User Guide.

• Readme.wri — contains specialized information about the

program.

• Technical Information.doc — describes database tables, and

changes to the Return Material Authorization database or
reports.

• RMA-SETUP.pdf — is a checklist that lists the steps for setting

up the Return Material Authorization program.

When you install Return Material Authorization, these documents

are installed in the \DOCS folder where Sage Accpac ERP programs
are installed (for example, Sage Software\Sage
Accpac\DOCS\RA55AENG):

For a full description of all the documentation included with Return

Material Authorization, refer to Chapter 1 of the Getting Started
guide.

Update Notice 1

Sage Software Confidential

 RMA_Update_55.doc, printed on 6/20/2008, at 7:54:38 PM. Last saved on 6/20/2008 
7:54:00 PM. 
 
   

Installing Return Material Authorization 5.5

New program For information about the new features and other changes in Return 

features
Material Authorization 5.5, see “Changes in Return Material 
Authorization,” later in this notice.  

Installing Return Material Authorization 5.5

Refer to the version 5.5 System Manager Update Notice for information 
about: 

• System requirements. 

• Installation and activation instructions, including what you need 
to do before and after installation. 

Program Requirements
Return Material Authorization 5.5A requires Sage Accpac System 
Manager 5.5A, Accounts Receivable 5.5A, Order Entry 5.5A, and 
Inventory Control 5.5A, or later. 

If you are using Sage Accpac Purchase Orders, Lot Tracking, or 
Serialized Inventory, Return Material Authorization 5.5A also 
requires version 5.5A, or later, of these programs. 

Changes in Return Material Authorization 5.5A

Return Material Authorization version 5.5A introduces the following 
new features and changes: 

• Support for Sage Accpac ERP version 5.5. 

• Integration with Sage Accpac Project and Job Costing. You can 
now process return authorizations for job‐related documents.  

• Enhanced support for multicurrency systems, including options 
that determine the default exchange rate that appears in the 
Return Authorization Entry form.  

2 Sage Accpac Return Material Authorization

Sage Software Confidential

 RMA_Update_55.doc, printed on 6/20/2008, at 7:54:38 PM. Last saved on 6/20/2008 
7:54:00 PM. 
 
   

Changes in Return Material Authorization 5.5A

The rest of this notice explains these features in more detail, and it 
describes several changes that were included in the service pack and 
hot fixes for version 5.4. 

Enhanced Multicurrency Support

This section describes the new features available in multicurrency 
systems for version 5.5. 

New option for The new Currency Rate Option field in the Templates form lets you 

RMA Templates
specify a default exchange rate for credit notes when you use the 
template code in a return authorization. 

You can select one of the following options: 

• Use Original Document Exchange Rate.  When you specify a 

template that uses this option and the Match Credit Notes To 
Invoice option, if you specify a customer invoice when you enter 
a return, RMA uses the exchange rate from the specified invoice 
for the generated credit note.  

• Use RMA Exchange Rate — If you use this option, you can specify 

the exchange rate, rate date, and rate type for the credit note, 
vendor return, and replacement order when you enter the 
return. The exchange rate you specify for the RMA overrides the 
rate from the customer invoice, even if the template uses the 
option to match credit notes to invoices.

You can change the Currency Rate Option field for particular return 
authorizations when you enter them. 

New Rates tab for The Return Authorization Entry form includes a new Rates tab that 

the RMA Return
appears if the customer specified for the return authorization does 
Authorization form
not use the functional currency. 

The Rates tab provides the following options and information: 

• Source Currency. This field displays the currency used for the 

customer in Accounts Receivable. You cannot change it. 

Update Notice 3

Sage Software Confidential

 RMA_Update_55.doc, printed on 6/20/2008, at 7:54:38 PM. Last saved on 6/20/2008 
7:54:00 PM. 
 
   

Changes in Return Material Authorization 5.5A

• Currency Rate Option.  This field provides the same selections as 

the Currency Rate Option field on the Templates form.  

If you specify a template for the return (on the Return 
Authorization tab), the selection for the Currency Rate Option in 
the template record appears as the default for the Rates tab. You 
can change the field, whether or not you specified a template 
code for the return authorization. 

Use Original − If you select Use Original Document Exchange Rate for the 

Document
return, and: 
Exchange Rate
• You specified a template that uses this option and the 
Match Credit Notes To Invoice option, RMA uses the 
exchange rate from the specified customer invoice for 
the generated credit note.  

• If the template does not require matching to an invoice, 
RMA uses the exchange rate specified for the credit note 
date in the Currency Rates table in Common Services. 

• If you do not specify a matching customer invoice for 
the return, RMA uses the exchange rate specified for the 
credit note date in the Currency Rates table in Common 
Services. 

Note:  This option has no effect on replacement orders or 
vendor returns. RMA determines the exchange rate for their 
respective document dates using the Currency Rates table in 
Common Services. 

Use RMA Exchange − If you select Use RMA Exchange Rate for the return, 

Rate
additional fields appear on the Rates tab, letting you specify 
the exchange rate, rate date, and rate type for the credit note, 
vendor return, and replacement order. The exchange rate 
you specify overrides the rate from the customer invoice, 
regardless of the options used in the template.

• Rate Type / Rate Date / Rate.  If you selected Use RMA Exchange 

Rate for the Currency Rate Option, you can change the rate type, 

4 Sage Accpac Return Material Authorization

Sage Software Confidential

 RMA_Update_55.doc, printed on 6/20/2008, at 7:54:38 PM. Last saved on 6/20/2008 
7:54:00 PM. 
 
   

Changes in Return Material Authorization 5.5A

rate date, and exchange rate for the current return authorization, 
overwriting the default information that appears on the tab. The 
program then uses the exchange rate, rate type, and rate date for 
the credit note, vendor return, and replacement order you 
generate for the RMA.  

If you selected Use Original Document Exchange Rate for the 
currency rate option, these fields are not used for the credit note, 
vendor return, or replacement order. 

Integration with Project and Job Costing

RMA now supports Sage Accpac Order Entry’s integration with 
Project and Job Costing.  

In version 5.5, you can process job‐related returns of items or 
miscellaneous charges that were billed in Order Entry.  

New Job Related A new Job Related tab in the Return Authorization form lets you 

tab for the Return
choose the following options: 
Authorization form
• Job Related.  You select this option to specify that the return 
authorization is job‐related.  

When you select the option, additional fields become available 
on the Job Related tab and the Return Authorization tab that let 
you identify the contract, project, category, and (for some 
projects) resource to update in Project and Job Costing. 

Note:  You cannot enter any job‐related details for the return 
authorization unless you select this option, first.  

Also note that you cannot enter job‐related details on the 
same return authorization as details that are not job related. 
If a default detail line appears on the Return Authorization 
tab when you start a new return, delete the line before trying 
to select the Job Related option. 

Update Notice 5

Sage Software Confidential

 RMA_Update_55.doc, printed on 6/20/2008, at 7:54:38 PM. Last saved on 6/20/2008 
7:54:00 PM. 
 
   

Changes in Return Material Authorization 5.5A

Project Invoicing • Project Invoicing.  Select this option if Project and Job Costing will 

handle the billing for the replacement order. 

If you select the Project Invoicing option for a job‐related return: 

− When you post a shipment for the order, Order Entry passes 
the order information to Project and Job Costing for 
invoicing. Project and Job Costing handles all invoicing for 
the replacement order, including the calculation of any 
retainage that applies. 

− You can process a vendor return from RMA. 

− You cannot process a credit note for the returned item or 
miscellaneous expense. If necessary, you can enter a 
negative job‐related shipment in Order Entry to reverse the 
original expense. 

If you do not select the Project Invoicing option for a job‐related 
return: 

− You use the Invoice Entry form in Order Entry to process a 
job‐related invoice once you ship the replacement order. 
When you post the invoice in Accounts Receivable, that 
program updates the specified contract, project, category, 
and resource in Project and Job Costing. 

− You can process either a credit note or a vendor return for 
the RMA, but not both. (Processing both a credit note and a 
vendor return would result in double‐counting in Project 
and Job Costing.) 

• Retainage.  Select this option if retainage (a “holdback”) will 
apply to the customer invoice for the replacement order. 

You cannot select this option if you selected the Project Invoicing 
option. 

If you select the Retainage option, additional fields appear that 
let you specify terms for the retainage invoice and, if you use 

6 Sage Accpac Return Material Authorization

Sage Software Confidential

 RMA_Update_55.doc, printed on 6/20/2008, at 7:54:38 PM. Last saved on 6/20/2008 
7:54:00 PM. 
 
   

Changes in Return Material Authorization 5.5A

multicurrency, whether to use the exchange rate from the 
original document or the current exchange rate. 

New job-related When you select the Job Related option for a return authorization, 

fields for details
the following new fields appear in the detail entry grid on the 
Return Authorization tab and on the zoomed detail entry form: 

• Contract / Project / Category.  You use these fields to specify, for 

each detail on a job‐related return, the contract, project, and 
category to which the items were charged.  

If you use different terms for contract levels in Project and Job 
Costing, those terms appear instead of “contract,” “project,” and 
“category.” 

If you are filling in return details by O/E Invoice, you cannot edit 
these fields. The program identifies the contract, project, and 
category used on the O/E invoice when you specify an item in 
the Item Number field.  

You cannot change these fields once you add the detail line. 

• Billing Type (display only).  The program displays the billing type 

for the specified project, category, or resource (depending on the 
project type and accounting method) in Project and Job Costing. 
You cannot change this field. 

• Revenue / COGS.  These fields appear only if you did not select 
Project Invoicing for the RMA. 

The program displays the revenue and cost of sales accounts 
used for the project or category (depending on the project type 
and accounting method) in Project and Job Costing. You can 
change these accounts. 

• The following fields appear if you selected Project Invoicing for 
the RMA: 

WIP. The program displays the work in progress account used 
for the project or category (depending on the project type and 

Update Notice 7

Sage Software Confidential

 RMA_Update_55.doc, printed on 6/20/2008, at 7:54:38 PM. Last saved on 6/20/2008 
7:54:00 PM. 
 
   

Additional Changes

accounting method) in Project and Job Costing. You can change 
the account. 

Note:  This field does not appear if the project uses the 
accrual‐basis accounting method. 

A/R Item Number.  The program displays the A/R item number 

that is assigned for billing purposes to the item or miscellaneous 
charge in Project and Job Costing. You can change it if necessary. 

A/R Item UOM.  The program displays the A/R unit of measure 

that is assigned for billing purposes to the item or miscellaneous 
charge in Project and Job Costing. You can change the A/R unit 
of measure if necessary. 

Additional Changes
The following list summarizes changes that were introduced with 
the service pack and hot fixes for version 5.4: 

A new field on the • The new field, Allow Field Changes If Complete, on the RMA 

Templates form
Processing tab of the Templates form, allows the edit of 
permits edit of
completed details completed detail lines, including those for which you have 
generated a credit note or replacement order in Order Entry, or a 
return through Purchase Orders.  

Previously, once a detail was credited, replaced, or returned, you 
could not update the fields for the detail. 

Now, with the option selected, you can edit text fields that 
appear on the Status, Warranty, Consumer Contact, and Ship 
Via tabs. 

Support for • If you use Serialized Inventory, you can allocate serial numbers 

I/C kitting items
to kitted items. Order Entry then processes the serial numbers 
when you generate a credit note. (You click the Zoom button 
beside the Serial Numbers field to open a form that lets you 
allocate serial numbers.) 

8 Sage Accpac Return Material Authorization

Sage Software Confidential

 RMA_Update_55.doc, printed on 6/20/2008, at 7:54:38 PM. Last saved on 6/20/2008 
7:54:00 PM. 
 
   

Additional Changes

Drill down to • If you generate a replacement order, you can drill down from 

  the original
the Return Authorization Entry form, and then edit the order in 
O/E invoice
Order Entry.  

Previously, you could drill down to Order Entry to view – but 
not edit – the order. 

Ship-to details are • When you create a replacement order, ship‐to details from the 

transferred to
return authorization header are passed to the replacement order, 
replacement
orders in O/E even if you did not use a ship‐to code in the return 
authorization. 

Previously, no ship‐to information was passed to the 
replacement order if the ship‐to code was blank. 

Update Notice 9

Sage Software Confidential