Instructie voor de contractvorming

in zes stappen met toelichting

Leg het vast!

naar voorbeeld van de methode Gebr. van ‘t Hek bv

1. Ieder werk moet schriftelijk geoffreerd worden
Dat lijkt voor de hand te liggen, maar gaat in de praktijk nog vaak mis. Er wordt
gebeld, even een prijsje doorgeven. Er komt een opdracht, niemand weet er nog wat
van.
Als je niet schriftelijk reageert, kun je naderhand ook niets vertellen over de bron, dat
wil zeggen: waar de offerte is op gebaseerd. Wat zijn de gegevens betreffende de
locatie, begaanbaarheid, bereikbaarheid, nat of droog, samenstelling van de grond,
sonderingen, eventuele obstakels onder of boven de grond, belendingen enz.? Te
vaak wordt geoffreerd op basis van minimale informatie. Als er dan iets mis gaat,
worden telefoonboeken aan informatie opgestuurd met de mededeling: ‘Dat wisten
jullie toch?’ Met andere woorden: zorg ervoor dat bekend is tussen partijen op welke
informatie de offerte gebaseerd is.
2. In de offerte moet verwezen worden naar de Algemene
Voorwaarden voor de aanneming van funderingswerken 2009
Een document dat een uitstekende bescherming biedt voor de branche. Drie
belangrijke punten zijn:
a. Aansprakelijkheid tot niet meer dan 10% van de aanneemsom;
b. Bij het aanspreken van de door de hoofdaannemer op het werk afgesloten
CAR-polis zal, in geval van aansprakelijkheid, het eigen risico niet meer dan 1%
van de aanneemsom bedragen, met een maximum van € 2.250,-;
c. Er wordt een W.A.-clausule (schade aan de buren) bedongen.
Van het grootste belang is dat bij het eerste contact met de opdrachtgever (meestal
de offerte) duidelijk wordt gemaakt dat het werk wordt aangenomen onder de
Algemene Voorwaarden voor de aanneming van funderingswerken 2009.
3. De Algemene Voorwaarden moeten met de offerte meegezonden
worden en dat moet ook uit de offerte blijken
Drie aandachtpunten:
a. Verklaar in de offerte de Algemene Voorwaarden voor de aanneming van
funderingswerken 2009 van toepassing;
b. Stuur deze Algemene Voorwaarden altijd mee;
c. Laat op de offerte zien: Bijlage: Algemene Voorwaarden voor de aanneming van
funderingswerken 2009.
4. Eventuele bij de aanvraag van toepassing verklaarde Algemene
(Inkoop)voorwaarden van de opdrachtgever moeten standaard
uitdrukkelijk van de hand gewezen worden
Hier beginnen waarschijnlijk voor de meesten de problemen, want nu moet men zich
gaan verzetten tegen een opdrachtgever en dat doet niemand graag. Het is echter
van wezenlijk belang dat men hier doorzet en wel om twee redenen:
a. De algemene voorwaarden vertellen wie we zijn en wat ons onderscheidt van
anderen: wij zijn specialisten;
b. De algemene (inkoop-)voorwaarden van de opdrachtgever hoeven helemaal
niet te botsen met die van onze eigen branche. Het is een standaardreactie van
opdrachtgevers om te zeggen: ‘Ik betaal dus ik bepaal’.
Om problemen te voorkomen en omdat wat uiteindelijk wordt aangenomen vaak
verschilt van wat was geoffreerd, is het sturen van een eigen opdrachtbevestiging
een heel goed middel (uiteraard nadat het werk is gegund). Daarin wordt nog eens
herhaald wat in de offerte stond met de bijgewerkte prijzen en hoeveelheden. Maar
vooral kunnen hierin de algemene (inkoop-) voorwaarden van de opdrachtgever
uitdrukkelijk worden afgewezen. Dit kan ook per afzonderlijke brief. De tekst kan bijv.
als volgt luiden:
‘Hierbij wijzen wij de algemene (inkoop-)voorwaarden genoemd in uw ………………..
(offerteaanvraag/opdrachtbevestiging/brief) van ……………….. (datum) uitdrukkelijk af’.
5. Eventuele opdrachten of opdrachtbevestigingen van de
opdrachtgever dienen nagezien te worden op een mogelijke
verwerping door de opdrachtgever van de ‘NVAF-voorwaarden’
Het zal niet de eerste keer zijn dat de mensen van de calculatie keurig het traject (deze
instructie, offerte + voorwaarden en eigen opdrachtbevestiging) volgen. Dan wordt het
werk gegund en stuurt de opdrachtgever een contract ter ondertekening. Dat contract
wordt ondertekend en teruggestuurd zonder een en ander te checken.
Het resultaat is op dat moment dat het werk alsnog is aangenomen op de voorwaarden
van de opdrachtgever en niet op de algemene voorwaarden van het funderingsbedrijf!
Met één pennenstreek wordt dan het hele zorgvuldige voortraject teniet gedaan!
Het bedrijf loopt daarmee een groot risico en heeft bij aansprakelijke schades een
enorm eigen risico. En dan moeten we maar afwachten of de CAR-polis van de
opdrachtgever een W.A.-clausule bevat, enz. Kortom: slecht nieuws; en het werk moet
nog beginnen!
Verwijs daarom altijd bij ondertekening op het contract naar de gedane offerte en de
(eigen) opdracht-bevestiging. Maak een kopie voor de eigen werkmap, voordat het
originele contract wordt verzonden naar de opdrachtgever.
6. Iedere wijziging op het werk, juist ook (opgedragen) meer werk,
moet schriftelijk bevestigd worden met een vaste prijs of richtprijs
Van wezenlijk belang is dit altijd schriftelijk vast te leggen richting opdrachtgever (dit
kan per mail, fax of brief, maar per telefoon is onvoldoende!). Ook volgens de UAV
moet elke wijziging (met name meer werk) van tevoren schriftelijk worden bevestigd.
In de praktijk gebeurt het vaak dat men extra werk accepteert en direct uitvoert om
de voortgang van het werk te waarborgen, zonder dat daar expliciet een schriftelijke
opdracht voor bestaat. Als dan het werk klaar is, weet soms niemand meer wat
afgesproken was.
Dus moet het credo zijn: Leg het vast!
Op die manier weet iedereen dat iedereen het weet!