Information Technology in

Business
Unit-I
Dr.M.Umasankar
• https://youtu.be/-34KXc7O8nI
Unit-1 System concepts and Information
systems Environment
1) Introduction
2) The system concept-Definition
3) Characteristics of a system - Important element
4) Dynamic personnel information system model
5) Information system- Activities, resources and trends
6) IT as key business enabler and driver
 System Concept

• What is a System?
 Definition

• A system is a group of interrelated components working together toward a

common goal by accepting inputs and producing outputs in an organized
transformation process
 Characteristics of System
i. Components
ii. Interrelated components
iii. A boundary
iv. A purpose
v. An environment
vi. Interfaces
vii.Input
viii.Output
ix. Constraints
 Components

• Input
• Processing
• Output
• Feedback
• Control
 Information System

• Any organized combination of people, hardware, software, networks, data

resources and policies & procedures that stores retrieves, transforms &
disseminates information in an organization.
 A dynamic Personnel Information System
Model

• https://youtu.be/UKqpSngoK7E
 Trends in
Information
System
 Recent trends in Information System

• Cloud computing
• Mobile computing and application
• Big data analytics
• Automation
• Artificial intelligence
• Virtual reality / Augmented reality
• Blockchain technology
IT as a Key Business Enabler & Driver
IT IN BUSINESS
Unit - II
Business Process Management & IT

■ Introduction 
■ Business Process Management 
■ Need for BPM Implementation  
■ Challenges in implementing BPA  
■ Business Process reengineering
WHAT IS A PROCESS?

■ A process is defined as a sequence of events that uses inputs to produce 
outputs. 
WHAT IS BUSINESS PROCESS?

■ Business process is a prescribed sequence of work steps performed in order to 
produce a desired result for the organisation. 
■ To manage business process: 
■ 1st task: Defining the steps & mapping the tasks involved in process. 
■ 2nd task: Performance measures should be established which creates a basis 
to improve the process. 
■ 3rd task: Describe the organizational set up that enables the standardization to 
the process throughout the organisation.  
BUSINESS PROCESS
REENGINEERING
■ BPR is the fundamental rethinking & redesign of processes to achieve dramatic 
improvement  in  critical,  contemporary  measures  of  performance  such  as  cost, 
quality, service & speed . 
BUSINESS PROCESS 
MANAGEMENT 
■ The achievement of an organisation s objectives through the improvement, 
management and control of essential business processes
 IT in Business

■ Marketing System
■ Manufacturing System
■ Human Resource System
■ Accounting Systems
■ Financial Management Systems 
Marketing System
Components of Targeted Marketing
 Targeted Marketing
■ Community
– Community of Interest
■ Content
■ Context (People looking for information)
– Vacation Travel, car rental service
■ Demographic/Psychographic
– Unmarried
– Middle income
– Male
– College Graduate
■ Online Behaviour
– Web Cookie
Manufacturing System

■ Manufacturing  information  systems  support  the  production/operations  function 

that  includes  all  activities  concerned  with  the  planning  and  control  of  the 
processes producing goods or services.
Computer Integrated Manufacturing

■ CIM is an overall concept that emphasizes that the objectives of computer-
based systems in manufacturing must be to: 
■ Simplify (reengineer) production processes, product designs, and factory 
organization as a vital foundation to automation and integration. 
■ Automate production processes and the business functions that support them 
with computers, machines, and robots. 
■ Integrate all production and support processes using computer networks, 
crossfunctional business software, and other information technologies. 
CIM Supports

■ Flexible manufacturing system
■ Agile manufacturing system
■ Total quality management
■ Computer Aided Engineering (CAE)
■ Computer Aided Design (CAD)
■ Material Requirement Planning (MRP)
■ Manufacturing Resource Planning (MRP)
Human Resource System

■ Human Resource Information Systems (HRIS) are designed to support 
      (1) planning to meet the personnel needs of the business, 
      (2) development of employees to their full potential, 
      (3) control of all personnel policies and programs.
Accounting  System

■ Accounting information systems are the oldest and most widely used information 
systems in business. They record and report business transactions and other 
economic events
■ these systems include transaction processing systems such as 
– order processing,
– inventory control,
– accounts receivable ,
– accounts payable,
– payroll,
– general ledger systems
Financial Management System

■ Computer-based financial management systems support business managers 
and professionals in decisions concerning 
(1) the financing of a business and 
(2) the allocation and control of financial resources within a business. 
Cross Functional Enterprise 
Applications 
■ cross the boundaries of traditional business functions in order to reengineer and 
improve vital business processes all across the enterprise.
https://www.cnbc.com/2018/12/13/inside-apple-iphone-where-
parts-and-materials-come-from.html
§ supply  chain  management  is  a  cross-functional 
interenterprise  system  that  uses  information  technology  to 
help  support  and  manage  the  links  between  some  of  a 
company’s  key  business  processes  and  those  of  its 
suppliers, customers, and business partners.
§ operations management
§ logistics
§ procurement
§ information technology
§ integrated business operations
§ To decrease inventory cost by more accurately predicting demand and scheduling 
production to match it.

§ To reduce overall production cost by streamlining production and by improving 
information flow.

§ To improve customer satisfaction.
§ Customer Relationship Management
§ Customer Service Management
§ Demand Management
§ Customer Order Fulfillment
§ Manufacturing Flow Management
§ Procurement Management
§ Product Development and Commercialization
§ Returns Management
§ To the suppliers −

§ Help in giving clear-cut instruction

§ Online data transfer reduce paper work

§ Inventory Economy −

§ Low cost of handling inventory

§ Low cost of stock outage by deciding optimum size of replenishment orders

§ Achieve excellent logistical performance such as just in time
§ Distribution Point −

§ Satisfied distributor and whole seller ensure that the right products reach the right place at 

right time

§ Clear business processes subject to fewer errors

§ Easy accounting of stock and cost of stock

§ Channel Management −

§ Reduce total number of transactions required to provide product assortment

§ Organization is logically capable of performing customization requirements
§ Financial management −
§ Low cost
§ Realistic analysis

§ Operational performance −
§ It involves delivery speed and consistency.

§ External customer −
§ Conformance of product and services to their requirements
§ Competitive prices
§ Quality and reliability
§ Delivery
§ After sales services
§ To employees and internal customers −

§ Teamwork and cooperation

§ Efficient structure and system

§ Quality work

§ Delivery
§ https://www.youtube.com/watch?v=HxJ2_XgV2-w
§ Enterprise  resource  planning  is  a  cross-functional  enterprise  system  driven  by  an 

integrated  suite  of  software  modules  that  supports  the  basic  internal  business 
processes of a company.

§ An ERP system is an attempt to integrate all  functions across a company to a single  

computer system that can serve all those  functions’ specific needs.

§ Support business through optimizing,  maintaining, and tracking business functions
 SAP - Systems Applications Products in
Data Processing
37.50% - Honda, IBM, Bank of Canada,P & G.

       Oracle – 
10.50% - USPS, CBS, Nike, Kodak,  Toronto 
Dominion Bank
PeopleSoft - - 16.50% - NBA, Adidas, Anderson  Consulting, 
Hilton Hotels, NYNEX

J.D. Edwards - 16.50%  -  Harley  Davidson,    Saab 

Automobile,  BellSouth  Cellular    Corporation,  Holiday  Inns, 
Fox Television  Stations

21% others.
§Quality and Efficiency
§Decreased Cost
§Decision Support
§Enterprise Agility
§ OPTION 1 – MAKE [Using Internal resources]
§ Developing  a custom-built ERP package, specific to the  requirements 
of the organization, with the help of the in-house IT department

§ OPTION 2 - BUY
§ Going for Tailor-made ERP packages available in the market like  SAP, 
Oracle applications, Baan, PeopleSoft etc.
 Flexibility of software system upgrades
 Availability of internal technical  knowledge and resources
 Education and training
 Need an outside consultant
 Implementation strategy and execution
§ Business Integration
§ Improved customer service and order fulfillment
§ Improved communication with suppliers and  customers.
§ One common system - less duplication, more  efficient.
§ Reduce inventory.
§ Saves enormous time and effort in data entry.  Improved business performance.
§ High Software cost
§ Consulting Fees.
§ Forced change of processes.
§ Very complex software
§ Lack of trained people
§ Not Internet-ready
 Autodesk (computer aided design software  maker)
§ Reduced delivery time from two weeks to less  than 24 hours
 IBM Storage Systems Division
§ Reduced time to re-price – 5 days to 5 minutes
§ Time to ship a replacement part – 22 to 3 days
§ Time to complete a credit check – 20 minutes to 3  seconds
 Fujitsu Microelectronics
§ Reduced the cycle time for filling orders –  from 18 days to 
1.5 days
§ Time to close financial books – from 8 to 4  days
§ Systems can be very difficult to use.
§ Software logic and the company strategy  may not match!
§ Inadequate training to end users.
§ Many companies cut costs by cutting  user training.
§ ERP systems can be very expensive to  install.
IT in BUSINESS
UNIT - III
Different Information system ant its application in
Business
• Transaction Processing System
• Decision Support System
• Management Information system
• Office Automation System
• Knowledge System
• Intelligence Data System
• Business Intelligence System
• Customer Relationship Management
• Supply Chain Management
• Enterprise Resource Planning
 TRANSACTION PROCESSING SYSTEM

• Transaction Processing System is a type of information system that collects, stores, 
modifies and retrieves the data transaction of an enterprise.
• Eg. Airline reservation system, electronic fund transfer, bank account processing sytem

• DESIGNED TO PROCESS ROUTINE BUSINESS TRANSACTIONS
• SEEKS TIME AND COST EFFICIENCY BY AUTOMATING REPETITIVE OPERATIONS 
IN LARGE VOLUMES. 
 What is a Transaction?

• Transaction:
• •A business activity between seller and buy to exchange an asset for 
payment.
• •Basic business operations such as customer orders, purchase orders, 
receipts, time cards, invoices, and payroll checks in an organization.
 Types of Transaction

• Internal Transaction
• Eg. : Recruitment, Promotion and Production

• External Transaction
• Eg. : Sales, Purchase etc., 
   Qualifiers

• In order to qualify as a TPS, transactions made by the system must pass the ACID test. 
The ACID tests refers to the following four pre-requisites: 
1. Atomicity 
Atomicity means that a transaction is either completed in full or not at all.
2. Consistency 
TPS systems exist within a set of operating rules (or integrity constraints). 
3. Isolation (Simultaneous)
Transactions must appear to take place in isolation. 
4. Durability 
Once the transaction is completed they cannot be undone 
 Features of Transaction Processing Systems

• Rapid response
• Continuous Availability
• Data Integrity
• Ease of use
 Components of a Transaction System

• The User
• Participants
• People
 Types of TPS

• Batch Processing system
• Batch processing is where the information is collected and stored as a batch but not 
processed immediately. 

• On-line transaction processing (OLTP) 
• A system whereby each transaction is processed immediately, without the delay of 
accumulating transactions into a batch.

• Real-time transaction –Mostly in Online shopping
• –Uses PCI cards (Payment Card Industry): 
• –PayPal or World Pay, We Pay, e-Way, ICEPAY, ATM’s.
 Data Processing Cycle

1. Data Entry
• Collecting and capturing transactions
• No longer manual:
–Old technologies : Bar Codes, Magnetic Strips  (credit cards)
–New technologies : RFID, Smart Cards, 
2. Database Maintenance
TPS helps ensure the databases are up-to-date and correct.
Multiple databases (internal & external)
 Data Processing Cycle (Contd.)

• 3. Document/Report Generation
• Examples
–purchase orders
–pay checks
–sales receipts
–invoices
–bank statements
 Data Processing Cycle (Contd.)

• 4. inquiry processing:
• examples
• when was a purchase made
• does a customer have any credits on their account
• was an item scheduled for delivery
• was a package signed for
 DECISION SUPPORT SYSTEM

• Decision  support  systems  (DSS)  are  interactive  software-based  systems  intended  to 
help managers in decision-making by accessing large volumes of information generated 
from various related information systems involved in organizational business processes, 
such as office automation system, transaction processing system, etc.
 DECISION SUPPORT SYSTEM
• DSS uses 
the summary information, exceptions, patterns, and trends using the 
analytical  models. 
• DSS helps 
in decision-making but does not necessarily give a decision itself. 
• The decision makers 
compile useful information from raw data, documents, personal 
knowledge,  and/or business models to identify and solve problems and 
make decisions.
 Types of Decisions

• Programmed Decisions (automated processes, general routine work)
• These decisions have been taken several times.
• These decisions follow some guidelines or rules.
• Eg. Selecting a reorder level.

• Non-programmed Decisions (unusual and non-addressed situations)
• It would be a new decision.
• There will not be any rules to follow.
• These decisions are made based on the available information.
• These decisions are based on the manger's discretion, instinct, perception and judgment.
• Eg. Investing in new technology
 Attributes of a DSS

• Adaptability and flexibility
• High level of Interactivity
• Ease of use
• Efficiency and effectiveness
• Complete control by decision-makers
• Ease of development
• Extendibility
• Support for modeling and analysis
• Support for data access
• Standalone, integrated, and Web-based
 Characteristics of a DSS

• Support for decision-makers in semi-structured and unstructured problems.
• Support for managers at various managerial levels, ranging from top executive to line 
managers.
• Support for individuals and groups.
• Support for interdependent or sequential decisions.
• Support for intelligence, design, choice, and implementation.
• Support for variety of decision processes and styles.
• DSSs are adaptive over time.
 Benefits of DSS

• Improves efficiency and speed of decision-making activities.
• Increases the control, competitiveness and capability of futuristic decision-making of the 
organization.
• Facilitates interpersonal communication.
• Encourages learning or training.
• Since it is mostly used in non-programmed decisions, it reveals new approaches and sets up 
new evidences for an unusual decision.
• Helps automate managerial processes.
 Components of a DSS

• Database Management System (DBMS) 
•  To solve a problem the necessary data may come from internal or external 
database. 
• Model Management System 
• It stores and accesses models that managers use to make decisions.
• Support Tools 
• Support tools like online help; pulls down menus, user interfaces, graphical 
analysis, error correction mechanism, facilitates the user interactions with the 
system.
 Classification of DSS
• Text Oriented DSS 
• It contains textually represented information that could have a bearing on decision. It allows 
documents to be electronically created, revised and viewed as needed.
• Database Oriented DSS 
• Database plays a major role here; it contains organized and highly structured data.
• Spreadsheet Oriented DSS 
• It contains information in spread sheets that allows create, view, modify procedural knowledge and 
also instructs the system to execute self-contained instructions. The most popular tool is Excel and 
Lotus 1-2-3.
• Solver Oriented DSS 
• It is based on a solver, which is an algorithm or procedure written for performing certain calculations 
and particular program type.
• Rules Oriented DSS 
• It follows certain procedures adopted as rules.
• Rules Oriented DSS 
• Procedures are adopted in rules oriented DSS. Export system is the example.
• Compound DSS 
• It is built by using two or more of the five structures explained above.
 Types of DSS
• Status Inquiry System 
• It  helps  in  taking  operational,  management  level,  or  middle  level 
management decisions, for example daily schedules of jobs to machines 
or machines to operators.

• Data Analysis System 
• It needs comparative analysis and makes use of formula or an algorithm, 
for example cash flow analysis, inventory analysis etc.

• Information Analysis System 
• In  this  system  data  is  analyzed  and  the  information  report  is  generated. 
For  example,  sales  analysis,  accounts  receivable  systems,  market 
analysis etc.
 Types of DSS

• Accounting System 
• It keeps track of accounting and finance related information, for example, 
final  account,  accounts  receivables,  accounts  payables,  etc.  that  keep 
track of the major aspects of the business.

• Model Based System 
• Simulation  models  or  optimization  models  used  for  decision-making  are 
used  infrequently  and  creates  general  guidelines  for  operation  or 
management.
 Office Automation System

• The system consists of both hardware and software solutions that enable the transfer of data 
between systems absent human contributions or interventions. 
• Office automation eases organizational workloads by simplifying and automating processes 
like accounting, data management, training, facility management, and various administrative 
tasks.
 Why OAS?

• An office automation system doesn’t consist of just going paperless. 
• For example, maintaining all work product and client correspondence in a document 
management system. 
• Yet, an office automation system offers organizations much more than going green by cutting 
down on paper. 
• It is a powerful tool that can be used to eliminate manual processes, identify inefficient 
workflows, and facilitate informed decision-making.
 Benefits of an Office Automation System

•    IMPROVED ACCURACY
•    REDUCED COSTS
•    REDUCED TIME AND RESOURCES
•    DATA STORAGE AND MANAGEMENT
•    DATA INSIGHTS AND MORE INFORMED DECISIONS
•    BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT
 How to implement an office automation system?

• Deciding what to automate
• Business process mapping
 Key features of an office automation system

• Process modeling and workflow design
• Mobile compatibility
• Integration
• Managing tasks and deadlines
• Access control and security
• Communication
• Reporting and analytics
 Knowledge Management System

• Knowledge  management  refers  to  the  set  of  business  processes  developed  in  an 
organization to create, store, transfer, and apply knowledge. 
• Knowledge  management  increases  the  ability  of  the  organization  to  learn  from  its 
environment and to incorporate knowledge into its business processes. 
 Business Intelligence System

• Infrastructure for warehousing, integrating, reporting, and analyzing data that comes 
from the business environment. The foundation infrastructure collects, stores, cleans, 
and makes relevant information available to managers.
 Business Intelligence System

• Business  intelligence  systems  combine  data  gathering,  data  storage,  and  knowledge 
management with data analysis to evaluate and transform complex data into meaningful, 
actionable  information,  which  can  be  used  to  support  more  effective strategic,  tactical, 
and operational insights and decision-making.
 THE BUSINESS INTELLIGENCE 
ENVIRONMENT
• Data from the business environment:
• Structured Data
• Unstructured Data

• Business intelligence infrastructure:
• Powerful Database System

• Business analytics toolset:
• Set of software tools

• Managerial users and methods:
• Delivery platform—MIS, DSS, ESS.
• User interface:
 Business intelligence and analytics
capabilities
• Production reports: These are predefined reports based on industry-specific requirements
• Parameterized reports. Users enter several parameters as in a pivot table to filter data and isolate 
impacts of parameters. 
• Dashboards/scorecards: These are visual tools for presenting performance data defined by users
• Ad hoc query/search/report creation: These allow users to create their own reports based on 
queries and searches
• Drill down: This is the ability to move from a high-level summary to a more detailed view
• Forecasts, scenarios, models: These include the ability to perform linear forecasting, what-if 
scenario analysis, and analyze data using standard statistical tools.
 CRM

• Customer Relationship Management (CRM) is an approach that helps businesses 
improve existing customer relationships and acquire new customers faster.

• Customer relationship management is the process of managing interactions with existing 
as well as past and potential customers. It is one of many different approaches that allow 
a company to manage and analyse its own interactions with its past, current and 
potential customers
 Why CRM?

• To keep track of all present and future customers.
• To identify and target the best customers.
• To let the customers know about the existing as well as the new products and services.
• To provide real-time and personalized services based on the needs and habits of the 
existing customers.
• To provide superior service and consistent customer experience.
• To implement a feedback system
Scope of CRM
 CRM Examples
• Sending out a thank you when a customer makes a purchase.
• Upsell or cross-sell a client if they purchase a particular product.
• Offering a birthday greeting with a promo code.
• Sending a discount to a customer that hasn’t made a purchase recently.
• Tying a content download to a specific product pitch.
• Notifying current customers when a new product has been launched.
• Sending an email to people that abandon purchases in their shopping cart without buying.
• Offering “just in time” ordering.
• Notifying customers when an item on their wish list goes on sale.
• Providing after-the-sale support in the form of a helpful how-to or tips on how to upgrade.
• Sending customers information on new products they might be interested in, based on prior 
purchases.
• Conducting customer satisfaction surveys.
 SCM

• HTTPS://WWW.CNBC.COM/2018/12/13/INSIDE-APPLE-IPHONE-WHERE-PARTS-
AND-MATERIALS-COME-FROM.HTML

• HTTPS://WWW.YOUTUBE.COM/WATCH?V=HXJ2_XGV2-W