7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 1

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

1. GIỚI THIỆU VỀ KPI & BSC

2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

3. QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 2

 1. GIỚI THIỆU VỀ KPI & BSC

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 3

 QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 4

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 5
7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 6
 BSC LÀ GÌ?
BSC - Balanced Score Card: Thẻ điểm cân bằng, là
tập hợp những mục tiêu của doanh nghiệp trên các
khía cạnh Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ
và Học hỏi phát triển, được xây dựng nhằm đạt
được các mục tiêu chiến lược.

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 7

 KPI xây dựng theo BSC

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 8

 LỢI ÍCH CỦA KPI

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 9

 Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ thực hiện công
việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác;
 Có điều kiện thảo luận với nhân viên về hiệu quả làm việc của họ, có
chính sách khen thưởng, động viên hay kỷ luật kịp thời;
 Có cái nhìn bao quát về hiệu quả làm việc của nhân viên và trên cơ
sở đó xác định nhu cầu đào tạo của họ;
 Thảo luận thống nhất về mục tiêu của nhân viên, nhờ đó giúp họ có
định hướng mục tiêu tốt hơn;
 Có cơ hội tự đánh giá và cải tiến hiệu quả quản lý của chính mình,
thông qua sự phản hồi của nhân viên;
 Hiểu rõ năng lực và kỹ năng của nhân viên, nhờ đó phân công và ủy
thác công việc hiệu quả hơn;
 Có thể hỗ trợ nhân viên kịp
7/4/2014
thời khi họ gặp khó khăn.
QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 10
 Có động lực tốt vì được người quản lý cổ vũ, khích lệ;
 Biết rõ mục tiêu công việc và kế hoạch đạt mục tiêu;
 Biết rõ hiệu quả làm việc của chính mình, xác định
những điểm cần cải thiện;
 Nhận được sự hỗ trợ kịp thời của người quản lý khi gặp
khó khăn;
 Có định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng nhờ những
phản hồi của người quản lý.

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 11

 MỤC ĐÍCH XD QUY TRÌNH

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 12

 Phân bổ mục tiêu, chiến lược của công ty thành mục tiêu
của đơn vị và cá nhân trong công ty;
 Giúp các đơn vị, cá nhân có mục tiêu và kế hoạch rõ
ràng trong thực hiện công việc hàng năm;
 Đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các nhiệm
vụ, trách nhiệm và quyền hạn trong bản mô tả công việc
của từng vị trí chức danh cụ thể, tăng hiệu quả làm việc
thông qua việc đạt được các mục tiêu KPIs.

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 13

 Nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá
khứ, hiện tại và nâng cao hiệu quả làm việc trong tương
lai;
 Xác định nhu cầu đào tạo phát triển của nhân viên;
 Đánh giá năng lực tiềm năng và khả năng thăng tiến trong
tương lai của nhân viên;
 Đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động, nhằm giúp
nhân viên định hướng nghề nghiệp;
 Đánh giá kết quả thực hiện KPIs để làm cơ sở xác định
mức lương, phụ cấp, thưởng.
 Tăng động lực làm việc
7/4/2014
cho nhân viên.
QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 14
 CÁC THUẬT NGỮ
KPI: Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc chính (Key
Performance Indicators): Là chỉ số đánh giá hiệu quả
công việc chính của một cơ quan, tổ chức, cá nhân. Những
hoạt động này là nhiệm vụ trọng tâm cốt lõi ở thời điểm
hiện tại, đồng thời ảnh hưởng tới sự thành công và phát
triển trong tương. Những chỉ số này thông thường được đo
lường hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
 Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc: Là chỉ số được công
ty xây dựng và sử dụng để xác định kết quả và hiệu quả
làm việc của các đơn vị và tất cả cán bộ công nhân viên so
với mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thuộc Chiến
lược phát triển, Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty
để đánh giá mức độ tiến bộ trong từng giai đoạn phát triển
nhất định.
7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 15
 2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 16

 B1-Ban hành mục tiêu công ty
Ban Tổng giám đốc dựa vào mục tiêu chiến lược xây dựng và ban
hành mục tiêu công ty hàng năm.
( theo biểu mẫu BM -01)
1. Mục tiêu cốt lõi
ĐỊNH MỨC/ ĐƠN VỊ
STT MỤC TIÊU CHỈ TIÊU KPI ĐỊNH HƯỚNG
SỐ LƯỢNG THỰC HIỆN

1 TÀI CHÍNH

2 SẢN XUẤT

3 KHÁCH HÀNG

… …. ……

2. Mục tiêu khác

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 17
 B2-Trình duyệt và thông báo triển khai
Các đơn vị dựa theo mục tiêu do Ban Tổng giám
đốc ban hành để xây dựng mục tiêu riêng cho đơn
vị và trình Tổng giám đốc phê duyệt.
Phòng Nhân sự ban hành các thông báo và tài liệu
hướng dẫn triển khai xây dựng KPI. Các đơn vị
căn cứ theo thông báo và hướng dẫn xây dựng
KPI tại đơn vị mình.

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 18

 QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 19

 B3- Xác định mục tiêu của các bộ phận
Các đơn vị phân bổ mục tiêu cho các bộ phận trực thuộc. Các bộ
phận trực thuộc xây dựng mục tiêu của bộ phận mình. ( theo biểu
mẫu BM-02)
Mục tiêu Đơn vị
Chỉ tiêu của Bộ phận Kế hoạch
Mục tiêu Thước Trọng KPI Bộ phận thực hiện hành động
đo số (%) Hiện tại Chỉ tiêu

Ví dụ: Sản
lượng SL (Cái) 20 1200 3000 1500 1500 Đạt 100%

…..

…..

…..

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 20

 B4- Xác định KPI của bộ phận và cá nhân
 Các đơn vị xây dựng KPI và triển khai đến từng bộ phận, cá
nhân của đơn vị mình;
 Phần trọng số đánh giá của từng KPI do Trưởng đơn vị thống
nhất xây dựng.

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 21

 QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 22

 B5-Xây dựng KPI cá nhân

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 23

 B5.1- Viết nhật ký công việc
Tất cả cán bộ công nhân viên viết nhật ký công việc của mình
( theo biểu mẫu BM-03);
Phương
Nội dung Kết quả Tổng kết các
Thời gian pháp, công
công việc thực hiện công việc chính Chỉ số KPI cơ bản (6)
(1) nghệ thực
(2) (4) (5)
hiện (3)
07h30 –
08h30

11h00 –
11h30

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 24

 B5.2- Xây dựng Bản mô tả công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp thống nhất với nhân viên viết bản mô tả
công việc dựa trên nhật ký công việc ( theo biếu mẫu BM- 04);
Tần suất Trọng
STT Nội dung (ngày/ tuần/ số Tiêu chí đánh giá
tháng)
1
2
3
4
5
6
7
8

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 25

 B5.3- Xác định KPI mục tiêu & KPI cơ bản
KPI mục tiêu:
– Mục đích các KPI này là để đánh giá theo các chiến lược và mục tiêu
của công ty.
– Việc này chuyển các mục tiêu chính yếu của công ty thành mục tiêu
nhỏ hơn của đơn vị, cá nhân để có thể kiểm soát và hoàn thiện các
mục tiêu đã đề ra;
– Phần này còn cần để kiểm soát các yếu tố chính để dẫn đến thành
công của đơn vị ví dụ như sản lượng, định mức, chi phí,…
KPI cơ bản:
– Mục đích chính của phần này là kiểm soát và cái thiện các công việc
hàng ngày, những công việc cơ bản, từ đó gia tăng hiệu quả làm việc
của cá nhân;
– Những mục tiêu nhằm khuyến khích được sự sáng tạo, cải tiến, nâng
cao hiệu quả, hiệu suất công việc;
– Kiểm soát việc thực hiện các quy trình và quy định trong công việc.
7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 26
 B5.3- Xác định KPI mục tiêu & KPI cơ bản
Lưu ý để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc
cần áp dụng cả 3 loại chỉ số:
– Chỉ số kết quả chính: đo lường và kiểm soát những kết
quả đạt được của mục tiêu đề ra. Ví dụ sản lượng, định
mức,..
– Chỉ số hiệu suất: đo lường và kiểm soát những việc cần
làm để đạt được mục tiêu. Ví dụ: Số lần kiểm tra thiết bị,
số lần bơm dầu mỡ hàng ngày, số lần gọi điện thoại cho
khách hàng,…
– Chỉ số hiệu suất chính yếu: đo lường và kiểm soát những
việc cần làm để tăng hiệu suất làm việc một cách cao nhất.
Ví dụ: các công việc để kiểm soát tránh dừng sản xuất,…
7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 27
 QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 28

 B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNV
Từ bảng KPI mục tiêu và bảng KPI cơ bản hình thành triển khai
xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân. ( Theo biểu mẫu BM-05); Chỉ số đo lường
Tần suất
Trọng KPI
STT Nội dung (ngày/tuần Ghi chú
số (%) Thước đo
/tháng…) Hiện tại Chỉ tiêu
0 1 2 3 4 5 6 7
A Đánh giá theo KPI, X% 70
KPI tổng hợp ( của chức danh công
I
việc), x1
1 Ví dụ: Tăng khách hàng mới 10 Tháng % 10 30

2
3
4 ..............
KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm
II
khác), x2
1 .............
2 .............
B Năng lực đóng góp, Y% 30
I Kiến thức, y1
II Kỹ năng, y2
III Hành vi, y3
TỔNG CỘNG: X+Y
100
(X+Y) = (x1+x2) +(y1+y2+y3)
7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 29
 B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNV
 KPI tổng hợp cá nhân hàng tháng có thể thay đổi tùy thuộc theo
công việc hoặc mục tiêu;
 Lưu ý, tất cả mục tiêu cần xây dựng theo nguyên tắc SMART
(cụ thể, dễ hiểu; đo lường được; vừa sức; thực tế; có thời hạn);

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 30

 B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNV
Xác định nội dung chi tiết của KPI:
– Xác định thành tố bao gồm: các thành phần, dữ liệu cấu tạo nên thành phần của
KPI và công thức tính toán; Việc xác định các dữ liệu cấu tạo nên thành phần
của KPI phải căn cứ vào các quy định của pháp luật, của công ty liên quan đến
KPI.
– Hình thức thể hiện KPI: Căn cứ vào thành phần cấu tạo nên KPI để xác định
hình thức thể hiện cho phù hợp, thuộc một trong các dạng dưới đây:
 Thể hiện hình thức con số: chỉ số = giá trị
 Thể hiện hình thức số phần trăm (%): Chỉ số
 Thể hiện hình thức phân số: a/b
– Tần suất đánh giá KPI:Xác định tần suất đánh giá tùy theo yêu cầu tính chất
công việc của đơn vị (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…).
– Xác định chỉ tiêu gốc và chỉ tiêu phấn đấu

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 31

 Tỉ lệ giữa KPI và năng lực đóng góp
 Áp dụng là 70% trọng số thuộc về KPI và 30% là năng
lực đóng góp. Trong đó 3 yếu tố của năng lực đóng góp
là kiến thức, kỹ năng và thái độ, mỗi yếu tố chiếm 10%.
( Tham khảo thêm bộ Từ điển năng lực của công ty)
 Căn cứ vào năng lực của người lao động, người quản lý
trực tiếp đánh giá theo trọng số quy định mỗi yếu tố tối
đa là 10%;
 Phần tự nhận xét của nhân viên chỉ mang tính chất tham
khảo, kết quả đánh giá của người quản lý là kết quả cuối
cùng.
7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 32
 B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNV
Từ bảng KPI mục tiêu và bảng KPI cơ bản hình thành triển khai
xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân. ( Theo biểu mẫu BM-05); Chỉ số đo lường
Tần suất
Trọng KPI
STT Nội dung (ngày/tuần Ghi chú
số (%) Thước đo
/tháng…) Hiện tại Chỉ tiêu
0 1 2 3 4 5 6 7
A Đánh giá theo KPI, X% 70
KPI tổng hợp ( của chức danh công
I
việc), x1
1 Ví dụ: Tăng khách hàng mới 10 Tháng % 10 30

2
3
4 ..............
KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm
II
khác), x2
1 .............
2 .............
B Năng lực đóng góp, Y% 30
I Kiến thức, y1
II Kỹ năng, y2
III Hành vi, y3
TỔNG CỘNG: X+Y
100
(X+Y) = (x1+x2) +(y1+y2+y3)
7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 33
 QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 34

B6- Tập hợp lưu hồ sơ và đánh giá thực hiện
 Phòng Nhân sự là đơn vị tập hợp KPI của các đơn vị
trong toàn công ty ( theo biểu mẫu BM-05)
 Các đơn vị theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện
KPI của đơn vị, cá nhân và báo cáo về phòng Nhân
sự.

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 35

 TÓM TẮT QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

B1-Ban hành mục tiêu công ty

B2-Trình duyệt và thông báo triển khai
B3- Xác định mục tiêu của các bộ phận
B4- Xác định KPI của bộ phận và cá nhân
B5-Xây dựng KPI cá nhân
B6- Tập hợp lưu hồ sơ và đánh giá thực hiện
7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 36
 3. QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI
KẾT QUẢ THỰC HIỆN
CÁC CHỈ TIÊU KPI

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN

CÁC CHỈ TIÊU KPI ĐÃ ĐĂNG KÝ

DUYỆT

TỔNG HỢP HÀNG THÁNG

TỔNG HỢP CẢ NĂM

DUYỆT

SỬ DỤNG KẾT QUẢ CHO CÔNG TÁC

NHÂN SỰ

THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ

CHO CÁC ĐƠN VỊ

THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ

ĐẾN NGƯỜI LAO ĐỘNG

THEO DÕI, CẬP NHẬT,

LƯU HỒ SƠ NHÂN SỰ
7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 37
 B1- Đánh giá kết quả thực hiện KPI
Hàng ngày/ hàng tuần/ hàng tháng CB-CNV và cấp quản lý trực
tiếp đánh giá kết quả thực hiện KPI của từng cá nhân đơn vị mình
theo bản KPI đã đăng ký ( theo biểu mẫu BM- 06).
Chỉ số đo lường
Trọng Tần suất KPI
STT Nội dung (ngày/tuần Thước đo Ghi chú
số (%)
/tháng…) Hiện tại Chỉ tiêu
0 1 2 3 4 5 6 7
A Đánh giá theo KPI, X% 70
KPI tổng hợp ( của chức danh công
I
việc), x1
1 Ví dụ: Tăng khách hàng mới 10 Tháng % 10 30

2
3
4 ..............
KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm
II
khác), x2
1 .............
2 .............
B Năng lực đóng góp, Y% 30
I Kiến thức, y1
II Kỹ năng, y2
III Hành vi, y3
7/4/2014
TỔNG CỘNG: X+Y QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 38
100
(X+Y) = (x1+x2) +(y1+y2+y3)
 B2- Duyệt kết quả KPI
KẾT QUẢ THỰC HIỆN
CÁC CHỈ TIÊU KPI

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN

CÁC CHỈ TIÊU KPI ĐÃ ĐĂNG KÝ

DUYỆT

TỔNG HỢP HÀNG THÁNG

TỔNG HỢP CẢ NĂM

DUYỆT

SỬ DỤNG KẾT QUẢ CHO CÔNG TÁC

NHÂN SỰ

THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ

CHO CÁC ĐƠN VỊ

THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ

ĐẾN NGƯỜI LAO ĐỘNG

THEO DÕI, CẬP NHẬT,

LƯU HỒ SƠ NHÂN SỰ
7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 39
 B3- Tổng hợp kết quả KPI
Trước ngày 27 hàng tháng Phòng Nhân sự tổng
hợp đánh giá kết quả thực hiện KPI của các đơn
vị ( theo biểu mẫu BM-07);
Trước ngày 30 hàng tháng Phòng Nhân sự rà soát
kết quả đánh giá tổng hợp của các đơn vị trình
Ban Tổng giám đốc phê duyệt.;
Tháng 12 hàng năm, Phòng Nhân sự tổng hợp
KPI cả năm để trình Tổng giám đốc phê duyệt.

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 40

 TỔNG HỢP KẾT QUẢ KPI

KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ KPI (%)

CHỨC DANH
STT HỌ TÊN XẾP LOẠI GHI CHÚ
CÔNG VIỆC TĂNG
KỲ TRƯỚC KỲ HIỆN TẠI
TRƯỞNG
1 2 5 4 5 6=(5/4)x100 7 8
BỘ PHẬN
I 1:…………….
1 Nguyễn Văn A Trưởng phòng
2 Nguyễn Văn B Chuyên viên
… ………………
BỘ PHẬN
II 2:…………….
1 Nguyễn Văn C Trưởng phòng
2 Nguyễn Văn D Chuyên viên

… ………………

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 41

 B4- Sử dụng kết quả KPI
 Phòng Nhân sự sử dụng kết quả đánh giá thực hiện
KPI để sử dụng vào việc xác định lương, thưởng ( có
thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên) cho người lao động;
 Phòng Nhân sự thông báo kết quả đánh giá KPI tổng
hợp cả năm đến người lao động;
 Phòng Nhân sự thông báo kết quả xác định/ điều
chỉnh lương, thưởng ( có thể tăng, giảm hoặc giữ
nguyên) đến người lao động;
 Dựa trên kết quả đánh giá, cán bộ quản lý xác định
những mảng cần cải thiện, đặt mục tiêu rõ ràng, cụ
thể để lên kế hoạch phát triển cho người được đánh
giá thông qua kèm cặp, đào tạo, phát triển.
7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 42
 B5- Lưu hồ sơ tại P.NS
KẾT QUẢ THỰC HIỆN
CÁC CHỈ TIÊU KPI

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN

CÁC CHỈ TIÊU KPI ĐÃ ĐĂNG KÝ

DUYỆT

TỔNG HỢP HÀNG THÁNG

TỔNG HỢP CẢ NĂM

DUYỆT

SỬ DỤNG KẾT QUẢ CHO CÔNG TÁC

NHÂN SỰ

THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ

CHO CÁC ĐƠN VỊ

THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ

ĐẾN NGƯỜI LAO ĐỘNG

THEO DÕI, CẬP NHẬT,

LƯU HỒ SƠ NHÂN SỰ
7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 43
 TÓM TẮT QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 44

 DANH SÁCH BIỂU MẪU
1) Biểu mẫu BM- 01: Phân bổ mục tiêu của công ty;
2) Biểu mẫu BM- 02: Phân bổ mục tiêu của đơn vị;
3) Biểu mẫu BM- 03: Mẫu nhật ký công việc;
4) Biểu mẫu BM- 04: Bảng mô tả công việc;
5) Biểu mẫu BM- 05: Mục tiêu KPI cá nhân năm;
6) Biểu mẫu BM- 06: Đánh giá công việc cá nhân;
7) Biểu mẫu BM-07: Bảng tổng hợp kết quả đánh giá
KPI.

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 45

 TRAO ĐỔI & THẢO LUẬN

7/4/2014 QUY CHE QUAN LY DANH GIA KPI 46

7/4/2014 QUY CHE QUAN LY DANH GIA KPI 47