8 Tips for Running More Effective Meetings

Hi! I'm Kyle Ingham, Founder of The Distilled Man.

And today I want to talk to you about how to run an efficient meeting.
Now meetings can be one of the biggest wastes of time in office culture, and I would wager that
probably 5 out of 10 meetings that you sit in are either unnecessary or, at the very least, inefficiently run.
So, how do you make sure all your meetings are productive and efficient? Check out these 8 tips on how
to run a perfect meeting.
So, number one, figure out if the meeting is even necessary in the first place. Some things, by
their very nature, [are] just not good use of group time. So, if you're trying to get feedback on an extensive
document, for instance, something like that might be better handled offline. The idea that you're going to
be able to get meaningful review and comments during the meeting from 5 or more people is pretty
ridiculous. On the other hand, if items are sensitive or require significant back and forth or
clarification, they can be a great use of meeting time.
So, number two, and this is a big one, is ensure that only the key people are invited to the meeting.
Now remember, meetings are resource intensive. They take up people's time. And most people
mistakenly think that if you schedule a one-hour meeting on the calendar and say the meeting is not
productive then you've only lost one hour of time, but in fact, you have to look at it in terms of the
number of people-hours exhausted. So if you have five people in your meeting and you've had a one hour
meeting; that's not one hour of wasted time. That's five hours of wasted time. And from there it's pretty
easy to quantify how much a meeting is costing either your company or your clients, depending on how
your business is set up. Just multiply those person hours by the salaries or your billable rate. Now it's
tough to do this one because it sometimes can ruffle feathers when you have to either disinvite people or
leave people out, but the fair way to do it is to assign delegates from each department so that you have
one person representing from each group or department that their job is to represent that team and then
filter that information back to them make sure that their interests are represented, and so on.
Number three, set expectations with meeting attendees. Have a clear objective and an agenda
for the meeting. You really need to think about what the meeting purpose is. Do you want to decide
something? Do you want to gain buy-off on something? Do you want to get input on something? You
need to have a clear idea of what the objective of the meeting is. And more importantly, you need to
actually communicate that to the people who are in the meeting so that when they get there or even before,
ideally, they know why they're there. Now for shorter meetings of 30 minutes, or maybe even an hour, a
written agenda isn't necessary in the meeting for everyone, but beyond an hour, you absolutely need, not
only in a written agenda that sent out ahead of time, but one that's actually in front of the participants
during the meeting. And on that note, don't beholden to typical meeting times of 30 minutes or an hour
just because that's what your calendar tool automatically sets. You may need a face-to-face meeting but it
doesn't mean that you need a full 30 minutes. Maybe a 15-minute touch base where you just quickly get
in the room look each other in the eyes and decide something.
So, number four, and this is a tip that I really appreciate, is that the meeting actually starts when
the invite is sent out, not when the physical meeting starts. There's a real opportunity to help make a
meeting way more productive if you learn appropriate ways to engage your invitees even before the
meeting happens. So, for example, let's say that you have something that you want to get people's
feedback on. Say you have a 25-page slide deck you want to walk people through.
Now, do you think you're going to be more successful in getting feedback if you schedule a 30-minute
meeting and just walk through it and give people five minutes to comment? Or do you think it's going to
be more successful if you actually you know give people a week heads up, send that deck out a week
ahead of time, set really clear expectations that they need to provide feedback and discussion in that
meeting? Now, go a step further and ask them to not only read that deck but to provide feedback half a
1
day before or a day before the meeting. Not only do you make the meeting time really productive, if you
do end up having a meeting, but, assuming that everyone has similar comments or everyone's aligned on
feedback for that thing that you were going to discuss, originally, you may not even need to have a
meeting.
So, number five and this is closely related to the point we just talked about, you may want to
consider pre-wiring meetings that involve important or particularly sensitive topics. And I wanted to
thank Bruce over at projectmanagementhacks.com for introducing me to this term.
I've done this before but I never really knew the word for it. And essentially the idea is if during a meeting
you want to always get alignment, you want to get collaboration. You don't want any surprises you want
it, you don't have any land mines, essentially. So, if the topic that you're dealing with is a particularly
sensitive one or particularly critical, you may want to consider using that pre-meeting time like we were
talking about earlier, but approaching some of the key players who are going to be in the meeting and
trying to gain alignment even before the meeting happens.
It can just be a quick check-in, a little drop by or drive by and you kind of preview the issue or the
topic or the point of view that you're going to share in the meeting and get their thoughts on it. Because
if you can kind of hash out any issues that they might have, get alignment from them ahead of time, it's
going to go a long way in terms of making for a smooth meeting later.
Number six, actively manage your meetings. So, even if you've gone to the trouble of putting
together a perfect agenda you still have to actively manage that meeting to make sure that you stay on
track. Now of course if real magic is happening and there's some great ideas and great synergy that's
happening in the meeting at the time, you don't want to snuff that out necessarily. But a lot of times, and
I'm sure you're familiar with this, people will bring up tangential ideas that, sure, it's a great idea but it's
kind of off topic and off agenda. So, the trick for that is actually using the parking lot method, where
you can just use, you know, a corner of the whiteboard or if you have one of those flip chart sheet
things. Just capture that in a parking lot and get them to
focus again on the agenda. So, your job as [a] meeting facilitator is to not only make sure that you stay
on topic and stay on track, but to make sure that you're getting equal representation from the attendees
in the room. And that means that you do have to interrupt sometimes, but you can do that delicately,
though. So, for instance you could say something like, "Listen Bill, you made some really really good
points here, I actually want to hear what Jane has to say about this as well, and then we can maybe come
back to some of your ideas at the end, okay?"
So, number seven, and this is absolutely critical, is agree on the next steps that need to be
taken during the meeting and then document them. So, as meeting organizer you need to be the one to
say, "Okay guys, so I just want to make sure that I'm clear, Bill is going to follow up on this, right? Right
Bill?" And then following the meeting, what you want to do is actually send out a quick meeting summary
and document those next steps and who is responsible. It really goes a long way in making that meeting
time really actionable and productive.
Now, the final point, tip eight, and this is a pretty advanced tip. Bring donuts. So, I used to bring
donuts to meetings all the time, and actually there was one client that I did it with in particular. It was so
consistent that it started being this running joke with them that the marketing director would say, "Oh, I
see Kyle and I start salivating." And so I would always bring this pink box of donuts and it was kind of
like bringing a gift each time. And it was always exciting because they knew they were going to get their
sugar rush when it came. So, we always had a good laugh and then it was just kind of a nice way to start
each meeting with a smile. And with your internal team, yeah sure, you could look at it as bribing them
with sugar. But I'm telling you, it's amazing what people will do for donuts.
So, remember not every topic is worthy of a meeting, but if you do need a meeting, it's critical
that you follow these tips to make sure that all of your meetings are as efficient and productive as
possible. And if there's other tips and tactics you've used to make meetings more productive, let me know
in the comments.

2
 Well, I hope you found this helpful. If you like this video, please hit like below and make sure to
subscribe to my YouTube channel, if you want to see more videos like this.
And finally you can download a copy of my free PDF guide, 48-Hour Gentleman: Your One-
Weekend Plan to More Confidence, Poise and Manly Know-How.
Thanks again for watching and I'll see you soon.

3
 KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP HIỆU QUẢ
BY MAIHUE.USSH ON JUNE 19, 2019

Cuộc họp là nơi mọi người trao đổi và bàn bạc để cùng giải quyết một vấn đề nào đó. Muốn cuộc họp
thành công, tiết kiệm thời gian và chi phí đòi hỏi người chủ trì phải có những kỹ năng điều hành cuộc họp
cơ bản.

Xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họp

Kỹ năng điều hành cuộc họp quan trọng đầu tiên chúng tôi muốn nhắc đến ở đây là khả năng xác
định mục tiêu và các nhiệm vụ cần đạt được. Từ đó, bạn sẽ có thể xác định được phương hướng và các
công việc cần làm để chuẩn bị kĩ lưỡng cho cuộc họp. Điều này giúp cho buổi họp diễn ra đúng hướng,
tiết kiệm thời gian.

Chuẩn bị chu đáo chương trình cuộc họp

Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, một phần rất quan trọng phụ thuộc vào công tác chuẩn bị.

Bạn cần chuẩn bị các văn phòng phẩm như giấy, sổ, bút để ghi chép các nội dung công việc cần thiết.
Ngoài ra, các thiết bị như máy tính, máy chiếu cũng phải được chạy thử để đảm bảo hiệu quả trong suốt
buổi họp.

Ngoài người điều hành cuộc họp, các thành viên tham gia cũng nên chuẩn bị sẵn những nội dung cần
báo cáo, các câu hỏi thảo luận,…

Gửi tiến trình cuộc họp cho những người tham gia
Kỹ năng điều hành cuộc họp tiếp theo là khả năng tóm tắt công việc và mục đích của cuộc họp để
các thành viên tham dự nắm được nội dung cũng như có thời gian chuẩn bị.

Trong đó cần ghi rõ thời gian, nội dung cụ thể cho từng hạng mục thảo luận cùng với một lịch trình
hợp lý để mọi người chuẩn bị tài liệu liên quan và có đóng góp hiệu quả hơn.

Chọn địa điểm và thời gian phù hợp

Thời gian và địa điểm cũng đóng góp một phần quan trọng cho sự thành công của cuộc họp. Để tránh
xảy ra trường hợp đến muộn, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp các bạn cần thông báo cụ thể thời gian
và địa điểm đến từng người tham dự.

Đây cũng là một kỹ năng điều hành cuộc họp quan trọng, cần hết sức lưu ý.

Phát huy vai trò của người chủ trì

Là người điều hành, chủ trì cuộc họp, bạn phải giữ vai trò kiểm soát nội dung, không khí và thời
gian một cách cụ thể, triệt để.

Linh hoạt xử lý các tình huống trong cuộc họp, tránh nảy sinh mâu thuẫn cũng là một kỹ năng điều
hành cuộc họp cần có ở người chủ trì.

Cử thư ký cuộc họp

Thư kí là người ghi lại những nội dung đã diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề liên quan. Điều này
sẽ giúp cho không chỉ những người tham gia mà cả những thành viên vắng mặt cũng có thể nắm được nội
dung chi tiết của cuộc họp.

4
 Khuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến
Một cuộc họp mà không có các ý kiến từ những thành viên tham gia được coi là một buổi họp thất
bại. Bởi mục tiêu của cuộc họp là ghi nhận ý kiến của mọi người cho công việc chung.

Một người có kỹ năng điều hành cuộc họp là người có khả năng khiến cho không khí cuộc họp trở
nên hào hứng và sôi nổi với sự tham gia đóng góp ý kiến tích cực từ các thành viên tham gia cuộc họp.

Lắng nghe và tổng hợp ý kiến

Chủ trì cuộc họp không có nghĩa là bạn thao thao bất tuyệt mà không chú ý tới ý kiến của những
người khác. Mục tiêu của cuộc họp không chỉ là trình bày các quan điểm của từng thành viên, mà còn là
cơ hội để mọi người được lắng nghe ý kiến của nhau.

Vì vậy, một kỹ năng điều hành cuộc họp quan trọng khác mà bạn cần trau dồi đó là lắng nghe ý kiến
của mọi người và đưa ra những đóng góp, nhận xét.

Tóm tắt và tổng hợp cuộc họp

Khi kết thúc cuộc họp, bạn hãy tổng kết lại những nội dung chính đã được giải quyết hay còn tồn
đọng và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Điều này sẽ giúp bạn và các thành viên tham gia một lần
nữa thống nhất lại toàn bộ các vấn đề đã được đưa ra thảo luận.

Một cuộc họp diễn ra suôn sẻ không chỉ phụ thuộc vào kỹ năng điều hành cuộc họp của người chủ trì
mà thái độ của các thành viên tham gia cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Do đó, để phát huy vai
trò hiệu quả của các buổi họp mọi người cần tích cực đồng lòng đóng góp, xây dựng.
---o0o---