VEHICLE SMART MANAGEMENT SYSTEM

[ VSMS ]

1
 VEHICLE SMART MANAGEMENT SYSTEM (VSMS) V1
BUKU PETUNJUK PENGGUNA
©2019 oleh PT. Otto Menara Globalindo
Edisi pertama, Juli 2019
Hak cipta dilindungi undang-undang
Dilarang memperbanyak atau menggunakan tanpa izin tertulis
dari
PT. Otto Menara Globalindo

2
 DAFTAR ISI
1. DASHBOARD 6
1.1. Dashboard 6
1.1.1. View 6
1.1.1.1. Ubah layout 6
1.1.1.2. Hide sidebar 7
1.1.2. User Profile 8
1.1.2.1. Ubah foto profile 8
1.1.2.2. Ubah password 9
1.1.2.3. Ubah bahasa 10
1.1.2.4. Ubah zona waktu 11

2. FLEET 12
2.1. Vehicle 12
2.1.1. Vehicle 12
2.1.1.1. Create Vehicle 12
2.1.1.1.1. New Vehicle 18
2.1.1.1.2. New Vehicle Brand 20
2.1.1.1.3. Add Vendors 26
2.1.1.2. Edit Vehicle 28
2.1.1.3. Delete Vehicle 28
2.1.1.4. Archive Vehicle 29
2.1.1.5. Unarchive Vehicle 31
2.1.2. Drivers 33
2.1.2.1. Create Driver 34
2.1.2.1.1. Create Contact 37
2.1.2.1.2. Add SIM 39
2.1.2.2. Edit Driver 40
2.1.2.3. Delete Driver 40
2.1.2.4. Archive Drivers 41
2.1.2.5. Unarchive Drivers 43
2.1.2.6. Partner Mass Mailing 45
2.1.3. Vehicle Fuel Logs 48
2.1.4. Vehicle Service Logs 48
2.1.4.1. Create Service 50
2.1.4.2. Edit Service 50
2.1.4.3. Delete Service 51

3
 2.1.5. Vehicle License 52
2.1.5.1. Create Vehicle License 53
2.1.5.2. Edit Vehicle License 56
2.1.5.3. Delete Vehicle License 57
2.1.6. Driver License 58
2.1.6.1. Create Driver License 59
2.1.6.2. Edit Driver License 60
2.1.6.3. Delete Driver License 60

2.2. Fleet Operation 62

2.2.1. Live View 62
2.2.1.1. Search Vehicle 62
2.2.1.2. Enable Tele Cut Off 63
2.2.1.3. Disable Tele Cut Off 65
2.2.1.4. Voice monitoring 66
2.2.1.5. Ubah tampilan Live View 68
2.2.2. Geofence 70
2.2.2.1. Create Geofence 72
2.2.2.1.1. Create Circle Geofence 73
2.2.2.1.2. Create Custom Geofence 74
2.2.2.1.3. Create Rectangle Geofence 74
2.2.2.2. Delete Geofence 75
2.2.3. POI 76
2.2.3.1. Add POI 77
2.2.3.2. Delete POI 78
2.2.4. Fleet History 80
2.2.4.1. Search Vehicle 80

2.3. Report 81
2.3.1. Cost 81

2.4. GPS Devices 83

2.4.1. Available Devices 83
2.4.1.1. Create Device 84
2.4.1.2. Edit Device 85
2.4.1.3. Delete Device 86

2.5. Notification 86
2.5.1. History 86
2.5.2. Description 87

3. EXPENSES 90
3.1. My Expenses 90
3.1.1. Expenses to Submit 90
3.1.1.1. Create Expenses 91

4
 3.1.1.1.1. Attach Documents 92
3.1.1.2. Edit Expenses 95
3.1.1.3. Delete Expenses 96
3.1.2. Refused Expenses 97
3.1.3. Expenses Report 99

3.2. To Approve 100

3.2.1. Expenses Report to Approve 100
3.2.1.1. Approve Expense 101
3.2.1.2. Refuse Expense 101
3.2.1.3. Check Attach Documents 102
3.2.1.4. Create Expense 104
3.2.1.5. Edit Expense 106
3.2.1.6. Delete Expense 107

3.3. Accountant 108

3.3.1. Expenses Report To Pay 108
3.3.1.1. Register Payment 109
3.3.1.2. Refuse Payment 110
3.3.1.3. Check Attach Documents 111
3.3.1.4. Create Expense To Pay 112
3.3.1.5. Edit Expense To Pay 114
3.3.1.6. Delete Expense To Pay 115

Reports 97
All Expenses 97
All Expenses Reports 99

Configuration 99
Expenses Product 99

DAFTAR NOTIFIKASI 4
Daftar Notifikasi 100

LAYANAN KONSUMEN 5
Layanan Konsumen 101

5
1. DASHBOARD
1.1. Dashboard

Gambar 1.1. Halaman dashboard

Dashboard merupakan halaman utama VSMS. Di sini memuat berbagai informasi penting
kendaraan mulai dari notifikasi penting, grafik performa kendaraan dan berbagai menu
untuk informasi detail kendaraan. Dashboar terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
a. Side menu
Bagian ini memuat tombol-tombol yang dapat digunakan untuk mengakses data
kendaraan lebih detail. Dari sini dapat diakses daftar kendaraan yang ada, daftar
pengendara, data opersional kendaraan, detail biaya yang dikeluarkan, dan data-data
tersebut dapat disajikan ke dalam report.
b. Chart List
Berisikan berbagai grafik yang menunjukkan performa kendaraan seperti penggunaan
bahan bakar sampai grafik biaya yang dikeluarkan.
c. Important Alert Message
Berisikan berbagai notifikasi penting yang memerlukan perhatian lebih. Notifikasi
dapat berupa masa berlaku pajak kendaraan, masa berlaku SIM pengendara, dan
lainnya.

1.1.1. View
1.1.1.1. Ubah layout
Layout penampilan grafik yang ada di halaman dashboard dapat diubah sesuai
kebutuhan. Untuk mengubah layoutnya bisa dilakukan dengan cara drag and drop
grafik yang diinginkan.

6
 Gambar 1.2. Drag and drop grafik

1.1.1.2. Hide sidebar

Sidebar yang ada di halaman “Dashboard” ini dapat disembunyikan (Hide). Hal ini
akan dapat menambah luas area “Dashboard” jika web VSMS dibuka melalui
perangkat mobile misalnya di handphone atau tablet. Untuk melakukannya dapat
dilakukan dengan mengklik tombol “Hide” yang ada. Tombol ini juga bisa
digunakan untuk menampilkan kembali sidebar yang disebunyikan.

Gambar 1.3. Hide sidebar

7
1.1.2. User Profile
Anda dapat mengubah profilnya sesuai yang diinginkan. Pengubahan bisa berupa foto
profile, password, sampai bahasa dan timezone. Detail cara pengaturan user profile
sebagai berikut:

1.1.2.1. Ubah foto profile

Foto Anda dapat diubah sesuai dengan keinginan Anda. Untuk mengubah foto
profile dapat dilakukan dengan mengklik icon “User Profile” > “Preference”.

Gambar 1.4. Icon user profile

Setelah halaman “User Profile” muncul, dapat dilanjutkan dengan mengklik icon
“Edit” yang ada di bawah foto profile.

Gambar 1.5. Halaman user profile

Anda tinggal mencari lokasi foto dan memilih foto yang dinginkan. Klik tombol
“Open”.

Note:
Gambar yang bisa dijadikan foto profile maksimal berukuran 1024 x 1024 pixel.

8
 Gambar 1.6. Lokasi foto profile

Akhiri proses dengan menekan tombol “Save” untuk menyimpan perubahan atau
tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan perubahan.

Gambar 1.7. Hasil upload foto

1.1.2.2. Ubah password

Untuk menjaga keamanan, password memang sebaiknya dilakukan penggantian
secara rutin. Penggantian password dapat dilakukan di halaman “User Profile”
dengan menekan tombol “Change password”.

9
 Gambar 1.8. Halaman user profile

Gambar 1.9. Halaman ubah password

Setelah halaman ubah password muncul maka dapat disiskan password lama dan
password baru ke halaman ini. Adapun detail pengisisannya sebagai berikut:
1. Old Password - isi kolom ini dengan password yang sekarang masih
digunakan.
2. New Password - isi dengan password baru yang diinginkan.
3. Confirm New Password - diisi dengan password yang sama dengan yang
diisikan di kolom New Password.
4. Akhiri dengan menekan tombol “Change Password” untuk menyimpan
password baru atau tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan perubahan
password.

1.1.2.3. Ubah bahasa

Anda dapat mengubah bahasa yang digunakan di web VSMS. Pengubahan bahasa
dapat dilakukan dengan cara memilih bahasa yang tersedia di kolom “Language”.
Pilihlah bahasa yang ingin digunakan dengan menekan tombol “Expanse” yang
ada di dalam kolom bahasa. Akhiri proses pengaturan bahasa ini dengan
mmenekan tombol “Save”.

10
 Gambar 1.10. Kolom bahasa

1.1.2.4. Ubah zona waktu

Pengaturan zona waktu (Time Zone) ini berfungsi untuk menyamakan pewaktuan
sesuai lokasi Anda ataupun kendaraan yang dipasang perangkat VSMS. Untuk
mengatur zona waktu dapat dilakukan melalui halaman “User Profile”. Pilihlah
zona waktu yang diingin di kolom “Timezone” dengan cara klik tombol “Expanse”.
Jika sudah, khiri proses dengan menekan tombol “Save” untuk menyimpan
perubahan atau tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan perubahan.

Gambar 1.11. Kolom zona waktu

11
2. FLEET
2.1. VEHICLES
2.1.1. Vehicles

Gambar 2.1. Halaman vehicle

Bagian ini berisikan daftar kendaraan yang ada. Setiap kendaraan bisa diatur detailnya
dari sini seperti driver, bahan bakar, dan gps yang digunakan di kendaraan. Untuk
mengeahui detail kendaraan dapat dilakukan dengan mengklik kendaraan yang
diinginkan. Jika ingin memasukkan data kendaraan baru dapat dilakukan dengan
menekan tombol “Create”. Sedangkan jika terjadi perubahan data kendaraan misalnya
perubahan pajak STNK ataupun penggantian nomor polisi kendaraan, maka dapat
dilakukan dengan memilih “Edit”.

Gambar 2.2. Halaman detail kendaraan

2.1.1.1. Create Vehicle

Untuk menambahkan kendaraan yang belum ada di daftar kendaraan dapat
dilakukan dengan menekan tombol “Create”. Akan muncul form kosong yang
dapat diisi data detail kendaraan yang akan ditambahkan.

12
 Gambar 2.3. Halaman create vehicle

Halaman “Create” terdiri dari:

1. Logo Kendaraan
Dapat diisi dengan logo/merek produsen kendaraan. Untuk mengisi logo
tersebut, bisa dilakukan dengan mengklik tombol “Edit” yang ada dibawah
kolom gambar.

Gambar 2.4. Tombol edit

Anda tinggal mencari lokasi logo dan memilih logo yang dinginkan. Klik
tombol “Open”.

Note:
Gambar yang bisa dijadikan foto profile maksimal berukuran 128 x 128 pixel.

13
 Gambar 2.5. Lokasi logo kendaraan

Gambar 2.6. Hasil upload logo kendaraan

2. Model
Di kolom ini dapat diisi dengan model kendaraan, misalnya Colt Diesel, Actros,
atau model kendaraan yang lain. Pemilihan kendaraan dapat dilakukan
dengan menekan tombol “Expanse” yang ada di kolom “Model”. Anda tinggal
memilih model kendaraan yang ada di dalam daftar kendaraan. Jika tidak ada,
bisa dipilih kendaraan lain dengan mengklik “Search More…” atau membuat
kendaraan baru dengan mengklik “Create and Edit…”.

14
 Gambar 2.7. Pilihan model kendaraan di kolom model

Gambar 2.8. Model kendaraan di search more

Pilihlah model kendaraan yang diinginkan dengan cara klik model yang
bersangkutan. Jika melalui “Search more…” juga sama caranya yaitu tinggal
diklik model kendaraan yang diinginkan. Jika model kendaraan yang dipilih
sudah pernah diupload logo pabrikannya maka logotersebut akan otomatis
juga ditampilkan sebagai logo kendaraan.

15
 Gambar 2.9. Hasil pemilihan model kendaraan

3. License Plate
Kolom ini diisi dengan plat nomor (nomor polisi) kendaraan. Pemilihan plat
nomor kendaraan dapat dilakukan dengan mengklik tombol “Expanse” yang
ada di dalam kolom “License Plate”. Jika nomor kendaraan belum ada maka
bisa dibuat dengan menekan tombol “Create and Edit…”. Untuk create
license baru, bisa dilihat caranya di bagian “Vehicle License”.

Gambar 2.10. Pilihan plat nomor kendaraan di kolom License Plate

16
 Gambar 2.11. Hasil pemilihan plat nomor kendaraan

4. General Properties
Detail pengisian bagian ini sebagai berikut:
 Driver - nama pengendara yang bertanggung jawab atas kendaraan.
 GPS Device - IMEI perangkat GPS yang terpasang di kendaraan.
 GPS Model - model GPS yang terpasang di kendaraan. Kolom ini akan
otomatis terisi setelah “GPS Device” dipilih.
 Last Odometer - nilai odometer yang tertera di kendaraan saat ini.
 Acquition Date - tanggal saat kendaraan diterima atau saat kendaraan
masuk ke inventris perusahaan.
5. Additional Properties
Detail pengisian bagian ini sebagai berikut:
 Capacity (ton) - beban maksimal yang dapat diangkut oleh kendaraan.
 Volume (m3) - dimensi bak kendaraan.
 Vehicle Type - tipe kendaraan yang umumnya didasarkan pada bentuk
dan ukuran kendaraan.
 Engine Number - nomor registrasi yang tertera di mesin kendaraan.
 Chassis Number - nomor registrasi yang tertera di rangka kendaraan.
 Made Years - tahun pembuatan kendaraan.
6. Engine Options
Detail pengisian bagian ini sebagai berikut:
 Transmission - jenis transmisi yang digunakan kendaraan. Bisa manual
ataupun automatic.
 Fuel Type - jenis bahan bakar yang digunakan kendaraan.
 Horsepower - kapasitas tenaga yang dihasilkan oleh mesin kendaraan.
7. Services
Berupa daftar pengeluaran kendaraan yang berkaitan dengan service
kendaraan. Bisa berupa service berkala ataupun service tidak terduga yang
terjadi. Misalnya dari ganti oli, service rutin, sampai pengeluaran untuk ganti
ban yang bocor.
8. Fuel
Daftar biaya pengeluaran untuk pembelian bahan bakar kendaraan.
9. STNK
Merupakan data status pajak tahunan ataupun 5 tahunan STNK kendaraan
yang bersangkutan.

Setelah semua kolom terisi, jangan lupa menekan tombol “Save”.

17
2.1.1.1.1. New Vehicle
“New Vehicle” digunakan untuk menambahkan kendaraan baru yang masih
belum ada di daftar kendaraan. Caranya dengan klik tombol “Expanse” yang
ada di kolom “Model”. Lalu pilihlah “Create and Edit”.

Gambar 2.12. Lokasi tombol create and edit

Gambar 2.13. Halaman create model

18
Halaman “Create Model” terdiri dari dua kolom yang bisa diisi, yaitu:
1. Gambar atau logo kendaraan. Pengisiannya dapat dilakukan dengan
meng upload gambar yang diinginkan. Detail caranya mirip seperti saat
upload “Logo Kendaraan”. Untuk mengupload gambar dapat dilakukan
dengan mengklik tombol “Edit” yang ada dibawah kolom gambar.

Gambar 2.14. Lokasi tombol edit

Setelah itu, cari lokasi gambar yang akan diupload. Pilihlah gambar yang
diinginkan dan klik tombol “Open”.

Gambar 2.15. Lokasi gambar yang diinginkan

Note:
Gambar yang bisa dijadikan foto profile maksimal berukuran 128 x 128 pixel.

Akhiri dengan menekan tombol “Save” untuk menyimpan atau tekan tombol
“Discard” untuk membatalkan.

19
 Gambar 2.16. Hasil upload gambar

2. Model Name. Di sini dapat diisikan nama model kendaraan baru yang
akan dimasukkan ke dalam daftar kendaraan.

Gambar 2.17. Hasil pengisian model kendaraan

2.1.1.1.2. New Vehicle Brand

“New Vehicle Brand” ini prosesnya mirip seperti saat membuat “New
Vehicle” yaitu dengan membuka dulu halaman “Create Model” dengan cara
klik tombol “Expanse” yang ada di kolom “Model”. Lalu pilihlah “Create and
Edit”.

20
 Gambar 2.18. Lokasi tombol create and edit

Selanjutnya di halaman “Create Model”, klik tombol “Expanse” yang ada di

dalam kolom “Make”.

Gambar 2.19. Tombol expanse

Akan tampil daftar pabrikan kendaraan yang pernah digunakan. Karena

keterbatasan ruang “Expanse” maka tidak semua merek kendaraan bisa
ditampilkan. Untuk menampilkan daftar semua merek kendaraan yang
pernah digunakan bisa dilakukan dengan menekan “Search More…”.

21
 Gambar 2.20. Search more…

Misalnya kita pilih “Mercedes Benz” maka nama “Mercedes Benz” akan
otomatis masuk kolom “Make” dan logonya juga otomatis akan tampil di
kolom “Logo Kendaraan”.

Gambar 2.21. Daftar merek kendaraan

22
 Gambar 2.22. Hasil pemilihan merek kendaraan

Jika memang ingin memasukkan merek baru bisa dilakukan dengan menekan
tombol create yang ada di halaman daftar merek kendaraan atau melalui
tombol “Create and Edit…” yang ada di “Expanse” kolom “Make”.

Gambar 2.23. Tombol create and edit…

23
 Gambar 2.24. Halaman make new brand

Halaman “Make New Brand” terdiri dari dua kolom yang bisa diisi, yaitu:
1. Gambar atau logo kendaraan. Sama seperti sebelunya. Pengisiannya
dapat dilakukan dengan meng upload gambar yang diinginkan. Detail
caranya mirip seperti saat upload “Logo Kendaraan”. Untuk mengupload
gambar dapat dilakukan dengan mengklik tombol “Edit” yang ada
dibawah kolom gambar.

Gambar 2.25. Lokasi tombol edit

Setelah itu, cari lokasi gambar yang akan diupload. Pilihlah gambar yang
diinginkan dan klik tombol “Open”.

24
 Gambar 2.26. Lokasi gambar yang diinginkan

Note:
Gambar yang bisa dijadikan foto profile maksimal berukuran 128 x 128 pixel.

2. Brand Name
Untuk memberi nama merek kendaraan tinggal diketik saja di kolom
nama. Jangan lupa mengakhiri dengan menekan tombol “Save” untuk
menyimpan atau tekan tombol “Discard” untuk membatalkan.

Gambar 2.27. Hasil upload gambar dan penamaan merek kendaraan

25
2.1.1.1.3. Add Vendors
Saat pemilihan “Model” kendaraan, jika kendaraan yang dicari belum ada di
daftar pilihan maka bisa dilakukan “Add Vendor”. Untuk membuka halaman
“Add Vendor”, kita harus membuka dulu halaman “Create Model” dengan
cara klik tombol “Expanse” yang ada di kolom “Model”. Lalu pilihlah “Create
and Edit”.

Gambar 2.28. Lokasi tombol create and edit

Setelah muncul halaman “Create Model” maka tinggal diklik tombol “Add”
yang ada di bawah tap “Vendor”.

Gambar 2.29. Lokasi tombol add

Akan tampil halaman “Add Vendor” yang berisikan daftar “Contact” yang
pernah dibuat sebelumnya. Tinggal diklik “Contact” mana yang menjadi
“Vendor” atau pilih “Vendor” dengan menceklist “Select Box” di “Contact”
yang bersangkutan lalu klik “Select”. Jika “Vendor” yang diinginkan belum
ada di dalam daftar “Contact” maka dapat dibuat dengan mengklik tombol
“Create”. Detail pembuatan “Contact” bapat dilihat dibagian lain-lain.

26
 Gambar 2.30. Daftar contact

Gambar 2.31. Halaman Add Vendor

Halaman add vendor terdiri dari beberapa bagian. Adapun detail

bagian-bagian tersebut sebagai berikut:
1. Logo Vendor
Bagian ini bisa diisi dengan logo perusahaan dari vendor yang
bersangkutan. Cara uploadnya sama seperti upload gambar di “Profile”.
2. Type Vendor
Ini diisi dengan type dari vendor. Dapat berupa perorangan yang belum
berbadan hukum atau perusahanaan yang sudah jelas status badan
hukumnya.
3. Name Vendor
Nama vendor yang bersangkutan
4. Nama Perusahaan Vendor
Nama perusahaan tempat vendor bernaung. Ini diisi jika vendor
merupakan bagian dari perusahaan tertentu.

27
 5. Status Active
Ini merupakan status dari vendor. Vendor merupakan vendor yang
masih aktif atau tidak. Bagian ini tidak perlu diisi.
6. Detail Contact
Diisi dengan detail kontak yang berhubungan dengan vendor. Mulai dari
alamat, nomor telp, dan halaman web jika ada.
7. Type Contact
“Type Contact” ini merupkan jenis/fungsi/jabatan dari vendor yang
bersangkutan.

2.1.1.2. Edit Vehicle

Vehicle yang sudah dibuat dapat diubah profilenya. Perubahan ini bisa terjadi
karena penggantian perangkat yang diletakkan di dalam kendaraan atau hal yang
lainnya. Untuk melakukan perubahan ini dapat dilakukan dengan menekan
tombol “Edit” yang ada di halaman detail kendaraan. Cara untuk mengubah isinya,
tidak jauh bberbeda dengan saat “Create Vehicle”. Setelah selesai melakukan
perubahan, jangan lupa untuk menyimpan perubahan dengan menekan tombol
“Save” atau menekan tombol “Discard” jika ingin membatalkan.

Gambar 2.32. Halaman edit vehicle

Perbedaan dari halaman “Edit” dan “Create Vehicle” adalah adanya tombol “Map
Position”. Walaupun tombol ini ada namun tidak ada data yang dapat diubah di
dalamnya. “Map Position” berisikan peta yang dapat digunakan untuk mencari
posisi kendaraan.

2.1.1.3. Delete Vehicle

Kendaraan yang sudah tidak digunakan atau sudah dilepas perangkat VSMS nya
maka dapat di hapus (Delete) dari data web VSMS. Penghapusan dapat dilakukan
dengan klik tombol “Action” > “Delete”. Jika “Vehicle” yang ingin dihapus tidak
bisa dihapus maka bisa di”Archive” datanya.

28
 Gambar 2.33. Halaman delete vehicle

Akan muncul halaman yang mengkonfirmasi proses penghapusan ini akan

dilanjutkan atau tidaknya. Jika pelanggan yakin akan melakukan penghapusan
data kendaraan maka dapat diklik tombol “Oke” atau klik tombol “Batal” jika ingin
membatalkan proses penghapusan.

Gambar 2.34. Halaman konfirmasi delete vehicle

2.1.1.4. Archive Vehicle

Archive dapat digunakan untuk memasukkan kendaraan ke dalam daftar
kendaraan yang tidak aktif dioperasikan. Kendaraan yang sudah masuk daftar
“Archive” bisa diubah statusnya menjadi “Active” kembali jika diperlukan. Untuk
meng “Archive” kan kendaraan tampilan halaman kendaraan harus diubah ke
dalam bentuk “List” terlebih dahulu. Caranya dengan menekan tombol “Display As
List” yang ada di halaman kendaraan.

29
 Gambar 2.35. Tombol display as list

Gambar 2.36. Hasil display as list halaman vehicle

Pilihlah kendaraan yang akan di”Archive”kan dengan menceklist “Select Box”

kendaraan yang bersangkutan misalnya “Volvo W3847K”. Setelah ada kendaraa
yang di ceklist maka akan muncul tombol “Action” > “Archive”.

30
 Gambar 2.37. Cara archive kendaraan

Hasilnya kendaraan yang di”Archive” sudah hilang dari daftar kendaraan yang
aktiv dioperasikan.

Gambar 2.38. Hasil archive kendaraan

2.1.1.5. Unarchive Vehicle

Kendaraan yang sudah di”Archive” sebagai kendaraan yang tidak aktiv
dioperasikan dapat dimasukkan ke dalam daftar kendaraan aktiv beroperasi
dengan cara di”Unarchive”kan. Kendaraan yang dalam kondisi tidak aktiv dapat
dicari dengan mengetik “Archive” di kolom pencarian lalu pilih “Filter on:
Archived”.

31
 Gambar 2.39. Cara pencarian kendaraan yang archive

Gambar 2.40. Hasil pencarian kendaraan yang archive

Untuk melakukan “Unarchive” caranya mirip seperti proses “Archive” kendaraan

yaitu dengan memilih kendaraan yang akan di”Unarchive”kan dengan menceklist
“Select Box” kendaraan yang bersangkutan misalnya “Volvo W3847K”. Setelah
ada kendaraa yang di ceklist maka akan muncul tombol “Action” > “Unarchive”.

32
 Gambar 2.41. Cara unarchive kendaraan

Setelah tombol “Unarchive” ditekan maka kendaraan akan kembali masuk ke

dalam daftar kendaraan yang aktiv dioperasikan.

Gambar 2.42. Hasil unarchive kendaraan

2.1.2. Drivers
Di sini ditampilkan semua pengendara yang terdaftar, baik pengendara yang sedang
bertanggung jawab atas kendaraan ataupun yang sedang tidak menggunakan
kendaraan. Daftar pengendara ditampilkan secara detail berupa nama pengendara,
kendaraan yang terkait dengan pengendara, dan no telp serta email yang dapat
digunakan untuk menghubungi pengendara. Jika ingin menampilkan detail pengendara,
dapat dilakukan dengan memilih salah satu penendara yang ingin dilihat detainya.

33
 Gambar 2.43. Halaman daftar pengemudi

Untuk menambah pengemudi baru, dapat dilakukan dengan menekan tombol “Create”.
Sedangkang untuk mengubah data pengemudi dikemudian hari, dapat dilakukan
dengan menekan tombol “Edit” yang ada di halaman pengemudi.

Gambar 2.44. Halaman detail pengemudi

2.1.2.1. Create Driver

Ketika dilakukan penambahan pengemudi dengan menekan tombol “Create”,
maka akan muncul form registrasi yang masih kosong. Halaman ini dapat diisi
dengan data pengemudi yang akan ditambahkan.

34
 Gambar 2.45. Halaman tambah pengemudi

Halaman “Create” terdiri dari:

1. Foto pengemudi
Diisi dengan foto pengemudi yang terbaru. Cara uploadnya sama seperti
pada bagian “Profile” atau upload logo pabrikan kendaraan. Upload bisa
dilakukan dengan menekan tombol edit yang ada di bawah kolom gambar.

Gambar 2.46. Lokasi tombol edit

Cari dan pilihlah photo yang ingin diupload. Lalu lanjutkan dengan menekan
tombol “Open”.

35
 Gambar 2.47. Lokasi gambar

Note:
Gambar yang bisa dijadikan foto pengemudi maksimal berukuran 1024 x
1024 pixel.

Gambar 2.48. Hasil upload gambar

2. Status badan hukum

Ini merupakan keterangan status badan hukum tempat pengendara berasal.
Bisa berbentuk individu atau atas nama perusahaan.
3. Nama pengemudi
Diisi dengan nama lengkap pengemudi
4. Company
Kolom ini dapat diisi dengan nama instansi badan hukum tempat pengemudi
berasal. Untuk mengisinya bisa dilakukan dengan menekan tombol
“Expanse” yang ada didalam kolom “Company”. Jika nama perusahaan belum
ada maka dapat dipilih tombol “Create and Edit…” Untuk membuat “Contact”
baru. Penjelasan tentang “Contact” ini akan dibahas di bagian “Create
Contact”.

36
 Gambar 2.49. Tombol Expanse

5. Domisili pengemudi
Berisikan data detail alamat domisili pengemudi seperti alamat rumah,
nomor telephone, nomor handphone, email, dan bahasa yang digunakan
pengemudi.
6. Info tambahan pengemudi
Bisa diisi dengan data pengemudi sesuai data yang tertera di KTP.
7. Aktive
Status yang menandakan kalau pengendara masin dalam kondisi aktive
sebagai pengemudi. Jika suatu saat nanti pengemudi sudah tidak aktif maka
bisa dinonaktifkan dan di archived dengan menekan tombol ini.
8. Driver licenses
Terdiri dari daftar semua lisensi (SIM) pengemudi, seperti SIM A, SIM B, SIM
C. Cara “Add SIM” akan dijelaskan di bagian tersendiri.

Jangan lupa mengakhiri proses penambahan pengemudi dengan menekan tombol

“Save” untuk menyimpan data atau tombol “Discard” untuk membatalkan.

2.1.2.1.1. Create Contact

“Create Contact” digunakan untuk menambahkan daftarkan “Contact
Person” baru yang nantinya bisa digunakan sebagai “Vendor”, “Driver”, atau
yang lainnya. Karena ini di pembahasan tentang “Driver” maka “Add Contact”
bisa dilakukan dengan menekan tombol “Expanse” yang ada di kolom
“Company” dan dilanjutkan dengan menekan tombol “Create and Edit…”.

37
 Gambar 2.50. Tombol Create and Edit…

Gambar 2.51. Halaman Add Contact

Halaman “Add Contact” terdiri dari beberapa bagian. Adapun detail

bagian-bagian tersebut sebagai berikut:
1. Gambar Contact
Bagian ini bisa diisi dengan gambar/foto dari “Contact Person” yang
bersangkutan. Cara uploadnya sama seperti upload gambar di “Profile”.
2. Type Contact
Ini diisi dengan type dari “Contact Person”. Dapat berupa perorangan
yang belum berbadan hukum atau perusahanaan yang sudah jelas
status badan hukumnya.
3. Name Contact
Nama “Contact Person” yang bersangkutan
4. Nama Perusahaan Contact
Nama perusahaan tempat “Contact Person” bernaung. Ini diisi jika
“Contact Person” merupakan bagian dari perusahaan tertentu.
5. Status Active
Ini merupakan status dari “Contact Person”. Bisa berupa contact yang
masih aktif atau tidak. Bagian ini tidak perlu diisi.

38
 6. Detail Contact
Diisi dengan detail contact yang berhubungan dengan “Contact Person”.
Mulai dari alamat, nomor telp, dan halaman web jika ada.
7. Type Contact
“Type Contact” ini merupkan jenis/fungsi/jabatan dari “Contact Person”
di perusahaan.

2.1.2.1.2. Add SIM

Halaman ini berguna untuk menambahkan jenis SIM yang dimiliki “Driver”
yang bersangkutan. Caranya dengan mengklik tombol “Add an item” yang
ada di halaman “Create Driver”.

Gambar 2.52. Lokasi tombol Add an item

Gambar 2.53. Halaman Create Driver License

Setelah halaman “Create Driver License” terbuka, maka tinggal diisi kolom
kolomnya. Ada 3 kolom di sini, yaitu:
1. SIM License Type
Merupakan jenis SIM yang akan dimasukkan. Bisa berupa SIM A, SIM B1,
SIM B2, atau yang lainnya.
2. SIM Number
Diisi dengan nomor SIM yang bersangkutan.

39
 3. Expired Date
Tanggal SIM akan kadaluarsa.
4. Discard
Tombol ini digunakan jika ingin membatalkan pembuatan SIM baru.
5. Save & New
Untuk menyimpan data SIM baru namun ingin menambahkan SIM jenis
lain juga di satu “Driver”.
6. Save & Close
Untuk menyimpan data SIM baru yang sudah dibuat dan langsung keluar
dari halaman “Create Driver License”.

2.1.2.2. Edit Driver

Data “Driver” yang sudah dimasukkan dapat diubah sesuai kondisi real pengemudi.
Perubahan bisa terjadi karena perubahan alamat, nomor telp, atau penggantian
SIM yang dimiliki pengemudi kendaraan. Untuk melakukan perubahan ini dapat
dilakukan dengan menekan tombol “Edit” yang ada di halaman detai “Driver”.
Cara untuk mengubah isinya, tidak jauh berbeda dengan saat “Create Driver”.
Setelah selesai melakukan perubahan, jangan lupa untuk menyimpan perubahan
dengan menekan tombol “Save” atau menekan tombol “Discard” jika ingin
membatalkan.

Gambar 2.54. Halaman Edit Driver

2.1.2.3. Delete Driver

“Driver” yang sudah tidak bekerja sebagai pengemudi maka dapat di hapus
(Delete) dari data web VSMS. Penghapusan dapat dilakukan dengan klik tombol
“Action” > “Delete”. Jika tidak bisa di”Delete” maka untuk menghilangkan data
“Driver” bisa dilakukan “Archive” data.

40
 Gambar 2.55. Halaman delete driver

Akan muncul halaman yang mengkonfirmasi proses penghapusan ini akan

dilanjutkan atau tidaknya. Jika pelanggan yakin akan melakukan penghapusan
data pengendara maka dapat diklik tombol “Oke” atau klik tombol “Batal” jika
ingin membatalkan proses penghapusan.

Gambar 2.56. Konfirmasi delete driver

2.1.2.4. Archive Driver

Archive dapat digunakan untuk memasukkan “Driver” ke dalam daftar pengemudi
yang tidak aktif. “Dirver” yang sudah masuk daftar “Archive” bisa diubah
statusnya menjadi “Active” kembali jika diperlukan.

41
 Gambar 2.57. List halaman driver

Pilihlah “Driver” yang akan di”Archive”kan dengan menceklist “Select Box”

pengendara yang bersangkutan misalnya “Valentino”. Setelah ada pengendara
yang di ceklist maka akan muncul tombol “Action” > “Archive”.

Gambar 2.58. Cara archive driver

Hasilnya “Driver” yang di”Archive” sudah hilang dari daftar “Driver” yang aktiv
berkendara.

42
 Gambar 2.59. Hasil archive driver

2.1.2.5. Unarchive Driver

“Driver” yang sudah di”Archive” sebagai pengemudi yang tidak aktiv berkendara
dapat dimasukkan ke dalam daftar “Driver” aktiv dengan cara di”Unarchive”kan.
“Driver” yang dalam kondisi tidak aktiv dapat dicari dengan mengetik “Archive” di
kolom pencarian lalu pilih “Filter on: Archived”.

Gambar 2.60. Cara pencarian driver yang archive

43
 Gambar 2.61. Hasil pencarian pengemudi yang archive

Untuk melakukan “Unarchive” caranya mirip seperti proses “Archive” pengemudi

yaitu dengan memilih pengemudi yang akan di”Unarchive”kan dengan menceklist
“Select Box” pengemudi yang bersangkutan misalnya “Valentino”. Setelah ada
pengemudi yang di ceklist maka akan muncul tombol “Action” > “Unarchive”.

Gambar 2.62. Cara unarchive driver

Setelah tombol “Unarchive” ditekan maka pengemudi akan kembali masuk ke

dalam daftar pengemudi yang aktiv bekerja.

44
 Gambar 2.63. Hasil unarchive kendaraan

2.1.2.6. Partner Mass Mailing

Admin dapat memberi pesan / notifikasi ke pengendara. Pesan dapat dikirim ke
email pengendara menggunakan fitur “Partner Mass Mailing”. Cara
menggunakannya yaitu dengan memberi ceklist pengemudi yang akan dikirim
pesan. Setelah ada pengemudi yang di ceklist maka akan muncul tombol
“Action” > “Partner Mass Mailing”.

Gambar 2.64. Posisi tombol partner mass mailing

45
 Gambar 2.65. Halaman partner mass mailing

Setelah tombol “Partner Mass Mailing” ditekan maka akan muncul halaman
“Partner Mass Mailing”. Halaman ini terdiri dari beberapa kolom yang mirip
seperti halaman email umumnya. Adapun bagian-bagian halaman “Partner Mass
Mailing” yaitu:
1. From
Kolom ini berisi pengirim dari email yang bersangkutan. Kolom ini akan
otomatis terisi secara “Default”.
2. Recipients
Merupakan penerima email yang akan dikirim. Kolom ini juga akan terisi
otomatis.
3. Subject
Topik pesan yang akan dikirimkan.
4. No threading for answers
Kolom ini berupa kotak ceklist yang berfungsi untuk memberikan ijin boleh
atau tidaknya email ini dibalas. Jika di ceklist maka penerima tidak akan
dapat menjawab email yang sudah dikirimkan. Namun jika dibiarkan kosong
maka penerima email akan dapat membalas eamail yang sudah dikirimkan.
5. Kolom Text
Sebagaimana kolom text email pada umumnya, kolom ini dapat diisi pesan
yang akan dikirimkan. Di sini juga dilengkapi dengan berbagai fitur dasar
“Editor Text”.
6. Attach A File
Berguna untuk melampirkan file/gambar yang berkaitan dengan email yang
dikirim kan. Caranya tinggal klik tombol “Attach A File” yang ada. Cari dan
pilihlah file yang akan dilampirkan. Akhiri dengan klik tombol “Open”

46
 Gambar 2.66. Cara attach file

Gambar 2.67. Hasil attach file

7. Send
Tombol ini berfungsi untuk mengirimkan email yang sudah dibuat.
8. Cancel
Tombol ini untuk membatalkan email yang telah dibuat
9. Save As New Template
Jika di suatu saat nanti diperlukan email serupa maka email yang sudah
dibuat dapat disimpan menggunakan tombol “Save As New Template”.

47
2.1.3. Vehicle Fuel Logs
Halaman ini berisikan informasi detail pengeluaran untuk pembelian bahan bakar yang
dilakukan oleh seluruh kendaraan. Untuk menampikan detail pengeluaran kendaraan
tertentu, bisa dilakukan dengan memilih kendaraan yang diinginkan misalnya di
“Volvo” lalu dipilih tanggal pengeluarannya.

Gambar 2.68. Halaman fuel log

Di dalam halaman detail pengeluaran, ditampilkan detail kendaraan yang bersangkutan,

odometer kendaraan, detail jumlah liter dan harga bahan bakar yang dibeli, serta
tanggal dan invoice pembelian.

Gambar 2.69. Detail fuel log

2.1.4. Vehicle Services Logs

Untuk melihat berbagai pngeluaran lain kendaraan selain bahan bakar dapat
ditemukan di halaman “Vehicle Service Logs”. Di sini semua pengeluaran seperti ganti
oli, ganti ban, ataupun biaya service lainnya ditampilkan dengan lebih detail. Jika
terjadi pengeluaran baru, bisa ditambahkan dengan menekan tombol “Create”.
Sedangkan jika ingin melihat lebih detail lagi pengeluarannya dapat dilakukan dengan
memilih salah satu pengeluaran yang ada di daftar pengeluaran.

48
 Gambar 2.70. Daftar pengeluaran yang berupa service

Di dalam halaman detail pengeluaran, ditampilkan berbagai informasi tentang

pengeluaran yang bersangkutan, berupa detail kendaraan, detail odometer, serta info
tambahan lainnya. Di bagian “Include Services” bisa ditambahkan berbagai
pengeluaran yang dilakukan secara bersamaan, misalnya waktu ganti oli juga dilakukan
penggantian filter oli kendaraan. Fiter oli dapat dimasukkan ke dalam baris-baris yang
tersedia di “Include Services”. Di sini juga ada tombol “Edit” untuk mengubah data
pengeluaran jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi aslinya. Sedangkan untuk
menambahkan pengeluaran baru dapat dilakukan dengan menekan tombol “Create”.

Gambar 2.71. Detail service kendaraan

49
2.1.4.1. Create Service

Gambar 2.72. Hasil unarchive kendaraan

Jika dilakukan penambahan data pengeluaran dengan menekan tombol “Create”,

maka akan muncul halama kosong. Halaman “Create” bisa diisi dengan:
1. Service Detail
 Vehicel - merupakan nama kendaraan yang bersangkutan
 Service Type - jenis service yang dilakukan, misalnya ganti oli atau ganti
ban.
 Total Price - adalah nilai total biaya yang harus dikeluarkan utuk service
kendaraan.
2. Additional Detail
 Date - tanggal saat service dilakukan.
 Purchaser - pihak yang melakukan pembelian.
 Vendor - pihak penyedia layanan perbaikan.
 Invoice Reference - nomor invoice.
3. Odometer
Nilai odometer saat dilakukan service.
4. Include Service
Berisikan berbagai macam item yang ikut dibeli saat proses service dilakukan,
misalnya saat ganti oli dilakukan penggantian filter oli sekalian.
5. Save
Setelah semua kolom terisi, jangan lupa menekan tombol “Save” untuk
menyimpan hasil “Create Service”.
6. Discard
Tombol ini digunakan untuk membatalkan pengeluaran yang telah dibuat.

2.1.4.2. Edit Service

Service yang sudah dibuat masih bisa diubah datanya. Misalnya ada item yang
lupa belum dimasukkan atau kesalahan memasukkan harganya. Untuk melakukan
“Edit” dapat dilakukan dengan menekan tombol “Edit” yang ada di halaman detail
“Service”. Cara mengisi halaman ini sama seperti saat membuat laporan service
baru.

50
 Gambar 2.73. Halaman edit service

2.1.4.3. Delete Service

Data service yang telah dibuat jika sudah tidak diperlukan ataupun tidak berkaitan
dengan kendaraan yang sedang beroperasi, bisa dihapus. Untuk menghapusnya
dapat dilakukan dengan memilih “Service” yang akan dihapus. Setelah dipilih
“Service” yang dihapus maka akan muncul tombol “Action” dan dapat dilanjutkan
dengan klik tombol “Delete”.

Gambar 2.74. Halaman delete service

Akan muncul halaman yang mengkonfirmasi proses penghapusan ini akan

dilanjutkan atau tidaknya. Jika pelanggan yakin akan melakukan penghapusan
data service kendaraan maka dapat diklik tombol “Oke” atau klik tombol “Batal”
jika ingin membatalkan proses penghapusan.

51
 Gambar 2.75. Konfirmasi delete service

2.1.5. Vehicle License [STNK]

Halaman ini berisikan daftar pajak tahunan ataupun 5 tahunan masing-masing
kendaraan. Data-data tersebut terdiri dari nomor polisi kendaraan, tanggal kadaluarsa
pajak, tanggal pembayaran pajak, dan lokasi Samsat tempat membayar pajak. Untuk
mengetahui detail pajak tiap kendaraan, bisa dilakukan dengan memilih kendaraan
yang diinginkan.

Gambar 2.76. Halaman daftar license kendaraan

Sedangkan untuk memasukkan data pajak kendaraan baru, dapat dilakukan dengan
menekan tombol “Create”. Jika ingin melakukan update data atau perubhan yang lain,
dapat dilakukan dengan menekan tombol “Edit”.

52
 Gambar 2.77. Detail license kendaraan

2.1.5.1. Create Vehicle License

Gambar 2.78. Halaman create vehicle license

Ketika dilakukan penambahan lisensi pajak kendaraan baru dengan menekan

tombol “Create” maka akan muncul halaman pajak yang masih kosong. Halaman
ini bisa diisi sebagai berikut:
1. Vehicle License
 License Number - merupakan nomor polisi kendaraan.
 License Name - Merupakan nama pemilik kendaraan yang tertera di
kartu STNK.
 Current Vehicle - nama kendaraan yang menggunakan nomor polisi yang
tertera.
2. License Number Updater
Kolom ini berfungsi untuk memasukkan nomor polisi kendaraan saat terjadi
perubahan nomor polisi kendaraan. Misalnya karena balik nama ataupun
mutasi.

53
3. License Tax “Pajak Tahunan”
 Tax Expired Date - tanggal kadaluarsa pajak tahunan kendaraan.
 Tax Amount Due - nilai yang harus dibayar untuk tiap tahunnya.
 Tax Samsat Location - lokasi tempat pembayaran pajak tahunan dapat
dilakukan.
 Tax Attachments - merupakan file gambar yang digunakan sebagai bukti
pembayaran pajak tahunan. Untuk upload file ini dapat dilakukan
dengan menekan tombol “ADD” yang ada di kolom “Tax Attachments”.

Gambar 2.79. Halaman add tax attachment

Setelah halaman “Add Tax Attachments” terbuka maka bisa dilanjutkan

dengan menekan tombol “Create”. Setelah klik “Create” maka akan
muncul halaman “Upload”. Di sini bisa dilanjutkan dengan mengklik
tombol “Upload your file”.

Gambar 2.80. Halaman upload file

Carilah lokasi file yang akan diupload. Pilihlah file yang diinginkan dan
klik tombol “Open”.

54
 Gambar 2.81. Lokasi file yang akan diupload

Data file yang telah dipilih maka otomatis akan masuk ke kolom yang
ada di halaman “Upload”. Lanjutkan dengan menekan tombol “Save &
Close”.

Gambar 2.82. Hasil upload file

55
 Gambar 2.83. Hasil attach file

4. License “Pajak 5 Tahunan”

 License Expired Date - tanggal waktu dilakukan pembayaran pajak 5
tahunan sekalian penggantian plat nomor polisi.
 License Amount Due - nilai pajak 5 tahunan yang harus dibayarkan.
 Samsat Location - lokasi tempat pajak 5 tahunan dapat dibayarkan serta
mendapatkan plat nomor polisi yang baru.
 License Attachments - merupakan file gambar yang digunakan sebagai
bukti pembayaran pajak 5 tahunan. Cara “Attach” file sama seperti saat
“Attach” file di “Tax Attachment”.
5. Save
Jangan lupa mengakhiri proses penambahan pengemudi dengan menekan
tombol “Save” untuk menyimpan data. atau tombol “Discard” untuk
membatalkan.
6. Discard
Sedangkan tombol “Discard” berfungsi untuk membatalkan.

2.1.5.2. Edit Vehicle License

Saat terjadi perubahan data di “Vehicle License”. Misalnya bisa disebabkan karena
adanya penggantian nomor polisi atau balik nama. Data kendaraan yang sudah
ada dapat diubah dengan mengklik tombol “Edit” yang ada di halaman detail
“Vehicle License”. Cara melakukan pengubahan data sama seperti saat
memasukkan data STNK baru.

56
 Gambar 2.84. Lokasi tombol edit

2.1.5.3. Delete Vehicle License

License kendaraan yang sudah tidak digunakan atau sudah tidak berlaku lagi maka
dapat di hapus (Delete) dari data web VSMS. Untuk menghapusnya dapat
dilakukan dengan memilih “License” yang akan dihapus. Setelah dipilih “License”
yang dihapus maka akan muncul tombol “Action” dan dapat dilanjutkan dengan
klik tombol “Delete”.

Gambar 2.85.Halaman delete license

Akan muncul halaman yang mengkonfirmasi proses penghapusan ini akan

dilanjutkan atau tidaknya. Jika pelanggan yakin akan melakukan penghapusan
data license kendaraan maka dapat diklik tombol “Oke” atau klik tombol “Batal”
jika ingin membatalkan proses penghapusan.

57
 Gambar 2.86. Konfirmasi delete license

2.1.6. Driver License [SIM]

Halaman ini berisikan daftar seluruh SIM yang dimiliki oleh seluruh pengemudi beserta
waktu kadaluarsanya. Untuk mngetahui lebih detail data SIM, dapat dilakukan dengan
memilih salah satu SIM yang diinginkan.

Gambar 2.87. Daftar driver license

Detail SIM yang ada terdiri dari jenis SIM, nomor SIM, pemilik SIM, dan tanggal
kadaluarsanya. Untuk melakukan update data SIM, dapat dilakukan dengan menekan
tombol “Edit”. Sedangkan jika ingin menambahkan SIM baru, bisa dilakukan dengan
menekkan tombol “Create”.

58
 Gambar 2.88. Detail SIM

2.1.6.1. Create Driver License

Untuk menambahkan SIM baru melalui tombol “Create”. Setelah tombol ditekan
maka akan tampil halaman kosong SIM baru. Di sini terdiri dari bagian “Driver
License Detail” yang berisi kolom-kolom yang terdapat di halaman ini sebagai
berikut:
1. Driver License Detail
 SIM License Type - merupakan tipe SIM yang didaftarkan. Bisa SIM A,
SIM B, ataupun SIM C.
 SIM Number - nomor kartu SIM.
 Expired Date - tanggal kadaluarsa kartu SIM.
2. Save
Jika sudah selesai mengisi semua kolomnya maka dapat dilanjutkan dengan
menekan tombol “Save” untuk menyimpan data “Driver License” yang baru.
3. Edit
Tombol ini digunakan untuk membatalkan penyimpanan “Driver License”
yang baru selesai diisi.

Gambar 2.89. Halaman create driver license

59
2.1.6.2. Edit Driver License
Untuk mengubah “Driver License” yang ada di web VSMS, bisa dilakukan dengan
menekan tombol “Edit” yang ada di halaman detail “Driver License” Perubahan ini
bisa terjadi karena perubahan nomor SIM ataupun update masa berlaku SIM.

Gambar 2.90. Halaman edit driver license

2.1.6.3. Delete Driver License

Data SIM yang sudah tidak digukan juga bisa dihapus dari web VSMS.
Penghapusan ini bisa terjadi karena pengendara yang bersangkutan sudah tidak
bekerja atau sudah tidak aktiv mengemudi. Penghapusan dapat dilakukan dengan
menekan tombol “Action” > “Delete” setelah SIM yang akan dihapus dipilih.

Gambar 2.91. Halaman delete driver license

Akan muncul halaman yang mengkonfirmasi proses penghapusan ini akan

dilanjutkan atau tidaknya. Jika pelanggan yakin akan melakukan penghapusan
data license pengemudi maka dapat diklik tombol “Oke” atau klik tombol “Batal”
jika ingin membatalkan proses penghapusan.

60
Gambar 2.92. Konfirmasi delete driver license

61
2.2. FLEET OPERATION
Untuk mengetahui kegiatan kendaran yang berupa lokasi terkini, area kerja kendaraan, dan
riwayat perjalanan kendaraan dapat dilakukan dari halaman ini. Fleet Operation dibagi
menjadi beberapa bagian, yaitu: Live View, Geofence, Fleet History.

2.2.1. Live View

Merupakan halaman yang menampilkan lokasi semua kendaraan yang terdaftar di data
VSMS. Di halaman ini juga disediakan beberapa fitur berupa “Tele Cut Off” sampai
“Voice Monitoring”.

Gambar 2.93. Halaman Live View

2.2.1.1. Search Vehicle

Untuk mengetahui lokasi riil kendaraan, dapat dilakukan dengan mengklik
kenndaraan yang diinginkan di kolom “Daftar Kendaraan”. Jika kesulitan maka
dapat menggunakan “Search Vehicle” untuk memudahkan mencari lokasi
kendaraan yang diinginkan. Kita tinggal mengetikkan kendaraan yang ingin dicari
di kolom “Search Vehicle” lalu klik tombol “Submit”. Sedangkan “Check All”
berfungsi untuk menampilkan semua kendaraan yang ada di daftar VSMS.

Gambar 2.94. Hasil pencarian kendaraan

62
 Selain untuk mengetahui detail lokasi kendaraan, dari halaman ini bisa diakses
fitur khusus yang memungkinkan untuk mematikan mesin kendaraan ataupun
menyadap pembicaraan yang terjadi di dalam kabin. Untuk melakukannya yaitu
dengan cara mengarahkan “Pointer” ke kendaraan yang dinginkan dan klik ketika
pointer sudah berubah menjadi telunjuk atau dengan mengklik kendaraan yang
diinginkan.

Gambar 2.95. Detail kendaraan

Akan muncul popup menu dan info detail kendaraan yang diinginkan. Menu yang
ada di dalam popup, yaitu:
1. Fleet History
Berisikan daftar perjalanan yang telah dilakukan oleh kendaraan. Untuk lebih
jelasnya bisa dilihat di pembahasan “Fleet History”.
2. Enable Tele Cut Off
Tombol ini digunakan untuk mengaktifkan relay yang bertujuan untuk
mematikan mesin kendaraan.
3. Disable Tele Cut Off
Tombol yang digunakan untuk menonaktifkan relay sehingga mesin
kendaraan dapat dinyalakan kembali.
4. Voice Monitoring
Tombol ini digunakan untuk mendengarkan suara atau pembicaraan yang
terjadi di dalam kabin kendaraan.

2.2.1.2. Enable Tele Cut Off

Untuk mengaktifkan fungsi “Tele Cut Off” dapat dilakukan dengan menekan
tombol “Tele Cut Off Enable” yang ada di popup detail kendaraan.

63
 Gambar 2.96. Lokasi tombol enable tele cut off

Akan muncul popup untuk mengkonfirmasi apakah akan lanjut melakukan “Tele
Cut Off”. Untuk melanjutkan bisa dilanjutkan dengan klik “Turn Off”, namun jika
tidak ingin melajutkan “Tele Cut Off” bisa dilakukan dengan klik “Cancel”.

Gambar 2.97. Popup konfirmasi

Saat “Tele Cut Off” dieksekusi maka akan muncul popup yang berisikan
pemberitahuan kalau “Tele Cut Off” sedang dieksekusi.

64
 Gambar 2.98. Popup pemberitahuan tele cut off enable

2.2.1.3. Disable Tele Cut Off

Ketika “Tele Cut Off” sudah diaktifkan, maka tidak akan bisa berubah menjadi
tidak aktif dengan sendirinya. Untuk bisa menyalakan mesin kembali, “Tele Cut
Off” harus dinonaktifkan terlebih dahulu. Untuk menonaktifkan fungsi “Tele Cut
Off” dapat dilakukan dengan menekan tombol “Tele Cut Off Disable” yang ada di
popup detail kendaraan.

Gambar 2.99. Lokasi tombol disable tele cut off

Akan muncul popup untuk mengkonfirmasi apakah akan lanjut melakukan “Tele
Cut Off”. Untuk melanjutkan bisa dilanjutkan dengan klik “Turn Off”, namun jika
tidak ingin melajutkan “Tele Cut Off” bisa dilakukan dengan klik “Cancel”.

65
 Gambar 2.100. Popup konfirmasi

Saat “Tele Cut Off” dieksekusi maka akan muncul popup yang berisikan
pemberitahuan kalau “Tele Cut Off” sedang dieksekusi.

Gambar 2.101. Popup pemberitahuan tele cut off disable

2.2.1.4. Voice Monitoring

VSMS dilengkapi dengan fitur “Voice Monitoring”. Dengan fitur ini, user bisa
mendengarkan berbagai suara yang ada di kabin kendaraan. Untuk mengaktifkan
fitur ini dapat dilakukan dengan menekan tombol “Voice Monitoring” yang ada di
menu popup detail kendaraan.

66
 Gambar 2.102. Lokasi tombol voice monitoring

Akan muncul popup yang harus diisi dengan nomor telp yang akan melakukan
voice monitoring. Untuk melanjutkan bisa dilanjutkan dengan klik “Submit”,
namun jika tidak ingin melajutkan “Voice Monitoring” bisa dilakukan dengan klik
“Cancel”.

Gambar 2.103. Popup pengisian nomor telp user

Akan muncul popup lagi yang berisikan pemberitahuan tentang nomor SIM
perangkat VSMS yang akan dihubungi. Dengan munculnya popup ini, user sudah
dapat melakukan “Voice Monitoring” dengan cara melakukan penggilan ke nomor
SIM yang tertera di dalam popup.

67
 Gambar 2.104. Popup pemberitahuan tele cut off disable

2.2.1.5. Ubah Tampilan Live View

Tampilan standar yang ada di
(map). Ada 2 type tampilan
menampilkan menu tampilan
caranya dengan mengklik icon
“Live View”.
“Live View” adalah tampilan dalam bentuk peta
“Live View” yaitu “Map” dan “Satelit”. Untuk
tersebut, “Sidebar” harus disembunyikan dulu,
menu “Burger” yang ada di pojok atas halaman

Gambar 2.105. Posisi icon menu burger

Setelah “Sidebar” disembunyikan, maka akan muncul menu tampilan “Live View”.
Untuk mengubah tampilan ini tinggal diklik tampilan yang diinginkan di menu
tersebut.

68
Gambar 2.106. Live view dalam bentuk map tanpa medan/kontur

Gambar 2.107. Live view dalam bentuk map dengan medan/kontur

69
 Gambar 2.108. Live view dalam bentuk satelit dengan label

Gambar 2.109. Live view dalam bentuk satelit tanpa label

2.2.2. Geofence
Geofence merupakan fitur yang digunakan untuk menentukan area kerja
masing-masing kendaraan. Ketika keluar atau masuk geofense, maka otomatis akan
dikirim notifikasinya. Di halama ini ditampilkan semua geofense yang telah dibuat.
Untuk mengetahui detail suatu geofense, dapat dilakukan dengan klik geofense yang
diinginkan misalnya “Geofence” Mc Easy.

70
 Gambar 2.110. Halaman geofence

Gambar 2.111. Detail geofence

Di sini juga disediakan list yang berisikan daftar kendaraan yang terdaftar di VSMS.
User bisa mengetahui posisi kendaraan jika ada di dalam “Geofence” atau di luar
“Geofence”. Untuk membuka list kendaraan dapat dilakukan dengan menekan tombol
“Expanse” yang ada di sisi kanan halaman “Geofense”.

71
 Gambar 2.112. Lokasi tombol expanse

Gambar 2.113. Daftar kendaraan

Di sini, kendaraan yang ada di dalam geofense akan diberi warna “Hijau” dan yang
sedang ada di luar geofense akan berwarna “Merah”. Klik tombol “Hide” untuk
menyembunyikan kembali daftar kendaraan.

2.2.2.1. Create Geofence

Untuk membuat geofense baru, dapat dilakukan dengan memilih tab “Geofence”
dan menekan tombol “Add Geofense”. Ada 3 macam bentuk “Geofence” yang
dapat dibuat yaitu: bulat “Circle”, custom, dan kotak “Rectangle”.

72
 Gambar 2.114. Lokasi tombol add geofence

2.2.2.1.1. Create Circle Geofence

Geofence dengan bentuk “Circle” ini berupa lingkaran yang diukur
berdasarkan radius yang diinginkan. Cara membuatnya yaitu setelah
menekan tombol “Add Geofense”, pilihlah bentuk bulat yang ada di bagian
tengah atas halaman “Add Geofense”. Klik pusat lingkaran dan tarik sesuai
radius yang diinginkan.

Gambar 2.115. Circle geofence

Setelah membuat radius dari “Circle Geofence” maka akan muncul popup
untuk memberi nama “Geofence” yang diinginkan. Klik tombol “Save
Geofence” untuk menyimpan “Geofence” yang telah dibuat, atau klik tombol
“Cancel”untuk membatalkan.

73
2.2.2.1.2. Create Custom Geofence
Jika ingin membuat “Geofence” selain lingkaran dan kotak, atau ingin
benar-benar disesuaikan dengan batas real suatu daerah, maka “Geofense”
tersebut dapat dibuat dengan menggunakan “Custom Geofence”. Cara
membuatnya mirip seperti saat membuat “Circle Geofense”. Bedanya adalah
yang dipilih tombol “Custom Geofense” yang ada di bagian tengah atas
halaman “Add Geofence”. Setelah itu tinggal membentuk “Geofense” yang
diinginkan dengan mengklik titik batas yang diinginkan.

Gambar 2.116. Custom geofence

Setelah menentukan titik-titik dari “Custom Geofence” maka akan muncul

popup untuk memberi nama “Geofence” yang diinginkan. Klik tombol “Save
Geofence” untuk menyimpan “Geofence” yang telah dibuat, atau klik tombol
“Cancel”untuk membatalkan.

2.2.2.1.3. Create Rectangle Geofence

“Rectangel Geofense” mirip seperti “Circle Geofense” cuma bedanya
lingkaran dan kotak saja. Untuk membuatnya pilihlah bentuk kotak yang ada
di bagian tengah atas halaman “Add Geofense”. Mulailah dengan mengklik
posisi awal diagonal kotak yang diinginkan.

Gambar 2.117. Rectangle geofence

74
 Setelah menentukan diagonal dari “Rectangle Geofence” maka akan muncul
popup untuk memberi nama “Geofence” yang diinginkan. Klik tombol “Save
Geofence” untuk menyimpan “Geofence” yang telah dibuat, atau klik tombol
“Cancel”untuk membatalkan.

2.2.2.2. Delete Geofence

Geofense yang ada dapat dihapus jika perlukan. Untuk menghapusnya dapat
dilakukan dengan memilih “Tab Geofence” dan klik tombol “Delete Geofence”.

Gambar 2.118. Lokasi tombol delete geofense

Gambar 2.119. Halaman delete geofense

Pilihlah “Geofence” yang akan dihapus dengan menekan tombol “Expanse” yang
ada di popup halaman “Delete Geofence”.

75
 Gambar 2.120.Geofen yang akan dihapus

Setelah menentukan “Geofense” yang akan dihapus, maka bisa dilanjutkan

dengan menekan tombol “Delete Geofense” untuk memulai proses penghapusan,
namun jika tidak ingin melanjutkan penghapusan “Geofence” maka dapat
menekan tombol “Cancel”.

Gambar 2.121. Proses akhir delete geofence

2.2.3. Point Of Interrest (POI)

POI berfungsi untuk menentukan titik-titik/lokasi-lokasi penting yang ada di dalam
“Geofence”. POI dapat dibuat untuk menentukan lokasi keberangkatan dan tujuan
kendaraan ataupun lokasi terminal/warehouse yang akan dikunjungi kendaraan.
Dengan adanya POI ini, setiap kali kendaraan masuk atau keluar POI tertentu maka
Admin akan lebih mudah menentukan dan menyiapkan kebutuhan kendaraan sebelum
kendaraan sampai dan akan dapat lebih mempersingkat waktu bongkar muat.

76
 Gambar 2.122. Halaman POI

2.2.3.1. Add POI

Untuk membuatan POI, caranya tidak jauh berbeda dengan saat membuat
“Geofence”. Caranya dengan mengklik tab “POI” lalu lanjutkann dengan menekan
tombol “Add Point”.

Gambar 2.123. Lokasi tombol add POI

Akan muncul halaman “Add Point”. User dapat lanngsung memilih lokasi yang
ingin dijadikan POI atauu menggunakan kolom “Search” untuk melakukan
pencarian lokasi yang akan dijadikan POI.

77
 Gambar 2.124. Halaman add POI

Klik lokasi/titik di peta yang akan dijadikan lokasi POI. Akan muncul pop up
menanyakan tindak lanjut pembuatan POI ini. Isikan nama POI yang akan dibuat
dikolom nama POI. Klik “Save POI” jika ingin menyimpan POI yang sudah dibuat
dan tekan tombol “Cancel” jika ingin membatalkan.

Gambar 2.125. Halaman add POI

2.2.3.2. Delete POI

Jika POI yang sudah dibuat sudah tidak digunakan lagi maka POI tersebut dapat
dihapus. Cara pennghapusan POI yaitu dengan klik tab “POI” lalu dilanjutkan
dengan klik tombol “Delete Point”.

78
 Gambar 2.126. Lokasi tombol delete POI

Gambar 2.127. Halaman delete POI

Pilihlah POI yang akan dihapus dengan menekan tombol “Expanse” yang ada di popup
“Delete POI”.

79
 Gambar 2.128. POI yang akan dihapus

Setelah menentukan “POI” yang akan dihapus, maka bisa dilanjutkan dengan
menekan tombol “Delete POI” untuk memulai proses penghapusan, namun jika
tidak ingin melanjutkan penghapusan “POI” maka dapat menekan tombol
“Cancel”.

Gambar 2.129. Proses akhir delete POI

2.2.4. Fleet History

Fleet History menampilkan riwayat perjalanan kendaraan. Riwayat perjalanan akan
disimpan selama 100 hari kebelakang.
2.2.4.1. Search Vehicle
Untuk menampilkan riwayat perjalan, harus ditentukan dahulu kendaraan mana
yang akan ditampilkan. Penentuan kendaraan dapat dilakukan berdasarkan nama
kendaraan ataupun nomor polisinya. Rentang waktu riwayat perjalanan yang
tampil juga dapat ditentukan. Detail cara menampilkan riwayat perjalanan sebagai
berikut:
1. Tentukan dasar pemanpilan riwayat perjaan. Penampilan bisa didasarkan
nama kendaraan atau nomor polisi kendaraan
2. Tentukan nama atau plat kendaraan yang ingin ditampilkan.
3. Tentukan tanggal awal penampilan data.

80
 4. Tentukan tanggal akhir penampilan data.
5. Tekan tombol “Check” untuk memulai pencarian data riwayat perjalanan.
6. Tekan tombol “Today” jika ingin menampilkan riwayat perjalanan hari ini.

Gambar 2.130. Halaman fleet history

Setelah di tekan tombol “Check” maka akan ditampilkan semua riwayat

perjalanan yang diinginkan.

Gambar 2.131. Daftar perjalanan kendaraan

2.3. REPORTS
2.3.1. Costs
Halaman ini berisi total pengeluaran baik yang berupa bahan bakar dan juga biaya
service semua kendaraan. Dari halaman ini, laporan dapat di download dengan mudah
hanya dengan menekan tombol “Download” yang ada. Untuk detail pengeluaran,
dapat dilakukan dengan mengklik nominal yang ingin diperiksa detailnya. Laporan
dapat ditampilkan dalam bentuk tabel dan juga grafik. Untuk mengubah tampilan ke
grafik, dapat dilakukan dengan klik icon “Display As”.

81
 Gambar 2.132. Halaman reports cost

Jika nominal biaya diklik maka akan muncul daftar pengeluaran yang sudah terjadi di
suatu kendaraan. Di sini tiap pengeluaran ditampilkan beserta tanggal dilakukannya
pembelian.

Gambar 2.133. Halaman detail cost

Halaman cost dapat ditampilkan dalam grafik. Untuk memilik bentuk grafik, bisa
dilakukan dengan memilih tombol “Chart Form” yang di inginkan.

82
 Gambar 2.134. Tampilan grafik halaman cost

2.4. GPS DEVICES

2.4.1. Available Devices
Di halaman ini berisi berbagai perangkat VSMS yang ada dan dapat digunakan ke
kendaraan yang diinginkan. Untuk melihat detail perangkat VSMS bisa dilakukan
dengan mengklik salah satu perangkat yang diinginkan. Sedangkan untuk memasukkan
perangkat baru dapat dilakukan dengan menekan tombol “Create”.

Gambar 2.135. Hasil available device

Detail perangkat VSMS terdiri dari model GPS, nomor SIM yang digunakan di perangkat
VSMS, dan informasi mengenai kendaraan yang menggunakan perangkat yanng
bersangkutan. Untuk melakukan pengubahan data perangkat misalnya ada
penggantian nomor SIM maka dapat dilakukan dengan menekan tombol “Edit”. Kalau
ingin menambah perangkat, bisa dilakukan dengan menekan tombol “Create”.

83
 Gambar 2.136. Detail perangkat

2.4.1.1. Create Device

Ketika memasukkan perangkat baru melalui tombol “Create” yang ada di halaman
“Available Devices” atau “Detail Perangkat”, maka akan muncul halaman kosong
yang dapat diisi berbagai data perangkat VSMS baru.

Gambar 2.137. Halaman create device

Adapun cara mengisi halaman ini yaitu:

1. GPS Model
Di sini diisi dengan merek, tipe, dan nomor IMEI dari perangkat GPS VSMS.

84
 Gambar 2.138. Lokasi GPS model

2. SIM Card
Merupakan nomor kartu telephone yang digunakan di dalam perangkat
VSMS.
3. Vehicle Information
Di sini diisi dengan nama kendaraan tempat perangkat VSMS dipasang.
4. Save
Untuk menyimpan data device yang baru saja dibuat, bisa dilakukan dengan
menekan tombol “Save”.
5. Discard
Tombol ini digunakan untuk membatalkan proses registrasi data device baru.

2.4.1.2. Edit Device

“Edit Device” bisa terjadi karena adanya penggantian kartu SIM atau penggantian
perangkat GPS yang digunakan. Untuk melakukan “Edit Device” yang ada di
halaman “Detail Perangkat”. Cara pengisian halaman ini sama seperti saat
melakukan “Create Device”.

Gambar 2.139. Lokasi tombol edit

85
 2.4.1.3. Delete Device
Perangkat yang sudah tidak digunakan atau rusak dapat dihapus dari daftar
perangkat VSMS. Untuk menghapusnya dapat dilakukan dari halaman “Available
Devices” atau dari halaman “Detail Perangkat”. Jika melakukan dari halaman
“Available Device” maka pilihlah peranngkat yang akan dihapus dengan memberi
ceklist di cekbox perangkat yang diinginkan. Akan muncul tombol “Action”. Klik
tombol “Action” ini lalu klik “Delete”.

Gambar 2.140. Penghapusan melalui halaman available devices

Kalau penghapusan dilakukan dari halaman “Detail Perangkat”. Tinggal klik tombol
“Action” > “Delete”.

Gambar 2.141. Penghapusan melalui halaman detail perangkat

2.5. NOTIFICATION
2.5.1. History
Halaman ini berisikan data riwayat notifikasi yang terjadi di semua kendaraan. Data
yang ditampilkan dapat diatur sesuai kendaraan yang diinginkan dengan cara difilter
menggunakan tombol “Filter” yang tersedia. Jika ingin memeriksa detail salah satu
notifikasi, bisa dilakukan dengan memilih notifikasi yanng diinginkan.

86
 Gambar 2.142. Halaman notification history

Di “Alert Detail Information” ditampilkan beberapa data tentang notifikasi yang

bersangkutan. Data tersebut berupa:
 Number
 Created on
 Vehicle Reference
 Driver Reference
 Description

Gambar 2.143. Detail notifikasi

2.5.2. Description
Halaman ini memuat semua diskripsi dari berbagai notifikasi yang ada. Diskripsi dari
masing masing notifikasi dapat diubah sesuai yang diinginkan. Untuk mengubah
diskripsi notifikasi, dapat dilakukan dengan mengklik salah satu notifikasi yang ingin
diubah diskripsinya.

87
 Gambar 2.144. Halaman deskripsi notifikasi

Di detail deskripsi notifikasi, terdapat penjelasan mengenai kode dan diskripsi notifikasi
apa yang akan ditampilkan saat kode tersebut terjadi. Untuk mengubah deskripsinya,
dapat dilakukan dengan menekan tombol “Edit”.

Gambar 2.145. Detail deskripsi notifikasi

Di sini, terdapat 2 kolom, yaitu:

 Code - kolom ini berisikan kode yang dikirimkan oleh perangkat VSMS yang
merepresentasikan suatu kejadian. Sebaiknya kode ini jangan diubah karena
akan berhubungan langsung dengan perangkat VSMS.
 Description - berisikan detail notifikasi apa yang akan ditampilkan saat web VSMS
menerima kode notifikasi dari perangkat VSMS. Kolom ini bisa diisi dengan detail
yang lebih mudah difahami.

88
Gambar 2.146. Halaman edit deskripsi

89
3. EXSPENSES
3.1. MY EXPENSES
Dengan fitur ini, Admin akan lebih mudah untuk memasukkan laporan pengeluaran setiap
kendaraan dan owner akan lebih mudah mengetahui detail pengeluaran kendaraannya. Dari
sisi accoutinng juga akan lebih mudah memeriksa serta mendokumentasikan setiap
pengeluaran yang terjadi.
3.1.1. Expenses to Submit
Di sini Admin dapat memasukkan berbagai laporan pengeluaran yang sudah terjadi
berkaitan dengan opersional berkendara. Halaman ini menampilkan daftar berbagai
macam pengeluaran yang sudah dibuat namun belum diajukan untuk disetujui owner.
Untuk mengetahui detail pengeluaran yang diajukan, dapat dilakukan dengan mengklik
laporan yang diinginkan.

Gambar 3.1. Halaman expenses to submit

Di halaman detail pengeluaran ini pengeluaran didiskripsikan mulai dari jenis barang
yang dibeli, kendaraan yang bersangkutan, banyaknya barang yang dibeli, harga barang,
hingga pihak yang melakukan pembelian. Jika terjadi kesalahan saat membuat laporan
maka dapat diubah dengan menekan tombol “Edit”. Sedangkan untuk membuat
laporan baru, dapat dilakukan dengan menekan tombol “Create”.

Gambar 3.2. Detail laporan

90
3.1.1.1. Create Expenses
Laporan pengeluaran yang baru terjadi dapat langsung dimasukkan ke web VSMS.
Untuk membuat laporan baru, Admin bisa melakukannya dengan menekan
tombol “Create” yang ada di halaman “Expense to Submit”.

Gambar 3.3. Halaman create expenses

Akan muncul halaman create expenses. Halaman ini terdiri dari beberapa bagian:
1. Expense Description - bagian ini akan terisi otomatis sesuai jenis pengeluaran
yang dipilih di kolom “Product”.
2. Product - merupakan jenis pegeluaran yang ingin diajukan. Untuk mengisi
“Product” ini bisa dilakukan dengan menekan tombol “Expanse” yang ada di
dalam kolom “Product”. Klik produk yang diinginkan.

Gambar 3.4. Pilihan produk

91
 3. Vehicle - kendaraan yang bersangkutan dengan pengeluaran yang diajukan.
Cara mengisi kolom “Vehicle” mirip dengan saat memilih “Product” yaitu
dengan menekan tombol “Expanse” yang ada di dalam kolom “Vehicle”.

Gambar 3.5. Pilihan kendaraan/vehicle

4. Unit Price - harga satuan dari “Product” yang akan dibeli.

5. Quantity - merupakan banyaknya “Product” yang dibeli.
6. Total - hasil penjumlahan seluruh pengeluaran.
7. Payment By - jenis badan hukum yang melakukan pembelian. Bisa berupa
perorangan ataupun perusahaan “Company”.
8. Bill Reference - nomor nota “Product” yang dibeli.
9. Date - tanggal dilakukannya pembelian.
10. Employee -orang yang melakukan pembelian.
11. Route - jalur perjalanan yang dilakukan oleh kendaraan.
12. Note - bagian dimana bisa letakkan keterangan tambahan mengenai
pengeluaran yang diajukan.
13. Documents - berisikan lampiran dokument yang terkait dengan pengeluaran
yang dilaporkan. Untuk prosedur pelampiran dokumentnya akan dibahas di
bagian terpisah.
14. Save - untuk menyimpan pengeluaran yang telah dibuat.
15. Discard - jika ingin membatalkan pengeluaran yang telah dibuat, bisa
menggukan.
16. Submit to Manager- merupakan tombol yang digunakan untuk mengajukan
pengeluaran ke Manager.

A. Attach Documents
Untuk menguatkan laporan yang dibuat, user dapat melampirkan dokumen atau
nota yang terkait dengan pengeluaran tersebut. Untuk melampirkan dokumen
pengeluaran, dapat dilakukan dengan mengklik tombol “Documments” yang ada
di halaman “Detail Laporan”.

92
 Gambar 3.6. Lokasi tombol attach documents

Akan muncul halaman lampiran “Attachments”. Untuk memasukkan file dokumen

baru maka klik tombol “Create”.

Gambar 3.7. Halaman attachments

Setelah itu, akan muncul halaman “New” yang dapat digunakan untuk
mengupload file yang akan dilampirkan. File yang akan dilampirkan bisa berasal
dari url web atau file yang ada di komputer. Type lampiran ini bisa dipilih di kolom
“Type”. Untuk melanjutkan upload file maka klik tombol “Upload Your File”.

93
 Gambar 3.8. Halaman upload new attachments

Carilah lokasi file yang akan diupload. Pilihlah file yang diinginkan dan klik tombol
“Open”.

Gambar 3.9. Halaman upload new attachments

Data file yang telah dipilih maka otomatis akan masuk ke kolom yang ada di
halaman “Upload”. User dapat mengubah nama file dengan cara mengetik nama
yang diinginkan di kolom “Attachment Name”. Lanjutkan dengan menekan tombol
“Save ” untuk menyimpan file lampiran atau menekan tombol “Discard” untuk
membatalkan penyimpanan.

94
 Gambar 3.10. Hasil upload file lampiran

Gambar 3.11. Halaman detail file lampiran

3.1.1.2. Edit Expenses

Laporan yang sudah dibuat dapat dilakukan editing datanya jika ditemukan ada data
yang ternyata belum sesuai atau masih kurang. Untuk melakukan perubahan ini dapat
dilakukan dengan mengklik tombol “Edit” yang ada di halaman “Detail Laporan”.
Untuk cara pengisiannya mirip seperti saat “Create Expenses”.

95
 Gambar 3.12. Lokasi tombol edit

Jangan lupa menekan tombol “Save” untuk menyimpan perubahan yang telah
dilakukan atau menekan tombol “Discard” untuk membatalkan perubahan.

Gambar 3.13. Halaman edit expenses

3.1.1.3. Delete Expenses

Jika setelah dibuat, ternyata ada laporan “Expenses” yang tidak diperlukan maka
laporan tersebut dapat dihapus. Untuk menghapusnya dapat dilakukan dengan
memilih (ceklist) laporan yang ingin dihapus di halaman “Expenses to Submit”.
Akan muncul tombol “Action”. Klik tombol “Action” lalu klik “Delete”.

96
 Gambar 3.14. Halaman delete expenses

Akan muncul halaman yang mengkonfirmasi proses penghapusan ini akan

dilanjutkan atau tidaknya. Jika pelanggan yakin akan melakukan penghapusan
data license pengemudi maka dapat diklik tombol “Oke” atau klik tombol “Batal”
jika ingin membatalkan proses penghapusan.

Gambar 3.15. Konfirmasi delete expenses

3.1.2. Refused Expenses

Halaman ini berisikan daftar pengeluaran yang ditolak oleh Manager. Untuk melihat
detail serta penyebabpenolakannya, dapat dilakukan dengan mengklik laporan yang
ingin diketahui detailnya.

97
 Gambar 3.16. Halaman laporan yang ditolak

Di sini bisa dilihat detail pengeluaran yang ditolak. Untuk melihat penyebab
penolakannya, bisa dilakukan dengan menekan tombol “View Report”.

Gambar 3.17. Detail laporan yang ditolak

Di halaman ini menampilkan laporan yag ditolak beserta penyebab penolakannya.

Untuk memperbaiki laporan ini bisa dilakukan dengan menekan tombol “Edit”.
Sedangkann untuk mengajukan laporan ini kembali ke Manager, dapat dilakukan
dengan menekan tombol “Resubmit”

98
 Gambar 3.18. Pesan sebab penolakan

3.1.3. Expenses Reports

Expenses Reports memuat semua pengeluuaran yang sudah dibuat. Di sini juga
ditampilkan status dari masing-masing laporan yang sudah dibuat. Statusnya bisa
berupa “Refused”, “Approved”, dan “Paid”.

Gambar 3.19. Halamman expense report

99
3.2. TO APPROVE
3.2.1. Expenses Reports To Approve
Halaman ini merupakan wewenang Manager. Semua pengeluran yang sudah dibuat
dan sudah diajukan akan masuk ke proses menunggu persetujuan untuk melihat daftar
pengeluaran tersebut bisa di periksa melalui “Expenses Reports To Approve”. Di
halaman ini ditampilkan apa saja pengeluaran yang menunggu persetujuan. Untuk
melihat detail laporan bisa dilakukan dengan mengklik laporan yang di inginkan.

Gambar 3.20. Halaman expense to approve

Di sini detail laporan yang sedang diajukan ditampilakan. Manager bisa menerima
laporan dengan menekan tombol “Approve” ataupun menolak laporan yang diajukan
dengan menekan tombol “Refuse”.

Gambar 3.21. Detail expense to approve

Untuk melihat lebih detail, bisa diklik “Data Laporan” yang bersangkutan. Setelah itu
akan muncul popup yang menunjukkan lebih detail laporan tersebut.

100
 Gambar 3.22. Popup detail laporan

3.2.1.1. Approve Expense

Untuk menyetujui laporan yang sudah di“Submit”, dapat dilakukan dengan
menekan tombol “Approve” yang ada di halaman “Detail Expense to Approve”.
Laporan yang sudah disetujui akan secara otomatis masuk ke “Accountant”.

Gambar 3.23. Lokasi tombol approve

3.2.1.2. Refuse Expense

Jika ditemukan kejanggalan atau dirasa masih kurang detail maka laporan yang
sudah di”Submit” dapat ditolak. Untuk melakukan penolakan laporan, dapat
dilakukan dengan menekan tombol “Refuse” yang ada di halaman “Detail Expense
to Approve”. Laporan yang sudah ditolak maka akan masuk ke halaman “Refused
Expenses” yang ada di bagian “My Expenses”.

101
 Gambar 3.24. Lokasi tombol refuse

Jika laporan ditolak maka akan muncul popup yang dapat diisi penyebab penolakan
laporan tersebut. Lalu akhiri dengan menekan tombol “Refuse”.

Gambar 3.25. Popup refuse expense

3.2.1.3. Check Attach Documents

Saat membuat dan mengajukkan laporan baru, Admin dapat menyertakan
dokumen atau nota yang bersangkutan dengan pengeluaran yang dibuat. Untuk
memeriksa dokumen atau nota yanng dilampirkan dapat dilakukan dengan
mengklik tombol “Documents” yang ada di halaman “Detail Expense to Approve”.

102
 Gambar 3.26. Lokasi tombol documents

Akan muncul halaman “Attachments” yang menunjukkan file yang sudah

dilampirkan. Manager dapat mendownload file lampiran dengan mengklik file
tersebut dan secara otomatis akan masuk ke halaman “Detail File Lampiran” .

Gambar 3.27. Halaman attachments

Manager juga dapat melakukan melakukan edit file tersebut dengan menekan
tombol “Edit” atau mengupload file lapiran baru dengan menekan tombol
“Create”. Untuk mengupload file lampiran baru dapat dilakukan seperti saat
create laporan baru di Admin.

103
 Gambar 3.28. Halaman detail file lampiran

3.2.1.4. Create Expense

Manager dapat memasukkan sendiri pengeluaran yang mungkin belum diajukan
oleh Admin sehingga dapat segera dibayar oleh Accountant. Untuk melakukannya
dapat dilakukan dengan menekan tombol “Create” yang ada di halaman “Expense
Report to Approve”.

Gambar 3.29. Lokasi tombol create

Akan muncul halaman “Create New Expense”. Manager dapat melanjutkan proses
“Create” dengan menekan tombol “Add an item” untuk menambahkan berbagai
jenis pengeluaran yang akan dibuat.

104
 Gambar 3.30. Halaman create new expense

Akan tampil berbagai pengeluaran yang sudah dibuat oleh Admin namun masih
belum diajukan ke Manager. Manager dapat memilih pengeluaran yang akan
dibuat dari daftar ini. Kalau ternyata pengeluaran yang akan dibuat belum ada di
dalam daftar maka Manager dapat meng”Create” sendiri pengeluarannya.
Caranya dengan menekan tombol “Create” yang ada di bagian bawah.

Gambar 3.31. Daftar laporan yang belum diajukan

Ketika dilakukan “Create” laporan baru karena belum ada di dalam daftar laporan
yang sudah dibuat oleh Admin maka akan muncul halaman “Create” pengeluaran baru.
Halaman ini mirip seperti yang ada saat Admin melakukan “Create” laporan baru. Cara
pengisisannya juga sama. Jangan lupa untuk menekan tombol “Save & Close” untuk
menyimpan data pengeluaran yang baru dibuat dan langsung keluar. Jika ingin lanjut
membuat data pengeluaran yang lain maka dapat menekan tombol “Save & New”.
Sedangkan tombol “Discard” untuk membatalkan penyimpanan data pengeluaran.

105
 Gambar 3.32. Halaman create expenses

3.2.1.5. Edit Expense

Manager dapat melakukan editing pengeluaran yang sudah dibuat dan diajukan
oleh Admin. Ini bisa terjadi karena ada bagian atau data pengeluaran lain yang
perlu ditambahkan ke dalam laporan yang sudah ada. Untuk melakukan editing,
dapat dilakukan dengan menekan tombol “Edit” yang ada di halaman “Detail
Expense Reports To Approve”.

Gambar 3.33. Lokasi tombol edit

Cara mengisi halaman “Edit” mirip seperti saat “Create Expense”. Jangan lupa
menyimpan perubahan dengan menekan tombol “Save” atau menekan tombol
“Discard” untuk membatalkan.

106
 Gambar 3.34. Halaman edit expense

3.2.1.6. Delete Expense

Jika ada laporan yang tidak digunakan maka Manager bisa langsung
menghapusnya. Untuk menghapus laporan dapat dilakukan dari halaman
“Expense Report to Approve” atau dari halaman “Detail Pengeluaran”. Jika
dihapus melalui halaman “Expense Report to Approve”, bisa dilakukan dengan
menceklist laporan yang ingin dihapus. Setelah itu, akan muncul tombol “Action”
dan dapat dilanjutkan dengan menekan tombol “Delete”.

Gambar 3.35. Halaman delete expense

Akan muncul halaman yang mengkonfirmasi proses penghapusan ini ingin

dilanjutkan atau tidaknya. Jika pelanggan yakin akan melakukan penghapusan
data expense maka dapat diklik tombol “Oke” atau klik tombol “Batal” jika ingin
membatalkan proses penghapusan.

107
 Gambar 3.36. Konfirmasi delete expense

3.3. ACCOUNTANT
3.3.1. Expenses Report To Pay
Halaman ini merupakan zona dari Accountant. Di sini ditampilakan berbagai
pengeluaran yang sudah disetujui oleh Manager namun masih belum dibayar. Untuk
memeriksa detailnya, dapat dilakukan dengan mengklik laporan yang diinginkan.

Gambar 3.37. Halaman expense report to pay

Di halaman detail laporan ini, Accountant dapat melakukan proses pembayaran

dengan menekan tombol “Register Payment” . Atau bisa menolaknya dengan menekan
tombol “Refuse”.

108
 Gambar 3.38. Detail expense to pay

Untuk melihat lebih detail, bisa diklik “Data Laporan” yang bersangkutan. Setelah itu
akan muncul popup yang menunjukkan lebih detail laporan tersebut.

Gambar 3.39. Detail laporan expense to pay

3.3.1.1. Register Payment

Untuk melakukan pembayaran laporan yang sudah di”Approve”, dapat dilakukan
dengan menekan tombol “Register Payment” yang ada di halaman “Detail
Expense To Pay”. “Expense” yang sudah dibayar dapat dilihat di “My Expenses” >
“Expense Reports”. “Expense” tersebut akan berubah statusnya menjadi “Paid”.

109
 Gambar 3.40. Lokasi tombol register payment

3.3.1.2. Refuse Payment

Jika ditemukan kejanggalan atau dirasa masih kurang detail maka laporan yang
sudah di”Approve” Manager, dapat ditolak Accountant. Untuk melakukan
penolakan laporan, dapat dilakukan dengan menekan tombol “Refuse” yang ada
di halaman “Detail Expense to Pay”. Laporan yang sudah ditolak maka akan masuk
ke halaman “Refused Expenses” yang ada di bagian “My Expenses”.

Gambar 3.41. Lokasi tombol refuse

Jika di tolak dengan menekan tombol “Refuse” maka akan muncul popup yang dapat di
isi penyebab penolakan pembayaran.

110
 Gambar 3.42. Popup refuse expense to pay

3.3.1.3. Check Attach Documents

Saat membuat dan mengajukkan laporan baru, Admin/Manager dapat
menyertakan dokumen atau nota yang bersangkutan dengan pengeluaran yang
dibuat. Untuk memeriksa dokumen atau nota yang dilampirkan dapat dilakukan
dengan mengklik tombol “Documents” yang ada di halaman “Detail Expense to
Pay”.

Gambar 3.43. Lokasi tombol documents

Akan muncul halaman “Attachments” yang menunjukkan file yang sudah

dilampirkan. Accountant dapat mendownload file lampiran dengan mengklik file
tersebut dan secara otomatis akan masuk ke halaman “Detail File Lampiran” .

111
 Gambar 3.44. Halaman attachments

Accountant juga dapat melakukan melakukan edit file tersebut dengan menekan
tombol “Edit” atau mengupload file lapiran baru dengan menekan tombol
“Create”. Untuk mengupload file lampiran baru dapat dilakukan seperti saat
create laporan baru di Admin.

Gambar 3.45. Halaman detail file lampiran

3.3.1.4. Create Expense To Pay

Accountant dapat memasukkan sendiri pengeluaran yang mungkin belum
diajukan oleh Admin namun sudah di”Approve” Manager sehingga dapat segera
dibayar. Untuk melakukannya dapat dilakukan dengan menekan tombol “Create”
yang ada di halaman “Expense Report to Pay”.

112
 Gambar 3.46. Lokasi tombol create

Akan muncul halaman “Create New Expense”. Accountant dapat melanjutkan

proses “Create” dengan menekan tombol “Add an item” untuk menambahkan
berbagai jenis pengeluaran yang akan dibuat.

Gambar 3.47. Halaman create new expense

Akan tampil berbagai pengeluaran yang sudah dibuat oleh Admin namun masih
belum diajukan ke Manager. Manager dapat memilih pengeluaran yang akan
dibuat dari daftar ini. Kalau ternyata pengeluaran yang akan dibuat belum ada di
dalam daftar maka Manager dapat meng”Create” sendiri pengeluarannya.
Caranya dengan menekan tombol “Create” yang ada di bagian bawah.

113
 Gambar 3.48. Daftar laporan yang belum diajukan

Ketika dilakukan “Create” laporan baru karena belum ada di dalam daftar laporan
yang sudah dibuat oleh Admin maka akan muncul halaman “Create” pengeluaran baru.
Halaman ini mirip seperti yang ada saat Admin melakukan “Create” laporan baru. Cara
pengisisannya juga sama. Jangan lupa untuk menekan tombol “Save & Close” untuk
menyimpan data pengeluaran yang baru dibuat dan langsung keluar. Jika ingin lanjut
membuat data pengeluaran yang lain maka dapat menekan tombol “Save & New”.
Sedangkan tombol “Discard” untuk membatalkan penyimpanan data pengeluaran.

Gambar 3.49. Halaman create expenses

3.3.1.5. Edit Expense To Pay

Accountant dapat melakukan editing pengeluaran yang sudah disetujui Manager.
Ini bisa terjadi karena ada bagian atau data pengeluaran lain yang perlu
ditambahkan ke dalam laporan yang sudah ada. Untuk melakukan editing, dapat
dilakukan dengan menekan tombol “Edit” yang ada di halaman “Detail Expense
Reports To Pay”.

114
 Gambar 3.50. Lokasi tombol edit

Cara mengisi halaman “Edit” mirip seperti saat “Create Expense”. Jangan lupa
menyimpan perubahan dengan menekan tombol “Save” atau menekan tombol
“Discard” untuk membatalkan.

Gambar 3.51. Halaman edit expense

3.3.1.6. Delete Expense To Pay

Jika ada laporan yang tidak digunakan maka Accountant bisa langsung
menghapusnya. Untuk menghapus laporan dapat dilakukan dari halaman
“Expense Report to Pay” atau dari halaman “Detail Pengeluaran”. Jika dihapus
melalui halaman “Expense Report to Pay”, bisa dilakukan dengan menceklist
laporan yang ingin dihapus. Setelah itu, akan muncul tombol “Action” dan dapat
dilanjutkan dengan menekan tombol “Delete”.

115
 Gambar 3.52. Halaman delete expense

Akan muncul halaman yang mengkonfirmasi proses penghapusan ini ingin

dilanjutkan atau tidaknya. Jika pelanggan yakin akan melakukan penghapusan
data expense maka dapat diklik tombol “Oke” atau klik tombol “Batal” jika ingin
membatalkan proses penghapusan.

Gambar 3.53. Konfirmasi delete expense

116
3.4. REPORTS
3.4.1. All Expenses
Di halaman ini ditampilkan semua pengeluaran yang sudah dibuat namun masih belum
dibayar.

Gambar 3.17. Halaman all expenses

Laporan dapat ditampilkan dalam beberapa penampilan. Untuk mengubah tampilan

laporan dapat dilakukan dengan menekan tombol “Display AS”. Expenses dapat
ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik, list, dan juga kanban.

Gambar 3.18. Halaman all expense dalam bentuk grafik

117
 Gambar 3.19. Halaman all expense dalam bentuk daftar/list

Gambar 3.20. Halaman all expense dalam bentuk kanban

3.4.2. All Expense Reports

Halaman ini hanya memuat pengeluaran yang sudah dibayarkan. Pengeluaran yang
belum dibayar ditampilkan dalam kolom “Undefined”. Untuk penampilan laporannya,
di sini juga bisa ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik, list, dan juga kanban.

118
 Gambar 3.21. Halaman all expense report

3.5. CONFIGURATION
3.5.1. Expense Product
Di sini dimuat berbagai macam jenis pengelaran yang dapat diajukan. Untuk melihat
detail jenis pengeluaran tertentu, dapat dilakukan dengan mengklik salah satu
pengeluaran yang diinginkan.

Gambar 3.22. Halaman expense product

Selain dalam bentuk kanban, “Expense Product” juga dapat ditampilkan dalam bentuk
list. Untuk melihat detail dari produk tertentu, dapat dilakukan dengan mengklik
produk yang diinginkan. Pembuatan produk baru juga dapat dilakukan di halaman ini
dengan menekan tombol “Create”.

119
 Gambar 3.23. Halaman expense product dalam bentuk list

Halaman detail produk terdiri dari “General Information” dimana informasi umum
mengenai produk yang bersangkutan dan “Accountant” yang berisikan pihak yang
memasukkan produk serta pajak produk. Ketika dibuat produk baru melalui tombol
“Create” maka akan muncul halaman kosong. Masukkan data mengenai produk baru
ke kolom yang ada di halaman ini.

Gambar 3.24. Halaman create expense products

Adapun bagian-bagian yang perlu diisi sebagai berikut:

1. Product Name - nama produk baru yang akan dimasukkan.
2. Product Type - tipe produk yang baru. Bisa berupa produk Consumable, Service,
atau Stockable Product.
3. Cost - Harga satuan produk yang berlaku di pasaran.
4. Internal Reference - merupakan refensi dari produk baru
5. Expense Account - pihak yang telah membuat produk baru
6. Vendor Taxes - pajak yang dikenakan di produk baru.
4. DAFTAR NOTIFIKASI
Daftar Notifikasi:
No Code Description
1 00 Engine Off detected
2 01 Engine On detected
3 02 Disarm detected
4 03 Vibration detected
5 04 Low battery detected
6 05 SOS detected
7 06 Over speed detected

120
5. LAYANAN KONSUMEN

Call Center
Hotline (031) 9900 3962
WhatsApp 081 131 6689

Sosial Media
Facebook @McEasy.ID
Instagram mceasy.id

Office
PT. Otto Menara Globalindo
Jalan Rungkut Tengah No.74, Rungkut, Gunung Anyar
Surabaya 60294

Website
www.mceasy.co.id

121