SOME TIPS TO PASS AN EMAIL WRITING TEST

(Vietnamese caption below)

TOPIC 1: JOB APPLICATION

In order to write a job application email making a good impression on recruiters, firstly, make
sure that the form of your email is right, and then focus on the details to create a compelling and
unique email. The following tips below will help you become a more proficient and professional
email writer.

1. Header Information
Make sure that you have a Professional email address
➤ Try to use your first name and last name in your email address (especially when you have to
make up receiver and sender email addresses in your writing test).
Eg: harry.becker@gmail.com
➤ Do not use an email address you made as a child or as a teenager that will never be viewed
in a positive light by recruiters.
Eg: little.princess@gmail.com , congchuabongbong@gmail.com
Write an Informative Subject line
➤ The subject line should include your name and the position you are applying to.
➤ It is perhaps the most overlooked portion of an email, not including a subject line is one of the
biggest mistakes you can make.
➤ Focus on the main idea, recruiters will not open your email if the subject line is irrelevant. -
Get right to the point in about 6 to 8 words.

2. Greetings and Closings

Using a Formal greeting and closing will convey a sense of professionalism and respect to
hiring managers.
➤ Never start your email with “Hi”, “Hello”. The safest and professional manner is “Dear Mr./Ms.
Last name,”
➤ End suitably: Do not end with “Best wishes” or “Cheers”, the best choice is “Yours sincerely”
(if you know the person’s name) or “Yours faithfully” (if you don’t know the person’s name).

3. Body of the letter

➤ Be Focused and Brief.
➤ The first sentence in the first paragraph should state your intentions clearly.
➤ State what you have enclosed, and show your appreciation for considering your application,
mention your experience at work,...

4. Signature Block
This includes some details such as:
➤ Your name
➤ Your address
➤ Your email
➤ Your phone number
A professional electronic signature makes it easier for recruiters to contact you if you have left a
good impression on them.

CHỦ ĐỀ 1: ĐƠN XIN VIỆC

1. Tiêu đề mở đầu
Đảm bảo việc sử dụng địa chỉ email một cách chuyên nghiệp
➤ Bạn có thể sử dụng theo cú pháp “tên.họ@gmail.com” (đặc biệt khi đề thi yêu cầu bạn tự tạo
địa chỉ email người gửi và người nhận).
Ví dụ: harry.becker@gmail.com
➤ Tránh sử dụng địa chỉ email mang tính chất biệt hiệu sở thích cá nhân,tên nhân vật hoạt
hình,...điều đó đôi khi sẽ không nhận được hướng nhìn tích cực từ nhà tuyển dụng.
Ví dụ: little.princess@gmail.com , congchuabongbong@gmail.com
Câu chủ đề đầy đủ thông tin cần đề cập
➤ Bao gồm thông tin cá nhân,vị trí bạn muốn ứng tuyển.
➤ Câu chủ đề có lẽ là một trong những phần bị bỏ qua nhiều nhất,một lỗi trừ điểm lớn nếu bạn
bỏ qua câu chủ đề, vậy nên lưu ý nhé!
➤ Đánh trọng tâm vào ý chính ở câu chủ đề,nếu câu chủ đề không liên quan,nhà tuyển dụng
đôi khi sẽ không mở chiếc email của bạn ra đọc đấy - và một điều chúng ta nên lưu ý,câu chủ
đề nằm trong giới hạn từ 6 đến 8 từ là đủ,tránh viết dài dòng,lan man.

2. Phần Mở đầu và Kết thúc

Việc sử dụng một lời Mở đầu và Kết thúc trang trọng sẽ giúp truyền tải sự chuyên nghiệp và tôn
trọng đến với nhà tuyển dụng.
➤ Không nên dùng “Hi” , “Hello”. Cách sử dụng lời mở đầu một cách tinh tế hơn “Dear
Mr./Ms.+ họ,”
➤ Lời kết phù hợp: thay vì dùng “Best wishes” hay “Cheers”,chúng ta hãy sử dụng một cách
trang trọng hơn “Yours sincerely” (nếu bạn biết cụ thể tên người muốn gửi), “Yours
faithfully”(nếu bạn chưa biết chính xác tên người muốn gửi).

3. Thân bài
➤ Ngắn gọn,súc tích,đúng trọng tâm, tránh cách viết kể lể, lan man, dài dòng.
➤ Câu mở đoạn đầu tiên cần nêu rõ những mục tiêu bạn hướng tới.
➤ Nêu và đánh giá mức độ phù hợp của bản thân, trải nghiệm trong công việc,...

4. Chữ ký và thông tin thêm

Bao gồm:
➤ Tên người viết
➤ Địa chỉ người viết
➤ Email người viết
➤ Số điện thoại người viết
Phần này giúp việc liên lạc,trao đổi dễ dàng hơn khi bạn đã có những ấn tượng tốt đối với nhà
tuyển dụng.
 TOPIC 2: REPLYING TO A JOB OFFER
I. BRIEF CONTENT
Exciting and levitating when receiving an offer for your dream position at your dream company?
Well, it is surely happy and full of joy, however, as soon as you have received a written job offer,
don’t forget to reply for the offer as it’s polite to respond via a job offer acceptance email reply or
a job offer acceptance letter.

A job offer acceptance email or job acceptance letter can be fairly brief, but needs to contain the
following:

➤ An expression of your gratitude for the job offer and the opportunity

➤ Written formal acceptance of the job offer

➤ Repeat the position title and relevant terms

➤ The terms and conditions (your salary and any other benefits)

➤ Clarification on your starting date

➤ Express your thanks

It’s also important to make sure it’s a well-constructed and formal job offer acceptance email.
Make sure you use proper language, address the Hiring Manager directly, and double check to
ensure proper spelling and grammar.

For an internship confirmation letter, you can use exactly the same format as you would for a job
offer acceptance.

II. DETAILS

1. SUBJECT LINE

➤ The subject line should not contain more than 8 words.

➤ Remember to write your name

For example: [*Your name* - Job Offer Acceptance] or [Accepting (Company Name)’s Offer—
(Your Name)]

2. ADDRESSING THE EMAILS

➤ Carefully check on the email address to make sure it will be sent to the right person.

➤ Send it to the most important and have the rights to your job offer.

3. SALUTATION
➤ Always starts with Dear [Hiring Manager name]

4. MAIN CONTENT

➤ Thank the manager for the offer: An acceptance letter is an opportunity to thank the employer
for not only interviewing with you but also for giving you the chance to work with the company.
Consider the acceptance letter as another way to express your gratitude and enthusiasm for your
upcoming employment.

➤ Agree to and list the terms of employment. You can state that you accept the salary, benefits
and paid time off, as well as the start date.

➤ If there are any parts of the offer letter that you want to negotiate, ask your employer to discuss
those specific items before you submit your official acceptance email. You may also be able to
ask your employer to adjust your start date and explain why you may need more time to prepare
for your new position.

5. SIGN THE EMAIL.

➤ Thank the employer again for the opportunity, and be sure to end the message with a closing
salutation, such as “Best regards” or “Sincerely”.

➤ Complete your acceptance email with a short signature.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

CHỦ ĐỀ 2: CHẤP NHẬN LỜI MỜI LÀM VIỆC

I. KHÁI QUÁT
Bạn cảm thấy háo hức và bay khi nhận được lời mời làm việc tại vị trí bạn hằng mong ước trong
công ty mơ ước của bạn? Chắc chắn là rất hạnh phúc và niềm vui ngập tràn rồi đúng nhỉ, tuy vậy,
đừng quên ngay khi bạn nhận được lời đề nghị làm việc, bạn hãy viết ngay một chiếc email hồi
đáp vì đây được coi là phép lịch sự khi viết lá thư cảm ơn dù cho bạn nhận được lời mời qua
điện thoại đi chăng nữa.

Chiếc thư hồi đáp cần ngắn gọn và súc tích, nhưng nhìn chung cần bao gồm một số chi tiết sau:

➤ Bày tỏ thái độ trân trọng của bạn khi nhận được cơ hội làm việc.

➤ Trình bày thật trang trọng chiếc email của mình nhé

➤ Nhấn mạnh lại vị trí công việc và các điều lệ liên quan.

➤ Các điều khoản và điều kiện (ví dụ như mức lương hay các phúc lợi khác)

➤ Xác nhận ngày mà bạn có thể bắt đầu làm việc

Cả nhà cũng cần lưu ý là cần viết thư sao cho có cấu trúc rõ ràng và trang trọng. Hãy đảm bảo
rằng bạn dụng từ ngữ thích hợp, đúng địa chỉ của Người tuyển dụng và nhớ kiểm tra lại xem có
bất kì sai sót nào về chính tả hay ngữ pháp không nhé.

Đối với công việc thực tập, bạn cũng có thể dùng bí kíp tương tự nhé.

II. CHI TIẾT

1. DÒNG TIÊU ĐỀ

➤ Không nên chứa nhiều hơn 8 từ

➤ Nhớ đề tên của bạn vào nhé.

Ví dụ [HỌ & TÊN – THƯ CHẤP NHẬN LỜI MỜI CÔNG VIỆC]

2. ĐỊA CHỈ GỬI THƯ

➤ Cẩn thận kiểm tra lại địa chỉ xem đã đúng người nhận chưa.

➤ Gửi trực tiếp đến nhà tuyển dụng hoặc người đã thông báo cho bạn về lời mời làm việc hoặc
người có quyền quyết định lời mời làm việc

3. LỜI CHÀO:

➤ Luôn luôn bắt đầu bằng : Kính gửi [Tên người tuyển dụng]

4. NỘI DUNG CHÍNH:

➤ Cảm ơn người quản lý về lời đề nghị: Thư chấp nhận là cơ hội để cảm ơn nhà tuyển dụng
không chỉ phỏng vấn với bạn mà còn cho bạn cơ hội làm việc với công ty. Hãy coi thư chấp nhận
là một cách khác để bày tỏ lòng biết ơn và sự nhiệt tình của bạn đối với công việc sắp tới.

➤ Đồng ý và liệt kê các điều khoản tuyển dụng: Bạn có thể nêu rõ rằng bạn chấp nhận mức
lương, phúc lợi và thời gian nghỉ được trả lương, cũng như ngày bắt đầu.

➤ Nếu có bất kỳ phần nào trong thư mời làm việc mà bạn muốn thương lượng, hãy yêu cầu nhà
tuyển dụng thảo luận về những mục cụ thể đó trước khi bạn gửi email chấp nhận chính thức.
Bạn cũng có thể yêu cầu nhà tuyển dụng điều chỉnh ngày bắt đầu và giải thích lý do tại sao bạn
có thể cần thêm thời gian để chuẩn bị cho vị trí mới của mình.

5. KẾT THÚC THƯ:

➤ Cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa vì cơ hội và nhớ kết thúc tin nhắn bằng một lời chào
kết thúc, chẳng hạn như “Trân trọng”.

➤ Hoàn thành email chấp nhận của bạn với một chữ ký.
 TOPIC 3: REPLY TO AN INVITATION
Business emails are like a representation of ourselves and reflect our personalities to the reader.
This is because, most of the time, the people you are sending these emails to have never met
you; and they don’t know what you look like or how you conduct your business.However, your
emails can tell a whole lot of things about you and the way you do business. And here are the tips
for your email.

1. Greeting/ Opening

➤ You should use “Dear Mr. /Mrs. /Ms”. However, it’s always safe to keep it at “Dear
Sir/Madam” when you do not know their name.

2. Appreciation

➤Next, you have to show appreciation to let the person inviting you know that you indeed
appreciate the gesture. It doesn’t matter whether you’ll be attending or not.

➤For example:Thank you for the invitation to the induction day for the Marketing Manager
position; Thank you for your invitation to interview with ABC Company…

3. Acceptance/ Rejection of Offer

➤ At this stage, you have to confirm your attendance; and if you won’t be attending, apologize
and state the reasons for your inevitable absence. You may also want to add that you wouldn’t
mind attending a similar event in the future. Don’t forget to confirm the venue, time and date.
➤ Now, let’s a look at a few samples:
- “I have checked my schedule and the time is just perfect.Ngoc Lan restaurant is a very
great place with excellent food and wine and I would be meeting you at the restaurant by 2 PM
on Thursday, 29th August, 2020.”
- “Thankfully, my calendar is clear for that date so I have saved the date and would be
attending the event…”
- “I am unable to attend on Monday as I am going to an important event with the
Finance Manager. Therefore, I hope that it will be alright for me to have the induction day on
Friday”

4. Closing

➤ Below are some of the most common professional email closings

All the best, Best regards, Looking forward to hearing from you, Thanks again, With appreciation, With
gratitude,...
 CHỦ ĐỀ 3: PHẢN HỒI LỜI MỜI TRONG CÔNG VIỆC

Email công việc giống như một đại diện của chính chúng ta và phản ánh tính cách của chúng ta
đến với người đọc. Và đây là các mẹo nhỏ cho chiếc email phản hồi lời mời công việc

1. Lời chào
➤ Trong email công việc, chúng ta nên dùng “Dear Mr. /Mrs. /Ms”. Tuy nhiên, nếu không biết
được tên của người nhận, ta có thể dùng “Dear Sir/Madam” để mở đầu.

2. Bày tỏ sự cảm ơn
➤ Tiếp đến, bạn phải thể hiện sự cảm kích của mình để người mời biết rằng bạn thực sự đánh
giá cao lời mời của họ dù cho bạn có tham dự hay không.
➤ Ví dụ:
- Thank you for the invitation to the induction day for the Marketing Manager position
- Thank you for your invitation to interview with ABC Company…

3. Xác nhận tham gia hoặc từ chối lời mời

➤ Ở phần này, bạn phải xác nhận sự tham dự của mình; và nếu bạn không tham dự, hãy xin
lỗi và nêu lý do bạn vắng mặt. Bạn cũng có thể viết thêm rằng bạn sẽ không ngại tham dự một
sự kiện tương tự trong tương lai. Đừng quên xác nhận địa điểm, thời gian và ngày tham dự
bạn nhé.
➤ Sau đây là một vài ví dụ:

- “I have checked my schedule and the time is just perfect.Ngoc Lan restaurant is
a very great place with excellent food and wine and I would be meeting you at the
restaurant by 2 PM on Thursday, 29th August, 2020”

- “Thankfully, my calendar is clear for that date so I have saved the date and
would be attending the event…”

-”I am unable to attend on Monday as I am going to an important event with the

Finance Manager. Therefore, I hope that it will be alright for me to have the induction
day on Friday”

4. Lời cuối thư

➤ Sau đây là một số cách đóng email công việc phổ biến nhất: All the best, Best regards,
Looking forward to hearing from you,Thanks again, With appreciation, With gratitude,...
 TOPIC 4: COMPLAINT LETTER
A letter or email is important. It puts your complaint on record with the company, helps preserve
legal rights you may have in the situation, and lets the company know you’re serious about
pursuing the complaint.

1. Opening, Starting and Greeting

➤ Always starts with Dear Name/ Mr. / Mrs.(if you know the customer service manager’s
name); or Sir/ Madam/ Department (if you do not know their name).
➤ Do not start your email with “Hi”, “Hello” when you’re writing a business email

2. Explain your problem (Why are you complaining?)

➤ Write down the key details of the situation including when you discovered it and how it
shouldn’t have appeared.
➤ Give them as many details as possible (including the date, time and location where you
made the purchase or received the service, along with any relevant serial or model numbers).
The very first lines of the letter should draw attention to your complaint immediately
For example, your opening sentence might read: “ I am writing to complain about a
faulty hair dryer that I purchased from your company on the 15th of December at your
location on Dien Bien Phu street, HCM city”...

3. How would you like to resolve the issue

➤ In this section, you will tell them what you want to be done to fix the issue. This will help to
avoid making the situation more complicated for both sides
➤ If you want a replacement, a refund, a repair, or some other form of compensation, state this
clearly in this paragraph
➤ For example: To resolve the problem, I would appreciate your (state the specific action you
want: money refunded, charge card credit, repair, exchange, etc.); As a dedicated
customer, I hope you will repair it to resolve my problem...

4. Attach copies of supporting documents

➤ These may consist of receipts, guarantees, warranties, copies of checks you sent and even
photos, records or videos.
➤ Make sure DON’T send the originals. Just send copies so there’s no chance your
information being lost or mislaid.
➤ Also make sure to state in the body of the letter the exact materials you are including. For
example: “Please find attached a copy of my original receipt, along with a copy of the hair
dryer's guarantee and information regarding the serial number’’

5. Give them a time limit to resolve the matter

➤ Telling exactly how long you can wait is also a way to hurry them.
➤ Just make sure that the time period you provide is reasonable. A week or two is usually
sufficient, though this will vary depending on what your requests are.
For example: I look forward to your reply and a resolution to my problem and will wait
until next week…

6. Finish the email respectfully

➤ Do it respectfully. Thank the recipient for their assistance. Give them your address or phone
number to reach you to resolve the matter.
➤ Don’t sign off the letter with “Best,” or “Yours truly” because they’re not something that should
appear in a business mail.
For example: Please contact me at the above address or by phone at (home and/or
office numbers with area code).
Sincerely,
Your name

CHỦ ĐỀ 4: THƯ PHÀN NÀN

Trong thực tế cuộc sống, bạn có thể gặp phải rất nhiều tình huống không hài lòng về chất
lượng phục vụ, chất lượng dịch vụ. Bạn cần thông báo cho người có chức trách nắm được vấn
đề của bạn. Và sau đây là mẹo và cách để viết 1 bức thư hoặc email than phiền:

1. Lời mở đầu

➤Hãy dùng “Dear Tên/ Mr. / Mrs.” khi bạn biết tên của người quản lý dịch vụ khách hàng ; nếu
không hãy dùng “ Dear Sir/ Madam/ Department” bạn nhé.

2. Giải thích vấn đề mà bạn đang gặp phải

➤Viết rõ các chi tiết chính của vấn đề bao gồm cả thời điểm bạn phát hiện ra nó
➤ Cung cấp cho họ càng nhiều thông tin chi tiết càng tốt (bao gồm ngày, giờ và địa điểm bạn
mua hàng hoặc nhận dịch vụ, cùng với số sê-ri hoặc kiểu máy có liên quan).
Ví dụ, câu mở đầu của bạn có thể là: “I am writing to complain about a faulty hair dryer
that I purchased from your company on the 15th of December at your location on Dien Bien Phu
street, HCM city”...

3. Hãy nêu lên cách bạn muốn vấn đề được giải quyết
➤ Trong phần này, bạn sẽ cho họ biết bạn muốn làm gì để khắc phục sự cố. Điều này sẽ giúp
tránh làm cho tình hình phức tạp hơn cho cả hai bên.
➤ Nếu bạn muốn thay thế, hoàn lại tiền, sửa chữa hoặc một số hình thức bồi thường khác, hãy
nêu rõ chúng.
Ví dụ:
 To resolve the problem, I would appreciate your (state the specific action you want:
money refunded, charge card credit, repair, exchange, etc.); As a dedicated customer, I hope
you will repair it to resolve my problem...

4. Đính kèm bản sao của các giấy tờ có liên quan

➤ Chúng ta có thể đính kèm biên lai, giấy bảo hành, hình ảnh hoặc video …
➤ Nhưng hãy chắc chắn rằng bạn không gửi đi bản gốc, hãy chỉ gửi bản photocopy để tránh rủi
ro về sau.
➤ Đừng quên nêu rõ trong phần nội dung những loại giấy tờ mà bạn đính kèm.
Ví dụ: ‘Please find attached a copy of my original receipt, along with a copy of the hair
dryer's guarantee and information regarding the serial number.

5. Gia hạn thời gian cần có phản hồi hoặc hành động từ phía nhà cung
cấp
➤ Nêu chính xác bạn có thể đợi bao lâu cũng là một cách để khiến họ nhanh chóng phản hồi
yêu cầu của bạn.
➤ Chỉ cần đảm bảo rằng khoảng thời gian bạn cung cấp là hợp lý. Thông thường, một hoặc hai
tuần thường là đủ, tùy thuộc vào yêu cầu của bạn.
Ví dụ: “I look forward to your reply and a resolution to my problem and will wait until next
week…”

6. Kính thư để kết thúc và ký tên

➤ Cảm ơn người nhận vì sự trợ giúp của họ một cách tế nhị, tôn trọng. Cung cấp cho họ địa
chỉ hoặc số điện thoại của bạn để họ có thể liên hệ giải quyết vấn đề.
➤ Không nên dùng “Best” hay “Yours truly” vì nó không phù hợp trong trường hợp này.
Ví dụ: Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office
numbers with area code).
Sincerely,
Your name