LIQUIDITY

 AND  FINANCIAL  
 
As  we  know  a  firm  has  to  have  different  liquidity.  In  other  words  they  have  to  be  able  to  meet  their  day  
to  day  payments.  It  is  no  good  having  your  money  tied  up  or  invested  so  that  you  haven’t  enough  money  
to  meet  your  bills!  Current  assets  and  liabilities  are  an  important  part  of  this  liquidity  and  so  to  measure  
the  firms  liquidity  situation  we  can  work  out  a  ratio.  The  current  ratio  is  worked  out  by  dividing  the  
current  assets  by  the  current  liabilities.  
 
CURRENT  RATIO   =        Current  assets  _  
        Current  liabilities  
 
The  figure  should  always  be  above  1  or  the  form  does  not  have  enough  assets  to  meet  its  liabilities  and  
is  therefore  technically  insolvent.  However,  a  figure  close  to  1  would  be  a  little  close  for  a  firm  as  they  
would  only  just  be  able  to  meet  their  liabilities  and  so  a  figure  of  between  1.5  and  2  is  generally  
considered  being  desirable.  A  figure  of  2  means  that  they  can  meet  their  liabilities  twice  over  and  so  is  
safe  for  them.  If  the  figure  is  any  bigger  than  this  then  the  firm  may  be  tying  too  much  of  their  money  in  
a  form  that  is  not  earning  them  anything.  If  the  current  ratio  is  bigger  than  2  they  should  therefore  
perhaps  consider  investing  some  for  a  longer  period  to  earn  them  more.  
 
However,  the  current  assets  also  include  the  firm’s  stock.  If  the  firm  has  a  high  level  of  stock,  it  may  
mean  one  of  the  two  things,  
1. Sales  are  booming  and  they’re  producing  a  lot  to  keep  up  with  demand.  
2. They  can’t  sell  all  they’re  producing  and  it’s  piling  up  in  the  warehouse!  
 
If  the  second  of  these  is  true  then  stock  may  not  be  a  very  useful  current  asset,  and  even  if  they  could  
sell  it  isn’t  as  liquid  as  cash  in  the  bank,  and  so  a  better  measure  of  liquidity  is  the  ACID  TEST  (or  
QUICK)  RATIO.  This  excludes  stock  from  the  current  assets,  but  is  otherwise  the  same  as  the  current  
ratio.  
 
ACID  TEST  RATIO   =   Current  assets  –  stock  
               Current  liabilities  
 
Ideally  this  figure  should  also  be  above  1.5  for  the  firm  to  be  comfortable.  That  would  mean  that  they  
can  meet  all  their  liabilities  without  having  to  pay  any  of  their  stock  and  still  have  some  buffer.  This  
would  make  potential  investors  feel  more  comfortable  about  their  liquidity.  If  the  figure  is  below  1,  they  
may  begin  to  get  worried  about  their  firm’s  ability  to  meet  its  debts.  
 
 
 
Note  :  Working  Capital  =  Current  Assets  –  Current  Liabilities  
  
Rate  of  Stock  Turnover  
 
It  shows  the  number  of  times,  on  average,  that  the  business  will  sell  its  stock  in  a  given  period  of  time.  It  
basically  gives  an  indication  of  how  well  the  stock  has  been  managed.  A  high  ratio  is  desirable  because  
the  quicker  the  stock  is  turned  over,  more  profit  can  be  generated.  A  low  ratio  indicates  that  stocks  are  
kept  for  a  longer  period  of  time  (which  is  not  good).  
 
    Cost  of  Goods  Sold     =   ____  Times          (  higher  the  better)  
           Average  Inventory  
 
 
 
Inventory  Days:  
This  is  Rate  of  Inventory  turnover  in  days.  Lower  the  better.  
 
       Average  Inventory              x  365  =   ____  Days                  (  lower  the  better)  
    Cost  of  Goods  Sold  
 
Trade  Recieveables  Days(  Collection  Period)  
Shows  how  long  it  takes  on  average  to  recover  the  money  from  debtors.  Lower  the  better.  
 
         Closing  Trade  Receiveables            x  365   =   ____  Days                                    (lower  
the  better)  
             Credit  Sales  
 
Trade  Payables  Days:  (Payment  Period)  
Shows  how  long  it  takes  on  average  to  payback  the  creditors.  Higher  the  better.  
 
       Closing  Trade  Payables  x  365   =   ____  Days  
           Credit  Purchases  
 
Note:  
  Average  Inventory     =   Opening  +  Closing  
                                 2  
 
 
  
 
Utilization  Ratios  (All  higher  the  better)  
 
Total  Asset  utilization  (Total  Asset  Turnover)  
 
Shows  how  much  sales  are  being  generated  on  Total  Assets.  Higher  ratio  indicates  better  utilization  of  
Total  Assets.  
         Net  Sales         =   ____  Times  
    Total  Assets  
 
 
 
Non  Current    Asset  Utilization  (Non  Current  Asset  Turnover)  
 
Shows  how  much  sales  are  being  generated  on  Non  current  assets.  Higher  ratio  indicates  better  
utilization  of.  
         Net  Sales         =   ____  Times  
    Non  Current  Assets  
 
Working  Capital  Utilization  (Working  Capital  Turnover)  
 
Sows  how  much  sales  are  being  generated  on  Working  Capital.  Higher  ratio  indicates  better  utilization  of  
Working  Capital.  
                   Net  Sales                 =   ____  Times  
    Working  Capital  
 
Advantages  of  Ratios  
1. Shows  a  trend  
2. Helps  to  compare  a  single  firm  over  a  two  years  (time  –  series)  
3. Helps  to  compare  to  similar  firms  over  a  particular  year.  
4. Helps  in  making  decisions  
 
 
 
 
 
 
  
 
Disadvantages  (Limitations):  
1. A  ratio  on  its  own  is  isolated  (We  need  to  compare  it  with  some  figures)  
2. Depends  upon  the  reliability  of  the  information  from  which  ratios  are  calculated.  
3. Different  industries  will  have  different  ideal  ratios.  
4. Different  companies  have  different  accounting  policies.  E.g.  Method  of  depreciation  used.  
5. Ratios  do  not  take  inflation  into  account.  
6. Ratios  can  over  simplify  a  situation  so  can  be  misleading.  
7. Outside  influences  can  affect  ratios  e.g.  world  economy,  trade  cycles.  
8. After  calculating  ratios  we  still  have  to  analyze  them  in  order  to  derive  a  conclusion.  
 
How  to  Comment:  
Usually  in  CIE  they  assign  2  marks  for  comment  on  each  ratio.  One  mark  is  for  indicating  if  the  ratio  is  
better  or  worse  (not  higher  or  lower).  The  second  mark  is  to  explain  the  importance  or  the  reason  of  the  
change  in  ratio.  For  e.g.  If  Gross  Profit  Margin  was  40%  and  now  its  50%,  you  should  say  that  the  Gross  
profit  Margin  has  improved  (rather  than  increased)  and  this  may  be  due  to  an  increase  in  selling  price  or  
a  decrease  in  cost  of  goods  sold  (depending  upon  the  question).  
 
Also  remember  that  the  liquidity  and  utilization  ratios  should  be  close  to  industry  average.  Too  less  or  
too  much  liquidity  is  bad!  
 
At  the  end  of  your  answer,  always  give  a  conclusion  
• When  comparing  a  single  firm  over  two  years  then  do  mention  performance  of  which  year  is  
better.  (In  terms  of  profitability  and  liquidity)  
• When  comparing  two  different  firms  over  the  same  year  do  mention  performance  of  which  firm  
is  better.  (In  terms  of  profitability  and  liquidity).  
 
 
If  the  question  says  evaluate  profitability  then  use  (GP  Margin,  NP  Margin  and  ROCE)  
 
If  the  question  says  evaluate  liquidity,  use  (Current  Ratio,  Acid  Test  and  Rate  of  Stock  Turnover)    
 
If  the  question  says  evaluate  the  performance  it  means  both  profitability  and  liquidity.  
 
Best  way:  
 
3  –  Profitability  
2  –  Liquidity  &  
1  –  Utilization  
 
  
 
INVENTORY  VALUATION  (  STOCK)  
 
Remember  stock  is  valued  at  lower  of  cost  or  net  realisable  value  (N.R.V).  This  is  basically  the  current  
market  value  of  the  stock  after  deducting  any  repair  cost.  This  is  application  of  the  prudence  concept.  
E.g.  If  a  piece  of  stock  costing  $40  is  damaged.  Now  it  can  be  sold  for  $48  but  only  if  $10  of  repair  is  
undertaken.  This  means  the  NRV  of  stock  is  38  (48  –  10).  Since  NRV  (38)  is  lower  than  the  cost  (40),  we  
should  value  it  as  38.  It  lets  say  the  NRV  was  $41,  then  than  the  stock  would  have  been  valued  at  $40.  
 
Assumptions  in  Stock  Valuations  
 
FIFO  
Advantages  
1. Good  representation  of  sound  storekeeping  as  oldest  stock  is  issued  first.  
2. Stock  is  shown  close  to  the  current  market  value  (because  it  is  valued  at  most  recent  price)  
3. This  method  is  acceptable  by  accounting  regulations  
Disadvantages  
1. In  inflation  stock  is  valued  the  highest  and  it  overstates  profit  
2. Since  the  value  of  stock  issued  fluctuates,  this  will  lead  to  a  different  cost  for  an  identical  unit.  
AVCO  
Advantages  
1. Since  the  value  of  stock  issued  does  not  fluctuate,  this  will  lead  to  a  same  cost  for  an  identical  
unit.  
2. This  method  is  acceptable  by  accounting  regulations.  
Disadvantages  
1. Difficult  to  calculate.  
2. Average  price  does  not  represents  the  true  value  of  stock  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
ACCOUNTING  CONCEPTS  
 

TABLE/SUMMARY/SNAPSHOT  OF  ACCOUNTING  CONCEPTS/CONVENTION  

   
Accounting  period   Also  known  as  Time  Period  where  business  operation  can  be  
Concept   divided  into  specific  period  of  time  such  as  month,  a  quarter  or  a  
year  (accounting  period)  
 
Final  accounts  are  prepared  at  the  end  of  the  accounting  period,  
i.e.  one  year.  Internal  accounts  can  be  prepared  monthly,  
quarterly  or  half  yearly.  
 
   
Accrual  Concept  /   Requires  all  revenues  and  expenses  to  be  taken  into  account  for  
Matching   the  period  in  which  they  are  earned  and  incurred  when  
determining  the  profit  /  (loss)  of  the  business.  The  net  profit  /  
(loss)  is  the  difference  between  the  revenue  EARNED  and  the  
expenses  INCURRED  and  not  the  difference  between  the  revenue  
RECEIVED  and  expenses  PAID.  
Major  application  of  this  concept  is    
1. prepayments  and  accruals  
2. Depreciation  of  Non  current  Assets  
3. Bad  debts  and  Provision  for  doubtful  debts  
4. Capitalization  of  development  cost  
 
   
Business  Entity   Also  known  as  Accounting  Entity  or  Separate  Entity  convention  
which  states  that  the  business  is  an  entity  or  body  separate  from  
its  owner.  Therefore  business  records  should  be  separated  and  
distinct  from  personal  records  of  business  owner.  
Major  application  of  this  concept  is    
1. Capital  accounts  and  Drawings  account  are  kept  for  the  
owner  
2. Owners  personal  transactions  are  not  recorded  in  business  
books    
 
   
Consistency  Concept   According  to  this  convention,  accounting  practices  should  remain  
unchanged  from  one  period  to  another  unless  there  is  a  proper  
need  to  change  them.  For  example,  if  depreciation  is  charged  on  
non  current  assets  according  to  a  particular  method,  it  should  be  
done  year  after  year.  This  is  necessary  for  purpose  of  comparison.  
But  if  a  wrong  policy  has  been  applied  in  the  previous  years  like  
straight  line  method  for  Machinery  then  we  can  change  the  policy  
to  reducing  balance  method  (  the  change  must  be  disclosed  in  the  
accounts  to  the  stakeholders)  
  
   
Dual  Aspect  Concept   Double  entry  system.  For  every  debit,  there  is  a  credit  entry  of  an  
equal  amount.  All  transactions  in  accounting  are  recorded  in  this  
form.  
 
   
Going  Concern  Concept   The  business  will  follow  accounting  concepts  and  methods  on  the  
assumption  that  business  will  continue  its  operation  to  the  
foreseeable  future  or  for  an  indefinite  period  of  time.  The  major  
application  of  this  concept  is  that  we  record  our  assets  at  cost  less  
estimated  deprecation  rather  then  the  market  values  .  Since  we  
know  that  the  market  values  will  keep  on  changing  and  we  have  to  
continue  our  business  .  BUT  if  the  business  is  about  to  shut  down  
then  the  Non  current  assets  must  be  shown  at  market  values  (  
disposal  values)    
 
  Business  should  report  its  activities  or  economic  events  at  their  
Historical  Cost  Concept   actual  costs.  For  example,  Non  current  assets  are  recorded  at  their  
cost  in  account  except  for  land  which  can  be  revalued  due  to  
appreciation  
 
  The  concept  of  materiality  recognises  that  some  types  of  
Materiality  Concept   expenditure  are  less  important  in  a  business  context  than  others.  
So,  absolute  precision  in  the  recording  of  these  transactions  is  not  
absolutely  essential.    

For  example  :  A  business  purchases  a  ruler.  The  ruler  costs  $0.45.  

It  estimated  that  the  ruler  should  last  for  three  years.  Technically,  
the  ruler  is  a  non-­‐current  asset  and  should  therefore  be  classified  
as  capital  expenditure.  To  do  this  would  be  rather  silly  for  such  a  
trivial  amount.  The  $0.45  would  be  treated  as  revenue  
expenditure  and  would  be  debited  to  either  general  expenses  or  
office  expenses.  This  treatment  is  not  going  to  have  a  significant  
impact  on  profits  or  the  valuation  of  net  assets  on  a  statement  of  
financial  position  –  the  absolute  accuracy  of  its  treatment  is  not  
material.    

   
Money  Measurement   Also  known  as  Monetary  unit.  Transactions  related  to  the  
Concept   business,  and  having  money  value  are  recorded  in  the  books  of  
accounts.  Events  or  transactions  which  cannot  be  expressed  in  
term  of  money  do  not  find  a  place  in  the  books  of  accounts.  For  
example  motivation  /  skill  /  morale  of  employees  cannot  be  
recorded  in  accounts.  Also  the  internally  generated  goodwill  of  the  
business  should  be  written  off  immediately    
 
   
 Prudence  /  Conservatism   Take  into  account  unrealized  losses,  not  unrealized  profits/gains.  
Concept   Assets  should  not  be  over-­‐valued,  liabilities  under-­‐valued.  
Provisions  are  example  of  prudence  or  conservatism  concept.  Also  
under  this  prudence/conservatism  concept,  stock/inventory  is  
value  at  lower  of  cost  or  market  value.  This  concept  guides  
accountants  to  choose  option  that  minimize  the  possibility  of  
overstating  an  asset  or  income.  Major  Applications  include  
1. Provision  for  doubtful  debts  
2. Provision  for  depreciation  
3. Valuation  of  inventory  
4. Writing  off  goodwill  
 
   
Substance  Over  Form   Real  substance  takes  over  legal  form  namely  we  consider  the  
economic  or  accounting  point  of  view  rather  than  the  legal  point  
of  view  in  recording  transactions.  Major  application  is  when  we  
are  leasing  the  assets  we  don’t  have  the  legal  ownership  but  the  
economic  benefits  do  flow  towards  the  firm  so  it  is  recorded  as    an  
asset  .  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
COST  ACCOUNTING  
 
What  is  Cost  Accounting?  
 
Cost  accounting  is  basically  the  determination  of  cost  whether  for  a  specified  thing  or  activity.  To  
determine  cost,  we  need  to  apply  accounting  and  costing  principles  and  techniques.  The  cost  accounting  
information  is  used  within  the  business  for  planning,  controlling  and  decision  making.  
 
What  is  a  Cost  Centre?  
 
Cost  centre  is  the  area  or  a  department  in  a  business  for  which  cost  are  accumulated.  There  are  two  
main  types  of  Cost  Centres  
• Production  Cost  Centre:  Departments  which  are  involved  directly  in  production  of  a  product.  For  
example,  Moulding,  Cutting  or  Assemble  Department.  
• Service  Cost  Centre:  Departments  in  which  production  doesn’t  take  place  but  they  provide  
service  to  the  production  departments.  For  example:  store  Department  or  Maintenance  
Department.  
What  is  a  Cost  Unit?  
Costs  are  always  related  to  some  object  or  function  or  service.  For  example,  the  cost  of  a  car,  a  haircut,  a  
ton  of  coal  etc.  Such  units  are  known  as  cost  units  and  can  be  defined  as  
 
‘A  unit  of  product  or  service  in  relation  to  which  costs  are  determined’.  
 
Cost  unit  may  be  units  of  production,  e.g.  kilos  of  cement,  gallons  of  beer  OR  may  be  units  of  service,  
e.g.  consulting  hours,  Patient  nights,  Kilowatt  hour.  
 
How  is  cost  classified?  
 
There  are  three  possible  classifications  
 
• Type  1:  Direct  and  Indirect  Cost  (classification  as  per  traceability  of  cost)  
 
Direct  cost:  This  includes  all  such  cost  which  can  easily  be  traced  to  the  item  being  manufactured.  E.g.  
Direct  Material,  Direct  Labour  and  Direct  Expenses  (royalties  or  artwork).  There  can  also  be  Direct  Selling  
Cost  like  Installation  or  Sales  Commission.  
 
Indirect  Cost:  All  the  cost  which  cannot  be  easily  traced  to  the  item  is  the  Indirect  Cost.  These  are  widely  
known  as  Overheads.  Overheads  can  be  production  or  non-­‐production  (selling  and  administration).  
 
 
 • Type  2:  Production  and  Non-­‐Production  Cost  (classification  as  per  function)  
Any  cost  which  is  incurred  in  manufacturing  the  item  is  referred  as  Production  Cost.  All  the  other  cost  is  
Non  production  (Selling  )  ,  Non  production  (  Administration  )  ,  Non  Production  (  Financial  charges).      
 
• Type  3:  Variable  and  Fixed  Cost  (  classification  as  per  behavior  of  cost)  
Variable  Cost:  Those  cost  that  change  in  total  in  direct  proportion  to  changes  in  level  of  activity.  An  
increase/decrease  in  activity  brings  proportional  increase/decrease  in  total  variable  cost.  E.g.  Direct  
Material,  Direct  Labor.  Always  remember  Variable  Cost  per  Unit  will  remain  constant.  
 
Fixed  cost:  Those  cost  that  DOES  NOT  change  regardless  of  changes  in  activity  level.  E.g.  Rent,  
Depreciation  etc.  Fixed  Cost  does  not  change  in  Total  but  Fixed  Cost  per  unit  will  decrease  as  more  units  
are  produced.  
 
Semi  Variable  (Mixed)  Cost:  Include  both  fixed  and  variable  elements.  For  example  Repairs,  
Maintenance  and  Electricity.  

     
 
For  example  the  cost  of  a  service:  $2  per  unit  produced  up  to  a  maximum  of  $5  000  per  year  will  show  
the  following  pattern  on  a  graph:  
 

 
Another  example  of  semi-­‐variable  costs  in  the  form  of  standing  charge  of  $2  500  for  maintenance  
charges  for  a  specific  level  plus  a  charge  of  $  5  per  unit  to  a  maximum  of  $10  000  per  year,  will  show  the  
following  outline  on  a  graph:  

 
 
The  graphs  for  the  fixed  cost  per  unit  and  variable  cost  per  unit  look  exactly  opposite  to  total  fixed  costs  
and  total  variable  costs  graphs.  Although  total  fixed  costs  are  constant,  the  fixed  cost  per  unit  changes  
with  the  number  of  units.  The  variable  cost  per  unit  is  constant.  
 

                               
 
What  is  the  difference  between  direct  cost  and  variable  cost?  
 
The  direct  cost  is  directly  related  to  a  product  and  it  can  be  easily  traced  to  the  item  being  manufactured  
but  it  does  not  include  any  type  of  variable  overheads.  The  variable  cost  includes  all  direct  cost  and  
variable  overheads  as  well.  For  e.g.  the  variable  part  of  the  electricity.