Az Iratkészítés Gyakorlata I

NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA
4400 Nyíregyháza, Sóstói u. 31/B

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Jakabné dr. Zubály Anna
Az iratkészítés gyakorlata I.
Nyíregyháza, 2011
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 1

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Kapcsolattartás levélben
Az emberek közötti kapcsolatteremtés és kapcsolattartás nagyon sokáig csak szóban történt,

és még ma is ezt tartjuk az emberi kapcsolatok legalapvetőbb formájának. Az írásbeli forma
több ezer évvel később alakult ki, azóta viszont számos változata létezik. Az élet számos
területén - a magánéletben, hivatalban, az üzleti szférában - szándékaink szerint dönthetünk
arról, hogy a kapcsolatfelvételnek és -tartásnak melyik módját választjuk. A választás több-
nyire azon múlik, hogy mi az üzenet tartalma és hogyan viszonyulunk hozzá, milyen érdekeink
függnek tőle: gyors ügyintézés, kellemes benyomás keltése, az információ maradandósága,
bizonyíthatósága stb.
Az írásbeli üzenetnek súlya van; leginkább akkor alkalmazzuk, ha fontos, nyomatékos infor-
mációkat közlünk, illetőleg, ha a szóbeliség valamilyen akadályba ütközik. Gyakran a szóbeli
információközlés mellett írásbeli dokumentum is készül, mert ennek van - szükség esetén -
bizonyító ereje.
Az írás feltalálását az emberiség egyik legnagyszerűbb találmányának tekintjük: ezáltal vált

lehetővé az addig csak emlékezetre hagyatkozó gondolat megőrzése, összegyűjtése és tor-
zulás nélküli továbbadása. Az írás a „nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére
szolgáló, kisebb-nagyobb emberi közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek
rendszere”. (Forrás: Kéki Béla: Az írás története. Vince Kiadó, Budapest, 2000.)
Az írás átrendezte az emberiség egész életét, gondolkodását, kultúráját, szokásait, és a be-

széd mellett ma is az írás a legmeghatározóbb gondolatközlési forma. Alkalmazzuk magán-
életi, kulturális, művészeti, sport-, üzleti vagy hivatali stb. kapcsolataink során egyaránt.
A levelezés alapfogalmai
Iraton a jelenleg hatályos, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag vé-

delméről szóló többször módosított 1995. évi LXVI. törvény által meghatározott értelemben
beszélünk.
Irat: „minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat — a megjelentetés szán-
dékával készült könyvjellegű kézirat kivételével —, amely valamely szerv működésével, ille-
tőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz
elhasználásával és bármely eljárással keletkezett;
Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a
közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;
Magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes
személyek tulajdonában lévő irat”.1
Ügyiratnak nevezzük a különböző hivatalok, intézmények, gazdálkodó cégek, egyéb szer-

vezetek, szervek stb. rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező, vala-
mint a magánszemélyek által készített – de nem személyes jellegű – iratot, a tőlük érkező
dokumentumokat, amelyek valamely – a tevékenységi körükbe tartozó – ügyre vonatkoznak.
1 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Az ügyiratokban foglaltak megerősíthetik, kiegészíthetik, módosíthatják vagy korrigálhatják a

személyközi kapcsolatban előadott információkat.
Okirat „az eljárásjogokban olyan bizonyítási eszköz, amely a benne foglalt tények, adatok,
nyilatkozatok, körülmények, cselekmények valóságát bizonyítja. Az okiratra vonatkozó ren-
delkezések érvényesek minden olyan tárgyra, amely műszaki vagy vegyi úton adatokat rög-
zít (fénykép, filmfelvétel, hangfelvétel, mágneslap, mágnesszalag stb.).
Az okirat – kiállítója szerint – lehet közokirat vagy magánokirat. Az okirat bizonyító ereje sze-
rint lehet teljes bizonyító erejű vagy egyszerű.
Közokirat: olyan dokumentum, amit hatáskörében eljárva bíróság, közjegyző (közjegyzői

okirat) vagy más hatóság, illetve közigazgatási szerv megszabott alakban állított ki, papír-
alapú vagy elektronikus okirat (például személyi igazolvány, gépjárművezetői engedély, ha-
tósági igazolvány – pl. útlevél – vagy hatósági bizonyítvány – pl. anyakönyvi kivonat stb.). A
közokirat teljesen bizonyítja a benne foglalt intézkedést vagy határozatot, az okirattal tanúsí-
tott adatok és tények valóságát, az okiratba foglalt nyilatkozat megtételét, valamint annak
idejét és módját. Az okirati fajták közül egyedül a közokirat számít feltétlenül és teljes mér-
tékben bizonyítéknak a benne foglaltakra nézve. Minden egyéb okmány magánokiratnak
minősül.
Egyszerű magánokiratnak minősül egy okirat, ha nem felel meg a teljes bizonyító erejű
magánokirat feltételeinek. Az egyszerű magánokirat bizonyítékként való kezelésében az ok-
iratban foglaltak valóságának megítélése a bírói mérlegelés körébe tartozik.
Teljes bizonyító erejű magánokirat az a dokumentum, amely az ellenkező bebizonyításáig

teljes bizonyítékul szolgál arra, hogy kiállítója az abban foglalt nyilatkozatot megtette, elfo-
gadta vagy magára nézve kötelezőnek ismerte el, feltéve, ha
1. a kiállító az okiratot saját kezűleg írta és aláírta, vagy

2. két tanú az okiraton aláírásával igazolja, hogy a kiállító az okiratot előttük írta alá
vagy az aláírást magáénak ismerte el (az aláírás mellett a tanúk lakcímét is fel kell
tüntetni);
3. a kiállító aláírása vagy kézjegye az okiraton bíróság vagy közjegyző által hitelesítve
van;
4. a gazdálkodó szervezet által üzleti körében kiállított okiratot szabályszerűen aláírták;
5. ügyvéd (jogtanácsos) az általa készített okirat szabályszerű ellenjegyzésével bizo-
nyítja, hogy a kiállító a nem általa írt okiratot előtte írta alá, vagy aláírását előtte saját
kezű aláírásának ismerte el, illetőleg a kiállító minősített elektronikus aláírásával aláírt
elektronikus okirat tartalma az ügyvéd által készített elektronikus okiratéval megegye-
zik;
6. az elektronikus okiraton kiállítója minősített elektronikus aláírást helyezett el.
Az okirat teljes bizonyító erejének az a jogi jelentősége, hogy a bíróság nem mérlegeli és
– az ellenfél sikeres ellenbizonyításáig – nem is vizsgálja az okirati bizonyíték valóságtartal-
mát.” 2
2 http://hu.wikipedia.org/wiki/Okirat

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
A levél mint kapcsolattartó eszköz
Az üzleti, hivatali élet írásbeli kapcsolattartásának gyakori formája a levél. Napjaink egyre
terjedő elektronikus formája mellett az irodában magasodó "irathegyek" azt mutatják, hogy
minden törekvésünk ellenére sem tudtuk még kizárni életünkből a papíralapú üzeneteket.
A levél fogalma: mások számára küldött vagy másoktól kapott írásos közlés (üzenet), ame-
lyet valamely közvetítő (például posta, futár, elektronikus szolgáltató stb.) által juttatunk el a
címzetthez. Tartalmuk, funkciójuk szerint a közvetlen érintkezést pótolják, kiegészítik vagy a
szóbeli közlést rögzítik. Ezáltal a felek között jogi kapcsolat keletkezhet vagy a fennálló kap-
csolat módosulhat, megszűnhet. Nem mindegyik levélnek van azonban jogi következménye
(lsd. meghívó – ebben az aláíró személy erkölcsi felelősséget vállal a meghívóban foglalt
üzenetért).
A hivatali, üzleti élet belső és külső írásbeli kommunikációjában olykor erősen meghatározott
formai szabályok érvényesülnek. Ezek nagyrészt írásbeli kapcsolattartásunk történelmi ha-
gyományain, szokásain alapulnak - egyes elemeit már az ókorban is használták (például
megszólítás, keltezés, elköszönés stb.), de a megformázásához rendelkezésünkre álló tech-
nikai eszközök is erősen befolyásolják az írott üzenetek megjelenését: a betűformáktól kez-
dődően a levélpapír kiválasztásán át a levél formai kellékének papíron történő elhelyezéséig.
A hivatalos, üzleti iratok napjainkban szinte kizárólag számítógéppel készülnek, ezért a szö-
vegszerkesztő kimeríthetetlen formázási lehetőséget kínál számunkra. Ezek használatakor
azonban nem ragadtathatjuk el magunkat, mert a hivatali, üzleti élet szokásai visszafogott-
ságot parancsolnak. A tartalmi-formai kellékeknek legfőbbképpen az átláthatóságot, az egy-
értelmű üzenetközlést és félreérthetetlen értelmezést kell szolgálniuk. Ugyanakkor a jól meg-
szerkesztett és formázott irat képes esztétikai hatást is kelteni az olvasóban, ami olykor az
üzenet tartalmához való hozzáállását is befolyásolja.
Az iratok – jellemzőik szerinti - csoportosítása
1. Az iratok tartalmuk szerint sokfélék lehetnek. Funkciójuk, alakiságuk, keletkezési kö-

rülményeik szerint célszerűen az alábbi csoportokba sorolhatók:
a) egyszerű iratok
- mindennapi életünk egyszerű iratai (pl. nyugta, átvételi elismervény, meghatal-

mazás, nyilatkozat, igazolás stb.);
- hírt közlő iratok (hirdetés, tájékoztatás, értesítés, felhívás, felszólítás, meghívó
stb.);
- a munkahelyi kapcsolattartás belső – információs - iratai (emlékeztető, feljegy-
zés, értesítés, munkahelyi meghívó, jelentés, beszámoló, körlevél, munkáltatói
igazolás stb.);
b) a hivatalos eljárás iratai (pl. beadványok; az eljárás folyamatában keletkező iratok,

határozat, fellebbezés stb.);
c) a munkaügyi iratok (pl. álláshirdetés, álláspályázat, a munkaviszonyhoz kapcsolódó

iratok);

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
d) a kereskedelmi, üzleti kapcsolatok során keletkezett iratok (pl. érdeklődés, tájékozta-

tás, megrendelés, szerződések, a teljesítés, illetőleg a hibás teljesítés iratai stb.).
Az iratok felhasználási értékük szerint lehetnek:
a) ügyviteli értékű iratok, amelyek a napi ügyintézés során meghatározzák az ügyintézői

munkát, a munka sorrendjét, módját stb., ezáltal kapcsolat jön létre a felek között;
b) történeti értékű iratok, amelyeket egykor a napi ügyintézés során használtak, de a jö-
vő nemzedéke számára hasznos, érdekes információ tartalmaznak egy adott korról, a
kor embereiről, szokásairól, kultúrájáról. Ezeket az iratokat többnyire a levéltárakban
őrzik.
Alakiságuk szerint az iratok:
a) az adathordozó alapján lehetnek:
- papíralapon készült (hagyományos) iratok, vagy

- elektronikusan szerkesztett, továbbított és tárolt iratok lehetnek;
b) szerkesztésük szerint lehetnek:
- önállóan fogalmazott, egyedileg szerkesztett és

- formanyomtatvány, űrlap kitöltésével előállított irat, illetőleg
- más (meglévő) iratra záradékként rávezetett irat.
Iratok formátumuk szerint lehetnek:
- egyszerű iratok,
- levélformátumúak, illetőleg
- egyedi formátumú iratok (pl. jegyzőkönyvi forma, szerződésforma, határozatfor-
ma stb.)
Az írás adathordozója
Az írás nem csak gondolatközlő erejével nyűgözi le az olvasót, de formájával is képes külön-
leges esztétikai hatást kelteni, amit jelentősen befolyásol az íráshordozó anyaga.
"A papírt körülbelül kétezer évvel ezelőtt Kínában találták fel. Növényi rostokból illetve
rongyhulladékból - ezeket elemi rostokra foszlatva, szétáztatva - vizes pépet készítettek,
melyből egy selyemszitával merítettek. A víz a szitán át kicsorgott, a szálak pedig papírrá
álltak össze. Ennek szilárdságát szárítással, préseléssel, enyvezéssel jelentősen növelték,
felületét simították, így olcsón, nagy mennyiségben készítettek írásra alkalmas anyagot."
(Forrás: http://www.famakonyv.hu - A könyv alakja és anyaga)
A napjainkban használt papírok alapanyaga is növényi rostok adják, amelyeket legtöbbször

fából nyernek, de készíthető papír szalmából, rongyból, illetve használtpapír újrahasznosítá-
sával is.
A papírkészítés alapelve évezredek óta sem változtak, de természetesen az új technológiák

új lehetőségeket is biztosítanak. Így alakulhatott ki napjaink óriási választéka." (Forrás:
http://www.fontpress.hu/papirfajtak.html - Papírfajták)
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Az irodai munkában anyagát, minőségét, méretét, felhasználási funkcióját stb. tekintve sok-
féle papírt használunk: író, másoló, nyomtató, etikett, fax, fotó, glossy, injekt; íves, leporelló
vagy tekercses stb.
A papír kiválasztásakor célszerű néhány jellemzőt figyelembe venni:
a) Méret - az irodában leggyakrabban alkalmazott szabványos "A" méretek:

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
A/4 A/3
21 cm x 29,6 cm 42 cm x 29,6 cm
A/5
14,8 cm x 21cm
A/6
10,5x 14,8
1. ábra. Iratok papírméretei
Az A/0-A/1-A/2-A/3 méretű lapok különböző számítások, kimutatások, tervrajzok készíté-

séhez használatosak. Az A/4-A/5 - bizonyos esetekben az A/6 - méretű lapokat a levele-
zésben alkalmazzuk, a kisebb méretű lapok címkék, névjegykártyák, rövid üzenetek, fel-
jegyzések stb. lapjai lehetnek.
b) Súly - egy m2-re vetített grammokban kifejezett súly
- 47 g/m2 - 130 g/m2 - papír;

- 130 g/m2 - 300 g/m2 - karton;
- 300 g/m2 -től lemez.
Az irodai munkában iratok, dokumentumok készítéséhez általában a 80-100 g/m2 súlyú

papírok használatosak.
c) Vastagság: a papírív több különböző helyén mikrométerrel mérhető. Befolyásolja a papír

kezelési jellemzőit; általában a vastagabb papír merevebb - tehát a gyűrődésnek és a
szakadásnak jobban ellenáll -, a nyomtatókhoz, fénymásolókhoz a vékonyabb papírok
használhatók.
d) Világosság: a papír felületéről visszaverődő fény mennyiségére utal. Minél több a fény,
annál nagyobb a világosság értéke - ez azt jelenti, hogy a szöveg élesebb lesz.
e) Átlátszatlanság: azt mutatja, hogy a papír mennyire állja el a rajta áthaladó fény útját.
Minél kevésbé átlátszó egy papír, annál kevésbé látszik, hogy mit nyomtattak a túloldalá-
ra. Az átlátszatlanság különösen akkor fontos, ha brosúrákhoz, hírlevelekhez, naptárak-
hoz vagy más alkalmazásokhoz keresünk olyan papírt, amelynek mindkét oldalára nyom-
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
tatni kell.
f) Felületek: a megfelelő felület kiválasztása dönti el, hogy a kész nyomat hogyan fog kinéz-
ni; lehet matt, félfényes, lágyfényű vagy szaténfényű stb.
g) Simaság: befolyásolja, hogy a szöveg és a képek hogyan jelennek meg az oldalon. Minél
simább egy papír felülete, annál élesebbnek tűnik rajta a kép. A lézernyomtatókhoz terve-
zett papírok simábbak szoktak lenni, hogy a szöveg élesebb legyen, amikor a toner egy-
beolvad az oldalon, míg a tintasugaras papíroknál a tintacseppecskéknek nincs szüksé-
gük ugyanerre a simaságra.
h) Szín: a papíroknak több ezer színárnyalata lehet. Az irodai munkában túlnyomórészt fehér
papírra fekete nyomdafestékkel kerül az írás, de a tartalomhoz illő kellemes (általában
pasztell) színű papírlap használata kellemes közérzetet ad, jó benyomást kelthet.
Célszerűség, takarékosság, ízlés, olykor igényesség kérdése, hogy ki milyen papírt kedvel
írásbeli üzeneteihez. Vannak, ahol csak fehér színű, jó minőségű papírokat használnak, má-
sok a színes vagy a környezetbarát, illetőleg újrahasznosított papírokat részesítik előnyben.
Ez utóbbi - szürke színe miatt - nem nyeri el mindenki tetszését, vagy a vállalati arculathoz
nem illőnek tartják, pedig a belső használatra szánt anyagok például minden további nélkül
készülhetnek környezetbarát, újrahasznosított papírra.
A technikai eszközök - fénymásolók, nyomtatók, faxok stb. - finom konstrukciói is jelentősen

befolyásolják az irodában használt papírfajtákat. Fontos, hogy a papírlap tömege, felületi és
egyéb tulajdonsága megfeleljen a technikai eszközhöz (nyomtató, fénymásoló, fax stb.) előír-
taknak.
Napjaink írása többnyire számítógépen, digitális formában jelenik meg, amelynek nagy ré-
szét interneten továbbítjuk. Tárolásuk pedig elektronikus adattárolókat igényel (például
számítógépbe beépített adattároló, CD, DVD, pendrive stb.).
A hivatali, üzleti életben, amikor írásbeli üzenetünket megformáljuk, mindig számolnunk kell
azzal, hogy az bármikor papírformát is ölthet. Meglehetősen gyakori, hogy az elektronikusan
elkészített, tárolt vagy továbbított üzenetet (levelet, egyéb dokumentumot) kinyomtatják, má-
solják, papír alapú iratként tárolják. Ha az üzenet nem kerül kinyomtatásra, a szöveges do-
kumentumok, különösen a levelek megformázásakor is be kell tartanunk az iratkészítés
alapvető formai követelményeit.
A továbbiakban a számítógéppel készített, papír alapú, hivatalos iratok jellemzőit tekintjük át.
Az iratok készítésének követelményei
Szakmai követelmény
Tartalmilag pontos, egyértelmű adatokat, tényeket, körülményeket tartalmazzon a dokumen-

tum, törekedve az információk teljességére. A témához kapcsolódó minden lényeges in-
formációnak, ténynek, körülménynek szerepelnie kell az iratokban, ellenkező esetben veszé-
lyezteti a mondanivaló értelmezését, érthetőségét, így közlendőnk nem éri el célját.
Nyelvi követelmény

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
- Az írásban közölt információink, szándékunk legyen érthető a címzett(ek) számára. Ha

a leírtak értelmezése gondot okoz a címzettnek, a közlésünk szándéka sem tölti be
funkcióját. Ezért – az irat jellegétől függően - szükséges a mondanivaló logikus felépíté-
se (l. a háttérkörülmények, előzmények pontos, precíz felvázolása, tények, adatok egy-
értelmű közlése, következmények bemutatása).
- Célszerű tömören, egyszerűen fogalmazni, kerülve a felesleges szószaporítást, a

hosszadalmas kifejtést, terjengős, bonyolult mondatok alkalmazását. A mondanivaló
megfogalmazásában a lényegre kell törekedni, mert a lényegtelen, felesleges elemek
csak elterelik a figyelmet a fontosabb közlendőkről. Fogalmazásunk stílusa tényszerű,
hivatalos, de udvarias és tisztelettudó legyen.
Formai követelmény
- Bármilyen írott dokumentumról van szó, a hibátlanság (l. gépelés, helyesírás, nyelvhe-
lyesség stb.) alapvető elvárás. Különösen akkor, ha magasabb szintre, vagy külső szer-
vezethez számára készül az iratunk. A végső változat elkészítésekor ellenőrizzük a hi-
bás megfogalmazást, gépelést, helyesírást és stílust.
- Az irat mindig jól áttekinthető, tagolt, esztétikus formában készüljön. Az irat mások ke-
zébe kerül, nem mindegy, hogy a címzettnek milyen vélemény alakul ki az anyagunkról,
hiszen ez befolyásolja az üzenet befogadásának, értelmezésének körülményeit is.
Nyomtatott formában is célszerű áttekintenünk az írásbeli dokumentumaink szerkezetét,
megfelel-e az esztétikai elvárásoknak és a levelezési szokásoknak.
- Az elkészült iratot, illetőleg megjelenési formáját nyomtatás vagy elektronikus továbbítás

(csatolás) előtt ellenőrizzük, megfelel-e az esztétikai elvárásainknak.
- Törekedjünk arra, hogy az irat - a választott papírméretnek megfelelően - kiférjen egy

oldalon! Ellenőrizzük, nem tűnik-e túlságosan zsúfoltnak vagy szellősnek, amit papírra
vetettünk, s nem kell-e inkább papírméretet váltanunk, vagy egyéb szerkesztési beállí-
tással korrigálni (például: betűtípus, betűméret, margó).
- Az iratunk információs anyagát helyezzük az oldalon függőlegesen középre. Ez nem fel-

tétlenül az oldalbeállítás funkciójával történhet, mert ilyenkor a program a lapméret mér-
tani közepére helyezi a leírtakat - feltéve, hogy az irat elején vagy végén nem alkottunk-
e fölösleges bekezdéseket (hagytunk fölösleges entereket).
- Olvasási szokásunk azonban a felső lapszél követésére, illetőleg ehhez viszonyításához

szokott, ezért az írott rész inkább a lap felső részére kerüljön - törekedve a lap alsó és
felső szabad részeinek viszonylag arányos megosztására.
"Az írásos kommunikáció négy C elve, amely a közéleti és az üzleti tárgyalások, előadá-
sok tervezéséhez, illetve írásos dokumentumok elkészítéséhez nyújt segítséget.
Complete (teljes)
- Közölte-e az összes szükséges adatot?
- Válaszolt-e a címzett valamennyi kérdésére?
Consise (tömör, velős, rövid)
- Elkerülte-e a szükségtelenül hosszú és komplikált szavakat?
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
- El tudta-e mondani egy oldalon, amit akart?

- Elkerülte-e azt a buktatót, hogy a szövegben elrejti a lényeges információkat?
Correct (helyes)
- Ellenőrizte, hogy levelezése pontos-e, illeszkednek-e az írásban vállalt kötelezettségei a
cég politikájához?
- Ellenőrizte, hogy nyelvtanilag helyes-e a szöveg, jó-e a helyesírása?
- Kiküszöbölte a hanyagul elvégzett javításokat, és egy tiszta példányt készített?
Conversational (társalgási)
- Barátságos, fogékony modorban írt?
- Írásának stílusa kiváltja a címzettből azt a választ, amit szeretne?
- Elkerülte a komplikált szóvirágokat?
- Elkerülte az olyan szavakat/kifejezéseket, melyek ellenséges érzületet válthatnak ki ol-
vasójából?" 3
Az iratok főbb formai jellemzői
1. Oldalszélek kialakítása
Az oldalszélek (margók) mintegy keretet adnak a papíron megjelenő írásműnek, a nyomda-

iparban szedéstükörnek nevezik a margó által határolt területet. A szövegszerkesztő program-
ban a szövegrészhatárok funkció bekapcsolásával láthatóvá válik az a terület, amelyen belül a
szöveg készíthető.
A margók ajánlott beállításai: a lap felső és alsó, valamint bal oldali margója legalább 2-2,5
cm, a jobb oldali 1-2 cm (ne legyen nagyobb a jobb oldalinál). A nagyobb, bal oldali margó az
iratok fűzésére szolgál, a jobb oldali margó az irat kezelésekor, olvasásakor a papír kézbe
fogásának, ill. a lefűzött iratok esetén a „lapozás” területe.
Az alsó és felső margó ajánlott értékeit élőfej/élőláb kialakításakor célszerű megtartani, en-
nek hiányában lehet nagyobb, ha az információk hossza megengedi. Rövidebb iratszöveget
lehet kezdeni a felső margó "vonalától" lejjebb eső területen vagy az oldalon függőlegesen
középre igazítani.
Az élőfej vagy/és élőláb (oldalanként ismétlődő szövegek kerülhetnek ide) a lap vágási élétől
legalább 1-1,5 cm-re, legfeljebb 2 cm-re kerüljön. Ha élőfej vagy élőláb csak a dokumentum
első oldalán szerepel, vagy a további oldalakon eltérőek, ezt is beállíthatjuk az eltérő élő-
fej/élőláb funkció kiválasztásával.
3 Forrás: http://www.kozlesmodok.hu/index.php/irasos-kommunikacio/level.html?start=2

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Az egyszerű iratok többnyire fekvő tájolású A/5-ös lapméreten készülnek, a margók értékei
az A/4-es lapméretével azonosak.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
2. ábra Margóbeállítás
A külső leveleinkhez vagy hosszabb terjedelmű belső levelekhez A/4 méretű levélpapírt
használunk álló tájolással, míg a rövidebb levelekhez, egyszerű iratokhoz A/5 méretű levél-
papír is elegendő. Ehhez fekvő tájolást állítsunk be a margóértékek magtartásával!
Feladat: Állítsa be a margót a szövegszerkesztő programban A/4 és A/5 lapméretre!

Kapcsolja be a szövegrészhatár jelzését, amely segíti majd az iratforma kialakításá-
ban!
2. Betűtípus és betűméret
A betűtípus és –méret kiválasztásakor az olvashatóság a legfontosabb szempont.
Az iratok csak a magyar betűkészletnek és ékezeteknek megfelelő betűtípussal készülhet-

nek. A szövegszerkesztő programok rendkívül sok betűtípust kínálnak. Ezek alapvetően két
csoportra oszthatók aszerint, hogy az egyes betűk szélessége az adott betűtípusban (font-
készletben) egyforma vagy különböző. A fix szélességű (a régi írógépeken használt) betű-
szélességek azonosak, jól kiszámítható, hány betű fér egy sorba. Ezeket olyankor szokás
alkalmazni, amikor lényeges, hogy az egyes betűk azonos oszlopokba kerüljenek (lásd pél-
dául a gépírás tanulása kezdetén).
A betűkészlet másik csoportja a proporcionális - a betűtesthez igazodó méretű - betűtípus. A

normál szövegben, így az iratokban is használhatók, mivel természetesebb, könnyebben
olvasható képet nyújtanak.
T G A K
Times New Roman Calibri Bodoni MT Bookman Old Style
F E M C
Tunga Arial Corbel Century Gothic
A másik csoportosítási szempont, hogy a betűk végei hogyan vannak lezárva: Az egyik
megoldás, hogy kis talpacskák vannak a vonal végén, mint az első sorban látható betűk ese-
tén is. Az ilyen betűket e talpacskákról talpas vagy serif betűknek nevezzük. Tipikus példa a
talpas betűkre a Times New Roman betűkészlet. Amennyiben a betűknek nincsenek talpai,
mint a második sorban lévő betűknél, akkor talpatlan vagy sans serif betűkről beszélünk.
Tipikus példa talpatlan betűtípusra az Arial. A talpas betűk nyomtatásban jobban olvashatók,
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
míg sokak szerint a számítógép képernyőjén a talpatlan betűk olvashatóbbak.
A kézírásos formát utánzó, kurzív betűtípusok hivatalos iratok készítésére nem alkalmasak,
legfeljebb különleges, például protokolláris alkalmakra készülő iratok esetében.
A betűméret a nagybetűk magasságát jelenti. Természetesen a betűk szélessége ehhez

igazodik, hogy a betű arányos maradjon.
Az egyes szövegszerkesztők különböző mértékegységeket használnak a betűméret megjelö-

lésére, de általában pontban szokás megadni (egy pont a hüvelyk 72-ed része).
(Forrás: http://www.arcania.hu/Informatika/office/writer/betuform.html - Betűformázás)
Normál szövegben általában a 12 pt-os betűméretet használjuk, de ez a betűtípustól is függ.

Az élőfejben - a cég nevének kiemelésére - ennél nagyobb méretet szokás beállítani, láb-
jegyzetben a kisebb méretet használjuk. Figyelemfelhívó iratokban nagyobb, akár 20-30 pt-
os betűket is lehet használni a tartalom kiemelésére. Ügyeljünk arra, hogy egy dokumentu-
mon belül lehetőleg azonos típusú betűket használjunk (lásd: élőfej-levél szövege-élőláb).
Az iratokban leggyakrabban alkalmazott betűtípus és -méret: Arial 11-12 pt, Book Antiqua
12-13 pt, Bookman Old Style 11-12 pt, Century Gothic 11 pt, Courier New 11-12 pt, Gautami
11 pt, Georgia 12 pt, Tahoma 11-12 pt, Tunga 12 pt, Times New Roman 12 pt, Verdana 11-
12 pt stb.
Feladat: Írja az alábbi idézetet különböző betűtípussal és betűmérettel!
Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebb-nagyobb

emberi közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla)
Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebb-nagyobb emberi

közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla)
Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére

szolgáló, kisebb-nagyobb emberi közösségektől elfogadott, egyezmé-
nyes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla)
Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebb-

nagyobb emberi közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere.
(Kéki Béla)
Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebb-nagyobb emberi

közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla)
A kisebb méretű betűket speciális vagy kevésbé fontos szövegrészek írására használjuk (pl.
lábjegyzet, élőláb stb.). A nagyobb betűméret kiemelésre, figyelemfelhívásra szolgál (pl.
élőfejben a cég neve).

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebb-nagyobb emberi közösségek-
től elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla)
Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebb-

nagyobb emberi közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla)
3. Betűstílus - kiemelési módok
A közlés szándéka szerint különböző betűstílusokkal ki lehet emelni az irat bizonyos tartalmi
és szöveg lényeges elemeit. A betű stílusa lehet: aláhúzott, dőlt, félkövér, nagybetűs,
kiskapitális és ezek kombinációi.
A szövegszerkesztő programok különböző stílushatásokat, betűszínt és effekteket is kínál-

nak (domború, homorú, körvonalas, villódzó stb.), amelyeket a leveleinkben csak nagyon
indokolt esetben használjuk, egyéb esetekben inkább mellőzzük.
További kiemelési módja lehet a szövegnek, ha például keretezzük, mintázatot adunk a hát-
térnek, bekezdést középre rendezünk vagy egyéb szövegszerkesztési lehetőséggel élünk
(behúzás, felsorolás stb.).
A kommunikáció sikerességének feltétele, hogy azonos jelekhez azonos tartalmakat

rendeljünk. Ezt erősen befolyásolja a kultúra, a jelhasználók hagyományai, szokásai.
(Fercsik Erzsébet-Raátz Judit)
4. Tagolás (térköz alkalmazása)
Írásban a tagolás a szöveg kisebb nyelvi egységekre (szavakra, mondatokra, a sorokra, be-
kezdésekre, fejezetekre stb.) való bontást jelenti. Az iratok szükséges adatait jól áttekinthe-
tően, tagoltan kell elrendeznünk, amelyek a levelezési szokások szerint meghatározott távol-
ságra kerülnek egymáshoz képest. Az adatok (bekezdések) közötti távolság kialakításakor
térközt alkalmazunk (lásd lejjebb: iratminta), melynek alapértéke 12 pt, és az egyes adatok
között ennek két vagy háromszorosa, illetőleg felsorolások között 0 pt, néha 6 pt értékű.
A megfelelő térköz értékét célszerű – az írás (lsd. adatbevitel) folyamatához igazodva – az

előző bekezdés után megadni.
A levél szövegének bekezdésre tagolásakor ügyelnünk kell arra, hogy a túl sok bekezdés
éppolyan zavaró lehet a szöveg tartalmának értelmezésében, mint a túl kevés vagy a tago-
latlan szöveg.
5. Sortávolság, sorrendezés
Az iratok szimpla sortávolsággal készülnek. Rövid (két-három mondatos) szöveg esetén al-
kalmazhatunk 1,5-es sortávolságot. Ilyenkor is igyekezzünk a rendelkezésünkre álló teret
kihasználni a papíron, és a margók között arányosan elhelyezni a közlendőnket.
Alakítsunk ki egyenletes sorvégeket! Válasszuk a szövegszerkesztő program sorkizárt sor-

rendezését! Figyelemfelhívás, egyéb kiemelés céljából egy-egy bekezdésnek más elrende-

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
zése is lehetséges (például középre rendezés).
6. Elválasztás alkalmazása
A sorkizárt sorrendezéskor csak akkor kapunk a soron belül egyenletes, arányos szóelosz-
lást és kerüljük el a szükségtelenül nagy szóközöket, ha elválasztást alkalmazunk, amivel
szabályozhatjuk, milyen hosszúságú szövegrész kerüljön egy sorba.
Beállíthatjuk a szövegszerkesztő automatikus elválasztás funkcióját, amely szükség esetén

kiegészülhet kézi vagy feltételes elválasztással (Ctrl + elválasztójel a szó megfelelő részén).
Ez utóbbi használata azért előnyös, mert a szöveg utólagos módosításakor automatikusan
törlődik az elválasztás, ha a megjelölt helyen nincs szükség rá. Kézi elválasztás esetén az
elválasztójel a helyén marad, de a soron (bekezdésen) belül elmozdulhat a szó, így felesle-
ges elválasztás marad a szövegben.
A tapasztalatok szerint az automatikus elválasztás nem mindig megbízható, ezért ennek el-
lenőrzése feltétlenül fontos feladat.
Feladat:
1. Gépelje le az alábbi szöveget! Állítson be szimpla sortávolságot!
2. Rendezze a sorokat sorkizártra, kapcsolja be az automatikus elválasztást!
3. Tagolja a tartalomhoz illő bekezdésekre az alábbi szöveget, a megfelelő helyen alkosson

felsorolást!
A kelet-európai régióban Magyarország az egyik legfejlettebb gazdasági térség. Ma-

gyarország azon kevés országok közé tartozik, amely több árut exportál Németor-
szágba, mint amennyit onnan importál. Ez azzal a ténnyel magyarázható, hogy a 90-
es évek óta számos külföldi befektető kezdte meg tevékenységét Magyarországon.
Mára már a modernizált ipar vonzza az exportorientált befektetőket. A magyarorszá-
gi rendszerváltást követően a német vállalkozások magyarországi beruházásainak
összege már meghaladta a 10 milliárd eurót. A vállalkozások Magyarország stratégi-
ai földrajzi fekvéséből is profitálnak, ugyanis az ország híd lehet Kelet-Európa felé.
A külföldi beruházások mintegy harmada még ma is Németországból származik, de a
nagyvállalatok mellett egyre inkább megjelennek az elsősorban gépipari területen te-
vékenykedő középvállalkozások is. A jelenlegi magyar kormány is nagy hangsúlyt
fektet a műszaki termékek és az IT-technológiák területére szakemberek hagyomá-
nyosan jó képzésére. Számos koncepció próbálja elősegíteni, hogy ezen szakterületek
külföldi befektetői nyissanak Magyarország felé. Néhány ok, amiért érdemes Ma-
gyarország felé nyitni: magas know how az IT-technológiák jövőbeni piacán, straté-
giailag kedvező földrajzi fekvés, kiindulási pont Kelet-Európa felé, politikai stabili-
tás és befektetőbarát gazdaságpolitika, műszaki termékek magas színvonalú gyártása.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
7. Helyesírás-ellenőrzés
Az irat mentése, nyomtatása előtt a nyelvi, helyesírási, nyelvhelyességi, gépelési hibák el-
lenőrzésére mindig futtassuk le a szövegszerkesztő program helyesírás-ellenőrzőjét. Ez a
technika azonban nem helyettesítheti a szöveg elejétől a végéig történő elolvasását és sze-
mélyes ellenőrzést, mert a tartalmi összefüggés alapján csak az irat készítője tudja a hibákat
érdemben javítani.
Figyeljünk az ellenőrzés bekapcsolt állapotára is, amely zölddel vagy pirossal jelezheti a
program által hibának vélt elemeket. Ennek megerősítésére vagy felülbírálatára a magyar
helyesírási szabályok gyűjteménye vagy helyesírási tanácsadó szótárak adnak egyértelmű
segítséget.
8. Sablon használata
Az iratok elkészítéséhez sablonok használhatók. Választhatunk a szövegszerkesztő program

sablonjai közül is - amelyet tetszés szerint alakíthatunk - vagy készíthetünk iratsémát egyéni
beállításokkal magunk is, amelyet sablonként elmentve szükség szerint lehet aktualizálni.
[Ide írhatja a címzett nevét]
[Ide írhatja a megszólítást]
A Beszúrás lap gyűjteményei olyan elemeket tartalmaznak, amelyek a dokumentum egysé-

ges megjelenését segítik. A gyűjteményekből táblázatokat, élőfejeket, élőlábakat, listákat,
fedőlapokat és más építőelemeket szúrhat a dokumentumba. A képek, grafikonok és diag-
ramok is felveszik a dokumentum stílusát.
A dokumentumban kijelölt szöveg formázását egyszerűen módosíthatja a Kezdőlapon lévő

Kész stílusok gyűjtemény használatával. A Kezdőlapon található egyéb vezérlőkkel a szöve-
get közvetlenül is formázhatja. A legtöbb vezérlő esetében választhat, hogy egy, az aktuális
témához tartozó formátumot használ-e, vagy közvetlenül szeretné a formátumot megadni.
A dokumentum általános megjelenésének módosításához a Lap elrendezése lapon válasz-

szon új témaelemeket a Témák szakaszból. A Kész stílusok gyűjtemény elemeinek módosí-
tásához használja a megfelelő parancsot. A témák és a kész stílusok visszavonási parancsa-
ival bármikor visszaállíthatja az aktuális dokumentumot a sablon formázása szerint.
[Válasszon dátumot]
Panni Kft.
3. ábra. Iratsablon
(Forrás: MS Word beépített levélsablonja)

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
4. Elektronikusan küldött iratok
Az üzleti levelezésben általánosan elterjedt az e-mailen keresztüli kommunikáció, amely

ugyan rendkívül hatékony, mivel gyors, rugalmas, de a fontos/eredeti aláírást tartalmazó ira-
tokat papíralapon, nyomtatott formában továbbítunk. Ha mégis az elektronikus levél mellett
döntünk, nem árt figyelembe venni néhány alapvető szabályt.
Levelező felületen legfeljebb egy-két gondolatot közöljünk, a hosszabb közlendőnket csatolt

dokumentumként - a levélírás szokásainak megfelelő formában és megszerkesztve - küldjük.
Előtte azonban jól gondoljuk át, üzleti kapcsolatunk kialakítására, fenntartására valóban a
legalkalmasabb forma-e az elektronikus üzenet!
Tisztelt Ügyfelünk!
Kérésüknek megfelelőn csatoltan megküldjük a „Partnerség a biztonságért” c. mun-

kavédelmi tanácsadó dokumentációnk leírását.
Várjuk további érdeklődésüket, megrendelésüket.
Üdvözlettel
Vígh Norbert
kereskedelmi üzletágvezető
Az elektronikus közlésforma alapvető udvariassági szabályai:
- Töltsük ki a tárgy mezőt - ha nem szeretnénk, hogy a levelünk az elektronikus szeme-

tesládában kössön ki! A tárgy legyen könnyen értelmezhető, figyelemfelhívó, használ-
juk a mondanivalónk kulcsszavát! Körültekintően válasszuk ki a címzést!
- A címzett elektronikus címét mindig pontosan kell írni, egyébként nem ér célba a le-
velünk.
- Konkrét tárgyban megírt levelet nem illik több címzettnek egyszerre elküldeni, vagy
legalább rejtsük a címzettek sorát! Ha több címzettnek szóló levélre válaszolunk, ak-
kor viszont illik valamennyi címzettnek küldeni a választ.
- A megszólítás az elektronikus levelezésben sem nélkülözhető, hiszen ezzel teremtjük
meg a kapcsolatot.
- E-mailben rövid, egyszerű mondatokat és nyelvtani szerkezetet használjunk! Ne ír-
junk soha véget nem érő, bonyolult mondatokat, mert azokat nehéz figyelmesen vé-
gigolvasni! Kerüljük a túl rövid tartalmakat is, és ne használjunk rövidítéseket, mert
azok félreértéseket okozhatnak! Üzleti kapcsolatban ugyancsak mellőzzük az érzel-
meket kifejező emotikonok használatát, törekedjünk a szavakat, kifejezéseket és a
stílust úgy megválasztani, hogy azok - a protokoll szabályok szerint közölhető - ér-
zelmeinket is kifejezzék!
- Ügyeljünk a helyesírásra és az elütésekre! Nincs annál kiábrándítóbb, mint helyesírá-
si hibákat és elütéseket tartalmazó üzenet.
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
- Figyeljünk a megfelelő betűtípusra is: könnyen olvasható méretű és típusú betűt vá-
lasszunk! Az egyedi betűtípus nem biztos, hogy úgy jelenik meg a címzett számító-
gépén, ahogy azt terveztük. Kerüljük a csupa nagybetű használatát, mert a netikett
szerint ilyenkor kiabálunk! (Netikett: angol "netiquette" magyarosított formája, és a
hálózati kommunikáció általános illemszabályait foglalja össze.)
- Mindig írjuk alá az e-mailt! Ha ez gyakran elkerüli a figyelmünket, akkor állítsuk be az
automatikus névjegyküldést! Az aláírás-állományt azonban lehetőleg kisebb terjedel-
műre szerkesszük meg!
- A "Küldés" gomb megnyomása előtt olvassuk át még egyszer a levelet és a csatol-
mányt is! Nagyon fontos levél esetén akár hosszabb szünetet is hagyhatunk elküldés
előtt. Tegyük a levelet piszkozatba és később olvassuk át újra, majd azt követően
küldjük csak el!
- A fontos levelekről kérjünk visszaigazolást, hiszen számunkra is megnyugtató tudni,
hogy az üzenetünk célba ért!
- Az üzleti e-mailekre - akárcsak a papír alapú üzleti levelekre - minden esetben illik vá-
laszolni.
- Az automatikus válaszfunkció segítségével idézhetjük levelezőpartnerünk levelét. Él-
jünk ezzel a lehetőséggel, ha lényeges kérdésekre válaszolunk, mert elképzelhető,
hogy levelezőpartnerünk már nem emlékszik a témára! Ugyanakkor felesleges ilyen-
kor az egész (hosszú) üzenetet megismételnünk. Inkább töröljünk belőle, és csak a
reagálásunkat kiváltó sorokat hagyjuk meg a “>” jelek után, amelyet a legtöbb prog-
ram alkalmaz!
- Mivel a levelezés lényeges kérdése a gyorsaság, ne várakoztassuk sokáig partne-
rünket, legalább egy sort küldjünk neki, miért nem válaszolunk. Hosszabb távollét, il-
letve szabadság alatt ajánlott automatikus válaszüzenetet beállítani, amelyben tájé-
koztatjuk üzleti partnerünket, hogy meddig vagyunk távol. Az üzenetben adjuk meg
helyettesítő személy elérhetőségeit is, akihez sürgős esetben fordulhatnak!
- Fontos a stílus! Az e-mailben folytatott levelezésünkben könnyen eltérünk a formali-
tásoktól, de az első kapcsolatfelvételkor hagyományos, formális stílusban írjunk!
(Forrás: http://www.profession.hu/cikk/151)
Elektronikus aláírás hiányában fontos információkat tartalmazó levelet továbbra is célszerű

papíron továbbítani. Ez tartalmazza az aláírás(oka)t, amely megbízhatóvá, korrektté és bizo-
nyíthatóvá teszi a kijelentéseket, vállalásokat.
Míg a papír alapú dokumentumok esetén a dokumentum hitelességét a rajta szereplő kézzel
írott aláírás biztosítja, az elektronikus dokumentumokat elektronikus aláírással hitelesíthet-
jük. Az elektronikus aláírás a kódolás egy speciális változata, alkalmazásával a dokumentum
hitelességét annak szerkezete biztosítja.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Egyszerű ügyiratok
Az egyszerű iratok a mindennapi magán- vagy hivatali életben előforduló, rövidebb terjedel-
mű, kisebb fajsúlyú vagy kevésbé körülményes ügyeknek a rögzítésére szolgálnak. A kisebb
ügyiratoknak igen széles köre van. Legfőbb jellemzőjüket az "egyszerű ügyirat" elnevezés
híven tükrözi: rövidek, egyszerűek mind tartalmi, mind nyelvi és formai szempontból. A rövid-
ség mellett az egyszerű ügyiratokban törekszünk a tényszerűségre, a tárgyilagosságra és az
információk félreérthetetlen közlésére.
Az egyszerű iratok készítésének követelményei
1. Tartalmi követelmények
Az egyszerű iratok többsége azért készül, hogy egy-egy kisebb fajsúlyú ügyletet, történést,
adatot, tényt, állapotot rögzítsünk benne. Az irat alapvető jellemzője, hogy az ügy legfonto-
sabb elemeit tartalmazza, de miden olyan adatot, tényt, körülményt rögzíteni kell, amely ve-
szélyeztetheti a közlés megértését, illetőleg a későbbiekben vitát válthat ki, problémát, kel-
lemetlenséget idézhet elő. A rögzítetteknek valóságos helyzetet kell tükrözniük, valótlan,
helytelen vagy elégtelen információ súlyos következményekkel járhat.
A dokumentumoknak (iratoknak) egyértelműen tartalmazniuk kell annak a személynek, cég-

nek, szervezetnek a megnevezését, aki/amely az adott ügyben tett kijelentésért, nyilatkoza-
tért felelősséget vállal. Az iratok tartalmának valódiságáért az irat aláírója vállal erkölcsi, oly-
kor jogi következményekkel járó felelősséget. Ezért az aláírás, az aláíró személyének azo-
nosíthatósága fontos követelménye az iratoknak.
Magánszemély saját kezű aláírásán túl az aláírt iratokon szükséges a személy megnevezése
(l. gépelt formában) és valamilyen azonosító adata. Erre szolgálhat(nak) például:
- a lakcím;
- a születési adatok (születési hely, idő; anyja neve);
- a személyi igazolvány (vagy egyéb közokirat: útlevél, jogosítvány stb.) száma;
- egyéb számadatok (például: adószám vagy adóazonosító szám, taj-szám, ügyfél-
szám, kötvény- vagy szerződésszám stb.);
- valamely csoporthoz tartozás (pl. II. évfolyam titkárságvezető szakos hallgató) meg-
nevezése stb.
A magánszemélyek által készített iratok a hivatalos (jogi) eljárásban csak akkor számítanak
bizonyító erejű okiratnak (magánokiratnak), ha az irat készítője azt saját kezűleg írta és aláír-
ta, vagy a nyomtatott formában készült és saját kezűleg aláírt dokumentumot két tanú aláírá-
sával is igazolta.
A tanúk aláírásukkal azt igazolják, hogy az iratot az aláíró személy előttük, saját kezűleg írta
alá. Az aláíráson túl szükséges olvashatóan feltüntetni a tanú(k) nevét (l. gépelt formában)
és az iratban foglalt ügy szempontjából fontos azonosító adato(ka)t (l. fent).
A hivatalos szervek, intézmények, egyéb szervezetek által készített iratokat cégszerű alá-
írással kell ellátni.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Cégszerű az aláírás, ha az a társasági szerződésben és/vagy a cégkivonatban szabályozott

módon, a cég hivatalos képviseletére jogosult személy(ek)nek a cég nevében, az aláírási
címpéldányban foglaltak szerint, vagy a cégjegyzésre jogosult személy meghatalmazása
alapján történik.4 Általában egy vagy két (esetleg több) személy írja alá az iratot. Az aláírás
fölött/alatt szerepelhet a cég előírt, előnyomott, illetve nyomtatott neve és/vagy bélyegzőjé-
nek lenyomata. Használatuk esetén a bélyegző(k) lenyomatának is szerepelnie kell a bíró-
sági bejegyzésen. A bélyegző helyett azonos értékű lehet például a cég előre nyomtatott
logója, nevének, elérhetőségének megnevezése is, amelyet általában az irat élőfejében
vagy/és élőlábában tüntetnek fel.
2. Nyelvi követelmények
Az irat tartalmának megfogalmazása tömör, tárgyszerű, legtöbbször egy-két mondatból áll.

Kerülni kell a fölösleges szószaporítást, a terjengős, bonyolult mondatalkotást, a hosszadal-
mas, többszörösen összetett mondatok alkalmazását. A rövidség és tömörség nem jelenti
azt, hogy az iratból bármely fontos információ kimaradhat. A tárgyszerűség sem mehet az
érhetőség vagy akár az udvariasság rovására. A szöveg egyes részeinek kiemelésével, a
megfelelő szavak megválasztásával, a helyes szórend kialakításával hangsúlyozni lehet a
legfontosabb gondolatokat, információkat.
Nemcsak a rosszul összefűzött gondolatok, az erősen tagolt vagy bonyolult mondatok, de a

helyesírási pontatlanságok, a helytelenül használt írásjelek vagy gépelési hibák is nehezíthe-
tik a rögzített információ megértését, értelmezését, elterelhetik a figyelmet a főbb közlési
szándékról.
3. Formai követelmények
Az egyszerű ügyiratoknak nemcsak a tartalmuk, hanem külalakjuk, megjelenésük is jellemzi

a készítőjét (aláíróját). Ha önmagunkról, cégünkről ezek által is jó benyomást szeretnénk
kelteni, megtehetjük a szándékunknak megfelelő levélpapír kiválasztásával, valamint az esz-
tétikusan megszerkesztett és jól elrendezett iratforma kialakításával.
A kiválasztott papírméret általában közlendőnk, mondanivalónk hosszúságától függ. Az egy-

szerű ügyiratok, mivel általában rövidek, többnyire A/5-ös méretű papíron készülnek. Ha az
iratban több adatot kell feltüntetni vagy a szöveg hosszabb, esetleg a felhasználási körülmé-
nyei indokolják, az irat készülhet A/4-es méretben is. Kisebb méretű papírt egyszerű iratok
készítésére ritkán használunk.
A papír minőségének kiválasztásakor több szempontot is figyelembe vehetünk. A számító-

géppel készült iratok papírminőségét a nyomtató működése (igénye) is befolyásolja. A túl
vékony (l. 80 grammsúly alatti) vagy túl vastag (l. 90 grammsúly fölötti) papírokat az irodai
nyomtatók nem "kedvelik", fénymásolásuk is gondot okozhat.
Az egyszerű ügyiratok nem igénylik különleges minőségű papír alkalmazását (például: szí-
nes, mattos, fényezett stb.). Az egyszeri felhasználásra, házi használatra készült vagy hamar
selejtezhető iratok papírjai - különösen, ha nagy tételben készülnek (l. iskolalátogatási igazo-
lások) - gyengébb minőségűek, kevésbé tartósak is lehetnek.
4 (Forrás: http://penzterkep.hu/node/137)

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Alapvető formai követelmény, hogy az irat jól áttekinthető, tagolt, esztétikus formában ké-
szüljön. Az irat - mások kezébe kerülve - önmagunkról, illetőleg a kiállítójáról is közöl infor-
mációt: precizitásról, igényességről, pontosságról, szépérzékről stb. árulkodik, ezért nem
mindegy, hogy milyen vélemény alakul ki az anyagunkról, illetőleg rólunk. A pontosan, eszté-
tikusan, arányosan megszerkesztett irat az információ megértését is elősegítheti.
4. Egyéb írásszabályok
a) Az egyszerű ügyiratokban gyakran fordulnak elő számok, írásjelek, amelyeknek hibá-

zása súlyos következményekkel járhat. Ügyeljünk arra, hogy szigorúan tartsuk be
ezek írásszabályait! Például:
- Számok írása: Az egyszerű ügyiratokban a pénzösszeget számmal és betűvel is
kiírjuk. Az öt- vagy ennél többjegyű számokat a szokásos hármas tagolás szerint
írjuk szóközzel, pénzösszeg esetén ponttal választhatjuk el a számcsoportokat:
Megrendelésünknek megfelelően a mai napon megkaptuk a 2000 db 30 x 30 cm-
es kültéri burkolólapokat és a12 000 db 10 x 10 cm-es méretű beltéri csempéket
tartalmazó szállítmányukat.
- A hivatalos iratokban és a különböző nyomtatványokon, ha a számjegyet betűvel
is megismételjük, nagybetűvel kezdjük a szám írását. A tőszámneveket kétezerig
egybeírjuk, függetlenül attól, hogy hány szótagból vagy összetételből áll. Kétezer
felett csak a kerek ezres, milliós stb. számokat kell egybeírni. Más esetekben az
összetett tőszámnevet - a számjegyeknél szokásos hármas számcsoport megtar-
tásával - tagoljuk, és a csoportok közé kötőjelet teszünk: Nyugta 38.400 Ft-ról,
azaz Harmincnyolcezer-négyszáz forintról. Ezt az összeget a tanulmányi kirándu-
lás áraként a mai napon átvettem Kocsis Katalin II. évf. titkárságvezető szakos
hallgatótól.
b) A keltezés írásszabálya: Helységnév, évszám, hónap, nap. Ügyeljünk a keltezés

egyes tagjai után használt írásjelekre: Nyíregyháza, 2011. szeptember 23.
c) A hivatalos iratokban ritkán használunk rövidítéseket, ezzel is figyelve arra, hogy az

információ félreérthetetlen legyen. Bizonyos adatok megnevezőit azonban rövidíthet-
jük, különösen akkor, ha egy iraton belül többször fordul elő: szem. ig. sz.: személyi
igazolvány száma, a. n.: anyja neve; szül. adatok: születési adatok, ikt. sz.: iktató-
szám, hiv. szám: hivatkozási szám stb.
d) Az általános helyesírási, központozási és gépírási hibák elkerülésén túl ügyelni kell az

alábbi szabályokra is, amelyek elsősorban a nyomtatott szövegre vonatkoznak:
- elválasztás következtében egy magánhangzóbetű nem állhat önmagában sem a sor

végén, sem sor elején, a sor végén pedig lehetőleg három betű maradjon (változata-
i, pontja-i, Európa-i, E-urópai, a-mennyiben, e-mail);
- ugyancsak nyomtatott szövegekre érvényes, hogy az összetételi határtól egy szó-

tagnyira nem szokás elválasztást alkalmazni (megbí-zólevél, munkae-rőpiac, építői-
pari helyesen: megbízó-levél, munkaerő-piac vagy munka-erőpiac, építő-ipari);
- célszerű elkerülni azt is, hogy a sor végére egybetűs szó kerüljön, kiváltképp a név-
elő nagybetűs alakja: Az elmúlt években csökkent a tanári pálya iránti érdeklődés. A
pályaválasztók csekély százaléka választotta a műszaki pályát is. Helyesen: A má-
sodik mondatot kezdő „A” névelő (shift +enter vagy a mondat átfogalmazásával) ke-
rüljön át új sorba.
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
- a szorosan egybe tartozó szókapcsolatokat, mint például: névelőzék - bizonyos ese-

tekben név után álló jelölések nem választhatók külön a névtől (dr., Phd, prof., özv.,
id., );
- ugyancsak nem választjuk el az emelet, a kerület (ker.) megjelölést a számától, az

utca, u., tér stb. köztéri megjelöléseket az elnevezéstől;
- nem visszük új sorba a Postafiók (Pf.) mellől a számot;
- a szóközzel vagy ponttal tagolt számok szigorúan nem válnak el egymástól:

1 234 560 Ft; 23 400 db; telefonszám: 06 (1) 12-34-567; dátum: 1986. 12. 30.;
- együtt tartjuk a számokhoz tartozó mértékegységeket akkor, ha azokat rövidített

formájukban írjuk (87 kg, 150 db, 24. §, 38 m2), számok írása esetén a számjeggyel
írt részt a betűjeggyel írottal (52 ezer, 3 millió);
- ügyelünk arra, hogy a több tagú rövidítések (an. n., szem. ig. sz., ikt. sz.) elemei se
kerüljenek külön sorba;
- a tagolt vagy kötőjelesen írt cégnév, márkanév, illetőleg társasági formájuk megjelö-
lésének egyben tartására is törekedjünk (CSOMI-ÉP KFT, Lenti & Tsa Kft.);
- elválasztás következtében több (három-négy) kötőjel lehetőség szerint ne kerüljön

egymás alá a sorvégeken;
- ligatúra (l. összevont betű: æ); szimbólum (például: @) vagy a gondolatjel lehetőleg
szintén ne kerüljön a sor végére.
Egy-egy összetartozó adatsor vagy kifejezés egyben tartása miatt (például: számsor, cég-
név, márkanév, dátum stb.) kézi elválasztás vagy egyéb szerkesztési művelet (pl. betűtípus,
-méret váltása, betűközsűrítés stb.) alkalmazására, esetleg szórend megváltoztatására vagy
a mondat átfogalmazására lehet szükség.
Az egyszerű iratok készülhetnek:

- egyedi iratként (önálló fogalmazással),
- sablon alkalmazásával vagy
- nyomtatvány, űrlap kitöltésével.
Egyedi irat
Az önállóan, egyedileg megfogalmazott és megformázott egyszerű ügyiratok az adott

szituáció körülményeihez igazodnak, kevés, többnyire egy-két példányban készülnek. Az
ügyben érintett személy(ek) szándéka, igénye, az ügy jellege stb. határozza meg, milyen
információkat tartalmazzon az irat. A formája, kialakítása, külalakja is tükrözi a készítőjének
elgondolásait. Az egyszerű ügyiratoknak ugyanis nincs meghatározott, kötelezően előírt vagy
szabványformájuk. Ugyanakkor törekszünk a hivatalos/üzleti életben alkalmazott levelezési
szokások betartására, szerkesztési fogások alkalmazására, figyelembe véve az iratok készí-
tésére vonatkozó általános tartalmi, nyelvi és formai szabályokat.
Sablonforma

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Egyes munkakörökben, bizonyos ügyek intézésére gyakran használnak egyszerű ügyiratok

készítésére sablonformát. Ez előre tartalmazhatja az irat állandó elemeit vagy kijelöli a he-
lyüket. Ilyenek lehetnek például: az irat címe, keltezés, aláírás, de a szövegnek bizonyos
részei is. Az aktuális, adott ügyhöz kapcsolódó adatok helyét a szövegszerkesztő arra alkal-
mas funkciójával kijelölhetjük. A sablonforma az adott munkahelyi szokások szerint készül-
het, ami szintén igazodik az üzleti/hivatali életben alkalmazott iratok készítésének követel-
ményeihez.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Az egyszerű ügyirat javasolt sémája
Az irat megnevezése
Az irat szövege ………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………
………………………………………….
Szöveg új bekezdése …………………...……………………………………………………………

……………………………….
Keltezés ………………………….
Aláírás
Azonosító adat (beosztás, lakcím, születési vagy egyéb adatok stb.)
Melléklet: …. (ha van)
Az irat megnevezése
Az irat szövege ………………….…………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………
………………………………………….
Szöveg új bekezdése .…………………..……………………………………………………………

……………………………….
Keltezés ………………………….
Melléklet: …. (ha van)
Aláírás
Azonosító adat
Feladat: Készítse el a fenti egyszerű irat formáit! Mentse el az iratformákat sablonként (is)!

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Űrlap, nyomtatvány
Azoknál a cégeknél, szervezeteknél, ahol adott ügyekben több azonos fajtájú iratot nagyobb
mennyiségben használnak, célszerű űrlapként, nyomtatványként nagytételben előállíttatni
vagy nyomtatványt forgalmazó kereskedőktől megvásárolni (l. számla, nyugta).
A jogi előírások szerint alkalmazott nyomtatványok előállítása, forgalmazása és beszerzése,

illetőleg használata csak szabályozott keretek között történhet. (A 24/1995. (XI. 22.) PM ren-
delet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a
nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról).
Feladat:
1. Keressen az interneten szabadon letölthető nyomtatványt/űrlapot, és mentse a saját map-

pájába!
2. Töltse ki értelemszerűen a rendelkezésére álló nyomtatványt!
Az egyszerű ügyiratok fajtái
A mindennapi magán- és hivatali életünk leggyakoribb egyszerű ügyiratai:
- nyugta, ellennyugta,
- elismervény (átvételi elismervény),
- kötelezvény,
- meghatalmazás,
- igazolás,
- nyilatkozat stb.
1. Nyugta és ellennyugta
A nyugta a pénz átvételét igazoló írásbeli dokumentum. Ha valakinek bármely okból vagy
célból pénzösszeget adunk át, nyugta ellenében kell tennünk. A nyugtát a pénz átvevője írja
alá. Az irat a pénz átadójánál marad.
A nyugta tartalmazza:
- a "Nyugta" megnevezést;
- az átvett pénz összegét számmal és betűvel;
- a pénz átadójának nevét, azonosító adatát;
- a pénzösszeg rendeltetését, jogcímét;
- a keltezést;
- az átvevő nevét, aláírását, azonosító adatát.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Feladat: Készítse el az alábbi Nyugtát! Ügyeljen a formai követelmények betartására!
Nyugta
31.500 Ft-ról, azaz Harmincegyezer-ötszáz forintról.
Ezt az összeget a mai napon átvettem Kiss Hajnalkától (Kiskunfélegyháza, Magyar út

3.), a Lingua Nyelvstúdió V. szintű angol nyelvi csoport tagjától az Angol nyelv – kö-
zéphaladók számára c. oktatási hanganyag megrendelésére.
A fenti összeg a postaköltséget is tartalmazza.
Kiskunfélegyháza, 20… ..............................
Szerdahelyi Angéla
oktatásszervező
Ellennyugta akkor készül, ha valakinek pénzt adunk át valamilyen okból, és igazolnia kell a
nála lévő pénz eredetét, származását. Tartalma megegyezik a nyugtáéval, de az ellennyug-
tát első helyen a pénz átadója írja alá.
Az ellennyugta tartalmazza:
- az "Ellennyugta" megnevezést;
- az átadott pénz összegét számmal és betűvel;
- a pénz átvevőjének nevét, azonosító adatát;
- az átadás célját, jogcímét, egyéb körülményeit;
- a keltezést;
- a pénz átadójának nevét, aláírását, azonosító adatát.
Akkor járunk el körültekintően, ha a nyugta és az ellennyugta legalább két példányban ké-

szül, amelyet aláírja mind az átadó, mind az átvevő: egyik példány a pénz átadójánál (l.
nyugta), a másik a pénz átvevőjénél marad (l. ellennyugta).
Feladat: Készítse el a fenti nyugtát Ellennyugtaként! Ügyeljen a formai követelmények betar-

tására!

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Nyugtát és ellennyugtát készíthetünk önálló fogalmazással, egyedi példányban, de gyakoribb

a formanyomtatvány kiállításával készített irat.
Kereskedelmi forgalomban a nyugta elsősorban pénztári bizonylatként készül, vagy nyom-

tatvány formájában. A nyugta itt is a készpénz kezeléséhez, mozgásához kapcsolódó do-
kumentum. Ebből a szempontból nyugtának minősül az adóigazgatási azonosításra alkalmas
bármely olyan bizonylat, amely legalább a következő adatokat tartalmazza:
- a nyugta sorszáma,
- kibocsátójának neve, címe, adószáma,
- a fizetendő összeg (számmal és betűvel),
- a nyugta kibocsátásának kelte, valamint
- a kiállító aláírójának neve és aláírása.
Az irat kitöltése, kezelése és megőrzése a bizonylati rend előírásai szerint történik. (Erre
vonatkozóan lsd. a mindenkori áfatörvény rendelkezéseit, illetőleg e törvény felhatalmazása
alapján kiadott pénzügy-minisztériumi rendeleteket. Itt a 2007. évi CXXVII. törvény az
általános forgalmi adóról.)
- Nyugta papír alapon bocsátható ki, és magyar nyelven kell kiállítani.

- A nyugta kiállítható kézírással, írógéppel vagy bármilyen technikai eszközzel, kódo-
latlan vagy kódolt formában, automatikus adatrögzítés útján, illetve az adatfeldolgo-
zás eredményeként kapott adathordozók, jegyzékek kimutatások stb. formájában.
Nyugtaadási kötelezettségüknek kizárólag pénztárgéppel, taxaméterrel tehetnek
eleget pl. a taxisok, a gyógyszertárak és a legtöbb kereskedelmi tevékenységet foly-
tató cég, vállalkozás.
- A nyugtára úgy kell rávezetni a szükséges adatokat, hogy azok olvashatóak, időtál-
lóak és megmásíthatatlanok legyenek.
- Az esetleges változás tényét feltűnő módon kell jelölni. A nyugtára adatokat tintával,
írógéppel (egészen kivételes esetben tintaceruzával) lehet feljegyezni. Grafitceruzá-
val arra érdemi adatot feljegyezni tilos. A nyugtán feltüntetett adatokért az azt kiállító
személy a felelős. Hiányosan kiállított, szabálytalan, vagy az olvashatatlan bizonyla-
tokat könyvelési célra felhasználni nem szabad.
- A nyugtán szereplő pénzösszeget számmal is és betűvel is fel kell tüntetni. A több
tétel felsorolása esetén - ha a számszaki összegzésből a sorok tartalma nem egyér-
telműen következik - az esetleges üresen maradó sorokat és rovatokat áthúzással
meg kell semmisíteni. Javítani a nyugtán áthúzással és az eredeti bejegyzés meg-
ismétlésével lehet.
- A nyugtára helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell
húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A helyes új adatokat az
áthúzott szám, illetve szöveg fölé kell írni. A hibás bejegyzést minden példányon ja-
vítani kell, fel kell tüntetni továbbá a helyesbítés időpontját, és azt a helyesbítést
végző személynek alá kell írnia.
- A nyugta (nyugtatömb) útját a beszerzésétől a felhasználáson keresztül egészen a
selejtezésig az arra alkalmas nyilvántartás alapján nyomon követhetővé kell tenni.
Feladat:
1. Szerezzen be előre gyártott Nyugtát (vagy másolatot), és töltse ki az előírások szerint!
2. Töltse ki az alábbi egyszerűsített számlát az előírások szerint!

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Forrás: http://www.depot.hu/office/product_info.php?products_id=2038

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
2. Átvételi elismervény
Az átvételi elismervény valamely tárgy, áru, értékpapír, esetleg szolgáltatás átvételét igazoló
írásbeli dokumentum. Aláírója az átvevő, aki elismeri az átvétel tárgyát, körülményeit, meg-
nevezi az esetleges visszaadás feltételeit. A hivatali életben általában valamilyen szolgálta-
tást végző személy, vállalkozó vagy cég állítja ki. Az irat egy (vagy első példánya) annál a
személynél marad, aki a dolgot, tárgyat átadta.
Az átvételi elismervény tartalmazza:
- az "Elismervény" vagy "Átvételi elismervény" megnevezést;

- az átvett tárgy, dolog pontos megnevezését, mennyiségét, esetleg állapotát;
- az átadó nevét (valamilyen azonosítóját: lakcím, születési adat, beosztás stb.);
- az átvétel okát, célját, jogcímét, egyéb körülményeit;
- kölcsönvétel esetén a visszaadás határidejét, körülményeit, következményeit (példá-
ul: javításra átvett tárgy esetén a várható javítási költség összegét);
- a keltezést;
- a dolog, tárgy átadójának nevét, aláírását, azonosító adatát.
Feladat: Készítse el az alábbi Átvételi elismervényt! Ügyeljen a formai és helyesírási köve-

telmények betartására!
Átvételi elismervény
Elismerem, hogy átvettem Tarjányi Lászlótól, a Munka & Biztonság Bt. munkavédelmi
szakértőjétől:
 a Munkahelyi kockázatértékelés c. dokumentumot 3 pld.-ban,
 az Egyéni védőfelszerelések szabályzatát 3 pld.-ban, valamint
 3 db gép-felülvizsgálati jegyzőkönyvet 2-2 pld.-ban.
A fenti dokumentumokat a cég a 215/2010. számú megrendelésünk alapján készítet-

te el.
Csorna, 20… <aktuális dátum>
Hargitai Árpád
munkavédelmi felelős
Melléklet: eredetiségi nyilatkozat

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Egyes cégeknél az átvételi elismervény olyan gyakori irat lehet, hogy az ügyintézés egysze-
rűsítése és gyorsabbá tétele értekében nyomtatványt/űrlapot használnak.
Az átadott, kölcsönadott dolgot, tárgyat - ha azt vissza kell adni - az átadó mindaddig köve-
telheti, amíg a birtokában van egy érvényes átvételi elismervény. Ezért ügyelni kell arra, ha
az előzőleg átvett vagy kölcsönkapott tárgy, áru stb. visszakerül az eredeti tulajdonosához
vagy átadójához, kérjük az átvételi elismervény érvénytelenítését. Ennek különböző módja
lehet, például:
- áthúzás és ráírva: Érvénytelen!

- megsemmisítés,
- záradék rávezetése, például: A fenti tárgyakat maradéktalanul és épségben vissza-
hozta. Keltezés és az átvevő aláírása itt is fontos kelléke az érvényességnek.
3. Kötelezvény
A kötelezvény olyan írásbeli nyilatkozat, amelynek kiállítója elismeri az átvett/kölcsönkapott

dolognak, tárgynak, pénzösszegnek, értéktárgynak az átvételét, egyben kötelezettséget vál-
lal annak visszaadására, illetőleg a visszaadással esetlegesen együtt járó feltételek betartá-
sára.
A pénzösszeg visszafizetéséről szóló kötelezvényt adóslevélnek nevezzük. Lehet határidős,

ha a visszafizetés meghatározott időponthoz kötött, vagy lehet azonnali, amelynek visszafi-
zetése a kötelezvény bemutatásának időpontjában esedékes.
A pénzügyi, banki eljárás (hitelfelvétel) során gyakori a kezesi kötelezvény, amelyben a ke-
zes feltétel nélkül és visszavonhatatlanul vállal kötelezettséget arra, hogy ha az adós (hitel-
felvevő) a vállalt kötelezettségének nem tesz eleget, azaz a fizetési kötelezettségét nem tel-
jesíti, akkor a kezes a kötelezvényben megjelölt összeg erejéig fizetést teljesít a hitelező ja-
vára.
A kötelezvény tartalmazza:
- a "Kötelezvény" megnevezést;
- az átadó (hitelező, kölcsönző) nevét, azonosító adatait (lakcím, azonosító számok,
születési adatok stb., cég esetén: cégnév, cégjegyzékszám, adószám stb.);
- pénzösszeg esetén a kölcsönvett összeg feltüntetését számmal és betűvel;
- áru, tárgy, értéktárgy esetén a pontos megnevezését (típusa, gyártási száma, jele
stb.) és mennyiségét;
- a visszaadás (visszafizetés) idejét - határidő vagy határnap megjelölésével;
- a visszaadással (visszafizetéssel) járó kötelezettségvállalást;
- a keltezést;
- a kötelezettséget vállaló nevét, aláírását, azonosító adatát;
- két tanú nevét, aláírását, azonosító adatát (l. lakcím, születési adatok, személyi iga-
zolvány száma stb.).
Nincs szükség tanúk aláírására akkor, ha a kötelezettséget vállaló személy saját kezűleg írta
a kötelezvény teljes szövegét, és aláírta, továbbá, ha jogi személy vállal kötelezettséget,
melyet cégszerű aláírással lát el.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Feladat: Készítse el az alábbi Kötelezvényt! Ügyeljen a formai és helyesírási követelmények

betartására!
Kötelezvény
Kötelezem magam, hogy a SPEAK Nyelvstúdiótól – a nyelvtanfolyam időtartamára –-

átvett Headway – Elementary angol alapfokú nyelvkönyvet, munkafüzetet, angol–
magyar szójegyzéket és nyelvtani összefoglalót, valamint a nyelvkönyv hanganya-
gát az alapfokú nyelvtanfolyam végén sértetlen állapotban visszaszolgáltatom.
Tudomásul veszem, hogy az oktatási anyagok szakszerűtlen és felelőtlen használata

folytán bekövetkezett megrongálódásuk esetén azok teljes árát köteles vagyok
megtéríteni.
Miskolc, 20… <aktuális dátum>
Varga Adrienn
Szarvas, Kossuth út 41.
Szem. ig. sz.: 845 765 CN
Tanúk:
Lénárt Ilona Telegdi Imre

Szarvas, Vajda P. u. 6. Szarvas, Körös part 48.
Szem. ig. sz.: 493 872IX Szem. ig. sz.: 381 744ZN
4. Meghatalmazás
A meghatalmazás "az a jog, amelyet a meghatalmazó a meghatalmazottnak ad, hogy egy

megnevezett tevékenységben helyette hivatalosan intézkedjen és a meghatalmazó irányel-
veinek megfelelő döntéseket hozzon. A meghatalmazás adható szóban és írásban egyaránt,
melyet általában a felhatalmazás volumenétől teszünk függővé. Általában alacsony értékha-
tárú és kis felelősséggel járó döntésekre való meghatalmazást elegendő szóban kifejezni,
míg stratégiai döntéseket és pénzügyi kockázattal járó meghatalmazásokat minden esetben
írásban deklarálunk.” (Forrás: http://meghatalmazas.info)
Az írásban adott meghatalmazás olyan dokumentum, amelyben a meghatalmazó bizonyítot-

tan feljogosítja a meghatalmazott személyt, hogy a megjelölt ügyben és hatáskörben helyette
és nevében valamely ügyben eljárjon, vagy helyette bizonyos cselekményt elvégezzen. A
meghatalmazás tartalmi és időbeli hatályát érdemes kikötni.
A részleges jogot adó meghatalmazás esetén a megbízó személy csak előre meghatározott
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
kérdéskörökben engedi át a döntést, általános érvényű meghatalmazás esetén azonban a

meghatalmazott teljes körűen eljárhat az adott ügyben (például: felelősséget, kötelezettséget
vállalhat, aláírhat stb.).
A meghatalmazás időbeli hatálya lehet: visszavonásig érvényes (ez idő alatt korlátlan a
meghatalmazás, azaz bármikor eljárhat a megbízott személy az arra feljogosított ügyben)
vagy meghatározott alkalomra szóló. Ez lehet egyszeri, egy adott ügyre vonatkozóan, egy
időintervallumban érvényesen, vagy szólhat a megbízás konkrét határidőig.
Az általános érvényű és korlátlan ideig szóló meghatalmazást célszerű elkerülni, mert a

megbízott jogosultsága túlságosan nagy lehet.
A magánszemély által készített meghatalmazás akkor válik magánokirattá, ha azt a megha-

talmazó saját kezűleg írta és aláírta, illetőleg, ha két tanú hitelesíti (aláírásával igazolja, hogy
a kiállító az okiratot előttük írta alá, vagy az aláírását előttük sajátjának ismerte el). A hitelesí-
tés során az aláírás mellett a tanúk lakcímére vagy egyéb azonosító adatára (személyi iga-
zolvány száma, születési adatok, anyja neve stb.) is szükség van. Meghatalmazást közjegy-
ző is készíthet, amely teljes bizonyító erővel rendelkező közokirat.
Jogi személy által adott meghatalmazás esetén a két tanú helyett cégszerű aláírással is hite-
les lesz az irat.
Cégszerű az aláírás, „ha az a társasági szerződésben és/vagy a cégkivonatban szabályo-

zott módon, a cég hivatalos képviseletére jogosult személy(ek)nek a cég nevében, az aláírá-
si címpéldányban foglaltak szerint, vagy a cégjegyzésre jogosult személy meghatalmazása
alapján történik.” Forrás: http://penzterkep.hu/node/137). Általában egy vagy két (esetleg
több) személy írja alá az iratot. Az aláírás fölött/alatt szerepelhet a cég előírt, előnyomott,
illetve nyomtatott neve és/vagy bélyegzőjének lenyomata. Használatuk esetén a bélyegző(k)
lenyomatának is szerepelnie kell a bírósági bejegyzésen. A bélyegző helyett azonos értékű
lehet például a cég előre nyomtatott logója, nevének, elérhetőségének megnevezése is,
amelyet általában az irat élőfejében vagy/és élőlábában tüntetnek fel.
A meghatalmazás tartalmazza:
- a "Meghatalmazás" megnevezést;
- a meghatalmazott nevét, azonosító adatait, szükség esetén aláírását;
- a meghatalmazás tartalmi és időbeli terjedelmét (érvényességi idejét);
- a keltezést;
- a meghatalmazó nevét, aláírását, azonosító adatait;
- szükség esetén a két tanú nevét, aláírását, azonosító adatait.
Feladat: Készítse el az alábbi Meghatalmazást! Ügyeljen a formai és helyesírási követelmé-

nyek betartására!

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Meghatalmazás
Meghatalmazom ,a Tisza Travel Idegenforgalmi Kft. irodai asszisztensét, hogy a

GEMOFIS Kft. nyomdájából 20… március 8-ig hozza el a „Hurrá! Nyaralunk!” utazási
kiállításra készíttetett 1000 db belföldi és 1000 db külföldi nyaralási ajánlatokat tartal-
mazó prospektust.
Tiszafüred, 20… .....................................
Tisza Travel Idegenforgalmi Kft.

Tiszafüred, Fűzfa u. 48.
Varga Károly
ügyvezető igazgató
A leggyakrabban előforduló meghatalmazások pénzösszeg felvételére, áru átvételére, ügyek

intézésére (például: okmányirodai, postai, adóhivatali ügyekben, mobilszerződések kezelé-
sében, gépkocsi műszaki vizsgáztatása eljárásában stb.) készülnek.
5. Igazolás
Az igazolás valamely adat, tény, állapot, körülmény, tevékenység stb. elismerése, valamint a
hozzá kapcsolódó jellemzők fennállásának - bizonyítható - állítása. Az igazolást többnyire
cégek, intézmények, hatóságok állítják ki munkavállalók, ügyfelek, tagok stb. részére,
amelyben az általuk nyilvántartott vagy rendelkezésükre álló információkat hivatalosan iga-
zolják. Gyakori, hogy az irat címe utal a kiállító szerv típusára vagy az igazolás felhasználá-
sának funkciójára, például: munkáltatói, hatósági, orvosi, iskolalátogatási, teljesítési igazolás
stb.
A cégek, hatóságok, intézmények egyes adatok, körülmények igazolására formanyomtat-

ványt alkalmaznak, amelynek kiállítása során csak a változó - adott személyre vagy ügyre
vonatkozó aktuális - adatokat kell beírni, illetőleg aláhúzással, különböző jelzéssel ellátni.
Az igazolás akkor tekinthető bizonyító erejű iratnak, ha azt a kiállító cégszerűen aláírta. A
cégszerű aláírás: a cég alapító okirata vagy a közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány
szerinti aláírás.
Az igazolás tartalmazza:
- az "Igazolás" megnevezését, amely mellett feltüntethető a kiállító szerv típusa vagy

az igazolás funkciója (pl. munkáltatói, hatósági, orvosi, iskolalátogatási, teljesítési
stb.);
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
- az igazolást kérő (igénylő) személy nevét, azonosító adatait;

- az igazolt adatot, tényt, körülményt;
- az igazolás kiadásának célját;
- a keltezést;
- az igazolást kiállító szerv nevét, címét; valamint
- az aláírási joggal rendelkező személy(ek) nevét, beosztását és aláírását.
Feladat: Készítse el az alábbi munkahelyi igazolást! Ügyeljen a formai és helyesírási köve-

telmények betartására!
REVÁK Kft.
Budapest IX., Mester u. 59.
Telefon: (1) 577-32-22
E-mail: revak@rv.hu
Honlap: www.revak.hu
Igazolás
Igazoljuk, hogy ……………………………….. (lakik: ………………………………………, szü-

letett: ……………………., anyja neve: ………………………….) a ……….……………..
(képzőintézmény neve, címe) irodai asszisztens szakképzésben részt vevő tanulója
szakmai gyakorlatát …………………………………… (cég neve, címe) titkárságán telje-
sítette, Kiss Kálmánné irodavezető irányítása és felügyelete mellett.
A szakmai gyakorlatának ideje: 20… július 1. — július 15.
A szakmai gyakorlat alatt az alábbi feladatokat végezte:
- adatbevitel (gépelés),
- levelek postai előkészítése,
- iktatás,
- irattározás,
- irodai rendszerezés,
- telefonon, e-mailben történő kapcsolattartás.
...................... , 20… ................................
Kiss Kálmánné
irodavezető

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
6. Nyilatkozat
A nyilatkozat valamely álláspontnak, elhatározásnak, véleménynek, körülmények fennállásá-

nak - bizonyos formákhoz kötött - szóban vagy írásban történő kijelentése, állásfoglalása.
Az írásbeli nyilatkozat olyan dokumentum, amelynek aláírója elismer, kijelent valamit, vala-
mihez hozzájárul, engedélyez, módosít, cáfol vagy lemond valamiről. A nyilatkozat vonat-
kozhat valamilyen intézkedés, információ, szabályozás, rendelet, valamilyen közlés tudomá-
sulvételére is. A nyilatkozattal legtöbbször kötelezettséget és egyben felelősséget is válla-
lunk. A hatóság vagy illetékes szerv előtt tett, a formai követelményeknek is megfelelő kije-
lentés jogkövetkezményekkel jár.
Szervezetek, intézmények, hatósági, jogi testületek bizonyos közösségeket érintő vagy álta-
lános, közérdekű dologgal, körülménnyel kapcsolatban is tehetnek kijelentést - nyilatkozatot -
közös, többé-kevésbé hivatalos álláspontjuk közlésére, határozatuk kinyilvánítására más
szervezetek, testületek, illetőleg a nyilvánosság számára. Az ilyen jellegű nyilatkozatokat
többnyire sajtóban, köztereken, közösségi tájékoztatásra szolgáló helyeken (hirdetőtáblá-
kon), elektronikus portálokon stb. is közzé, illetőleg hozzáférhetővé tehetik. Például: jogi,
adatvédelmi, titoktartási, támogatási, felelősségi nyilatkozat stb.
A nyilatkozat tartalmazza:
- a "Nyilatkozat" megnevezést;
- az adat, tény, információ, körülmény, szabály stb. pontos megnevezését, leírását,
amelyről az aláíró a kijelentést, elismerést teszi;
- a kijelentéssel, nyilatkozattal együtt járó következmények, felelősség tudomásulvéte-
lét, vállalását;
- a keltezést,
- az aláíró nevét, azonosító adatát;
- jogi következménnyel járó esetekben két tanú aláírása, illetőleg adatai (név, lakcím, szü-
letési adatok, azonosító számok stb.) is szükségesek.
A hivatalos szervek, intézmények, egyéb szervezetek nyilatkozatait cégszerűen is alá kell

írni.
Feladat: Készítse el az alábbi Nyilatkozatot! Ügyeljen a formai és helyesírási követelmények

betartására!

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Nyilatkozat
A TANIMEX Kft. ügyvezető igazgatójaként büntetőjogi felelősségem tudatában kije-

lentem, hogy:
1. A pályázatban foglalt adatok, információk és dokumentumok teljes körűek, való-

diak és hitelesek.
2. A pályázat tárgyában megjelölt támogatandó tevékenység még nem valósult
meg, e tárgykörben korábban vagy máshol pályázatot nem nyújtottunk be.
3. Cégünk nem áll csőd-, illetve felszámolási eljárás vagy végelszámolás alatt.
4. Cégünknek nincs - a pályázat benyújtását megelőző három naptári éven belül -
az államháztartás alrendszereiből vagy az EU strukturális alapokból és egyéb
pénzügyi alapjaiból juttatott támogatással összefüggésben nem, vagy csak rész-
ben teljesített szerződéses kötelezettsége.
5. Nincs 60 napon túli lejárt esedékességű, 60 napot meghaladó adó- vagy adók
módjára behajtható köztartozásunk.
6. Cégünknek nincs – a pályázat benyújtását megelőző két naptári éven belül – az
államigazgatási szerv határozatával, vagy annak bírósági felülvizsgálata esetén a
bíróság munkavállalók bejelentése nélküli, vagy munkavállalási engedély nélküli
foglalkoztatása miatt jogerősen megítélt bírság megfizetési kötelezettsége.
7. A tevékenység folytatásához szükséges hatósági engedélyekkel rendelkezünk.
8. Azonnali bejelentési kötelezettségünk van a pályázat elbírálásáig, illetve a támoga-
tási szerződés lejártáig, ha ellenünk csőd-, felszámolási, végelszámolási eljárás indult.
9. Hozzájárulunk, hogy a köztartozások - a vonatkozó rendeletek értelmében törté-
nő - figyelemmel kísérése érdekében a rendelkezésükre bocsátott adatokat a
támogatást nyújtó szerv felhasználja a köztartozások teljesítése, illetőleg az adós-
ság bekövetkezése tényének és összegének megismeréséhez.
10. A pályázat szabályszerűségének és a támogatás rendeltetésszerű felhasználásának
jogszabályban meghatározott szervek által történő ellenőrzéséhez hozzájárulunk.
11. Tudomásul vesszük, hogy a támogatás kedvezményezettjének megnevezése, a
támogatás tárgya és összege, valamint a támogatott program a hatályos kor-
mányrendeletben szabályozott módon nyilvánosságra hozható.
12. Hozzájárulunk ahhoz, hogy a Kincstár keretében működő, alapvetően pénzügyi
szemléletű megfigyelő rendszer a jogszabályban meghatározott jogosultak (dön-
téshozók, előirányzat-kezelők, monitoring bizottságok) számára hozzáférési lehe-
tőséget biztosíthasson a pénzügyi adatbázishoz.
Debrecen, 20... július 21.
Bártfalvy Zoltán
ügyvezető igazgató

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Feladat: Készítse el az alábbi egyszerű ügyiratokat! Egészítse ki a hiányzó adatokat!
Nyugta. Kálnoki Krisztina az Alfa-Omega Sportiskola ritmikus

sportgimnasztika tagozatának tagja 38.260 Ft-ot, azaz Harminc-
nyolcezer-kettőszázhatvan forintot a mai napon Kertész Veroni-
ka edzőnek befizetett. A fenti összeg a szergyakorlatokhoz
szükséges sportszerek ára, melyről az edző számlával köteles
elszámolni a sportszerek beszerzéstől számított 8 napon belül.
A nyugta a teremedzések megkezdésének igazolásául is szolgál.
Nyíregyháza, 20… ……………………. Zolnai Kálmánné gazdasági felelős.
Átvételi elismervény. A mai napon Kozma Tibortól, a Vallkid Kft. ügyvezető igazgató-
jától átvettem az alábbi dokumentumokat magyar nyelvre való fordítás céljából: 2 db
német és 1 db angol nyelvű gépleírási anyag, valamint az MTZ 550 és az MTZ 552
LUX típusú traktorok német nyelvű kezelési és karbantartási útmutatója. A dokumen-
tumok magyarra fordított változatát 3-3 példányban és nyomtatott formában kell elké-
szítenem 20… ……………………-ig. Nyíregyháza, ………………………………. Fordí-
tó- és Tolmácsközvetítő Iroda. Haraszti Klára idegen nyelvű levelező.
Kötelezvény. A Telefonszerelő és Karbantartó Kft. megbízásából mint alvállalkozó kötele-

zettséget vállalunk arra, hogy a Viva Plusz Kft. által megrendelt IP-5. típusú telefonközpontot
és 5 db alközpontot ………………………-i határidővel a megrendelő által megjelölt helyen
beszereljük. A határidő csúszása következtében napi 2000 Ft késedelmi díjat vagyunk kényte-
lenek fizetni. Nyíregyháza, 20.. ………………………………. Miskolci Kálmán telefonszere-
lő és -karbantartó, Varga József hálózatszerelő.
Meghatalmazás. Meghatalmazom Tárnoki Andreát, II. évf. titkárságvezető szakos

hallgatót (szem. ig. sz.: 542784 CD, a. n.: Jakab Júlia), hogy a Nyíregyházi Főiskola
tankönyv- és jegyzetellátójából a 20... …………-án megrendelt és kifizetett jegyzetei-
met (5 db) hozza el. Nyíregyháza, 20... …………. Varga Zsóka II. évf. titkárságvezető.
Tanúk: Milus Andrea, Újfehértó, Tárnokalja u. 11. Veisz Éva, Kemecse, Bartók tér 21.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Nyilatkozat. Kijelentem, hogy a Nyíregyházi Főiskola Bölcsészettudományi és

Művészeti Főiskola kari hallgatói önkormányzatához benyújtott szociális ösztön-
díj iránti kérelmemhez csatolt dokumentumok valós tényeket tartalmaznak. Tu-
domásul veszem, hogy valótlan adatokon alapuló dokumentumok benyújtása a szo-
ciális ösztöndíj megvonásával jár, továbbá, hogy a szociális helyzetemben történő
változást – a változás bekövetkezését követő 15 napon belül – jelzem a kari diák-
jóléti bizottságnak. 20... szeptember 25. ………………………………. (aláírás)
Hozzájárulás. Hozzájárulok ahhoz, hogy a Nyíregyháza, Béke u. 28. sz. alatti ingatlanomat
Karászi Tamás, Nyíregyháza, Béke u. 30. sz. alatti lakos a köztünk lévő kerítés felépítésé-
nek munkálatai során használhatja, ill. az előzetesen kijelölt területen építési anyagot tá-
rolhat. Karászi Tamás a kerítés felépítésének befejeztével, 20... …………………-ig köteles
az általa használt területen - az eredeti állapotnak megfelelően - a kertrendezési munkála-
tokat is elvégezni. Nyíregyháza, 20... ………………………… Dombrádi Jánosné, Nyír-
egyháza, Béke u. 28. Előttünk mint tanúk előtt: Varga Tamásné, Nyíregyháza, Béke u. 26.
Lendvai Árpád, Nyíregyháza, Táncsics u. 5.
Igazolás. Igazolom, hogy a Protetika Ügyvédi Munkaközösség tagja, Dr. Szalay Jó-
zsef ügyvéd (a cég székhelye: 1031 Budapest, Amfiteátrum u. 25. VI. 51.; cégjegy-
zékszáma: Cg. 15-2-432543; sz. ig. sz.: 291399HA; a. n.: Tálassy Ilona; lakcím: 1031
Budapest, Amfiteátrum u. 25. VI. 51.), hogy cégünket az egyéni méretvétel alapján
készülő, már befogadott gyógyászati segédeszközök közfinanszírozása alapjául
szolgáló árak emelésére indított csoportos eljárásban 20… …………….. – 20…
……………. a társaság megbízásából sikeresen képviselte. Számára a szerződés-
ben megállapított megbízási díj kifizethető. Budapest, ………………………. GENETI
Kft., Cegléd, Alsó u. 24. Fellegi Árpád ügyvezető.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
A hírt közlő iratok
Funkciójuk szerint hírt közölnek, tájékoztatnak, felhívják a figyelmet, értesítenek valamiről

(megtörtént vagy a jövőben várható eseményről, időpontról, állapotról, körülményről stb.)
A hírt közlő iratoknak számos elnevezése van, melyek közül a leggyakoribbak:
- hirdetés,
- reklámlevél,
- tájékoztatás,
- értesítés,
- meghívó,
- felhívás,
- felszólítás.
Hirdetés
Cégek, magánszemélyek tevékenységük, életvitelük során gyakran élnek a hirdetés – mint

az egyik fontos reklámtevékenység – eszközével (lehetőségével). Ennek segítségével juttat-
ják el az információt (vásárlási, eladási stb. szándékkal) a partnerekhez. A technikai fejlő-
désnek köszönhetően számos fajtája létezik: auditív, audio-vizuális és vizuális.
A vizuális hirdetés megjelenhet papír alapon vagy elektronikusan és tartalmazhat szöveget,

különböző grafikai elemeket, fotót stb. Alkalmazhat különböző figyelemfelkeltő színeket, for-
mákat stb., de még az üres felületnek is lehet figyelemfelkeltő funkciója. Gyakran a sajtóban
jelennek meg, de találkozhatunk hirdetőtáblákon, falfelületeken, ajtókon kiragasztva stb.
A hirdetés megjelenésének fajtái:

- apróhirdetés: lakossági célú, meghatározott helyen vagy újságban;
- kishirdetés: az apróhirdetés mellett kap helyet, sokszor vékony kerettel különítik el, a
színekkel való játék megengedett, de nem elterjedt;
- soros hirdetés: egyszerűen megjegyezhető;
- head line: a lap tetején helyezkedik el;
- fejléces kocka: az újság tetején;
- keretes hirdetés: figyelemfelkeltő és a szöveg nem szokott eltérni az újság színétől;
- junior page: elfordított féloldal az újságban;
- szalaghirdetés: vékony hirdetés az újság bármelyik pontján
- oldalas hirdetés: 1-2 vagy többoldalas hirdetés;
- betétlap, beragasztott hirdetés
- borítólap stb.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Reklámlevél
A direct mail (személyre szóló reklámlevél) az egyik leghatékonyabb reklámeszköz, mert

egy előre meghatározott konkrét címmel rendelkező vásárlói célcsoporthoz jut el. Így alakítva
ki a közvetlen kapcsolatot az eladó és a fogyasztó között. Alkalmazásának célja, hogy az
egyénre szabott információk hatására erősödik, pozitívvá válik a címzett érdeklődése, vásár-
lási szándéka, együttműködési készsége. Fontos, hogy a levél felkeltse a címzett érdeklődé-
sét és kialakuljon benne a vásárlói hajlandóság a termék megvásárlása iránt.
Ehhez megbízható adatbázissal kell rendelkezni a levél küldőjének (pontos címekkel, ada-
tokkal), akik közül mindig a küldő szándékának megfelelően választják ki a konkrét címzette-
ket (kor, település, vásárlási szokások stb.).
A DM-levelek – bár személyre szólóak – mégis nagy példányszámban készülnek, ezért nem
költségtakarékos.
Főbb formai jellemzőik:

- többoldalasak (legalább 2 oldalas),
- közvetlen megszólítás,
- a közvetlen megkeresés oka,
- a kínált termék és/vagy szolgáltatás előnyeinek bemutatása,
- vásárlási feltételek,
- pénzügyi kedvezmények,
- elérhetőség (kapcsolattartó személyneve, címe, telefonszáma, e-mail címe stb…),
- dátum, cégszerű aláírás,
- figyelemfelhívó utóirat,
- színeivel, képeivel, merész szövegtagolásával és kiemelésével a figyelem felkeltését
szolgálja.
Tájékoztatás
Valamely ügyben az érdeklődők számára közelebbi részletesebb, pontosabb információköz-

lés. Lehet közérdekű (nyilvános) vagy személyre szóló a tájékoztatás.
Értesítés
Adott ügyben érintettek számára pontos információközlés pl. valamely időpont, helyszín vagy
egyéb körülmények megváltozásáról. Közérdekű információkat sajtóban, köztéri plakátokon,
hirdetőtáblákon is közzé lehet tenni, gyakori azonban a személyre szóló értesítés is (pl. szol-
gáltatás szüneteltetéséről, karbantartás időpontjáról, megváltozott nyitva tartásról, kötele-
zettségek betartásáról stb.).
Meghívó
A meghívás során nemcsak pontos és részletes információt közlünk valamely eseménnyel

kapcsolatosan, hanem határozottan meg is hívjuk a címzettet, illetőleg érdeklődőket. Lehet
közérdekű (nyilvános megjelentetésű), de gyakoribb a közvetlen személyre szóló (vagy cé-
ges) meghívás.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Felhívás
Valamely közérdekű eseményre, történésre való figyelemfelhívás, cselekvésre szóló ösztön-

zés (pl. véradásra való felhívás, parlagfű irtása, közterek, erdők takarítása, egészségvédő
programokra való invitálás stb.), olykor kötelezettség elmulasztására való enyhébb hangú
figyelmeztetés.
Felszólítás
Határozott hangvételű, nyomatékos figyelemfelhívás valamely rendelkezés, cselekvés, köte-

lezettség elmulasztására, illetőleg betartására. A felszólítás – különösen, ha az személyre
szóló – tartalmazza a kötelezettség elmulasztásával együtt járó esetleges szankciókat is.
A hírt közlő iratok formájukat, szerkesztésüket tekintve sokszínűek lehetnek. Az egy-két so-
ros szöveges információközléstől kezdődően a nagyobb formátumú, pl. A/4-A/3 méretű vagy
plakát méretű dokumentumok megjelenéséig terjedhet a sor. A címzettet közvetlenül érintő
ügyekben azonban az információt jellemzően személyre szólóan küldik meg (egyszerű ügy-
irat- vagy levélformában).
Feladat:
1. Készítse el az alábbi meghívót a minta szerint! A szerkesztési műveleteket (betűtípus,

betűméret, stílus, térközök, WordArt-formátum stb.) szabadon választhatja meg, de
ügyeljen arra, hogy a dokumentum egyoldalas legyen!

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
A
AMMA
AGGY
YAAR
RNNY
YEELLV
VNNA A –– FFEEB
APPJJA BRRU
UÁ R 2233..
ÁR
Az Anyanyelvápolók Szövetsége javaslatára február 23-át
A MAYAR ANYANYELV NAPJÁVÁ
nyilvánították, amelyet 2009-ben ünnepeltek először.
december 6-án tartotta az Anyanyelvápolók Szövetsége soron követ-

2009. kező tisztújító közgyűlését, ahol a közgyűlés április 23-át a magyar
nyelv napjának kiáltotta ki, ugyanis 2009-ben akkor nyílt meg a Magyar Nyelv Mú-
zeuma Széphalomban.
I DÉ ZZ ÜK F EL K Ö ZÖ SE N A M AG YA R NY EL V N AP JÁ N A M AG YA R NY EL V S ZÉ PS ÉG EI T !
Minden érdeklődőt hívunk és szeretettel várunk a
2012. február 23-án 18 órakor kezdődő
megemlékezésre
a nyíregyházi Móricz Zsigmond Könyvtár előadótermébe!

Címe: Nyíregyháza, Szabadság tér 2.
„Oh jól vigyázz, mert anyád nyelvét bízták rád a századok

S azt meg kell védened. Hallgass reám. Egy láthatatlan lángolás
Teremté meg e nagy világot s benned az lobog. Mert néked is van lángod:
Szent e nyelv! S több kincsed nincs neked! Oly csodás nyelv
a magyar. Révület fog el, ha rágondolok is.”
Füst Milán: A magyarokhoz (részlet)

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
2. Készítsen felhívást arról, hogy a nyíregyházi S.O.S. állatotthon nyílt napot tart. Várják az
érdeklődőket, akik szeretnék az állatok karácsonyát is szebbé varázsolni adományaik-
kal, szeretetükkel. Ezen a napon az állatotthonban felállítanak egy fenyőfát, amelyre dí-
szeket bárki hozhat. A fenyőfa alá hálásan fogadják azokat az ajándékokat, amelyeknek
az otthon lakói is örülnének. Az időpontot és helyszínt tetszőlegesen határozhatja meg.
A felhívás tartalmazzon egy állatokkal kapcsolatos idézetet vagy szlogent is, valamint a
kedvenc állata képét!
3. Írjon személyre szóló értesítést a települése könyvtárvezetője nevében, amelyben érte-

síti a könyvbarátokat, hogy a nyári/téli szünetben megváltozik a könyvtár nyitvatartási
rendje, ugyanakkor bővül a szolgáltatásuk (pl. CD-, DVD-kölcsönzéssel, e-könyv olva-
sással, településközi kölcsönzéssel stb.)
4. Készítsen nyilvános tájékoztatót a Bessenyei Könyvesház (tetszőleges további adatok-

kal) klubtagsági akciójáról. Hívja fel a figyelmet az ezzel együtt járó kedvezményekre,
ami vonatkozik a könyvesház teljes választékára, kiemelve: az egyetemi, főiskolai tan-
könyveket, társadalomtudományi szakkönyveket, a magyar és a világirodalom remek-
műveit. Tájékoztassa az érdeklődőket, hogy a klubtagok ingyenesen juthatnak hozzá a
negyedévente megjelenő könyvkatalógushoz, amelyből értesülhetnek az időről időre
megrendezett könyvakciókról is. A tájékoztató A/4 lapméretben készüljön!
5. Készítsen hirdetést „Felelősségünk és kötelességünk a környezetünkért” címmel,

amelyben a programsorozathoz kapcsolódóan olyan civil szervezetek jelentkezését vár-
ják, akik egy-egy standon bemutathatják a környezetvédelem terén eddig végzett tevé-
kenységüket!
6. Készítse el az alábbi feladatot az utasításoknak megfelelően!
a) Nyissa meg a Word szövegszerkesztőt, majd a dokumentumot mentse a saját mappájába

Saját név_Natura.doc/docx néven!
b) A dokumentumra vonatkozóan végezze el az oldalbeállítást az alábbiak szerint:

- alsó és felső: 2-2 cm
- bal és jobb: 1,7-1,7 cm
- élőfej és élőláb távolsága a lapszéltől: 1,3-1,3 cm
c) Gépelje be a bekezdések megtartásával az alábbi szöveget!
Természeti értékeink, csodálatos tájaink és egyedülálló élővilágunk bemutatása

érdekében A természet csodái címmel fotópályázatot hirdet a Magyar Termé-
szetfotósok Szövetsége.
Kategóriák:
a táj és az ember, az állatok viselkedése, vadon élő növények és gombák,
csepp a természetben, a víz ereje, élet a víz alatt, napnyugtától napkeltéig, idő-
járás.
Díjak és nyeremények
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
A legkiemelkedőbb kollekciót beküldő egyéni pályázó „2008 Természetfotósa”

címet nyeri el. A zsűri által legjobbnak ítélt felvétel a „2008 Természetfotója” dí-
jat kapja. A legjobb fotók anyagából „2008 Természetfotói, Magyarország”
címmel album jelenik meg.
Pályázati feltételek
A pályázat nyilvános, arra hivatásos és amatőr fotósok egyénileg nevezhetnek
olyan felvételekkel, melyek kiállításon még nem szerepeltek. Nevezni a
www.naturafoto.hu weblapon lehet (a pályázat részletes kiírása is itt olvasható).
A beküldhető képek száma legfeljebb 50 db, egy kategóriában legfeljebb 10 kép
nevezhető.
Etikai elvárások
Követelmény, hogy a fotók hiteles mondanivalót tükrözzenek, etikai szempont-
ból ne legyenek kifogásolhatóak és természetes körülmények között készülje-
nek.
Pályázati naptár
A pályázati anyagok beérkezési határideje: 2008. október 15.
Nyilvános + on-line zsűrizés: 2008. október 17.
A kiállítás megnyitása, díjkiosztó: 2008. október 28. 17 óra.
A kiállítás megtekinthető: 2008. december 22-ig.
A kiállítás ünnepélyes megnyitója és díjkiosztója a Magyar Természettudományi
Múzeumban (1083 Budapest, Ludovika tér 2-6.) lesz.
d) A betű típusa: Times New Roman, mérete: 12 pt legyen. A sorokat szimpla sortávolsággal
írja, a bekezdések közötti térköz: 0 pt. Rendezze a sorokat sorkizártra!
A dokumentum egészére állítson be automatikus elválasztást, 0,7 cm az elválasztási zónával!
e) A szöveg elé új bekezdésbe szúrja be a Pályázati felhívás szöveget, melyet formázzon a

következők szerint:
 a betű típusa, mérete és stílusa: Verdana 26 pt, árnyékolt és kiskapitális;
 a betű színe: sötétvörös;
 aláhúzása: sötétvörös színű, dupla hullámos vonal;
 a bekezdés középre rendezett legyen, utána állítson be 12 pt térközt!
f) A szöveg első bekezdését rendezze középre, az alábbiak szerint három bekezdésre tagolva:

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Természeti értékeink, csodálatos tájaink és egyedülálló élővilágunk bemutatása érdekében

A természet csodái
címmel fotópályázatot hirdet a Magyar Természetfotósok Szövetsége.
g) A fenti szövegrészben szereplő pályázat címét formázza meg WordArt-tal, a stílusminták

1. sorának 4. helyén álló stílussal, majd formázza meg a következőképpen:
 a betű típusa: Verdana; mérete: 24 pt, félkövér és dőlt stílusú;
 kitöltés színe: narancs;
 a vonal: sötétvörös színű, 2 pt vastagságú,
 középre igazított legyen, előtte és utána állítson be 12 pt térközt!
h) A szöveg alábbi bekezdéseit formázza címsorként:

Kategóriák:
Díjak és nyeremények
Pályázati feltételek
Etikai elvárások
Pályázati naptár
A címsor formája a következő:

 elnevezése: Natura;
 a karakter: Book Antiqua, 12 pt, félkövér és árnyékolt stílusú, sötétvörös színű;
 a bekezdés balra zárt, előtte 12 pt, utána 6 pt térköz.
i) A Kategóriák: címsor utáni elemekből alkosson számozott felsorolást! A felsorolt elemek

nagybetűvel kezdődjenek, törölje az írásjeleket és rendezze a sorokat abc szerinti sorrend-
be! A számozás helyzete: 1 cm behúzás, a szöveg helyzetének kialakításakor a tabulátor
helye és a behúzás mértéke: 1,7 cm!
j) A Pályázati naptár adatainak 4 sorából is alkosson felsorolást! Alkalmazzon pont alakú

felsorolásjelet! A jel helyzete: 1 cm behúzás, a szöveg helyzetének kialakításakor a tabulá-
tor helye és a behúzás mértéke: 1,7-1,7 cm.
k) A Pályázati naptár időpontjait emelje ki sötétvörös színnel és félkövér stílussal, az utolsó

felsorolás után 12 pt térközt állítson be!
l) Készítsen élőfejet, melyben a bal margóhoz írja be a saját nevét, pontosan a jobb margóhoz
igazítva szúrja be az aktuális dátumot! Az adatok betűtípusa: Book Antiqua, -mérete 8 pt,
félkövér stílusú és sötétvörös színű legyen! Az élőfejet zárja le egy 0,75 pt-os, sötétvörös
színű, folyamatos vonallal! A vonal távolsága a szövegtől: 2 pt távolságra legyen!
m) Készítsen élőlábat, melyben a bal margóhoz írja be: A természet csodái! Az élőláb szöve-
gének karaktere és felső szegélyvonala, távolsága a szövegtől megegyezik az élőfejével!
n) Az interneten keressen egy természeti képet, mentse a saját mappájába képként, Natura
fájlnéven! Ezt a képet szúrja be a szöveg alá, középre rendezve! A kép magassága 2 cm,
szélessége 9 cm legyen, előtte és utána 6-6 pt térközt állítson be!

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
A kép alá szúrja be aláírásként: A természet csodái (törölje a sorszámot)! A képaláírás

Times New Roman 10 pt., félkövér stílusú és sötétvörös legyen!
o) Készítsen 2,25 pt vastagságú, kívül vastag-belül vékony stílusú és sötétvörös színű oldal-
szegélyt, fent és lent 8 pt., bal és jobb oldalon 6 pt távolságra a szövegtől!
p) A szövegben emelje ki a pályázat meghirdetőjének nevét, a nevezés honlapját, a díjak

megnevezéseit és az album címét, valamint a kiállítás helyét! A kiemelés narancs színű,
félkövér és dőlt karakterekkel történjen!
q) Mentse a dokumentumot, és nyomtassa ki!

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Belső, munkahelyi iratok
A cég egészére, működésére, teljesítményére kihatással van, hogyan kommunikálnak egy-

mással a munkatársak. A versenyképesség megőrzésének egyik legfontosabb előfeltétele a
megfelelő kommunikáció, hiszen a szükséges információk eljuttatása megfelelő időben és
minőségben (l. torzulásmentesen) a szervezet létkérdésévé válhat.
A szervezeten belüli kommunikáció olyan egy vagy kétirányú közlési folyamat, mely akár élő
szóban, akár írásos formában információáramlást jelent a cég stratégiájával, változásaival és
a hétköznapi folyamatokkal kapcsolatosan. A munkahelyi stratégiai céloknak legmegfelelőbb
információ szerzését, szelektálását és továbbítását, majd visszacsatolását lehetővé tevő
struktúra a munkaszervezet kultúrájának része, amely behálózza az egész szervezetet.
A munkahelyi szervezetben az emberi viszonyok fő rendező elve a függelmi–hatalmi kapcso-

lat. Ez alapvetően meghatározza a kommunikáció jellegét, formáját, tartalmát, időbeni lefutá-
sát, az üzenet közvetítésére szolgáló eszköz, jel- és szimbólumrendszerének megválasztását
stb. Jelenthet felülről lefelé irányuló kommunikációt, ami egyfajta tudásmegosztást jelent a ve-
zetéstől a beosztotti szintek felé: a cég vezetése a szervezet alsóbb vezetési szintjeihez vagy
rajtuk keresztül az operatív szintig juttat el utasítást, híreket, tájékoztatást, illetve a kiépített
hálózaton keresztül szólítja meg munkatársait.
A hatékony együttműködés érdekében elengedhetetlen, hogy a szervezet alsóbb szintjeiről

kiinduló üzenetek is eljussanak a vezetéshez, illetőleg a szervezet egyéb szintjeire.
Az információ eljuttatható szóban, telefonon vagy írásban (papíron, e-mailben), levélváltás

útján. A szóbeli kommunikáció lehet egy olyan nyilvános beszéd, amikor a vezető információt
oszt meg a munkatársakkal, vagy kétirányú módon fórumszerűen, azaz a munkatársak is
hozzászólhatnak, vitatkozhatnak, kérdezhetnek, javaslatot tehetnek. Szintén csoportos
kommunikációs forma a megbeszélés, meeting, értekezlet, konzultáció, amikor valamilyen
témakör köré szerveződően vagy akár megszokott rendszerességgel információt cserél egy
vezetői vagy szakmai csoport.
Az írott kommunikációs formára leginkább a fontos, nyomatékos információk közlésekor ke-

rül sor, illetőleg, ha a szóbeliség valamilyen akadályba ütközik. Gyakori, hogy a szóbeli in-
formációközlés mellett írásbeli dokumentum is készül, hiszen ennek van bizonyító ereje. sú-
lya, és nyoma az irattárban, amely bármikor visszakereshető.
A munkahelyi kapcsolattartásnak is igen elterjedt módja az elektronikus levelezés. Legfőbb

előnye, hogy gyors információáramlást tesz lehetővé. Az e-mail küldője egyszerre egy egész
csapattal tud információt közölni úgy, hogy nem kell megbeszélést összehívni, és nem
akasztja meg a többiek munkáját, mindenki akkor nézi meg és akkor válaszol rá, amikor ráér.
Hátránya, hogy túlzott használata rendkívül sok időt vesz igénybe és háttérbe szorítja a köz-
vetlen személyes közléseket. Fontos, bizalmas és igazolható információk közlésére még ma
is a papíralapú iratok használatosak.
A munkahelyi, belső iratok tartalmuk, formai jellegük szerint rendkívül változatosak, és min-
denkor függnek az információközlés céljától. Tartalmukat tekintve irányulhatnak a vállalati
stratégiára, de lehet a célja különféle vállalaton belüli változások továbbítása, illetve a napi
munkavégzéshez szükséges információk megosztása, vagy a figyelmesség kinyilvánítása.
Írásos formában nyomtatottan, akár átvételt igazolva kapnak dokumentumokat a munkatár-
sak, ezek többnyire a vállalat életében jelentős dokumentumok, melyeket ismernie kell min-
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
den munkatársnak. Emellett gyakori írásos forma az e-mail, melyen keresztül a legtöbb napi
információ érkezik.
A cég egészére, működésére, teljesítményére kihatással van, hogyan kommunikálnak egy-

mással a munkatársak. A versenyképesség megőrzésének egyik legfontosabb előfeltétele a
megfelelő kommunikáció, hiszen a szükséges információk eljuttatása megfelelő időben és
minőségben (l. torzulásmentesen) a szervezet létkérdésévé válhat.
A szervezeten belüli kommunikáció olyan egy vagy kétirányú közlési folyamat, mely akár élő
szóban, akár írásos formában információáramlást jelent a cég stratégiájával, változásaival és a
hétköznapi folyamatokkal kapcsolatosan. A munkahelyi stratégiai céloknak legmegfelelőbb
információ szerzését, szelektálását és továbbítását, majd visszacsatolását lehetővé tevő struk-
túra a munkaszervezet kultúrájának része, amely behálózza az egész szervezetet.
A munkahelyi szervezetben az emberi viszonyok fő rendező elve a függelmi–hatalmi kapcso-

lat. Ez alapvetően meghatározza a kommunikáció jellegét, formáját, tartalmát, időbeni lefutá-
sát, az üzenet közvetítésére szolgáló eszköz, jel- és szimbólumrendszerének megválasztását
stb. Jelenthet felülről lefelé irányuló kommunikációt, ami egyfajta tudásmegosztást jelent a ve-
zetéstől a beosztotti szintek felé: a cég vezetése a szervezet alsóbb vezetési szintjeihez vagy
rajtuk keresztül az operatív szintig juttat el utasítást, híreket, tájékoztatást, illetve a kiépített
hálózaton keresztül szólítja meg munkatársait.
A hatékony együttműködés érdekében elengedhetetlen, hogy a szervezet alsóbb szintjeiről

kiinduló üzenetek is eljussanak a vezetéshez, illetőleg a szervezet egyéb szintjeire.
Az irtatok formája, továbbítása nagymértékben függ a munkahelyen kialakult levelezés, in-

formációtovábbítás szokásaitól.
a) Az egyszerű irat tartalmazza
- az irat címét, magában foglalva az értesítés/meghívó/igazolás címzettjét és tárgyát

is (igazolás esetén a tény, körülmény szempontjából fontos azonosító adatokat),
- a közölt információ szövegezését,
- esetleg az irat készítésének célját,
- keltezést és
- aláírást.
b) A levélforma tartalmazza
- élőfejben/élőlábban a cég vagy egység adatait, elérhetőségeit,

- a címzett nevét, beosztását,
- „Helyben” címzését,
- az irat tárgyát,
- iratkezelési adatokat (pl. iktatószám, ügyintéző),
- a közölt információ szöveges kifejtését,
- keltezést,
- aláírást,
- szükség esetén mellékletet.
A munkahelyi kapcsolattartás fontosabb iratai

- emlékeztető,
- feljegyzés,
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
- igazoló, feljegyző iratok (munkahelyi igazolás),

- információs iratok (pl. értesítés, tájékoztatás, meghívó),
- jelentés,
- beszámoló,
- figyelmességi iratok.
Emlékeztető
Az emlékeztető funkciója egy-egy értekezleten, tanácskozáson, megbeszélésen vagy kon-

zultáción elért eredmények, megállapodások, határozatok rövid, tömör, tárgyszerű összefog-
lalása, illetőleg figyelmeztető figyelemfelhívás valamely eseménnyel, határidővel stb. kapcso-
latos feladat, teendő elvégzésére.
Az emlékeztető olykor a jegyzőkönyvet helyettesíti, hiszen mindkettőben azokat az informá-

ciókat rögzítik a résztvevők, amelyek számukra fontos. A két irat abban különbözik, hogy a
jegyzőkönyv részletesebben tartalmazza az eseménysort és az elhangzottakat, az emlékez-
tető pedig röviden, tömören foglalja össze a lényeges információkat.
Az emlékeztető az egyik leggyakoribb munkahelyi irat, bárki készítheti önmagának vagy má-
sok számára, de általában beosztott készíti felettese számára, amelyben emlékezetbe idéz-
hetünk egy-egy határidőt, elvégzendő teendőt, vagy az eseményen elhangzottakat foglaljuk
össze. Ez utóbbi tartalmazhatja valamely jegyzőkönyv bizonyos részletét, a kivonatát vagy
csak a megállapodásokat, határozatokat.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Feladat: Készítse el az emlékeztetőt az alábbi mintának megfelelően!
Emlékeztető
az osztályvezetők részére
A 20… október 4-én megtartott értekezleten elhangzottak:
1. Ignácz László termelési vezető beszámolt az első félév kereskedelmi eredmé-

nyéről. A beszámolót a tanácskozás elfogadta.
2. Dr. Jenei Valéria gazdasági igazgatóhelyettes előterjesztette a megtakarítási

intézkedéseket, amely többek között az alábbiakat tartalmazta:
- gépkocsifutások számának csökkentése,

- telefonköltségek csökkentése,
- egyedi mobiltelefonok kiváltása flottakedvezményes telefonokkal,
- a biztonsági szolgálattal kapcsolatos megállapodás felülvizsgálata,
- a termékek csomagolási költségeinek csökkentése.
3. A megtakarításra, illetőleg költségcsökkentésre vonatkozóan javaslatokat vár

az igazgatóság az egységek vezetőitől.
Határidő: 20… október 30.
Helyben, 20… október 4.
Nagy Valéria
titkárságvezető

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Feljegyzés
A szervezeten belüli információközlés egyik fontos irata, amely konkrét körülményekről, té-
nyekről, állapotról, helyzetről, intézkedésekről, feladatteljesítésről, telefonhívásról stb. ad
tájékoztatást, közöl információt.
Feladat: Készítse el a feljegyzést az alábbi mintának megfelelően!
Feljegyzés
a 20…………………………….-én megtartott munkaügyi ellenőrzésről
Az igazgató úr – a humánpolitikai osztály vezetőjével együtt – 20… június 14-én a

munkafegyelmet érintő belső munkaügyi ellenőrzést tartott, és az alábbiakat állapí-
totta meg:
1. Az ellenőrzött egységek többségénél az ott dolgozó kollégák nem tartották

be a Kollektív Szerződés szerinti munkaközi szünetet – a 30 perc ebédidőt 10-
20, olykor 30 perccel is meghosszabbították.
2. Az egységekről a dolgozók egyszerre mentek ebédelni, és ez alatt az idő alatt
nem biztosították az ügyeletet.
3. Az ebédidő alatt az irodák ajtaja nyitva maradt, ezzel megsértették a cég java-
inak és adatainak védelméről szóló előírásokat.
Az érintett egységek vezetői külön feljegyzést kapnak a munkafegyelem megsértésé-

ről, amelynek kivizsgálását, valamint a munkafegyelmet megerősítő javaslatok meg-
tételét kérjük.
Határidő: 20… június 30.

Felelősök: az osztályvezetők
Helyben, 20… június 14.
Nemes László
humánpolitikai osztályvezető
A rövid, figyelemfelhívó feljegyzést bárki készthet (pl. egyik ügyintéző a másiknak, a vezető-
nek, a munkahelyi vezető a beosztott számára stb.), amelyben – hasonlóan az emlékeztető-
höz - emlékezetbe idéző vagy feladatvégzésre, határidőhöz kapcsolódó teendők megtételé-
re, felelősök kijelölésére stb. vonatkozó információt közlünk, vagy hatáskört meghaladó ügy-
ben a felettes személy döntését, közreműködését várjuk.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Igazoló iratok
A munkahelyi (munkáltatói) igazolással – többnyire a munkatárs kérésére – a szervezet, vagy

szervezeti egység, illetőleg felelős személy hatáskörébe tartozó, általa ismert, nyilvántartott ada-
tot, tényt, körülményt, annak meglétét, valódiságát, helyességét ismeri el. A munkahely által el-
készített, kiállított igazolást többnyire a szervezeten kívüli célra használják fel, ezért annak tar-
talmaznia kell az igazolt tény, körülmény szempontjából fontos azonosító adatokat is mind a cég-
re (pl. cégszerű aláírás), mind a munkatársra vonatkozóan.
Az információközlő iratok a cég kapcsolattartási és levelezési szokásainak megfelelő formá-

ban készülhetnek, többnyire: egyszerű iratformában (egyedi iratként vagy nyomtatványként)
és az üzleti levél sémája szerint.
Feladat: Készítse el az igazolást az alábbi mintának megfelelően!
Igazolás
Igazoljuk, hogy Majtényi Katalin, a titkárság iratkezelője részt vett a cég által szerve-
zett elektronikus dokumentumkezelő rendszer használatáról tartott szakmai bemuta-
tón és továbbképzésen, melynek időpontja: 2010. szeptember 29. 10-14 h.
A továbbképzésen való részvétel a munkakörében előírt kötelezettség.
Ez a dokumentum a fenti időtartamban a munkaidő igazolásául szolgál.
Nyíregyháza, 20… …………………… …
Front-Forma Kft.
Simainé Végh Anna

képzési felelős
Információs iratok
A szervezeten belüli kapcsolattartás rendkívül hatékony eszköze lehet, ha, dolgozók, munka-
társak közvetlen, személyes találkozása helyett kell hírt adni céges rendezvényről, esemény-
ről, valamely történésről. Az erre szolgáló irat lehet: értesítés, tájékoztatás, meghívó,
amely helyettesítheti, megerősítheti, vagy olykor módosíthatja a szóbeli vagy telefonon törté-
nő információközlést.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
F funkciója a figyelemfelhívás, a munkához szükséges információk megadása, illetve a meg-

beszélésre való szükséges előkészületek megtétele, háttéranyagok, dokumentumok stb.
megküldése. A munkafeladathoz kapcsolódó információ vagy a munkaértekezleteken való
részvételre való invitálás írásbeli formája (a meghívó), vagy bizonyos körülmények igazolá-
sa az ügy fontosságát nyomatékosítja. E-mailben többnyire csatolt dokumentumként küld-
jük az érintett személy(ek)nek.
A munkahelyi értesítések, tájékoztatások elsősorban a munkavégzéshez, illetőleg kapcso-

lattartáshoz szükséges információkat, intézkedéseket közlik az érintett személyekkel. Nem
általános jellegű, azaz nem érinti valamennyi dolgozót (l. erre szolgál a körlevél), csak a dol-
gozók szűkebb körét. A közölt információk a szóban forgó ügy minden részletére - így a dol-
gozóktól elvárt cselekvésekre is - kiterjednek, hiszen csak így érhető el, hogy a munkafolya-
mat zökkenőmentes legyen, illetőleg az érintett személyek kellő időben és a szükséges te-
endőkről tudomást szerezzenek.
Feladat: Készítse el az értesítést az alábbi mintának megfelelően!
Értesítés
angol nyelvi tanfolyam indulásáról
Értesítem az angol nyelvi tanfolyamra jelentkező kollégákat, hogy a kezdő csoportok

foglalkozásai 20… április 3-án 16 h-kor lesznek. A csoportok beosztásáról a szintfelmé-
rőket követően adunk információt, amelynek időpontjáról és helyéről korábban tájé-
koztattuk a jelentkezőket.
Kérem, ha bárkinek problémája lenne akár a foglalkozás, akár a szintfelmérés idő-

pontjával kapcsolatosan, jelezze a 234-es telefonmelléken, vagy e-mailben az
idegennyelv@hr.hu címen.
Debrecen, 20… március 18.
Tarczali Tímea
tanfolyamszervező
A munkafolyamatokhoz kapcsolódó meghívónak tartalmaznia kell:

- a meghívás tényét,
- az esemény pontos helyét és időpontját,
- az esemény megnevezését, jellegét, tárgyát,
- a meghívott(ak) nevét, beosztását,
- a keltezést,
- a meghívó fél nevét, beosztását.
Feladat: Készítse el a meghívókat az alábbi mintáknak megfelelően!

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
MEGHÍVÓ
Kiss Ágnes részére
Tisztelettel meghívjuk a 20... június 2-án 9 h-kor kezdődő egyeztető értekezletre,

melynek témája a műszaki felújítások megkezdése.
Helye: a II. emeleti tárgyaló.
Kérjük, feltétlenül hozza magával a korábban megküldött ütemtervet.
Szeged, 20... …………… ....
Farkas Zoltán
műszaki vezető
Ezenkívül közölni lehet az esemény időtartamát, programpontjait, a megjelenés és részvétel

körülményeit, valamint azt, hogy mit várunk el a résztvevőktől (l. háttéranyaggal kapcsolatos
észrevételek, javaslatok, felvetések stb.). Gyakori, hogy kérik a részvételi szándék visszajelzé-
sét a meghívottaktól.
A pontos és időben érkező visszajelzés segít az előkészületek lebonyolításában (l. helyiség

mérete, férőhelyek száma stb.). Előfordul, hogy a meghívóval együtt munkaanyag kiküldésé-
re, illetőleg személyes átvételére kerül sor. Ilyenkor szükséges lehet a munkaanyag átvételé-
ről szóló igazolás aláírása, visszaküldése is.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Majtényi Katalin
iratkezelő
Helyben
Tárgy: Meghívó
Kedves Munkatársunk!
A cégünk új dolgozó számára munkafeladataik minél hatékonyabb végzése érde-

kében szakmai bemutatót és továbbképzést tartunk a cégünknél alkalmazott elekt-
ronikus dokumentumkezelő rendszer használatáról, amelyre tisztelettel meghívjuk.
A bemutatóra 20... szeptember 29-én 10 h-tól kerül sor cégünk IT központjában.
Kérjük, addigra tanulmányozza át a korábban megküldött dokumentumkezelő rend-

szer felhasználói-kezelői útmutatóját, s ha kérdése van, alkalom lesz konzultációra is.
Nyíregyháza, 2010. szeptember 18.
Üdvözlettel
Radnai Eszter
rendezvényszervező

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Különleges alkalmakra, protokolláris eseményekre, ahová külső partnerek is meghívást kap-

nak, egyedi formátumú meghívó készítése szükséges. Ilyenkor fokozottan kell ügyelni a
szükséges adatok teljességére és pontosságára. Formailag figyelemfelhívó, de nem hivalko-
dó; esztétikus és nem harsány.
Feladat: Készítse el az alábbi meghívót egy másik, tetszőlegesen megszerkesztett formá-

ban!
Meghívó
……………………………...
részére
Szeretettel meghívjuk Önt

cégünk megalakulásának 20. évfordulójára rendezett
megemlékező eseményünkre.
Időpont: 20… június 26. 10 óra
Helyszín: BIKER BT. 4400 Nyíregyháza, Fürj u. 6.
Beszédet mond Varga Zoltán ügyvezető igazgató, utána

állófogadásra várjuk kedves Vendégeinket.
Kérjük, a 20/234-567-es telefonon jelezze részvételi szándékát!
Szeretettel várjuk
BIKER BT.
Varga Zoltán
igazgató

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Jelentés
Jelentést általában valamely ügy intézésével megbízott személy vagy csoport készít felsőbb
szerveknek, feletteseknek vagy beosztott dolgozó a felettesének, középvezető a szervezet,
cég vezetőjének, esetleg megbízó, együttműködő partner, konzorciumi tagok stb. számára.
Összefoglaljuk benne azokat a tényeket, körülményeket, történéseket, amelyek informálják a
címzettet az ügyek állásáról. Jelentés készülhet feljebbvalóknak eseményekről, tárgyalások-
ról, egyeztetésekről, tervezett vagy megtett intézkedésekről is.
A szervezetek sokféle, kiterjedt tevékenységet folytatnak, ezért a jelentések tartalmilag sok-

féle információt közölhetnek a feljebbvalók számára eseményekről, tárgyalásokról, intézke-
désekről, folyamatban lévő ügyek körülményeiről. A jelentés a munkahelyi kommunikáció
igen fontos irata, hiszen a benne foglalt információk a vezető(k) vagy menedzsment számára
döntések, további intézkedések alapjául szolgálhatnak. Éppen ezért gyakori, hogy a jelentés
felkérésre, esetleg utasításra készül, máskor - pl. a rendszeres jelentések készítése - a
munkaköri feladat része.
Rendszeressége vagy alkalmi jellege alapján lehet szó:

- rendszeres jelentésről (napi, heti, havi, negyedévi, félévi, évi) vagy
- alkalmi jelentésről (meghatározott ügyekben, témákra vonatkozóan).
Célja, funkciója szerint készülhet:

- munkahelyen belüli használatra (pl. igazoló, vizsgálati, összegző stb. céllal), vagy
- munkahelyen (munkakörön) kívüli használatra a felettes szervek, hatóságok tájé-
koztatására.
A jelentés készülhet – az információközlő iratokhoz hasonlóan – a munkahelyi szokásokon

alapuló:
- egyszerű ügyirat formában, lformában, vagy
- sablon, nyomtatvány alkalmazásával.
A jelentés tartalmi felépítése a szerint változhat, hogy milyen információt és milyen céllal
közlünk:
- a bevezetésben utalni lehet a jelentés készítésének céljára, az előzményekre, az

adatszerzés körülményeire;
- a jelentés érdemi része, a tárgyalás, amely a mondanivaló logikus kifejtését tartal-
mazza – néha lista-, jegyzék- vagy felsorolásszerűen, máskor számszerű adatok-
kal, kimutatással, grafikonnal stb. alátámasztva, esetleg mindezeket mellékletként
csatolva;
- a végén összegezzük az elmondottakat, jelezhetjük a következtetéseket, javaslato-
kat, megoldási módokat vázolhatunk.
A jelentés készítésének alapvető követelményei:

- átlátható, az adatoknak megfelelően tagolt szerkezet;
- a mondanivaló logikus, nyelvhelyességi szempontoknak is megfelelő kifejtése;
- esztétikus megjelenés, szövegrendezés;
- tökéletes helyesírás, hibátlan gépelés.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Beszámoló
A beszámoló a cég működésében, tevékenységében lezárt történések, időszakok eredmé-

nyeinek számbavétele, tények, körülmények összegzésének irata. A beszámoló alaposan
átgondolt és előkészített írásmű, amelyben a téma kerül a középpontba. Általában lezárt
fejlődési szakaszok áttekintésére alkalmas, amely elért, vagy el nem ért eredményeket sorol
fel, elemez, összefüggéseket tár fel.
A jó beszámoló tartalmilag megbízható tényeken alapszik, ezért gondos anyaggyűjtés, el-

rendezés, mérlegelés jellemzi. A tényeket általában számítások, kimutatások támasztják alá,
amelyeket táblázatok, grafikonok, diagramok tesznek szemléletessé.
A beszámolót készítheti a cég vezetője a szervezet elért sikereiről, kudarcairól, egy-egy pro-
jekt lezárásáról, eredményességéről vagy éppen korábban meghozott intézkedés következ-
ményeiről. Ez a beszámoló nem azonos a számviteli törvény által szabályozott, az üzleti év
lezárultával készített beszámolóval, amely a vállalkozás vagyoni helyzetét és eredményes-
ségét mutatja be.
A cég bármely – rendszerint vezető – munkatársa kaphat felkérést, utasítást beszámoló ké-
szítésére, elsősorban a saját hatáskörébe tartozó feladatok, intézkedések elvégzéséről, kö-
vetkezményeiről, eredményeiről. Gyakori, hogy a szóbeli, prezentációval kísért beszámoló-
nak elkészül az írott változata is, amely részletesebben, több szempontból és bizonyítottan
mutatja be a körülményeket, tényeket.
A beszámoló a szervezet tevékenységének megfelelően sokféle tartalommal készülhet. Le-

het rendszeres, bizonyos munkakörökben (l. havi, negyedéves, féléves, éves), vagy alkalmi
jellegű, pl. egy-egy befejezett munkafeladathoz, projekthez, vizsgálathoz, hatástanulmány
végzéséhez, intézkedés következményének felméréséhez stb. kapcsolódóan.
Feladat: Készítse el a beszámolót az alábbi mintának megfelelően!

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
BESZÁMOLÓ
a könyvtár fejlesztésére és internetes hálózatának kiépítésére irányuló
adminisztrációs munkafeladatokról
A pályázati projektben az adminisztrációs teendőket láttam el, melynek során az

alábbi feladatokat végeztem:
- folyamatosan figyeltem a Pályázati figyelő és az internetes portálok pályázatok-

kal kapcsolatos híreit, tájékoztatóit;
- információkat gyűjtöttem szakirodalomban, interneten, különböző szakmai szer-
vezetektől, hatóságoktól stb. a pályázat készítésével kapcsolatosan;
- közreműködtem a pályázati anyag összeállításában, feladatom volt: a pályázati
anyag gépelése, szerkesztése, a különböző nyomtatványok, pályázati űrlap le-
töltése internetről és kitöltése;
- a pályázatban érdekelt partnerekkel - telefonon, e-mailben, levelezés útján –
tartottam a kapcsolatot;
- gondoskodtam a papír- és irodaszerek beszerzéséről (írószerek, irattartók, nyom-
tató és fénymásoló tonerek stb.);
- részt vettem a különböző egyeztetések, workshop-ok, fogadások szervezésében
és lebonyolításában, melyekre elkészítettem a meghívókat, a rendezvény forga-
tókönyvét, tájékoztató anyagokat stb.;
- elláttam a különböző rendezvények dokumentálási feladatait, pl. összeállítot-
tam a megbeszélések, workshop-ok munkaanyagait, a megbeszélésekről jegy-
zőkönyvet, feljegyzést, emlékeztetőt készítettem, illetőleg gondoskodtam ezek
megfelelő továbbításáról.
A fentiek alapján kérem a beszámolóm elfogadását.
Téglás, 20... ………………. …
Nagy Tamara
projektasszisztens

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Figyelmességi iratok
A cégen belüli több irányú kommunikációnak hatása van a kapcsolatok alakulására, végső
soron a munkavégzés minőségére. Minél tájékozottabbak a dolgozók a cég stratégiájáról,
céljairól és természetesen a hétköznapi folyamatokról, annál jobb és hatékonyabb munka-
végzés várható. A helyes kommunikáció javítja a főnök-beosztott és munkatársak közötti
kapcsolatot is. Ez azonban nemcsak a munkafeladatra vonatkozó információk átadását je-
lenti, hanem azt is, hogy a vezetők és munkatársak figyelnek egymásra, tudnak a dolgozók
személyes problémáiról és sikereiről, és ezeket megfelelő módon jelzik számukra. Ilyen lehe-
tőségek pl. gratuláció, jókívánságok (előléptetések, kitüntetések, jubileumi alkalmak kap-
csán), üdvözletek (ünnepek alkalmával vagy szabadságról), köszönet- vagy részvétnyilvání-
tások) és számos más alkalom adódhat arra, hogy egy vezető, beosztott, munkatársak fi-
gyeljenek egymásra, örüljenek egymás sikereinek, vagy együtt érezzenek nehezebb idősza-
kokban.
A munkatársi kapcsolatok kifejezésének számos írásbeli formája van: a legegyszerűbb for-

mátumban elkészített, egy-két mondatban megfogalmazott üzenettől a hosszabb terjedelmű,
olykor patetikus hangvételt sem nélkülöző, személyesebb hangvételű levélen át a különböző
üdvözlőkártyákig terjed a sor.
Rendkívül fontos, hogy mindig megtaláljuk az alkalomnak és a kapcsolat milyenségéhez illő

formát.
Feladat: Készítse el az alábbi iratot egy másik, tetszőleges formában!
Kedves Munkatársunk!
Fogadja szívből jövő jókívánságainkat a cégünknél eltöltött
25 éves
jubileuma alkalmából. Engedje meg, hogy köszönetet mondjunk az elmúlt évek-

ben tapasztalt munkahelyi elkötelezettségéért, rendkívüli segítőkészségéért.
Bízunk benne, hogy az elkövetkezendő években is felhőtlenül tudunk együtt-

működni. További munkájához kívánunk Önnek jó egészséget, kiváló munka-
társakat, magánéletében sok boldogságot.
Sok szeretettel a titkárság dolgozói nevében
Tóth Izabella
titkárságvezető

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Jegyzőkönyv
A jegyzőkönyv: gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott kijelen-

tések, viták, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott formában.
A jegyzőkönyveket általában a felvétel helye, az esemény jellege, célja szerint csoportosít-
juk:
A) Kihallgatási jegyzőkönyv
Bíróságokon, rendőrségen kihallgatásokról, vallomásokról felvett jegyzőkönyv. Jelen idő-
ben, egyes szám első személyben íródik.
B) Eseményjegyzőkönyv
Szemléről, balesetről, egyéb fontos következményekkel járó eseményekről
veszik fel. A pillanatnyi helyzet hiteles írásbeli rögzítése a későbbiekben bizo-
nyításul szolgál.
C) Tanácskozási (lefolyási) jegyzőkönyv

 Szó szerinti jegyzőkönyv
 Kivonatos jegyzőkönyv
– szöveghű kivonat
– szabad kivonat
 Emlékeztető vagy feljegyzés
A szó szerinti jegyzőkönyvben minden elhangzott szónak szerepelni kell, ezen kívül az
egyéb eseményeket is rögzíteni kell (pl. taps, közbekiáltások, éljenzés, morgás, kivonulás,
nevetés, stb.). Ilyen jegyzőkönyv készül például a parlamentben.
A szöveghű kivonatos jegyzőkönyv két típusa a megmaradt szöveg százalékos aránya alap-
ján különül el. A szöveghű kivonat kb. 70-75 százalékát tartalmazza az eredetileg elhangzot-
taknak, a szabad kivonat pedig kb. 50 százalékát. A jegyzőkönyvet át kell fogalmazni múlt
időbe és egyes szám harmadik személybe.
Az emlékeztető vagy feljegyzés nem rögzíti az értekezlet, tanácskozás, stb. lefolyásának

menetét, „csupán” az ülés tárgyáról, a jelenlévőkről és a határozatokról ad tájékoztatást.
A jegyzőkönyv formai követelményei

A jegyzőkönyv három részből áll:
1. Fejrész: tartalmazza a felvétel helyét, idejét, az ülés jellegét, a jelenlévők nevét

(fontosakat kiemelve, név szerint), a felszólalókat, az ülés tárgyát, a napirendi pon-
tokat, a jegyzőkönyvvezető (és hitelesítők) nevét;
2. Főrész: időrendben tartalmazza a lefolyást, a hozzászólásokat, a hozott határoza-
tokat;
3. Zárórész: tartalmazza a keltezésre utaló „Kelt, mint fent” kifejezés rövidítését (K.
m. f.), a hitelességet tanúsító(k), a jegyzőkönyvvezető, esetleg a levezető elnök, il-
letve az aláírásra jogosultak aláírását.
A jegyzőkönyvet szimpla sortávolsággal kell írni, az utolsó oldalon nem állhat csak önmagá-
ban a keltezésre utaló kifejezés és az aláírások. Úgy kell összefűzni, hogy azt észrevétlenül
szétbontani ne lehessen.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Feladat: Készítse el a jegyzőkönyvet az alábbi mintának megfelelően!
Jegyzőkönyv
Készült Budapesten az Agrárszakemberek a megzőgazdaságért elnevezésű tudo-

mányos bizottság ülésén 20... május 5-én.
Jelen voltak: Székely Zoltán egyetemi tanár, a bizottság titkára,

Ádány Károly egyetemi tanár, bizottsági tag,
Kovács Ferenc kandidátus, bizottsági tag,
Kelemen Péter kandidátus, bizottsági tag,
Horváth Zoltán adjunktus, bizottsági tag.
A jegyzőkönyvet Tóth Piroska titkárnő vezette.
Tárgy: Mezőgazdasági tudománypolitikai irányelvek megbeszélése
Székely Zoltán köszöntötte a bizottsági ülés részvevőit. Kérte a jelenlevőket, hogy az

egy hónappal ezelőtt elküldött részletes tájékoztató anyaggal kapcsolatban – amely
a tudomány és a mezőgazdaság kapcsolatáról szólt – mondják el véleményüket.
Megkérdezte, szükségesnek tartják-e a megküldött anyag kiegészítését, változtatá-
sát.
Ádány Károly a minisztériumi irányelvekkel egyetértett. A kiadvány kiegészítését nem

javasolta, mert minden benne foglalt megállapítás indokolt és tényekkel alátámasz-
tott.
Kovács Ferenc felhívta a figyelmet arra, hogy a jövőben a kutatóintézeteknek a

gyakorlati élet számára hasznosítható, az elért eredményeket továbbfejleszteni ké-
pes tudományos megállapításokat kell kidolgozniuk.
Kelemen Péter véleménye szerint a minisztériumi irányelveknek tartalmazniuk kellene,

hogy a hazai gyakorlatban sokkal felelősségteljesebben, körültekintőbben kell fel-
használni a nemzetközi kutatások eredményeit, mivel többször előfordult már, hogy
olyan kutatásokat végeztek hazai területeken, amelyeket már külföldön kikísérletez-
tek. Ezzel kapcsolatban hangsúlyozta, hogy a kutatások anyagi oldalát is felül kell
vizsgálni.
Székely Zoltán köszönetet mondott az értékes kiegészítésekért. Határozatként megál-

lapította: a tudományos bizottság javasolja az illetékes minisztériumnak, hogy a tu-
dománypolitikai irányelveket az elhangzott javaslatokkal egészítsék ki. Megköszönte
a munkatársak értékes hozzászólásait, és az értekezletet bezárta.
K. m. f.
Székely Zoltán Tóth Piroska

elnök jegyzőkönyvvezető

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Körlevél
A szervezeten belüli közlés szintén gyakori módja a körlevél. Olyan tájékoztató, hírt, infor-
mációt közlő dokumentum, amely a szervezeten belül mindenki számára, vagy meghatáro-
zott csoportra vonatkozóan általános információkat közöl.
A körlevelet kaphatja valamennyi érintett dolgozó, vagy a közvetlen felettes. Ebben az eset-
ben az ő feladata megismertetni a dolgozókkal a körlevélben foglaltak tartalmát. Előfordul,
hogy a dolgozóknak aláírásukkal kell igazolniuk, hogy a körlevélben foglaltakat megismerték
és megértették. Ekkor az aláíróívet vissza kell juttatni a feladónak.
Formája a munkahelyi gyakorlathoz igazodik: papíralapú vagy elektronikus lehet.
A számítógépes szövegszerkesztők körlevélkészítő funkciója nagymértékben segíti, hogy az

azonos szövegtartalmat (l. törzsdokumentum) közvetlenül névre szólóan lehessen kiküldeni
(l. adatbázis).
A körlevél készítéséhez alapvető lépései:

1. a törzsdokumentum létrehozása vagy meglévő módosítása,
2. a törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatbázis elkészítése (vagy megnyitása).
3. a törzsdokumentum és az adatbázis összerendelése.
Feladat:
1. Készítse el a körlevelet az alábbi mintának megfelelően!
2. Készítse el a körlevelet körlevélkészítővel! Az adatbázisban konkrét címek legyenek,
tetszőleges adatokkal dolgozzon: név, egység, beosztás, telefonszám! Ebben a válto-
zatban törölje a mellékletet!
Körlevél
valamennyi dolgozó számára
Tisztelt Munkatársak!
Tájékoztatjuk Önöket, hogy az előzetes információinknak megfelelőn az I. sz. portán elektro-

mos beléptető rendszer felszerelésére került sor. 20… január 9-étől a személyforgalom csak
ezen a portán keresztül és egyéni beléptető kártya használatával lehetséges.
Kérjük azokat a munkatársakat, akik még nem igényelték vagy nem kapták meg a beléptető
kártyájukat, haladéktalanul jelezzék az informatikai csoport vezetőjének.
Megkérjük az egységvezetőket, hogy a csatolt aláíróíven minden dolgozójukkal írassák alá,

hogy a körlevél tartalmát megértették és elfogadták. Az aláíróíveket kérjük, juttassák vissza a
biztonsági csoporthoz 20… december 20-ig.
Helyben, 20… december 12.
Vasas Szilárd
a biztonsági csoport vezetője
Melléklet: aláíróív
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Feladat: Készítse el az alábbi levelet körlevélkészítővel és az alábbi adatokkal!
Név Beosztás Helység Cím Irányítószám

Német Péter igazgató Nyíregyháza Pipacs u. 6. 4400
Kántor Pál marketingvezető Kisvárda Kerek u. 28. 4600
Örvényesi Klára osztályvezető Siófok Széna tér 1. 7600
Zámolyi Anna képzési vezető Tatabánya Friss u. 58. 2940
Bólyai-díj Alapítvány
Tehetségek Műhelye
1364 Budapest, Pf. 26
«Név» Budapest, ………………………

«beosztás» Ügyintéző: Virág Barbara
«Helység»
«Cím»
«Irányítószám»
Tárgy: Tehetségek felkutatása
Tisztelt «Név»!
A Bolyai-díj Alapítvány ez év tavaszán Tehetségek Műhelye elnevezésű közhasznú szerve-

zetet hozott létre azzal a céllal, hogy hozzájáruljon a legkiválóbb fiatalok neveléséhez.
A szervezet célkitűzése, hogy a tehetséges fiatalok számára közvetítse az olyan fontos em-
beri értékeket, mint a tudás, a kultúra, a társadalmi érzékenység annak érdekében, hogy a
fiatal magyar nemzedék legtehetségesebb tagjai a XXI. század Magyarországának
országépítő egyéniségeivé válhassanak.
A műhelynek a fentiekből adódóan az is célja, hogy felkutassa és összegyűjtse ezeket az ifjú

tehetségeket. Becslések szerint Magyarországon több mint ezer olyan fiatal van, akik orszá-
gos, illetve nemzetközi versenyeken kimagasló eredményt értek el. Hozzájuk tartozhatnak
azok is, akik kiemelkedő képességűek, de nem versenyeken bizonyították szellemi értékei-
ket. Számukra alapítványunk egy nagyszabású Intranet-rendszert hozott létre, amely révén
megismerhetik egymást, és részesei lehetnek a Tehetségek Műhelye munkájának.
Kérjük tisztelt Igazgató urat/hölgyet, hogy jelezze számunkra, ha az Ön által vezetett intéz-
ményben van kiemelkedő képességű és érzékenységű tanuló, akinek tehetsége, műveltsé-
ge, szorgalma példamutató, és mindez alkalmassá teszi őt arra, hogy részese lehessen en-
nek a különleges képzési lehetőségnek.
Segítő közreműködését köszönjük, várjuk jelzését az alapítványunk címére.
Tisztelettel

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Somogyi András
kuratóriumi elnök
Melléklet: kivonat az alapító okiratból
Feladat: Készítsen emlékeztetőt az alábbi adatokkal!
A cég titkárságvezetőjeként írjon emlékeztetőt a titkárság valameny-

nyi dolgozója számára arról, hogy a cég számítástechnikai hálózatá-
nak karbantartási munkálatai miatt 20... .................. ...-...
között sem az internet, sem az intranet nem lesz elérhető. A belső
információcsere ebben az időben csak telefonvonalakon bonyolítható
le. Hívja fel a figyelmet arra, hogy a sürgős információk közlésére
a munkatársak vegyék igénybe a közvetlen hívások céljából kiépített
belső hálózatot vagy a mobiltelefonokat. A legfontosabb telefonszá-
mokat még a mai nap folyamán e-mailben eljuttatja valamennyi munka-
társhoz. Az emlékeztető a mai napon készül.
Feladat: Készítsen értesítést az alábbi adatokkal!
Ön az Őszidő fénytechnikai Kft. asszisztense. Értesítse a cég vala-

mennyi dolgozóját hogy sportegyesület alakult több szakosztállyal. A
különböző szakosztályokat a munkatársak körében történt sportolási
igények felmérésével hozták létre. A szakosztályok a következők: te-
nisz, vízisport, sakk, labdajátékok, ügyességi játékok (kispályás
labdarúgás, asztalitenisz, futás, súlyemelés). Hívja fel a figyel-
met, hogy a sportegyesület várja a cég valamennyi munkatársát és
családtagjaikat a mozgással egybekötött kikapcsolódásra. A verseny
és amatőr sportolási lehetőségekről Garainé Uri Ilonától lehet to-
vábbi információt kérni a garai_uri@t-online.hu e-mail címen vagy a
262-es telefonmelléken. Az értesítés a mai napon készül.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Feladat: Készítsen feljegyzést az alábbi adatokkal valamely, a Word szövegszerkesztő be-

épített sablonjában!
A cége titkáraként írjon feljegyzést a cég minőségbiztosítási veze-

tőjének. Közölje, hogy az egységek jelzése szerint a cég Minőségbiz-
tosítási kézikönyv legújabb példányait az egységek minőségbiztosítá-
si felelősei nem, illetve késve kapták meg, így a kijelölt határidő-
re nem tudták elkészíteni az éves önértékelést. Jelezze, hogy kérte
a dokumentációkezelő osztály vezetőjét, hogy az elektronikus anyagot
haladéktalanul juttassa el az egységek felelőseihez, s a kézikönyv
elkészülte után a nyomtatott példányokat is minél előbb ki kell kül-
deni. A feljegyzés a mai napon készül.
Feladat: Készítsen belső iratot az alábbi utasítások szerint!
Ön a Szivárvány Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó csoportja vezetőjének

titkára. Jelzi az informatikai központ vezetőjének, Balogh Ádámnak, hogy a múlt hónapban
megrendelt és a számítógépeikre telepített készlet-nyilvántartási szoftver továbbra sem műkö-
dik funkciójának megfelelően. A szoftver az új termékek rögzítésekor nem mutatja a már rak-
tárkészleten lévő termékek mennyiségét, így az összesített adat oszlopaiban csak az új termék
mennyisége jelenik meg. A hiba az első telepítés után is előfordult már, s akkor Jenei András
rendszergazda a szoftvert újratelepítette, amely mostanáig hibátlanul működött, de néhány
napja a probléma újra jelentkezett.
Jelezze, hogy a hiba kijavítása sürgős lenne, mert az ünnepek közeledtével a következő na-
pokban nagy mennyiségű áru érkezik a céghez, amelyeket nyilvántartásba kell venni
(l. készletnyilvántartás).
Kérje a kollégáit, hogy a szoftverhiba elhárításában, illetőleg – szükség esetén – a szoftver

újratelepítésében legyenek segítségükre. Kérje az informatikai osztály visszajelzését
e-mailben a hiba elhárításának időpontjáról, ill. jelezze, hogy időpont-egyeztetés miatt hívja
Önt a megjelölt telefonmelléken.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Feladat:
1. Fogalmazza és formázza meg a kérést tartalmazó iratot – az e-mailhez csatolt dokumentumot

– a „tanult” belső irat formai szabályainak megfelelően!
2. Egészítse ki az iratot a szükséges adatokkal (keltezés, tárgy, megszólítás, elköszönés, aláírás)!
3. Élőfejben készítse el a Szivárvány Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó cso-
portjának cégfeliratát a következő adatokkal:
A cég neve és csoport megnevezése
Telefonszám: 42/543-675/2562 mellék
E-mail: szivarvany_kny@zibor.hu
Az élőfejben rendezze a megadott adatokat egymás alá középre, Arial 11 pt. betűtípussal és –
mérettel dolgozzon; a cég nevét félkövér betűstílussal jelenítse meg, s szegélyezze alul 1,5 pt.
folyamatos vonallal!
4. Nyomtassa ki az elkészült levelet, és saját kezűleg írja alá a megfelelő helyen!

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
A közigazgatási eljárás iratai
A közigazgatási eljárás folyamata5

A közigazgatás azon szervezetek összessége, amelyek közhatalmat gyakorolva, az állam
vagy az önkormányzat nevében közfeladatokat látnak el és jogszabályokat hajtanak végre. A
helyi közügyekben az önkormányzati közigazgatás, az országos jelentőségű ügyekben a
központi közigazgatás jár el. Az egyes közigazgatási szervek, szervezetek hatalmát területi
szempontból az illetékességük, az általuk lefolytatható eljárások típusa szempontjából a
hatáskörük határozza meg. A közigazgatási eljárást hivatalból vagy a közigazgatás ügyfele-
inek kérelmére köztisztviselők folytatják le.
A magyar központi közigazgatás a végrehajtó hatalom csúcsszerve, azaz a Kormány irányí-

tása alatt áll. A közigazgatás szakmai felügyeletét és fejlesztését a Kormány által létrehozott
minisztérium látja el. Az önkormányzati közigazgatás felett az önkormányzatok látnak el ha-
sonló funkciót.
A közigazgatási eljárás célja: valamilyen hatósági engedély vagy hozzájárulás kiadása,

valaminek a megtiltása. Országos jelentőségű vagy speciális ügyekben általában országos
illetékességű és hatáskörű szervek járnak el (pl. erőmű építésének engedélyezéséhez a Ma-
gyar Energia Hivatal engedélye szükséges). Helyi jelentőségű ügyekben általában az illeté-
kes önkormányzat jár el (pl. családi ház építésének engedélye).
A közigazgatási hatóság eljárásában 2005. november 1-jétől a 2004. évi CXL törvényt (a
továbbiakban: Ket.) kell alkalmazni. A törvény részletezi a hatósági eljárás és szolgáltatások
szabályait, jogintézményeit, és rendelkezik az elektronikus ügyintézés lehetőségéről is. A
törvény alapvető célja, hogy az ügyfelek érdekeit szolgálja: csökkentse a eljárási terheket,
segítse elő a jogaik érvényesülését, és tegye számukra egyszerűbbé, gyorsabbá és átlátha-
tóbbá a közigazgatási eljárást. A „szolgáltató” jellegű közigazgatás az ügyfél jogai mellett
feltételezi az eljárásban való jóhiszemű és együttműködő közreműködést. Ellenkezője az
eljárás elhúzódásához, a döntéshozatal késleltetéséhez vezethet, ami végső soron a jog
érvényesülésének gátjává válik. Emiatt a hatóság a rosszhiszeműen eljáró ügyfelet bírsággal
sújthatja, és az eljárási költségek megfizetésére kötelezheti, vagyis számára súlyos hátrányt
okozó intézkedést hozhat. (Az esetleges rosszhiszeműség bizonyítása a hatóság feladata.)
A közigazgatási törvény előírja az ügyfelek tájékoztatásának kötelezettségét, amely sze-

rint nemcsak a jogi képviselő nélküli ügyfelet kell minden információval ellátni az őt érintő
üggyel kapcsolatban, de ha az ügy bonyolultsága úgy kívánja, akkor még a jogi képviselővel
fellépő ügyféllel szemben is tájékoztatási kötelezettség terheli a hatóságot. Tájékoztatni kell
az ügyfelet – mégpedig 5 napon belül -, ha személyét érintő ügyben hivatalból eljárás indult.
Ha az ügyfél kérelmére indult az eljárás, akkor az ellenérdekű, illetve egyéb érintett
ügyfel(ek)et is tájékoztatni kell.
Az értesítésnek tartalmaznia kell:
- az ügy tárgyát, iktatási számát, az eljárás megindításának napját és az adott ügyfajtá-

ra irányadó ügyintézési
5 Részletesebben l. a 2004. évi CXL törvényt a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályai-
ról

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
- határidőt, az ügyintéző nevét és hivatali elérhetőségét,

- az iratokba való betekintés és a nyilatkozattétel lehetőségére irányuló tájékoztatást,
- hivatalból indult eljárásban az erre történő utalást, kérelemre indult eljárásban a ké-
relmező ügyfél nevét,
- az ügyfél tájékoztatását az elektronikus ügyintézés lehetőségének igénybevételéről
és az ügyfajtára vonatkozó elektronikus tájékoztatási szolgáltatás elérhetőségéről.
Ha az értesítés jelentős számú ügyfelet érint, az ügyfeleket az eljárás megindításáról hir-

detményi úton, továbbá közhírré tétel útján (helyben szokásos módon, a helyi lapban stb.)
kell értesíteni.
Ha az értesítés elmaradt, és a hatóság az ügyben bizonyítási eljárást folytatott le, annak be-
fejezésétől számított 5 napon elül értesíteni kell az ügyfelet arról, hogy a megadott határna-
pon a bizonyítékokat megismerheti, azokra észrevételt tehet.
A közigazgatási eljárás nyelve magyar, de kisebbségi szervezet, valamint az a természetes

személy, aki a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló törvény hatálya alá tartozik, a
közigazgatási hatóságnál mind szóban, mind írásban használhatja az adott kisebbség nyel-
vét. Ha a közigazgatási hatóság nem magyar állampolgárságú, a magyar nyelvet nem isme-
rő személy ügyében magyarországi tartózkodásának tartama alatt hivatalból indít azonnali
intézkedéssel járó eljárást, vagy a természetes személy ügyfél azonnali jogvédelemért fordul
a magyar közigazgatási hatósághoz, a hatóság köteles gondoskodni arról, hogy az ügyfelet
joghátrány ne érje a magyar nyelv ismeretének hiánya miatt.
A közigazgatási eljárás szakaszai
I. alapeljárás
II. jogorvoslati eljárás
III. végrehajtási eljárás
Az eljárás során az ügyek nagy része nem kerül tovább az alapeljárás szakaszán, vagyis az
ügyek megnyugtatóan rendeződnek első fokon.
A jogorvoslati eljárásra akkor kerül sor, ha az alapeljárásban hozott döntés ellen – a felleb-
bezési határidőn belül – az eljárás valamely vagy több résztvevője fellebbezést nyújt be.
A jogerős, nem fellebbezhető határozat tartalmával szemben bírói jogorvoslat kérhető.
a) Az ügyfél újrafelvételi kérelmet nyújthat be a jogerős határozat kedvezőbb megváltozta-

tása érdekében, ha a határozat jogerőre emelkedésekor még nem ismert, de már előtte
bekövetkezett, az ügy szempontjából lényeges új tény, bizonyíték jut a tudomására. A ké-
relmet a tudomásszerzéstől számított 15 napon belül, de legkésőbb a közigazgatási hatá-
rozat jogerőre emelkedésétől számított hat hónapon belül lehet előterjeszteni. Ezt az első
fokon eljáró hatóságnak kell elbírálnia.
b) A méltányossági eljárás keretében az ügyfél a jogerős határozat módosítását vagy visz-

szavonását kérheti arra hivatkozva, hogy annak végrehajtása számára a határozat meg-
hozatala után bekövetkezett okból méltánytalanul súlyos hátrányt okoz. A határozat mél-
tányosságból való módosítására és visszavonására a törvényben foglalt feltételek meglé-
te esetén, a határozat jogerőre emelkedését követő egy éven, illetve a határozatban
megállapított teljesítési határidőn belül kerülhet sor.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
A végrehajtási eljárás során a hatóság a jogerős határozatban foglalt döntésének jogi esz-
közökkel szerez érvényt, „kikényszeríti” a döntés végrehajtását.
Az alapeljárás folyamata
1. Az alapeljárás megindulása
2. Hatáskör és illetékesség vizsgálata
3. Tényállás tisztázása
4. Az eljáró hatóság döntése
1. Az eljárás megindulása
A közigazgatási eljárás általában ügyfél beadványára (kérelmére, bejelentésére, nyilat-

kozatára, panaszra stb.) indul, de bizonyos esetekben a hatóság hivatalból is köteles el-
járni.
A kérelmet írásban lehet előterjeszteni, természetes személy esetén szóban is, illetve
életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető helyzet esetén, azonnali intézkedést igénylő
ügyben telefonon is. A szóban előterjesztett kérelemről jegyzőkönyvet vagy hangfelvé-
telt, vagy kép- és hangfelvételt kell készíteni.
A kérelem a megfelelő biztonsági feltételek megléte esetén elektronikus úton is benyújt-

ható, amennyiben ezt jogszabály nem zárja ki.
Beadványok
A kérelmet a hatósághoz elsősorban írásban lehet benyújtani. Jogszabály előírhatja, hogy

az ügyfél kérelmét az e célra rendszeresített nyomtatványon vagy elektronikus ügyintézés
esetén elektronikus űrlapon nyújtsa be. Az ügyfél az eljárás megindítására irányuló kérelmét
a határozat jogerőre emelkedéséig visszavonhatja.
A kérelmet tartalma szerint kell elbírálni akkor is, ha az nem egyezik az ügyfél által használt
elnevezéssel.
A kérelem tartalmazza:
- az ügyfélnek és képviselőjének a nevét (megnevezését),

- lakcímét (székhelyét, telephelyét),
- továbbá meg lehet adni a hivatalos célokra használható elektronikus levélcímet vagy
távközlési úton való elérhetőséget.
Ha az adott ügyfajtára vonatkozó különös eljárási szabály előírja, a kérelemben az ügyfél

azonosíthatósága érdekében fel kell tüntetni az ügyfélnek az ügy jellege szerinti és az eljáró
hatóság által törvény alapján kezelhető azonosítóját (adóazonosító jelét, adószámát, társa-
dalombiztosítási azonosító jelét, személyi azonosítóját stb.).

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
A kérelemhez csatolni kell a jogszabályban előírt mellékleteket. Mellékletként nem lehet az

ügyféltől szakhatósági állásfoglalás csatolását kérni. Az ügyfél-azonosításhoz szükséges
adatok kivételével az ügyféltől nem kérhető olyan adat igazolása, amelyet valamely hatóság
jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásának tartalmaznia kell, és a személyes adatok te-
kintetében az adat továbbítását az adott ügy elbírálásához szükséges célból törvény lehető-
vé teszi vagy az ügyfél saját személyes adat tekintetében ezt kéri.
Ha az ügyfél kéri az eljáró hatóságtól, hogy az más hatóságtól szerezze be az általa megje-
lölt adatra vonatkozó igazolást, ezt írásba kell foglalnia (l. adatkezelési hozzájárulás). Az
ügyfél kérelmére történő adatbeszerzés illetékfizetési kötelezettséggel járhat.
A természetes személy ügyfél az elsőfokú eljárás megindítására irányuló kérelmét:
- az eljárásra hatáskörrel rendelkező illetékes hatóságnál, vagy

- ha jogszabály azt nem zárja ki, lakcíme, illetve
- a foglalkoztatójának székhelye, telephelye szerinti székhelyű, azonos hatáskörű ha-
tóságnál,
- ennek hiányában pedig a lakcíme vagy munkahelye szerint illetékes jegyzőnél is elő-
terjesztheti, aki azt öt napon belül továbbítja a hatáskörrel rendelkező illetékes ható-
sághoz.
A beadvány egy lehetséges sémája
Hatóság neve
Egység neve
Személy neve beosztás (ez kerülhet a név alá is)
Helységnév
Utca, út hsz.
Irányítószám
Tárgy: A tárgy megnevezése nagybetűvel kezdődik, és folyamatosan írható a sor végéig, ille-
tőleg hosszabb tárgy esetén a szöveg a megnevezés alatt folytatódik
Megszólítás!
Szöveg (az egyszerű ügyiratoknál tanult beállításokkal, bekezdésre tagolással és a mondaniva-

ló kiemelésével)
Beadvány esetén a szöveg legalább három bekezdésből áll: a probléma felvetése és a ké-
rés/javaslat/panasz stb. tisztázása.
A kérés/javaslat/panasz stb. indokokkal történő alátámasztása.
A szándék megerősítése (mit várok a hatóságtól, szakigazgatástól, szolgáltatótól stb.).
Keltezés (a szokott módon)

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Elköszönő, üdvözlő szó (írásjel nélkül)
Aláírás
Azonosító adat (több is lehet, ilyenkor külön sorba kerülhet)
Melléklet(ek): ha van
A szóban előterjesztett kérelemről, továbbá az ügyfél, a tanú, a szakértő meghallgatásáról, a

szemle lefolytatásáról, a helyszíni ellenőrzésről és a tárgyalásról, jegyzőkönyvet vagy hang-
felvételt, vagy kép- és hangfelvételt kell készíteni.
A jegyzőkönyv tartalmazza
- az eljáró hatóság megnevezését, az ügy tárgyát és az ügyiratszámot,

- a jegyzőkönyv készítésének helyét és időpontját,
- a meghallgatott személy természetes személyazonosító adatait, lakcímét, eljárásjogi
helyzetét és elérési lehetőségét,
- a meghallgatott személy jogaira és kötelességeire való figyelmeztetés megtörténtét,
- az ügyre vonatkozó lényeges nyilatkozatokat és megállapításokat,
- a szemle és a hatósági ellenőrzés során tapasztalt, az ügy eldöntése szempontjából
lényeges körülményeket és
- megállapításokat,
- a meghallgatott személy, az eljárási képességgel nem rendelkező személy képviselő-
je, az eljáró ügyintéző és a
- jegyzőkönyvvezető oldalankénti aláírását.
A fentiekben meghatározott alakszerűségek szerint kiállított jegyzőkönyv a Polgári Perrend-

tartásról szóló 1952. évi III. törvény 195. §-a értelmében teljes bizonyító erejű közokiratnak
minősül, vagyis a benne foglalt tényeket, körülményeket, információkat teljes bizonyító erővel
tanúsítja. A jegyzőkönyvben foglaltak ellen lehetőség van bizonyításra, tehát az abban foglal-
tak pontatlansága, nem tényszerű volta igazolható, azonban ennek bizonyítási kötelezettsé-
ge azt terheli, aki a jegyzőkönyvben foglaltakkal szemben ilyet állít.
A jegyzőkönyv kiállítása mellőzhető, ha szóbeli kérelemben foglaltak azonnal teljesítésre

kerülnek, és az erről szóló döntést, intézkedést a hatóság az ügyiratra feljegyzi, illetve a szó-
beli kérelmet a hatóság érdemi vizsgálat nélkül elutasítja. Az olyan eljárási cselekményről,
amelyről nem készül jegyzőkönyv, a hatóság hivatalos feljegyzést készít.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
A jegyzőkönyv egy lehetséges formája
Eljáró hatóság megnevezése

Címe
Elérhetősége
Az ügy száma:
Jegyzőkönyv
Készült a ………………………………… Önkormányzat hivatali helyiségben

………………….-én, a ……………………………………………… szóban előterjesztett
…………………………….. ügyében (tartalmazza a meghallgatott személy természetes
személyazonosító adatait, lakcímét, eljárásjogi helyzetét és elérési lehetőségét is).
Jelen voltak: ………………………………..

………………………………...
………………………………
A jegyzőkönyvet felvette: ………………………………
A szóban előterjesztettek részletes leírása …………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………
A jegyzőkönyvben foglaltakkal egyetértek, és azt aláírásommal elismerem.
K. m. f.
…………………………….. ……………………..
ügyfél jegyzőkönyvvezető
A hangfelvételt tartalmazó hanghordozó eszközt az iratokhoz kell csatolni, vagy arról tizenöt
napon belül jegyzőkönyvet kell készíteni.
A szóbeli kérelemről nem kell jegyzőkönyvet készíteni, ha
- a hatóság a kérelmet azonnal teljesíti, és az ügy elintézésére vonatkozó szabályok

szerint elegendő a teljesítést az ügyiratra feljegyezni vagy a nyilvántartásba bevezet-
ni,
- a hatóság a kérelem érdemi vizsgálat nélküli elutasítását tartalmazó döntését azonnal
meghozza.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Hivatalos feljegyzésben kell rögzíteni az olyan eljárási cselekményt, amelyről nem készül
jegyzőkönyv vagy hangfelvétel, vagy kép- és hangfelvétel. A hivatalos feljegyzés tartalmaz-
za:
- felvételének helyét és időpontját, az ügy

- tárgyát és számát,
- az eljárási cselekményt,
- az eljáró ügyintéző nevét és aláírását.
Nem kell jegyzőkönyvet, illetve hivatalos feljegyzést készíteni abban az esetben, amikor a
hatóság az ügymenetre vonatkozó általános vagy az adott ügy állásáról szóló tájékoztatást
nyújt az ügyfél részére.
2. Hatáskör és illetékesség vizsgálata
A közigazgatási szerv csak a rá vonatkozó jogszabályokban lefektetett módon, és csakis a

közigazgatási eljárás szabályai szerint folytathat eljárást. A közigazgatási szerv hatásköre
azoknak az ügyeknek a csoportja, amelyekben eljárást folytathat le.
A közigazgatási szerv illetékességén azt értjük, hogy milyen közigazgatási határokon belül
folytathat le érvényes eljárást.
Az önkormányzati szervek illetékessége az adott önkormányzat közigazgatási határáig ter-

jed:
- a magyar közigazgatás alapját a települési önkormányzatok jelentik;

- a megyei önkormányzati szervek illetékességi területe a megye összes önkormányzatá-
ra kiterjed;
- az országos illetékességű szervek az ország egész területén folytathatnak eljárást. A
központi közigazgatás szervei a Kormány irányítása alá tartoznak.
A hatóság a joghatóságát, valamint hatáskörét és illetékességét az eljárás minden szaka-

szában hivatalból köteles vizsgálni. Hatáskör vagy illetékesség hiányában a hatóság a ké-
relmet és az ügyben keletkezett iratokat - az ügyfél egyidejű értesítése mellett - haladéktala-
nul, de legkésőbb a kérelem megérkezésétől, folyamatban levő ügyben a hatáskör és illeté-
kesség hiányának megállapításától számított öt napon belül átteszi a hatáskörrel és illeté-
kességgel rendelkező hatósághoz.
Elháríthatatlan kárral vagy veszéllyel járó esetekben ideiglenesen kell intézkednie a ható-
ságnak, amelyről értesíti az ügyfelet és a hatáskörrel rendelkező illetékes hatóságot.
3. A tényállás tisztázása
A közigazgatási hatósági eljárás során a döntéshozatalhoz szükséges tényállás tisztázása a

hatóság kötelezettsége. A hatóság által hivatalosan ismert és a köztudomású tényeket nem
kell bizonyítani. Az eljárásban olyan bizonyíték használható fel, amely alkalmas a tényállás
tisztázásának megkönnyítésére. Bizonyíték különösen:
- az ügyfél nyilatkozata,
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
- az irat,
- a tanúvallomás,
- a szemléről készült jegyzőkönyv,
- a szakértői vélemény,
- a hatósági ellenőrzésen készült jegyzőkönyv és
- a tárgyi bizonyíték.
Ügyintézési határidő
A Ket. és a felügyelő szerve által alkalmazott jogszabályok az egyes eljárási cselekmények-

re, jogintézményekre 5-90 napos ügyintézési határidőket írnak elő. Az ügyintézési határidőt
indokolt esetben az eljáró hatóság vezetője egy alkalommal legfeljebb 30 nappal meghosz-
szabbíthatja. Erről értesíteni kell az ügyfelet és mindazokat, akiket az eljárás megindításáról
is értesítettek.
A Ket. több rendelkezést is tartalmaz arra vonatkozóan, hogy az ügyfél hova fordulhat, ha a
hatóság a rá irányadó ügyintézési határidőn belül nem tesz eleget eljárási kötelezettségének.
Az ügyfél nyilatkozata
Az ügyfélnek joga van ahhoz, hogy bármikor az eljárás során nyilatkozatot tegyen. Amennyi-
ben a hatóság az ügyfelet nyilatkozattételre hívja fel (erre a hatóságnak akkor van lehetősé-
ge, ha a nyilatkozattétel a tényállás tisztázása érdekében szükséges), az ügyfélnek jogában
áll a nyilatkozattételt megtagadnia, azonban vállalnia kell annak esetleges következményeit
(erre figyelmeztetni kell). Ugyanis ebben az esetben a hatóság vagy dönt a rendelkezésre
álló adatok alapján, vagy – ha azt a nyilatkozat hiányában nem lehet meghozni – az eljárást
végzéssel megszünteti.
Igazolási kérelem
Amennyiben az ügyfél az eljárás során a határidőt, a határnapot elmulasztotta, igazolási ké-

relmet terjeszthet elő. Az igazolási kérelem azonban csak az elmulasztott határnaptól, illetve
határidő utolsó napjától számított 8 napon belül terjeszthető elő, kivéve, ha a mulasztás az
érintettnek később jut tudomására.
Ebben az esetben az igazolási kérelem a tudomásszerzéstől számított 8 napon belül ter-

jeszthető elő, azonban az elmulasztott határnaptól, illetve a határidő utolsó napjától számított
6 hónapon túl azonban már egyáltalán nem terjeszthető elő.
Az igazolási kérelem benyújtásának másik feltétele, hogy a határnap, illetve a határidő elmu-
lasztásának az ügyfél önhibáján kívüli okból kell bekövetkeznie; és annak benyújtásával egy-
idejűleg az elmulasztott cselekményt is pótolni kell, ha feltételei fennállnak.
Az igazolási kérelemről az a hatóság dönt, amelyik eljárásában a mulasztás történt. Ameny-

nyiben az ügyfél a jogerős hatósági döntéssel szembeni keresetindítási határidőt mulasztotta
el, az igazolási kérelemről a közigazgatási ügyekben eljáró bíróság dönt.
Az igazolási kérelem tárgyában a hatóság végzéssel dönt. Az igazolási kérelemnek helyt adó
végzés ellen nincs helye önálló fellebbezésnek, az azt elutasító döntés ellen abban az eset-
ben van, ha az ügyfél a fellebbezésre megállapított határidő elmulasztását kívánta igazolni.
Az eljárás egyéb résztvevője (tehát aki nem ügyfél) az igazolási kérelmét elutasító végzés
ellen minden esetben önálló fellebbezéssel élhet.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
4. Az eljáró hatóság döntése
Az előzőekben leírtaknak megfelelően, a hatóság az eljárásban határozattal (érdemi kér-

désben) vagy végzéssel dönt (eljárási kérdésben).
Mind a határozat, mind a végzés tartalmazza az eljáró hatóság megnevezését, az ügy szá-
mát és az ügyintéző nevét; a jogosult vagy kötelezett ügyfél nevét (megnevezését), lakóhe-
lyét (székhelyét, telephelyét) vagy tartózkodási helyét, az ügy tárgyának megjelölését, a ren-
delkező részt és annak indokolását, a döntéshozatal helyét és idejét, a döntés kiadmányozó-
jának nevét és hivatali beosztását, a kiadmányozó aláírását és a hatóság bélyegzőlenyoma-
tát, elektronikus dokumentum formájában kiadott döntés esetén a minősített elektronikus
aláírást.
A határozat és a végzés részletes alakszerűségi követelményeit a Ket. 72. §-a tartalmazza.
A határozat, illetve a végzés bizonyos esetekben egyszerűsített formában is kiadható. A ha-

tóság döntésének különleges formája az egyezség jóváhagyása, illetve a hatósági szerző-
dés.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
A határozat egy lehetséges formája
A határozatot hozó szerv neve

Címe
Elérhetősége(i)
A címzett neve Az ügy száma: …………….

Ügyintéző: ………………….
Helységnév
utca, házszám
irányítószám
Tárgy: ………………………………………………………………………………. ügye
HATÁROZAT
A határozatot hozó szerv egyértelmű döntése

…………………………………………………………..………………………………………
…..
A fellebbezés lehetősége és körülményei. A fellebbezést illetékmentesen, hivatalomnál lehet

benyújtani.
INDOKLÁS
A tényállás során felmerült és megvizsgált bizonyítékok részletezése, a döntéshozás alapja.
A döntés jogalapját jelentő jogszabályi hivatkozás.
Keltezés
Aláírás
beosztás
Határozatoról értesülnek:
1. …………………………………….
2. …………………………………….
3. …………………………………

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Az elsőfokú döntés jogerőssé válik:
- a közléssel, ha ellene a fellebbezés törvény alapján kizárt, vagy az ügyfél a kérelmé-

nek teljesítése esetén, az ellenérdekű fél nélküli ügyben már a döntést megelőzően
lemond a fellebbezési jogáról
- a fellebbezési határidő alatt való lemondásnak, vagy a fellebbezés visszavonásának
napján.
- a fellebbezési határidő lejártát követő napon, ha a fellebbezési határidő letelt és nem
fellebbeztek.
Jogorvoslati eljárások: a jogorvoslat célja a hatósági eljárásokban az ügyfelek és az eljá-

rás egyéb szereplői jogainak védelme, az anyagi és eljárási értelemben vett jogszerűség
biztosítása; s ennek érdekében az elsőfokú hatóság tevékenységének figyelemmel kísérése,
ellenőrzése, az elsőfokú hatóság döntésének jogszerűségi szempontú felülvizsgálata.
Különbség van a kérelemre induló, és a hivatalból lefolytatható jogorvoslati eljárások között.
a) A kérelemre induló jogorvoslati eljárások:
- a fellebbezési eljárás,
- a bírósági felülvizsgálat,
- az újrafelvételi eljárás,
- a méltányossági eljárás,
- a döntés kijavítása, kicserélése, kiegészítése.
b) A hivatalból indítható jogorvoslati eljárások a következők:
- a döntést hozó hatóság saját hatáskörében indított eljárása,

- felügyeleti eljárás,
- az Alkotmánybíróság határozata alapján lefolytatandó felülvizsgálat,
- az ügyészi óvás alapján lefolytatott felülvizsgálat,
- a döntés kijavítása, kicserélése, kiegészítése.
A jogorvoslati eljárásokra vonatkozóan alapvető szabály, hogy azok lefolytatása során a Ket.
elsőfokú eljárásra vonatkozó szabályait kell alkalmazni, kivéve, ha a Ket. másként rendelke-
zik. Alapvető szabály, hogy az elsőfokú hatóság határozata ellen jogorvoslatnak mindig he-
lye van, az elsőfokú hatóság végzése elleni jogorvoslatnak csak akkor van helye, ha azt a
törvény kifejezetten lehetővé teszi. A bírósági felülvizsgálati eljárásban a Polgári Perrendtar-
tásról szóló 1952. évi III. törvény XX. fejezetének előírásai az irányadók.
A fenti eljárások keretében a jogorvoslati eljárást folytató hatóságnak kell értékelnie, hogy
fennállnak-e az elsőfokú döntés visszavonásának, módosításának, megváltoztatásának,
megsemmisítésének, helybenhagyásának, stb. feltételei (attól függően, hogy a jogorvoslati
eljárásban eljáró hatóságnak milyen döntések meghozatalára van lehetősége).
Feladat: Készítse el az alábbi határozatot a minta szerint!

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Nyíregyháza Megyei Jogú Város Önkormányzata

Igazgatási Osztálya
4400 Nyíregyháza, Kossuth tér 1.
Telefonszám: 42/454-325
Nagy László Ügyszám: 836/2009.

Ügyintéző: Fazekas Mártonné
Nyíregyháza
Tégla utca 15.
4400
Tárgy: Nagy László (Nyíregyháza, Fecske u. 2.) és Kiss Béla (Nyíregyháza, Fecske u. 4.)
birtokvitás ügye
Határozat
Nagy László fenti számon nyilvántartott kérelmének helyt adok, és kötelezem Kiss Bélát,
hogy birtokvita tárgyát képező kerítésoszlopokat szedje ki, továbbá a birtokba vett telekrészt
az általa lebontott kerítésig terjedően – határozatom kézhezvételét követő napon – adja vissza
Nagy László birtokába.
Ellenkező esetben az eredeti állapotot 20.. …………… 29-én 13 órakor hatósági úton a bir-
toksértő költségére fogom helyreállíttatni. Kötelezem továbbá Kiss Bélát, hogy a Nagy Lász-
ló kerítésének lebontásával okozott kár megtérítése címén 15 napon belül fizessen meg a ká-
rosultnak 35.000 Ft-ot, azaz Harmincötezer forintot.
Fellebbezni a határozat kézhezvételétől számított 15 napon belül lehet, melyet hivatalhoz le-
het benyújtani, 5000 Ft illeték megfizetése mellett.
Indoklás
Nagy László birtokvédelmet kért, mert Kiss Béla lebontotta azt a fakerítést, amelyet ő épített
fel, és amely saját telkét a szomszédos telektől elhatárolta. Ezután Kiss Béla a Nagy László
telkén – annak tiltakozása ellenére - a régi, lebontott kerítéstől számított 50 cm távolságra új
kerítés oszlopait rakta le.
A bizonyítási eljárás során Kiss Béla a kerítés lebontását a telekrész birtokba vételét és az új
kerítés építésének megkezdését elismerte. Arra hivatkozott azonban, hogy a Nagy László által
még 1986-ban épített és most általa lebontott kerítést az ő telekrészén állították fel, ami ellen
már annak idején is tiltakozott és a lebontás jogszerűségét hangoztatta.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
A Kiss Béla által felhozott érveket - bizonyíthatóság hiányában - nem vehettem figyelembe,
és a tényleges birtokhelyzet alapján birtoksértést állapítottam meg. A kerítés lebontásával
kapcsolatos kár megállapítása szakértő bevonásával történt és annak összegszerűségét mind-
két ellentétes érdekű fél elfogadta.
Határozatom a 2004. évi 149. tv. 191. §-án alapul.
Nyíregyháza, 2009. december 15.
Fodor József
szociális előadó
A határozatról értesülnek:
1. Nagy László (Nyíregyháza, Fecske u. 2.)
2. Kiss Béla (Nyíregyháza, Fecske u. 4.)
3. Irattár
Feladat: Készítse el a határozatot a tanult formai szabályok szerint az alábbi adatokból!
Polgármesteri Hivatal, 3234 Makád, Kossuth L. u. 2. Ügy száma: 09-5/20… Ügyintéző: Tar
Ágnes. Harbach Levente, vállalkozó. Makád, Terebélyes u. 32. 3234. Tárgy: Harbach Leven-
te, 3234 Makád, Terebélyes u. 32. sz. alatti lakos telepengedélye. Határozat. Harbach Le-
vente, 3234 Makád, Terebélyes u. 32. sz. alatti lakos részére – aki 1-4/2009. (I. 3.) számon
vállalkozói igazolványt kapott – bútorgyártás egyedi megrendelésre fából, külső és belső
nyílászárók gyártása és javítása egyedi megrendelésre és lakberendezési tárgyak javítása,
készítése – tevékenységre, a lakcímével megegyező telephelyre szólóan telephely-működési
engedélyt adok. A vállalkozói tevékenység a környező lakosság nyugalmát nem zavarhatja.
Indoklás. A helyszíni szemle során a rendőrhatóság képviselői az engedélyezéshez szóbeli
hozzájárulásukat adták, az ÁNTSZ Ráckeve Városi Intézete pedig az 567/2009. hiv. számú
közegészségügyi szakvéleményében hozzájárulását adta a telepengedély kiadásához. A
közvetlen szomszédok írásban nyilatkoztak arról, hogy a vállalkozó tevékenysége ellen kifo-
gásuk nincs. A határozatomat a 2000. évi XXV. tv. és a Makádi Önkormányzat 56/2002. sz.
területrendezésről szóló határozata alapján hoztam. Makád, 20……………….. Király Róbert
jegyző. A határozatról értesül: Harbach Levente, 3234 Makád, Terebélyes u. 32. Özv. László
Tamásné, 3234 Makád, Terebélyes u. 34. Szanyi Alfréd, 3234 Makád, Terebélyes u. 30.
ÁNTSZ Ráckeve Városi Intézete, 3200 Ráckeve Legyező út 4. Rendőrkapitányság, 3200
Ráckeve, Selyem u.12. Az I. fokú építési szakhatóság, helyben. Irattár.
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Feladat: Az alábbi jogi helyzet, valamint adatok felhasználásával készítse el a határozatot!
Nemesharsány Önkormányzata (2345 Nemesharsány, Erdősor 6. Telefon: 23/321-345 E-

mail: nemesharsany.onkormanyzat@t-online.hu) elutasítja Veres Pálné, 2345
Nemesharsány, Felkai út 34/A sz. alatti lakos igazolási kérelmét, melyben folyó hó 4-én kelt,
6/20... sz. határozata ellen a megengedett 15 napos fellebbezési határidő elmulasztását kí-
vánta igazolni. A határozat ellen – annak kézhezvételét követő naptól számított 15 napon
belül – fellebbezni lehet a Pest Megyei Önkormányzat gyámügyi osztályához. A fellebbezést
illetékmentesen, Nemesharsány Önkormányzatánál lehet benyújtani.
Az elutasító határozat – amelynek jogalapja: 2004. évi CXL. tv. 48. § (3) bek. – azért szüle-
tett, mert a hivatalnak közvetlen tudomása van arról, hogy Veres Pálné a fellebbezésre ren-
delkezésre álló idő túlnyomó része alatt otthon tartózkodott. A határozatot ugyanis – a térti-
vevényes küldemény átvételét igazoló aláírás tanúsága szerint – folyó hó 5-én személyesen
kézhez vette, így a fellebbezését módjában állt volna kellő időben előterjeszteni.
A határozat további adatai:
Ügyszám: 6/2010.
Ügyintéző: Saját név
Tárgy: Veres László kiskorú (2345 Nemesharsány, Felkai út 34/A) láthatási ügye
Aláíró: Kutassy József jegyző
A határozatról értesítést kap: Veres Pálné, Nemesharsány, Felkai út 34/A sz. és

Nemesharsány Önkormányzatának irattára

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Feladat: Készítse el az alábbi iratokat! Ügyeljen az eljárás folyamatosságára!
1. Írjon kérvényt az alábbi témában!
A településén megalakult a …. Város/község Természetvédő Egyesülete. Az egyesület ad-

minisztrációs ügyeinek intézőjeként kéréssel fordul a település Polgármesteri Hivatalának
kulturális bizottságához, melyben a hivatal támogatását kéri. A település érdekeit szolgáló
feladataikhoz pénzügyi segítséget remélnek, valamint kérik, hogy a hivatal infrastruktúráját
bocsássák rendelkezésükre.
Indokolja a kéréseiket. Záradékként fejezze ki reményét, hogy a bizottság is fontosnak és

értékesnek tartja a tevékenységüket, ezért bízik a bizottság tagjainak egyetértésében, közös
ügyük támogatásában.
2. Készítse elő a határozatot!
A települése Polgármesteri Hivatalának kulturális bizottságához érkezett fenti kérvényt a kul-

turális bizottság megtárgyalta, az támogathatónak tartotta, de a képviselő-testület határozat-
ban elutasította. A hivatal a döntést azzal indokolta, hogy a célok nem világosak, és az
egyesület a kéréseket nem részletezte. Az elutasító határozat 15 napon megfellebbezhető,
melynek nincs illetékfizetési kötelezettsége.
A hivatal asszisztenseként készítse elő a határozatot, melyet a jegyző ír alá. Használjon tet-
szőleges adatokat!
3. Írja meg a fellebbezést!
Hivatkozzon a beadványra, melyben az egyesület megalakulásának célját ismertették, vala-

mint az elutasító határozatra.
Fejtse ki konkrét kéréseiket:
- Egy helyiség, ahol a munkájukat szervező összejöveteleiket tartják.

- Évi 100.000 Ft, azaz Egyszázezer forint a lakosság tájékoztatásához (pl. plakátkészí-
tés, programszervezés, iskolai bemutatkozás stb.).
- Irodai eszközök (pl. papír, boríték, egyéb eszközök).
- A hivatal irodai eszközeinek használata (pl. számítógép, nyomtató, fénymásoló stb.).
- Évente egy összeg – külön megállapítva – a településen, a Föld napja alkalmából
szervezett kulturális és környezetvédő rendezvényéhez.

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
Feladat: Az alább megnevezett hivatalhoz beadvány érkezett. Kövesse nyomon az ügyme-

netet és ennek megfelelően készítse el a szükséges iratokat!
Felső-Tiszavidéki Erdő- és
Fafeldolgozó Gazdaság
Nyíregyháza
Zöldmező u. 16.
4400
Tárgy: Élőfa kivágásának engedélyezése
Tisztelt Erdőgazdaság!
A Nyíregyháza-Nyírtelek közötti határterületen, a Jakusbokor 6/A jelzésű külterületi ingatla-

nomon 3 db 25 éves akácfa áll, amelyek beárnyékolják a saját ingatlanomat és a szomszéd
területét is.
Ezeket a fákat most szeretném kivágni, s a fákkal – mivel azok az én ingatlanomhoz tartoz-
nak – szeretnék szabadon rendelkezni.
Tisztelettel kérem a fák kivágásához az engedélyüket.
Nyíregyháza, 20… ………………………… ….
Köszönettel
Tarczali Tihamér
4400 Nyíregyháza, Szárazkóró út 4.
1. Válaszoljon a fenti levélre – iktatva: 123/20.. –, melyben igazgatóhelyetteseként tájékoz-

tatja Tarczali Tihamér ügyfelet, hogy a Felső-Tiszavidéki Erdő- és Fafeldolgozó Gazda-
ság nem jogosult a saját tulajdonú ingatlanhoz tartozó élőfa kivágásának engedélyezése
ügyében eljárni, ezért a levelét továbbították a Nyíregyházi Megyei Jogú Város Önkor-
mányzata városgazdálkodási hivatalához, mert a saját tulajdonú ingatlanhoz tartozó fa-
kivágás ügyében ők rendelkeznek hatáskörrel.
2. A Nyíregyházi Megyei Jogú Város Önkormányzatának városgazdálkodási hivatala nevé-

ben értesítse Tarczali Tihamért, hogy az ügyét, melyet a Felső-Tiszavidéki Erdő- és Fa-
feldolgozó Gazdaság 123/…. számon – hatáskör hiányában – hozzájuk továbbított, ille-
tékesség hiányában áttették a Nyírteleki Önkormányzathoz, mert a hatályos ingatlan-
Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
nyilvántartás szerint a Jakusbokor 6/A jelzésű külterületi ingatlan Nyírtelek településhez

tartozik. A hivatal az értesítést VG-248-1/20... számon iktatja, hivatkozási szám az erdő-
gazdaság iktatószáma, előadója Vaska Elvira.
3. Utasítsa el a határozatot, mely ellen 15 napon belül fellebbezni lehet. A fellebbezést a

Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat igazgatási osztályának kell címezni, de
a Nyírteleki Önkormányzat Polgármesteri Hivatalához kell benyújtani, melyet 5000 Ft il-
letékkel is el kell látni
Az elutasítás indokai: a hivatal a tényállást tisztázta, melynek során megállapította, hogy:
- A fák nem lehetnek 25 évesek, mert a terület – a hatályos földhivatali nyilván-

tartás szerint - 1993-ban került Nyírtelek településhez, s az akkori földterületi
rendezések alkalmával a felmérők még nem jelezték a Jakusbokor 6/A jelzésű
ingatlanon a fákat, így ezek nem tekinthetők kivágásra érett fáknak.
- A tulajdonviszonyok tisztázásakor kiderült, hogy a fák nem a Tarczali Tihamér

tulajdonában lévő ingatlanon, hanem a Tarczali Aladárral 1/2-1/2 arányban
közös tulajdonban lévő, a két szomszédos telek között közlekedési útként
használt ingatlanrészen találhatók. Így a fák kivágásához Tarczali Aladár hoz-
zájárulása is szükséges, amelyet azonban ő megtagadott, hiszen a viszonylag
fiatalnak tekinthető akácfák árnyékai az ő számára nem okoznak jelentős ter-
méskiesést, ugyanakkor üdítő színfoltjai a területnek, s különösen a nyári
nagy melegben kellemes az árnyékában megpihenni.
- Az akácfák kivágását azért sem támogatja a hivatal, mert Jakusbokorban több

évtizedes hagyománya van a méhészkedésnek, nagyon sok család kiegészítő
jövedelemhez jut általa. A környéken több száz méhcsaládot telepítettek a
méhészek, s az egészséges fák kivágása jelentős veszteséget jelentene.

Az Iratkészítés Gyakorlata I

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Az Iratkészítés Gyakorlata I

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA

4400 Nyíregyháza, Sóstói u. 31/B

Jakabné dr. Zubály Anna

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 1

Az emberek közötti kapcsolatteremtés és kapcsolattartás nagyon sokáig csak szóban történt,

Az írás feltalálását az emberiség egyik legnagyszerűbb találmányának tekintjük: ezáltal vált

Az írás átrendezte az emberiség egész életét, gondolkodását, kultúráját, szokásait, és a be-

Iraton a jelenleg hatályos, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag vé-

Ügyiratnak nevezzük a különböző hivatalok, intézmények, gazdálkodó cégek, egyéb szer-

1 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 2

Az ügyiratokban foglaltak megerősíthetik, kiegészíthetik, módosíthatják vagy korrigálhatják a

Közokirat: olyan dokumentum, amit hatáskörében eljárva bíróság, közjegyző (közjegyzői

Teljes bizonyító erejű magánokirat az a dokumentum, amely az ellenkező bebizonyításáig

1. a kiállító az okiratot saját kezűleg írta és aláírta, vagy

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 3

A levél mint kapcsolattartó eszköz

Az iratok – jellemzőik szerinti - csoportosítása

1. Az iratok tartalmuk szerint sokfélék lehetnek. Funkciójuk, alakiságuk, keletkezési kö-

- mindennapi életünk egyszerű iratai (pl. nyugta, átvételi elismervény, meghatal-

b) a hivatalos eljárás iratai (pl. beadványok; az eljárás folyamatában keletkező iratok,

c) a munkaügyi iratok (pl. álláshirdetés, álláspályázat, a munkaviszonyhoz kapcsolódó

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 4

d) a kereskedelmi, üzleti kapcsolatok során keletkezett iratok (pl. érdeklődés, tájékozta-

Az iratok felhasználási értékük szerint lehetnek:

a) ügyviteli értékű iratok, amelyek a napi ügyintézés során meghatározzák az ügyintézői

Alakiságuk szerint az iratok:

a) az adathordozó alapján lehetnek:

- papíralapon készült (hagyományos) iratok, vagy

b) szerkesztésük szerint lehetnek:

- önállóan fogalmazott, egyedileg szerkesztett és

Iratok formátumuk szerint lehetnek:

A napjainkban használt papírok alapanyaga is növényi rostok adják, amelyeket legtöbbször

A papírkészítés alapelve évezredek óta sem változtak, de természetesen az új technológiák

A papír kiválasztásakor célszerű néhány jellemzőt figyelembe venni:

a) Méret - az irodában leggyakrabban alkalmazott szabványos "A" méretek:

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 6

1. ábra. Iratok papírméretei

Az A/0-A/1-A/2-A/3 méretű lapok különböző számítások, kimutatások, tervrajzok készíté-

b) Súly - egy m2-re vetített grammokban kifejezett súly

- 47 g/m2 - 130 g/m2 - papír;

Az irodai munkában iratok, dokumentumok készítéséhez általában a 80-100 g/m2 súlyú

c) Vastagság: a papírív több különböző helyén mikrométerrel mérhető. Befolyásolja a papír

A technikai eszközök - fénymásolók, nyomtatók, faxok stb. - finom konstrukciói is jelentősen

Az iratok készítésének követelményei

Tartalmilag pontos, egyértelmű adatokat, tényeket, körülményeket tartalmazzon a dokumen-

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 8

- Az írásban közölt információink, szándékunk legyen érthető a címzett(ek) számára. Ha

- Célszerű tömören, egyszerűen fogalmazni, kerülve a felesleges szószaporítást, a

- Az elkészült iratot, illetőleg megjelenési formáját nyomtatás vagy elektronikus továbbítás

- Törekedjünk arra, hogy az irat - a választott papírméretnek megfelelően - kiférjen egy

- Az iratunk információs anyagát helyezzük az oldalon függőlegesen középre. Ez nem fel-

- Olvasási szokásunk azonban a felső lapszél követésére, illetőleg ehhez viszonyításához

- El tudta-e mondani egy oldalon, amit akart?

Az oldalszélek (margók) mintegy keretet adnak a papíron megjelenő írásműnek, a nyomda-

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 10

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 11

Feladat: Állítsa be a margót a szövegszerkesztő programban A/4 és A/5 lapméretre!

A betűtípus és –méret kiválasztásakor az olvashatóság a legfontosabb szempont.

Az iratok csak a magyar betűkészletnek és ékezeteknek megfelelő betűtípussal készülhet-

A betűkészlet másik csoportja a proporcionális - a betűtesthez igazodó méretű - betűtípus. A

míg sokak szerint a számítógép képernyőjén a talpatlan betűk olvashatóbbak.

A betűméret a nagybetűk magasságát jelenti. Természetesen a betűk szélessége ehhez

Az egyes szövegszerkesztők különböző mértékegységeket használnak a betűméret megjelö-